Stord kommune Selskapskontroll Eigarskapsforvaltning

Transkript

1 Stord kommune Selskapskontroll Eigarskapsforvaltning Audit & Advisory April 2010

2

3 Innhald 1. Innleiing Selskapskontroll Kontrollkriteria Kommunenes Sentralforbund sine anbefalingar Lovkrav Eigarskapsmelding for for Stord kommune Metode Dokumentanalyse Spørjeundersøking Intervju og e-postførespurnad Verifiseringsprosessar Datadel Oversyn over eigarskapa Oversikt over selskap innanfor 80 i kommunelova Oversikt over selskap utanfor 80 i kommunelova Eigarskapsmelding og eigarstrategi Eigarskapmelding Føremålet med eigarskapa/eigarstrategi Utøving av eigarskap Val av styre og generalforsamlingsrepresentantar Kompetanse og opplæring Roller og ansvar Etikk Habilitet Handtering av vanskelege saker Oppfølging av eigarskapa Oppdatering av eigaroversikt Gjennomføring av eigarmøte Styringssignal og eigarkrav Rapportering og dialog Vurderingar Eigarskapsmelding og eigarstrategi Opplæring Gjennomføring av eigarmøte Roller Etikk Forslag til tiltak Vedlegg 1 Rådmannen si tilbakemelding Vedlegg 2 Utdrag frå KS si anbefaling... 21

4

5 1. Innleiing Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet, sak 26/09, gjennomført ein selskapskontroll som tar føre seg eigarskapsforvaltning i Stord kommune. 2. Selskapskontroll Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere korleis Stord kommune forvaltar eigarskap i selskap dei har eigarinteresser i. Følgjande overordna problemstillingar er undersøkt: 1. I kva grad har kommunen tilstrekkeleg med oversyn over eigarskapa sine? 2. I kva grad har kommunen ein eigarstrategi eller definerte føremål for selskapa dei har eigarinteresser i? 3. I kva grad har kommunen system og rutinar for å sikre at eigarskapa blir forvalta på ein forsvarleg måte? 4. Korleis blir styre- og generalforsamlingsrepresentantar utnemnd? 5. I kva grad har kommunen etablert system for å sikre at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse til å forvalte eigarstyringa på ein forsvarleg måte? 3. Kontrollkriteria 3.1 Kommunenes Sentralforbund sine anbefalingar Kommunenes Sentralforbund (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med anbefalingar 1 for korleis eigarskap bør forvaltas, og kva system og rutinar kommunen bør etablere. I nyhendemeldinga knytt til anbefalinga er bodskapen gjer som anbefalinga seier eller grunngjev kvifor ein i enkelte tilfelle ikkje følgjer anbefalinga. I den sist oppdaterte versjonen (januar 2009) omtalar KS nitten tema med tilhøyrande anbefalingar: 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte 2. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 3. Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter 4. Vurdering og valg av selskapsform 5. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 6. Eierdokumenter som grunnlag for selskaps- og forvaltningskontroll 7. Sammensetning og funksjon av eierorgan 8. Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor 9. Gjennomføring av eiermøter 1 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (januar, 2009) 5

6 10. Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskap 11. Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene 12. Styresammensetning i konsernmodell 13. Oppnevnelse av vararepresentanter 14. Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene 15. Kjønnsrepresentasjon i styrene 16. Godtgjøring til styrerepresentanter 17. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettsubjekter 18. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 19. Åpenhet og klarhet om administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak. Utdrag frå anbefalinga ligg i vedlegg nr. 2. KS har også kome med anbefalingar til kva kompetanse styremedlemmer bør ha: Kunnskap om aksjeloven, IKS-loven, kommuneloven, andre relevante lover, forskrifter og avtaler som har betydning for selskapets drift. Kunnskap om selskapets formål, vedtekter, organisasjon og historie. Kompetanse om private og kommunale regnskapsprinsipper, evne til å lese økonomiske utviklingstrekk og foreta nødvendige grep når nødvendig. Kompetanse på offentlig forvaltning og de politiske og samfunnsmessige utfordringene til enhver tid. Spesialistkompetanse og erfaring på et eller flere områder som for eks. juss, økonomi, markedsføring, forvaltning, kommunalkunnskap, teknikk, HMS, ledelse, organisasjon. Ha kunnskap om trender og utviklingstrekk innenfor bransjen. Ha kunnskap om konkurrerende virksomheter. 3.2 Lovkrav I følgje aksjelova utøver aksjeeigarane den øvste mynde i selskapet gjennom generalforsamlinga. Kvar aksje gjev ei stemme dersom ikkje anna følgjer av lov eller vedtekter ( 5-3). Forvaltninga av selskapet høyrer til under styret, og medlemmene blir valt av generalforsamlinga ( 6-3). Styret skal syta for forsvarleg organisering av verksemda ( 6-12) og styret skal føre tilsyn med den daglege leiinga av selskapet og selskapet sine andre verksemder ( 6-13). Styremedlemmer tenestegjer i to år. I vedtektene kan tenestetida settast kortare eller lenger, men ikkje meir enn fire år ( 6-6). I følgje lov om interkommunalt samarbeid 3 6 skal selskapet ha eit representantskap kor alle deltakarar er representert med minst ein representant. Kommunen utnemner sjølv sine representantar. Deltakarane vil, i følgje 7, utøve si mynde i selskapa gjennom representantskapet som er selskapet sin øvste mynde. Kvar representant har ein stemme med mindre anna er fastsett i selskapsavtalen ( 9). Representantskapet vel styremedlemmer, og dei blir valt for to år med mindre anna er avtalt. Valperioden kan ikkje settast lenger enn fire år ( 10). Forvaltninga av selskapet høyrer under styret, som har ansvar for ein tilfredstillande organisering av selskapet ( 11). 2 Lov om aksjeselskap LOV Lov om interkommunale selskaper LOV nr 06. 6

7 3.3 Eigarskapsmelding for for Stord kommune Stord kommune har vedteke eigarskapsmelding 4 som første gong blei utarbeidd i Det går fram av eigarskapsmeldinga at målet med eigarskapmeldinga er å drøfte kommunen sine ulike motiv for å oppretta eller å delta i selskap og det vert tilrådd ei ordning med årleg behandling av eigarskapsmeldinga i kommunestyret. Ei slik ordning vil utvikla kommunen som eigar og klårgjera rolledeling mellom eigar og selskap Eigarskapsmeldinga er i to delar. Del 1 presenterer aktuelle selskapsformer for kommunen, felles prinsipp og strategiar for ei god eigarstyring i dei ulike selskapsformene, samt reglar og prosedyrar for politisk og administrativ utøving av eigarskapet. Del 2 omtalar selskap som Stord kommune eig eller deltek i. Det går fram av meldinga at Stord kommune si eigarskapsmelding er systematisert etter KS Eierforum sine råd, som langt på veg er lagt til grunn for dei prinsipp, retningsliner og rutinar som inngår i meldinga. I rapporten er moment frå eigarskapsmeldinga innarbeidd i datadelen. 4. Metode I selskapskontrollen om eigarskapsforvaltning i Stord kommune har vi nytta dokumentanalyse, spørjeundersøking, intervju og e-postførespurnad. 4.1 Dokumentanalyse Dokumentanalysen omfattar eigarskapsmeldinga, kommunale vedtak og relevante lovar. 4.2 Spørjeundersøking Det er sendt ut ei spørjeundersøking til Stord kommune sine styremedlemmer og representantskaps-/generalforsamlingsrepresentantar (generalforsamlingsrepresentantar), totalt 20 respondentar. 16 personar svara på undersøkinga. Nokre av respondentane har verv både som styremedlemmer og generalforsamlingsrepresentant. 4.3 Intervju og e-postførespurnad For å få djupare kunnskap om eigarskapsforvaltninga i Stord kommune blei det gjennomført intervju med dei i kommunen som har ansvar og roller knytt til eigarskapsforvaltninga i kommunen. I tillegg er det sendt e-postførespurnad til ein respondent for å få supplerande informasjon. 4 Eigarskap og selskapsstyring i Stord kommune, vedteke 4. april 2009 (KS sak 24/09) og revidert , (KS sak 82/09). 7

8 4.4 Verifiseringsprosessar Intervjua er verifisert av intervjuobjekta og det er berre informasjon frå verifiserte intervju som er nytta i rapporten. Datadel av rapporten er sendt til rådmannen for verifisering. Rapport til høyring er sendt til rådmannen for uttale. Tilbakemelding frå rådmannen følgjer av vedlegg Datadel 5.1 Oversyn over eigarskapa 5 I tabellane under er selskapa Stord kommune har eigarskap i delt inn i grupper som syner selskap som fell inn under kommunelova 6 80 Selskapskontroll og andre selskap som kommunen har eigarskap i. Selskap som fell inn under kommunelova 80 er selskap kor kommunen åleine eller saman med andre kommunar og/eller fylkeskommunar har 100 % eigarskap Oversikt over selskap innanfor 80 i kommunelova Selskap Eigardel Sunnhordland interkommunale miljøverk (SIM) IKS 29,38 % Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS 12,5% Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH) IKS 4,61 % Business Region Bergen AS 3,6 % Sunnhordland Lufthavn AS 79 % Stord Kommunale Eigedomsselskap AS 100 % Oversikt over selskap utanfor 80 i kommunelova Selskap Eigardel Podlen Verkstad AS 95,8 % Tysnesbrua AS 9,17 % Sunnhordland Bru- og Tunnelselskap AS 4,87 % Sunnhordland Industri AS 28 % Haukelivegen AS 3,13 % Fastlandssamband Halsnøy AS 5,3 % Eldøyane Næringspark AS 0,15 % SNU AS 34,4 % Atheno AS 11,9 % S Lab AS 21,13 % Sunnhordland Kraftlag AS (SKL) 2,1 % Saneset Sag LL 45 % (45 luter) Dag og tid 2 Luter Biblioteksentralen AL 2 Luter Stord Idrettspark AS 60 % 5 Oversikt over selskap er basert på opplysningar frå Stord kommune sin eigarskapsmelding for Lov om kommuner og fylkeskommuner LOV

9 5.2 Eigarskapsmelding og eigarstrategi Eigarskapmelding Det blir opplyst i intervju at kommunen, som følgje av eigarskapsmeldinga, har blitt meir bevisst på kvifor ein er eigar. Det har blant anna medført at kommunen har stilt spørsmål ved enkelte av eigarskapa 7. I samband med framlegg om revidert utgåve av eigarskapsmeldinga blei det frå kommunen sendt spørsmål til dagleg leiar i dei 10 selskapa kommunen har størst eigarinteresse i. Spørsmåla var knytt til om eigarmeldinga har vore tema i styret, om selskapa har etiske retningslinjer, gjennomføring av styreevaluering, strategi og handlingsplanar, gjennomføring av eigarmøte og kjønnsfordeling i styra. Det går fram i saksframlegg 8 for revidert eigarskapsmelding at det ligg ei utfordring i å få gjennomført i praksis retningslinene som ligg i meldinga. Det syner mellom anna tilbakemeldinga frå selskapa på spørsmål som blei stilt. Spørjeundersøkinga som blei gjennomført i samband med selskapskontrollen viser at 68,8 % av respondentane kjenner til innhaldet i eigarskapsmeldinga. Av desse er det 27,3 % som meiner eigarskapsmeldinga i stor grad blir lagt til grunn for kommunen si eigarskapsforvaltning, 45,5 % seier i nokon grad, og 27,2 % meiner den i liten grad blir lagt til grunn. Det blir vidare kommentert at eigarskapsmeldinga er ny og at kommunen er i ein viktig og målretta prosess med å utvikle seg som eigar Føremålet med eigarskapa/eigarstrategi Det blir i intervju formidla at Stord kommune sine eigarstrategiar dels kjem til uttrykk i eigarskapsmeldinga og dels gjennom drøftingar i saksframlegg ved etablering av selskap. I eigarskapsmeldinga blir føremålet i vedtektene for kvart selskap referert, samt at det blir gjeve ei skildring av sentrale oppgåver for selskapa. For enkelte av selskapa går det også fram kva motivasjon kommunen har for eigarskapet, til dømes om eigarskapet er politisk, samfunnsøkonomisk eller finansielt motivert. Det er ikkje angjeve nærare korleis selskapa sine føremål og oppgåver bidreg til å oppfylle kommunen si intensjon med eigarskapet. I intervju blir det formidla at dei opplever at kommunen har tydeleg eigarstrategi for dei selskapa som blir vurdert som viktigast i forhold til føremål, og økonomisk verknad for kommunen. For selskap med låg kommunal eigardel er det ikkje etablert eigarstrategiar. Det blir vidare opplyst at det kan variere i kor stor grad strategiane blir følgt opp av kommunen. I eit av intervjua blir det formidla at ein ikkje er kjend med om kommunen kontrollerer om målsettingar for selskapa blir oppfylt. I spørjeundersøkinga kjem det fram at 75 % av styrerepresentantane opplever at kommunen har ein tydeleg strategi eller føremål med eigarskapet og 77,8 % av dei seier at desse i stor grad er styrande for styrearbeidet. Alle generalforsamlingsrepresentantane opplever at kommunen har ein tydeleg strategi eller føremål med eigarskapet. Tre av fire svara at strategien i nokon grad er reflektert i dei sakane som blir handsama i generalforsamlinga, medan ein svarer i stor grad. 7 Formannskapet har i sak 57/09 vedteke vilkåra for sal av aksjane i Eldøyane Næringspark AS. 8 Saksframlegg, Revidert eigarskapsmelding for Stord kommune , arkivref: 2008/ /

10 Det blir i intervju opplyst at kommunen ikkje har rutinar for å gjennomgå vedtektene for selskapa med jamne mellomrom, men at vedtektsfesta føremål blir vurdert å vere i samsvar med kommunen sitt føremål med eigarskapa. I forhold til kva type verksemd kommunen skal ha eigarskap i, blir det i intervju opplyst at dette er ei vurdering som blir gjort i kvart enkelt tilfelle i forhold til å oppnå politiske målsettingar, samsfunnsutvikling og effektiv drift. Ved val av selskapsform gjer kommunen ei vurdering av kor tett selskapet skal vere knytt til kommunen. Det er nytta kommunalt føretak (KF) for kommunale tenester innan vatn og avløp og eigedomsforvaltning av kommunale bygningar. Skal selskapet drive meir fristilt frå kommunen vurderer kommunen aksjeselskap som mest veleigna. Dersom det er fleire kommunar på eigarsida er interkommunale selskap (IKS) føretrekt. Stiftingar blir ikkje vurdert å vere ei teneleg selskapsform. 5.3 Utøving av eigarskap Val av styre og generalforsamlingsrepresentantar Spørjeundersøkinga viser at åtte av styremedlemmene har eitt verv, og fire har to eller fleire verv. To generalforsamlingsrepresentantar har verv for eitt selskap og like mange for to eller fleire selskap. Det er kommunestyret som står for utnemning av representantar til generalforsamling og representantskap. Det blir opplyst at ordførar representerer kommunen på generalforsamling. Det blir formidla frå kommunen at varaordførar, på fullmakt frå ordførar, som regel representerer kommunen på generalforsamling om ordførar ikkje kan stille. Kommunen sine representantar til representantskapet i SIM IKS er medlemmer av komité for næring, miljø og kultur og det blir formelt valt vararepresentantar til representantskapet. Normal varigheit for slike verv er 2 år. I spørjeundersøkinga går det fram at 75 % av generalforsamlingsrepresentantane er politikarar. Spørjeundersøkinga viser vidare at det blir lagt mest vekt på politiske verv og partitilhøyre ved val av generalforsamlingsrepresentantar. 2 av 3 representantar meiner at kompetanse i nokon grad blir teke omsyn til ved utnemning, medan ein svarer i liten grad. Kapasitet og erfaring frå andre verv blir lagt minst vekt på når representantar blir valt. Når det gjeld val av styremedlemmer, er det kommunestyret som står for utnemning og det blir opplyst at den politiske valnemnda innstiller på aktuelle kandidatar. Kommunen nyttar alltid valnemnda i samband med utnemning av styremedlemmer. Det blir vidare opplyst at valnemnda har dialog med styra i selskapa for å kartleggje nærare kva behov styret har. Det blir opplyst at eit viktig kriterium for val av styremedlemmer er at faste medlemmer av kommunestyret og leiande politikarar ikkje skal sitje i selskapsstyra. Ein av dei som er intervjua opplyser at kommunen er bevisst på dette og har gjennomført det med få unntak. I tillegg blir kompetanse og kjønnsbalanse lagt til grunn ved utnemning. Av styremedlemmene utnemnt av kommunen er det 33,3 % som er politikarar, 16,7 % kjem frå administrasjonen og 50 % har ei anna tilknyting. Spørjeundersøkinga viser at kjønn og 10

11 kompetanse er mest avgjerande ved val av styremedlemmer, medan partitilhøyre og erfaring frå andre verv blir lagt minst vekt på ved utnemning av styremedlemmer. I forhold til utnemning av styre- og generalforsamlingsrepresentantar blir det i undersøkinga kommentert at ein i større grad burde finne rett person med tanke på kompetanse, interesse og innsatsvilje, enn politisk tilhøyre. I tillegg blir viktigheita av å sjå på den samla kompetansen i eit styre trekt fram. Det går fram av eigarskapsmeldinga at alle som tek på seg styreverv for kommunale selskap bør registrera verva i styrevervregistret 9. Det blir i intervju formidla at ein er usikker på i kor stor grad dette blir følgt opp. Ein gjennomgang av styrevervregistret syner at ikkje alle styremedlemmer som er utnemnt av Stord kommune er registrert Kompetanse og opplæring Det blir opplyst i intervju at kommunen ikkje har gjennomført opplæring av dei folkevalde knytt til eigarstyring eller gjort ei kartlegging av opplæringsbehovet. I undersøkinga går det fram at ingen av generalforsamlingsrepresentantane har fått opplæring i samband med vervet. Det blir gjeve uttrykk for at ein saknar opplæring som representant for kommunen. Undersøkinga viser vidare at halvparten av generalforsamlingsrepresentantane meiner dei har tilstrekkeleg kompetanse til å utøve sitt verv, medan dei resterande seier dei i nokon grad har tilstrekkeleg kompetanse. I intervju blir det sagt at generalforsamlingsrepresentantar bør ha ein basiskompetanse innan selskapet sitt verksemdsområde, men det viktigaste er ei god forankring politisk i forhold til korleis representanten skal opptre på vegne av kommunen. Dei bør også kjenne innhaldet i eigarskapsmeldinga. Undersøkinga viser at 83,3 % av styrerepresentantane ikkje har fått opplæring i samband med vervet. Blant styremedlemmene meiner 58,3 % at dei i stor grad har tilstrekkeleg kompetanse til å utøve styrevervet, medan 41,7 % seier i nokon grad. Det blir i undersøkinga formidla at styrerepresentantar saknar opplæring i rolla som styremedlem, og innan økonomifag. Blant forslag til opplæringstiltak blir det foreslått kurs, der ein mellom anna klargjer forventningar til styremedlemmer og får opplæring i styrearbeid, aksjelova og økonomifag. Det blir i intervju lagt vekt på at styret bør ha økonomisk og juridiske kompetanse, samt bransjekompetanse. Det blir vidare formidla at styremedlemmer bør ha erfaring frå styreverv. I undersøkinga går det fram at 58,3 % av styrerepresentantane svarer at det ikkje blir gjennomført ei evaluering av styret sitt arbeid og kompetanse, medan 25 % er usikre på om det blir gjennomført

12 5.3.3 Roller og ansvar Kommunen har i nokon grad gjeve retningslinjer for korleis generalforsamlingsrepresentantane skal utøve verva. 3 av 4 generalforsamlingsrepresentantar meiner at kommunen har klare retningslinjer for korleis ein skal utøve vervet. I spørjeundersøkinga er to av fire generalforsamlingsrepresentantar i stor grad einige i at det er tydeleg korleis dei skal utøve rolla som generalforsamlingsrepresentant, medan like mange i nokon grad er einige i dette. På spørsmål om i kva grad dei er kjent med kva ansvar og mynde som er knytt til vervet, svara også 2 av 4 generalforsamlingsrepresentantar at dei i stor grad er kjent med dette, medan 2 svara i nokon grad. I spørjeundersøkinga svarer 33,3 % av styrerepresentantane at det i liten grad er tydeleg korleis dei skal utøve rolla som styrerepresentant, medan 50 % seier at det i stor grad er tydelig. Dei førstnemnde trekk fram at det ikkje er formell kontakt eller oppfølging frå kommunen, og at det er usikkert om ein skal ta omsyn til eigne politiske meiningar eller om ein skal representere synet til kommunen. Det kjem vidare fram i undersøkinga at 75 % av styremedlemmene i stor grad er kjent med kva ansvar og mynde som er knytt til vervet. Dei som er intervjua meiner at kommunen og kommunestyret har ei klår oppfatning av rolle og ansvar for styremedlemmer. Det blir også formidla at det ikkje er forhold som tyder på at styrerepresentantane ikkje har ei klår oppfatning av kva rolle og ansvar som er knytt til vervet. Eit av intervjuobjekta seier likevel at det har vore tilfelle der kommunen har måtte forklara innhald i rolla til styremedlemmer. 45,5 % av styrerepresentantane svarer at styret har styreinstruks. 27,3 % av respondentane veit ikkje om det ligg føre styreinstruks, medan like mange svarer at det ikkje er utarbeidd slik instruks. Av dei som svarer at det ikkje ligg føre styreinstruks, oppgjev 16,7 % at dei i nokon grad opplever manglande styreinstruks som eit problem i samband med utøving av styrevervet, medan 66,7 % svarer at dette i liten grad er eit problem Etikk Stord kommune har utarbeidd etiske retningslinjer, men administrasjonen er ikkje kjent med korleis dei er formidla til kommunen sine representantar. 62,5 % av respondentane i spørjeundersøkinga kjenner til at det er etiske retningslinjer i kommunen. Av desse er det 40 % som oppgjev at dei i stor grad kjenner innhaldet i desse, medan 50 % svarer at dei i nokon grad kjenner innhaldet. På spørsmål om ein har opplevd etiske utfordringar knytt til utøving av styrevervet, svarer 67 % av representantane at dei i liten eller ingen grad har opplevd etiske utfordringar. Ein respondent har opplevd etiske utfordringar, medan tre av dei spurde svarer at dei i nokon grad har opplevd etiske utfordringar. I følgje eigarskapsmeldinga er styret i dei enkelte selskapa ansvarleg for at selskapet har utarbeidd retningslinjer for etisk og samfunnsansvarleg forretningsdrift. Intervjuobjekta gjev uttrykk for at dei ikkje er kjend med om det er stilt krav overfor selskapa om å utarbeide etiske retningslinjer. 18,8 % av styremedlemmene svarer i spørjeundersøkinga at det er utarbeidd etiske retningslinjer i selskap dei har verv. 37,5 % meiner at det ikkje er utarbeidd etiske retningslinjer, 12

13 medan 43,8 % svarer at dei ikkje veit. Av dei som kjenner til at det er utarbeidd etiske retningslinjer seier alle at dei i nokon grad kjenner til innhaldet i retningslinjene Habilitet I eigarskapsmeldinga blir det opplyst at leiande politikarar som hovudregel ikkje skal sitja i selskapsstyra, og at spørsmålet skal vurderast ut i frå selskapet sitt føremål. Ein del av valnemnda si oppgåve er å vurdere habilitetstilhøve og moglege rollekonfliktar. Det blir opplyst gjennom intervju og e-postførespurnad at mogleg habilitetsproblematikk og interessekonfliktar blir vurdert i forkant av utnemning. Som følgje av at kommunen ikkje nyttar leiande politikarar i selskapsstyra opplever dei lite habilitetsproblematikk blant representantane. I forhold til moglege interessekonfliktar som følgje av relasjonar til anna næringsverksemd, søker kommunen å unngå å velje representantar som har kjende relasjonar til næringsverksemd i regionen. For å handtere habilitetsspørsmål blant representantane følgjer kommunen etablerte rutinar. I intervju blir det gjeve uttrykk for at kommunen har ein streng praksis i forhold til habilitetsspørsmål og at det blir gjort ei juridisk vurdering dersom ein er i tvil. I spørjeundersøkinga svarer alle styremedlemmene at dei kjenner til regelverket knytt til handtering av habilitetsproblematikk, og at ein i liten grad har opplevd habilitetsutfordringar Handtering av vanskelege saker Kommunen har ikkje fastsett prinsipp eller rutine for handtering av saker der representantar er usikre på korleis saka skal handterast. Det blir opplyst i intervju at det blir gjort ei vurdering frå sak til sak, og at det varierer korleis representantane handterer dette i praksis. Det varierer om ein vel å drøfte saka politisk eller administrativt. På spørsmål til generalforsamlingsrepresentantar om det hender dei er usikre på korleis dei skal handtere ei sak som kjem opp i generalforsamlinga, svarer 25 % at det hender nokre gonger, medan 75 % svarer at det sjeldan er tilfelle. 41,7 % av styremedlemmane oppgjev at det nokre gonger hender dei er usikre på korleis dei skal handtera ei sak som kjem opp i styret, medan 50 % svarer sjeldan. Ein (8,3 %) svarer at ein aldri er usikker. Dei som er usikre, kommenterer at dei løyser dette gjennom drøfting med ordførar, kontaktar andre på administrativt eller politisk nivå med naudsynt kompetanse, eller handlar ut frå eiga oppfatning av kva som er det rette. Det blir og trekt fram at ein gjer ei vurdering av saka i forhold til selskapet sine vedtekter og føremål. 5.4 Oppfølging av eigarskapa Det er eigarskapsmeldinga som ligg til grunn for Stord kommune si eigarskapsforvaltning, og oppdatering av eigaroversikt skjer i samband med revidering av denne. Det er ikkje utarbeidd andre rutinar for oppfølging og oppdatering av eigarskapa. Det blir opplyst at den som har hatt ein sentral administrativ rolle i saksførebuing og utarbeiding av eigarskapsmeldinga nyleg er gått 13

14 av med pensjon. Oppgåvene som vedkommande hadde i forhold til eigarskapsforvaltning er fordelt mellom rådmannen og ein annen person i administrasjonen. 37,5 % av respondentane i undersøkinga svarer at dei i stor grad synest kommunen si oppfølging er tilstrekkeleg. 50 % synest oppfølginga i nokon grad er tilstrekkeleg, medan 12,5 % meiner at kommunen sin oppfølging i liten grad er tilstrekkeleg. Når det gjeld kommentarar til manglar i kommunen si oppfølging av eigarskapa, gjev nokon utrykk for at dei saknar meir konkrete drøftingar/synspunkt om den politiske haldninga i saker på eigarmøtet. Vidare blir det gjeve uttrykk for at ei klår og målbar målsetjing for eigarskap er ein føresetnad før selskapet kan starte opp. Det blir også nemnt at det er uklårt om ein i styrevervet skal representere kommunen sine haldningar eller nytta eiga dømekraft til beste for selskapet. I intervju blir det peika på kor viktig det er at kommunen har eit bevisst forhold til oppfølging av selskapa, og at det kan vere tettare oppfølging enn det som har vore Oppdatering av eigaroversikt Stord kommune opplyser at dei nyttar siste mottekne rekneskap og årsmelding som grunnlag for oppdatering av eigaroversikt. I tillegg kan grunnlaget vere andre vedtak som blir gjort, til dømes auke i innskoten kapital i selskapa. Det blir vidare opplyst i intervju at kommunen har rutinar for å etterlyse manglande innsendt rekneskap og årsmelding frå selskapa. Informasjon frå selskapa blir arkivert elektronisk (Ephorte) og ein har moglegheit til å søkje opp innkallingar og generalforsamlingsprotokollar. Vedtak om val av styremedlemmer blir også lagt inn i systemet. Sekretariatet i kommunen er ansvarleg for arkiveringa Gjennomføring av eigarmøte Innkalling til generalforsamling blir sendt til Stord kommune ved ordførar. I følgje eigarskapsmeldinga skal årsrekneskap, årsrapportar, strategidokument og liknande leggjast fram for politisk handsaming i forkant av det årlege eigarmøtet. I undersøkinga svarer to av fire generalforsamlingsrepresentantar at saksliste til generalforsamling ikkje blir handsama i politiske organ i forkant av generalforsamling. I intervju blir det forklart at det i praksis ikkje er noko administrativ eller politisk handsaming av sakene som ifølgje innkallinga skal handsamast på generalforsamlinga. I undersøkinga blir det kommentert at det blir for lita tid til dei politiske prosessane i forkant av generalforsamlingar. Årsmelding og rekneskap blir sendt ut for seint til at ein får tatt ein politisk gjennomgang. Det er politisk sekretariat som mottek protokollar i etterkant av eigarmøta, og protokoll blir sendt som meldingssak til politisk komité. Det blir i intervju gjeve uttrykk for at kommunen ikkje har god nok rutine på at alle protokollar blir sendt til politisk nivå som meldingssak, men at ordførar gjev ei munnleg orientering i formannskapet ved spesielle forhold Styringssignal og eigarkrav To av fire generalforsamlingsrepresentantar seier at dei i stor grad opplever at kommunen gir tilstrekkeleg med styringssignal, medan like mange opplever at dei i nokon grad får tilstrekkeleg med styringssignal. Styringssignal blir hovudsakeleg gjeve munnleg i formelle fora og gjennom 14

15 kommunale vedtak. I intervju blir det opplyst at kommunen sin representant i stor grad opptrer i samsvar med kommunen sitt ønskje med selskapet. Halvparten av styremedlemmene svarer at styret i selskapet opplever at kommunen i nokon grad gjev tilstrekkleg med styringssignal. 25 % svarer at styret får tilstrekkeleg med styringssignal, medan like mange svarer at styret i liten grad får tilstrekkeleg med styringssignal. Dei fleste seier at styringssignal blir formidla gjennom generalforsamling eller møte i representantskapet. I spørjeundersøkinga svarer 3 av 4 respondentar at kommunen har tydelege eigarkrav for styringa av selskapa dei er generalforsamlingsrepresentant i. Av desse svarer ein representant at eigarkrava i stor grad blir følgt opp og to svarer i nokon grad. Det går fram av undersøkinga at oppfølginga skjer via årsmeldingar og gjennom drøfting i kommunestyret. Undersøkinga viser vidare at 66,7 % av styremedlemmane opplever at kommunen har tydlege eigarkrav og 25 % svarer at desse i stor grad blir følgt opp Rapportering og dialog I eigarskapsmeldinga står det at i selskap der kommunen har uttrykt ønske og behov for det, skal selskapet rapportere periodisk til komité eller formannskap. Vidare står det at einskilde selskap i periodar blir følgd opp tettare avhengig av situasjon, eigarinteresse og føremål. I intervju blir det formidla at kommunen mottek rapportering frå selskapa i samsvar med prinsippa i eigarskapsmeldinga og at kommunen får tilstrekkeleg med informasjon om dei ulike selskapa til å utøve god eigarstyring. Det har likevel vore tilfelle der kommunen har arbeidd med å få tilstrekkeleg med informasjon frå styret i eit av selskapa. Spørjeundersøkinga viser at tre av fire generalforsamlingsrepresentantar rapporter saker frå generalforsamling til kommunen, men at dei fleste representantane meiner det er utydeleg kva ei rapportering til kommunen skal innehalde. Det er ikkje noko systematisk rapportering frå styremedlemmer. I spørjeundersøkinga kjem det fram at 36,4 % av styremedlemmene rapporterer om styret sitt arbeid til kommunen. Av dei som rapporterer til kommunen opplever 75 % at rapporteringa blir følgt opp. I spørjeundersøkinga blir det mellom anna nemnt at styrerepresentantar rapporterer om styret sitt arbeid direkte til ordføraren, men også til komitéar og rådmannen. I intervju blir det forklart at det er dialog mellom kommunen ved ordførar og styret ved styreleiar gjennom året. For dei fleste selskapa som er viktige for kommunen er styreleiar utnemnd av kommunen. Det blir opplyst at kommunen har faste møte med fleire av selskapa. I slike møte står tema som økonomisk utvikling og strategi sentralt. 15

16 6. Vurderingar 6.1 Eigarskapsmelding og eigarstrategi Kommunen har vedteke ei eigarskapsmelding og synes å vere i ein god prosess for å sikre at eigarskapsforvaltninga blir gjennomført på ein tilfredstillande måte. I dette arbeidet er det viktig at kommunen i større grad etablerer rutinar som sikrar at alle dei prinsipp som går fram av eigarskapsmeldinga blir lagt til grunn for kommunen si eigarskapsforvaltning. Stord kommune vil vidare vere tent med å konkretisere eigarstrategiane for dei einskilde selskapa og samle desse i eigarskapsmeldinga. Dette vil bidra til at kommunen i større grad får synleggjort korleis mål og forventingar til eigarskapa skal realiserast, samt korleis selskapa sine føremål og oppgåver bidreg til å oppfylle kommunen si intensjon med eigarskapet. 6.2 Opplæring Selskapskontrollen viser at det ikkje er gjennomført opplæring av dei folkevalde i kommunen i forhold til eigarstyring. Ingen av generalforsamlingsrepresentantane og fleirtalet av styrerepresentantane har ikkje fått opplæring i vervet. Dette kan auke risikoen for at enkelte av representantane utnemnd av kommunen ikkje utfører vervet på ein tilfredsstillande måte. 6.3 Gjennomføring av eigarmøte Kommunen har ikkje etablert ein fast praksis med å handsama saker som skal opp på eigarmøte i forkant. Det kan føre til at kommunen ikkje fullt ut nyttar dei styringsmoglegheitene som ligg i eigarmøta. 6.4 Roller Gjennomganen viser at det kan vere uklårt korleis ein skal utøve vervet både for representantar til eigarmøte og styremedlemmer utnemnd av kommunen. Manglande klargjering av rollen kan bidra til at verva ikkje blir utført i samsvar med dei føresetnadene som ligg til grunn for styreverv og vervet som kommunen sin representant på eigarmøte. 6.5 Etikk I følgje eigarskapsmeldinga skal det utarbeidast etiske retningslinjer i det einskilde selskap som kommunen har eigarskap i. Undersøkinga viser at fleire av selskapa ikkje har etiske retningslinjer og det er difor viktig at kommunen medverkar til at denne føresetnaden i eigarskapsmeldinga blir følgt opp. 16

17 7. Forslag til tiltak Stord kommune bør: etablere rutinar som sikrar at alle dei prinsipp som følgjer av eigarskapsmeldinga blir lagt til grunn for kommunen si eigarskapsforvaltning. konkretisere og samla eigarstrategiar for det einskilde selskap. gjennomføre opplæring av dei folkevalde innan eigarstyring, og medverke til at styremedlemmer utnemnd av kommune får tilstrekkeleg opplæring. tydeleggjere rolla knytt til verva som styre- og generalforsamlingsrepresentant. sikre at dei etiske retningslinjene til kommunen blir gjort kjent for alle representantane og medverke til at det blir etablert etiske retningslinjer for alle selskapa kommunen har eigarskap i. gjennomføra periodiske evalueringar av eigarstyringa. 17

18 18

19 Vedlegg 1 Rådmannen si tilbakemelding 19

20