Selskapskontroll Time kommune. Eigarskapsforvaltning

Transkript

1 Selskapskontroll Time kommune Eigarskapsforvaltning Audit & Advisory August 2013

2 Innhald Samandrag Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Avgrensing Metode Innleiing Dokumentanalyse Intervju Verifisering og høyring Kontrollkriterium Innleiing Kommunens Sentralforbund sine retningslinjer for eigarstyring Kommunale vedtak og retningslinjer Utarbeiding av eigarstrategiar Data Oversikt over Time kommune sine eigarinteresser System og rutinar for eigarskapsforvaltning Eigarstrategi og eigarmål for Time kommune Organisering av eigarskapsforvaltninga Oppfølging av eigarskapa og dialog med selskap/styrerepresentantar Rutinar for samarbeid med andre eigarkommunar Deltaking i generalforsamling og representantskap Rapportering frå selskapa til Time kommune Etiske retningslinjer Kjøp av eigardelar og for etablering av selskap Oppretting og oppfølging av stiftingar Rutinar knytt til styrerepresentasjon for Time kommune Rutinar for val av representantar og samansetting av styre Retningslinjer for vurderingar av gildskap Krav til selskapsstyra og rutinar for utøving av styreverv Styrevervregistering Godtgjersle av styreverv Opplæring og kompetanse Oppsummering Vurdering I kva grad har kommunen system og rutinar som sikrar god eigarstyring? I kva grad har kommunen rutinar for val av representantar og samansetting av styre som sikrar ei forsvarleg forvaltning av eigarskapa? I kva grad har styremedlemmar som er utnemnt av kommunen tilstrekkeleg kunnskap og kompetanse til å utøve styrevervet? Tilrådingar Vedlegg 1: Høyringsuttale Vedlegg 2: Oversikt over sentrale dokument og litteratur... 32

3 Samandrag Deloitte har i samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i Time kommune gjennomført ein selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga til Time kommune. Selskapskontrollen undersøker i kva grad kommunen har system og rutinar som sikrar ei god eigarskapsforvaltning. Det blir også undersøkt om kommunen har rutinar for val av styrerepresentantar og samansetning av styrer, og om kommunen sikrar at styrerepresentantar som er utnemnt av kommunen har tilstrekkelig kunnskap og kompetanse til å utøve styrevervet på ein god måte. Selskapskontrollen viser at Time kommune har utarbeidd ein eigarskapspolitisk plattform som skildrar prinsippa for eigarstyringa i kommunen. Kommunen har likevel ikkje hatt ei systematisk eigarskapsforvaltning og oppfølging av selskapa i samsvar den eigarskapspolitiske plattforma og KS sine retningsliner for eigarskapsforvaltning. Kommunen har ikkje nytta plattforma aktivt, og har ikkje etablert rutinar for å gjere den eigarskapspolitiske plattforma tilstrekkeleg kjent verken blant dei folkevalde, for kommunen sine styrerepresentantar eller for selskapa kommunen har eigarskap i. Revisjonen meiner det er viktig at kommunen har ei systematisk tilnærming til korleis eigarskapsoppfølginga skal gjennomførast. Revisjonen vil påpeike at det er viktig at kommunen gjennom si eigarstyring er tydeleg på kva dei ventar av selskapa dei har eigarskap i og at kommunen følgjer opp korleis selskapa etterlever krava. Revisjonen vurderer at kommunen gjennom å utarbeide ei eigarskapsmelding som blir jamleg oppdatert og ved å utarbeide eigarstrategiar kan betre kommunikasjonen om eigar sine føringar til både styrerepresentantar og styra i selskapa. Kommunen har vedteke å utarbeide enkeltvise eigarstrategiar for fleire verksemder. Førebels er dette berre utarbeidd for to av selskapa (Lyse Energi AS og IVAR IKS). KS poengterer at føresetnaden for strategisk drift av selskapa er ein klar og presis eigarstrategi der det kjem fram tydelege forventningar til selskapa. Revisjonen meiner eigarstrategiane som er utarbeidd for Lyse Energi AS og IVAR IKS er gode dømer på dette. Samstundes er det viktig at Time kommune også gjer kjent kva som er føremål og eventuell strategi for dei andre selskapa som kommunen har eigarskap i. Av den eigarskapspolitiske plattforma går det fram at det kvart år bør leggjast fram ei sak for kommunestyret om eigarskapsforvaltninga i kommunen. I denne samanhengen legg plattforma også opp til at kommunestyret samstundes gjer ei drøfting av selskapa (t.d. kommunen sin eigarstrategi, drifta i selskapet, økonomisk utvikling). Selskapskontrollen viser at dette har ikkje blitt gjennomført i Time kommune. Revisjonen meiner det er viktig at vedtaket frå plattforma om ei årleg drøfting av eigarskapa blir følgt opp, og meiner denne praksisen kan bidra til å sikre at kommunestyret er tilstrekkeleg orientert om eigarskapa sine. Dette vil også kunne vere ei god anledning for kommunestyret for å gje naudsynte føringar til eigarrepresentanten og andre knytt til oppfølginga av selskapa. Når det gjeld val av styrepresentantar viser undersøkinga at kommunen ikkje har nedsett ein formell valkomité. Kommunen har heller ikkje utarbeid retningslinjer knytt til kven som kan veljast som styrerepresentantar og kva kriterium som skal vektleggast. I den eigarskapspolitiske plattforma går det fram at styrer skal ha nødvendig kompetanse, kapasitet og mangfald. Kommunen har ikkje utarbeid retningslinjer for korleis desse omsyna skal følgjast opp av kommunen ved val av styrerepresentantar. I praksis skjer val av styrerepresentantar i hovudsak som eit resultat av den politiske kabalen etter eit valoppgjer. Revisjonen meiner det er viktig at kommunen har retningslinjer for korleis ein skal vurdere 3

4 samansetting av styre og korleis kriterium som til dømes kompetanse, kjønn og gildskap skal bli vurdert for å sikre at styra har naudsynt kompetanse, i samsvar med KS sine tilrådingar og kommunen sin eigarskapspolitisk plattform. Fleire av selskapa som kommunen har eigarskap i har etablert eigne valkomitear i samsvar med KS sine tilrådingar. Kommunen har ikkje utarbeidd retningslinjer for utøving av styreverv, med unnatak av oppmodinga til alle styrerepresentantar om å registrere seg i KS sitt styrevervregister. Revisjonen meiner det er positivt at styrerepresentantane som er valt av Time kommune har registrert vervet sitt i samsvar med kommunen si oppmoding og KS si tilråding. Revisjonen si vurdering er at det kan vere nyttig å utarbeide ytterlegare retningslinjer som kan medverke til å klargjere mandatet og rolla til styrerepresentantane. Selskapskontrollen viser at kommunen ikkje tilbyr opplæring knytt til i dei ulike aspekta ved eigarskapsforvaltning for folkevalde, slik KS tilrår, utover det som inngår i folkevaldopplæringa. Kommunen sikrar heller ikkje at kommunen sine styrerepresentantar får opplæring knytt til eigarskapsforvaltning og styrearbeid. I den eigarskapspolitiske plattforma har Time kommune vedteke at selskapsstyra bør syte for at nye styrerepresentantar får opplæring i kva ansvar og rolle dei har. Tilrådinga har verken blitt formidla til selskapa eller følgt opp av Time kommune. Fleire av selskapa har etablert opplæring for sine styrerepresentantar, men ikkje alle. Revisjonen meiner det er sentralt at Time kommune formidlar tilrådinga om å gje opplæring til selskapa, og at kommunen følgjer opp om dette blir gjennomført. Revisjonen meiner samstundes at kommunen jamleg bør tilby opplæring for alle folkevalde saman med styrerepresentantane, der kommunen si eigarskapsforvaltning og kommunen sine eigne rutinar/retningslinjer blir gjennomgått. Dette vil vere eit viktig bidrag til å forbetre samhandlinga og dialogen mellom kommunen og kommunen sine styrerepresentantar. 4

5 1. Innleiing 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet i Time kommune, , gjennomført ein selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga i Time kommune. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med selskapskontrollen har vore å undersøke og vurdere korleis Time kommune forvaltar sine eigarskap i selskap dei har eigarinteresser i. Følgjande overordna problemstillingar er undersøkte: 1. I kva grad har kommunen system og rutinar som sikrar god eigarstyring? a. Blir kommunen si eigarskapsforvaltning utøvd i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnadar, aktuelle lover og regelverk, samt etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? b. I kva grad har kommunen etablert rutinar og retningslinjer for å føre kontroll med sine eigarinteresser og i kva grad blir desse eventuelt etterlevd? c. Kva rutinar har kommunen for kjøp av eigardelar i eksisterande selskap og for etablering av nye selskap? d. Kva rutinar har kommunen for å sikre innsyn når den etablerer stiftingar for å sikre at den ytte støtte blir brukt etter føremålet? Blir desse rutinane følgt opp? e. Kva rutinar har kommunen for å sikre innsyn når den ytar støtte til stiftingar for å sikre at den ytte støtte blir brukt etter føremålet? Blir desse rutinane følgt opp? f. I kva grad har kommunen etablert tydelege eigarmål og strategiar for dei selskap som kommunen har eigarskap i? g. Kva rutinar har kommunen for å følgje opp kommunen sine eigarrepresentantar 1 og korleis blir desse etterlevd? h. I kva grad er det ei avklart rolle- og ansvarsfordeling i kommunen knytt til oppfølging av eigarskapa? i. Er det etablert rutinar for rapportering frå styra til eigarorgan i selskap der kommunen har eigarinteresse? 2. I kva grad har kommunen rutinar for val av representantar og samansetting av styre som sikrar ei forsvarleg forvaltning av eigarskapa? a. Kva rutinar har kommunen etablert for utnemning av eigarrepresentantar og val av styrerepresentantar (og vararepresentantar) i selskap kommunen har eigarskap i? b. Har kommunen rutinar for å vurdere samansetting av styre? c. Er det gjennomført kurs for dei folkevalde om eigarstyring? d. Har kommunen rutinar for å informere dei folkevalde om eigarskapa kommunen har og korleis desse blir forvalta? 1 Med eigarrepresentantar meiner vi representantar som representerer kommunen i generalforsamlingar og representantskapsmøte. Representantar som blir valt til styrer i selskapa blir referert til som styrerepresentantar. 5

6 3. I kva grad har styrerepresentantar som er utnemnt av kommunen tilstrekkeleg kunnskap og kompetanse til å utøve styrevervet? a. I kva grad har kommunen utarbeidd rutinar og retningslinjer for utøving av styreverva? b. I kva grad er styrerepresentantar tilstrekkeleg informert om eigar sitt føremål og strategi for selskapet? c. I kva grad har styrerepresentantar tilstrekkeleg med kunnskap om styremedlemmar si rolle og ansvar? d. I kva grad opplever styrerepresentantar at dei har tilstrekkeleg kompetanse og kunnskap til å utøve styrevervet på ein god måte? e. I kva grad opplever styrerepresentantar at styra dei sitt i har tilstrekkeleg bredde i kunnskap og kompetanse til å gjere ein god jobb som eit styre? f. Sikrar kommunen at styrerepresentantane får tilstrekkeleg med opplæring, spesielt knytt til styrearbeid, selskapsrett og etikk? 1.3 Avgrensing Ein eigarskapskontroll fokuserer på kommunen sin overordna eigarskapsforvaltning og vurderer ikkje drifta i dei einskilde selskapa. 6

7 2. Metode 2.1 Innleiing Prosjektet er gjennomført i samsvar med RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon, og rettleiar for gjennomføring av selskapskontroll. 2.2 Dokumentanalyse Innsamla dokumentasjon og kjeldemateriale i form av lover, kommunale vedtak, relevant selskapsinformasjon, og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar og regelverk m.m. er analysert. Innsamla kjeldemateriale er vurdert i forhold til kontrollkriteria. 2.3 Intervju For å få djupare kjennskap til området som skal kontrollerast, samt naudsynte avklaringar knytt til kontrollen, har vi gjennomført intervju med ein person frå administrasjonen i kommunen, eigarrepresentant for kommunen og styrerepresentantar som er valt av Time kommune (til saman 6 personar). 2.4 Verifisering og høyring Oppsummering av intervjua er sendt til dei som er intervjua for verifisering. Rapporten er sendt på verifisering og høyring til rådmannen. Høyringsuttalen er lagt ved rapporten. 7

8 3. Kontrollkriterium 3.1 Innleiing Kontrollkriteria er henta frå og utleia av autoritative kjelder, regelverk, politiske vedtak og fastsette retningslinjer. 3.2 Kommunens Sentralforbund sine retningslinjer for eigarstyring Kommunens Sentralforbund (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med tilrådingar 2 for korleis kommunale/fylkeskommunale eigarskap bør forvaltast og kva system og rutinar kommunar og fylkeskommunar bør etablere. Av tilrådingane går det innleiingsvis fram følgjande om aktivt eigarskap i kommunar/ fylkeskommunar: «Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av de samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disponeringer og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter overfor omverden og styrke kommunens/fylkeskommunens omdømme.» 3 I den sist oppdaterte versjonen (2011) omtalar KS 19 tema med tilhøyrande tilrådingar. 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalde, 2. Utarbeiding av eigarskapsmeldingar, 3. Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter, 4. Vurdering og val av selskapsform, 5. Fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd, 6. Tilsyn og kontroll med kommunale føretak og med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap, 7. Samansetting og funksjon av eigarorgan, 8. Gjennomføring av eigarmøte, 9. Eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor, 10. Valkomité for styreutnemning i aksjeselskap og interkommunale selskap, 11. Rutinar for kompetansevurdering av selskapsstyra, 12. Styresamansetting i konsernmodell, 13. Oppnemning av vararepresentantar, 14. Habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styra, 15. Kjønnsrepresentasjon i styra, 16. Godtgjøring og registrering av styreverv, 17. Arbeidsgjevartilknyting i sjølvstendige rettssubjekt, 18. Utarbeiding av etiske retningslinjer, 2 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011) 3 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011) s.2. 8

9 19. Administrasjonssjefen si rolle i kommunale og fylkeskommunale føretak. Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen som ein del av folkevaldopplæringa bør gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eigarskapsseminar for alle folkevalde i dei ulike aspekta knytt til eigarstyring av utskilt verksemd. Det går fram at den fyrste opplæringa bør bli gjennomført i løpet av dei fyrste 6 månadene av valperioden og følgjast opp etter to år. I KS sine tilrådingar blir det vist til at politikarar ofte har liten eller manglande kompetanse knytt til eigarstyring av selskap. Det er derfor viktig at dei folkevalde får innsikt i ulike roller ein innehar som både folkevald og som t.d. styremedlem og representantskapsmedlem. Dei folkevalde må vere medvitne om roller, styringslinjer og ansvarsdeling. Vidare framhevar KS at for å styrke kompetansen og sikre informasjon til kommunestyrepolitikarane, bør det årleg etter gjennomføring av generalforsamling, bli gjeve informasjon om status for selskapa, drift og nøkkeltal. Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen bør utarbeide eigarskapsmelding. Av tilrådingane går det fram at ein eigarskapsmelding kan definerast som eit overordna politisk styringsinstrument for verksemder som er lagt til eit anna rettssubjekt, eige styre, ein vertskommune eller til eit anna interkommunalt organ. Ei eigarskapsmelding bør som minimum innehalde tre hovudpunkt: 1. Oversikt over kommunen sine verksemder som er lagt til selskap og samarbeid 2. Politisk (prinsipp for eigarstyring) og juridiske styringsgrunnlag knytt til dei ulike selskaps- og samarbeidsformane 3. Føremålsdiskusjon og selskapsstrategi knytt til dei ulike selskapa, herunder vedtektsrevisjon Det går vidare fram at ei eigarskapsmelding vil sikre naudsynte styringssignal til selskapa og tydeleggjere lokalpolitikarane sitt ansvar. Ei eigarskapsmelding vil bidra til å gje oversikt over kommunen si samla verksemd, og gje dei folkevalde ei moglegheit til å setje seg inn i dei juridiske styringsmoglegheitene som ligg i dei ulike selskapsformane. Eigarskapsmeldinga kan også innehalde eit eige punkt om selskapa sitt samfunnsansvar, t.d. politiske målsettingar knytt til miljø, likestilling, openheit, etikk osv. Eigarskapsmeldinga bør også reflektere det rettslege ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eigar. KS tilrår at eigarskapsmeldinga blir gjennomgått og eventuelt revidert kvart år i kommunestyre. 4 Det går også fram av KS sine tilrådingar at kommunen bør utarbeide og revidere selskapsstrategi og vedtekter. KS peiker på at selskapet si verksemd skal gjerast tydeleg i vedtektene/selskapsavtalen, og at selskapet innafor ramma av vedtektene/selskapsavtalen bør ha klare mål og strategiar for si verksemd. Vidare bør føremålet i selskapsavtale/vedtekter bli vurdert med jamne mellomrom for å sjå om det er behov for endringar. Av KS sine tilrådingar går det vidare fram at ein grunnleggjande føresetnad for ei strategisk drift av selskapa er ein klar og presis eigarstrategi for selskapa der eigar sine forventningar til selskapet er formulerte. Dette vil også vere ein føresetnad for gjennomføring av selskapskontroll. Det er anbefalt at eigar klargjer sine forventningar til styret og selskapet gjennom selskapsstrategiane. Selskapsstrategiane bør som del av eigarskapsmeldinga bli revidert jamleg. Det går vidare fram at eigar skal ha eit bevisst forhold til eventuell forventa avkastning. For selskap som opererer innanfor eit marknad, skal prinsipp for ein eventuell utbyttepolitikk klargjerast og deretter blir fremja for eigarorganet gjennom selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktigheit og samfunnsansvar bør leggjast til grunn for kommunale/fylkeskommunale eigarskap. I selskapsstrategien bør det klargjerast 4 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s

10 forventningar knytt til type avkastning, anten det er i finansiell forstand eller på anna måte. Dette vil avhenge av type selskap og koplast opp mot føremålet med selskapet. 5 Når det gjeld vurdering og val av selskapsform går det fram av KS sine tilrådingar at det er eigar sitt ansvar å sikre at selskap har ein selskapsform som er tilpassa verksemda sitt føremål, eigarstyringsbehov, marknadsmessige forhold og konkurranseregelverk. Dersom selskapet skal ta risiko og operere i eit marknad bør det bli etablert eit selskap med avgrensa ansvar. Der selskapet skal yte tenester til eigarane i eigenregi kan både interkommunale selskap og føretak vere føremålstenlege formar. Stiftingar er ikkje tilrådd for verksemd som krev eigarstyring. 6 Dersom kommunen har eigarskap i selskap som opererer i konkurranseverksemd i tillegg til monopolverksemd, bør det som hovudregel etablerast eit fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd, for å unngå mistanke om rolleblanding og kryssubsidiering. Organiseringa av konkurranseutsett verksemd bør så langt som mogleg ha åtskilt leiing og bemanning, i tillegg til å vere fysisk åtskilt frå monopolverksemda. 7 Av tilrådingane går det vidare fram at kommunestyre har eit tilsyns- og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket blir etterlevd og at etiske omsyn blir tryggja. Kontrollutvalet skal på vegner av kommunestyre sjå til at det blir ført kontroll med kommunen sine eigarinteresser i selskap. Det er viktig at det blir lagt til rette for at kontrollutvalet kan utøve sin funksjon på ein god måte. KS tilrår at kommunestyre innafor kommunelova sine føresegner fastsett regler for selskapskontroll. Dette bør omfatte kva dokument som uoppfordra skal sendast til kontrollutvalet og kven denne plikta gjeld for. Kontrollutvalet og kommunen sin revisor skal bli varsla når generalforsamling/representantskap og tilsvarande organ held møte, og kontrollutvalet/revisor har rett til å vere til stades på slike møte. 8 KS sine tilrådingar omhandlar også samansetting og funksjon av eigarorgan. For aksjeselskap anbefaler KS at kommunestyre vel politisk leiing som eigarrepresentant i selskapet sitt eigarorgan. Eigarutøvinga skal spegle kommunestyret si samla avgjersle eller fleirtalsavgjersle. Det er sentralt at det blir oppretta ein føreseieleg og klar kommunikasjon mellom eigarorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamlingar. Innanfor selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eigarorganet si mynde, etablerast føreseielege kommunikasjonsformer mellom kommunestyret og eigarorgan som forankrast i eigarskapsmeldinga. 9 KS tilrår også at det blir gjennomført eigarmøte. Generalforsamling er det formelle eigarmøtet, men det kan også bli kalla inn til eigarmøte utover generalforsamlingar. Tilrådinga om gjennomføring av eigarmøte er ei presisering av lova. KS tilrår at styret bør leggje til rette for at flest mogleg av eigarorganet sine medlemmer kan ta del i generalforsamling og at dette blir ein effektiv møteplass for aksjeeigarane og styret. Styreleiar og dagleg leiar har plikt til å delta på generalforsamlinga i aksjeselskap. Revisor har rett til å vere til stades, og nokre gonger har revisor plikt til å møte når det er saker på dagsorden som gjer dette naudsynt. I tillegg til generalforsamling kan det bli gjennomført andre eigarmøte, til dømes for å drøfte ei sak utan at det blir gjort formelle vedtak. Det er opp til eigarane sjølve å vurdere behovet for, og korleis slike eigarmøte skal bli gjennomført. 10 KS sine tilrådingar omhandlar også eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor. Av tilrådingane går det fram at det er eigar sitt ansvar å setje saman styret og gje styret dei naudsynte styringsrammene for å utøve si verksemd som eit profesjonelt organ. Det er eigar sitt ansvar å gje informasjon om rammene for og innhaldet i det å sitte i eit styre. Det går vidare fram at eit profesjonelt styre som kollegium består av personar med eigna personlege eigenskapar som utfyller kvarandre 5 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s.9. 7 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s.9. 8 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s

11 kompetansemessig. Eit styre skal ha generalist- og fagspesifikk kompetanse. Føremålet for dei kommunale selskapa er ulikt, frå t.d. finansielt, politisk eller meir samfunnsnyttig motivert eigarskap. Det inneber at kompetanse bør sjåast i lys av selskapet sitt føremål. Eit profesjonelt samansett styre har kompetanse som er naudsynt for å oppfylle eigar sine forventningar. 11 KS har også kome med tilrådingar til kva kompetanse styremedlemmer bør ha: Kunnskap om aksjelova, IKS-lova, kommunelova, andre relevante lover, forskrifter og avtalar som har betyding for selskapet si drift, Kunnskap om selskapet sitt føremål, vedtekter, organisasjon og historie, Kompetanse om private og kommunale rekneskapsprinsipp, evne til å lese økonomiske utviklingstrekk og foreta naudsynte grep når naudsynt, Kompetanse på offentleg forvaltning og de politiske og samfunnsmessige utfordringane til ei kvar tid, Spesialistkompetanse og erfaring på eit eller fleire område som t.d. juss, økonomi, marknadsføring, forvaltning, kommunalkunnskap, teknikk, HMT, leiing eller organisasjon, Ha kunnskap om trendar og utviklingstrekk innafor bransjen, Ha kunnskap om konkurrerande verksemder. 12 Ved val av styre til selskap organisert etter aksjelova og lov om interkommunale selskap tilrår KS at det bør vedtektsfestast bruk av valkomité. Føremålet er å sikre samansetting av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eigar sitt føremål med selskapet. Representantskapet /generalforsamlinga sin leiar vel leiaren av valkomiteen. I selskap med fleire eigarkommunar bør valkomiteen bli samansett for å spegle eigardel. Fleirtalet av valkomiteen bør vere uavhengige av styret og tilsette. Valkomiteen si innstilling bør grunngjevast. 13 Vidare viser KS sine tilrådingar til at eigar har ansvar for å sikre at styret innehar den naudsynte kompetansen for å nå selskapet sine mål. I dette ligg det også at eigar står fritt til å skifte ut styremedlemmer innafor valperioden. Styret har eit sjølvstendig ansvar for å gjere jamlege kompetansevurderingar av eiget styre i forhold til eigarane sitt føremål med selskapet. For å sikre utvikling av naudsynt kompetanse i styret tilrår KS at det blir etablert følgjande rutinar som ein del av styret sine rammer. Styret skal: Fastsette instruksar for styret og den daglege leiinga med særleg vekt på klar intern ansvars- og oppgåvefordeling, Gjennomføre ein eigenevaluering kvart år både når det gjeld kompetanse og arbeid, Bli gjeve jamleg moglegheit til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmar skal få opplæring om ansvar, oppgåver og rollefordeling, Gjennomføre eigne styreseminar der fokus går på roller, ansvar og oppgåver, Fastsette ein årleg plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring, Gje ein samla utgreiing for selskapet si styring og leiing i ein årsrapport. Dersom dette ikkje er gjort skal det forklarast. Rutinen er ein rettesnor og vil naturleg nok avhenge av selskapet sin størrelse og verksemd. 14 Når det gjeld styresamansetting i konsernmodell tilrår KS at styret i morselskap ikkje bør sitje i styret til dotterselskap. Konserndirektøren kan vere representert i dotterselskapa sine styre. Dersom dotterselskap yter tenester til morselskap i konkurranse med andre bør det vere leiingsmessig og 11 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s

12 funksjonelt skilje mellom selskapa for å unngå inhabilitet og rolleblanding i anbodsprosessar. Dersom det i konsernet er eit dotterselskap som yter monopoltenester til sine eigarar eller innbyggjarane i eigarane sine kommunar bør eksterne kandidatar ha fleirtal i dotterstyret. 15 Vidare tilrår KS at når det utpeikast vara til styret bør ordninga med numerisk vara bli nytta for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. 16 Når det gjeld habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styra viser KS til at det er opp til kvart einskilde eigarorgan (representantskap/generalforsamling) å avgjere kva type kompetanse eit styre skal ha. I utgangspunktet tilrår KS å unngå situasjonar der styret sine medlemmer jamleg blir vurdert i forhold til forvaltningslova sine reglar om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av leiande politikarar i selskapsstyra. KS tilrår at styra etablerer faste rutinar for å handtere moglege habilitetskonfliktar, og at kommunestyre opprettar ein valkomité som innstiller til det organ som skal velje styrerepresentantar. 17 KS sine tilrådingar omhandlar også kjønnsrepresentasjon i styre. KS tilrår at reglane i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret i statsaksjeselskap gjeld tilsvarande for aksjeselskap der kommunar og fylkeskommunar til saman eig minst to tredeler av aksjane i selskapet. For statsaksjeselskap med fem styremedlemmer er det krav om 40 % kjønnsrepresentasjon. KS føreslår at eigarorgan uavhengig av organisasjonsform søker å få til ein balansert kjønnsrepresentasjon i styre for å betre utnytte eksisterande kompetanse i regionen/kommune/kommunen. 18 KS sine tilrådingar omhandlar vidare godtgjøring og registrering av styreverv. KS tilrår at kommunen i samband med utarbeiding og eventuell revidering av eigarskapsmelding gjennomfører ein prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eigarorganet si fastsetting av styrehonorar, uavhengig av organisasjonsform. Vidare tilrår KS at alle som tek på seg styreverv for fylkeskommunale selskap bør registrere verva på 19 Vidare tilrår KS at selskapa ved utskilling av verksemd til sjølvstendige rettssubjekt søker medlemskap i ein arbeidsgjevarorganisasjon. 20 KS tilrår vidare at eigar ser til at selskapsstyra utarbeider og jamleg reviderer etiske retningslinjer for selskapsdrifta. 21 Den siste av tilrådingane frå KS omhandlar administrasjonssjefens rolle. Det går fram at administrasjonssjefen eller andre i leiande administrative posisjoner samt medlemmer av kommunalråd ikkje kan sitte i styra i føretak Kommunale vedtak og retningslinjer I 2007 vedtok kommunestyret i Time komme ein eigarpolitisk plattform for kommunen. 23 I dette åtte siders dokumentet blir det presentert kva motiv som skal leggjast til grunn for selskap kommunen eig eller er medeigar i. Time kommune har tatt utgangspunkt i same motiv som ei rekke andre kommunar nyttar i sine eigarskapsmeldingar. Motiva er delt i følgjande fem kategoriar: 15 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s Trygg og framtidsretta. Eigarpolitisk plattform for Time kommune. Vedtatt av Time kommunestyre i sak 039/07,

13 Finansielt motivert Politisk motivert Effektivisering av tenesteproduksjon Samfunnsøkonomisk motivert Regionalpolitisk posisjonering 24 Vidare blir prinsippa for kommunen si eigarskapsforvaltning presentert. Her blir både krav retta mot eigar og krav retta mot selskapa presentert. Når det gjeld krav retta mot eigar stiller den eigarpolitiske plattforma krav til mellom anna: 1. Det skal vera opne forhold rundt kommunen sine eigarskap. Dette inneber mellom anna at det skal meiroffentlegheit knytt til eigarskapa, opne forhold rundt val av styremedlemar og knytt til godtgjersle til styret. 2. Før eit selskap vert danna, bør det analyserast kva eigar ønskjer å oppnå ved å oppretta eit selskap framfor ei meir tradisjonell etatsorganisering. Tilsvarande analyse bør gjerast når eigarstrategien skal utarbeidast. 3. Eigar bør fremja interessene sine gjennom generalforsamling og representantskap. Det blir det presisert at politisk vedteke eigarstrategi bind deltakarane i generalforsamling og representantskap. Det går også fram at det bør utarbeidast ein eigaravtale som viser forholdet mellom eigarane, informasjon til eigarane utanom representantskap/ generalforsamling, selskapet si verksemd og val av styret. 4. Eigar gir klare mål for selskapet. Styret er ansvarleg for å realisera måla. Det blir mellom anna peika på at eigar bør utforma styreinstruks med mandat og samansetjing av styret, styremøta, forretningsorden og saker som skal behandlast i styre, saksbehandlingsreglar (lovgrunnlag), og informasjon utanom styremøte. Det går fram av dette punktet at det er naturleg at eigar målar resultat ved avkastning på den kapitalen selskapet forvaltar, kor tilfredse kundane er og HMS forhold, samt krav til likestilling i forhold til styrande organ. 5. Det skal utarbeidast eigarskapsmelding om kommunen sin samla eigarskap. 25 I den eigarpolitiske plattforma blir det også retta krav mot selskapa kommunen har eigarskap i: 6. Selskapet skal vera bevisst samfunnsansvaret sitt. Selskapet bør rapportera etter prinsippa om berekraftig utvikling, det vil seia å integrera økonomisk, miljømessig og sosial rapportering. 7. Eigarane skal behandlast likt. Under dette blir det presisert at selskapet skal gi dekkjande informasjon i god tid om saker som er til behandling. Saksdokumenta bør vera utførlege nok til at eigarane kan ta stilling til alle saker som skal behandlast. 8. Opningsbalanse skal vera tilpassa formålet med eigarskapet og selskapet sin situasjon. Vidarere må selskapet sikre at finansieringa av selskapet må tilpassast type verksemd. Selskapet bør ha ein eigenkapital som er tilpassa mål, strategi og risikoprofil. Selskapet bør ha ein strategi på kapitalbinding - stor kapital er vanlegvis ikkje ønskjeleg for kommunen. Løns- og insentivordningar bør utformast slik at dei fremjar verdiskapinga, og skal vera rimelege. Hovudprinsippet bør vera at selskap med kommunar som eigar, følgjer kommunal lønsvilkår. 9. Styret skal ha nødvendig kompetanse, kapasitet og mangfald. I dette så ligg det at styret vert valt ut frå selskapet sitt behov, vedkomandes kompetanse og styret si totale samansetjing. I selskap med betydelege sektorpolitiske mål bør det vurderast konkret om medlemar i styret bør vera nært knytte til kommunen si politiske og administrative leiing. Det blir presisert at same person skal ikkje sitja i både generalforsamling og styre i eit selskap. 10. Styret skal på uavhengig grunnlag ha ein aktiv rolle overfor dagleg leiar når det gjeld service, kontroll, strategi og ressurssituasjon. Styret bør: a) Leggja til rette for god dialog på generalforsamlinga mellom eigarar, styret og leiinga. b) Fastsetja ein årleg plan for arbeidet sitt med særleg vekt på mål, strategi og gjennomføring. 24 Trygg og framtidsretta. Eigarpolitisk plattform for Time kommune. Vedtatt av Time kommunestyre i sak 039/07, , s Trygg og framtidsretta. Eigarpolitisk plattform for Time kommune. Vedtatt av Time kommunestyre i sak 039/07, , s

14 c) Utarbeida plan for eige arbeid og eigen kompetanseutvikling, samt evaluera verksemda si. d) Nye styremedlemar må lærast opp til kva ansvar og rolle dei har. 26 I tillegg til prinsippa ovanfor om godt eigarskap, blir det i dokumentet uttrykt at det i alle selskap blir stilt krav om at sakliste og saksdokument til representantskapet, generalforsamlinga eller andre eigarorgan i selskapet skal sendast ut minimum 30 dagar før møtet. Dokumenta skal sendast til ordførar, valde representantar og rådmann. 27 Vidare går det fram at når fleire kommunar i fellesskap eig eit selskap, bør eit særskilt ansvar for oppfølging av selskapet fordelast mellom rådmennene. Den som har dette koordineringsansvaret for eit selskap, har som oppgåve å følgja med i selskapet sin aktivitet gjennom året, og ta initiativ til felles drøfting av sakene før eigarmøta.. Føremålet med ei slik arbeidsdeling er også at rådmennene i større grad skal kunna hjelpa ordførar og valde representantar i forkant av eigarmøta. 28 Til slutt i den eigarpolitiske plattforma går det fram kva som skal vere arbeidsformene for politisk og administrativ utøving av eigarrolla. Der blir det presisert at dei valde representantane skal ivareta kommunen sine interesser. Det blir også uttrykt at før møte i eit selskap skal dei valde representantane frå Time kunna få politiske avklaringar. Dette gjeld generelt og i saker av uvanleg art eller stor betydning spesielt. 29 I den eigarpolitiske plattforma går det også fram at det kvart år bør det leggjast fram ei sak på eit kommunestyremøte etter sommaren med rapportar frå alle selskapa som Time har eigarinteresser i. I den samanheng at a) Kommunen sin samla eigarstrategi vert utforma og følgt opp av kommunestyret b) Årsrapport og årsrekneskap frå selskapa vert lagde fram for kommunestyret c) Viktige spørsmål å drøfta i forhold til selskapa blir drøfta slik som t.d. kommunen sin eigarstrategi, drifta i selskapet, økonomisk utvikling Utarbeiding av eigarstrategiar I sak 39/07 ba kommunestyret i Time rådmannen om å leggje fram eigne saker om eigarstrategi for følgjande selskap: 31 Lyse energi AS Jæren Industripartnar AS Brannvesenet Sør-Rogaland IKS IVAR IKS Jæren friluftsråd Interkommunalt arkiv IKA, IKS Jæren produktutvikling Jærmuseet Funkishuset Sandnes 26 Trygg og framtidsretta. Eigarpolitisk plattform for Time kommune. Vedtatt av Time kommunestyre i sak 039/07, , s Trygg og framtidsretta. Eigarpolitisk plattform for Time kommune. Vedtatt av Time kommunestyre i sak 039/07, , s Trygg og framtidsretta. Eigarpolitisk plattform for Time kommune. Vedtatt av Time kommunestyre i sak 039/07, , s Trygg og framtidsretta. Eigarpolitisk plattform for Time kommune. Vedtatt av Time kommunestyre i sak 039/07, , s Trygg og framtidsretta. Eigarpolitisk plattform for Time kommune. Vedtatt av Time kommunestyre i sak 039/07, , s Kommunalt eigarskap. Kommunestyresak 039/07, Time kommune, møtedato:

15 4. Data 4.1 Oversikt over Time kommune sine eigarinteresser Time kommune har eigarskap i fleire selskap, både aksjeselskap (AS) og i interkommunale selskap (IKS). Time kommune har ingen heileigde selskap og eig selskap både saman med andre kommunar/fylkeskommunar og private eigarar. For interkommunale selskap og selskap som er eigd saman med andre kommunar/fylkeskommunar har Time kommune full innsynsrett (jf. 80 i kommunelova). For selskap med innslag av private eigardeler har ikkje kommunen større innsynsrett enn dei andre aksjonærane. Som vi ser av tabell 1 under er selskapa som Time kommune har eigarskap i fordelt på ulike områder slik som arbeidsmarknadstiltak, energi, kultur, næring m.m. Dotterselskapa til selskap som Time kommune har eigarinteresser går ikkje fram av tabellen. Tabell 1 Oversikt over kommunen sine eigarinteresser i aksjeselskap (AS) og interkommunale selskap (IKS) 32 Selskap Føremål Eigardel Driftsinntekter Styrerep Andre eigarar Jæren industripartner AS Gjennom næringsverksemd å tilby program for avklaring, utvikling og vedlikehald av kompetanse hos arbeidssøkjarar og tiltakstilsette med spesielle behov. 33,33 % Ja Klepp kommune (33,33 %) Hå kommune (33,33 %) Jæren kompetansesenter AS Eige og leige ut gnr. 2, bnr. 114, 276, 317 og 342 i Time kommune, samt drive den verksemd som naturleg høyrer til dette. 16,67 % Ja Rogaland fylkeskommune (66,66 %) Stiftelsen Jærtek (16.67 %) Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Lyse Energi AS Selskapet skal arbeide for at arkivmaterialet frå deltakarane blir teke vare på og gjort tilgjengeleg for offentleg bruk i samsvar med arkivlova. Skape verdiar for kundane, eigarane og samfunnet. Syte for ein sikker og rasjonell energiforsyning til selskapet sine kundar. 6,04 % Nei 5,80 % * Ja Selskapet er eigd av 24 Rogalandskommunar og fire interkommunale samarbeidsordningar. Stavanger kommune (43,68 %) Sandnes kommune (19,53 %) Sola kommune 32 Informasjonen i tabellen over er basert på informasjon frå plan for selskapskontroll, intervju, årsmelding og nettsidene til Time kommune og dei enkelte selskap, samt 33 Tala er selskapet sine driftsinntekter (omsetning). Dvs. inntekta som kjem inn som en konsekvens av driftsaktiviteten i selskapet. Kilde: 15

16 Selskap IVAR IKS Brannvesenet Sør-Rogaland IKS Måltidets Hus AS Jæren Skoglag AS Føremål Levere drikkevatn til eigarkommunane, motta og handsame avlaupsvatn og avfall frå eigarkommunane. Dekke eigarkommunane sine plikter, oppgåver og behov i samhøve med brann- og eksplosjonsvernlova sine krav til kommunane. Eigardel Driftsinntekter Styrerep ,49 % Ja** 3,30 % Ja** Tenesteyting innan innovasjon, FoU- verksemd og rådgjeving. Liten Nei Erverv av eigedommar med sikte på skogplanting. 95 aksjar Nei Andre eigarar (8,74 %) Andre (22,22 %). Eigd av 12 Rogalandskommunar med ulike eigardelar. Stavanger kommune er største eigar(41,35 %). Eigd av 9 Rogalandskommunar med ulike eigardelar. Stavanger kommune er største eigar(51,90 %). Ei rekkje andre eigarar Nortura SA er største eigar (10,95 %). Ei rekkje andre eigarar. * Driftsinntekter for heile konsernet ** Felles med andre kommunar I tillegg til selskap har Time kommune interesser i fleire stiftingar og andre lag (gjennom at kommunen yt tilskot o.l.). Tabell 2 Oversikt over stiftingar og andre Stiftingar og andre verksemder Føremål* Selskapsform Styrerepresentant Jærmuseet Ein vitskapleg institusjon som skal dokumentera regionen si historie, dei tekniske utviklingslinene i norsk jordbruk og ta på seg andre nasjonale dokumentasjonsoppgåver på område der dette er naturleg. Stifting X Jæren produktutvikling Yte bistand til ideskaparar og etablerarar på Jæren og dermed stimulere til kreativitet og nyskaping. Utføring av bistand prosjekt på humanitært grunnlag i utlandet. Interkommunal stifting (17,5%) X Rogaland kunnskapspark Utvikle areal på Ullandhaug, stå for fellestenester for å rekruttere og bidra til utviklinga av forskings- og utviklingsmiljø og bedrifter med høg fagleg profil, samt å bistå ved etableringa av nye firma som baserar seg på kunnskapsintensive verksemdsidear. Stifting 16

17 Krisesenteret i Stavanger Jærdagen Krisesenteret i Stavanger skal gi eit tilbod til fysisk, psykisk og seksuelt mishandla kvinner, menn og deira barn, her innunder også individ utsett for tvangsekteskap eller menneskehandel. Jærdagen er ein festival for heile regionen. Stifting Stifting Jæren musikkfestival Ikkje identifisert Stifting Jærtek Vinterlandbruksskulen på Jæren Rogaland Arboret Å tilføre arbeidslivet kompetanse, tenester og teknologiske løysingar for optimal utstyrsutnytting og effektivisering av arbeidsoperasjonar. Stiftinga har til føremål å gi tilbod om kompetanseutvikling innan landbruket, først og fremst ved å drive undervisning på vidaregåande nivå i samsvar med Lov om private skolar (privatskolelova), og Opplæringslova. Rogaland Arboret skal vere eit arboret for Rogaland fylke der det skal plantast eksemplar av vårt lands trær og busker, søke å bevare ein del av den naturlege vegetasjon, samt plante trær og busker frå andre land. Stifting Stifting Stifting Lyefjell avlastningsheim Ikkje identifisert Stifting Funkishuset Sandnes FunkisHuset er eit lågterskel helse- og omsorgstilbod til rusmiddelavhengige over 18 år i kommunane Sandnes, Sola, Gjesdal, Klepp, Time og Hå. Stifting Jæren Folkehøgskule Ikkje identifisert Stifting Jæren Symfoniorkester Ikkje identifisert Foreining/lag *Føremåla er henta frå ulike kjelder slik som verksemdene sine nettstader og Ravninfo.no 4.2 System og rutinar for eigarskapsforvaltning Eigarstrategi og eigarmål for Time kommune Eigarstrategi Time kommune har utarbeidd ei eigarskapspolitisk plattform 34 som blei vedteke av kommunestyret i juni Dokumentet omfattar motiv og mål med offentlig eigarskap og kva prinsipp som bør leggjast til grunn for eigarskapsforvaltninga, både retta mot eigar og mot selskapet. Dokumentet inneheld også ein del om arbeidsformene for politisk og administrativ utøving av eigarrolla. Dokumentet gjev ikkje ei oversikt over Time kommune sine eigarinteresser. Time kommune har ikkje revidert den eigarskapspolitiske plattforma etter at den blei utforma, og det er heller ikkje konkrete planar om å gjennomføre ein revisjon av dokumentet. I følgje intervju har ikkje den eigarpolitiske plattforma vore i aktiv bruk i kommunen etter at plattforma blei vedteke, og plattforma blir ikkje formidla til selskapa/styrerepresentantar. I høyringsvaret frå kommunen blir det opplyst om at den eigarskapspolitiske plattforma blei utdelt på folkevaldopplæringa etter førre val. Kommunen har ikkje 34 Trygg og framtidsretta. Eigarpolitisk plattform for Time kommune. Vedtatt av Time kommunestyre i sak 039/07,

18 gjennomført noko særskilt oppfølging av om plattforma sine krav til eigar (kommunen sjølv) eller til selskapa blir etterlevd. Med unnatak av éin (ordførar) er ingen av styrerepresentantane som er intervjua kjent med den eigarskapspolitiske plattforma til kommunen. Heller ikkje selskapa har blitt gjort kjend med krava som blir stilt til selskapa i plattforma. Gjennom den eigarskapspolitsike plattforma har kommunen vedteke at det skal utarbeidast ei eigarskapsmelding om kommunen sin samla eigarskap. Dette er ikkje gjennomført. Time kommune har per i dag ikkje noko dokument som gjev oversikt over kva eigarskap kommunen har og kva føremål kommunen har med eigarskapa. I intervju blir det kommentert at det ville ha vore føremålstenleg for kommunen å utarbeide ei eigarskapsmelding. Av plattforma går det fram at kommunen kvart år skal drøfte kommunen sin samla eigarstrategi og viktige spørsmål knytt til selskapa. 35 Rådmannen gav det nyvalde kommunestyret ei orientering om arbeidet med kommunalt eigarskap der plattforma blei presentert. 36 Av intervju går det fram at det ikkje har blitt gjennomført ein årleg gjennomgang av eigarskapsforvaltninga slik plattforma skisserer. Selskapsspesifikke eigarstrategiar Den eigarpolitiske plattforma inneheld ikkje føremål og strategi for dei einskilde selskapa kommunen har eigarskap i. I kommunestyresaka der plattforma blei vedteke, blei det i same sak vedteke at det skulle utarbeidast eigne eigarstrategiar for følgjande verksemder: 37 Lyse Energi AS Jæren Industripartner AS Brannvesenet Sør-Rogaland IKS IVAR IKS Jæren friluftsråd Interkommunal arkiv IKA IKS Jæren produktutvikling IKS (stifting) Jærmuseet (stifting) Funkishuset i Sandnes (stifting) Time kommune har utarbeidd ein eigarstrategi for Lyse Energi AS. Eigarstrategien blei vedteke av kommunestyret i Time kommune i juni I den felles eigarstrategien inngår også ein eigen eigarstrategi som gjeld spesifikt for Time kommune. Her går det mellom anna fram at kommunen sin eigarstrategi ovanfor Lyse Energi AS skal evaluerast og drøftast årleg av kommunestyret. I november 2012 vedtok kommunestyret eigarstrategi for IVAR IKS. 39 Av saksframstillinga går det fram at rådmennene i eigarkommunane tok initiativ til å utarbeide utkast til eigarstrategi mellom anna som eit ledd i oppfølginga av selskapskontroll av selskapet. Det er lagt opp til at eigarstrategien skal bli revidert minimum ein gong kvar kommunevalperiode. Av dokumentet går mål og strategiar for Time kommune si eigarstyring av IVAR IKS fram. Hovudlinjene er at Time kommune skal vere ein aktiv eigar, noko som mellom anna inneber aktiv deltaking i representantskapet og å ta initiativ til å avhalde eigarmøte. Vidare skal Time kommune vere ein føreseieleg og langsiktig eigar. Dette inneber mellom anna at Time kommune skal fastsette retningslinjer for styresamansetting, forhindre rolleblanding og fastsette 35 Trygg og framtidsretta. Eigarpolitisk plattform for Time kommune. Vedtatt av Time kommunestyre i sak 039/07, , s Orientering om arbeidet med kommunalt eigarskap. Kommunestyresak 068/08, Time kommune, møtedato: Kommunalt eigarskap. Kommunestyresak 039/07, Time kommune, møtedato: Eigarstrategi for Time kommune overfor Lyse Energi AS. Kommunestyresak 03410, Time kommune, møtedato: Time kommune sin eigarstrategi overfor IVAR IKS. Kommunestyresak 073/12, Time kommune, møtedato:

19 overordna prinsipp for eigarstyringa. I tillegg går det fram at Time kommune skal uttrykke motivasjon for eigarskapet i IVAR og angje klare forventingar til selskapet si forretningsdrift. 40 Det er ikkje utarbeidd eigarstrategi for dei andre verksemdene som kommunen vedtok at det skulle utarbeidast strategi for. I intervju blir det opplyst at kommunen ønskjer å utarbeide eigarstrategi for Brannvesenet Sør-Rogaland IKS, men at ikkje det finst konkrete planar for utarbeiding av eigarstrategiar utover dette. I intervju gjev representantar frå Time kommune uttrykk for at det er uklart kva som er bakgrunnen for at akkurat verksemdene i lista ovanfor blei valt ut som dei verksemdene kommunen skulle utarbeide eigarstrategi for. Det framstår spesielt uklart kvifor kommunestyret vedtok å utarbeide eigarstrategi for stiftingar, ettersom slike verksemder ikkje har eigarar. Det blir kommentert at kommunen burde gjere ei ny vurdering av lista som blei vedteke i 2007, og berre utarbeide eigne eigarstrategiar for dei viktigaste selskapa Organisering av eigarskapsforvaltninga I den eigarskapspolitiske plattforma har kommunen etablert nokre prinsipp for korleis ein skal føre kontroll med eigarinteressene til kommunen, kva som er eigar (kommunen) sitt ansvar og kva som er krav til selskapa (fleire av krava vil bli omtalt vidare i kapittelet). Det blir ikkje skildra korleis ansvar og rolledelinga for oppfølginga av eigarskapa skal vere internt i kommunen. Av intervju går det fram at det er økonomisjefen i kommunen som har hovudansvaret for å følgje opp kommunen sine eigarskap og eigarskapsforvaltning. Økonomisjefen deltek i ei overordna interkommunal eigarskapsgruppe som diskuterer kommunane sine eigarstrategiar og organiseringa av dei interkommunale selskapa (IVAR IKS, Brannvesenet Sør Rogaland IKS, og Interkommunalt Arkiv IKS). Det er Sandnes kommune som har leiarskapet i denne gruppa, medan Stavanger kommune har sekretæren. I intervju blir det kommentert at administrasjonen i kommunen ikkje har ein spesielt aktiv rolle når det gjeld kommunen si eigarskapsforvaltning, og det har ikkje vore klart at den eigarskapspolitiske plattforma skal følgjast opp og eventuelt korleis Oppfølging av eigarskapa og dialog med selskap/styrerepresentantar Kommunens oppfølging og kontroll med eigarskapa skjer i hovudsak gjennom deltaking i generalforsamlingsmøte og representantskapsmøte, gjennom eventuelle eigarmøte og gjennom den interkommunale eigarskapsgruppa si oppfølging. Kommunen har ikkje noko formalisert oppfølging av eigarskapa utover dette. Det er ikkje utarbeidd rutinar for dialog med selskapa og/eller kommunen sine styrerepresentantar. Ein representant frå kommunen kommenterte at det ikkje er tilfredsstillande dialog mellom kommunen ved politisk leiing og selskapa per i dag og at kommunen gjev for få politiske styringssignal til styra og styrerepresentantane. Ein annan kommenterer at kommunen har dialog med selskap og styrerepresentantar ved behov. Fleire av selskapa som kommunen har eigarskap i gjennomfører eigarmøte i tillegg til generalforsamlings- og representantskapsmøte, der Time kommune deltek. I intervju gjev nokre av styrerepresentantar frå kommunen uttrykk for at kommunen med fordel kunne hatt ei tettare oppfølging av selskapa. Ein styrerepresentant kommenterer at mykje av kommunen si eigarskapsoppfølging kviler på styrerepresentanten, når kommunen sjølv ikkje har ei aktiv oppfølging av eigarskapet. Det blir kommentert at det manglar eit kontaktpunkt mellom valde styrerepresentantar og kommunen. Dette gjeld både moglegheit for rapportering om tilhøve knytt til selskapet og for å gjere naudsynte avklaringar knytt til viktige saker. Styrerepresentanten meiner at ein årleg rapportering til kommunestyret om selskapet og utviklinga i drifta ville ha vore ein fordel. Dette ville gje 40 Time kommunes eigarstrategi overfor IVAR IKS. Datert: 20 august