Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune Eigarskapsforvaltning

Transkript

1 Selskapskontroll Hordaland fylkeskommune Eigarskapsforvaltning Audit & Advisory Januar 2013

2 Samandrag Denne selskapskontrollen er bestilt av kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Føremålet med selskapskontrollen har vore å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarskapsforvaltning. I fylkestingsak 2/08 er det gjort vedtak om at fylkeskommunen skal leggje KS sine tilrådingar om eigarstyring til grunn for forvaltninga av fylkeskommunen sine eigarskap. Ei sentral tilråding frå KS omhandlar utarbeiding av eigarskapmelding. Hordaland fylkeskommunen utarbeidde eigarskapsmelding i 2008, og denne blei oppdatert i Selskapskontrollen viser at eigarskapsmeldinga kan forbetrast på fleire område, for å kunne fungere som eit strategisk styringsverktøy, slik KS tilrår. I samsvar med tidlegare selskapskontrollar meiner revisjonen at Hordaland fylkeskommune kan konkretisere sine eigarmål og selskapsstrategiar slik at dei i større grad inneheld tydelege forventningar og styringssignal. I tillegg meiner revisjonen at det kan vere føremålstenleg at det går fram av eigarskapsmeldinga kva rutinar fylkeskommunen har for eigarskapsforvaltning og korleis fylkeskommunen spesifikt vil følgje opp tilrådingane frå KS. Utøvinga av eigarskapsforvaltninga i Hordaland fylkeskommune er fordelt på dei ulike fylkeskommunale avdelingane ut frå selskapa sine føremål. Selskapskontrollen viser likevel at det ikkje ei klart definert ansvars- og oppgåvefordeling mellom dei fylkeskommunal avdelingane når det gjeld utøving av eigarskapsforvaltninga. Leiarane for dei avdelingane som har fått eit oppfølgingsansvar er også oppnemnt som administrative kontaktpersonar for sitt eigarskapsområde, men det er ikkje tydeleg kva ansvar og oppgåver som ligg til denne rolla. Revisjonen meiner det er viktig at rolle- og ansvarsfordelinga knytt til eigarskapsforvaltning blir tydelegare i Hordaland fylkeskommune. Selskapskontrollen viser at fylkeskommunen ikkje har utarbeidd rutinar for val av styrerepresentantar, der det mellom anna går fram kven som kan veljast og kva kvalifikasjonar som skal vektleggast, slik som KS tilrår og som fylkestinget har vedtatt i fylkestingssak 02/08. Fylkeskommunen har heller ikkje utarbeidd rutinar og retningsliner for utøving av styreverva, slik fylkestinget også bad om i vedtak 02/08. Selskapskontrollen viser at fylkeskommunen ikkje har følgt opp alle av fylkestinget sine vedtak knytt til eigarskapsforvaltninga eller alle tilrådingane til KS. Revisjonen meiner det er behov for at fylkeskommunen i større grad utarbeider og formaliserer rutinar knytt til eigarskapsforvaltninga og avklarar korleis tidlegare fylkestingvedtak og KS sine tilrådingar skal leggjast til grunn for eigarskapsforvaltninga. 2

3 Innhald 1. Føremål og problemstillingar Bakgrunn Føremål og problemstillingar Metode Innleiing Dokumentanalyse Intervju Verifisering og høyring Kontrollkriterium Innleiing Aksjelova Fylkeskommunale vedtak Kommunens Sentralforbund sine tilrådingar for eigarstyring Data Hordaland fylkeskommune si eigarskapsmelding Oversikt over selskap Eigarmål og eigarstrategi Retningslinjer for utøving av eigarskapsforvaltninga - KS sine tilrådingar Organisering og oppfølging av selskap Rolle- og ansvarsfordeling Samhandling mellom fylkeskommunale avdelingar Kommunikasjon mellom fylkeskommunen og selskapa/styremedlemmer Rapportering frå selskapa Val av representantar og utøving av verv Val av styrerepresentant Retningslinjer og rutinar for utøving av styreverv Registrering av styreverv Deltaking på generalforsamlingar Opplæring Etiske retningslinjer Handlingsplan etter førre selskapskontroll Vurdering Innleiing Kva rutinar/retningslinjer har fylkeskommunen for å sikre at føremålet med eigarskapa blir ivaretatt? Eigarskapsmelding og eigarstrategi Organisering og oppfølging av selskap I kva grad sikrar fylkeskommunen at styrerepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse til å utføre oppgåvene sine? Val av styrerepresentantar Retningslinjer og opplæring av styrerepresentantar Etiske retningslinjer Opplæring Forslag til tiltak

4 Vedlegg 1: Fylkesrådmannen sine kommentarar Vedlegg 2: Oversikt over sentrale dokument og litteratur

5 1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune, , sak 39/12, gjennomført ein selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga i Hordaland fylkeskommune. Kontroll av fylkeskommunal eigarskapsforvaltning er eitt av dei prosjekta som blei prioritert i plan for selskapskontroll som gjeld for perioden Føremål og problemstillingar Føremålet med selskapskontrollen har vore å undersøke og vurdere korleis Hordaland fylkeskommune forvaltar sine eigarskap i selskap dei har eigarinteresser i. Følgjande problemstillingar er undersøkte: 1. Kva rutinar/retningslinjer har fylkeskommunen for å sikre at føremålet med eigarskapa blir ivareteke? a) Er eigarskapsstrategien og oversikt over selskap oppdatert i høve fylkeskommunen sine eigarskap, og kva rutinar har fylkeskommune for jamleg å oppdatere eigarskapsmeldinga? b) I kva grad blir eventuelle endringar og oppdateringar av eigarstrategien rapportert til fylkestinget? c) I kva grad har fylkeskommunen fastsett tydelege eigarmål og forventningar for alle selskap i eigarskapsmeldinga? d) I kva grad har fylkeskommune vurdert å utarbeide jamlege eigarskapsmeldingar? e) I kva grad opplever fylkeskommunen at selskapa fylkeskommunen har eigardeler i opptrer i samsvar med eigarstrategien? f) I kva grad blir eigarskapsforvaltninga opplevd som ei viktig oppgåve der fylkeskommunen har ei aktiv rolle? g) I kva grad er det ein avklart rolle- og ansvarsfordeling knytt til oppfølging av eigarskapa? h) I kva grad er det tilstrekkeleg samhandling mellom dei fylkeskommunale avdelingane når det gjeld oppfølging av eigarskapa? 2. I kva grad sikrar fylkeskommunen at styrerepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse til å utføre oppgåvene sine? a) I kva grad har fylkeskommunen utarbeidd rutinar for val av styrerepresentantar, der det mellom anna går fram kven som kan veljast og kva kvalifikasjonar som skal vektleggast? b) I kva grad har fylkeskommunen utarbeidd rutinar og retningsliner for utøving av styreverva? c) I kva grad har fylkeskommunen gjort dei etiske retningslinjene godt kjent for dei folkevalde og styremedlemmer? 5

6 d) Har fylkeskommunen etablert obligatorisk opplæring for alle nye styremedlemmer, spesielt knytt til styrearbeid, selskapsrett og etikk? 6

7 2. Metode 2.1 Innleiing Prosjektet er gjennomført i samsvar med RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon, og rettleiarar for gjennomføring av selskapskontroll Dokumentanalyse Dokument i form av lover og lovforarbeid, teori på det aktuelle feltet og dokumentasjon frå fylkeskommunen ligg til grunn for undersøkinga. Dokumentasjonen frå fylkeskommunen omfattar eigarskapsmelding og politiske saker knytt til fylkeskommunen si eigarskapsforvaltning. Innsamla kjeldemateriale er vurdert i forhold til kontrollkriteria (sjå kap 3). 2.3 Intervju For å få god kjennskap til eigarskapsforvaltninga i fylkeskommunen har revisjonen gjennomført intervju med administrative leiarar i fylkeskommunen som har ansvar for eigarskapsforvaltninga. Vi har i tillegg gjennomført eit intervju med sekretær for valnemnda. Revisjonen har også sendt spørsmål som gjeld fylkeskommunen si eigarstyring på e-post til fem avdelingsleiarar som er utpeikte som kontaktpersonar for dei ulike områda som fylkeskommunen sine eigarskap er delt inn i. 2 Tre av dei fem kontaktpersonane har svart på spørsmåla. 3 Revisjonen har også sendt spørsmål på e-post til fylkesordførar, som er utnemnt som generalforsamlingsrepresentant for fylkeskommunen. 2.4 Verifisering og høyring Oppsummering av intervjua er sendt til intervjuobjekta for verifisering. Det er berre informasjon frå verifiserte intervju som er nytta i rapporten. Utkast av rapporten med revisjonen sine vurderingar og forslag til tiltak blei sendt til fylkesrådmannen for verifisering og uttale. Fylkesrådmannen sine merknader til rapporten er lagt ved rapporten som vedlegg 1. 1 Selskapskontroll - fra a å. (Praktisk veileder), Utarbeidd av NKRF 2010 og Kontrollutvalgsboka. Kommunal- og regionaldepartementet Spørsmåla blei sendt til kontaktpersonane for eigarområda samferdsel, kultur, næring og nyskaping/arbeidsmarknadsbedrifter, regional utvikling og eigedom. Kontaktpersonen for eigarområdet energi blei intervjua. 3 Dei to kontaktpersonane som ikkje har svart opplevde ikkje spørsmåla som relevante sett i forhold til sine arbeidsoppgåver. 7

8 3. Kontrollkriterium 3.1 Innleiing Kontrollkriteria er henta frå og utleia av autoritative kjelder, regelverk, politiske vedtak og fastsette retningslinjer. 3.2 Aksjelova I følgje aksjelova utøver aksjeeigarane den øvste myndigheit i selskapet gjennom generalforsamlinga. Kvar aksje gjev ei stemme dersom ikkje anna følgjer av lov eller vedtekter ( 5-3). Forvaltninga av selskapet høyrer til under styret, og medlemmane blir valt av generalforsamlinga ( 6-3). Styret skal syte for forsvarleg organisering av verksemda ( 6-12) og styret skal føre tilsyn med den daglege leiinga av selskapet og selskapet sine andre verksemder ( 6-13). Styremedlemmer tenestegjer i to år. I vedtektene kan tenestetida settast kortare eller lengre, men ikkje meir enn fire år ( 6-6). 3.3 Fylkeskommunale vedtak I fylkestingsak 2/08 i møte blei det gjort følgjande vedtak: «Fylkestinget ber fylkesrådmannen syta for at det vert sett i verk følgjande tiltak: 1. Leggja KS si tilråding om eigarskap til grunn for det vidare arbeidet med strategiar for og forvalting av fylkeskommunen sitt eigarskap. 2. Utarbeida ei eigarskapsmelding. 3. Fastsetta tydelege eigarmål og forventningar til selskapa i eigarskapsstrategien. 4. Utarbeide rutinar for val av styrerepresentantar, der det mellom anna går fram kven som kan veljast og kva kvalifikasjonar som skal vektleggast. 5. Utarbeida rutinar og retningsliner for utøving av styreverva. 6. Gjennomgå dei etiske retningslinene, og gjera desse betre kjent for dei folkevalde og styremedlemmer. 7. Etablera obligatorisk opplæring for alle nye styremedlemmer, spesielt knytt til styrearbeid, selskapsrett og etikk. 8. Det vert å vurdera trongen for ansvarsforsikring for fylkeskommunale styrerepresentantar i selskap der Hordaland fylkeskommune har eigarinteresser.» I rapport for selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga i Hordaland fylkeskommune frå 2009 blei det gjeve følgjande tilrådingar: 1. «Hordaland fylkeskommune bør sikre at alle tiltak i høve til fylkestinget sitt vedtak i sak 2/08 vert sett i verk 4 Lov om aksjeselskap LOV

9 2. Hordaland fylkeskommune bør vurdere om det er mogleg i større grad å konkretisera eigarstrategiane for nokre av selskapa 3. Hordaland fylkeskommune bør vurdere om det er mogleg å utarbeida klårare eigarmål og forventningar til dei ulike selskapa 4. Hordaland fylkeskommune bør gjennomgå ansvarsforhold og oppgåver knytt til oppfølging av eigarskapa, samt vurdera om det på dette området er mogleg å betra samhandlinga mellom avdelingar 5. Hordaland fylkeskommune bør vurdera om det kan vera tenleg å utnemne ein kontaktperson i fylkeskommunen for alle selskapa dei har eigarskap i.» Då rapporten blei handsama i fylkestinget gjorde fylkestinget følgjande vedtak i saka 5 : «Fylkestinget ber fylkesrådmannen syta for at: 1. Tilrådingane i punkt 7 i rapporten vert følgt opp. 2. Det vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.» 3.4 Kommunens Sentralforbund sine tilrådingar for eigarstyring Kommunens Sentralforbund (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med tilrådingar 6 for korleis kommunale/fylkeskommunale eigarskap bør forvaltast og kva system og rutinar kommunar og fylkeskommunar bør etablere. Av tilrådingane går det innleiingsvis fram følgjande om aktivt eigarskap i kommunar/ fylkeskommunar: «Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av de samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disponeringer og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter overfor omverden og styrke kommunens/fylkeskommunens omdømme.» 7 I den sist oppdaterte versjonen (2011) omtalar KS 19 tema med tilhøyrande tilrådingar. 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalde, 2. Utarbeiding av eigarskapsmeldingar, 3. Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter, 4. Vurdering og val av selskapsform, 5. Fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd, 6. Tilsyn og kontroll med kommunale føretak og med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap, 7. Samansetting og funksjon av eigarorgan, 8. Gjennomføring av eigarmøte, 9. Eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor, 10. Valkomité for styreutnemning i aksjeselskap og interkommunale selskap, 11. Rutinar for kompetansevurdering av selskapsstyra, 12. Styresamansetting i konsernmodell, 5 Selskapskontroll Eigarskapsforvaltning Revisjonsrapport. Fylkestingssak 80/09, handsama i møte Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011) 7 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011) s.2. 9

10 13. Oppnemning av vararepresentantar, 14. Habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styra, 15. Kjønnsrepresentasjon i styra, 16. Godtgjøring og registrering av styreverv, 17. Arbeidsgjevartilknyting i sjølvstendige rettssubjekt, 18. Utarbeiding av etiske retningslinjer, 19. Administrasjonssjefen si rolle i kommunale og fylkeskommunale føretak. Av KS sine tilrådingar går det fram at fylkeskommunen som ein del av folkevaldopplæringa bør gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eigarskapsseminar for alle folkevalde i dei ulike aspekta knytt til eigarstyring av utskilt verksemd. Det går fram at den fyrste opplæringa bør bli gjennomført i løpet av dei fyrste 6 månadene av valperioden og følgjast opp etter to år. I KS sine tilrådingar blir det vist til at politikarar ofte har liten eller manglande kompetanse knytt til eigarstyring av selskap. Det er derfor viktig at dei folkevalde får innsikt i ulike roller ein innehar som både folkevalt og som t.d. styremedlem og representantskapsmedlem. Dei folkevalde må vere medvitne om roller, styringslinjer og ansvarsdeling. Vidare framhevar KS at for å styrke kompetansen og sikre informasjon til fylkestingspolitikarane, bør det årleg etter gjennomføring av generalforsamling, bli gjeve informasjon om status for selskapa, drift og nøkkeltal. Av KS sine tilrådingar går det fram at fylkeskommunen bør utarbeide eigarskapsmelding. Av tilrådingane går det fram at ein eigarskapsmelding kan definerast som eit overordna politisk styringsinstrument for verksemder som er lagt til eit anna rettssubjekt, eige styre, ein vertskommune eller til eit anna interkommunalt organ. Ei eigarskapsmelding bør som minimum innehalde tre hovudpunkt: 1. Oversikt over fylkeskommunen sine verksemder som er lagt til selskap og samarbeid 2. Politisk (prinsipp for eigarstyring) og juridiske styringsgrunnlag knytt til dei ulike selskaps- og samarbeidsformane 3. Føremålsdiskusjon og selskapsstrategi knytt til dei ulike selskapa, herunder vedtektsrevisjon Det går vidare fram at ei eigarskapsmelding vil sikre naudsynte styringssignal til selskapa og tydeleggjere lokalpolitikarane sitt ansvar. Ei eigarskapsmelding vil bidra til å gje oversikt over fylkeskommunen si samla verksemd, og gje dei folkevalde ei moglegheit til å setje seg inn i dei juridiske styringsmoglegheitene som ligg i dei ulike selskapsformane. Eigarskapsmeldinga kan også innehalde eit eige punkt om selskapa sitt samfunnsansvar, t.d. politiske målsettingar knytt til miljø, likestilling, openheit, etikk osv. Eigarskapsmeldinga bør også reflektere det rettslege ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eigar. KS tilrår at eigarskapsmeldinga blir gjennomgått og eventuelt revidert kvart år i fylkestinget. 8 Det går også fram av KS sine tilrådingar at fylkeskommunen bør utarbeide og revidere selskapsstrategi og vedtekter. KS peiker på at selskapet si verksemd skal gjerast tydeleg i vedtektene/selskapsavtalen, og at selskapet innafor ramma av vedtektene/selskapsavtalen bør ha klare mål og strategiar for si verksemd. Vidare bør føremålet i selskapsavtale/vedtekter bli vurdert med jamne mellomrom for å sjå om det er behov for endringar. 8 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s

11 Av KS sine tilrådingar går det vidare fram at ein grunnleggjande føresetnad for ei strategisk drift av selskapa er ein klar og presis eigarstrategi for selskapa der eigar sine forventningar til selskapet er formulerte. Dette vil også vere ein føresetnad for gjennomføring av selskapskontroll. Det er anbefalt at eigar klargjer sine forventningar til styret og selskapet gjennom selskapsstrategiane. Selskapsstrategiane bør som del av eigarmeldinga bli revidert jamleg. Det går vidare fram at eigar skal ha eit bevisst forhold til eventuell forventa avkastning. For selskap som opererer innanfor eit marknad, skal prinsipp for ein eventuell utbyttepolitikk klargjerast og deretter blir fremja for eigarorganet gjennom selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktigheit og samfunnsansvar bør leggjast til grunn for kommunale/fylkeskommunale eigarskap. I selskapsstrategien bør det klargjerast forventningar knytt til type avkastning, anten det er i finansiell forstand eller på anna måte. Dette vil avhenge av type selskap og koplast opp mot føremålet med selskapet. 9 Når det gjeld vurdering og val av selskapsform går det fram av KS sine tilrådingar at det er eigar sitt ansvar å sikre at selskap har ein selskapsform som er tilpassa verksemda sitt føremål, eigarstyringsbehov, marknadsmessige forhold og konkurranseregelverk. Dersom selskapet skal ta risiko og operere i eit marknad bør det bli etablert eit selskap med avgrensa ansvar. Der selskapet skal yte tenester til eigarane i eigenregi kan både interkommunale selskap og føretak vere føremålstenlege formar. Stiftingar er ikkje tilrådd for verksemd som krev eigarstyring. 10 Dersom fylkeskommunen har eigarskap i selskap som opererer i konkurranseverksemd i tillegg til monopolverksemd, bør det som hovudregel etablerast eit fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd, for å unngå mistanke om rolleblanding og kryssubsidiering. Organiseringa av konkurranseutsett verksemd bør så langt som mogleg ha åtskilt leiing og bemanning, i tillegg til å vere fysisk åtskilt frå monopolverksemda. 11 Av tilrådingane går det vidare fram at fylkestinget har eit tilsyns- og kontrollansvar for å sikre at fylkeskommunen når sine mål, at regelverket blir etterlevd og at etiske omsyn blir tryggja. Kontrollutvalet skal på vegner av fylkestinget sjå til at det blir ført kontroll med fylkeskommunen sine eigarinteresser i selskap. Det er viktig at det blir lagt til rette for at kontrollutvalet kan utøve sin funksjon på ein god måte. KS tilrår at fylkestinget innafor kommunelova sine føresegner fastsett regler for selskapskontroll. Dette bør omfatte kva dokument som uoppfordra skal sendast til kontrollutvalet og kven denne plikta gjeld for. Kontrollutvalet og fylkeskommunen sin revisor skal bli varsla når generalforsamling/representantskap og tilsvarande organ held møte, og kontrollutvalet/revisor har rett til å vere til stades på slike møte. 12 KS sine tilrådingar omhandlar også samansetting og funksjon av eigarorgan. For aksjeselskap anbefaler KS at fylkestinget vel politisk leiing som eigarrepresentant i selskapet sitt eigarorgan. Eigarutøvinga skal spegle fylkestinget si samla avgjersle eller fleirtalsavgjersle. Det er sentralt at det blir oppretta ein føreseieleg og klar kommunikasjon mellom eigarorgan og fylkestinget i forkant av generalforsamlingar. Innanfor selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eigarorganet si mynde, etablerast føreseielege 9 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s

12 kommunikasjonsformer mellom fylkestinget og eigarorgan som forankrast i eigarskapsmeldinga. 13 KS tilrår også at det blir gjennomført eigarmøte. Generalforsamling er det formelle eigarmøtet, men det kan også bli kalla inn til eigarmøte utover generalforsamlingar. Tilrådinga om gjennomføring av eigarmøte er ei presisering av lova. KS tilrår at styret bør leggje til rette for at flest mogleg av eigarorganet sine medlemmer kan ta del i generalforsamling og at dette blir ein effektiv møteplass for aksjeeigarane og styret. Styreleiar og dagleg leiar har plikt til å delta på generalforsamlinga i aksjeselskap. Revisor har rett til å vere til stades, og nokre gonger har revisor plikt til å møte når det er saker på dagsorden som gjer dette naudsynt. I tillegg til generalforsamling kan det bli gjennomført andre eigarmøte, til dømes for å drøfte ei sak utan at det blir gjort formelle vedtak. Det er opp til eigarane sjølve å vurdere behovet for, og korleis slike eigarmøte skal bli gjennomført. 14 KS sine tilrådingar omhandlar også eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor. Av tilrådingane går det fram at det er eigar sitt ansvar å setje saman styret og gje styret dei naudsynte styringsrammene for å utøve si verksemd som eit profesjonelt organ. Det er eigar sitt ansvar å gje informasjon om rammene for og innhaldet i det å sitte i eit styre. Det går vidare fram at eit profesjonelt styre som kollegium består av personar med eigna personlege eigenskapar som utfyller kvarandre kompetansemessig. Eit styre skal ha generalist- og fagspesifikk kompetanse. Føremålet for dei fylkeskommunale selskapa er ulikt, frå t.d. finansielt, politisk eller meir samfunnsnyttig motivert eigarskap. Det inneber at kompetanse bør sjåast i lys av selskapet sitt føremål. Eit profesjonelt samansett styre har kompetanse som er naudsynt for å oppfylle eigar sine forventningar. 15 KS har også kome med tilrådingar til kva kompetanse styremedlemmer bør ha: Kunnskap om aksjelova, IKS-lova, kommunelova, andre relevante lover, forskrifter og avtalar som har betyding for selskapet si drift, Kunnskap om selskapet sitt føremål, vedtekter, organisasjon og historie, Kompetanse om private og kommunale rekneskapsprinsipp, evne til å lese økonomiske utviklingstrekk og foreta naudsynte grep når naudsynt, Kompetanse på offentleg forvaltning og de politiske og samfunnsmessige utfordringane til ei kvar tid, Spesialistkompetanse og erfaring på eit eller fleire område som t.d. juss, økonomi, marknadsføring, forvaltning, kommunalkunnskap, teknikk, HMT, leiing eller organisasjon, Ha kunnskap om trendar og utviklingstrekk innafor bransjen, Ha kunnskap om konkurrerande verksemder. 16 Ved val av styre til selskap organisert etter aksjelova og lov om interkommunale selskap tilrår KS at det bør vedtektsfestast bruk av valkomité. Føremålet er å sikre samansetting av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eigar sitt føremål med selskapet. Representantskapet /generalforsamlinga sin leiar vel leiaren av valkomiteen. I selskap med fleire eigarkommunar bør 13 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s

13 valkomiteen bli samansett for å spegle eigardel. Fleirtalet av valkomiteen bør vere uavhengige av styret og tilsette. Valkomiteen si innstilling bør grunngjevast. 17 Vidare viser KS sine tilrådingar til at eigar har ansvar for å sikre at styret innehar den naudsynte kompetansen for å nå selskapet sine mål. I dette ligg det også at eigar står fritt til å skifte ut styremedlemmer innafor valperioden. Styret har eit sjølvstendig ansvar for å gjere jamlege kompetansevurderingar av eiget styre i forhold til eigarane sitt føremål med selskapet. For å sikre utvikling av naudsynt kompetanse i styret tilrår KS at det blir etablert følgjande rutinar som ein del av styret sine rammer. Styret skal: Fastsette instruksar for styret og den daglege leiinga med særleg vekt på klar intern ansvars- og oppgåvefordeling, Gjennomføre ein eigenevaluering kvart år både når det gjeld kompetanse og arbeid, Bli gjeve jamleg moglegheit til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmae skal få opplæring om ansvar, oppgåver og rollefordeling, Gjennomføre eigne styreseminar der fokus går på roller, ansvar og oppgåver, Fastsette ein årleg plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring, Gje ein samla utgreiing for selskapet si styring og leiing i ein årsrapport. Dersom dette ikkje er gjort skal det forklarast. Rutinen er ein rettesnor og vil naturleg nok avhenge av selskapet sin størrelse og verksemd. 18 Når det gjeld styresamansetting i konsernmodell tilrår KS at styret i morselskap ikkje bør sitje i styret til dotterselskap. Konserndirektøren kan vere representert i dotterselskapa sine styre. Dersom dotterselskap yter tenester til morselskap i konkurranse med andre bør det vere leiingsmessig og funksjonelt skilje mellom selskapa for å unngå inhabilitet og rolleblanding i anbodsprosessar. Dersom det i konsernet er eit dotterselskap som yter monopoltenester til sine eigarar eller innbyggjarane i eigarane sine kommunar bør eksterne kandidatar ha fleirtal i dotterstyret. 19 Vidare tilrår KS at når det utpeikast vara til styret bør ordninga med numerisk vara bli nytta for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. 20 Når det gjeld habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styra viser KS til at det er opp til kvart einskilde eigarorgan (representantskap/generalforsamling) å avgjere kva type kompetanse eit styre skal ha. I utgangspunktet tilrår KS å unngå situasjonar der styret sine medlemmer jamleg blir vurdert i forhold til forvaltningslova sine reglar om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av leiande politikarar i selskapsstyra. KS tilrår at styra etablerer faste rutinar for å handtere moglege habilitetskonfliktar, og at fylkestinget opprettar ein valkomité som innstiller til det organ som skal velje styrerepresentantar. 21 KS sine tilrådingar omhandlar også kjønnsrepresentasjon i styre. KS tilrår at reglane i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret i statsaksjeselskap gjeld tilsvarande 17 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s

14 for aksjeselskap der kommunar og fylkeskommunar til saman eig minst to tredeler av aksjane i selskapet. For statsaksjeselskap med fem styremedlemmer er det krav om 40 % kjønnsrepresentasjon. KS føreslår at eigarorgan uavhengig av organisasjonsform søker å få til ein balansert kjønnsrepresentasjon i styre for å betre utnytte eksisterande kompetanse i regionen/kommune/fylkeskommunen. 22 KS sine tilrådingar omhandlar vidare godtgjøring og registrering av styreverv. KS tilrår at fylkeskommunen i samband med utarbeiding og eventuell revidering av eigarmelding gjennomfører ein prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eigarorganet si fastsetting av styrehonorar, uavhengig av organisasjonsform. Vidare tilrår KS at alle som tek på seg styreverv for fylkeskommunale selskap bør registrere verva på 23 Vidare tilrår KS at selskapa ved utskilling av verksemd til sjølvstendige rettssubjekt søker medlemskap i ein arbeidsgjevarorganisasjon. 24 KS tilrår vidare at eigar ser til at selskapsstyra utarbeider og jamleg reviderer etiske retningslinjer for selskapsdrifta. 25 Den siste av tilrådingane frå KS omhandlar administrasjonssjefens rolle. Det går fram at administrasjonssjefen eller andre i leiande administrative posisjoner samt medlemmer av fylkesog kommunalråd ikkje kan sitte i styra i føretak Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s

15 4. Data 4.1 Hordaland fylkeskommune si eigarskapsmelding Hovudansvaret for arbeidet med eigarskapsmeldinga ligg til budsjettseksjonen i økonomiavdelinga. Hordaland fylkeskommune utarbeidde si fyrste eigarskapsmelding i Denne eigarskapsmeldinga blei revidert og handsama i fylkestinget i oktober Fylkeskommunen sin rutine er at eigarskapsmeldinga skal bli gjennomgått ved slutten av kvar valperiode. 27 Denne rutinen kjem ikkje fram av eigarskapsmeldinga. Eigarskapsmeldinga inneheld ein del om bakgrunnen til meldinga, der tidlegare vedtak blir gjort greie for. Deretter blir det vist til ulike tilrådingar som gjeld for utarbeiding av eigarskapsmelding og selskapsstrategi. Under dette punktet blir det kort referert til KS sine tilrådingar, Norsk tilråding om eigarstyring og selskapsleiing og 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll. Garantiansvaret i bompengeselskapa blir spesielt nemnt i meldinga. Deretter blir typen eigarskap, ulike eigarområde og strategi for eigarområda skildra. Til slutt blir ei oversikt over selskap presentert, etterfølgt av selskapsspesifikke strategiar. Dei ulike delane blir nærare kommenterte undervegs i rapporten Oversikt over selskap I eigarskapsmeldinga 2012 er det ein tabell som viser dei 42 selskapa fylkeskommunen har eigardelar i. Tabellen viser selskapet sitt namn, fylkeskommunen sin eigardel og prosentdelen kvinner i styret. I tillegg blir dei selskapsspesifikke eigarstrategiane for selskapa lista opp under oversikta. Som vedlegg til eigarskapsmeldinga er det også eit dokument som gjev ei meir detaljert oversikt over selskap der fylkeskommunen eig aksjar (denne er oppdatert per ). Ein oppdatert versjon av denne oversikta blir kvart år lagt fram som melding for fylkesutvalet. Av oversikta går det fram informasjon om selskapa som t.d. namn på dagleg leiar, informasjon om selskapet sin aksjekapital 28, oppsummering av selskapet sitt føremål, namn på selskapet sine styrerepresentantar med vararepresentantar, nøkkeltal for førre rekneskapsår 29 og selskapet sitt dokumentnummer i sak/arkivsystem. Det er budsjettseksjonen (under økonomiavdelinga) som har ansvaret for dette arbeidet, og oversikta blir laga med utgangspunkt i årsrapport/årsrekneskap og protokoll frå generalforsamlingane i selskapa. I intervju kjem det fram at arbeidet også fungerer som ein kontroll med at fylkeskommunen har mottatt nemnde dokument frå alle selskapa Eigarmål og eigarstrategi Av eigarskapsmeldinga 2012 går det fram følgjande om føremålet med fylkeskommunen sine eigarskap under punktet «inndeling av eigarskapa»: «Føremålet for eigarskap innanfor privat sektor er å utvikla selskap som skapar langsiktige verdiar for eigarane. Innanfor offentleg sektor er føremålet i mange tilfelle noko vidare. I tillegg 27 jf. fylkestingssak Strategi for fylkeskommunalt eigarskap handsama av fylkestinget i desember Tal på aksjar, pålydande, aksjekapital og HFK sin andel. 29 Driftsinntekter, årsresultat og merknader. 15

16 til finansiell avkastning må ein for offentleg eigde selskap også ta med den samfunnsmessige verdiskapinga. Slike selskap er i grenseland mellom bedriftsøkonomisk verdiskaping og verdiskaping målt etter andre og utvida kriterium. Det er vanleg med ei todeling der eigarskapet i somme høve er finansielt motivert medan andre eigarskap er motivert ut frå samfunnsmessige tilhøve. Etter salet av aksjane i Bro- og tunnelselskapet AS, meiner fylkesrådmannen at Hordaland fylkeskommune ut frå ei slik todeling berre har samfunnsmessige eigarskap». 30 Første avsnitt er uendra sett i forhold til eigarskapsmeldinga frå 2008, medan andre avsnitt er nytt frå Av eigarskapsmeldinga går det fram at dei totale verdiane bokført i balansen for dei selskapa som fylkeskommunen har eigarskap i er på om lag 12 millionar kroner. 31 Hordaland fylkeskommune har vidare delt inn sine eigarskap i sju område i eigarskapsmeldinga: Samferdsel Kultur Næring og nyskaping Regional utvikling Energi Eigedom Arbeidstreningsverksemder Inndelinga av område er den same som i eigarskapsmeldinga frå For kvart område er det vedtatt ein eigarstrategi og eigarmål. Desse er i stor grad like i begge eigarskapsmeldingane, og endringane som er gjort følgjer i hovudsak av eventuelle kjøp og sal av selskap. Det finst inga oversikt over kva selskap som høyrer til under kvart område. I intervju med ein representant frå administrasjonen blir det kommentert at det nok kunne ha vore ei forbetring dersom dette kom fram i eigarskapsmeldinga. Det blir samtidig opplyst at fylkeskommunen ikkje har gjort ei konkret vurdering av kva selskap som høyrer til kva område, men vedkommande meiner at dette vil vere relativt sjølvforklarande ut i frå selskapet sitt namn og føremål. Vidare i eigarskapsmeldinga går fylkeskommunen sine selskapsspesifikke eigarstrategiar for kvart selskap fram. I intervju blir det opplyst om at selskapsstrategiane blir gjennomgått og ev. revidert ved revidering av eigarskapsmeldinga. Ein gjennomgang viser at fleirtalet av selskapsstrategiane er uendra frå eigarskapsmeldinga frå Strategiane varierer mellom dei som berre kort seier noko om føremålet med selskapet til dei strategiane som i større grad utdjupar kva fylkeskommunen ønskjer å oppnå med eigarskapen. T.d. er fylkeskommunen sin selskapsspesifikke eigarstrategi for Bybanen AS to setningar om kva selskapet driv med: «Selskapet står for forvaltning og drift av bybanen i Bergen. Selskapet står for forvaltning og drift både av infrastruktur og skinnegåande materiell» For to av kulturselskapa viser fylkeskommunen til kva ein ønskjer å oppnå med eigarskapa: «Carte Blanche AS: Fylkeskommune skal medverke til drift av eit regionalt danseensemble som ei motvekt mot sentralisering av kulturinstitusjonar» 30 Eigarskapsmelding. Hordaland fylkeskommune. Handsama av fylkestinget s Eigarskapsmelding. Hordaland fylkeskommune. Handsama av fylkestinget s.4. 16

17 «AS Den Nationale Scene: Fylkeskommunen skal medverke til at Den Nationale Scene styrkjer sin posisjon som eit leiande teater i landet» For liknande type selskap er eigarstrategiane nærast identiske, dette gjeld spesielt for arbeidsmarknadsbedriftene og for bompengeselskapa. Då eigarskapsmeldinga blei handsama i fylkestinget , fatta fylkestinget eit vedtak der dei bad om å få utarbeidd ei «meir detaljert eigarskapsmelding som mellom anna definerer spesifikt føremål (finansielt, politisk, eller samfunnsmessig) for kvart selskap, organisasjon og verksemd.» 32 Representantane frå administrasjonen som er intervjua viser til at det allereie går fram av eigarskapsmeldinga at føremålet med alle eigarskapa er samfunnsmessige, og opplyser at ingen av eigarskapa til fylkeskommunen er finansielt motiverte. Det blir kommentert at det er ei utfordring for administrasjon å vite kva politikarane ønskjer med dette vedtaket. Dei som er intervjua kjenner ikkje til om arbeidet med å følgje opp vedtaket om å utarbeide ei meir detaljert eigarskapsmelding er sett i gang eller kva tidshorisont som gjeld for arbeidet. Fleirtalet av representantane frå administrasjonen meiner at fylkeskommunen sin eigarstrategi er tilstrekkeleg tydeleg, sett i høve til at fylkeskommunen ofte er mindretalsaksjonær i selskap og har låge eigardelar. Samtidig blir det påpeikt av generalforsamlingsrepresentanten og ein kontaktperson at eigarmåla for nokre av selskapa kunne ha vore tydelegare. Fylkeskommunen har ikkje rutinar knytt til revidering av selskapa sine vedtekter og/eller vedtatt nokon strategi for å påverke vedtektene i selskapa der fylkeskommunen har eigarskap. Vidare blir det kommentert at fylkeskommunen si eigarstyring ofte er påverka av dei større aksjonærane. Fylkeskommunen har ikkje noko systematisk samarbeid med andre eigarar, med nokre unnatak slik som for Sunnhordland Lufthavn, der det har vore gjennomført fleire eigarmøte i året. Det har i liten grad vore vanleg å gjennomføre eigarmøte i dei andre selskapa, og fylkeskommunen har ikkje formelle rutinar knytt til gjennomføring av eigarmøte Retningslinjer for utøving av eigarskapsforvaltninga - KS sine tilrådingar I intervju blir det vist til at det er vedteke at KS sine tilrådingar skal leggast til grunn for fylkeskommunen si eigarstyring, og at desse blir gjennomgått i eigarskapsmeldinga. I eigarskapsmeldinga blir berre to av KS sine tilrådingar nemnde spesifikt. Dette gjeld tilrådingane om eigarskapsmelding og kva den bør innehalde, og det som gjeld selskapsstrategi. Det går ikkje fram kva fylkeskommunen legg i desse tilrådingane og korleis fylkeskommunen eventuelt vil følgje dei opp. KS sine resterande tilrådingar er ikkje nemnde spesifikt. I eigarskapsmeldinga blir det også vist til norsk tilråding om eigarstyring og selskapsleiing (NUES) og 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll (under «eigarskapsmelding og selskapsstrategi»). For kvar av desse blir det gjeve ei svært kort oppsummering av kva desse dokumenta handlar om. I intervju blir det opplyst at desse referansane er tatt med for å vise kva tilrådingar som finst knytt til eigarskapsforvaltning. 32 Eigarskapsmelding. Sak 50/12 handsama i fylkestingsmøte

18 4.2 Organisering og oppfølging av selskap Rolle- og ansvarsfordeling Av intervju går det fram at økonomiavdelinga har det overordna ansvaret for eigarskapsforvaltninga av fylkeskommunen sine eigarskap. I notat til revisjonen opplyser fylkeskommunen at sjølve utøvinga av eigarskapsforvaltninga i Hordaland fylkeskommune er fordelt på dei ulike fylkeskommunale avdelingane ut frå selskapa sine føremål. Til dømes er eigedomsseksjonen i økonomiavdelinga ansvarleg for selskap som har utleige av eigedomar som føremål. Eigarskapen i bompengeselskap blir dels forvalta av samferdselsavdelinga og dels av økonomiavdelinga alt etter kva saka gjeld. Fylkesutvalet har nyleg tilrådd at forvaltninga av eigarskapen i arbeidsmarknadsverksemdene skal administrerast av næringsseksjonen i regionalavdelinga. Det er ikkje ei klart definert ansvars- og oppgåvefordeling mellom økonomiavdelinga og dei fylkeskommunale avdelingane. Det er heller ikkje utarbeidd noko dokument som skildrar kva som ligg i avdelingane sitt oppfølgingsansvar eller utarbeidd rutinar for eigarskapsforvaltninga. Det er ikkje formidla særskilt til dei ulike avdelingane kva selskap som høyrer til kva eigarskapsområde (jf. eigarskapsmeldinga). Leiarane for dei avdelingane som har fått eit oppfølgingsansvar for eigarskapsforvaltninga er også oppnemnt som administrative kontaktpersonar for sitt eigarskapsområde. Til dømes er eigedomssjefen administrativ kontaktperson for eigedomsselskapa og næringssjefen er kontaktperson for næringsselskapa. Bompengeselskapa har dels samferdselsavdelinga v/samferdselssjefen og økonomiavdelinga v/økonomisjefen som kontaktpersonar, alt etter kva saka gjeld. Fordelinga av administrative kontaktpersonar er ikkje nedfelt skriftleg og det er ikkje klart definert kva rolle/ansvar kontaktpersonane har internt i fylkeskommunen og kva rolle/ansvar kontaktpersonane har i forhold til selskapa. 33 Selskapa har heller ikkje formelt fått formidla nokon kontaktperson. Fleire av representantane frå administrasjonen samt generalforsamlingsrepresentanten oppfattar at rolle- og ansvarsfordelinga knytt til oppfølging av selskap stort sett er avklart innbyrdes i fylkeskommunen. Dei meiner at det ikkje er eit særleg behov for ei meir formalisert rolle- og ansvarsfordeling. Einskilde uttrykker likevel at det kan vere noko uklart kva avdeling som har oppfølgingsansvaret for einskilde selskap, og ein kontaktperson peiker på at rolle- og ansvarsfordelinga kunne ha vore tydelegare dersom oppfølgingsansvaret for selskap hadde vore fordelt på færre avdelingar. Ein annan kontaktperson meiner at det er trong for ei ytterlegare presisering av innhaldet i og mandatet for avdelingane sitt oppfølgingsansvar. Vedkommande kommenterer også at utøving av eigarskapsforvaltninga i fylkeskommunen i stor grad er knytt til konkrete problemstillingar, og at det ikkje er eit overordna, systematisk arbeid med eigarskapsforvaltning og kva eigarskapsforvaltning skal innebere. Einskilde peiker også på ujamn kunnskap om eigarskapsforvaltning i dei ulike avdelingane. Samstundes understreker fleire av dei administrative tilsette at ein bør vere varsam med å bruke mykje ressursar på å byggje opp eit administrativt apparat som skal profesjonalisere eigarskapsforvaltninga, med tanke på storleiken på fylkeskommunen sine eigarskap. Dei administrative tilsette gjev uttrykk for at oppgåva med eigarskapsforvaltning har fått ei høgare prioritering i fylkeskommunen etter at kontrollutvalet starta å følgje opp dette området. Det blir vist til at fylkeskommunen har små eigarskap samanlikna med t.d. Bergen kommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune, og at fylkeskommunen har tilstrekkeleg med system og rutinar for eigarskapsforvaltninga sett i høve til storleiken på eigarskapa. Fleire gjev uttrykk for at fylkeskommunen har ei meir aktiv eigarskapsforvaltning i dei selskapa der fylkeskommunen har større eigardelar, men at fylkeskommunen ikkje har prioritert å nytte mykje ressursar på 33 Regionalavdelinga har innad i avdelinga oppnemnt ein administrativ kontaktperson knytt til kvart selskap. 18

19 eigarskapsforvaltning i selskap der fylkeskommunen har små eigardelar. I tillegg kommenterer einskilde at fleire av selskapa fylkeskommunen har eigardelar i er reine administrasjonsselskap med rutineprega drift og få utfordrande saker, der det ikkje er behov for spesielt aktiv eigarstyring og tett oppfølging. Samtidig gjev fylkeskommunen sin generalforsamlingsrepresentant uttrykk for at fokuset på eigarskapsforvaltning i fylkeskommunen kan bli betre, og at det kan bli tydelegare kva oppgåver som ligg til eigarskapsforvaltninga Samhandling mellom fylkeskommunale avdelingar Det er ikkje etablert formelle rutinar for samhandling/kommunikasjon mellom dei fylkeskommunale avdelingane knytt til oppfølging av selskap. Dette vil skje etter behov og vere direkte knytt til hendingar i selskapa. Fylkeskommunen gjennomfører t.d. ikkje eigne møte der eigarskapsforvaltning generelt er tema. I intervju blir det opplyst at det mellom anna er ein del samarbeid mellom samferdselsavdelinga og økonomiavdelinga når det gjeld bompengeselskapa, og mellom regionalavdelinga og organisasjonsavdelinga når det gjeld arbeidsmarknadsbedriftene. Fleirtalet opplever at det er tilstrekkeleg samhandling mellom avdelingane når det gjeld oppfølging av eigarskap og eigarskapsforvaltning Kommunikasjon mellom fylkeskommunen og selskapa/styremedlemmer Det er ikkje etablert formelle rutinar for dialog mellom fylkeskommunen og selskap eller med fylkeskommunen sin(e) valde styrerepresentant(ar). Kontakt med fylkeskommunen skjer i stor grad på selskapet eller styrerepresentantane sitt eige initiativ ved behov. Graden av kommunikasjon mellom fylkeskommunen og selskap varierer. T.d. har einskilde selskap, slik som Sunnhordland Lufthavn, kravd tettare oppfølging enn andre. Det varierer i kva grad kontaktpersonane opplever å bli tilstrekkeleg orienterte om relevante forhold i selskapa. Einskilde peiker på at det er behov for å i større grad definere kva saker fylkeskommunen skal bli orienterte om. Det blir også kommentert at for selskap der fylkeskommunen har låge eigardelar, har dei avgrensa tilgang til informasjon. Fylkeskommunen sin generalforsamlingsrepresentant gjev uttrykk for å bli tilstrekkeleg informert om relevante forhold i selskap der fylkeskommunen har eigarskap. Fleire av kontaktpersonane gjev uttrykk for å ha lite eller ingen kommunikasjon med fylkeskommunen sine styrerepresentantar i selskap eller generalforsamlingsrepresentanten Rapportering frå selskapa Fylkeskommunen får årsrapport og årsrekneskap, samt innkalling til og protokoll frå generalforsamlingane i selskapa. Årsrapport og årsrekneskap frå selskap blir i hovudsak sende saman med innkallinga til generalforsamling. Generalforsamlingsprotokollen frå selskap blir lagt fram som melding for fylkesutvalet. Revisjonen har fått lagt fram ei oversikt som viser at fylkeskommunen har registrert årsrapport og årsrekneskap for 2011 frå 41 av 42 selskap. Vidare viser oversikta at fylkeskommunen ikkje har mottatt generalforsamlingsprotokoll frå 12 av 42 selskap i Fylkeskommunen har ikkje mottatt generalforsamlingsprotokoll frå nokre av dei selskapa som er heileigde av fylkeskommunen. Det blir opplyst at fylkeskommunen no vil etterspørje dokumenta frå dei aktuelle selskapa. Det blir opplyst at dokumenta kan ha blitt sende direkte til møtande generalforsamlingsrepresentant og ikkje til fylkeskommunen i dei tilfella der fylkeskommunen ikkje har mottatt dokumenta. Fylkeskommunen har ikkje sett i verk nokon tiltak (utover rapportering og styredeltaking) for å sikre at selskapa driv i samsvar med vedtekter og eigarstrategi. Ingen av representantane frå 19

20 administrasjonen eller generalforsamlingsrepresentanten kjenner til at det er selskap som ikkje driv i samsvar med eigarmåla til fylkeskommunen. Administrasjonen har som rutine å sende kopi av alle innkallingar til generalforsamlingar til kontrollutvalet. 4.3 Val av representantar og utøving av verv Val av styrerepresentant Val av fylkeskommunale representantar til styra i selskap blir gjort av fylkestinget ved innleiing av kvar valbolk. Det er nedsett ei politisk valnemnd som foreslår kandidatar. Det er ikkje etablert rutinar for valnemnda sitt arbeid 34 og det er ikkje fastsett kriterium for val av styrerepresentantar. Det er vanleg at det er politikarar som blir valde som styrerepresentantar, men dette er ikkje eit kriterium. I møta legg valnemnda sine medlemmer fram konkrete forslag til kandidatar, basert på diskusjonar i dei respektive partigruppene. Av intervju går det fram at det i liten grad er diskusjon i valnemda om kandidatane til styrerepresentantar. Det varierer om alle medlemmene i valnemnda foreslår styrerepresentantar eller er det gjort ei fordeling av kven av medlemmene som foreslår styrerepresentant(ar) til dei ulike selskapa. Einskilde selskap har eigne valnemnder. Fylkeskommunen vil i slike tilfelle framleis kome med forslag til fylkeskommunen sin styrerepresentant. Spesielt for arbeidsmarknadsbedriftene er det vanleg med eiga valnemnd, og fylkesvaraordførar er representert i desse valnemndene. Fylkeskommunen kan i einskilde tilfelle samarbeide med medeigarar for å sikre samansettinga av styret, men det er ikkje etablert noko formalisert samarbeid kring dette. Val av styrerepresentantar er ikkje omtalt i eigarskapsmeldinga. Fylkeskommunen har ikkje noko uttalt mål om kjønnsbalanse i styra i eigarskapsmeldinga. Av tabellen i eigarskapsmeldinga 2012 som gjev oversikt over kva selskap fylkeskommunen har eigarskap i, er det også ei kolonne som viser prosentdelen for kvinnelege styremedlemmer i selskapa Retningslinjer og rutinar for utøving av styreverv Fylkestinget vedtok i fylkestingsak 2/08 at det skulle utarbeidast rutinar og retningsliner for utøving av styreverva. I samband med at Fylkestinget handsama eigarskapsmeldinga i 2008 (sak 66/08) gjorde fylkestinget eit nytt liknande vedtak om at fylkesutvalet skulle be om å få utarbeidd retningsliner for fylkeskommunale styremedlemer. I fylkesutvalsak 289/09 som omhandla oppfølginga av vedtaket om å etablere rutinar og retningslinjer for utøving av styreverv, går det fram at fylkesrådmannen hadde fått advokatfirmaet Thommesen til å greie ut ulike sider knytt til utarbeiding av slike retningsliner. Advokatfirmaet konkluderte i si framstilling med at det korkje er rom for eller tenleg med formaliserte retningsliner og rutinar for utøving av styreverva i selskap der fylkeskommunen er eigar. Dette blir mellom anna grunngjeve med at det ikkje kan leggjast opp til ei styring av selskapa via styremedlemmer og instruksar retta mot desse. Det blir vidare argumentert for at det ikkje mogleg å fastsetje retningsliner som skal gjelde generelt for styremedlemmene i dei selskapa der fylkeskommunen har eigarskap, på grunn av at selskapa dels har svært ulike føremål. Fylkesutvalet tok saka til orientering. 35 I handlingsplanen etter førre selskapskontroll gjev fylkesrådmannen uttrykk for at fylkesutvalet ved å ta saka til orientering 34 Utover dei føresegnene som går fram av delegasjonsreglementet. 35 Oppfølging av eigarskapsmeldinga oversikt over aksjeeige. Fylkesutvalssak 289/09 i møte