Prosjektrådmann Nye Kinn kommune

Transkript

1 Prosjektrådmann Nye Kinn kommune Arkiv: JournalpostID: 023/19 Sakshandsamar: Linda A. Myhre Larsen Dato: Administrativt vedtak Merkantile oppgåver og bemanningsendring 2020 Prosjektrådmannen sitt vedtak: I ASG 07. og 08. januar vart følgjande bestemt: Merkantile oppgåver og fellestenester som vert løyst likt i Flora og Vågsøy kommunar i dag, skal løysast i avdeling Service og Informasjon. Det er også bestemt at politisk sekretariat skal organiserast som del av service og informasjon. Sjå også vedtak i sak 022/19 ovanfor om dokumentsenter, postadresse m.m. Med referanse i det som står ovanfor, og med vedtak i denne saka vert blant anna følgjande merkantile oppgåver sentralisert til informasjon og service: - Postmottak (skanning og fordeling), (sak 022/19) - Fakturamottak (skanning, fordeling?) (sak 022/19) - Dokumentsenter (sak 022/19) - Politisk sekretariat (rådmannen sin tidlegare avgjerd) - Val - Sentralbord for heile kommuneorganisasjonen - Vederlagsberekning - Deler av merkantile funksjonar knytt til rekruttering (sjå pkt.6) 1.Følgjande merkantile oppgåver vert avtalt arbeidsdeling mellom personal og service og informasjon: - Arbeidsavtalar - Ansiennitetsberekning - Deler av merkantile funksjonar knytt til rekruttering (sjå pkt. 6) 2.Følgjande merkantile oppgåver vert sentralisert til økonomi - Kontering av innkomande faktura, drift og investering - Eigedomsskatt - Utfakturering, etter avtale mellom økonomi og service og informasjon - Alle tenestområda sine grunnlag for, og utfakturering etter avtale mellom økonomi og service og informasjon 3.Vidare prosjektarbeid og fordeling av merkantile oppgåver - Med bakgrunn i ulik organisering i dag i Vågsøy og Flora, og ut i frå det faktum at administrasjonen i Flora ikkje er samla, vil ei ytterlegare sentralisering av dei merkantile oppgåvene bli organisert som eiga prosjekt. Mandat for dette prosjektet vil handle om: Organisering og fristar, kommunane sine driftsbudsjett, dei sju tenesteprinsippa, neste praksis, digitalisering, behov for å vere offensiv, styrke fagmiljøa og gevinstrealisering. Prosjektgruppa skal spegle breidda i organisasjonen. Kommunalsjefar og stabsleiarar utpeiker representantar som skal vere med i prosjektet. Arbeidstakarorganisasjonane

2 skal vere med. Dette arbeidet vert å ferdigstille innan mai 2020, og starter opp etter rådmannen sin avgjerd. Arbeidet vert leia av assisterande rådmann. 4.Dette medfører at merkantile oppgåver som i dag er knytt til tenestene held fram der til resultat av prosjektarbeid etter pkt. 3 ligg føre, medan punkt 1 og 2 vert iverksett. 5.Personalsjef og leiar for informasjon og service går gjennom tilsettingsprosedyrer/rutinar i dei to kommunane for ei samkøyring og fordeling av dei merkantile oppgåvene knytt til denne rutina. Dette vert å legge fram for ASG i møte 25. mars Denne modellen kan danne grunnlag for tilsvarande gjennomgangar for andre fellestenester. Ved ledige stillingar på det merkantile området gjeld omstillingsavtalen mtp. evt. tilsetting og utlysing. Bakgrunn for saka: Det må takast stilling til kva merkantile og administrative oppgåver skal løysast kor i Kinn. Vidare må det takast stilling til om merkantilt personale som sit ute på ulike einingar skal sortere under Informasjon og Service. Ein må og vurdere evt. framtidige prosjekt for sentralisering av merkantileog sakshandsamingsoppgåver i Kinn fom Saksopplysningar: Status merkantilt personale i Kinn Kommune Informasjon/Service Omsorgstenesta Oppvekst Plan, samf./miljø Årsverk Tilsette Årsverk Tilsette Årsverk Tilsette Årsverk Tilsette Flora 10,5 * 11 * 4,85 7 8, Vågsøy 11,9 15 Sum 22,4 26 4,85 7 8, Kinn 2020 *Inkl. 2 årsverk/2 tilsette- politisk sekretariat i Flora Omsorgstenesta Flora Det er 7 merkantile stillingar i omsorg fordelt på 4,85 årsverk og lokalisert på 4 merkantile i fellesadm. Der ein er lokalisert mellom Flora omsorgsenter og fellesadm. 1 mellom Bu og miljø og fellesadm., 1 mellom Furuhaugane omsorgsenter og scanning og 1 i Eikefjord heimeteneste. Til saman betjena vi 4 avdelingar i institusjon, 3 heimetenester, 2 dagtilbud, 7 bufellesskap, avlastningsheim (Furutin), Miljøhuset og Allhuset i Eikefjord, I tillegg har vi oppgåver knytt til Fysio/ergo, Koordinerande eining, Tiltakstenesta og alle heimebuande som mottar tenester frå Flora kommune. Lokasjon Årsverk Tilsette Diverse Eikefjord heimeteneste 0,30 1 Fellesadministrasjon 1 1 Inkl. 50% st. bemanning Floms Fellesadm Omsorg 3. etg. og på 1 1 Flora oms.senter. Floms fellesadm. og Miljøhuset, 0,90 1 Furuhaugane omsorgsenter 0, % stilling på scanning Floms fellesadm 0,45 1 Fysio-ergo 0, % stilling og i

3 Sum 4,85 7 Tiltaksteam Innspel frå NS at merkantilt personale kan overførast til Informasjon og Service men då med lokasjon der dei sit i dag. Oppvekst Flora Det vert 8,1 årsverk og 10 tilsette i merkantile stillingar innan oppvekst i Kinn. Desse er lokalisert på 10 ulike lokasjonar. Dei betener skular, barnehagar, SFO, PPT, Kulturskulen, Helsestasjon og Barnevern. Lokasjon Årsverk Tilsette Diverse Krokane barnehage 1 1 Eikefjord skule 0,5 1 Flora ungdomsskule 1 1 Flora barneskole & SFO 1 1 Krokane skule & fritidssh 0,70 1 Torvmyrane skule/bhg/sfo 0,70 1 PPT 1 1 Kulturskulen 0,20 1 Barnevern 1 1 Helsestasjon 1 1 Sum 8,1 10 Økonomi Tal på merkantile ressursar har ikkje vore tema. Oppgåvefordeling vil være avgjerande for kor ressursar skal tilhøyre. Gjennomgang med LN førte til fleire spørsmål enn svar. Personal/Organisasjon Det er allereie teke avgjerd om at 2 tilsette i 2 årsverk innan politisk møtesekretariat, skal overførast til Informasjon og Service. Dei er i dag lokalisert på rådhuset i Florø. Anna tal på merkantile ressursar har ikkje vore tema. Oppgåvefordeling vil være avgjerande for kor ressursar skal tilhøyre. Gjennomgang med TRO; felles rutinar for tilsetting; er ikkje naudsynt at desse ligg til Personal og Organisasjon men at oppgåvene vert likt utført for heile organisasjonen. Plan, samfunn og miljø Ein heil merkantil stilling kan overførast til Informasjon og Service, jfr. gjennomgang med RBS. Er i dag lokalisert til Plan og samfunn i Flora. Tidlegare vedtak i ASG : ASG 002/19: Vedtak: Merkantile oppgåver/ fellestenester :

4 1. Merkantile oppgåver og fellestenester som vert løyst likt i Flora og Vågsøy kommunar i dag, skal løysast i avdeling Service, Informasjon og Bustad i Kinn kommune. 2. Merkantile oppgåver og fellestenester, uavhengig av fagområder og fagkunnskap, skal løysast i avdeling Service, Informasjon og Bustad i Kinn kommune så langt det er tenleg. 3. Kommunalsjefar og stabsleiarar skal innan kome med eiga tilråding om kva merkantile oppgåver som vert lagt til Service, informasjon og bustad, og kva som vert lagt andre stader. Ansvar for dette ligg til Linda Myhre Larsen. Innspel i prosessen ved samtalar med einingane Økonomi, Personal og organisasjon, Plansamfunn-miljø, Omsorgstenesta, Oppvekst: Økonomi eller Informasjon og Service?: Attestering faktura Fakturering Personal/Organisasjon eller Informasjon og Service? : Tilsettingsprosedyrer; utlysning, søkjerlister, arbeidsavtaler, ansiennitetsberekning osv. Annet: Innkjøp Meglarpakkar Vedtaksoppfølging Merkantilt personale omsorgstenesta i Flora: Sortere under Informasjon og Service i Kinn? Lokasjon? Fellestenester for alle: Sentralbord Dokumentsenter/Felles postmottak Arkiv Funksjoner/oppgåver som kan flyttast til andre stabar Dersom ein vel å flytte oppgåver som i dag vert løyst av Service i Vågsøy tilbake til tenestene, som i Flora, må og ressursar tilbakeførast til dei ulike tenestene Vel ein å sentralisere oppgåver tilsvarande som i Vågsøy i dag i Kinn, må ein auke ressursane i Informasjon og Service i Kinn. Organiseringa må vere lik i Måløy og Flora. Funksjoner/oppgåver som kan hentast frå andre stabar Felles sentralbord for heile organisasjonen, etablering av vakttelefonar og evt. ringegrupper. Dokumentsenter/postmottak/scanning for samtlige arkiv og fagsystem. Tilsettingsprosedyrer likt for heile Kinn. RS-ajourhald, bistå dei ulike tenestene. Kontering faktura for heile organisasjonen. Vedtaksoppfølging av saker som har vore til politisk handsaming

5 Her vil det etter nærare avklaring i ASG verte tydlegare kva oppgåver som evt. skal sentraliserast. Punkta ovanfor er det som er spelt inn frå dei nye leiarane i Kinn, i prosesssen til no og er ikkje uttømmande. Nytt pkt. 5 i framlegg til vedtak er fremma av prosjektrådmann etter at saka vart drøfta i ASG Nytt pkt. 6 er då pkt. 5 i framlegg til vedtak frå Vurderingar: Informasjons- og Serviceavdeling i Kinn tek høgde for neste praksis og dei 7 tenesteprinsippa. Ved å sentralisere merkantile oppgåver og ein del sakshandsamingsoppgåver får vi ein organisasjon som tek høgde for heilskap i organisasjonen og legg opp til samhandling mellom tenestene. Vidare at same oppgåver vert løyst på lik måte i heile organisasjonen. For at oppgåvene verte løyste på rett måte må dei ulike einingane og Informasjon og Service ha eit tett og godt samarbeid. Vi får ei avdeling der fleire utfører ulike oppgåver, vi verte robuste ved fråvær og arbeidstoppar og skapar eit større fagmiljø. Vi vil og være i stand til å hjelpe dei andre tenestene når dei har ulike merkantile oppgåver dei treng hjelp til undervegs, som for eksempel adhoc oppgåver. Mange tilsette har allereie høg kompetanse om eigen organisasjon, denne vil forhåpentlegvis auke samstundes som vi og får til auka dialog tenestene imellom. Dei ulike tenestene kan hauste god erfaring frå kvarandre. Når vi skal avgjere kvar dei merkantile oppgåvene skal løyast, må vi ta høgde for endringar i måten vi skal utføre oppgåvene på i framtida. Det er viktig at vi nyttar moglegheitene som ligg i dagens og morgendagens teknologi. Dersom ein vel å overføre ulike merkantile stillingar til Informasjon og Service og dei tilsette framleis skal vere lokalisert der dei i dag sit, må ein vurdere kva dette gjer med dei tilsette mht kontakt, oppfølging og samarbeid med leiar. God relasjonsleiing kan verte ei utfordring og ein må ta stilling til om dette blir ei god løysing for Kinn som organisasjon, og om det gjev oss dei resultat vi ønskjer. Prosjektrådmann har signalisert at eit eventuelt auka behov for kontorlokaler ikkje skal vere styrande for diskusjon om kvar oppgåver og personell skal verte lokalisert. Ein må vurdere evt. framtidig prosjekt for sentralisering av merkantile oppgåver og sakshandsamingsoppgåver i Kinn fom Økonomiske konsekvensar: Dersom naudsynt. Er der konsekvens, skal dette kome fram her. Aktuelle lover, forskrifter, kjelder: Dersom naudsynt