En bedre løsning for globalisering av SharePoint

Transkript

1 En bedre løsning for globalisering av SharePoint Slik får brukere raskere tilgang over alt

2 INNHOLD Synkronisering av innhold...3 Forretningsproblemer som krever en plan for synkronisering av innhold...4 Høy innholdstilgjengelighet...8 Løsningen for synkronisering av innhold Hvem trenger løsningen? Metalogix Replicator Om Metalogix...11 Copyright 2014 Metalogix International GmbH. Med enerett. Metalogix er et varemerke for Metalogix International GmbH. StoragePoint er et registrert varemerke for BlueThread Technologies, Inc. Microsoft, Exchange Server, Microsoft Office, SharePoint og SQL Server er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. 2

3 SYNKRONISERING AV INNHOLD SharePoint implementeres ofte som løsningen for stadig økende innhold. Målet er bedre organisering av dokumenter og kritiske data for sluttbrukere, slik at sluttbrukerne får enkel tilgang. Med kritiske dokumenter, ECM og firma-ip-adresser lagret i SharePoint-databaser, er det selvfølgelig at pålitelig tilgang er påkrevet. Du har gjort en betydelig investering i SharePoint-miljøet med håp om at det vil gjøre ting enklere og lettere å håndtere for medarbeiderne dine. De samme medarbeiderne begynner dessverre å se på SharePoint som en plage, og har helt sluttet å bruke det. Eksterne brukere opplever ofte treg tilgang og lang opplastings- og nedlastingstid ved bruk av SharePoint. Irritasjonen over stadig venting eller manglende tilgang kan føre til at eksterne brukere helt slutter å bruke SharePoint, og den betydelige investeringen i innholdsstyring er fullstendig bortkastet. MICROSOFTS FORSLAG TIL STYRING AV INNHOLDSVEKST OG TILGJENGELIGHET FOR SLUTTBRUKERE Microsoft har enkelte forslag til håndtering av innholdsvekst og en spredt brukerbase. De foreslår ny utforming av SharePoint-sider for raskere nedlastinger, bruk av WAN-akseleratorer samt optimalisering av nettverket ditt. Alle disse løsningene er dessverre både kostbare og virkningsløse da de bare skjuler det faktiske problemet i stedet for å løse det. SharePoint har to hovedmodeller for håndtering av disse problemstillingene sentraliserte og desentraliserte innholdshuber. En sentralisert innholdshub bevarer konseptet «enkel kopi» og sikrer at du ikke har dupliseringer på én farm, men problemet med denne løsningen er treg tilgang for langsomme WAN-koblinger og over lange avstander. Dette er i hovedsak den viktigste årsaken til tilgjengelighetsproblemer. Sentralisert SharePoint-innhold er muligens heller ikke pålitelig i miljøer der eksterne brukere har utfordrende nettverkstilkoblinger, så som periodiske satellitttilkoblinger. En desentralisert innholdshub løses problemet med treg tilgang for eksterne brukere ved at de blir omdirigert til nærmeste server, men denne modellen tilbyr ikke synkronisering av innhold og kan føre til duplisering av data. Dette blir et problem når sluttbrukere dirigeres til flere desentraliserte huber fordi ikke alle sluttbrukere vil ha tilgang til samme innhold. Med begge strukturene vil bruken av SharePoint reduseres, og SharePoints fulle potensiale vil ikke bli brukt slik at de viktigste samarbeidsfunksjonene til SharePoint går tapt. 3

4 Løsningen er forholdsvis enkel en desentralisert innholdshub med en implementert løsning for synkronisering av innhold. Ved å spre sluttbrukerbelastningen over flere desentraliserte farmer gir du brukerne raskere tilgang til innhold. Ved å synkronisere innholdet blant disse spredte farmene kan du sikre at sluttbrukerne får lokal tilgang til det samme innholdet. Regionalt hovedkontor, New York, USA Avdelingskontor, Edinburgh, Skottland Avdelingskontor, Beijing, Kina Avdelingskontor, Mumbai, India Avdelingskontor, Sør-Afrika FORRETNINGSPROBLEMER SOM KREVER EN PLAN FOR SYNKRONISERING AV INNHOLD Det kan oppstå utallige forretningsproblemer på grunn av manglende kontinuerlig synkronisering av innhold. Innhold som ikke er synkronisert forårsaker feil og forsinkelser, det hindrer sluttbrukerne fra å oppnå målet om å arbeide effektivt. I dagens raskt endrende samfunn endres nøkkelinnhold stadig, og innhold som ikke er synkronisert kan resultere i kostbare feil og til og med lovbrudd, som igjen fører til bøter og straffer, og i enkelte tilfeller fengselsstraff. Innføringen av SharePoint berøres også på grunn av manglende synkronisering av innhold. Frakobling eller trege responstider på eksterne områder kan føre til at brukerene slutter å bruke SharePoint. Brukerene begynner så å lagre dokumenter på sine egne datamaskiner. Dette skaper forvirring, unøyaktighet og kaos når virksomheten forsøker å organisere og få tilgang til kritisk forretningsinformasjon. Som et resultat påvirkes også ekstern områder, da de ikke lenger har tilgang til den siste informasjonen. Eksterne brukere tar i bruk e-post for å dele dokumenter og innhold, noe som resulterer i versjonskontrollproblemer samt belastning av e-postservere med store filer. Kontinuerlig synkronisering av innhold er en nyttig funksjon som kan øke virksomhetens verdi av SharePoint samt redusere tilkoblingsproblemene. Dette er spesielt reelt når du tar i betraktning forretningskrav til driftskontinuitet og rask tilgang som er hovedårsakene til hvorfor løsninger for synkronisering av innhold og høy tilgjengelighet er så viktig. 4

5 Lavere toleranse for alle typer nedetid «Katastrofegjenoppretting» som historisk sett fokuserer på hendelser så som naturkatastrofer, ekstremvær, pandemier/epidemier samt andre hendelser med lav mulighet for forekomst. Med dagens organisasjoner som kjører globale 24x7x365 operasjoner og står overfor hard konkurranse, tolereres ikke nedetid i det hele tatt, uansett årsak. Forretningsledere bryr seg ikke om hva som er årsaken til nedetiden, de krever derimot at SharePoint-innholdet skal gjenopprettes så raskt som mulig, med minst mulig innvirkning på virksomheten. Med innholdssynkronisering implementert, kan du innføre en løsning for høy tilgjengelighet som sikrer sluttbrukerne tilgang til innholdet de trenger, når de trenger det. Du sikrer også at IT kan fokusere på å korrigere driftsstansen i stedet for å bruke verdifulle ressurser på å gjenvinne tilgang til eller gjenopprette innhold. Flere forretningsprosesser er avhengige av teknologi Flere og flere forretningsprosesser avhenger av teknologi, og mange av dem er avhengige av flere systemer. Dette gjelder også for SharePoint, ettersom webprogrammer i økende grad styrer generering av inntekter eller andre kritiske prosesser. Mange organisasjoner er så avhengige av teknologi at de ikke lenger har manuelle prosedyrer i bakhånd hvis systemene skulle bryte sammen. Med integrert synkronisering av innhold og høy tilgjengelighet trenger du ikke en reserveløsning fordi innholdet er synkronisert globalt og derfor tilgjengelig fra farmene dine til enhver tid. De forventede og faktiske risikoene øker. I henhold til en samlet undersøkelse fra Forrester and Disaster Recovery Journal, føler 82 % av beslutningstakerne og påvirkerne at organisasjonens risikonivå øker. De fire hovedårsakene for denne økningen er: tilliten til teknologi, forretningskompleksitet, frekvens og grad av naturkatastrofer samt tillit til tredjeparter. Disse oppfatningene er ikke misforståtte. I løpet av de siste fem årene har over 60 % av bedriftene implementert kontinuitetsplaner minst én gang, og over en fjerdedel har implementert disse planene tre eller flere ganger. Ved å synkronisere innholdet gir du organisasjonen en automatisert handlingsplan, og sikrer at alle sluttbrukerne til enhver tid har tilgang til samme innhold. 5

6 HVA ER SYNKRONISERING AV INNHOLD? Synkronisering av innehold er prosessen av å sikre at innholdet er tilgjengelig på flere steder, så som flere farmer eller webprogrammer, samtidig. Ved å synkronisere innholdet over alle farmene sikrere du at sluttbrukerne har samme tilkoblingsmulighet til de ulike farmene, i tillegg til at de har tilgang til det samme innholdet. Det brukes i stor grad til å omgå mange av de arkitekturiske begrensningene til SharePoint ved å ha flere kopier av leseog skrivedata på ulike steder, alle med automatisk synkronisering for å sikre at alle sluttbrukere har den mest oppdaterte versjonen av alle dokumenter. Synkronisering av innhold forenkles ved bruk av en replikeringsløsning fra en tredjepart, så som Metalogix Replicator. HVORFOR SYNKRONISERING AV INNHOLD? For å sikre at alle brukere har tidsriktig tilgang til SharePoint-innholdet kan fordeling av brukere til ulike og mer nærliggende farmer være den beste løsningen. Ved å sette opp farmer på ulike steder kan du styre eksterne brukere til innhold på nærmeste SharePoint-farm. Dette håndterer eventuelle problemer med ventetid som de kan oppleve. Når problemene med venting er løst, må du nå styre flere innholdsfarmer. Det er her synkronisering av innhold gjør seg gjeldende. Sky Offshore Nedgang for SharePoint HQ SharePoint Synkronisere Eksterne brukere 6

7 Toveis replikering som grunnleggende innholdssynkronisering Toveis replikering er den enkleste metoden for synkronisering av innhold. Dette oppsettet sikrer synkronisering av innhold mellom to farmer, slik at innholdet på begge stedene er oppdatert. Områdets struktur, tillatelser og innhold er alle faktorer som settes opp toveis. Toveis replikering er også det første trinnet mot høy tilgjengelighet. Dette gjøres ved å sikre at endringer som gjøres for de eksterne farmene under planlagt eller ikke planlagt nedetid blir synkronisert tilbake til den primære farmen når farmen med nedetid er gjenopprettet. SYNKRONISERING AV INNHOLD I REGIONSNETT Samme prinsipp for synkronisering og gjenoppretting av data kan brukes for flere farmer. I et miljø med flere farmer, er farmene sammenkoblet i en nettstruktur som muliggjør synkronisering av innhold på tvers av alle farmer for alle sluttbrukere, og gjør innholdet godt tilgjengelig. 7

8 HØY INNHOLDSTILGJENGELIGHET HVA ER HØY INNHOLDSTILGJENGELIGHET? I informasjonsteknologi henviser høy tilgjengelighet til et system eller en komponent som er kontinuerlig operativ for en lengre tidsperiode. Høy tilgjengelighet for SharePoint henviser til den systematiske tilnærmingen for å sikre at SharePoint og innholdet er kontinuerlig operativt. Høy tilgjengelighet for SharePoint påser at et forhåndsordnet nivå av operasjonell ytelse vil bli oppfylt under en avtalebestemt måleperiode. Høy tilgjengelighet er ikke katastrofegjenoppretting, det er imidlertid to svært ulike scenarier. Det kan være mange årsaker til nettverksnedetid, ikke bare det som tradisjonelt kalles for «katastrofer». Strømbrudd og maskinvarefeil er to av de viktigste årsakene til nettverksnedetid. Ved å prate om høy tilgjengelighet som en løsning for "katastrofegjenoppretting" er å undervurdere det. Enkelte ledere vil når de hører ordet «katastrofe» anse sannsynligheten for at dette skal skje til å være 2 til 3 %. I henhold til en nylig undersøkelse fra Forrester forekommer imidlertid nedetid langt oftere enn hva ordet «katastrofe» indikerer. Høy tilgjengelighet er helt annerledes enn katastrofegjenoppretting av andre årsaker. Katastrofegjenoppretting måles ofte i RTO og RPO. RTO, eller mål for gjenopprettingstid (Recovery Time Objective), er fremtidsrettet og er varigheten og en servicenivåstandard som en forretningsprosess må gjenopprettes innen etter en katastrofe/et avbrudd for å kunne unngå uakseptable konsekvenser tilknyttet et avbrudd i virksomhetens kontinuitet. Synkronisering av innhold er det første trinnet i prosessen for å oppnå høy tilgjengelighet, slik at organisasjonen din kan utvikles og tilpasses enhver løsningsstrategi for katastrofegjenoppretting du har innført. "Dagens virksomheter må alltid være tilkoblet og alltid være tilgjengelige for et utvidet nettverk av kunder, medarbeidere og partnere... organisasjoner må utvikle seg til utover reaktiv kontinuitet og katastrofegjenoppretting" Rachel A. Dines Senior Analyst Betjene infrastruktur- og driftspersonell Mange organisasjoner kan ta i bruk SQL-serverløsninger for høy tilgjengelighet og katastrofegjenoppretting, men det finnes flere begrensninger når denne metoden tas i bruk, og spesielt hvis du bruker RBS-løsninger. 8

9 HVORDAN KAN SYNKRONISERING AV INNHOLD SIKRE HØY TILGJENGELIGHET? Med synkronisering av innhold, som nevnt tidligere, kan organisasjoner ha flere farmer av formålet for lik tilgang for alle sluttbrukere. Med innholdssynkronisering kan sluttbrukerne få tilgang til det samme innholdet, uavhengig av hvilken farm de bruker, på en tidsriktig måte. Ved å synkronisere innholdet i alle miljøene dine for lett tilgjengelighet for sluttbrukerne, sikrer du samtidig kontinuiteten for operasjonene dine. I tilfelle av en planlagt eller ikke planlagt driftsstans blir innholdet synkronisert over farmer slik at du ikke taper nyttbar tid. Dette gjøres ved å omdirigere brukerne som berøres av en farm som er nede til en funksjonell farm. Alle sluttbrukerne vil fremdeles ha tilgang til det samme materialet globalt, takket være synkroniseringen av innholdet. La oss si at hovedkontoret ditt ligger i London med eksterne bruker i Europa. Brukerne dine får tilgang til innholdet fra serveren i London til å utføre arbeidet og holde virksomheten gående. Men, noe skjer, for eksempel et strømbrudd som stenger strømmen til serverrommet. Med innholdssynkronisering ville du hatt en annen redundant server satt opp et annet sted, for eksempel Romania. Du kan omdirigere brukerne til denne uberørte serveren, og på grunn av innholdssynkronisering vil brukerne fremdeles ha tilgang til det samme innholdet, og virksomheten kan fortsette som normalt. Medarbeiderne fortsetter arbeidet og er muligens ikke klar over at en server har stanset. Med den rette replikeringsløsningen kan farmen med driftsstans automatisk oppdateres med endringer som er gjort for de andre farmene mens den var nede. Med kontinuerlig synkronisering av innhold er det ikke nødvendig å bekymre seg for om farmene ikke er synkroniserte og heller ikke for virkningene en planlagt eller ikke planlagt driftsstans kan ha på kontinuiteten av operasjonene dine. 9

10 LØSNINGEN FOR SYNKRONISERING AV INNHOLD For kontinuerlig dataredundans, høy tilgjengelighet eller akselerert katastrofegjenoppretting, vil en SharePoint replikeringsløsning bedre forretningskontinuiteten umiddelbart og minimere nedetid basert på gjenopprettingsmål. Løsningen vil gi umiddelbar replikering i sanntid med både høy tilgjengelighet og katastrofegjenoppretting for å yte en komplett databeskyttelsestjeneste som sikrer at virksomhetens operasjoner ikke blir avbrutt. Her er noen av de viktigste fordelene ved en SharePoint replikeringsløsning: Informasjonen oppdateres kontinuerlig, slik at alle brukere til enhver tid har tilgang til den siste informasjonen. Hvis en katastrofe eller driftsstans forekommer, kan du raskt omdirigere brukerne til det siste innholdet på den eksterne farmen. Servere kan erstattes raskt, og prosessen forblir transparent for brukerne. Strategiske partnere kan få sikker tilgang til aktuelt innhold. Bedret tilgjengelighet for dokumenter. Bedret produktivitet for eksterne steder. Økt samarbeid og bedre versjonskontroll. Tidsriktig distribusjon av dokumenter til eksterne plasseringer. Selektiv flytting av informasjon, i henhold til virksomhetens regler. Økt bruk av SharePoint, økt kapitalavkastning. HVEM TRENGER DET? Firmakunder, som kjøper replikeringsløsninger for synkronisering av innhold og høy tilgjengelighet, har følgende mål: 1. Trenger meget høye oppetider for SharePoint det så kritisk for virksomheten at det aldri kan være nede. 2. Har innført og er villig til å innføre SharePoint-farmer på flere steder for å øke robusthet. 3. Har plasseringer med over 300 mil avstand mellom dem og derfor ikke kan bruke SQL Server-speiling eller andre teknologier på grunn av tekniske begrensninger. 10

11 METALOGIX REPLICATOR Metalogix Replicator er en fullt ut integrert, tredjeparts replikeringsløsning. Løsningen gjør det mulig for deg å synkronisere SharePoint-innhold til geografisk spredte farmer, slik at alle deler av en organisasjon kan arbeide med den mest oppdaterte informasjonen. Det er en løsning som holder driften i gang og også bidrar til å hindre kostbare/pinlige lovbrudd. Sømløs kontinuitet av operasjoner er en realitet med Metalogix Replicator, da løsningen gir alle brukere uavbrutt, fullt ut synkronisert og rask lokal tilgang til SharePoint-innhold på land, til havs og i luften. Noen flere årsaker til hvorfor Metalogix Replicator er det ultimate innen replikeringsløsninger: Replikerer det største området av SharePoint-innhold, inkludert dokumenter, listeelementer, nettsteder, områdesamlinger, biblioteker, tillatelser, arbeidsflyt, nettdeler og sosiale data. Replikerer hele farmer, eller kun en del. Replikerer smart, rundt nettverksbrudd og restarter automatisk. Replikerer i henhold til virksomhetens regler, så som «repliker kun dokumenter for siste måned på HR-området». Prioriterer SharePoint-replikering og replikerer etter en forhåndsdefinert plan. Komprimerer data for replikering for minimal bruk av båndbredde. Støtter kompleks replikering på flere nivåer. Er fullt ut integrert i din sentraladministrasjon av SharePoint. ABOUT METALOGIX Metalogix leverer programvare for innholdsinfrastruktur for å bedre bruken og ytelsen for virksomhetsinnhold. I over et tiår har Metalogix endret måten kommersielle og statlige organisasjoner administrerer terabyte med innhold for å bedre kunnskapsdeling og samarbeid. Over kunder bruker i dag selskapets produkter til å oppgradere, overføre, organisere, lagre, arkivere og replikere innhold på Microsoft SharePoint, Exchange og Cloud-plattformer. Metalogix er et privateid selskap som støttes av Insight Venture Partners og Bessemer Venture Partners. METALOGIX 5335 Wisconsin Ave NW, Suite 510, Washington DC sales@metalogix.com