INNKALLING TIL STYREMØTE

Transkript

1 Stad: Øygarden rådhus Dato: 19. mai 2014 Tid: 11:00 13:00 INNKALLING TIL STYREMØTE SAKSLISTE 08/14 Referat frå møtet Vedl 1 09/14 Fylkesmannen sin modell for tildeling av skjønsmidlar til omstilling og fornying Vedl 2 FMH sendte 22. april 2014 ut skriv vedk ovannemnde der han informerer om ny praksis for tildeling av midlar der regionråda skal ha ei koordinerande rolle. Søknader frå vår region skal sendast regionrådet som skal vurdere, prioritere og sende søknadane saman med eit brev til Fylkesmannen som skal stå for tildeling. Ei samla oversikt over kommunane sine søknader vert lagt fram i møtet. Søknadene er gjennomgått i Rådmannsmøtet og vert lagt fram til behandling direkte i styremøtet. 10/14 Orienteringar v/øygarden kommune Forprosjekt interkommunalt bustadsamarbeid innan psykisk helse v/marit Rinnan Rapport frå IKT-rådet. Framlegg til revidert handlingsplan Vedl 3 Vedl v/gerhard Inge Storebø Status Regional samarbeid arealdisponering av næringareal og strandsone Kommunane har valt representantar til politisk referansegruppe for dette arbeidet. Den er sett saman slik: Øygarden kommune: Ottar Vik og Åse Gunn Husebø Askøy kommune : Helge Andreassen og Viggo Kristiansen Sund kommune : Nils Magne Vardøy og Nils Kåre Skoge Fjell kommune : Tom Georg Indrevik og Daniel Victor Sandvik v/åsta Årøen Orientering om årsmøte i Felles Ansvar 11/14 Val av representant frå Region Vest til Prosjekt Kulturminneplan i Vedl 5

2 kommunane Regionrådet Vest må ta stilling til kven som skal representere region i Hordaland Fylke sitt arbeid med Kulturminneplan i kommunen Regional konsulent for bygningsvern ville vore ein naturleg kandidat, men han representerer Museum Vest i styringsgruppa som til no er sett saman slik: o Per Morten Ekerhovd, fylkeskonservator,hordaland fylkeskommune - Leiar o Egil Hauge, Fylkesmannen i Hordaland o Marit Rødseth, Plansjef, Hordaland fylkeskommune o Ellen Tveit, Sveio kommune, Samarbeidsråd for Sunnhordland o Knut Markhus, Kvam herad, Hardangerrådet o Trygve Solløs, Museum Vest o Rune Heradstveit, Regionråd Nordhordland IKS o?, Regionrådet Vest 12/14 Informasjon v/styreleiar Eli Årdal Berland 13/14 Eventuelt

3 VEDLEGG 1 REFERAT FRÅ STYREMØTE 2. DESEMBER 2013 Stad: Kommunehuset i Askøy Dato: 10. februar :00 lunsj - møtestart 11: Desse møtte: Ordførar i Fjell: Eli Berland, ordførar på Askøy: Siv Høgtun, ordførar i Sund: Nils Kåre Skoge, ordførar i Øygarden: Otto Harkestad Rådmann i Fjell: Steinar Nesse, rådmann i Askøy: Odd Magne Utkilen Rådmann i Sund: Stig Arne Thune, rådmann i Øygarden: Siri Fahlvik Pettersen Andre: Frå sekretariatet: Grethe Bergsvik og Vigleik Brekke Frå NAV: Fylkesdirektør Anne Kverneland Bogsnes og strategisk rådgjevar Frode Storvik 01/14 Gjennomgang av referat frå møtet Vedtak: Innkalling, saksliste og referat frå møtet vart godkjent. 02/14 Fylkesmannen sin modell for tildeling av skjønsmidlar til omstilling og fornying Sekretariatet sendte i november 2013 framlegg til sak vedkommande ny modell for tildeling av skjønsmidlar som kommunane skulle leggje fram til politisk behandling. I etterkant har det kome signal om at det vil komme nye statlege retningsliner for tildeling av skjønsmidlar. Fylkesmannen i Hordaland har ennå ikkje motteke desse og vil sende ut skriv til kommunane når dei nye retningslinene er klare. Ny søknadsfrist vert mest sannsynleg 15. april. Vedtak : Rådmennene føl opp denne saka og samsnakkar om når og i kva form saka skal behandlast vidare. 03/14 Orientering nyhende frå NAV Fylkesdirektør Anne Kverneland Bogsnes orienterte om aktuelle saker frå NAV (presentasjonen hennar vert sendt ut saman med referatet). NAV har utarbeidd ein ny Leiarplattform som skal gje felles grunnlag for leiing, kva krav som stillast til ein leiar, leiaråtferd, leiarstøtte og kva forventningar NAV har til sine leiarar. Leiarplattforma skal først behandlast i partnarskapen, før den vert introdusert til alle NAV-kontora. Det vert innført ny Uførereform i , men brev med informasjon om dette vert alt sendt ut i mai. Det er i dag ca personar er på uføretrygd og NAV legg opp til god informasjon i forkant då omlegging av uføreregelverket er omfattande. I tillegg vil NAV leggje stor vekt på å lære sine tilsette opp i forvaltning av den nye reforma. Føremålet med reforma er å oppnå fleksibilitet når det gjeld å identifisere restinntektspotensiale for å gjere det lettare for folk å kunne kombinere trygd og arbeid.

4 Kommentar: Rådmannen i Fjell viser til at omlegging i NAV ofte resulterer i at mange tek kontakt med kommunane, som må vere budd på å kunne svare på spørsmål. Regionrådet Vest ber difor om at informasjonsskriv frå NAV vert sendt kommunane i god tid slik at ordførarane kan orientere kommunestyra. NAV arbeider elles med å gjere informasjonen sin meir målretta for å avgrense ressursbruk på alle som feilaktig tek kontakt med NAV i staden for rett instans. NAV har gjennomført ei ressursundersøking og resultatet etter denne er at dei store kontora har for få ressursar og dei små kontora har for mange. Aktuelle tiltak for vidare politisk oppfølging vil t.d vere justering av kontorstruktur og etablering av felles leiarplattform. Etter fleire voldsepisodar på NAV-kontor er det gjennomført ei kartlegging av tryggleiken som har resultert i ein rapport. Nokre av tiltaka som er foreslått i rapporten er alt gjennomførte på fleire NAV kontor i Hordaland. Heile rapporten ligg på NAV.no Status IA avtale: Forhandlingar pågår, dei skal vere ferdige før lønsforhandlingane tek til i vår. Eit av delmåla vil vere å gjere sjukefråværsoppfølging enklare. I tillegg skal sjukemeldar si rolle utgreiast. Ny avtale kan setjast i verk, med visse føresetnader, Det er sett i gong eit arbeid med å forenkle avtalestrukturen mellom NAV og den einskilde kommune. NAV ønskjer å vidareutvikle av partnarskapet i Tenesteområde Vest, då dei opplever eit godt interkommunalt samarbeid på fleire område i denne regionen. Med det som bakgrunn ønskjer NAV å drøfte etablering av eit interkommunalt NAV-kontor. Fylkesdirektør Bogsnes tenkjer først og fremst på å drøfte tanken med kommunane Fjell, Sund og Øygarden. Planen er å byggje opp gode tenester for innbyggjarar og eit godt arbeidsmiljø for tilsette slik at dette kan verta eit føregangkontor i Hordaland. Askøy har alt eit stort og robust kontor og står godt på eigne bein. På spørsmål om dette er ein sentral strategi svarar Bogsnes at bakgrunnen ligg i erfaring med oppfølging av brukarar og trua på at eit stort robust kontor i Region Vest vil bidra til betre tenester. Kommunane står heilt fritt, men den nye regjeringa er oppteken av å avbyråkratisere alle tenester. Regionrådet Vest vil ta innspelet med vidare til sine kommunar og drøfte ulike formar for samarbeid innanfor NAV sitt tenesteområde. Til slutt fekk Anne Kverneland Bogsnes eit konkret spørsmål: Det vart vist til besøk av Trigger i rådmannsmøte tidlegare same dag, der Trigger signaliserte at verksemda ønskjer å auke talet på VTA-plassar. Ser fylkesdirektøren at dette kan la seg gjere? Bogsnes svarar at tiltaksbudsjettet ligg med ein fast profil, og Hordaland fylke er i dag det fylket som brukar mest midlar på VTA plassane. Ho vil likevel notere seg Tigger sitt ønskje. Regionrådet Vest meiner at dette tema er stort og viktig og må setjast opp på sakslista til eit seinare møte. 04/14 Tinget i Vest Ordførarane og rådmennene drøfta kva tema som kan vere aktuelle og det kom opp ulike framlegg til tema. Det vart peika på at formannskapa har stilt spørsmål ved nytteverdien av Tinget i Vest og at sakene på Tinget må vere nyttige og aktuelle for alle 4 kommunane. Ordførar Eli Årdal Berland la fram at ho gjerne såg at alle formannskapa vart presenterte for Statoil sin kommande forsyningsbasestruktur. Slike strategiske planar er det viktig at det politiske miljø og heile næringslivet i regionen er kjent med. Statoil har i møte med ordførarane vore tydeleg på at Region Vest ikkje står fram som ein

5 region, i motsetning til kva som er tilfelle i Nordhordlandregionen. Eit anna og viktig tema er å få ei oppdatering på status i reguleringsplanarbeidet i forholdet til Bergen når det gjeld Sotrasambandet. Det kom vidare innspel på at tema på Tinget i Vest må tydeleg vise at det både er fornuftig og i mange tilfelle naudsynt å samarbeide interkommunalt. Samarbeid mellom verksemder rundt Hjeltefjord-bassenget kan vere eit slikt tema. Det vart bestemt at tema på neste Tinget i Vest nettopp vert å synleggjere kor viktig samarbeid mellom dei store og leiande verksemdene rundt Hjeltefjorden vil vere i framtida. Rådmannen på Askøy får i oppgåve å leggje til rette for synfaring til nokre sentrale verksemder på industriområdet Horsøy i tillegg til informasjon om det store subsea-miljøet i regionen i etterkant. Til Tinget i Vest i oktober vil tema vere å gje formannskapa oppdatert informasjon frå statleg hald når det gjeld framtidig kommunereform. Vedtak: Tema på Tinget i Vest 7. april vert samarbeid mellom verksemder rundt Hjeltefjordbassenget. Rådmannen på Askøy legg til rette for synfaring til nokre sentrale verksemder på industriområdet Horsøy og for informasjon om det store subsea-miljøet i regionen. 05/14 Framlegg til Årsrapport 2013 Ordførarane var nøgd med denne og teke den til orientering. Rapporten vert også sendt til alle kommunane slik at den kan takast med i kommunane sine Årsmeldingar. Vedtak: Årsrapport 2013 vert teken til orientering. 06/14 Ajourført liste over igangsette samarbeidsprosjekt Vedtak: Lista vart teken til orientering. 07/14 Eventuelt Ordføraren i Øygarden orienterte om at Fylkesutvalet kjem på synfaring til regionen 19. februar og har invitert ordførarane med i møte til å komme med innspel på kva utfordringar regionen har. Ordførar i Fjell orienterte kort om felles start på grunnlovsmarkeringa 16. februar med vardebrenning frå fjelltoppar i alle 4 kommunar.

6 VEDLEGG 3

7

8

9

10 VEDLEGG 3 Utredning av interkommunalt boligprosjekt innen psykisk helse, Region Vest «Sammendrag Bakgrunn Helse- og omsorgstilbudet har i de senere år blitt påvirket av desentralisering og reformer. Med samhandlingsreformen har en forsøkt å bedre samspillet og flyten mellom tjenestene og kommunene har fått et utvidet ansvar. Kommunene i Region Vest (Sund, Øygarden, Fjell og Askøy) har funnet at de har tilsvarende utfordringer med å gi et kontinuerlig og faglig forsvarlig bo- og tjenestetilbud for alvorlig psykisk syke. Derfor har kommunene sammen med Øyane DPS (Helse Bergen) utarbeidet denne rapporten for å utrede behovet og se på muligheten, utfordringer og løsninger for et interkommunalt boligprosjekt. Metode Arbeidsgruppen besto av fagledere fra kommunene og DPS og en ekstern prosjektleder. Gruppen har samlet aktuell informasjon om behov og planer i kommunene, aktuelle lover og dokumenter, besøkt lignende botilbud og fått innspill fra ulike aktører innen psykisk helse. Utredningen Kommunene har utfordringer med å gi et godt og kontinuerlig tilbud til alvorlig psykisk syke og dette skaper utrygge situasjoner for både ansatte, brukere og samfunnet rundt. Det er enighet rundt utforming og fordeling og bruk av resurser og kompetanse, men en ser også at vi utfordrer lovene med tanke på omsorgsbolig kontra institusjon. De ulike størrelsene på kommunene og dermed et ulikt behov, skaper i tillegg utfordring med tanke på plassering og en rettferdig fordelingsnøkkel. Arbeidsgruppen har skissert mulige løsninger som kan tas videre til politisk diskusjon. Konklusjon Det er en enighet om at det vil være gunstig å samle de mest ressurskrevende brukerne på ett sted for å gi et bedre tilbud til både denne gruppen og andre brukergrupper. Kommunene og spesialisthelsetjenesten ser at et allerede tett samarbeid og like utfordringer legger til rette for en videreføring av prosjektet. Det er likevel knyttet tidsmessige utfordringer med tanke på videre arbeid og dette bør derfor planlegges nøye for alle involverte. Det er også nødvendig å trekke inn faglig ekspertise for å kunne arbeide videre med konkrete løsninger på de ulike problemstillingene.» Heile rapporten vert sendt som eige dokument.

11 Stab og fellestjenester VEDLEGG Sak nr. 2013/ Notat Til: Fra: Rådmannsgruppen i Region Vest IKT-rådet Rapport fra IKT-rådet. Forslag til revidert handlingsplan Marit Rinnan Hege Higraff Kjell Fyllingen Fredrik von der Ohe Gerhard Inge Storebø Jørgen Kausland Ingunnn Teigen Odd Terje Karlsen Askøy kommune (leder) Askøy kommune Fjell kommune Fjell kommune Sund kommune Sund kommune Øygarden kommune Øygarden kommune IKT-rådet i Region Vest er opprettet for å gjennomføre «Strategi for regionalt IKT-I samarbeid ». Rådet er etablert med slik sammensetning: IKT-rådet har så langt hatt to møter. Status for tiltakene i den vedtatte handlingsplanen, samt foreliggende paner om IKT-utvikling i hver av kommunene er gjennomgått. På bakgrunn av det foreslår rådet noen justeringer og tilføyelser for en revidert handlingsplan for I forslaget til justert handlingsplanen prioriteres: - Publisering av felles informasjon og eventuelt felles portall for kart, oppmåling og byggesaker - Løsning for felles journal for «Jordmor heim»-tjenester i Sund, Fjelll og Øygarden - Mulig samarbeid om skoleadministrativt system - Mulig samarbeid om SvarUt, Id-porten - Mulig samarbeid om felles tjenestekatalog IKT-rådet ønsker signal fra rådmannsgruppen om det skall startes arbeid med en prosjektkandidat for mulig samarbeidd om omsorgsteknologi, og en større satsning knyttett til utvikling av digitale tjenester.

12 4. Handlingsplan status pr Tenestesamarbeid Nr Prosjekt Formål Kommunar og leiing Kostnad År År År Kommentar/status Namn og beskrivelse Finansiering Deling outlook/ kalender Lette praktisk samarbeid som å avtale møte, anna. Vert knytt til telefoniløysing? Fjell, Askøy, Sund og Øygarden X X Sertifikatløsning må plass. Odd Terje følger opp. 2 Betre saman for barna Tenestesamarbeid, kompetanseutvikling, systemutvikling. 2a Felles barnevernsvakt i dei fire kommunane Saksbehandle, ha lesetilgang, for å ta hand om akutte hendingar. 2b Felleskontor Oppfølging fosterheimsplasserte barn Betre saksbehandling og rapportering. 2c Felles utredningsteam Samle sakkunnig, juridisk barnevern kompetanse og anna i regionen. Saksbehandling og informasjonsutveksling. 2d Regionale senter barn/ familiar Tilby akuttplassar, rettleiing, samtaler, anna. Saksbehandling og informasjonsutveksling. 3 Samarbeid plan, bygg og oppmåling Kompetanseutvikling, tenestesamarbeid, fellesportal, rutine og systemutvikling. Samle søknader, skjema, kart, oa. Effektivisere, betre kvalitet. Samle tenester for å auka kvalitet, effektivitet, meir robust. Saksbehandle. 3a Fellesportal byggesaker, kart, oppmåling 3b (Felleskontor innan plan byggareal.) Felleskontor landbruk 4 Meldingsløft i kommunene Etablere el. meldingsutveks ling mellom kommune, pri mærlegeog spesialistteneste Fjell, Askøy, Sund og Øygarden X X X Delprosjekt for IKT løysingar må etablerast i dialog med IKT rådet. Oppfølging av dette hovedpunktet avventes til videre tjenestesamarbeid er konkretisert. Fjell, Askøy, Sund og Øygarden X Prøveordning med felles barneversvakt avsluttet Punktet utgår. Fjell, Askøy, Sund og Øygarden X Ikke aktuelt inntil videre. Punktet utgår. Fjell, Askøy, Sund og Øygarden X Ikke aktuelt inntil videre. Punktet utgår. Fjell, Askøy, Sund og Øygarden X X Ikke aktuelt inntil videre. Vil uansett ikke kreve egne IKT løsninger. Punktet utgår. Fjell, Askøy, Sund og Øygarden X X X Fjell, Askøy, Sund og Øygarden X Mye forarbeid gjort. Egen arbeidsgruppe følger opp. 2, 3, eller alle kommunar Forprosjekt X X Vurderer om behov for felles IKT løsninger Askøy, Sund, Øygarden, Fjell, Fastlegane i kommunen, Helse Bergen 5 Frisklivs og meistrings senter Folkehelse Helse Bergen, Askøy, Sund, Øygarden og Fjell Fastlegane i kommunen X X Under arbeid Meldingar til/fra Helse Bergen kanskje 3. kvartal 13 x Utført Regional nettside etablert. Linkes til kommunenes nettsider. Utført. 6 Jordmor heim Felles journal for jordmødrene Sund, Øygarden, Fjell Forprosjekt x Forventer at nærmere bestilling kommer 2. Stordrift og synergi Prosjekt Formål Kommune og leiing Kostnad År År År Kommentar/ status Namn og beskrivelse Finansiering PP løsning Utskifting system for PPT Sund og Øygarden X Systemløsning anskaffet i Sund. Utgår.

13 2 Oppgradering Office Ny versjon Office Askøy og Fjell X Utført. 3 Telefoniløysing Ny telefoniløysing, forprosjekt. Lette kommunesamarbeid, høve til felles sentralbord. Askøy og Øygarden X Fjell har gjort. Eit forprosjekt med kost/nytteanalyse vil avklare kva løysing kommunane er tent med Hver kommune har etablert/etablerer egne løsninger. Utgår. 4 Ekspedientstøtte Innføre løysing for Askøy, Sund og Øygarden X Henger sammen med pkt 3. Utgår. ekspedientstøtte og integrasjon med kalendersystem 5 Microsoft Forefront Utskifting antivirus Askøy, Sund og Øygarden X Utgår. Ses i sammenheng med pkt 6. 6 Sccm 2012 Ny versjon av programvare for Askøy og Øygarden X X Fjell og Sund har versjon Vurderes i PC oppsett 7 Kvalitetssystem Utskifting kvalitetssystem Askøy og Øygarden X Ikkje konkret samarbeid mellom Askøy og Øygarden. Ikke aktuelt. Utgår. 8 Skoleadministrativt System Utskifting system for skoleadministrasjon Askøy og Fjell x x Askøy utarbeider prosjektkandidat som deles. Grunnlag for samarbeid vurderes deretter. 9 Datarom avtale Etablere ny rammeavtale for Askøy og Fjell X X Vurderes i 2015 serverutstyr 10 PC avtale Etablering ny rammeavtale PC Fjell, Askøy, Sund og Øygarden X Samarbeid er etablert. Utført. 11 Av avtale Etablering ny rammeavtale for audiovisuelt utstyr Fjell, Askøy, Sund og Øygarden X Ikke aktuelt pga lite volum. Utgår. 3. Digitalisering Nr Prosjekt Formål Kommuner og leiing Kostnad År År År15 Kommentar/status Namn og beskrivelse Finansiering Prioritera innsats knytt til digitale tenester Avklara felles satsing Fjell, Askøy, Sund og Øygarden x x Vidareføra arbeid som er starta. Vurderes videre. Aktuelt å starte med SvarUt og Id porten 2 Tjenestekatalog nettportal Utarbeide felles tjenestekatalog Fjell, Askøy, Sund, Øygarden x Vurdere om det er tjenlig å utarbeide felles tjenestekatalog 4. Ny teknologi Nr Prosjekt Formål Kommuner og ledelse Kostnad År År År Kommentar/status Navn og beskrivelse Finansiering Omsorgsteknologi Vurdere og ta i bruk ny teknologi for tjeneste utvikling og effektivisering Fjell, Askøy, Sund og Øygarden x Forprosjekt hvilke muligheter ligger der og hva kan Region Vest samarbeide om. Må eventuelt tas tak i som et større prosjekt

14 VEDLEGG 5

15