Økonomihåndboka. Møre og Romsdal fylkeskommune. Siste hovedoppdatering: Mai Økonomiseksjonen

Transkript

1 Økonomihåndboka Siste hovedoppdatering: Mai 2014 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen

2 Forord Økonomihandboka er eit hjelpemiddel for økonomistyring og økonomiforvaltning i Møre og Romsdal fylkeskommune. Denne økonomihandboka gjeld kun kommunal sektor. Statleg sektor har eige økonomireglement. Her samlar vi det som vedkjem økonomiforvaltninga i fylkeskommunen sine kommunale verksemder. Økonomihandboka skal vere ei lærebok for nytilsette innanfor økonomiområdet og eit oppslagsverk for alle som arbeider med økonomi til dagleg. Gjennom økonomihandboka ønskjer ein å sikre: God økonomistyring på alle nivå i organisasjonen Rett rekneskapsføring Gode interne rutinar innan økonomiforvaltning Det overordna formålet med kvalitetssikring av økonomiforvaltninga i Møre og Romsdal er: Fylkeskommunen si økonomiforvaltning skal medverke til å skape og bevare tillit til at fylkeskommunen si verksemd skjer på ein rett og god måte, og at fylkeskommunen sine verdiar og ressursar blir forvalta effektivt og trygt. Vi håper at denne økonomihandboka skal vere ei hjelp til å betre kompetansen i fylkeskommunen innan økonomistyring. Gjennom utarbeidinga håper ein også å få klargjort prinsipp og rutinar innafor økonomistyring og økonomiforvaltning. Ansvaret for økonomisk intern kontroll Det er leiinga sitt ansvar å sjå til at det blir etablert tilfredsstillande interne kontrollrutinar på økonomiområdet. Ein leiar vil meir enn nokon annan person kunne setje ein standard som påverkar integritet, etikk og andre faktorar i arbeidsmiljøet. Som eit resultat av at intern kontroll på økonomiområdet er, og bør vere, bygd inn i drifta, er det sjølvsagt at alle tilsette må ta eit ansvar for at den interne kontrollen skal fungere. Men sjølv om oppgåver er delegerte vidare er det ikkje til å kome frå at det er leiaren i den enkelte verksemda som har det endelege ansvaret for den økonomiske interne kontrollen. Utarbeiding og revidering av økonomihandboka Del II skal dekkje behovet for detaljinformasjon og vere eit praktisk hjelpemiddel/oppslagsverk i samband med dei meir operative oppgåvene innan rekneskapsføring, økonomiforvaltning og intern kontroll. Målgruppa for del II av økonomihandboka er mellomleiarar, saksbehandlarar og personar som er direkte involverte i økonomiarbeid. Alle skolar og avdelingar skal ha dette oppslagsverket tilgjengeleg for sine økonomimedarbeidarar. Økonomihandboka er ikkje ferdig med det materialet som no er utarbeidd. Handboka sin del II må oppdaterast i takt med endring i reglar og rutinar. Skal handboka vere ein nyttig reiskap for økonomimedarbeidarar i fylkeskommunen, må vi få melding om kva område boka ikkje dekkjer, kva behov som finst og gjerne tips om korleis ein kan rette opp manglane. Ved ajourføring blir det sendt ut melding til avdelingar og skolar om dei endringane som har skjedd. Meir inngåande detaljar reglar om reglar og forskrifter finn du på følgjande internettsider: og Vi er takksame for respons, og eventuelle merknader til innhaldet i handboka kan rettast til Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen v/rådgiver Siv Talstad Hansen Fylkeshuset, 6404 MOLDE Tlf , siv.talstad.hansen@mrfylke.no. Ajouført Mai 2014 Side 2 av 172

3 Innleiing Denne boka er bygd opp etter moderne prinsipp i teksthandsaming. Det betyr mellom anna at boka er laga i PDF-format som kan lesast ved hjelp av gratisprogrammet Acrobat Reader, som kan lastast ned frå internettadressa Boka kan lesast både på skjermen og via utskrift. Navigeringsvennleg på skjermen Peikarar/hyperkoblingar er i stor grad brukt slik at boka er svært navigeringsvennleg på skjermen. Det trengs med rundt 200 sider som er inndelt i mange kapitel og avsnitt samt kryssreferansar og nokre eksterne peikarar (til internett). Alle stader der det står sjå punkt/vedlegg etc., er dette ein klikkbar kryssreferanse. I tillegg kan du navigere via bokmerkepaletten som vist under: Prøv navigeringsknappane! Hvis ikkje bokmerkepaletten (blått rektangel) vises, må du klikke på knappen Show/hide Navigation pane og så på Bookmarks. Deretter kan du klikke på + for å avdekke strukturen og for å trekke sammen. For å gå til eit avsnitt klikkar du på dets overskrift. Her kan du bla side for side. På skjermen er det mykje enklare å navigere enn på utskrifta. Utskrifter Mange vil ha utskrifter i tillegg til skjermen. Sidan deler av økonomihandboka vil bli oppdatert iblant, rår vi til at du har utskriftene i ein ringperm og da kan skifte ut berre sider som er endra. Utskrift av ein del av dokumentet. Ajouført Mai 2014 Side 3 av 172

4 Innhaldsliste Forord... 2 Innleiing Instruksar for økonomiforvaltinga Instruks for utøving av tilvisingsmynde Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging Instruks for rekneskapsføring Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter Instruks for kasseforvaltning Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell Instruks for avskriving av kortsiktige fordringar Budsjett Formål Formelle krav til årsbudsjettet Økonomiplanprosessen Sentrale omgrep Budsjettreglementet Den budsjettansvarlege sitt ansvar Spesielt om budsjettering av interne overføringar Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma Periodisering Vedlegg Kontoplan Generelt om kontoplanen Oppbygging av den interne kontoplanen Vedlikehald av kontoplanen Vedlegg Attestering og tilvising Attestering Tilvising Rekneskap Kva er rekneskap Økonomistyringssystemet Krav til rekneskapen Anordningsprinsippet Utgifter Meirverdiavgift Inntekter Posteringar som ikkje medfører utbetaling Rekneskapsfristar Rekneskapsføring av fond Kontorkasse Handtering av utbetalingsanvisningar Oppretting av eigne bankkonti Høve til betalingskort/kredittkort Ajouført Mai 2014 Side 4 av 172

5 5.15 Investeringsutgifter Prosjekt Kontroll med fylkeskommunen sine tilskotsbidrag Gåvekontoar og legat Kontrollar m.o.t. rekneskapsregistrering Vedlegg Rapportering Rapportering i fylkeskommunen i dag: Grunnlaget for rapportering Rapportering til fylkesutdanningssjef Rapportering til fylkesrådmannen Rapportering til hovudutval Rapportering til fylkesutvalet Årsrapport til fylkestinget Rapportering utanom faste rapporteringstidspunkt Løn Generelt Lønssystemet Attestasjon og tilvising av løn Melding til Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister PAI-registeret - Personal Administrativt Informasjonssystem Sjukeløn Foreldrepengar Feriepengar Trekk i løn Forskot på løn Arbeidstid og overtid Kontroll av lønsutbetalingar Organisasjonsnummer Forsikringar Pensjonsordningar Nytilsetjing Når tilsette døyr Når tilsette sluttar Når tilsette går av med alderspensjon Oppslagsverk Vedlegg Reise- og kostgodtgjersle Kommunane sitt reiseregulativ Utfylling av reiserekningar Godtgjersle for reisetid Reiseforskot Innkjøpsavtalar som vedrører tenestereiser Registrering av inventar og utstyr Inventarføring Utrangering, kassasjon og avhending av inventar og utstyr Kartotekføring av utstyr ført i investeringsrekneskapen Vedlegg Ajouført Mai 2014 Side 5 av 172

6 10 Forsikringar Administrative bestemmelsar Prosedyre for rapportering av tilgang/avgang Prosedyre ved skade Skadeførebyggjande program og tiltak Kontaktinformasjon Balanserekneskapen Kva er balanserekneskap Hovudkapitla i balansen Memoriakonti Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale Arkivering Kassasjon Retningslinjer for innhald i arkiv Meir informasjon? Vedlegg Dokumentasjon av interne rutinar Bakgrunn Ansvar Korleis gå fram Oppfølging Årsavslutning Viktige arbeidsoppgåver ved årsavslutning Utstyr og inventar - flytting frå driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet Strykningar ved underskot i den samla rekneskapen Budsjettreglement Heimel og formål Spesifikasjon av budsjett og rekneskap Grense mellom driftsbudsjett- og investeringsbudsjett (rekneskap) Fullmakt til underordna organ Strykningar ved rekneskapsmessig underskot Rammestyring Ansvar Sanksjonar Iverksetjing Vedlegg Ordliste Ajouført Mai 2014 Side 6 av 172

7 1 Instruksar for økonomiforvaltinga 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde Gitt av fylkesrådmannen Mål Det skal utarbeidast rutinar som har som mål å - oppdage manglar ved faktura i høve til leveranse og bestilling - skape klare ansvarstilhøve - klargjere krav til dokumentasjon av utbetalingar - hindre feil og forsømmingar i samband med utbetalingar Definisjon Å attestere ein faktura er å gå god for at ein faktura er rett og i samsvar med bestilling og leveranse og at tilvising kan tilrådast. Ei tilvising er ei fullmakt til å setje i verk utbetaling. I dette ligg det at den som tilviser skal sjå til at alle vilkår for utbetaling ligg føre; arbeidet er utført, vara er motteke, bilaget er rett kontert, det er gjort gyldig vedtak om løyving til vedkomande formål, og at utbetaling skjer innanfor rett budsjettramme. Tilvisar har eit spesielt ansvar for at tilvising skjer i samsvar med dei reglar som gjeld for skatt, mva og innberetningsplikt. Sjå om tilvisar sitt ansvar ved inntektsordre Krav til attestasjon Attestasjon skal utførast av ein person som har hatt med saka å gjere på ein slik måte at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. Ved innkjøp skal det attesterast før tilvising. Attestasjonsmynde kan ikkje leggjast til den som har tilvisingsrett. Det er leiinga sitt ansvar å utarbeide rutinar for attestasjon innanfor sitt ansvarsområde. Dei lokale rutinane må innehalde reglar om kva som skal sjekkast på kvar faktura. Som minimum skal fakturaen sjekkast med omsyn til bestilling, rett pris, kvalitet, mengde, kredittid og leverandør Ansvarstilhøve Gjennom det årlege budsjettvedtaket gjev fylkestinget administrasjonen ved fylkesrådmannen fullmakt til å bruke løyvingane til dei formål som er tilgodesett i budsjettet. Tilvisingsretten følgjer av denne fullmakta. Fylkesmannen delegerer tilvisingsretten vidare slik han finn dette formålstenleg. Delegert tilvisingsmynde blir utøvd under tilsyn frå den som har delegert myndet. Ved personendringar eller andre tilhøve som inneber endringar i bruk av tilvisingsmynde skal det alltid sendast skriftleg melding om dette til rekneskapsførar. Det skal ligge føre arkiv i rekneskapsførande eining som viser endringar i tilvisingsmynde. Arkivet skal også innehalde signaturprøve, og det skal gjevast beskjed til økonomiseksjonen ved endringar. Opplysningane skal oppbevarast i 10 år. Leiar som har delegert tilvisingsrett kan gje andre mynde til å utøve tilvisingsretten på sine vegner. Det er viktig at tilvisingsretten blir avgrensa til så få personar som mogleg. Det skal gjevast skriftleg melding med underskriftsprøve til rekneskapsførar om slik mynde. Det skal ikkje skje utbetaling utan at nødvendig tilvising ligg føre frå person med slik mynde Mellombels overføring av tilvisingsmynde til andre Ved avvikling av ferie eller anna planlagd fråver kan tilvisingsmynde utførast mellombels av ein på førehand bestemt medarbeidar. Før fråveret tek til skal det sendast skriftleg melding med underskriftsprøve om slik kortvarig delegering til rekneskapsførande eining. Ved sjukefråver og anna fråver som ikkje er planlagt skal næraste overordna instans avgjere kven som skal utføre tilvisingsmyndet. Melding skal gjevast til rekneskapsførar. Ajouført Mai 2014 Side 7 av Instruksar for økonomiforvaltinga

8 1.1.6 Avgrensing av tilvisingsmynde mot andre oppgåver Personar som har fullmakt til å disponere over fylket sine bankkonti eller kontorkasser kan ikkje ha tilvisingsmynde. Tilvisingsmynde kan heller ikkje leggast til person som har mynde til å registrere rekneskapstransaksjonar i fylket sin rekneskap Krav til tilvisinga Tilvising skal skje på eit eige skjema, på tilvisingsstempel eller via elektronisk tilvising i økonomisystemet. Som vedlegg til tilvisinga skal originalbilag nyttast. Dersom original ikkje blir nytta skal det leggjast ved ei forklaring. Ein må i slike tilfelle sørgje for at dobbeltbetaling-/bokføring ikkje skjer. Det skal leggjast ved bilag som viser korleis beløpa på tilvisinga har kome fram. Tilvisinga skal vere datert og underskriven eller tilvist via økononomisystemet av den som har tilvisingsmynde på vedkomande ansvarsområde Krav til attestasjon og tilvising av lønsmateriell Lønsmateriell skal attesterast og tilvisast på gjeldande skjema. Det lokale lønskontoret gjev nærare retningslinjer for utfylling og bruk av skjema for tilvising av fast og variabel løn. Lønsbilaget skal vere attetstert før det blir sendt til tilvising. Den som attesterer har plikt til å kontrollere at opplysningane på skjemaet er rette og kan tilvisast. Leiar har ansvar for å avgjere kven som skal ha attestasjonsmynde, og korleis rutinene omkring dette skal leggjast opp Inntektsordre Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av inntektsordren skal det gå fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Den som har tilvisingsansvar har ansvar for at det vert utarbeidd rutinar for innbetaling og rekneskapsføring av fylkeskommunale inntekter. Sjå 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter. Det skal gjevast inntektsordre på øyremerkte tilskot og sals- og leigeinntekter. Ein inntektsordre vedrørande øyremerkte tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde Habilitet I dei høve ein person med tilvisingsrett av habilitetsomsyn ikkje kan tilvise, skal tilvisinga gjerast av næraste overordna Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinene. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I høve der ein av lokale hensyn ønskjer å gå ut over dei reglane som er gjevne i denne instruksen må dette avtalast med fylkesrådmannen. Etter gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter skal rutinene dokumenterast. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinene. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 8 av Instruksar for økonomiforvaltinga

9 1.2 Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging Gitt av fylkesrådmannen Denne instruksen gjeld for alle som har budsjettansvar i Møre og Romsdal fylkeskommune Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar at fylket til ei kvar tid har eit budsjett som er reelt, fullstendig og periodisert for gjennom dette å oppnå betre økonomistyring, rapportering og kontroll Definisjonar Budsjettendring endring på årets nettoramme for eit ansvarsområde. Omdisponering administrativ leiar sitt mynde til å flytte midlar innan vedteken nettoramme Grunnlaget Budsjettering skal skje i samsvar med årsbudsjettforskrifta. Disponering av budsjettet skal skje i samsvar med vedteke Budsjettdelegasjonsreglement for Møre og Romsdal fylkeskommune Budsjetteringsprinsipp Budsjetteringa til den politiske behandlinga skal skje av etatane på grunnlag av dei førebelse rammene som blir tildelt og med eitt beløp pr. utvalsramme. Etter at fylkestinget har vedteke budsjettet skal etatane innan 10. februar spesifisere det i samsvar med krava i årsbudsjettforskrifta. Budsjett-tala skal for kvart rammeområde som eit minimum leggjast inn på følgjande artsnivå: Utgifter: Lønsutgifter 09 Sosiale utgifter 1-28 Kjøp av varer og tenester som inngår i fylket sin eigenproduksjon 29 Internkjøp («interne overføringar») 3 Kjøp av varer og tenester som erstattar fylket sin eigenproduksjon 4 Overføringar 54 Avsetnad til disposisjonsfond 55 Avsetnad til bunde fond 57 Overføring til investeringsbudsjettet Inntekter: Brukarbetalingar Andre sals- og leigeinntekter 69 Fordelte utgifter Refusjonar 79 Internsal («interne overføringar») 81 Andre statlege overføringar Andre overføringar 94 Bruk av disposisjonsfond 95 Bruk av bunde fond Budsjettering skal skje etter anordningsprinsippet, dvs. at alle utgifter og inntekter skal takast med i budsjettet for vedkomande år anten dei er forventa betalt eller ikkje. Bruk av anordningsprinsippet er avgrensa til dei til ei kvar tid gjevne reglane i årsbudsjettforskrifta Budsjettet er bindande Ei budsjettramme kan ikkje overskridast. I høve der det ligg an til overskridingar skal det straks setjast i verk tiltak som innsparing eller omdisponering. Ajouført Mai 2014 Side 9 av Instruksar for økonomiforvaltinga

10 1.2.6 Budsjettet skal vere ajour Budsjettet skal til ei kvar tid vere ajour og avstemt. Budsjettendringar skal gjerast straks det er grunnlag for det. Inntekter og utgifter som ikkje var venta på budsjetteringstidspunktet skal registrerast i budsjettet straks dei er kjente Periodisering Periodisering betyr å fordele utgifter og inntekter på ulike periodar (til dømes månader). Budsjettet skal periodiserast på ein slik måte at det speglar planlagt aktivitet i løpet av året. Ajourføring av periodiseringa skal gjerast så snart ein får kjennskap til endringar, som for eksempel auka budsjettrammer eller endring av tidlegare periodisering Dokumentasjon Alle endringar i budsjett skal vere dokumentert Rapportering Den som har budsjettansvar har ansvar for rapportering. Nærare retningslinjer for rapportering blir gitt av fylkesrådmannen. Så snart nokon blir kjend med budsjettoverskridingar av noko omfang, skal det rapporterast til næraste overordna nivå, uavhengig av dei faste intervalla for rapportering Budsjettkontroll Leiaren er ansvarleg for at drifta skjer på best mogleg måte innanfor rammene av vedteke budsjett. Dersom det ligg an til å bli overskridingar må tiltak straks setjast i verk. Alternativ her er anten innsparing eller omdisponering Rutiner og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp, dokumentere og følgje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. Budsjettsjefen i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutiner og at desse er tilfredstillande dokumentert. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 10 av Instruksar for økonomiforvaltinga

11 1.3 Instruks for rekneskapsføring Gitt av fylkesrådmannen Mål Rekneskapsføringa i Møre og Romsdal fylkeskommune skal utførast slik at rekneskapen gjev relevant, påliteleg og fullstendig informasjon. System og rutinar for ut- og innbetalingar skal liggje til rette for best mogleg utnytting av ressursane Grunnlag og prinsipp Rekneskapsføringa skal leggjast opp etter reglane i dei til ei kvar tid gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter og elles etter reglar fastsett av fylkeskasseraren. Rekneskapen skal førast etter bruttoprinsippet. Dette inneber at alle utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar skal førast brutto. Det skal ikkje gjerast frådrag for tilhøyrande inntekter til utgiftspostane, og heller ikkje inntektspostane skal stå fram med frådrag for eventuelle tilhøyrande utgiftspostar. På denne måten vil rekneskapen vise den reelle aktiviteten. Rekneskapen skal førast etter anordningsprinsippet. Dette inneber at alle kjente utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar i året skal takast med i rekneskapen for vedkomande år, enten dei er betalte eller ikkje når rekneskapen blir avslutta. Unntak frå anordningsprinsippet gjeld lån, skatteinntekter og avskrivningar Kontoplan Utgifter og inntekter skal førast etter sin art (på rett rekneskapskonto) og i samsvar med gjeldande kontoplan Attestering og tilvising Alle utbetalingar skal vere attesterte og tilviste før rekneskapsføring og utbetaling finn stad. Fast løn blir likevel utbetalt etter ståande tilvising. Utbetaling utan tilvising skjer for forpliktingar som følgjer av til dømes fylket sitt arbeidsgjevaransvar slik som skattetrekk, arbeidsgjevaravgift, fagforeiningskontingent, meirverdiavgift m.v. Sjå også 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde Utbetalingar Bokføring av fakturaer skal normalt skje via leverandørreskontro. Utbetaling til leverandør skal skje ved forfall. Dersom forfallsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer utbetaling påfølgande kvardag. Møre og Romsdal fylkeskommune skal om mogleg ha ei kredittid på 30 dagar frå fakturadato. Utbetaling av løn skjer til fastsett lønningsdato. Dersom lønningsdato fell på laurdag, søndag eller helgedag skjer utbetaling på siste kvardag før lønningsdato. Forskot på løn kan utbetalast i dei høve dette er avtalefesta. Avgifter som følge av lønsutbetalingar, skatt og andre trekk til offentlege styresmakter skal betalast ved forfallsdato. Dersom forfallsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer utbetaling påfølgande kvardag Innbetalingar/inntekter Det er den som har ei inntekt på sitt budsjett som har ansvar for å følgje opp at inntekta blir inntektsført i fylket sin rekneskap og at innbetalinga kjem. Ordinære tilskot frå staten blir inntektsførte ved innbetaling. Øyremerkte tilskot skal inntektsførast straks bindande tilsegn ligg føre, uavhengig av når betalinga kjem. Når det gjeld tilskot og refusjonar mellom fylket sine verksemder må den som skal ha inntekta sende krav. Kravet skal vere påført inntektskonto. Sjå også 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter Bilaga Data som blir registrerte inn i rekneskapssystemet skal ha eit eige bilagsnummer. Bilagsnummerrekkjefølgja skal vere ubroten innan det enkelte år. Bilaga skal elles vere dokumenterte og forklarande slik at grunnlaget for rekneskapsføringa kjem klart fram. Sjå også Ajouført Mai 2014 Side 11 av Instruksar for økonomiforvaltinga

12 1.7 Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell. Data som blir registrerte inn i rekneskapssystemet Når det gjeld tilskot og refusjonar mellom fylket sine verksemder må den som skal ha inntekta sende krav. Kravet skal vere påført inntektskonto Aksjebrev og andre verdipapir Aksjebrev, innskotsbevis og andre verdipapir skal sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen for registrering i rekneskapen og oppbevaring Momsrekneskap og -oppgjer Rutinane i verksemda skal leggjast opp slik at dei tilfredstiller reglane i Lov om meirverdiavgift. Rekneskapsførande eining fører momsrekneskap og utfører momsoppgjer. Den enkelte administrative leiar har ansvar for å avklare med skattemyndigheitene om verksemda er avgiftspliktig. Ved slik avklaring skal økonomiseksjonen ved sentraladministrasjonen konsulterast på førehand. Verksemdene skal også rette seg etter lov av 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon for MVA for kommunar og fylkeskommunar ved kjøp av tenester frå registrerte næringsdrivande gjeldande frå 1. januar 2004, og interne reglar gjevne på dette området Avgrensing av rekneskapsføring mot andre oppgåver Rekneskapsførar skal ikkje ha tilvisingsmynde. Rekneskapsførar skal ikkje ha tilgang til kontantkasse, og bør heller ikkje ha bankfullmakt åleine Rekneskapen skal vere avstemt Rekneskapen skal vere avstemt, både totalt og balansekonti. Rekneskapen skal også avstemmast i høve til underliggjande system. Avstemming av rekneskapen må gjerast i samsvar med utarbeidde rutinar Rutiner og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale eining sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredsstillande dokumenterte. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 12 av Instruksar for økonomiforvaltinga

13 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter Gitt av fylkesrådmannen Mål Denne instruksen gjeld for sal av varer og tenester til eksterne kundar. Det skal utarbeidast rutinar som sikrar at fylket sine inntekter blir registrerte i fylket sin rekneskap og at inntektene blir betalt inn så raskt som mogleg Ansvar for fremjing av fylket sine krav Den verksemd som leverer varer og tenester til andre, har ansvar for å sende faktura på kravet Kreditt-tid Pengekrav skal fremjast så raskt som mogleg etter at grunnlaget for pengekravet ligg føre. Betalingsfrist er 30 dagar dersom ikkje anna er avtalt Utarbeiding av salsdokumentet Når krav blir fakturert skal desse opplysningane finnast på fakturaen. Navn og adresse til den som sender kravet Navn og adresse til den som mottek kravet Kva kravet gjeld Mengd eller omfang av det som er levert eller ytt Beløp, mva. skal vere spesifisert Staden der varen er levert eller tenesten ytt Organisasjonsnummer Stad/dato Bank- eller postgirokonto kravet skal innbetalast til Betalingsbetingelsar (forfallsdato, morarente e.l.) Telefonnummer, evt. kontaktpersonar I tillegg er det ein fordel om fakturaen inneheld innbetalingsreferanse Anordningsprinsippet - fordringsføring av uteståande krav Etter anordningsprinsippet skal inntekter inntektsførast i rekneskapen når kravet oppstår, uavhengig av når innbetaling skjer. Skolar og avdelingar som har økonomiseksjonen som rekneskapsførar skal sende kopi til denne av utsendte krav slik at desse kan fordringsførast. Konto i rekneskapen skal vere påført. Når det gjeld dei avdelingane som bruker faktureringsprogrammet i Visma, vil inntekts- og fordringsføring skje automatisk i rekneskapen Innbetalingsmåte Innbetalingar til fylketskommunen skal i all hovudsak skje til bankgirokonto som tilhøyrer Møre og Romsdal fylkeskommune. Oppretting av eigne bankgirokontoar ved den enkelte verksemd kan berre skje etter godkjenning frå fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune og berre når det er nødvendig av omsyn til oppfølging og kontroll Inntektsordre Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av inntektsordren skal det gå fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Det skal gjevast inntektsordre på øyremerkte tilskot og sals- og leigeinntekter. Ein inntektsordre vedrørande øyremerkte tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde. Ajouført Mai 2014 Side 13 av Instruksar for økonomiforvaltinga

14 1.4.8 Oppfølging av fylket sine inntekter Den eininga som har fremja eit eksternt pengekrav har også ansvaret for å følgje opp at innbetaling skjer. Inkassovarsel skal sendast etter at betalingsfristen er passert med 14 dagar. For vidare oppfølging av uteståande fordringar skal dei til ei kvar tid gjeldande rutinar følgjast. Uteståande fordringar skal følgjast opp jamnleg. Økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen har ansvar for å følgje opp fordringar som er generert via Fakturering i Visma Avskriving av fordringar Fordringsmassen skal gåast gjennom jamnleg med tanke på å avskrive krav som det ikkje er mogleg å inndrive. Eventuell avskriving av fordringar skal dekkast innanfor vedteke budsjett. Er det små utsikter for dekning av kravet skal fordringa avskrivast som tapt Kontantsal Småsal av varer og tenester frå fylket sine verksemder til private skal i utgangspunktet berre skje mot kontant betaling. Sjå også 1.5 Instruks for kasseforvaltning Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale eining sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumenterte. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 14 av Instruksar for økonomiforvaltinga

15 1.5 Instruks for kasseforvaltning Gitt av fylkesrådmannen Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar - trygg forvaltning av likvidar - at ein unngår samanblanding av kasseraransvar med funksjonar som kan kome i konflikt, t.d. tilvisingsmynde og rekneskapsverksemd Ansvarstilhøve Fylkeskasseraren disponerer fylket sine samla likvidar. Alle som disponerer kontorkasser gjer dette på vegne av fylkeskasseraren og etter dei retningslinjer som denne gjev. Grunngjeven søknad om oppretting/endring av kassebehaldning skal sendast til fagetat. Fylkeskasseraren fastset behaldninga etter anbefaling frå fagetat. Det skal gjevast skriftleg melding til fylkeskasseraren når kontorkasser skal avsluttast Om bruk av midlar frå kassa Bruk av kontorkasser skal i størst mogleg grad avgrensast, og kassa skal berre nyttast til mindre innkjøp og utlegg der kontant betaling er einaste alternativet. Fylket sine kassamidlar skal oppbevarast strengt åtskild frå private kontantmidlar. Det er ikkje høve til å låne midlar frå kassa for dei tilsette eller andre ved avdelinga/institusjonen Oppbevaring Kassamidlane skal oppbevarast i låst pengeskrin av vanleg god kvalitet. Pengeskrinet skal så langt det er muleg oppbevarast i låst safe Storleik Det skal ikkje oppbevarast større kontantbeløp enn det som strengt tatt er nødvendig. Dersom ikkje anna er avtalt skal kontantar ut over avtalt beløp snarast overførast til økonomiseksjonen sin bankgirokonto. Beløpet som er oppbevart i kassa bør vere lågast mogleg og skal så langt det er råd ikkje overstige kr , Om innhaldet Kassa må ikkje innehalde blanko-utfylte kvitteringar e.l Kassarekneskap Det skal førast kassarekneskap over samtlege inn- og utbetalingar i kassa. Kassarekneskapen bør førast fortløpande og vere ajour til ei kvar tid. Kassarekneskapen skal vere spesifisert med naudsynte konti, og dokumentert med bilag for transaksjonane Kvittering Forhåndsnummerert kvittering skal gjevast på alle sal Disponering av kontorkassa Kassaboka blir ført av kasseraren. Det skal vere ein person som har kassaforvaltningsansvaret. Kasseraren har ansvaret for at behaldninga er avstemt mot rekneskapen, jf pkt I fall andre tilsette har trong om tilgang til kassa når kassaansvarleg ikkje er til stades, bør det etablerast underkasser. Det skal vere ein person som har ansvaret for forvaltninga av underkassa. Når kassa skal overlatast til andre, t.d. ved feriar, må det utarbeidast ei kasseoverdragningserklæring både ved overlevering og tilbakelevering. Ajouført Mai 2014 Side 15 av Instruksar for økonomiforvaltinga

16 Avgrensing mot tilvisingsmynde og rekneskapsverksemd Kasseraren kan ikkje ha tilvisingsmynde. Den som er kasserar kan leggje til rette for registrering av kassebilag, men kan ikkje sjølv utføre registreringa. Kasseraren bør så langt det er mogleg ikkje ha bankfullmakt åleine Avstemming Kassa skal avstemmast jamnleg, og minst ein gong i månaden. Kassaavstemminga må dokumenterast skriftleg på eige skjema. Eventuelle kasseskilnader må følgjast opp og stillast til observasjon Oppgjer Kassarekneskapen i skolar og tannklinikkar må ha ei fast oppgjersordning, t.d. ved innsending av bilag og kontantar ein gong i månaden til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen Kontroll Leiaren for avdelinga er den som er øverste ansvarleg for kassa, og leiaren bør sjå til at kassa og kassefunksjonen blir kontrollert med ujamne mellomrom. Kontroll av kassa skal vere dokumentert på særskilt skjema for slik kontroll Rutinar og dokumentasjon av desse - oppfølging Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale verksemd sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinene. Det er fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune som har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumentert. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 16 av Instruksar for økonomiforvaltinga

17 1.6 Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr Gitt av fylkesrådmannen Mål Formålet med å registrere inventar og utstyr er - å sikre ein mest mogleg rasjonell bruk av inventar og utstyr - å førebyggje at tilsette eller andre urettmessig tileignar seg fylket sin eigedom - å kunne dokumentere tap i samband med brann, tjuveri, hærverk, naturskade o.l. - å førebyggje at tilsette urettmessig blir utsett for mistanke om mislegheiter Definisjonar Avgang kan skje ved avhending, overføring, utrangering eller kassasjon: Avhending inneber at inventar og utstyr blir selt eller overdrege til andre utanfor fylket. Overføring inneber at inventar og utstyr blir overført til andre av fylket sine einingar. Utrangering er avgjerd om at inventar og utstyr skal gå ut av bruk fordi det ikkje lenger gjer slik nytte som opphaveleg tenkt eller fordi behov ikkje lenger er til stades. Kassasjon er avgjerd om at inventar og utstyr som er nedslite eller skadd og ikkje lenger kan reparerast utan for store kostnader skal takast ut av bruk Ansvar Administrativ leiar tek avgjerd i saker som nemnt under pkt Etatsjef har ansvar for å koordinere overføring av overflødig utstyr mellom fylket sine einingar. Administrasjonsavdelinga koordinerar innkjøp og overføring innan sentraladministrasjonen Registrering Registrering inneber at tilgang og avgang av inventar og utstyr blir dokumentert løpande og systematisk. Det skal etablerast eit trygt registrerings-system som er tilpassa lokale behov, til dømes lister, protokollar eller edb-baserte system. Verksemda må sjølv vurdere om den enkelte gjenstand skal registrerast. Slik vurdering må gjerast på bakgrunn av gjenstandens verdi, levetid, kor utsett den er for å bli fjerna frå verksemda og kor lett omsetteleg den er. Oversikta over registrert inventar og utstyr skal innehalde opplysningar om innkjøpsdato, innkjøpspris, skildring av gjenstanden, kvar den er lokalisert og evt. dato og signering for avgang/overføring/utrangering/kassasjon. Det skal liggje føre tilfredsstillande dokumentasjon for dei avgjerder som er gjort i samband med avgang av inventar og utstyr Kontroll Kontroll med at registrert utstyr er til stades skal gjennomførast årleg, og det skal dokumenterast at kontroll er gjennomført. Samtidig med oppteljing blir overflødig inventar/utstyr registrert. Institusjonen si administrative leiing vurderer kva som kan nyttast innan institusjonen. Utstyr/inventar det ikkje er behov for innan institusjonen skal meldast til etatsleiinga Avgang Avhending Før avhending skal det vere klargjort at utstyret ikkje kan nyttast av andre einingar i fylket. Ajouført Mai 2014 Side 17 av Instruksar for økonomiforvaltinga

18 Sal skal gjerast etter vanlege reglar for god forretningsskikk og til den som betalar best. Det inneber at sal normalt skal skje etter offentleg kunngjering og på grunnlag av skriftlege tilbod eller auksjon. Regelen om at sal skal gjerast til den som betalar best kan berre fråvikast dersom det er meir fordelaktig for fylket å selje til annan kjøpar. Når materiellet har liten verdi, når omgåande sal er nødvendig eller berre eit mindre antal kjøparar er aktuelle, kan avhending skje ved direkte sal. Ved avhending av utstyr av en vesentleg verdi, bør sal skje etter offentleg kunngjering og kjøpstilboda skal oppbevarast innelåst til opning finn stad. Tilboda skal opnast av minst 2 personar og påførast registreringsnummer. Det skal førast salsprotokoll ved avhending og denne skal skrivast under av minst to personar. I salsprotokollen skal innførast opningsdag og klokkelslett, nemning på inventar og utstyr, registreringsnummer på tilbodet og navn på den som gir tilbod, tilbodspris og eventuelt andre opplysningar av verd. Overføring Overføring av inventar/utstyr mellom einingar i fylket kan avtalast direkte mellom partane. Den enkelte verksemd skal melde frå om overflødig utstyr og etatsleiinga har ansvar for å føre oversikt over utstyr som er overflødig. Utrangering Opplysningar ved utrangering skal førast i inventarlista, og denne skal skrivast under av minst to personar. Kassasjon Opplysningar ved kassasjon skal førast i inventarlista og denne skal skrivast under av minst to personar Nedlegging Ved nedlegging av skolar og andre einingar skal utstyr gåast gjennom og etatsleiinga skal ha melding om utstyr/inventar som kan nyttast av andre av fylket sine verksemder Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Administrativ leiar har ansvar for at det innanfor ramma av denne instruksen blir utarbeidd lokale rutinar for registrering og kontroll av inventar og utstyr og at desse blir følgt. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkesrådmannen. Administrativ seksjon hos fylkesrådmannen har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumentert. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 18 av Instruksar for økonomiforvaltinga

19 1.7 Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell Gitt av fylkesrådmannen Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar at - gjeldande lover og forskrifter på området blir haldne - oppbevaring skjer på ein forsvarleg og oversiktleg måte Lover og forskrifter som regulerer oppbevaringsplikta Rekneskapsbøker med tilhøyrande bilag, brev og andre dokument skal oppbevarast i minst 10 år etter vedkomande rekneskapsår. Saman med bilaga skal det liggje ved nødvendige underbilag der det går fram korleis beløpet på bilaget har kome fram. Rekneskapsforskrifta kapittel 7 har reglar om oppbevaring. Oppbevaring av rekneskapsbilag skal skje ordna. Bilag som blir skanna blir lagra elektronisk og papirutgåva blir makkulert etter eit år Ansvarstilhøve Alle rekneskapsførande einingar i fylket pliktar å rette seg etter gjeldande lover og forskrifter på området Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse er tilfredstillande dokumentert. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført Mai 2014 Side 19 av Instruksar for økonomiforvaltinga

20 1.8 Instruks for avskriving av kortsiktige fordringar Gitt av fylkesrådmannen Mål Denne instruksen gjeld for avskriving av kortsiktige fordringar. Instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Den enkelte budsjettansvarlege skal utarbeide rutinar som sikrar at det er eit best mogleg samsvar mellom den bokførte verdi og den reelle verdi av fylket sine uteståande fordringar Kva er ei kortsiktig fordring Ei kortsiktig fordring er eit krav som forfell til betaling innan eit år. Dei fleste inntekter blir bokførte etter anordningsprinsippet. Dette betyr at fordringa blir ført til inntekt i drifts- eller kapitalrekneskapen og ført som fordring i balansen til betaling skjer. Krav skal normalt inntektsførast når faktura blir sendt. For at fordringsmassen i balansen skal vere mest mogleg reell må fordringsmassen gåast gjennom jamnleg og nødvendige avskrivingar gjerast Ansvar for uteståande fordringar Ansvaret for fordringa ligg til det budsjettansvaret der fordringa er ført til inntekt. Den budsjettansvarlege har fullmakt til å avskrive tap på krav. Den budsjettansvarlege har innan sitt ansvarsområde mynde til å utgiftsføre tap på uteståande fordringar i enkeltsaker innanfor ei beløpsgrense på kr Det er eit vilkår for avskriving at det ikkje er råd å drive inn kravet, og at det er dekning innanfor vedteke budsjett. Krav på private og bedrifter skal vere prøvd kravd inn gjennom inkasso før tapsavskriving kan skje. Når det gjeld krav på offentleg verksemd skal avgjerd om tapsavskriving takast av fylkesrådmannen. Dersom tapet overstig kr skal saka leggjast fram for fylkesrådmannen Tilbakeføring av kortsiktige fordringar Dersom grunnlaget for ei kortsiktig fordring fell vekk på grunn av feil i fakturagrunnlaget eller mangel på heimel, skal fordringa førast tilbake mot den inntektspost der fordringa tidlegare er ført til inntekt Tap på/avskriving av kortsiktige fordringar I omgrepet avskriving ligg at ein i rekneskapen ser på kravet som tapt ved at tapet blir utgiftsført i drifts- eller investeringsrekneskapen. Balanseposten for kortsiktige fordringar blir tilsvarande redusert. Tap på kortsiktige fordringar er å sjå på som ei utgift og skal førast på eigen konto for tap på krav, og skal belastast same ansvar og formål som inntektene i si tid vart førte. Sjølv om kravet er utgiftsført som tap i rekneskapen, skal kravet mot debitor som hovudregel oppretthaldast. Dersom kravet skal oppretthaldast skal saka registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar Når skal avskriving gjennomførast i rekneskapen A. Utleggsforretning Fordringa skal avskrivast når utleggsforretning er avslutta og det er slått fast at det ikkje er noko til utlegg. Dersom det er tatt utlegg bør avskriving først gjerast når utleggsobjektet er avhenda. Dersom utlegget har dårleg prioritet bør avskriving gjennomførast og saka førast over til overvåking. B. Konkurs, akkord og dødsbo Fordringa skal avskrivast når konkurs formelt er opna og fordringa er meldt. Fordringa skal vidare avskrivast når akkordforslaget er stadfesta. I saker som gjeld dødsbo skal fordringa avskrivast når dødsbohandsaminga er avslutta. D. Saker som er forelda Fordringa skal avskrivast straks det er slått fast at den er forelda. E. Adresse er ukjent Fordringa skal avskrivast når adressa er ukjent eller utvandring er slått fast ved returpost eller eventuell utskrift frå folkeregisteret. Ajouført Mai 2014 Side 20 av Instruksar for økonomiforvaltinga

21 F. Fordringa er eldre enn eitt år Dersom kravet etter gjentekne purringar ikkje er betalt, skal kravet avskrivast som tapt når fordringa er eitt år gamal. Dette gjeld så sant det ikkje kan dokumenterast at løysing i saka snarleg ligg føre. Sjølv om kravet er utgiftsført som tapt i rekneskapen, skal kravet mot debitor oppretthaldast og registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar. Dersom krav som er over eitt år gamle ikkje er avskrivne som tapt vil fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune vurdere å føre kravet ut av rekneskapen som tapt. G. Andre forhold Fordringa kan også avskrivast sjølv om vilkåra i punkta ovanfor ikkje er oppfylte dersom ein etter særskilt vurdering finn grunn til det. Sjølv om kravet er utgiftsført som tapt i rekneskapen, kan kravet mot debitor oppretthaldast og skal då registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar Gjennomføring Avskriving av kortsiktige fordringar skal gjennomførast i rekneskapen når vilkåra i punkt er oppfylte. Fordringsmassen må gåast gjennom jamnleg Dokumentasjon Avskriving av fordring skal vere dokumentert med årsak og bakgrunn, og dokumentasjonen skal følgje bilaget som grunnlagsdokumentasjon Innbetaling på saker der det tidlegare er foretatt avskriving Innbetaling på tidlegare avskrivne fordringar skal førast som inntekt på det ansvar og formål der tapet tidlegare er ført Rutinar og dokumentasjon av desse Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredsstillande dokumente Ajouført Mai 2014 Side 21 av Instruksar for økonomiforvaltinga

22 2 Budsjett Det er utarbeidd ein eigen instruks når det gjeld budsjettarbeid. Sjå 1.2 Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging side 9. Sentrale retningslinjer for budsjettarbeidet er også gitt i Budsjettreglement, vedteke av fylkestinget i sak T-19/99 og justert i sak T-30/02. Dette reglementet gir reglar for delegering av mynde i budsjettsaker. Med budsjettreglementet er det gjort vedtak om at rammestyring skal gjelde for dei fylkeskommunale verksemdene. 2.1 Formål Løyvingsdokument Fylket sitt årsbudsjett er ein plan for verksemdene sine utgifter og inntekter i budsjettåret. Budsjettet er eit løyvingsdokument der politikarane løyver midlar til vedteken aktivitet/tiltak. Budsjettet stiller på same tid krav til administrasjonen om at vedteken aktivitet skal gjennomførast innanfor dei vedtekne rammene. Budsjettet skal omfatte alle delar av den fylkeskommunale verksemda og skal fastsetje: kva ein skal oppnå kva som skal gjennomførast av aktivitetar og tiltak kven som er målgruppa kven (avdeling/skole) som skal utføre tenesteproduksjonen kor store ressursar som skal nyttast i tenesteproduksjonen Styrings- og kontrolldokument Budsjettet er også eit styrings- og kontrolldokument som ein skal sjå ressursbruken i året opp mot. Det er eit styringsdokument først og fremst for dei som har ansvaret for tenesteproduksjonen, og gjev høve til kontroll og oppfølging for overordna administrativt nivå og for fylkestinget som gjev løyvinga. Informasjonsdokument Budsjettet er vidare eit viktig informasjonsdokument både til eksterne og interne aktørar. Dette krev at budsjettet er utforma slik at det gjev eit godt og rett bilde av fylket sin økonomiske situasjon og planlagte aktivitet i budsjettåret Kva ligg i eit vedteke budsjett? For den budsjettansvarlege er det dette som ligg i eit vedteke budsjett: 1. Bindande Når budsjettet er vedteke er det bindande for alle organ/verksemder i fylket. Dei skal innrette verksemda slik at den held seg innanfor vedtekne budsjettrammer. Den som har tilvisingsmynde er også ansvarleg for at budsjetterte inntekter kjem inn og blir inntektsførte. Dersom det viser seg at budsjetterte inntekter ikkje let seg realisere, må ressursbruken reduserast tilsvarande. 2. Løyve/fullmakt Det vedtekne budsjettet er eit løyve til å disponere ressursramma for å gjennomføre planlagt aktivitet. 3. Pålegg Det blir gjennom budsjettet gjeve eit pålegg om å gjennomføre dei tiltak og den aktivitet som det er lagt opp til gjennom dei gjevne løyvingar. Budsjetterte midlar skal nyttast til vedtekne tiltak. 2.2 Formelle krav til årsbudsjettet Etter Lov om kommunar og fylkeskommunar (kommunelova) skal fylkestinget innan årets slutt vedta budsjett for komande kalenderår og ein økonomiplan som omfattar minst dei fire komande budsjettåra. Møre og Romsdal fylkesting har vedteke at fylkets økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast i ein og same prosess og leggjast fram til desembertinget. Krav til årsbudsjett og økonomiplan er fastsett i: Lov om og kommunar og fylkeskommunar av 25.september 1992 nr. 107 kapittel 8 ( 44-49)

23 Forskrift om årsbudsjett av 15. desember Krav til budsjettet Lov og forskrift krev m.a. at: Budsjettet skal vere: 1. Offentleg Dokumenta skal vere tilgjengeleg for alle som ønskjer å gå gjennom dei, og budsjettet skal leggjast fram til allment ettersyn. 2. Budsjett og rekneskap skal svare til kvarandre Budsjett og rekneskap skal svare til kvarandre, slik at vedtak og resultat (budsjett og rekneskap) kan samanstillast. 3. Reelt, fullstendig og oversiktleg Budsjettet skal vere reelt, dvs. at alle kjente inntekter og utgifter i løpet av året skal takast med. Underbudsjettering, dvs. bevisst budsjettering med for låge inntekter/for høge utgifter er ikkje tillate. Budsjettet skal vidare vere fullstendig og sett opp på ein slik måte at ressursbruken til dei ulike kostnadsstadene kjem fram på ein oversiktleg måte. Budsjettet skal vere klart og oversiktleg, dvs. at innhaldet i budsjettet må komme klart fram. 4. Budsjettet skal balansere Utgiftene i budsjettet, utbetalingspostar og avsetningar skal balansere med inntekter, innbetalingspostar og bruk av tidlegare avsette midlar Innhald i budsjettet Budsjettet omfattar eit driftsbudsjett og eit investeringsbudsjett. Innhaldet i dei to budsjetta er: Driftsbudsjett Budsjett for løpande utgifter og inntekter. Investeringsbudsjett Budsjett over investeringar og utlån og korleis desse utgiftene og utbetalingane er finansierte. Du finn meir informasjon om skiljet mellom drifts- og investeringsbudsjett i økonomihandboka kapittel 5.14 Investeringsutgifter side Tilhøvet til fylkesplan og andre plandokument Økonomiplanen skal leggjast til grunn ved fylket sitt budsjettarbeid og øvrig planleggingsverksemd. Ein må derfor sjå all planlegging i fylket i samanheng med økonomiplanlegginga. Dette inneber at dei økonomiske premissane som ligg til grunn i vedteken økonomiplan, ikkje kan fråvikast i andre planar utan at verknadene er vurdert i økonomiplansamanheng. Etter Plan- og bygningslova 19-6 skal fylkesplanar (fylkesplanen og fylkesdelplanar) leggast til grunn for fylket si verksemd. Dette betyr at utgangspunktet for økonomiplanen er dei overordna måla og utfordringane i vedteken fylkesplan. Planprosessane skal vere koordinerte med utarbeidinga av økonomiplanen, slik at fylkesplanen/fylkesdelplanane kan gje innspel til økonomiplanarbeidet, og omvendt at økonomiplanarbeidet kan gje innspel til den øvrige planleggingsverksemda. Gjennom planprosessane må ein sørge for at vedtekne tiltak og satsingar i fylket sine planar må finne sin plass i økonomiplanen som ei konkretisering av dei aktivitetar den enkelte sektor skal gjennomføre innanfor den vedtekne økonomiske ramma. Ajouført Mai 2014 Side 23 av Budsjett

24 2.3 Økonomiplanprosessen Møre og Romsdal fylkesting har gjort vedtak om at økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast som eitt dokument. Dette inneber at årsbudsjettet utgjer første året i økonomiplanen. Økonomiplanprosessen steg for steg: 1. Fylkesrådmannen sender ut skriv til avdelingane med frist (rundt 20. april) til å kome med eventuelle innspel til endra investeringsbehov i høve til vedteken økonomiplan og eventuelt grunngjevne forslag til endra driftsrammer. 2. Fylkestinget vedtek rammer for økonomiplanarbeidet (rundt 20. juni) 3. Fylkesrådmannen sender ut økonomiplanskriv til avdelingane/einingane med førebelse rammer i slutten av juni. 4. Frist for avdelingane sine framlegg til driftsbudsjett og investeringsbudsjett er 1. september (15. september for samferdselsavdelinga og utdanningsavdelinga). 5. Fylkesrådmannen sender ut sitt framlegg i byrjinga av november 6. Hovudutvala behandlar framlegget i midten av november 7. Fylkesutvalet behandlar framlegget til økonomiplan i slutten av november 8. Fylkestinget behandlar framlegget i midten av desember Helse, miljø og tryggleik (HMT) Vi viser til måla i internkontrollhandboka. Ein skal i arbeidet med økonomiplanen ta med dei HMTtiltak som må gjennomførast i perioden for å oppfylle gjeldande standardkrav frå styresmaktene og hindre driftsavbrot. Medråderett Dei tilsette skal sikrast medråderett i økonomiplan- og budsjettprosessen, jfr. Hovudavtalen del B. Før den budsjettansvarlege gjev si endelege budsjett-tilråding, skal utkast til budsjett for vedkomande område/sektor drøftast med dei tillitsvalde og leggjast fram for dei respektive samarbeidsutval til orientering/drøfting og eventuell fråsegn. For dei vidaregåande skolane, er det ein føresetnad at det blir lagt til rette for slik orientering/drøfting og eventuell fråsegn frå tillitsvalde/verneombod ved kvar vidaregåande skole. Stillingar I samband med økonomiplanprosessen er det ein føresetnad at talet på faste stillingar og stillingstypar blir vurdert i høve til planlagt organisasjonsutvikling, innanfor dei økonomiske rammene som blir lagt. Mal for kommentardelen for den enkelte sektor: SEKTOR Mål Mål og hovudutfordringar Framlegg til økonomiplan for heile sektoren - drift Økonomiplan i tabellformat inndelt i fylkestings-/utvalsrammer Kommentarar til økonomiplan med hovudvekt på endringar Prioriterte område Framlegg til økonomiplan for heile sektoren - investering Økonomiplan i tabellformat delt inn i investeringsprosjekt Kommentarar til økonomiplan med hovudvekt på endringar mrfylke.no inneheld informasjon om organisering, bemanning, lovgrunnlag, felles planføresetnader etc, slik at denne informasjonen skal ikkje takast med i økonomiplandokumentet. Økonomiplandokumentet skal synleggjere samanhengen mellom aktivitet og budsjettramme. Det skal vere framtidsretta, med fokus på utfordringar og målsetjingar for bruk av budsjettramma. Ajouført Mai 2014 Side 24 av Budsjett

25 Spesifisering av budsjettrammene Etter at fylkestinget har vedtatt budsjettrammene, skal etatane leggje inn budsjett-tala. Etter årsbudsjettforskrifta skal budsjett-tala for kvart rammeområde som eit minimum leggjast inn på følgjande artsnivå: Utgifter: Lønsutgifter 09 Sosiale utgifter 1-28 Kjøp av varer og tenester som inngår i fylket sin eigenproduksjon 29 Internkjøp («interne overføringar») 3 Kjøp av varer og tenester som erstattar fylket sin eigenproduksjon 4 Overføringar 54 Avsetnad til disposisjonsfond 55 Avsetnad til bunde fond 57 Overføring til investeringsbudsjettet Inntekter: Brukarbetalingar Andre sals- og leigeinntekter 69 Fordelte utgifter Refusjonar 79 Internsal («interne overføringar») 81 Andre statlege overføringar Andre overføringar 94 Bruk av disposisjonsfond 95 Bruk av bunde fond Det kan sjølvsagt budsjetterast på eit meir detaljert nivå enn dette i den grad den enkelte verksemd finn dette ønskjeleg ut frå si eiga styring. Fristen for etatane til å leggje inn budsjett-tala sine er 10. februar. 2.4 Sentrale omgrep Ansvarsområde: Budsjettansvarsområde etter kontoplanen (fem siffer i dagens kontostreng). Ansvaret er knytt til ei stilling/ein funksjon, t.d. rektor. Sjå 3 Kontoplan side 32. Teneste: Teneste viser kva funksjon ressursbruken har. Tenestedimensjonen i kontostrengen er oppgåveorientert. Sjå 3 Kontoplan side 32. Budsjettramme drift: Budsjettramme drift er den delen av årets fellesinntekter som blir tildelt det enkelte rammeområde. Budsjettramma kan nyttast til drift, overføring til investeringsbudsjettet eller avsetjing til fond. Rammeområde: Fylkestingsramme er ein del av budsjettet som fylkestinget vedtek bindande ramme for, sjå pkt Utvalsramme er ein del av budsjettet som eit hovudutval eller fylkesutvalet vedtek bindande ramme for, sjå pkt Nettoramme: Nettobudsjett for eit ansvarsområde, dvs. øvre ramme for utgifter innan budsjettansvarsområdet etter at inntekter som skal førast på budsjettansvarsområdet er gått til frådrag. Periodisering av budsjett: Fordeling av budsjettmidlar pr. månad på ein slik måte at dette speglar av den planlagte aktiviteten. Sjå pkt Budsjettreglementet Det vart vedteke budsjettreglement for Møre og Romsdal fylkeskommune i sak T-19/99. Reglementet tok til å gjelde og vart justert i sak T-30/02. Budsjettreglementet finn du i 15 Budsjettreglement side 159. Ajouført Mai 2014 Side 25 av Budsjett

26 Med budsjettreglementet er det gjort vedtak om at rammestyring skal gjelde for fylket sine verksemder Overordna styringsprinsipp i fylket Målstyring tyder at overordna styringsorgan styrer sine underliggjande institusjonar m.v. ved å fastsetje mål og prioriteringar. Innanfor tildelte ressursar og ut frå den generelle målsetjinga skal verksemdene sjølve fastsetje resultatmål og konkret seie korleis dei skal nå måla. Rammestyring gjev eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, og i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor dei gjevne økonomiske rammene. Større grad av delegering i budsjettsamanheng, og med dette auka bruk av rammestyring, heng naturleg saman med ein auka fokus på målstyring som verkty for å styre ressursane mot dei prioriterte oppgåvene. Økonomiplandokumentet skal derfor synleggjere samanhengen mellom aktivitet og budsjettramme. Det skal vere framtidsretta, med fokus på utfordringar og målsetjingar for bruk av budsjettramma. Økonomiplandokumentet skal såleis innehalde eigna målekriterium (typer aktivitetstal som skal brukast som styringsmål og som det skal rapporterast etter) for den drifta ein får midlar til å gjennomføre i perioden. Det er i mange høve vanskeleg og til dels utan meining å operere med kvantifiserbare aktivitetsmål. Målet for aktiviteten skal i slike tilfelle skildrast utifrå kva oppgåver ein planlegg å gjennomføre i driftsåret. Styringsmåla skal ikkje brukast berre ved den årlege resultatvurderinga, men skal også vere til nytte i den løpande styringa som den budsjettansvarlege gjennomfører av eiga drift, og slik sett også danne grunnlag for vurdering i samband med den ordinære økonomirapporteringa i løpet av året. Rammestyring inneber i praksis at: 1. Budsjettansvarleg kan omdisponere midlar innanfor vedteken budsjettramme 2. Meirforbruk i høve til budsjett må dekkast inn i komande års budsjett. Mindreforbruk i høve til budsjett vil etter avalueringa kunne bli stilt til disposisjon som ei styrking av neste års ramme. Rammestyring går kort sagt ut på at det enkelte nivå i organisasjonen sjølv kan avgjere korleis midlane best skal brukast, føresett at ein held seg innanfor den gjevne økonomiske ramma og elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma Budsjettrammer og delegering av budsjettmynde Fylkestingsrammer Etter budsjettreglementet skal fylkestinget fastsetje samt gjere endringar i anslag for skatt, rammetilskot, generelle avsetningar samt finansutgifter og inntekter og avdrag på utlån som ikkje er fordelt på verksemdsområde. Dei gjenståande inntektene skal fylkestinget fordele i rammeområde. Dei gjenståande inntektene skal fordelast på 11 rammeområde, dvs. 11 fylkestingsrammer. Det er fylkestinget som fastset kvart av desse rammeområda, og det er fylkestinget som har mynde til å flytte midlar mellom kvar av desse 11 fylkestingsrammene. Når det gjeld investeringsbudsjettet skal fylkestinget sjølv fastsetje fordelinga mellom ulike byggeprosjekt Delegering av budsjettmynde Med delegering av budsjettmynde meiner ein at eit overordna organ gjev eit underordna organ fullmakt til å treffe avgjerd i budsjettsaker innanfor eit nærare definert budsjettansvarsområde. Det organ som har fått delegert mynde kan ikkje endre storleiken på den løyvinga som gjeld for det gjevne budsjettansvarsområdet. Delegering av mynde inneber ikkje at det delegerande organ seier frå seg budsjettmynde. Det budsjettmyndet som blir delegert kan når som helst takast attende. Det delegerande organ kan til dømes i samband med enkeltsaker velje å behandle og avgjere budsjettsaka sjølv. Delegerte budsjettfullmakter kan sjølvsagt ikkje nyttast til å endre budsjettet i strid med prioriteringar eller føresetnader frå fylkestinget. Forvalting av budsjettmidlar må vere i tråd med Ajouført Mai 2014 Side 26 av Budsjett

27 fylkestinget sin intensjon, og fullmakter gitt etter budsjettreglementet kan ikkje nyttast til å gjennomføre vesentlege strukturendringar i verksemda Utvalsrammer og delegering til fylkesutvalet og hovudutvala Inndelinga i fylkestingsrammer bestemmer graden av delegering til underordna organ. Fylkestinget fastset fylkestingsrammer og overlét til underordna organ å fordele desse på tenester innanfor den enkelte fylkestingsramme. For utdanningssektoren vil dette t.d. innebere at fylkestinget vedtek budsjettet til utdanningssektoren i ei fylkestingsramme vidaregåande opplæring. Utdanningsutvalet har mynde til å fastsetje og gjere omdisponeringar i budsjettet innanfor denne fylkestingsrammen. Dvs. at utdanningsutvalet ikkje har mynde til å endre ramma som er gjeven av fylkestinget. Det same gjeld for dei andre hovudutvala. Det er på hovudutvalsnivå at budsjettet til den enkelte verksemda blir fastsett. Pkt Utvalsrammer (vedlegg 2) side 165 viser korleis det enkelte utval (fylkesutval og hovudutvala) skal fastsetje budsjettet i utvalsrammer innanfor dei gjevne fylkestingsrammene. Når det gjeld investeringsbudsjettet har fylkesutvalet og hovudutvala fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål innanfor kvar fylkestingsramme. Fylkesutvalet og hovudutvala har fullmakt til å omdisponere mellom byggeprosjekt innanfor den enkelte fylkestingsramme Mynde til fylkesrådmannen I budsjettreglementet har fylkesrådmannen fullmakt til gjere endringar i saker som ikkje er av prinsipiell betydning. Ein vil måtte vurdere konkret kva saker som er av prinsipiell betydning eller ikkje etter kvart som slike saker måtte dukke opp. Ein kan seie at omdisponering av midlar mellom budsjettrammer fastsett av fylkesutval eller hovudutval i utgangspunktet er ei sak av prinsipiell betydning. Dette inneber at fylkesrådmannen først og fremst har mynde til å fastsette, samt endre, budsjettet innanfor kvar av budsjettrammene fastsett av fylkesutval/hovudutval. Når det gjeld investeringsbudsjettet har fylkesrådmannen fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål i saker som ikkje er av prinsipiell betydning Mynde til administrative leiarar i fylket Fylkesrådmannen står fritt til å delegere mynde i budsjettsaker vidare til sine underordna. Dei som er tildelt mynde i budsjettsaker må utøve dette myndet i tråd med reglane i budsjettreglementet og elles dei retningslinjer som er gjevne av fylkesrådmannen. Kva inneber dette i praksis? Den enkelte leiar står med dette fritt til å disponere midlar tildelt verksemda innanfor den enkelte utvalsramme. Dette gjeld så sant ikkje fylkesrådmannen har gjort konkrete avgrensingar i dei administrative leiarane sine fullmakter. Det er ikkje høve til å omdisponere mellom budsjettrammer fastsett av fylkesting, fylkesutval eller hovudutval. Dette tyder at det til dømes ikkje er høve til å omdisponere midlar mellom dei to fylkestingsrammene for vidaregåande opplæring og spesialpedagogiske tiltak. Budsjettrammene for desse to områda er fastsett av fylkestinget. Det betyr at den administrative leiinga må fremje sak for fylkestinget for å omdisponere mellom fylkestingsrammene for vidaregåande opplæring og spesialpedagogiske tiltak. På samme måte har administrasjonen heller ikkje høve til å omdisponere mellom rammer fastsett av det enkelte hovudutval. Dvs. at det ikkje er høve til å omdisponere mellom utvalsrammene for lokale bilruter og fylkesvegferjedrifta. Ajouført Mai 2014 Side 27 av Budsjett

28 2.5.3 Handtering av meir- og mindreforbruk I budsjettreglementet pkt Vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk side 162 og pkt er det gjeve vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk og vilkår for dekking av netto meirforbruk: Vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk a) Dersom fylkeskommunen har underskott som følgje av svikt i sentrale inntektsføresetnader, skal dette dekkjast opp før mindreforbruk på rammeområda kan tilbakeførast til dei verksemdene som har mindreforbruk. Det same gjeld ved kostnadssprekk i fellesutgifter, t.d. renteutgifter. Dersom verksemda fyller vilkåra nedanfor vil ein så langt råd er sjå til at verksemda i påfølgjande års budsjett likevel får styrka budsjettramma si med netto mindreforbruk frå året før. b) Netto mindreforbruk som blir tilbakeført, skal disponerast innanfor den budsjettramma midlane opprinneleg vart løyvde til. c) Realisert produksjon skal påviseleg vere lik eller høgare enn føresett i driftsplan eller aktivitetsplan. d) Dersom produksjonen i driftsplan eller aktivitetsplan ikkje er oppfylt, kan produktivitetsgevinsten likevel tilbakeførast dersom det kan dokumenterast klare produktivitetsgevinstar. e) Innsparte midlar som ein følgje av at nye tiltak kjem i gang seinare enn føresett eller ikkje blir iverksett, skal normalt ikkje tilbakeførast. f) Innsparte midlar som ikkje blir godkjent tilbakeført, skal gå til styrking av det sentrale bufferfondet (til dekking av variasjonar i fellesinntekter og fellesutgifter). Vilkår ved dekking av netto meirforbruk a) Dersom meirforbruket er særleg stort, eller særlege tilhøve tilseier det, kan fylkestinget vedta at eit eventuelt meirforbruk skal dekkjast inn over inntil 4 år. b) I tilfelle med heilt spesielle dokumenterte, uføresette, endra vilkår for drifta som skuldast tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om at eit eventuelt meirforbruk ikkje skal dekkjast av verksemda si budsjettramme. Generelt om vurdering av verksemder med mindreforbruk Dei vilkåra som er gjevne i budsjettreglementet, og som er sitert ovanfor, kan vi forenkla seie er ei vurdering av den enkelte verksemd sin faktiske produksjon sett i høve til planlagt produksjon som skal ligge til grunn for ei vurdering av om den enkelte verksemd skal kunne ta med seg sitt mindreforbruk i år x over til år x+1. Generelt om vurdering av verksemder med meirforbruk Som det går fram av vilkåra ovanfor skal verksemder med netto meirforbruk normalt dekke dette ved å redusere neste års budsjett. Dvs. at meirforbruk i år x skal dekkast i ramma for verksemda alt i år x+1. Motivet for dette er at ordninga i størst mogleg grad skal tvinge fram ei kontinuerleg tilpasning mellom driftsnivå og økonomisk ramme. Det er likevel opna for at fylkestinget kan vedta inndekking over inntil 4 år dersom meirforbruket er særleg stort eller andre særlege tilhøve tilseier det. I tilfelle med heilt spesielle dokumentert, uføresette, endra vilkår for drifta som skuldast tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om at eit eventuelt meirforbruk ikkje skal dekkast av verksemda si budsjettramme. Ajouført Mai 2014 Side 28 av Budsjett

29 2.6 Den budsjettansvarlege sitt ansvar Den som har budsjettansvaret har ansvar for å sjå til å Utarbeide eit realistisk budsjettforslag Styre ressursbruken slik at den held seg innanfor tildelt budsjettramme Rapportere om forbruk/avvik til overordna nivå Ta initiativ til nødvendige budsjettendringar Iverksetje tiltak for å oppnå budsjettbalanse Det er viktig at utgifter/inntekter blir førte på rett art, jf konteringsrettleiinga. Dersom det manglar budsjettmidlar, må den budsjettansvarlege sørgje for budsjettdekning anten ved omdisponering innanfor ramma, budsjettendring eller tilpasse aktiviteten. 2.7 Spesielt om budsjettering av interne overføringar Interne overføringar Når det på budsjettstadiet er klart kva beløp ei teneste skal internbelastast eller godskrivast med, skal art 29 og 79 nyttast. Art 29 Internkjøp (Interne overføringar) skal berre nyttast som motpost til art 79 Internt sal (interne overføringar). Desse postane skal såleis berre nyttast ved internfordeling innanfor fylket sin rekneskap, d.v.s. at summen av art 29 skal svare til summen av art 79 innanfor drifts- og investeringsrekneskapen samla. Dette inneber at den som budsjetterer med ei inntekt på ein 79-art, må sjå til at den verksemda/avdelinga som ein forventar å motta denne inntekta frå, må budsjettere med ei tilsvarande utgift på ein 29-art Forskjellen på inntektsart 79 og 69 Inntektsart 69 Fordelte utgifter skal nyttast til fordeling når beløpet er avhengig av kor mykje ei verksemd reint faktisk har brukt av ei anna verksemd sine tenester i løpet av eit år. Art 69 blir såleis nytta til å fordele utgifter til rett formål og rett art etter faktisk bruk av tenester (t.d. timetal) frå andre avdelingar eller verksemder. Kva skal førast kvar Døme på kvar vanlege utgifter skal førast i rekneskapen Type utgift Fordeling av husleige (avtalt på førehand) Kjøp av tenester for grafisk utforming Inntektsart Inntektsart 79 Inntektsart 69 Forsikring Inntektsart 69 Kjøp av konsesjonskraft Inntektsart 69 Ajouført Mai 2014 Side 29 av Budsjett

30 2.8 Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma Løyvingane på budsjettet er bindande både for administrasjonen og dei folkevalde. Dersom det viser seg at budsjettet ikkje held, må den budsjettansvarlege sette i gang nødvendige tiltak for at budsjettet kan haldast. Slike tiltak kan vere innsparingar og omdisponering av midlar. Ein siste utveg vil vere å be om styrking av budsjettet. Dersom ikkje problemet kan løysast utan at budsjettramma eller aktiviteten må endrast, skal problemet og framlegg til løysing snarast leggjast fram for næraste overordna Budsjettendringar Budsjettendring - endring i vedtatt budsjettramme jfr Budsjettendringsskjema. Alle budsjettendringssaker som skal behandlast av fylkestinget/fylkesutvalet skal drøftast med fylkesrådmannen før saka blir fremja for politisk behandling. Budsjettendringar skal registrerast av vedkomande fagetat snarast mogleg. Etaten skal samtidig melde frå til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen. Dersom etaten ønskjer det, kan registreringa gjerast av økonomiseksjonen. Budsjettendringar som følgje av vedtak i fylkesutvalet og fylkestinget blir registrerte av økonomiseksjonen. Endringar som følgje av slike vedtak blir gjort utan at fagetat eller ytre etat treng melde frå om dette. Økonomiseksjonen har ansvaret for at fylkesrevisjonen får tilfredsstillande dokumentasjon av alle budsjettendringar Omdisponering innanfor vedtatt ramme Dersom det er ønskjeleg for eiga styring, kan budsjettansvarleg omdisponere mellom postar innanfor vedtatt ramme. 2.9 Periodisering Når avdelingar, skolar, institusjonar m.v. rapporterer på rekneskapstala i løpet av året, er dette avviksrapportering som viser kva ressursar som har gått med samanlikna med budsjett. Periodisering betyr å fordele utgifter og inntekter på ulike periodar, for oss månader i året. Dersom budsjettet er rett periodisert, vil dei avvika som kjem fram ved rekneskapsrapportering vere reelle avvik, dvs. avvik som enten kjem av at produksjonen ikkje er gjennomført i forhold til plan (det vart produsert meir eller mindre enn planlagt), eller at ressursforbruket er ulikt frå plan og kalkyle (f.eks. at tiltaket vart dyrare enn planlagt). Periodiseringa skal difor vere ajour til ei kvar tid, men likevel utan unødvendig flytting på mindre beløp Korleis gå fram Det er den enkelte fagetat som har ansvaret for periodisering av sitt budsjett. Periodisering av opprinneleg budsjett skal gjerast i budsjetteringverktøyet i WEB EBudsjett og/eller Visma Budsjett. Endringar av periodiseringa etter at budsjettet er lagt inn i økonomisystemet kan berre skje i økonomisystemet. Ajouført Mai 2014 Side 30 av Budsjett

31 2.10 Vedlegg Budsjettendringsskjema finner dere på Intranett, støttefunksjoner, økonomi/lønn, skjema,budsjett.

32 3 Kontoplan 3.1 Generelt om kontoplanen Frå tok Møre og Romsdal fylkeskommune i bruk ny kontoplan i samband med innføring av nytt rekneskapssystem. Kontoplanen oppfyller sentrale krav til rapportering i KOSTRA og til interne behov for styring. Vi opererer med 4 obligatoriske dimensjonar i kontonummeret: art, ansvar, ramme og teneste, og to valfrie dimensjonar: prosjektnummer og byggnummer. Vi oppfyller kravet til KOSTRA-rapportering gjennom teneste- og artsdimensjonen. Sjå punkt 3.2. Kontoklasse er 1. siffer i art: 0: Investeringsrekneskap 1: Driftsrekneskap 2: Balanserekneskap 3.2 Oppbygging av den interne kontoplanen Døme på gyldige kontonummer: Døme 1: Art Ansvar Ramme Teneste Dette fortel oss: Fast løn undervisningspersonale statleg tariffområde Ansvar rektor ved Atlanten vidaregåande skole 05 Fylkesutvalsramma for Atlanten vidaregåande skole 5210 Studiespesialisering Døme 2: Art Ansvar Ramme Teneste Prosjekt Dette fortel oss: Same kontoinnhald som døme 1 men knytt til eit firesifra prosjektnummer Døme 3 byggnummer er reservert for bruk ved Byggje- og vedlikehaldsseksjonen (byggerekneskap): Art Ansvar Ramme Teneste Prosjekt Byggnummer 0B K Ajouført Mai 2014 Side 32 av Kontoplan

33 Dette fortel oss: 0B821 Art gen. kostnader - Arkitekthonorar Ansvar bygg- og vedlikehaldssjefen 92 Ramme investering utdanningssektoren 5101 Teneste skolelokale K302 Prosjekt Surnadal vidaregåande skole opprusting Bygg Surnadal vidaregåande skole 2. byggetrinn Forklaring til dimensjonane i kontoplanen: Art Arten viser kva type utgift/inntekt det er snakk om. Arten er på fem siffer der første siffer er kontoklasse. Andre og tredje siffer følgjer KOSTRA-kontoplanen, medan fjerde og femte siffer er tatt i bruk for å spesifisere interne behov. I systemet er det lagt inn lenker som knyt intern art til riktig KOSTRA-art. Artskontoplanen er gjennomgåande for alle verksemder i fylket som følgjer dei kommunale rekneskapsforskriftene. Det er lagt vekt på å avgrense talet på artar. Ønske om nye artar må grunngjevast og fremjast på eige skjema, sjå Ajourhald/ønske om ny art (vedlegg 3), side 37. Ei eiga gruppe vil vurdere dei innkomne ønska Ansvar Ansvarsdimensjonen i kontoplanen er på 5 siffer. Dei tre første siffera viser kven som har det budsjettmessige og administrative oppfølgingsansvaret, t.d. rektor eller institusjonstyrar. Dei to neste kan nyttast til å spesifisere avdelingsansvar. Dersom ein ikkje vil bruke avdeling, bruker ein 00 i 4. og 5. siffer i ansvarsdimensjonen. Det er viktig at nye ansvar/avdelingskodar ikkje blir oppretta i større grad enn naudsynt for å ha ei god økonomistyring. Ei for detaljert kontoplan kan gjere det vanskeleg å halde ei god oversikt. Dei vidaregåande skolane må vurdere om tenestedimensjonen også i stor mon reflekterar ansvarsstrukturen ved skolen, slik at ein slepp ein alt for detaljert oppsplitting på avdeling i ansvarsdimensjonen. Sjå neste punkt Teneste nedanfor. Melding om nye ansvarsområde kan rettast til økonomiseksjonen på eige skjema, sjå Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde (vedlegg 1), side Ramme Rammedimensjonen er på 2 siffer og angir fylkesutvalsramme. I systemet blir fylkesutvalsrammene summert opp i det vi kallar fylkestingsrammer Teneste Tenestedimensjonen i kontoplanen er på 4 siffer. Dei 3 første siffera er identisk med funksjon i fylkes-kostra. 4. siffer er tatt i bruk for å spesifisere interne behov. Ønske om nye tenester kan rettast til økonomiseksjonen på eige skjema, sjå Ajourhald/ønske om nye tenester (vedlegg 2), side Prosjekt Prosjektdimensjonen i kontoplanen er på 4 siffer. I kontoplanen har kvart ansvarsområde fått tildelt ein prosjektserie for driftsprosjekt, prosjektnummer for investeringar som skal avskrivast over 5 år og prosjektnummer for investeringar som skal av skrivast over 10 år. Når nye prosjekt blir tatt i bruk, må økonomiavdelinga få melding om prosjektteksten. Det kan skje pr telefon eller e-post. Ajouført Mai 2014 Side 33 av Kontoplan

34 3.2.6 Byggnummer Byggnummer er dei same som byggje- og vedlikehaldsseksjonen opererer med i bygge- og eigedomsregisteret. Det er førebels reservert til bruk i byggerekneskap som byggje- og vedlikehaldsseksjonen har ansvar for. Dei fire første siffera viser til institusjon, medan dei to siste siffera viser kva for eit bygg kostnaden eller inntekta gjeld. Kva oppnår vi med ei slik oppdeling av kontonummeret? - Vi får i rekneskapen / budsjettet samla alle verksemder under rett budsjettansvar - Det er enkelt å rapportere på ulike dimensjonar i kontoplanen og kombinasjonar av ulike dimensjonar - Det er enkelt å tilpasse økonomistyringa til dei mål fylket sett for si verksemd (målstyring) 3.3 Vedlikehald av kontoplanen Økonomiseksjonen sentralt har ansvar for vedlikehald av kontoplanen. Det vil seie at økonomiseksjonen sentralt til ei kvar tid skal sjå til at Møre og Romsdal fylkeskommune har ein kontoplan som svarar til dei informasjonsbehov som organisasjonen må ha for styring og kontroll. Berre autoriserte personar har tilgang til oppretting og vedlikehald av faste data på økonomisystemet. Det er viktig at avdelingar, skolar og institusjonar sjølve er bevisste på kva type økonomisk styringsinformasjon dei har bruk for, slik at kontoplanen kan nyttast på ein måte som gjev best mogleg økonomisk styring av verksemdene. Økonomiseksjonen sentralt, Romsdal vgs og Kristiansund vgs har høve til og leggje inn nye leverandørar i fylket sitt felles leverandørregister. Skjema i vedlegg 1 3 til kapittel 3 kan nyttast til og fremje ønske om nye ansvar, tenester og artar. Kontoplanen finn du på Intranett under støttefunsjonar: Ajouført Mai 2014 Side 34 av Kontoplan

35 3.4 Vedlegg Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde (vedlegg 1) Frå: Ønska siffer/ kontonummer (5 siffer*) Tekst Evt. kommentarar *) Ver merksam på at det berre er dei to siste sifra i ansvarsdimensjonen som kan endrast. Desse kan nyttast til avdeling eller liknande Skjemaet skal sendast/faxast til: Økonomiseksjonen v/siv T. Hansen Mail: siv.talstad.hansen@mrfylke.no Ajouført Mai 2014 Side 35 av Kontoplan

36 3.4.2 Ajourhald/ønske om nye tenester (vedlegg 2) Frå: Ønska siffer/ kontonummer (4 siffer*) Tekst Evt. kommentarar *) Ver merksam på at det berre er det siste sifferet i denne dimensjonen som kan endrast. Dei tre første siffra er KOSTRA funksjon. Skjemaet skal sendast/faxast til: Økonomiseksjonen v/siv T. Hansen Mail: siv.talstad.hansen@mrfylke.no Ajouført Mai 2014 Side 36 av Kontoplan

37 3.4.3 Ajourhald/ønske om ny art (vedlegg 3) Frå: Ønska siffer/kontonummer (5 siffer) Tekst Kommentar/grunngjeving: Skjemaet skal sendast til: Økonomiseksjonen v/siv T. Hansen Ajouført Mai 2014 Side 37 av Kontoplan

38 4 Attestering og tilvising 4.1 Attestering Før eit bilag blir tilvist skal det vere attestert av ein person som kan gå god for at bilaget er forsvarleg kontrollert, slik at det kan leggjast fram eit sikkert grunnlag for tilvising. Den som attesterer eit utgiftsbilag har ansvar for følgjande: - at vara/tenesten verkeleg er mottatt/utførd - at vara/tenesten er i samsvar med bestilling - bestilling er gjort av ein person som har fullmakt til det - kontroll med at rette prisar, tariffar eller regulativbestemte satsar er nytta - kontroll med at leveringsvilkåra er oppfylte Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggjande forholda. I praksis vil det ofte vere den som skal ha og bruke vara. Dersom han som attesterer ved aktløyse gjer feil som får økonomiske konsekvensar, kan dette føre med seg ansvar for vedkomande. 4.2 Tilvising Instruks for utøving av tilvisingsmynde i Møre og Romsdal fylkeskommunefinn du i 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde. Alle utbetalingar skal tilvisast Definisjonar og føremål Tilvising er myndet til å gje ordre om utbetaling frå fylkeskassa. Ei tilvising er ein utbetalingsordre som viser kvar i budsjettet ei utgift skal førast og stadfestar budsjettmessig dekning. Ein posteringsordre er å gje melding om ei registrering av eit bilag i rekneskapen. Det er ho/han som har tilvisingsmynde som også har mynde til å gje posteringsordrar som ikkje inneber ei utbetaling. Døme kan vere interne overføringar, korreksjonar og opprettingar og inntektsføring. Unntak sjå punkt Mynde til å avskrive tap på krav side 38 og Korrigeringar side 69. Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for innfordring og utarbeiding av rutinar for inntektsordre. Av inntektsordren går det fram kvar ei inntekt skal førast. Den som har tilvisingsmynde har ansvar for å følgje opp at inntektene er i samsvar med føresetnadene i budsjettet. Sjå Inntektsbilaget side 65. Tilvisingsmynde er lagt til fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen har delegert tilvisingsretten vidare på ei rekkje område. Delegert tilvisingsmynde kan når som helst trekkjast tilbake. Talet på personar som utfører tilvisingsarbeid ved kvar verksemd bør avgrensast for å sikre ein tilfredsstillande intern kontroll. Ideelt sett bør det maksimalt vere to personar ved kvar avdeling/skole som tilviser Mynde til å avskrive tap på krav Fylkesrådmannen fekk i sak U-189/91 fullmakt til å avskrive tap på fordringar. I notat datert vart mynde til å avskrive enkeltkrav på inntil kr ,- overført til fylkesutdanningssjefen (sjå Avskriving tap på krav side 67). Dette inneber at fylkesutdanningssjefen har mynde til å gje ein posteringsordre på tap på krav på ansvarsområdet til ein rektor eller styrar. Ajouført Mai 2014 Side 38 av Attestering og tilvising

39 4.2.2 Ulike typar tilvising Tilvising kan delast inn i to hovudgrupper: - eingongstilvising - ståande tilvising Eingongstilvisingar Ei tilvising som gjeld ei enkelt utbetaling og/eller utgiftsføring blir definert som ei eingongstilvising. Dette dreier seg vanlegvis om enkeltfakturaer og enkeltbilag for løn. Retningslinjene ovanfor gjeld fullt ut for alle eingongstilvisingar. Ståande tilvising Ved langvarige kontraktar/forpliktingar kan tilvisande mynde gje melding til rekneskapskontoret om løpande utbetaling og utbetaling i tråd med forpliktingane. Dette blir kalla ståande tilvising og blir nytta i samband med fast løn og renter/avdrag på lån. Ut over dette skal ein av omsyn til kontroll vere varsam med å nytte ståande tilvising Ansvar for den som utøver tilvisingsmynde Den som tilviser har ansvar for følgjande: endeleg godkjenning av ei utgift, dvs. gå god for at dette er ei utgift fylket skal dekkje. at nødvendig og tilfredsstillande dokumentasjon er lagt ved bilaga at det er budsjettmessig dekning for utgifta at det er heimel for utgifta i budsjettpremissar og anna formalgrunnlag (vedtak, lov og reglar) godkjenne at utgifta er økonomisk forsvarleg kontroll med at bilaget er førebudd, kontrollert og attestert av tilsette som har desse funksjonane kontroll med at fylket sine innkjøpsavtalar er overhalde at det blir brukt rett konto i rekneskapen Den som har fått delegert tilvisingsmynde frå fylkesrådmannen er direkte ansvarleg for at samtlege av dei ovannemde krava er oppfylte. Tilvisingsansvar blir berre gjeve til ein person ved kvar skole, dvs. rektor. Denne personen kan vidaredelegere tilvisingsarbeidet på sine vegner. Dette inneber vidaredelegering av sjølve arbeidet, men ansvaret ligg like fullt på den som har fått ansvaret delegert frå fylkesrådmannen. Dersom den som tilviser ved aktløyse gjer feil som får økonomiske konsekvensar, kan dette føre med seg ansvar for vedkomande Ansvar for rekneskapsførar Fylkeskassa/lønsavdelinga/andre rekneskapsførande einigar må sjå til at ingen utgifter blir betalte utan å vere tilviste. Rekneskapsførar har ansvar for å kontrollere at den som tilviser har tilvisingsmynde og at signaturen samsvarar med den på tilsendt tilvisingsskjema. Ajouført Mai 2014 Side 39 av Attestering og tilvising

40 4.2.5 Dokumentasjon av tilvisingsmynde All delegering av tilvisingsmynde skal skje skriftleg. Sjå vedlegg: Delegasjon av tilvisingsrett under. Dette gjelder ved: Tilsetjing av rektorar i vidaregåande skolar skal fylkesutdanningssjefen fylle ut eit fullmaktsskjema med signaturen til den nytilsette rektor, Same skjema skal nyttast ved delegering av tilvisingsrett i kortare periodar, t.d. i samband med sjukdom og ferie Personalavdelinga hos fylkesrådmannen skal sørgje for at tilsvarande fullmaktsskjema blir fylt ut ved tilsetjing av etatssjefar. Skjemaet skal og sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen med kopi til fylkesrevisjonen og utdanningsavdelinga. Dersom det er kjent på tidspunktet for tildeling av fullmakt kor lenge tilvisingsmynde skal vare, skal dette førast på fullmaktsskjemaet. Er tidsavgrensing ikkje ført på, gjeld fullmakta til ho blir trekt tilbake. Når ein person sluttar, går over i ny stilling eller av andre årsaker ikkje lenger skal ha tilvisingsmynde, må den som har tildelt tilvisingsmynde syte for at fullmakta blir trekt tilbake. Melding om dette skal sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen, evt. anna rekneskapsførar, fylkesrevisjonen og evt. til utdannningsavdelinga Avgrensing mot andre oppgåver Tilvisingsmynde kan ikkje utøvast av personar som har fullmakt til å disponere over fylket sine bankkonti eller kontorkasser. Tilvisingsmynde kan heller ikkje leggast til person som har mynde til å registrere rekneskapstransaksjonar i fylket sin rekneskap Spesielle rutinar vedkomande eigne utgifter Generelt gjeld regelen at all tilvising skal skje på høgare administrativt nivå, dvs. at ingen har mynde til å tilvise eigne utgifter (t.d. overtid eller reiserekningar). Som hovudregel skal den som har tilvisingsmynde ikkje tilvise utgifter knytt til ein overordna. Unntak frå regelen gjeld utgifter til fylkesrådmannen. Følgjande rutine gjeld Utgifter som vedkjem rektorar skal tilvisast av fylkesutdanningssjefen Utgifter som vedkjem fylkesordføraren skal tilvisast av fylkesrådmannen Utgifter som vedkjem etatsjefar skal tilvisast av fylkesrådmannen Delegasjon av tilvisingsrett Se neste side for skjema. Ajouført Mai 2014 Side 40 av Attestering og tilvising

41 Til: Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen Fylkeshuset 6404 Molde DELEGERING AV TILVISINGSRETT, UNDERSKRIFTSPRØVE Avdeling/institusjon:.. Namn:.. Stilling:. Tilvisingsretten gjeld frå: Tilvisingsretten gjeld også i det elektroniske faktureringssystemet. Tilvisingsretten gjeld område: Signatur: Stad / dato fylkesrådmann / leiar Kopi til: Fylkesrevisjonen Ajouført Mai 2014 Side 41 av Attestering og tilvising

42 5 Rekneskap 5.1 Kva er rekneskap Rekneskapen er ei oppstilling over utgifter og inntekter i ei periode, og viser eit rekneskapsmessig resultat. Medan budsjettet er ei plan for ressursbruken, viser rekneskapen korleis ressursbruken faktisk vart. Den offentlege rekneskapen er primært retta inn mot at ein skal ha tilfredsstillande løyvingskontroll. Dvs. at ein er oppteken av om den løyvde økonomiske ramma er overhalde, og om midlane blir nytta til dei føremål dei er tenkte. Det offentlege produserer som regel ikkje varer og tenester med tanke på å få fram eit overskot. Målet er å produsere dei rette tenestene som gjev innbyggjarane den høgaste nytteverdien innanfor dei gjevne budsjettrammene. Rekneskapen viser tilgang og bruk av alle former for ressursar, dvs. kva innsatsfaktorar som er gått med for å nå dei måla som er sett og korleis innsatsfaktorane er finansierte. Rekneskapen har med andre ord ein viktig kontrollfunksjon. I og med at rekneskapen også fortel korleis det i røynda vart, har den også ein viktig lærefunksjon. Kva skjedde, og kvifor vart det slik. Rekneskapen stilt saman med aktivitetsdata, blir med dette eit viktig grunnlag for framtidig planlegging og budsjettering av verksemda. Rekneskapen er ein vesentleg del av det informasjonssystemet som trengst for å styre heile fylket, dei ulike sektorar, etatar, avdelingar og prosjekt. I den samla rekneskapen blir det operert med tre resultatomgrep. Modellen nedanfor viser samanhengen mellom dei: Driftsinntekter - Driftsutgifter = Brutto driftsresultat + Renteinntekter - Renteutgifter - Avdrag = Netto driftsresultat - Bidrag til investeringsrekneskapen - Netto avsetningar - Dekning av tidlegare års underskot = Årets rekneskapsmessige resultat Brutto driftsresultat viser kor mykje av årets driftsinntekter som er til disposisjon etter at driftsutgifter er betalt, men før renteutgifter og avdrag på lån blir betalt og renteinntekter er tatt til inntekt. Det viser m.a.o. resultatet av årets ordinære drift. Driftsinntekter i det offentlege er i hovudsak skattar og overføringar. Netto driftsresultat viser kor mykje som er igjen av driftsinntektene etter at driftsutgifter, avdrag og netto renteutgifter er trekt frå. Netto driftsresultat skal vere 0 eller positivt. Eit positivt netto driftsresultat kan brukast til: - å finansiere investeringar - avsetningar til ulike fond - å dekke inn tidlegare års underskot Årets rekneskapsmessige resultat viser ein eventuelt ikkje disponert del av årets netto driftsresultat. Årets rekneskapsmessige resultat seier oss ikkje så mykje om fylket sin økonomi. Netto driftsresultat vil vere eit betre resultat å vurdere og analysere opp mot tidlegare års resultat og årets budsjett. Ajouført Mai 2014 Side 42 av Rekneskap

43 5.1.1 Dei ulike typar av rekneskap Driftsrekneskap Driftsrekneskapen viser dei alminnelege løpande utgiftene og inntektene som fylket har i løpet av eit år. Alminneleg løpande utgifter er utgifter som kjem årleg og som ikkje gjeld kjøp av varige driftsmiddel med økonomisk levetid på meir enn tre år. Investeringsrekneskap Utgifter og inntekter av investeringsmessig karakter blir førte i investeringsrekneskapen. Utlån, kjøp av aksjar og andelar blir også ført i investeringsrekneskapen. Her blir også finansieringsmåte ført. Investeringsrekneskapen er ein del av den totale løyvingsrekneskapen. Sjå punkt Balanserekneskap Balanserekneskapen viser kva eigedelar fylket har, samt gjeld og eigenkapital. Årsrekneskap Årsrekneskapen omfattar drifts-, investerings- og balanserekneskap og er eitt dokument etter budsjett- og regnskapsforskriftene. Dei ulike typane av rekneskap og samanhengen mellom dei er vist i figuren nedanfor: Årsrekneskapen Driftsrekneskapen Investeringsrekneskapen Balanse- Meir om skiljet mellom driftsrekneskapen og investeringsrekneskapen rekneskapen Driftsrekneskap + Driftsinntekter - Driftsutgifter = Brutto driftsresultat - Netto renteutgifter - Netto gjeldsavdrag = Netto driftsresultat Brukt slik: Finansiering av utgifter i investeringsrekneskapen Netto avsetningar Inndekking av tidlegare års underskot Årets rekneskapsmessige resultat Investeringsrekneskap + Brutto investeringar + Utlån og aksjekjøp + Avsetningar = Finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidlar Tilskot og refusjonar ved investeringar Bidrag frå årets driftsrekneskap Andre investeringsinntekter Bruk av tidlegare avsetningar Udekt/udisponert Ajouført Mai 2014 Side 43 av Rekneskap

44 5.2 Økonomistyringssystemet Det er fylket sin driftsrekneskap dei einskilde etatar og underliggande ledd kjem mest i kontakt med. Rekneskapen blir ført etter dei tilvisingar og posteringsordrar som ligg føre frå alle med tilvisingsrett. Dette gjeld sjølvsagt alle utgiftspostar, men kan også gjelde inntektspostar. Fylket har i dag det lokale systemet Visma Enterprise økonomi som rekneskap- og økonomisystem og har tatt i bruk ei integrert løysing med hovudbok, kundereskontro inkl. fakturering, innfordring og leverandørreskontro. 5.3 Krav til rekneskapen Bokføringsloven Kommuner og fylkeskommunar er pålagt og følgje bokføringsloven f.o.m Anordningsprinsippet Anordningsprinsippet er eit periodiseringsprinsipp som seier noko om kva periode ei inntekt eller utgift høyrer heime i. At rekneskapen skal førast etter anordningsprinsippet inneber at all aktivitet, dvs. alle utgifter og inntekter som er kjente på rapporteringstidspunktet, t.d. ved årsavslutning, skal takast med i rekneskapen for vedkomande periode. Sjå meir om anordningsprinsippet og dei praktiske konsekvensane av dette i punkt 5.4. Periodisering Periodisering vil seie å føre utgifter og inntekter i den tidsperioden dei høyrer til. Etter budsjett- og rekneskapsforskriftene skal rekneskapen førast etter anordningsprinsippet. I praksis vil det seie at før årsrekneskapen blir avslutta må ein vurdere om alle kjente inntekter og utgifter er kome med enten dei er betalte eller ikkje. Gjennom året legg ein vekt på at utgifter og inntekter blir førte løpande og at rekneskapen til ei kvar tid er mest mogleg ajour. Bruttoprinsippet Alle utgifter og inntekter skal rekneskapsførast brutto. Dette betyr at utgifter og inntekter skal førast på respektive konti utan frådrag (unntak når det gjeld kreditnota). God rekneskapsskikk Rekneskapen skal førast og avsluttast etter gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter og i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. Dette inneber at rekneskapsdata for den økonomiske verksemda skal leggast fram/kommenterast i samsvar med grunnleggjande rekneskapsprinsipp som: orden og pålitelegheit. Alle bilag skal nummererast og vere eintydige og pålitelege. Vidare skal budsjett og løyvingsrekneskap svare til kvarandre post for post. klart og oversiktleg. Dette gjeld først og fremst framstillinga av årsrekneskapen. fullstendig. Det vil seie at alt som vedkjem fylket sin rekneskap skal vere samla i eit dokument. objektivitet. Dvs. at rekneskapen skal gje eit "rett bilde" av verksemda. kontinuitet i rekneskapsoppstillingane. Rekneskapen skal ikkje berre gje eit isolert bilde av kvar rekneskapsperiode. Det må også vere samanheng mellom periodane. dokumentasjon/legitimasjon. Eit bilag som dokumenterer ei føring må innehalde så mykje opplysningar at det klargjer disposisjonen bak føringa. Alle utgifts-/inntektspostar skal vere legitimerte med bilag. Ajouført Mai 2014 Side 44 av Rekneskap

45 5.4 Anordningsprinsippet Periodiseringsprinsippet for nyskaffing og bruk av midlar i fylket sitt løyvingsrekneskap blir kalla anordningsprinsippet. I budsjett- og rekneskapsforskriftane 2 står det: Regnskapene skal føres etter anordningsprinsippet. Alle kjente utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar skal tas med i bevilgningsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når regnskapet avsluttes. Rekneskapen skal vise den faktiske aktiviteten i budsjettåret. All aktivitet som går fram av dei utgifter og inntekter som er kjente på avslutningstidspunktet, skal takast med i årsrekneskapen for vedkomande år, anten dei er betalte eller ikkje når rekneskapen blir avslutta. At utgifter og inntekter er kjente, inneber at varene/tenestene er leverte innan utgangen av året. Sals- og leigeinntekter skal som hovudregel førast til inntekt i den perioden vara/tenesta er levert. I tida frå inntektsregistrering til innbetaling blir beløpet ståande som ei kortsiktig fordring i rekneskapen. Overføringar utan motyting skal også utgifts-/førast til inntekt i den løyvingsrekneskapen som skal avsluttast dersom det er klart at overføringane er reelle, men eventuelle manglande betalingar skuldast reine forseinkingar e.l. Ordinære budsjetterte tilskot blir normalt inntektsførte ved innbetaling. For øyremerka tilskot legg vi til grunn tilsegnstidspunktet Bruk av anslagsposteringar I følge anordningsprinsippet skal alle kjente utgifter og inntekter som vedkjem rekneskapsåret vere rekneskapsført, slik at rekneskapen viser den faktiske verksemda i budsjettåret. Normalt skal ei vare/teneste vere levert og eit bokføringsgrunnlag i form av faktura el. ligge føre før bokføring kan skje. Ved årsskiftet kan det tenkjast at eit slikt bokføringsgrunnlag ikkje ligg føre i rimeleg tid før rekneskapsavslutninga. Det må da vurderast om det skal gjerast ei anslagspostering (dette vil og gjelde for inntekter). For ordinær drift kan rekneskapen normalt førast med 12 månaders forbruk og anslagsposteringar er lite aktuelt. Eit anslag vil ikkje i vesentleg grad gjere rekneskapen meir nøyaktig og gir i tillegg uforholdsmessig mykje meirarbeid. Føresetnaden er at dette ikkje gir eit misvisande bilete av rekneskapen det einskilde år. Etaten/avdelinga skal ha eigne balansekonti til bruk for anslagsposteringar, og utgifter og inntekter skal skiljast på kvar sine konti. Rutine ved anslagsposteringar 1. Ved rekneskapsavslutninga. Utgifts-/inntektsføring av overslaget med motpost på balansekonto. Det må følgje med ei oversikt som klart viser kva anslagsposteringa gjeld. Overslaget på utgifter skal førast til utgift i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære utgiftspostar utan mva-kode og krediterast i balansen på kapittel (kortsiktig gjeld). Overslaget på inntekter skal førast til inntekt i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære inntektspostar utan mva-kode og debiterast i balansen på kapittel (kortsiktig fordring). 2. Påfølgjande rekneskapsår Anslagsposteringa førast tilbake på dei same kontoane straks rekneskapen for påfølgjande rekneskapsår er opna for postering. Når så dei reelle utgiftene eller inntektene er kjent følgjer ein dei ordinære tilvisningsrutinane. Eksempel: Sjå Posteringsbilag (vedlegg 1A og 1B) Ajouført Mai 2014 Side 45 av Rekneskap

46 5.4.2 Ordinære løpande utgifter - 12-månaders forbruk Dersom anslagsposteringar ikkje betrar rekneskapen sin nøyaktigheit vesentleg og inneber ekstraarbeid som hindrar framdrifta med rekneskapsavslutninga, kan eit 12-månaders forbruk leggjast til grunn dersom dette forbruket er relativt stabilt frå år til år. Det er ein føresetnad at utsetjing til neste år med utgiftsføring/inntektsføring vil ramme berre ordinære løpande utgifter, d.v.s utgifter som går igjen frå år til år. Det må såleis leggjast vekt på å få med på det gamle året utgifter som er ekstraordinære, utgifter som ikkje går igjen frå år til år. 5.5 Utgifter Arbeidsdeling ved bilagsbehandling Det er utarbeidd eigen instruks for utøving av tilvisingsmynde i Møre og Romsdal fylkeskommune. Arbeidsdeling mellom dei ulike funksjonar i samband med økonomiarbeidet i ei avdeling eller ein institusjon er grunnleggjande ved etablering av tilfredsstillande intern kontroll i ein institusjon. Arbeidsdeling har to heilt klare mål: å verne den enkelte tilsette mot tilhøve der misleghald og unndraging av midlar eller eigedelar kan vere mogleg, eller tilhøve der det lett kan rettast mistanke mot vedkomande om slike tilhøve. å hindre forsømmingar, misleghald, tap av fylket sine midlar - samt avdekke slike tilhøve på eit tidleg tidspunkt. Dei følgjande funksjonar bør delast på minst tre personar: - bestilling/rekvisisjon av varer og tenester - bilagsførebuing - attestasjon - tilvising - rekneskapsføring av bilag I mindre institusjonar kan det vere vanskeleg å gjennomføre ei slik arbeidsdeling. Følgjande minimumskrav gjeld same kva: den som tilviser skal ikkje være den som skal ha og bruke vara/tenesta den som har tilvisingsmynde kan ikkje sjølv registrere bilaget i rekneskapen bestilling, varemottak og attestasjon bør så langt dette er mogleg utførast av minst to personar. Leiaren ved den enkelte avdeling/institusjon er ansvarleg for at det blir fastsett kven som har rekvisisjonsrett, kven som har rett til å attestere og kven som har tilvisingsmynde. Sjå også handboka sitt kapitel 4 Attestering og tilvising side 38. Ajouført Mai 2014 Side 46 av Rekneskap

47 5.5.2 Kjøp av varer. Frå bestilling til rekneskapsføring. Det er to måtar å registrere inngåande leverandørfakturaer på ved skanning og ved manuell registrering direkte i UNIQUE-økonomi. Det er gjort rede for gangen i arbeidet for begge måtar og gjere dette på. Skanning av fakturaer; Nedanfor er gangen i arbeidet frå bestilling av ei vare til rekneskapsføring illustrert Bestilling Levering av vara Bestilling Eit behov har oppstått og bestilling blir gjort. Ved bestlling oppgi leveringsadresse: f eks skolen eller etatens namn og fakturaadresse: Møre og Romsdal Fylke, Fakturamottak økonomiseksjonen, Fylkeshuset, 6404 Molde Den som er til stades ved levering av vara kvitterer på fraktbrevet for at leverandøren har levert det talet kolli som han påstår å ha levert. Fraktbrevet skal følgje vara. Varemottak Varemottak Når vara blir levert til den som skal ha/nytte ho må vedkomande ved utpakking kontrollere at levert vare er i samsvar med pakksetel. Feilleveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast no. Mottak av faktura Attestasjon Bilagsføreb. og kontrollrekn Mottak av faktura Fakturaen kjem inn til eit felles mottak på økonomiseksjonen. Her blir dei skanna og overført til konterer Kontering Kontering skjer elektronisk på web fakturabehandling. Konterer kontrollerer samtidig om fakturean stemmer og sender den videre til attestering Attestering Attestasjon skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. Godkjenner fakturaen og sender den til tilviser. Tilvising Rekneskapsføring Tilvising Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for at naudsynte kontrollar er gjennomførte og sender fakturaen vidare ril eit overføringsbilde Faktura til overføring Rekneskapsføring Kvar dag blir overføringsbildet Fakturaer til overføring oppdatert og overført til rekneskap. Nærare forklaring på dei ulike punkt står forklart lenger ut i teksten etter neste tema Manuell registrering av fakturaer og andre tilvisningar. Ajouført Mai 2014 Side 47 av Rekneskap

48 Manuell registrering av fakturaer og andre tilvsningar; Nedanfor er gangen i arbeidet frå bestilling av ei vare til rekneskapsføring illustrert i høve manuell registrering av betalingstilvisninga Bestilling Bestilling Eit behov har oppstått og bestilling blir gjort. Den som er til stades ved levering av vara kvitterer på fraktbrevet for at leverandøren har levert det talet kolli som han påstår å ha levert. Fraktbrevet skal følgje vara. Levering av vara Varemottak Mottak av faktura Attestasjon Bilagsføreb. og kontrollrekn. Tilvising Varemottak Når vara blir levert til den som skal ha/nytte ho må vedkomande ved utpakking kontrollere at levert vare er i samsvar med pakksetel. Feilleveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast no Mottak av faktura Mottaksdato skal stemplast på mottekne fakturaer. La ikkje fakturaene bli liggande! Attestasjon Attestasjon skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda Bilagsførebuing og godkjenning Her blir prisar kontrollerte og fakturaen etterrekna. Den som førebur bilaget ser til at posteringsordren er rett utfylt Tilvising Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for at naudsynte kontrollar er gjennomførte og gjev ordre om at eit beløp skal rekneskapsførast og utbetalast Rekneskapsføring Før bilaget blir rekneskapsført skal det kontrollerast med omsyn til om posteringsordren er fullstendig utfylt, og med omsyn til rett tilvisingsfullmakt. Rekneskapsføring I framstillinga som følgjer er oppgåvene knytt til kvart av desse punkta skildra i detalj Rekvisisjon/bestilling Den budsjettansvarlege linje-leiaren (etatsjef, rektor) må syte for at det blir etablert eit trygt opplegg for innkjøpsrutinar. Det er den budsjettansvarlege som tek avgjerd om kva varer og tenester som skal skaffast. Han kan delegere avgjerdsmynde til sine underordna, men han har likevel ansvaret for budsjettdisponeringa. Den enkelte skole må halde talet på medarbeidarar som kan bestille varer og tenester på eit minimumsnivå, likevel slik at kjøp av varer kan skje på ein føremålstenleg måte. Det kan vere tenleg for skolen å utarbeide eit system med bruk av rekvisisjon ved kjøp av varer (sjå Rekvisisjon (vedlegg 2)). Dette gjer at ein får god kontroll med kva som blir kjøpt inn av varer og det legg også til rette for ei samordning av innkjøp. Samlefaktura: Revisjonen skriv (Rapport 2/95) at det bør gjerast avtale med leverandørane om samlefaktura pr. månad eller kvar 14. dag der dette er tenleg. Dette gjeld særleg der det blir gjort bestillingar kvar dag, t.d. for matvarer. Bestilling må vere i samsvar med fylkeskommunens avtalar: Den som har mynde til og gjere bestilling på avd./skolen/institusjonen sine vegner må sjå til at innkjøp er i samsvar med innkjøpsavtalar fylket har gjort. Ajouført Mai 2014 Side 48 av Rekneskap

49 Gjer det klart overfor leverandøren kven som skal vere mottakar av fakturaen: Dette er viktig for å sikre at det ikkje oppstår unødige forseinkingar. Framlegg til rutine ved bestilling 1. Alle innkjøp av varer skal utførast med rekvisisjon. Når det oppstår behov for ei vare skal rekvisisjon fyllast ut av ein som har fullmakt til å gjere innkjøp i skolen sitt namn. Alle som har slik fullmakt skal ha eiga rekvisisjonsbok. 2. Den som har fullmakt til å gjere innkjøp må sjå til at innkjøp blir samordna så langt som mogleg. 3. Ved bestilling må det presiserast kven (avd, etat, person) som skal vere mottakar av vara. 4. Bestilling pr. telefon: Det er to måtar å handtere dette på: 1. Firmaet må gjerast kjent med rekvisisjonsnummeret. Dette skal førast på fakturaen. 2. Bestillinga skal stadfestast på rekvisisjon. Originalen blir ettersendt til leverandøren. Bestilling pr. brev: Rekvisisjonen blir sendt saman med brevet. Han/ho som har fullmakt til å gjere innkjøp hentar sjølv vara: Rekvisisjonen blir levert til det aktuelle firmaet når vara blir henta. Han/ho som har fullmakt lar andre hente vara: Rekvisisjonen må innehalde namnet til den som skal hente vara, og rekvisisjonen blir levert til firmaet når vara blir henta. 5. Gjenpart av rekvisisjonen skal oppbevarast hos den som har rekvisisjonsretten Varemottak Med varemottak meiner vi her mottak av vara på den avdelinga/av den personen som skal ha den, med utpakking og kontroll av pakksetel. Pakksetelen skal signerast ved mottak. Ved varemottak skal det kontrollerast at: - dei mottekne varene er det leverandøren seier han har levert (kontroll mot pakksetel) - dei mottekne varene er i samsvar med bestilling Feil-leveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast på dette tidspunktet. Sjå også 5.6 Meirverdiavgift side Mottak av faktura Når ein leverandør har teke imot og akseptert ein innkjøpsordre og sendt varene, vil firmaet sende faktura og påføre den alle aktuelle opplysningar. Rekvisisjonsnummer skal vere ført på fakturaen. Av omsyn til kontroll, og på grunn av mogleg klage frå leverandør, skal vedkomande som tek imot posten for etaten/institusjonen/skolen stemple mottaksdato på innkomne fakturaer. La ikkje fakturaen bli liggande! Det er viktig at det på den enkelte institusjon/skole/avdeling vert etablert rutinar for mottak av faktura slik at ein ikkje risikerer at fakturaen blir liggande gløymd hos mottakaren. Resultatet kan bli for sein bokføring og morarente. Rutinane må sikre at fakturaer ikkje blir liggjande grunna feriar, sjukdom eller anna fråver. Skolen bør utføre fakturakontroll, attestasjon og tilvising så snart som mogleg, og i alle høve bruke mindre enn to veker på dette arbeidet. Dersom det blir brukt lenger tid enn dette må leverandøren få melding om at remitteringa vil bli noko forseinka. Posteringsordren Alle som får rekneskapen sin ordna av Økonomiseksjonen, skal nytte tilvisingsstempelet med kontonummer som samsvarar med vår lokalt tilpassa kontoplan. Stempelet skal setjast på alle Ajouført Mai 2014 Side 49 av Rekneskap

50 krav (originalar). Tilvisingsstempelet kan setjast på fakturaen på same tid som mottaksdato blir stempla på. Posteringsordren er grunnlaget for rekneskapsføringa. Denne listar opp nødvendig informasjon som ansvar, avdeling og formål. I tillegg er det opne felt som skal fyllast ut av avdelinga/ institusjonen: Prosjekt: Her skal prosjektkode fyllast inn. Dersom utgifta ikkje skal på prosjekt skal dette feltet stå ope Attestert: Her signerer den som attesterer Godkjent: Her signerer den som førebur og kontrollreknar bilaget jf pkt. 0. U.post: Her skal utgiftsarten førast, samt eventuell kode for moms og momskompensasjon. (Sjå punkt 5.6 Meirverdiavgift side 56.) Tilvist: Her skal dato og signaturen til den som tilviser førast på Tilvisingsstempel Ver merksam på at dersom det dreier seg om kjøp av tenester med rett til momskompensasjon skal momskompensasjonskoden førast i feltet for mva. Det same gjeld kode for meirverdiavgift for fylket sine einingar som driv slik verksemd at dei kjem inn under lov om merverdiavgift. (Sjå punkt 5.6 Meirverdiavgift side Kreditnota Det finst to typar av kreditnota: - Kreditnota frå leverandør som følgje av feil ved faktura eller reklamasjon grunna feil/mangel ved motteken vare eller teneste. - Kreditnota som gjeld utbetaling av bonus. Kreditnota skal behandlast på same måte som eit ordinært rekneskapsbilag. Dette betyr at kreditnotaen skal attesterast og signerast av den som har tilvisingsmynde. Kreditnotaen bør registrerast snarast mogleg, og helst saman med tilhøyrande faktura. Ein må likevel vurdere i kvart enkelt tilfelle om fakturaen uansett må betalast straks, eller om ein kan halde attende fakturaen til kreditnotaen er motteken Attestasjon Før eit bilag blir tilvist skal det vere attestert av ein person som kan gå god for at bilaget er forsvarleg kontrollert, slik at det kan leggast fram for tilvising. Den som attesterer bilaget utøver følgjande kontrollar: - at vara/tenesta verkeleg er motteke/utført - at vara/tenesta er i samsvar med bestilling - at bestilling er gjort av ein person som har fullmakt til det - at rette prisar, tariffar eller regulativbestemte satsar er nytta - at leveringsvilkåra er oppfylte Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. I praksis vil det ofte vere den som skal ha og bruke vara. Ajouført Mai 2014 Side 50 av Rekneskap