KO N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E

Transkript

1 Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr.121 /09 M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 2. september 2009 kl 18:30 Sted: Rådhuset, formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf Til behandling: Sak 34/09 Protokoll fra møtet 3. juni 2009 Sak 31/09 Forvaltningsrevisjonsrapport om spesialundervisning i grunnskolen ny tilbakemelding fra administrasjonen (utsatt fra forrige møte) Sak 35/09 Revisjonsrapport pr fra FDR vedr. kommunens årsregnskap Sak 36/09 Vestby havnekasse årsregnskap for 2008 Sak 37/09 Revisjonsrapport pr fra FDR vedr. Vestby havnekasses årsregnskap Sak 38/09 Rapport fra FIKS om selskapskontroll 2009 Sak 39/09 Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. 25. august 2009 Liv Løberg /s./ Leder Jan T. Løkken Sekretær Kopi: Ordfører og rådmann Follo distriktsrevisjon BDO Noraudit

2 Sak 34/09 Protokoll fra møtet 3. juni 2009 Saksutredning: Et forslag til protokoll var på høring blant utvalgets medlemmer via e-post. Særutskrift av vedtaket i sak 28/09 ble oversendt til kommunen i brev datert 5. juni Forslag til vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 3. juni 2009, godkjennes. 25. august 2009 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 3. juni 2009.

3 Sak 31/09 Forvaltningsrevisjonsrapport om spesialundervisning i grunnskolen ny tilbakemelding fra administrasjonen Saksutredning: I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 12 skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp og rapportere dette til kommunestyret. Kommuneadministrasjonen rapporterte i brev av 26. mars d.å. om sin oppfølging av revisjonens anbefalinger til rapporten om spesialundervisning. Jf. kommunestyrevedtak i sak K-111/08. Kontrollutvalget behandlet rapporten i møtet den 6. mai d.å., jf. sak 25/09, og vedtok: 1. Kontrollutvalget vil peke på at beskrivelsene i malen for IOP er svært snaue. Prosessbeskrivelsen gir ingen utfyllende informasjon som kan bekrefte at anbefalingene fra distriktsrevisjonen er fulgt opp. 2. Skolene må etablere rutiner for å registrere hvilken spesialundervisning elevene faktisk har fått og ikke fått. Halvårsrapportene skal gi opplysninger om dette sammen med opplysninger om hvilken spesialundervisning vedtaket forutsetter 3. Punktet om informasjon til de foresatte bør formuleres som et pålegg om mer aktiv informasjon til barnas foresatte. Kontrollutvalget ber rådmannen om tilbakemelding om dette innen 29. mai d.å. Særutskrift av vedtaket ble oversendt kommunen i e-post datert 12. mai. Utvalgets sekretær hadde senere et møte med skolesjefens kontor om saken. Kommuneadministrasjonens svar forelå i brev av 22. mai. Vedlagt fulgte oppdatert prosessbeskrivelse for spesialundervisning, skjema for melding om behov for spesialundervisning og skjema for individuell opplæringsplan. Sekretariatets vurdering av hvordan administrasjonen har fulgt opp revisjonens anbefalinger, jf. kommunens brev av 26. mars og 22. mai d.å. 1. Vestby kommune etablerer en ensartet praksis ved alle skolene som innebærer at foreldrene får informasjon om at de kan ta direkte kontakt med PPT hvis de er bekymret for sitt barns utvikling. I den reviderte prosedyrebeskrivelsen kommer det nå tydelig fram at foresatte kan henvende seg direkte til PPT og rutiner for informasjon til de foresatte om denne muligheten.

4 2. Kommunen innskjerper rutiner om arkivering av sakspapirer i elevmappene, samt dokumenterer formelle forsendelser av sakspapirer i postjournal. I den reviderte prosessbeskrivelsen gis en mer utfyllende beskrivelse av kravene til rutiner. 3. Kommunen påser at halvårsrapportene konkluderer i forhold til om eleven har nådd de målene som er fastsatt i IOP. I det reviderte skjemaet for halvårsrapportering er rubrikkene for vurdering av måloppnåelse blitt presisert i tråd med anbefalingen. 4. Skolene etablerer rutiner for å registrere hvilken spesialundervisning elevene faktisk får. Halvårsrapportene bør gi opplysninger om dette sammen med opplysninger om hvilken spesialundervisning vedtaket forutsetter. I det reviderte skjemaet for halvårsrapportering er det nå tatt inn ny rubrikk 2.3 Avvik timetall halvårsrapport. 5. Vestby kommune bør utvide sine rutiner vedrørende System for å kartlegge og vurdere kvaliteten på opplæringen i Vestby kommune til også å beskrive området spesialundervisning. Man må da ta utgangspunkt i opplysninger om målene i de individuelle opplæringsplanene er nådd i følge halvårsrapportene. Administrasjonen viste i brev av 23. mars til sitt system for kvalitetsvurdering pr. november Kommunen utarbeider formaliserte prosessbeskrivelser for området spesialundervisning, hvor eksisterende rutinebeskrivelser og skjemaer kan knyttes opp. Administrasjonen viste i brevet av 23. mars til utarbeidet prosedyrebeskrivelse. Jf. revidert prosedyrebeskrivelse som fulgte deres brev av 22. mai. Sekretariatet mener revisjonens anbefaling er ivaretatt på dette punktet. Samlet vurdering: Kommuneadministrasjonen har fulgt opp revisjonens anbefalinger ved å gjøre endringer i prosessbeskrivelser og skjemaer for planlegging og rapportering. Vi er kjent med at skolesjefens kontor planlegger informasjonsmøter med skolene om endringene m.m. Vi foreslår at kommuneadministrasjonen bes om å komme med en rapport om ett år om hvordan anbefalingene har fungert i praksis. Innstilling: Kontrollutvalget sier seg tilfreds med kommuneadministrasjonens tilbakemelding om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten om spesialundervisning i

5 27. mai 2009 Jan T. Løkken /s./ Sekretær grunnskolen. Kontrollutvalget ber om en ny rapport om ett år om hvordan anbefalingene har fungert i praksis. Saken oversendes kommunestyret som melding. Vedlegg: Brev fra Vestby kommune datert vedr. Svar spesialundervisning i grunnskolen særutskrift sak 25/09 forvaltningsrevisjonsrapport

6 Sak 35/09 Revisjonsbrev pr fra FDR vedr. kommunens årsregnskap og kommunens svar Saksutredning: Follo distriktsrevisjon har i sin revisjonsrapport pr , jf. vedlagte kopi av brev datert 3. juni d.å., kommentert en rekke forhold ved kommunens årsregnskap. Foruten en utdyping av de to forbehold som ble gjort i revisjonsberetningen, kommenterer revisjonen flere forhold som den ikke anså for å være så vesentlige at de er tatt med i revisjonsberetningen. Vestby kommune svarer i brev av 2. juli: Administrasjonen vil ta med seg anbefalingene både i revisjonsberetningen og i revisjonsbrev nr. 2 inn i samarbeidet med den nye revisjonen, og søke å etterkomme anbefalingene i størst mulig grad. Sekretariatet vil peke på at det er uvanlig at administrasjonen ikke gir en mer detaljert tilbakemelding på revisjonens observasjoner og anbefalinger. Vi er usikre på hva det konkret vil si etterkomme anbefalingene i størst mulig grad. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber administrasjonen innen 1. november 2009 å legge fram en skriftlig rapport om hvordan den vil etterkomme revisjonens anbefalinger i Revisjonsrapport pr til kommunens årsregnskap for august 2009 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Kopi av FDRs revisjonsrapport pr datert 3. juni Kopi av Vestby kommune svarbrev av 2. juli 2009

7 Sak 36/09 Vestby havnekasse årsregnskap 2008 Follo distriktsrevisjon har avlagt revisjonsberetning for Vestby havnekasses regnskap for I revisjonsrapporten pr (se vedlegg til annen sak i dagens møte) utdyper revisjonen sin presisering i revisjonsberetningen om at årsregnskapet og årsberetning ikke ble avlagt innen lovens frist. Vi merker oss også at årsmeldingen/årsberetningen fra havnesjefen først og fremst gjelder for perioden fra 1. august 2008 da den nye havnesjefen ble tilsatt. Kontrollutvalget skal avgi en uttalelse som skal følge regnskapssaken sammen med revisjonsberetningen til kommunestyret. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget har i møtet 2. september 2009 behandlet Vestby havnekasses årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet og årsmeldingen, revisjonsberetningen datert 24. juni 2009 og revisjonsrapporten per (Revisjonsbrev nr. 2 datert 24. juni 2009) til Vestby kommune. Kontrollutvalget merker seg at regnskapet er avlagt med en presisering. Utover det som fremgår av revisjonsberetningen av 24. juni 2009, har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby havnekasses årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det fremlagte regnskapet for Vestby havnekasse for august 2009 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Vestby havnekasse regnskap og årsmelding for 2008 FDRs revisjonsberetning for Vestby havnekasse for 2008

8 Sak 37/09 Revisjonsrapport pr vedr. Vestby havnekasse årsregnskap Saksutredning: Follo distriktsrevisjon har i sin revisjonsrapport pr (Revisjonsbrev nr. 2), jf. vedlagte kopi av brev datert 24. juni d.å., utdypet sin presisering vedr. tidspunktet for avgivelse av årsberetningen og kommentert en anskaffelse i Son havn syd. I tråd med vanlig praksis legger sekretariatet fram revisjonsrapporten pr som egen sak. I revisjonsbrev nr. 2 pleier revisjonen å kommentere sider ved årsregnskapet som ikke anses å være så vesentlig at den er tatt med i revisjonsberetningen. I den siste rapporten gjelder dette revisjonens vurdering av at anskaffelsessaken i Son havn. I tillegg konstaterer revisjonen at flere forhold som ble tatt opp i revisjonsrapporten av 31. oktober 2008 (revisjonsrapport pr ) fortsatt gjelder. Kommunen skriver i sitt svar den 17. august at de tar de to første anbefalingene (tidspunkt for avgivelse av årsberetning og anskaffelse Son havn) fra revisjonen til etterretning. I forhold til revisjonens øvrige kommentarer(oppfølging av revisjonsrapporten av ) svares det at kommunen vil følge revisjonens anbefalinger. Kontrollutvalget bør vurdere å be om en rapport fra Vestby kommune om hvordan revisjonens anbefalinger er blitt fulgt opp. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget viser til revisjonens rapporter til havnekassens årsregnskap for 2007 og Kontrollutvalget ber om kommunens tilbakemelding på hvordan hver enkelt anbefaling er fulgt opp, eller planlegges fulgt opp, innen 2. november august 2009 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: FDRs revisjonsrapport pr for Vestby havnekasse datert 24. juni Vestby kommunes svar datert 17. august FDRs revisjonsrapport pr for Vestby havnekasse datert 31. oktober 2007 Vestby kommune svar datert 9. januar 2008

9 Sak 38/09 Rapport fra FIKS om selskapskontroll 2009 Saksutredning: Kommunestyret vedtok i sak 105/08, etter innstilling fra kontrollutvalget, jf. sak 50/08, en handlingsplan for selskapskontroll for perioden Følgende hovedtema ble prioritert for 2009: Utøver selskapets organer sin myndighet i tråd med gjeldende rammebetingelser, gis styret opplæring. Planen forutsatte at alle heleide kommunale selskaper i Follo skulle kontrolleres dette året. De andre kommunestyrene innen FIKS gjorde tilsvarende vedtak og vedlagte rapport er derfor en fellesrapport for alle kommunene. Kontrollutvalgene vedtok at FIKS skulle gjennomføre kontrollen og 11 interkommunale selskaper (IKS) og 8 aksjeselskaper er kontrollert. Frogn kommune har eierinteresser i følgende kommunalt heleide selskaper: Næringstjenester AS Vestby næringsselskap AS Follo kvalifiseringssenter IKS Movar IKS Søndre Follo Renseanlegg IKS Krisesenteret i Follo IKS Incestsenteret i Follo IKS I tillegg er heleid datterselskap av kommunalt heleide selskaper også omfattet av kontrollen: Vestby fjernvarme AS Kontrollen har tatt for seg følgende spørsmål: 1. Har selskapet selskapsavtale eller vedtekter og er disse i tråd med loven krav? 2. Hvor lang tid i forveien innkalles til representantskapsmøte eller generalforsamling? 3. Har representantskapet vedtatt økonomiplaner for de fire neste årene? 4. Hvor ofte informerer daglig leder i aksjeselskapet sitt styre om virksomheten? 5. Har selskapet instrukser for styret og daglig leder? 6. Får eierne kopier av innkallinger og saksdokumenter fra selskapet? 7. Har styrets medlemmer deltatt i opplæring i styrearbeid i 2008/2009? 8. Har styret gjennomført en evaluering av eget arbeid i løpet av 2008/2009? 9. Har selskapet tatt opp lån som løper i dag? Hvilken hjemmel har selskapet for event. låneopptak?

10 Kontrollen ble gjennomført via en spørreundersøkelse hos de daglige lederne i selskapa og ved dokumentgjennomgang. Samtlige svarte. Utkastet til rapport er i tråd med kontrollutvalgsforskriften 15 sendt på høring til selskapenes daglige ledere. Fristen for merknader er satt til 27. august. Dersom vi mottar merknader vil dette bli tatt inn i en ny versjon av rapporten og lagt fram i møtet. Vi har følgende anbefalinger: 1. Alle aksjeselskapene bør sette fristen til å sende innkalling til generalforsamlingen til minst fire uker. IKS-selskapene bør bli flinkere til å følge opp lovens krav til innkallingen til representantskapsmøtene. 2. Alle styremedlemmer bør jevnlig delta på ekstern styreopplæring 3. Styrene bør en gang pr år sette egenevaluering på dagsorden. 4. Alle styrene bør vedta egen styreinstruks og instruks for daglig leder. Kontrollutvalgsforskriften 15 forutsetter at kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om selskapskontrollen, men bestemmer selv hvordan dette skal gjøres. Innstilling: Kontrollutvalget tar Rapporten om selskapskontroll 2009 til etterretning. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar Rapporten om selskapskontroll 2009 til etterretning. 2. Kommunestyret slutter seg til rapportens anbefalinger og ber kommunens representanter i de aktuelle selskaper følge opp disse. 25. august 2009 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Rapport fra FIKS om selskapskontroll 2009

11 RAPPORT OM SELSKAPSKONTROLL AV DE HELEIDE KOMMUNALE SELSKAPENE I FOLLO UTFØRT AV FIKS PÅ VEGNE AV KOMMUNENE Pr. 12. august 2009 Sekretariat: Follo Interkommunale KontrollutvalgsSekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås E-post: FIKS@as.kommune.no Internett:

12 Innhold: 0. Sammendrag s Innledning s Formål og problemstillinger s Vurderingskriterier s Framgangsmåte og metode s Funn og vurderinger s Selskapsavtaler IKS-selskap s Vedtekter i ASene s Innkalling til repmøter i IKS-selskap s Innkalling til generalforsamling i ASene s Vedtak om økonomiplan i IKS-selskapene s Info. fra daglig leder ASene s Kopier av innkallinger etc. til eierne s Styremedlemmenes opplæring s Styrenes egenevaluering s Instrukser for styret og daglig leder s Hjemmel for låneopptak IKS-selskap s Hjemmel for låneopptak ASene s Konklusjon og anbefalinger s Høring hos selskapene s. 14 Vedlegg 1 Heleide kommunale aksjeselskap og IKS- selskap i Follo Vedlegg 2 IKS-selskapene svar fra de daglige lederne på FIKS spørreskjema Vedlegg 3 Aksjeselskapene - svar fra de daglige lederne i aksjeselskapene på FIKS spørreskjema.

13 0 Sammendrag Selskapskontroll er en lovpålagt oppgave for kommunene. Kontrollen omfatter de interkommunale selskapene og de kommunalt heleide aksjeselskapene og innebærer å kontrollere at de som utøver kommunens eierinteresser, det vil si selskapet, gjør dette i tråd med gjeldende lover og kommunens vedtak og forutsetninger. Denne rapporten om selskapskontroll bygger på vedtakene i kommunestyrene i Follo om plan for selskapskontroll for (12). Kontrollutvalgene valgte FIKS til å gjennomføre kontrollen. Kontrollen i 2009 er basert på en spørreundersøkelse hos de daglige lederne i alle selskapene, kombinert med en gjennomgang av innsendt dokumentasjon fra selskapene. Vi konsentrerte kontrollen om følgende områder om: selskapene har selskapsavtaler/vedtekter i tråd med lovens krav, innkallingen til representantskapsmøter/generalforsamlinger oppfyller lovens frister, IKS-selskapet har vedtatt økonomiplan for de kommende fire år daglig leder for AS informerer styret tilstrekkelig, eierne holdes orientert om selskapet styremedlemmenes gis opplæring styrenes gjennomfører egenevaluering styreinstruks er vedtatt hjemmel for låneopptak Vårt hovedfunn er at selskapene i det store og hele følger gjeldende virksomhetslov på de områdene som vi har undersøkt. Selskapene bør vurdere en bedre oppfølging av anbefalingene om eierskap fra KS Eierforum. Vi har følgende anbefalinger: 5. Alle aksjeselskapene bør sette fristen til å sende innkalling til generalforsamlingen til minst fire uker. IKS-selskapene bør bli flinkere til å følge opp lovens krav til innkallingen til representantskapsmøtene. 6. Alle styremedlemmer bør jevnlig delta på ekstern styreopplæring 7. Styrene bør en gang pr år sette egenevaluering på dagsorden. 8. Alle styrene bør vedta egen styreinstruks og instruks for daglig leder.

14 1. Innledning 1.1 Bakgrunn for selskapskontroll Gjennomføring av selskapskontroll er en lovpålagt oppgave i kommunene og fylkeskommunene. Dette framgår av Kommunelovens 77, nr. 5 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper med mer. 1.2 Selskapskontrollens formål Krav til selskapskontrollens innhold omhandles i forskrift om kontrollutvalg 14: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontrollen deles således inn i en obligatorisk del som omfatter eierskapskontroll, og en valgfri del som kan omfatte forvaltningsrevisjon. 1.3 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget skal i henhold til Kontrollutvalgsforskriften 13 utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal endelig vedtas av kommunestyret. Kommunestyrene i Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby og Ås vedtok i løpet av høsten 2008 hver sin handlingsplan for selskapskontroll for perioden (12) 1. Kommunene har ulike eierinteresser i selskaper, men målene og rammene for kontrollen var de samme. For 2009 prioriterte kommunene følgende hovedtema for selskapskontrollen: Utøver selskapets organer sin myndighet i tråd med gjeldende rammebetingelser, gis styret opplæring. Planen forutsatte at alle heleide kommunale selskaper skulle kontrolleres dette året. Kontrollutvalgene vedtok at Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat (FIKS) skal gjennomføre kontrollen for deres kommuner. 1 Vedtak i Enebakk kommunestyre i sak 95/08, jf kontrollutvalgets vedtak i sak 26/08 Vedtak i Frogn kommunestyre sak 82/08, jf kontrollutvalgets vedtak i sak 27/08 Vedtak i Oppegård kommunestyre sak 61/08, jf. kontrollutvalget vedtak i sak 26/08 Vedtak i Ski kommunestyret i sak 112/08, jf. kontrollutvalget vedtak i sak 41/08 Vedtak i Vestby kommunestyre i sak 105/08, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 50/08 Vedtak i Ås kommunestyre i sak 60/08, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 26/08

15 2. Formål og problemstillinger Med utgangspunkt i formålet med selskapskontrollen og kommunestyrenes planer foretok FIKS en presisering av kontrollen av selskapene. Dette ble gjort ved valg av spørsmål og valg av framgangsmøte ved kontrollen. De interkommunale selskapene og aksjeselskapene har noe ulike rammebetingelser som følge av lovverket og noen av spørsmålene vi tok opp med de to selskapstypene var derfor forskjellige. Spørsmålene til de interkommunale selskapene: 1. Har selskapet en selskapsavtale som oppfyller bestemmelsene i IKS-loven 4? 2. Har innkallingen til representantskapsmøtene i 2008/2009 skjedd med minst fire ukers varsel, jf, IKS-loven 8,2. 3. Har representantskapet i 2008/09 vedtatt en økonomiplan for de fire neste budsjett årene og som omfatter kravene i IKS-loven 20? Eventuelt når? 4. Sender selskapet kopier av innkallinger, protokoller, økonomiplaner, årsrapporter og årsregnskap direkte til sine eiere? 5. Har styrets medlemmer deltatt i opplæring i styrearbeid i 2008/2009? Hvor stor andel av styret deltok eventuelt i opplæringen? 6. Har styret gjennomført en evaluering av eget arbeid i løpet av 2008/2009? Eventuelt når? 7. Har styret fastsatt en styreinstruks om hvilke saker som skal styrebehandles og daglig leders arbeidsoppgaver? 8. Har selskapet tatt opp lån som løper i dag? Hva er i tilfelle hjemmelen for dette? Spørsmålene til aksjeselskapene: 1. Er selskapets mål vedtektsfestet? 2. Hvor lang tid i forveien sendes innkallingen til generalforsamlingene? 3. Hvor ofte informerer daglig leder styret om selskapets virksomhet? jf. aksjeloven 6- Skjer dette muntlig og/eller skriftlig og blir det protokollført? 4. Har selskapet vedtatt en styreinstruks om eget arbeid og daglig leders oppgaver? 5. Har styrets medlemmer deltatt i opplæring i styrearbeid i 2008/2009? Hvor stor andel av styret deltok eventuelt i opplæringen? 6. Har styret gjennomført en evaluering av eget arbeid i løpet av 2008/2009? Eventuelt når? 7. Sendes innkalling til generalforsamlingen til ordførerne og rådmennene i eierkommunene? 8. Dersom selskapet har tatt opp lån, hvem har vedtatt dette og hva er hjemmelen for vedtaket? Alle selskapene (Se vedlagte oversikt) svarte på våre spørsmål. Vi har fått opplyst at Follo Barnevernvakt IKS er under avvikling og vi har derfor ikke tatt med dette selskapet i kontrollen.

16 3. Vurderingskriterier Vurderingskriterier er en samlebetegnelse for de krav og forventinger vi har benyttet for å vurdere de funn som undersøkelsen avdekket: Lov om interkommunale selskaper 4, 8, 20, 22 Aksjeloven 2-2, 5-5, 6-15, 6-23 Anbefalinger om eierskap fra KS Eierforum Vedtak i kommunestyrene 4 Framgangsmåte og metode Informasjon fra selskapene er innhentet via spørreskjema som vi sendte selskapene v/daglig leder. Enkelte av svarene er fulgt opp med spørsmål til daglig leder Dokumentsøk i vedtekter, selskapsavtaler, innkallinger til styremøter og rep.møter/generalforsamlinger, protokoller, årsrapporter og årsregnskap. (Alle selskapene sender fortløpende disse dokumentene til FIKS). 5. Funn og vurderinger 5.1 Selskapsavtaler IKS-selskapene Vurderingskriterium: Lov om interkommunalse selskaper 4 Selskapsavtale: For interkommunalt selskap skal det opprettes en skriftlig selskapsavtale. For de enkelte deltakere skal kommunestyret eller fylkestinget selv vedta avtalen. For deltaker som er interkommunalt selskap, vedtas selskapsavtalen av representantskapet. Vedtaket krever tilslutning fra samtlige medlemmer av representantskapet med mindre annet er fastsatt i selskapsavtalen for det deltakende selskap. Endringer i selskapsavtalen som gjelder forhold som omtalt i tredje ledd, skal skje på samme måte. Andre endringer vedtas av representantskapet med tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmer med mindre det er avtalt at også slike endringer skal vedtas i samsvar med regelen i første punktum. Selskapsavtalen skal i det minste angi følgende: 1. selskapets foretaksnavn; 2. angivelse av deltakerne; 3. selskapets formål; 4. den kommune der selskapet har sitt hovedkontor; 5. antall styremedlemmer;

17 6. deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser overfor selskapet; 7. den enkelte deltakers eierandel i selskapet og den enkelte deltakers ansvarsandel i selskapet dersom denne avviker fra eierandelen; 8. antall medlemmer av representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner; 9. annet som etter lov skal fastsettes i selskapsavtalen. Observasjon: FIKS stilte IKS-selskapene følgende spørsmål: Har selskapet en selskapsavtale som oppfyller bestemmelsene i IKS-loven 4? De daglige lederne svarer alle ja på dette spørsmålet. Vår gjennomgang av selskapsavtalene bekrefter at de er i tråd med lovens minimumskrav. Vi har ikke kontrollert om 4, krav nr. 9, er ivaretatt. Vurdering: IKS-lovens krav i 4 er ivaretatt i selskapsavtalene for alle aktuelle selskaper. 5.2 Vedtekter i aksjeselskapene Vurderningskriterium: Lov om aksjeselskaper 2-2 Minstekrav til vedtektene, lyder: (1) Vedtektene skal minst angi: 1. selskapets foretaksnavn; 2. den kommune i riket hvor selskapet skal ha sitt forretningskontor; 3. selskapets virksomhet; 4. aksjekapitalens størrelse, jf 3-1; 5. aksjenes pålydende (nominelle beløp), jf 3-1; 6. antallet eller laveste og høyeste antall styremedlemmer, jf 6-1; 7. om selskapet skal ha flere daglige ledere eller om styret eller bedriftsforsamlingen skal kunne bestemme at selskapet skal ha flere daglige ledere, samt i så fall om flere daglige ledere skal fungere som kollektivt organ; 8. hvilke saker som skal behandles på den ordinære generalforsamlingen, jf 5-5; 9. om selskapets aksjer skal registreres i et verdipapirregister. (2) Dersom selskapet ved sin virksomhet ikke skal ha til formål å skaffe aksjeeierne økonomisk utbytte, skal vedtektene inneholde bestemmelser om anvendelse av overskudd og av formuen ved oppløsning. Observasjon:

18 FIKS stilte aksjeselskapene følgende spørsmål: Er selskapets mål vedtektsfestet? De daglige lederne bekreftet at selskapene har egne vedtekter. FIKS sin gjennomgang av vedtekene viser også, med ett unntak at innholdet i vedtektene oppfyller lovens krav. Vedtektene til Alarm sentral brann Øst AS angir ikke hvilke saker som skal behandles på generalforsamlingen. Vi ser likevel at innkallingen til selskapets generalforsamling (2008) har ivaretatt aksjelovens krav på dette området, jf Vurdering: Selskapenes vedtekter er i tråd med aksjelovens regler. Alarm sentral brann øst AS bør gjøre en tilføyelse, jf. ovenfor. 5.3 Innkalling til representantskapsmøter i IKS-selskap Vurderingskriterium: IKS-loven 8. Innkalling til møte i representantskapet: Representantskapets leder innkaller til møte i representantskapet når det er nødvendig for behandling av en sak som etter loven her eller selskapsavtalen skal behandles av representantskapet, og når det ellers er nødvendig for behandling av en bestemt sak. Representantskapets leder plikter å innkalle representantskapet til møte når styret, revisor, minst en av deltakerne eller minst en tredel av representanskapets medlemmer krever det for behandling av en bestemt angitt sak. Innkalling til representantskapsmøte skal skje med minst fire ukers varsel og skal inneholde sakliste. De enkelte deltakere skal med samme frist varsles om innkallingen og saklisten. Representantskapets leder kan innkalle representantskapet med kortere frist i tilfeller hvor dette er påtrengende nødvendig. Observasjon: FIKS stilte selskapene følgende spørsmål: Har innkallingen til representantskapsmøtene i 2008/2009 skjedd med minst fire ukers varsel, jf, IKS-loven 8,2. Flertallet av IKS-selskapene svarer at innkallingene er sendt med minst fire ukers varsel. Ett selskap sender varsel fire uker i forveien og innkallingen to uker før møtet. Årsaken til IKS-lovens krav på dette punkt er at eierne skal få tid til intern områding før representantskapsmøtet. Vurdering: Lederne av representantskapene bør være nøye med å sende ut innkallingen til repmøtene i tråd med lovens frister. Dersom en kortere frist benyttes, bør dette begrunnes særskilt.. Vi minner om at innkallingene skal inneholde sakliste. Innkallingen bør alltid være påført dato for utsendingen.

19 5.4 Innkalling til generalforsamlinger i aksjeselskapene Vurderingskriterium: Aksjeloven 5-5. Ordinær generalforsamling, lyder: (1) Innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår skal selskapet holde ordinær generalforsamling. (2) På den ordinære generalforsamlingen skal følgende saker behandles og avgjøres: 1. godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte; 2. andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen. (3) Årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen skal senest en uke før generalforsamlingen sendes til hver aksjeeier med kjent adresse. Observasjon: FIKS stilte aksjeselskapene følgende spørsmål: Hvor lang tid i forveien sendes innkallingen til generalforsamlingene? Det framgår av svarene fra de daglige lederne at utsendingen av innkallingene til generalforsamlingene varierer mellom en og fire uker før møtene. Aksjeloven har ingen ekslpisitt frist for innkallingen, men dokumentene skal sendes senest en uke før møtet. Flere av selskapene i Follo har vedtektsfestede frister. Vedtektene for Enebakk produkter AS har en måned og Alarmsentral Brann Øst AS har fire uker. Vurdering: Det er positivt at bare to av åtte selskaper praktiserer lovens minimum med innkalling en uke før møtet i generalforsamlingen. Tre selskaper sender ut innkallingen minst fire uker i forveien.ut fra målet om å gi eierne tid til interne forberedelser til møtene, bør alle selskapene vurdere å vedtektsfeste at innkallingen sendes minst fire uker før møtet, jf. kravet til IKS-selskapene. 5.5 Vedtak om økonomiplan i IKS-selskap Vurderingskriterium: IKS-loven 20 Økonomiplan: Representantskapet skal en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Den skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver, herunder investeringsplaner og finansieringen av disse i denne perioden. I økonomiplanen skal det inngå en oversikt over selskapets samlede gjeldsbyrde og garantiansvar, og over utgifter til renter

20 Observasjon: FIKS stilte IKS-selskapene følgende spørsmål: Har representantskapet i 2008/09 vedtatt en økonomiplan for de fire neste budsjet årene og som omfatter kravene i IKS-loven 20? Eventuelt når? Med unntak av ett selskap, svarer alle at de har vedtatt slike planer. Vi antar hensikten med 20 i IKS-loven er både å sikre en mer langsiktig planlegging av selskapenes arbeid, og å gi informasjon til deltakerkommunene til deres budsjettarbeid. Vurdering: IKS-selskapene ivaretar stort sett kravet om økonomiplaner. 5.6 Info fra daglig leder - aksjeselskapene Vurderingskriterium: Aksjeloven 6-15 Daglig leders plikter overfor styret: (1) Daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. (2) Styret kan til enhver tid kreve at daglig leder gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker. Slik redegjørelse kan også kreves av det enkelte styremedlem. Observasjon: FIKS stilte aksjeselskapene følgende spørsmål: Hvor ofte informerer daglig leder styret om selskapets virksomhet? jf. aksjeloven Skjer dette muntlig og/eller skriftlig og blir det protokollført? Alle selskapene svarer minimum 4 ganger pr år, enten muntlig og/eller skriftlig Vurdering: Lovens krav om daglig leders informasjon til sine styrer synes godt ivaretatt i alle selskap. 5.7 Kopier av innkallinger etc. til eierne Vurderingskriterium: Anbefaling fra FIKS i rapport om selskapskontroll i 2008: Vi anbefaler at selskapene sender kommunene kopier av alle innkallinger, protokoller, årsrapporter og årsregnskap. Disse dokumentene bør også gå til FIKS, jf. eierkommunenes vedtak om at FIKS skal stå for eierskapskontrollen. Kommunestyrene tok denne anbefalingen til etterretning eller til orientering.

21 Observasjon: FIKS stilte IKS-selskapene følgende spørsmål: Sender selskapet kopier av innkallinger, protokoller, økonomiplaner, årsrapporter og årsregnskap direkte til sine eiere? De fleste IKS-selskapene bekreftet at de sendte disse dokumentene direkte til kommunene, men noen sendte de direkte til ordførerne og rådmannen. FIKS stilte aksjeselskapene følgende spørsmål: Sendes innkalling til generalforsamlingen til ordførerne og rådmennene i eierkommunene? Alle aksjeselskap dette er aktuelt for, bekreftet at de sender innkallingen til ordfører eller rådmann eller til begge. Vestby fjernvarme AS er et datterselskap av Vestby Næringsselskap og sender derfor ikke sine innkallinger til kommunen, men til morselskapet. FIKS har etter hvert begynt å motta kopier av innkallinger til styremøter og representantskap/generalforsamlinger for alle aktuelle selskap. Vurdering: Alle selskapene sender dokumentene vi etterspurte til ordfører, rådmann eller til kommunen direkte. Vi foreslår at alle selskap sender ett sett innkallinger m.v. til kommunens postmottak. Dette gjøre det enklere å sikre at dokumentene blir journalført og arkivert og gjort tilgjengelig for ordfører, administrasjonen og andre. 5.8 Styremedlemmer opplæring Vurderingskriterium: I KS-eierforums anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, nr. 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene, lyder: For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret, jmf punkt 8, anbefales det at følgende rutiner etableres som en del av styrets rammer. Styret skal: Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- og oppgavefordeling Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. (FIKS understrekning) Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og oppgaver. Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse Observasjon:

22 FIKS stilte både IKS-selskapene og aksjeselskapene følgende spørsmål: Har styrets medlemmer deltatt i opplæring i styrearbeid i 2008/2009? Hvor stor andel av styret deltok eventuelt i opplæringen? Med to unntak har styremedlemmer i alle IKS-selskapene deltatt i styreopplæring i 2008/2009. I ca halvparten av disse selskapene har nesten alle deltatt. Fra den andre halvparten deltok ett til to medlemmer. Blant aksjeselskapene hadde styremedlemmer i bare ett av åtte selskap deltatt i slik opplæring i den etterspurte perioden. Ett selskap opplyser at de hadde deltakere på styreopplæring året før eller de ikke har hatt behov for kurs av andre årsaker. Follorådet gjennomførte høsten 2008 to kurs for styremedlemmer. Vurdering: Alle styremedlemmer vil ha nytte av et kurs om styrearbeid fra tid til annen, for eksempel minst en gang i løpet av en valgperiode. Dette bør stå på alle selskapers arbeidsplan og Follorådet bør videreføre sitt tilbud om styreopplæring. 5.9 Styrenes egenevaluering Vurderingskriterium: I KS-eierforums anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, Nr 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene, 2. kulepunkt lyder (jf. 5.8) lyder: Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. Observasjon: FIKS stilte både IKS-selskapene og aksjeselskapene følgende spørsmål: Har styret gjennomført en evaluering av eget arbeid i løpet av 2008/2009? Eventuelt når? I den etterspurte perioden hadde bare to selskap, Alarm sentral brann øst AS og Movar AS, gjennomført en evaluering av eget arbeid. Ett selskapsstyre hadde gjort dette året før. To andre viste til at styret var valgt for mindre enn ett år tilbake. Vurdering: Styret bør årlig foreta en evaluering av eget arbeid for å sikre at det organiserer sitt arbeid på best mulig måte Instrukser for styret og daglig leder Vurderingskriterium: I KS-eierforums anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, Nr 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene, 1. kulepunkt, lyder: Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med

23 særlig vekt på klar intern ansvars- og oppgavefordeling Styret for aksjeselskap har plikt til å vedta en styreinstruks når de ansatte er representert i styret. Observasjon: FIKS stilte følgende spørsmål til IKS-selskapene: Har styret fastsatt en styreinstruks om hvilke saker som skal styrebehandles og daglig leders arbeidsoppgaver? Følgende spørsmål ble stilt til aksjeselskapene: Har selskapet vedtatt en styreinstruks om eget arbeid og daglig leders oppgaver? To aksjeselskap og tre IKS- selskap bekreftet at de har styreinstrukser. Flere IKS-selskap viste til selskapsavtalen og mente denne dekket dette behovet på dette området. Fire IKS-selskap og tre aksjeselskap har stillingsinstruks/stillingsbeskrivelse for daglig leder Vurdering: Vi mener instruker for styret og den daglige ledelsen vil kunne klargjøre styrets ansvar og oppgaver og hvilke oppgaver som daglig leder har fullmakt til å ta seg av på. De selskapene som ikke har vedtatt slike vedtekter bør derfor skaffe seg noen eksempler på hva andre selskap har vedtatt, og vurdere behovet for vedtekter på dette på nytt Hjemmel for låneopptak i IKS-selskap Vurderingskriterium: IKS-loven 22 Låneopptak og garantitilsagn: Selskapet kan ikke ta opp lån med mindre det er særskilt fastsatt i selskapsavtalen at selskapet skal ha slik adgang. Dersom selskapet har adgang til å ta opp lån, skal det i selskapsavtalen være fastsatt en høyeste ramme for selskapets samlede låneopptak. Selskapet kan bare ta opp lån til kapitalformål og til konvertering av eldre gjeld. Det kan også ta opp lån til likviditetsformål. Slikt lån må gjøres opp før regnskapsavslutning for vedkommende budsjettår. Foreligger det regnskapsunderskudd som etter økonomiplanen skal dekkes over flere år, kan motsvarende lån tilbakebetales over samme tidsrom. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Selskapets vedtak om å oppta lån må godkjennes av departementet. Avtale i strid med bestemmelsene i første, tredje eller fjerde ledd, er ugyldig. Departementet kan gi nærmere forskrifter til utfylling av bestemmelsene i denne paragraf. Aksjeloven har ingen tilsvarende bestemmelser om krav til behandling på generalforsamling.

24 Observasjon: FIKS stilte IKS-selskapene følgende spørsmål: Har selskapet tatt opp lån som løper i dag? Hva er i tilfelle hjemmelen for dette? Halvparten svarte at selskapet hadde tatt opp lån. Hjemmelen for låneopptaket var selskapsavtalen. Vi har ikke sjekket om departementet/fylkesmannen har godkjent låneopptakene. For fire selskaper hjemler selskapsavalen ikke låneopptak. Vurdering: Hjemlene for låneopptak synes å ha vært i orden Hjemmel for låneopptak i aksjeselskapene Vurderingskriterium: Aksjeloven har ikke tilsvarende rammer som IKS-loven på dette området. I et aksjeselskap har den daglig lederen ansvaret for alt som etter selskapets forhold ikke er av uvanlig art eller av stor betydning (Aksjeloven 6 14). Generelt vil opptak av relativt store lån være en styresak, mens daglig leder kan gis myndighet ved å få tildelt prokura av styret. Vi minner også om at styret legger rammene gjennom sitt vedtak av budsjett for selskapet. Observasjon: FIKS stilte følgende spørsmål til de daglige lederne for aksjeselskapene: Dersom selskapet har tatt opp lån, hvem har vedtatt dette og hva er hjemmelen for vedtaket? De selskapene som har tatt opp lån, viser til styrevedtak som hjemmel for vedtaket. Vurdering: Selskapenes styrer bør ved tildeling av prokura vurdere behovet for å sette grenser for daglig leders myndighet 6 Oppsummering og anbefalinger Ifølge tilbakemeldingen på FIKS spørsmål og følger de kommunale selskapene gjeldende virksomhetslov på de områdene som vi har undersøkt. Dette blir også bekreftet via den gjennomgang vi har foretatt i dokumentasjon vi har fått fra selskapene. Selskapsavtaler og vedtekter i alle selskap følger de respektive virksomhetslovers minimumskrav. Med ett unntak har alle IKS-selskapene vedtatt en økonomiplan for de neste fire årene. Daglig leder i aksjeselskapene oppfyller lovens krav om informasjon til styret. I forhold til anbefalingene fra KS-eierforum om eierskap ( står det igjen en del ugjort i flere av selskapene.

25 Vi har følgende anbefalinger: 1. Alle aksjeselskapene bør sette fristen til å sende innkalling til generalforsamlingen til minst fire uker. IKS-selskapene bør bli flinkere til å følge opp lovens krav til innkallingen til representantskapsmøtene.. 2. Alle styremedlemmer bør jevnlig delta på ekstern styreopplæring 3. Styrene bør en gang pr år sette egenevaluering på dagsorden. 4. Alle styrene bør vedta egen styreinstruks og instruks for daglig leder. 7 Høring hos selskapene Et utkast til rapport ble i brev av 13. august sendt på høring til alle de berørt selskapene, kontrollutvalgsforskriftens 15. Svarfristen var satt til 26. august. P.t. har kun Enebakk produkter AS svart og de har rettet opp en feil i selskapets svar på spørreskjemaet.

26 Vedlegg 1 KO N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E Heleide kommunale aksjeselskaper og IKS-selskap i Follo Aksjeselskap 1 Alarmsentral brann øst AS 1597 Moss 2 Næringstjenester AS 1540 Vestby 3 Ski Produksjonsservice AS 1400 Ski 4 Drøbak vaskeri AS 1440 Drøbak 5 Enebakk produkter AS 1912 Enebakk 6 Vestby fjernvarme AS 1540 Vestby 7 Vestby næringsselskap AS 1540 Vestby 8 Oppegård kommunes Industriservice AS 1412 Sofiemyr IKS-selskap Enebakk Frogn Oppegård Ski Vestby Ås X X X X X X X Enebakk Frogn Oppegård Ski Vestby Ås 1 Follo Kvalifiseringssenter IKS X X X 2 Follo legevakt IKS X X X X X 1400 Ski 3 Follo Ren IKS X X X X 1400 Ski 4. Krisesenteret i Follo IKS X X X X X X 1430 Ås 5 Incestsenteret i Follo IKS X X X X X X 1430 ÅS 6 Follo barnevernvakt IKS (under avvikling) 1412 Sofiemyr 7 Movar IKS X 1580 Rygge 8 Nordre Follo Renseanlegg IKS X X X 1407 Vinterbro 9 Nordre Follo Brannvesen IKS X X X 1401 Ski 10 Romerike avfallsforedling IKS X 1480 Slattum 11 Søndre Follo Brannvesen IKS X X 1440 Drøbak 12 Søndre Follo Renseanlegg IKS 1540 Vestby X X X X X X

27 Vedlegg 2 IKS-selskapene svar fra de daglige lederne på FIKS spørreskjema 2. Selskapsavtale som oppfyller 4 i IKS loven Repmøtene 08/09 med minst fire ukers varsel, jf. IKS-loven 8.2 Vedtatt økonomiplan For de neste 4 år, jf. IKS-loven 20 Kopier av innkallinger etc. til eierne Movar IKS Ja Ja Ja, Ja Søndre Follo Brannvesen IKS Ja Ja Ja Ja, rådm. og ordførere Romerike Ja Ja Ja, Ja Avfallsforedling IKS Follo Legevakt IKS Ja Ja, ikke dato for Ja Ja, ordførerne utsend. Follo Ren IKS Ja Varsel 4 uker, Ja, Ja innkalling 2 uker Krisesenteret i Follo Ja Nei Ja Ja/Nei IKS Incestsenteret i Follo Ja Nei Ja Ja/Nei IKS Follo kvalifiseringssenter IKS Ja Ja, ikke dato for utsend. Nei, budsjett 2009: Ja, rep.skapdok. til ordførerne Nordre Follo Ja 1 av 2 innkallinger Ja, Ja Renseanlegg IKS Søndre Follo Ja 2 av 3 innkallinger Ja, Ja Renseanlegg IKS IKS Nordre Follo Ja Ja?, ikke datoer Ja, Ja Brannvesen IKS Follo Barnevernvakt IKS Under avvikling Opplæring i styrearbeid i 2008/2009 Styret evaluering av eget arbeid i 2008/2009 Finnes instruk for styret og daglig leder (Selskapsavtalen=SA) Har selskapet lån i dag? Hjemmel? (Selskapsavtalen=SA) Movar IKS 7 av 8 Ja, Ja, styreinstr Ja, jf SA 15 Daglig leder Søndre Follo Brannvesen 0 (gj.ført i Nei Nei, viser SA Nei, hjemmel SA 14 IKS 2006/2007) (2006/2007) Romerike 1 av 6 Nei Ja, styreinstr Ja, SA 6,4 Avfallsforedling IKS Follo Legevakt IKS 0 Nei Viser til SA Nei Egen for daglig leder Follo Ren IKS 2 av 6 Nei Ja, styreinstr Ja, jf. SA kap. 11 Daglig leder Krisesenteret i Follo IKS 7 av 8 Nei Nei, viser til SA Nei Incestsenteret i Follo IKS 7 av 8 Nei Nei, viser til SA Nei 2 Jf. Brev til selskapene av 10. mars 2009

28 Follo kvalifiseringssenter IKS Nordre Follo Renseanlegg IKS Søndre Follo Renseanlegg IKS Nordre Follo Brannvesen IKS 2 av 7 Nei Nei, viser til IKS-loven Nei 7 Nei Nei Ja, kap Nei Nei, viser til SA Ja, kap av 7 Nei Nei, viser til SA. Egen beskriv. daglig leder Ja, kap. 11

29 Vedlegg 3: Aksjeselskapene - svar fra de daglige lederne i aksjeselskapene på FIKS spørreskjema 3. Ski produksjonsservice AS Vestby Næringsselskap AS Enebakk produker Er selskapets mål vedtektsfestet? Ja Når sendes innkallingen til generalforsamlingene? Varsel 4 uker, innkalling over 1 uke Hvor ofte informerer daglig leder styret om selskapets virksomhet? jf. aksjeloven 6-15 kvartalsvis Ja 4 uker styremøtene Nei Ja 7 10 dager Minst 4 ganger pr. år Ja Har selskapet vedtatt en styreinstruks om eget arbeid og daglig leders oppgaver? Ja AS Næringstjenester AS Ja 2 uker 6 ganger, skriftlig Se vedtektene. Egen avtale med daglig leder Drøbak Vaskeri AS Ja 2 uker Minst i 4 styremøter Nei Vestby Fjernvarme AS Alarmsentral Brann Øst AS Oppegård kommunes industriservice AS Ja 2-3 uker Alle styremøtene Nei Ja 4 uker Styremøtene Nei Ja 1 uke Hver 3 4 måned Nei Har styrets medlemmer deltatt i opplæring i styrearbeid i 2008/2009? Har styret gjennomført en evaluering av eget arbeid i løpet av 2008/2009? Sendes innkalling til generalforsamlingen til ordførerne og rådmennene i eierkommunene? Dersom selskapet har tatt opp lån, hvem har vedtatt dette og hva er hjemmelen for vedtaket? Ski 2 av 5 Nei Ja, ordfører Styrevedtak produksjonsservice AS Vestby Nei Nei Ja Styrevedtak Næringsselskap AS Enebakk produker AS Nei Nei Ja, ordfører (og rådmann fra neste år) Styrevedtak / vedt. 9 Næringstjenester AS Nei Nei Ja, komm. Styrevedtak.. v/rådmannen Drøbak Vaskeri AS Nei Nei Ja Styrevedtak /kom.garanti Vestby Fjernvarme Nei Nei Nei (til eieren: VN Styrevedtak 3 Brev til aksjeselskapene av 20. mai 2009.

30 AS Alarmsentral Brann Øst AS Oppegård kommunes industriservice AS AS) Nei Ja, og Rådmennene Styrevedtak Nei Nei Ja Nei

31 Sak 39/09 Orienteringer Vedlegg: 1. Kopi av sak F-42/09 til Formannskapet vedr. Suppleringsvalg og nytt valgoppgjør av kontrollutvalget. I saksframlegget blir det vist til at i henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3, skal det ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget. Merknad fra FIKS: Vi er uenig i administrasjonens fortolkning av forskriften. I foreliggende sak dreier det seg ikke om utskiftning, men om supplering som følge av ett medlems bortgang. Uansett står kommunestyret fritt til når som helst å foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. 2. Kontrollutvalgets medlemmer pr Forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. 25. august 2009 Jan T. Løkken /s./ Sekretær