LEVERANDØR SETT SENDING AV E- FAKTURAER. Leverandører følger leverandørsettet. SEPTEMBER 2018

Transkript

1 LEVERANDØR SETT SENDING AV E- FAKTURAER SEPTEMBER 2018 Leverandører følger leverandørsettet. forbedrer kjøp til betaling-syklusen og prosesseffektiviteten. Fakturaer betales i tide, noe som sparer tid og penger. Basware Corporation Copyright Basware Corporation Med enerett

2 2 (14) Innhold Nye retningslinjer for fakturering til s selskaper... 3 Spesifikk informasjon om som en e-fakturamottaker... 4 A. E-fakturaadresser... 4 B. Fakturainnhold C. Tilleggsinformasjon vær oppmerksom på følgende: D. Sending av e-fakturaer via serviceleverandør E. Sending av e-fakturaer i PDF-format via e-post F. Key-In-portaltjenesten er tilgjengelig G. Papirfakturaer... 14

3 3 (14) Nye retningslinjer for fakturering til s selskaper Kjære leverandør, går over til elektronisk fakturering. På grunn av de nye retningslinjene for fakturering, vil vi fra nå av bruke elektronisk fakturaformat som foretrukket alternativ, og gradvis gjøre dette til det eneste alternativet for fakturering. Vi har valgt Basware som vår partner for levering av elektroniske fakturaer til oss. Følgende måter kan brukes for sending av fakturaer til : 1. Begynn å sende e-fakturaer via serviceleverandør Send strukturerte fakturadata direkte fra faktureringssystemet via serviceleverandøren til. Les dette leverandørsettet for informasjon om e-fakturaadresser og krav til innhold. 2. Begynn å sende e-fakturaer i PDF-format Ved å bruke den kostnadsfrie PDF-tjenesten kan du begynne å sende PDF-fakturaer via e-post til. Siden fakturaer leses elektronisk, må PDF-fakturaen være i et tekstformat som kan leses av maskin. Fakturaene kan ikke være håndskrevet eller skannet. Aktiver tjenesten her: Les del E i dette leverandørsettet for flere instruksjoner. 3. Begynn å bruke Key-In-portaltjenesten Registrer deg hos Basware Portal og begynn å sende e-fakturaer kostnadsfritt via den nettbaserte portaltjenesten. I portalen kan du angi fakturainformasjon og sende fakturaer til som e-fakturaer. Du aktiverer denne tjenesten ved å registrere deg hos Basware Portal via denne koblingen: Les del F i dette leverandørsettet for flere instruksjoner. Hvis du har spørsmål om å sende fakturaer til, må du gjerne kontakte oss slik det er beskrevet nedenfor: Kontaktopplysninger Selskap For fakturarelaterte spørsmål kontakter du Kontaktopplysninger Norge: ContactAP_NO@kone.com Basware For spørsmål om portaltjenestene Contact Form (på engelsk) Vennlig hilsen

4 4 (14) Spesifikk informasjon om som en e-fakturamottaker A. E-fakturaadresser Riktig e-fakturaadresse kreves for riktig levering av e-fakturaen til. Våre e- fakturaadresser er oppført nedenfor: Selskapsenhet MVA-ID eller annat ID nummer E-fakturaadresse E-postadresse for PDF-fakturaer (krever registrering) AUSTRALIA: KEP AU (Australia) KEP NZ (New Zealand) Holdings (Australia) Ltd. AUSTRIA: KEPAU KEPNZ202 ACN ACN AG ATU ATU BAHRAIN: Bahrain SPC Elevators SPC BELGIUM: Belgium S.A. International N.V. CANADA: Inc. CKE Inc. CKQ CYPRUS: Elevators Cyprus Ltd BE BE BE BE CKE CKQ J

5 5 (14) CZECH REPUBLIC: a.s. CZ CZ Industrial - koncern s.r.o. DENMARK: Elevator A/S EGYPT: CZ CZ kone.industrial.koncern@ .basware.com DK DK kone.elevator.as@ .basware.com LLC EG67523.LLC@ .basware.com ESTONIA: AS EE EE AS.@ .basware.com FINLAND: Oyj FI kone.oyj@ .basware.com Industrial Oy Elevators Oy Export Oy FI DE FR ATU IT FI DE FR HU MVA HR kone.industrial.oy@ .basware.com kone.hissit@ .basware.com FI kone.export.oy@ .basware.com FRANCE: KONÉ S.A. FR GERMANY: FR kone.sa@ .basware.com Montage GmbH GmbH, (Frontline) Holding GmbH DE DE kone.montage.gmbh@ .basware.com DE DE kone.gmbh@ .basware.com DE DE KGM kone.holding.gmbh@ .basware.com

6 6 (14) Escalator SSC Europe GmbH Automatiktür en GmbH Servicezentr ale GmbH HONG KONG: Elevator (HK) Limited Ben Fung Machineries and Engineering Ltd HUNGARY: Felvonó Kft IRELAND: Ireland Limited ITALY: DE DE DE DE DE DE HK HK IE T IE T Slimpa S.p.A IT IT Industrial S.p.A IT IT S.p.A IT IT KENYA: Kenya Limited LATVIA: SIA Lifti Latvija LITHUANIA: A P LV LV UAB LT LT LUXEMBOURG: Luxembourg S.A.R.L. LU LU

7 7 (14) LUMICO SARL MALAYSIA: Elevator (M) Sdn. Bhd B LUB kone.lumico@ .basware.com MY kone.elevator.my@ .basware.com MEXICO: Mexico S.A. de C.V. Industrial S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 N/A KIN KIN N/A Industrial Servicios S.A. de C.V. NETHERLANDS: KIS050429B79 KIS050429B79 N/A Holland B.V NL kone.holland@ .basware.com B.V NL kone.bv@ .basware.com Hissi B.V NL hissi.bv@ .basware.com Nederland Holding B.V. Deursystem en B.V. Kone Finance Holding BV NL kone.nederland.holding@ .basware.com NL kone.deursystem@ .basware.com NL kone.finance.holding@ .basware.com NORWAY: Aksjeselskap AS MVA NO MVA kone.aksjeselskap.as@ .basware.com OMAN: Assarain LLC OM Assarain.LLC@ .basware.com POLAND: Sp.zo.o. PL PL kone.sp.zoo@ .basware.com

8 8 (14) PORTUGAL: Portugal - Elevadores Lda QATAR: Elevators LLC RUSSIA: R3 PT46630R3 kone.portugal@ .basware.com QA32647.Elevators.LLC@ .basware.com CJSC Lifts SAUDI ARABIA: RO N/A Areeco Ltd SINGAPORE: SA Areeco.Ltd@ .basware.com Pte. Ltd N N kone.pte.ltd@ .basware.com SLOVAKIA: s.r.o. SK SK kone.sro@ .basware.com SSC s.r.o. SLOVENIA: SX kone.ssc@ .basware.com d.o.o. SI SI kone.doo@ .basware.com SOUTH AFRICA: Elevators South Africa (Pty) Ltd. SPAIN: Elevadores S.A. Marvi Ascensores SL SWEDEN: ZA South.Africa.Pty.Ltd@ .basware.com A A kone.elevadores@ .basware.com B B marvi.ascensore@ .basware.com Ab SE SE kone.ab@ .basware.com SWITZERLAND: (Schweiz) AG CHE MWST CHE MWST kone.schweiz@ .basware.com

9 9 (14) TURKEY: Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S. UGANDA: TR N/A Uganda Limited UNITED ARAB EMIRATES: Middle East LCC UNITED KINGDOM: Plc. GB GB (NI) Ltd. USA: GB GB Inc US MKO Marine Elevators LLC US MUS Kan ikke sende e-fakturaer: Hvis du ikke kan sende e-fakturaer, kan du kontakte en av s landspesifikke e-postadresser på side 3. Andre dokumenter: Alle andre dokumenter som reklame, bankgarantier, opphavssertifikater og kontoutskrifter og andre lignende dokumenter må sendes til postadressen. Serviceleverandøropplysninger Alle e-fakturaer som sendes til, rutes gjennom nettverket til serviceleverandøren Basware. Baswares rolle er å sikre at mottar fakturaene i riktig format for å muliggjøre fakturaautomatisering hos. Serviceleverandør Operatør-ID Mer informasjon Basware BAWCFI22

10 10 (14) B. Fakturainnhold Tabellen nedenfor viser hva som må være med i e-fakturaene til. Resten av informasjonen kreves av lovgivningen og i henhold til din avtale med. Type informasjon Kommentar Leverandørens e-fakturaadresse Leverandørens navn Leverandørens adresse Leverandørens MVA-ID Leverandørens bankkonto/ibannummer Leverandørens banknavn og SWIFT-/BIC-kode MVA-ID e-fakturaadresser Se del A. -selskapets navn -adresse Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato for faktura Fakturaens bruttobeløp Fakturaens nettobeløp Valuta Kjøpsordrenummer -referanse SEPA-betalinger krever riktig IBAN-nummer. SEPA-betalinger krever riktig BIC-kode. Det må være tydelig oppført hvilket selskap fakturaen er adressert til. Forfallsdatoen for fakturaen må vises på fakturaen. Valutaen (kode) må være tydelig oppført. Hvis fakturaen er basert på kjøpsordren, må s ordrenummer være oppført. Ordrenummeret leveres av. Referanse forespurt av, f.eks. s kontaktperson eller kostnadssenter.

11 11 (14) C. Tilleggsinformasjon vær oppmerksom på følgende: 1. Andre dokumenter: Alle andre dokumenter som reklamer, bankgarantier, opphavssertifikater og kontoutskrifter og andre lignende dokumenter må sendes til postadressen eller e-postadresse (se kontaktopplysninger på side 3). 2. Vi bruker REFERANSENUMMER til å automatisere fakturabehandling: Det er viktig at du oppfører nummeret som er levert av oss, på fakturaen. Husk å ta med referansen i nøyaktig samme format som den ble gitt til deg, i feltene Kjøpsordrenummer og Kundereferanse (kjøpers navn). Ikke legg til eller ta vekk noe fra nummeret eller navnet. 3. Vedlegg må leveres med e-fakturaen: Ta med alle vedleggene i de elektroniske fakturaene. Fakturaer og vedlegg som leveres separat, godkjennes ikke. 4. Enkle kontra samlede fakturaer: Vi foretrekker at alle fakturaer sendes som enkeltfakturaer. Dette sikrer økt automatisk fakturahåndtering, automatiserte prosesser og gir oss muligheten til å håndtere fakturaene til rett tid. Selv om det også er mulig å distribuere samlede fakturaer elektronisk, fraråder vi dette. Samlede fakturaer reduserer mulighetene for automatisk fakturahåndtering og gjør det vanskelig å opprettholde automatiserte prosesser. Samlede fakturaer krever kanskje også et kundespesifikt oppsett, noe som øker kostnaden for alle involverte parter. 5. Spesielle krav fra leverandør: I tillegg til kravene presentert i dette dokumentet, kan det hende at enkelte leverandører krever at det legges ved tilleggsinformasjon. Slike tilleggskrav er og blir regulert av din avtale med. 6. Format: Vi kan motta fakturaer i alle relevante standardiserte XML-formater. I dette dokumentet antas det at den nyeste versjonen av _XML-formatet_ brukes. Kontakt Basware eller leverandøren av e-fakturatjenesten for en detaljert formatbeskrivelse. 7. Vedlagte fakturabilder: Alle vedlagte fakturabilder må komme i formatet av enten en PDF-fil eller en TIFF-fil. Hvis det ikke ligger ved et fakturabilde, blir et standardisert fakturabilde generert av Basware. Bildet generert av Basware inkluderer kanskje ikke all informasjonen du vil dele med. Det anbefales derfor på det sterkeste at du legger ved din egen PDF-/TIFF-kopi.

12 12 (14) D. Sending av e-fakturaer via serviceleverandør Hvis du sender mer enn 500 fakturaer per måned og du allerede har en avtale med en leverandør av e-fakturatjenester, er alternativet for deg å sende fakturaene direkte fra faktureringssystemet. TRINN 1. Kontakt leverandøren av e-fakturatjenesten Hvis du allerede samarbeider med en leverandør av e-fakturatjenester, kan du kontakte dem for å forsikre deg om at de er koblet til Basware. Tilgjengelige operatørpartnere er oppført her: ( Hvis operatøren din ikke er på listen, kan du videresende operatørspørreskjemaet til serviceleverandøren. Du kan laste ned dokumentet her: Hvis du for øyeblikket ikke kan sende e-fakturaer eller ikke er koblet til en e- fakturaoperatør, hjelper vi deg gjerne. Kontakt salgsavdelingen på TRINN 2. Fakturainnhold Fakturaen må oppfylle kravene til innhold oppført i dette leverandørsettet slik at kan automatisere fakturabehandlingen. TRINN 3. Begynn å sende e-fakturaer Fakturaene skal sendes til Baswares server bt.basware.com. Be serviceleverandøren om å rute e-fakturaene gjennom Basware til. Gi beskjed (ved å sende en e-post til en landspesifikk e-postadresse på side 3) når du har sendt den første e- fakturaen. Vi vil følge med slik at fakturaen mottas på riktig måte. Det er ikke nødvendig å sende testfakturaer. Hvis du er i tvil, må du be operatøren om å bekrefte at fakturaen er levert til Basware.

13 13 (14) E. Sending av e-fakturaer i PDF-format via e-post Hvis du ikke har en løsning for sending av e-faktura ennå, ber vi om at du registrerer deg for PDF-e-fakturatjenesten og begynner å sende e-fakturaer til via e-post. Tjenesten er kostnadsfri for leverandøren. Se denne korte registreringsvideoen og aktiver tjenesten. Registrer deg her: Bruk av PDF-e-fakturatjenesten: 1. Registrer deg for tjenesten med en e-postadresse 2. Motta bekreftelse på e-post 3. Åpne e-postbekreftelsen og fullfør registreringen 4. Gå til e-post- eller faktureringsprogramvaren, legg ved en PDF-faktura i e-posten og begynn å sende PDF-fakturaer til s e-fakturaadresser for e-postene oppført i PDF-leverandørsettet. Siden fakturaer leses elektronisk, må PDF-fakturaen være i et tekstformat som kan leses av maskin. Fakturaene kan ikke være håndskrevet eller skannet. F. Key-In-portaltjenesten er tilgjengelig Hvis du sender færre enn 100 fakturaer per år, gir vi deg den kostnadsfrie løsningen for sending av e-fakturaer gjennom Basware Portal. Vi ber om at du registrerer deg for den nettbaserte portaltjenesten og begynner å opprette e-fakturaer til. Registrer deg her: Bruk av Key-In-portaltjenesten: 1. Registrer deg for tjenesten med en e-postadresse 2. Motta bekreftelse på e-post og bekreft e-postadressen 3. Fullfør registreringen 4. Følg brukerinstruksjonene for å opprette en faktura til her Besøk støttesidene i portalen for flere instruksjoner.

14 14 (14) G. Papirfakturaer Vær oppmerksom på at postboksadressene er endret, og disse er kun ment for fakturaer. Ikke alle -enheter har ennå nye PO-bokser. Primære valgmuligheter for fakturering er e-fakturaer, PDF-fakturaer og Key-In. Selskapsenhet Oyj Industrial Oy Elevators Oy Ab PO BOX PL 964, BASWARE PL 965, BASWARE PL 966, BASWARE FE779, Stockholm, Inc PO BOX 42608, Indianapolis, IN GmbH, (Frontline) Automatiktüren GmbH Elevator A/S Aksjeselskap AS Plc. (NI) Ltd. Po box 4601, Berlin Po box 4602, Berlin , 7996 Fakturaservice PO. Box 251, Økern 0510, Oslo NORWAY PO Box 760, NORTHWICH, CW9 9TG PO Box 761, NORTHWICH, CW9 9TH Pte. Ltd. Jurong Point Post Office, PO Box 657, Singapore