INTRANETT FOR HOVEDPROSJEKT: LAST MILE COMMUNICATION UTVIKLET & DESIGNET I SAMARBEID MED VEILEDET AV

Transkript

1 HOVEDPROSJEKT: INTRANETT FOR LAST MILE COMMUNICATION UTVIKLET & DESIGNET VÅREN 2012 AV H12D02: JARL-HÅVARD HOLEN OLE-MARTIN LARSEN FREDRIK SETHNE-ANDERSEN ANDRÉ RITARI I SAMARBEID MED LAST MILE COMMUNICATION AS VEILEDET AV HÅKON L. TOLSBY HØGSKOLEN I ØSTFOLD

2 HØGSKOLEN I ØSTFOLD Avdeling for Informasjonsteknologi Remmen 1757 Halden Telefon: URL: PROSJEKTRAPPORT Prosjektkategori: Hovedprosjekt Omfang i studiepoeng: 20 Fagområde: Informasjonsteknologi Rapporttittel: Intranett for Last Mile Communication AS Fritt tilgjengelig Fritt tilgjengelig etter: X Tilgjengelig etter avtale med samarbeidspartner Dato: Antall sider: 71 Antall vedlegg: 5 Forfattere: Jarl-Håvard Holen, Fredrik Sethne-Andersen, Ole-Martin Larsen, André Ritari Avdeling / linje: Digital Medieproduksjon Veileder: Håkon Tolsby Prosjektnummer: H12D02 Utført i samarbeid med: Last Mile Communication AS Kontaktperson hos samarbeidspartner: Mikael Majlund Reinskau mikael@lastmile.no Ekstrakt: Dette prosjektet har bestått av å utvikle et intranett for Last Mile Communication AS. Intranettet skal være et bibliotek med nødvendige dokumenter og skjemaer for ansatte ved alle avdelinger. I tillegg er det utviklet en informasjonsskjerm for å videreformidle innhold fra intranettet, sosialemedier og viktige nyhetskanaler. 3 emneord: Informasjonsarkitektur Webdesign Brukertesting

3 HØGSKOLEN I ØSTFOLD Østfold College - School of Computer Sciences Remmen 1757 Halden Telefon: URL: PROJECT REPORT Category of Project: Bachelor Thesis Number of stp (1stp=1ECTS): 20 Engineering field: Information Technology, IT Project title: Intranett for Last Mile Communication AS : Authors: Jarl-Håvard Holen, Fredrik Sethne-Andersen, Ole-Martin Larsen, André Ritari Department / line: Digital Media Production Free accessible Free access after: Accessible after agreement X with the contractor Date: Number of pages: 71 Number of attachments: 5 Instructor: Håkon Tolsby Project code: H12D02 Produced in cooperation with: Last Mile Communication AS Contact person at the contractor: Mikael Majlund Reinskau mikael@lastmile.no Extract: This project consisted of developing an intranet for Last Mile Communication AS. The Intranet will be a library with the necessary documents and forms for employees at all departments. In addition, we developed a status board for showing content from the intranet, social media and major news channels. 3 indexing terms: Information architecture Web design Usability testing

4 Sammendrag Et intranett er en intern nettverksløsning for bedriften, hvor kun de ansatte i bedriften har tilgang. Det er bygget på samme teknologi som et websted, men stengt av, slik at medarbeidere kan dele nyheter og viktig informasjon med hverandre som andre ikke har tilgang til. Utfordringen er å utvikle et intranett som er forankret i bedriften, som er brukervennlig og som er et nyttig verktøy for de ansatte. Dette prosjektet tar for seg utarbeidelsen av en slik løsning for bedriften Last Mile Communication AS i Asker. Vi har hatt en iterativ arbeidsprosess som startet med en forundersøkelse, hvor fem ansatte ble intervjuet. I design og utviklingsfasen har vi testet kontinuerlige for å lage et best mulig intranettløsning. Tilbakemeldingene fra testene har vi vurdert i fellesskap med oppdragsgiver og ansatte, for å dekke brukerne og bedriftens behov. I dette prosjektet har vi jobbet med å skreddersy et intranett til en liten bedrift. Den viktigste effekten med en slik løsning er at spredningen av informasjon flyter bedre, og at digitale dokumenter også blir lettere å finne frem til med et slikt verktøy. 2

5 Forord Denne bacheloroppgaven er skrevet av fire studenter fra Høgskolen i Østfold som studerer Digital Medieproduksjon ved avdelingen for informasjonsteknologi. Rapporten er dokumentasjon på arbeidet vi har gjort i forbindelse med hovedprosjektet som avslutter vårt bachelorstudium. Oppgaven er skrevet våren Prosjektets nettside er: Dette prosjektet inneholder emner som informasjonsarkitektur, webutvikling og grafisk formgivning. Alle sentrale emner fra vår studietid ved Høgskolen i Østfold. Formålet vårt med prosjektet er å tilegne oss kunnskap og erfaringer rundt arbeidet med å utvikle et intranett for en liten til mellomstor bedrift. Vi vil takke oppdragsgiveren Last Mile Communication AS, representert ved Mikael Majlund Reinskou og veileder fra Høgskolen i Østfold, Håkon A. Tolsby. Begge har vært til stor hjelp underveis i dette prosjektet. En stor takk også til de ansatte hos oppdragsgiver som har stilt opp på brukertester og intervjuer. Høgskolen i Østfold 24. Mai 2012 Jarl-Håvard Holen!!!!!! Fredrik Sethne-Andersen Ole-Martin Larsen!!!!!! André Ritari 3

6 Innholdsfortegnelse Illustrasjonsliste! 6 1 Innledning! 7 2 Prosjektbeskrivelse! 8 3 Teori! Hva er et nettsted?! Informasjonsariketektur! Webdesign! Utviklingsmetode! 15 4 Metode for forundersøkelse! Forundersøkelse! Analyse av eksisterende innhold! Brukerintervjuer! Benchmarking! 22 5 Metode for designfase! Kortsortering! Wireframes! Prototyper! Brukertest! Heuristisk evaluering! 30 6 Gjennomføring av forundersøkelse! Innledende møte med oppdragsgiver! Analyse av eksisterende innhold! Brukerintervjuer og brukerprofilering! Benchmarking! Kortsortering! 44 4

7 6.6 Wireframes! Prototyper! Brukertest av nettstedet! Heuristikker! Teknologi! Server! CMS! Informasjonsskjerm! Oppsummering! Utfordringene! Refleksjoner! Videre arbeid! Konklusjon! 70 9 Referanser! 71 Vedlegg Vedlegg 1 - Kortsortering Vedlegg 2 - Brukertester Vedlegg 3 - Møtereferat Vedlegg 4 - Brukerveiledning Vedlegg 5 - Erklæring og anonymitet 5

8 Illustrasjonsliste Illustrasjon 1: Informasjonsarkitekturens tre kjente sirkler. (Tolsby, 2011).!!!! 11 Illustrasjon 2: Too-simple modellen for informasjonsbehov (Rosenfeld, L & Morville, P, 2007).! 12 Illustrasjon 3: De fire vanlige informasjonsbehov (Rosenfeld, L & Morville, P, 2007).!!! 13 Illustrasjon 4: En illustrasjon på hvordan en førstegangsbruker tar for seg et webbesøk (Krug 2005). 14 Illustrasjon 5: Variasjoner av Tab design (Krug 2005).!!!!!! 15 Illustrasjon 6: Prosess sirkelen (Rosenfeld, L & Morville, P, 2007).!!!!! 16 Illustrasjon 7: Skjermdump av exchange workgroup (egen skjermdump).!!!! 34 Illustrasjon 8: Skjermdump av terminalserver (egen skjermdump).!!!!! 35 Illustrasjon 9: Skjermdump av Visma Global (egen skjermdump).!!!!! 36 Illustrasjon 10: Skjermdump av Power Office (egen skjermdump).!!!! 37 Illustrasjon 11: Skjermdump av Eplehuset sitt intranett (egen skjermdump).!!! 42 Illustrasjon 12: Skjermdump av hurtingmeldingsboks (egen skjermdump).!!!! 43 Illustrasjon 13: Kortsortering 1 (egen skjermdump).!!!!!! 44 Illustrasjon 14: Kortsortering 2 (egen skjermdump).!!!!!! 45 Illustrasjon 15: Utvalgt kortsortering (egen skjermdump).!!!!!! 46 Illustrasjon 16: Utvalgt kortsortering 2 (egen skjermdump).!!!!! 47 Illustrasjon 17: Wireframe 1 (egen skjermdump).!!!!!! 49 Illustrasjon 18: Wireframe 2 (egen skjermdump).!!!!!! 50 Illustrasjon 19: Wireframe 3 (egen skjermdump).!!!!!! 50 Illustrasjon 20: Prototype 1 (egen skjermdump).!!!!!! 51 Illustrasjon 21: Prototype 2 (egen skjermdump).!!!!!! 52 Illustrasjon 22: Prototype 3 (egen skjermdump).!!!!!! 52 Illustrasjon 23: Prototype 3 med ledelinjer for best mulig typografi (egen skjermdump).!! 54 Illustrasjon 24: Skjermdump av informasjonsskjermen (egen skjermdump).!!! 65 6

9 1 Innledning 1.1 Formålet med prosjektet Formålet med dette prosjektet var å lage et intranett for Last Mile Communication. De ansatte skal kunne dele erfaringer, kunnskap og materialer gjennom intranettet. Løsningen vi leverte skal kunne benyttes av alle i bedriften uten spesielle forkunnskaper utover generell nettsurfing. Hvordan skal et slikt intranett utvikles, og hva bør det inneholde? Hvordan kan vi lage et godt rammeverk som gir en god informasjonsarkitektur og et godt visuelt design som er forankret i bedriften? Problemstillingen kan deles i flere faser. Først en forundersøkelsesfase med behovsanalyse og brukerprofilering. Videre en designfase med utvikling og brukertesting. Det er flere mulige fallgruver når en skal utvikle et slikt intranett. Intranettet skal fungere som et nettsted som formidler nyheter, dokumenter og opplysninger til brukerne, men det skal også engasjere brukerne. Vi har laget flere interaktive elementer for å få dette til. Oppdragsgiver ønsket at vi i tillegg til intranettet skulle levere en informasjonsskjermløsning med tilknytning til intranettløsingen. Dette skal drives av en server som vi måtte sette opp. Informasjonsskjermen er direkte tilknyttet intranettet. 7

10 2 Prosjektbeskrivelse 2.1 Hvem er Last Mile Communication? Last Mile Communcation (LMC) ble oppretter i 1999 med hovedkontor i Asker. Siden er det også blitt etablert kontorer i Trondheim og i Sverige. LMC leverer standard og spesialtilpassede kommunikasjonsløsninger og sikkerhetsløsninger innen CCTV for alle industrielle miljøer på land og til vanns. LMC ble startet av Arne Ritari, Dag Nielsen og Mikael Majlund Reinskou. Siden har bedriften ekspandert til 17 ansatte. I 2011 hadde LMC en omsetning på 65 millioner kroner. LMC består av tre avdelinger. Dette er administrasjonen, salg og teknisk avdeling. Disse har forskjellig tyngde hva gjelder bruk av datamaskiner og internett. Noen har gode kunnskaper om bruk av datamaskiner gjennom utdannelsen eller sitt daglig virke, andre har begrensede kunnskaper utover det generelle. 2.2 Hva skal LMC med et intranett? Last Mile Communication er som nevnt en liten bedrift med 17 ansatte. De ønsker å ha et system for sin interne kommunikasjon utover e-post. I dag bruker LMC e-post for utsendelse av all type informasjon. Dette kan være personlige meldinger, interne dokumenter og fredagshumor. Interne dokumenter og fredagshumor er typiske meldingstyper som ikke trenger å sendes til alle over e-post. Ved å flytte denne typen informasjon over på et intranett kan e-postklienten brukes til et mer personlig formål. Internt har LMC flere servere som inneholder flere typer dokumenter som er relevant til bedriftens virksomhet. Disse dokumentene er plassert i en struktur som gjør det vanskelig for alle i LMC å finne frem. LMC vil at mange av disse dokumentene skal gjøres lett tilgjengelig på et intranett. Internprosedyrer og kvalitetshåndbøker er i dag ikke tilgjengelig på en intuitiv måte for nyansatte. Intranettet skal være et verktøy for å forenkle informasjonsinnhenting. Ansatte skal slippe å måtte lete etter en enkelt person for å spørre om informasjon. Det 8

11 er også ønskelig å kunne informere de ansatte om prosjekter for å prøve å skape et større engasjement rundt de pågående prosjektene. Firmaet representerer i dag 25 utenlandske produsenter i Norge. Derfor er det mye informasjon som kommer daglig i form av oppgradering av software og produktlanseringer som bør formidles og behandles på en enkel måte for videreformidling. 2.3 Hvem er målgruppen? De som skal bruke og drifte dette nettstedet er bedriftens ansatte. Her skal det publiseres rutiner og nyheter slik at det skal bli lettere for de ansatte å finne frem til svar på det de lurer på. I dag så er all informasjon godt gjemt og det er vanskelig for brukerne å finne riktig svar. Aldersgruppen varierer fra tidlig 20- årene og eldre. Dette er ikke en bedrift hvor alder har betydning. 9

12 3 Teori Kapittelet starter med å beskrive hva et godt nettsted er for noe basert på teoriene rundt informasjonsarkitektur. Videre beskrives det hva som ligger bak et bra webdesign. Til slutt vil kapittelet ta for seg utviklingsmetodene i en utviklingsprosess for et nettsted. 3.1 Hva er et nettsted? Dersom vi skal finne frem til en god definisjon på et nettsted, må vi slutte å tenke på nettsider som byggesteiner for et nettsted, og heller ta for oss hva nettsidene presenterer, nemlig informasjon. Det er nemlig informasjonen som utgjør de faktiske byggesteinene i et nettsted. Nettsidenes jobb er å presentere denne informasjonen, men presentasjon er kun en av flere funksjoner som et nettsted består av (Johansen, 2003). 3.2 Informasjonsariketektur Rosenfeld, L & Morville, P (2007) trekker frem i sin bok 8 avgjørende faktorer for at et webområde skal kunne betegnes som et godt nettsted: 1. Virkningsfullt. 2. Effektivt 3. Sikker å bruke 4. God funksjonalitet 5. Lett å lære 6. Lett å huske 7. Lett å finne frem. 8. Pent å se på En slik struktur krever et grunnlegende rammeverk, men nøyaktig hva som må være i et slikt rammeverk er aldri fastsatt, det er unikt for enhver situasjon. Derfor går man igjennom Informasjonsarkitekturens tre kjente sirkler (Rosenfeld, L & Morville, P, 2007) for å prøve å kartlegge hva man trenger og hvorfor man trenger det i akkurat dette rammeverket for det aktuelle nettstedet. 10

13 Illustrasjon 1: Informasjonsarkitekturens tre kjente sirkler. (Tolsby, 2011). Kontekst kan være feks forretningsmål, finansiering, politikk, kultur, teknologi, og menneskelige ressurser. Innhold på siden, altså hvilke dokumenter/data skal være tilgjengelig? Objekter, metadata, omfang, eksisterende struktur i nettstedet? Brukere er hvem som skal bruke dette nettstedet. Det vil si publikum og hvilke oppgaver, behov, søkeadferd, erfaringer, vokabular, alder, kultur eller behov den eller de gruppene har. Informasjonarkitekturen legger grunnlaget for hva vi vil finne igjen i informasjonsorganisering, merkesystemer, navigasjonssystemer, søkesystemer og metadataen på nettstedet. Informasjonsorganinsering kan gjøres på flere måter. Kronologisk, geografisk, emne, publikum osv. En god informasjonarkitektur burde gi brukeren mulighet til å velge denne organiseringen selv. Den egentlige utfordringen ligger i hvordan brukeren tolker ord og element. Det er ikke alltid at bruker og redaktør legger det samme i betydning bak navn og kategorier. Merkesystemer er visualisering av organisasjonen og navigasjonen i et nettsted, som innebærer navnvalg, fargebruk og ikoner. Fargebruk og ikoner er noe som faller under neste del webdesign, mens navnvalg er noe som må dekkes i informasjonsarkitektursystemet. Navigasjonssystemer skal gi svar til brukeren om hvor de er, hvor de kommer fra og hvor da kan gå videre. Eventuelt saker som kan være relatert til det de søker. En viktig del av dette ifølge Steve Krug og Rosenfeld, & Morville er 11

14 breadcrumbs, som også virker som backtracking. Breadcrums er også en del som er med på å optimalisere googles søkemotorer. Man skal alltid kunne vite hvor man er, selv om man kommer fra en ekstern link inn på webområdet. Det skal også være lett å komme tilbake til startsiden slik at folk kan resette navigeringsprosessen. Bruksområdet til nettstedets søkesystem må også defineres. Skal det søkes i hele databasen eller kun utvalgte områder skal søket være basert på fritekst eller indeksert. Hvordan søke resultatene skal fremstilles er også viktig, men også kanskje mer en design sak. Alle sider er uansett avhenging av søkefunksjoner, det finnes idag faktisk en hel søke generasjon som baserer seg på bruk av denne funksjonen (Krug, 2005). Dessuten må man ha en løsning for de som ikke klarer å finne det de leter etter. Problemet med noen av søkefunksjonene er at de er for uspesifiserte (Rosenfeld, L & Morville, P, 2007). Illustrasjon 2: Too-simple modellen for informasjonsbehov (Rosenfeld, L & Morville, P, 2007). En slik logaritmisk løsning er i utgangspunktet en enkel input - output - the end løsning. Det er lite humane faktorer og innstillinger som spesifiserer søket og dermed kan ikke søkeren spesifisere selv om han vet konkret hva han er ute etter. Søking, utforsking og spørring er alle metoder for å søke opp ting og er byggesteinene i enhver informasjonssøking oppførsel. 12

15 Illustrasjon 3: De fire vanlige informasjonsbehov (Rosenfeld, L & Morville, P, 2007). Figuren over illustrerer iterasjonen man kan gå igjennom når man går igjennom en søkefase. Men en bruker vil ikke alltid få søket riktig første gangen og behovet kan endre seg underveis som gjør at vi endrer fremgangsmetoden for hver iterasjon. Så selv om man begynner med et bredt søk, så burde resultatet man sitter igjen med være rimelig spesifikt. For hver iterasjon av søking, utforskning, spørring og surfing på nettstedet kan utgjøre en stor forskjell på det en bruker faktisk søker etter 3.3 Webdesign Et webdesign er avhenging av å være forklarende og hele tiden illustrere hvor brukeren er. Den røde tråden for å få til dette er informasjonarkitekturen, men med webdesignet setter vi et ansikt på det. Brukeren skal ikke bli drevet til galskap av et kaotisk og rotete sted. Nettstedet bør være rent og pent, og funksjonene skal virke. Steve Krug (Krug, 2005) forteller oss at et nettsted må være selvforklarende, ikke bestå av omfattende instruksjoner om hvordan siden virker. Fordi flertallet av brukere vil heller prøve og feile helt til de gir opp og forlater siden i frustrasjon, enn å lese en instruksjon. En tanke er å tilpasse webdesignet til den gjennomsnittlige brukeren er i utgangspunktet umulig. Siden gjennomsnittbrukeren ifølge Steve Krug kun er 13

16 en myte. Enhver webbruker er unik, derfor finnes det ikke noe rett eller galt i et design. Et design er bra hvis det fyller et behov, er gjennomført og testet. En illustrasjon på hvordan en førstegangsbruker tar for seg et webbesøk. Illustrasjon 4: En illustrasjon på hvordan en førstegangsbruker tar for seg et webbesøk (Krug 2005). Tabs i menyen er faktisk en av de få fysiske metaforene som faktisk virker i et brukergrensesnitt (Krug 2005). Det er fire grunner til dette: De er utrolig selvforklarende. Det er så å si ingen som lurer på hva en slik tab gjør. Det er vanskelig å ikke se de, mange brukere har en tendens til å overse knapper, men tabs ser de alltid og de er vanskelig å tolke som noe annet enn navigasjon. De er rene og pene. En webdesinger skal kunne få inn dette i et design uten at det bryr på altfor mye problemer. De skaper en illusjon av et fysisk rom. Brukeren vil føle at den aktive taben alltid flyttes til forsiden og at man har kontroll på dette. En slik tab navigasjonsbar fungerer best med et kontrastfylt område under taben, slik at man ser at det er en større fysisk kobling. 14

17 Illustrasjon 5: Variasjoner av Tab design (Krug 2005). Som en regel liker ikke brukere et puslespill når de søker informasjon. Hvis man gjør siden altfor komplisert vil både siden og utgivere eventuelt miste troverdighet. Mye av grunnen til at vi bruker webben idag er for å spare tid. Unødvendig tekst på websidene må fjernes, webbrukere vil ha fakta med engang og ikke måtte lese igjennom mengder av fyll for å komme til saken. Deretter bør ingenting av viktig informasjon være mer enn to til tre klikk unna. Mennesker er forøvrig vanemennesker. Finner vi noe vi liker og det virker, har vi en tendens til å fortsette å bruke det. Selv om det finnes noe bedre der ute så ser vi svært sjeldent etter det. Mange brukere gjør derfor svært enkle ting veldig komplisert, kun fordi det virker. 3.4 Utviklingsmetode Et utviklingsprosjekt består i utgangspunktet av en loop hvor man hele tiden evaluerer og tilpasser etter behovene som kommer frem (Rosenfeld, L & Morville, P, 2007). 15

18 Illustrasjon 6: Prosess sirkelen (Rosenfeld, L & Morville, P, 2007). Å identifisere behov og krav kan gjøres igjennom møter og testing. Dette skal også dokumenteres, gjerne med lyd og video opptak, slik at man kan studere brukere og avgjørelser nærmere i ettertid. Slik at man har muligheten til å gå over prosessene og resultatene å sørge for at man får med seg alt. Det finnes forskjellige metoder for evaluering og her følger det noen eksempler: Quick and dirty testing er for å kunne få raske innspill til utviklingen. Er man usikker på noe, er det greit å ta en uformell test for å se hvordan en bruker tolker problemstillingen. Bedre å spørre en gang for mye enn en gang for lite. Usability testing er en fin måte å teste en prototype på en bruker. Her skal brukeren enten finne ut hva det er han bruker, eller utføre gitte oppgaver. Viktig å merke seg at dette ikke er det samme som fokusgrupper, hvor det det er en gruppe som skal evaluere. Resultatet kan bli påvirket av at de påvirker hverandre. Feltstudier gjennomføres i bedriftens naturlige omgivelser for å undersøke hvordan teknologien påvirker de ansatte og hvordan de ansatte bruker den daglig. Vi kan med dette danne oss en egen mening om hvilke behov de har og kanskje flere behov de ikke viste om selv. Når vi vet hvordan de jobber kan vi sette et designkrav utifra dette og lage en strategi for å implementere ny teknologi. 16

19 Testfasen for utvikling av en god navigsjonsbar inneholder et par ting man må tenke på. Steve Krug s trunk test er en test som inneholder spørsmål som definerer en god web navigasjon. Uansett når en bruker kommer inn på siden og hvor han kommer inn, så skal han vite dette: Hvilket nettsted er det? (Site ID) Hvilken side er han på? (Page Name) Hva er de store hovedområdene på denne siden? (Seksjoner) Hva er alternativene hans på dette nivået? (Lokal navigasjon) Hvor er brukeren i det store og hele bildet? ( Du er her indikasjoner) Hvordan kan han søke? Designmøte er hvor vi presenterer resultater for oppdragsgiver. Hvor vi presenterer hva vi har gjort, hva vi ønsker å gjøre videre og hvorfor. Oppdragsgiver kommer da med sinne inspill basert på resultat /forskning vi viser frem og kommer med sine ønsker og forslag. 17

20 4 Metode for forundersøkelse Dette kapittelet tar for seg hvilke metoder vi har brukt for å komme frem til resultatene ved dette prosjektet. Vi har brukt to faser, først en forundersøkelsesfase hvor vi har analysert tidligere arbeid og eksisternede innhold. Deretter har vi hatt en designfase hvor vi har utviklet løsningen. 4.1 Forundersøkelse I dette prosjektet skal vi levere et intranett til en kunde. Derfor er det best at oppdragsgiveren og vi som prosjektgruppa holder en tett kontakt igjennom hele prosjektperioden. I denne forundersøkelsesdelen ønsker vi å analyserer eksiterende løsninger for å gi et bedre grunnlag for hva vi må utvikle. Bakgrunn! Sammen med oppdragsgiver må vi etablere prosjektets rammer og for å få synspunkter på hva oppdragsgiveren ønsket med intranettet. Det er oppdragsgiveren og de ansatte til oppdragsgiveren som skal bruke resultatet av dette prosjektet. Fremgangsmåte Vi avholdt et møte med oppdragsgiveren og en representant fra de ansatte ved Last Mile Communication. 18

21 4.2 Analyse av eksisterende innhold Last Mile Communication benytter seg av flere verktøy i arbeidet fra dag til dag. Dette er verktøy for fildeling, økonomistyring, support og prosjektstyring. Vi har sett på hvilke systemer de bruker idag. Mye av innholdet som finnes i disse systemene kan være nyttig for oss å hente ut til bruk i intranettet. Spesielt salgstall og filer er noe som kan være nyttig. Bakgrunn Ved å se nærmere på hvilke systemer de bruker idag kan vi få en bedre oversikt over hva intranettet bør innholdet. Det gir oss også bedre innsikt i hva vi kan tilby utifra eksisterende systemer. Mange av disse systemene gjør det mulig å hente ut data som vi kan bruke til fremstilling i intranettet. Fremgangsmåte Vi tok en analyse av de serverne og verktøyene som oppdragsgiveren opplyste om i det innledende møtet. Her tok vi for oss serverne og verktøyene sitt innhold og struktur. Dette oppsummerte vi i hver sin kategori. 19

22 4.3 Brukerintervjuer De viktigste tilbakemeldingene vi kan få er fra brukerne som skal bruke løsningen vi skal levere. Ved å kjøre noen enkle intervju med et utvalg av de som skal bruke løsningen kan vi få en bedre oversikt over utfordringene de står ovenfor idag. Ved å se nærmere på brukerne kan vi på et bedre grunnlag vurdere hva oppdragsgiveren trenger. Bakgrunn! En intervjurunde med fremtidige brukere av intranettet gav oss en bedre innsikt i hva oppdragsgiveren og brukerne ønsket med et intranett. Med et åpent intervju ønsket vi å få de ansatte til å snakke om seg selv, hvem de er, hvilke utfordringer de hadde med programvarene de brukte idag og om de følte at det var noe de manglet eller om de hadde noen egne idéer som de ønsket å fortelle om. De innspillene de kom med laget vi brukerprofiler av og tok med videre til designutvikling og en semi-lukket kortsortering. Fremgangsmåte Intervjuene ble utført med fem ansatte fra forskjellige avdelinger på Last Mile Communication. Vi utførte dette på et lukket kontor hos oppdragsgiver i Asker. Fokuset var på brukeren og hvem de er, hvilke kunnskaper de besitter og hvilke kvalifikasjoner de har. Resultatene fra den første runden ble grunnlaget for brukerprofilene. Deretter gikk vi over på intranettet som fokusområde. Alle innspill og idéer kom med. Intervjuene ble notert i stikkordsform for å bruke idéene og brukerinformasjonen videre i arbeidet. Av disse fem intervjuene laget vi fire helt unike brukerprofiler. 20

23 Problemstillinger Det vi ønsket å få svar på gjennom disse intervjuene: Intervjuobjektets bakgrunn: Hvilken kompetanse har disse brukerne i forhold til eventuell bruk av et intranett? Synspunkter på et eventuelt intranett: Hva tenker brukerne om et eventuelt intranett? Hva med må et slikt intranett inneholde for at det skal ha en verdi sammenlignet med det som allerede eksisterer idag? Uforutsette utfordringer: Er det noen mulige problemstillinger vi ikke har sett for oss?! Spørsmål Disse spørsmålene brukte vi for å få svar til problemstillingene våre: 1. Hvem er brukeren? Alder, kompetanse og utdanning. 2. Hva bruker du datamaskinen til? 3. Har du god kontakt/oversikt med jobbmiljøet via maskinen? 4. Hvilke utfordringer gir systemet deg på arbeidsplassen i dag? 5. Hvordan ser du for deg et intranett, hva ønsker du å ha der, mangler du noe i det systemet dere har idag? 6. Hva er dine preferanser for navigering på nettsider? 7. Ville du ha benyttet en chat-funksjon med ansatte om det var en tilgjenglig? 8. Tror du din arbeidshverdag kan bli påvirket av intranettet? Isåfall, hvordan? 21

24 4.4 Benchmarking En kan lære mye av andre sitt arbeid. Nettsider er noe som har vært utviklet i 20 år, så det er ikke noe poeng å finne opp hjulet på nytt. Strukturen og designet til en nettside kan lages på mange forskjellige måter, men det er relativt standarisert hvordan en produktiv side for et firma skal settes opp. Ved å se på andre nettsider kan en se hva som fungerer og hva som ikke fungerer like godt. Bakgrunn Siden dette blir en intern intranettside er det ingen konkurrenter som kan tilby akkurat det vi skal tilby LMC. Derimot finnes det i flere bedrifter noe tilsvarende. Vi kan hente mange nyttige erfaringer ved å studere et eksisternede intranett nøye. Dessverre er tilgangen til eksisterende intranett dårlig, da en trenger en relasjon til intranettet for å få tilgang. Benchmarking gjøres tidlig i prosjektfasen for å etablere et utgangspunkt til kortsortering og designfasen. Ved å analysere tilsvarende intranett kan vi få ideer og løsninger til vår løsning. Det er også en fin måte å se hvilke løsninger som ikke fungerer. Fremgangsmåte Vi fikk tilgang til to intranett som vi utførte en benchmark på. Dette var Appleforhandleren Eplehuset som en stor bedrift med flere hundre ansatte. Den andre var kjøpesenteret Torvbyen i Fredrikstad. Det vi så spesielt på var hvordan løsningene hadde løst navigasjon, formateringen på forsiden og artiklene og interaktive elementer. To eksperter tok for seg begge disse intranettene hver for seg og samkjørte resultatene til en rapport. 22

25 5 Metode for designfase Dette kapittelet tar for seg metodikken bak designutviklingen av intranetett. 5.1 Kortsortering En kortsortering utføres for å få oversikt og systematisert innholdet som skal være på et nettsted. Sorteringen utføres av deltagere som er relevante brukere av nettstedet, i dette tilfellet ansatte ved Last Mile Communication. Resultatet kan gi en god pekepinn på hva brukerne ønsker eller hvordan de ser for seg nettstedet strukturert. Bakgrunn En kortsorting gir ikke nødvendigvis et ferdig oppsett, men det gir en god pekepinn på hvordan brukerne og testpersoner tenker. Dette er nyttig når en skal strukturere ett nettsted. Lite er mer frustrerende på nettområde enn å ikke finne frem til det man leter etter. Ord og begreper må gi betydning og sorteres på en slik måte at det for brukerene fremstår logisk. Fremgangsmåte Vi testet fem deltagere, som er de samme fem brukerne som vi intervjuet. Ved å ta utgangspunkt i svarene vi fikk fra den innledene intervjurunden og undersøkelsen av eksisterende løsning laget vi flere forslag til kort. Av disse kortene laget vi en semi-åpen kortsortering med 23 kort og muligheten til å legge til egne kort. Testpanelet fikk melding om å sortere disse kortene slik de selv så for seg oppsettet på nettsidene. De trengte ikke bruke alle kortene, og de kunne selv legge til andre kort om de ønsket dette. Vi kjørte deretter en ny test hvor vi fikk tilbakemeldinger på valgene. 23

26 Kortene vi brukte Kortene vi valgte å gi brukerne er ord og begreper som skal organisere innholdet på intranettet. «Forside», «Salgstall», «Nyheter», «Interne nyheter», «Produktnyheter», «Leverandørnyheter», «Eventer», «Kurs», «Massør», «Sosialt», «Dokumenter», «Maler», «Firmaprofil», «Rutiner», «Sykemeldinger», «Sykemeldinger», «Visma», «Verktøy», «Webshop», «Pakkesporing», «Power Office», «Last Mile», «Velkommen» og «Ansvarsområder». 24

27 5.2 Wireframes Med bakgrunn i benchmarkingen og den innledende intervjurunden laget vi tre wireframes. Wireframes er opptegninger av strukturen til nettsiden. Her vises det hvor meny, innhold og for eksempel bokser skal plasseres. Bakgrunn Dette ble gjort for å kartlegge og få en pekepinn på hvilken retning vi skal gå med siden og designet. Ved å lage flere wireframes kan oppdragsgiver se hvordan vi tenker og vi kan få tilbakemeldinger ønskede endringer. Wireframesene ble laget i to forskjellige programmer. Programmet Balsamiq Mockups er et enklere og mindre detaljert program for førsteutkast. Det andre programmet vi brukte var Omnigraffle, som er tillater flere detaljer og gir et resultat som ligner med på en ferdig nettside i form av farger og tekst. For å utvikle wireframes må vi ta hensyn til hva forslagene skal baseres på. Vi må se på hvordan brukergruppen til intranettet er. Hvor mange de er, hvilken kunnskap de har og hvilke bruksområder de ønsker å benytte seg av. Dette intranettet er for en liten brukergruppe på under 20 personer, hvor de fleste har erfaring med websider. Det ble også tatt i betraktning hva oppdragsgiver ønsket. Dette inkluderer bruk av grafiske elementer og struktur. 25