REISEN MOT EN MER DATADREVET INTERNREVISJON

Transkript

1 REISEN MOT EN MER DATADREVET INTERNREVISJON Petter Kaareng Leder internrevisjonen Andreas Arntsen Seniorkonsulent

2 DET SISTE ÅRET HAR DET VÆRT EN TRANSFORMASJON I BUTIKKREVISJONEN 50% Mindre tid brukt på butikkrevisjoner 700% Flere butikker revidert hvert tertial 100% Kutt i reisekostnader 2200% Flere ulovlige returer avdekket

3 PRESENTASJONENS STRUKTUR Hvordan gjorde vi butikkrevisjoner før? Hvordan har vi endret oss? Hva har vi lært?

4 KORT OM VINMONOPOLET OG INTERNREVISJONEN INTERNREVISJONEN Salg 2017 (kr): 13,43 milliarder Ansatte: 3 Salg 2017 (liter): 82 millioner Ansatte 2017: Antall butikker: 331 Co-sourcing: Internrevisjonen har hovedokus på butikkrevisjoner og Kjedekontorprosesser. Outsourcer resten. Avtale med EY siden 2007

5 BUTIKKREVISJONEN - FØR OG NÅ Butikkrevisjonen for ett år siden Butikkrevisjonen i dag tok for seg én og én butikk reviderer alle butikker hvert tertial innebar fysiske butikkbesøk baserer seg på fjernrevisjon reviderte kun én eller to måneder tilbake i tid går gjennom hver transaksjon gjennom hele året baserte seg i stor grad på tilfeldige utvalg baserer seg på utviklede risikoindikatorer med høy presisjon

6 I 2018 BLE DET GJENNOMFØRT EN PILOT FOR Å UTFORSKE HVORDAN DATAANALYSE KUNNE FORBEDRE BUTIKKREVISJONEN Forstå prosessene Kartlegge risikoer Hente ut og forstå data Designe analyseverktøy Utvikle og teste verktøy 3 analyseverktøy ble utviklet Internrevisors dashbord Script for å indikere misligheter Script for å flagge uønskede returer Svinnmatch brukes som KRI for mislighold Salg i en gitt periode Butikker flagget for videre oppfølging Eksepeditører flagget for videre oppfølging Returer i en gitt periode Tid mellom retur og salg for alle returer

7 FORSTÅ PROSESSENE Hvordan utføres butikkrevisjon i dag? Hvilke prosesser er det i butikkene? Hvilke systemer brukes?

8 Sannsynlighet KARTLEGGE RISIKO # Risiko 1 Falske returer og reklamasjoner Ansatt slår falske returer eller reklamasjoner og tar pengene selv. 2 Slettede linjer Ansatte sletter linjer for å ta betalingen selv eller for å gi varer gratis til kjente 3 Makulering av oppgjør Ansatte makulerer oppgjør om det er positiv differranse i kasseoppgjør Retur på brennvin - Ansatte tar retur på brennvin som har vært utenfor butikkområdet og varen settes ut i hyllene 5 Varemottaksfeil 1 Varer blir ikke registrert mottatt før de selges Varemottaksfeil 2 - Varer blir dobbeltregisterert og gir feil fakturagrunnlag 7 Tyveri av varer 1 Kunder stjeler varer fra butikken 8 Tyveri av varer 2 Ansatte stjeler varer fra butikken 9 Tyveri av kontanter 1 Ansatte stjeler penger fra kassen 10 Tyveri av kontanter 2 Ansatte stjeler penger fra safe Konsekvens 11 Falske avskrivninger Ansatte slår falske avskrivninger for å stjele varer eller skjule #1 eller #2

9 HENTE UT OG FORSTÅ DATA Hvordan kan vi få tilgang på data? Hvilken data finnes? Hvordan kan vi identifisere svinn?

10 DESIGNE ANALYSEVERKTØY Hvordan vil det se ut i dataen om risikoen inntreffer? Hva er gode indikatorer på en risiko på butikknivå, ekspeditørnivå og transaksjonsnivå? Falske returer Svinn per butikk i en gitt periode Svinnoverlapp brukes som KRI for mislighold 0 12 måneder etter Butikker flagget for videre oppfølging Ekspeditør slår en falsk retur og tar pengene i egen lomme Avvik i varebeholdingen oppdages under vareopptelling og registreres som svinn Returer per butikk i en gitt periode Eksepeditører flagget for videre oppfølging

11 UTVIKLE OG TESTE ANALYSEVERKTØY Skisse Prototype Endelig leveranse

12 INTERNREVISJONENS DASHBORD

13 HVORDAN JOBBER VI I DAG? Løpende dialog om forbedringsforslag til analyser Brennvinsreturer sist solgt Vinmonopolet laster over data på SFTP-server EY kjører script og oppdaterer dashbord Svinnmatch Returer og slettede linjer Interrevisjonen følger opp resultater i SAP og POS Oppfølgingspunkter sendes til butikkene for oppklaring Internrevisors dashboard Nytt revisjonsprogram

14 ALLE ER FORNØYDE! Lill slipper å reise landet rundt for å gjøre jobben sin Region- og distriktssjefer har fått et bedre grunnlag for å følge opp butikkene Butikksjefene lærer om egen drift og har fått et bevisst forhold til de viktigste nøkkeltallene

15 HVA HAR VI LÆRT? Innsikt i virksomheten er kritisk for å utvikle gode analyser Dataanalyser må være verktøyet, ikke målet Man må være forberedt på å feile

16

17 TAKK FOR OSS! Ta kontakt om du har spørsmål eller ønsker å diskutere dataanalyse i internrevisjonen! Andreas Arntsen Risk Analytics Tlf: Mail: andreas.arntsen@no.ey.com