Lier kommune. INNKALLING TIL MØTE I Administrasjonsutvalget Kl 15:00 på Haugestad. Politisk sekretariat

Transkript

1 Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Administrasjonsutvalget Kl 15:00 på Haugestad Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon eller servicetorg@lier.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål. 1

2 SAKSLISTE: Saksnr 13/2017 Godkjenning av protokoll fra møte /2017 Rådmann - konstituering fra september /2017 Rådmann - rekruttering 16/2017 Ny rutine for intern varsling av kritikkverdige forhold 17/2017 Sak fra Fagforbundet: Sosial dumping og arbeidsmarkedskriminalitet 18/2017 Meldinger 10/2017 Nærværsrapport for juni

3 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/47 Arkiv: Saksbehandler: Anne K. Olafsen Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 13/2017 Administrasjonsutvalget Godkjenning av protokoll fra møte Forslag til vedtak: Protokoll fra møte godkjennes. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Protokoll fra møte Utredning: 3

4 Lier kommune Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested Haugestad Dato: Tidspunkt: 15:30 16:30 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Vara Gunn Cecilie Ringdal Leder H Søren Falch Zapffe Nestleder H Gunnar Nebell Medlem A Janicke Karin Solheim Medlem MDG Brynhild Heitmann Medlem KRF Åse Karin Killingberg Brørvik Medlem FF Aina Sjøøsten Nilsen Medlem FF Eva Andersen Medlem UTD Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Hans-Petter Christensen Rådmann Sikke Næsheim Kommunalsjef Karin Dramdal Klæboe HR-sjef Diverse tatt opp under møtet: Administrasjonsutvalget bestilte følgende sak til neste møte: Rådmannen legger fram sak om ny test av ønsketurnus, og om ambulerende team. Gjerne i kombinasjon. Det gis en beskrivelse av ordningen med sykepleier på topp. Anne K. Olafsen Utvalgssekretær 4

5 SAKSLISTE: Saksnr 9/2017 Godkjenning av protokoll fra møte /2017 Avvikling av Lier og Hurum IKT 11/2017 Arbeidstakerorganisasjonenes fremleggelse av saker for administrasjonsutvalget 12/2017 Meldinger 8/2017 Turnusordning i helse- og omsorg 9/2017 Nærværsrapport for april

6 9/2017 Godkjenning av protokoll fra møte Administrasjonsutvalgets vedtak: Protokoll fra møte godkjennes med følgende merknad: Espen Lahnstein tilhører SP, ikke SV. Administrasjonsutvalgets behandling: Protokoll fra møte ble godkjent enstemmig med følgende merknad fremmet av Gunnar Nebell (AP): «Espen Lahnstein tilhører SP ikke SV». 10/2017 Avvikling av Lier og Hurum IKT Administrasjonsutvalgets vedtak: Lier kommunestyre vedtar å si opp avtale om kommunesamarbeid med Hurum kommune om Lier og Hurum IKT-tjeneste, med avvikling senest innen 1. januar Dette forutsetter at: 1. Arbeidet med oppløsningen av samarbeidet i seg selv ikke påfører Lier kommune ekstra kostnader 2. Hurum kommune tar ansvaret for en prosess og kostnader knyttet til mottak/overføring av systemer til Askers IKT plattform 3. Hurum kommune betaler vederlag som avtalt mellom partene i samarbeidsavtalen frem til 31. desember Lier kommune ikke påføres ulemper eller ekstrakostnader dersom Hurum tar tilbake ansvaret for oppgaveutføring før 31. desember 2017 Administrasjonsutvalgets behandling: Rådmannens forslag til vedtak ble fremmet og vedtatt enstemmig. 11/2017 Arbeidstakerorganisasjonenes fremleggelse av saker for administrasjonsutvalget Administrasjonsutvalgets vedtak: Utkast til rutinebeskrivelse for arbeidstakerorganisasjonenes fremleggelse av saker for administrasjonsutvalget vedtas med følgende tillegg: 4. Spørsmål og saker relatert til kommunalt eide selskaper Selskaper eiet av kommunen er underlagt forskjellig lovverk, som også ivaretar retten til medvirkning i selskapsorganer mv. 6

7 Om arbeidstakerorganisasjonene ønsker å reise spørsmål og problemstillinger knyttet til Lier kommune som eier i administrasjonsutvalget, uavhengig av selskapsform, benyttes samme rutine som beskrevet for øvrige saker. Administrasjonsutvalgets behandling: Utkast til rutinebeskrivelse med følgende tillegg ble vedtatt enstemmig: «Nytt pkt. 4: Spørsmål og saker relatert til kommunalt eide selskaper Selskaper eiet av kommunen er underlagt forskjellig lovverk, som også ivaretar retten til medvirkning i selskapsorganer mv. Om arbeidstakerorganisasjonene ønsker å reise spørsmål og problemstillinger knyttet til Lier kommune som eier i administrasjonsutvalget, uavhengig av selskapsform, benyttes samme rutine som beskrevet for øvrige saker.» 12/2017 Meldinger 8/2017 Turnusordning i helse- og omsorg Administrasjonsutvalgets vedtak: Melding nr. 8: Turnusordning i helse- og omsorg, tas til orientering. Administrasjonsutvalgets behandling: Meldingen ble tatt til orientering og administrasjonsutvalget bestilte følgende sak: Rådmannen legger fram sak om ny test av ønsketurnus, og om ambulerende team. Gjerne i kombinasjon. Det gis en beskrivelse av ordningen med sykepleier på topp. 9/2017 Nærværsrapport for april 2017 Administrasjonsutvalgets vedtak: Melding nr. 9: Nærværsrapport for april 2017, tas til orientering. Administrasjonsutvalgets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. 7

8 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/3371 Arkiv: Saksbehandler: Gunn Cecilie Ringdal Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 14/2017 Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Rådmann - konstituering fra september 2017 Ordførerens innstilling: Bente Gravdal konstitueres i stillingen som rådmann for en periode på 6 måneder fra 6. september Arbeidsgiverutvalget a) Fastsetter arbeidsvilkår og lønn forbundet med konstitueringen b) Legger til rette for en fleksibel varighet knyttet til ny rådmanns tiltredelse c) Avklarer eventuelle vilkår/forutsetninger for øvrig som grunnlag for ordførerens inngåelse av avtalen Saksutredning Innledning Rådmann Hans-Petter Christensen har sagt opp sin tilling som rådmann i Lier kommune. Kommunens arbeidsgiverutvalg og rådmannen har i fellesskap kommet frem til en sluttdato der det er tatt hensyn til gjeldende oppsigelsestid, ferieavvikling og praktiske forhold. Siste arbeidsdag er satt i 5. september Arbeidsgiverutvalget har gjort forberedende arbeid når det gjelder prosessen for rekruttering av ny rådmann i fast stilling. Formannskapet behandler dette spørsmålet i egen sak. Kommunestyret konstituerer 8

9 Etter kommunelovens 22 skal kommunen ha en rådmann. I Lier har ikke rådmannen noen fast stedfortreder slik organiseringen nå er, og under enhver omstendighet vil det ta så vidt lang tid fra fratreden til en ny kan tiltre at det er nødvendig å konstituere i stillingen. Myndigheten til å konstituere er ikke delegert og skal derfor foretas av kommunestyret selv. Hensyn til grunn for konstitueringen Arbeidsgiverutvalget har vurdert flere alternative løsninger. En har kommet til at det er noen hensyn som må veie tungt i valget av person: - God kjennskap til organisasjonen - Tilstrekkelig oversikt når det gjelder kommunens situasjon og utfordringer - Ledererfaring på høyt nivå - Tilgjengelighet og minst mulig avbrudd i løpende virksomhet som følge av konstitueringen Forslag til løsning Arbeidsgiverutvalget foreslår at Bente Gravdal konstitueres i stillingen som rådmann med virkning fra 6. september Gravdal har for tiden permisjon fra Lier kommune og arbeider i et engasjement hos Fylkesmannen i Buskerud som avdelingsdirektør. Hun har bred erfaring fra skole-/oppvekstområdet og innen kommunal administrasjon, deriblant seks år som kommunalsjef i Lier. Fastsetting av vilkår og inngåelse av avtale Arbeidsgiverutvalget er delegert kommunestyrets myndighet til fastsetting av arbeidsvilkår og lønn for rådmannen etter kommunens delegasjonsreglement pkt Det anbefales derfor aksept av at utvalget fastsetter arbeidsvilkår og lønn i tilknytning til konstitueringen. Konstitueringens virketid er avhengig av når en ny rådmann kan tiltre. Det forutsettes inngått en avtale på 6 mndr. fra tiltredelse med adgang til tilpasning. Ordføreren inngår avtalen med den som konstitueres på grunnlag av arbeidsgiverutvalgets beslutning og kommunestyrets vedtak. 9

10 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/3371 Arkiv: Saksbehandler: Gunn Cecilie Ringdal Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 15/2017 Administrasjonsutvalget Formannskapet Rådmann - rekruttering Ordførerens til innstilling: Formannskapet tar arbeidsgiverutvalgets forberedelser for rekruttering av rådmann til etterretning, legger til grunn den beskrevne prosessen og oppnevner et innstillingsutvalg bestående av: a) Ordfører Gunn Cecilie Ringdal b). c). d) 2 representanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene Innstillingsutvalget har ansvaret for gjennomføring av rekrutteringsprosessen, slik: 1. Utarbeide detaljert plan, foreta nødvendige avklaringer og sikre fremdrift. 2. Sørge for tilstrekkelig grunnlag og kravspesifikasjon for stillingen. 3. Foreta utvelgelse av og gjennomføre intervjuer med aktuelle kandidater. 4. Sikre forankring i rekrutteringsprosessen med (politisk) referansegruppe bestående av kommunestyrets gruppeledere. 5. Ivareta dialogen med ekstern rådgiver. 6. Utarbeide forslag til innstilling for behandling i administrasjonsutvalget og formannskapet. Forslaget kan inneholde kun en kandidat. 7. Utarbeide grunnlag for arbeidsgiverutvalgets fastsetting av lønns- og arbeidsvilkår. Ordføreren inngår avtalen på kommunens vegne. 10

11 Saksutredning Stillingen som rådmann er ledig etter at nåværende stillingsinnehaver har sagt opp. Arbeidsgiverutvalget har iverksatt rekrutteringsprosessen. Denne saken viser hovedtrekkene i grunnlaget for rekrutteringen, skisserer fremgangsmåten og foreslår organisering av arbeidet.. Forslaget innebærer at det oppnevnes et innstillingsutvalg som er ansvarlig for gjennomføring, at partienes gruppeledere utgjør en (politisk) referansegruppe for forankring og at det er formannskapet som innstiller for kommunestyret etter forutgående behandling i administrasjonsutvalget. Det foreløpige tidsestimatet antyder at tilsetting kan skje i kommunestyret i slutten av november. Det mest sannsynlige tidspunktet for tiltredelse i stillingen er dermed mars/april Formelt grunnlag for tilsetting av rådmann Kommunelovens kapittel 2 regulerer tilsetting av rådmannen og stillingens innhold et stykke på vei. Lovens 22 slår fast at kommunens skal ha en rådmann (administrasjonssjef) og at det er kommunestyret selv som må fatte vedtak om tilsetting. Bestemmelsene er ikke til hinder for at kommunestyret overlater til andre å gjennomføre rekrutteringsprosessen, foreta innstilling overfor kommunestyret og fastsette/avtale lønn- og arbeidsvilkår. Forutsetninger og kravspesifikasjon Rådmannens oppgaver og myndighet er spesielt omtalt i kommunelovens 23 (kopiert fra loven): 1. Administrasjonssjefen er den øverste leder for den samlede kommunale eller fylkeskommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret eller fylkestinget fastsetter. 2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, 1 og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 3. Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. 3 0 Endret ved lov 12 des 2003 nr. 113 (ikr. 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915). 1 Sml. 20 nr. 2 og fvl. 17. Jf. 32 nr Jf. 77 nr

12 3 Jf. 9 nr. 5. Her fremgår det at rådmannen prinsipielt er kommuneorganisasjonens øverste administrative leder, men kommunestyret kan presisere ansvar og myndighet gjennom delegasjonsreglement eller særskilte vedtak. Gjeldende delegasjonsreglement (se lenke) girt en indikasjon på hvordan dette er gjort i Lier, men angir ikke nødvendigvis fremtidig myndighet. I mulige unntak og presiseringer må forholdet mellom ansvar og myndighet være nøye gjennomtenkt slik at rådmannens adgang til å oppfylle forventninger er reell. I tillegg til den formelle beskrivelsen må det foreligge en kravspesifikasjon basert på kommunestyrets/arbeidsgivers mål, ønsker og forventninger. Eksempler på innholdet kan være: - Krav til formell utdanning, eventuelt også utdanningsnivå - Ønsker om kompetanse (kombinasjonen av utdanning, ferdigheter og erfaring) - Spesifikke ønsker og/eller krav til oversikt og innsikt mht. kommunesektoren - Relasjonen til en folkevalgt styrt organisasjon - Personlige egenskaper knyttet til rolleutøvelse (eks. evne til strategisk tenkning, kommunikasjon, teamarbeid, beslutningsevne, handlekraft mv.) I dialog med ekstern rådgiver i prosessen, ved utlysning og vurdering av søkere/kandidater vil det være en fordel om slike kriterier prioriteres/vektes for best mulig treffsikkerhet. Noe er egnet for å uttrykke hva en etterspør i utlysningen og ved siling av søkere, mens annet vil primært komme til uttrykk under utvelgelsen (samtaler/intervjuere og eventuelt tester) for å skille kandidatene fra hverandre. Kravspesifikasjonen er også et ledd i arbeidsgivers egen bevisstgjøring mht. hva som faktisk etterspørres hos en kommende stillingsinnehaver og en referanse ved senere medarbeidersamtaler og i etterprøving av utøvende ledelse og resultater. Organisering av arbeidet i rekrutteringsprosessen Formelt foreligger det en enkel prosedyre ved tilsetting av rådmann. Resultatet er imidlertid i stor grad avhengig av en forsvarlig og godt regissert prosess. Det gjelder definisjonen av og forventningene til stillingen, forankringen blant folkevalgte, en godt fungerende medvirkning og ikke minst at det er tatt tilbørlig hensyn til søkernes/kandidatenes interesser i måten det skjer på. Det er mange måter å organisere arbeidet på; nedenfor er det vist en skisse som anbefales lagt til grunn i vår situasjon og som tar utgangspunkt i den etablerte styringsstrukturen. Kommunestyret Fatter vedtak om tilsettingen og gir fullmakt til kontraktsinngåelse Obligatorisk vedtaksorgan, jfr. kommuneloven 12

13 Formannskapet Innstiller overfor kommunestyret Administrasjonsutvalget Arbeidsgiverorganisasjonene og arbeidsgiver behandler forslag til innstilling Kommunens partssammensatte utvalg Arbeidsgiverutvalget Legger til rette for prosessen og avgjør lønns- og arbeidsvilkår Består pr. av ordfører, varaordfører, gruppeledere for Høyre, Arbeiderpartiet og MDG. Har mandat til bl.a. lønnsfastsetting i reglement. Innstillingsutvalg Gjennomfører prosessen sammen med ekstern rådgiver Oppnevnes for dette formålet. Tre medlemmer + en representant for arbeidstakerorganisasjonene (Politisk) referansegruppe Sikrer forankring, gir innspill på angitte punkter, avklaring mht. kandidater og orienteres om status Personidentisk med partienes gruppeledere for å sikre alle partiers deltakelse Oppnevning av innstillingsutvalg Ved å oppnevne et innstillingsutvalg kan formannskapet sikre en hensiktsmessig dialog med ekstern rådgiver, forberedende arbeid, samtaler/intervjuer, vurdering av kandidater og innstilling som tar hensyn til både kvalitet og fremdrift. Utvalgets medlemmer må være tilgjengelige for deltakelse i møter med ekstern rådgiver, intervjuer og i tilknytning til orientering om status. Mandatet gis av formannskapet, som også foretar den endelige innstillingen. Innstillingsutvalget foreslås sammensatt av ordfører, en representant for kommunestyrets flertall og en representant for kommunestyrets mindretall. Arbeidstakerorganisasjonene inviteres til å oppnevne to representanter. Referansegruppe For å oppnå et best mulig grunnlag for rekrutteringsprosessen, foreta avklaringer og forankre på en god måte foreslås partienes gruppeledere oppnevnt som en referansegruppe for rekrutteringen. Dermed vil alle partiene ha en relasjon til arbeidet, også i forkant av at innstillingsutvalget fremmer sitt forslag til innstilling. Referansegruppens medlemmer vil bli forespurt om bidrag til den forberedende kartleggingen. Forberedende arbeid 13

14 Arbeidsgiverutvalget har iverksatt arbeidet for rekruttering etter at det ble orientert om oppsigelsen. I praksis innebærer det: - Dialog med rådmannen om sluttidspunkt - Avklare prosess for konstituering i stillingen som rådmann - Avklare/skissere prosess for rekruttering - Iverksatt og gjennomført tilbudskonkurranse for innhenting av ekstern bistand ved rekruttering Fremdriftsplan Rekrutteringen av rådmann anslås å ta mellom 6 og 8 mndr. fra prosessen iverksettes. Det er en rekke, høyst forskjellige forhold som påvirker fremdriften. - Slikt som tidspunkt for utlysning, andre stillinger og utlysningens/stillingens appell i markedet, mulig søk og omfanget av det, prioritering av tid til intervjuer og ev. fremstilling av kandidater og fullmakter/beslutningseffektivitet. Med forbehold om vedtakstidspunkt og andre forhold som kan påvirke tidsbruken kan tidslinjen se omtrent slik ut: I følgende fastsatte (jfr. vedtatt møteplan) møter i ordinære utvalg er det etter denne planen beregnet behandling: 24. august 2017 Administrasjonsutvalget og formannskapet Fastsetting av rekrutteringsprosessen 29. november 2017 Ekstraordinære møter i Administrasjonsutvalget og formannskapet Tilsetting, innstilling til kommunestyret 28. november 2017 Kommunestyret Tilsetting Ekstern rådgiver i rekrutteringsprosessen 14

15 Umiddelbart etter at oppsigelsen ble kjent iverksatte arbeidsgiverutvalget en tilbudskonkurranse der fire anerkjente rådgivingsselskaper ble invitert til å gi tilbud. Invitasjonen inneholder hovedtrekkene i den prosessen som skal gjennomføres. Forutsetningene i invitasjonen er at tilbyderne selv skal beskrive hvordan de ønsker å utføre oppgaven innenfor rammen av det angitte. Pris og kvalitet vektes med 50% på hvert av hovedkriteriene. Tre av de inviterte leverte tilbud. På grunnlag av tilbudene og etterfølgende vurdering valgte arbeidsgiverutvalget Amrop Delphi AS som rådgiver i rekrutteringsprosessen. Det er etablert kontakt med selskapet med sikte på en tett oppfølging i det videre løpet. Medvirkning Arbeidstakerorganisasjonene inviteres til å delta med to representanter i vurdering av søkerne, utvelgelse av kandidater og under intervjuene. Deres syn på - og innspill til - kravspesifikasjonen vil også bli innhentet. Ved hjelp av ekstern rådgiver innhenter også innstillingsutvalget innspill fra gruppelederne (politisk referansegruppe) og rådmannsteamets medlemmer før endelig kravspesifikasjon settes opp. Det anbefales også at innstillingsutvalget vurderer om det er nødvendig å supplere grunnlaget for kravspesifikasjonen ytterligere. 15

16 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/256 Arkiv: 449 Saksbehandler: Morten Egeberg Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 16/2017 Administrasjonsutvalget Ny rutine for intern varsling av kritikkverdige forhold Rådmannens forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget fastsetter «Rutine for varling av kritikkverdige forhold» datert 24. august Rådmannens saksutredning Lier kommune har i mange år arbeidet for åpenhet og gjennomsiktighet i politiske og administrative prosesser i kommunen. Lier kommune var som første kommunale medlem i Transparency International tidlig ute med å markere at etiske spørsmål settes høyt på agendaen. Rådmannen er av den oppfatning at en god og sikker varslingsrutine vil gi et godt bidrag til en fortsatt høy etisk standard i vår kommune. Forankring og fornyelse Det er rådmannens ønske at kommunens politiske og administrative ledelse og medarbeidere kontinuerlig arbeider for å etterleve de etiske, juridiske og verdimessige standarder vi holder høyt i Lier kommune. Når rådmannen nå legger fram forslag til ny rutine for intern varsling av kritikkverdige forhold, er det med bakgrunn i følgende: Ler kommunes verdigrunnlag åpenhet, tilgjengelighet og etterrettelighet, Lier kommunes etiske retningslinjer og etikkplakat, samt lovgrunnlaget som vi finner i Arbeidsmiljølovens kap. 2-A. Forsterket behov arebidsmiljølovens krav I tillegg har rådmannen registrert en økt oppmerksomhet i saker som omhandler varsling og særlig muligheten til å varsle trygt og anonymt uten risiko for gjengjeldelse. Rådmannen erkjenner at vår nåværende rutine ikke lenger holder mål og det er behov for en ny. 16

17 Ved siste revisjon av Arbeidsmiljøloven er det inntatt bestemmelser som skjerper inn kravene til varslingsrutinen. Dette gjelder særlig at rutinen som et minimum må inneholde en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold, fremgangsmåte for varsling og fremgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging av varsling. Alle bestemmelsene om varsling er nå samlet i et nytt kapittel 2-A i Arbeidsmiljøloven. Ekstern varslingskanal Rådmannen vil bemerke at det i forslaget til ny rutine er lagt særlig til rette for anonym varsling gjennom et sikkert digitalt verktøy og et fast eksternt mottak. Både ansatte og folkevalgte oppfordres til å varsle hvis det oppdages kritikkverdige forhold. Varslingen skal foregå på forsvarlig vis. Rådmannen foreslår at kommunens revisor er fast varslingsmottak. Dermed skal det aldri være tvil om at en nøytral instans utenfor kommuneorganisasjonen alltid er den som mottar varslet først. Medvirkning og iverksetting I prosessen med å utarbeide den nye rutinen, har den vært gjenstand for høring hos alle fagsjefene, virksomhetslederne og LMU i virksomhetene, arbeidstakerorganisasjonene ved deres hovedtillitsvalgte, hovedverneombudet og kommuneadvokaten. I tillegg har HRenheten og Økonomienheten hatt en særskilt behandling. Det er rådmannens klare oppfatning at rutineforsalget er solid forankret i kommuneorganisasjonen og at forslaget som legges fram vil styrke varslingsinstituttet i Lier kommune. Rådmannen legger opp til en implementering av rutinen, inkl. anskaffelse av digitalt verktøy innen utgangen av året. 17

18 Ny rutine Rutine for varsling av kritikkverdige forhold Fastsatt av administrasjonsutvalget 24. august 2017 Hva er varsling og hva vil det si å varsle? Definisjon 1. Med varsling i denne rutinen, mener vi intern varsling. Det betyr at du som ansatt (arbeidstaker) eller folkevalgt oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold i egen virksomhet eller i Lier kommune som helhet. Varslingen skal foregå via den varlingskanalen som er beskrevet i denne rutinen. 2. Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. 3. Varslingskanal er måten du kan varsle på. 4. Varslingssekretariat er det organet som behandler et varsel i første omgang. Hva er kritikkverdige forhold? 5. Kritikkverdige forhold kan for eksempel være: Lovbrudd Alvorlige brudd på interne regler eller retningslinjer Brudd på etiske normer Alvorlig kritikkverdig adferd Ulike former for økonomiske misligheter eller kriminalitet Korrupsjon Trakassering Diskriminering Helseskadelig arbeidsmiljø Hva er ikke kritikkverdige forhold bruk av ordinært avvikssystem 6. Det at du som medarbeider er uenig i leders beslutninger, vil i seg selv ikke være nok til at forholdene anses som kritikkverdige. 7. Hvis det oppstår en uønsket tilstand eller en uønsket hendelse, men som er innenfor et normalt arbeidsmiljø, melder du dette som et ordinært avvik. 8. Et avvik, enten det gjelder forhold i tjenesten eller HMS/skade, er som regel ikke kritikkverdig i så alvorlig grad at det skal føre til varsling. Her skal du benytte ordinært avvikssystem. Hvem kan varsle forsvarlig varsling 9. Alle medarbeidere har rett til, og oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Folkevalgte har også mulighet til å varsle. Kravet er at det skjer på en forsvarlig måte. Ved å følge denne rutinen, bidrar du til forsvarlig varsling. 10. Arbeidsgiver har plikt til å legge til rette for varsling. 18

19 Trygghet for den som varsler 11. Arbeidsmiljøloven setter et absolutt forbud mot enhver form for gjengjeldelse eller represalier mot den som varsler. Lier kommune har lagt opp til en prosedyre for varsling som sikrer varsleren mot å bli utsatt gjengjeldelse fra leder eller kollegaer. Varsler ivaretas av varslingssekretariatet. Dersom varsler velger å være anonym, skal kommunen ivareta anonymiteten. Hvordan vi behandler varslingen sikker varsling og varslingskanal 12. I Lier kommune praktiserer vi intern varsling etter prinsippet sikker varsling. Dette innebærer at du kan varsle anonymt og benytte en sikker digital løsning som varslingskanal. Du kan også benytte rekommandert brev eller levere et skriftlig varsel direkte varlingssekretariatet. Varsleren skal være trygg på at et varsel alltid blir behandlet seriøst. 13. Du kan varsle selv eller gjennom en du har tillit til, normalt tillitsvalgt eller verneombud, som da melder saken videre til kommunes varslingssekretariat. Hvem som behandler varslet varslingssekretariat 14. I Lier kommune er det et sekretariat som behandler alle varsler. Leder for sekretariatet er kommunens revisor. Det er sekretariatsleder som mottar varslet først. De øvrige medlemmene i sekretariatet er hovedverneombudet, HR-rådgiver HMS/IA og fagleder kvalitet og beredskap. Dersom den varslet gjelder er en i sekretariatet, eller av andre grunner er inhabil, må denne tre ut under behandlingen av det aktuelle varslet. 15. I visse tilfeller kan det være aktuelt å varsle til tilsynsmyndighet (Arbeidstilsynet, helsetilsynet, o.a.) eller annen offentlig myndighet (Politiet, barnevernet, o.a.). 16. Varslingssekretariatet ved lederen, skal rutinemessig ta varslet opp med rådmannen. Hvis rådmannen er inhabil, varsles ordfører. Situasjonen for den varslet gjelder 17. Også den varslet gjelder har krav på en forsvarlig behandling. Dette er kommunens ansvar. Faktaundersøkelse 18. Ved en eventuell faktaundersøkelse skal det, som en hovedregel, foretas en ekstern undersøkelse. Med ekstern aktør menes aktør som ikke er en del av kommunens egen organisasjon, Lier kommunes selskaper eller faste leverandører til kommunen. 19. Hver varslingssak blir vurdert individuelt, også behovet for bruk av faktaundersøkelse. 19

20 Varslingsprosedyre slik varsler du 1. Dersom du blir klar over forhold du mener er kritikkverdig, skal du ta saken opp med din nærmeste leder før en eventuell varsling. Unntak fra dette gjelder dersom din leder selv bidrar til det kritikkverdige forholdet. 2. Dersom du vurderer at det ikke er forsvarlig å ta opp det kritikkverdige forholdet med nærmeste leder, kan du ta dette opp med nærmeste leders overordnete, eller drøfte forholdet med verneombudet, din tillitsvalgte eller et av medlemmene i varslingssekretariatet. 3. Du skal ikke benytte e-post eller andre interne kanaler (avvikssystemet, fagsystemer, internpost) til varsling. Du bør også være varsom med bruk av telefon eller tekstmelding. 4. Varsling skal foregå slik: a. Benytt helst den foreskrevne digitale varslingskanalen (sikker digital varsling). b. Du kan varsle pr. rekommandert brev i ordinær postgang eller fysisk levert brev. c. Du kan i særlige tilfeller unntaksvis varsle muntlig direkte til varslingssekretariatet. d. Du kan velge å varsle med fullt navn. e. Du kan velge å varsle anonymt. f. Dersom du ønsker å forbli anonym, bør du ikke drøfte saken med andre enn de som er nevnt i pkt. 2 i denne prosedyren. 5. Dersom du varsler anonymt, kan du ikke forvente tilbakemelding om varslingen med mindre du selv tar et initiativ overfor varslingssekretariatet om å bli kontaktet. 6. Varslingssekretariatets leder skal, umiddelbart etter at et varsel er mottatt, ta kontakt med de øvrige i sekretariatet for å drøfte saken. Sekretariatets leder varsler deretter rådmannen. Henvisninger Arbeidsmiljøloven kap. 2-A 20

21 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/3362 Arkiv: Saksbehandler: Åse Karin Killingberg Brørvik Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 17/2017 Administrasjonsutvalget Sak fra Fagforbundet: Sosial dumping og arbeidsmarkedskriminalitet Fagforbundets forslag til vedtak: Det utarbeides en tiltaksplan mot sosial dumping og arbeidsmarkedskriminalitet for Lier kommune. Fagforbundets saksutredning: Vedlegg: Ingen Utredning: Fagforbundet Lier ønsker at Lier kommune gjør vedtak og tiltak mot sosial dumping og arbeidsmarkedskriminalitet. Lier kommune vil ha en stor utbygging og utvikling av Liersamfunnet de neste årene, og derfor mener vi det er på sin plass at Lier kommune vedtar tiltak mot sosial dumping og arbeidsmarkedskriminalitet. Vi viser til at mange kommuner i landet har sluttet seg til en slik modell som «Telemarksmodellen» baserer seg på. På bakgrunn av punktene i Telemarksmodellen ønsker vi at det blir utarbeidet en sak for kommunestyret innen utgangen av 2017 angående Sosial dumping og arbeidsmarkedskriminalitet. Noen av de kravene som må oppfylles er bl.a: Arbeidet skal utføres av ansatte hos hovedentreprenøren og underentreprenøren Enkeltpersonforetak eller innleid krever spesiell tillatelse Kun ett eller to ledd i entreprenørkjeden Alle entreprenører og underentreprenører skal ha lærlinger Norsk skal være hovedspråk, både skriftlig og muntlig Kopi av Telemarksmodellen her: DETTE ER TELEMARKSMODELLEN: 21

22 1. Arbeidet skal utføres av tilbyder og dennes ansatte i tjenesteforhold, eller av på forhånd avtalte underentreprenører og deres ansatte. Tilbyder skal til enhver tid kunne framlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. 2. Eventuell bruk av innleid arbeidskraft skal være avtalt med byggherren. Innleie skal gjøres i samsvar med arbeidsmiljøloven, og det skal dokumenteres at innleid arbeidskraft har ordnede lønns- og arbeidsvilkår. Innleide skal være fast ansatt med lønn mellom oppdrag i utleiebedriften. 3. Norsk er hovedspråk på byggeplassen, både skriftlig og muntlig. Personer som har ledende funksjoner på byggeplassen, skal beherske norsk. 4. Alle arbeidstakere på byggeplassen skal ha kunnskap om og forstå sikkerhetsopplæring, sikkerhetsinstrukser, bruksanvisninger, varselskilt m.m. Dersom det er arbeidstakere på byggeplassen som ikke forstår norsk, er det tilbyders ansvar at disse får sikkerhetsinstruksjoner på et språk de forstår. 5. Tilbyder og underentreprenører som skal engasjeres i prosjektet, skal være godkjente og aktive lærlingbedrifter. Lærling(er) skal delta i arbeidet med utførelse av den aktuelle kontrakten. Evt. unntak skal særskilt begrunnes. 6. Avtale om under entreprise med enkeltpersonforetak skal avtales med byggherren. 7. Byggherren tillater ikke mer enn to ledd i kontraktskjeden. Byggherren kan godkjenne tre ledd når det foreligger en god begrunnelse. Det skal aldri være mer enn tre ledd i kontraktskjeden. Hovedentreprenøren regnes som første ledd. Bemanningsforetak etter Arbeidsmiljøloven 14.2 regnes som ett ledd i kontraktskjeden. 8. Byggherren kan kreve dagmulkt dersom tilbyder selv eller noen av hans kontraktsmedhjelpere anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra fylkeskommunen. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. 9. Ansatte skal ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn vilkårene som er fastsatt i tariffavtale for tilsvarende arbeider innenfor den aktuelle bransje. Dette gjelder også innleid arbeidskraft. Ved konstatert brudd på ovennevnte bestemmelse, og tilbyder ikke har rettet feilen innen fristens utløp, kan byggherren heve kontrakten. Evt. andre sanksjonsmuligheter kan avtales i kontrakt. 10. Tilbyder skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkårene til de ansatte. Alle avtaler tilbyder inngår, og som innebærer utføring av arbeid under gjeldende kontrakt, skal inneholde tilsvarende dokumentasjon. 11. Lønn og annen godtgjørelse for samtlige arbeidstakere skal utbetales til konto i bank. Byggherren skal i tillegg til de vanlige dokumentasjonskravene kunne følge pengestrømmen ut til de ansatte. 12. Tilbyder skal dokumentere at majoriteten av de ansatte (også evt. innleide) er faglærte innfor sitt fagområde. Med faglærte forstås fagbrev eller tilsvarende formell utdanning. 13. Alle firma i kontraktskjeden skal gi byggherren fullmakt til å innhente relevante skatteopplysninger (SKAV-skjema) fra Skatteetaten, både før kontraktsinngåelse og i hele kontraktsperioden. 14. Det skal være elektronisk adgangskontroll på byggeplassen. 22

23 15. Tilbyder plikter å sørge for at likelydende bestemmelser (pkt. 1-14) inntas i kontrakter med underentreprenører. 23

24 18/2017 Meldinger 24

25 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2017/275 Saksbehandler: Kaare Stenseng 10/2017 Administrasjonsutvalget Nærværsrapport for juni 2017 AKKUMULERT NÆRVÆR I LIER KOMMUNE I 2017 Tjenesteområde Antall ansatte Antall dagsverk Egenmeldt Korttidsfravær Langtidsfravær Totalt fravær Totalt nærvær BARNEHAGE ,6 1,92 0,92 11,38 14,22 85,78 GRUNNSKOLE ,0 1,20 0,97 4,67 6,83 93,17 HELSE OG OMSORG ,0 1,11 1,46 6,57 9,14 90,86 VELFERD ,0 1,23 1,46 6,08 8,77 91,23 KULTUR ,2 0,34 0,41 1,99 2,74 97,26 INFRASTRUKTUR ,4 0,30 0,00 0,00 0,30 99,70 PLAN/SAMFUNN ,4 0,96 0,35 1,12 2,43 97,57 FELLESTJENESTER ,2 0,90 0,95 6,66 8,52 91,48 TOTALT ,8 1,15 1,15 5,57 7,87 92,13 Kommentar nærvær juni 2017: Grafen ovenfor viser også økt nærvær i forhold til akkumulert nærvær i Tallene under er akkumulert fravær per 20.juni Fraværsprosenten for juni påvirkes generelt av uttak av ferie i virksomhetene, noe som vil vises enda tydeligere i rapporten for juli. Grunnen til dette er at virksomhetene da har lavere bemanning og dertil lavere antall planlagte dagsverk. 25

26 I virksomheter hvor det jobbes noe, vil sykefraværsprosenten økes den enkelte måneden, mens i virksomheter hvor det ikke jobbes i ferien, vil fraværsprosenten reduseres ytterligere. Når man ser på de akkumulerte tallene for hele året viser det redusert fravær i 27 av virksomhetene/avdelingene, mot økt i 23 av virksomhetene, siden forrige måned. 6 av virksomhetene/avdelingene viser samme status som forrige måned. Det er i alt 26 virksomheter/avdelinger som har over 7% nærvær, markert i gult. Av disse har 14 hatt redusert fravær siden forrige måned, mens 11 har hatt økt fravær. Den mest markante nedgang i fravær blant virksomheter/avdelinger med over 7% fravær, finnes i Helse, Omsorg og Velferd, spesifikt dagsenteret og bofellesskapet på Fosshagen og Øvre- og Ytre Lier bofellesskap for voksne med funksjonsnedsettelser. Pilene i høyre kolonne markerer økt eller redusert fravær. Akkumulert Juni 2017 Januar Februar Mars April Mai Juni Utvikling BARNEHAGE Linnesstranda barnehage 11,4 12, ,9 13,4 16,1 Dambråtan barnehage 9,5 7,1 8,7 7,3 5,7 7,9 Hennummarka barnehage 19,2 19,5 19,9 18,4 17,6 15,9 GRUNNSKOLE Gullaug skole 4,5 5,7 6,8 7,6 7,1 6,9 Hegg skole 8,9 8,9 8,3 7,8 7,4 8 Egge skole 3,8 3,8 2,9 2,7 2,1 2,5 Oddevall skole 15,1 15,1 10,7 8,9 7,7 6,6 Nordal skole 6,1 4,8 4,3 3,8 5 5 Hallingstad skole 9, ,5 12,4 12,4 12,4 Hennummarka skole 8,4 7 6,6 6,3 6 6,2 Heia skole 3 2,4 3,3 3,9 3,7 4,2 Lierbyen skole 9,2 7,8 6,3 5,4 4,4 4,7 Tranby skole 8,5 9,9 9,8 9,7 9 8,9 Høvik skole 8,3 8,8 8,2 7,5 6,6 6,2 Sylling skole 5,2 6,1 5,7 5,5 6 6,2 PP-tjenesten 4,8 5,4 5,2 4,4 5,2 6,2 HELSE OG OMSORG Vedtakskontor 2,3 2,5 5,1 4,8 3,8 3,7 Lege, legevakt og samhandlingsreformen 0 25,2 19,2 14,7 11,5 9,9 Hjemmetjenesten 13,9 13,6 12,3 12,1 12,2 12 Nøstehagen 4,5 4,7 5,2 4,7 4,2 4,2 Liertun 7 7,7 10,3 10,2 10,2 9,6 Sentralkjøkken 5,2 4,2 3,9 3,1 2,3 2,2 Bratromveien 7/9/11 19, , ,9 19,3 Fosshagen sykehjem 0 1,1 0,8 2,4 2,7 2,4 Fosshagen - Dagsenter 12,7 13,4 16,8 17,5 16,3 13,5 Fosshagen - Rehabiliteringsavdeling 3,3 2,4 2,1 1,9 2,8 3,4 Fosshagen - Korttids/ skjermingsavdeling 12,4 15,8 17,7 16,6 14,5 14,6 Fosshagen - Langtidsavdeling 4,6 6,4 4,7 4,1 4,1 4,6 Fosshagen - Bofellesskap 16,1 14, ,2 13,4 12,7 VELFERD Helsetjeneste barn og unge 3 2,1 2,2 2,5 2,8 2,7 Tjenester til barn og ungdom med funksjo 10,6 9,4 7,9 8,1 7,3 7,4 Psykisk helse og rus - Tjenester til vok 8,8 8,3 8,2 9,2 9,4 9,5 EMI - Tranby bofellesskap 1,2 1,3 1,8 1,9 1,5 2,6 EMI - Lierskogen bofellesskap 5,6 6,2 4,2 5,4 5,5 5,2 EMI - Regnbuen bofellesskap 1,5 2,9 4,7 5 7,2 10,9 Barnevernstjenesten 4,7 9,6 10,1 9,8 8,6 8,8 NAV 8 9,3 9,7 8,4 7,1 7,1 Flyktningetjenesten 4,5 23,9 22,3 18,6 15,7 14,5 Omsorgslønn, pers. ass. støttekontakter 7,5 8,2 8,7 9,6 10,3 10,6 Ytre Lier bofellesskap for funksjonshemm 16 14,6 13,6 13,3 13,2 11,6 Øvre Lier bofellesskap for funksjonshemm 11,5 12,3 11,9 10,8 10 8,9 Voksenopplæringen 4,3 4,4 5,8 6 5,6 5,8 26

27 Akkumulert Juni 2017 Januar Februar Mars April Mai Juni Utvikling INFRASTRUKTUR Lier Eiendomsselskap KF 5,7 1,2 0,7 0,5 0,4 0,3 FELLESTJENESTER Kemnerkontoret 9,7 8,9 8,4 7,1 6,7 6,7 Rådmannsteamet 5,9 5,5 3,8 3,1 2,3 1,8 IKT enheten 12,9 14,3 13,1 13,3 12,3 12,8 Rådgivningsenheten 5,3 5,1 5,8 5,4 7,2 7,2 Økonomi, Innkjøp, Statistikk og Rapporte 5,8 5,7 6,4 7,8 8,1 9,9 Service, Informasjon og Dokumentenheten 19,1 22,8 23, ,4 20,4 HR enheten 5,7 4,7 4,2 4,3 3,5 3,6 KULTUR Kulturskolen 4,1 2,7 3,1 2,5 2,1 2,1 Lier Bibliotek 0,7 0,4 0,2 0,8 0,6 0,5 Kultur og fritid - Kultur 0 0,2 0,2 0,1 0,1 0,1 Kultur og fritid - Park og idrett 0 11,2 11,1 11,2 10,9 10,5 PLAN/SAMFUNN Planseksjonen 2,8 2 1,5 1,7 1,4 1,2 SPREDT AVLØP 1 2,1 3,1 3,2 2,7 5,6 Landbruksforvaltningen 0 2,1 1,4 1 0,9 0,8 Sektor Samfunn 0 0,3 0,2 1,5 4 4,8 27