Økonomihåndboka. Møre og Romsdal fylkeskommune. del 2 av 2. Siste hovedoppdatering: Økonomiseksjonen

Transkript

1 Økonomihåndboka del 2 av 2 Siste hovedoppdatering: Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen

2 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 FORORD Økonomihandboka er eit hjelpemiddel for økonomistyring og økonomiforvaltning i Møre og Romsdal fylkeskommune. Denne økonomihandboka gjeld kun kommunal sektor. Statleg sektor har eige økonomireglement. Her samlar vi det som vedkjem økonomiforvaltninga i fylkeskommunen sine kommunale verksemder. Økonomihandboka skal vere ei lærebok for nytilsette innanfor økonomiområdet og eit oppslagsverk for alle som arbeider med økonomi til dagleg. Gjennom økonomihandboka ønskjer ein å sikre: God økonomistyring på alle nivå i organisasjonen Rett rekneskapsføring Gode interne rutinar innan økonomiforvaltning Det overordna formålet med kvalitetssikring av økonomiforvaltninga i Møre og Romsdal er: Fylkeskommunen si økonomiforvaltning skal medverke til å skape og bevare tillit til at fylkeskommunen si verksemd skjer på ein rett og god måte, og at fylkeskommunen sine verdiar og ressursar blir forvalta effektivt og trygt. Vi håper at denne økonomihandboka skal vere ei hjelp til å betre kompetansen i fylkeskommunen innan økonomistyring. Gjennom utarbeidinga håper ein også å få klargjort prinsipp og rutinar innafor økonomistyring og økonomiforvaltning. Ansvaret for økonomisk intern kontroll Det er leiinga sitt ansvar å sjå til at det blir etablert tilfredsstillande interne kontrollrutinar på økonomiområdet. Ein leiar vil meir enn nokon annan person kunne setje ein standard som påverkar integritet, etikk og andre faktorar i arbeidsmiljøet. Som eit resultat av at intern kontroll på økonomiområdet er, og bør vere, bygd inn i drifta, er det sjølvsagt at alle tilsette må ta eit ansvar for at den interne kontrollen skal fungere. Men sjølv om oppgåver er delegerte vidare er det ikkje til å kome frå at det er leiaren i den enkelte verksemda som har det endelege ansvaret for den økonomiske interne kontrollen. Utarbeiding og revidering av økonomihandboka Del II skal dekkje behovet for detaljinformasjon og vere eit praktisk hjelpemiddel/oppslagsverk i samband med dei meir operative oppgåvene innan rekneskapsføring, økonomiforvaltning og intern kontroll. Målgruppa for del II av økonomihandboka er mellomleiarar, saksbehandlarar og personar som er direkte involverte i økonomiarbeid. Alle skolar og avdelingar skal ha dette oppslagsverket tilgjengeleg for sine økonomimedarbeidarar. Økonomihandboka er ikkje ferdig med det materialet som no er utarbeidd. Handboka sin del II må jamnleg oppdaterast i takt med endring i reglar og rutinar. Skal handboka vere ein nyttig reiskap for økonomimedarbeidarar i fylkeskommunen, må vi få melding om kva område boka ikkje dekkjer, kva behov som finnst og gjerne tips om korleis ein kan rette opp manglane. Ved ajourføring blir det sendt ut melding til avdelingar og skolar om dei endringane som har skjedd. Meir inngåande detaljar reglar om reglar og forskrifter finn du på følgjande internettsider: og Vi er takksame for respons, og eventuelle merknader til innhaldet i handboka kan rettast til Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen v/rådgiver Egil Bjørn Berglund Fylkeshuset, 6404 MOLDE Tlf , egil.bjorn.berglund@mrfylke.no. Ajouført :28 Side 2 av 199

3 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Innleiing Denne boka er bygd opp etter moderne prinsipp i teksthandsaming. Det betyr mellom anna at boka er laga i PDF-format som kan lesast ved hjelp av gratisprogrammet Acrobat Reader, som kan lastast ned frå internettadressa Boka kan lesast både på skjermen og via utskrift. Navigeringsvennleg på skjermen Peikarar/hyperkoblingar er i stor grad brukt slik at boka er svært navigeringsvennleg på skjermen. Det trengs med rundt 200 sider som er inndelt i mange kapitel og avsnitt samt kryssreferansar og nokre eksterne peikarar (til internett). Alle stader der det står sjå punkt/vedlegg etc., er dette ein klikkbar kryssreferanse. I tillegg kan du navigere via bokmerkepaletten som vist under: Prøv navigeringsknappane! Hvis ikkje bokmerkepaletten (blått rektangel) vises, må du klikke på knappen Show/hide Navigation pane og så på Bookmarks. Deretter kan du klikke på + for å avdekke strukturen og for å trekke sammen. For å gå til eit avsnitt klikkar du på dets overskrift. Her kan du bla side for side. På skjermen er det mykje enklare å navigere enn på utskrifta. Utskrifter Mange vil ha utskrifter i tillegg til skjermen. Sidan deler av økonomihandboka vil bli oppdatert iblant, rår vi til at du har utskriftene i ein ringperm og da kan skifte ut berre sider som er endra. Utskrift av ein del av dokumentet. Ajouført :28 Side 3 av 199

4 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Innhaldsliste 1 Instruksar for økonomiforvaltinga Instruks for utøving av tilvisingsmynde Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging Instruks for rekneskapsføring Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter Instruks for kasseforvaltning Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell Instruks for avskriving av kortsiktige fordringar Budsjett Formål Formelle krav til årsbudsjettet Økonomiplanprosessen Sentrale omgrep Budsjettreglementet Den budsjettansvarlege sitt ansvar Spesielt om budsjettering av interne overføringar Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma Periodisering Vedlegg Kontoplan Generelt om kontoplanen Oppbygging av den interne kontoplanen Vedlikehald av kontoplanen Vedlegg Attestering og tilvising Attestering Tilvising Rekneskap Kva er rekneskap Økonomistyringssystemet Krav til rekneskapen Anordningsprinsippet Utgifter Meirverdiavgift Inntekter Posteringar som ikkje medfører utbetaling Rekneskapsfristar Rekneskapsføring av fond Kontorkasse Handtering av utbetalingsanvisningar og sjekkar Oppretting av eigne bankkonti Investeringsutgifter Prosjekt Kontroll med fylkeskommunen sine tilskotsbidrag Gåvekontoar og legat Ajouført :28 Side 4 av 199

5 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Kontrollar m.o.t. rekneskapsregistrering Vedlegg Rapportering Rapportering i fylkeskommunen i dag(kommunal sektor) Grunnlaget for rapportering Rapportering til fylkesutdanningsdirektør Rapportering til fylkesdirektøren Rapportering til hovudutval Rapportering til fylkesutvalet Årsrapport til fylkestinget Rapportering utanom faste rapporteringstidspunkt Løn Generelt Lønssystemet Attestasjon og tilvising av løn Melding til Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister PAI-registeret - Personal Administrativt Informasjonssystem Sjukeløn Fødselspengar Feriepengar Trekk i løn Forskot på løn Arbeidstid og overtid Kontroll av lønsutbetalingar Organisasjonsnummer Forsikringar Pensjonsordningar Nytilsetjing Når tilsette døyr Når tilsette sluttar Når tilsette går av med alderspensjon Oppslagsverk Vedlegg Reise- og kostgodtgjersle Kommunane sitt reiseregulativ Utfylling av reiserekningar Godtgjersle for reisetid Reiseforskot Innkjøpsavtalar som vedrører tenestereiser Vedlegg Registrering av inventar og utstyr Inventarføring Utrangering, kassasjon og avhending av inventar og utstyr Kartotekføring av utstyr ført i investeringsrekneskapen Vedlegg Forsikringar Administrative bestemmelsar Prosedyre for rapportering av tilgang/avgang Ajouført :28 Side 5 av 199

6 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Prosedyre ved skade Skadeførebyggjande program og tiltak Vedlegg Balanserekneskapen Kva er balanserekneskap Hovudkapitla i balansen Memoriakonti Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale Arkivering Kassasjon Retningslinjer for innhald i arkiv Meir informasjon? Vedlegg Dokumentasjon av interne rutinar Bakgrunn Ansvar Korleis gå fram Oppfølging Årsavslutning Viktige arbeidsoppgåver ved årsavslutning Utstyr og inventar - flytting frå driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet Strykningar ved underskot i den samla rekneskapen Budsjettreglement HEIMEL OG FORMÅL SPESIFIKASJON AV BUDSJETT OG REKNESKAP GRENSE MELLOM DRIFTSBUDSJETT- OG INVESTERINGSBUDSJETT (REKNESKAP) FULLMAKT TIL UNDERORDNA ORGAN STRYKNINGAR VED REKNESKAPSMESSIG UNDERSKOT RAMMESTYRING ANSVAR SANKSJONAR IVERKSETJING Vedlegg Ordliste Ajouført :28 Side 6 av 199

7 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 1 Instruksar for økonomiforvaltinga 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde Gitt av fylkesrådmannen Mål Det skal utarbeidast rutinar som har som mål å - oppdage manglar ved faktura i høve til leveranse og bestilling - skape klare ansvarstilhøve - klargjere krav til dokumentasjon av utbetalingar - hindre feil og forsømmingar i samband med utbetalingar Definisjon Å attestere ein faktura er å gå god for at ein faktura er rett og i samsvar med bestilling og leveranse og at tilvising kan tilrådast. Ei tilvising er ei fullmakt til å setje i verk utbetaling. I dette ligg det at den som tilviser skal sjå til at alle vilkår for utbetaling ligg føre; arbeidet er utført, vara er motteke, bilaget er rett kontert, det er gjort gyldig vedtak om løyving til vedkomande formål, og at utbetaling skjer innanfor rett budsjettramme. Tilvisar har eit spesielt ansvar for at tilvising skjer i samsvar med dei reglar som gjeld for skatt, mva og innberetningsplikt. Sjå om tilvisar sitt ansvar ved inntektsordre Krav til attestasjon Attestasjon skal utførast av ein person som har hatt med saka å gjere på ein slik måte at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. Ved innkjøp skal det attesterast før tilvising. Attestasjonsmynde kan ikkje leggjast til den som har tilvisingsrett. Det er leiinga sitt ansvar å utarbeide rutinar for attestasjon innanfor sitt ansvarsområde. Dei lokale rutinane må innehalde reglar om kva som skal sjekkast på kvar faktura. Som minimum skal fakturaen sjekkast med omsyn til bestilling, rett pris, kvalitet, mengde, kredittid og leverandør Ansvarstilhøve Gjennom det årlege budsjettvedtaket gjev fylkestinget administrasjonen ved fylkesrådmannen fullmakt til å bruke løyvingane til dei formål som er tilgodesett i budsjettet. Tilvisingsretten følgjer av denne fullmakta. Fylkesmannen delegerer tilvisingsretten vidare slik han finn dette formålstenleg. Delegert tilvisingsmynde blir utøvd under tilsyn frå den som har delegert myndet. Ved personendringar eller andre tilhøve som inneber endringar i bruk av tilvisingsmynde skal det alltid sendast skriftleg melding om dette til rekneskapsførar. Det skal ligge føre arkiv i rekneskapsførande eining som viser endringar i tilvisingsmynde. Arkivet skal også innehalde signaturprøve, og det skal gjevast beskjed til økonomiseksjonen ved endringar. Opplysningane skal oppbevarast i 10 år. Leiar som har delegert tilvisingsrett kan gje andre mynde til å utøve tilvisingsretten på sine vegner. Det er viktig at tilvisingsretten blir avgrensa til så få personar som mogleg. Det skal gjevast skriftleg melding med underskriftsprøve til rekneskapsførar om slik mynde. Det skal ikkje skje utbetaling utan at nødvendig tilvising ligg føre frå person med slik mynde Mellombels overføring av tilvisingsmynde til andre Ved avvikling av ferie eller anna planlagd fråver kan tilvisingsmynde utførast mellombels av ein på førehand bestemt medarbeidar. Før fråveret tek til skal det sendast skriftleg melding med underskriftsprøve om slik kortvarig delegering til rekneskapsførande eining. Ved sjukefråver og anna fråver som ikkje er planlagt skal næraste overordna instans avgjere kven som skal utføre tilvisingsmyndet. Melding skal gjevast til rekneskapsførar. Ajouført :28 Side 7 av Instruksar for økonomiforvaltinga

8 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Avgrensing av tilvisingsmynde mot andre oppgåver Personar som har fullmakt til å disponere over fylket sine bankkonti eller kontorkasser kan ikkje ha tilvisingsmynde. Tilvisingsmynde kan heller ikkje leggast til person som har mynde til å registrere rekneskapstransaksjonar i fylket sin rekneskapen Krav til tilvisinga Tilvising skal skje på eit eige skjema, på tilvisingsstempel eller via elektronisk tilvising i økonomisystemet. Som vedlegg til tilvisinga skal originalbilag nyttast. Dersom original ikkje blir nytta skal det leggjast ved ei forklaring. Ein må i slike tilfelle sørgje for at dobbeltbetaling-/bokføring ikkje skjer. Det skal leggjast ved bilag som viser korleis beløpa på tilvisinga har kome fram. Tilvisinga skal vere datert og underskriven eller tilvist via økononomisystemet av den som har tilvisingsmynde på vedkomande ansvarsområde Krav til attestasjon og tilvising av lønsmateriell Lønsmateriell skal attesterast og tilvisast på gjeldande skjema. Det lokale lønskontoret gjev nærare retningslinjer for utfylling og bruk av skjema for tilvising av fast og variabel løn. Lønsbilaget skal vere attetstert før det blir sendt til tilvising. Den som attesterer har plikt til å kontrollere at opplysningane på skjemaet er rette og kan tilvisast. Leiar har ansvar for å avgjere kven som skal ha attestasjonsmynde, og korleis rutinene omkring dette skal leggjast opp Inntektsordre Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av inntektsordren skal det gå fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Den som har tilvisingsansvar har ansvar for at det vert utarbeidd rutinar for innbetaling og rekneskapsføring av fylkeskommunale inntekter. Sjå 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter. Det skal gjevast inntektsordre på øyremerkte tilskot og sals- og leigeinntekter. Ein inntektsordre vedrørande øyremerkte tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde Habilitet I dei høve ein person med tilvisingsrett av habilitetsomsyn ikkje kan tilvise, skal tilvisinga gjerast av næraste overordna Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinene. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I høve der ein av lokale hensyn ønskjer å gå ut over dei reglane som er gjevne i denne instruksen må dette avtalast med fylkesrådmannen. Etter gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter skal rutinene dokumenterast. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinene. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :28 Side 8 av Instruksar for økonomiforvaltinga

9 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging Gitt av fylkesrådmannen Denne instruksen gjeld for alle som har budsjettansvar i Møre og Romsdal fylkeskommune Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar at fylket til ei kvar tid har eit budsjett som er reelt, fullstendig og periodisert for gjennom dette å oppnå betre økonomistyring, rapportering og kontroll Definisjonar Budsjettendring endring på årets nettoramme for eit ansvarsområde. Omdisponering administrativ leiar sitt mynde til å flytte midlar innan vedteken nettoramme Grunnlaget Budsjettering skal skje i samsvar med årsbudsjettforskrifta. Disponering av budsjettet skal skje i samsvar med vedteke Budsjettdelegasjonsreglement for Møre og Romsdal fylkeskommune Budsjetteringsprinsipp Budsjetteringa til den politiske behandlinga skal skje av etatane på grunnlag av dei førebelse rammene som blir tildelt og med eitt beløp pr. utvalsramme. Etter at fylkestinget har vedteke budsjettet skal etatane innan 10. februar spesifisere det i samsvar med krava i årsbudsjettforskrifta. Budsjett-tala skal for kvart rammeområde som eit minimum leggjast inn på følgjande artsnivå: Utgifter: Lønsutgifter 09 Sosiale utgifter 1-28 Kjøp av varer og tenester som inngår i fylket sin eigenproduksjon 29 Internkjøp («interne overføringar») 3 Kjøp av varer og tenester som erstattar fylket sin eigenproduksjon 4 Overføringar 54 Avsetnad til disposisjonsfond 55 Avsetnad til bunde fond 57 Overføring til investeringsbudsjettet Inntekter: Brukarbetalingar Andre sals- og leigeinntekter 69 Fordelte utgifter Refusjonar 79 Internsal («interne overføringar») 81 Andre statlege overføringar Andre overføringar 94 Bruk av disposisjonsfond 95 Bruk av bunde fond Budsjettering skal skje etter anordningsprinsippet, dvs. at alle utgifter og inntekter skal takast med i budsjettet for vedkomande år anten dei er forventa betalt eller ikkje. Bruk av anordningsprinsippet er avgrensa til dei til ei kvar tid gjevne reglane i årsbudsjettforskrifta Budsjettet er bindande Ei budsjettramme kan ikkje overskridast. I høve der det ligg an til overskridingar skal det straks setjast i verk tiltak som innsparing eller omdisponering. Ajouført :28 Side 9 av Instruksar for økonomiforvaltinga

10 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Budsjettet skal vere ajour Budsjettet skal til ei kvar tid vere ajour og avstemt. Budsjettendringar skal gjerast straks det er grunnlag for det. Inntekter og utgifter som ikkje var venta på budsjetteringstidspunktet skal registrerast i budsjettet straks dei er kjente Periodisering Periodisering betyr å fordele utgifter og inntekter på ulike periodar (til dømes månader). Budsjettet skal periodiserast på ein slik måte at det speglar planlagt aktivitet i løpet av året. Ajourføring av periodiseringa skal gjerast så snart ein får kjennskap til endringar, som for eksempel auka budsjettrammer eller endring av tidlegare periodisering Dokumentasjon Alle endringar i budsjett skal vere dokumentert Rapportering Den som har budsjettansvar har ansvar for rapportering. Nærare retningslinjer for rapportering blir gitt av fylkesrådmannen. Så snart nokon blir kjend med budsjettoverskridingar av noko omfang, skal det rapporterast til næraste overordna nivå, uavhengig av dei faste intervalla for rapportering Budsjettkontroll Leiaren er ansvarleg for at drifta skjer på best mogleg måte innanfor rammene av vedteke budsjett. Dersom det ligg an til å bli overskridingar må tiltak straks setjast i verk. Alternativ her er anten innsparing eller omdisponering Rutiner og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp, dokumentere og følgje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. Budsjettsjefen i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutiner og at desse er tilfredstillande dokumentert. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :28 Side 10 av Instruksar for økonomiforvaltinga

11 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for rekneskapsføring Gitt av fylkesrådmannen Mål Rekneskapsføringa i Møre og Romsdal fylkeskommune skal utførast slik at rekneskapen gjev relevant, påliteleg og fullstendig informasjon. System og rutinar for ut- og innbetalingar skal liggje til rette for best mogleg utnytting av ressursane Grunnlag og prinsipp Rekneskapsføringa skal leggjast opp etter reglane i dei til ei kvar tid gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter og elles etter reglar fastsett av fylkeskasseraren. Rekneskapen skal førast etter bruttoprinsippet. Dette inneber at alle utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar skal førast brutto. Det skal ikkje gjerast frådrag for tilhøyrande inntekter til utgiftspostane, og heller ikkje inntektspostane skal stå fram med frådrag for eventuelle tilhøyrande utgiftspostar. På denne måten vil rekneskapen vise den reelle aktiviteten. Rekneskapen skal førast etter anordningsprinsippet. Dette inneber at alle kjente utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar i året skal takast med i rekneskapen for vedkomande år, enten dei er betalte eller ikkje når rekneskapen blir avslutta. Unntak frå anordningsprinsippet gjeld lån, skatteinntekter og avskrivningar Kontoplan Utgifter og inntekter skal førast etter sin art (på rett rekneskapskonto) og i samsvar med gjeldande kontoplan Attestering og tilvising Alle utbetalingar skal vere attesterte og tilviste før rekneskapsføring og utbetaling finn stad. Fast løn blir likevel utbetalt etter ståande tilvising. Utbetaling utan tilvising skjer for forpliktingar som følgjer av til dømes fylket sitt arbeidsgjevaransvar slik som skattetrekk, arbeidsgjevaravgift, fagforeiningskontingent, meirverdiavgift m.v. Sjå også 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde Utbetalingar Bokføring av fakturaer skal normalt skje via leverandørreskontro. Utbetaling til leverandør skal skje ved forfall. Dersom forfallsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer utbetaling påfølgande kvardag. Møre og Romsdal fylkeskommune skal om mogleg ha ei kredittid på 30 dagar frå fakturadato. Utbetaling av løn skjer til fastsett lønningsdato. Dersom lønningsdato fell på laurdag, søndag eller helgedag skjer utbetaling på siste kvardag før lønningsdato. Forskot på løn kan utbetalast i dei høve dette er avtalefesta. Avgifter som følge av lønsutbetalingar, skatt og andre trekk til offentlege styresmakter skal betalast ved forfallsdato. Dersom forfallsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer utbetaling påfølgande kvardag Innbetalingar/inntekter Det er den som har ei inntekt på sitt budsjett som har ansvar for å følgje opp at inntekta blir inntektsført i fylket sin rekneskap og at innbetalinga kjem. Ordinære tilskot frå staten blir inntektsførte ved innbetaling. Øyremerkte tilskot skal inntektsførast straks bindande tilsegn ligg føre, uavhengig av når betalinga kjem. Når det gjeld tilskot og refusjonar mellom fylket sine verksemder må den som skal ha inntekta sende krav. Kravet skal vere påført inntektskonto. Sjå også 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter Bilaga Data som blir registrerte inn i rekneskapssystemet skal ha eit eige bilagsnummer. Bilagsnummerrekkjefølgja skal vere ubroten innan det enkelte år. Bilaga skal elles vere dokumenterte og forklarande slik at grunnlaget for rekneskapsføringa kjem klart fram. Sjå også Ajouført :28 Side 11 av Instruksar for økonomiforvaltinga

12 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell. Data som blir registrerte inn i rekneskapssystemet Når det gjeld tilskot og refusjonar mellom fylket sine verksemder må den som skal ha inntekta sende krav. Kravet skal vere påført inntektskonto Aksjebrev og andre verdipapir Aksjebrev, innskotsbevis og andre verdipapir skal sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen for registrering i rekneskapen og oppbevaring Momsrekneskap og -oppgjer Rutinane i verksemda skal leggjast opp slik at dei tilfredstiller reglane i Lov om meirverdiavgift. Rekneskapsførande eining fører momsrekneskap og utfører momsoppgjer. Den enkelte administrative leiar har ansvar for å avklare med skattemyndigheitene om verksemda er avgiftspliktig. Ved slik avklaring skal økonomiseksjonen ved sentraladministrasjonen konsulterast på førehand. Verksemdene skal også rette seg etter lov av 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon for MVA for kommunar og fylkeskommunar ved kjøp av tenester frå registrerte næringsdrivande gjeldande frå 1. januar 2004, og interne reglar gjevne på dette området Avgrensing av rekneskapsføring mot andre oppgåver Rekneskapsførar skal ikkje ha tilvisingsmynde. Rekneskapsførar skal ikkje ha tilgang til kontantkasse, og bør heller ikkje ha bankfullmakt åleine Rekneskapen skal vere avstemt Rekneskapen skal vere avstemt, både totalt og balansekonti. Rekneskapen skal også avstemmast i høve til underliggjande system. Avstemming av rekneskapen må gjerast i samsvar med utarbeidde rutinar Rutiner og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale eining sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredsstillande dokumenterte. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :28 Side 12 av Instruksar for økonomiforvaltinga

13 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter Gitt av fylkesrådmannen Mål Denne instruksen gjeld for sal av varer og tenester til eksterne kundar. Det skal utarbeidast rutinar som sikrar at fylket sine inntekter blir registrerte i fylket sin rekneskap og at inntektene blir betalt inn så raskt som mogleg Ansvar for fremjing av fylket sine krav Den verksemd som leverer varer og tenester til andre, har ansvar for å sende faktura på kravet Kreditt-tid Pengekrav skal fremjast så raskt som mogleg etter at grunnlaget for pengekravet ligg føre. Betalingsfrist er 30 dagar dersom ikkje anna er avtalt Utarbeiding av salsdokumentet Når krav blir fakturert skal desse opplysningane finnast på fakturaen. Navn og adresse til den som sender kravet Navn og adresse til den som mottek kravet Kva kravet gjeld Mengd eller omfang av det som er levert eller ytt Beløp, mva. skal vere spesifisert Staden der varen er levert eller tenesten ytt Organisasjonsnummer Stad/dato Bank- eller postgirokonto kravet skal innbetalast til Betalingsbetingelsar (forfallsdato, morarente e.l.) Telefonnummer, evt. kontaktpersonar I tillegg er det ein fordel om fakturaen inneheld innbetalingsreferanse Anordningsprinsippet - fordringsføring av uteståande krav Etter anordningsprinsippet skal inntekter inntektsførast i rekneskapen når kravet oppstår, uavhengig av når innbetaling skjer. Skolar og avdelingar som har økonomiseksjonen som rekneskapsførar skal sende kopi til denne av utsendte krav slik at desse kan fordringsførast. Konto i rekneskapen skal vere påført. Når det gjeld dei avdelingane som bruker faktureringsprogrammet KOMMFAKT, vil inntekts- og fordringsføring skje automatisk i rekneskapen Innbetalingsmåte Innbetalingar til fylket skal i all hovudsak skje til bankgirokonto som tilhøyrer Møre og Romsdal fylkeskommune. Oppretting av eigne bankgirokontoar ved den enkelte verksemd kan berre skje etter godkjenning frå fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune og berre når det er nødvendig av omsyn til oppfølging og kontroll. Saldo på eigne bankkonti i skolar, tannklinikkar skal førast over til fylkeskasseraren sin bankkonto innan utgangen av kvar månad Inntektsordre Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av inntektsordren skal det gå fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Det skal gjevast inntektsordre på øyremerkte tilskot og sals- og leigeinntekter. Ein inntektsordre vedrørande øyremerkte tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde Oppfølging av fylket sine inntekter Den eininga som har fremja eit eksternt pengekrav har også ansvaret for å følgje opp at innbetaling skjer. Purring skal sendast innan 14 dagar etter at kreditt-tida er ute. For vidare oppfølging av uteståande fordringar skal dei til ei kvar tid gjeldande rutinar følgjast. Ajouført :28 Side 13 av Instruksar for økonomiforvaltinga

14 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Uteståande fordringar skal følgjast opp jamnleg. Økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen har ansvar for å følgje opp fordringar som er generert via KOMMFAKT Avskriving av fordringar Fordringsmassen skal gåast gjennom jamnleg med tanke på å avskrive krav som det ikkje er mogleg å inndrive. Eventuell avskriving av fordringar skal dekkast innanfor vedteke budsjett. Er det små utsikter for dekning av kravet skal fordringa avskrivast som tapt Kontantsal Småsal av varer og tenester frå fylket sine verksemder til private skal i utgangspunktet berre skje mot kontant betaling. Sjå også 1.5 Instruks for kasseforvaltning Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale eining sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumenterte. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :28 Side 14 av Instruksar for økonomiforvaltinga

15 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for kasseforvaltning Gitt av fylkesrådmannen Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar - trygg forvaltning av likvidar - at ein unngår samanblanding av kasseraransvar med funksjonar som kan kome i konflikt, t.d. tilvisingsmynde og rekneskapsverksemd Ansvarstilhøve Fylkeskasseraren disponerer fylket sine samla likvidar. Alle som disponerer kontorkasser gjer dette på vegner av fylkeskasseraren og etter dei retningslinjer som denne gjev. Grunngjeven søknad om oppretting/endring av kassebehaldning skal sendast til fagetat. Fylkeskasseraren fastset behaldninga etter anbefaling frå fagetat. Det skal gjevast skriftleg melding til fylkeskasseraren når kontorkasser skal avsluttast Om bruk av midlar frå kassa Bruk av kontorkasser skal i størst mogleg grad avgrensast, og kassa skal berre nyttast til mindre innkjøp og utlegg der kontant betaling er einaste alternativet. Fylket sine kassamidlar skal oppbevarast strengt åtskild frå private kontantmidlar. Det er ikkje høve til å låne midlar frå kassa for dei tilsette eller andre ved avdelinga/institusjonen Oppbevaring Kassamidlane skal oppbevarast i låst pengeskrin av vanleg god kvalitet. Pengeskrinet skal så langt det er muleg oppbevarast i låst safe Storleik Det skal ikkje oppbevarast større kontantbeløp enn det som strengt tatt er nødvendig. Dersom ikkje anna er avtalt skal kontantar ut over avtalt beløp snarast overførast til økonomiseksjonen sin bankgirokonto. Beløpet som er oppbevart i kassa bør vere lågast mogleg og skal så langt det er råd ikkje overstige kr , Om innhaldet Kassa må ikkje innehalde blanko-utfylte kvitteringar, sjekkar e.l Kassarekneskap Det skal førast kassarekneskap over samtlege inn- og utbetalingar i kassa. Kassarekneskapen bør førast fortløpande og vere ajour til ei kvar tid. Kassarekneskapen skal vere spesifisert med naudsynte konti, og dokumentert med bilag for transaksjonane Kvittering Forhåndsnummerert kvittering skal gjevast på alle sal Disponering av kontorkassa Kassaboka blir ført av kasseraren. Det skal vere ein person som har kassaforvaltningsansvaret. Kasseraren har ansvaret for at behaldninga er avstemt mot rekneskapen, jf pkt I fall andre tilsette har trong om tilgang til kassa når kassaansvarleg ikkje er til stades, bør det etablerast underkasser. Det skal vere ein person som har ansvaret for forvaltninga av underkassa. Når kassa skal overlatast til andre, t.d. ved feriar, må det utarbeidast ei kasseoverdragningserklæring både ved overlevering og tilbakelevering. Ajouført :28 Side 15 av Instruksar for økonomiforvaltinga

16 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Avgrensing mot tilvisingsmynde og rekneskapsverksemd Kasseraren kan ikkje ha tilvisingsmynde. Den som er kasserar kan leggje til rette for registrering av kassebilag, men kan ikkje sjølv utføre registreringa. Kasseraren bør så langt det er mogleg ikkje ha post- og bankfullmakt åleine Avstemming Kassa skal avstemmast jamnleg, og minst ein gong i månaden. Kassaavstemminga må dokumenterast skriftleg på eige skjema. Eventuelle kasseskilnader må følgjast opp og stillast til observasjon Oppgjer Kassarekneskapen i skolar og tannklinikkar må ha ei fast oppgjersordning, t.d. ved innsending av bilag og kontantar ein gong i månaden til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen Kontroll Leiaren for avdelinga er den som er øverste ansvarleg for kassa, og leiaren bør sjå til at kassa og kassefunksjonen blir kontrollert med ujamne mellomrom. Kontroll av kassa skal vere dokumentert på særskilt skjema for slik kontroll Rutinar og dokumentasjon av desse - oppfølging Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale verksemd sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinene. Det er fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune som har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumentert. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :28 Side 16 av Instruksar for økonomiforvaltinga

17 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr Gitt av fylkesrådmannen Mål Formålet med å registrere inventar og utstyr er - å sikre ein mest mogleg rasjonell bruk av inventar og utstyr - å førebyggje at tilsette eller andre urettmessig tileignar seg fylket sin eigedom - å kunne dokumentere tap i samband med brann, tjuveri, hærverk, naturskade o.l. - å førebyggje at tilsette urettmessig blir utsett for mistanke om mislegheiter Definisjonar Avgang kan skje ved avhending, overføring, utrangering eller kassasjon: Avhending inneber at inventar og utstyr blir selt eller overdrege til andre utanfor fylket. Overføring inneber at inventar og utstyr blir overført til andre av fylket sine einingar. Utrangering er avgjerd om at inventar og utstyr skal gå ut av bruk fordi det ikkje lenger gjer slik nytte som opphaveleg tenkt eller fordi behov ikkje lenger er til stades. Kassasjon er avgjerd om at inventar og utstyr som er nedslite eller skadd og ikkje lenger kan reparerast utan for store kostnader skal takast ut av bruk Ansvar Administrativ leiar tek avgjerd i saker som nemnt under pkt Etatsjef har ansvar for å koordinere overføring av overflødig utstyr mellom fylket sine einingar. Administrasjonsavdelinga koordinerar innkjøp og overføring innan sentraladministrasjonen Registrering Registrering inneber at tilgang og avgang av inventar og utstyr blir dokumentert løpande og systematisk. Det skal etablerast eit trygt registrerings-system som er tilpassa lokale behov, til dømes lister, protokollar eller edb-baserte system. Verksemda må sjølv vurdere om den enkelte gjenstand skal registrerast. Slik vurdering må gjerast på bakgrunn av gjenstandens verdi, levetid, kor utsett den er for å bli fjerna frå verksemda og kor lett omsetteleg den er. Oversikta over registrert inventar og utstyr skal innehalde opplysningar om innkjøpsdato, innkjøpspris, skildring av gjenstanden, kvar den er lokalisert og evt. dato og signering for avgang/overføring/utrangering/kassasjon. Det skal liggje føre tilfredsstillande dokumentasjon for dei avgjerder som er gjort i samband med avgang av inventar og utstyr Kontroll Kontroll med at registrert utstyr er til stades skal gjennomførast årleg, og det skal dokumenterast at kontroll er gjennomført. Samtidig med oppteljing blir overflødig inventar/utstyr registrert. Institusjonen si administrative leiing vurderer kva som kan nyttast innan institusjonen. Utstyr/inventar det ikkje er behov for innan institusjonen skal meldast til etatsleiinga Avgang Avhending Før avhending skal det vere klargjort at utstyret ikkje kan nyttast av andre einingar i fylket. Ajouført :28 Side 17 av Instruksar for økonomiforvaltinga

18 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Sal skal gjerast etter vanlege reglar for god forretningsskikk og til den som betalar best. Det inneber at sal normalt skal skje etter offentleg kunngjering og på grunnlag av skriftlege tilbod eller auksjon. Regelen om at sal skal gjerast til den som betalar best kan berre fråvikast dersom det er meir fordelaktig for fylket å selje til annan kjøpar. Når materiellet har liten verdi, når omgåande sal er nødvendig eller berre eit mindre antal kjøparar er aktuelle, kan avhending skje ved direkte sal. Ved avhending av utstyr av en vesentleg verdi, bør sal skje etter offentleg kunngjering og kjøpstilboda skal oppbevarast innelåst til opning finn stad. Tilboda skal opnast av minst 2 personar og påførast registreringsnummer. Det skal førast salsprotokoll ved avhending og denne skal skrivast under av minst to personar. I salsprotokollen skal innførast opningsdag og klokkelslett, nemning på inventar og utstyr, registreringsnummer på tilbodet og navn på den som gir tilbod, tilbodspris og eventuelt andre opplysningar av verd. Overføring Overføring av inventar/utstyr mellom einingar i fylket kan avtalast direkte mellom partane. Den enkelte verksemd skal melde frå om overflødig utstyr og etatsleiinga har ansvar for å føre oversikt over utstyr som er overflødig. Utrangering Opplysningar ved utrangering skal førast i inventarlista, og denne skal skrivast under av minst to personar. Kassasjon Opplysningar ved kassasjon skal førast i inventarlista og denne skal skrivast under av minst to personar Nedlegging Ved nedlegging av skolar og andre einingar skal utstyr gåast gjennom og etatsleiinga skal ha melding om utstyr/inventar som kan nyttast av andre av fylket sine verksemder Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Administrativ leiar har ansvar for at det innanfor ramma av denne instruksen blir utarbeidd lokale rutinar for registrering og kontroll av inventar og utstyr og at desse blir følgt. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkesrådmannen. Administrativ seksjon hos fylkesrådmannen har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumentert. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :28 Side 18 av Instruksar for økonomiforvaltinga

19 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell Gitt av fylkesrådmannen Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar at - gjeldande lover og forskrifter på området blir haldne - oppbevaring skjer på ein forsvarleg og oversiktleg måte Lover og forskrifter som regulerer oppbevaringsplikta Rekneskapsbøker med tilhøyrande bilag, brev og andre dokument skal oppbevarast i minst 10 år etter vedkomande rekneskapsår. Saman med bilaga skal det liggje ved nødvendige underbilag der det går fram korleis beløpet på bilaget har kome fram. Rekneskaplova krev at oppbevaring av rekneskapsbilag skal skje ordna. Lagring skal skje betryggande ved nedlåsing av bilaga. Bilag som blir skanna blir lagra elektronisk og papirutgåva blir makkulert etter eit år. Det blir vist til rekneskapsforskriftene Ansvarstilhøve Alle rekneskapsførande einingar i fylket pliktar å rette seg etter gjeldande lover og forskrifter på området Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse er tilfredstillande dokumentert. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :28 Side 19 av Instruksar for økonomiforvaltinga

20 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for avskriving av kortsiktige fordringar Gitt av fylkesrådmannen Mål Denne instruksen gjeld for avskriving av kortsiktige fordringar. Instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Den enkelte budsjettansvarlege skal utarbeide rutinar som sikrar at det er eit best mogleg samsvar mellom den bokførte verdi og den reelle verdi av fylket sine uteståande fordringar Kva er ei kortsiktig fordring Ei kortsiktig fordring er eit krav som forfell til betaling innan eit år. Dei fleste inntekter blir bokførte etter anordningsprinsippet. Dette betyr at fordringa blir ført til inntekt i drifts- eller kapitalrekneskapen og ført som fordring i balansen til betaling skjer. Krav skal normalt inntektsførast når faktura blir sendt. For at fordringsmassen i balansen skal vere mest mogleg reell må fordringsmassen gåast gjennom jamnleg og nødvendige avskrivingar gjerast Ansvar for uteståande fordringar Ansvaret for fordringa ligg til det budsjettansvaret der fordringa er ført til inntekt. Den budsjettansvarlege har fullmakt til å avskrive tap på krav. Den budsjettansvarlege har innan sitt ansvarsområde mynde til å utgiftsføre tap på uteståande fordringar i enkeltsaker innanfor ei beløpsgrense på kr Det er eit vilkår for avskriving at det ikkje er råd å drive inn kravet, og at det er dekning innanfor vedteke budsjett. Krav på private og bedrifter skal vere prøvd kravd inn gjennom inkasso før tapsavskriving kan skje. Når det gjeld krav på offentleg verksemd skal avgjerd om tapsavskriving takast av fylkesrådmannen. Dersom tapet overstig kr skal saka leggjast fram for fylkesrådmannen Tilbakeføring av kortsiktige fordringar Dersom grunnlaget for ei kortsiktig fordring fell vekk på grunn av feil i fakturagrunnlaget eller mangel på heimel, skal fordringa førast tilbake mot den inntektspost der fordringa tidlegare er ført til inntekt Tap på/avskriving av kortsiktige fordringar I omgrepet avskriving ligg at ein i rekneskapen ser på kravet som tapt ved at tapet blir utgiftsført i drifts- eller investeringsrekneskapen. Balanseposten for kortsiktige fordringar blir tilsvarande redusert. Tap på kortsiktige fordringar er å sjå på som ei utgift og skal førast på eigen konto for tap på krav, og skal belastast same ansvar og formål som inntektene i si tid vart førte. Sjølv om kravet er utgiftsført som tap i rekneskapen, skal kravet mot debitor som hovudregel oppretthaldast. Dersom kravet skal oppretthaldast skal saka registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar Når skal avskriving gjennomførast i rekneskapen A. Utleggsforretning Fordringa skal avskrivast når utleggsforretning er avslutta og det er slått fast at det ikkje er noko til utlegg. Dersom det er tatt utlegg bør avskriving først gjerast når utleggsobjektet er avhenda. Dersom utlegget har dårleg prioritet bør avskriving gjennomførast og saka førast over til overvåking. B. Konkurs, akkord og dødsbo Fordringa skal avskrivast når konkurs formelt er opna og fordringa er meldt. Fordringa skal vidare avskrivast når akkordforslaget er stadfesta. I saker som gjeld dødsbo skal fordringa avskrivast når dødsbohandsaminga er avslutta. D. Saker som er forelda Fordringa skal avskrivast straks det er slått fast at den er forelda. E. Adresse er ukjent Fordringa skal avskrivast når adressa er ukjent eller utvandring er slått fast ved returpost eller eventuell utskrift frå folkeregisteret. Ajouført :28 Side 20 av Instruksar for økonomiforvaltinga

21 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 F. Fordringa er eldre enn eitt år Dersom kravet etter gjentekne purringar ikkje er betalt, skal kravet avskrivast som tapt når fordringa er eitt år gamal. Dette gjeld så sant det ikkje kan dokumenterast at løysing i saka snarleg ligg føre. Sjølv om kravet er utgiftsført som tapt i rekneskapen, skal kravet mot debitor oppretthaldast og registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar. Dersom krav som er over eitt år gamle ikkje er avskrivne som tapt vil fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune vurdere å føre kravet ut av rekneskapen som tapt. G. Andre forhold Fordringa kan også avskrivast sjølv om vilkåra i punkta ovanfor ikkje er oppfylte dersom ein etter særskilt vurdering finn grunn til det. Sjølv om kravet er utgiftsført som tapt i rekneskapen, kan kravet mot debitor oppretthaldast og skal då registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar Gjennomføring Avskriving av kortsiktige fordringar skal gjennomførast i rekneskapen når vilkåra i punkt er oppfylte. Fordringsmassen må gåast gjennom jamnleg Dokumentasjon Avskriving av fordring skal vere dokumentert med årsak og bakgrunn, og dokumentasjonen skal følgje bilaget som grunnlagsdokumentasjon Innbetaling på saker der det tidlegare er foretatt avskriving Innbetaling på tidlegare avskrivne fordringar skal førast som inntekt på det ansvar og formål der tapet tidlegare er ført Rutinar og dokumentasjon av desse Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredsstillande dokumenter. Ajouført :28 Side 21 av Instruksar for økonomiforvaltinga

22 2 Budsjett Det er utarbeidd ein eigen instruks når det gjeld budsjettarbeid. Sjå 1.2 Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging. Sentrale retningslinjer for budsjettarbeidet er også gitt i Budsjettreglement, vedteke av fylkestinget i sak T-19/99 og justert i sak T-30/02. Dette reglementet gir reglar for delegering av mynde i budsjettsaker. Med budsjettreglementet er det gjort vedtak om at rammestyring skal gjelde for dei fylkeskommunale verksemdene. 2.1 Formål Løyvingsdokument Fylket sitt årsbudsjett er ein plan for verksemdene sine utgifter og inntekter i budsjettåret. Budsjettet er eit løyvingsdokument der politikarane løyver midlar til vedteken aktivitet/tiltak. Budsjettet stiller på same tid krav til administrasjonen om at vedteken aktivitet skal gjennomførast innanfor dei vedtekne rammene. Budsjettet skal omfatte alle delar av den fylkeskommunale verksemda og skal fastsetje: kva ein skal oppnå kva som skal gjennomførast av aktivitetar og tiltak kven som er målgruppa kven (avdeling/skole) som skal utføre tenesteproduksjonen kor store ressursar som skal nyttast i tenesteproduksjonen Styrings- og kontrolldokument Budsjettet er også eit styrings- og kontrolldokument som ein skal sjå ressursbruken i året opp mot. Det er eit styringsdokument først og fremst for dei som har ansvaret for tenesteproduksjonen, og gjev høve til kontroll og oppfølging for overordna administrativt nivå og for fylkestinget som gjev løyvinga. Informasjonsdokument Budsjettet er vidare eit viktig informasjonsdokument både til eksterne og interne aktørar. Dette krev at budsjettet er utforma slik at det gjev eit godt og rett bilde av fylket sin økonomiske situasjon og planlagte aktivitet i budsjettåret Kva ligg i eit vedteke budsjett? For den budsjettansvarlege er det dette som ligg i eit vedteke budsjett: 1. Bindande Når budsjettet er vedteke er det bindande for alle organ/verksemder i fylket. Dei skal innrette verksemda slik at den held seg innanfor vedtekne budsjettrammer. Den som har tilvisingsmynde er også ansvarleg for at budsjetterte inntekter kjem inn og blir inntektsførte. Dersom det viser seg at budsjetterte inntekter ikkje let seg realisere, må ressursbruken reduserast tilsvarande. 2. Løyve/fullmakt Det vedtekne budsjettet er eit løyve til å disponere ressursramma for å gjennomføre planlagt aktivitet. 3. Pålegg Det blir gjennom budsjettet gjeve eit pålegg om å gjennomføre dei tiltak og den aktivitet som det er lagt opp til gjennom dei gjevne løyvingar. Budsjetterte midlar skal nyttast til vedtekne tiltak. 2.2 Formelle krav til årsbudsjettet Etter Lov om kommunar og fylkeskommunar (kommunelova) skal fylkestinget innan årets slutt vedta budsjett for komande kalenderår og ein økonomiplan som omfattar minst dei fire komande budsjettåra. Møre og Romsdal fylkesting har vedteke at fylkets økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast i ein og same prosess og leggjast fram til desembertinget.

23 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Krav til årsbudsjett og økonomiplan er fastsett i: Lov om og kommunar og fylkeskommunar av 25.september 1992 nr. 107 kapittel 8 ( 44-49) Forskrift om årsbudsjett av 15. desember Krav til budsjettet Lov og forskrift krev m.a. at: Budsjettet skal vere: 1. Offentleg Dokumenta skal vere tilgjengeleg for alle som ønskjer å gå gjennom dei, og budsjettet skal leggjast fram til allment ettersyn. 2. Budsjett og rekneskap skal svare til kvarandre Budsjett og rekneskap skal svare til kvarandre, slik at vedtak og resultat (budsjett og rekneskap) kan samanstillast. 3. Reelt, fullstendig og oversiktleg Budsjettet skal vere reelt, dvs. at alle kjente inntekter og utgifter i løpet av året skal takast med. Underbudsjettering, dvs. bevisst budsjettering med for låge inntekter/for høge utgifter er ikkje tillate. Budsjettet skal vidare vere fullstendig og sett opp på ein slik måte at ressursbruken til dei ulike kostnadsstadene kjem fram på ein oversiktleg måte. Budsjettet skal vere klart og oversiktleg, dvs. at innhaldet i budsjettet må komme klart fram. 4. Budsjettet skal balansere Utgiftene i budsjettet, utbetalingspostar og avsetningar skal balansere med inntekter, innbetalingspostar og bruk av tidlegare avsette midlar Innhald i budsjettet Budsjettet omfattar eit driftsbudsjett og eit investeringsbudsjett. Innhaldet i dei to budsjetta er: Driftsbudsjett Budsjett for løpande utgifter og inntekter. Investeringsbudsjett Budsjett over investeringar og utlån og korleis desse utgiftene og utbetalingane er finansierte. Du finn meir informasjon om skiljet mellom drifts- og investeringsbudsjett i økonomihandboka kapittel 5.14 Investeringsutgifter Tilhøvet til fylkesplan og andre plandokument Økonomiplanen skal leggjast til grunn ved fylket sitt budsjettarbeid og øvrig planleggingsverksemd. Ein må derfor sjå all planlegging i fylket i samanheng med økonomiplanlegginga. Dette inneber at dei økonomiske premissane som ligg til grunn i vedteken økonomiplan, ikkje kan fråvikast i andre planar utan at verknadene er vurdert i økonomiplansamanheng. Etter Plan- og bygningslova 19-6 skal fylkesplanar (fylkesplanen og fylkesdelplanar) leggast til grunn for fylket si verksemd. Dette betyr at utgangspunktet for økonomiplanen er dei overordna måla og utfordringane i vedteken fylkesplan. Planprosessane skal vere koordinerte med utarbeidinga av økonomiplanen, slik at fylkesplanen/fylkesdelplanane kan gje innspel til økonomiplanarbeidet, og omvendt at økonomiplanarbeidet kan gje innspel til den øvrige planleggingsverksemda. Gjennom planprosessane må ein sørge for at vedtekne tiltak og satsingar i fylket sine planar må finne sin plass i økonomiplanen som ei konkretisering av dei aktivitetar den enkelte sektor skal gjennomføre innanfor den vedtekne økonomiske ramma. Ajouført :28 Side 23 av Budsjett

24 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Økonomiplanprosessen Møre og Romsdal fylkesting har gjort vedtak om at økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast som eitt dokument. Dette inneber at årsbudsjettet utgjer første året i økonomiplanen. Økonomiplanprosessen steg for steg: 1. Fylkesrådmannen sender ut skriv til etatane med frist (15.april) til å kome med eventuelle innspell til endra investeringsbehov i høve til vedteken økonomiplan og eventuelt grunngjevne forslag til endra driftsrammer. 2. Fylkesrådmannen sender ut økonomiplanrundskriv til etatane med førebelse rammer i byrjinga av juni. 3. Fylkestinget vedtek rammer for økonomiplanarbeidet (ca. 20. juni) 4. Frist for etatane sine framlegg til driftsbudsjett og investeringsbudsjett er 1. september 5. Fylkesrådmannen sender ut sitt framlegg i byrjinga av november 6. Hovudutvala behandlar framlegget i midten av november 7. Fylkesutvalet behandlar framlegget til økonomiplan i slutten av november 8. Fylkestinget behandlar framlegget i midten av desember Helse, miljø og tryggleik (HMT) Vi viser til måla i internkontrollhandboka. Ein skal i arbeidet med økonomiplanen ta med dei HMTtiltak som må gjennomførast i perioden for å oppfylle gjeldande standardkrav frå styresmaktene og hindre driftsavbrot. Medråderett Dei tilsette skal sikrast medråderett i økonomiplan- og budsjettprosessen, jfr. Hovudavtalen del B. Før den budsjettansvarlege gjev si endelege budsjett-tilråding, skal utkast til budsjett for vedkomande område/sektor drøftast med dei tillitsvalde og leggjast fram for dei respektive samarbeidsutval til orientering/drøfting og eventuell fråsegn. For dei vidaregåande skolane, er det ein føresetnad at det blir lagt til rette for slik orientering/drøfting og eventuell fråsegn frå tillitsvalde/verneombod ved kvar vidaregåande skole. Stillingar I samband med økonomiplanprosessen er det ein føresetnad at talet på faste stillingar og stillingstypar blir vurdert i høve til planlagt organisasjonsutvikling, innanfor dei økonomiske rammene som blir lagt. Mal for kommentardelen for den enkelte sektor: SEKTOR Mål Hovudmål, delmål (generelle) Hovudutfordringar for dei komande åra (generelle) Framlegg til økonomiplan for heile sektoren Økonomiplan i tabellformat inndelt i fylkestings-/utvalsrammer Kommentarar til økonomiplan med hovudvekt på endringar Den enkelte fylkestings-/utvalsramme Utfordringar i planperioden (kort og presist) Mål for rammeområdet (Hovudmål, delmål og styringsmål) Økonomiplan for fylkestings-/utvalsramma (tabell) Kommentarar til fylkestings-/utvalsramma med hovudvekt på endringar Det er oppretta ein eigen database på internett ( som inneheld informasjon om status (oppgåver, organisering, bemanning, lovgrunnlag, felles planføresetnader etc.) og utfordringar, slik at denne informasjonen skal ikkje takast med i økonomiplandokumentet. Økonomiplandokumentet skal synleggjere samanhengen mellom aktivitet og budsjettramme. Det skal vere framtidsretta, med fokus på utfordringar og målsetjingar for bruk av budsjettramma. Spesifisering av budsjettrammene Ajouført :28 Side 24 av Budsjett

25 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Etter at fylkestinget har vedtatt budsjettrammene, skal etatane leggje inn budsjett-tala. Etter årsbudsjettforskrifta skal budsjett-tala for kvart rammeområde som eit minimum leggjast inn på følgjande artsnivå: Utgifter: Lønsutgifter 09 Sosiale utgifter 1-28 Kjøp av varer og tenester som inngår i fylket sin eigenproduksjon 29 Internkjøp («interne overføringar») 3 Kjøp av varer og tenester som erstattar fylket sin eigenproduksjon 4 Overføringar 54 Avsetnad til disposisjonsfond 55 Avsetnad til bunde fond 57 Overføring til investeringsbudsjettet Inntekter: Brukarbetalingar Andre sals- og leigeinntekter 69 Fordelte utgifter Refusjonar 79 Internsal («interne overføringar») 81 Andre statlege overføringar Andre overføringar 94 Bruk av disposisjonsfond 95 Bruk av bunde fond Det kan sjølvsagt budsjetterast på eit meir detaljert nivå enn dette i den grad den enkelte verksemd finn dette ønskjeleg ut frå si eiga styring. Fristen for etatane til å leggje inn budsjett-tala sine er 10. februar. 2.4 Sentrale omgrep Ansvarsområde: Budsjettansvarsområde etter kontoplanen (fem siffer i dagens kontostreng). Ansvaret er knytt til ei stilling/ein funksjon, t.d. rektor. Sjå 3 Kontoplan. Teneste: Teneste viser kva funksjon ressursbruken har. Tenestedimensjonen i kontostrengen er oppgåveorientert. Sjå 3 Kontoplan. Budsjettramme drift: Budsjettramme drift er den delen av årets fellesinntekter som blir tildelt det enkelte rammeområde. Budsjettramma kan nyttast til drift, overføring til investeringsbudsjettet eller avsetjing til fond. Rammeområde: Fylkestingsramme er ein del av budsjettet som fylkestinget vedtek bindande ramme for, sjå pkt Utvalsramme er ein del av budsjettet som eit hovudutval eller fylkesutvalet vedtek bindande ramme for, sjå pkt Nettoramme: Nettobudsjett for eit ansvarsområde, dvs. øvre ramme for utgifter innan budsjettansvarsområdet etter at inntekter som skal førast på budsjettansvarsområdet er gått til frådrag. Periodisering av budsjett: Fordeling av budsjettmidlar pr. månad på ein slik måte at dette speglar av den planlagte aktiviteten. Sjå pkt Budsjettreglementet Det vart vedteke nytt budsjettreglement for Møre og Romsdal fylkeskommune i sak T-19/99. Reglementet tok til å gjelde og vart justert i sak T-30/02. Budsjettreglementet finn du i 15 Budsjettreglement. Med budsjettreglementet er det gjort vedtak om at rammestyring skal gjelde for fylket sine verksemder. Ajouført :28 Side 25 av Budsjett

26 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Overordna styringsprinsipp i fylket Målstyring tyder at overordna styringsorgan styrer sine underliggjande institusjonar m.v. ved å fastsetje mål og prioriteringar. Innanfor tildelte ressursar og ut frå den generelle målsetjinga skal verksemdene sjølve fastsetje resultatmål og konkret seie korleis dei skal nå måla. Rammestyring gjev eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, og i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor dei gjevne økonomiske rammene. Større grad av delegering i budsjettsamanheng, og med dette auka bruk av rammestyring, heng naturleg saman med ein auka fokus på målstyring som verkty for å styre ressursane mot dei prioriterte oppgåvene. Økonomiplandokumentet skal derfor synleggjere samanhengen mellom aktivitet og budsjettramme. Det skal vere framtidsretta, med fokus på utfordringar og målsetjingar for bruk av budsjettramma. Økonomiplandokumentet skal såleis innehalde eigna målekriterium (typer aktivitetstal som skal brukast som styringsmål og som det skal rapporterast etter) for den drifta ein får midlar til å gjennomføre i perioden. Det er i mange høve vanskeleg og til dels utan meining å operere med kvantifiserbare aktivitetsmål. Målet for aktiviteten skal i slike tilfelle skildrast utifrå kva oppgåver ein planlegg å gjennomføre i driftsåret. Styringsmåla skal ikkje brukast berre ved den årlege resultatvurderinga, men skal også vere til nytte i den løpande styringa som den budsjettansvarlege gjennomfører av eiga drift, og slik sett også danne grunnlag for vurdering i samband med den ordinære økonomirapporteringa i løpet av året. Rammestyring inneber i praksis at: 1. Budsjettansvarleg kan omdisponere midlar innanfor vedteken budsjettramme 2. Meirforbruk i høve til budsjett må dekkast inn i komande års budsjett. Mindreforbruk i høve til budsjett vil etter avalueringa kunne bli stilt til disposisjon som ei styrking av neste års ramme. Rammestyring går kort sagt ut på at det enkelte nivå i organisasjonen sjølv kan avgjere korleis midlane best skal brukast, føresett at ein held seg innanfor den gjevne økonomiske ramma og elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma Budsjettrammer og delegering av budsjettmynde Fylkestingsrammer Etter budsjettreglementet skal fylkestinget fastsetje samt gjere endringar i anslag for skatt, rammetilskot, generelle avsetningar samt finansutgifter og inntekter og avdrag på utlån som ikkje er fordelt på verksemdsområde. Dei gjenståande inntektene skal fylkestinget fordele i rammeområde. Dei gjenståande inntektene skal fordelast på 11 rammeområde, dvs. 11 fylkestingsrammer. Det er fylkestinget som fastset kvart av desse rammeområda, og det er fylkestinget som har mynde til å flytte midlar mellom kvar av desse 11 fylkestingsrammene. Når det gjeld investeringsbudsjettet skal fylkestinget sjølv fastsetje fordelinga mellom ulike byggeprosjekt Delegering av budsjettmynde Med delegering av budsjettmynde meiner ein at eit overordna organ gjev eit underordna organ fullmakt til å treffe avgjerd i budsjettsaker innanfor eit nærare definert budsjettansvarsområde. Det organ som har fått delegert mynde kan ikkje endre storleiken på den løyvinga som gjeld for det gjevne budsjettansvarsområdet. Delegering av mynde inneber ikkje at det delegerande organ seier frå seg budsjettmynde. Det budsjettmyndet som blir delegert kan når som helst takast attende. Det delegerande organ kan til dømes i samband med enkeltsaker velje å behandle og avgjere budsjettsaka sjølv. Delegerte budsjettfullmakter kan sjølvsagt ikkje nyttast til å endre budsjettet i strid med prioriteringar eller føresetnader frå fylkestinget. Forvalting av budsjettmidlar må vere i tråd med fylkestinget sin intensjon, og fullmakter gitt etter budsjettreglementet kan ikkje nyttast til å gjennomføre vesentlege strukturendringar i verksemda. Ajouført :28 Side 26 av Budsjett

27 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Utvalsrammer og delegering til fylkesutvalet og hovudutvala Inndelinga i fylkestingsrammer bestemmer graden av delegering til underordna organ. Fylkestinget fastset fylkestingsrammer og overlét til underordna organ å fordele desse på tenester innanfor den enkelte fylkestingsramme. For utdanningssektoren vil dette t.d. innebere at fylkestinget vedtek budsjettet til utdanningssektoren i ei fylkestingsramme vidaregåande opplæring. Utdanningsutvalet har mynde til å fastsetje og gjere omdisponeringar i budsjettet innanfor denne fylkestingsrammen. Dvs. at utdanningsutvalet ikkje har mynde til å endre ramma som er gjeven av fylkestinget. Det same gjeld for dei andre hovudutvala. Det er på hovudutvalsnivå at budsjettet til den enkelte verksemda blir fastsett. Pkt Utvalsrammer (vedlegg 2) viser korleis det enkelte utval (fylkesutval og hovudutvala) skal fastsetje budsjettet i utvalsrammer innanfor dei gjevne fylkestingsrammene. Når det gjeld investeringsbudsjettet har fylkesutvalet og hovudutvala fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål innanfor kvar fylkestingsramme. Fylkesutvalet og hovudutvala har fullmakt til å omdisponere mellom byggeprosjekt innanfor den enkelte fylkestingsramme Mynde til fylkesrådmannen I budsjettreglementet har fylkesrådmannen fullmakt til gjere endringar i saker som ikkje er av prinsipiell betydning. Ein vil måtte vurdere konkret kva saker som er av prinsipiell betydning eller ikkje etter kvart som slike saker måtte dukke opp. Ein kan seie at omdisponering av midlar mellom budsjettrammer fastsett av fylkesutval eller hovudutval i utgangspunktet er ei sak av prinsipiell betydning. Dette inneber at fylkesrådmannen først og fremst har mynde til å fastsette, samt endre, budsjettet innanfor kvar av budsjettrammene fastsett av fylkesutval/hovudutval. Når det gjeld investeringsbudsjettet har fylkesrådmannen fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål i saker som ikkje er av prinsipiell betydning Mynde til administrative leiarar i fylket Fylkesrådmannen står fritt til å delegere mynde i budsjettsaker vidare til sine underordna. Dei som er tildelt mynde i budsjettsaker må utøve dette myndet i tråd med reglane i budsjettreglementet og elles dei retningslinjer som er gjevne av fylkesrådmannen. Kva inneber dette i praksis? Den enkelte leiar står med dette fritt til å disponere midlar tildelt verksemda innanfor den enkelte utvalsramme. Dette gjeld så sant ikkje fylkesrådmannen har gjort konkrete avgrensingar i dei administrative leiarane sine fullmakter. Det er ikkje høve til å omdisponere mellom budsjettrammer fastsett av fylkesting, fylkesutval eller hovudutval. Dette tyder at det til dømes ikkje er høve til å omdisponere midlar mellom dei to fylkestingsrammene for vidaregåande opplæring og spesialpedagogiske tiltak. Budsjettrammene for desse to områda er fastsett av fylkestinget. Det betyr at den administrative leiinga må fremje sak for fylkestinget for å omdisponere mellom fylkestingsrammene for vidaregåande opplæring og spesialpedagogiske tiltak. På samme måte har administrasjonen heller ikkje høve til å omdisponere mellom rammer fastsett av det enkelte hovudutval. Dvs. at det ikkje er høve til å omdisponere mellom utvalsrammene for lokale bilruter og fylkesvegferjedrifta. Ajouført :28 Side 27 av Budsjett

28 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Handtering av meir- og mindreforbruk I budsjettreglementet pkt og er det gjeve vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk og vilkår for dekking av netto meirforbruk: Vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk a) Dersom fylket har underskott som følgje av svikt i sentrale inntektsføresetnader, skal dette dekkjast opp før mindreforbruk på rammeområda kan tilbakeførast til dei verksemdene som har mindreforbruk. Det same gjeld ved kostnadssprekk i fellesutgifter, t.d. renteutgifter. Dersom verksemda fyller vilkåra nedanfor vil ein så langt råd er sjå til at verksemda i påfølgjande års budsjett likevel får styrka budsjettramma si med netto mindreforbruk frå året før. b) Netto mindreforbruk som blir tilbakeført, skal disponerast innanfor den budsjettramma midlane opprinneleg vart løyvde til. c) Realisert produksjon skal påviseleg vere lik eller høgare enn føresett i driftsplan eller aktivitetsplan. d) Dersom produksjonen i driftsplan eller aktivitetsplan ikkje er oppfylt, kan produktivitetsgevinsten likevel tilbakeførast dersom det kan dokumenterast klare produktivitetsgevinstar. e) Innsparte midlar som ein følgje av at nye tiltak kjem i gang seinare enn føresett eller ikkje blir iverksett, skal normalt ikkje tilbakeførast. f) Innsparte midlar som ikkje blir godkjent tilbakeført, skal gå til styrking av det sentrale bufferfondet (til dekking av variasjonar i fellesinntekter og fellesutgifter). Vilkår ved dekking av netto meirforbruk a) Dersom meirforbruket er særleg stort, eller særlege tilhøve tilseier det, kan fylkestinget vedta at eit eventuelt meirforbruk skal dekkjast inn over inntil 4 år. b) I tilfelle med heilt spesielle dokumenterte, uføresette, endra vilkår for drifta som skuldast tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om at eit eventuelt meirforbruk ikkje skal dekkjast av verksemda si budsjettramme. Generelt om vurdering av verksemder med mindreforbruk Dei vilkåra som er gjevne i budsjettreglementet, og som er sitert ovanfor, kan vi forenkla seie er ei vurdering av den enkelte verksemd sin faktiske produksjon sett i høve til planlagt produksjon som skal ligge til grunn for ei vurdering av om den enkelte verksemd skal kunne ta med seg sitt mindreforbruk i år x over til år x+1. Generelt om vurdering av verksemder med meirforbruk Som det går fram av vilkåra ovanfor skal verksemder med netto meirforbruk normalt dekke dette ved å redusere neste års budsjett. Dvs. at meirforbruk i år x skal dekkast i ramma for verksemda alt i år x+1. Motivet for dette er at ordninga i størst mogleg grad skal tvinge fram ei kontinuerleg tilpasning mellom driftsnivå og økonomisk ramme. Det er likevel opna for at fylkestinget kan vedta inndekking over inntil 4 år dersom meirforbruket er særleg stort eller andre særlege tilhøve tilseier det. I tilfelle med heilt spesielle dokumentert, uføresette, endra vilkår for drifta som skuldast tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om at eit eventuelt meirforbruk ikkje skal dekkast av verksemda si budsjettramme. Ajouført :28 Side 28 av Budsjett

29 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Den budsjettansvarlege sitt ansvar Den som har budsjettansvaret har ansvar for å sjå til å Utarbeide eit realistisk budsjettforslag Styre ressursbruken slik at den held seg innanfor tildelt budsjettramme Rapportere om forbruk/avvik til overordna nivå Ta initiativ til nødvendige budsjettendringar Iverksetje tiltak for å oppnå budsjettbalanse Det er viktig at utgifter/inntekter blir førte på rett art, jf konteringsrettleiinga. Dersom det manglar budsjettmidlar, må den budsjettansvarlege sørgje for budsjettdekning anten ved omdisponering innanfor ramma, budsjettendring eller tilpasse aktiviteten. 2.7 Spesielt om budsjettering av interne overføringar Interne overføringar Når det på budsjettstadiet er klart kva beløp ei teneste skal internbelastast eller godskrivast med, skal art 29 og 79 nyttast. Art 29 Internkjøp (Interne overføringar) skal berre nyttast som motpost til art 79 Internt sal (interne overføringar). Desse postane skal såleis berre nyttast ved internfordeling innanfor fylket sin rekneskap, d.v.s. at summen av art 29 skal svare til summen av art 79 innanfor drifts- og investeringsrekneskapen samla. Dette inneber at den som budsjetterer med ei inntekt på ein 79-art, må sjå til at den verksemda/avdelinga som ein forventar å motta denne inntekta frå, må budsjettere med ei tilsvarande utgift på ein 39-art Forskjellen på inntektsart 79 og 69 Inntektsart 69 Fordelte utgifter skal nyttast til fordeling når beløpet er avhengig av kor mykje ei verksemd reint faktisk har brukt av ei anna verksemd sine tenester i løpet av eit år. Art 69 blir såleis nytta til å fordele utgifter til rett formål og rett art etter faktisk bruk av tenester (t.d. timetal) frå andre avdelingar eller verksemder. Kva skal førast kvar Døme på kvar vanlege utgifter skal førast i rekneskapen Type utgift Fordeling av husleige (avtalt på førehand) Kjøp av tenester for grafisk utforming Inntektsart Inntektsart 79 Inntektsart 69 Forsikring Inntektsart 69 Kjøp av konsesjonskraft Inntektsart 69 Ajouført :28 Side 29 av Budsjett

30 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma Løyvingane på budsjettet er bindande både for administrasjonen og dei folkevalde. Dersom det viser seg at budsjettet ikkje held, må den budsjettansvarlege sette i gang nødvendige tiltak for at budsjettet kan haldast. Slike tiltak kan vere innsparingar og omdisponering av midlar. Ein siste utveg vil vere å be om styrking av budsjettet. Dersom ikkje problemet kan løysast utan at budsjettramma eller aktiviteten må endrast, skal problemet og framlegg til løysing snarast leggjast fram for næraste overordna Budsjettendringar Budsjettendring - endring i vedtatt budsjettramme jfr Budsjettendringsskjema. Alle budsjettendringssaker som skal behandlast av fylkestinget/fylkesutvalet skal drøftast med fylkesrådmannen før saka blir fremja for politisk behandling. Budsjettendringar skal registrerast av vedkomande fagetat snarast mogleg. Etaten skal samtidig melde frå til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen. Dersom etaten ønskjer det, kan registreringa gjerast av økonomiseksjonen. Budsjettendringar som følgje av vedtak i fylkesutvalet og fylkestinget blir registrerte av økonomiseksjonen. Endringar som følgje av slike vedtak blir gjort utan at fagetat eller ytre etat treng melde frå om dette. Økonomiseksjonen har ansvaret for at fylkesrevisjonen får tilfredsstillande dokumentasjon av alle budsjettendringar Omdisponering innanfor vedtatt ramme Dersom det er ønskjeleg for eiga styring, kan budsjettansvarleg omdisponere mellom postar innanfor vedtatt ramme. 2.9 Periodisering Når avdelingar, skolar, institusjonar m.v. rapporterer på rekneskapstala i løpet av året, er dette avviksrapportering som viser kva ressursar som har gått med samanlikna med budsjett. Periodisering betyr å fordele utgifter og inntekter på ulike periodar, for oss månader i året. Dersom budsjettet er rett periodisert, vil dei avvika som kjem fram ved rekneskapsrapportering vere reelle avvik, dvs. avvik som enten kjem av at produksjonen ikkje er gjennomført i forhold til plan (det vart produsert meir eller mindre enn planlagt), eller at ressursforbruket er ulikt frå plan og kalkyle (f.eks. at tiltaket vart dyrare enn planlagt). Periodiseringa skal difor vere ajour til ei kvar tid, men likevel utan unødvendig flytting på mindre beløp Korleis gå fram Det er den enkelte fagetat som har ansvaret for periodisering av sitt budsjett. Periodisering av opprinneleg budsjett skal gjerast i budsjetteringverktøyet i WEBeBudsjett og/eller UNIQUE ØKOPLAN. Endringar av periodiseringa etter at budsjettet er lagt inn i økonomisystemet kan berre skje i økonomisystemet. Ajouført :28 Side 30 av Budsjett

31 2.10 Vedlegg Budsjettendringsskjema

32 3 Kontoplan 3.1 Generelt om kontoplanen Frå tok Møre og Romsdal fylkeskommune i bruk ei ny kontoplan i samband med innføring av nytt rekneskapssystem. Kontoplanen oppfyller sentrale krav til rapportering i KOSTRA og til interne behov for styring. Vi opererer med 4 obligatoriske dimensjonar i kontonummeret: art, ansvar, ramme og teneste, og to valfrie dimensjonar: prosjektnummer og byggnummer. Vi oppfyller kravet til KOSTRA-rapportering gjennom teneste- og artsdimensjonen. Sjå punkt 3.2. Kontoklasse er 1. siffer i art: 0: Investeringsrekneskap 1: Driftsrekneskap 2: Balanserekneskap 3.2 Oppbygging av den interne kontoplanen Døme på gyldige kontonummer: Døme 1: Art Ansvar Ramme Teneste Dette fortel oss: Fast løn undervisningspersonale statleg tariffområde Ansvar rektor ved Atlanten vidaregåande skole 05 Fylkesutvalsramma for Atlanten vidaregåande skole 5410 Drift av allmenne økonomisk/administrative fag Døme 2: Art Ansvar Ramme Teneste Prosjekt Dette fortel oss: Same kontoinnhald som døme 1 men knytt til eit firesifra prosjektnummer Døme 3 byggnummer er reservert for bruk ved Byggje- og vedlikehaldsseksjonen (byggerekneskap): Art Ansvar Ramme Teneste Prosjekt Byggnummer 0B K Ajouført :28 Side 32 av Kontoplan

33 Dette fortel oss: 0B821 Art gen. kostnader - Arkitekthonorar Ansvar bygg- og vedlikehaldssjefen 92 Ramme investering utdanningssektoren 5101 Teneste skolelokale K302 Prosjekt Surnadal vidaregåande skole opprusting Bygg Surnadal vidaregåande skole 2. byggetrinn Forklaring til dimensjonane i kontoplanen: Art Arten viser kva type utgift/inntekt det er snakk om. Arten er på fem siffer der første siffer er kontoklasse. Andre og tredje siffer er følgjer KOSTRA-kontoplanen, medan fjerde og femte siffer er tatt i bruk for å spesifisere interne behov. I systemet er lagt inn lenker som knyt intern art til riktig KOSTRA-art. Artskontoplanen er gjennomgåande for alle verksemder i fylket som følgjer dei kommunale rekneskapsforskriftene. Det er lagt vekt på å avgrense talet på artar. Ønske om nye artar må grunngjevast og fremjast på eige skjema, sjå Ajourhald/ønske om ny art (vedlegg 3), side 37. Ei eiga gruppe vil vurdere dei innkomne ønska Ansvar Ansvarsdimensjonen i kontoplanen er på 5 siffer. Dei tre første siffera viser kven som har det budsjettmessige og administrative oppfølgingsansvaret, t.d. rektor eller institusjonstyrar. Dei to neste kan nyttast til å spesifisere avdelingsansvar. Dersom ein ikkje vil bruke avdeling, bruker ein 00 i 4. og 5. siffer i ansvarsdimensjonen. Det er viktig at nye ansvar/avdelingskodar ikkje blir oppretta i større grad enn naudsynt for å ha ei god økonomistyring. Ei for detaljert kontoplan kan gjere det vanskeleg å halde ei god oversikt. Dei vidaregåande skolane må vurdere om tenestedimensjonen også i stor mon reflekterar ansvarsstrukturen ved skolen, slik at ein slepp ein alt for detaljert oppsplitting på avdeling i ansvarsdimensjonen. Sjå neste punkt Teneste nedanfor. Melding om nye ansvarsområde kan rettast til økonomiseksjonen på eige skjema, sjå Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde (vedlegg 1), side Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde Ramme Rammedimensjonen er på 2 siffer og angir fylkesutvalsramme. I systemet blir fylkesutvalsrammene summert opp i det vi kallar fylkestingsrammer Teneste Tenestedimensjonen i kontoplanen er på 4 siffer. Dei 3 første siffera er identisk med funksjon i fylkes-kostra. 4. siffer er tatt i bruk for å spesifisere interne behov. Ønske om nye tenester kan rettast til økonomiseksjonen på eige skjema, sjå Ajourhald/ønske om nye tenester (vedlegg 2), side Prosjekt Prosjektdimensjonen i kontoplanen er på 4 siffer. I kontoplanen har kvart ansvarsområde fått tildelt ein prosjektserie for driftsprosjekt, prosjektnummer for investeringar som skal avskrivast over 5 år og prosjektnummer for investeringar som skal av skrivast over 10 år. Når nye prosjekt blir tatt i bruk, må økonomiavdelinga få melding om prosjektteksten. Det kan skje pr telefon eller e-post. Ajouført :28 Side 33 av Kontoplan

34 3.2.6 Byggnummer Byggnummer er dei same som byggje- og vedlikehaldsseksjonen opererer med i bygge- og eigedomsregisteret. Det er førebels reservert til bruk i byggerekneskap som byggje- og vedlikehaldsseksjonen har ansvar for. Dei fire første siffera viser til institusjon, medan dei to siste siffera viser kva for eit bygg kostnaden eller inntekta gjeld. Kva oppnår vi med ei slik oppdeling av kontonummeret? - Vi får i rekneskapen / budsjettet samla alle verksemder under rett budsjettansvar - Det er enkelt å rapportere på ulike dimensjonar i kontoplanen og kombinasjonar av ulike dimensjonar - Det er enkelt å tilpasse økonomistyringa til dei mål fylket sett for si verksemd (målstyring) 3.3 Vedlikehald av kontoplanen Økonomiseksjonen sentralt har ansvar for vedlikehald av kontoplanen. Det vil seie at økonomiseksjonen sentralt til ei kvar tid skal sjå til at Møre og Romsdal fylkeskommunehar ein kontoplan som svarar til dei informasjonsbehov som organisasjonen må ha for styring og kontroll. Berre autoriserte personar har tilgang til oppretting og vedlikehald av faste data på økonomisystemet. Det er viktig at avdelingar, skolar og institusjonar sjølve er bevisste på kva type økonomisk styringsinformasjon dei har bruk for, slik at kontoplanen kan nyttast på ein måte som gjev best mogleg økonomisk styring av verksemdene. Økonomiseksjonen sentralt, Romsdal vgs og Kristiansund vgs har høve til å leggje inn nye leverandørar i fylket sitt felles leverandørregister. Skjema i vedlegg 1 3 til kapittel 3 kan nyttast til å fremje ønske om nye ansvar, tenester og artar. Kontoplanen finn du på NOATUN under Økonomi komm regnskap skjema. Ajouført :28 Side 34 av Kontoplan

35 3.4 Vedlegg Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde (vedlegg 1) Frå: Ønska siffer/ kontonummer (5 siffer*) Tekst Evt. kommentarar *) Ver merksam på at det berre er dei to siste sifra i ansvarsdimensjonen som kan endrast. Desse kan nyttast til avdeling eller liknande Skjemaet skal sendast/faxast til: Økonomiseksjonen v/egil Bjørn Berglund fax.nr Ajouført :28 Side 35 av Kontoplan

36 3.4.2 Ajourhald/ønske om nye tenester (vedlegg 2) Frå: Ønska siffer/ kontonummer (4 siffer*) Tekst Evt. kommentarar *) Ver merksam på at det berre er det siste sifferet i denne dimensjonen som kan endrast.. Dei tre første sifra er KOSTRA funksjon. Skjemaet skal sendast/faxast til: Økonomiseksjonen v/egil Bjørn Berglund fax.nr Ajouført :28 Side 36 av Kontoplan

37 3.4.3 Ajourhald/ønske om ny art (vedlegg 3) Frå: Ønska siffer/kontonummer (5 siffer) Tekst Kommentar/grunngjeving: Skjemaet skal sendast/faxast til: Økonomiseksjonen v/egil Bjørn Berglund Ajouført :28 Side 37 av Kontoplan

38 4 Attestering og tilvising 4.1 Attestering Før eit bilag blir tilvist skal det vere attestert av ein person som kan gå god for at bilaget er forsvarleg kontrollert, slik at det kan leggjast fram eit sikkert grunnlag for tilvising. Den som attesterer eit utgiftsbilag har ansvar for følgjande: - at vara/tenesten verkeleg er mottatt/utførd - at vara/tenesten er i samsvar med bestilling - bestilling er gjort av ein person som har fullmakt til det - kontroll med at rette prisar, tariffar eller regulativbestemte satsar er nytta - kontroll med at leveringsvilkåra er oppfylte Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggjande forholda. I praksis vil det ofte vere den som skal ha og bruke vara. Dersom han som attesterer ved aktløyse gjer feil som får økonomiske konsekvensar, kan dette føre med seg ansvar for vedkomande. 4.2 Tilvising Instruks for utøving av tilvisingsmynde i Møre og Romsdal fylkeskommunefinn du i 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde. Alle utbetalingar skal tilvisast Definisjonar og føremål Tilvising er myndet til å gje ordre om utbetaling frå fylkeskassa. Ei tilvising er ein utbetalingsordre som viser kvar i budsjettet ei utgift skal førast og stadfestar budsjettmessig dekning. Ein posteringsordre er å gje melding om ei registrering av eit bilag i rekneskapen. Det er ho/han som har tilvisingsmynde som også har mynde til å gje posteringsordrar som ikkje inneber ei utbetaling. Døme kan vere interne overføringar, korreksjonar og opprettingar og inntektsføring. Unntak sjå punkt og Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for innfordring og utarbeiding av rutinar for inntektsordre. Av inntektsordren går det fram kvar ei inntekt skal førast. Den som har tilvisingsmynde har ansvar for å følgje opp at inntektene er i samsvar med føresetnadene i budsjettet. Sjå Tilvisingsmynde er lagt til fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen har delegert tilvisingsretten vidare på ei rekkje område. Delegert tilvisingsmynde kan når som helst trekkjast tilbake. Talet på personar som utfører tilvisingsarbeid ved kvar verksemd bør avgrensast for å sikre ein tilfredsstillande intern kontroll. Ideelt sett bør det maksimalt vere to personar ved kvar avdeling/skole som tilviser Mynde til å avskrive tap på krav Fylkesrådmannen fekk i sak U-189/91 fullmakt til å avskrive tap på fordringar. I notat datert vart mynde til å avskrive enkeltkrav på inntil kr ,- overført til fylkesutdanningssjefen (sjå 5.7.4). Dette inneber at fylkesutdanningssjefen har mynde til å gje ein posteringsordre på tap på krav på ansvarsområdet til ein rektor eller styrar Ulike typar tilvising Tilvising kan delast inn i to hovudgrupper: - eingongstilvising - ståande tilvising Eingongstilvisingar Ei tilvising som gjeld ei enkelt utbetaling og/eller utgiftsføring blir definert som ei eingongstilvising. Dette dreier seg vanlegvis om enkeltfakturaer og enkeltbilag for løn. Retningslinjene ovanfor gjeld fullt ut for alle eingongstilvisingar. Ajouført :28 Side 38 av Attestering og tilvising

39 Ståande tilvising Ved langvarige kontraktar/forpliktingar kan tilvisande mynde gje melding til rekneskapskontoret om løpande utbetaling og utbetaling i tråd med forpliktingane. Dette blir kalla ståande tilvising og blir nytta i samband med fast løn og renter/avdrag på lån. Ut over dette skal ein av omsyn til kontroll vere varsam med å nytte ståande tilvising Ansvar for den som utøver tilvisingsmynde Den som tilviser har ansvar for følgjande: endeleg godkjenning av ei utgift, dvs. gå god for at dette er ei utgift fylket skal dekkje. at nøvendig og tilfredsstillande dokumentasjon er lagt ved bilaga at det er budsjettmessig dekning for utgifta at det er heimel for utgifta i budsjettpremissar og anna formalgrunnlag (vedtak, lov og reglar) godkjenne at utgifta er økonomisk forsvarleg kontroll med at bilaget er førebudd, kontrollert og attestert av tilsette som har desse funksjonane kontroll med at fylket sine innkjøpsavtalar er overhalde at det blir brukt rett konto i rekneskapen Den som har fått delegert tilvisingsmynde frå fylkesrådmannen er direkte ansvarleg for at samtlege av dei ovannemde krava er oppfylte. Tilvisingsansvar blir berre gjeve til ein person ved kvar skole, dvs. rektor. Denne personen kan vidaredelegere tilvisingsarbeidet på sine vegner. Dette inneber vidaredelegering av sjølve arbeidet, men ansvaret ligg like fullt på den som har fått ansvaret delegert frå fylkesrådmannen. Dersom den som tilviser ved aktløyse gjer feil som får økonomiske konsekvensar, kan dette føre med seg ansvar for vedkomande Ansvar for rekneskapsførar Fylkeskassa/lønsavdelinga/andre rekneskapsførande einigar må sjå til at ingen utgifter blir betalte utan å vere tilviste. Rekneskapsførar har ansvar for å kontrollere at den som tilviser har tilvisingsmynde og at signaturen samsvarar med den på tilsendt tilvisingsskjema Dokumentasjon av tilvisingsmynde All delegering av tilvisingsmynde skal skje skriftleg. Ved tilsetjing av rektorar i vidaregåande skolar skal fylkesutdanningssjefen fylle ut eit fullmaktsskjema med signaturen til den nytilsette rektor, sjå vedlegg: Delegasjon av tilvisingsrett (vedlegg 1).og Tilvisingsrett i vidaregåande skole - underskriftsprøve. Dette skal sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen med kopi til fylkesrevisjonen og utdanningsavdelinga. Personalavdelinga hos fylkesrådmannen skal sørgje for at tilsvarande fullmaktsskjema blir fyllt ut ved tilsetjing av etatssjefar. Det er utarbeidd tilsvarande skjema som skal nyttast ved delegering av tilvisingsrett i kortare periodar, t.d. i samband med sjukdom og ferie. Dette skjemaet finn du i Delegering av tilvisingsretten for kortare periode. Dersom det er kjent på tidspunktet for tildeling av fullmakt kor lenge tilvisingsmynde skal vare, skal dette førast på fullmaktsskjemaet. Er tidsavgrensing ikkje ført på, gjeld fullmakta til ho blir trekt tilbake. Når ein person sluttar, går over i ny stilling eller av andre årsaker ikkje lenger skal ha tilvisingsmynde, må den som har tildelt tilvisingsmynde syte for at fullmakta blir trekt tilbake. Melding om dette skal sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen, evt. anna rekneskapsførar, fylkesrevisjonen og evt. til utdannningsavdelinga Avgrensing mot andre oppgåver Tilvisingsmynde kan ikkje utøvast av personar som har fullmakt til å disponere over fylket sine bankkonti eller kontorkasser. Tilvisingsmynde kan heller ikkje leggast til person som har mynde til å registrere rekneskapstransaksjonar i fylket sin rekneskap. Ajouført :28 Side 39 av Attestering og tilvising

40 4.2.7 Spesielle rutinar vedkomande eigne utgifter Generelt gjeld regelen at all tilvising skal skje på høgare administrativt nivå, dvs. at ingen har mynde til å tilvise eigne utgifter (t.d. overtid eller reiserekningar). Som hovudregel skal den som har tilvisingsmynde ikkje tilvise utgifter knytt til ein overordna. Unntak frå regelen gjeld utgifter til fylkesrådmannen. Følgjande rutine gjeld Utgifter som vedkjem rektorar skal tilvisast av fylkesutdanningssjefen Utgifter som vedkjem fylkesordføraren skal tilvisast av fylkesrådmannen Utgifter som vedkjem etatsjefar skal tilvisast av fylkesrådmannen Ajouført :28 Side 40 av Attestering og tilvising

41 Vedlegg Delegasjon av tilvisingsrett (vedlegg 1) Til: Møre og Romsdal fylke Økonomiseksjonen Fylkeshuset 6404 Molde DELEGASJON AV TILVISINGSRETT UNDERSKRIFTSPRØVE Avdeling/institusjon: Namn: Stilling: Tilvisingsretten gjeld område: Tilvisingsretten gjeld frå: Signatur: Kopi til: Fylkesrevisjonen Ajouført :28 Side 41 av Attestering og tilvising

42 4.2.9 Tilvisingsrett i vidaregåande skole - underskriftsprøve Til: Møre og Romsdal fylke Økonomiseksjonen Fylkeshuset 6404 Molde TILVISINGSRETT I VIDAREGÅANDE SKOLE UNDERSKRIFTSPRØVE Skole: Namn: Stilling: Tilvisingsretten gjeld frå: Signatur: Ajouført :28 Side 42 av Attestering og tilvising

43 Delegering av tilvisingsretten for kortare periode Til: Møre og Romsdal fylke Økonomiseksjonen Fylkeshuset 6404 Molde DELEGERING AV TILVISINGSRETTEN FOR KORTARE PERIODE Eg gir med dette fullmakt til å tilvise _ Løn _ Reiserekning _ Faktura _ Kontantkasse Denne fullmakta gjeld frå til Med helsing namn Skole/avdeling Ajouført :28 Side 43 av Attestering og tilvising

44 5 Rekneskap 5.1 Kva er rekneskap Rekneskapen er ei oppstilling over utgifter og inntekter i ei periode, og viser eit rekneskapsmessig resultat. Medan budsjettet er ei plan for ressursbruken, viser rekneskapen korleis ressursbruken faktisk vart. Den offentlege rekneskapen er primært retta inn mot at ein skal ha tilfredsstillande løyvingskontroll. Dvs. at ein er oppteken av om den løyvde økonomiske ramma er overhalde, og om midlane blir nytta til dei føremål dei er tenkte. Det offentlege produserer som regel ikkje varer og tenester med tanke på å få fram eit overskot. Målet er å produsere dei rette tenestene som gjev innbyggjarane den høgaste nytteverdien innanfor dei gjevne budsjettrammene. Rekneskapen viser tilgang og bruk av alle former for ressursar, dvs. kva innsatsfaktorar som er gått med for å nå dei måla som er sett og korleis innsatsfaktorane er finansierte. Rekneskapen har med andre ord ein viktig kontrollfunksjon. I og med at rekneskapen også fortel korleis det i røynda vart, har den også ein viktig lærefunksjon. Kva skjedde, og kvifor vart det slik. Rekneskapen stilt saman med aktivitetsdata, blir med dette eit viktig grunnlag for framtidig planlegging og budsjettering av verksemda. Rekneskapen er ein vesentleg del av det informasjonssystemet som trengst for å styre heile fylket, dei ulike sektorar, etatar, avdelingar og prosjekt. I den samla rekneskapen blir det operert med tre resultatomgrep. Modellen nedanfor viser samanhengen mellom dei: Driftsinntekter - Driftsutgifter = Brutto driftsresultat + Renteinntekter - Renteutgifter - Avdrag = Netto driftsresultat - Bidrag til investeringsrekneskapen - Netto avsetningar - Dekning av tidlegare års underskot = Årets rekneskapsmessige resultat Brutto driftsresultat viser kor mykje av årets driftsinntekter som er til disposisjon etter at driftsutgifter er betalt, men før renteutgifter og avdrag på lån blir betalt og renteinntekter er tatt til inntekt. Det viser m.a.o. resultatet av årets ordinære drift. Driftsinntekter i det offentlege er i hovudsak skattar og overføringar. Netto driftsresultat viser kor mykje som er igjen av driftsinntektene etter at driftsutgifter, avdrag og netto renteutgifter er trekt frå. Netto driftsresultat skal vere 0 eller positivt. Eit positivt netto driftsresultat kan brukast til: - å finansiere investeringar - avsetningar til ulike fond - å dekke inn tidlegare års underskot Årets rekneskapsmessige resultat viser ein eventuelt ikkjedisponert del av årets netto driftsresultat. Årets rekneskapsmessige resultat seier oss ikkje så mykje om fylket sin økonomi. Netto driftsresultat vil vere eit betre resultat å vurdere og analysere opp mot tidlegare års resultat og årets budsjett Dei ulike typar av rekneskap Driftsrekneskap Ajouført :28 Side 44 av Rekneskap

45 Driftsrekneskapen viser dei alminnelege løpande utgiftene og inntektene som fylket har i løpet av eit år. Alminneleg løpande utgifter er utgifter som kjem årleg og som ikkje gjeld kjøp av varige driftsmiddel med økonomisk levetid på meir enn tre år. Investeringsrekneskap Utgifter og inntekter av investeringsmessig karakter blir førte i investeringsrekneskapen. Utlån, kjøp av aksjar og andelar blir også ført i investeringsrekneskapen. Her blir også finansieringsmåte ført. Investeringsrekneskapen er ein del av den totale løyvingsrekneskapen. Sjå punkt Balanserekneskap Balanserekneskapen viser kva eigedelar fylket har, samt gjeld og eigenkapital. Årsrekneskap Årsrekneskapen omfattar drifts-, investerings- og balanserekneskap og er eitt dokument etter budsjett- og regnskapsforskriftene. Dei ulike typane av rekneskap og samanhengen mellom dei er vist i figuren nedanfor: Årsrekneskapen Driftsrekneskapen Investeringsrekneskapen Balanserekneskapen Meir om skiljet mellom driftsrekneskapen og investeringsrekneskapen Driftsrekneskap + Driftsinntekter - Driftsutgifter = Brutto driftsresultat - Netto renteutgifter - Netto gjeldsavdrag = Netto driftsresultat Brukt slik: Finansiering av utgifter i investeringsrekneskapen Netto avsetningar Inndekking av tidlegare års underskot Årets rekneskapsmessige resultat Investeringsrekneskap + Brutto investeringar + Utlån og aksjekjøp + Avsetningar = Finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidlar Tilskot og refusjonar ved investeringar Bidrag frå årets driftsrekneskap Andre investeringsinntekter Bruk av tidlegare avsetningar Udekt/udisponert 5.2 Økonomistyringssystemet Det er fylket sin driftsrekneskap dei einskilde etatar og underliggande ledd kjem mest i kontakt med. Rekneskapen blir ført etter dei tilvisingar og posteringsordrar som ligg føre frå alle med tilvisingsrett. Dette gjeld sjølvsagt alle utgiftspostar, men kan også gjelde inntektspostar. Fylket har i dag det lokale systemet Unique økonomi som rekneskap- og økonomisystem og har tatt i bruk ei integrert løysing med hovudbok, kundereskontro inkl. fakturering, inkasso og leverandørreskontro. Ajouført :28 Side 45 av Rekneskap

46 5.3 Krav til rekneskapen Anordningsprinsippet Anordningsprinsippet er eit periodiseringsprinsipp som seier noko om kva periode ei inntekt eller utgift høyrer heime i. At rekneskapen skal førast etter anordningsprinsippet inneber at all aktivitet, dvs. alle utgifter og inntekter som er kjente på rapporteringstidspunktet, t.d. ved årsavslutning, skal takast med i rekneskapen for vedkomande periode. Sjå meir om anordningsprinsippet og dei praktiske konsekvensane av dette i punkt 5.4. Periodisering Periodisering vil seie å føre utgifter og inntekter i den tidsperioden dei høyrer til. Etter budsjett- og rekneskapsforskriftene skal rekneskapen førast etter anordningsprinsippet. I praksis vil det seie at før årsrekneskapen blir avslutta må ein vurdere om alle kjente inntekter og utgifter er kome med enten dei er betalte eller ikkje. Gjennom året legg ein vekt på at utgifter og inntekter blir førte løpande og at rekneskapen til ei kvar tid er mest mogleg ajour. Bruttoprinsippet Alle utgifter og inntekter skal rekneskapsførast brutto. Dette betyr at utgifter og inntekter skal førast på respektive konti utan frådrag (unntak når det gjeld kreditnota). God rekneskapsskikk Rekneskapen skal førast og avsluttast etter gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter og i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. Dette inneber at rekneskapsdata for den økonomiske verksemda skal leggast fram/kommenterast i samsvar med grunnleggjande rekneskapsprinsipp som: orden og påliteleg heit. Alle bilag skal nummererast og vere eintydige og pålitelege. Vidare skal budsjett og løyvingsrekneskap svare til kvarandre post for post. klart og oversiktleg. Dette gjeld først og fremst framstillinga av årsrekneskapen. fullstendig. Det vil seie at alt som vedkjem fylket sin rekneskap skal vere samla i eit dokument. objektivitet. Dvs. at rekneskapen skal gje eit "rett bilde" av verksemda. kontinuitet i rekneskapsoppstillingane. Rekneskapen skal ikkje berre gje eit isolert bilde av kvar rekneskapsperiode. Det må også vere samanheng mellom periodane. dokumentasjon/legitimasjon. Eit bilag som dokumenterer ei føring må innehalde så mykje opplysningar at det klargjer disposisjonen bak føringa. Alle utgifts-/inntektspostar skal vere legitimerte med bilag. 5.4 Anordningsprinsippet Periodiseringsprinsippet for nyskaffing og bruk av midlar i fylket sin løyvingsrekneskap blir kalla anordningsprinsippet. I budsjett- og rekneskapsforskriftene 2 står det: Regnskapene skal føres etter anordningsprinsippet. Alle kjente utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar skal tas med i bevilgningsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når regnskapene avsluttes. Rekneskapen skal vise den faktiske aktiviteten i budsjettåret. All aktivitet som går fram av dei utgifter og inntekter som er kjente på avslutningstidspunktet, skal takast med i årsrekneskapen for vedkomande år, anten dei er betalte eller ikkje når rekneskapen blir avslutta. At utgifter og inntekter er kjente, inneber at varene/tenestene er leverte innan utgangen av året. Sals- og leigeinntekter skal som hovudregel førast til inntekt i den perioden vara/tenesta er levert. I tida frå inntektsregistrering til innbetaling blir beløpet ståande som ei kortsiktig fordring i rekneskapen. Overføringar utan motyting skal også utgifts-/førast til inntekt i den løyvingsrekneskapen som skal avsluttast dersom det er klart at overføringane er reelle, men eventuelle manglande betalingar skuldast reine forseinkingar e.l. Ajouført :28 Side 46 av Rekneskap

47 Ordinære budsjetterte tilskot blir normalt inntektsførte ved innbetaling. For øyremerka tilskot legg vi til grunn tilsegnstidspunktet Bruk av anslagsposteringar I følge anordningsprinsippet skal alle kjente utgifter og inntekter som vedkjem rekneskapsåret vere rekneskapsført, slik at rekneskapen viser den faktiske verksemda i budsjettåret. Normalt skal ei vare/teneste vere levert og eit bokføringsgrunnlag i form av faktura el. ligge føre før bokføring kan skje. Ved årsskiftet kan det tenkjast at eit slikt bokføringsgrunnlag ikkje ligg føre i rimeleg tid før rekneskapsavslutninga. Det må da vurderast om det skal gjerast ei anslagspostering (dette vil og gjelde for inntekter). For ordinær drift kan rekneskapen normalt førast med 12 månaders forbruk og anslagsposteringar er lite aktuelt. Eit anslag vil ikkje i vesentleg grad gjere rekneskapen meir nøyaktig og gir i tillegg uforholdsmessig mykje meirarbeid. Føresetnaden er at dette ikkje gir eit misvisande bilete av rekneskapen det einskilde år. Etaten/avdelinga skal ha eigne balansekonti til bruk for anslagsposteringar, og utgifter og inntekter skal skiljast på kvar sine konti. Rutine ved anslagsposteringar 1. Ved rekneskapsavslutninga. Utgifts-/inntektsføring av overslaget med motpost på balansekonto. Det må følgje med ei oversikt som klart viser kva anslagsposteringa gjeld. Overslaget på utgifter skal førast til utgift i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære utgiftspostar utan mva-kode og krediterast i balansen på kapittel (kortsiktig gjeld). Overslaget på inntekter skal førast til inntekt i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære inntektspostar utan mva-kode og debiterast i balansen på kapittel (kortsiktig fordring). 2. Påfølgjande rekneskapsår Anslagsposteringa førast tilbake på dei same kontoane straks rekneskapen for påfølgjande rekneskapsår er opna for postering. Når så dei reelle utgiftene eller inntektene er kjent følgjer ein dei ordinære tilvisningsrutinane. Eksempel: Sjå Posteringsbilag (vedlegg 1A og 1B) Ordinære løpande utgifter - 12-månaders forbruk Dersom anslagsposteringar ikkje betrar rekneskapen sin nøyaktigheit vesentleg og inneber ekstraarbeid som hindrar framdrifta med rekneskapsavslutninga, kan eit 12-månaders forbruk leggjast til grunn dersom dette forbruket er relativt stabilt frå år til år. Det er ein føresetnad at utsetjing til neste år med utgiftsføring/inntektsføring vil ramme berre ordinære løpande utgifter, d.v.s utgifter som går igjen frå år til år. Det må såleis leggjast vekt på å få med på det gamle året utgifter som er ekstraordinære, utgifter som ikkje går igjen frå år til år. Ajouført :28 Side 47 av Rekneskap

48 5.5 Utgifter Arbeidsdeling ved bilagsbehandling Det er utarbeidd eigen instruks for utøving av tilvisingsmynde i Møre og Romsdal fylke. Arbeidsdeling mellom dei ulike funksjonar i samband med økonomiarbeidet i ei avdeling eller ein institusjon er grunnleggjande ved etablering av tilfredsstillande intern kontroll i ein institusjon. Arbeidsdeling har to heilt klare mål: å verne den enkelte tilsette mot tilhøve der misleghald og unndraging av midlar eller eigedelar kan vere mogleg, eller tilhøve der det lett kan rettast mistanke mot vedkomande om slike tilhøve. å hindre forsømmingar, misleghald, tap av fylket sine midlar - samt avdekke slike tilhøve på eit tidleg tidspunkt. Dei følgjande funksjonar bør delast på minst tre personar: - bestilling/rekvisisjon av varer og tenester - bilagsførebuing - attestasjon - tilvising - rekneskapsføring av bilag I mindre institusjonar kan det vere vanskeleg å gjennomføre ei slik arbeidsdeling. Følgjande minimumskrav gjeld same kva: den som tilviser skal ikkje være den som skal ha og bruke vara/tenesta den som har tilvisingsmynde kan ikkje sjølv registrere bilaget i rekneskapen bestilling, varemottak og attestasjon bør så langt dette er mogleg utførast av minst to personar. Leiaren ved den enkelte avdeling/institusjon er ansvarleg for at det blir fastsett kven som har rekvisisjonsrett, kven som har rett til å attestere og kven som har tilvisingsmynde. Sjå også handboka sitt kapitel 4 Attestering og tilvising. Ajouført :28 Side 48 av Rekneskap

49 5.5.2 Kjøp av varer. Frå bestilling til rekneskapsføring. Det er to måtar å registrere inngåande leverandørfakturaer på ved skanning og ved manuell registrering direkte i UNIQUE-økonomi. Det er gjort rede for gangen i arbeidet for begge måtar å gjere dette på. Skanning av fakturaer; Nedanfor er gangen i arbeidet frå bestilling av ei vare til rekneskapsføring illustrert Bestilling Levering av vara Varemottak Mottak av faktura Attestasjon Bilagsføreb. og kontrollrekn Bestilling Eit behov har oppstått og bestilling blir gjort. Ved bestlling oppgi leveringsadresse: f eks skolen eller etatens namn og fakturaadresse: Møre og Romsdal Fylke, Fakturamottak økonomiseksjonen, Fylkeshuset, 6404 Molde Den som er til stades ved levering av vara kvitterer på fraktbrevet for at leverandøren har levert det talet kolli som han påstår å ha levert. Fraktbrevet skal følgje vara Varemottak Når vara blir levert til den som skal ha/nytte ho må vedkomande ved utpakking kontrollere at levert vare er i samsvar med pakksetel. Feilleveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast no Mottak av faktura Fakturaen kjem inn til eit felles mottak på økonomiseksjonen. Her blir dei skanna og overført til konterer Kontering Kontering skjer elektronisk på web fakturabehandling. Konterer kontrollerer samtidig om fakturean stemmer og sender den videre til attestering Attestering Attestasjon skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. Godkjenner fakturaen og sender den til tilviser. Tilvising Tilvising Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for at naudsynte kontrollar er gjennomførte og sender fakturaen vidare ril eit overføringsbilde Faktura til overføring. Rekneskapsføring Rekneskapsføring Kvar morogn blir overføringsbildet Fakturaer til overføring oppdatert og overført til rekneskap. Nærare forklaring på dei ulike punkt står forklart lenger ut i teksten etter neste tema Manuell registrering av fakturaer og andre tilvisningar. Ajouført :28 Side 49 av Rekneskap

50 Manuell registrering av fakturaer og andre tilvsningar; Nedanfor er gangen i arbeidet frå bestilling av ei vare til rekneskapsføring illustrert i høve manuell registrering av betalingstilvisninga Bestilling Bestilling Eit behov har oppstått og bestilling blir gjort. Den som er til stades ved levering av vara kvitterer på fraktbrevet for at leverandøren har levert det talet kolli som han påstår å ha levert. Fraktbrevet skal følgje vara. Levering av vara Varemottak Mottak av faktura Attestasjon Bilagsføreb. og kontrollrekn. Tilvising Varemottak Når vara blir levert til den som skal ha/nytte ho må vedkomande ved utpakking kontrollere at levert vare er i samsvar med pakksetel. Feilleveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast no Mottak av faktura Mottaksdato skal stemplast på mottekne fakturaer. La ikkje fakturaene bli liggande! Attestasjon Attestasjon skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda Bilagsførebuing og godkjenning Her blir prisar kontrollerte og fakturaen etterrekna. Den som førebur bilaget ser til at posteringsordren er rett utfylt Tilvising Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for at naudsynte kontrollar er gjennomførte og gjev ordre om at eit beløp skal rekneskapsførast og utbetalast Rekneskapsføring Før bilaget blir rekneskapsført skal det kontrollerast med omsyn til om posteringsordren er fullstendig utfylt, og med omsyn til rett tilvisingsfullmakt. Rekneskapsføring I framstillinga som følgjer er oppgåvene knytt til kvart av desse punkta skildra i detalj Rekvisisjon/bestilling Den budsjettansvarlege linje-leiaren (etatsjef, rektor) må syte for at det blir etablert eit trygt opplegg for innkjøpsrutinar. Det er den budsjettansvarlege som tek avgjerd om kva varer og tenester som skal skaffast. Han kan delegere avgjerdsmynde til sine underordna, men han har likevel ansvaret for budsjettdisponeringa. Den enkelte skole må halde talet på medarbeidarar som kan bestille varer og tenester på eit minimumsnivå, likevel slik at kjøp av varer kan skje på ein føremålstenleg måte. Det kan vere tenleg for skolen å utarbeide eit system med bruk av rekvisisjon ved kjøp av varer (sjå Rekvisisjon (vedlegg 2)). Dette gjer at ein får god kontroll med kva som blir kjøpt inn av varer og det legg også til rette for ei samordning av innkjøp. Samlefaktura: Revisjonen skriv (Rapport 2/95) at det bør gjerast avtale med leverandørane om samlefaktura pr. månad eller kvar 14. dag der dette er tenleg. Dette gjeld særleg der det blir gjort bestillingar kvar dag, t.d. for matvarer. Bestilling må vere i samsvar med fylket sine avtalar: Den som har mynde til å gjere bestilling på avd./skolen/institusjonen sine vegner må sjå til at innkjøp er i samsvar med innkjøpsavtalar fylket har gjort. Ajouført :28 Side 50 av Rekneskap

51 Gjer det klart overfor leverandøren kven som skal vere mottakar av fakturaen: Dette er viktig for å sikre at det ikkje oppstår unødige forseinkingar. Framlegg til rutine ved bestilling 1. Alle innkjøp av varer skal utførast med rekvisisjon. Når det oppstår behov for ei vare skal rekvisisjon fyllast ut av ein som har fullmakt til å gjere innkjøp i skolen sitt namn. Alle som har slik fullmakt skal ha eiga rekvisisjonsbok. 2. Den som har fullmakt til å gjere innkjøp må sjå til at innkjøp blir samordna så langt som mogleg. 3. Ved bestilling må det presiserast kven (avd, etat, person) som skal vere mottakar av vara. 4. Bestilling pr. telefon: Det er to måtar å handtere dette på: 1. Firmaet må gjerast kjent med rekvisisjonsnummeret. Dette skal førast på fakturaen. 2. Bestillinga skal stadfestast på rekvisisjon. Originalen blir ettersendt til leverandøren. Bestilling pr. brev: Rekvisisjonen blir sendt saman med brevet. Han/ho som har fullmakt til å gjere innkjøp hentar sjølv vara: Rekvisisjonen blir levert til det aktuelle firmaet når vara blir henta. Han/ho som har fullmakt lar andre hente vara: Rekvisisjonen må innehalde namnet til den som skal hente vara, og rekvisisjonen blir levert til firmaet når vara blir henta. 5. Gjenpart av rekvisisjonen skal oppbevarast hos den som har rekvisisjonsretten Varemottak Med varemottak meiner vi her mottak av vara på den avdelinga/av den personen som skal ha den, med utpakking og kontroll av pakksetel. Pakksetelen skal signerast ved mottak. Ved varemottak skal det kontrollerast at: - dei mottekne varene er det leverandøren seier han har levert (kontroll mot pakksetel) - dei mottekne varene er i samsvar med bestilling Feil-leveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast på dette tidspunktet. Sjå også 5.6 Meirverdiavgift side Mottak av faktura Når ein leverandør har teke imot og akseptert ein innkjøpsordre og sendt varene, vil firmaet sende faktura og påføre den alle aktuelle opplysningar. Rekvisisjonsnummer skal vere ført på fakturaen. Av omsyn til kontroll, og på grunn av mogleg klage frå leverandør, skal vedkomande som tek imot posten for etaten/institusjonen/skolen stemple mottaksdato på innkomne fakturaer. La ikkje fakturaen bli liggande! Det er viktig at det på den enkelte institusjon/skole/avdeling vert etablert rutinar for mottak av faktura slik at ein ikkje risikerer at fakturaen blir liggande gløymd hos mottakaren. Resultatet kan bli for sein bokføring og morarente. Rutinane må sikre at fakturaer ikkje blir liggjande grunna feriar, sjukdom eller anna fråver. Skolen bør utføre fakturakontroll, attestasjon og tilvising så snart som mogleg, og i alle høve bruke mindre enn to veker på dette arbeidet. Dersom det blir brukt lenger tid enn dette må leverandøren få melding om at remitteringa vil bli noko forseinka. Posteringsordren Alle som får rekneskapen sin ordna av Økonomiseksjonen, skal nytte tilvisingsstempelet med kontonummer som samsvarar med vår lokalt tilpassa kontoplan. Stempelet skal setjast på alle Ajouført :28 Side 51 av Rekneskap

52 krav (originalar). Tilvisingsstempelet kan setjast på fakturaen på same tid som mottaksdato blir stempla på. Posteringsordren er grunnlaget for rekneskapsføringa. Denne listar opp nødvendig informasjon som ansvar, avdeling og formål. I tillegg er det opne felt som skal fyllast ut av avdelinga/ institusjonen: Prosjekt: Her skal prosjektkode fyllast inn. Dersom utgifta ikkje skal på prosjekt skal dette feltet stå ope Attestert: Her signerer den som attesterer Godkjent: Her signerer den som førebur og kontrollreknar bilaget jf pkt. 0. U.post: Her skal utgiftsarten (fire siffer) førast, samt eventuell kode for moms og momskompensasjon. (Sjå punkt 5.6 Meirverdiavgift side 57.) Tilvist: Her skal dato og signaturen til den som tilviser førast på Tilvisingsstempel Ver merksam på at dersom det dreier seg om kjøp av tenester med rett til momskompensasjon skal momskompensasjonskoden førast i feltet for mva. Det same gjeld kode for meirverdiavgift for fylket sine einingar som driv slik verksemd at dei kjem inn under lov om merverdiavgift. (Sjå punkt 5.6 Meirverdiavgift side Kreditnota Det finst to typar av kreditnota: - Kreditnota frå leverandør som følgje av feil ved faktura eller reklamasjon grunna feil/mangel ved motteken vare eller teneste. - Kreditnota som gjeld utbetaling av bonus. Kreditnota skal behandlast på same måte som eit ordinært rekneskapsbilag. Dette betyr at kreditnotaen skal attesterast og signerast av den som har tilvisingsmynde. Kreditnotaen bør registrerast snarast mogleg, og helst saman med tilhøyrande faktura. Ein må likevel vurdere i kvart enkelt tilfelle om fakturaen uansett må betalast straks, eller om ein kan halde attende fakturaen til kreditnotaen er motteken Attestasjon Før eit bilag blir tilvist skal det vere attestert av ein person som kan gå god for at bilaget er forsvarleg kontrollert, slik at det kan leggast fram for tilvising. Den som attesterer bilaget utøver følgjande kontrollar: - at vara/tenesta verkeleg er motteke/utført - at vara/tenesta er i samsvar med bestilling - at bestilling er gjort av ein person som har fullmakt til det - at rette prisar, tariffar eller regulativbestemte satsar er nytta - at leveringsvilkåra er oppfylte Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. I praksis vil det ofte vere den som skal ha og bruke vara. Sjå også pkt. 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde og kapitel 4 Attestering og tilvising. Ajouført :28 Side 52 av Rekneskap

53 Bilagsførebuing og godkjenning Den som førebur bilaget ser til følgjande: - kontroll av prisar og etterrekning av faktura - rett utfylling av posteringsordre (tilvisingsstempelet) - kontrollere at organisasjonsnummer er ført på fakturaen (sjå nedanfor) - rett rekneskapsføring, dvs. rett bruk av konti (kostnadsart og kostnadsstad) - kontroll med at kontoen finst - kontroll med at fakturaen ikkje er handsama eller betalt tidlegare - rett avgifts- og skattebehandling (sjå m.a. punkt Lov om meirverdiavgift side 57) - kontroll med om utgifter ved kjøp av tenester skal lønsinnberettast (sjå punkt 5.5.3) - fullstendig og rett bilagsdokumentasjon - eventuell inventarføring (sjå 9 Registrering av inventar og utstyr) Bilaget skal signerast av den som har førebudd og kontrollrekna det. Merk Ved rekneskapsføring skal utgifter alltid belastast der dei høyrer heime og ikkje på ein tilfeldig art der det er ledige midlar. (Sjå 2.8 Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma). Organisasjonsnummer Organisasjonsnummeret (foretaksnummeret i Brønnøysundregisteret) skal stå på alle fakturaer. Dersom dette ikkje står på må det førast på fakturaen før rekneskapsføring. Ved kjøp av varer/tenester frå leverandørar som ikkje står i Brønnøysundregisteret t.d. fordi firmaet har ei årsomsetning under kr ,-, må det gjerast merknad om dette på fakturaen før den blir sendt til rekneskapsførar Tilvising Å tilvise eit bilag er å gje ordre om at eit beløp skal rekneskapsførast og utbetalast. Tilvisinga er berre gyldig når den blir tilvist av den som har tilvisingsmynde eller av den vedkomande har gjeve mynde til å tilvise på sine vegner. Å tilvise vil seie å sjå til at: - alle vilkår for utbetaling ligg føre - arbeidet er utført - vara er motteke - det er gjort gyldig vedtak om løyving til vedkomande formål Tilstrekkeleg informasjon i form av påskrift eller påhefta underbilag må leggjast ved for at tilvisinga skal kunne kontrollerast. Underbilag må alltid følgje med faktura når det er nødvendig for å få eit fullgodt bilde av kva som er grunnlaget for å sette fram kravet. Ved retting i tilvisingsfelt skal det settast ein strek over feilen, då det må gå klart fram kva som er retta. Korrekturlakk skal ikkje nyttast. Det er ikkje tillatt å nytte faksimilestempel ved tilvising. Den som har fullmakt til å tilvise skal ikkje ha høve til å rekneskapsføre. Den som tilviser har ansvar for følgjande: - endeleg godkjenning av ei utgift tilhøyrande fylket, dvs. gå god for at dette er ei utgift tilhøyrande fylket - at det er budsjettmessig dekning for utgifta - at det er heimel for utgifta i budsjettpremisser og anna formalgrunnlag (vedtak, lov- og regelverk) - godkjenne at utgifta er økonomisk forsvarleg - kontroll med at bilaget er førebudd, kontrollert og attestert av tilsette som har desse funksjonane - kontroll med at fylkeskommunale innkjøpsavtalar er overhalde Ajouført :28 Side 53 av Rekneskap

54 Den som har fått delegert tilvisingsmynde frå fylkesrådmannen er direkte ansvarleg for at alle dei ovannemde krava er oppfylt. Tilvisingsmynde blir berre gitt til ein person ved kvar institusjon, dvs. institusjonsleiaren. Denne personen kan vidaredelegere til andre å gjere tilvisingsarbeidet på sine vegner. Dette inneber vidaredelegering av sjølve arbeidet, men ansvaret ligg like fullt på den som har fått ansvaret delegert frå fylkesrådmannen. Skriftleg fullmakt og underskriftsprøve (sjå 4.2.5) skal sendast til Økonomiseksjonen. Det same gjeld dersom fullmakt til å tilvise er delegert for kortare periode. Sjå også 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde og 4 Attestering og tilvising Rekneskapsføring For dei verksemder som har tatt i bruk skanning, blir det vist til punkt For dei verksemder som har Økonomiseksjonen som rekneskapsførar og som ikkje har tatt i bruk skanning, skal tilviste fakturaer sendast direkte til : Møre og Romsdal fylke Økonomiseksjonen, Fylkeshuset 6404 Molde Der leiar av verksemda ikkje har tilvisingsmynde, skal fakturaen sendast til fylkesrådmannen i attestert stand. Merk: Fakturaer utanom skanning som skal rekneskapsførast i Økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen, skal av praktiske omsyn ikkje påheftast pakksetel ved innsending. Pakksetelen skal likevel oppbevarast hos verksemda (Sjå Vedlegg 1). Før bilaga blir rekneskapsførte/puncha skal rekneskapsføraren kontrollere dei med omsyn til rett tilvisingsfullmakt. I tillegg bør følgjande kontrollar gjerast: - tilstrekkeleg utfylling av posteringsordre - fullstendig/tilstrekkeleg dokumentasjon - rett behandling av m.v.a. Når bilaget er kontrollert og funne i orden skal bilagsnummer stemplast på. Dersom rekneskapsbilaget ikkje er i orden vil rekneskapsførar som hovudregel returnere bilaget. Alle tilvisingar for utbetaling til leverandørar blir førte i leverandørreskontroen. Reskontroen gir såleis ei løpande oversikt over gjeld og betalingstransaksjonar mellom fylket og den enkelte forretningsforbindelsen Remittering/utbetaling Med unntak av småutgifter som blir betalt kontant over kontorkassa skal all remittering/utbetaling gjerast ved Økonomiseksjonen. Rekningar blir remitterte på forfallsdagen uavhengig av når registreringa skjer. Det er derfor viktig av rekningar blir tilviste og sende inn for rekneskapsføring/evt. registrert ute på skolane så snart nødvendig kontroll og tilvising er gjort. Nødvendige data skal registrerast i rekneskapssystemet direkte frå fakturaoriginalen. Rekneskapen blir samtidig belasta og oppdatert. Fakturadatoen er avgjerande for kva tid beløpet skal remitterast. I dei fleste tilfelle, vil utbetaling bli gjort 30 dagar etter mottaksdato. Nokre fakturaer krev rask handsaming og må bokførast straks. Dersom det er avtala lengre kredittid enn 30 dagar må vi leggje det inn i EDB-systemet. Økonomiseksjonen må derfor få gjenpart av alle slike avtalar. Ulike former for remittering/utbetaling: Direkte remittering: Økonomiseksjonen bestiller direkte remittering frå Bankenes Betalingssentral dagleg. Telebankoverføring: i enkelt høve kan ein nytte telebankoverføring. Pengane vil då vere inne på mottakaren sin konto neste dag. Ajouført :28 Side 54 av Rekneskap

55 5.5.3 Spesielt om kjøp av tenester Punkt gjeld så langt dette passar også for kjøp av tenester. Dvs.: - Bestilling skal gjerast av ein person som har mynde til det (sjå punkt ) - Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. (sjå punkt ) - Bilaget skal førebuast og kontrollreknast (sjå punkt ) - Bilaget skal tilvisast av ein som har mynde til det (sjå punkt ) Ved kjøp av tenester må den som har tilvisingsansvaret i tillegg vere merksam på reglane for innberetning til likningsmyndigheitene (sjå punkt 5.5.3) og reglane for momskompensasjon (sjå punkt Lov om Momskompensasjon side 60.) Er oppdragstakar næringsdrivande eller ikkje? Ansvar Etter skattebetalingslova 4 har ein arbeidsgjevar plikt til å undersøkje om ein oppdragstakar er sjølvstendig næringsdrivande eller ikkje. Arbeidsgjevaren kan etter skattebetalingsslova 49 og folketrygdlova 17-3 bli økonomisk ansvarleg for manglande forskottstrekk og arbeidsgjevaravgift ved utbetaling til personar som styresmaktene ikkje ser på som reelle næringsdrivande. Dette inneber at det ligg eit særleg ansvar til den som har tilvisingsansvar for å undersøkje om den som sel ein teneste kan dokumentere om vedkomande er sjølvstendig næringsdrivande eller ikkje. Dette bør den som tilviser ha klart allereie når kjøp av teneste blir avtalt. Når det gjeld krav til faktura, organisasjonsnummer og liknande, sjå kapittel 5.6 om meirverdiavgift. Kven er næringsdrivande? Fire vilkår må vere oppfylte for at ei verksemd skal kunne reknast som næringsdrivande: - næringsverksemda skal skje for eiga rekning og risiko - verksemda må vere langvarig og av eit visst omfang - verksemda må vere eigna til å gje eit økonomisk overskot - verksemda må innebere aktivitet, dvs. det kan ikkje vere ei passiv kapitalplassering Nokre element i vurderinga: - den næringsdrivande har fleire oppdragsgjevarar samtidig eller etter kvarandre - den næringsdrivande har eige kontor/produksjonslokale - oppdragsgjevaren har ikkje fagleg instruksjonsmynde - den næringsdrivande dekkjer sjølv materiale o.l. - den næringsdrivande har eigne tilsette Når det ikkje er tvil om at tenesta er utført av ein næringsdrivande er det ikkje grunnlag for å gjere nærare undersøkingar. Er ein i tvil, til dømes ved kjøp av konsulenttenester, bør arbeidsgjevaren oppmode oppdragstakaren til å godtgjere at han er næringsdrivande. Dette kan han mellom anna gjere ved å leggje fram forskotsskattesetel og/eller firmaattest. Oppdragsgjevaren kan også leggje spørsmålet fram for det lokale likningskontoret. Innberetning - regelverket Hovudregelen etter likningslova 6-2 nr. 1 bokstav f er at alle utbetalingar til næringsdrivande skal innberettast. Frå dette utgangspunktet gjeld likevel vide unntak, jf. 6-9 i forskrift av om begrensning av lønsoppgaveplikten. Her er det m.a. sagt at plikt til å sende lønsoppgåve ikkje gjeld vederlag som er godtgjering for tenester av teknisk, handverksmessig, juridisk, rekneskapsmessig eller annan art når mottakaren driv sjølvstendig næringsverksemd frå fast forretningsstad i Noreg. Forskrifta og nærmare opplysningar om unntaket finn ein i Ajouført :28 Side 55 av Rekneskap

56 Skattedirektoratets arbeidsgjevarhefter 3 (Lønns- og trekkoppgaver), som ein får ved å kontakte kommunekasserarkontora. Innberetning I dei tilfelle ein ikkje finn grunnlag for å la vere å innberette slike godtgjersler skal desse innberettast på post 401 på løns- og trekkoppgåva; utbetalingar til næringsdrivande. Som nemnt er slik innberetning aktuelt m.a. når næringsdrivande ikkje har fast forrestningsstad i Noreg. I tilfelle ein er i tvil om oppdragsgjevaren er næringsdrivande skal ein innberette ytinga som vanleg løn, gjere forskottstrekk og berekne arbeidsgjevaravgift. Ytinga bør innberettast dersom vedkomande på forespørsel ikkje kan leggje fram firmaattest, utskrift frå Enhetsregisteret eller forskotsskattesetel. Rutine ved utbetaling til andre enn næringsdrivande eller til næringsdrivande utan fast forretningsstad i Noreg 1. Det er tilvisar si plikt å undersøkje om utbetalinga er innberetningspliktig. 2. Dersom vilkåra for næringsdrift ikkje er oppfylte, eller den næringsdrivande ikkje har fast forretningsstad i Norge, skal utbetaling for arbeidet handsamast som løn. Fakturaen skal sendast til lønsavdelinga. Desse opplysningane skal stå på tilvisinga: - namn, adresse, evt. bankkonto - skattekort - fødselsnummer 3. Alle utbetalingar der leverandør ikkje kan godtgjere at han er sjølvstendig næringsdrivande eller den næringsdrivande ikkje har fast forretningsstad i Noreg skal utbetalinga registrerast og utbetalast i lønssystemet og innberettast. Ikkje innberetning Som det går fram ovanfor vil ytingar i dei fleste tilfelle ikkje vere innberetningspliktig. Slike fakturaer skal førast i rekneskapen som ei vanleg utgift. Rutine ved utbetaling til næringsdrivande med forretningsstad i Norge 1. Det er tilvisar si plikt å undersøkje om utbetalinga skal innberettast. 2. Dersom utbetalinga ikkje er innberetningspliktig skal fakturaen sendast til rekneskapsavdelinga. 3. Ved utbetalingar til sjølvstendig næringsdrivande skal desse opplysningane stå på tilvisinga: - namn - adresse - evt. bankkonto. 4. Dersom rekneskapsførar er i tvil om det som er tilvist skal innberettast som løn vil tilvisinga bli returnert til den som har tilvist henne. Det er den som har tilvisingsansvaret som har ansvar for å skaffe fram dokumentasjon som stadfester at beløpet ikkje skal innberettast. Slik dokumentasjon kan vere forskotsskattesetel eller firmaattest. I tilfelle der det er tvil kan tilvisar også rette spørsmål til det lokale likningskontoret. Ajouført :28 Side 56 av Rekneskap

57 Oppsummering Leverandør Private, ikkje næringsdrivande Næringsdrivande utan fast forretningsstad i Noreg Firma/sjølvstendig næringsdrivande med fast forretningsstad i Noreg Handsaming Fakturaen handsamast som løn og bokførast på ein lønspost dvs 2 første siffer i underpost skal vere 10 eller 00. Innberetningsplikt; Forskotstrekk og arbeidsgjevaravgift Fakturaen handsamast som løn og bokførast på ein lønspost dvs 2 første siffer i underpost skal vere 10 eller 00. Innberetningsplikt Fakturaen går over rekneskap, ingen innberetning Momskompensasjon ved kjøp av tenester frå næringsdrivande Frå 1.januar 2004 blei det innført ei generell ordning med momskompensasjon for kommunar og fylkeskommunar. (Sjå punkt Lov om Momskompensasjon side 60.) 5.6 Meirverdiavgift Det viktig å merke seg skiljet mellom vanlege avgiftspliktige verksemder, som er regulert i den ordinære meirverdiavgiftsloven, og verksemder som er regulert i lov om momskompensasjon. Nokre definisjonar: Inngåande avgift: Avgift ved kjøp av varer og tenester (inngåande fakturaer). Utgåande avgift: Avgift som blir berekna og betalt ved omsetjing og uttak av varer og tenester (utgåande fakturaer). Omsetning: Levering av varer og tenester mot vederlag Avgiftspliktig offentleg verksemd: Det ligg føre avgiftsplikt for offentleg verksemd straks varer eller tenester blir selt mot vederlag. Ein næringsdrivande kan omsetje for inntil før han treng å registrere seg, men denne avgrensinga gjeld ikkje for offentlege verksemder. Uttak: Uttaksavgift vil seie avgift på eige uttak frå avgiftspliktig verksemd. Fritak (0-sats) innanfor avgiftsområde: I nokre høve er avgiftspliktige verksemder fritatt for å berekne utgåande meirverdiavgift (0-sats). Typisk gjeld dette sal av varer og tenester til utlandet, men også enkelte typar innanlandsk omsetning t.d. omsetning av bøker i siste omsetningsledd og aviser som minst kjem ut ein gong i veka. Andre døme på unntak er omsetning av helsetenester, sosialtenester, undervisningstenester, serveringstenester ved student- og elevkantiner, kunst osv. Varer og tenester som er unntatt er ramsa opp i mva lovens 5a og 5b. Det har vore stilt spørsmål frå skolar og avdelingar i fylkeskoskommunen om sal av brukt utstyr er avgiftspliktig, men dette salet er ikkje avgiftspliktig dersom fylkeskommunen ikkje hadde frådragsrett for mva når vara blei kjøpt inn JF MVA loven 16 punkt Lov om meirverdiavgift Meirverdiavgiftsloven sin 11 omhandlar ordinær avgiftsplikt for offentlege verksemder. I 11 1.ledd lyder Stat, kommune og institusjoner som eies eller drives av stat og kommune er på samme måte som næringsdrivande avgiftspliktige når de driver omsetning av varer og tjenester. Ein skal då betale avgift av all omsetning og har rett til å trekke frå inngåande avgift dvs moms på alle innkjøp. Etter 11 første ledd har verksemda frådragsrett for indirekte kostnader. Fylkeskommunen må betale meirverdiavgift ved eige uttak frå ei slik bedrift dvs ved omsetjing internt mellom dei ulike einingar i fylke. Døme på slike verksemder i vår fylkeskommune er Fiskehallen ved Fagskolen i Ålesund og området kjøp/sal av konsesjonskraft som blir administrert av Byggje- og vedlikehaldsseksjonen. I 11 2.ledd står det Når slike institusjoner hver for seg eller i fellesskap driver virksomhet som hovedsaklig har til formål å tilgodese egne behov, er de avgiftspliktige bare for sin omsetning til andre. Slike verksemder skal ikkje betale avgift for produksjon til eige bruk og får bare frådrag for inngåande avgift som går med til å produsere varer og tenester som blir selt til andre. Dei har Ajouført :28 Side 57 av Rekneskap

58 ikkje høve til å trekke frå avgift på indirekte kostnader. Kriteriet om hovudsakleg å tilgodesjå eigne behov vil seie at 80% av produksjonen eller budsjettet går med til eige bruk. Døme på ledd bedrifter i fylkeskommunen er sal av elevarbeid ved ulike yrkesfaglinjer, omsetning av kioskvarer i skolekantiner og liknande. Det er ikkje noko krav til offentleg næringsverksemd at den skal drive næringsverksemd for at den kjem inn under lov om meirverdiavgift. Det er tilstrekkeleg at verksemda driv avgiftspliktig omsetjing av varer eller tenester. Dersom ein ved levering av varer eller tenester får eit vederlag, føreligg det omsetning jf lovens 3. Fylkeskommunen leverer i dag 5 ulike typar eller sett av momsoppgåver: Momssett 10: Samleoppgåve for alle ledd bedrifter med 2 månadlege oppgjersterminar Momssett 11: Momskompensasjon Momssett 20: Samleoppgåve for alle ledd bedrifter med 2 månadleg oppgjerstermin Momssett 30: 11 1.ledd landbruk (årleg oppgjerstermin) Momssett 40: ledd fiskeri (årleg oppgjerstermin) Ver merksam på at det er oppretta eigne momskodar for utanlandskjøp sjå kommentar til momskodar utanlandskjøp under tabellen med momskodar nedanfor. Økonomisystemet opererer med omgrepet momssett for ulike momsoppgåver og eigne mva koder for dei ulike sett: Ajouført :28 Side 58 av Rekneskap

59 MOMS- MVA- TEKST - SETT KODE AVGIFTSKODE 10 SAMLEOPPGÅVE FOR LEDD BEDRIFTER MED 2 MND OPPGJER INGEN MVA UTGIFTER % INNG MV % INNG MV % INNG MVA % MVA kjøp utland % UTG MVA INNTEKTER % UTG MVA % UTG MVA 11 MOMSKOMPENSASJON MED 2 MND OPPGJER 110 INGEN MVA UTGIFTER % MVA-KOMP. DRIFT % MVA-KOMP. DRIFT 113 8% MVA-KOMP. DRIFT % MVA-KOMP. INV % MVA-KOMP. INV % MVA-KOMP. INV % MVA kjøp utland 20 SAMLEOPPGÅVE FOR 11.1 BEDRIFTER MED 2 MND OPPGJER INGEN MVA UTGIFTER % INNG MVA % INNG MVA ,11% INNG MVA % INNG MVA % MVA kjøp utland % UTG MVA INNTEKTER % UTG MVA 30 SAMLEOPPGÅVE FOR 11.1 LANDBRUK OPPGJER PR ÅR 300 INGEN MVA LANDBRUK UTGIFTER % INNG MVA % INNG MVA % INNG MVA % MVA kjøp utland % UTG MVA INNTEKTER % UTG MVA 40 SAMLEOPPGÅVE FOR 11.1 FISKERI OPPGJER PR ÅR 400 INGEN MVA FISKERI UTGIFTER % INNG MVA Ajouført :28 Side 59 av Rekneskap

60 % INNG MVA % INNG MVA % MVA kjøp utland % UTG MVA INNTEKTER % UTG MVA ,11% UTG MVA Systemet er nå oppdatert med nye momskodar for utanlandskjøp: MVA-kode Tekst Avgiftskonto 118 Momskompensasjon Verksemder dvs sal av elevarbeid og liknande Fiskehallen v/ Ålsesund mar.skole m fl Landbruk - Gjermundnes vgs Fiskeri På fakturaen frå utanlandsk leverandør er ikkje momsen tatt med. Momsen på slike kjøp blir kravd inn frå m.a. Tollvesenet, som sender ein faktura på beløpet saman med eventuelt andre omkostningar. Fakturaen frå utanlandsk leverandør og fakturaen frå Tollvesenet må bokførast i same momsperiode for at momsoppgåva skal bli riktig, slik: 1. Utanlandsfakturaen: Hvis muleg bør ein vente med registrering av denne til tollfakturaen ligg føre og momsgrunnlaget er kjent. Utanlandsfakturaen blir då å føre med momskode 118 for den avgifstpliktige delen av beløpet dersom kjøpet fell inn under momskompensasjonsordninga. Momsgrunnlaget for inngåande moms kjem dermed på plass, men genererer ingen momsberekning 2. Momsfakturean frå m.a. frå Tollvesenet: Momsbeløpet registrerast med momskode 110 (ingen momsberekning) direkte på avgiftskontoen i balansen t d konto mva momskompensasjon. (Det er knytt ulike avgiftskonti til dei ulike momssetta - sjå tabellen ovanfor). Vi oppfordrar til å ta kontakt med økonomiavdelinga dersom de er usikre på handsaminga av moms ved utanlandskjøp Lov om Momskompensasjon Generelt Med verknad frå 1. januar 2004 er det innført nye reglar for ei generell momskompensasjonsordning. Ordninga omfattar både kommunesektoren og enkelte private aktørar som utfører oppgåver på vegne av kommunar/fylkeskommunar. Momskompensasjonsordninga er regulert i lov av 12. desember 2003 nr. 108 og avløyser lov av 17. februar 1995 nr. 9 som gjeld den gamle ordninga. Hovudregelen er nå at meirverdiavgifta på alle varer og tenester som er til bruk i verksemda gjev rett til kompensasjon. Det er nokre unntak frå retten til kompensasjon, som vi kjem tilbake til. Formålet med loven er at kommunesektoren ikkje lenger skal ha motiv for å produsere tenester eller varer med eigne tilsette framfor å kjøpe frå andre. Loven skal medverke til at konkurransevridinga mellom eigenproduksjon og private tilbydarar som skuldast meirverdiavgifta, blir redusert. Det skal sendast inn kompensasjonsoppgåve 6 gonger i året. Kvar termin består av ein periode på 2 månader. Frist for innsending av oppgåva er 1 månad og 10 dagar etter utløpet av kvar periode. Eit kompensasjonskrav vil vere forelda dersom det ikkje er fremsett innan fristen for å sende inn kompensasjonskrav for den etterføgjande oppgåveperioden. Alle einingar i fylkeskommunen der fylkestinget eller anna styre eller råd i medhald av kommuneloven eller kommunal særlovgjeving er øvste mynde, er omfatta av ordninga. Men det er ei avgrensing når det gjeld 11 1.ledd bedriftene og ledd bedriftene som følgjer vanlege momsreglar. Det blir ikkje gitt kompensasjon der ein har frådragsrett for meirverdiavgift etter den ordinære meirverdiavgiftslova. Dette fylgjer av kompensasjonslovas 4. Elles har alle einingar i Ajouført :28 Side 60 av Rekneskap

61 fylkeskommunen ved kjøp av varer og tenester rett til kompensasjon så langt lova gir kompensasjon. Dette inneber: Alle einingar i fylkeskommunen som er registrert etter 11 1.ledd, kan godt vere omfatta av ordninga dersom eininga har verksemd som ikkje fell inn under 11 1.ledd bedrifter. Andre einingar internt i fylkeskommunen som er omfatta av kompensasjonsordninga, har rett på kompensasjon ved kjøp frå ei slik 11 første ledd bedrift. Døme på dette er når Byggje- og vedlikehaldsseksjonen fakturerer strøm internt til andre einingar i fylkeskommunen som får refundert momsen ledd bedrifter har vanleg frådragsrett for innkjøp som går til vidaresal med utgåande avgift (eksternt sal) etter lov om meirverdiavgift. Alle andre innkjøp gjev rett til kompensasjon etter lov om momskompensasjon. Alle andre einingar i fylkeskommunen der fylkeskasseraren er rekneskapsansvarleg og som ikkje er registrert i avgiftsmanntalet, er omfatta av ordninga med momskompensasjon. Dette gjeld uavhengig av om dei ikkje driv omsetningsverksemd eller har omsetning som fell utanfor virkeområde for lov om meirverdiavgift Innkjøp omfatta av kompensasjonsordninga Krav til salsdokumentet Det er eit krav at inngåande faktura (salsdokumentet) skal vere korrekt utfylt dvs ein at m.a. skal sjå etter at MVA organisasjonsnummer er utfylt på fakturaen og at momsen er spesifisert. Forskrift nr 2 etter meirverdiavgiftslova regulerer korleis eit salsdokument skal være utfylt. Hovudregel Hovudregelen er at alle innkjøp av varer og tenester er omfatta av ordninga. Det er derimot slik at innkjøp av varer og tenester som ikkje gir frådragsrett etter ordinære momsregler, heller ikkje gir rett til kompensasjon etter lov om momskompensasjon. Avgrensingane i loven ser vi nærare på nedanfor Avgrensingar i loven: 1. Kjøp skal gå til bruk i den eininga som har rett til kompensasjon Det er eit vilkår at kjøpet er til bruk i den verksemda som har rett til kompensasjon. Vilkåret om at kjøpet må vere til bruk i verksemda, gjeld også for frådragsretten for inngåande moms etter meirverdiavgiftsloven sine generelle reglar (mval 21). Når t.d. fylkeskommunen oppfører eit bygg, er det såleis eit krav for å få full kompensasjon, at bygget er til eige bruk og fylkeskommunen fullt ut har det økonomiske ansvar for bygget. Dersom fylkeskommunen leiger ut deler av bygget, får ein ikkje kompensasjon for den delen av bygget som blir disponert til utleige. Innkjøp av heime PC til tilsette i fylkeskommunen fell utanfor ordninga med momskompensasjon dvs ein får ikkje refundert momsen fordi dette kjøpet er til heimebruk og ikkje til bruk i verksemda. Tilsvarande ordningar i private verksemder gjev heller ikkje frådragsrett for inngåande moms jf mval 21. Det gis heller ikkje kompensasjon ved innkjøp/leasing av PC for vidareutleige til elevar mot vederlag sjølv om utstyret er naudsynt i undervisninga. Slik vidareutleige av utstyr fell inn under lov om meirverdiavgift 11.2 dvs det er avgiftspliktig omsetning. 2. Avgrensingar mot frådragsretten I kompensasjonslovens 4 andre ledd står det at det ikkje blir gitt kompensasjon i dei høve kor det ligg føre rett til frådrag for inngåande avgift iflg lov om meirverdiavgift kapittel IV. Det vil seie at 11 første ledd bedrifter og 11 andre ledd bedrifter i fylkeskommunen ikkje både kan ha frådrag for inngåande mva etter mva loven sine bestemmingar og samtidig ha rett til kompensasjon. 3. Kjøp som er nemnt i lov om lov om meirverdiavgift 22 første ledd Det blir ikkje gjeve kompensasjon for kjøp der ein ikkje får frådrag for moms etter dei ordinære momsreglane. Det vil seie at ein ikkje kan krevje refusjon der dei ordinære avgiftspliktige verksemdene heller ikkje har høve til å frådragsføre momsen. Dei kjøp dette gjeld er ramsa opp i meirverdiavgiftslovas 22 første ledd: 22. Retten til fradrag omfatter ikke inngående avgift på: Ajouført :28 Side 61 av Rekneskap

62 1. Omkostninger vedrørende servering og leie av selskapslokaler som nevnt i 5 a annet ledd nr Kunst og antikviteter med mindre kjøperen omsetter varer av samme slag i sin næringsvirksomhet. 3. Andre varer og tjenester som anskaffes utelukkende til bruk som nevnt i 14 annet og tredje ledd. Meirverdiavgiftlova 14 andre og tredje ledd er slik: Når fradragsrett ikke er avskåret etter 22, skal det svares avgift som ved uttak når varer og tjenester fra virksomheten brukes (som medfører at det ikkje blir gitt mva-kompensasjon ved kjøp omtalt i punkta nedanfor): 1. Til kost og naturalavlønning til virksomhetens innehaver, ledelse, ansatte og pensjonister. 2. Ved arbeid på og drift av fast eiendom som skal dekke boligbehov, fritids-, ferie- eller andre velferdsbehov, herunder løsøre og utstyr til slike eiendommer. Avgiftsplikten etter denne bestemmelse gjelder ikke oppføring og vedlikehold av bedriftskantiner. 3. Til representasjon. 4. Til gave og til utdeling i reklameøyemed. Avgift skal ikke svares av tjenester som ytes personlig og vederlagsfritt direkte til veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner. Departementet kan gi forskrifter om avgrensing og gjennomføring av bestemmelsen i første punktum Når fradragsrett ikke er avskåret etter 22, skal det også svares avgift som ved uttak når personkjøretøyer brukes til annet enn som salgsvare, eller som utleiekjøretøy i yresmessig utleievirksomhet eller som middel til å transportere personer mot vederlag i persontransportvirksomhet. Det skal også svares avgift av varer og tjenester til vedlikehold, bruk og drift av personkjøretøyer til annet formål enn nevnt i første punktum. Som personkjøretøy anses også campingtilhenger og motorvogn registrert som varebil klasse 1. Departementet kan ved forskrift fastsette nærmere vilkår for minste eiertid og bruk. 4. Meirverdiavgift på anskaffelser til bygg, anlegg eller annen fast eiendom for sal eller utleige. Det er her gjort unntak for boliger med helse- eller sosialformål. Kva type boligar som blir omfatta av unntaket er det gitt særskilte retningslinjer for. 5. Fylkeskommunale verksemder som driv økonomisk aktivitet og denne er i konkurranse med verksemder som ikkje er kompensasjonsberettiget, har ikkje rett på kompensasjon Avklaringar som er gjort i forhold til lovverket mv: Elevkantiner Det gis ikkje kompensasjon ved innkjøp av matvarer, serviettar, bestikk osv til elevkantiner for vidaresal til skolens tilsette og elevar. (Drikke og serveringsautomatar vert å sjå på som kantinedrift og fell også utanfor ordninga. Vi får derimot refundert momsen ved oppføring og vedlikehald av elevkantiner og kjøp og vedlikehald av utstyr, løst inventar og lignende jf meirverdiavgiftslova 14 (punkt 2 ovanfor)). Dersom kantina sel kioskvarer (sjokolade, is osv) er dette avgiftspliktig omsetning som fell inn under mva lovens 11 andre ledd og skal registrerast i avgiftsmanntalet. Dersom kantina sel serveringstenester til utanforståande, er dette også avgiftspliktig omsetning. Innkjøp til slik omsetning skal då førast med momskode for ordinær moms dvs kode 101 og 102 og salet med momskode 103 (serveringsteneste) eller 104. Internat Det gis derimot kompensasjon ved innkjøp av mat til internat (internatskolar) sjølv om elevane betalar for kost og losji. Som for skolekantinar gis det kompensasjon for alle utgifter til drift og vedlikehald av internatbygg. Innkjøp av matvare til skolen utanom kantinedrift Ajouført :28 Side 62 av Rekneskap

63 Dersom innkjøp av matvarer blir brukt som ledd i undervisninga skal kjøpet førast på konto undervisningsmateriell og førast med momskompensasjonskode 112. Det gis kompensasjon for innkjøp av mat/kaffi som blir kjøpt inn av skolen til servering på skolen i undervisningstida i samband med foreldremøte og liknande når både elevar og foreldre er til stades. Det kan då ikkje krevjast inn eigenandel. Dersom skolen inviterer ut på servering utanfor skolen og kjøper serveringstenesta hjå andre, får ikkje skolen momskompensasjon dvs mva kode 110. Krav til salsdokumentet for transporttenester (taxirekningar, billettar, parkeringsbegyr o l ) Når det gjeld legitimasjonskrav til taxi rekningar o l har Skattedirektoratet gitt ei fortolking for dei næringsdrivande med ordinær frådragsrett. Denne fortolkinga blir også lagt til grunn for momskompensasjon, når ei slik rekning blir lagt ved reiserekninga med opplysning om reiseformål slik som omtalt i fortolkinga sitert nedanfor: Med virkning fra 1. mars 2004 antar direktoratet at virksomheter som driver med kollektiv personbefordring av praktiske grunner må utstede billetter som angir vederlaget uten avgift og selve avgiftsbeløpet. Videre må angis selskapets organisasjonsnummer i Enhetsregisteret etterfulgt av bokstavene MVA. Det er fra 1. mars 2004 innført fradragsrett for kjøpere av persontransporttjenester. Dette innebærer at registrerte næringsdrivende som har utgifter til persontransport vil kunne kreve fradrag for beregnet merverdiavgift. Det er et vilkår for slik fradragsrett at det foreligger et tilfredsstillende salgsdokument. Etter forskrift nr. 2 2 første ledd skal et salgsdokument blant annet angi navn og adresse til den næringsdrivende som mottar varen eller tjenesten. Skattedirektoratet har med hjemmel i forskrift nr. 2 2 fjerde ledd funnet å kunne samtykke i at kjøpers navn og adresse inntil videre unnlates å angis på billetter som benyttes i rutegående kollektivtransport med buss, tog, bane, trikk eller ferge. Det samme gjelder billetter som utstedes ved transport av kjøretøy på ferge eller annet fartøy på innenlands veisamband. For at billetten skal kunne brukes som legitimasjon for fradragsberettiget inngående merverdiavgift, stiller direktoratet som vilkår at kjøperen selv på billetten (eventuelt på et vedlegg til denne) angir formålet med den enkelte reise, samt daterer og signerer dokumentet. Vi viser i denne anledning til forslaget til ny bokføringslov med forskrifter som forutsetter at angivelse av kjøper kan unnlates på kjøpsdokumentasjonen ved kontantkjøp under kr 1 000, jf. utkast til bokføringsforskrift i NOU 2002: annet ledd første punktum. Det er i samme bestemmelse foreslått at kjøper skal påføre salgsdokumentet formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene dersom kjøper ikke er angitt. Telefongodtgjersle og porto betalt over lønssystemet: Art Oppgåvepliktig telefongodtgjersle 25 %mva Skattedirektoratet har som ei mellombels løysning akseptert at registrerte næringsdrivande som held telefon for sine tilsette, kan føre til frådrag inngåande avgift på telefonrekningar som gjeld tenestetelefonar. Føresetnaden er at arbeidstakaren overleverer telerekninga i original eller kopi til firmaet, og at han legg ved ei stadfesting der det blir vist til vedkomande telerekning, samtidig som det blir gitt ei stadfesting om at vedkomande arbeidstakar ikkje er registrert i avgiftsmanntallet og derfor ikkje har trekt frå inngåande avgifti i sin privatrekneskap. Privatbruk av tenestetelefonen er ikkje fradragsberettiget. Same rutine skal følgjast når fylkeskommunen skal dekke telefonutgifter for sine tilsette. Reiserekningar m v betalt over lønssystemet: Når det gjeld reiserekningar som blir betalt over løn (eige reiserekningsformular) er det artskontoen som blir brukt på reiserekninga som styrer momskoden. Følgjande kontoartar skal brukast både ved kurs og vanlege tenestereiser: Bilettar 8 % mva (f eks buss-, fergebilettar, drosjerekningar osv) Ymse reiseutlegg 25% mva Ymse reiseutlegg utan mva (f eks bompengar) Hotellrekningar og andre avgiftsfrie kursutgifter dekt over reiserekning ved kursopphald: Ajouført :28 Side 63 av Rekneskap

64 11506 Hotellvernatting dekt overl ønsslipp 8% mva Porto dekt over lønsslipp 25% MVA Transportutgifter som blir betalt direkte over rekneskapssystemet: Ymse reiseutlegg: Her førast m.a. parkeringsgebyr personkjøretøy med momskode 110. (Det blir ikkje gitt kompensasjon ved parkering av personkjøretøy, bare for andre kjøretøy som f eks varebil). Tunnel- og bompengar førast også her med moskode 110. Dette er avgiftsfrie tenester. Persontransport Frå 1. mars 2004 er det innført 8 % mva på persontransport/kollektivtransport med rett til kompensasjon dvs ein skal bruke mva-kode 113 på drosjerekningar, bussbillettar, fergebillettar o l. Innkjøp, drift og leige av bilar: Innkjøp, drift og leige av personkjøretøy fell utanfor momskompensasjonsordninga dvs at ein skal bruke momskode 110. Som personkjøretøy reknast også varebilar i klasse 1. Motorvogner registrert som buss under 6 meter med inntil 17 seteplassar blir også rekna som personkjøretøy og fell dermed utanfor momskompensasjonsordninga (momskode 110). Ved innkjøp, drift og leige av andre bilar enn personkjøretøy blir det gitt momskompensasjon. For fleire detaljar sjå avklaringar gjort av Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) under avsnitt: Vedlegg til einfo 6/04 av fra NKRF servicekontor (vedlegg 13), side 95 og Vedlegg til einfo 8/04 av fra NKRF servicekontor (Vedlegg 14), side 97. Ajouført :28 Side 64 av Rekneskap

65 5.7 Inntekter For inntekter og innbetalingar gjeld Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter, samt Instruks for rekneskapsføring Inntektsordre Fylket mottek inntekter av ulik karakter. Desse inntektene kan grovt delast i tre grupper: 1. Øyremerka tilskot frå staten Dette er overføringar frå staten som kjem etter at det er gjeve bindande tilsegn om øyremerka tilskot. 2. Sals- og leigeinntekter I denne gruppa kjem ordinære sals- og leigeinntekter, der inntektene som regel kjem etter at fylket sine verksemder har sendt ut faktura. 3. Skatt, rammetilskot, trygderefusjonar, renteinntekter mm I denne gruppa kjem inntekter som det i liten grad er mogleg for fylket å påverke. Definisjon Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av inntektsordren går det fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Ein inntektsordre gjeldande øyremerka tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde. Krav om inntektsordre Det er eit krav at det skal gjevast inntektsordre til rekneskapsførar for alle inntekter som er nemnt i pkt. 1 og pkt. 2. Ein ordre om inntektsføring av øyremerka tilskot frå staten skal vere skriven under av den som har tilvisingsmynde. Oppsummering Type inntekt Inntektsordre? Underskrift av budsjettansvarleg? Øyremerka tilskot JA JA Sals- og leigeinntekter JA NEI Skatt, rammetilskot m.m. NEI NEI Inntektsbilaget Alle inntekter skal dokumenterast med bilag. På inntektsbilaget skal det gå fram kven som skal betale eller kven som har betalt beløpet, og kva innbetalinga gjeld. Når det gjeld dei avdelingar/skolar som bruker faktureringsprogrammet Kommfakt, vil inntekts- og fordringsføring skje automatisk i rekneskapen. Målsettinga er at alle inntekter som gjeld gruppe 2, skal produserast via Kommfakt. I dei tilfella der krav blir fakturerte bør ein sjå til at desse opplysningane finst på fakturaen: Namn og adresse til den som sender kravet Namn og adresse til den som mottek kravet Kva kravet gjeld Mengd eller omfang av det som er levert eller ytt Beløp, mva. skal vere spesifisert Staden der varen er levert eller tenesta ytt Organisasjonsnummer (sjå nedanfor) Stad/dato Bank- eller postgirokonto kravet skal innbetalast til Betalingsbetingelsar (forfallsdato - sjå nedanfor, morarente e.l.) Telefonnummer, evt. kontaktpersonar Fakturanr./referanse (f.eks. ansvarskode/kontostreng) Ajouført :28 Side 65 av Rekneskap

66 Om bruk av forfallsdato Forfallsdato skal gå fram av fakturaen. Vilkåret for å krevje forseinkingsrenter er at eit krav ikkje er betalt på forfallsdato. Er det ikkje avtalt forfallsdato, kan rente først reknast ein månad etter at fordringshavaren har sendt skyldnar skriftleg varsel med oppmoding om å betale. Når det gjeld privatpersonar skal dei ha 14 dagars betalingsfrist. Øvrige debitorar skal ha 30 dagars betalingsfrist. Om bruk av organisasjonsnummer Det er fylket sitt juridiske organisasjonsnummer som skal stå på fakturaen. Dette nummeret er: Kvar verksemd har eige organisasjonsnummer, men desse skal berre nyttast i samband med inn- og utmelding i trygdeetaten sitt arbeidstakarregister. Registrerte næringsdrivande skal rette seg etter forskrift nr. 1 (nr. 2) om innhald av salsdokument m.v. (fastsett etter Lov om meirverdiavgift), sjå Forskrift nr. 1 (nr. 2) om innhold av salgsdokumenter m.v. (vedlegg 8) Uteståande fordringar Anordningsprinsippet Anordningsprinsippet inneber at overføringar og andre inntekter blir inntektsførte i den perioden dei høyrer heime, uavhengig av når innbetalinga kjem. Inntektsføringa skjer mot kortsiktige fordringar i balansen. Dette betyr at for dei avdelingane/skolane der Økonomiseksjonen er rekneskapsførar må det sendast kopi av utsendte krav slik at desse kan fordringsførast. Når det gjeld dei avdelingar/skolar som brukar faktureringsprogrammet Kommfakt, vil inntekts- og fordringsføring skje automatisk i rekneskapen. Unntak frå anordningsprinsippet: I avgrensa omfang har avdelingar/skolar og tannklinikkar i dag høve til å inntektsføre etter kontantprinsippet og la innbetaling skje til etaten/institusjonen sin eigen bankkonto. Denne praksisen er motivert ut frå omsynet til oppfølging og kontroll med innbetalingar. Ut over dette skal anordningsprinsippet følgjast så langt råd er. Sjå punkt Fordringsføring av uteståande krav Når det gjeld krav som er produsert via Kommfakt blir desse fordringsført på 2 balansekonti og som skal følgjast opp av økonomiseksjonen. Alle andre krav skal førast på balansekonti tilhøyrande den avdeling/skole som utfakturerer, og det er den enkelte avdeling/skole som har ansvar for å følgje opp desse fordringane. Den som sender eit krav eller har fått tilsegn om tilskot har ansvar for å følgje opp at innbetalinga kjem. Dette føresett at den budsjettansvarlege legg opp gode rutinar for oppfølging av uteståande fordringar. Konto for kortsiktige fordringar må avstemmast kvar månad. Rutine for fordringsføring av uteståande krav 1. Når avdelinga/skolen sender ut eit krav utanom Kommfakt der innbetaling skal skje til bankkontoen til fylkeskassa skal det sendast kopi av dette kravet til Økonomiseksjonen. Inntektspost skal vere påført, og inntektsføring skjer med etaten/institusjonen sin eigen ansvarskode. 2. Økonomiseksjonen fører kravet mot konto for uteståande fordringar i balansen. 3. Det er den som sender eit krav som har ansvaret for å følgje opp at innbetalinga kjem. 4. Pr. 2. tertial og ved kvart årsskifte skal avdelinga/skolen utarbeide ei oversikt som viser kva fordringar som ikkje er betalte. Denne oversikta skal sendast til Økonomiseksjonen Oppfølgingsrutiner for sals - og leigeinntekter Sjå også 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter. Fordringsføring av uteståande krav frå faktureringsprogrammet Kommfakt: Ajouført :28 Side 66 av Rekneskap

67 Det er Økonomiseksjonen som har ansvar for å avstemme fordringar frå Kommfakt mot balansekonti samt å purre på desse. Dersom betaling ikkje skjer etter eit inkassovarsel vil Økonomiseksjonen sende ein førespurnad til den som har produsert kravet med spørsmål om kravet skal oversendast inkassobyrå for inkasso. Rutine for oppfølging av sals - og leigeinntekter 1. Faktura/krav skal sendast ut straks ei vare/ein teneste er levert. Frist for betaling skal stå på fakturaen/kravet. Betalingsfristen er 30 dagar om ikkje anna er avtalt. Dersom det gjeld krav der innbetaling skal skje til fylkeskassa sin bankkonto skal Økonomiseksjonen ha kopi av kravet, sjå punkt Purring skal sendast ut 14 dagar etter forfall. 3. Er kravet framleis ikkje betalt etter 14 dagar, skal saka m/eventuelle vedlegg (kopi av purring) straks oversendast Økonomiseksjonen som sender ut siste varsel om frivillig innbetaling, dvs. inkassovarsel. Betalingsfristen i inkassovarselet skal vere 14 dagar. I dei høve der kravet skulle innbetalast til ansvarsstaden sin eigen bankkonto skal saka vere påført inntektsordre til inntektspost i rekneskapen ved oversending til Økonomiseksjonen. Av inntektsordren går det fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. 4. Dersom kravet ikkje blir betalt innan fristen på innkassovarselet sender Økonomiseksjonen saka til inkasso. Kravet blir då registrert på fordringskonto på Økonomiseksjonen sitt ansvar i rekneskapen. Økonomiseksjonen har no oppfølgingsansvaret for fordringskontoane. 5. I dei sakene der inkassoarbeidet avslører at det er små utsikter for dekning av kravet, skal fordringa avskrivast som tapt. Inkassoselskapet følgjer saka vidare, ("overvåking"), slik at kravet framleis vil stå ved lag og foreldingsfristane blir ivaretekne. Økonomiseksjonen vil gje tilbakemelding til etaten/institusjonen i den/dei sakene der tapsavskriving er aktuelt. Etaten/institusjonen tilviser tapsavskrivingar på underpost (Jfr. gjeldande fullmakter. Sjå punkt 5.7.4) 6. Innbetalingar på tidlegare avskrivne fordringar vil bli inntektsførte på same ansvarsstad som tapsavskrivinga er ført, men med underpost Korrigering av uteståande fordringar Når eit krav som er inntektsført viser seg ikkje å vere rettmessig, må beløpet førast ut (til kredit) frå fordringsmassen. Inntektskontoen skal debiterast for beløpet Avskriving tap på krav Eit rettmessig krav som ikkje blir betalt skal førast som tap på krav (underpost 14703). Dette bør skje så snart tapet er konstatert. Det er ikkje nødvendig at det t.d. er gjennomført tvangsinnfordring for å kunne avskrive. Ei avskriving i rekneskapen inneber ikkje at kravet er fråfalle eller at fordringa nødvendigvis er tapt. Fylket kan ha skaffa seg tvangsgrunnlag slik at kravet kan drivast inn på eit seinare tidspunkt. Fylkesrådmannen fekk i U-sak 189/91 fullmakt til å avskrive tap på fordringar. I instruks for avskriving av kortsiktige fordringar som vart utsendt frå Økonomiseksjonen , vart mynde til å avskrive enkeltkrav på inntil kr ,- overført til dei budsjettansvarlege for kvart ansvarsområde. Dersom tapet overstig kr ,- skal saka leggjast fram for fylkesrådmannen om etatsleiinga. Fylkesrådmannen har sett som vilkår for å kunne avskrive at det ikkje er råd å innfordre kravet og at det er dekning innafor vedteke budsjett Tilskot frå staten og andre Tilskot frå staten og andre blir gjevne som ordinære driftstilskot eller øyremerka tilskot. Ordinære driftstilskot Ordinære driftstilskot skal berre førast til inntekt i løyvingsrekneskapen. Ajouført :28 Side 67 av Rekneskap

68 Ordinære tilskot blir inntektsførte ved innbetaling. Eit tilskot som ikkje er innbetalt før årsskifte skal førast til inntekt og førast som kortsiktig fordring når manglande betaling skuldast forseinking Øyremerka tilskot I praksis er dei fleste statstilskot utanom rammetilskot øyremerka. Øyremerka tilskot skal førast i løyvingsrekneskapen og i tillegg setjast av til bunde fond i balansen. Det er ikkje høve til å føre øyremerka tilskot og tilhøyrande utgifter berre i balansen. Øyremerka tilskot skal førast til inntekt så snart det ligg føre bindande tilsegn, uavhengig av når betalinga kjem. Tilsegnet skal samtidig setjast av til bunde fond. Rutinen nedanfor skal nyttast dersom ikkje anna er avtalt med Økonomiseksjonen. Som hovudregel skal det opprettast prosjekt for kvart øyremerka tilskot. Alle utgifter og inntekter skal førast med prosjektkode. For kvart prosjekt blir det oppretta eigen balansekonto for bunde fond. Fondskontoen er knytt til den budsjettansvarlege sin ansvarskode. Ta kontakt med Økonomiseksjonen for tildeling av prosjektkode og konto for fond. Rutine for oppfølging, inntektsføring og bruk av øyremerka tilskot 1. Så snart tilsegn om øyremerka tilskot ligg føre skal det sendast kopi av søknad og tilsegnsbrev til Økonomiseksjonen. Inntektsordre skal vere påført. Heile tilsegnsbeløpet skal førast til inntekt, sjølv om innbetalinga kjem i to eller fleire terminar. 2. Inntektsordren skal innehalde: Inntektskonto med prosjektkode, konto for uteståande fordring, dato samt underskrift av den som har tilvisningsmynde. Ta kontakt med Økonomiseksjonen for å få tildelt prosjektkode. 3. Saman med inntektsordren skal det følgje eit eige bilag for avsetjing til bunde fond. (Sjå Posteringsbilag (vedlegg 5)) 4. Utgifter som skal dekkjast av øyremerka tilskot skal førast med prosjektkode. For å unngå at fylket forskoterer utgifter andre skal dekkje, bør utbetalingar så langt det er råd ikkje skje før tilskotet er innbetalt. 5. Samtidig med tilvising av utgifter skal det sendast eige bilag på bruk av fond. (Sjå Fond posteringsbilag (vedlegg 3)). Kopi av dokumentasjon (faktura) skal vere hefta ved som underbilag. Gjeld utgiftsbilaget løn, skal det på inntektsbilaget gjerast eit påslag for sosiale utgifter, f.t. 26% ekskl. pensjon. Når fleire utgiftsbilag blir tilviste samtidig, kan bruk av fond tilvisast samla for ein bunke. 6. Når tilskotsytaren har gjort krav om tilbakebetaling av ubrukt tilskot, må etaten så snart som mogleg tilvise restbeløpet til utbetaling. 7. Dersom ytaren ikkje har kravd tilbakebetaling, skal ubrukte midlar førast til inntekt som bruk av fond seinast 2 år etter at prosjektet må reknast som avslutta. Den som har fått tilskotet er ansvarleg for å tilvise ubrukte midlar til inntekt. 8. Den budsjettansvarlege må snarast sende samandrag av rekneskapen når ytaren har sett krav om det. Eksempel Sjå eksempel i Øyremerkte tilskot eksempel på føringar i rekneskapen (vedlegg 4) på korleis øyremerka tilskot skal førast i rekneskapen. 5.8 Posteringar som ikkje medfører utbetaling Korreksjonar, omposteringar og anslagsposteringar er posteringar som ikkje er gjort i samband med utbetaling eller innbetaling. Når det gjeld avdelingar/skolar med Økonomiseksjonen som Ajouført :28 Side 68 av Rekneskap

69 rekneskapsførar, skal slike posteringar førast på det vanlege posteringsskjemaet Posteringsbilag (vedlegg 5) Korrigeringar Dersom eit bilag skal korrigerast til dømes på grunn av bruk av feil konto, skal korrigeringa førast på eit nytt bilag. På dette bilaget skal det gå fram kva bilagsnummer korrigeringa gjeld og kva som er grunnlaget for korrigeringa. På det bilaget som er korrigert skal det gå fram at bilaget er korrigert og korleis korrigeringa har skjedd med henvisning til det nye bilagsnummeret. Økonomiseksjonen vil gje posteringsordre i høve der det er openbare feilføringar (t.d. feil bruk av artskonto). I slike høve skal det gjevast melding til han/ho som har tilvisingsmynde om opprettinga Interne overføringar Internkjøp (interne overføringar) Utgifter til på førehand avtalte kjøp av heile tenester frå andre einingar innan kommunen. Art brukast utelukkande mot arten Internt sal, slik at disse artane går i null for fylket totalt sett. Artane / skal berre nyttast i dei høve der det er tale om reelt kjøp av heile tenester mellom fylket sine einingar, som til dømes eksempelvis elevplassar i den vidaregåande skole. Det vil seie tenester som blir tilbydd direkte til brukaren, utan vidare "foredling" frå kjøpande verksemd si side. Der kor det er mulig å erstatte bruk av / med bruk av korrekt kostnadsart i kombinasjon med , bør dette gjerast. I høve der vara eller tenesta like godt kan leverast frå marknaden (til dømes reinhald eller trykkeritenester), bør ein i utgangspunktet belaste korrekt art hos kjøpande verksemd og art hos den verksemd som sel. Det er viktig å sikre at internt kjøp og sal mellom fylket sine verksemder blir ført på enten eller (motpost ) på inntektssida, slik at det er mulig å korrigere for det i hovudoversikter og ved utrekning av nøkkeltal. Spesielt i samband med budsjettering sjå forklaring under art Den som skal ha inntekta (har 79-posten) må sende internt krav påført inntektsordre til den som skal dekkje sin del av utgiftene (har 29-posten). Avtale om fordeling skal vere gjort på førehand. Den som sender kravet må gjere merknad på dette om at beløpet skal førast på ein 29-post. Den som får kravet skal gje posteringsordre på 29-posten og sende bilaget til Økonomiseksjonen for føring Refusjonar Refusjonsinntekter skal nyttast i dei høve der fylkeskommunen får betalt for utlegg som den har pådratt seg for andre. Artsgruppa inneheld overføringar med krav til motytingar frå fylket i form av til dømes produksjon av bestemte tenester. Alle overføringar som ikkje føresett motytingar frå fylket førast på artsgruppe Overføringsinntekter Fordelte utgifter Inntektsart ved internt sal og fordeling av utgifter frå fellestenester og interne serviceeiningar til dei einskilde kostnadsstader. Arten nyttast til inntekter av tilfeldig sal internt, der vara eller tenesta blir levert mellom to einingar internt i kommunen og kor vara eller tenesta inngår i kjøparverksemda sin eigenproduksjon. Døme: Internt sal av trykkeritenester Intern leige av lokale Sal av brukt utstyr og inventar Interne reinhalds- og vaktmeistertenester Den verksemd som kjøper nytter relevant utgiftsart, til dømes husleige ( ) og vedlikehald, byggtenester ( ). Ver merksam på avgrensinga mot (motpost ), som nyttast ved internt sal av heile tenester, som erstattar kjøparverksemda sin eigenproduksjon. Art nyttast for dei høve der salet inngår i kjøparverksemda sin eigenproduksjon av tenester. Avgrensinga blir tilsvarande som for kjøp av tenester frå eksterne, jf. kommentarar til hovudgruppe 300- Ajouført :28 Side 69 av Rekneskap

70 399 Kjøp av tenester som erstattar kommunal eigenproduksjon. Det er viktig å bruke art for internt sal for å sikre at salet kan korrigerast i hovudoversikter og nøkkeltal utrekningar for beløp som berre sirkulerer innan fylket. Eventuelt avgiftspliktig omsetning mellom einingar internt i kommunen, og som normalt ville høyrt heime på denne arten, skal likevel føres på i samsvar med Kommunal- og regionaldepartementet. Spesielt i samband med budsjettering - sjå forklaring på art Interne overføringar bør førast så tidleg i året som mogleg. Sjå om budsjettering av interne overføringar. Sjå om forskjellen mellom post 79 og post 69 Fordelte utgifter. 5.9 Rekneskapsfristar Økonomiseksjonen sender ut skriv med rekneskapsfristar for komande år før kvart nytt år. Det kjem eige skriv om fristar knytt til årsavslutninga Rekneskapsføring av fond Det er laga eit eige skjema som skal nyttast ved alle fondsposteringar. Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag, det kan då bli oversett i Økonomiseksjonen og ikkje ført. Skjemaet finn du i Fond posteringsbilag (vedlegg 3) Gruppering av fond i balansen Fonda er delt i to hovudgrupper: Driftsfond og kapitalfond. Kvar av gruppene er igjen delt i bundne og ubundne fond. Sjå meir om dette i 11 Balanserekneskapen Bruk av art i løyvingsrekneskapen ved fondsføringar I tillegg til at avsetjing og bruk av fondsmidlar skal førast på vedkomande fondskonto i balansen, skal slik avsetjing og bruk også registrerast i løyvingsrekneskapen (dvs. drifts- eller investeringsrekneskapen) på bestemte artskonti. I vår kontoplan er samanhengen mellom artskonti i løyvingsrekneskapen og kontogruppe i balansen følgjande: Kontogruppe i balansen Art i løyvingsrekneskapen Avsetjing Bruk Bundne driftsfond *) Ubundne investeringsfond Bundne investeringsfond Disposisjonsfond **) *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: art **)Bruk av disposisjonsfond i investeringsrekneskapen: art Avsetjing til fond skal alltid skje med artskonto som startar med 15 eller 05. Tilsvarande er første siffer 19 eller 09 ved bruk av fond. Tredje siffer er bestemt av om det gjeld bundne eller ubundne fond: 5 for bundne og 4 for ubundne fond. Eksempel Sjå eksempel i Øyremerkte tilskot eksempel på føringar i rekneskapen (vedlegg 4) om bruk av bundne fond Ajouført :28 Side 70 av Rekneskap

71 Når skal fondsføringar gjerast? Bundne fond Som hovudregel skal øyremerka tilskot førast til inntekt og samtidig avsetjast til bundne fond så snart bindande tilsegn ligg føre. Når utgifter skal finansierast av øyremerka tilskot, skal det samtidig med tilvising av utgiftsbilag sendast eige bilag på bruk av fond. (Sjå punkt ) Merk at inntektsføring i løyvingsrekneskapen og avsetjing til fond i balansen skjer samtidig Disposisjonsfond Etter innføring av rammestyring er avsetjing til og bruk av disposisjonsfond i utgangspunktet ikkje aktuelt på det enkelte budsjettansvarsområde. Ei innsparing av ramma blir ikkje lenger avsett til disposisjonsfond ved rekneskapsavslutninga. Beløpet vil derimot gå inn i fylket sitt rekneskapsmessige over / underskott. Dei budsjettområde som har overskot, skal derimot normalt få auka ramma si med tilsvarande beløp det neste budsjettåret. Ei eventuelt meirforbruk skal normalt trekkjast av ramma neste år Kontorkasse Det er utarbeidd eigen instruks for bruk av kontorkasser; Instruks for kasseforvaltning i Møre og Romsdal fylke. Kontorkassene er meint å vere utbetalingskasser, i hovudsak til frimerke og andre mindre utgifter. Institusjonsleiar er ansvarleg for at det er gjort rettidig kontroll av kasse, korrekt rekneskapsføring, tilfredstillande arbeidsdeling og sikker oppbevaring av kassa. Ingen må oppbevare større beløp i kontorkassa enn behaldninga som er fastsett av fylkeskasseraren Oppretting og endring av kontorkasser Rutine ved oppretting og høgding av kontorkasser 1. Dersom ein institusjon/skole/avdeling har behov for kontorkasse skal det sendast ein grunngjeven søknad til fagetat om oppretting av ei slik kasse. Det same gjeld når det er behov for å endre beløpet i kassa. 2. Fagetaten vurderer søknaden og sender denne vidare til Økonomiseksjonen vedlagt ei anbefaling. 3. Ved innvilging av kontorkasse vil Økonomiseksjonen opprette ein eigen balansekonto for kassa. 4. Det skal gjevast skriftleg melding til fylkeskasseraren i sentraladministrasjonen når kontorkasser skal avsluttast Kassaforvaltning Den som er kasserar kan leggje til rette for registrering av kassebilag, men skal så langt det let seg gjere ikkje sjølv utføre registreringa. I instruksen står det at kassa med ujamne mellomrom skal kontrollerast av leiar og at kontrollen skal dokumenterast på særskilt skjema for slik kontroll. I Kontroll av behaldnning i kontorkassa mot kassarekneskapen (vedlegg 7) finn du framlegg til skjema som kan nyttast ved leiar sin kontroll av kontorkassa. I vedlegg til dette kapitel finn du 2 skjema som kan nyttast i samband med bruk og kontroll av kontorkassene. - kasseteljingsskjema, Avstemning opptalt behaldning mot kassarekneskapen (vedlegg 6). - kontrollskjema, Kontroll av behaldnning i kontorkassa mot kassarekneskapen (vedlegg 7). Skjemaene skal oppbevarast på kvar skole/institusjon som dokumentasjon på at kontroll er utført. Ajouført :28 Side 71 av Rekneskap

72 Ved overdraging av kassa må det fyllast ut ei erklæring om overdraging av kassa. Det vanlege kasseteljingsskjemaet kan nyttast, sum i kassabok og i kassa stemme, og skjemaet må skrivast under både av den som gjev frå seg og den som overtek kassaansvaret. Til/frå datoar må stå på oppgjersskjemaet ved overdraging av ansvar. For dei som har Økonomiseksjonen som rekneskapsførar: Ved oppgjer av kassa skal det vanlege posteringsskjemaet nyttast. Sjå Posteringsbilag (vedlegg 5) Handtering av utbetalingsanvisningar og sjekkar Det er viktig at verdipost som utbetalingsanvisningar og sjekkar blir handtert på ein forsvarleg måte. Framlegg til rutine for handtering av utbetalingsanvisningar og sjekkar 1. Verdipost som utbetalingsanvisningar og sjekkar skal førast i verdipostbok i samband med opning av posten. 2. Avdelinga/skolen skal sende slik verdipost vidare til Økonomiseksjonen for rekneskapsføring. Avdelinga/skolen skal aldri sjølv heve verdiposten. 3. Verdipostboka skal kontrollerast mot den månadlege rekneskapen. 4. Bilagsnummeret skal førast i verdipostboka som dokumentasjon for utført kontroll Oppretting av eigne bankkonti Som hovudregel skal all innbetaling skje til Økonomiseksjonen sin bankkonto. Når oppfølging og kontroll med innbetalingar gjer det nødvendig, kan fylkeskasserar tillate at innbetaling skjer til ein skole eller institusjon. Slike ordningar må i tilfelle vere godkjente av fylkeskasseraren på førehand. Bankkontoar for legat/gåvefond Forskriftene krev at legat/gåver skal stå på eigne bankkonti. Verksemdene har fullmakt til å opprette bankkonto for kvart legat/kvar gåve. Fylkeskasseraren skal ha melding om oppretting av slike bankkontoar. Sjå også punkt Ajouført :28 Side 72 av Rekneskap

73 Rutine for oppretting og bruk av eigen bank- eller postgirokonto 1. Oppretting av bank-eller postgirokonto kan berre skje etter godkjenning av fylkeskasseraren. Ved oppretting av bankkontoar for gåver/legat skal fylkeskasseraren ha melding om dette. 2. Bank- eller postgirokonto skal opprettast i skolen eller institusjonen sitt namn. Rektor/styrar er ansvarleg for bruken av kontoen. 3. Når det er praktisk mogleg skal bankkonto opprettast i ein av bankane fylket har avtale med. 4. Økonomiseksjonen skal ha melding om bank- og kontonummer, fullmakter for bruk av kontoen og rentevilkår. 5. Eigen konto skal berre nyttast til innbetalingar når dette er nødvendig av omsyn til oppfølging og kontroll. Andre innbetalingar skal skje til fylkeskassa. 6. Eigen konto skal ikkje nyttast til utbetalingar utanom overføringar til fylkeskassa. Anna må avtalast spesielt med fylkeskasseraren. 7. Dersom ikkje anna er avtalt med Økonomiseksjonen skal saldo på konto overførast innan utgangen av kvar månad. 8 Alle renteinntekter, også på skolens eigne bankkonti, skal inn i fylket sin rekneskap. Alle renteinntekter skal førast på teneste 8700 renter dvs som ei fellesinntekt på ansvar Det er særs viktig at saldo på konto blir overført til Økonomiseksjonen innan kvart år Investeringsutgifter Budsjett og rekneskapsforskriftene seier at utgifter av investeringsmessig karakter skal førast i investeringsrekneskapen. Med utgifter av investeringsmessig karakter meiner ein mellom anna eigedom, anlegg, bygningar maskiner og større utstyr. I Møre og Romsdal fylkeskommunegjeld følgjande: Utgifter av investeringsmessig karakter skal førast i investeringsrekneskapen dersom beløpet er kr og levetida er 3 år eller meir. Kjøp under kroner skal såleis førast i driftsrekneskapen. Utgifter som er førte i investeringsrekneskapen skal aktiverast og avskrivast i balansen Ansvar for tilvising og budsjettering av utstyrskjøp Avdelinga/skolen har ansvar for å tilvise utstyrskjøp på rett underpost i rekneskapen i samsvar med forskriftene sine føresegner om kva som skal førast i investeringrekneskapen og kva som skal førast i driftsrekneskapen. (Sjå ovanfor) Ansvar for aktivering og avskriving Det er Økonomiseksjonen sitt ansvar å foreta aktivering av utstyrskjøp på grunnlag av bokføringa i kapitalrekneskapen. Alle utstyrskjøp i vedkomande rekneskapsår blir aktiverte i ein samla sum pr. underpost og teksta med t.d. "2004 utstyr". Det kan vere ein fordel å ha innkjøpsåret med kontoteksten. Ved avslutning av årsrekneskapen er det Økonomiseksjonen sitt ansvar å foreta nødvendige avskrivingar. Ajouført :28 Side 73 av Rekneskap

74 Eksempel Aktivering: D: XXX K: Avskriving: D: K: XXX I tillegg skal avskrivningane førast i driftsrekneskapen (KOSTRARAPPORTERING) på artane: avskrivningar motpost avskrivningar Ansvar for kartotekføring av utstyr Økonomiseksjonen slår saman alle kjøp av investeringsmessig karakter pr. år. Derfor må institusjonen føre eit manuelt kartotek over det einskilde objekt som er ført i investeringrekneskapen. Sjå 1.6 Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr samt 9.3. Rutine ved kartotekføring av utstyr 1. Før opp utstyret sin innkjøpspris og innkjøpsår i kartoteket. 2. Ved sal. evt. kondemnering av utstyr skal dette registrerast i kartoteket. 3. Gje Økonomiseksjonen melding om slik sal/kondemnering slik at Økonomiseksjonen kan føre utstyret ut av balansen Finansiering av drifts- og investeringsutgifter Driftsutgifter kan berre finansierast av løpande inntekter, medan investeringsutgifter kan finansierast med løpande inntekter, lån, sal av eigedom mv Vedlikehald eller påkostning? Vedlikehald gjort for å rette på alminneleg slitasje er ei driftsutgift og skal førast i driftsrekneskapen. Større vedlikehaldsarbeid/ominnreiing som klart aukar bygninga/anlegget sin bruksverdi skal førast i investeringsrekneskapen Samansett kjøp Når det gjeld samansett kjøp, dvs. når dei enkelte einingane i kjøpet ikkje kvar for seg når opp til beløpsgrensa på kr , må kjøpet sjåast på som eit heile dersom føremålet med kjøpet er at alle delane skal nyttast saman, eller at dei ikkje kan nyttast kvar for seg. Dette betyr at den enkelte delen blir å føre som investeringsutgift sjølv om prisen ligg under kr , dersom heile kjøpet er over beløpsgrensa og levetida er minst 3 år. Forskriftene gjer eit unntak frå kroners regelen når utstyrskjøpet skjer i samband med innreiing av bygningar m.v. Når slik utstyr blir kjøpt samla, skal utgifter til kjøp av utstyr førast i investeringsrekneskapen sjølv om det enkelte objekt har ein innkjøpspris på under kr Dette gjeld t.d. elevpultar ved innreiing av ein ny skole Kjøp av utstyr i investeringsrekneskapen finansiert med bruk av driftsmidlar Kjøp av utstyr til ein pris på minst kroner og som har ei økonomisk levetid på 3 år eller meir, skal budsjetterast og bokførast i investeringsrekneskapen. Ajouført :28 Side 74 av Rekneskap

75 Når fylkestinget løyver pengar til investeringar av årets driftsmidlar, er det viktig å merke seg at slike overføringar kan bli stroke ved eit eventuelt rekneskapsmessig meirforbruk ved rekneskapsavslutninga. Bruk av årets driftsrammer til investeringar ved dei ulike budsjettansvarsområde, blir derimot ikkje stroke. Eksempel 1 utstryrskjøp finansiert av fylkestinget: I budsjettvedtaket har fylkestinget løyvd til kjøp av utstyr ved ein skole (ansvarskode 20100) finansiert med bruk /overføring av driftsmidlar. Investeringsbudsjett: Debet Kr Kredit Kr Driftsbudsjett: Debet Kr Eksempel 2 utstyrskjøp finansiert av årets driftsmidlar dvs budsjettendring: Ein skole (20100) omdisponerar kroner på post fast løn til investrering av utstyr. Melding om budsjettendring skal sendast utdanningsavdelinga. Budsjetteringa blir som følgjer: Investeringsbudsjett:: Debet Kr Kredit Kr Driftsbudsjett: Debet Kr Kredit Kr Merknad: Ver oppmerksom på at rett invetseringsramme i investeringsrekneskapen for utdanning er ramme 92 og at invetseringsrekneskapen krev at ein bruker prosjektnummer. I rekneskapen skal kjøpet bokførast i investeringsrekneskapen på vanleg måte på utgiftskonto Kr I tillegg skal det bokførast eit hovudboksbilag med overføring av driftsmidlar frå driftsrekneskapen til investeringsrekneskapen, som skal sendast økonomiseksjonen for postering, slik: Kr Kr Prosjekt Dersom utgifter/inntekter skal skiljast ut må det tildelast eit prosjektnummer som skal nyttast ved tilvising. Ta kontakt med Økonomiseksjonen for tildeling av prosjektnummer. Ajouført :28 Side 75 av Rekneskap

76 5.16 Kontroll med fylket sine tilskotsbidrag Det hender at fylket sine midlar eller midlar fylket står som formidlar av, blir ytt som tilskot m.v. til offentleg og privat verksemd som elles ikkje er underlagt fylkesrevisjonens kontroll. I slike høve skal det, dersom ikkje anna er fastsett, overfor mottakaren takast atterhald om at den som yter tilskotet m.v. eller fylkesrevisjonen, skal ha høve til å iverksetje kontroll med at midlane blir brukt etter føresetnadene Gåvekontoar og legat Etter reglane i budsjett- og rekneskapsforskriftene skal legat og gåvefond registrerast i drifts- /investeringrekneskapen og i balanserekneskapen som bunde drifts- eller investeringsfond dersom gjevaren har øyremerka midlane til bestemte formål Kva for midlar skal registrerast i rekneskapen Gåvemidlar som er øyremerka særskilte formål skal registrerast i fylket sin rekneskap: - midlar øyremerka til driftsformål skal førast til inntekt i driftsrekneskapen og avsetjast som bunde driftsfond i balansen. Dette bør vere framgangsmåten dersom gåvegjevaren ikkje uttrykkeleg har sagt at midlane skal nyttast til investeringsformål. - midlar som er øyremerka til kjøp av større utstyr (beløp over kr og levetid over 3 år) skal førast til inntekt i investeringsrekneskapen og avsetjast som bunde kapitalfond i balansen. Dei fleste legat og gåvemidlar skal etter dette registrerast i fylket sin rekneskap. Midlar som derimot ikkje direkte er gjeve til fylket og som ikkje går inn i drifta av ein skole skal etter forskriftene ikkje registrerast i rekneskapen. Døme på slike er stipend/gåve som skal utdelast til flinkaste elev ved skolen. Regelen om unntak frå registrering i fylket sin rekneskap gjeld såleis berre eit fåtal av dei legat/fond/gåver som blir forvalta av skolane. Slike midlar skal haldast heilt utanfor den fylkeskommunale rekneskapen på eigen bankkonto og med eigne rekneskap Korleis gå fram for å setje i verk slik registrering Når ein skole mottek ei gåve, skal denne registrerast i rekneskapen og avsetjast til eit bunde fond på eigen bankkonto. Bokføring blir som vedlegg Posteringsbilag nytt legat/gåve (vedlegg 10) og Posteringsbilag Avsetjing av unytta gåvemidlar (vedlegg 11) Økonomiseksjonen vil registrere endring i kontoar for legat/gåvefond pr etter oppgåve frå skolen/institusjonen. Oppgåva skal vise summen av årets føringar på den enkelte utgifts- og inntektskonto. Ved slik registrering skal standard posteringsbilag nyttast. Sjå Posteringsbilag (vedlegg 5). På bakgrunn av opplysningane som går fram av posteringsbilaget vil Økonomiseksjonen føre netto bruk av fond og regulere fondskontoane i balansen, samt opprette balansekontoar for eventuelle nye gåver/legat. Renter på bankkonto blir inntektsført av økonomiavdelinga og tilført fondskonto i samband med årsavslutninga. Sjå Posteringsbilag Eksisterande legat/gåve (vedlegg 12). Saldo på bankkonto og saldo på fondet skal vere det samme Eigne bankkontoar for legat/gåvefond I budsjett- og rekneskapsforskriftene heiter det at bundne fond må framstå som eigne juridiske konti. Legat og gåvefond må såleis stå på eigne bankkonti. Verksemda har fullmakt til å opprette bankkonto for kvart legat/kvar gåve. Når dette er praktisk mogleg skal bankkonto opprettast i ein av bankane fylket har avtale med. Bankkontoane må registrerast i fylket sin balanserekneskap. På posteringsskjemaet som skal sendast i samband med årsoppgjeret skal institusjonen/skolen gje melding om bankkontonummer for nye legat/gåvekontoar, samt melding om oppretting av balansekonto for bankinnskot. Sjå rutine i punkt Ajouført :28 Side 76 av Rekneskap

77 Rutine ved mottak av gåvemidlar/legat Når institusjonen/avdelinga/skolen i framtida mottek gåvemidlar eller når det blir oppretta eit legat gjeld følgjande rutine. 1. Den mottekne gåva (kontantar, sjekk m.v.) blir sett inn på eigen bankkonto. Verksemda har fullmakt til å opprette bankkonto for kvart legat/kvar gåve. Når dette er praktisk mogleg skal bankkonto opprettast i ein av bankane fylket har avtale med. Den som mottek gåva skal skrive ut kvittering til gåvegjevaren. 2. Kopi av vedtekter for legat/gåve skal sendast til Økonomiseksjonen for oppbevaring/arkivering. 3. Legat og gåver som er gjeve til fylket og som går inn i den ordinære drifta av fylket skal registrerast i den fylket sin rekneskap innan utgangen av kvart år. Det ordinære posteringsbilaget skal nyttast ved rekneskapsføring av legat og gåvefond i den fylkeskommunale rekneskapen. Ved første gongs registrering må skolen/institusjonen hugse å gje opp nemning på balansekontoane og gje melding om bankkontonummer. Sjå rutine i punkt og eksempel i Posteringsbilag nytt legat/gåve (vedlegg 10). For å forenkle rekneskapsføringa av gåvemidlane kan det i mange høve vere føremålstenleg å nytte gåvemidlane til det dei er tenkte i same rekneskapsår som dei er mottekne. Dersom mottakar av gåva veit at heile gåva vil bli brukt same rekneskapsår den er motteke, vil det ikkje vere naudsynt å avsetje gåvemidlane til fond. Det må likevel gjevast melding om inn- og utbetalingar frå gåvekontoen/legatet på skjemaet som skal fyllast ut ved årets slutt. (Sjå rutine ved oppgåve om endring i gåvefond/legat i punkt ). Eksempel Sjå Posteringsbilag nytt legat/gåve (vedlegg 10) / Posteringsbilag Avsetjing av unytta gåvemidlar (vedlegg 11) Ajouført :28 Side 77 av Rekneskap

78 Rutine ved oppgåve om endring i gåvefond/legat Når: pr kvart år. Frist: frist for innsending av oppgåve til Økonomiseksjonen vil gå fram av eige skriv med fristar knytt til rekneskapsavslutninga. 1. Ved bruk av legat og gåvemidlar skal fakturaene tilvisast og betalast frå bankkontoen som inneheld vedkomande legat/gåve. Det skal førast eigen rekneskap for det enkelte gåvefond/legat. 2. Straks etter nyttår må skolen/institusjonen fylle ut to posteringsbilag: A - eit posteringsbilag Posteringsbilag (vedlegg 5) som viser sum posteringar på den enkelte utgifts- og inntektsart for kvart av gåvefonda/legata og saldo på bankkonto, jfr. kontoutskrift Oversikt over alle inntekter og utgifter (kopi av rekneskapen) skal følgje posteringsbilaget. B - eit posteringsbilag for fond Fond posteringsbilag (vedlegg 3) som viser eventuell bruk av/avsetning til fond. Merk bilaga: Gåver/legat. For nye gåvefond/legat må i tillegg desse opplysningane kome fram av skjemaet: - balansekonto og nemning for fondskontoen til det nyoppretta gåvefondet/legatet (sjå nedanfor) - balansekonto og nemning for konto for bankinnskot til det nyoppretta gåvefondet/legatet (sjå nedanfor) - bankkontonummeret til det nye gåvefondet/legatet Desse opplysningane må gå fram i merknadsfeltet i posteringsbilaget. Oppretting av balansekontoar Balansekonto for gåvefond/legat Midlar øyremerka til driftsformål skal registrerast som bunde driftsfond i balansen, medan midlar som er øyremerka til kjøp av større utstyr (beløp over kr og levetid over 3 år) skal registrerast som bunde investeringsfond i balansen. Det skal opprettast ein balansekonto (12 siffer) for kvart gåvefond og legat. Skolen/institusjonen fastset kontonummer for balansekontoen. Ansvarskode (dei fire første sifra) må vere rett og dei 5 neste sifra skal ved avsetjing til bunde driftsfond vere for skolar. Ved avsetjing til bunde investeringsfond skal sifra i staden vere for skolar. Balansekonto for bankinnskot Likeeins må konto for bankinnskot opprettast i balanserekneskapen. Det skal opprettast ein balansekonto (12 siffer) for kvart bankinnskot for legat og gåvefond. Økonomiseksjonen fastset kva kontonummer som skal nyttast for balansekontoane. (Vi tilrår at dei tre siste sifra i balansekontoen for bankinnskotet samsvarar med sifra for tilhøyrande balansekonto for legat/gåvefond. Det kan også vere ein fordel å gje dei to balansekontoane same nemning.) 3. Straks etter mottak av posteringsbilaga frå skolar/institusjonar vil Økonomiseksjonen registrere eventuelle endringar i gåvekontoar/legat. Nye balansekontoar vil bli oppretta i rekneskapen for nye gåver/legat. Etter registrering i den fylkeskommunale rekneskapen 4. Ved mottak av rekneskapsrapportar må skolen/institusjonen kontrollere at saldo på balansekontoar for legat og gåver stemmer med saldo på bankkonto i høve til bankutskrift. Eventuelle avvik må straks rettast opp. Eksempel Sjå Posteringsbilag Eksisterande legat/gåve (vedlegg 12). Ajouført :28 Side 78 av Rekneskap

79 5.18 Kontrollar m.o.t. rekneskapsregistrering Økonomiseksjonen har laga eit sett rapportar som den budsjettansvarlege sjølv kan lese av på skjerm eller skrive ut (Web økonomispørjing) Ut frå desse rapportane får ein til ei kvar tid ei detaljert oversikt over bokførte inntekter/utgifter. Budsjettkontrollen kan gjerast kontinuerleg, men vi viser til dei periodiske rapporteringane som må gjerast i samband med ordinær månadsavslutning, avslutning av tertial osv. Basert på opplysningane i rapportane, kontrollerer den ansvarlege at alt stemmer med tilvist beløp. Eventuelle bilag som gjeld oppretting av feilføringar bør helst skje i same periode(månad) som feilen oppstod Typar rapportar Det er to hovedtypar rapportar i systemet: a. Standardrapportar er rapportar som ligg ferdig i systemet. b. Webrapportar som brukaren må lage sjølv. Dei viktigaste Webrapportane som er laga til no er: c. Balansekonti for kvar skole/avdeling osv d. Ulike budsjettkontrollar for drift og investering. (Budsjettoppfølging hittil i år, Prosjektrapport drift, Prosjektrapport investering, diverse spesialrapportar laga på bestilling frå dei ulike kostnadsstadane osv.) Etter kvart som brukarane får meir røynsle i bruk av Web-spørjing i systemet, vil den enkelte brukar sjølv vere i stand til å lage eigne rapportar til ymse formål. Felles for rapportane i Web er at ein kan drille seg ned på bilagsnivå for å avklare moglege avvik Kontrollar 1. Budsjettkontroll Formålet med rapportane er at den budsjettansvarlege kan lese av forbruket mot budsjettet og kunne lage seg prognosar for året. Rapportane viser i kroner og relativt kor mykje som er medgått i høve til godkjent budsjett. e. Sjå etter om postane har store avvik frå budsjett. Ved avvik: f. Kontrollere av budsjettet er rett periodisert g. Dersom periodiseringa er rett og det ligg an til å bli overskriding må tiltak setjast i verk. Alternativet er anten innsparing resten av budsjettåret, omdisponering eller søknad om tilleggsløøyving. 2. Kontroll bilag Einingar i fylket som registerer sine eigne bilag må ta ut standardrapporten Oversikt over ikkje posterte bilag. Dette bør gjerast før dei avsluttar posteringane sine for dagen ved å gå inn på systemet slik: h. Rapportar hovudbok perioderapportar skrive ut oversikter over ikkje posterte bilag. Desse rapportane må oppbevarast i ringperm ute på skolar og avdelingar og fungere som posteringsjournal som skal kontrollerast mot bilaga: i. Kontroller at alle bilaga er komne med j. Kontroller at alle bilag er ført på rett konto k. Kontroller at rett beløp er registrert Ajouført :28 Side 79 av Rekneskap

80 l. Kontroller rett leverandør m. Kontroller rett bruk av mva-koder og mva-kompensasjonskoder n. Avstem føring på fondskonto etter at bunken er postert, dvs dagen etter registrering (sum ført på fondskonto dvs 5- og 9- postar er lik endringar på fondskontoane i balansen) Økonomiseksjonen tar ut alle posteringsjournalar og arkiverer alle posteringsjournaler sentralt etter oppdateringar av rekneskapsbunkar, som vanlegvis går automatisk kvar ettermiddag ca. kl Kontroll balanserapporten Saldo på balansekonti som den enkelte budsjettansvarlege har ansvaret for må kunne forklarast /avstemmast (sjå pkt ) Ajouført :28 Side 80 av Rekneskap

81 5.19 Vedlegg Posteringsbilag (vedlegg 1A) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. I Lotus Notes-databasen Nytt til etatane under Plan- og økonomiavdelinga i dokumentet Posteringsbilag Nye systemløysingar frå Webcenter Unique finnes tomme bilag i regnearkformat. Dette bør nyttast. Etat/institusjon POSTERINGSBILAG Økonomiavdelinga Merknad Dato År/periode Bilag nr. Inntekstføring av anslagspostering 2004/12 K O N T O N R Tekst DEBET KREDIT MVA Art Ans. Ram. Ten. Pro. Bygg Anslag - Unique AS , " ,00 SUM , ,00 Kontrollert/attestert: Tilvist: Kr. Ved oppgjer til fylkeskassa: Dato/underskrift: Dato/underskrift Kr. er ført over til fylkeskassa sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato bilag Ajouført :28 Side 81 av Rekneskap

82 Posteringsbilag (vedlegg 1B) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. I Lotus Notes-databasen Nytt til etatane under Plan- og økonomiavdelinga i dokumentet Posteringsbilag Nye systemløysingar frå Webcenter Unique finnes tomme bilag i regnearkformat. Dette bør nyttast. Etat/institusjon POSTERINGSBILAG Økonomiav delinga Merknad Dato År/periode Bilag nr. Inntekstføring av anslag spostering 2005/01 K O N T ON R Tekst DEBET KREDIT MVA Art Ans. Ram. Ten. Pro. B ygg Anslag - Unique AS , " ,00 SUM , ,00 Kontrollert/attestert: Tilvist: Kr. Ved oppgjer til fylkeskassa: Dato/underskrift: Dato/underskrift Kr. er ført over til fylkeskassa sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato bilag Ajouført :28 Side 82 av Rekneskap

83 Rekvisisjon (vedlegg 2) Ajouført :28 Side 83 av Rekneskap

84 Fond posteringsbilag (vedlegg 3) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. I Lotus Notes-databasen Nytt til etatane under Plan- og økonomiavdelinga i dokumentet Posteringsbilag Nye systemløysingar frå Webcenter Unique finnes tomme bilag i regnearkformat. Dette bør nyttast. POSTERINGSBILAG Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som gjeld fond. KONTOGRUPPE I BALANSEN AVSETJ. BRUK Bundne driftsfond *) Ubundne kapitalfond FOR FOND ART I BEV.REKN. ÅR POST.DATO BILAG NR. Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag. ETAT/INSTITUSJO N Bundne kapitalfond Disposisjonsfond **) Alle endringar på fondskonti i balansen ( ) skal registrerast i bevilgnings- rekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til venstre. *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art **) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art K O N T O N R TEKST DEBET KREDIT Art Ans. Ram. Ten. Pro. Bygg SUM MERKNAD Rett beløp, konto og art kontrollert: Stad/dato:... Namn:... Bilagfnd Ajouført :28 Side 84 av Rekneskap

85 Øyremerkte tilskot eksempel på føringar i rekneskapen (vedlegg 4) (D = debet, K = kredit, E = Etat, ø = økonomiavd., KF = Kortsiktig fordring, p. = post) 1. Inntektsføring/innbetaling Eksempel 1: Fylket får 2. tertial tilsegn om i tilskot. 3. Tertial blir 600 innbetalt, resten kjem neste år. 2. tertial Når tilsegnet kjem førast: E: Drift Inntekt, p. 17/07*) K E: Drift Avsetn. fond, p. D: E: Balanse Fond K: E: Balanse 2.13KF D: *) 17 = inntekt drift / 07 = inntekt investering Avsetning til fond blir gjort under same ansvarsområde og formål som inntektsføringa. Nettoverknad på etat/formål = 0. Etaten har eit bundet fond på 1.000, og fylket har ei fordring på tertial Når tilskotet blir innbetalt førast: ø: Balanse 2.10 Post/bank D: 600 ø: Balanse 2.13KF K: 600 Ved årsskiftet har fylkeskonimunen ei fordring på 400. Etaten må følgje opp at denne blir innbetalt neste år. 2. Bruk av fond Eksempel 2: Av tilskotet i eks. 1 blir 100 brukt i 2. tertial og 600 i 3. tertial. 2. tertial Utgifter E: Driftsutgifter post 10-13(eventuelt 00-03) D:100 Ø: Balanse Post/bank K:100 Bruk av fond E: Drift Bruk fond, p. 195/095 K: 100 E: Balanse Fond D: 100 Nettoverknad på ansvar/formål = 0 Fondet er no på tertial Ajouført :28 Side 85 av Rekneskap

86 Utgifter E: Drift Utgifter post 10-13(alternativt 00-03) D: 600 Ø: Balanse 2.10 Post/bank K: 600 Bruk av fond E: Drift Bruk fond, p. 195/095 K: 600 E: Balanse Fond D: 600 Nettoverknad på ansvar/formål = 0. Fondet er no på 300. Årsrekneskapen viser: Drift: Utgift 700 Avs.fond Bto. utgift Inntekt Bruk av fond Nto. utgift 0 Saldo i balansen: 3.13KF Fond Sjekk ut om det skal vere - i siste linje. 3. Delar av tilskotet blir ikkje brukt Eksempel: 300 av eit tilskot blir ikkje brukt. Beløpet står som fond frå tidlegare år. Ikkje krav om tilbakebetaling E: Drift Bruk av fond, p. 195/0 K: 300 E:Balanse Fond D: 300 Ansvarsområdet/formålet har fått inntekt på 300 som blir i drifta. Ubrukt tilskot sendast tilbake Dersom beløpet skal sendast tilbake til ytaren, blir det i tillegg følgiande føring: E: Drift Utgift, p.13/03 D: 300 E: Balanse 2.10 Post/bank K: 300 Netto verknad på ansvarsområdet/formålet er no = 0. Ajouført :28 Side 86 av Rekneskap

87 Posteringsbilag (vedlegg 5) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. I Lotus Notes-databasen Nytt til etatane under Plan- og økonomiavdelinga i dokumentet Posteringsbilag Nye systemløysingar frå Webcenter Unique finnes tomme bilag i regnearkformat. Dette bør nyttast. Etat/institusjon POSTERINGSBILAG Merknad Dato År/periode Bilag nr. K O N T O N U M M E R Tekst DEBET KREDIT MVA Art Ans. Ram. Ten. Pro. Bygg Kontrollert/attestert: Tilvist: Kr. Ved oppgjer til fylkeskassa: SUM Dato/underskrift: Dato/underskrift Kr. er ført over til fylkeskassa sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato bilag Ajouført :28 Side 87 av Rekneskap

88 Avstemning opptalt behaldning mot kassarekneskapen (vedlegg 6) Dato Kontanter i kassa Sjekkar, giroar til disp. mm Utbetalingar, ikkje bokført Innbetalingar, ikkje bokført Sum Saldo i følge kassarekneskap Attestasjon av kasserar Ajouført :28 Side 88 av Rekneskap

89 Kontroll av behaldnning i kontorkassa mot kassarekneskapen (vedlegg 7) Dato for kontroll Kontantar, sjekkar, giroar i kassa Utbetalingar, ikkje bokført Innbetalingar, ikkje bokført Sum Saldo i følge kassarekneskap Underskrift av leiar Ajouført :28 Side 89 av Rekneskap

90 Forskrift nr. 1 (nr. 2) om innhold av salgsdokumenter m.v. (vedlegg 8) Ajouført :28 Side 90 av Rekneskap

91 Budsjettering/bokføring utanom opphavelege investeringsbudsjett (vedlegg 9) Innholdet i dette vedlegget er satt inn i punkt Kjøp av utstyr i investeringsrekneskapen finansiert med bruk av driftsmidlar, side 74. Ajouført :28 Side 91 av Rekneskap

92 Posteringsbilag nytt legat/gåve (vedlegg 10) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. I Lotus Notes-databasen Nytt til etatane under Plan- og økonomiavdelinga i dokumentet Posteringsbilag Nye systemløysingar frå Webcenter Unique finnes tomme bilag i regnearkformat. Dette bør nyttast. POSTERINGSBILAG Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som gjeld fond. FOR FOND Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag. ART I BEV.REKN. ÅR POST.DATO BILAG NR. ETAT/INSTITUSJON KONTOGRUPPE I BALANSEN AVSETJ. BRUK 2004/ Bundne driftsfond *) Ubundne kapitalfond Bundne kapitalfond Disposisjonsfond **) *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art **) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art Alle endringar på fondskonti i balansen ( ) skal registrerast i bevilgningsrekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til venstre. K O N T O N R TEKST DEBET KREDIT Art Ans. Ram. Ten. Pro. Bygg Gåve frå NN , XXX " , " , xxx " ,00 MERKNAD Mottatt kr som gåve frå. Beløpet avsetjast til fond 25120xxx og eigen bankkonto 21020xxx. Rett beløp, konto og art kontrollert: Stad/dato:... Namn:... SUM , ,00 Ajouført :28 Side 92 av Rekneskap

93 Posteringsbilag Avsetjing av unytta gåvemidlar (vedlegg 11) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. I Lotus Notes-databasen Nytt til etatane under Plan- og økonomiavdelinga i dokumentet Posteringsbilag Nye systemløysingar frå Webcenter Unique finnes tomme bilag i regnearkformat. Dette bør nyttast. POSTERINGSBILAG FOR FOND Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som gjeld fond. Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag. ART I BEV.REKN. ÅR POST.DATO BILAG NR. ETAT/INSTITUSJON KONTOGRUPPE I BALANSEN AVSETJ. BRUK 2004/ Bundne driftsfond *) Ubundne kapitalfond Bundne kapitalfond Disposisjonsfond **) *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art **) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art Alle endringar på fondskonti i balansen ( ) skal registrerast i bevilgningsrekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til venstre. K O N T O N R TEKST DEBET KREDIT Art Ans. Ram. Ten. Pro. Bygg Bruk av gåvefonf , xxx " ,00 MERKNAD Buk av gåvefond: Når ein brukar av gåvefondet til innkjøp i samsvar med statuttane for fondet, skal ein føre bruk av fondsmidlane. Det er tilstrekkeleg at eigar av fondet sender oversikt over medgåtte fondsmidlar pr i det året forbruket har skjedd. Rett beløp, konto og art kontrollert: Stad/dato:... Namn:... Ajouført :28 Side 93 av Rekneskap

94 Posteringsbilag Eksisterande legat/gåve (vedlegg 12) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. I Lotus Notes-databasen Nytt til etatane under Plan- og økonomiavdelinga i dokumentet Posteringsbilag Nye systemløysingar frå Webcenter Unique finnes tomme bilag i regnearkformat. Dette bør nyttast. POSTERINGSBILAG FOR FOND ART I BEV.REKN. ÅR POST.DATO BILAG NR. ETAT/INSTITUSJON KONTOGRUPPE I BALANSEN AVSETJ. BRUK 2004/ Bundne driftsfond *) Ubundne kapitalfond Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som gjeld fond. Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag Bundne kapitalfond Alle endringar på fondskonti i balansen ( ) skal registrerast i bevilgnings Disposisjonsfond **) rekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til venstre. *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art **) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art K O N T O N R TEKST DEBET KREDIT Art Ans. Ram. Ten. Pro. Bygg Renter 2 000, XXX " 2 000, " 2 000, xxx " 2 000,00 SUM 4 000, ,00 MERKNAD Inntektsføring av renter på gåvekonto. Rentene blir lagt til fondet. Rett beløp, konto og art kontrollert: Stad/dato:... Namn:... Ajouført :28 Side 94 av Rekneskap

95 Vedlegg til einfo 6/04 av fra NKRF servicekontor (vedlegg 13) Refusjon merverdiavgift på innkjøp og drift av biler - ny lov om momskompensasjon og endringer i merverdiavgiftsloven av 1. mars Dette spørsmålet er aktualisert som følge av endringer i merverdiavgiftslovens 22 og 14 fra 1. mars d.å. Innføringen av en ny generell kompensasjonsordning for kommuner, innebærer at det skal gis kompensasjon for all merverdiavgift som kommunen betaler med de begrensninger som følger av lov om kompensasjon av merverdiavgift 4. Det følger av 4 annet ledd nr. 2 at det ikke ytes kompensasjon for merverdiavgift på anskaffelser som nevnt i merverdiavgiftsloven 22 første ledd. Regler for personbefordring og personkjøretøy fram til 1. mars 2004 Merverdiavgiftslovens 22 viser til merverdiavgiftsloven 14, som i annet ledd nr. 5 avskjærer fradragsrett for personbefordring og anskaffelse, vedlikehold, bruk og drift av personkjøretøyer. Dette betyr at kommunene ikke får kompensert merverdiavgift på slike utgifter fram til 1. mars Regler for personbefordring og personkjøretøy fra 1. mars 2004 I merverdiavgiftslovens 22 første ledd nr. 3 er det nå etter lovendringen gjort en henvisning til 14 annet og tredje ledd. Lovens 14 annet ledd nr. 5 er nå opphevet og erstattet av et nytt 14 tredje ledd. Dette er utførlig behandlet i SKD 16/03 og gjelder fra 1. mars SKD 16/03 og lovendringene finner du her: Etter 1. mars vil det fortsatt ikke være refusjon på anskaffelse, vedlikehold, bruk og drift av personkjøretøyer. Hva som anses som personkjøretøyer fremgår av forskrift nr. 49 om avgrensning av uttrykket personkjøretøyer, fastsatt av Finansdepartementet med hjemmel i MVAL 14. Forskrift nr. 49 finner du her: Dette betyr at kjøretøyer som ikke kommer inn under uttrykket personkjøretøyer i forskrift nr. 49 gis full refusjon. Det vil ikke være noen begrensninger i dette så lenge bilen brukes i kompensasjonsberettiget virksomhet. Fram til 1. mars var det ikke refusjon på varebiler når disse ble brukt til personbefordring. Utgifter til innkjøp, leie og drift av varebiler vil altså nå gi refusjon for merverdiavgift fra 1. mars. Hvis varebilen blir brukt delvis til privat bruk (ikke i kompensasjonsberettiget virksomhet), vil det måtte foretas fordeling. Ved innkjøp, leie og drift av et personkjøretøy til bruk i for eksempel hjemmesykepleien, vil det ikke gis refusjon for merverdiavgift. Ved innkjøp, leie og drift av en varebil til bruk i samme virksomhet (hjemmesykepleien), vil det fra 1. mars d.å. gis full refusjon for merverdiavgift. Motorvogn registrert som kombinert bil anses som personkjøretøy for den del som er innrettet for persontransport. Refusjonskrav på kombinerte biler behandles altså etter hvordan bilen er innrettet. Kombinert bil som bare har en seterad bak førersetet anses ikke som personkjøretøy iht. forskriften 2. Det betyr at det gis full refusjon for slike biler. I SKD 16/03 er det gitt en særskilt kommentar for busser. Dette er et personkjøretøy etter forskrift nr nr. 5, og det skulle normalt sett bety at det ikke gis refusjon for betalt merverdiavgift. Her er det imidlertid sagt i Odelstingsproposisjonen at det bør være fradragsrett, og for kommunene betyr det refusjonsrett på innkjøp, leie og drift av slike kjøretøy. Men dette skal likevel ikke gjelde mindre busser. Skattedirektoratet vil komme tilbake med mer informasjon om dette. Kompensasjon på kjøp av personbefordringstjenester Ajouført :28 Side 95 av Rekneskap

96 Merverdiavgiftslovens 5b første ledd nr. 9 er nå opphevet. Persontransport og formidling av persontransport blir merverdiavgiftspliktig fra 1. mars 2004 med redusert sats på 6 prosent. Dette vil blant annet gjelde transport av personer i drosjer, busser, trikker og fly. Kommuner og fylkeskommuner m.fl. vil fra samme dato ha rett til kompensasjon for slik avgift. Det vil bl.a. gjelde tjenestereiser der ansatte betaler merverdiavgift på flybillett og drosjeregninger og det vil gjelde på utgifter til skoleskyss og lignende. Avslutning Til orientering har Ole Wilberg i NKK skrevet en artikkel om samme emne i Kommunal økonomi 2/2004. Legg for øvrig merke til at den generelle beløpsgrensen for registrering i avgiftsmanntallet er økt til kroner fra 1. januar Dette gjelder registrering etter merverdiavgiftsloven. Ole Rødal Ajouført :28 Side 96 av Rekneskap

97 Vedlegg til einfo 8/04 av fra NKRF servicekontor (Vedlegg 14) Refusjon mva biler mer informasjon Ny lov om momskompensasjon og endringer i merverdiavgiftsloven av 1. mars om refusjon merverdiavgift på innkjøp, leie og drift av busser, varebil klasse 1 og legitimasjon Dette spørsmålet er aktualisert som følge av endringer i merverdiavgiftslovens 22 og 14 fra 1. mars d.å. Vi viser til vår einfo 6/04 utsendt 17. februar d.å. Det er nå kommet endringer og varsel om endringer i hva som skal anses som personkjøretøyer etter forskrift nr. 49 om avgrensning av uttrykket personkjøretøyer. Endringene og varsel om endringer er lagt ut på NKRF nyheter på nettet, men vi vil kommentere disse spørsmålene nærmere her. Med kommuner i denne einfo menes både kommuner og fylkeskommuner. Buss Det er vedtatt endringer i forskrift nr Endringene finner du her: Endringene som er vedtatt gjelder fra 1. mars d.å. og gjelder: 1. Det blir nå vist til ny 14 tredje ledd i merverdiavgiftsloven. 2. I 1 nr. 5 er det nå presisert hva som menes med motorvogn registrert som buss i forskriften. Buss under 6 meter med inntil 17 seteplasser er nå å anse som personbil. Det betyr igjen at kommunen ikke får refundert merverdiavgift på kjøp, leie og drift av slike kjøretøy fra 1. mars. På utgifter til andre busser gis refusjon. Varebil klasse 1 Servicekontoret fikk mange spørsmål om disse bilene kom inn under refusjonsordningen etter forrige einfo (6/04). Det gikk rykter om endringer i reglene. Vi tok derfor kontakt med Skattedirektoratet og ba om en snarlig avklaring. Vi påpekte at det var viktig så snart som mulig å få en avklaring på spørsmålet, fordi endringer i reglene kan få store økonomiske konsekvenser for kommunene. I en pressemelding nr. 11/2004 av sies det at Finansdepartementet vil foreslå at varebiler klasse 1 likestilles med personbiler i momsregelverket fra 1. juli Regelendringen kommer etter at en rekke næringsdrivende har omdisponert varebiler i klasse 1 til personbiler kort tid etter innkjøp, og på den måten omgått avgiftsplikten. Også for kommunen vil denne endringen ha betydning. Etter dagens regelverk kan kommuner som anskaffer en varebil klasse 1 til bruk i den kompensasjonsberettigede virksomheten få momsen refundert. Hvis kjøretøyet skal brukes dels privat og dels i slik virksomhet kan man bare få refundert deler av momsen. Bruk av kjøretøyet mellom hjem og arbeid regnes også som privat bruk. Legg altså merke til at departementet nå varsler en endring i regelverket slik at varebil klasse 1 fra 1. juli 2004 høyst sannsynlig vil bli likestilt med personkjøretøyer og dermed komme inn under betegnelsen personkjøretøy i forskrift 49. Det vil igjen bety at kommunene ikke vil få refusjon på kjøp, leie og drift av slike biler fra samme tidspunkt. Pressemeldingen finner du her: Legitimasjon Vi mottar også spørsmål om hvilke legitimasjonsregler som gjelder i forbindelse med at det nå er innført merverdiavgift på persontransport. Vi viser i den forbindelse til fellesskriv fra Skattedirektoratet til fylkesskattekontorene 12. januar 2004: Ajouført :28 Side 97 av Rekneskap

98 Vi siterer fra skrivet: Med virkning fra 1. mars 2004 antar direktoratet at virksomheter som driver med kollektiv personbefordring av praktiske grunner må utstede billetter som angir vederlaget uten avgift og selve avgiftsbeløpet. Videre må angis selskapets organisasjonsnummer i Enhetsregisteret etterfulgt av bokstavene MVA. Det er fra 1. mars 2004 innført fradragsrett for kjøpere av persontransporttjenester. Dette innebærer at registrerte næringsdrivende som har utgifter til persontransport vil kunne kreve fradrag for beregnet merverdiavgift. Det er et vilkår for slik fradragsrett at det foreligger et tilfredsstillende salgsdokument. Etter forskrift nr. 2 2 første ledd skal et salgsdokument blant annet angi navn og adresse til den næringsdrivende som mottar varen eller tjenesten. Skattedirektoratet har med hjemmel i forskrift nr. 2 2 fjerde ledd funnet å kunne samtykke i at kjøpers navn og adresse inntil videre unnlates å angis på billetter som benyttes i rutegående kollektivtransport med buss, tog, bane, trikk eller ferge. Det samme gjelder billetter som utstedes ved transport av kjøretøy på ferge eller annet fartøy på innenlands veisamband. For at billetten skal kunne brukes som legitimasjon for fradragsberettiget inngående merverdiavgift, stiller direktoratet som vilkår at kjøperen selv på billetten (eventuelt på et vedlegg til denne) angir formålet med den enkelte reise, samt daterer og signerer dokumentet. Vi viser i denne anledning til forslaget til ny bokføringslov med forskrifter som forutsetter at angivelse av kjøper kan unnlates på kjøpsdokumentasjonen ved kontantkjøp under kr 1 000, jf. utkast til bokføringsforskrift i NOU 2002: annet ledd første punktum. Det er i samme bestemmelse foreslått at kjøper skal påføre salgsdokumentet formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene dersom kjøper ikke er angitt. Vi antar at de samme legitimasjonsregler vil gjelde for kommuner som har krav på refusjon merverdiavgift. Avslutning Ta gjerne kontakt hvis dere har spørsmål i tilknytning til denne einfo. Ole Rødal Ajouført :28 Side 98 av Rekneskap

99 6 Rapportering Rammestyring er vedteke som styringsprinsipp i Møre og Romsdal fylke. Innanfor eit slikt styringssystem er det gjeve stor grad av mynde til tenesteproduserande nivå. I eit slikt system er det viktig at rutinane for rapportering og oppfølging av rapportar fungerer tilfredsstillande. Det har tradisjonelt vore ei einsidig fokusering på budsjett og budsjettramme. Det vil etter kvart leggjast meir vekt på gjennomført aktivitet i samband med rapportering. Den vedtekne budsjettramma føreset ein gitt aktivitet. Bruk av budsjetterte midlar utan at aktivitet er gjennomført i samsvar med planar er sett på som ei overskriding av budsjett. 6.1 Rapportering i fylket i dag(kommunal sektor) Kven som skal rapportere kva til kven når, kan oppsummerast i denne tabellen Mottakar Rapporteringstidspunkt Avsendar Innhald Fylkesrådmannen Rapportering pr mars, april, juni, august og oktober Etatar og avdelingar. Utdanningsavd. rapporterer på grunnlag av rapportar frå skolar. Fylkesrådmannen fastsett innhaldet i rapporten. Utdanningsavd. gjev retningslinjer til ytre etatar. Hovudutvala Rapportering pr april og pr august Etatar med hovudutval. Etatsjef fastset sjølv innhaldet i rapporten. Fylkesutvalet Rapportering pr april og pr august Fylkesrådmannen på grunnlag av rapportar frå avdelingar og stabseiningar. Fylkesrådmannen gjev retningslinjer for innhaldet i rapporten. Fylkestinget Årsrapporten blir lagt fram for fylkestinget i april kvart år Fylkesrådmannen Regulert av kommunelov og budsjett- og rekneskapsforskriftene Ved rapportering til fylkesrådmannen og fylkesutvalet skal etatane sende rapportane til Økonomiseksjonen som koordinerer rapportane før dei går til fylkesrådmannen som ein samla rapport. 6.2 Grunnlaget for rapportering Rapporteringa skjer på grunnlag av budsjett -og rekneskapstal i økonomisystemet på rapporteringstidspunktet I tillegg til rapportering på rekneskaps- og budsjett-tal, er det fokusert på prognosar for året. Til utarbeiding av prognosar kan det nyttast ulike prognoseverkty, men prognostisering handlar mest av alt om å seie noko om framtida på bakgrunn av tidlegare erfaringar og planlagt aktivitet resten av året. Til dette treng ein ikkje avanserte prognoseverkty. Skal prognosearbeidet ha nokon nytteeffekt, må erfaringane ein bygg på vere basert på mest mogleg rett rekneskap. Samtidig må prognosa vere forankra i den planlagte aktiviteten for resten av året. Derfor er det ein føresetnad at også den driftsansvarlege er delaktig i prognosearbeidet Viktig ved rapportering Periodiseringa av budsjett- og rekneskapstala skal vere ajour i rekneskapssystemet på tidspunktet for rapportering. I denne samanheng er det viktig å leggje til grunn at Ajouført :28 Side 99 av Rapportering

100 periodiseringsfeila skal vere vesentlege før ein legg arbeid i omperiodisering. Dette gjeld både for rekneskap og budsjett. Periodisering av budsjettet Det er svært viktig at periodiseringa av budsjettet blir halde ajour til ei kvar tid, og ikkje minst i samband med rapportering. Dersom det er periodiseringsfeil i budsjettet ved rapportering, vil dette gje seg utslag i eit avvik mellom rekneskap og budsjett. Alle budsjettendringar og omdisponeringar og periodiseringsendringar må vere på plass på rapporteringstidspunktet. Sjå 2.9. Periodisering av rekneskapen Rekneskapsføringa skal vere ajour. Dette betyr at ein må sjå til at fakturaer og andre rekneskapsbilag blir registrerte i rekneskapen på den månaden dei høyrer heime. For dei som har Økonomiseksjonen som rekneskapsførar blir det sendt ut eige skriv med fristar for innsending av rekneskapsbilag i samband med rapportering til fylkesrådmannen og fylkesutvalet Rapportering av aktivitet Rapportering av aktivitet vil krevje etablering av meiningsfylte driftsindikatorer. Slike driftsindikatorer vil bli utarbeidd i nært samarbeid mellom Økonomiseksjonen og dei einskilde ansvarsområda. Erfaringane frå, og anbefalingane i samband med KOSTRA-registreringane vil her bli nyttige Rapportering av avvik For alle rammeområde skal avvik mellom periodebudsjett og rekneskap kommenterast og grunngjevast kort. Dersom rammeområdet forventar overskriding av årsbudsjettet sitt skal det også førast opp kva for tiltak som er/vil bli sett i verk for å minske overskridinga mest mogleg Rapportering av tiltak Til bruk i tiltaksrapporteringa har Økonomiseksjonen utarbeidd ein rapporteringsmal. Denne skal brukast i dei tilfelle avviket mellom årsbudsjett og årsprognose er vesentleg. Tiltaka skal beskrivast så konkret at den venta effekten kan talfestast. Det skal vidare settast opp ein progresjonsplan for effekten av tiltaka. Framdrift i måloppnåing skal rapporterast til etatsjef kvar månad. Ajouført :28 Side 100 av Rapportering

101 6.3 Rapportering til fylkesutdanningssjef Ansvar Leiaren av skolen er ansvarleg for rapportering til etatsjefen. Tidspunkt Ytre etatar rapporterer til etatsjef i samband med rapportering til fylkesrådmann/ fylkesutval. Etatsjefen gjev fristar for rapportering. Innhald All rapportering til fylkesrådmannen frå fagetatane skjer på grunnlag av data frå ytre etatar. Utdanningsavdelinga gjev retningslinjer til skolane om innhaldet i rapportane til etatsjef. Etatsjefen kan, dersom han føler behov for det, be om å få meir omfattande rapportar frå underliggande nivå enn det som blir kravd i dei obligatoriske rapportane. Dette kan til dømes vere aktuelt overfor organisasjonseiningar som har spesielle problem med å halde budsjettrammene eller planlagt aktivitetsnivå Vidaregåande skolar Dei vidaregåande skolane skal rapportere til fylkesutdanningssjefen på eige skjema. Desse opplysningane skal hentast frå driftsrapportane som skolane sjølve kan taka ut så snart som periodane er avslutta. Ajouført :28 Side 101 av Rapportering

102 6.4 Rapportering til fylkesrådmannen Ansvar Etatsjef/avdelingssjef er ansvarleg for at etaten rapporterer til fylkesrådmannen. Tidspunkt Det skal vere rapportering til fylkesrådmannen på desse tidspunkta pr april (1. tertial) pr juni pr august (2. tertial) pr oktober Økonomiseksjonen sender kvart år ut eige skriv der fristane knytt til rapporteringa går fram. Innhald Fylkesrådmannen gjev retningslinjer for korleis etatane skal rapportere. Sjå punkt Rapportering til fylkesrådmannen frå fylkesutdanningssjefen skjer på bakgrunn av rapportar frå dei vidaregåande skolane. Fylkesrådmannen har gitt retningslinjer for korleis etatsjef skal rapportere vidare. All rapportering frå etatsjef til fylkesrådmannen skal gå om Økonomiseksjonen for samordning. Økonomiseksjonen sender kopi av rapporten til fylkesrådmannen og til fylkesrevisjonen Innhaldet i rapporten til fylkesrådmannen Tertialrapportane til fylkesrådmannen skal ha følgjande obligatoriske innhald: 1. Taldel 2. Kommentarar/vurderingar 3. Evt. tiltak for å rette opp budsjettbalansen 4. Konklusjon/årsprognose 1. Taldel Frå driftsrekneskapen (drifts- og finansieringspostar) skal følgjande rapporterast: Akkumulert hittil i år 2010 Ansvarsområde Budsjett Drift Avvik Reelt avvik Årsbudsjett Prognose Avvik Fylkesrevisjonen Kontrollutvalet Resultat/netto forbruk Tabellen viser 3 avvik: - Rapportavvik, dvs. dei avvik rekneskapsrapportane frå økonomisystemet viser - Reelt avvik, dvs. avvik etter korrigeringar for feil periodisering og manglande posteringar - Prognose for året, dvs. samla reelt avvik for budsjettåret Ideelt sett skal rapportert avvik vere lik reelt avvik. Avviket mellom rapportert avvik og reelt avvik seier noko om kor god periodiseringa har vore. Ajouført :28 Side 102 av Rapportering

103 2. Kommentarar/vurderingar Etatane må kommentere/vurdere: - Reelle avvik - Evt. differanse mellom rapportavvik og reelle avvik - Prognose for årsavvik Kommentarane skal vere korte og bør seie noko om kor sikre eller usikre vurderingane er. 3. Tiltak Dersom det reelle avviket er stort, må etatsjefane gjere greie for tiltak dei vil setje i verk på kort og lengre sikt for å få budsjettet i balanse. Sjå elles punkt Konklusjon/årsprognose Det må her gjerast greie for korleis etaten reknar med at den vil kome ut i høve til gjeldande økonomiske ramme. 6.5 Rapportering til hovudutval Ansvar Det er etatsjefen som er ansvarleg for rapportering til hovudutval. Tidspunkt Det skal rapporterast til hovudutvala minst to gonger kvart år, årsrapportering ikkje medrekna. Tidspunkt for rapportering til hovudutval: pr april (1. tertial) pr august (2. tertial) Innhald Etatsjefen fastset sjølv kva som skal vere innhaldet i rapporten. Rapporteringa til hovedutvala skal vere meir omfattande enn det som blir rapportert til fylkesrådmannen/fylkesutvalet på same tidspunkt. Kopi til Av rapporten til hovudutvalet skal det sendast kopi til fylkesrevisjonen. 6.6 Rapportering til fylkesutvalet Opplegget for rapportering til fylkesutvalet er det same som for rapportering til fylkesrådmannen. Rapporten blir lagt fram som ei eiga sak til fylkesutvalet. Ansvar Fylkesrådmannen har ansvaret for rapportering til fylkesutvalet. Rapportar frå alle etatar og avdelingar legg grunnlag for fylkesrådmannen si rapportering til fylkesutvalet. Tidspunkt Det skal rapporterast til fylkesutvalet på desse tidspunkta: pr april (1. tertial) pr august (2. tertial) Ajouført :28 Side 103 av Rapportering

104 6.7 Årsrapport til fylkestinget Ansvar Fylkesrådmannen skal legge fram årsrekneskapen for fylkestinget på april-tinget kvart år. Tidspunkt Årsrekneskapen blir lagt fram på april-tinget kvart år. Økonomiseksjonen sender kvart år i oktober/november ut eige skriv med orientering om dei fristar som gjeld. Det er gjeve fristar for - gjennomgang av uteståande fordringar - bilag til kapitalrekneskapen - fristar for fakturabilag - anslagsposteringar - osb. 6.8 Rapportering utanom faste rapporteringstidspunkt Det må strekast under at så snart nokon blir kjent med budsjettoverskridingar av ramma av noko omfang, skal det rapporterast til næraste overordna nivå, uavhengig av dei faste intervalla for rapportering. Ajouført :28 Side 104 av Rapportering

105 7 Løn 7.1 Generelt Kostnaden til løn og sosiale utgifter utgjer meir enn halvparten av fylkeskommunen sine samla driftskostnader. Desse utgiftene fordeler seg på fast regulativløn, ekstra godtgjersle for uhøveleg og forlenga arbeidstid, løn til vikarar og ekstrahjelp, overtidsgodtgjersle, feriepengar, medlemspremie til pensjonsordninga og arbeidsgjevaravgift til folketrygda. Lønskostnadene er ein stor del av fylkeskommunen sine driftskostnader, og det er derfor svært viktig at det blir innarbeidd gode rutinar når det gjeld tilvising og utbetaling av løn Lønseiningar Økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen betaler ut løn til tilsette i undervisningssektoren, tannhelsetenesta, sentraladministrasjonen og fylkeskommunepolitikarane. Spørsmål som gjeld utbetaling av løn kan rettast til lønsgruppa ved økonomiseksjonen på tlf tlf Dato for lønsutbetaling Det er lønsutbetaling til undervisningspersonell og tilsette i sentraladministrasjonen den 12. kvar månad. Dersom utbetalingsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer utbetaling siste kvardagen før Fristar for innlevering av lønsmeldingar/registreringsskjema for løn Frist for innlevering av lønsmeldingar er 20. i månaden før avlønning. 7.2 Lønssystemet Fylkeskommunen nyttar lønssystemet Ansatt levert av Visma Unique. 7.3 Attestasjon og tilvising av løn Sjå også 4 Attestering og tilvising Attestering Næraste overordna skal attestere lønsbilaget før det blir sendt til tilvising. Den som attesterer har plikt til å kontrollere at føresetnadene for utbetaling av løna er rette, mellom anna at arbeidet er utført til dei tidspunkt som står på bilaget. Vi viser elles til kapitel 4 Attestering og tilvising for meir informasjon om kva som ligg i attestasjon Tilvising av løn Etter at formell tilsetjing er gjort og arbeidstakaren har teke til i stillinga skal den som har tilvisingsrett tilvise løna til arbeidstakaren. Det er ståande tilvising på fast løn. Med underskrifta si godtgjer den som tilviser at opplysningane på lønsskjemaet er rette. Det ligg med andre ord eit svært viktig ansvar i tilvisingsretten. All variabel løn (t.d. reiserekningar og overtid) skal vere tilvist før utbetaling. Ansvar som ligg til den som har tilvisingsrett for løn: Rett stillingskode, ansiennitet og stillingsbrøk Den som har tilvisingsretten har ansvar for at stillinga blir plassert i rett stillingskode, at ansiennitetsdatoen er rett utrekna, og at løna si prosentvise storleik/stillingsbrøk er i samsvar med inngått arbeidsavtale. Når det gjeld undervisningssektoren er det ei arbeidsdeling mellom skolane og utdanningsavdelinga når det gjeld tilsetjing og fastsetjing av ansiennitet. Når det gjeld vikarar og timelønte må løn vere i samsvar med arbeidsavtale som er inngått med den enkelte. Ved tilvising av timeløn, variable tillegg, overtid og andre sporadiske lønsutbetalingar må den som tilviser forvisse seg om at timelistene er ført i samsvar med føresegnene i løns- og arbeidsavtalane. Ajouført :28 Side 105 av Løn

106 Rett utfylling av lønsmeldingar Feil opplysningar kan resultere i feilutbetalingar. Dersom slike feil fører til at det blir utbetalt for mykje løn til ein arbeidstakar, er det den som har tilvisingsmynde som har ansvaret for å gjere avtale med vedkomande om attendebetaling eller inntrekking av beløpet. For feil skjedd i lønsavdelingane ligg ansvaret for å rette opp feilen her. (Sjå pkt ) Lønstilvisingar som manglar opplysningar som er avgjerande for løna, blir sendte attende til den med tilvisingsmynde for retting. Dette kan resultere i at lønsutbetalinga til denne personen blir seinka med ein månad. Det er viktig å merke seg at ei ståande lønstilvising er eit dokument som legg grunnlaget for ei løpande utbetaling framover, og at feil i opplysningane kan føre til store feilutbetalingar over tid. Kjennskap til regelverk som påverkar lønsutbetalinga Den som tilviser løn til utbetaling må kjenne til lønsavtalar og anna regelverk som påverkar lønsutbetalinga. (Sjå pkt. 7.20) Vi viser elles til kapitel 4 Attestering og tilvising for meir informasjon om kven som har tilvisingsrett og kva som ligg i tilvisingsansvaret Tilvising av fastløn Det er ståande fastløns-tilvising for tilsette ved skolane, tannhelsetenesta og sentraladministrasjonen. Det skal sendast melding til lønskontoret: (For skjema: sjå intranettet, NOATUN- økonomi komm lønn-skjema) 1. Ved start i teneste 2. Ved lønsendring 3. Ved slutt i teneste 4. Lengre permisjonar (over 1 månad) utan løn 5. Kortare permisjonar (mindre enn 1 månad) utan løn Registreringsskjema og sluttmelding skal vere i 3 eksemplar, originalskjema til økonomiseksjonen, kopi til arbeidstakaren og til personalmappa på skolen. Skjema som skal nyttast ved tilvising av løn - Registrering av fast tilsett arbeidstakar, vikar med månadsløn, endring i stilling (for skole) - Melding om slutt i tenesta - Melding om permisjon utan løn - mindre enn 1 mnd (for skole) Registrering av fast tilsett arbeidstakar, vikar og endring i stilling Det er utarbeidd registreringsskjema (sjå intranettet, NOATUN- økonomi komm lønn-skjema) som skal nyttast ved 1. Nytilsetting av arbeidstakar med fast tilsetting 2. Ved tilsetting av vikar med månadsløn 3. Ved gjeninntak av arbeidstakar etter permisjon u/løn (over 1 mnd.) 4. Ved endring i stilling Melding til Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister blir sndt frå lønnsgruppa, sjå pkt Det er særs viktig at alle opplysningane er gitt på skjemaet ved nytilsetjingar. Mange av opplysningane har ikkje mykje å seie for sjølve lønsutbetalinga, men blir nytta i andre samanhengar, m.a. til PAI-registeret og arbeidstakarregisteret. Ajouført :28 Side 106 av Løn

107 Rettleiing for utfylling av skjemaet ved nytilsetting/gjeninntak Lønsnr: Namn: Adresse: Fødselsnr.: Bankkontonr.: Avdeling/ institusjon Lønnsnummer består av fødselsdato + eit løpenummer. Ved nytilsetting førast fødselsdato her. Fullstendig namn - etternamn først Gateadresse - postnr. - poststad Fullstendig fødselsnummer - 11 siffer Fullstendig bankkontonummer. Dersom arbeidstakar ikkje har gjeve opp dette må det etterlysast Namnet på avdelinga eller skolen Kto.nr. ansvar: 4 første siffer i kto. nummer. - t.d Stilling: Tilsetjingsdato: E-post adresse Siste arbeidsgjevar: Stillingskode: Nemninga på stillinga, t.d. sekretær, konsulent Vanlegvis første arbeidsdag Gi opp e-post adressa som m.a brukast til lønnsslippar Dersom denne er kjend + sluttdato 4 siffer - må gjevast opp Kapittel: Gje opp om den tilsette er tilsett i kap. 3, 4 eller 5 Still brøk/prosent: Bruk stillingsprosent - t.d. 1/2 stilling = 50%, 3/4 stilling = 75% Lønsansiennitet: Til dømes ansiennitet frå 1/7-81 = 0781 Årslønn: Utdanningskode: Timar pr. veke: Månadsløn Månadsløn beløp Telefongodtgj: Ekstra skattetrekk: Husleigetrekk: Klesgodtgjersle Kosttrekk Merknader: Dato/underskrift: Rett årslønn etter stillingskode og ansiennitet der dette er aktuelt. Årslønna oppgis for 100% stilling. Oversikt over utdanningskodar i bruk finn ein i rundskrivet frå KS gjeldande PAIregisteret. Må fyllast ut for nytilsette. Treng ikkje førast opp ved normaltid 37,5t for 1/1 stilling. Art Ansvar- Ramme- Teneste Fast brutto beløp pr. månad Fast godtgjersle pr. månad Fast ekstratrekk pr. månad. Dette blir trekt kvar månad til beskjed om endring eller annulering kjem Fast trekk pr. månad for dei dette gjeld Fast godtgjersle pr. månad Fast trekk pr. månad for dei dette gjeld Opplysningar som det ikkje er plass til andre stader på skjemaet Dato og underskrift av den på avdelinga som er gjeve mynde til det Rettleiing for utfylling av skjemaet ved endring Lønsnummer og namn skal alltid fyllast ut. Fyll ut alle opplysningane som gjeld frå endringsdato. 1. Melding/skjema må sendast ved alle endringar i løn- og/eller tenestedata. Dette gjeld likevel ikkje endringar på lønstabellen i høve lønsoppgjer. 2. Lønsnr. og namn må fyllast ut. 3. Endringsdato må fyllast ut. Dette er svært viktig. Ajouført :28 Side 107 av Løn

108 4. Fyll ut opplysningar om endringar, t.d. endra stillingsprosent og beløp. Fyll i alle opplysningane som skal gjelde frå endringsdatoen Skattekort Rutine vedkomande skattekort 1. Den enkelte skole/avdeling/institusjon er ansvarleg for å samle inn skattekort frå arbeidstakarane. 2. Skattekorta må snarast mogleg sendast til økonomiseksjonen, der nye skatteopplysningar blir registrerte i lønssystemet. Skattekorta blir arkivert i lønsgruppa. 3. Ved manglande skattekort skal det trekkjast 50% skatt av løna. 4. Husk også å be om skattekort frå private som har enkeltoppdrag for skolen/avdelinga. Slike oppdrag kan vere foredrag, kurs eller konsulenttenester. I tilfelle der det er tvil kan det vere aktuelt at næringsdrivande dokumenterer dette med forskotsskattesetel. (Sjå 5.5.3) Melding om slutt i tenesta Melding om slutt i tenesta må sendast når ein arbeidstakar skal slutte ved avdelinga eller skal ut i permisjon utan løn, og permisjonen vil vare meir enn ein månad. (sjå Melding om slutt i tjenesta (vedlegg 3)). Melding om slutt i tenesta må også sendast når ein tilsett skal gå av med alders- eller uførepensjon. Det same gjeld avtalefesta pensjon. Ajouført :28 Side 108 av Løn

109 Rettleiing for utfylling av skjemaet for melding om slutt i tenesta Lønsnummer: Namn: Fødselsnr: Avdeling: Stilling: Sluttdato: Fyll ut rett lønsnummer Fyll ut rett namn Fullstendig fødselsnummer - 11 siffer Namn på avdelinga eller skolen Stillingsnemning, t.d. sekretær, konsulent Til vanleg siste arbeidsdag. Dersom ikkje utteken ferie går inn i oppseiingstida, gjev ein opp siste dag med løn inkl. denne ferien. Årsak til stopp i løn: Permisjon utan løn: Til dømes eigen oppseiing Frå og med dato - til og med dato Kva slags permisjon: T.d. ny stilling, utdanningspermisjon, omsorgspermisjon m.m. Tilsett i ny stilling: Gått av med alders- /uføre pensjon: Død: Namn på ny arbeidsgjevar Skriv kva type pensjon - uføre-/alders-/avtalefesta pensjon Kryss av for om melding om dødsfallet er sendt til KLP, og eventuell dato dette vart gjort, eller kryss av for at skjemaet til KLP er lagt ved sluttmeldingsskjemaet. Ferie: Tenestestadskodar Kode 1010 Folkevalde 1120 Fylkesrevisjonen Gje opp tal på dagar ikkje avvikla ferie som vedkomande er trekt for, og tal på dagar avvikla ferie som vedkomande ikkje er trekt for Fylkesrådmannen, Bygg- og vedlikehold 1240 Personalseksjonen Økonomiseksjonen Fellestenesta Regional- og næringsavdelinga Utdanningsavdelinga (inkl. fagopplæring) Vidaregåande skolar Gjermundnes vgs 3720 Tannhelsetenesta 5100 Kulturavdelinga 5500 Fylkesbiblioteket 8500 Samferdselsavdelinga Tilvising av variabel løn Løn skal tilvisast på hovudpost 0 Ajouført :28 Side 109 av Løn

110 Løn skal tilvisast på underpost som i artskontoplanen står oppført som løn, hovudpost 0. Det er unntak frå denne regelen når det gjeld mellom anna skattepliktig diett og vedlikehald. All løn skal førast over driftsbudsjettet. Det må aldri tilvisast på underpostar som ikkje er lønspost. Dersom noko skal dekkjast over andre konti, må dette gjerast i form av ei budsjettkorrigering. Dersom løn og andre utgifter skal dekkjast av midlar som står på ein balansekonto, må desse midlane førast over i driftsrekneskapen. Dersom ein ønskjer at desse utgiftene skal skiljast ut må det tildelast eit prosjektnummer som skal nyttast ved tilvising av utgiftene, sjå Tildeling av prosjektnummer skjer i samråd med økonomiseksjonen. Det er då viktig at midlar tilsvarande lønsutgifter, inkl. feriepengar og arbeidsgjevaravgift, blir førte over frå balansekonto til inntektspost i prosjektet Undervisningssektoren Skolane legg inn variabel lønn i IST/EXTENS. Dette blir overført som ei fil inn i lønnssystemet kvar søndag ettermiddag. Det blir sendt ut melding frå lønnsgruppa om siste overføring før kvar lønn. Skolane må gi melding til lønnsgruppa når det er lagt inn variabel lønn på ein ny person. Lønnsgruppa må då få opplysningar om fødselsnummer, navn, adresse, stillingskode, årslønn og skatteopplysningar. Skattekortet må sendast inn 7.4 Melding til Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister Kva er arbeidstakarregisteret? Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister inneheld opplysningar som legg grunnlaget for sjukepengeordninga. Eit av folketrygda og sjukepengeordninga sine formål er å sikre arbeidstakarar økonomisk ved tap av arbeidsinntekt som skuldast sjukdom Kven skal registrerast i arbeidstakarregisteret Arbeidsgjevar skal gje melding om arbeidsforhold som vil vare i meir enn seks dagar, og som vil innebere ei gjennomsnittleg arbeidstid på meir enn tre timar pr. veke. Ein arbeidsgjevar skal sende melding når arbeidsforholdet opphøyrer. Dersom arbeidsintensiteten i eit samanhengande tidsrom på minst to veker er lågare enn tre timar pr. veke, er arbeidsforholdet å sjå på som avslutta. Arbeidstakarar som har permisjon over 14 dagar, med eller utan løn (t.d. fødselspermisjon), skal også meldast ut av registeret. Dette gjeld ikkje arbeidstakarar i streik. Personar som går over på attføring/uførepensjon skal ikkje meldast ut av arbeidstakarregisteret Melding til arbeidstakarregisteret Ved inntak i eller slutt i teneste for arbeidstakarar, skal arbeidsgjevaren sende melding til NAV AA registeret. Dette skjer maskinelt frå lønnssystemet etter kvar lønnskjøring. Dersom fylkeskommunen ikkje sender inn- og utmelding slik som den har plikt til, kan fylkeskommunen ileggast ei tvangsmulkt. Før slik tvangsmulkt blir gjeve, skal arbeidsgjevaren ha motteke skriftleg varsel frå trygdekontoret. 7.5 PAI-registeret - Personal Administrativt Informasjonssystem Kva er PAI-registeret? PAI-registeret er eit løns- og personalregister som m.a. legg grunnlaget for rammene ved dei sentrale og lokale forhandlingane. Statistisk sentralbyrå hentar data til lønsstatistikkane sine frå dette registeret. Det er svært viktig at alle felta i registeret blir rett utfylt. Til hjelp i dette arbeidet gir Kommunenes sentralforbund årleg ut B-rundskriv nr. 200: Rettledning og kodeoversikt for kontroll-/ Ajouført :28 Side 110 av Løn

111 ajourholdslister/nye oppgaver til PAI-registeret Fristar Opplysningane i PAI-registeret skal hentast ut av løns-registeret 1. oktober kvart år. (I enkelte høve har teljingstidspunktet vore noko seinare som ein følgje av omfattande lønsoppgjer.) Lønsgruppa ved økonomiseksjonen tek listene ut frå lønssystemet for å kontrollere at opplysningane som ligg inne er rette. Når dette er gjort, og eventuelle feil er retta opp, sender lønsgruppa data vidare til PAI-registeret Kven og kva skal meldast inn Sjå B-rundskriv nr. 200 som gir utfyllande opplysningar om kva som skal registrerast i PAI registeret Spørsmål? Spørsmål når det gjeld ajourhald av PAI-registeret kan rettast til Kommunenes sentralforbund. 7.6 Sjukeløn Generelt Reglane om sjukeløn finn ein i Folketrygdlova av 01. mai 1997og i HTA, kap I, 8. pkt inneheld reglane for stønad under sjukdom og reglar for stønad ved fødsel. Arbeidstakarar i fast forpliktande arbeidsforhold med ei arbeidstid pr. veke som er fastsett på førehand får sjukeløn frå første fråværsdag. Alminnelege vilkår for sjukeløn finn ein i folketrygdlova 8-2 til Reglane om pliktene til arbeidsgjevar i samband med sjukeløn til tilsette finn ein i ftl til Brosjyren "Sjukmeldt - kva no?" gjev ei oversikt over korleis dei fylkeskommunale leiarane skal følgje opp tilsette som blir sjukmeldt. Denne finst i alle skolar, institusjonar og avdelingar. Fleire eksemplar kan skaffast frå personalavdelinga i sentraladministrasjonen. Ajouført :28 Side 111 av Løn

112 Skjema til bruk ved sjukeløn - Eigenmelding ved sjukefråvær - blankett IB - Sjukemeldingsattest I - blankett ID - Krav om sjukepengar - Folketrygda sitt skjema om inntekts- og skatteopplysningar Eigenmelding ved sjukefråvær Ved permisjon på grunn av eigen sjukdom, sjukt barn, eller når den som har dagleg tilsyn med barnet er sjukt skal skjemaet "Eigenmelding ved sjukefråvær" nyttast 0 Eigenmelding ved sjukefråvær (vedlegg 6). Reglane om eigenmelding og retten til å nytte eigenmelding finn du i folketrygdlova 8-23 til Verksemder som har gått inn på avtale om Inkluderande arbeidsliv med trygdeetaten, følgjer reglane og tiltaka for eigenmelding i tråd med avtalen Rutine ved permisjon på grunn av eigen sjukdom 1. Munnleg melding om fråvær på grunn av sjukdom skal gjevast snarast mogleg, og før arbeidstida er slutt første fråværsdag. Retten til løn under sjukdom gjeld som hovudregel frå den dagen slik melding blir gitt. 2. Skriftleg eigenmelding skal fyllast ut snarast mogleg. På skjemaet skal arbeidstakaren sitt namn, avdeling/institusjon, fødselsdato og år påførast. Ver nøye med å føre på rett lønsnummer. Verksemder som har gått inn på avtale om Inkluderande arbeidsliv med trygdeetaten, følgjer reglane og tiltaka for eigenmelding i tråd med avtalen. 3. Ved sjukefråvær ut over tre kalenderdagar, skal legeattest ligge føre frå og med 4. kalenderdag. (ftl. 8-24, 4. avsnitt). 4. Dersom den sjukmeldte har fleire arbeidsforhold, skal sjukmelding liggje føre for kvart arbeidsforhold vedkomande er sjukmeldt i. 5. Manglande eigenmelding, sjukmelding frå lege eller sjukepengeattest kan føre til trekk i løn. 6. Økonomiseksjonen skal ha kopi av alle eigenmeldingar som blir etterfølgde av ei sjukmelding. Dette fordi desse eigenmeldingane blir rekna med i arbeidgjevarperioden. Andre eigenmeldingar skal det ikkje sendast kopi av. Arbeidstakar er sjuk delar av dag Det er ikkje høve til å bruke halve eigenmeldingsdagar ved eigen sjukdom. (Jfr. kjenning i ankenemda for sykepengesaker nr. 17/85). Dette vil i praksis seie at det skal reknast ein heil eigenmeldingsdag dersom arbeidstakaren går heim frå arbeid grunna sjukdom Barns sjukdom Hovudtariffavtalen regulerer retten til permisjon og sjukepengar ved barns sjukdom, jfr. også Arbeidsmiljølova 33 A og kapittel 9 i Folketrygdlova. Reglane om rett til fri ved sjukdom hos barn og barnepassar går fram av Arbeidsmiljølova kap. VIII. Rettleiinga som er gitt i punkt når det gjeld eigen sjukdom, pkt. 1-4, gjeld tilsvarande når barn er sjuke. Sjå folketrygdlova 9-8 om eigenmelding ved barns sjukdom. Barnet eller barnepassar er sjuk delar av dag I B-rundskriv nr. 21/95 frå KS heiter det at "dagbegrepet ved barns og barnepassers sykdom er identisk med begrepet for egen sykdom - kalenderdag". Når barnet er sjukt delar av dag er det derfor slik at den av foreldra som hentar barnet nyttar heil dag av kvoten på 10/15 dagar. Det er såleis ikkje høve til å bruke halve eigenmeldingsdagar ved barns sjukdom. Ajouført :28 Side 112 av Løn

113 7.6.3 Sjukmeldt i ferien eller ferieavvikling under sjukdom Arbeidstakarar som blir sjuke før ferien har tatt til, kan krevje utsett ferie dersom dei kan vise sjukmelding frå lege, jfr ferielova 9 nr. 1. Arbeidstakarar som blir sjuke etter at ferien har teke til, kan krevje utsett ferie dersom arbeidsuførleiken har vart i minst 5 virkedagar i ferien. Undervisningspersonalet får erstatta ferie ved sjukdom frå første virkedag. Sjukefråveret skal være dokumentert av lege. (Jfr. Hovedtariffavtalen 7) Rutine ved avvikling av ferie under sjukdom 1. Arbeidstakarar som avviklar ferie under sjukdom skal melde frå om dette til arbeidsgjevaren på sjuke-pengeattest ID. For denne perioden blir refusjon av sjukepengar frå trygdekontoret stoppa. Den sjukmeldte får løn som vanleg, men sjukepengeperioden blir tilsvarande forlenga. Dette gjeld for undervisningspersonell: 2. Trygdekontora stoppar refusjonen for sjukmeldte lærarar den dagen ferien tek til. Dei refunderer att frå den dagen skolen byrjar. Sjukepengeperioden blir tilsvarande utvida. Lærarane sin ferie er definert til å vere 4 vekar og ein dag i juli. Berre lærarar som er sjukmeldt i denne perioden har rett på utsett ferie i inntil 4 veker og ein dag Refusjon av sjukeløn Fylkeskommunen betaler ut løn til arbeidstakar i fast forpliktande arbeidsforhold heile den tida han/ho har rett til sjukeløn. Arbeidsgjevarperioden er på 16 dagar. Ut over dette har han/ho rett til sjukeløn frå trygda i inntil 50 veker. skommunne søkjer refusjon frå trygdekontoret. Vi viser elles til reglane i folketrygdlova kap. 8, samt hovudtariffavtalen 8 om Løn under sjukdom, svangerskap, fødsel og adopsjon Utrekning av sjukepengar Sjukepengegrunnlaget blir fastsett etter reglar gitt i Folketrygdlova Refusjon av sjukepengar Arbeidsgjevarperioden strekkjer seg over 16 kalenderdagar rekna frå første heile arbeidsdag. For sjukefråvær ut over 16 dagar refunderer Trygdekontoret løn inntil 6 gonger grunnbeløpet i folketrygda. Inntekter under 125% av folketrygda sitt grunnbeløp pr. år gir ikkje rett til sjukepengar frå trygdekontoret. Trygdekontoret refunderer 6 G, men hovudtariffavtalen sikrar likevel at den tilsette i fylkeskommunen får full lønskompensasjon i til sammen 50 veker under sjukefråvær. Fylkeskommunen vil då betale ut sjukepengar tilsvarande arbeidstakaren si ordinære løn, sjølv om dette overstig refusjonsbeløpet frå folketrygda. Det er ein føresetnad for å betale løn under sjukdom, at arbeidstakaren har rett til sjukepengar frå folketrygda. Refusjonsbeløpet frå folketrygda skal innbetalast til fylkeskommunen. Unntak frå arbeidsgjevaransvaret Det kan gjerast unntak frå arbeidsgjevaransvaret ved langvarig og kronisk sjukdom. (folketrygdlova 8-20). Arbeidstakaren eller arbeidsgjevaren kan søkje om at trygda dekkjer utgifter til sjukeløn i arbeidsgjevarperioden. Ajouført :28 Side 113 av Løn

114 Rutine ved refusjon av sjukeløn 1. Ved sjukmelding leverer arbeidstakaren desse blankettane til skolen/avdelinga/institusjonen der vedkomande arbeider: 1. IB - Sjukmeldingsattest I 2. ID - Krav om sjukepengar 2. På blankett ID - Krav om sjukepengar må skolen/avdelinga/institusjonen sjå til at pkt. 7 Krav om sjukepengar - erklæring mv. er rett fylt ut. Arbeidstakaren skal skrive under med namn og dato. 3. Dette punktet gjeld for skolar og sentraladministrasjonen - Rett lønsnummer må førast på begge blankettane. - Det skal takast kopi av blankett ID - Krav om sjukepengar (grøn) Denne skal skolen/avdelinga ta vare på. 4. Blankettane IB og ID skal sendast/leverast til: Avsendar Skolar, avdelingar i sentraladministrasjonen Mottakar Økonomiseksjonen Dersom blanketten ikkje er rett utfylt blir den sendt i retur til den sjukmelde. 5. Det er viktig at skolen/avdelinga/institusjonen sender frå seg blankettane straks desse er mottekne frå arbeidstakaren. 6. Krav om refusjon skal fremjast ved at lønsavdelingane sender RTV-blankett 3.02A Inntekts og skatteopplysningar til trygdekontoret. Refusjonskrav til trygdekontoret må fremjast innan 3 månader. Krav som er sett fram seinare enn dette blir avvist som forelda. Krav som blir forelda grunna for sein innsending frå skolen/avdelinga inneber eit tap av refusjonsinntekter for skolen/institusjonen. 7. Dette punktet gjeld for skolar og sentraladministrasjonen Når arbeidstakaren er friskmeldt og attende på jobb skal friskmeldingsskjema Friskmeldingsskjema (vedlegg 7) fyllast ut av skole/avdeling. Dette skal sendast til økonomiseksjonen og er til bruk for kontroll med innkomne refusjonar frå trygdekontoret. Ajouført :28 Side 114 av Løn

115 7.6.5 Rehabilitering etter eit års sjukmelding Spørsmål vedrørande rehabilitering og attføring kan rettast til personalseksjonen i fylkeskommunen Rutine ved uførepensjon/attføringspensjon 1. Arbeidstakar skal følgjast opp av næraste leiar gjennom heile sjukeperioden. I rimeleg tid før ein arbeidstakar har vore sjukmeld i eitt år bør avdelinga/institusjonen/skolen finne ut om arbeidstakaren kan komme attende til arbeidet eller må søkje attføringspensjon / uførepensjon frå KLP (SPK for undervisningspersonale). 2. Omlag 3 månader før arbeidstakaren har vore sjukmeld i eitt år tek personalansvarleg kontakt med sjukmeld arbeidstakar og gjev melding om sluttdato for sjukepengar. Når det gjeld tilsette ved sentraladministrasjonen og skolane tek økonomiseksjonen hand om det praktiske arbeidet. 3. Søknadsskjema om attføringspensjon / uførepensjon til KLP er lagt ved meldinga. (Om rutine ved søknad om uførepensjon sjå pkt Søknad om rehabilitering/uførepensjon til folketrygda skal den sjukmelde i samråd med legen sin sende til trygdekontoret i heimkommunen. KLP betalar pensjon frå max. dato. For undervisningspersonale skal skolen sende søknadsskjema om uførepensjon frå SPK til arbeidstakaren. (Sjå pkt ) Statens pensjonskasse betalar pensjon frå max. dato 4. Ved max. dato for utbetaling av sjukeløn blir utbetalingane til arbeidstakaren stoppa. I heftet "Saksbehandlingsreglar ved oppseiing og avskil for Møre og Romsdal fylkeskommune" er det gjeve retningslinjer for oppseiing på grunn av langvarig sjukdom/uførleik. Du kan få dette heftet ved å kontakte rådmannskontoret i sentraladministrasjonen. 7.7 Fødselspengar Kven har rett på løna fødselspermisjon og kor lenge? Rett til fri ved svangerskap, fødsel og adopsjon er regulert av Hovudtariffavtalen kapittel 1 8, jfr også Arbeidsmiljølova kap. VIII, 31, 31A og 32. Retten til eventuell betaling under permisjonen er regulert av Folketrygdlova kap. 14. Eit vilkår for fødselspermisjon med løn er at kvinna har vore i arbeid minst 6 av dei siste 10 månadene rekna attende frå fødselen (ftrl første ledd). Tidsrom der ho har motteke sjukepengar, arbeidsløysetrygd, fødselspengar og omsorgspengar er likestilt med vanleg arbeid. Frå 1. januar 1999 har vi fått føresegn som utvidar personkrinsen for dei som kan tene opp retten til fødsels- og adopsjonspengar. Dvs at dei som har utdanningspermisjon med løn, mottek venteløn etter tenestemannslova og vartpengar etter lov om Statens Pensjonskasse, opptener rett til fødsels- og adopsjonspengar Utrekning av fødselspengane Mora sin stillingsprosent blir lagt til grunn ved utrekning av fødselspengar både for mor og far. Det er inntekta til den av foreldra som tek ut permisjonen som saman med mora sin stillingsprosent avgjer utbetalinga. Fylkeskommunalt tilsette får full løn frå arbeidsgjevaren på vanleg måte i perioden med fødselspermisjon. (Dersom arbeidstakaren vel stønadstid på 54 veker er fødselspengane 80% av full løn). I Hovudtariffavtalen 8 (kap 1) går det fram at arbeidstakarane har tariff-festa rett til full ordinær løn, faste årsbeløp og variable tillegg etter oppsett turnusplan i fødselspengeperioden, sjå også rundskriv B-49/94. skomunen får refundert beløp opp til 6G frå trygdekontoret. Ajouført :28 Side 115 av Løn

116 Blankettar som skal nyttast ved krav om fødselspengar og adopsjonspengar: RTV-blankett 3A.01 - Den som krev fødselspengar innhentar denne blanketten frå trygdekontoret, fyller ut, underteiknar og returnerer den til trygdekontoret. RTV-blankett 3.02A - Arbeidsgjevar gjev opp mellom anna løns- og skatteopplysningar på denne blanketten, og sender denne til trygdekontoret. Blankettar som skal nyttast ved krav om tidskonto RTV-blankett 3B.01 Blad 1 - Denne blanketten skal nyttast når det blir gjort avtale mellom arbeidstakar og arbeidsgjevar om tidskonto. I tillegg skal arbeidstakaren levere RTV-blankett 3A.01 "Krav om fødsels- eller adopsjonspengar". Rutine ved uttak av fødselspermisjon 1. Den som søkjer fødselspermisjon innhentar RTV- blankett 3A.01 frå trygdekontoret. Arbeidstakaren fyller ut blanketten og returnerer denne til trygdekontoret i heimkommunen. Arbeidstakaren skal søkje seinast på det tidspunkt vedkomande går ut i permisjon. 2. Arbeidsgjevaren skal ha melding om at arbeidstakaren skal ut i fødselspermisjon. Dersom arbeidstakaren er tilsett i vidaregåande skole eller i sentraladministrasjonen skal "Skjema for søknad om svangerskapspermisjon" fyllast ut. ( Svangerskapspermisjon/ fedrekvoten (vedlegg 8)). Dette skal sendast til økonomiseksjonen. Det er viktig at dette blir gjort i god tid slik at ikkje utbetalingane frå trygdekontoret blir seinka. 3. Arbeidsgjevaren fyller ut RTV-blankett 3.02A "Inntekts- og skatteopplysningar" og sender denne til trygdekontoret Fedrekvoten 6 veker av stønadsperioden er reservert for far (folketrygdlova 14-10). Det er ein føresetnad at mor har opptent retten til fødselspengar i minst halv stilling. Det er likeeins eit krav at far har opptent rett til fødselspengar. Far får fødselspengar utrekna i forhold til mora sin stillingsstorleik i oppteningstida. For fødsel etter 1. august 1999, kan far opptene rett til fødselspengar etter at barnet er født. Men han må ha vært yrkesaktiv med pensjonsgjevande inntekt i minst 6 av dei 10 siste månadene før stønadsperioden starter. Rutine ved søknad om fedrekvote 1. Den som skal ta ut fedrekvote må gje arbeidsgjevar melding om dette. Tilsette i vidaregåande skole og sentraladministrasjonen nyttar "Skjema for søknad om fedrekvoten" Svangerskapspermisjon/ fedrekvoten (vedlegg 8). 2. Arbeidsgjevaren fyller ut RTV-blankett 3.02A "Inntekts- og skatteopplysningar" og sender denne til trygdekontoret. 3. Dersom faren skal ha seks vekers fedrekvote med 80% skal arbeidsgjevar tilvise 20% trekk i løn. 7.8 Feriepengar Reglar for utrekning av feriefritid og utbetaling av feriepengar finn ein i Lov om ferie av 29. april 1988 nr. 21 og i Hovudtariff-avtalen kap Sjå også Kommunenes personalhandbok, Statens personalhandbok og Rundskriv F-68/89 frå Kirke- og undervisningsdepartementet (gjeld undervisningspersonale). Det skal gjevast melding til lønsavdelinga på eige skjema, sjå Svangerskapspermisjon/ fedrekvoten (vedlegg 8), om avvikling av ferie der løn/stillingsprosent er endra i høve til trekk for ferie i juniløna. Ajouført :28 Side 116 av Løn

117 7.8.1 Utbetaling av feriepengar Fylkeskommunen avreknar feriepengane i juni månad. Det blir då gjort eit teknisk lønstrekk tilsvarande 30/26-dels månadsløn. Lønstrekket blir samtidig kompensert med opptente feriepengar. Jfr. tariffavtale og ferielova 11 nr. 1. Feriepengar for ekstraveka for dei over 60 blir og utbetalt i juni, og det blir på same tid trekt løn for tilsvarande periode. Tilsette i fylkeskommunen får feriepengane utbetalt i juni månad. Tidspunktet for utbetaling av feriepengar er altså ikkje avhengig av tidspunktet for ferieavvikling. Unntak: Det er likevel viktig å vere merksam på reglane i ferielova 11, samt Hovedtariffavtalen kap. 1 7 pkt Av ferielova går det fram at: - Den tilsette kan krevje å få feriepengar utbetalt minst ei veke før ferie tek til. - Dersom ferien skal avviklast før juni kan arbeidstakaren krevje ei netto utbetaling for ferietida som svarar til løn utan skattetrekk for eit tidsrom som svarer til lengda på ferien. Avslutning av arbeidsforhold - Alle opptente feriepengar blir utbetalt snarast mogleg etter siste arbeidsdag, jfr. ferielova 11 (3). Arbeidskamp - Dersom arbeidstakar sluttar etter lovleg arbeidskamp (streik, lockout) inneber ikkje dette plikt til straks å utbetale feriepengar. Feriepengar blir utbetalt etter dei vanlege reglane for utbetaling av feriepengar til tilsette. Dødsfall - Dør arbeidstakaren skal alle opptente feriepengar utbetalast til boet saman med det avsluttande lønsoppgjeret Spesielt om feriepengar til undervisningspersonale Til undervisningspersonale skal det betalast ut full løn i ferietida første yrkesår. Det same gjeld etter nokre typar permisjonar utan eller med delvis løn. Sjå meir om dette i HTA Utbetaling av feriepengar til nytilsette Hovudregelen er at alle arbeidstakarar i løna arbeid skal ha 30 virkedagar feriefritid kvart ferieår. Arbeidstakarar over 60 år skal ha 6 virkedagar ekstraferie, jfr. ferielova. Unntak frå denne regelen kan berre gjerast i dei tilfelle arbeidstakaren ikkje har tent opp rett til feriepengar som dekkjer lønstrekket i feriefritidsperioden. For å sikre at den fylkeskommunale verksemda held seg innanfor ferielova sine reglar når det gjeld feriefritid og feriepengar vart det i sak SAM-17/96 A gjort vedtak om at før det blir godkjent at feriefritid ikkje skal avviklast, må arbeidstakaren leggje fram dokumentasjon frå tidlegare arbeidsgjevar og evt. likningsattest for oppteningsåret. Sjå også pkt Spesielt om feriepengar til undervisningspersonale. Det er utarbeidd eige skjema som skal nyttast for melding om redusert ferie for arbeidstakarar som ikkje har tjent opp full ferie. Sjå Vedlegg Trekk i løn Når kan det setjast i verk trekk i løn? Arbeidsmiljølova 55 nr. 3 bokstavane a-e fastset når det kan utførast trekk i løn Trekk i løn ved korte permisjonar og utbetaling av løn for del av heil månad Ved kortvarige permisjonar utan løn (kortare enn 1 mnd.) skal det trekkast dagløn etter netto årsløn dividert med 260 for arbeidstakarar med 5 dagars arbeidsveke og netto årsløn dividert med 312 for arbeidstakarar med 6 dagars arbeidsveke. For turnusarbeidarar med store variasjonar i talet på timar pr. dag og/eller pr. veke, kan det trekkast for talet på timar arbeidstakaren skulle ha arbeidd i permisjonsperioden. Tilleggsløn skal trekkast etter same reglane som regulativløna. Blir trekk av fråverande timar i samsvar med turnus nytta, skal kveld-/nattillegg og/eller laurdags-/søndagstillegg trekkast i samsvar med talet på timar arbeidstakaren skulle ha arbeidd ubekvemt i permisjonsperioden. Trekk i løn for pedagogisk personale Reglar for trekk i løn for pedagogisk personale vart gjeve i SFS Ajouført :28 Side 117 av Løn

118 Lønnstrekk for fråver blir gjort etter vanlege reglar ut frå stillingsstorleik og antall dagar fråveret gjeld for. For kortare fråver trekkast ordinær timelønn innafor den tid som ligg i arbeidsplana til den enkelte Forskot på løn Som hovedregel kan det ikkje betalast ut forskot på lønn. Det kan utbetalast forskot på variabel løn. Rutine ved utbetaling av forskot 1. Skjema for forskot på løn må attesterast og tilvisast. 2. Tilvisinga skal sendast til lønsavdelinga, som utbetaler forskotet. 3. Forskotet blir trekt ved neste lønsutbetaling. Om forskot på reise sjå Arbeidstid og overtid Fleksibel arbeidstid i sentraladministrasjonen Retningslinjer for fleksibel arbeidstid ved sentraladministrasjonen vart vedtekne av samarbeidsutvalet for sentraladministrasjonen 26. mai 1993, endra 15. sept Sjå Fleksibel arbeidstid (vedlegg 11). Om fleksibel arbeidstid og forskyving av arbeidstid i samband med tenestereiser over 7,5 timar sjå Fleksibel arbeidstid (vedlegg 12)- notat frå personalavdelinga datert Kva reknast som overtid? Reglane om overtid finn ein i arbeidsmiljølova 49 og 50 og 52 og i HTA kap 1 6. Når det gjeld undervisningspersonale, finn ein også reglar i Hovudtariffavtalen sine fellesreglar 13. Reglar for overtid for pedagogisk personale finn ein i Rundskriv F-102/95 frå Kirke-, utdanningsog forskningsdepartementet. Merk at omgrepet overtid i hovudtariffavtalen og omgrepet overtid i arbeidsmiljølova ikkje er samanfallande. Omgrepa tek utgangspunkt i ulike veketimeverk og i noko grad i forskjellige lengder av den daglege arbeidstida. Timetalet pr. veke er 40/38/36 etter Arbeidsmiljølova, og 37,5/35,5/33,6 etter Hovudtariffavtalen. På bakgrunn av desse forskjellane blir omgrepet "meirarbeid" nytta om arbeidstid ut over arbeidstid avtalt i tariffavtale, men innanfor den alminnelege arbeidstida etter arbeidsmiljølova. Som arbeidsgjevar må ein derfor registrere overtid som overtid totalt og overtid iflg. arbeidsmiljølova. Etter arbeidsmiljølova er arbeid av ledende art unnateke frå reglane om overtid. Sjå notat frå personalseksjonen datert Notat (vedlegg 14). Sjå vedlegg: Notat (vedlegg 14) Notat frå personalseksjonen av om kompensasjonsreglane for arbeid ut over ordinær arbeidstid for leiarar Utfylling av overtidsrekninga Tilsette i sentraladministrasjonen All tid ein krev overtid for skal vere registrert i fleksitidssystemet. Dette gjeld også ved tenestereiser der møte o.l. går ut over normal arbeidsdag og ein har rett på godskriving av denne tida. Det gjeld ikkje reise til og frå slike møte som blir haldne utanom arbeidstid. Korrigeringsskjema skal leverast umiddelbart til sentralbordet slik at systemet til ei kvar tid er oppdatert. Ajouført :28 Side 118 av Løn

119 Vedlegg 15 Overtidsrekning (sjå under nytt til etatane frå økonomiseksjonen) Vedlegg 16 Skjema for retting av stemplingsdata, melding om og retting av fråvær (til sentralbordet). (Sjå under nytt til etatane frå administrasjonsavdelinga: nytt skjema for retting av stemplingsdata) Kvar etat/avdeling skal kontrollere at overtidsrekningane stemmer med månadsrapportane frå fleksitidssystemet før rekninga går til tilvising. Det er ikkje høve til å skrive rekning på overtid som ikkje er registrert i fleksitidssystemet. Overtidsrekningane skal skrivast etter kvart kvar månad. Frist for tilvising er den 1. i kvar månad. Undervisningspersonale Overtid førast på skjema for variabel løn, sjå pkt Kontroll av lønsutbetalingar Institusjonens/etatens kontroll Etter at ei lønnskjøring er ferdig blr det sendt ut melding frå lønnsgruppa til avdelingane og skulane om at rapportar som skal nyttast til kontroll kan takast ut av lønnssystemet. Rapportane som skal takast ut er: 1. Lønnsjournal pr ansatt 2. Kontospesifikasjon. Oversikt over månadens lønsutbetalingar fordelt på konto. Det er viktig at etaten/institusjonen kontrollerer at dei lønsutbetalingane som har skjedd er i samsvar med det som er tilvist. Med utgangspunkt i lønnsjournalane eller kontospesifikasjon må avdelingane/skulane kontrollere at ingen har fått utbetalt beløp som ikkje samsvarar med det dei rettmessig har krav på. Kontrollen bør så langt mogleg skje før lønsslippane blir delte ut til dei tilsette. Dette for at eventuell avtale om for mykje utbetalt løn kan gjerast i det lønsslippane blir delte ut Dei tilsette sin eigen kontroll Lønsmottakar har plikt til å kontrollere at det mottekne beløpet er i samsvar med gjeldande regulativ og reglar. Lønsmottakar pliktar straks å gjere arbeidsgjevar merksam på: - endring i tenesteforhold som har gitt mellombels endring i løn - manglande utbetaling av løn, tillegg og godtgjersler - feil utbetaling av løn, tillegg og godtgjersler - tydelege avvik frå tidlegare løpande utbetalingar når det ikkje er motteke stadfesting på at det ligg føre heimel for avviket - andre feilutbetalingar og for øvrig oppgjer av alle personlege ytingar når feilen burde ha vore tydeleg for mottakaren Lønstakaren må bli gjort kjent med korleis ho/han sjølv kan kontrollere desse opplysningane Feil utbetaling av løn Dette spørsmålet er regulert av to sjølvstendige regelsett, arbeidsmiljølova 55 nr. 3 og uskrevne obligasjonsrettslege reglar. Trekk av for mykje utbetalt løn kan gjerast etter skriftleg avtale mellom arbeidstakar og arbeidsgjevar. Dersom partane ikkje blir einige, kan trekk berre utførast etter at det er avsagt dom til fordel for arbeidsgjevaren. I den standard arbeidsavtalen som blir nytta for fylketskommunen skal det gå fram at feil løn blir retta opp neste lønningsdag. (Sjå Skjema for retting av stemplingsdata, melding om og Ajouført :28 Side 119 av Løn

120 retting av fråvær (vedlegg 16). Arbeidsavtalen er underskriven av både arbeidsgjevar og arbeidstakar, men er ikkje å sjå på som ein avtale om at for mykje løn automatisk kan trekkjast i neste lønning. Arbeidstakaren må varslast om feilen som er oppdaga og samtykke i at trekk blir gjort. I dette varslet kan ein vise til arbeidsavtalen. Rutine ved feil utbetaling av løn 1. Arbeidstakaren skal bli varsla straks feil er oppdaga. 2. Skriftleg avtale om attendebetaling/trekk i løn må gjerast så snart som mogleg. Ved feil ved tilvising er det den som har tilvist beløpet som har ansvar for at det blir gjort avtale med arbeidstakaren om attendebetaling/trekk i løn. Dersom feilen har skjedd ved lønningskontoret ligg ansvaret for å gjere avtale med arbeidstakaren her. 3. Det bør så langt som mogleg gjerast avtale om at beløp som er feil utbetalt skal trekkast i neste lønning. Dersom dette ikkje er mogleg må det gjerast avtale om attendebetaling. 4. I dei høve det er naudsynt vil lønsavdelinga rekne ut storleiken på det beløpet som skal trekkast/attendebetalast. 5. Kopi av avtale om attendebetaling/trekk i løn må sendast til lønsavdelinga. Lønsgruppa har ansvaret for at avtalt beløp blir trekt/attendebetalt Mynde til å avskrive for mykje utbetalt løn Fylkesutvalet ga i sak U-88/90 A fylkesrådmannen mynde til å avskrive krav på for mykje utbetalt løn der krava ikkje er mogleg å inndrive. I notat datert overfører fylkesrådmannen mynde til fylkesutdanningsjefen å fråfalle krav på for mykje utbetalt løn på inntil kr ,- for kvart einskild krav. Sjå Arbeidsavtale (vedlegg 17). Melding med grunngjeving om slikt fråfall/avskriving skal sendast til fylkesrådmannen, økonomiseksjonen og fylkesrevisjonen Organisasjonsnummer Fylkeskommmunen sitt juridiske organisasjonsnummer skal stå på alle krav som fylkeskommunen sender ut. Det juridiske organisasjonsnummeret er det same for sentraladministrasjon, skolar og distriktstannklinikkar. Dette nummeret er Sjå Dei nedannemte organisasjonsnummer skal berre nyttast i samband med inn- og utmelding i trygdeetaten sitt arbeidstakarregister (sjå pkt. 7.4). Her skal det nyttast organisasjonsnummeret til kvar enkelt avdeling/institusjon, sjå nedanfor. Verksemd Organisasjonsnummer Sentraladministrasjonen Økonomiseksjonen Fylkesrevisjonen Utdanningsavdelinga Fellestenesta Regional- og næringsavdelinga Ajouført :28 Side 120 av Løn

121 Verksemd Organisasjonsnummer Bygg og vedlikeholdsavdelinga Fylkesrådmannen Fylkesbiblioteket Samferdselsavdelinga Fylkestannlegens kontor Fylkeskultursjefen Vidaregåande skolar Atlanten vidaregåande skole Borgund vidaregåande skole Fagerlia vidaregåande skole Fannefjord vidaregåande skole Fræna vidaregåande skole Gjermundnes landbruksskule Haram vidaregåande skole Herøy vidaregåande skole Kristiansund vidaregåande skole Molde vidaregåande skole Møre og Romsdal tekniske fagskole Rauma vidaregåande skole Romsdal vidaregåande skole Spjelkavik vidaregående skole Stranda vidaregåande skole Sunndal vidaregåande skole Surnadal vidaregåande skole Sykkylven vidaregåande skole Tingvoll vidaregåande skole Ulstein vidaregåande skole Volda vidaregåande skole Ørskog vidaregåande skole Ørsta vidaregåande skole Ålesund maritime skole Ålesund vidaregåande skole Upa-skolen Distriktstannklinikkar Ajouført :28 Side 121 av Løn

122 Verksemd Organisasjonsnummer Distriktstannklinikken i Aukra Distriktstannklinikken i Aure/Tustna Distriktstannkl. på Batnfjordsøra Distriktstannklinikken i Brattvåg Distriktstannklinikken i Bruhagen Distriktstannklinikken på Eide Distriktstannklinikken i Eidsvåg Distriktstannklinikken i Elnesvågen Distriktstannklinikken i Fosnavåg Distriktstannklinikken i Fiskåbygd Distriktstannklinikken i Haramsøy Distriktstannklinikken på Hareid Distriktstannklinikken i Sandøy Distriktstannklinikken i Kristiansund Distriktstannklinikken i Langevåg Distriktstannklinikken på Larsnes Distriktstannklinikken i Midsund Distriktstannklinikken i Molde, Bergmo/Sellanrå/Hjelset Distriktstannklinikken i Rauma Distriktstannklinikken i Rindal Distriktstannklinikken på Sjøholt Distriktstannklinikken på Stranda Distriktstannkl. på Sunndalsøra Distriktstannklinikken i Surnadal Distriktstannklinikken i Sykkylven Distriktstannklinikken på Tingvoll Distriktstannklinikken i Ulsteinvik Distriktstannklinikken på Valderøy Distriktstannklinikken i Valldal Distriktstannklinikken på Vatne Distriktstannklinikken i Vestnes Distriktstannklinikken i Ørsta Distriktstannkl. Ålesund, Spjelkavik/Bjørgvin Distriktstannklinikken på Smøla Distriktstannklinikken i Volda Distriktstannklinikken på Vågland Ajouført :28 Side 122 av Løn

123 Verksemd Organisasjonsnummer Folkevalde fylkespolitikarar Hovudtillitsvalde Forsikringar Alle tilsette i fylkeskommunen, også undervisningspersonale, er gruppelivsforsikra og ulykkes- /yrkesskadeforsikra i KLP. Alle arbeidstakarar, unnateke undervisningspersonale, er meldte inn i KLP (sjå pkt ). Undervisningspersonale er innmeldt i SPK (sjå pkt ) Når det gjeld gruppelivsforsikring og ulykkes-/yrkesskadeforsikring skal også undervisningspersonale meldast inn i KLP. Lønsavdelinga i sentraladministrasjonen har ansvaret for at slik innmelding blir gjort Gruppelivsforsikring Hovudtariffavtalen kap gjev reglar om kommunen si plikt til å teikne gruppelivsforsikring for fylkeskommunalt tilsette. Gruppelivsforsikringa dekkjer utbetaling av eingongsbeløp til ektefelle, sambuar og barn som for ein vesentleg del vart forsørgde av arbeidstakaren. Forsikringa gjeld alle som er tilsette i fylkeskommunen. Forsikringa gjeld også for uførepensjonistar fram til dei når aldersgrensa, men seinast til fylte 67 år. Gruppelivsforsikring er ei rein dødsrisikoforsikring, dvs. ei skattefri eingongsutbetaling til dei attlevande dersom den forsikra døyr. Erstatninga kan utbetalast til ektefelle, sambuar, registrert partnar og barn under 20 år (25 år for barn etter undervisningspersonalet). I særskilde tilfelle kan forsikringa også utbetalast til andre. Full erstatning er 10 gonger grunnbeløpet (G) i folketrygda. Erstatninga blir avtrappa med delstilling og alder over 50 år. Dersom dødsfallet skuldast ei ulykke eller yrkesskade/yrkessjukdom sjå pkt Rutine for utbetaling av eingongsbeløp ved tilsette sin død 1. Arbeidsgjevar sender melding om dødsfallet til KLP. Blankett nr. D12 skal nyttast. Økonomiseksjonen har ansvaret for dette når det gjeld tilsette i skolar og sentraladministrasjonen Yrkesskadeforsikring og forsikring ved ulykker i arbeidstida Yrkesskadeforsikring for tilsette i fylkeskommunen byggjer på reglane om yrkesskadeforsikring av 16. juni 1989 nr. 65 med forskrifter og hovudtariffavtalen kap Yrkesskadeforsikringa gjeld alle som gjer arbeid for fylkeskommunen. Ulykkesforsikringa gjeld dei som er omfatta av Hovudtariffavtalen/Statens fellesføresetnader. Ulykkes-/yrkesskadeforsikring blir utbetalt ved yrkessjukdom, yrkesskade og ulykker i arbeidstida som fører til død eller arbeidsuførleik. Ulykkesforsikringa gjeld også på direkte reise til og frå arbeid, og på tenestereiser. Ein kan lese meir om forsikringa i HTA/SF og i lov om yrkesskadeforsikring. Erstatninga blir utbetalt til den forsikra ved uførleik. Ved død blir den som regel utbetalt til ektefelle, sambuar, registrert partnar og born under 20 år. Erstatninga blir rekna ut på grunnlag av arbeidstakarens inntekt, alder og uføregrad. Full erstatning gir ei utbetaling på max 15 G. Rutine ved yrkesskade/ulykke i arbeidstida 1. Det er fylkeskommunen som arbeidsgjevar som har ansvaret for at tilfelle av yrkessjukdom/yrkesskade/ulykke i arbeidstida blir meldt til arbeidstilsynet, trygdeverket og KLP. Melding til KLP skal sendast av den som er ansvarleg for å sende melding til arbeidstilsynet/trygdeverket. Ajouført :28 Side 123 av Løn

124 Ulykkesforsikring i fritida Møre og Romsdal fylkeskommune har utvida den pliktige ulykkesforsikringa (sjå pkt ) til også å gjelde ulykker i fritida. For fritidsforsikringa gjeld likevel andre erstatningar. Utbetalingane vil her kunne variere frå 22 G til 2 G, avhengig av død eller grad av uførleik, alder og inntekt. Rutine ved ulykkesforsikring i fritida 1. Forsikringa er teikna til fordel for den tilsette. Det er den tilsette sjølv som har ansvaret for å melde inn moglege forsikringstilfelle til KLP. Fylkeskommunen som arbeidsgjevar representert ved den enkelte institusjon, skole m.v. vil etter oppmoding hjelpe den enkelte tilsette m.o.t. utfylling av skademelding Reiseforsikring - tenestereiser På tenestereiser innanlands og i Norden er fylkeskommunen sjølvassurandør og dekker følgjande: reisegods behandlingsutgifter ut over det Folketrygda dekker Heimtransport ut over det Folketrygda dekker Nødvendig heimreise i samband med sjukdom i næraste familie Ved reiser utanfor Norden må den reisande teikne eiga reiseforsikring. Utgiftene til slik forsikring er ein ordinær reisekostnad som skal takast med på reiserekninga. Når meir enn halvparten av reisa er betalt med Diners-kort har ein automatisk avbestilling- og reiseforsikring. Fylkeskommunen si ulykkes/yrkesskadeforsikring gjeld på tenestereiser. På tenestereisas eventuelle fritid gjeld fylkeskommunen si fritidsulykkesforsikring. Fylkeskommunen si ansvarsforsikring dekker ikkje personleg erstatningsansvar som den reisande evt. måtte pådra seg Pensjonsordningar Statens Pensjonskasse Lærarar og anna pedagogisk personale i skoleverket som har ein samla stillingsprosent mellom 35 og 100% skal meldast inn i Statens Pensjonskasse. Faste overtimar skal ikkje meldast. For skoleverket skal ein samanhengande tenesteperiode på minst ein månad meldast til STP. Eit vilkår for medlemskap er at det gjeld eit arbeidstilhøve som er klart definert m.o.t. arbeidstid pr. veke og lønsarter. Det ligg ikkje føre reglar om minste tilsetjingsperiode som gjev rett til medlemskap. Tillegg etter B-regulativ skal meldast inn. Det same gjeld risikotillegg ved fengselsundervisning og samlinsstyrargodtgjersle. Dersom læraren er tilsett i delstilling ved to skolar skal vedkomande også meldast inn ved skole nummer to, men berre inntil 100% stilling totalt. Dersom delstillingane til saman overstig 35% skal vedkomande meldast inn i STP. Kva skal det sendast melding om? 1. Overgang til medlemspliktig stilling Det skal sendast melding om - nytilsetjing - start i stilling etter avslutta heil eller delvis permisjon - endring i storleiken på stillinga til over minstegrensa for medlemsskap - særskilt vedtak om innlemming i SPK for ei bestemt stilling - korrigering av tidlegare innsendt melding. Ajouført :28 Side 124 av Løn

125 2. Endring av stillingsforhold under medlemsskap Det skal gjevast melding om - endring av løn og/eller pensjonsgjevande tillegg - endring av stillingsprosent og stillingstype/-kode/-nemning - endring av aldersgrense - overgang til delvis pensjon og delvis løn - overgang til heil permisjon utan løn - start i stilling etter permisjon utan løn - korrigering av tidlegare innsendt melding. 3. Avslutning av medlemskap Det skal sendast melding om - slutt i stilling - endring i storleiken på stillinga under minstegrensa - særskilt vedtak om utmelding av stilling eller arbeidsgjevar - overgang til permisjon utan løn - overgang til heil eller delvis pensjon - ved dødsfall - korrigering av tidlegare innsendt melding - ved overgang til venteløn Spørsmål? Spørsmål kan rettast til Statens Pensjonskasse tlf Ansvar for meldingar til STP Frå skjer innmeldingar, endringsmeldingar og sluttmeldingar automatisk gjennom lønssystemet. Meldingar om pensjon skal sendast til SPK på eigen skjema blankettnummer PT 7. Blanketten kan de finne inne på heimesida til Statens Pensjonskasse. Når det gjeld tilsette som er delvis pensjonert og har endringar som gjeld lønn og /eller stillingsstorleik så skal dei framleis meldast manuelt til Statens Pensjonskassse av den enkelte skule på skjemaet PT-7, kopi av skjemaet skal sendast inn til lønsgruppa i økonomiseksjonen. Dette gjeld også når desse jobbar ekstra timar; då skal det sendast inn PT-7 skjema om endring i stillingsstorleik, med kopi til lønsgruppa. Dette kan få innverknad på pensjonen til den enkelte og må følgjast opp på kvar enkelt skule Kva rettar kan pensjonsordninga gje? Medlemsskap i Statens Pensjonskasse kan gje rett til følgjande ytingar: 1. Alderspensjon 2. Uførepensjon 3. Etterlattepensjon 4. Avtalefesta pensjon 5. Oppsett pensjon 1. Alderspensjon Når ein arbeidstakar skal gå av med alderspensjon skal søknad sendast til SPK på eit eige skjema - blankettnr. PT-7 Pensjonsmeldingsskjema til Statens Pensjonskasse. Rutine ved søknad om alderspensjon Ajouført :28 Side 125 av Løn

126 1. Arbeidstakar som nærmar seg pensjonsalder bør informerast om pensjonsrettar og tidsfristar. Dette må gjerast i god tid. 2. Arbeidsgjevaren fyller ut skjemaet PT-7 for søknad om pensjon. Melding om igangsetting av alderspensjon må sendast til SPK 3 månader før igangsetting. Rettleiing for utfylling av blanketten finn ein i Håndbok Rapporteringsrutiner og medlemskap. 3. Arbeidstakaren skal ikkje meldast ut av SPK ved søknad om alderspensjon. 2. Uførepensjon Ved søknad om uførepensjon skal blankett for Søknad om uførepensjon og blankett PT-7 Pensjonsmeldingsskjema til Statens Pensjonskasse nyttast. Skjemaene finn de på heimesida til SPK. Rutine ved søknad om uførepensjon 1. Etter at arbeidstakar har vore sjukmeldt i om lag 6 månader skal han/ho informerast om rettar og tidsfristar vedkomande uførepensjon. 2. Søknadsskjema om uførepensjon skal leverast til arbeidstakar seinast etter 8 mnd. sjukmelding. 3. Arbeidsgjevaren fyller ut pensjonsmeldingsskjemaet (PT-7) og sender dette til SPK seinast 4 månader før utbetaling av sjukepengar tek slutt. 4. Søknadsskjemaet om uførepensjon som skal fyllast ut av arbeidstakaren inneheld ein del kalla Registreringsskjema ved søknad om uførepensjon i Statens Pensjonskasse. Arbeidsgjevaren skal her fylle ut feltet for arbeidsgjevars namn og adresse før skjemaet blir levert til arbeidstakaren. Melding til arbeidsgjevar om utfallet av søknaden vil bli sendt til denne adressa. 5. Den som søkjer uførepensjon fyller ut registreringsskjemaet med eige namn, adresse og fødselsnummer, namnet på trygdekontoret og legens namn og adresse. Registreringsskjemaet skal straks sendast til Staten Pensjonskasse. 6. Den som søkjer om uførepensjon fyller ut eigenerklæring. 7. Søknadsskjemaet skal så leverast til legen for utfylling av legeerklæringsdelen. Legen sender heile det utfylte skjemaet direkte til SPK. 3. Etterlattepensjon (til ektefelle og barn) Etterlatte etter medlemmer av Statens Pensjonskasse har med visse unnatak rett til ektefellepensjon og barnepensjon. Dette gjeld også for registrerte partnarar. Pensjonen kan kortast ut frå den etterlatte sin alder og den arbeidsinntekt den gjenlevande kan vente å få. Avdødes eigne barn og fosterbarn under 18 år har rett til barnepensjon. Barn under utdanning kan gjevast pensjon inntil fylte 21 år når det ikkje sjølv har midlar til å forsørgje seg. Søknadsskjema for forlenga barnepensjon kan ein få ved å kontakte Statens Pensjonskasse. Gjenlevande etter ein medlem med rett til oppsatt pensjon, har rett til ein oppsatt pensjon utrekna av avdøde sin oppsatte pensjon. Rutine ved søknad om etterlattepensjon 1. Når ein arbeidstakar døyr skal blankett PT-7 fyllast ut med melding om dødsfallet. Gje også opp namn og fødselsnummer på gjenlevande ektefelle og evt. barn under 18 år. Når det gjeld død pensjonist vil SPK automatisk motta melding frå trygdekontoret. 2. Arbeidsgjevar melder frå til dei etterlatne om at melding er sendt til SPK og formidlar brosjyren om etterlattepensjon. Ajouført :28 Side 126 av Løn

127 3. Dei gjenlevande treng vanlegvis ikkje gjere noko overfor Statens Pensjonskasse for å få etterlattepensjon. Pensjonen vil bli ekspedert på grunnlag av melding om dødsfall frå trygdekontoret eller arbeidsgjevar. Det er likevel eit krav at gjenlevande søkjer tilsvarande ytingar frå folketrygda. 4. Gjenlevande med rett til oppsatt pensjon må sjølv sende inn krav om pensjon. 4. Avtalefesta pensjon Ved søknad om avtalefesta pensjon skal blankettnr. PT-3 - "Søknad om avtalefestet pensjon" nyttast, samt sluttmelding på blankettnr. PT-1. Rutine ved søknad om avtalefesta pensjon 1. Den som ønskjer å søkje om AFP skaffar seg søknadsskjema frå arbeidsgjevar, trygdekontoret eller Statens Pensjonskasse. 2. Arbeidstakar fyller ut delar av blanketten og sender denne til arbeidsgjevar. 3. Arbeidsgjevar fyller ut resten av blanketten og sender blanketten til Statens Pensjonskasse saman med lønsmelding PT Rettar ved avgang før aldersgrensa - oppsatt pensjon Et medlem som har 3 års tenestetid eller meir og sluttar utan straks å få pensjon, har rett til ein oppsatt pensjon som blir utbetalt frå stillinga si aldersgrense, eller frå det tidspunktet pensjon frå folketrygda blir utbetalt Kommunal Landspensjonskasse Dei av fylkeskommunen sine tilsette som ikkje er innmeldte i SPK (undervisningspersonale) er medlemmar i Kommunal Landspensjonskasse. Fast tilsette som har ei gjennomsnittleg arbeidstid som på førehand er avtale til minst 14 timar pr. veke er omfatta av pensjonsordninga. Gjennomsnittsberekninga skjer i henhold til HTA kap Arbeidstakaren blir teken opp i ordninga frå det tidspunkt vedkomande blir tilsett. Midlertidig tilsette og dei som kun er engasjert på timeløn, skal meldast inn når dei har arbeidd 168 timar i løpet av eit kvartal Ansvar for meldingar til KLP Arbeidsgjevaren er ansvarleg for at arbeidstakarar som oppfyller krava i avtalen blir innmeldte. Ein ikkje innmeldt arbeidstakar som skulle ha vore innmeldt etter dei gjeldande reglane, vil ha rett til pensjon. Arbeidsgjevaren har i så fall pensjonsansvaret. Avdeling /institusjon Vidaregåande skolar ikkje-undervisningspersonale Sentraladministrasjonen Fylkestannlegen Ansvar for melding til KLP Lønsgruppa ved økonomiseksjonen Lønsgruppa ved økonomiseksjonen Lønsgruppa ved økonomiseksjonen Lønnsgruppa tek hand om søknad om alderspensjon, uførepensjon, etterlattepensjon o.l. etter melding frå avdeling/skule Innmelding, endringsmelding og utmelding Skjer no automatisk gjennom lønssystemet Kva rettar kan pensjonsordninga gje? Medlemsskap i Felles kommunal pensjonsordning i KLP kan gje rett til følgjande ytingar: 1. Alderspensjon - inkl. Avtalefesta pensjon 2. Uførepensjon 3. Etterlattepensjon Ajouført :28 Side 127 av Løn

128 4. Avtalefesta pensjon 5. Rettar ved avgang før aldersgrensa - oppsett pensjon 1. Alderspensjon Når ein arbeidstakar skal gå av med alderspensjon (også avtalefesta pensjon) skal søknad sendast KLP på eit spesielt skjema, blankett nr. D 009. Rutine ved søknad om alderspensjon 1. Den enkelte arbeidstakar melder sjølv frå om når han ønskjer å gå av. Dette bør gjerast i god tid. Søknaden bør sendast til KLP minst 3 mnd. før den tilsette sluttar, slik at pensjonsutbetalinga kjem i gang til rett tid. 2. Pkt. 7 på søknaden skal fyllast ut av arbeidsgjevar. Ver her nøye med å føre på når arbeidstakaren si løn tek slutt. 3. Ved søknad om pensjon skal arbeidstakaren ikkje meldast ut på den kvartalsvise medlemsoppgåva. 2. Uførepensjon Medlemmar i KLP som på grunn av sviktande helse blir arbeidsuføre og heilt eller delvis må slutte i stillinga si, vil normalt ha krav på uførepensjon frå KLP. Pensjonen blir normalt utbetalt frå det tidspunkt sjukeløn tek slutt. Ved søknad om uførepensjon skal eige skjema nyttast, blankett nr. D 72. Denne blanketten inneheld både eigenerklæring og arbeidsgjevarerklæring. Rutine ved søknad om uførepensjon 1. Den som har ansvar for meldingar til KLP fyller ut arbeidsgjevarerklæringa og sender det ferdig utfylte skjemaet til den tilsette. 2. Den som søkjer om uførepensjon fyller ut eigenerklæring. 3. Når eigenerklæringa og arbeidsgjevarerklæringa er utfylt, skal skjemaet sendast til lønnsgruppa som melder til KLP via KLP nettpensjon. 3. Etterlattepensjon (til ektefelle og barn) Når ein medlem av pensjonsordninga døyr, skal gjenlevande ektefelle ha ektefellepensjon. Pensjonen er ervervsprøvd. Barnepensjon blir utbetalt når ein medlem etterlet seg barn under 18 år. Barn over 18 år kan få forlenga barnepensjon til fylte 21 år, når omsyn til utdanning gjer det rimeleg og barnet ikkje forsørgjer seg sjølv og ikkje har midlar til det. Søknad om forlenga barnepensjon skal gjerast på blankett nr. D10. Søknad om etterlattepensjon (ektefellepensjon og/eller barnepensjon) skal sendast på eige skjema - blankett nr. D07. Det skal også sendast ei særskilt melding frå arbeidsgjevaren om dødsfallet - blankett nr. D12. Rutine for søknad om etterlattepensjon 1. Etterlatne skal sende søknad om enke/enkemannspensjon og/eller barnepensjon til KLP på eige skjema, blankett nr. D07 2. Arbeidsgjevaren skal sende særskilt melding om dødsfallet til KLP. Lønnsgruppa tek seg av meldinga til KLP via KLP nettpensjon. Lønnsgruppa må få melding så snart som råd om dødsfallet. 4. Avtalefesta pensjon Avtalefesta pensjon er eit tilbod om frivillig slutt i tenesta med pensjon. Den som tek ut AFP kan ikkje på same tid ta ut pensjon frå tenestepensjonsordninga. Ordninga med AFP frå 62 til 65 år er ikkje ein del av tenestepensjonsordninga og skal finansierast særskilt. Frå 65 år inngår AFP som ein del av rettane frå tenestepensjonsordninga. Ajouført :28 Side 128 av Løn

129 I vedlegg 4 til Hovedtariffavtalen for tariffavtalen finn ein reglar om pensjonsalder, vilkår, oppteningskrav osb. vedkomande AFP-ordninga. KS har gjeve ut vedlegg 2 i eige hefte inkludert KS sine kommentarar til vedtektene. 5. Rettar ved avgang før aldersgrensa - oppsatt pensjon Arbeidstakar som sluttar i tenesta utan å ha rett til pensjon med det same, har rett til oppsatt pensjon dersom den pensjonsgjevande tenestetida er minst 3 år. Oppsatt pensjon blir utbetalt frå og med månaden etter at arbeidstakaren har nådd aldersgrensa Nytilsetjing Rutine ved nytilsetjing 1. Lønstilvising Skolar og sentraladministrasjonen: Sende skjema for registrering av arbeidstakaren til lønsgruppa ved økonomiseksjonen. Sjå pkt Trygdekontoret sitt arbeidstakarregister Skolar/institusjonar/avdelingar: Melding går frå lønnssystemet 3. PAI-registeret Lønsgruppa ved økonomiseksjonen må årleg oppdatere PAI-registeret med alle nytilsetjingar. Sjå pkt Pensjonsordningar Fylkeskommunalt tilsette unnateke undervisningspersonale: Melderutinar frå lønnssystemet, blir gjort av lønnsgruppa. Skolar: Melderutinar frå lønnssystemet, blir gjort av lønnsgruppa. Sjå pkt Når tilsette døyr Rutine når fylkeskommunalt tilsette døyr 1. Sende sluttmelding til lønskontoret, sjå pkt Når det gjeld tilsette i vidaregåande skole som ikkje er undervisningspersonale skal utfylt skjema for melding til KLP leggjast ved sluttmeldinga. For undervisningspersonale skal det sendast melding om dødsfall både til KLP og SPK. 2. Gruppelivsforsikringa gjev rett til eingongsutbetaling til gjenlevande etter tilsette i fylkeskommunen. Sjå pkt Pensjon til etterlatne. Send melding til KLP, sjå pkt Det må sendast eigen søknad om etterlattepensjon. Når det gjeld etterlatne etter undervisningspersonale skal melding om dødsfallet sendast til SPK, sjå pkt Sende melding til trygdekontoret sitt arbeidstakarregister. Sjå pkt Opptente feriepengar skal utbetalast til boet saman med avsluttande lønsoppgjer. Sjå pkt Den avdøde må slettast frå medlemsoppgåva ved den årlege ajourføringa av PAI, evt. Statens Tenestemannsregister. Sjå pkt Det er viktig at fylkeskommunen som arbeidsgjevar ser til at gjenlevande etter arbeidstakarar i fylkeskommunen får det dei rettmessig har krav på etter avtalen om gruppelivsforsikring og dei ulike pensjonsavtalane Når tilsette sluttar Rutine når fylkeskommunalt tilsette sluttar Ajouført :28 Side 129 av Løn

130 1. Sende sluttmelding til lønskontoret, sjå pkt Sende melding til KLP, sjå pkt Når det gjeld undervisningspersonale skal melding sendast til SPK, sjå pkt Ansvar for meldingar til STP side Sende melding til trygdekontoret sitt arbeidstakarregister. Sjå pkt Ved slutt i arbeidsforhold skal alle opptente feriepengar utbetalast så snart som mogleg etter siste arbeidsdag, jfr. ferielova 11 (3). (Sjå pkt ) 5. Den som har slutta må slettast frå medlemsoppgåva ved den årlege ajourføringa av PAI, evt. Statens Tenestemannsregister. Sjå pkt Når tilsette går av med alderspensjon 1. Arbeidstakaren skal i god tid ha informasjon om pensjonsrettar og tidsfristar for søknad om alderspensjon. Statens pensjonskasse pkt Kommunal landspensjonskasse pkt Arbeidstakar skal sende søknad om alderspensjon til SPK eller KLP i god tid. Statens pensjonskasse pkt Kommunal landspensjonskasse pkt Sende sluttmelding til lønskontoret, sjå pkt Den som er pensjonert skal meldast ut av arbeidstakarregisteret, sjå pkt Ved slutt i arbeidsforhold skal alle opptente feriepengar utbetalast siste vanlege lønningsdag før arbeidstakaren sluttar. Sjå pkt Den som har gått av med pensjon må slettast frå medlemsoppgåva ved den årlege ajourføringa av PAI, evt. Statens Tenestemannsregister. Sjå pkt Ajouført :28 Side 130 av Løn

131 7.20 Oppslagsverk Det finst ei rekkje kjelder til bruk for opplysningar vedkomande løns- og personalarbeid. Lista nedanfor inneheld dei fleste. - Hovedtariffavtalen, KS og Staten - Avtalesamling - særavtalar - Kommunenens Personalhandbok - Hovedavtalen - Ferielova - Arbeidsmiljølova - Rundskriv KS - Lønsregulativ - Folketrygdlova - Permisjonsreglement for Møre og Romsdal - Reglement for HMT i fylkeskommunen - Tilsetjingsreglement - Reglement for flyttegodtgjersle - Telefonreglement Ajouført :28 Side 131 av Løn

132 7.21 Vedlegg Modeller for beregning av månedlige utbetalinger av pensjonsgivende tilleggslønn (vedlegg 1) Det vil framgå av arbeidsplanen/turnusplanen hvor mange timer med tillegg for ubekvem arbeidstid som faller på den enkelte arbeidstaker. Selv om man forsøker å fordele disse timene jevnest mulig ved utarbeidelsen av planene, vil det likevel som oftest være individuelle forskjeller. Beregningene av pensjonsgivende tilleggslønn må derfor gjøres for hver enkelt arbeidstaker. I. Lørdags- og søndagstillegg og kvelds- og nattillegg kan beregnes etter følgende modell: Antall timer med lørdags/søndagstillegg i perioden Antall timer med kvelds- og natttillegg i perioden = LS-timer = KN-timer Timesats for lørdags/søndagstillegg = LS-sats (kr. 23,00 pr ) Timesats for kvelds- og natttillegg = KN-sats (se ny tabell i HTA kap. 1, pr eller den fortsatt gjeldende satsen i 5.4 2) Antall arbeidstimer for heltidsansatte i arbeids/turnusplanen (perioden) = H-timer Tilleggslønn pr. måned framkommer slik: ((LS-timer x LS-sats) + (KN-timer x KN-sats)) x 1900 H-timer x 12 Alternativt kan modellen deles opp, dersom det er ønskelig å beregne tilleggene separat. Da kan det se slik ut: Lørdags-/søndagstillegg: (LS-timer x LS-sats) x 1900 H-timer x 12 Kvelds- og natttillegg: (KN-timer x KN-sats) x 1900 H-timer x 12 Denne delingen av beregningsmodellen er i prinsippet det samme som å sette verdien 0 på timetallet for det tillegg som ikke skal beregnes. II. Ut over lørdags- og søndagstillegg og kvelds- og nattillegg kan det være andre tillegg som gis i form av et beløp pr. time. For disse kan pensjonsgivende tilleggslønn beregnes etter denne modellen: Timesats for tillegget = T-sats Antall timer i året tillegget gis for = T-timer Antall arbeidstimer for heltidsansatte i arbeids/turnusplanen (perioden) Tilleggslønn pr. måned fremkommer slik: = H-timer (T-timer x T-sats) x 1900 H-timer x 12 Ajouført :28 Side 132 av Løn

133 III. Enkelte tillegg (for eksempel overordnet vakttillegg) gis som beløp pr. døgn. De kan beregnes på følgende måte: Døgnsats for tillegget Antall vaktdøgn med tillegg i året = D-sats = V-døgn Tilleggslønn pr. måned fremkommer slik: D-sats x V-døgn 12 IV. Enkelte arbeidstakere kan ha rett på to eller flere av tilleggene etter punktene ovenfor. For disse skal de samlede tilleggene gis som månedlig tilleggslønn. Ajouført :28 Side 133 av Løn

134 Beregning av tillegg lørdag, søndag, kveld og natt (vedlegg 2) Beregning av lørdags- og søndagstillegg og kvelds- og nattillegg (jf. kap.1, 5.2 og 5.4 i HTA) Endringsdato Arbeidstakerens navn Fødselsnummer LS-timer KN-timer Kontonummer Se egen excelfil i Notesdatabasen Nytt til etatane seksjonen Plan og økonomiavdelinga dokumentet Tilleggslønn? Antall timer med lørdags-/søndagstillegg i arbeidsplan-/turnusperioden Antall timer med kvelds- og nattilleggtillegg i arbeidsplan-/turnusperioden LS-sats 23 KN-sats Sats iht. HTA kap. 1, eller H-timer Antall timer for heltidstilsatte i arbeidsplan-/turnusperioden Tilleggslønn pr. måned #DIV/0! Tilleggslønn pr. år #DIV/0! Timer pr. år 1900 Forklaring: Sett inn navnet på arbeidstakeren i posisjon c6. I posisjon C12 og C13 settes det inn det antall timer den aktuelle arbeidstakeren har for henholdsvis lørdags- og søndagstillegg og kvelds- og nattillegg i turnusperioden. I posisjon C17 er den nye satsen for lørdags- og søndagstillegg gjeldende fra lagt inn. I C18 legger man inn den satsen som gjelder for den aktuelle arbeidstakeren for kvelds- og nattillegg, slik det framgår av tabellen i HTA kap. 1, eller i I C21 er det antall timer for heltidsansatte i turnusperioden som skal legges inn. F.eks vil en 4 ukers turnusplan der den ukentlige arbeidstiden er 35,5 timer, gi tallet 4 x 35,5 = 142 for denne posisjonen. Beløpet for tilleggslønn pr. måned kommer så automatisk opp i posisjon D24. Beløpet pr år kommer automatisk i D25. Attesteres (navn og dato) Anvises (navn og dato) Ajouført :28 Side 134 av Løn

135 Melding om slutt i tjenesta (vedlegg 3) Eigenmelding ved sjukefråvær (vedlegg 6) Ajouført :28 Side 135 av Løn

136 Rettleiing A. PERMISJON PÅ GRUNN AV EIGEN SJUKDOM 1. Munnleg melding om fråvær på grunn av sjukdom skal gjevast snarast mogleg, og før arbeidstida er slutt første fråversdag. Retten til løn under sjukdom gjeld som hovudregel frå den dagen slik melding blir gitt. 2. Skriftleg eigenmelding skal fyllast ut snarast mogleg. Eigenmelding kan nyttast for 3 dagar om gongen. Ved nytt sjukefråvær innan 14 dagar reknast dei tidlegare eigenmeldingsdagane med. Dersom ein arbeidstakar har brukt 3 eigenmeldingsdagar, må han ha vore arbeidsfør i 14 dagar før han på nytt kan nytte eigenmelding. 3. Figenmeldinga erstattar sjukmelding dei første 3 kalenderdagane. Legeattest skal ligge føre frå og med 4. kalenderdag. Dersom eigenmeldingsperioden blir fulgt av sjukmelding frå lege, blir denne eigenmeldingsperioden ikkje rekna med i dei 4 eigenmeldingsperiodane ein arbeidstakar kan nytte i løpet av 12 månader. 4. Eigenmelding kan berre nyttast i arbeidsgjevarperioden. Det er soleis ikkje høve til å nytte eigenmelding dei første 14 dagar etter sjukmelding frå lege. 5. Manglande eigenmelding, sjukmelding frå lege eller sjukepengeattest kan føre til trekk i lønn. B. PERMISJON PÅ GRUNN AV SJUKT BARN 1. Retten til permisjon går fram av Arbeidsmiljølova 33 A, og gjeld arbeidstakarar som har omsorg for barn. Denne retten gjeld til og med det året barnet fyller 12 år, jfr. Hovedoverenskomsten, Fellesbestemmelsene Retten til permisjon gjeld naudsynt tilsyn med sjukt barn, og er avgrensa til 10 dagar pr. kalenderår for kvar arbeidstakar som har omsorg for barn under 12 år (20 dagar for einslege forsørgjarar). 3. Arbeidstakarar har ikkje rett til permisjon på grunn av sjukt barn med mindre begge foreldre er i arbeid, eller arbeidstakaren er åleine om omsorga for barnet og den som har tilsyn med barnet er hindra. Er berre ein av foreldra i arbeid, er det eit vilkår for rett til permisjon at den andre ikkje kan ha tilsyn med det sjuke barnet. Arbeidsgjevaren kan krevje at grunnen til dette blir dokumentert. 4. Den rettleiinga som er gitt ovanfor når det gjeld eigen sjukdom, pkt. 1-3, gjeld tilsvarande når barn er sjuke. C. PERMISJON NÅR DEN SOM HAR DAGLEG TILSYN MED BARNET ER SJUK 1. Slik permisjon blir gitt utan løn, jfr. Arbeidsmiljølova 33 A og Hovedoverenskomsten, Fellesbestemmelsene 8.5. Ordninga med eigenmelding som dokumentasjon for sjukdom frå og med 1. sjukefråværsdag byggjer på tillit. Om ein arbeidstakar har meir enn 4 fråværsperiodar med eigenmelding på 12 månader utan sjukmelding frå lege, kan arbeidsgjevaren krevje legeattest frå 1. sjukefråværsdag. Om arbeidsgjevaren har rimeleg grunn til å tru at fråværet ikkje kjem av sjukdom, kan han krevje legeattest frå 1. fråværsdag også når talet på fråvær er mindre enn 4 i ein periode på 12 månader. Dersom ein arbeidstakar ikkje legg fram sjukmelding frå lege frå første dag etter at eigenmeldingsperioden går ut (frå 4. dag), misser han retten til sjukepengar. Dette gjeld også for dei dagane det er nytta eigenmelding. Retten til sjukepengar vil gjelde frå den dagen sjukdommen er dokumentert av lege. Ajouført :28 Side 136 av Løn

137 Friskmeldingsskjema (vedlegg 7) Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen Friskmeldingsskjema Lønnsnr:. Navn:.. Friskmeldt f.o.m.:.. Ajouført :28 Side 137 av Løn

138 Svangerskapspermisjon/ fedrekvoten (vedlegg 8) Søknadsskjema Svangerskapspermisjon: Navn:.... L.nr:.. Permisjon f.o.m: t.o.m.:. 100% 80% Eventuelt når tar far ut fedrekvoten :. Eventuelt tidspunkt for ferieavvikling:. Fedrekvoten Navn:.... L.nr:.. Permisjon f.o.m: t.o.m.:. 100% 80% Kva stillingsprosent hadde mora da ho gjekk ut i permisjon:.. Kva stillingsprosent har mora i permisjonstida:.. Hvis ein skal nytte tidskonto, må dette føres på eget ark Innvilga: (dato) (skolens stempel og underskrift) Ajouført :28 Side 138 av Løn

139 SVANGERSKAPSPERMISJON: Ved 100% dekningsgrad: 3 veker før fødsel + 35 veker etter + 6 veker fedrekvote = 44 veker. I dei tilfella kor kvinna velger 100% og føder meir enn ett barn. forlenges fødselspengeperioden med to veker pr. barn ho føder utover ett. Ved 80% dekningsgrad: 3 veker før fødsel + 45 veker etter + 6 veker fedrekvote = 54 veker. I dei tilfella kor kvinna velger 80% og føder meir enn ett barn, forlenges fødselspengeperioden med tre veker pr. barn ho føder utover eitt. Det er eitt vilkår at kvinna har vore i arbeid i minst 6 månader av dei siste 10 månadane rekna attende frå fødselen. Tida ho har motteke sjukepengar, arbeidsledighetstrygd, fødselspengar og omsorgspengar stilles likt. Mor og far kan dele fødselspengeperioden, med fradrag av dci 6 første vekene etter fødsel, som er forbeholdt mora. NB! Det er alltid mora sin stillingsprosent som blir lagt til grunn ved berekning av fødselspengar både for mor og far. Ved eventuelt tidskonto ber vi om at det førast på eige ark. FEDREKVOTEN: Det er no innført ein bestemmelse som blir omtalt som "fedrekvoten'. Dette Innebærer at ein bestemt del av fødselspengeperioden SKAL takast ut av faren. Ifølge lovteksta. folketrygdloven 3A-7. er seks veker av stønadsperioden forbeholdt far (uavhengig av om det er valgt 80% eller 100% uttak). Det er ein føresetnad at mor har opptent retten til fødselspengar i minst halv stilling. Likeeins er det eitt vilkår at far har tent opp rett til fødselspengar. Når faren nyttar fedrekvoten, skal fødselspengane reknast ut etter mora sin stillingsprosent. Dersom mora f.eks. har arbeid halv stilling i oppteningsperioden for fødselspengar, vil faren få fastsatt fødselspengane til 50% av eige inntektsgrunnlag. På bakgrunn av dette kan faren velgje fødselspengar utan reduksjon mot avkorting i forhold til fedrekvotens lengde. F.eks. Mor har 75% stilling, far kan ta ut 3 veker med full løn. OBS!! Vi vil presisere at dei seks vekene gjeld både ved 80% og 100%. Hvis mora velgjer 80% dekningsgrad. vil også far få fødselspengar med 80% dekningsgrad. når han tek ut fedrekvoten. Fedrekvoten kan delast opp i fleire periodar. men den må vere avvilka innan fødselspengeperiodens slutt. Den delen av fedrekvoten som ikkje blir avvikla fell bort. I enkelte tilfeller kan far vere forhindra frå å nytte fedrekvoten. Då kan mora få overta dei seks vekene. Ho må i tilfelle søkje trygdekontoret om dispensasjon. Når far tek ut fedrekvoten, har ikkje mora rett på fødselspengar. Då kan ho enten gå tilbake på jobb eller ta permisjon utan løn. Ajouført :28 Side 139 av Løn

140 Vedlegg 9 Til økonomiseksjonen/fylkeskassa Melding om avvikling av ferie der løn/stillingsprosent er endra i høve til trekk i løn for ferie føreteke i juniløna: L.nr: Namn: Trekk i løn for ferie stillingsprosent: Lønstrinn: Avvikling av ferie stillingsprosent: Lønstrinn: Ferie i tida f.o.m. t.o.m. : Antall feriedagar/virkedagar: NB! Det reknast 6 ferie/virkedagar pr. veke. Dato: Underskrift: Ajouført :28 Side 140 av Løn

141 Melding om redusert ferie (vedlegg 10) Til økonomiseksjonen/fylkeskassa Melding om redusert ferie: L.nr: Namn: Arbeidstakaren har ikkje tjent opp full ferie og ønskjer å ta ut berre feriedagar/virkedagar (1 veke ferie = 6 virkedagar). Vi ber om at det vert teke omsyn til dette i junilønna. Dato: Underskrift: Ajouført :28 Side 141 av Løn

142 Fleksibel arbeidstid (vedlegg 11) Vedteke av samarbeidsutvalet for sentraladministrasjonen 26. mai 1993 sist endra 10. nov RETNINGSLINJER FOR FLEKSIBEL ARBEIDSTID VED SENTRALADMINISTRASJONEN I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE (FYLKESHUSA). 1. Arbeidstid Den daglege arbeidstid måndag - fredag er delt inn i kjernetid kl ytre arbeidstid kl og kl Vanleg kontortid - ekspedisjonstid - er kl I kjernetida skal alle tilsette vere til stades på sin arbeidsplass. I den ytre arbeidstid har den enkelte høve til å velje tidspunkt for ankomst og slutt. Føresetnaden er at det er arbeid å utføre utanom ordinær arbeidstid. Den enkelte kan bli pålagt å vere til stades til fastsett tid innanfor ordinær kontortid (kl ) når det er nødvendig av omsyn til møter og konferansar, eller av omsyn til tenesta elles. Kontora skal vere åpne i vanleg kontortid - ekspedisjonstid. Utanom kontortida skal kontora vere stengde. Skjematisk er arbeidstida slik: Ytre arbeidstid Kjernetid Ytre arbeidstid Ordinær arbeidstid (ekspedisjonstid) Avrekningsperiode Avrekningsperioden skal vere 1 månad, og følgjer kalendermånaden. Det er tillate å overføre inntil plusstimar eller 10 minustimar til neste avrekningsperiode. "Skuldig" tid utover 10 minustimar fører til trekk i løn. 'Til gode' tid utover 45 plusstimar fell vekk. 3. Avspasering Det er høve til å avspasere opptente plusstimar i avrekningsperioden med inntil 12 dagar per år etter avtale mellom arbeidstakar og arbeidsgivar. Avspasering av plusstimar må avtalast på førehand. Det kan ikkje avspaserast meir enn 5 dagar samanhengande. Avspaseringa må skje innanfor ramma av den vanlege fleksitidssaldoen (45 plusstimar! 10 minustimar). Dersom det ligg føre viktige velferdsgrunnar, er det høve til å avspasere plusstid utover 12 dagar, når dette på førehand er godkjent av arbeidsgjevaren. 4. Overtid Alt overtidsarbeid skal vere pålagt og attestert i det enkelte høve. Overtidsgodtgjersle kan berre betalast for arbeid utover lengda av ordinær arbeidstid i full stilling den enkelte dag. Det kan gjerast avtale mellom arbeidstakar og arbeidsgivar om at overtid skal kunne godtgjerast med avspasering i fritid time for time, og med utbetaling av overtidstillegget. All avspasering skal skje innanfor ramma på 12 avspaseringsdagar årleg. 5. Tenestestad Ajouført :28 Side 142 av Løn

143 Tenestestad er dei bygga ved fylkeshusa der fylkeskommunen har kontorplass. Tilsette som ikkje er på tenestestaden skal vere registrerte som fråverande. 6. Tenestereise/tenestefråvære Alle tenestefråvære skal registrerast i kontrollsystemet. Heildagsfråvære på tenestereise blir godskrive som ein ordinær arbeidsdag i fleksitidsrekneskapen. På tenesteoppdrag innan byområdet i Molde, avgrensa av flyplassen og den nye Årødalsvegen i aust og boligområdet Kvam/ Kringstad i vest, er det høve til å tene opp plusstid på same måte som på tenestestaden. Effektiv arbeidstid/møtetid i tida under tenesteoppdraget, kan bli godskrive etter skriftleg melding til sentralbordet. Ved ut-og innpassering skal registrering gjerast som for tenestereiser. 7. Fråvære Fråvære i den ytre arbeidstid er lovleg under føresetnad av at den daglege arbeidstid på 7 1/2 time blir oppfylt i gjennomsnitt over avrekningsperioden (sjå pkt. 2 om overføring av saldo). Ulegitimert og ulovleg fråvære i kjernetida kan føre til trekk i løn. Nødvendige private ærend i kjernetida som er godkjende av avdelings-/kontorleiar, skal registrerast i kontrollsystemet, og gå til frådrag i tidssaldoen (avspasering). Det kan gjevast fri i kjernetida for å søkje lege, utan trekk i løn. Det same gjeld behandling rekvirert av lege og tannlegebehandling. Slikt fråvære skal registrerast i kontrollsystemet (permisjon med løn). Sjukefråvære må vere legitimert etter gjeldande føresegner og skal registrerast i kontrollsystemet. Permisjonar og ferie skal registrerast i kontrollsystemet. 8. Omfang Ordninga med fleksibel arbeidstid skal gjelde for alle tilsette i full stilling, med unnatak for grupper! stillingar som av omsyn til tenesta (servicefunksjonar internt eller i høve til publikum) må ha fast arbeidstid eller vaktordning, eller som har ei anna arbeidstid enn den som gjeld for kontortenesta. Fylkesrådmannen avgjer kven som skal ha fast arbeidstid, i samråd med avdelings-/ kontorleiar. Avdelings-/kontorleiar må i nødvendig omfang etablere ei vaktordning, slik at avdelinga/ kontoret er bemanna i ordinær arbeidstid. Deltidstilsette med redusert arbeidsdag skal ha fast arbeidstid etter avdelings- / kontorleiaren si avgjerd. Deltidstilsette som arbeider full dag når dei er i teneste kan nytte "fleksitid". 9. Kontroll med arbeidstida Alle skal vere underlagt kontroll med arbeidstida. Dette gjeld også tilsette med fast arbeidstid og tilsette på deltid. Kontrollen blir gjennomført ved stempling/fleksitidsmålar. 10. Endringar av retningslinjene Fylkesrådmannen har fullmakt til å gjere mindre endringar i retningslinjene av praktiske omsyn. Forslag om større endringar skal drøftast med dei tillitsvalde og leggjast fram for samarbeidsutvalet for sentraladministrasjonen. Ajouført :28 Side 143 av Løn

144 Fleksibel arbeidstid (vedlegg 12) Ajouført :28 Side 144 av Løn

145 Notat (vedlegg 14) NOTAT Initialer: TRH Dato: Frå: PERSONALSEKSJONEN Jnr.: Til: Tilsvarande notat er sendt avdelingar/etatar den Ark.: Gjenpart: KOMPENSASJONSREGLANE FOR ARBEID UT OVER ORDINÆR ARBEIDSTID FOR LEIARAR-JUSTERING Oppdatering av notat sendt til avdelingar/etatar og fylkesrevisjonen. Dette notatet er oppdatert i samband med revisjon av økonomihandboka september Vi viser til sak U-214/97 A, Leiarvilkår i Møre og Romsdal fylkekommune, pkt 3 Arbeidstid. Etter at det over tid er gjort ulike endringar i organisasjonen, er det behov for ei oppdatert liste over stillingar som skal vere unnateke overtidsreglane. Etter arbeidsmiljølova fell arbeid av "leiande art" utanom reglane om overtid. Hovudtariffavtalens 6.8 gjev imidlertid høve til å gje ein kompensasjon på inntil 7 fridagar pr. år for møteverksemd eller andre særlege belastningar utanom ordinær arbeidstid til dei som feil utanom overtidsreglane. I den sentrale, generelle særavtalen for leiarar, SGS 1004, er alle leiarar som inngår i 5.4 gruppa unnateke overtidsreglane. Reglar for kompensasjon for arbeid ut over ordinær arbeidstid i leiande stillingar som ikkje har krav på overtidsgodtgjering: 1. Fylkesrådmannen avgjer kva for stillingar som fell utanom overtidsreglane i arbeidsmiljølova og som skal ha kompensert overtid med fridagar etter hovudtariffavtalens Leiarar som fell utanom overtidsreglane, får kompensasjon med eit fast tal fridagar pr. år. 3. Stillingar som fell utanfor dei vanlege overtidsreglane og som får kompensert dette med 7 faste fridagar pr år er: Ajouført :28 Side 145 av Løn

146 Sentraladministrasjonen: (Nye stillingar som er teke med er skrive i kursiv) Fylkesrådmann Ass. fylkesrådmann Etatssiefstillingar: Fylkeshelsesjef Fylkesutdanningssjef Nærings- og miljøsjef Samferdelssjef Fylkestannlege Fylkeskultursjef Administrasjonssjef Fylkesrevisonssjef Stabs-/seksionssiefstillingar Juridisk sjef Personalsjef Budsjettsjef Fylkeskasserar Seksjonsleiar løn/økonomistyring Byggje- og vedlikehaldssjef Fylkesplansjef Juridisk sjef Ass. etatsiefstillingar. Ass. nærings og miljøsjef Ass. fylkeshelsesjef Ass. fylkesutdanningssj ef Ass. samferdselssjef Ass. fylkeskultursjef Ass. fylkestannlege Ass. fylkesrevisjonssjef Styrarar ved mindre helseinstitusjonar I tillegg kan styrar fa utbetalt overtid for dokumentert meirarbeid, utover det som naturleg høyrer med til styrarstillinga, t.d. ved dekning av vakter. Næraste overordna kan avgjere om tilståtte fridagar etter 6.8 i HTA i særlege tilfelle skal kunne takast ut i tilsvarande tal dagløner. 4. Leiarar som er omfatta av fleksitidsreglar far fridagane i tillegg til eventuelle fridagar etter fleksitidsordningar, men arbeid utanom ordinær arbeidstid utanfor arbeidsstaden kan ikkje registrerast som plusstid i fleksitidssaldoen. 5. Leiarstillingar som etter avtaleverket har krav på å få kompensert overtid utover ordinær arbeidstid, er haldne utanom reglane ovanfor. Dette gjeld m.a. tannlegar og leiande stillingar i skoleverket. 6. Fridagane etter 6.8 i HTA gjeld pr. kalenderår og kan ikkje overførast frå år til år. 7. Leiarar som sluttar/tek til i stillinga i løpet av året kan ta ut 7 fridagar dersom dei arbeider meir enn halve året. Arbeider dei mindre enn halve året kan dei ta ut fridagar i forhold til kor lenge dei har fungert i stillinga. Registrering av uttak av dei 7 fridagane Uttak av fridagane for leiarar i sentraladministrasjonen skal registrerast i fleksitidssystemet under kode 50. Turid Reiten Huse personalsjef Ajouført :28 Side 146 av Løn

147 Overtidsrekning (vedlegg 15) Dette er eit rekneark som du finn slik: Intranettet NOATUN Økonomi komm Lønn - Skjema Skjema for retting av stemplingsdata, melding om og retting av fråvær (vedlegg 16) Dette er eit rekneark som du finn slik: Intranettet NOATUN. Fane skjema, skjema økonomi Ajouført :28 Side 147 av Løn

148 Arbeidsavtale (vedlegg 17) ARBEIDSAVTALE Mellom Møre og Romsdal fylkeskommune og Namn: Adresse: Fødselsnummer: Arbeidsstad for tida: Arbeidstid for tida: 37,5 timer pr. veke Lengde av pauser: Med heimel i AML 10-9 Stilling: Stillingskode: Stillingsstorleik: Årsløn: Dato for lønsutbetaling: 12. i kvar månad Tilsetjingsdato: Oppseiingsfristar: Med heimel i AML 15-3 og HTA kap. 1, 3 Fast tilsetjing Mellombels tilsetjing Vikariat Heimel for eventuell mellombels tilsetjing, vikariat, arbeidsmarknadstiltak, jfr. AML 14-9, , 17-3 og Heimel /grunngjeving for mellombels tilsetjing: Tidsrom for vikariat/mellombels tilsetjing: frå dato: Andre arbeidsvilkår: til dato: Avtalen byggjer på vilkår i samsvar med lov av 17. juni 2005, iverksett 1. januar 2006 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. ( arbeidsmiljøloven ), lov av 29. april 1988 nr. 21 om ferie og Hovudtariffavtalen ( HTA ) mellom Kommunenes Sentralforbund og LO-Kommune, YS-K, UHO Akademikerne-Kommune. Dersom det blir utbetalt feil løn, kan arbeidsgjevar etter avtale med arbeidstakaren rette opp feilen neste lønningsdag, jfr. AML Arbeidsgjevar/arbeidstakar har plikt til å varsle straks feilen er oppdaga. Denne avtalen er utarbeidd i 2 eksemplar, ein til kvar av partane. Stad/dato:... Stad/dato: arbeidstakar for arbeidsgjevar Ajouført :28 Side 148 av Løn

149 T E I E P L I K T Eg stadfestar med dette å ha motteke kopi av forvaltningslova 13, og at eg kjenner til innhaldet i reglane om teieplikt. Eg er klar over at eg i mi teneste i Møre og Romsdal fylkeskommune pliktar å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til det eg i samband med tenesta får vite om nokon sine personlege tilhøve og/eller tekniske innretningar og framgangsmåtar og drifts- eller forretningsforhold som det har konkurransemessig betydning å halde hemmeleg av omsyn til den som opplysninga gjeld. Eg er kjend med at teieplikta gjeld også etter at eg har slutta i tenesta i Møre og Romsdal fylkeskommune. Vidare er eg klar over at brot på teieplikta kan medføre straff i samsvar med straffelova 121 eller med oppseiing av stillinga. Molde, den.. underskrift Ajouført :28 Side 149 av Løn

150 Vedlegg 18 Ajouført :28 Side 150 av Løn

151 Ajouført :28 Side 151 av Løn

152 8 Reise- og kostgodtgjersle 8.1 Kommunane sitt reiseregulativ Desse reglementa gjeld ved fylkeskommunale tenestereiser: - Statens regulativ for reiser innenlands - Regulativ for reiser i utlandet for statens regning - Reglement for godtgjersle til valde medlemmer i fylkeskommunale politiske organ i Møre og Romsdal Statens regulativ for reiser innenlands gjeld for tilsette i fylkeskommunen for reiser innanlands. Dei politisk valde representantane følgjer det kommunale reiseregulativet med tillegg av dei reglane som er gitt i "Reglement for godtgjersle til valde medlemmer i fylkeskommunale politiske organ i Møre og Romsdal". Når det gjeld reiser i utlandet følgjer fylkeskommunen "Reiseregulativ for reiser i utlandet for Statens regning". Fylkesrådmannen har fullmakt til å gjere vidare presiseringar ved særlege tolkingstilfelle eller ved evt. tillegg eller justeringar av reiseregulativet til kommunane. På område der reiseregulativet til kommunane manglar presiseringar vil ein i utgangspunktet følgje presiseringane som er gitt i statens reiseregulativ. 8.2 Utfylling av reiserekningar Generelt Alle utgifter skal betalast av den som har reist. Dette gjeld reiseutgifter, kursutgifter, hotell m.m. Dvs. at det ikkje er høve til å få rekning for hotellopphald e.l. sendt til arbeidsgjevar. Ansvar for at reiserekningsskjemaet er fylt ut rett ligg til den som kontrollerer og attesterer. For å sikre at utbetaling skjer til rett tid må skjemaet vere påført følgjande: - Fullt namn og adresse (tydeleg skrive, helst med blokkbokstavar) - Lønsnummer (for dei som er registrert) - Bankkontonummer - Fødsels-/personnummer - Skattekommune - Skatteprosent Ansvar for kontroll, tilvising og registrering av reiserekningar Det er svært viktig at reiserekninga blir rett utfylt då dette er avgjerande for rett skattehandsaming. Vi nyttar løns- og trekkartane på reiserekningsskjemaet til å styre godtgjersler til rett kode på løns- og trekkoppgåva. Kontroll/attestasjon Den som kontrollerer/attesterer reiserekningane har ansvaret for at den som har reist får utbetalt rett beløp i høve til dokumenterte utgifter og rett godtgjersle etter reiseregulativet i høve til reiserute og reisetid. Tilvising Den som tilviser reiserekningane har ansvar for at rekningane er kontrollerte/attesterte og at beløpa blir tilviste på dei rette budsjettpostane. Ei tilvising er ikkje fullstendig før både beløp og heile kontonummeret (19 siffer + eventuelt prosjektnummer) og underskrift er påført. Økonomiseksjonen Lønsgruppa har ansvaret for at det blir utbetalt rett beløp til rett person i høve til tilvisinga og at beløpet er postert på rett konto i forhold til det som er tilvist. Økonomiseksjonen har også ansvaret for oppgåveplikta til likningskontoret. Ajouført :28 Side 152 av Reise- og kostgodtgjersle

153 8.2.3 Utfylling av reiserekningsskjemaet Heile fylkeskommunen nyttar det same reiserekningsskjemaet. Oppdatert skjema finn du til ei kvar tid på Intranettet NOATUN under økonomi komm lønn skjema. Dei som har fått brukarnavn og passord til reiserekningsmodulen skal nytte web modulen til registrering av reiserekningar. Generelle opplysningar Lønsnummer, tydeleg namn og adresse, bankkontonr., skattekommune, skatteprosent, heile fødselsnummeret (11siffer) må alltid førast på rekninga. Fast tilsette kan sløyfe skattekommune, skatteprosent og bankkonto, men for andre må desse opplysningane førast på. Formålet med reisa Beskriv formålet med reisa/oppdraget. Innbyding til kurs/seminar skal ligge ved reiserekninga. Reise start/slutt Før opp dato og klokkeslett ved reise start og reise slutt. Ved full pensjon skal 4 klokkeslett førast på. Frå heimen/arbeidsstad til første måltid. Frå siste måltid til heimen. Dette er for å kunne beregne administrativ forpleining (bruspengar). Passasjerar i bilen Gje opp namn på passasjerar, dato og strekning (km.). Passasjertillegg kan krevjast for personar som har krav på å få dekt sine utgifter frå fylkeskommunen. Har ein sjølv vore passasjer skal dette førast opp, kven ein var passasjer hos, dato og strekning. Kost utan overnatting Her skal ein føre kostgodtgjersle ved reiser utan overnatting, dvs. på dagsreiser. Kost med overnatting Gjeld kostgodtgjersle ved overnatting. For reiser som varer meir enn eit døgn, reknast 6 timar eller meir inn i det nye døgnet som eit nytt heilt døgn. Begge kostdøgna skal førast på kost med overnatting. Dersom reisa varer mindre enn 6 timar utover heile døgn, får ein ikkje kostgodtgjersle for desse timane. I dei høve ein krev nattillegg (ulegitimert overnatting) skal kosten delast i ein skattefri og ein skattepliktig del. Det er to variantar: m/kokemoglegheit (privat overnatting) og utan kokemoglegheit (rimelegare overnatting til dømes pensjonat). Satsane går fram på reiserekningsskjemaet. Diettgodtgj. utland Her gjeld spesielle satsar, sjå "Reiseregulativ for reiser i utlandet for Statens regning". Bruk av eigen bil Oppgjevne kilometer på reiseruta er grunnlaget for godtgjersla. Ved bruk av eigen bil ut over kilometer skal satsen reduserast, sjå 6 i statens regulativ. Passasjertillegg Her skal talet på kilometer førast opp. Må gangast opp med antall passasjerar. Reiseutlegg Alle reiseutgifter skal vere dokumenterte med originalbilag. Ved flyreise skal flykupong-hefte liggje ved. Er det nytta E-pass skal kvittering frå flyselskap motteke via e-post liggje ved. Betalte utlegg til ferjer, bompengar, buss og tog skal legitimerast. I dei høve utlegga ikkje blir legitimerte, blir det refundert utlegg tilsvarande normaltakst med frådrag for rabattprosenten på klippekort. Ved bruk av drosje må kvittering frå drosjesjåfør leggjast ved. Parkeringsutgifter må også legitimerast. Hotellrekning og fullpensjonsopphald førast opp her. Kursavgifter og reiseutlegg/bilettar i samband med kurs skal førast her. Alle bilag skal festast bak rekninga. Natt-tillegg Ulegitimert overnatting gjeld ved privat overnatting o.a. Ajouført :28 Side 153 av Reise- og kostgodtgjersle

154 Ekstragodtgjersle ved full pensjon Blir utbetalt berre for heile døgn. Tida reknast frå kursstart til kursslutt. Reisetida skal holdast utanfor beregninga. I dei høve det er betalt full pensjon er det i denne L/T-arten oppgåveplikta blir ivareteken, så her må det stå antal døgn. Møtegodtgjersle Tapt arbeidsforteneste Sjå "Reglement for godtgjersle til valde medlemer i fylkeskommunale politiske organ i Møre og Romsdal". Servering Trekk for enkeltmåltid skal førast opp her og ikkje trekkast frå i kostgodtgjersla, også frukost. Satsar for frukost, lunch og middag følgjer reiseregulativet. Med lunch meiner ein "fullverdig lunch", dvs. koldtbord, lunsjbord og/eller varmrettar. Reiseforskot Er det av spesielle grunnar utbetalt reiseforskot blir det ført til trekk her. Reiseforskot blir ført på eigen konto i rekneskapen og må ikkje blandast med reisekontoane elles. Alle skal levere reiserekning så snart reisa er avslutta. 8.3 Godtgjersle for reisetid Frå er det innført ei forsøksordning med kompensasjon for reisetid på tenestereiser innanlands. Reisetid blir kompensert med time for time. Reisetid er i denne samanheng den tida som går med til reise ut over ordinær arbeidstid mellom arbeidsstad/bustad. Sjå reglane på intranettet NOATUN personal arbeidstid og ferie. 8.4 Reiseforskot Etter innføring av ordninga med kredittkort er det slutt på ordninga med reiseforskot for tilsette i sentraladministrasjonen. Det er berre unntaksvis at det blir utbetalt forskot her. For andre tilsette i fylkeskommunen er det ordning med utbetaling av forskot på reise. Reiseforskot blir tilvist av Avdeling/etat/skole Vidaregåande skolar Tannklinikkane Tilvisar Rektor/inspektør Fylkesutdanningssjefen for rektor Fylkestannlegen Utbetaling av reiseforskott skjer over bank. Etter oppmoding kan det også utbetalast reiseforskott etter at reiserekninga er tilvist. Reiseforskott skal ikkje tilvisast konto for tenestereiser i driftsrekneskapen. Forskottet blir av lønskontoret ført på eigen konto for "Forskott på reiserekningar" på aktivasida i balanserekneskapen, og står som eit krav på vedkomande inntil tilvist reiserekning er levert. Reiseforskottet skal, om ikkje anna er avtalt, gjerast opp mot den første reiserekninga som blir tilvist til utbetaling etter at forskottet er utbetalt. Dersom det ikkje blir innlevert reiserekning, eller at reisa ikkje har blitt noko av, skal forskottet betalast attende anten ved innbetaling eller ved trekk i løn. Forskot på enkeltreiser skal trekkjast i løna seinast andre månaden etter at reisa er avslutta. 8.5 Innkjøpsavtalar som vedrører tenestereiser Innkjøpsseksjonen i sentraladministrasjonen sørger for at vi til ei kvar tid har gunstige avtalar med leverandørar innan hotell, reisebyrå, fly etc. Fylkeskommunen sine tilsette er forplikta til å nytte desse avtalane på sine tenestereiser. Informasjon om avtalane blir sendt til alle avdelingar og verksemder. I tillegg er avtalane lagt ut på intranett (Noatun og NotesPortal) under innkjøp/tenestereiser. Ajouført :28 Side 154 av Reise- og kostgodtgjersle

155 Spørsmål til avtalane kan rettast til innkjøpsleiar, tlf Vedlegg Reiserekningsskjema (vedlegg 1) Dette reknearket finn du slik: Intranettet økonomi komm lønn skjema Ajouført :28 Side 155 av Reise- og kostgodtgjersle

156 9 Registrering av inventar og utstyr 9.1 Inventarføring Den enkelte skole/institusjon skal føre oversikt over inventar og utstyr. Dette er nyttig for å kunne dokumentere tap i tilfelle tjuveri, brann eller hærverk. Betre oversikt over fylkeskommunalt inventar og utstyr kan også bidra til betre utnytting av inventar og utstyr internt i den enkelte verksemd og mellom fylket sine verksemder. Reglane for inventarføring går fram av Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylke Registrering av inventar I instruksen går det fram at den enkelte avdeling/institusjon skal føre oversikt over det vesentligste inventar og utstyr som verksemda eig. Ei slik oversikt kan førast på eigne lister eller det kan nyttast EDB-førte lister. Sjå Inventar- og utstyrliste for eksempel på liste som kan nyttast ved registrering av inventar og utstyr. Det er ikkje sett noko beløpsgrense for kva slags inventar og utstyr som skal registrerast. Kva for utstyr som skal førast på lista må vurderast av verksemda sjølv ut frå den enkelte gjenstanden si levetid, kor utsett gjenstanden er for å bli fjerna frå verksemda og kor lett omsetteleg den er. Større verktøy, kontormaskiner, EDB-utstyr, mobiltelefon, TV/video og kunst bør registrerast. Det kan vere praktisk å føre inventaroversikta romvis. Inventaroversikta skal innehalde opplysningar om innkjøpsdato, innkjøpspris, skildring av gjenstanden, kvar den er lokalisert, og evt. dato og signering for avgang. Inventaroversikta skal oppbevarast ved institusjonen og skal til ei kvar tid vere tilgjengeleg for fylkesrevisor og etatsleiing Årleg gjennomgang av inventarregisteret Kontroll med at registrert utstyr er til stades skal gjennomførast årleg, og det skal dokumenterast at kontroll er gjennomført. Samtidig med oppteljing blir overflødig inventar/utstyr registrert. Institusjonen si administrative leiing vurderer kva som kan nyttast innan institusjonen. Utstyr/inventar det ikkje er behov for innan institusjonen skal meldast til etatsleiinga. 9.2 Utrangering, kassasjon og avhending av inventar og utstyr Reglane om avhending, overføring, utrangering og kassasjon av inventar og utstyr finn ein i Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylke. Det er institusjonsleiaren som tek avgjerd i saker som gjeld avhending, overføring, avhending og kassasjon. Inventar og utstyrslista skal likevel signerast av to personar ved utrangering, kassasjon og avhending av fylket sitt inventar og utstyr. Ajouført :28 Side 156 av Registrering av inventar og utstyr

157 9.2.1 Avhending Avhending inneber at inventar og utstyr blir selt eller overdrege til andre utanfor fylket. Sal skjer som regel ved offentleg kunngjering. I enkelte høve kan salet skje ved auksjon. Direkte sal bør ikkje skje utan at særlege grunnar talar for det, td. når inventaret/utstyret er av lite verd, når hurtig sal av særlege grunnar er naudsynt eller når berre eit mindre tal kjøparar er aktuelle. Ei kunngjering om auksjon og sal kan innehalde: - namn på den institusjonen som sel inventar og utstyr - informasjon om type inventar og utstyr - tid og stad for eventuell framsyning av salsgjenstanden - opplysningar om korleis tilboda skal merkast, stad, dato, klokkeslett for innlevering av tilbod og opning av tilbod - ved auksjon: auksjonsstad og tid - leverings- og betalingsvilkår - atterhald om retten til å forkaste alle tilbod dersom prisen på tilboda ikkje er aksaptable - kor lang tid kjøparen skal vere bunden av sine tilbod - frist for henting av inventar og utstyr og eventuell rydding av tomt m.v. - opplysning om at tilbod som inneheld udefinerte tilbod eller prisar vil bli avvist Vanlege leverings- og betalingsvilkår for sal av inventar og utstyr kan vere: - Inventar og utstyr skal hentast av kjøpar på den stad, og innan den frist som er gitt i salsvilkåra. Utgifter i samband med borttransportering og rydding er kjøpar sitt ansvar. - Salsbeløpet skal i regelen vere betalt før levering. Mot god tryggleik (bankgaranti) kan betaling utsetjast inntil 3 månader. Opplysningar ved sal skal førast inn i salsprotokoll, evt. i inventarlista, og denne skal skrivast under av minst to personar Overføring Overføring av utstyr/inventar mellom einingar i fylket kan avtalast direkte mellom partane. Dersom verksemda har overflødig utstyr som kan nyttast ved andre av fylket sine verksemder skal etatleiinga ha melding om dette Utrangering Utrangering er avgjerd om at inventar og utstyr skal gå ut av bruk fordi det ikkje lenger gjer slik nytte som opphaveleg tenkt eller fordi behov ikkje lenger er til stades. Opplysningar ved utrangering skal førast i inventarlista og ved utrangering skal lista signerast av minst to personar Kassasjon Kassasjon er avgjerd om at inventar og utstyr som er nedslite eller skadd og ikkje lenger kan reparerast utan for store kostnader skal takast ut av bruk. Opplysningar ved kassasjon skal førast i inventarlista og denne skal skrivast under av minst to personar. Ajouført :28 Side 157 av Registrering av inventar og utstyr

158 9.3 Kartotekføring av utstyr ført i investeringsrekneskapen Utgifter av investeringsmessig karakter skal førast i kapitalrekneskapen dersom beløpet er kr og levetida er 3 år eller meir. Økonomiseksjonen slår saman alle kjøp av investeringsmessig karakter pr. år. Derfor må den enkelte verksemd føre eit manuelt kartotek over det einskilde objekt som er ført i kapitalrekneskapen. Sjå Ajouført :28 Side 158 av Registrering av inventar og utstyr

159 9.4 Vedlegg Inventar- og utstyrliste (vedlegg 1) Ajourført pr. dato: Etat/institusjon Avd/rom Artikkel Tal Type/modell Fab.nr. Innkj.år Nypris (evt. verdi) Sal/kassasjon o.a. Salspris Dato Sign: Merknader Ajouført :28 Side 159 av Registrering av inventar og utstyr

160 10 Forsikringar 10.1 Administrative bestemmelsar Fylkesutvalet vedtok i 1991 at Møre og Romsdal fylkeskommune skal ha ei forsikringsordning som kombinerer forsikringar frå forsikringsselskap med eit internt system for sjølvforsikring. Formålet med fylkeskommunen si forsikringsordning er å sikre: Effektiv og økonomisk avlasting for fylkeskommunen sin risiko Stabilisering av økonomien på den enkelte kostnadsstad mot verknaden av plutselege og uføresette skadar Aktuell og kostnadseffektiv risikostyring Optimal utnytting av fylkekommunen sin kapital og menneskelege ressursar Fylkesrådmannen har fullmakt til å plassere forsikringsavtalane på grunnlag av tilbodsinnhenting og priskonkurranse Dekningsomfang I hovudsak er dekningsomfanget for ordninga lagt opp slik at brukarane har dei forsikringar som ville ha vore teikna i forsikringsselskap. Dekningsomfanget er slik lagt opp: (Alle eigenandelsbeløp er utan mva.) Objekt Skadetype Skadefondet KLP Bygningar Innhald i eigne og leigde bygningar Brann Brot på vatnleidning Innbrot Kaskoskade bygg JA Intern eigenandel kr JA Eigenandel brann kr Eigenandel øvrige kr Bygningar Innhald i eigne og leigde bygningar Naturskade NEI JA Eigenandel kr Auto Tingskadar Ansvarsskadar ved bruk av kjøretøy Ja Nei (auto med kasko) Ja (auto utan kasko) JA Eigenandel kr Båt Tingskadar Nei Ja Eigenandel kr Ansvar - Personskade - Tingansvar - Formuesansvar Rettslege krav som følgje av tap/skade påført 3. person NEI NEI Ja JA Eigenandel JA Eigenandel NEI Garanti Underslag Ja NEI Elevar Ulykke NEI Ja Eigenandel kr. 500 på behandlingsutg. Elevar utplassert i bedrift Yrkesskade NEI Ja (sekundær) Tilsette Yrkesskade NEI Ja Tilsette Ulykke, fritid NEI Ja Ajouført :28 Side 160 av Forsikringar

161 Tilsette *) Tap knytt til reise i teneste *) Tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune er forsikra ved reise i teneste. Ved reiser utanom EU må ein først ta kontakt med juridisk avdeling for å få avklart det forsikringsmessige. Det same gjeld om den tilsette skal ha med seg kostbart utstyr ( over kroner) Erstatning Hovudprinsippet ved oppgjer, dersom dette ikkje finn stad direkte frå forsikringsselskapet, er at erstatning blir utmålt etter dei same reglane som er nytta av selskapa. Ved oppgjer etter skade på ting, vil det bli tatt omsyn til alder/slitasje på gjenstanden når erstatninga blir vurdert Intern eigenandel Ved alle oppgjer gjennom forsikringsordninga blir ordninga refundert ein intern eigenandel på inntil kr (Ved naturskade kr ). Beløpet blir belasta den enkelte kostnadsstaden Disponering av midlar frå forsikringsordninga Etter søknad til fylkesrådmannen kan det gis midlar frå ordninga til Skadeforebyggande tiltak og program Opplæring og materiell Ekstern bistand Ekstraordinære skader Andre driftsutgifter i samband med ordninga Ja NEI Organisering og ansvarsforhold Driftsansvar Driftsansvaret for ordninga er tillagt fylkesrådmannen. Juridisk avdeling har ansvaret for den daglege drifta. Brukarnett Kvar brukarstad har ein (forsikringskontakt) eller fleire personar som utgjer eit brukarnett for ordninga. Funksjonar som skal dekkjast er: 1. Rapportering av tilgang/avgang av forsikringsobjekt 2. Rapportere skadar 3. Vere kontaktperson Dei områda som skal dekkjast er: Bygningar med innhald Kjøretøy, båtar og arbeidsmaskiner Ulykkesforsikring av elevar Yrkesskadeforsikring av elevar utplassert i bedrift Ulykkesforsikring av tilsette (arbeid og fritid) Yrkesskadeforsikring av tilsette Reiseforsikring av tilsette Juridisk avdeling legg til rette for rutinar og sørgjer for nødvendig informasjon Forsikringsavtalar Forsikringsavtalar kan berre inngåast av fylkesrådmannen v/juridisk avdeling Forsikringspremiar Til dekning av ordninga sine utgifter og avsetningar, blir kostnadsstadene belasta ein intern premie. Premien omfattar deltaking i ordninga slikt det går fram under punkt Ajouført :28 Side 161 av Forsikringar

162 Satsen for internpremien blir fastsett av fylkesrådmannen. Premien blir fordelt på kostnadsstadene ut frå andel av total forsikringssum for bygningane. For auto, arbeidsmaskiner og pensjonsforsikringar blir kostnadsstadene belasta med ekstern forsikringspremie (den premien Møre og Romsdal fylkeskommune betalar til KLP) Revisjon Ordninga blir revidert av fylkesrevisor 10.2 Prosedyre for rapportering av tilgang/avgang Tilgang/avgang bygningar Tilgang eller avgang av bygningar skal meldast umiddelbart til byggje- og vedlikehaldsavdelinga Tilgang/avgang av maskiner og inventar Tilgang eller avgang av bilar/kjøretøy meldast straks frå brukarstaden til Aon Grieg AS, Sjømannsvegen 14, 6008 Ålesund. Tlf og fax Dersom kjøretøyet er kjøpt hos forhandlar vil denne ha "rødt kort" liggjande. Det er tilstrekkeleg å opplyse at bilen skal forsikrast i KLP forsikring. Dersom bilen er kjøpt privat vil "rødt kort" bli sendt direkte frå forsikringsselskapet Prosedyre ved skade Skadar på bygningar med innhald Skadar på bygningar med innhald skal straks meldast til KLP Skadeforsikring med kopi til juridisk avdeling. Skademeldinga Tingskade er sendt til alle brukarane. Kontakt juridisk avdeling, forrsikringskontakten, dersom ein manglar skjema. Skadestaden melder også om nødvendig frå til brannvesen og politi. Ved innbrot, hærverk, mv., vil formell anmeldelse av skaden med krav om påtale vil skje frå juridisk avdeling hos fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen, ved juridisk avdeling, registrerer skademeldinga. Dersom skaden går inn under forsikringsordninga til Møre og Romsdal fylkeskommune (er dekningsmessig), vil skadestaden få melding om at skaden kan utbetrast til tilsvarande standard. Skadestaden er eigar av skaden, og skal i første omgang dekke alle utlegg knytta til skaden over eige budsjett/rekneskap. Når utbetringa av skaden er avslutta, skal skadestaden sende kopi av alle kvitteringar og nødvendig dokumentasjon til juridisk avdeling. Juridisk avdeling refunderer skadestaden kostnadene Skadar på kjøretøy og arbeidsmaskiner Skademelding (for motorvogn) skal fyllast ut av den etaten/avdelinga som disponerer aktuelt kjøretøy og denne skal sendast til: KLP Skadeforsikring Boks 1733 Vika 0121 Oslo tlf I tillegg skal juridisk avdeling ha melding om skaden. Bruk skjema for Tingskade. Når kjøretøyet blir sett på verkstad må det opplysast at kjøretøyet er forsikra i KLP Skadeforsikring. Forsikringsmeglaren (AON Grieg) kan konsulterast i samband med skaden og forholdet til forsikringsselskapet. Tlf Ajouført :28 Side 162 av Forsikringar

163 Ansvarsskadar Krav om erstatning frå 3. person skal umiddelbart sendast over til juridisk avdeling for vidare behandling av saka Ulykkesskade på elevar Trygdekontoret og KLP skal ha melding om skaden. To skjema skal fyllast ut og skrivast under. Begge skjema skal sendast som brevpost. Juridisk avdeling skal ha kopi av side 1 av begge skjema. Skjema finn ein på nettsidane: Trygdekontoret.no/skjema/helse-sykdom/yrkesskade/ Skjema IA Klp.no/Tingskade/Offentlig sektor/meld skade/skjema Barneulykke Ulykkesskade/yrkesskade på tilsette Trygdekontoret og KLP skal ha melding om skaden. To skjema skal fyllast ut og skrivast under. Begge skjema skal sendast som brevpost. Juridisk avdeling skal ha kopi av side 1 av begge skjema. Skjema finn ein på nettsidane: Trygdekontoret.no/skjema/helse-sykdom/yrkesskade/ Skjema IA Klp.no/Tingskade/Offentlig sektor/meld skade/skjema Ulykkes-yrkesskade 10.4 Skadeførebyggjande program og tiltak Den enkelte brukarstad skal ved aktivt førebyggjande arbeid i størst mogleg grad avgrense sjansane for at skadar kan oppstå. Har brukarstaden behov for å gjennomføre spesielle skadeførebyggjande tiltak, og utgiftene til slike tiltak blir særleg store, kan brukarstaden søkje om finansieringsbistand til tiltaka gjennom forsikringsordninga, jfr. pkt Skadeavgrensande tiltak skal omgåande vurderast og om nødvendig iverksetjast når skade har skjedd. Ajouført :28 Side 163 av Forsikringar

164 10.5 Vedlegg SKADEMELDING Tingskade TIL: KLP, e-post: TIL: Juridisk seksjon, e-post: sider Alle skadar (også skadar mindre enn eigedelen) skal meldast omgåande Forsikringstakar: Møre og Romsdal fylkeskommune Kontaktperson i forsikringssaker: Gunnar Ytterstad Erstatning skal utbetalast til: Møre og Romsdal fylkeskommune SKADEOPPLYSNINGAR Postadresse: Fylkeshusa, 6404 Molde Telefon: Bankgiro: Organisasjonsnr.: Skadestad: Adresse: Telefon: E-post: SKADETYPE: INNBROT VANNSKADE NATURSKADE BRANN BIL /ANNNA Kontaktperson på skadestaden: Skadetidspunkt: Telefon: E-post: Ajouført :28 Side 164 av Forsikringar

165 Kort omtale av skaden: Sannsynleg skadeårsak: SKOLEN SKAL MELDE BRANN, INNBROT OG TJUVERI TIL POLITIET Er skaden meldt til politiet: JA / NEI Når: Politikammer: Er nokre av dei skadde gjenstandane forsikra i eit anna forsikringsselskap: JA / NEI Namn på forsikringsselskapet: Ajouført :28 Side 165 av Forsikringar

166 Skadeoppgave løsøre Antall stk Beskrivelse av skadet gjenstand Anskaffet år Gjenskaffelsespris Vurdert verdi Sum Ajouført :28 Side 166 av Forsikringar

167 11 Balanserekneskapen 11.1 Kva er balanserekneskap Balanserekneskapen er ei oversikt over fylkeskommunen sine eigedelar på den eine sida (aktiva) og korleis desse eigedelane er finansierte på den andre sida (passiva). Balanserekneskapen i fylkeskommunen er stilt opp på same måte som for eksempel aksjeselskap. I motsetning til bevilgningsrekneskapen syner ikkje balanserekneskapen berre endringar skjedd i året, men er ein status på formuessituasjonen til fylkeskommunen. Dette inneber at eigedelar, gjeld eller eigenkapital registrert i balanserekneskapen blir ståande der til ei konkret føring påverkar storleiken på balanseverdiane. Dette krev at alle balansekontoar vert følgde opp slik at balansen gjev eit korrekt bilde av fylkeskommunen sin økonomiske status. Ansvaret for slik oppfølging ligg til alle som har balansekontoar. I tillegg til driftsrapportane er det laga balanserapportar i web økonomispøring som viser posteringar og saldi på balansekonti som er knytt til det einskilde ansvarsområde. EIGEDELAR H.kap. 2.2 Anleggsmiddel GJELD OG EIGENKAPITAL H.kap. 2.5 Bokført eigenkapital Kap Faste eigedomar og anlegg Kap Disposisjonsfond 2.24 Utstyr, maskiner og transportmiddel Bundne driftsfond Ubundne investeringsfond Utlån Aksjar og andelar Bundne investeringsfond Rekneskapsmessig meirforbruk Rekneskapsmessig mindreforbruk Likviditetsreserve Kapitalkonto H.kap. 2.4 Langsiktig gjeld Kap Andre lån 2.43 Sertifikatlån 2.41 Ihendehavarobl. lån H.kap. 2.1 Omløpsmiddel H.kap. 2.3 Kortsiktig gjeld Kap Kortsiktige fordringar Kap Anna kortsiktig gjeld 2.12 Lånesertifikat 2.31 Kassekredittlån 2.11 Ihendehavarobligasjonar 2.10 Kasse, postgiro, bank Eigedelane er delte inn i omløpsmiddel som er dei mest omsettelege aktiva lik kontantar, bankinnskot, kortsiktige fordringar og materialbehaldning og anleggsmiddel som er mindre omsettelege eigedelar slik som aksjar, utlån, maskiner, transportmiddel og bygningar/anlegg. Passivasida i balanserekneskapen viser korleis eigedelane på aktivasida er finansierte. Finansieringa er delt inn i kortsiktig og langsiktig gjeld, og i eigenkapital. Forholdet mellom gjeld og eigenkapital seier oss noko om kor stor del av eigedelane som er finansiert av eigenkapital. Ajouført :28 Side 167 av Balanserekneskapen

168 11.2 Hovudkapitla i balansen Hovudkapittel 2.2 Anleggsmiddel 2.27 Eigedomar og anlegg Kjøp og sal av eigedom og anlegg skal vedtakast av fylkestinget. Det blir rekneskapsført i investeringsrekneskapen og aktivert i balansen. Oppfølging av anleggskontoane Sjå om aktivering og avskriving av utstyr og anlegg. Her går det fram at skolen/institusjonen skal føre eige kartotek over alle kjøp av investeringsmessig karakter. Det er viktig at økonomiseksjonen får melding om sal/avhending/kondemnering av utstyr slik at dette kan førast ut av balanserekneskapen. Gje opp årstal for når utstyret var kjøpt Utstyr/maskiner/transportmiddel av investeringsmessig karakter Større kjøp av inventar og utstyr blir rekna som investering og skal førast i investeringsrekneskapen. Som større kjøp reknast gjenstandar med: økonomisk levetid på 3 år eller meir og innkjøpspris over kr Begge vilkåra må vere oppfylte. Sjå også 5.14 Investeringsutgifter Utlån Utlån skal vedtakast av fylkestinget. Dei utlån som fylkeskommunen gjev skal budsjetterast og rekneskapsførast i investeringsrekneskapen. Utlåna blir aktiverte i balansen til utlånsbeløp Aksjar og andelar Alt kjøp og sal av aksjar og andelar skal vedtakast av fylkestinget. Ei avdeling eller ein institusjon har inga fullmakt til å gjere slike avtalar. Rekneskapsføring blir gjort av økonomiseksjonen sentralt, og skjer i investeringsrekneskapen på postane 52 og 92. Aksjar og andelar skal aktiverast i balansen til kjøpsverdi pr Hovudkapittel 2.1 Omløpsmiddel 2.13 Kortsiktige fordringar Kortsiktige fordringar er uteståande krav som ikkje har lengre fordringstid enn maksimalt 1 år. Dei fleste krav som blir førte under kapitla 2.13 kortsiktige fordringar heng saman med at rekneskapen blir ført etter anordningsprinsippet. Lønsforskot, reiseforskot, krav på offentlege og private debitorar, depositum og ulike krav på staten er døme på kortsiktige fordringar som skal inntektsførast og registrerast som fordring i balansen. Dei ulike krava skal fakturerast og inntektsførast så snart dei oppstår. Fordringane skal vere fullstendig dokumenterte med bilaget som viser grunnlaget for kravet. Sjå også og Avstemming av kortsiktige fordringar Økonomiseksjonen har ansvar for å avstemme og følgje opp fordringar ført i KOMMFAKT. Kortsiktige fordringar registrert utanom KOMMFAKT direkte mot ein fordringskonto i balansen, må avdelinga/skolen kontrollere ved rapportmottak kvar månad. Det er den einskilde etat eller institusjon/skole som må følgje opp og purre på desse. Økonomiseksjonen skal ha tilsendt ein avstemmingsrapport pr og kvart år for alle fordringskontoar. Rapporten skal innehalde saldo - (UB) - og kva denne saldoen består av, dvs. kva fordringar som er uteståande ved utgangen av august og ved årsskiftet. Ajouført :28 Side 168 av Balanserekneskapen

169 Fordringskontoane er å finne under desse hovudgrupperingane: Kortsiktige fordringar Ymse fordringar på statsetatar Ymse fordringar skatt Ymse fordringar kommunar/fylkeskommunar Ymse fordringar bedrift Ymse fordringar private Forelding av fordringar "Foreldelsesloven " har ein foreldingsfrist på 3 - tre - år som hovudregel. (Sjå også lovens 2, samt om "avbrudd av foreldelse"). Dette betyr at alle fordringar som er eller nærmar seg 3 år, må vurderast spesielt med tanke på tapsavskrivingar. Sjå Eksempel på utforming av avstemmingsrapport: AVSTEMMING PR XX Konto xxx - Ymse fordringar bedrift Saldo på balansekonto ,78 Saldoen gjeld følgjande postar: B690711/xx Kommunal oppl ,00 B691694/xx Kommunal oppl , ,00 B691842/xx Telenor Handel AS 500,00 B691842/xx Telenor Bedrift AS ,34 B691881/xx 9650 Istad Kraft AS ,44 Totalt , Kasse, postgiro og bankinnskot Her skal kassebehaldning og alle innskot på postgiro og bankkonti tilhøyrande fylkeskommunen førast. Kapitlet omfattar midlar som tilhøyrer både kontantbehaldning og fond. Kasse Dei ulike kassebehaldningane blir førte opp med eigne balansekonti i balanserekneskapen. Den enkelte institusjon har ansvar for eigne kassabehaldningar, sjå 1.5 Instruks for kasseforvaltning. Bank og postgiro Dei ulike innskotskonti skal registrerast på eigne konti i balanserekneskapen. Sjå 5.13 Oppretting av eigne bank Hovudkapittel 2.5 Bokført eigenkapital 256 Disposisjonsfond Disposisjonsfond er lite aktuelt etter innføring av rammestyring. Innsparingar/mindreforbruk blir ikkje lenger avsett til fond, men inngår i fylkeskommunen sitt samla driftsresultat. Når Ajouført :28 Side 169 av Balanserekneskapen

170 rekneskapen er avslutta, blir resultata evaluert. Mindreforbruk kan då etter reglar gitt i budsjettreglementet pkt. 6 bli tilbakeført til den enkelte driftseining som styrking av ramma for neste budsjettår, medan meirforbruk kan bli trekt i ramma Bundne driftsfond Her blir innsparte midlar i driftsrekneskapen avsett. Det dreier seg om midlar der bruken er bestemt av andre instansar enn fylkestinget. Eksempel på slike midlar er pengegåver til bestemte formål, øyremerkte statsmidlar til bestemte prosjekt osb. Midlane blir avsett i fond til dei same konkrete formål/tiltak som dei var bevilga til, dvs. at bundne driftsfond kun kan disponerast til dei tiltak som dei i utgangspunktet var meint for. Sjå til dømes Her skal det ikkje førast fond som ikkje direkte tilhøyrer fylkeskommunen. Avsetning til bundne fond skal skje straks inntekta ligg føre. Sjå Ved mottak av balanserapport må avdelinga/skolen kontrollere at saldoen på fondskontoen stemmer. Endring i saldo på fondskontoen må vere i samsvar med utgifter dekt av fondsmidlar førte i bevilgningsrekneskapen Ubundne investeringsfond Ubundne investeringsfond er fylkeskommunen sine eigne kapitalinntekter, f.eks. frå sal av anleggsmiddel, og kan berre nyttast til investeringsformål. Rekneskapsføring og kontroll blir normalt gjort av økonomiseksjonen Bundne investeringsfond Her skal innsparte midlar i investeringsbudsjettet avsetjast. Det er har snakk om midlar der bruken er bestemt av andre instansar enn Fylkestinget. Fondsmidlane kan berre nyttast til desse formåla. Fylkeskommunen har nokre vegfond finansiert med statsmidlar som er plasserte under denne kategorien. Rekneskapsføring og kontroll blir gjort av økonomiseksjonen Anna bokført eigenkapital Under dette kapitlet kjem fylkeskommunen sitt eventuelle rekneskapsførte over-/underskot, likviditetsreserve og kapitalreserve fram. All kontering og rekneskapsføring under kap 2.5 eigenkapital blir koordinert av økonomiseksjonen Hovudkapittel 2.4 Langsiktig gjeld 2.41 Langsiktig gjeld Her blir langsiktig gjeld til finans- og kredittinstitusjonar ført. Lån er tatt opp for å finansiere investeringar i bygg og eigedom. Det er berre fylkestinget som har mynde til å ta opp lån på vegner av fylkeskommunen. Kontoane blir kontrollerte og avstemte av økonomiseksjonen Hovudkapittel 2.3 Kortsiktig gjeld 2.32 Kortsiktig gjeld Her blir all gjeld for varer og tenester som er leverte men ikkje betalte ført. Det dreier seg om skattetrekk (forskotstrekk, påleggstrekk), arbeidsgjevaravgift, pensjonstrekk, meirverdiavgift, kreditorgjeld, diverse gjeld til staten, gjeld til hushaldningar osv. Etter anordningsprinsippet skal kostnadane knytt til tiltak som er utførte og varer som er mottekne, men ikkje fakturerte før rekneskapen skal avsluttast debiterast (utgiftsførast) drifta ved dei ulike avdelingane/skolane og krediterast kortsiktig gjeld i balansen inneverande år. Beløpet skal krediterast kortsiktig gjeld og debiterast kasse/bank når fakturaen ligg føre og forfell til betaling i påfølgjande år. Kontroll av kortsiktig gjeld Det finns lite kortsiktig gjeld som er registrert direkte på den enkelte ansvarsstad. Leverandørgjeld er registrert direkte i ein felles leverandørrsekontro. Det er i hovudsak anslagsposteringar og anna spesiell gjeld som er registrert på ansvarsstaden til den enkelte avdeling/skole. Avdelinga/skolen har ansvaret for å kontrollere slik gjeld. Økonomiseksjonen skal ha tilsendt ein avstemmingsrapport pr og kvart år for ansvarsstaden sine konti for kortsiktig gjeld. Rapporten skal innehalde saldo - (UB) - og kva denne saldoen består av, dvs. kva gjeldspostar som ikkje er betalt innan utgangen av august og ved årsskiftet. Ajouført :28 Side 170 av Balanserekneskapen

171 Fordringskontoane og konto for kortsiktig gjeld er å finne under desse hovudgrupperingane i balanserekneskapen: Kortsiktig gjeld Memoriakonti Ein memoriakonto er ein hjelpe- og hugsekonto. Ein memoriakonto skal registrerast med same beløp til debet og kredit, og blir rekna som eit tillegg til balanserekneskapen. Debet Memoriakonto for ubrukte lånemidler Andre memoriakonti Kredit Motkonto for memoriakontiane Summen av debetføringane på memoriakontiane skal vere lik Motkonto for memoriakontiane. All rekneskapsføring og avstemming blir gjort av plan- og økonomiavdeling Ajouført :28 Side 171 av Balanserekneskapen

172 12 Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale 12.1 Arkivering I budsjett og rekneskapsforskriftene 13 nr. 6 står det at: "Årsregnskapet, regnskapsbilag, og nødvendige regnskapsbøker (kassebok, dagbok, kontobok o.l) oppbevares på en ordnet og forsvarlig måte i minst 10 år etter utløpet av vedkommende regnskapsår eller som angitt i forskrifter om behandling, bevaring, ordning av og tilsyn med kommunenes og fylkeskommunen sine arkiver, jf. kommunelovens 39 nr. 2. I samme periode må den nødvendige dokumentasjon for regnskapsføringen oppbevares slik at de enkelte poster ved hjelp av henvisninger kan følges fra legitimasjonen/bilaget til det avsluttede årsregnskap og den omvendte vei." Det er gitt eigne forskrifter om arkiv i fylkeskommunen: Retningsliner for bygging, sikring, innreiing og bruk av arkiv i kommunale, fylkeskommunale og statlege administrasjonar. (Fastsett av Riksarkivaren 6. nov ) Det er omsynet til dokumentasjon, rasjonell saksbehandling, dei juridiske rettane til einskildpersonar og institusjonar og framtidig forsking som gjer det naudsynt med påbod om tidsavgrensa eller permanent bevaring av arkivsaker. I samband med arkivdanninga i fylkeskommunen vart det utarbeidd ein arkivnøkkel tilpassa fylkeskommunen sin organisasjon og oppgåver: Arkivnøkkel for fylkeskommunen (utarbeidet av Norske Kommuners Sentralforbund 1979) Arkivnøkkelen vart siste retta i Kassasjon Det er vedteke eigne reglar for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv: Retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv (gjeldande frå 1. september 1986) Når materiale er bestemt for kassasjon, må det avgjerast om materialet kan behandlast som vanleg avfall eller om det må makulerast, og korleis dette eventuelt skal skje. Innhaldet i dokumenta er avgjerande for framgangsmåten. Makulering av arkivalia må anten skje ved bruk av forbrenningsomn eller makuleringsmaskin. Dette gjeld for alt fortruleg og personømtåleg materiale, og makulering må skje under oppsyn av fylkeskommunalt tilsett person. Nedanfor følgjer utdrag av kassasjonsforskriftene for områda økonomi og personell. Ajouført :28 Side 172 av Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale

173 Økonomi Kassasjonsføresegner når det gjeld økonomi er henta frå Retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv Generelt om økonomi Nasjonal økonomi Kommunens og andre fylkeskommunars økonomi Budsjett Statsbudsjett Kommunenes og andre fylkeskommunars budsjetter Rekneskap og revisjon Inkassosaker Rekneskapssaker Lønningsmapper, oppretta til bruk for rekneskapskontor Timelister Forskot, kasseforsterkingar Ettersyn, kasserapportar, mislegheiter Kasserast. Saker vedr. fylkeskommunen sin økonomi bevarast. Kasserast. Kasserast. Kasserast. Kasserast. Bevarast for 1976 og sidan kvart 10. år med 1980 som basisår. Årsrekneskap, detaljrekneskap (kontosamandrag) bevarast. Vareregister behaldast der dette haldast. Elles bevarast alt rekneskapsmateriale for 1976 og sidan kvart 10. år med 1980 som basisår. Ved grunnleggjande endringar i rekneskapsførselen skal første år etter omlegginga bevarast. Elles kan rekneskapsmateriale kasserast etter dei fristane som er fastsett i budsjett- og rekneskapsforskriftene. Bevarast for 1976 og sidan kvart 10. år med 1980 som basisår. Elles kan materialet kasserast etter 5 år. Kasserast. Bevarast for 1976 og sidan kvart 10. år med 1980 som basisår. Kasserast. Kasserast. Ajouført :28 Side 173 av Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale

174 Personell Retningslinene for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv seier dette om personell-materiale: Tilsetjingar Søknader Kan kasserast. Søknader til tilsette skal oppbevarast, og dessutan alle søknader til leiande stillingar. Søknadslister og stillingsvurderingar skal oppbevarast. Løn Regulativ, tariffar Særlege lønstillegg Personlege lønnstilhøve Utbetaling og frådrag i løn Løn under sjukdom og ved dødsfall Feriegodtgjersle Kan kasserast Kan kasserast Kan kasserast Kan kasserast Kan kasserast Kan kasserast Godtgjersle og tilleggshonorar Reisegodtgjersle Flyttegodtgjersle Godtgjersle for tenestetelefon Dagpengar, honorar, takstar for tenesteytingar Godtgjersle for medlemmar av valde organ Vederlag for tapt arbeidsforteneste Kan kasserast Kan kasserast Kan kasserast Kan kasserast Kan kasserast Kan kasserast Pensjon og andre sosiale tilhøve Velferdstiltak Kantineservice Påskjøningar, gåver, medaljar o.l. Kan kasserast Kan kasserast Kan kasserast Opplæring, kurs og konferansar Opplæringsfondet sine kurs Andre opplæringstiltak Stipendordningar Kan kasserast Kan kasserast Kan kasserast. Eigne stipendordningar skal oppbevarast Retningslinjer for innhald i arkiv Det er utarbeidd eigne retningslinjer for innhald i arkiv ved skolar, og avdelingar i sentraladministrasjonen med tilvisingsmynde. Desse er meint å vere til hjelp for den enkelte verksemd i fylkeskommunen i behandlinga av løn- og rekneskapsmateriale. Desse retningslinjene finn du i Vedlegg 1. Ajouført :28 Side 174 av Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale

175 12.4 Meir informasjon? Meir om reglane for arkivering og makulering finn ein i - Budsjett og regnskapsforskriftene 13 nr.6 - Retningsliner for bygging, sikring, innreiing og bruk av arkiv i kommunale, fylkeskommunale og statlege administrasjonar. (Fastsett av Riksarkivaren 6. nov. 1985) - Retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv (Riksarkivet 1986) - Arkivnøkkel for fylkeskommunen (Norske Kommuners Sentralforbund, sist retta 1981) Har du spørsmål kan du også ta kontakt med arkivleiar ved dokumentsenteret i administrasjonavdelinga hos fylkesrådmannen. Ajouført :28 Side 175 av Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale

176 12.5 Vedlegg Vedlegg 1 RETNINGSLINJER FOR INNHALD I ARKIV VED SKOLAR OG AVDELINGAR I SENTRALADMINISTRASJONEN MED TILVISINGSMYNDE Desse retningslinjene er gjevne for å sikre at personal, løns- og rekneskapsmateriale til ei kvar tid er forsvarleg dokumentert, kontrollert og arkivert. Arkiva må merkast tydeleg og stå samla slik at dei er lette å finne fram i. 1. Tilvisingmynde Einingar som rekneskapsfører skal føre arkiv over skjema som viser tildeling av tilvisingsmynde. Her skal endringar av tildelingsmynde arkiverast fortløpande. Arkivet skal også innehalde signaturprøve. Opplysningane skal oppbevarast i 10 år. Bilag/dokument 1. Skjema for tildeling av tilvisingsrett Sjå Ajouført :28 Side 176 av Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale

177 2. Løn 2.1 Fast tilsette Arkivering av lønsmateriale vedkomande fast tilsette i fylkeskommunale institusjonar skal skje i personalmapper pr. person. Slikt materiale skal oppbevarast i evig tid. Bilag/dokument Behandling/kontroll 1. Tilsetjingssaka/vedtak 2. Kopi av tilsetjingsbrev 3. Stadfesting/svarbrev om tilsetjing 4. Kopi av arbeidsavtale 5. Ansiennitetsrekning Dato/signatur for utrekning og kontroll 6. Kopi av lønsmeldingsskjema 7. Lønsendringar Heimel; lokale forhandlingar m.v. 8. Kopi av søknad om permisjon 9. Faste trekk 10. Oppseiing 11. Søknad med attestar og vitnemål 12. Meldingar til pensjonskasse 13. Meldingar til trygdekasse 2.2 Forskott på løn Oppbevaring av tilvising av forskott skal stå i ringperm, sortert alfabetisk. Bilag/dokument Behandling/kontroll 1. Kopi av skjema for forskott på løn Dato/underskrift for fullstendig utfylling og dokumentasjon Dato/underskrift for attestasjon 2.3 Lønsmeldingsskjema Lønsmeldingsskjema skal oppbevarast i ringperm pr. år sortert pr. person. Bilag/dokument 1. Kopi av lønsmeldingsskjema med nødvendige underbilag 2. Lærartimeplaner pr. lærar/avdeling (V.g. skolar) Behandling/kontroll Dato/underskrift for utfylling Dato/underskrift for tilvising Dato/underskrift av inspektør/ timeplanleggar 3. Faste undervisningstimar i skoleverket Dato/underskrift for utfylling Dato/underskrift for tilvising Ajouført :28 Side 177 av Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale

178 2.4 Variabel løn/trekk Kopi av bilag vedrørande variabel løn og trekk skal oppbevarast i ringperm sortert pr. månad. Bilag/dokument 1. Skolar Tilvisingsskjema for variabel løn 2. Sentraladministrasjonen Overtidsrekning Behandling/kontroll Dato/underskrift for utfylling Dato underskrift for attestasjon Dato/underskrift for tilvising Dato/underskrift for utfylling Dato/underskrift for attestasjon Dato/underskrift for tilvising 3. Kopi av andre bilag for variabel løn/trekk Dato/underskrift for utfylling Dato/underskrift for tilvising Dersom institusjonen mottek bilag vedrørande påleggstrekk, bidragstrekk, husleigetrekk, barnehagetrekk, andre trekk skal desse sendast til økonomiseksjonen sentralt for trekk i løn. 2.5 Fråvær Materiale vedkomande fråvær skal oppbevarast i ringperm sortert pr. person på stigande dato. Bilag/dokument Behandling/kontroll 1. Kopi av eigenmelding om fråvære Dato/underskrift for personleg utfylling Dato/underskrift for godkjenning 2. Skolar Kopi av grøn kopi av sjukemeldinga (ID) 3. Sentraladministrasjonen Kopi av grøn kopi av sjukemeldinga (ID) Gul og grøn kopi skal sendast til økonomiseksjonen Gul og grøn kopi skal sendast til planøkonomiavdelinga 2.6 Lønsjournalar Lønsjournalar skal oppbevarast i ringperm sortert pr. månad. Bilag/dokument Behandling/kontroll 1. Bruttolønsliste Sign./dato på rapportane si framside for kontroll før lønsslippar med løn/feriepengar blir utdelt til dei tilsette 2. Bokholderiliste 3. Spesifisert løns- og trekkjournal Før juliløna blir det kvart år sendt ut feriepengeliste. Denne er m.a. grunnlag for tilvising av feriepengetillegg for første gongs tilsette lærarar. 3. Reiser 3.1 Reiseforskott Kopi av skjema for reiseforskott skal oppbevarast i ringperm/kassett sortert pr. dato. Ajouført :28 Side 178 av Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale

179 Bilag/dokument Behandling/kontroll 1. Kopi av skjema for reiseforskott Dato/underskrift for personleg utfylling Dato/underskrift for godkjenning av reise Dato/underskrift for tilvising 3.2 Reiserekningar Kopi av reiserekningar skal oppbevarast i ringperm sortert alfabetisk pr. person. Bilag/dokument Behandling/kontroll 1. Kopi av reiserekning Dato/underskrift for fullstendig utfylling og dokumentasjon Dato/underskrift for attestasjon av gjennomført reise, fullstendig utfylling m.v. Dato/underskrift for tilvising 4. Rekneskap 4.1 Rekneskapsbilag Vi viser også til kapittel 1.7 i økonomihandboka instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell Med rekneskapsbilag er å forstå: - Inngåande fakturaer - Grunnlag for utgåande fakturaer - Hovedboksbilag Alle rekneskapsbilag(medrekna grunnlag for utgåande fakturaer) og lønsbilag skal oppbevarast ved skolen i minst 10 år etter vedkomande rekneskapsår. Saman med bilaga skal liggje ved nødvendige underbilag der det framgår korleis beløpet på bilaget er kome fram. Rekneskapsutskrifter, brev og anna dokumentasjon til dømes kontoutskrifter frå bank skal også oppbevarast i 10 år. Dessutan skal bilag for kvart 10. rekneskapsår takast vare på (år 2000, 2010 osv) Ved større omleggingar skal fylkeskasseraren bestemme at bilag for andre rekneskapsår også skal oppbevarast. Bilaga skal oppbevarast samla, utilgjengeleg for uvedkomande og sortert slik at det er enkelt å hente fram bilag ved behov. Lagring i fjernarkiv skal skje betryggande ved nedlåsing av bilaga. 5. Inventarregistrering 5.1 Registrering av og kontroll med inventar og utstyr Skolen skal føre oversikt over inventar og utstyr etter reglane i Instruks for registering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommunen. Institusjonen/skolen skal føre oversikt over inventar og utstyr etter reglane i Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr i Møre og Romsdal fylkeskommune. Ajouført :28 Side 179 av Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale

180 13 Dokumentasjon av interne rutinar 13.1 Bakgrunn I økonomihandboka del I kapittel 5 om økonomisk intern kontroll går det fram at intern kontroll er integrert i verksemda sine grunnleggjande prosessar og omfattar i prinsipp alle dei ressursar som ein rår over. Kravet om intern kontroll er forankra i kommuneloven Det blir med dette stilt krav til at ein har dokumentasjon på at ein har tilfredstillande intern kontroll. Desse aktivitetane er rekna som vesentlege i samband med økonomisk intern kontroll: budsjettering og rekneskapsføring, i dette rutinar for EDB-baserte informasjonssystem inn- og utbetalingar kunde- og leverandørreskontro, i dette fakturerings- og betalingsrutinar oppbevaring og makulering av rekneskapsmateriale bestilling og rekvirering av varer og tenester attestasjon og tilvising I praksis vil dette seie at det skal utarbeidast rutinebeskriving for oppgåver som er knytt til desse aktivitetane. Definisjon Ei rutinebeskriving er ei systematisk, konkret og presis skriftleg framstilling av korleis ei oppgåve skal løysast. Den skal vise korleis rutina faktisk er, med dei manglar den har. Rutinebeskrivinga skal ikkje i noko høve pynte på røynda. I rutinebeskrivinga går det fram kva som er føremålet med og omfanget av ein aktivitet; kva som skal gjerast, av kven, når, kvar og korleis det skal gjerast; kva materiale og dokumentasjon som skal nyttast og korleis den skal styrast og registrerast. Målsetjing Målsetjinga med å utarbeide rutinebeskrivingar er i hovudsak å arbeide mot sikrare og betre økonomiforvaltning. I arbeidet med å dokumentere rutinar kan svake punkt avdekkjast og rettast på, og såleis har sjølve arbeidet med rutinebeskrivinga vore med på å betre rutinane. I prosessen med utarbeiding av rutinar vil ein gå gjennom organiseringa av oppgåvene og arbeidet i institusjonen på ein måte som er med på å trygge og effektivisere økonomiforvaltninga. Rutinebeskrivingar kan også vere nyttige hjelpemiddel i det daglege, til dømes ved nytilsetjingar, permisjonar, sjukefråver osb Ansvar Det er øvste administrative leiar som har det øvste ansvaret for ein betryggande intern kontroll i fylkeskommunen. Leiarar på ulike nivå i verksemda har ansvar for ulike delar av den interne kontrollen. Avdelingsleiarar, eller leiarar på lågare nivå vil ha ansvar for å opprette og gjennomføre spesielle interne kontrollrutinar Korleis gå fram Dokumentasjon av interne rutinar legg eit viktig grunnlag for ein betryggande intern kontroll. I åra som kjem vil det derfor bli lagt stor vekt på at avdelingar, skolar og institusjonar skal dokumentere rutinar på økonomiområdet. Kva slags rutinar som skal dokumenterast og kor detaljert rutinane Ajouført :28 Side 180 av Dokumentasjon av interne rutinar

181 skal dokumenterast må vurderast i kvart enkelt tilfelle. Det er to sentrale forhold som er bestemmande for dette: vesentlegheit risiko Vesentlegheit er i til vanleg eit spørsmål om storleiken på beløpet det er snakk om. I vurderinga skal det leggast vekt på om det aktuelle området er av ein vesentleg storleik eller omfang. Risikovurdering er ei individuell vurdering av moglege risikotilhøve for kvart enkelt område m.o.t. misleghald, feil eller manglar Oppbygging av rutinebeskrivingar Når ei rutine skal skildrast er det ein føresetnad at den som utfører rutina tek del i arbeidet. Det er den som har oppgåvene til dagleg som best kan skildre rutina, og dersom gjennomgangen resulterer i ei omlegging av rutina er det ein fordel at den som blir berørt av omlegginga har høve til å vere med å forme den nye rutina. Det let seg ikkje gjere å byggje opp ein felles mal for rutinebeskrivingar. Det er likevel punkt som vil vere felles for alle. Beskrivinga kan utarbeidast med systemkart. Dette vil gje ei enkel og god oversikt over rutina, men denne teknikken stiller høge krav både til den som skal utarbeide og den som skal lese rutinebeskrivinga. Ein annan måte å gjere det på er å skildre rutina med ord. Det er då viktig at det er ei systematisk, punktvis og kronologisk opplisting av gangen i rutina. Rutinebeskrivinga kan ofte delast inn i tre hovuddelar på denne måten: A. Rutinebeskrivinga kan innleie med generell informasjon. Dette kan til dømes vere Målsetjing for området som rutina skildrar. Nøkkelopplysningar for området Korleis verksemda er organisert og bemanna Dato for utarbeiding og seinare gjennomgang og evt. revisjonar av rutina B. Rutinebeskrivinga bør vidare gje ei avklaring på Arbeidsoppgåver og arbeidsdeling på området. Rekkjefølgja på arbeidsoppgåvene, kven som er ansvarleg for å utføre oppgåvene (helst med stilling, ikkje namn) Ansvars- og kompetanseforhold. Gje opp kven som har det formelle ansvaret. Fullmakter Gje opp kven som til dømes kan rekvirere, attestere og tilvise Korleis arbeidsoppgåvene går på omgang. Kven tek over oppgåvene t.d. ved sjukdom Ajouført :28 Side 181 av Dokumentasjon av interne rutinar

182 C. I rutinebeskrivinga bør det vere informasjon om Instruksar Godkjenningsordningar Kva avgjerdsmynde som gjeld både på administrativt og politisk plan. Aktuelle lover, forskrifter, reglar 13.4 Oppfølging Ei kvar dokumentert rutinebeskriving skal følgjast opp jamleg (jf budsjett og rekneskapsforskriftene del 2 15). Det er viktig at det i rutinebeskrivinga går fram når rutina vart utarbeidd og dato for siste gjenomgang/revidering. Som hovudregel bør rutinebeskrivinga gåast gjennom ein gong årleg, og elles ved endringar i ansvarstilhøve og endring i oppgåver. Ajouført :28 Side 182 av Dokumentasjon av interne rutinar

183 14 Årsavslutning Reglar om rekneskapsavslutninga finn du i budsjett- og rekneskapsforskriftene. Det skal kvart år leggjast fram eit årsoppgjer som er samansett av årsrekneskap og årsmelding. Fylkeskasseraren skal levere ferdig avlagt årsrekneskap til fylkesrevisjonen. Årsrekneskapen skal vere sendt over til fylkesrevisjonen seinast 15. februar. Årsrekneskapen og fylkesrådmannen si årsmelding skal leggjast fram for fylkesutvalet så snart som råd. I april blir årsrekneskap, revisjonsberetning og årsmelding lagt fram for fylkestinget.. I følgje 5 i forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar m.v skal revisor avgje revisjonsberetning utan unødig opphald etter at årsrekneskapen er avlagt og seinast 15. april. Revisjonsberetningen skal avgis sjølv om årsrekneskapen ikkje ligg føre eller er ufullstendig. Økonomiseksjonen sender i god tid før rekneskapsavslutninga ut skriv til alle med tilvisingsansvar om tidsfristar og arbeidsopplegg for årsavslutninga Viktige arbeidsoppgåver ved årsavslutning I god tid før rekneskapsavslutning skal alle med tilvisingsansvar gå grundig gjennom eigne driftsog balansekonti. Det er den enkelte tilvisingsansvarlege som har ansvar for at rekneskapen fyller krava i budsjett- og rekneskapsforskriftene. Kontroller at - alle budsjettendringar er med. - alle feilføringar er retta opp. Kontroller spesielt bruk av prosjektkodar. - alle utgifter og inntekter er komne med. Kontroller spesielt overføringar, refusjonar, tilskot, uteståande fordringar og interne føringar. - avsetjingar og bruk av fond er førte. - alle utstyrskjøp over kr er førte i investeringsrekneskapen. - det er rydda opp i balansen. Kontroller spesielt at alle anslagsposteringar frå i fjor er førte ut av balansen. Vurder også eventuelle tapsavskrivningar Anordningsprinsippet og anslagsposteringar For at rekneskapen skal gje eit rett bilete av fylkeskommunen sin aktivitet gjennom året må alle kjente inntekter og utgifter pr takast med i årsrekneskapen. Etter anordningsprinsippet skal alle varer som er leverte og tenester som er utførte innan utgangen av rekneskapsåret takast med i årsrekneskapen. I dei høve der faktura for mottekne varer og utførte tenester ikkje ligg føre pr skal det bokførast eit anslått beløp i årsrekneskapen. Anslagspostering kan også vere aktuelt for inntekter. Sjå meir om anslagsposteringar i Bruk av anslagsposteringar Kontroll med balansekontoar For å kontrollere at dei rekneskapsførte tala er korrekte skal balansekontiene avstemmast og vurderast pr Uteståande fordringar Krav skal fakturerast og inntektsførast straks dei oppstår. Kravet blir på same tid ført som ei kortsiktig fordring i balansen. Det er oppretta fordringskontoar i balansen for kvart ansvarsområde. I samband med årsavslutninga bed ein om at alle avdelingar/skolar går gjennom fordringane innan 1. desember med tanke på å avskrive krav som ein reknar med ikkje vil bli innbetalt. Økonomiseksjonen skal i tillegg ha tilsendt avstemmingsrapport for avdelingane/skolane pr kvart år for alle fordringskontoane. Sjå pkt Ajouført :28 Side 183 av Årsavslutning

184 Bankgirokonti Inneståande på alle bankgirokonti som avdelingar/skolar har oppretta skal så langt det er råd vere ført over til fylkeskassa før årsskiftet. Konti bør tømmast så nær 31. desember som mogleg Kontrollere budsjettet Den som har tilvisingsansvar må kontrollere at alle budsjettendringar er komne med før avslutning av rekneskapen Registrering av endring i gåvekontoar og legat Det skal kvart år sendast oppgåve over endringar på kontoar for gåver og legat. Nye gåvekontoar og legat skal registrerast i den fylkeskommunale rekneskapen. Det er utarbeidd eige skjema for dette. Sjå Utstyr og inventar - flytting frå driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet Det må kontrollerast at kjøp av utstyr med levetid over 3 år og innkjøpspris minst er ført i investeringsrekneskapen Strykningar ved underskot i den samla rekneskapen Dersom driftsrekneskapen ved rekneskapsavslutning viser seg å gje eit rekneskapsmessig meirforbruk, går det fram av forskrift om årsrekneskap og årsberetning 9 at slik manglande inndekking skal reduserast ved å A. Stryke eventuelle budsjetterte overføringar frå driftsrekneskapen til finansiering av utgifter i årets investeringsrekneskap vedtatt av fylkestinget sjølv. B. Stryke eventuelle avsetjingar til fond når desse har vore føresett finansiert av årets eller tidlegare års løpande inntekter eller innbetalingar. C. Stryke budsjettert inndekking av tidlegare års rekneskapsmessige meirforbruk når dette har vore føresett finansiert av årets eller tidlegare års løpande inntekter eller innbetalingar. Dette kan først skje når strykningar etter A og B er gjort. Unnteke frå bestemmelsane om strykningar er avsetjingar som er grunna i at midlane i medhald av lov, forskrift eller avtale er reservert særskilde føremål. Ajouført :28 Side 184 av Årsavslutning

185 15 Budsjettreglement MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE Vedteke av fylkestinget i sak T-19/99, Justert sist i sak T-38/07 Ajouført :28 Side 185 av Budsjettreglement