INNBYDELSE TIL ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 Side 1 av 14 INNBYDELSE TIL ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE - konkurransegrunnlagets del I -

2 Side 2 av 14 1 ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN 1.1 Generell informasjon Haugaland og Sunnhordland politidistrikt, heretter kalt Oppdragsgiver, inviterer Leverandøren til alene, eller i samarbeid, å inngi tilbud på renholdstjenester i lokaler som disponeres av Haugaland og Sunnhordland politidistrikt. Anskaffelsens formål: Formålet med anskaffelsen er å dekke Oppdragsgivers sitt behov for renholdstjenester. Avtalen skal ivareta Oppdragsgivers behov for regelmessig og periodisk renhold, samt tilleggstjenester. Anskaffelsens omfang: Anskaffelsen omfatter i hovedsak to deler: Regelmessig renhold Tilleggstjenester Tilleggstjenester omfatter i all hovedsak; vinduspuss, hovedrengjøring, oppskuring og polishbehandling og vikartjeneste. Tilbudsgrunnlag for regelmessig renhold, tillegg og kantine/oppvasktjeneste framgår av egne beskrivelser med tilhørende prisskjema, se konkurransegrunnlagts del III. Anskaffelse av renholdstjenester omfatter ca m 2. I dag disponerer Haugaland og Sunnhordland politidistrikt totalt ca m 2. Oppdragsgiver har egne ansatte som rengjør resterende arealer. Når egne ansatte slutter, vil Oppdragsgiver vurdere å kjøpe disse renholdstjenester av byråer framfor å ansette egne renholdere. Lokasjoner det skal anskaffes renhold til: Politihuset i Haugesund, ca m 2. Oppstart kontrakt: Tysvær lensmannskontor, ca. 395 m 2. Oppstart kontakt: Karmøy lensmannskontor, ca m 2. Oppstart kontakt: Stord lensmannskontor, ca. 646 m 2. Oppstart kontakt: Fitjar lensmannskontor, ca. 164 m 2. Oppstart kontakt: Kontrakt: Avtalen for renholdstjenester vil ha en varighet på 2 (to) år etter undertegnelse av kontrakt, med mulighet for 1 (ett) år + 1 (ett) års forlengelse. Opsjon på renholdstjenester Når fast ansatte, som innehar stilling i dag, slutter, ønskes det pris på renhold, jf konkurransegrunnlagets del III (kravspesifikasjon).

3 Side 3 av Konkurransegrunnlaget I tillegg til kunngjøringen består konkurransegrunnlaget av følgende dokumenter: 1. Del I Denne innbydelsen (+ HMS-skjema) 2. Del II Oppdragsgivers kontraktsbestemmelser 3. Del III Ytelsesbeskrivelse med angivelse av hvordan tilbudets priser skal oppgis og sammenstilles Som kontraktsvilkår, med de endringer og presiseringer som fremgår av konkurransegrunnlagets del II, benyttes Oppdragsgivers kontraktsbestemmelser sammen med NS Oppdragsgiver Haugaland og Sunnhordland politidistrikt omfatter ca innbyggere i 13 kommuner i Nord- Rogaland og Sunnhordland (tall fra SSB per ). Politidistrikt har til sammen 254,49 stillingshjemler og består av tre funksjonelle og fem geografiske driftsenheter. De geografiske driftsenhetene har 10 lensmannskontor. Hovedkontoret ligger på politihuset i Haugesund. 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller ønsker ytterligere opplysninger om anskaffelsen, skal følgende kontaktperson benyttes: Navn: Postadresse: Besøksadresse: Smedasundet 50 Telefon: Aud Marit Hjartnes Åsbø Postboks 278, 5501 Haugesund Telefaks: E-post: aud.marit.asbo@politiet.no Skriftlige henvendelser om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger innenfor anskaffelser av renholdstjenester for Haugaland og Sunnhordland politidistrikt. Oppdragsgiver anmoder søkere om å rette spørsmål til ovennevnte per e-post. Kopi av spørsmål om konkurransen og Oppdragsgivers svar, vil bli sendt samtlige tilbydere. 1.5 Tentativ fremdriftsplan Kunngjøring i Doffin og TED Uke 27 Frist for forespørsel om utlevering av konkurransegrunnlag Uke 34 Eventuell tilbudsbefaring eller konferanse Uke 29 og evt. 34 Tilbudsfrist Uke 36 Kontraktstildeling Uke 39 Klagefristens utløp Uke 41 Kontraktssignering Uke 42 Oppstart kontrakt Uke 5, uke 13, uke og uke 26 i Se punkt 1.1.

4 Side 4 av 14 2 REGELVERKET, ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG KUNNGJØRING Konkurransen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og Forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april Innbydelsen gjelder en anskaffelse over terskelverdi, jf del I og III i forskrift om offentlige anskaffelser. Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse; en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen i uke 27. Kunngjøringen kan finnes på og 3 BEFARING OG KONFERANSE Befaring vil finne sted: Stord lensmannskontor og Fitjar lensmannskontor onsdag 15. juli kl Oppmøte Stord lensmannskontor Politihuset i Haugesund og Tysvær lensmannskontor torsdag 16. juli kl Oppmøte på politihuset i Haugesund Karmøy lensmannskontor fredag 17. juli kl Oppmøte Karmøy lensmannskontor Ved behov vil befaring også finne sted i uke 34. Nærmere tidspunkt vil bli angitt til de som er interessert. Referat fra befaring sendes til samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Reiseutgifter med videre i forbindelse med befaringen dekkes av den enkelte leverandør. 4 KRAV TIL LEVERANDØREN 4.0 Generelt om kvalifikasjonskravene Oppdragsgiver stiller krav til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og leverandørens finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra etterspurt og innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifiserte som vil få sine tilbud evaluert. Oppdragsgiver presiserer at manglende eller mangelfull dokumentasjon kan medføre at leverandøren avvises fra konkurransen.

5 Side 5 av Obligatoriske krav Krav HMS Skatteattest Merverdiavgiftsattest Dokumentasjon skal vise at de stilte krav er oppfylt (skal vedlegges tilbudet) HMS-egenerklæring, se vedlegg 1. Skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattest for merverdiavgift utstedt av skattefogden (skjema RF-1244) der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatt- og merverdiavgiftsattest skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS-egenerklæringen skal være i samsvar med vedlagte skjema med underskrift av daglig leder og en representant for de ansatte. 4.2 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon som skal vedlegges Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper Godtgjørelse av at selskapet er registrert i et bransjeregister eller et foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert.

6 4.2.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Side 6 av 14 Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som skal vedlegges Det kreves soliditet Foretakets kredittinformasjon for de siste 6 måneder Foretakets siste årsberetning Fremlegging av foretakets årsregnskap Dessuten skal soliditet kunne dokumenteres av en kredittinstitusjon (godkjent i henhold til EU-direktivet). Dokumentasjonen skal vise at Leverandøren er kredittverdig og den bør ikke være eldre enn 6 måneder (det aksepteres en kredittrating som ikke er lavere enn A eller tilsvarende) Krav knyttet til leverandørens tekniske / faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende eller sammenlignbare oppdrag. Det kreves at bedriften har et fungerende kvalitetssikringssystem. Det kreves god kapasitet tilpasset oppdragets omfang Dokumentasjon skal vise at de stilte krav er oppfylt (skal vedlegges tilbudet) Oversikt over arbeider som er utført i løpet av de siste 3 år med relevans til anskaffelsen, inkludert verdi, tidspunkt og navn på mottaker. Leveransene skal dokumenteres med attester utstedt eller bekreftet av kontraktsmotparten. Oppdragsgiver bør gis fullmakt til å kontakte vedkommende. Redegjørelse vedrørende firmaets kvalitetssikringssystem. Dersom tilbyderen er sertifisert av et offentlig sertifiseringsorgan, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Dersom tilbyderen ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres, f.eks. ved å vedlegge en kvalitetshåndbok som gir en beskrivelse av systemet for kvalitetsstyring og hvordan det er iverksatt i organisasjonen. Oversikt over leverandørens organisasjon og bemanning.

7 Side 7 av 14 Det kreves kompetanse som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse av tjenesten. Leverandøren skal ha: - Plan for opplæring av personalet i HMS, herunder avfallshåndtering, renholdsmetoder, bruk av rengjøringsmidler og utstyr - Skriftlig arbeidsinstrukser Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitetssystem i henhold til ISO 14001, EMAS eller andre tredjepartsverifiserte systemer, er det nok å legge fram gyldig sertifikat. Eventuelt lisens for Svanemerket for rengjøringstjenester eller andre tilsvarende ordninger Eventuell tilleggsfrist for ettersendelse av dokumentasjon Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring, skatteattest eller offentlig tilgjengelig informasjon for at krav til Leverandøren er oppfylt, kan Oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Leverandøren har ikke krav på at Oppdragsgiver benytter denne retten. 4.3 Samarbeidende leverandører Leverandører som inngir tilbud i fellesskap må vedlegge tilbudet en avtale om forpliktende samarbeid og solidarisk ansvar som er undertegnet av samtlige samarbeidspartnere. Samarbeidende leverandører skal levere ett felles tilbud. Det skal videre fremkomme av tilbudet hvem som skal representere gruppen i kontakt med Oppdragsgiver. 5 KRAV TIL TILBUDET 5.1 Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal utformes på norsk. Norsk skal også benyttes under gjennomføringen av kontrakten. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen på det forespurte språk, kan Oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5.2 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet kan ikke kun avgis med elektronisk middel. Telefaks/e-post/elektronisk lagringsenhet alene godtas ikke som tilbud. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Innlevering av prisskjema må leveres både i papirversjon og elektronisk.

8 Side 8 av Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 5.4 Deltilbud Deltilbud aksepteres under følgende forutsetninger: Pga geografisk spredning aksepteres deltilbud på følgende geografiske områder: Geografisk område nr. 1: Politihuset i Haugesund ca m 2 (totalarealet i Politihuset i Haugesunder m 2 ) Tysvær lensmannskontor, ca. 395 m 2 (ca. 280 i kontorarealer, arkiv ca. 70 m 2, fellesarealer ca 45 m 2 ) Karmøy lensmannskontor, ca m 2 Geografisk område nr. 2: Stord lensmannskontor, ca. 646 m 2 Fitjar lensmannskontor, ca. 164 m 2 Tilbyderne vil bli evaluert pr geografisk område. Også de som leverer pris på begge områdene bes å oppgi pris pr geografisk område. De leverandører som eventuelt tar inn en rabatt som vil gjelde hvis de velges på begge områdene, skal rabatten gjelde for Oppdragsgiver hvis tilbyder får begge. De vil imidlertid bli evaluert på hvert enkelte geografiske område. 5.5 Poster som ikke er prissatt Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet. 5.6 Leverandørens forbehold Dersom tilbyder har forbehold, skal disse klart og utvetydig angis i et tilbudsbrev. Dersom det er aktuelt skal tilbudsbrevet ha en henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er beskrevet nærmere. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike forbehold vil bli avvist. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg prissette eller sammenligne med andre tilbud, vil bli avvist. Leverandørens eventuelle henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.

9 5.7 Innlevering av tilbud og tilbudsfrist Side 9 av 14 Tilbudet skal være skriftlig og mottatt hos Oppdragsgiver senest fredag kl Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse, og forsendelsen skal være merket: Anbud renholdstjenester for Haugaland og Sunnhordland politidistrikt Tilbudet sendes/leveres til: Firma: Besøksadresse: Smedasundet 50 Postadresse: Haugaland og Sunnhordland politidistrikt Postboks 278, 5501 Haugesund Tilbudet kan ikke avgis kun med elektronisk middel. 5.8 Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt åpen tilbudsåpning. 5.9 Vedståelsesfrist Leverandørene må stå ved sine tilbud i 45 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. Dersom konkurransen ikke er avsluttet innen utløpet av vedståelsesfristen, forlenges vedståelsesfristen med 30 kalenderdager så fremt ikke leverandøren har varslet Oppdragsgivers representant om at tilbudet ikke er bindende utover opprinnelig vedståelsesfrist. 6 TILDELINGSKRITERIER 6.1 Det økonomisk mest fordelaktige Tildeling av kontrakt skjer på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for staten. Ved vurderingen vil det bli lagt vekt på følgende tildelingskriterier: Nr. Tildelingskriterier Beskrivelse Dokumentasjon for å belyse tildelingskriteriet Vekt: 1. Pris Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i konkurransegrunnlagets del III vedlegg 5 Prisskjema 65%

10 Side 10 av Kompetanse Det kreves kompetanse innen utførelse og administrasjon av renholdstjenester, herunder regelmessig og periodisk renhold. Videre kjennskap til og bruk av NS-INSTA 800. Navn på nøkkelpersoner som er ansvarlig for utførelsen av oppdraget, herunder en beskrivelse av deres kompetanse. I tillegg skal CV eller lignende vedlegges. Nøkkelpersoner skal kunne kommunisere både skriftlig og muntlig på norsk. 3. Oppgaveforståelse Leverandøren skal beskrive hvordan han vil løse oppgaven, herunder; organisering av arbeidene i de enkelte faser (oppstart, drift og avslutning) 15% 10%

11 Side 11 av Miljøhensyn Kjemikaler Det blir tillagt vekt at følgende kjemikaler, som er vurdert uønsket, ikke benyttes; Diklorbenzen, Limonen, EDTA og salter av EDTA, klorerte løsemidler (løsemidler som inneholder klor), kjemiske stoffer som ihht forskrift om klassifisering, merking mv av farlige kjemikaler (FOR ) klassifiseres allergifremkallende, kjemiske stoffer som i hht forskrift om klassifisering, merking mv av farlige kjemikaler (FOR ) klassifiseres miljøskadelige, forbindelser med aktivt klor over 0,1 vektprosent Erklæring fra alle kjemikalleverandører/produsenter om hvilke av de angitte kjemikalene som ikke inngår i rengjøringsmidlene. Alternativt egenerklæring, lisens for svanemerking av rengjøringsproduktene, andre tilsvarende merkeordninger, eller annen dokumentasjon, som redegjørelse fra produsent eller prøvingsrapport fra anerkjent organ. 10 % Forbruk av renholdsmidler og innstikksposer Det blir lagt vekt på lavest mulig forbruk av: a) Rengjøringsmidler per m 2 areal som skal rengjøres i dette oppdraget b) Innstikksposer. Der bør foreligge en plan for igangsetting og gjennomføring av avfallshåndtering slik at bruk av innstikksposer reduseres. Egenerklæring og systembeskrivelse, eller lisens fra Svanemerket eller andre tilsvarende miljømerkeordninger.

12 Side 12 av 14 7 SIKKERHETSGRADERTE KERHETSGRADERTE ANSKAFFELSER AFFELSER Anskaffelsen er ikke underlagt sikkerhetsrestriksjoner. Personer som har befatning med denne anskaffelsen må ha plettfri vandel. 8 ARBEID OG LØNNSFORHOLD LD Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Brudd på disse pliktene medfører et vesentlig mislighold og gir Oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. 9 OPPDRAGSGIVERS FORBEHOLD Oppdragsgiver forbeholder seg rett til ansvarsfritt å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra overordnet hold. 10 FORHOLDET TIL OFFENTLEGLOVA (LOV NR.16) Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksem (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jfr forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jfr. Offentleglova 11. Tilbyder skal i tilbudet angi i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jfr. Offentleglova. Oppdragsgivers taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr forskrift om offentlige anskaffelser 3-6, jfr. Forvaltningsloven 13.

13 Side 13 av TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING Tilbudet skal være organisert på følgende måte: 1 Tilbudsbrev Skal være datert og signert av autorisert person med angivelse av tilbudssum Avvik og forbehold av enhver art i forhold til konkurransegrunnlaget skal klart, utvetydig og uttømmende fremgå av tilbudsbrevet Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse 2 Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav To skatteattester 1) Attest utstedt av kemner/kommunekasserer der anbyderen har sitt hovedkontor (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). 2) Attest fra skattefogden i vedkommende fylke (merverdiavgift). Begge attestene skal være typen RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd regnet fra utløpet av tilbudsfristen. HMS-egenerklæring i utfylt stand Dokumentasjon som etterspurt i pkt 4, kvalifikasjonskrav 3 4 Dokumentasjon ift. vurdering av tildelingskriteriene Eventuell dokumentasjon etterspurt i pkt 6 eller annen dokumentasjon fra leverandøren som belyser leverandørens egnethet i forhold til de oppstilte tildelingskriterier Dokumentasjon som etterspurt i konkurransegrunnlagets del III, ytelsesbeskrivelsen/kravspesifikasjonen Prisskjema Dokumentasjon etter kravspesifikasjon pkt 1.4, Svanemerke, eller andre godkjenningssystem som dokumenterer at kravene er oppfylt 5 Annet Dokument etterspurt i punkt 9 om hvilke opplysninger tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn.

14 Side 14 av 14 Vedlegg: Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/ Fødselsnr Adresse Land * Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften ). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. [ ] Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljøog sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v.