Møteinnkalling. Saksliste

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Fellesnemnd arbeidsutvalg Møtested: Formannskapssalen, Ski rådhus Møtedato: Tid: 09:00 Ca Besøke de samlokaliserte IKT avdelingene Forfall meldes på tlf / eller til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 38/18 Kommune- og Fylkestingsvalget 2019, valg av medlemmer til valgstyre og fastsettelse av valgdager 39/18 Delegering av fullmakt til administrasjonssjef for Nordre Follo 40/18 Utredning av sekretariatsordning for kontrollutvalget Nordre Follo kommune 41/18 Etablering av Nordre Follo kommune - rapportering 42/18 Programplan Nordre Follo 43/18 Orienteringssaker FN AU Kolbotn, dato Hanne Opdan leder

2 Sakspapir Dato: Utvalg Møtedato Saknr Fellesnemnd arbeidsutvalg /18 Fellesnemnd / Sbh: Kristin Holler Ark: /102-1 Sak 38/18 Kommune- og Fylkestingsvalget 2019, valg av medlemmer til valgstyre og fastsettelse av valgdager Vedlegg: Forskrift om gjennomføring av valg til fylkesting 2019 Forskrift om gjennomføring av valg til kommunestyrer i 2019 Brev fra KMD datert om endring av stemmekretser i forkant av kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 for kommuner berørt av grenseendringer Vedlegg som ikke følger saken, lenker til valglov og valgforskrift: Administrasjonssjefens innstilling: 1. Fellesnemndas medlemmer velges som valgstyre. Fellesnemndas varamedlemmer er valgstyrets varamedlemmer. 2. Fellesnemndas leder og nestleder velges til leder og nestleder i valgstyret 3. I tillegg til valgdagen 9. september 2018, skal det også avholdes valg søndag 8. september i Ski og Oppegård kommuner. 4. Valgstyret får fullmakt til å oppnevne stemmestyrer og fastsette stemmekretser. 5. Forslag til stemmekretser forelegges valgstyret. Saksutredning: Bakgrunn for saken og eventuelle partsinteresser Departementet fastsatte den 2. mai 2018 to forskrifter om gjennomføring av valg til kommunestyrer og fylkesting i Forskriftene gjelder i de kommuner og fylkeskommuner som er omfattet av grenseendringene som trer i kraft 1. januar Begrepet grenseendringer er en fellesbetegnelse på sammenslåinger, delinger og grensejusteringer. Side 2 av 20

3 Formålet med forskriftene er å legge til rette for at innbyggerne i kommuner som er omfattet av grenseendringer, skal kunne velge sine representanter til henholdsvis fylkestinget og kommunestyret 2019 i sin nye kommune som om grenseendringene er gjennomført. Det følger av Forskrift om gjennomføring av valg til kommunestyrer i at valgstyret skal velges av fellesnemnda som er opprettet i medhold av inndelingslova 26. Fellesnemnda kan gi valgstyret myndighet til å oppnevne stemmestyrer. (Valgloven 4-1 og 4-2 andre punktum gjelder ikke, dvs det er fellesnemnda som har overtatt disse kommunestyreoppgavene.) Forskriftens 5 omhandler todagersvalg. Der står det at fellesnemnda selv kan vedta at det ett eller flere steder i kommunen skal holdes valg også søndagen før den offisielle valgdagen. (Valgloven 9-2 andre ledd gjelder ikke. Fellesnemnda har overtatt kommunestyrets oppgave.) Både Ski og Oppegård kommuner har tradisjon for å avholde todagers valg i alle stemmekretser. Stemmekretser I Forskrift om gjennomføring av valg til kommunestyrer i står det at Fellesnemnda, eller valgstyret etter delegering, avgjør hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i. Administrasjonssjefen anbefaler at valgstyret overtar denne oppgaven. Departementet presiserer i brev av 13. juni 2018 at kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2019 skal gjennomføres som om grenseendringene allerede har funnet sted. En konsekvens av dette er at manntallet for valget må kobles mot ny kommuneinndeling, før denne har trådt i kraft. Departementet har i samarbeid med Kartverket, Skattedirektoratet og Valgdirektoratet kartlagt de nødvendige tiltakene som må iverksettes i forbindelse med valggjennomføringen for å sikre at alle kommuner får et korrekt manntall basert på inndelingen fra 1. januar Tiltakene krever tekniske tilpasninger, og følger en stram tidsplan. På bakgrunn av dette oppfordrer departementet kommuner som er berørt av endringene i kommunestruktur å vedta endringer i stemmekretser innen 1. desember Endringene skal meldes inn til Kartverket slik at matrikkelen kan bli oppdatert. I tillegg har stemmekretser i Ski og Oppegård samme nummerering og hver krets må få et unikt nummer. Hjemmelsgrunnlag Forskrift om gjennomføring av valg til fylkesting i 2019 og Forskrift om gjennomføring av valg til kommunestyrer i Begge gjeldende i perioden Konsekvenser o Økonomiske og administrative konsekvenser Felles valgsystem og opptelling av stemmesedler kan medføre innsparinger. o Konsekvenser for folkehelse Ingen o Konsekvenser for miljø Ingen o Konsekvenser for barn og unge Ingen Vurderinger, alternativer og begrunnelser Side 3 av 20

4 Mye av valgarbeidet gjennomføres administrativt på bakgrunn av politiske vedtak. Å bruke fellesnemnda som valgstyre gjør at det er lik representasjon fra begge kommuner. Det kan være praktisk å legge møter i valgstyret i etterkant av møter i Fellesnemnda. Både Ski og Oppegård kommuner har tradisjon for å avholde todagers valg i alle stemmekretser. Administrasjonssjefen anbefaler at dette videreføres. Anbefaling Administrasjonssjefen anbefaler innstillingen. Gro Herheim administrasjonssjef Side 4 av 20

5 Sakspapir Dato: Utvalg Møtedato Saknr Fellesnemnd arbeidsutvalg /18 Sbh: Monica Lysebo Ark: /39-5 Sak 39/18 Delegering av fullmakt til administrasjonssjef for Nordre Follo Vedlegg som følger saken: Administrasjonssjef Nordre Follo prosjektet, fullmakter Vedtatt reglement for Fellesnemnda Vedlegg som ikke følger saken: Forskrift om sammenslåing av Oppegård kommune og Ski kommune til Nordre Follo kommune Overordnet prosjektplan Nordre Follo Administrasjonssjefens innstilling: 1. Administrasjonssjefen innstiller til Arbeidsutvalget. 2. Administrasjonssjefen leder det administrative arbeidet med etableringen av Nordre Follo i samsvar med den til enhver tid gjeldende prosjektplan og politiske vedtak. 3. Forutsatt budsjettmessig dekning har administrasjonssjefen fullmakt til å: a. disponere budsjett for Fellesnemnda/Nordre Follo i samsvar med vedtatte prioriteringer. Administrasjonssjef kan budsjettjustere innenfor rammen. b. inngå avtaler om vare- og tjenestekjøp, herunder ikt-systemer, for Nordre Follo c. inngå leie- og leasingavtaler for Nordre Follo d. beslutte administrativ organisering, opprette stillinger og innplassere personell i Nordre Follo kommune Arbeidet gjøres i samarbeid med administrasjonssjefens ledergruppe, tillitsvalgte og rådmennene i Oppegård og Ski kommuner. Arbeidet gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk, herunder arbeidsmiljølovens bestemmelser om virksomhetsoverdragelse. e. treffe avgjørelser i personalsaker som gjelder Nordre Follo. Side 5 av 20

6 f. utarbeide instruks for bruk av profilelementer for Nordre Follo. 4. Administrasjonssjefens myndighet kan delegeres. 5. Saker av prinsipiell karakter legges fram for Fellesnemnda. 6. Denne fullmakten erstatter tidligere fullmakter. Delegert myndighet skal utøves i henhold til gjeldende lover, god forvaltningsskikk og de plan- og budsjettrammer som er vedtatt av Fellesnemnda. Saksutredning: Sammendrag Fellesnemnda vedtok i sak 26/18 at det skal legges fram en egen sak med forslag til et fullstendig administrativt delegasjonsreglement der prosjektleders fullmakter nærmere beskrives. Dette reglementet erstatter tidligere gitte fullmakter. I tidligere vedtak i Fellesnemnda er administrasjonssjefen delegert fullmakt til å avgjøre søknader til «Nordre Follo potten», omdisponere Fellesnemndas budsjett innenfor rammen, beslutte administrativ organisering og utarbeide instruks for bruk av profilelementer. Denne saken har til hensikt å delegere til prosjektleder for Nordre Follo (administrasjonssjefen) de fullmakter som er nødvendig for å sikre framdrift og beslutningskraft i det daglige arbeidet. Fullmaktene skal gi mulighet til å lede det administrative arbeidet på en effektiv måte og inngå bindende avtaler på vegne av Nordre Follo. Saker som vurderes å være av prinsipiell karakter legges fram for Fellesnemnda. Bakgrunn for saken og eventuelle partsinteresser Fellesnemnda har ansvar for å lede arbeidet med etableringen av Nordre Follo. Kommunestyrene vedtok reglement og fullmakter til Fellesnemnda, sak 4/18 i begge kommuner. Administrasjonssjefen (Prosjektleder) leder det administrative arbeidet i samsvar med prosjektplanen, og rapporterer til Fellesnemnda. Formålet med denne saken er å gi administrasjonssjefen nødvendige fullmakter til å gjennomføre sine oppgaver på en effektiv og hensiktsmessig måte i prosjektperioden. Det tas ikke stilling til administrasjonssjefens fullmakter fra I kommunestyrenes vedtak om budsjett for Fellesnemndas , sak 7/18 i begge kommuner, er administrasjonssjefen gitt fullmakt til å omdisponere innenfor budsjettrammen. I sak 12/18 er administrasjonssjefen delegert myndighet til å utarbeide instruks for bruk av profilelementer. I sak 15/18 retningslinjer for tilskuddsordningen for Nordre Follo potten er det gitt fullmakt til å behandle søknadene administrativt. Videre vedtok Fellesnemnda i sak 26/18 at prosjektleder har fullmakt til å beslutte administrativ organisering. Kommunestyrene i Oppegård og Ski har ansvar for driften i de eksisterende kommunene ut Fellesnemnda kan ikke treffe vedtak som gjelder for, eller har innvirkning på, driften av de to Side 6 av 20

7 basiskommunene. På samme måte kan administrasjonssjefen heller ikke ta beslutninger som gjelder basiskommunene. Overordnet prosjektplan for Nordre Follo er førende for administrasjonssjefens arbeid. Administrasjonssjefen har ansvar for å koordinere politiske og administrative prosesser og tilrettelegge for vedtak som gir nødvendig framdrift for etablering av Nordre Follo kommune. Prosjektleder har ansvar for at saker som legges fram er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Prosjektleder skal sørge for at det administrative arbeidet med etablering av Nordre Follo kommune drives i samsvar med lover og forskrifter. Hjemmelsgrunnlag Fellesnemndas arbeid er regulert i inndelingslova 26 og reglement for Fellesnemnda vedtatt av kommunestyrene i Oppegård og Ski Det følger av de generelle prinsippene for delegering av myndighet at den som har fått delegert myndighet til seg, kan delegere videre så langt det er forsvarlig og ikke noe annet er bestemt. Fellesnemnda kan derfor delegere myndighet gitt av kommunestyrene videre til prosjektleder (administrasjonssjef) for Nordre Follo. Det kan trekkes en parallell til kommuneloven 23 (4) som danner utgangspunktet for delegering fra kommunestyret og kommunalt folkevalgt organ til rådmannen. Prosjektleders rolle er ikke definert i inndelingslova. Det er hensiktsmessig at prosjektleder har fullmakter til å lede det administrative arbeidet tilnærmet slik en rådmann er øverste leder for administrasjonen. Konsekvenser o Økonomiske og administrative konsekvenser Den delegerte myndigheten skal utøves i henhold til gjeldende lover, god forvaltningsskikk og innenfor de plan- og budsjettrammer som er vedtatt av Fellesnemnda. o Konsekvenser for folkehelse Ikke aktuelt. o Konsekvenser for miljø Ikke aktuelt. o Konsekvenser for barn og unge Ikke aktuelt. Vurderinger, alternativer og begrunnelser Et stort arbeid skal gjøres og mange forhold må avklares for å sikre at Nordre Follo leverer forsvarlige tjenester fra Dette forutsetter rask framdrift i det administrative arbeidet og at administrasjonssjefen i likhet med en rådmann har nødvendige fullmakter og beslutningskraft som prosjektleder. Administrasjonssjefen anbefaler at Fellesnemnda delegerer fullmakt til prosjektleder for Nordre Follo (administrasjonssjefen) slik det fremgår av innstillingen. Side 7 av 20

8 Det er særlig hensiktsmessig at Fellesnemnda delegerer økonomiske og administrative fullmakter, slik at administrasjonssjefen eller den hun bemyndiger kan inngå avtaler som arbeidsgiver, innkjøper, leietaker med mer. Avgjørelser som vurderes å være av prinsipielle karakter legges fram for Fellesnemnda til behandling. Fellesnemnda kan også be om få framlagt saker. Delegert myndighet skal utøves i henhold til gjeldende lover, god forvaltningsskikk og de plan- og budsjettrammer som er vedtatt av Fellesnemnda. På bakgrunn av vedtak i saken kan det utarbeides Mål- og resultatavtale for administrasjonssjefens arbeid. Anbefaling Administrasjonssjefen anbefaler at Fellesnemnda delegerer fullmakt slik det fremgår av innstillingen. Gro Herheim Administrasjonssjef Side 8 av 20

9 Sakspapir Dato: Utvalg Møtedato Saknr Fellesnemnd arbeidsutvalg /18 Fellesnemnd / Sbh: Tove Næs Ark: /43-5 Sak 40/18 Utredning av sekretariatsordning for kontrollutvalget Nordre Follo kommune Vedlegg: Henvendelse fra kontrollutvalgene i Oppegård og Ski kommune av Kommunestyrevedtak om delegering til Fellesnemnda Avtale om Nordre Follo kommune Administrasjonssjefens innstilling: Kontrollutvalgene i Oppegård og Ski gis i oppdrag å inngå avtale med et settesekretariat som skal utrede og anbefale sekretariatsordning for kontrollutvalg i Nordre Follo kommune. Saksutredning: Sammendrag Fra 2020 må kommunestyret i Nordre Follo sørge for sekretærbistand til Kontrollutvalget for Nordre Follo kommune. Kommunestyrene i Oppegård og Ski kommuner har delegert til Fellesnemnda å fatte vedtak vedrørende sekretariatsordning for Kontrollutvalget for Nordre Follo kommune. Vedtak om sekretariatsordning skjer etter innstilling fra Kontrollutvalgene i Oppegård og Ski, jf. inndelingslova 26, 5. ledd, siste setning. I sak om utredning av revisjonsordning ga Fellesnemda kontrollutvalgene oppdrag om å utrede revisjonsordning for Nordre Follo kommune. Det foreslås at dette også gjøres for sekretariatsordning. Dersom Fellesnemnda skulle velge en annen ordning enn Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat, må oppsigelse av nåværende sekretariatsordning gjøres av kommunestyrene i Oppegård og Ski. Bakgrunn for saken og eventuelle partsinteresser Med bakgrunn i henvendelse fra kontrollutvalgene i Oppegård og Ski kommune om utredning av revisjonsordning og sekretariat for Kontrollutvalget i Nordre Follo kommune vedtok Side 9 av 20

10 Fellesnemnda følgende i sak 20/ 2017: 1. Kontrollutvalgene i Oppegård og Ski bes innstille til fellesnemnda om valg av revisjonsordning for Nordre Follo innen Administrasjonssjefen bes våren 2018 komme med forslag til prosess for koordinering av delprosjekt Eierskap og interkommunale samarbeid og kontrollutvalgenes innstilling om ordning for kontrollutvalgssekretariat. Administrasjonssjefen forstår pkt 2 som en bestilling av forslag til prosess for vurdering og anbefaling av sekretariatsordning for Kontrollutvalget for Nordre Follo kommune. Sekretariat for kontrollutvalgene løses i dag gjennom et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat (FIKS). Alle Follokommunene deltar i dette samarbeidet. På samme måte som for revisjon, har de to kommunestyrene i sak 50/2018 (Oppegård) og sak 56/18 (Ski) delegert til Fellesnemnda å fatte vedtak om sekretariatsordning etter innstilling fra kontrollutvalgene, jf. inndelingslova 26 (5): «Fellesnemnda gis myndighet til å fatte vedtak om sekretariatsordning for Kontrollutvalget i Nordre Follo kommune etter innstilling fra kontrollutvalgene i Oppegård kommune og Ski kommune». Om sekretariatsordning for kontrollutvalget: Iht. kommunelovens 77 nr. 10 skal kommunestyret sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. Bestemmelsen er nærmere utdypet i forskrift for kontrollutvalg 20, og i tillegg har Kommunal- og moderniseringsdepartementet gitt nærmere kommentarer i kontrollutvalgsboken fra 2015: «Sekretariatet er kontrollutvalgets viktigste hjelper og støttespiller. Et velfungerende sekretariat er en forutsetning for at kontrollutvalget kan kunne utføre sin tilsyns- og kontrollfunksjon på en god måte. Sekretariatets hovedoppgaver er bl.a. lage og sende ut møteinnkalling påse at saker fra kontrollutvalget kommer til kommunestyret for behandling praktisk tilrettelegging av møter skrive protokoll fra møtene og sende ut utskrifter/ informere om vedtakene sørge for at nettsidene til kontrollutvalget blir oppdatert følge opp vedtakene i kontrollutvalget I tillegg kommer arkivering og journalføring av kontrollutvalgets saker, møteprotokoller og korrespondanse. Sekretariatet skal opprette et eget arkiv eller en egen arkivdel for kontrollutvalget som tilfredsstiller kravene i arkivloven med forskrifter. Ansvaret for arkivet kan ikke legges til administrasjonssjefen, fordi sekretariatsfunksjonen ikke ligger under administrasjonssjefens myndighetsområde. Sekretariatet kan utarbeide overordnet analyse og planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og gjennomføre selskapskontroll som ikke omfatter forvaltningsrevisjon Sekretariatsfunksjonen kan ivaretas på ulike måter, gjennom: interkommunalt selskap eller aksjeselskap eid av flere kommuner interkommunalt samarbeid etter koml. 27 vertskommunemodell basert på koml. 28 c Side 10 av 20

11 ansatt sekretær direkte underlagt kontrollutvalget kjøp av tjenester fra private selskaper (for eksempel et advokatkontor eller et revisjonsselskap som ikke utfører revisjonstjenester for kommunen)» Hjemmelsgrunnlag Kommuneloven 77, inndelingslova 26 (5), avtale om Nordre Follo og reglement for Fellesnemnda 4 f. Konsekvenser o Økonomiske og administrative konsekvenser Det kan påløpe kostnader til å utrede framtidig ordning og utarbeide sak med innstilling. o Konsekvenser for folkehelse Ikke aktuelt o Konsekvenser for miljø Ikke aktuelt o Konsekvenser for barn og unge Ikke aktuelt Vurderinger, alternativer og begrunnelser Valg av sekretariatsordning for Kontrollutvalget i Nordre Follo kan få betydning for framtidig organisering av kontrollutvalgssekretariatet i Follo - FIKS. Det er derfor en fordel for arbeidet i prosjekt Eierskap og interkommunale selskaper at sekretariatsordningen avklares så tidlig som mulig, og ikke utsettes til kommunestyret for Nordre Follo er konstituert høsten Utredning: Kontrollutvalgenes innstilling vedrørende sekretariatsordning, må basere seg på en utredning. Dette kan løses på flere måter: a) settesekretariat: Norges Kommunerevisorforbund anbefaler at man benytter et settesekretariat til å forberede sak om sekretariatsordning for kontrollutvalgene. Dette kan f.eks. være et av de andre sekretariatene i geografisk nærhet. b) arbeidsgruppe: Et annet alternativ er å nedsette en arbeidsgruppe med bl.a. kontrollutvalgslederne i Oppegård og Ski. Da det skulle utredes sekretariatsordning for Agder (14 kommuner og 2 fylkeskommuner) i 2012, ble det etablert en arbeidsgruppe der bl.a. leder av tre av kontrollutvalgene deltok. KS Agder ivaretok sekretærfunksjonen. c) eksternt tjenestekjøp: Det kan også være et alternativ å kjøpe utredningstjenesten som en konsulenttjeneste. Det er viktig å involvere kontrollutvalgene for å ivareta deres lokalkunnskap og behov på en god måte. Utredningen må reflektere bestemmelsen om kontrollutvalgssekretariat i den nye kommuneloven Prosess: Administrasjonssjefen foreslår følgende prosess for utredning og vedtak om sekretariat for Kontrollutvalget for Nordre Follo kommune: Side 11 av 20

12 Anbefaling Administrasjonssjefen anbefaler at oppdraget med å utrede ordning for kontrollutvalgssekretariat gis til et settesekretariat etter oppdrag fra kontrollutvalgene. Dette er i tråd med anbefaling gitt av Norges kommunerevisorforbund. Gro Herheim administrasjonssjef Side 12 av 20

13 Sakspapir Dato: Utvalg Møtedato Saknr Fellesnemnd arbeidsutvalg /18 Partssammensatt utvalg / Fellesnemnd / Sbh: Lene Tønder Ark: 020 &35 18/51-7 Sak 41/18 Etablering av Nordre Follo kommune - rapportering Vedlegg: Vedlegg som ikke følger saken: Administrasjonssjefens innstilling: Rapportering på status økonomi per på fellesnemndas budsjett tas til orientering. SAKSUTREDNING Sammendrag Tall i hele Økonomi Budsjett 2018 Regnskap jan juni 2018 Forbruk i % av justert budsjett Netto driftsutgifter % Forbruket ligger lavt samlet sett så langt i perioden. Dette skyldes etterskuddsvis betaling for folkevalgte og ansatte i Ski kommune, og utgifter til prosjekt som forventes først å bli viderefakturert på slutten av Det forventes ikke et merforbruk ved årets slutt. Imidlertid kan det bli noe forskyvning på enkelte aktiviteter og det kan bli behov for en periodisering mellom 2018 og Bakgrunn for saken og eventuelle partsinteresser Fellesnemndas budsjett (ansvar 9050) er vedtatt til 29,082 mill kr for Total ramme for perioden er 61,6 mill kr eksklusiv tilskudd på 4 mill kr til infrastruktur/digitalisering. Dette er en kort rapportering på økonomisk status per 2. kvartal Neste rapportering til Fellesnemnda vil være per 2.tertial. Side 13 av 20

14 Hjemmelsgrunnlag Konsekvenser o Økonomiske og administrative konsekvenser o Konsekvenser for folkehelse o Konsekvenser for miljø o Konsekvenser for barn og unge Vurderinger, alternativer og begrunnelser Per 30.6 er det det regnskapsført 5,965 mill kr på ansvar 9050 Fellesnemndas budsjett i Dette utgjør en samlet forbruks prosent på 21 %. En forventet «normal» forbruks prosent i ordinær drift tilsvarer i underkant av 50 % for perioden. Budsjettet er ikke periodisert. Tall i hele Økonomi Budsjett 2018 Regnskap jan juni 2018 Forbruk i % av justert budsjett Driftsutgifter % Forbruket ligger lavt samlet sett så langt i perioden. Dette skyldes i hovedsak etterskuddsvis betaling for folkevalgte og ansatte i Ski kommune og utgifter til prosjekt som først forventes å bli fakturert senere i Forbruk lønnsutgifter ligger på 40 % og er i henhold til plan. Det forventes ikke et merforbruk ved årets slutt. Imidlertid kan det bli noe forskyvning på enkelte aktiviteter og det kan bli behov for en periodisering mellom 2018 og Økonomisk status for de enkelte delprosjektene, som ble vedtatt i 1.tertial 2018 og i mål- og rammesaken i de respektive kommunestyrene (ansvar/prosjekt 9051), vil inngå i neste tertial rapportering til Fellesnemnda. Rapporteringen vil gjøres sammen med økonomisk rapportering på Fellesnemndas budsjett på 61,6 mill kr for perioden (ansvar 9050) per 2.tertial Anbefaling Rapportering på status økonomi per på fellesnemndas budsjett tas til orientering. Gro Herheim administrasjonssjef Side 14 av 20

15 Side 15 av 20

16 Sakspapir Dato: Utvalg Møtedato Saknr Fellesnemnd arbeidsutvalg /18 Partssammensatt utvalg / Fellesnemnd / Sbh: Ingvild Belck-Olsen Ark: 020 &35 18/109-1 Sak 42/18 Programplan Nordre Follo Vedlegg: Programplan Nordre Follo Vedlegg som ikke følger saken: Administrasjonssjefens innstilling: Fellesnemnda vedtar programplan Nordre Follo kommune. Saksutredning: Sammendrag Administrasjonssjefen legger fram forslag til programplan Nordre Follo, som er en revidering av overordnet prosjektplan versjon 2, vedtatt av fellesnemnda i februar Bakgrunn for saken og eventuelle partsinteresser Den overordnede prosjektplanen for byggingen av Nordre Follo er et levende dokument. Versjon 2 av prosjektplanen ble vedtatt av fellesnemnda (sak 11/18). Versjon 3 er en revidering og videreføring av versjon 2. Dokumentet endrer navn til programplan. Dette henger sammen med at vi nå omdefinerer prosjektet Nordre Follo til program Nordre Follo. Dette er en prosjektfaglig vurdering. Program defineres som en samling prosjekter og aktiviteter med et felles overordnet mål som sammen vil medføre forandringer i en virksomhet, en myndighet eller sektor, som vil gi gevinst for forretningen. Et program har ofte en varighet på flere år, og prosjekter kan gjennomføres i sekvens eller med en hele eller delvis parallellitet (Prosjektveiviseren DIFI). Forslag til programplan ble drøftet i Drøftingsforum 23. august og behandlet i ledergruppen Nordre Follo 27. august Side 16 av 20

17 Hensikten med programplanen er at den skal gi rask oversikt over programmet med hensyn til ansvar, omfang av oppgaver og fremdrift. Detaljeringer fremgår i prosjektbeskrivelser for det enkelte prosjekt som inngår i programmet. Nedenfor følger en gjennomgang av de viktigste endringene fra overordnet prosjektplan - versjon 2 til programplan. Organisering av prosessen I kapitlet om organisering av prosessen er organiseringsmodellen justert. Arbeidsutvalg (AU) og partssammensatt utvalg (PSU) er plassert i vertikal linje mellom fellesnemnd og administrasjonssjef, jfr. sak om administrasjonssjefens fullmakter. Ledergruppen for Nordre Follo erstatter styringsgruppen og leder programmet. Mål Resultatmålene er endret fra forrige versjon. Det er lagt inn et nytt mål om økonomi som oppfølging av Fellesnemndas vedtak (sak 11/2018): Under resultatmål side 8 tas inn, ved neste rullering, et nytt punkt om økonomi. Den nye kommuneloven stiller strengere krav til økonomiforvaltningen i kommunene. Blant annet stiller loven krav om at kommunene må fastsette finansielle måltall ut fra kommunes økonomiske situasjon og bruke de finansielle måltallene i økonomistyringen Kommunestyrets og fylkestingets plikter Kommunestyret og fylkestinget skal selv vedta a) økonomiplanen og årsbudsjettet b) årsregnskapene og årsberetningene c) finansielle måltall for utviklingen av kommunens eller fylkeskommunens økonomi d) regler for økonomiforvaltningen (økonomireglement) e) regler for finans- og gjeldsforvaltningen (finansreglement). Dette innebærer at Nordre Follo må utarbeide og ta eierskap til finansielle måltall, og at måltallene må anvendes som styringsverktøy i planleggingen, budsjetteringen og økonomiplanarbeidet i kommunen. De finansielle måltallene må være tilpasset den økonomiske situasjonen og finansielle prognoser, og etablere grunnlag for at Nordre Follo har en bærekraftig økonomi på kort og lang sikt. Følgende resultatmål er satt inn i programplanen: Det er etablert bærekraftige, finansielle måltall for Nordre Follo som er styrende planlegging, budsjettering og økonomiforvaltningen i kommunen. Det er igangsatt et arbeid med å gå gjennom effekt- og resultatmålene i programmet for å lage gevinstrealiseringsplan. Denne legges frem høsten 2018, som tidligere rapportert. Fasene i programmet Halve fase 2 er ferdig, og det vises til orienteringssak 28/18 i Fellesnemnda om rapportering etter første kvartal 2018 og rapportering per 12. juni 2018 i orienteringssak til arbeidsutvalget (sak 36/2018). Tredje og fjerde kvartal er oppdatert ut fra hva som gjenstår av oppgaver etter andre kvartal. Side 17 av 20

18 Det er vurdert at eget reglement for arbeidsutvalget ikke er nødvendig, siden arbeidsutvalgets fullmakter fremgår av samarbeidsavtalen mellom Oppegård og Ski og fullmakter til administrasjonssjefen. Punktet er derfor tatt ut av tabellen for fase 2. Ressurser ansvarsdeling mellom programmet, Oppegård og Ski I kapitlet om ressurser er det tatt inn informasjon om prosjektets innspill til første tertial rapportering 2018 og felles kunnskapsgrunnlag til rammesak Oppegård, Ski og Nordre Follo. Roller og ansvar i programmet Det er gjort endringer i de administrative organene i programmet, både med hensyn til organer og sammensetning. Dette er gjort for å sikre god programstyring. Videre er det gjort endringer i henhold til organisasjonsmodell for Nordre Follo kommune fra Prosjektene De politiske og koordinerte prosjektene har samme inndeling. Inndelingen av de administrative prosjektene er justert. Dette er gjort ut fra hva som er vurdert å være den mest hensiktsmessige og effektive organiseringen av disse prosjektene. Sak/arkiv og matrikkel/kart/komtek er blitt egne prosjekter. Prosjekt eiendommer endrer navn til eiendommer og infrastruktur. Tabellene for prosjektene er oppdatert med hensyn til oppgaver og fremdrift. Risiko- og sårbarhetsanalyse Det er tatt inn hovedfunn fra overordnede risiko- og sårbarhetsanalysen (ROS) for programmet som ble sluttført i juni Risiko- og sårbarhetsanalyse skal gjentas med jevne mellomrom i prosessen, både for programmet, og for det enkelte prosjekt. Oppgaver som Nordre Follo kommune må løse når prosjektet avsluttes Dette kapitlet er tatt ut. Det fremmes egen sak til fellesnemnda med oversikt over saker det nye kommunestyret skal behandle før og etter Hjemmelsgrunnlag Ikke aktuelt. Konsekvenser o Økonomiske og administrative konsekvenser Det er høy risiko knyttet til mulighet for å levere på tid, kostnad og kvalitet når det gjelder anskaffelse og implementering av vedtatt og nødvendig infrastruktur innen digitalisering/iktsystem, grunnet juridiske, kapasitetsmessige og kostnadsmessige forhold. Det er satt inn en rekke tiltak for å redusere disse risikoene, og disse fremgår i programplanen. o Konsekvenser for folkehelse Ikke aktuelt. o Konsekvenser for miljø Ikke aktuelt. Side 18 av 20

19 o Konsekvenser for barn og unge Ikke aktuelt. Vurderinger, alternativer og begrunnelser Programplanen skal gi en oversikt over ansvarsfordeling, oppgaver, fremdrift i arbeidet med å bygge Nordre Follo kommune. Detaljeringer fremgår i prosjektbeskrivelser for det enkelte prosjekt som inngår i programmet. Anbefaling Fellesnemnda vedtar programplan for Nordre Follo kommune Gro Herheim administrasjonssjef Side 19 av 20

20 Sakspapir Dato: Utvalg Møtedato Saknr Fellesnemnd arbeidsutvalg /18 Sbh: Kristin Holler Ark: /115-1 Sak 43/18 Orienteringssaker FN AU Brev fra Deloitte: Beretning til prosjektregnskapet for Fellesnemnd til NF 2. Notat: Tilskudd til identitetsbyggende tiltak 3. Notat: Prosjekt Eierskap og interkommunale samarbeid - sekretariat for forhandlingsutvalget 4. Notat - Kommunevåpen 5. Notat Oppussing av Ski rådhus 6. Notat - Statsbudsjettet 2018 Tilsagn om prosjektskjønnsmidler 7. Notat Budsjettvedtak i basiskommunene om finansiering av byggingen av Nordre Follo kommune Side 20 av 20