Glåmdal sekretariat IKS

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I NES KOMMUNE Kontrollutvalgets medlemmer Ordfører Revisor Kopi av innkallingen sendes: Kopi av innkallingen sendes: Harald Johansen - leder Signy Mårud - nestleder Anne Berit Haga Helge Onsrud Audun Bollerud Ordfører Oddmar Blekkerud Østre Romerike revisjonsdistrikt v/konst.distriktsrevisor Jan Arne Rasmussen Rådmann Johnny Pedersen Varamedlemmene (til orientering). Varamedlemmene møter ikke uten nærmere innkalling. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Sted Nes rådhus, møterom økonomi. Tid Onsdag kl Sekretær Sekretariatsleder Torgun M. Bakken (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf / , ev.torgunm.bakken@gs-iks.no ) Invitert til sak Innkalt til sak Rådmann Johnny Pedersen til sak 26/11 og 27/11. Etatssjef Reidun Høsøien Midtlien til sak 28/11. SAKSLISTE Sak nr. Sak Ca tid for behandling 25/2011 Referater, orienteringer og diskusjoner /2011 Oppfølging av forvaltningsrevisjon forebyggende barnevern /2011 Oppfølging av selskapskontroll generell oppfølging /2011 Disponering av ressurser til spesialundervisning i Nes (utsatt fra forrige møte) /2011 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet /2011 Vurdering av prosjekt, jf. KU-sak 23/ /2011 Oppfølging 85 anbefalinger - revisjonen /2011 Kontrollutvalgets påseansvar for regnskapsrevisjon /2011 Rapportering fra Østre Romerike revisjonsdistrikt /2011 Forlengelse av avtale med Glåmdal sekretariat IKS /2011 Eventuelt Harald Johansen (sign.) kontrollutvalgets leder Kongsvinger, Torgun M. Bakken sekretær for kontrollutvalget Glåmdal sekretariat IKS

2 25/2011 Referater, orienteringer og diskusjoner Torgun M. Bakken. Referater/vedlegg 1. Postjournal 2011 for kontrollutvalget i Nes, med jnr. 55/2011- (legges fram i møtet). 2. av KS behandling av regnskapene for 2010 (tatt ut av kommunens hjemmeside). 3. Tilsynsrapport fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Tilsyn med Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor enkelte personer med utviklingshemming (datert ). 4. Tilsynsrapport fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Tilsyn med sosiale tjenester i arbeidsog velferdsforvaltningen (datert ). 5. Årsberetning med mer, Nes kulturhus, mottatt Div. e-poster vedrørende etablering av nytt sekretariat. 7. Høringsuttalelse styrking av kommunens egenkontroll (85 anbefalinger) forslag til loveendringer med mer. Skjematisk oversikt over aktuelle kommentarer. 8. Rapport for oppfølging av vedtak for 2011, sist redigert Fagstoff A. KS Nye regler om inhabilitet i forvaltningsloven. B. KS Etiske prinsipielle sider ved ansettelsessaken i Halden ASVO-saken.. C. KRD Nye regler om møteoffentlighet trer i kraft. Orienteringer/diskusjoner Etablering av nytt sekretariat, jf. vedlegg 6. Høringsuttalelse, jf. vedlegg 7. Det tas en diskusjon i møtet om det er aktuelt å sende noen høringsuttalelse. Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til orientering. 2

3 3

4 26/2011 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Forebyggende barnevern. Torgun M. Bakken Brev til rådmannen, datert Rapportens sammendrag og kommunens svar. 3. Svar fra rådmannen, datert : I tråd med plan for forvaltningsrevisjon har Østre Romerike revisjonsdistrikt gjennomført en forvaltningsrevisjon knyttet til forebyggende barnevern i Nes kommune. Rapporten ble lagt fram for kontrollutvalget Den ble videre sendt til kommunestyret, som behandlet rapporten i møtet , sak 052/10, med følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar revisjonens rapport datert april 2010 og administrasjonens svar til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten. Rapportens sammendrag, med problemstillinger, konklusjoner og anbefalinger ligger som vedlegg 2 til saken. Rådmannens svar på rapporten, datert , ligger også vedlagt. Vi gjengir nedenfor rapportens anbefalinger. 1. Kommunen bør sørge for en helhetlig plan og rapportering som omfatter forebyggende arbeid. 2. Kommunen bør sørge for økt grad av forpliktelse for skoler og barnehager til å benytte tverrfaglige team. 3. Kommunen bør imøtekomme ønsket om opplæring. 4. Kommunen bør utarbeide felles rutiner for å melde en bekymring og felles retningslinjer for å involvere foreldrene. Rådmannens svar, datert , ligger som vedlegg 3 til saken. Der beskriver han hva som er gjort og hva som vil bli gjort i forhold til de anbefalingene som ble gitt. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering. 4

5 5

6 27/2011 Oppfølging av selskapskontroll generell oppfølging Torgun M. Bakken 1. Brev til rådmannen, datert Svar fra rådmannen, datert Østre Romerike revisjonsdistrikt gjennomførte i 2009 undersøkelser knyttet til Nes kommunes oppfølging av sine selskaper (jf. KS-sak 25/09 og 26/09). Kommunestyret ba administrasjonen følge opp disse sakene gjennom kommunens arbeid med eiervurderinger og eierskapsmeldinger. I rapportene fra Østre Romerike revisjonsdistrikt er det henvist til KS anbefalinger knyttet til kommunalt eierskap 1. I brev til rådmannen, jf. vedlegg 1, er det bedt om en tilbakemelding på hvordan dette arbeidet er fulgt opp videre. Rådmannens svar, datert følger som vedlegg 2. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering

7 28/2011 Disponering av ressurser til spesialundervisning i Nes /2011 Disponering av ressurser til spesialundervisning i Nes Torgun M. Bakken 1. Brev til etatssjef Reidun Høsøien Midtlien. 2. Brev fra Utdanningsforbundet, datert Kontrollutvalget hadde denne saken på sin saksliste til møtet den Saken ble utsatt, og settes opp til nytt i dette møtet. Forrige møtets saksframstilling gjengis nedenfor Kontrollutvalget diskuterte i forrige møte spørsmål knyttet til spesialundervisning i Nes kommune. Kontrollutvalget var blitt gjort kjent med at Utdanningsforbundet har laget en oversikt over bortfall av ressurser i skolene i Nes og ville gjerne ha en orientering om dette. Sekretariatsleder har hatt telefonisk kontakt med etatssjef Reidun Midtlien og har fått tilsendt det som er utarbeidet av Utdanningsforbundet, jf. vedlegg 2. Sekretariatsleder har også sendt brev til Midtlien for å informere om at kontrollutvalget ønsker en orientering, jf. vedlegg Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering Kontrollutvalget ønsket å utsette saken til neste møte Saken utsettes til neste møte. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 7

8 8

9 29/2011 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Torgun M. Bakken. På grunn av manglende opplysninger når denne saken skrives, er det mulig at denne saken må utsettes. Kontrollutvalget tar stilling til dette i møtet. Ifølge forskrift om kontrollutvalg, 18, Budsjettbehandlingen, skal kontrollutvalget lage forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette vil si budsjett for kontrollutvalgets egen virksomhet, for sekretærfunksjonen, selskapskontrollen og revisjonen. Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Kontrollutvalgets egen virksomhet Denne virksomheten blir som tidligere, med godtgjørelser, abonnementer, møteutgifter og kurs. Det er ikke lagt opp til noen endringer i forhold til kontrollutvalgets virksomhet i Godtgjørelsen vil kunne bli endret, som følge av eventuell endring i kommunens satser for godtgjøring folkevalgte. Sekretærfunksjonen Sekretariatsfunksjonen for Nes kommune er veldig vanskelig å budsjettere for 2012, ettersom dette blir en to-delt ordning, med sekretærtjenester fra Glåmdal sekretariat IKS fram til (med forbehold) og et nytt etablert selskap fra om med Ettersom selskapsavtalen for det nye selskapet ikke er vedtatt, vet man foreløpig heller ikke hvordan kostnadene mellom de forskjellige deltakende kommunene blir fordelt. Det vil også, naturlig nok, bli en del etableringskostnader det første året. Vi har derfor valgt å stipulere en sum på xxx.xxx. Selskapskontroll Det er kommuneloven som hjemler selskapskontrollen ( 77, nr. 5 og 80). Eierskapskontroll er en del av selskapskontrollen og er obligatorisk, mens den øvrige selskapskontrollen (bl.a. forvaltningsrevisjon i selskapene) er en kan-oppgave. Selskapskontrollen skal baseres på en plan som kontrollutvalget skal utarbeide. Kontrollutvalget står også fritt med hensyn til hvem som skal utføre selskapskontrollen (jf. 13, 3. ledd og merknadene til denne). Eventuell forvaltningsrevisjon i selskapene må utføres av revisjonen. Vi trekker ikke ut selskapskontrollen som en egen budsjettpost, men lar det være som en integrert del av revisjonstjenesten og sekretariatsfunksjonen. Revisjonen Styret i Østre Romerike har ikke behandlet budsjettet for 2012 enda. 9

10 Totalt Det samlede forslaget er som følger: Kontrollutvalget Sekretariatet Selskapskontroll Revisjonen Poster Budsjett 2012 Budsjett 2011 Godtgjørelser kontrollutvalget Reiseutgifter/kjøregodtgj. Tapt arb.fortj. Abonnementer/medlemskap Møteutgifter Kurs Sum Ramme for virksomheten Inkludert i rev./sekret. Ramme for virksomheten Kommunal og regionaldepartementet har gjennom en egen arbeidsgruppe jobbet med tiltak for å styrke kommunens egenkontroll. Det ble lagt fram en rapport etter denne gjennomgangen som inneholdt 85 anbefalinger Tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Det kan i denne forbindelsen være naturlig å trekke fram anbefalingene 73 og 76, hvor det heter: Tilråding 73: Kommunestyra må setje av tilstrekkelege ressursar til kontrollutvalet sitt arbeid, mellom anna til rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Tilråding 76: Kommunestyra må forstå og ta ansvaret for å leggje til rette for ein velfungerande eigenkontroll. Dette handlar òg om tilstrekkelege løyvingar. 1. Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Nes kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for Kontrollutvalget Sekretariatet Selskapskontroll Revisjonen Poster Budsjett 2012 Godtgjørelser kontrollutvalget Reiseutgifter/kjøregodtgj. Tapt arb.fortj. Abonnementer/medlemskap Møteutgifter Kurs Sum Ramme for virksomheten Inkludert i revisj./sekret.budsj. Ramme for virksomheten 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Nes kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll- og tilsynsarbeidet, sendes kontrollutvalget til orientering. 10

11 11

12 30/2011 Vurdering av prosjekt, jf. KU-sak 23/ Torgun M. Bakken. Følgende ble notert under orientering fra revisjonen i forrige møtet, under sak 23/11: Det er planlagt en gjennomgang av intern kontroll i Nes kommune i forbindelse med oppdragsansvarlig revisors studie på BI. Det er gitt en ekstra bevilling i Nes kommune i inneværende år. Grunnlaget for prosjektet diskuteres i neste møte Revisjonen ønsker innspill fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget oppfordres da til å komme med innspill. Saken legges fram uten innstilling. 12

13 31/2011 Oppfølging av 85 anbefalinger revisjonen Torgun M. Bakken. 1. Brev til Østre Romerike revisjonsdistrikt, datert Kontrollutvalget har i mange sammenhenger behandlet de 85 anbefalingene, og nå har turen kommet til anbefalinger som retter seg mot revisjonen. I brevet i vedlegg 1, har vi samlet disse og formulert noen hovedspørsmål som er ment å være et diskusjonsgrunnlag i møtet. Vi har ikke i denne omgangen planlagt noen skriftlig tilbakemelding. 1. Kontrollutvalget tar samtalen med revisjonen til orientering. 2. Kontrollutvalgets påseansvar følges også opp i andre sammenhenger. 13

14 32/2011 Kontrollutvalgets påseansvar ovenfor regnskapsrevisjon. Torgun M. Bakken Veileder for kontrollutvalgets påseansvar ovenfor regnskapsrevisjon (NKRF). Som det går fra av koml. 77 nr. 4 og forskrift om kontrollutvalg (bl.a. 6), har kontrollutvalget et påseansvar ovenfor regnskapsrevisjon. NKRF har gitt ut en veileder med anbefalinger om hvordan dette kan gjennomføres. Mange av anbefalingene følges allerede, men vi tar en gjennomgang her for å vurdere de forskjellige punktene. Anbefaling 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor RF Krav til vandel for oppdragsansvarlig revisor RF Dokumentasjon av revisors uavhengighet RF 15 Vurdering - Oppdragsansvarlig revisor er tidligere distriktsrevisor som oppfyller kravene til utdanning og praksis. - Vandelskravene er oppfylt for oppdragsansvarlig revisor. - Dokumentasjon om uavhengighet legges fram for kontrollutvalget hvert år. For revisjonsåret 2011, se KUsak 9/11 ( ). - Alle som arbeider i Østre Romerike revisjonsdistrikt utarbeider hvert år egne uavhengighetsvurderinger. 4. Generelt om revisors uavhengighet og objektivitet RF 13 & Kunnskap om revisjonens innhold - Kontrollutvalget får orientering om dette i opplæringen som gis for nye utvalg. - Kontrollutvalget har fått kopi av engasjementsbrev som distriktsrevisor sender til kommunen. 6. Avtaler mellom revisor og kontrollutvalget - Revisjonen utarbeider årlig egen virksomhetsplan som behandles av kontrollutvalget og som regulerer samarbeidet og arbeidsfordelingen med revisjonen. Virksomhetsplanen behandles i kontrollutvalgets første møte på nytt år. 7. Revisjonsstrategi - Revisjonsstrategien fremkommer i revisjonens årlige virksomhetsplan og revisor orienterer kontrollutvalget om revisjonsstrategien. - Kontrollutvalget får også orientering om det pågående revisjonsarbeidet i nesten hvert møte. - Revisor legger fram en oppsummering av revisjonsåret (årsoppgjørsbrev) ved behandling av regnskapet. 8. Nummererte brev RF 4 - Jf. det som er sagt under pkt. 7 om fortløpende orientering om revisjonsarbeidet. - Kontrollutvalget får også nummererte brev der det er påkrevet. - Slike nummererte brev følges opp av kontrollutvalget. 14

15 Anbefaling Vurdering 9. Misligheter RF 3, RF 4, KF 8 - Østre Romerike revisjonsdistrikt har fulgt rutinen ved tidligere misligheter og kontrollutvalget legger til grunn at denne følges også for ettertiden og vil påse at rutinene følges. 10. Revisjonsberetningen RF 5 - Kontrollutvalget mottar kopi av revisjonsberetningen slik bestemmelsene sier. Hvis det er alvorlige mangler, sendes nummerert brev i forkant. 11. Revisors møteplikt og møterett RF 19, KF 19 - Oppdragsansvarlig revisor (eller den han bemyndiger) er til stede i kommunestyret når regnskapet blir behandlet. - Oppdragsansvarlig revisor er til stede i kommunestyret når forvaltningsrevisjonsrapporter blir behandlet. Oppdragsansvarlig revisor (eller den han bemyndiger) er som oftest til stede i kontrollutvalgets møter. - Etter avtale med kontrollutvalget blir dette vurdert fra møte til møte. 12. Revisors opplysningsplikt RF 20 - Revisors opplysningsplikt ovenfor kontrollutvalget følges. Det har aldri vært noen dissenser om dette. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 15

16 33/2011 Orientering fra Østre Romerike revisjonsdistrikt Torgun M. Bakken Ingen. Revisjonen vil gi sin orientering om revisjonsarbeidet i møtet, bl.a. om Forvaltningsrevisjon i Eiendomsforvaltning, orientering om prosjektet. Kontrollutvalget tar revisjonens rapportering til orientering. 16

17 34/2011 Forlengelse av avtale med Glåmdal sekretariat IKS Torgun M. Bakken. 1. Kommunestyrets vedtak i sak 78/ Kommunestyrets vedtak i sak 42/11. Kommunestyret behandlet i sak 78/10 et tilbud om midlertidig løsning for utførelse av sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget for 2011 inntil det fantes et eget opplegg for kommunene på Romerike. Det jobbes nå med en konkret løsning, jf. vedlegg 2. Det er imidlertid ikke mulig å få til dette innen og det er i vedlegg 2, skissert en mulig dato for når det nye selskapet er på plass, og det er Kommunestyrets vedtak i sak 84/10, er som følger: 1. Nes kommune aksepterer tilbudet fra Glåmdal sekretariat IKS. 2. Avtalen gjelder for Skulle det være behov for forlengelse, må dette avtales. Dato for en eventuell videreføring må fremgå av avtalen. Glåmdal sekretariat IKS er villig til å forlenge denne avtalen til I skrivende stund er det litt usikkert om dette da må behandles i kommunestyret på nytt, eller om det holder at vi bare skriver en ny avtale. Hvis det skal behandles i kommunestyret, må saken utredes av noen andre, nåværende sekretær antas å være inhabil til å legge fram dette. Fra behandlingen av saken i kommunestyret har vi sitert følgende: I samråd med lederne i kontrollutvalgene og rådmennene i Sørum, Fet, Aurskog-Høland og Nes kommune ble det derfor innhentet felles tilbud om nye sekretærfunksjoner. Nedre Romerike Distriktsrevisjon (NRD) og Glåmdal sekretariat IKS ble forespurt om mulighet til kjøp av sekretærfunksjon for kontrollutvalgene for 1 år, med mulighet til forlengelse i påvente på endelig avklaring av sekretariat for kontrollutvalgene. Sekretariatsleder har kontaktet kommunen, men det er foreløpig ikke gitt noen tilbakemelding. Vi regner med at dette er avklart innen kontrollutvalget har møtet. Saken legges fram uten innstilling. 17

18 18

19 35/2011 Eventuelt Torgun M. Bakken 19