Implementeringsguide HVORDAN SENDE ELEKTRONISKE FAKTURAER TIL. Universitets- og høgskolesektoren

Transkript

1 Implementeringsguide HVORDAN SENDE ELEKTRONISKE FAKTURAER TIL Universitets- og høgskolesektoren

2 Implementeringsguide 2 (8) Til deg/dere som er leverandør til Universitets- og høgskolesektoren Universitets- og høgskolesektoren har mulighet til, og et krav om, å motta fakturaer elektronisk. Dokumentet du nå leser beskriver en enkel modell som vi håper kan hjelpe deg å komme i gang med å sende UH-sektoren elektroniske fakturaer. I tillegg finner du informasjon om e-fakturaadresser, samt krav til innhold i fakturaene. Elektroniske fakturaer medfører besparelser både for Universitets- og høgskolesektoren deg som leverandør. De spesifikke kravene fra Universitets- og høgskolesektoren som mottaker av efaktura finner du i siste del av dokumentet. Vi ber deg legge merke til å at å sende fakturaer som PDF-dokumenter med e-post ikke er å sende e-faktura. Dette dokumentet og relatert informasjon finnes også på

3 Implementeringsguide 3 (8) Sending til Universitets- og høgskolesektoren 1. juli 2012 trådte kravet om at leverandører av statlige virksomheter skal sende fakturaer og kreditnotaer elektronisk på EHF-formatet i kraft. Ref. Forskrift om IT-standardar i offentleg forvalting 4-7 og Økonomireglementet av 8. juni 2010, punkt i foreskriftene. Høgskoler og universiteter er statlige virksomheter. For å kunne sende en elektronisk faktura til riktig mottaker hos Universitets- og høgskolesektoren er det viktig at korrekt adresse benyttes. Du kan finne en oversikt over disse til UH-sektoren senere i dette dokumentet. Alle som kan motta elektronisk faktura på EHF-formatet i Norge kan for øvrig også finnes i adresseregisteret ELMA. I skrivende stund finnes det 3747 unike norske mottakere oppført her: Du kan lese mer om elektronisk faktura her: Link til rundskriv som ble sendt ut i forbindelse med innføring av kravet om elektronisk faktura: STEG 1. Ta kontakt med ditt aksesspunkt STEG 2. Opprett en testfaktura STEG 3. Send testfakturaen STEG 4. Motta kundens tilbakemelding Dersom du allerede samarbeider med ett aksesspunkt, vennligst ta kontakt med ditt aksesspunkt og avtal hvordan testefakturaen mot Universitets- og høgskolesektoren skal settes opp. Videresend gjerne dette dokumentet til ditt aksesspunkt. Hvis du på nåværende tidspunkt ikke kan sende elektronisk faktura og/eller ikke er tilkoblet et aksesspunkt, kontakt gjerne Basware eller andre aksesspunkt for informasjon om tilgjengelig løsninger. Alle godkjente aksesspunkt finnes her: Opprett en testfaktura i samsvar med innholdskravene du finner senere i dette dokumentet. For at Universitets- og høgskolesektoren skal kunne automatisere sin fakturahåndtering, er det viktig at du inkluderer alle nødvendige felter i din testfaktura. Send testfakturaen til ditt aksesspunkt, som så vil sende fakturaen videre. Fakturaen vil deretter verifiseres i samsvar med Universitets- og høgskolesektoren sine krav. Fakturaen blir så videreformidlet til riktig mottaker. Etter at du har sendt testfakturaen vennligst også gi beskjed til kontaktperson hos mottaker. Kontaktpersoner direkte på høgskoler og universiteter finnes på Vær oppmerksom på at testfakturaene vil gå direkte inn i produksjonsmiljøet til Universitets- og høgskolesektoren. Universitets- og høgskolesektoren vil kontrollere testfakturaen og, om nødvendig, be deg modifisere testfakturaen og gjenta steg 2 og 3, eller umiddelbart gi sin godkjenning til å begynne å sende efaktura. STEG 5. Begynn å sende elektroniske faktura! Fakturaene skal sendes på samme måte som i steg 3 når løsningen skal settes i produksjon. Vennligst informer din kontaktperson hos Universitets- og høgskolesektoren når du har sendt første faktura. Hun eller han vil kontrollere at denne er korrekt mottatt. Hvis du eller ditt aksesspunkt trenger bistand i denne prosessen, ikke nøl med å kontakte oss.

4 Implementeringsguide 4 (8) INNHOLDSKRAV A. Generell informasjon 1. Fakturatyper 2. Format I utgangspunktet skal alle fakturatyper som kan formidles elektronisk via denne løsningen kunne mottas av Universitets- og høgskolesektoren. Det bemerkes likevel at enkelte fakturatyper kan ha et innhold som krever nærmere avklaringer med Universitets- og høgskolesektoren for at de skal kunne mottas som forutsatt. Ut over dette gjelder noen generelle henstillinger tilknyttet bruk av enkeltfakturaer versus samlefakturaer. i. Enkeltfakturaer Universitets- og høgskolesektoren foretrekker at alle fakturaer søkes utstedt enkeltvis. Dette for å unngå betalingsforsinkelser forårsaket av tidkrevende attestasjon og anvisning hos en rekke personer. ii. Samlefakturaer Fakturaer utstedt med referanse til flere bestillinger kan formidles elektronisk, men det henstilles til at dette så langt som mulig unngås. Merk at samlefakturaer kan forutsette kundetilpasset layout, med de ekstra kostnader det medfører. iii. Krav til enkeltleverandører 3. Visningskopi De krav som fremgår i dette dokumentet kan bli komplettert av tilleggskrav basert på eventuelle særforhold tilknyttet leverandørens fakturering av Universitets- og høgskolesektoren. Slike tilleggskrav reguleres i avtale mellom leverandøren og Universitets- og høgskolesektoren som kunde. Universitets- og høgskolesektoren mottar elektroniske fakturaer på standardformatet EHF. Gjennom dette dokumentet beskrives bruk av dette. Visningskopier som vedlegges må være i format PDF eller TIFF. Dersom visningskopi ikke er vedlagt, eller i et annet format enn PDF eller TIFF, genereres en standardisert visningskopi som ikke nødvendigvis inneholder all informasjon dere ønsker å formidle. Det er derfor anbefalt å inkludere egen visningskopi, men det er på ingen måte nødvendig.

5 Implementeringsguide 5 (8) B. Adresser Høgskole / universitet Adresse Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 9908: Det teologiske Menighetsfakultet 9908: Høgskolen i Bergen 9908: Høgskolen i Buskerud 9908: Høgskolen i Finnmark 9908: Høgskolen i Gjøvik 9908: Høgskolen i Harstad 9908: Høgskolen i Hedmark 9908: Høgskolen i Lillehammer 9908: Høgskolen i Molde 9908: Høgskolen i Narvik 9908: Høgskolen i Nesna 9908: Høgskolen i Nord-Trøndelag 9908: Høgskolen i Oslo og Akershus 9908: Høgskolen i Sør-Trøndelag 9908: Høgskolen i Telemark 9908: Høgskolen i Vestfold 9908: Høgskolen i Volda 9908: Høgskolen i Østfold 9908: Høgskolen i Ålesund 9908: Høgskolen Stord/Haugesund 9908: Høgskulen i Sogn- og fjordane 9908: Kunst- og designhøgskolen i Bergen 9909: Kunsthøgskolen i Oslo 9908: Norges Handelshøyskole 9908: Norges Idrettshøgskole 9908: Norges Musikkhøgskole 9908: Universitetet i Agder 9908: Universitetet i Nordland 9908: Universitetet i Stavanger 9908:

6 Implementeringsguide 6 (8) C. Fakturainnhold Vennligst påse at følgende informasjon er inkludert i dine fakturaer til Universitets- og høgskolesektoren. Alle felter skal inkluderes uten formatering (Eksempelvis Orgnr: og bankkontonummer: ). Merk: Fakturaer som ikke inneholder alle påkrevde felter vil avvises. Type informasjon Kommentar Påkrevd EHF-lokalisering Leverandørs e-fakturaadresse JA / Invoice / AccountingSupplierParty / Party / EndpointID Leverandørs navn JA / Invoice / AccountingSupplierParty / Party / PartyName / Name Leverandørs adresse JA / Invoice / AccountingSupplierParty / Party / PostalAddress Leverandørs kontaktperson / Invoice / AccountingCustomerParty / Party / Contact / Name Leverandørs organisasjonsnr JA / Invoice / AccountingSupplierParty / Party / PartyLegalEntity / CompanyID Leverandørs bankkontonr JA / Invoice / PaymentMeans / PayeeFinancialAccount / ID Leverandørs SWIFT kode Leverandørs IBAN nummer Gjelder leverandører som ikke fakturerer fra et norsk orgnr. Gjelder leverandører som ikke fakturerer fra et norsk orgnr. / Invoice / PaymentMeans / PayeeFinancialAccount / FinancialInstitution / ID[@schemeID="BIC"] / Invoice / PaymentMeans / PayeeFinancialAccount / ID[@schemeID='IBAN'] Kundes e-fakturaadresse Se seksjon B. JA / Invoice / AccountingCustomerParty / Party / EndpointID Kundes navn JA / Invoice / AccountingCustomerParty / Party / PartyName / Name Kundes adresse JA / Invoice / AccountingCustomerParty / Party / PostalAddress Kundes organisasjonsnr JA / Invoice / AccountingCustomerParty / Party / PartyLegalEntity / CompanyID Deres referanse KID-nummer Den enkelte institusjon har gjerne preferanser her. / Invoice / AccountingCustomerParty / Party / Contact / ID PaymentMeans / PaymentID Fakturanummer JA / Invoice / ID Fakturadato JA / Invoice / IssueDate Forfallsdato JA / Invoice / PaymentMeans / PaymentDueDate Bruttobeløp Fakturasum inkludert MVA JA / Invoice / LegalMonetaryTotal / PayableAmount Nettobeløp Fakturasum ekskludert MVA JA / Invoice / LegalMonetaryTotal / LineExtensionAmount Valuta 3-tegns valutakode (Eks. NOK) JA / Invoice / DocumentCurrencyCode MVA-beløp JA / Invoice / TaxTotal / TaxAmount Kontraktsnummer Invoice / ContractDocumentReference / ID Ordrenummer Se seksjon D, punkt 2. / Invoice / OrderReference / ID

7 Implementeringsguide 7 (8) D. Tilleggsinformasjon, faktura vennligst merk deg følgende: 1. Når du skal sende første reelle elektroniske faktura, vennligst informer til din kontaktperson hos Universitets- og høgskolesektoren først. 2. Universitets- og høgskolesektoren benytter ordrenummer for automatisk matching av dine fakturaer mot sendte ordre. Det er derfor viktig at du inkluderer ordrenummeret på fakturaen hvis dette er tilgjengelig. KONTAKTINFORMASJON UNINETT AS Generelt for UH-sektoren Basware AS UH-sektorens aksesspunkt Bernt Skjemstad bernt.skjemstad@uninett.no Activation Service activation.services@basware.com Kontaktpersoner direkte for kontakt mot høgskoler og universiteter finnes på

8 VEDLEGG fra Basware AS Hvordan komme i gang med efaktura? Jeg ønsker å sende efaktura med Basware Jeg har et ERP-system (eller annet system) som oppretter utskriftsjobber for papirfakturaer. Basware Virtual Printer tar tak i utskriftsjobben og lager efakturaer som distribueres gjennom Baswares meldingssentral, BT. Les mer her. Jeg ønsker å sende store mengder efakturaer til mange kunder samtidig. Basware BT Sender sender fra ERP-systemet til alle kundene dine via Baswares meldingssentral, BT. Avtal et møte med Basware allerede i dag eller bruk kontaktinformasjonen nedenfor. Les mer her. Jeg har begynt å sende efakturaer med Basware, men noen kunder sier de ikke er klare for å motta efaktura ennå. Jeg har veldig mange små leverandører som sender fakturaer i ulike formater. Basware tilbyr også en Print & Pakk tjeneste. Avtal et møte med Basware allerede i dag eller bruk kontaktinformasjonen nedenfor. Les mer her. Jeg ønsker å motta efaktura med Basware Basware Supplier Portal er en portalløsning der leverandørene selv kan gå inn og enkelt registrere sine fakturaer. Avtal et møte med Basware allerede i dag eller bruk kontaktinformasjonen nedenfor. Les mer her. Jeg har mange små og store leverandører som leverer store mengder papirfakturaer i ulike formater. Jeg ønsker å motta store mengder efakturaer fra mange leverandører via flere kanaler. Med Basware Scan & Capture kan alle dine papirfakturaer sendes til Basware. Basware skanner, tolker og overfører fakturaene direkte inn i ditt fakturaflytsystem*. Avtal et møte med Basware allerede i dag eller bruk kontaktinformasjonen nedenfor. Les mer her. Basware BT Receiver importerer efakturaer fra alle leverandører som kan sende faktura med Baswares meldingssentral, BT. Avtal et møte med Basware allerede i dag eller bruk kontaktinformasjonen nedenfor. Les mer her. *Forutsetter bruk av Basware IP. Kontakt Basware for informasjon om støtte for andre systemer. Om Basware Business Transactions (BT): Basware BT er motoren i Baswares meldingsformidlingstjeneste. BT er en overvåket tjeneste som raskt og sikkert overfører elektroniske meldinger frem og tilbake mellom handelspartnere. Basware BT har vært i drift i over 10 år og overfører pr. i dag over 1 million transaksjoner pr. måned. Kontaktinformation: Telefon: