5 Arsm0tets oppgaver. Arsm0tet skal:

Transkript

1 5 Arsm0tets oppgaver Arsm0tet skal: 1. Godkjenne de stemmeberettigede 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden 3. Velge dirigent, sekretasr, samt 2 representanter til a underskrive protokollen 4. Behandle styrets arsberetning 5. Behandle foreningens arsregnskap i revidert stand Drift- og regnskapsaret gar fra Behandle innkomne forslag 7. Fastsette kontingent og avgifter 8. Vedta foreningens budsjett 9. Velge 1. Styrets leder for 2 ar 2. To eller tre av styrets medlemmer for 2 ar 3. Revisorfor2 ar 4. Valgkomite bestaende av 3 medlemmer for 2 ar

2 Beretning for Norsk Golfadministrasjonsforening (GAP) 2011 Pa GAFs Arsm0te pa Sundvolden Hotel ble f0lgende styre valgt: 1. Styrets leder - Arne Giving ble ikke pa valg 2. Styremedlem-Bente Skarsgard gjenvalg valgt for 2 ar 3. Styremedlem - Laila 0steb0 ikke pa valg 4. Styremedlem -Knut Gran ny valgt for 2 ar 5. Styremedlem-Knut Holba ikke pa valg 6. Styremedlem - Age Erichsen gjenvalg valgt for 2 ar Valgkomite: Leder Medlem Medlem Cathrine K. Gamborg Tore Waage Steinar FI0ysvik ikke pa valg ikke pa valg ikke pa valg Revisor: 0yvind Bjerkeli. ikke pa valg Generelt Styrets har fortsatt arbeidet med a fa tilbake tilliten til at GAP er en organisasjon som jobber til beste for klubbene og dere ansatte. Vi skal bidra til at var hverdag blir enklere og bidra til at golf som idrett utvikles i en positiv retning. Et naert samarbeid med NGF er avgj0rende i dette arbeidet, og vi f0ler at var kontakt med NGF er god. Vi vil alltid vaere en viktig diskusjonspartner for NGF i det arbeidet de gj0r for golfen - gjennom klubbene. Vart bidrag gjennom m0ter og komitearbeid vil vaere avgj0rende for riktige I0sninger pa det administrative planet. Faggruppe IT med Laila 0steb0 og Knut Holba er et godt eksempel pa dette. Deres bidrag er viktige for en god videreutvikling av f eks GolfBox. Selv om vi har god kontakt med NGF sa f0ler vi til tider at det fattes vedtak i styret som vi ikke har fatt vaere med pa a pavirke. Dette var en medvirkende arsak til at GAF (gjennom Groruddalen GK) sendte inn et forslag til Tinget om at vi skulle ha m0terett pa styrem0tene. Vi var inneforstatt med at dette ville bli avvist, men det var et sterkt signal om at vi 0nsket en tettere dialog med styret i tillegg til administrasjonen. Dette har medf0rt at det na er etablert en m0teplass for alle organisasjonene med tilknytning til NGF. Vi har allerede hatt vart f0rste m0te og m0te nr. 2 er rett f0r vart arsm0te. Et annet omrade vi har hatt fokus pa i 2011 er at vi skal arbeide for et mer sosialt tilsnitt de gangene vi m0tes. Derfor hadde vi lagt opp til overnatting ifm medlemsm0tet i T0nsberg sist h0st og kombinerte dette med GAF mesterskapet. Meget positivt mottatt. Vi hadde ogsa egne samlinger 2 kvelder i forbindelse med Golftinget. Her kunne vare medlemmer ta med seg sine delegater, slik at de fikk kontakt med andre klubber i et meget uformelt milj0. Dette har vi ogsa fatt hyggelig tilbakemeldinger pa. Disse samlingene koster naturligvis penger, men styret er av den oppfatningen at dette er fornuftig bruk av penger. I hverdagen er vi mye alene og da er det viktig a etablere gode relasjoner nar vi samles!

3 Vi hadde lagt opp til et m0te pa h0sten sammen med GAP - mesterskapet og en samling i forbindelse med Golftinget. Begge ble gjennomf0rt som planlagt. Antall medlemmer /klubber har gatt nedover gjennom flere a r da den enkelte har f0lt at utbytte fra medlemskapet har vaert begrenset. Vi f0ler at den trenden har stoppet opp, men det er ikke tilfredsstillende tilgang av nye medlemmer. Ma Isetting med a bli 100 medlemmer fra 70 klubber innen utgangen av 2011 har vi ikke lykkes med. Det er dessverre stadig flere klubber som reduserer sin bemanning, noe vi ser pa medlemmer som forsvinner. I dag er vi 69 medlemmer fra 51 klubber, som er en nedgang pa 4 personer fra 3 klubber. Her har vi alle en jobb a gj0re i fellesskap! M0ter Styret gjennomf0rer alle styrem0tene som telefonm0ter. Dette for a holde kostnadene nede. Det har vaert gjennomf0rt 3 telefonm0ter. Videre var alle fra styret tilstede pa Golftinget sist h0st. Det ble gjennomf0rt et medlemsm0te i T0nsberg i forbindelse med gjennomf0ringen av GAP - mesterskapet 2011 i September med ca 25 deltagere. I tillegg til en gjennomgang av generelle saker GAP hadde jobbet med siden a rsm0tet hadde vi et hyggelig bes0k av patroppende Generalsekretaer i NGF - Tor-Anders Hanssen. Under Golftinget i Bergen hadde vi vaert sa heldige a fa bes0k av Christian Faergemann fra GolfBox. Han er den i GB som jobber mest med videreutvikling. Trender og tegn fra golfen i Europa og verden for 0vrig kunne han gi oss et innblikk i, samtidig som han redegjorde for de planene GB hadde for den naermeste tiden. Yield Management (lavpriskalender for greenfee) var et produkt de allerede hadde og noe han trodde ville komme for fullt rundt omkring - ogsa i Norge. Rune Hauger/NGF er fast gjest pa vare m0ter. Ansvarsfordeling Styret har definert hovedansvarsomraderfor den enkelte i styret: Arne Giving Ansvarlig for hovedkontakten med NGF Bente Skarsgard Regnskap og 0konomi samt Innkj0psavtaler Laila 0steb0 Hjemmeside og Faggruppe IT Knut Gran 0konomi i klubbene Knut Holba Faggruppe IT Age Erichsen Kontakt 0vrige foreninger NGF

4 Vi har etablert et ryddig og greit forhold til NGF. Det er primaert Rune Hauger som er var hovedkontakt og diverse m0ter/samtaler er gjennomf0rt med han. Blant annet vi i a r jobbet med er planleggingen av et nytt kurs for Daglig leder. Her vil flere fra GAP bidra som foredragsholdere. Veldig positivt! Et omrade vi vil ta opp med NGF er hva de ser pa som sitt ansvar hva gjelder videreutvikling av tjenester klubbene benytter seg av. Vi tenker her pa regnskapsf0rsel, (gjennom en kjede), kanskje noe av det samme hva gjelder revisorer. Hva er NGFs planer med eget regnskap og faktureringssystem? Er pa tide at vi kan fa e-faktura/avtalegiro? Golftinget Her hadde vi ingen spesiell rolle. Faggruppe IT Her er det Knut Holba og Laila 0steb0 som har trukket det tyngste lasset. Vi f0ler vi na har kommet rimelig a jour med sakene som har vaert tatt opp i forbindelse med videreutviklingen av GolfBox. Dog er det fortsatt et problem a fa vite hva som kommer og nar det kommer. Studieturer/seminar i utlandet Vi har ikke arrangert noe i 2011, men styret vurderer to ulike saker. Det ene er a ha et felles opplegg med NGA i Tyrkia i januar 2013 (sammen med Gresskurset). Det andre vi ser pa er om vi skal arrangere en tur/samling/seminar i f. eks Portugal bare for GAF medlemmer h0sten GAP mesterskapet Dette ble gjennomf0rt som planlagt 30. September pa Vestfold Golfklubb. Derek Crawford ble mester. Gratulerer! Opplaering Dette er et omrade hvor vi fortsatt ikke er bra. Vi samarbeider med NGF a fa etablert et fast opplegg for ansatte i klubb og baneselskap. Det er besluttet a gjennomf0re et kurs i mars Dersom vi skal lykkes i a skape stabilitet hos ansatte ma de skaffes kompetanseheving og vi ma s0rge for at vare styrer er seg sitt ansvar bevisst. Det siste er like viktig som det f0rste. Juridisk bistand ifm ansettelser/oppsieelser Det ble besluttet pa arsm0tet at vi skulle ga videre med det tilbudet vi hadde fatt fra "Giving Advice". Her betaler vi en fast sum pr ar og vare medlemmer kan ta kontakt for telefonisk radgivning uten kostnad. Dersom det var st0rre saker som krevde m0ter og oppf0lgning ville dette vaere for den enkeltes egen regning. Flere av vare medlemmer har benyttet seg av dette tilbudet, bade for egen del og for a fa diskutert saker i egen klubb. Avtalen er forlenget til etter sommeren 2012 i f0rste omgang. Representasion Arne G har deltatt pa arsm0tet til GAF Danmark og GAF Sverige. Dette er viktige m0teplasser for oss for a skaffe oss kontakter til kollegaer i andre land. Vi har sa langt ikke deltatt pa de ulike samlingene CMAE arrangerer- bade i Europa og i USA. Vi f0ler 0konomien ikke er pa plass for disse seminarene.

5 Hiemmeside Vi besluttet i 2011 at vi skulle etablere en ny hjemmeside. Styret valgte da a ga for det opplegget NGF formidler gjennom Catch Media. Dette har krevd en del arbeid og vi er fortsatt ikke helt i ma I, men resultatet og brukervennligheten er vesentlig forbedret. Innki0psavtaler Her har styret jobbet noe med sa vel drivstoff som forsikringer. Noe overraskende er den lunkne holdningen veldig mange av medlemmene har til a bidra med tall for at vi skal fa til en avtale. Spesielt innen forsikring er det sannsynligvis mye a hente, men antall klubber som bidrar med underlagstall er sa fa at det nesten ikke er verdt arbeidet for GAP a ga videre med dette. Det samme gjelder en drivstoffavtale. 0konomi Kostnadene i 2011 har primaert ligget pa m0ter og pa de sosiale arrangementene i forbindelse med disse. Alt er gjort i henhold til det som var planlagt. Styrets deltagelse pa Golftinget har vaert belastet GAP. Vi leverer et underskudd pa kr. 11' og har ca kr. 95' pa banken. Styret mener det et akseptabelt niva hva gjelder likvide midler. Samarbeidspartnere Vi har gjennom 2011 fors0kt a etablere et naermere samarbeid med noen av vare Ieverand0rer til klubbene. Dette er formalisert i en samarbeidsavtale og noen av firmaene bidrar gjennom dette 0konomisk til driften av GAP - noe vi er veldig takknemlige for! Fremtiden Det er veldig viktig at GAP er en forening som kan sta samlet og ha et konstruktivt og godt samarbeid med NGF. Det er viktig for NGF a ha ett sted de kan henvende seg nar de 0nsker a diskutere saker som gjelder klubbenes/var hverdag ute i det daglige arbeidet for a skaffe flere og bedre golfere som spiller mer/skaper mer aktivitet og en bedre 0konomL Vi ma arbeide for at vi blir sa attraktive at alle ansatte 0nsker a melde seg inn hos oss og at vi derigjennom blir en sterk organisasjon. Hvordan vi skal lykkes i dette arbeidet er det hver og en av oss som ma ta ansvaret for a vaere med pa a bestemme. Det enkelte styremedlemmet i GAF kan ikke drive disse sakene alene. Her ma alle bidra.! Hva vi skal arbeide med er det medlemmene selv som avgj0r og styret er her avhengig av innspill.. Alt koster penger og det er til slutt klubbene/selskapene som ma dekke regningen, og i et golfmarked hvor 0konomien er mer enn anstrengt ma vi vaere vart ansvar bevisst ogsa pa dette omradet. Oslo 15. mai 2012 Arne Giving Bente Skarsgard Knut Gran Laila 0steb0 Knut Holba Age Erichsen

6 Hovedbok Periode Resultatregnskap Konto Navn Saldo i per. Fjor saldo i per. Saldo Fjor saldo Driftsinntekter Salgsinntekt Sum Salgsinntekt Ho vedkontingenter Tilleggskontingent Brukerhandbok -20 Salgsinntekter varer og tjenester ,00 Viderebelastning m0teutgifter Anncn driftsinntckt 3901 Purregebyr Sum Annen driftsinntekt :r ,00-122,00-122, , ,00-122,00-122, Sum Driftsinntekter , , Driftskostnader Varekostnad 4100 K]'0p varer for videresalg Sum Varekostnad Lennskostnad 5400 Arbeidsgiveravgift 5990 Annen personalkostnad Sum Lennskostnad 1 521,25 I 521, , , , , , , , , , ,83 Annen driftskostnad 6710 Regnskapshonorar 6790 Annen fremmed tjeneste 6810 Data/Edb-kostnad 6860 M0te, kurs, oppdatering o.l Telefon 7320 Reklamekostnad 7770 Bank og kortgebyr 5 188, , , , ,25 213, Annen kostnad,fradragsberettigettiget Sum Anncn driftskostnad , , , ,90-308,79 134,00-324, , , , , , ,25 213, , , , ,90-308,79 134,00-324, ,11 Sum Driftskostnader , , , ,53 Sum Driftsresultat , , , ,47 Finansinntekter Anncn rcntcinntckt 8050 Annen renteinntekt Sum Anncn renteinntekt Sum Finansinntekter Sum Finansresultat Ordinjert resultat f0r skattekostnad , ,88 Ordinasrt resultat , ,88 Arsresultat , ,88 Overf0ringer 049 Norsk Golfadministrasjons Dato: KI: 16:27 Side: 1

7 Hovedbok Periode Resultatregnskap Konto Navn Saldo i per. Fjor saldo i per. Saldo Fjor saldo Overfort annen egenkapital 8960 Overf. annen egenkapital Sum Ovcrfort annen egenkapital 10705, , , ,88 Sum Overf0ringer 10705, ,88 Resultat 049 Norsk Golfadministrasjons Dato: Kl: 16:27 Side: 2

8 Periode Balanse Konto Navn Inng. saldo Saldo Fjor saldo Eiendeler Oml0psmidler Kundcfordringcr 1500 Kundefordringer Sum Kundefordringer Bankinnskudd, kontanter og lignende DnB NOR , , ,19 Sum Bankinnskudd, kontanter og lignende , , ,19 Sum Oml0psmidler , , ,19 Sum Eiendeler , , ,19 Egenkapital og gjeld Egenkapital Annen egenkapital 2050 Annen egenkapital , , , Udekket tap 36218, , ,34 Resultat Sum Annen egenkapital , , ,19 Sum Egenkapital , , ,19 Gjeld Leverand0rgjeld 2400 Leverand0rgjeld , Sum Leverandergjeld , Annen kortsiktig gjeld 2912 Mellomvsrende Tyrifjord Golfk ,00 Sum Annen kortsiktig gjeld -5188,00 Sum Gjeld , Sum Egenkapital og gjeld , , , Norsk Golfadministrasjons Dato: Kl: 16:29 Side: 1

9 Til Arsmete i GAF Revisorrapport for regnskapsaret 2011 Jeg bar gjennomgatt arsregnskapet for 2011 for GAF med utgangspunkt i fremlagte resultatregnskap, balanse, hovedbok og kontospesifikasjon. Regnskapet viser et arsresultat med underskudd pa kr ,70 Jeg bar gjennomgatt deler av de overnevnte rapporter og regnskapet anses som representativt for aktivitetene i GAF i 2011 og virker ryddig og oversiktlig. Jeg bar ikke avdekket fell, mangier eller forhold som skulle tilsi ytterligere revisjon av regnskapet. Sa vidt meg bekjent er det ingen merknader til tidligere ars regnskaper, og jeg anser derfor at sa ikke finnes, og bar av den grunn ikke utf0rt noen oppf01gende kontroll if01ge tidligere revisj onsrapporter. Hauger

10 Sak: 6 Styret foreslar f0lgende endring av GAFs vedtekter: 2 Medlemskap Dagens tekst: 2.1 Enhver som er engasjert i den administrative driften av golfklubb eller golfbane tilsluttet NGF og andre organisasjoner, foreninger og forbund tilknyttet golfsporten, kan bli medlem. Eiere med en betydelig eierandel av golfbane kan s0ke om a bli medlem. Forslagtil ny tekst/tillegg: 2.1 Enhver som er engasjert i den administrative driften av golfklubb eller golfbane tilsluttet NGF og andre organisasjoner, foreninger og forbund tilknyttet golfsporten, kan bli medlem. Klubber uten fast ansatte kan s0ke om a bli medlem. Eiere med en betydelig eierandel av golfbane kan s0ke om a bli medlem. Motivering: Vi opplever i dag at det er flere klubber som drives kun pa frivillig basis. Dette med bakgrunn i den vanskelige 0konomiske situasjonen golfnorge befinner seg i. Noen av disse har behov for a kunne "st0tte seg til" GAF i forbindelse med driften av sin klubb og dette 0nsker vi kun a gj0re hvis de er medlemmer. Var kapasitet benyttes kun internt til vare medlemmer. 5 Arsm0tets oppgaver Dagens terkst Arsm0tet skal: 9. Velge 1. Styrets leder for 2 ar 2. To eller tre av styrets medlemmer for 2 ar 3. Revisor 4. Valgkomite bestaende av 3 medlemmer Forslagtil ny tekst/tillegg: Velge 1. Styrets leder for 2 ar 2. To eller tre av styrets medlemmer for 2 ar 3. Revisor for 2 ar 4. Valgkomite bestaende av 3 medlemmer for 2 ar. Leder og 2. medlem i like ar og 1. medlem i ulike ar. Motivering: Kun a fa formalisert tidligere ars praksis.

11 Sak:7 Forslag kontingent 2012 Hovedmedlem Tilleggsmedlem Sak:8 Budsjett for 2012 Norsk Golfadministrasjonsforening (GAP) Budsjett 2012 Faktisk 2011 Budsjett 2011 Inntekter Hovedmedlemmer Tilleggsmedlemmer Samarbeidspartnere Salg Brukerhandbok Salg Greenfee bok Sum inntekter Kostnader Varekj0p for videresalg Regnskapshonorar Kj0p av tjenster Data/EDB Hjemmeside Reklamemateriell M0ter Arsm0te Telefonm0ter Fellesm0te GolfTinget/Forum GAF-mesterskap 1 Sverige 1 Danmark 1 Andrer Sum Sum kostnader Resultat

12 Sak:9 Valgkomiteen innstiller f0lgende til styeplasser: 1. Styrets leder- Arne Giving - gjenvalg 2 ar 2. Styremedlem - Bente Skarsgard - ikke pa valg 3. Styremedlem- Laila 0steb0 - gjenvalg 2 ar 4. Styremedlem- Knut Gran - ikke pa valg 5. Styremedlem - Knut Holba - gjenvalg 2 ar 6. Styremedlem - Age Erichsen - ikke pa valg Styret innstiller f0lgende valgkomite: Leder: Medlem: Medlem Cathrine K. Gamborg/Haga Tore Waag0/Miklagard Steinar Fl0isvik/Stavanger Styret innstiller f0lgende revisor: 0ivind Bjerkeli/Hauger