7100 RISSA LL Zålf BLG 12

Transkript

1 252M b0b bf7a-ab235b VAR DATO var REFERANSE 1 av 7 '. " /32710 Arbeidstilsynet RISSA KOMMUNE HELSE OG OMSORG M 0 T T A T T RES DATO DEREs REFERANSE \é Nsv'äåaåiél'åääa SOLSTAD []6 OKT 2017 T ' i - - QT? "t n..!ssa KOMMUNE RISSA KOMMUNE? i fin w. is U Jill,».: Rådhusveien RISSA LL Zålf BLG 12 Orgnr Tilsyn - RISSA KOMMUNE RISSA HJEMMETJENESTE Vi viser til tilsyn den Vi Viser videre til tilbakemelding fra virksomheten , der dokumentasjon på gjennomført vemerunde er vedlagt. Hensikten med tilsynet Arbeidstilsynet fører tilsyn med at virksomhetene følger arbeidsmiljølovens krav for å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Forebygging av vold og trusler i helse- og sosialsektoren er en av hovedprioriteringene i Hensikten med tilsynet var å kontrollere og bidra til at virksomheten arbeider systematisk med helse, miljø og sikkerhet for å forebygge forekomsten av vold og trusler, herunder de arbeidsbetingelsene som er av betydning for dette. Sentrale tema for tilsynet var: HMS-opplæring for ledere, vernetjeneste/amu og øvrige ansatte Ledelse og medvirkning, samarbeid med verneombud Systematisk HMS arbeid knyttet til vold og trusler Organisatoriske forhold som kan påvirke risikoen for at ansatte kan bli utsatt for vold eller trusler, herunder kompetanse, ansettelsesforhold og arbeidstidsordninger. Informasjon og opplæring knyttet til risiko og håndtering av vold/trusler. Bruk av bedriftshelsetjeneste eller andre eksterne samarbeidspartnere Arbeidstilsynet sender e-post med invitasjon til å gi tilbakemelding på tilsynet etter de aller fleste forhåndsmeldte tilsyn. Dersom virksomheten deres får tilsendt undersøkelsen, håper vi at de som var til stede under tilsynsbesøket vil ta seg tid til å svare på den. Det vil være nyttig for vårt videre forbedringsarbeid. POSTADRESSE E-POST TELEFORT? ORGi/lVXVNISASJONSNR Postboks 4720 Torgard post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT Norge

2 " b0b4»4250-bf7a-ab235b VÅR REFERANSE 2 av 7 ', l 2017/32710 Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Hjemmetjenestens lokaler 7100 RISSA Til stede fra virksomheten: Lillian Nøst (Enhetsleder), Berit Kimo (soneleder), Nina Rønningen (fagleder), Anne Lyshaug (verneombud) og 3 arbeidstakere (arbeidstaker). Til stede fra Arbeidstilsynet: Gunvor Steinkjer Solstad (seniorinspektør) og Margrethe M Aune (seniorinspektør). Tilsynet var meldt på forhånd, og vi fikk tilsendt dokumentasjon i forkant av tilsynet. Tilsynet ble gjennomført med intervju av ledelse og vemeombud, samt et intervju med arbeidstakere. Rissa Kommune har valgt å organisere helse og omsorg slik at det ikke er et skille mellom institusjon og hjemmetjenestene. Dette innebærer at ansatte jobber både på institusjon og i hjemmetjeneste. Etter det vi forstår blir hjemmetjenesten skilt ut som en egen avdeling fra , samtidig som kommunene Rissa og Leksvik blir slått sammen. Det er etablert en arbeidsgruppe med deltakere fra avdelingen som jobber med omstillingen. Det ble opplyst i tilsynet at enheten har ansatte i alle aldre, men at mange er godt voksne. Det ble opplyst at enheten har god sykepleiedekning og at alle er faglærte. Flere lærlinger er tilknyttet enheten. Ansatte fortalte i tilsynet at de opplever et godt sosialt arbeidsmiljø og et godt fagmiljø. Turnover opplyses å være lav. Det ble informert om at det samarbeides godt mellom faggruppene. Det er egne nattevakter som jobber ute, mens det er to inne. Nattevakta ute kan be om hjelp fra sykehjemmet om det er behov for dette. Det ble opplyst i tilsynet at vold og trusselsituasjoner kan oppstå, men at det er lite meldinger om dette. Virksomheten har utarbeidet en mtine for hvordan slike situasjoner skal forebygges og håndteres, og den er kjent blant de ansatte. Det ble videre opplyst at virksomheten har et system for opplæring av nytilsatte og at de mest uerfarne ikke blir sendt til de vanskeligste pasientene. Det ble informert om at sommerferieavviklingen gjennomføres uten at det meldes om flere episoder, og sykefraværet er heller ikke høyere. Virksomheten har kommet til at det er hensiktsmessig å leie inn 1 ekstra person i feriene for å ha en buffer. Det ble fortalt at ferieavviklingen har fungert bra nettopp av den grunn. HMS-opplæring for ledere og vernetjeneste Alle lederne, enhetsleder, soneledere og avdelingsledere har gjennomgått HMS opplæring. Verneombud har gjennomført HMS-opplæring for verneombud gjennom Klinikk 5. Ledelse og medvirkning, samarbeid med verneombud Hjemmetjenesten har flere arenaer der ansatte kan ta opp ulike utfordringer i arbeidssituasjonen. Blant annet nevnes møter mellom skiftene (rapportene). Videre har hjemmetjenestene møter hver 6. uke hvor ansatte kan melde saker i tillegg til at informasjon blir gitt. Det er etablert

3 2521: b0b bf7a-ab235b839804'5 VÅR REFERANSE 3 av 7 ',,, l 2017/32710 samarbeidsmøter, der verneombud er representert. Verneombud informerer om nyheter fra verneombudsmøtene. Verneombud er felles for sykehjem og hjemmetjenesten ut dette året. Systematisk HMS arbeid knyttet til vold og trusler Virksomheten har et utarbeidet et intemkontrollsystem. Vernerunder og annen type kartlegginger gjennomføres jevnlig. Arbeidstilsynet mottok i etterkant av tilsynet dokumentasjon på gjennomført vemerunde. Denne har fokus på fysiske og organisatoriske forhold. Videre ble det opplyst i tilsynet at arbeidsgiver har gjennomført en en "lo faktor" medarbeiderundersøkelse. Denne har hovedfokus på en del organisatoriske forhold, og har fokus på hvordan ansatte opplever egen motivasjon, selvstendighet og mestring. Videre er det gjennomført en risikovurdering i Arbeidstilsynet er av den oppfatning at risikovurderingen har en del mangler og at det er flere viktige faktorer som ikke er ivaretatt i risikovurderingen. Siden ikke alle relevante forhold knyttet til vold og trusler er ivaretatt i tidligere gjennomførte kartlegginger, varsles det pålegg om forbedret kartlegging og risikovurdering, samt utarbeiding av en tidfestet handlingsplan på bakgrunn av kartleggingen. Se varsel om pålegg. Virksomheten har utarbeidet et avvikssystem. Det ble opplyst i tilsynet at avvikssystemet benyttes mest på fag og ikke så mye på HMS. Det ble imidlertid informert om at avvik diskuteres i rapporttiden og i refleksjonsmøter, men at det ikke alltid meldes i Riskmagement. Det ble opplyst at det har forekommet vold og trusselepisoder, men det er sjelden det blir meldt om denne type hendelser. Det ble informert om at det kan være litt vanskelig å vite hva som skal meldes som avvik og at det er ulike terskler for hva som meldes. Det vil være en forbedring om rutinen for avvik ble gjennomgått igjen for å sikre at vold og trusselsituasjoner og andre uheldige belastninger som følge av kontakt med andre blir meldt i avvikssystemet. I tilsynet ble det veiledet om den nye forskriften knyttet til vold og trusler, samt om organisatoriske og fysiske forhold som kan påvirkes risikoen for å blir utsatt for vold og trusler. Informasjon og opplæring knyttet til risiko og håndtering av vold/trusler Det ble opplyst i tilsynet at tjenesten har et system for opplæring av nytilsatte. Ansatte går sammen med de erfarne den første tiden. Ansatte er gjort kjent med rutinen virksomheten har for håndtering av vold og trusler. Noen ansatte opplevde imidlertid at de fikk for lite informasjon om enkelte brukere med psykiatriske diagnoser når de skal levere medisin. Det ble av ledelsen informert om at det er samarbeid mellom psykisk helse om psykiatriske pasienter. Det vil være en forbedring om ansatte gis tilstrekkelig informasjon til å gjøre jobben på en trygg måte. Det er videre viktig at ansatte får informasjon om endringer i risikobildet etterhvert som det endringer oppstår. Ansatte må gjøres kjent med hva som kommer fram i ny kartlegging og risikovurdering og gis nødvendig opplæring knyttet til vold og trusler. Det varsles pålegg.

4 b0b bf7a-ab235b839804:6 VÅR REFERANSE 4 av 7 ' _. I 2017/32710 Bruk av bedriftshelsetjeneste eller andre eksterne samarbeidspartnere Kommunen er tilknyttet Klinikk 5 bedriftshelsetjeneste. Det er utarbeidet en overordnet plan for hvilke tjenester bedriftshelsetjenesten skal bistå virksomheten med i perioden. Planen mangler en detaljert oversikt over hva de enkelte enhetene skal ha av bistand. Veiledning: En plan må angi hvilke tjenester den enkelte enhet/avdeling (her hjemmetjenesten) skal motta og når dette skal skje. I følge planen Arbeidstilsynet har mottatt skulle 5 ulike enheter i kommunen få besøk av bedriftshelsetjenesten i løpet av september 2017, men det fremgår ikke hva de konkret skal gjøre, eller når det skal gjøres. Siden kommunen skal slås sammen med Leksvik , skal det inngås avtale med ny leverandør. Arbeidstilsynet velger derfor ikke å gi pålegg om plan på nåværende tidspunkt, men heller informere om at når ny bedriftshelsetjeneste er på plass for den nye kommunen, må en mer detaljert plan for hvordan avdelingen skal benytte bedriftshelsetjenesten utarbeides. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Pålegg -Vold og trussel om vold - kartlegging, risikovurdering, tiltak og plan Arbeidsgiver må forbedre virksomhetens kartlegging og risikovurdering ved arbeidssituasjoner som kan medføre at arbeidstaker blir utsatt for vold og trussel om vold. På denne bakgrunn skal arbeidsgiver utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Arbeidsgiver skal gjøre dette i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av kartlegging og risikovurdering Oversikt over gjennomførte tiltak og/eller plan med frist for gjennomføring av tiltak Beskrivelse av hvordan løpende kartlegging følges opp Beskrivelse av hvordan vemeombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 7 1 og forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid) 23A-1 og 23A-4

5 : b0b bf7a-ab235b VÅR REFERANSE 5 av 7 ' _, l 2017/32710 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal kartlegge forhold ved arbeidssituasjonen som kan medføre at arbeidstaker blir utsatt for vold og trussel om vold. Ved planlegging, utforming og utførelse av arbeidet skal arbeidsgiver sørge for en vurdering av forhold som enkeltvis eller samlet kan innebære fare for å bli utsatt for vold og trussel om vold. På denne bakgrunn skal arbeidsgiver vurdere risiko, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Risikovurderingen skal gjentas regelmessig og dokumenteres i den form som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktivitet, risikoforhold og størrelse og oppbevares slik at opplysningene kan anvendes på et senere tidspunkt. Arbeidsgiver skal gjøre dette i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første og andre ledd bokstav c, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 7-1 og forskrift om utførelse av arbeid 23A 1 og 23A-4. Risikovurderingen skal særlig ta hensyn til arbeidets organisering og tilrettelegging, hvor, når og i hvilke situasjoner arbeidstaker kan bli utsatt for vold og trussel om vold, alenearbeid, arbeidstidens plassering og organisering, bemanning, kompetanse, utforming av arbeidslokalene og tekniske løsninger, samt effekten av iverksatte og planlagte forebyggende tiltak. Oversikt over gjennomførte tiltak og/eller plan med frist for gjennomføring av tiltak. Ved gjennomføring av tiltak skal det særlig tas hensyn til utforming og tilrettelegging av arbeidsplassen og arbeidet som utføres, systematisk vedlikehold av relevant arbeidsutstyr mv, for eksempel av alarmutstyr der dette brukes, muligheter for tilkalling av hjelp, bemanning, herunder bruk av alenearbeid. I tilsynet ble det opplyst at det gjennomføres vemerunder jevnlig. Det går fram av dokumenter vi har mottatt at leder, verneombud, renholder, vaktmester og en representant fra Bygg og eiendom skal delta på vemerunden. Denne har fokus på fysiske og organisatoriske forhold. Videre ble det opplyst i tilsynet at arbeidsgiver har gjennomført en en " lo-faktor" medarbeiderundersøkelse. Denne har hovedfokus på en del organisatoriske forhold og på hvordan ansatte opplever egen motivasjon, selvstendighet og mestring. Arbeidstilsynet har ikke mottatt noen tiltaksplan på bakgrunn av denne kartleggingen. Det er også gjennomført en risikovurdering som har fokus på en del relevante risikofaktorer. Denne er likevel mangelfull da den ikke er konkret nok når det gjelder opplysinger om hvor, når og i hvilke situasjoner arbeidstaker kan bli utsatt for vold og trussel om vold, alenearbeid, bygningsmessige forhold, bemanning, arbeidstidens plassering og organisering, samt effekten av allerede igangsatte tiltak må med i risikovurderingen. Dette er forhold som kan ha vesentlig betydning for ansattes fysiske og psykiske helse og må derfor innarbeides i kartleggingen og risikovurderingen av arbeidsmiljøet, samt utarbeide planer og tiltak for så langt det er mulig å beskytte seg mot vold, og trussel om vold. Også andre relevante faktorer må tas med. Se forskrift om utførelse av arbeid 23A-1 og 23A-4. Arbeidstilsynet mener på bakgrunn av ovennevnte at kartleggingen og risikovurderingen må forbedres, fordi det er forhold som ikke i tilstrekkelig grad er ivaretatt ved tidligere kartlegginger

6 b0b bf7a-ab235b VÅR REFERANSE 6 av 7 ' _ I 2017/32710 og risikovurderinger. Arbeidsgiver må på bakgrunn av forbedret kartlegging og risikovurdering, iverksette planer og/eller tiltak for å forebygge og beskytte arbeidstakerne mot vold og trussel om vold. Det foreligger brudd på bestemmelsene om kartlegging, risikovurdering, tiltak og planer. Pålegg Vold og trussel om vold -opplæring Arbeidsgiver skal gi arbeidstakerne nødvendig opplæring og øvelse i forebygging og håndtering av vold- og trusselsituasjoner, samt i bruk av eventuelt sikkerhetsutstyr, slik at arbeidstakerne så langt det er mulig, er beskyttet mot vold og trussel om vold. Opplæringen og øvelsen skal gjentas og tilpasses vesentlige endringer i risikovurderingen og ellers når det er nødvendig. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt:. Skriftlig bekreftelse på at opplæring og øvelse er gitt, at opplæring og øvelser gjentas og tilpasses vesentlige endringer i risikovurderingen og ellers når det er nødvendig.. Oversikt over innholdet i opplæring og øvelse. Beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer fremtidig opplæring og øvelse Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav a og 4-3 fjerde ledd, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 8 1 og forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid) 23A-2 Dersom vi gir påle vg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker gjøres kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet, og at arbeidstaker får den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig. Ved arbeid som kan medføre risiko for å bli utsatt for vold og trussel om vold skal det gis nødvendig opplæring og øvelse i forebygging og håndtering av vold- og trusselsituasjoner, samt bruk av eventuelt sikkerhetsutstyr. Opplæring og øvelse skal gjentas når det er nødvendig og gis på et språk som arbeidstakerne forstår. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav a, 4-3 fjerde ledd jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 8-1 og forskrift om utførelse av arbeid 23A-2. Under tilsynet kom det frem at arbeidsgiver har et system for opplæring av nyansatte og at erfarne går sammen på et par vakter og blir lært opp av dem. Dette pålegget må ses i sammenheng med pålegget om forbedret kartlegging og risikovurdering av vold og trusler. Det er viktig det gis nødvendig opplæring og øvelse i forebygging og håndtering av vold og trusselsituasjoner, samt i bruk av eventuelt sikkerhetsutstyr. Det foreligger brudd på bestemmelsene om opplæring og øvelse.

7 : b0b bf7a ab235b VÅR REFERANSE 7 av 7 ' _ I 2017/32710 Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18 6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på og Dere kan også kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 2017/ Med hilsen Arbeidstilsynet Harald Gran tilsynsleder Gunvor Steinkjer Solstad (sign.) seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk [Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Verneombud RISSA KOMMUNE RISSA HJEMMETJENESTE, Rådhusveien 13, 7100 RISSA

8 252# b0b bf7a-ab235b Avsender: Arbeidstilsynet PB 4720 Sluppen 7468 Trondheim 32 RISSA KOMMUNE RISSA HJEMMETJENESTE Rådhusveien RISSA Tilsynsrapport med varsel om pålegg Du kan raskere motta informasjon fra Arbeidstilsynet ved å lese brevet digitalt i Altinn. Grunnen til at du har mottatt dette brevet i papir er enten A, B eller C. A. Du har fått et varsel på SMS og/eller epost om at Arbeidstilsynet har sendt brev til deg, men du har ikke åpnet og lest det i Altinn meldingsboksen din. Derfor, etter 40 timer, sendte vi brevet også manuelt. Du kan fortsatt lese brevet i Altinn selv om du nå har mottatt brevet i papir. B. Du har ikke fått et varsel fordi din varslingsadresse ikke fått kjennskap til at du kan lese brevet i Altinn. ikke var oppgitt eller var feil. og av den grunn har du C. Arbeidstilsynet har ikke sendt brevet digitalt til deg. Hvordan du henter digitale brev i Altinn kan du lese om på nettsiden til KS, som forvalter utsendingstjenesten SvarUt: post gjennom-svarut/ Svar oss gjerne digitalt ved å benytte vårt organisasjonsnummer eller vår offisielle epostadresse postccparbeidstilsynetno. Husk alltid å oppgi vår referanse ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet -for et godt arbeidsliv