Frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal: Revisjonsrapport R.FMMR. Revisjon hos Norsk Gjenvinning AS i Møre og Romsdal

Transkript

1 Fylkesmannen i Møre og Romsdal atab Vår dato Vår ref /1559/ANKL/471 Saksbehandlar, innv alstelef on Dy kkar dato Dy kkar ref. Overingeniør Anne Grete Kleven, tlf «REFDATO» «REF» «MOTTAKERNAVN» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» Revisjonsrapport R.FMMR Revisjon hos Norsk Gjenvinning AS i Møre og Romsdal Dato for revisjonen: Kontaktpersoner ved revisjonen Frå verksemda: Erlend F. Harbak Frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal: Reidun Sofie Schei Anne Grete Kleven Resultat frå revisjonen Denne rapporten omhandlar dei avvik og merknader som vart funne innan dei reviderte områda av det systematiske helse, miljø og sikkerheitsarbeidet (HMS) hos Norsk Gjenvinning AS i Møre og Romsdal. Desse vart presentert på sluttmøte hos verksemda Fylkesmannen i Møre og Romsdal avdekka 3 avvik og 4 merknader under revisjonen. Desse er nærmare omtala frå side 4 og utover i rapporten. For at Fylkesmannen i Møre og Romsdal skal kunne avslutte saken, må verksemda sende dokumentasjon på at avvika er retta innan Oppfølging etter revisjonen er nærmare beskrive på side 3. Vi vil til slutt nytte høvet til å takke for god mottaking og godt samarbeid under revisjonen. Med helsing Anne Melbø (e.f.) fagsjefansvarleg Reidun Sofie Schei Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. Kopi: Kristiansund kommune, Rådhuset, 6509 KRISTIANSUND Ørsta kommune, Dalevegen 6, 6450 ØRSTA Ålesund kommune, Postboks 1521, 6025 ÅLESUND Molde kommune, Rådhusplassen 1, 6413 MOLDE Postadresse: Fylkeshuset 6404 Molde Telefon: Telefax: E-post: postmottak@fmmr.no Web:

2 1. Informasjon om verksemda side 2 av 9 Norsk Gjenvinning AS i Møre og Romsdal Fylke: Møre og Romsdal Telefon:09700 Bransjenr. (NACE-kode): Risikoklasse: 3 Kontrollerte anlegg Namn: Norsk Gjenvinning AS avd. Molde Anleggsnr.: Kommune: Molde Anleggsaktivitet: Avfall Fylke: Møre og Romsdal Risikoklasse: 3 Org.nr.: Eiges av: Namn: Norsk Gjenvinning AS Region Nordvest avd. Anleggsnr.: Kristiansund Kommune: Kristiansund Anleggsaktivitet: Avfall Org.nr.: Eiges av: Namn: Norsk Gjenvinning avd. Ålesund Anleggsnr.: Kommune: Ålesund Anleggsaktivitet: Avfall Org.nr.: Eiges av: Namn: Norsk Gjenvinning AS Region Nord-Vest avd. Anleggsnr.: Ørsta Kommune: Ørsta Anleggsaktivitet: Avfall Org.nr.: Eiges av: Revisjonens omfang Rapporten er utarbeida etter ein revisjon ved Norsk Gjenvinning AS i Møre og Romsdal i perioden Revisjonen er ein del av Fylkesmannen i Møre og Romsdal sin planlagde revisjonsverksemd for året. Formålet med revisjonen var å vurdere om det systematiske helse-, miljø- og sikkerheitsarbeidet fungerer tilfredsstillande, og om verksemda har ein tilfredstillande styring med aktivitetar som er viktige for det ytre miljø. Fylkesmannen i Møre og Romsdal har blant anna undersøkt om: Verksemda sitt system for internkontroll er formålstenleg og presist Aktivitetar vert gjennomført slik som verksemda seier (både skriftleg og munnleg) Verksemda når sine mål og driv innanfor eigne rammer og rammer som styresmaktene har sett Revisjonen vart gjennomført ved: Gransking av dokument Intervju av sentralt plasserte personar i organisasjonen Synfaring Verifisering (ved stikkprøvekontroll) at rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgt opp i praksis

3 Hovudtema for kontrollen var: side 3 av 9 Fordeling av ansvar og oppgåver Opplæring Medverknad Avvikshandtering Risikovurderingar Vi vil gjere merksam på at ikkje alle sider av verksemda som kan ha noko seie for ytre miljø, vart granska ved kontrollen. Verksemda må sjølv aktivt utøve internkontroll, avdekkje feil og manglar og setje i verk nødvendige tiltak. Denne rapporten omhandlar avvik som vart funne under revisjonen og gir inga fullstendig tilstandsvurdering av verksemda sitt miljøarbeid eller miljøstatus. Definisjonar Avvik: Overtrede av krav fastsatt i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivninga (til dømes krav i forureiningslova, forskrift heimla i forureiningslova, internkontrollforskrifta eller krav og vilkår fastsatt i utsleppsløyve eller dispensasjonar, samt verksemda sine eigne rutinar for å oppfylle styresmaktene sine krav) Merknad: Eit forhold som ikkje blir omfatta av definisjonen på avvik, men som tilsynsetatane meiner det er rett å påpeike då det har eller kan ha noko å seie for å ta vare på det ytre miljø. 3. Oppfølging etter revisjonen Verksemda pliktar snarast å rette opp dei avvik som vart funne. For at Fylkesmannen i Møre og Romsdal skal kunne avslutte saken, må verksemda sende oss dokumentasjon på at avvika er retta innan Vi ber dykk om å stile svarbrevet eller e post (postmottak@fmmr.no) til Fylkesmannen i Møre og Romsdal merka med saksnummer. 4. Gebyr for revisjonen Verksemda er ved denne revisjonen plassert i gebyrsats 3, jf. førehandsvarsel i brev datert Dette vil seie at verksemda må betale kr i gebyr for den gjennomførte kontrollen. Faktura blir sendt frå Miljødirektoratet. Vedtaket om gebyr er gjort med heimel i 39-8 i forureiningsforskrifta. Vedtaket kan påklagast til Miljødirektoratet jf. 28 i forvaltningslova. Klagefristen er 3 veker. Eventuell klage bør vere skriftleg grunngjeven og den skal sendast via fylkesmanne n som vil vurdere endring av vedtaket eller sende saka vidare til klageorganet for endeleg vedtak. Ein eventuell klage vil ikkje få oppsetjande verknad, og det gebyret som er fastsett ovafor må betalast inn. Dersom Miljødirektoratet tek klagen til følgje, blir for mykje innbetalt beløp refundert. Faktura med innbetalingsblankett vert sendt ut frå Miljødirektoratet. Gebyret må betalast innan 30 dagar etter fakturadato.

4 side 4 av 9 5. Offentligheit i forvaltninga Denne rapporten vil være tilgjengeleg for offentligheita via postjournal til Fylkesmannen i Møre og Romsdal (jf. offentlighetslova). Kopi av rapporten sendes også til: Molde kommune Kristiansund kommune Ålesund kommune Ørsta kommune 6. Funn Avvik Vi fant følgjande avvik under revisjonen: Avvik 1 Avviksregistreringa har manglar Avvik frå: Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5, 2. ledd pkt. 3 og 7 Internprosedyre: Samsvarsvurdering oppretta , revidert Dokument nr Kommentarar: Naboklagar og interne avvik blir i dag ikkje registrert i avvikssystemet slik det er omtalt i internprosedyre: Samsvarsvurdering oppretta , revidert Dokument nr Verksemda har sett seg høge mål om mengde rapporterte avvik i 2013, men desse kan sjølvsagt ikkje nåast berre med avvik på kundar. Alle typar avvik skal reknast med i avviksregistreringa slik dei er rekna opp i internprosedyra: «daglig arbeid, vernerunder, internrevisjon/inspeksjon, reklamasjoner, tilbakemelding fra naboer/kunder, ekstern revisjon/inspeksjon». Dei tilsette sine erfaringar/ønskjer om endring er ikkje alltid fanga opp av leiinga med omsyn til fysisk utforming av arbeidsplassen. Avvikssystemet kan òg nyttast til å melde forslag til forbetringar.

5 Avvik 2 Uklar implementering av ansvar definert i Styringsdokument. side 5 av 9 Avvik frå: Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5, 2. ledd pkt 5. Kommentarar: På anlegga fins det ikkje stillingsinstruksar for dei einskilde stillingane. Malane er ikkje nytta for å definere ansvarsforholda for kvar tittel på organisasjonskartet. Det er uklart for dei tilsette kven som er ansvarleg for utøving av HMS i lokal organisasjon. Det er òg vanskeleg å sjå samsvar mellom dei ulike vurderingane av risiko som vert gjort i verksemda, både lokalt, av divisjonar og konsern. I tillegg ser vi to system, eit frå konsernet (Compliance) og eit frå Styringsdokument. Avvik 3 Miljømåla har manglar Avvik frå: Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5, 2. ledd pkt 3 og 4. Internprosedyre: Styring av miljø og energiaspekter dokument nr. 000/0068 datert oppretta Kommentarar: Måla er ikkje konkrete og målbare, og dei synes heller ikkje vere laga med medverknad av alle dei tilsette. I prosedyra står det at «resultatet av miljø- og energiaspektvurderingen skal brukes som ett av flere grunnlag for å fastsette årlige lokale mål». Merknader Merknad 1 Ansvarleg for prøvetaking av oljeutskiljar er ikkje definert i driftsinstruks for NG AS avdeling Kristiansund dokument nr oppretta revidert Gjeld dette fleire avdelingar? Merknad 2 Utveksling av erfaring mellom anlegga finst på nokre område. Kan ekspertise identifiserast og delast på fleire område på same måte som arbeidet med handtering av PCB-ruter?

6 side 6 av 9 Merknad 3 Alle tilsette har i dag ikkje reell tilgang til Styringsdokument. Merknad 4 Internt tilsyn som vernerundar, vert ikkje utført på alle anlegga. 7. Andre forhold Samordningsansvaret etter IK-forskriften 6 er ikkje definert på lokasjonen i Kristiansund. Her er Norsk Gjenvinning AS samlokalisert med Vartdal Gjenvinning AS. 8. Gjennomføring Revisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Verksemda vart varsla om revisjonen per telefon og gjennom brev datert Opningsmøte : Orientering om revisjonen, sentrale omgrep vart definert og hovudkrava i internkontrollforskrifta vart gjennomgått. Omfang og gjennomføring av revisjonen vart gjennomgått. 7 personar deltok på opningsmøte i Molde, 6 personar på opningsmøte i Ålesund, 4 personar på opningsmøte i Kristiansund og 4 personar på opningsmøte i Ørsta. Intervju og synfaring: 21 personar vart intervjua. Avsluttande møte : Avvik og merknader vart gjennomgått. Oppsummering med presentasjon av resultat. 6 personar deltok på sluttmøte. I vedlegg 1 er det gjeve ein oversikt over deltakarane ved revisjonen. 9. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Aktuelle lovar og forskrifter Utsleppsløyver frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Møre og Romsdal Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drifta og til forhold som har noko å seie for helse/miljø/sikkerhet I vedlegg 2 har vi satt opp ei liste over dokumentar som var spesielt viktige som dokumentunderlag for revisjonen.

7 side 7 av 9 Vedlegg 1 Deltakarar ved Fylkesmannen i Møre og Romsdal sin revisjon ved Norsk Gjenvinning AS i Møre og Romsdal Namn Funksjon Opn.møte Molde Opn.møte Ålesund Opn.møte Kr. sund Opn. møte Ørsta Eystein Sandvik Regionssjef Erlend F. Harbak Ann- Helen Kvammen Jan Arve Westad Intervju HMSK leder Admin og kundesenterleder Driftsleder/ verneombud Geir Istad Distriktsleder Sindre Bøstrand Driftsleder Per Ivar Godø Farlig avfall ansvarlig Ove Matistorpet Back office/ verneombud Susanne Kanestrøm Distriksleder Andrea Farstad Kundeveileder Roger Refsnes Sjåfør Torbjørn Nybø Sjåfør Miroslav Papiravdelinga Samardzic Zahir Durgut Maskinfører Marit Mundal Markedskonsulent Tore Lie Gimnes Kundeveileder Torbjørn HMSK sjef Asmyhr Jogeir Sætre Driftsoperatør Roger Bolgen Logistikkleder Viggo Ørnevik Produksjon, mottak Maciej Janas Formann produksjon Jens Aasgård Sjåfør Sluttmøte Fylkesmannen sin revisjonsgruppe: Reidun Sofie Schei, Anne Melbø, Guro Eidskrem Gjenstad og Anne Grete Kleven

8 Vedlegg 2 side 8 av 9 Dokumentgrunnlag for Fylkesmannen i Møre og Romsdal sin revisjon ved Norsk Gjenvinning AS i Møre og Romsdal Nedanfor har vi satt opp ei liste over dokument som var særleg viktig for gjennomføringa av revisjonen: Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningslova) av 13.mars 1981 med forskrifter Forskrift om systematisk helse, - miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter av 6.desember 1996 (Internkontrollforskrifta) Utsleppsløyver til anlegga for handtering av næringsavfall, farleg avfall, EE avfall og kasserte køyretøy Tidlegare kontrollrapportar frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal, dei siste frå hausten 2013 Årsrapport til Fylkesmannen i Møre og Romsdal Organisasjonskart Døme på stillingsomtaler Kompetanseoversikt Ansvar og oppgaver i forbindelse med HMS, prosedyre dok. Nr Mål for Norsk Gjenvinning 2014, dei einskilde anlegga Compliance Driftsinstruks for Norsk Gjenvinning AS, avd. Molde og Kristiansund Driftsinstruks PCB Norsk Gjenvinning, Kristiansund, ikkje datert Prosedyre for mottakskontroll i Norsk Gjenvinning, dok.nr datert Prosedyre og instruks for kjøring til og fra Norsk Gjenvinning AS avd. Kristiansund (Bolga) datert Prosedyre for orden og ryddighet, datert Prøvetaking av oljeutskiller, dok.nr , datert Måleprogram, dok.nr , datert Operatørinstruks for maskinførere, ikkje datert Prosedyre for mottak av asbestholdig avfall, dok.nr , datert Samsvarsvurdering dok.nr , datert Styring av miljø og energiaspekter dokument nr. 000/0068 datert Miljørisikvurdering ved dei einskilde anlegga Miljøaspekter ved dei einskilde anlegga Rapportering om lokal oppfølging av mål og resultater innenfor HMS området 2013 Ledelsens gjennomgåelse for 2012 Avviksrapportar henta frå HÅREK

9 Postadresse: Fylkeshuset 6404 Molde Telefon: Telefax: E-post: Web: