MØTEINNKALLING Valgstyret

Transkript

1 Klæbu kommune MØTEINNKALLING Valgstyret Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: Tid: 09:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf eller på e-post til: Medlemmer som kan være inhabile i en sak blir bedt om å melde fra om dette slik at varamedlem kan kalles inn. Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/17 16/778 Klæbu, ordfører

2 Sak 6/17 Valgstyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 6/17 Valgstyret Rådmannens innstilling Valgstyret vedtar at Klæbu kommune har forhåndsstemmelokale i publikumsmottaket på rådhuset i vanlig åpningstid og som kveldsåpent to torsdager før valgdagen. Siste lørdag før valgdagen holdes det forhåndsstemming ved Bunnpris og Coop i Klæbu fra kl Stemmeberettigede gis informasjon via Varsling 24 om når forhåndsstemmingen starter, og en påminnelse om å stemme på selve valgdagen. SAKSUTREDNING Vedlegg Saksframlegg til sak i valgstyret den 16.februar Saksprotokoll fra valgstyrets møte 16.februar Saksopplysninger Valgstyret vedtok i møte å utsette saken om forhåndsstemming. Bakgrunnen for utsettelsen var å få et kostnadsoverslag over forhåndsstemming på to butikker i Klæbu lørdagen før valget. Dvs. lørdag den 2.september. Dette skal være istedenfor lørdagsåpent forhåndsstemmemottak på rådhuset, som tidligere har vært avholdt mellom Samt sms-varsling via «Varsling 24». Vurdering Forhåndsstemmemottak på butikkene foreslås å være åpent mellom , for å dekke mest mulig av tiden folk antas å befinne seg der. For å rigge opp stemmeavlukke, urner og bord/stoler og annet utstyr må stemmemottakerne stille kl , og rydde opp/pakke ned etterpå slik at medgått tid for stemmemottakerne blir mellom og Dvs. 8 timer. Ved lenger åpningstid vil en måtte inn med nytt skift. 8 timer x 4 stemmemottakere = 32 timer + 2 timer (for avvikling av pauser) 8 timer (til fradrag for vanlig lørdagsstemming på rådhuset) = 26 timer Gjennomsnitt timesats på forhåndsstemmemottakere lørdag, 100 % overtid, feriepenger og arbeidsgiveravgift kr. 734,34. Side 2 av 3

3 Sak 6/17 Det vil være nødvendig med direkte oppkobling til elektronisk valgsystem for registering av avgitte forhåndsstemmer. Dette løses ved hjelp av delt internett på kommunale mobiltelefoner og bruk av egne bærbare pc er. Det anslås en kostnad på kr 100,- ved delt internett pr mobiltelefon. Varsling om forhåndsstemming, valgdag etc. via «Varsling 24» koster ca 4.000,- pr. gang. Kostnadsoverslag Betaling til forhåndsstemmemottakere 26 x 734,34 = ,84 Anslag delt internett på mobiltelefon 2 x 100,- = 200,- Varsling 24 2 x 4.000,- = 8.000,- Sum ,84,- Økonomiske og administrative konsekvenser Som redegjort for over. Side 3 av 3

4 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 011 Arkivsaksnr-dok.nr: 16/ Rådmannens innstilling Valgstyret vedtar at Klæbu kommune har forhåndsstemmelokale i publikumsmottaket på rådhuset i vanlig åpningstid og som kveldsåpent to torsdager før valgdagen. Siste lørdag før valgdagen holdes det forhåndsstemming ved Bunnpris og Coop i Klæbu fra kl Stemmeberettigede gis informasjon via Varsling 24 om når forhåndsstemmingen starter, og en påminnelse om å stemme på selve valgdagen. SAKSUTREDNING Vedlegg Saksframlegg til sak i valgstyret den 16.februar Saksprotokoll fra valgstyrets møte 16.februar Saksopplysninger Valgstyret vedtok i møte å utsette saken om forhåndsstemming. Bakgrunnen for utsettelsen var å få et kostnadsoverslag over forhåndsstemming på to butikker i Klæbu lørdagen før valget. Dvs. lørdag den 2.september. Dette skal være istedenfor lørdagsåpent forhåndsstemmemottak på rådhuset, som tidligere har vært avholdt mellom Samt sms-varsling via «Varsling 24». Vurdering Forhåndsstemmemottak på butikkene foreslås å være åpent mellom , for å dekke mest mulig av tiden folk antas å befinne seg der. For å rigge opp stemmeavlukke, urner og bord/stoler og annet utstyr må stemmemottakerne stille kl , og rydde opp/pakke ned etterpå slik at medgått tid for stemmemottakerne blir mellom og Dvs. 8 timer. Ved lenger åpningstid vil en måtte inn med nytt skift. 8 timer x 4 stemmemottakere = 32 timer + 2 timer (for avvikling av pauser) 8 timer (til fradrag for vanlig lørdagsstemming på rådhuset) = 26 timer Gjennomsnitt timesats på forhåndsstemmemottakere lørdag, 100 % overtid, feriepenger og arbeidsgiveravgift kr. 734,34. Det vil være nødvendig med direkte oppkobling til elektronisk valgsystem for registering av avgitte forhåndsstemmer. Dette løses ved hjelp av delt internett på kommunale mobiltelefoner og bruk av egne bærbare pc er. Det anslås en kostnad på kr 100,- ved delt internett pr mobiltelefon. Varsling om forhåndsstemming, valgdag etc. via «Varsling 24» koster ca 4.000,- pr. gang.

5 Kostnadsoverslag Betaling til forhåndsstemmemottakere 26 x 734,34 = ,84 Anslag delt internett på mobiltelefon 2 x 100,- = 200,- Varsling 24 2 x 4.000,- = 8.000,- Sum ,84,- Økonomiske og administrative konsekvenser Som redegjort for over.

6 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 011 Arkivsaksnr-dok.nr: 16/ Rådmannens innstilling Valgstyret vedtar at Klæbu kommune avvikler forhåndsstemmingen i publikumsmottaket på rådhuset. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Klæbu kommune har i mange år avviklet forhåndsstemmingen på rådhuset. I tillegg til forhåndsstemming i vanlig åpningstid, har det vært kveldsåpent og lørdagsåpent. Det har også vært mulig å avgi forhåndsstemme på institusjon og hjemme. Ved folkeavstemningen om sammenslåing med Trondheim i 2016 kom spørsmålet om forhåndsstemming utenfor den vanlige ordningen opp. Nærmere bestemt på en butikk i bygda. Vurdering Med de ordninger for tidligforhåndsstemming fra 1.juli, ordinær forhåndsstemming fra 10.august, institusjonsstemming, hjemmestemming, kveldsåpent og lørdagsåpent, ser ikke rådmannen behovet for å rigge opp et forhåndsstemmemottak i tillegg. Avstanden mellom rådhuset og butikkene er heller ikke stor. På rådhuset kan dessuten stemmemottakerne innimellom utføre sine ordinære oppgaver. Merking av rådhuset som forhåndsstemmelokale. Der ser rådmannen et forbedringspotensiale, og det vil bli bedre merking av forhåndsstemmelokalet fram mot Vikingvegen. Økonomiske og administrative konsekvenser Ved å ordne flere forhåndsstemmesteder vil det være behov for flere pc er m.m. og personell til å betjene mottaket. Reglene i valgloven er slik at minst 2 skal være stemmemottakere.

7 Saksprotokoll Utvalg: Valgstyret Møtedato: Sak: 3/17 Arkivsak: 16/778 Tittel: Saksprotokoll - Stortingsvalget og sametingsvalget forhåndsstemming Behandling: Ordfører Kirsti Tømmervold (AP) fremmet følgende forslag: «Valgstyret vedtar at Klæbu kommune avvikler forhåndsstemmingen i publikumsmottaket på rådhuset i vanlig åpningstid og som kveldsåpent. Siste lørdag før valg legges det til rette for forhåndsstemming ved Bunnpris og Coop i Klæbu. Stemmeberettigede opplyses via Varsling 24 om når det er muligheter for å forhåndsstemme og de oppfordres til å gå å stemme på valgdagen. I godt tid før valgdagen skal formannskapet vurdere andre tiltak kan iverksettes for å få opp valgdeltakelse». Medlem Jarle Martin Gundersen (SP) fremmet følgende forslag: «Saken utsettes». Ved votering ble Gundersens forslag enstemmig vedtatt. Valgstyrets vedtak Saken utsettes. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefax: Postboks 200?Vikingveien 8? ? ?postmottak@klabu.kommune.no rådmann