NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE

Transkript

1 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 3. desember 2013 TID: STED: Steinkjer rådhus, møterom Laura Kieler, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 051/13 Referatsaker 052/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - igangsetting av nytt prosjekt 053/13 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering til fylkestinget 054/13 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 055/13 Virksomhetsplan med møteplan 2014 Steinkjer, 26. november 2013 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf: / mob: e-post: liv.tronstad@komsek.no

2 SAK 051/13 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 051/ Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 Fylkesordfører Kopi: Svar på permisjon 3. desember, Bjørn A Gram 2 KomSek Trøndelag IKS Kontrollutvalget - Postjournal Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering.

3 SAK 052/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OPPSTART NYTT PROSJEKT Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 052/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget ber revisor utarbeide utkast til prosjektplan til førstkommende møte for forvaltningsrevisjonsprosjekt.. 2. Kontrollutvalget ber revisor foreta en fullstendig gjennomgang av plan for forvaltningsrevisjon med forslag til problemstillinger og prioritering, senest til møtet i juni 2014 Vedlegg 1. Notat til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS 2. Kapitel 5 i plan for forvaltningsrevisjon Forslag til tema for forvaltningsrevisjon Ikke trykte vedlegg 1. Fylkestingets sak 12/61 Forvaltningsrevisjonsrapport 2/2012 Økonomistyring 2. Fylkestingets sak 51/12 Plan for forvaltningsrevisjon NTFK%20% pdf Saksopplysninger I plan for forvaltningsrevisjon har fylkestinget gjort denne prioriteringen: 1. Kvalitet saksbehandling nye forvaltningsoppgaver 2. Innkjøp Investering del 2. Steinkjer videregående skole 3. Oppfølgingstjenesten og overgangen mellom ungdomsskole og videregående skole 4. Gjennomgang av utvalgte virksomheter økonomi 5. KOSTRA sammenligningsanalyse og kvalitet i rapportering 6. RUP - Næringslivsperspektivet 7. Opplæringstilbudet til minoritetsspråklige 8. Kulturminneforvaltning 9. Folkehelse 10. Samferdsel - administrasjon Når det gjelder status for disse prosjektene er prosjekt nr 1 og 2 levert. Prosjekt nr 3 er under arbeid, og forventes levert 1. halvår Det er nå klart for å starte opp et nytt prosjekt.

4 Tidligere er det lagt opp til at kontrollutvalget skal ha en rullering av plan for forvaltningsrevisjon 1. halvår Kontrollutvalget har fullmakt fra fylkestinget til å endre prioriteringene i planen. Kontrollutvalget har mottatt et notat fra KomRev Trøndelag IKS der de allerede nå foreslår for kontrollutvalget å endre rekkefølgen for de prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjektene. KomRev Trøndelag ønsker å utsette oppstarten av prosjekt nr 4 til mai/juni 2014 av hensyn til den nåværende ressurssituasjonen i KomRev, og det forestående årsoppgjøret. Prosjekt nr 5 synes godt dekket i forvaltningsrevisjonsrapport Økonomistyring, som ble oversendt fylkestinget i oktober 2012, se fylkestingets sak 12/61. KomRev foreslår i stedet å gå direkte på prosjekt nr 8, kulturminneforvaltning. Vurdering På grunn av ressurssituasjonen for KomRev Trøndelag anbefales det å gjøre en omprioritering iht til den vedtatte prioritering i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget anbefales å utsette oppstarten av prosjekt nr 4 til våren Et halvt års utsettelse på prosjektet synes ikke kritisk. Kontrollutvalget må så vurdere de gjenstående prosjektene ifh til prioritering, og hvilket prosjekt som skal startes opp nå. Revisor foreslår kulturminner, men kontrollutvalget må selv vurdere om dette er den ønskede prioriteringen. Notatet fra KomRev er ikke en grundig gjennomgang av gjeldende plan. Det anbefales derfor at det tas en fullstendig gjennomgang av planen og de prioriterte prosjektene senest i juni 2014.

5 Vedlegg 1 sak 052/13 Notat til kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune Til diskusjon: Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt I henhold til kontrollutvalgets og fylkestingets prioriteringer av prosjekter i Plan for forvaltningsrevisjon ( ), står nå prosjektet Gjennomgang av utvalgte virksomheter økonomi for tur. KomRev Trøndelag IKS leverte i august 2012 en forvaltningsrevisjonsrapport om økonomistyring i fylkeskommunen. Rapportens del 1 omhandlet fylkeskommunens overordnede system for budsjettstyring, og hovedkonklusjonen er at fylkeskommunen har et godt system for dette, selv om det identifiseres flere forbedringsmuligheter. En videre oppfølging av denne rapporten kan være å vurdere økonomistyring og intern kontroll på mer detaljert nivå innad i utvalgte virksomheter. For at en slik virksomhetsgjennomgang skal bli så god og nyttig som mulig, er det viktig å involvere regnskapsrevisorene som reviderer fylkeskommunen. Av hensyn til den nåværende ressurssituasjonen i KomRev, og det forestående årsoppgjøret, ser vi det derfor som mest hensiktsmessig å starte et slikt prosjekt når årsoppgjørsrevisjonen er ferdig og nye medarbeidere er på plass og godt i gang. Dette tilsier oppstart i mai/juni Det er også et poeng at prosjektet kan samkjøres med regnskapsrevisorenes kartlegging av intern kontroll i virksomhetene, som starter etter årsoppgjøret. Neste prioriterte prosjekt i Plan for forvaltningsrevisjon er KOSTRA - sammenlikningsanalyse og kvalitet i rapportering. Slik revisor ser det er dette prosjektet allerede for en stor del dekket gjennom del 2 i økonomistyringsrapporten fra 2012, og er således mindre aktuelt som eget prosjekt nå. Av de andre prosjektene på planen ønsker revisor å diskutere om prosjektet Kulturminneforvaltning er et aktuelt prosjekt å gjennomføre i tidsperioden desember 2013 mai Dette er et område som ikke tidligere har vært gjenstand for forvaltningsrevisjon. Temaet er aktualisert gjennom medieoppslag den siste tiden (Trønder-Avisa ), der Riksantikvaren kritiserer saksbehandlingen i fylkeskommunen når det gjelder kulturminnevern i plansaker. Fylkeskommunen er regional myndighet på kulturminneområdet. Kulturminner kan defineres som konkrete spor etter menneskers liv og virke, og omfatter også steder det knytter seg historiske hendelser, tro eller tradisjon til. Kulturavdelingen i fylkeskommunen har ansvar for å legge til rette for at kulturminner blir tatt vare på. I saksutredning til fylkestinget (sak 11/35) fremgår det at Nord-Trøndelag er et fylke med svært mange kulturminner, men med få ansatte innen 2

6 kulturminneforvaltningen. Brutto driftsutgifter til kulturminner var på om lag 11 millioner kroner i 2011 (KOSTRA). Aktuelle spørsmål i et slikt prosjekt kan være: Andre gjenstående prosjekter i Plan for forvaltningsrevisjon er: næringslivsperspektivet og tilbakerapportering r i kulturminnevernet? administrasjon

7 Vedlegg 2 sak 052/13 5. Forslag til tema for forvaltningsrevisjon Prioritet Prosjekttema Mulige vinklinger til prosjekter og forslag til problemstillinger FT 51/12 3 Oppfølgingstjenesten og overgang mellom ungdomskole og videregående skole 7 Opplæringstilbudet til minoritetsspråklige elever Fagopplæring samhandling 1 Kvalitet saksbehandling nye forvaltningsoppgaver Gjennomgang av oppfølgingstjenesten og tiltak som skal bedre overgangen mellom ungdomsskole og videregående skole. Fylkeskommunen skal i henhold til opplæringslovens 3-6 ha en oppfølgingstjeneste for ungdom som har rett til opplæring, men som ikke er i opplæring eller i arbeid. Problemstillinger: Hvordan er opplæringstjenesten organisert? Eksisterer det rutiner for oppfølgingstjenesten, følges disse, og er praksis i tråd med opplæringslov, forskrifter og eventuelt andre føringer på området? På hvilken måte og i hvilken grad sikrer fylkeskommunen best mulig overgang mellom opplæring i grunnskolen og den videregående skolen? Hvilken kunnskap har fylkeskommunen om effekten av tiltak? Andelen elever med spesialundervisning har gradvis økt, hvor økningen delvis har sammen med økningen i minoritetsspråklige elever. Mulig vinkling til forvaltningsrevisjon kan være gjennomgang av opplæringstilbudet til minoritetsspråklige elever, herunder praktisering av særskilt språkopplæring, utvida tid til videregående opplæring og spesialundervisning. I hvilken grad eksisterer det system rutiner som ivaretar minoritetsspråklige elever sine rettigheter, og følges disse i praksis? En oppfølging av pågående forvaltningsrevisjon om fagopplæring kan være å gå mer i dybden på enkelte spørsmål, eksempelvis samhandling mellom Avdeling for videregående opplæring, opplæringskontorene og skolene for å bidra til økt kvalitet på fagopplæringen. Hvilken kunnskap har fylkeskommunen om effekten av tiltak og hvordan blir dette fulgt opp? I forbindelse med forvaltningsreformen overtok fylkeskommunene myndighet og forvaltningsoppgaver innen en rekke områder, herunder akvakultur og viltforvaltning. Hvilke rutiner for saksbehandling er etablert, følges disse og er saksbehandlingen i tråd med gjeldende regelverk? 10 Samferdsel administrasjon Rolleavklaring og samhandling med Statens vegvesen etter at forvaltningsreformen ble iverksatt. Kjøp av transporttjenester Gjennomgang av fylkeskommunens kjøp av kollektivtjenester. Eksisterer det system og rutiner for kjøp av kollektivtjenester? Er praksis og er rutiner i tråd regelverket om offentlige innkjøp? KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

8 Transporttjenester måloppnåelse og brukertilfredshet 6 RUP næringslivsperspektiv og tilbakerapportering Evaluering av måloppnåelse og brukertilfredshet etter omlegging av kollektivtilbudet, men prosjektet må ses i sammenheng med hvordan fylkeskommunens planlegger å gjennomføre egne evalueringer. Første del: Gjennomgang av system, rutiner og praksis for oppfølging og rapportering fra tilskuddsmottakere og aktører som forvalter midler på vegne av fylkeskommunen. Andre del: Gjennomgang av hvordan fylkestingets vedtak om at næringslivsperspektivet skal bli vektlagt som det overordede i tilskuddsforvaltningen, har blitt fulgt opp. 8 Kulturminneforvaltningen Nord-Trøndelag er et fylke med mange kulturminner. Fylkeskommunen har ansvar for registrering og bevaring av kulturminner. Mulig vinkling til forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å vurdere mål og resultater i kulturminneforvaltningen. 9 Folkehelse Ny folkehelselov trådde i kraft fra , hvor fylkeskommunen er gitt nye oppgaver for forebyggende helsearbeid. Hvordan og på hvilke arenaer jobber fylkeskommunen for å møte kravene om forebygging av helseproblemer? 4 Gjennomgang av utvalgte virksomheter - økonomi 5 KOSTRA 1 - sammenlikningsanalyse og kvalitet i rapportering 2 Innkjøp Investeringer del 2. Steinkjer videregående skole Miljø og klima Den enkelte virksomhet har totalansvar for sin egen økonomi innenfor budsjettrammen. Videre er virksomhetene gitt stor frihet i måten de internt styrer økonomien. Mulig vinkling til forvaltningsrevisjon kan være gjennomgang for utvalgte virksomheter med fokus på økonomisk styring og effektiv ressursbruk. Utvalget av virksomheter må ses i sammenheng med ressursbruk og eventuelle merforbruk i løpet av perioden ( ). KOSTRA-prosjekt. Gjennomgang av enhetskostnader og kvalitet i rapporteringen. Hvordan har utviklingen i produktivitetsindikatorer innenfor ulike områder av fylkeskommunens virksomhet vært over tid og sammenliknet med andre fylkeskommuner? Blir utgifter til administrasjon, styring og fellesutgifter ført riktig? Hva er årsakene til svingninger i disse utgiftene? Innkjøp- Investeringer Del 2 står oppført som prioritert prosjekt i perioden , men er foreløpig ikke igangsatt. Det er en oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjon: Nye Steinkjer videregående skole - Vedtaksetterlevelse i planleggingsfasen. Vurdere mål, ressursbruk og resultater i miljøarbeidet. 1 KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Tilgjengelige tall finnes på: KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

9 SAK 053/13 KONTROLLUTVALGETS GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS REGLEMENTSFESTEDE RAPPORTERING TIL FYLKESTINGET (JF. KONTROLLUTVALGETS REGLEMENT PKT. 7) Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 053/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget har merket seg at fylkestingets sak 41/13 ikke er tilbakerapportert til fylkestinget i desember 2013 som forutsatt. Ut over dette har kontrollutvalget ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 181/13 2. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: Fylkestinget har ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 181/13 Vedlegg: Saksutredning til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS av 15. november 2013 Ikke trykte vedlegg 3. Fylkesrådets sak nr. 181/ Kontrollutvalgets reglement Saksopplysninger KomSek Trøndelag IKS viser til vedlagte saksutredning fra KomRev Trøndelag IKS. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

10 KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post:

11 KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post:

12 SAK 054/13 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 054/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg 1. Oversikt over kontrollutvalgets saker og vedtak Oversikt over saker vedrørende forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Andre saksdokumenter ikke vedlagt Kontrollutvalgets sak 034/13 Saksopplysninger: For å tydeliggjøre kontrollutvalgets ansvar for oppfølging av egne vedtak fremlegges det her en oversikt over status for saker behandlet i kontrollutvalget for 2013 frem til dags dato. Det foreligger ingen restanser på saker fra Vurdering Med bakgrunn i fremlagte oversikter gis kontrollutvalget mulighet til å sjekke ut at disse sakene enten er avsluttet eller er sendt videre til behandling, og hvordan de så er/skal følges opp. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

13 Vedlegg 1 sak 054/ SAK TITTEL VEDTAK I KONTROLLUTVALGET Oversendt: Følges Ferdigbehandlet Dato opp: 16/1 001/13 Referatsaker Referatene tas til orientering. 002/13 Kontrollutvalgets årsrapport Det fremlagte utkast til kontrollutvalgets årsrapport for 2012, fastsettes som Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 og oversendes fylkestinget til endelig behandling. 2. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport 2012 tas til orientering. se FT 5/13 003/13 Kontroll og tilsyn - detaljbudsjett /13 Høringsuttalelse fra kontrollutvalget Forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova (innbyggerinitiativ, revisors taushetsplikt, utsatt offentlighet) Kontrollutvalget slutter seg til følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2013: (Kj.av varer og tjenester , Kj.av tjenester , kjøp fra IKS ) Kontrollutvalget viser til eget reglement punkt 7 og innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget i Nord-Trøndelag støtter fullt ut departementets vurderinger og forslag til endringer i kommunelovens 78 nr 7 og offentleglova 5 annet ledd som berører kontrollutvalget og revisors arbeid. 2. Fylkestinget vil likevel gjøre oppmerksom på at endringen i offentleglova 5 annet ledd imidlertid ikke fanger opp dokument som leveres fra andre enn revisor. 005/13 Studietur planlegging 1. Kontrollutvalget takker nei til invitasjonen fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune til felles studietur til ja gjennom året se FT 4/13, se KU 012/13 og 027/13 KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

14 006/13 Besøk ved Statens vegvesen avdeling Steinkjer Eventuelt Stockholm Kontrollutvalget ber sekretær i samarbeide med kontaktperson fra Trøndelags Europakontor tilrettelegge for en studietur til Brussel 8. til 10. april Kontrollutvalget ønsker primært å besøke/få orientering fra følgende institusjoner: Trøndelags Europakontor Norges Delegasjon til EU European Anti Fraud Office (OLAF) EFTA Surveillance Authority (ESA) KS Brüsselkontor Europaparlamentet 4. Kontrollutvalget inviterer med 5 lokale kontrollutvalgsledere og en forvaltningsrevisor 1. Kontrollutvalget ber sekretær tilrettelegge for et besøk ved Statens vegvesen avdeling Steinkjer den 13. mars. 2. Kontrollutvalget ønsker under besøket å få orientering om Funksjonskontrakter inkludert avvikshåndtering Innkjøpspraksis Internkontroll, fordeling av kostnader mellom statens vegvesen og fylkeskommunen Kontrollutvalget ber om å få utredet sak vedrørende prinsipielle og praktiske forhold knyttet til fylkeskommunalt fellesarrangement med politisk parti 12/2 007/13 Referatsaker 1. Referatene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om sak til neste møte vedrørende referat sak 6, henvendelse fra gruppeleder i se KU 015/13 se KU 08/13og 013/13 FT 15/13 Se Ku 016/13 KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

15 008/13 Fylkeskommunalt fellesarrangement med politisk parti Prinsipielle forhold 009/13 Orientering fra sekretær Oppsummering etter møte med revisjonen 010/13 Selskapskontroll eierskapskontroll, Bomvegselskapene Innspill til prosjektplan 011/13 Forvaltningsrevisjonsrapport Akvakulturforvaltning, Kvalitet i saksbehandlingen 012/13 Orientering fra sekretær Studietur til Brussel- Status planlegging 013/13 Fylkesrådet orientering. Fylkeskommunalt fellesarrangement med politisk parti Senterpartiet Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Kontrollutvalget ber om å få seg forelagt prosjektplan for selskapskontroll- eierskapskontroll i tilknytning til bomvegselskapene i neste møte. 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapport «Akvakulturforvaltning kvalitet i saksbehandlingen» 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: Fylkestinget tar rapporten til orientering 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. 2. Kontrollutvalget inviterer også med kontrollutvalgets leder i Nærøy og Namsos 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. 2. Med bakgrunn i orientering fra fylkesrådet, samt debatten under interpellasjon nr oversendes saken til fylkestinget med følgende innstilling Kontrollutvalget ber fylkesordfører ta initiativ til en prosess i samhandling med Tilsyn m revisor Se Ku 013/13 og FT 15/13 se Ku 017/13 se FT 14/13 se 027/13 se FT 15/13 Vedtatt som innstilt KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

16 forretningsutvalget for å vurdere: 1. rekkefølge på saker og interpellasjoner som behandles i Fylkestinget 2. behovet for å utarbeide overordnede kjøreregler for fylkeskommunens samhandling med politiske partier/aktører som innebærer bruk av fylkeskommunens ressurser og/eller fylkesvåpen/grafiske profil 13/3 014/13 Referatsaker 1. Referatene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om en vurdering av referatsak 7 til møte den 23. april /13 Besøk ved Statens vegvesen, avdeling Steinkjer - Oppsummering 016/13 Henvendelse til kontrollutvalget Anmodning om gjennomgang av praksis for tilleggsbestillinger og investeringer til samferdselsformål. 017/13 Selskapskontroll eierskapskontroll. Bomvegselskapene - Prosjektplan 018/13 Kontrollutvalgets informasjonsog kommunikasjonsstrategi Kontrollutvalget tar dagens besøk ved Statens vegvesen avdeling Steinkjer til orientering. 1. Kontrollutvalget tar revisors notat til orientering, og finner ikke grunn til å gå videre inn i saken. 2. Revisors notat oversendes gruppeleder i Senterpartiet til orientering. Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan for selskapskontroll- eierskapskontroll i tilknytning til bomvegselskapene. Kontrollutvalget slutter seg til Kontrollutvalgets informasjons- og kommunikasjonsstrategi. (Følge opp rapport) (Tas i bruk) se KU 024/13, svar sendt Sp 8/4 Brusse l 019/13 Orientering fra sekretær Midtnorsk konferanse i september - Planlegging Kontrollutvalget tar saken til orientering. 020/13 Referatsaker Referatene tas til orientering. 021/13 Orientering fra revisor Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til Følges Se orient. fra rev. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

17 Brev nr 2 til kontrollutvalget 022/13 Nord-Trøndelag fylkeskommune fylkeskassen. Årsregnskap, årsberetning 2012 Kontrollutvalgets uttalelse. orientering. (Brev nr 2 ble senere korrigert til nr 3) 1. Kontrollutvalget vedtar omforent forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til Årsregnskap 2012 for Nord-Trøndelag Fylkeskommune Fylkeskassen. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes fylkestinget med kopi til fylkesrådet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet opp 2013 SVVrapp IK og øk styring (Følges opp ifh 2013 regnskap) 24/4 023/13 Referatsaker Referatene tas til orientering. ja 024/13 Orientering fra revisor Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget 025/13 Orientering fra revisor Vedrørende revisjon av fylkesvegene 1. Kontrollutvalget gjør rapport fra revisor Undersøkelse varsling SSR offentlig 2. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 3. Kontrollutvalget har ikke funnet vesentlige saksbehandlingsfeil og finner ikke grunn til å gå videre med saken 4. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra fylkesrådet vedrørende selskapet, når den rettede emisjonen er gjennomført. Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. 026/13 Orientering fra revisor Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Pkt 4 gjenstår (Følges opp ifh 2013 regnskap) 049/13 se FT 19/13 pkt 1-3 Varsler har fått melding og kopi av revisornotat Pkt 4 Se sak 052/13 027/13 Studietur til Brussel april - Oppsummering 1. Kontrollutvalget har gjennom studieturen fått et innblikk i de ulike organisasjoners organisering og arbeid, og hvilken funksjon og plass disse har i forhold til EU-systemet 2. Turen har bidratt til god læring som vil være KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

18 nyttig i forhold til de oppgaver og ansvar kontrollutvalget er gitt. 3. Den har også bidratt til et godt samarbeidsklima internt i utvalget, og styrket kontakten på tvers av kontrollutvalgene. 4. Kontrollutvalget er godt fornøyd med turen og utbyttet av denne. 29/5 028/13 Referatsaker 1. Referatene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget sender informasjon til fylkesordfører om at reglementet for kontrollutvalget må endres i henhold til endinger i kommuneloven som trer i kraft 1. juli /13 Forvaltningsrevisjon - Nye Steinkjer videregående skole del II Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfasen 030/13 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede. 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapport «Nye Steinkjer videregående skole del II - Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfasen» 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget ber om særskilt rapportering under vegs ved større byggeprosjekter, og for byggeprosjekter med vesentlige endringer under vegs 1. Kontrollutvalget har ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 91/13 2. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget Følges opp av KU etter 3 år pkt 1 JA pkt 2, se FT sak 61/13 se FT sak 51/13 se FT 52/13 KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

19 031/13 Budsjettjustering på bakgrunn av regnskapsresultatet for 2012 gjør slikt vedtak: Fylkestinget har ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 91/13. Kontrollutvalget viser til regnskapsresultatet for 2012 og stiller kr fra sektoren Kontroll og tilsyn til disposisjon for andre formål. 032/13 Orientering fra revisor Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. KU budsj.just i sept. se FT 37/13 Se KU 042/13 Rammeavtale 11/6 033/13 Referatsaker Referatene tas til orientering. 034/13 Oppfølging av kontrollutvalgets Kontrollutvalget tar saken til orientering. saker 035/13 Orientering fra revisor Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. 4/9 036/13 Referatsaker Referatene tas til orientering 037/13 Forvaltningsrevisjon - igangsetting, se KU 046/13 038/13 Selskapskontroll - bomvegselskapene 039/13 Oppdragsansvarlig revisor Den årlige uavhengighetserklæring Kontrollutvalget ber revisor utarbeide en prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølgingstjenesten og overgangen mellom ungdomsskole og videregående skole til neste møte. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til Fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget har merket seg revisors konklusjoner, og ber fylkesrådet følge opp disse. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisorenes vurdering av uavhengighet. se FT sak 55/13 040/13 Besøk ved videregående skole - Kontrollutvalget ber sekretær tilrettelegge for besøk se KU 047/13 ja KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

20 Planlegging 041/13 Justering av reglement for kontrollutvalget 042/13 Kontroll og tilsyn - Budsjettjustering /13 Kontroll og tilsyn, forslag til Budsjett 2014 økonomiplan ved Inderøy videregående skole den 6. november i år Kontrollutvalget slutter seg til de foreslåtte endringene med kontrollutvalgets egen omformulering, og oversender reglementet til fylkesordfører for fremleggelse til fylkestinget. Div justeringer.. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontroll- og tilsyn - med en total ramme på kr Forslaget oversendes fylkesrådet for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Årsopp gjør /10 044/13 Referatsaker Referatene tas til orientering 045/13 Orientering fra revisor Revisjonsstrategi 2013 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering 046/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Oppfølgingstjenesten i NTFK - prosjektplan Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølgingstjenesten i NTFK. Rapport vår /11 047/13 Oppsummering - Besøk ved Kontrollutvalget tar dagens besøk ved Inderøy Inderøy videregående skole videregående skole til orientering 048/13 Referatsaker Referatene tas til orientering 049/13 Orientering fra revisor Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering 050/13 Innspill til virksomhetsplan med møteplan /12 051/13 Referatsaker 052/13 Orientering fra Fylkesrådet - Sikkerhetssenteret Kontrollutvalget ber sekretær merke seg kontrollutvalgets innspill og legge disse til grunn i utarbeidelsen av virksomhetsplan med møteplan for 2014 se FT 61/13 Tja se FT 75/13, kr Men står at det er det samme??????, Se KU 054/13 KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

21 053/13 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering til fylkestinget 054/13 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 055/13 Virksomhetsplan med møteplan /13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - igangsetting av nytt prosjekt KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

22 2012 FORVALTNINGSREVISJON/SELSKAPSKONTROLL M.M Vedlegg 2 sak 054/ SAK TITTEL VEDTAK I KONTROLLUTVALGET Oversendt: Følges opp: 24/4 020/12 Plan 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan planpe for forvaltningsrevisjon for forvaltningsrevisjon for perioden rioden 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden oversendes fylkestinget for videre behandling. 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget slutter seg til plan for forvaltningsrevisjon for perioden , med følgende prioritering av forvaltningsrevisjon i perioden : 1. Kvalitet saksbehandling nye forvaltningsoppgaver 2. Innkjøp Investering del 2. Steinkjer videregående skole 3. Oppfølgingstjenesten og overgangen mellom ungdomsskole og videregående skole 4. Gjennomgang av utvalgte virksomheter økonomi 5. KOSTRA sammenligningsanalyse og kvalitet i rapportering 6. RUP - Næringslivsperspektivet 7. Opplæringstilbudet til minoritetsspråklige 8. Kulturminneforvaltning 9. Folkehelse 10. Samferdsel - administrasjon 2. Fylkestinget gir kontrollutvalget myndighet til å foreta 16/5 024/12 Plan for selskapskontroll endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for selskapskontroll for perioden Forslaget til plan for selskapskontroll for perioden oversendes fylkestinget til videre behandling. 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll , med følgende prioritering: 1. Arbeidsmarkedsbedriftene Reko AS og Fides AS 2. Bomvegselskapene (selskaper innenfor Plan period en Ferdigbehandlet FT 51/12 FT 50/12 KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

23 30/5 028/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring Revidert prosjektplan 30/5 029/12 Forvaltningsrevisjon nr /2012 Vurdering av fagopplæringen 30/5 030/12 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - Steinkjerhallen AS 12/6 032/12 Kontrollutvalgets gjenomgang av fylkesrådet reglementsfestede rapportering samferdsel) 3. NTE Holding AS 4. Museet Midt IKS 2. Det delegeres til kontrollutvalget å gjøre endringer i - eller rullering av planen i planperioden Kontrollutvalget slutter seg til endringene i prosjektplan Forvaltningsrevisjonsprosjektet Økonomistyring. 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til Fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget har merket seg revisor avslutning og anbefalinger i kapitel 8, og ber fylkesrådet følge opp anbefalingene i rapporten og innen utgangen av desember 2012 fremme egen sak til fylkestinget om hvordan disse er fulgt opp. 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten, og finner denne nyttig og opplysende både når det gjelder eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til Fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering, og har merket seg revisors konklusjoner samt oppsummeringen i kapitel Fylkestinget viser til KS sine anbefalinger og understreker viktigheten av god eierstyring, og at fylkeskommunens eierrepresentant(er) til enhver tid følger opp sin rolle i de ulike eierorganer fylkeskommunen er representert i. 1. Kontrollutvalget har ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 72/12 2. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: Fylkestinget har ingen merknader til saker og ja KU sept Des 2012 FT 53/12 Ikke pkt 2 Pkt 2 ok, jf FT sak 84/12 ja FT 54/12 FT sak 55/12 KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

24 033/12 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 4/9 036/12 Forvaltningsrevisjonsrapport 2/ Økonomistyring 2/10 044/12 Forvaltningsrevisjon Kvalitet saksbehandling nye forvaltningsoppgaver Prosjektplan 19/11 050/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Steinkjer v.g. skole del II - prosjektplan 051/12 Selskapskontroll eierskapskontroll prosjektplan Arbeidsmarkedsbedriftene Fides AS og Reko AS vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 72/12. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Økonomistyring til orientering 2. Kontrollutvalget ber fylkestinget fatte følgende vedtak: 1. Rapporten ta til orientering 2. Fylkestinget ber fylkesrådet følge opp rapporten, herunder spesielle funn i tråd med kapittel 5 3. Fylkestinget ber fylkesrådet rapportere slik oppfølging i løpet av første halvår Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet saksbehandling nye forvaltningsoppgaver 1. Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Nye Steinkjer videregående skole del 2: Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfase med de tillegg som ble tatt opp i møte. 2. Ny prosjektplan legges frem for kontrollutvalget i neste møte Saken utsettes til neste møte Vegv edlike hold Rapp. fra vegve senet Rapp i 2013 (FT 74/12 i dr.rapp.rapp fra vegvesenet) FT sak 12/61 ikke pkt 3 Pkt 3 ok jf. FT sak 45/13 se sak 11/13 og FT 14/13 Se KU 058/12 se KU 056/12 4/12 056/12 Selskapskontroll 1. Med bakgrunn i fylkestingets vedtak i sak 60/12 Nye JA se ny p.plan KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

25 Eierskapskontroll Prosjektplan Arbeidsmarkedsbedriftene Fides AS og Reko AS 058/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Steinkjer v.g. skole Del II Revidert prosjektplan vedr. salg av Fides As og Reko AS finner kontrollutvalget ikke grunnlag for å igangsette selskapskontroll i tilknytning til disse selskapene 2. Kontrollutvalget ber revisor fortsette arbeidet med selskapskontroll i følge vedtatt plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget slutter seg til revidert prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Nye Steinkjer videregående skole del 2: Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfase selska p Ny p.plan. Rapp i 2013 Rapp i 2013 KU 010/13 og 017/13 se KU 029/13 FT 51/13 KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

26 SAK 055/13 VIRKSOMHETSPLAN MED MØTEPLAN 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 055/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget vedtar vedlagte virksomhetsplan med møteplan for sin virksomhet i Vedlegg Utkast til Virksomhetsplan med møteplan 2014 Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 050/13 Innspill til virksomhetsplan med møteplan Virksomhetsplan med møteplan 2013 Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide virksomhetsplan med møteplan for sin samlede virksomhet. Virksomhetsplanen skal ta utgangspunkt i lovverket, vedtatte planer for kontroll og tilsyn (plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll), eget reglement og føringer fra fylkestinget. I kontrollutvalgets sak 050/13 Innspill til virksomhetsplan med møteplan 2014, fikk kontrollutvalget mulighet til å komme med innspill. Disse innspillene er forsøkt innarbeidet i plandokumentet og møteplanen. Vurdering Forslaget til kontrollutvalgets virksomhetsplan med møteplan 2014 redegjør for utvalgets formelle grunnlag og lister opp de faste oppgavene, inkl. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Rammene for kontrollutvalgets arbeid er også vist. Virksomhetsplan med møteplan 2014 skal ikke vedtas av fylkestinget, men kan sendes fylkestinget til orientering dersom kontrollutvalget ønsker det.

27 Kontrollutvalgets virksomhetsplan med møteplan for 2014 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web: KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 27 AV 42

28 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL KONTROLLUTVALGETS ANSVAR KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET MØTER I KONTROLLUTVALGET REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL ANDRE OPPGAVER GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS PROTOKOLLER BESTILLING FRA FYLKESTINGET ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE BESØK HØRING HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET TILSYN MED REVISJONEN RAPPORTERING HØRINGSUTTALELSER ANNET KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I VEDLEGG Vedlegg 1 Reglement for kontrollutvalget Vedlegg 2 - Organisasjonskart Vedlegg 3 Møteplan KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 28 AV 42

29 INNLEDNING Fylkestinget har det øverste tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Fylkestinget skal påse at de fylkeskommunale regnskaper revideres på en betryggende måte. Fylkestinget velger et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning på sine vegne, jf. kommunelovens (koml.) 76 og 77. Den fylkeskommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med fylkeskommunens internkontroll. Fylkeskommunens internkontroll er fylkesrådets ansvar. 1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Valg til kontrollutvalg ble gjort av fylkestinget i møte den 18. oktober sak 11/77. Senere endringer er gjort i møte den 25. april sak 24/12, i møte den 25. april sak 31/13, i møte den 1. oktober - sak 64/13 og sak 66/13. Kontrollutvalget har etter siste endring denne sammensetningen: Fast medlem Vara i rekkefølge Leder: Ola Morten Teigen (Frp) 1. Bjørg Tingstad (SP) Nestleder: Bjørn Arild Gram (Sp) 2. Åge Husby (Frp) 3. Trond Martin Sæterhaug (SV) 4. Håkon Alstadheim (V) Medlem Anne Berit Sæther (Ap) 1. May B. Sørmo Ervik (AP) Medlem (Camilla Hansen Skjelstad permisjon (Ap)) 2. Britt H. Buvarp (AP) Torfinn Aas (Ap) 3. Knut Berger (AP) 4. Maria De`Moon (AP) Medlem Nina Bakken Bye (H) 1. Pål Sæther Eiden (H) 2. Heidi Fuglesang (H) Alle kontrollutvalgets faste medlemmer er medlemmer av fylkestinget. Alle kontrollutvalgets varamedlemmer er vara til Fylkestinget. 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: Kommunelovens (koml.) kap til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Fylkestinget har i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsatt eget reglement for kontrollutvalget som gir nærmere regler for kontrollutvalgets arbeid (Se vedlegg 1) KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 29 AV 42

30 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltningen på vegne av fylkestinget, herunder påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon). Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av fylkeskommunens folkevalgte organer. 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele den fylkeskommunale forvaltningen (se organisasjonskart, vedlegg 2). I tillegg skal det også føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper. 3 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Møtene i kontrollkomiteen er åpne. Møtene vil være lukket i saker/orienteringer der lov- og regelverk hjemler taushetsplikt og lukket dør. Fylkeskommunens ordfører og fylkeskommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. I henhold til møteplanen legges det opp til 11 møter i 2014, se vedlegg REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskap og årsmelding til fylkestinget før det tas opp til behandling. Årsregnskap og årsmelding skal foreligge før fylkesrådet foretar innstilling i disse sakene. Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapet. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 30 AV 42

31 3.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i koml. 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg kap 5. Gjeldende plan er basert på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planen er utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS og ble behandlet i kontrollutvalget i møte den , sak 020/12 og i fylkestinget den , sak 51/12, med følgende prioriteringer: 1. Kvalitet saksbehandling nye forvaltningsoppgaver 2. Innkjøp Investering del 2. Steinkjer videregående skole 3. Oppfølgingstjenesten og overgangen mellom ungdomsskole og videregående skole 4. Gjennomgang av utvalgte virksomheter økonomi 5. KOSTRA sammenligningsanalyse og kvalitet i rapportering 6. RUP - Næringslivsperspektivet 7. Opplæringstilbudet til minoritetsspråklige 8. Kulturminneforvaltning 9. Folkehelse 10. Samferdsel - administrasjon Fylkestinget har delegert til kontrollutvalget å foreta endringer i planen i planperioden. Prosjekt 1 og 2 er rapportert i Prosjekt 3 er igangsatt i 2013, og forventes rapporter 1. halvår Flere prosjekter forventes igangsatt og rapportert i SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i koml. 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg kap 6. Gjeldende plan for perioden er utarbeidet av KomSek Trøndelag IKS. Den ble behandlet i kontrollutvalget den , sak 024/12 og i fylkestinget i møtet den , sak 50/12 med følgende prioriteringer: 1. Arbeidsmarkedsbedriftene Reko AS og Fides AS 2. Bomvegselskapene (selskaper innenfor samferdsel) 3. NTE Holding AS 4. Museet Midt IKS Fylkestinget har delegert til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Neste selskapskontroll her er NTE Holding AS. Oppstart forventes 2. halvår 2014, med rapportering KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 31 AV 42

32 3.5 ANDRE OPPGAVER GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS PROTOKOLLER Kontrollutvalget skal i juni og desember iht. eget reglement punkt 7, legge frem sak for fylkestinget vedrørende fylkesrådets egen rapportering, med følgende deltemaer: 1. Gjennomgang og vurdering av om fylkesrådets anvendelse av fylkestingets enekompetanse (jf. hastefullmakt iht. kommunelovens 13) er innenfor rammen av lovens krav (hastefullmaktsoppfølgning) 2. Gjennomgang og vurdering av om øvrige vedtak i fylkesrådet siden forrige fylkestingssamling er lovlige og ligger innenfor delegert vedtaksmyndighet fra fykestinget (lovlighetsoppfølgning) 3. Gjennomgang og vurdering av fylkesrådets viderebehandling av forslag som er blitt oversendt fra fylkestinget (forslagsoppfølgning) BESTILLING FRA FYLKESTINGET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av fylkestinget, og vil følge opp saker / prosjekter fylkestinget ønsker / ber kontrollutvalget følge opp ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. koml Dersom det er ønskelig av hensyn til behov for saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Ansvarlig fylkesråd og administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når årsregnskap, årsberetning og årsmelding for foregående år skal behandles BESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollutvalget har ressurser og anledning til å besøke ulike fylkeskommunale virksomheter. Det legges opp til minimum to besøk i 2014, hhv. i mars og november HØRING Kontrollutvalget har iht. koml. 77 en eksklusiv rett og plikt til å gjennomføre kontrollmessige undersøkelser/evalueringer innenfor fylkeskommunens ansvarsområde. Kontrollhøring er et av kontrollutvalgets virkemiddel. Formålet er å framskaffe informasjon som gir grunnlag for å foreta forvaltningsmessig etterkontroll innenfor fylkeskommunens ansvarsområde, herunder påpeke mangler og eventuelt gjøre ansvar gjeldende (kontrollsaker). KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 32 AV 42

33 Det er ikke planlagt kontrollhøring i 2014, men kontrollutvalget må ha rammer til å kunne gjennomføre dette ved behov HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget skal iht. eget reglement punkt 7, ta standpunkt til, og etter egen vurdering eventuelt iverksette uavhengig utredning eller granskning, når anmodning om dette kommer fra en eller flere av følgende instanser: Tre eller flere av fylkestingets medlemmer En fylkestingskomite Et parti representert i fylkestinget Fylkesrådet Fylkesordfører Kontrollutvalget kan også ta i mot henvendelser fra publikum, men kontrollutvalget er imidlertid ikke et klageorgan, og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisjonens arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom sekretariatet som har faste møter med revisjonen gjennom året, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer. Oppsummering fra møtene legges frem for kontrollutvalget som et internt notat RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til fylkestinget om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende HØRINGSUTTALELSER Kontrollutvalget skal i offentlige høringssaker som vedrører kontrollfunksjonen spesielt, avgi innstilling til fylkestinget, som selv avgir høringsuttalelse på vegne av fylkeskommunen. Dersom høringsfristen i slike kontrollrelaterte saker tilsier at fylkestinget selv ikke rekker å avgi høringsuttalelse i tide, kan kontrollutvalget avgi høringsuttalelse på vegne av fylkeskommunen. Kontrollutvalget kan også avgi høringsuttalelse ifm endringer i fylkeskommunens reglement som berører kontrollutvalgets ansvarsområde ANNET Det er viktig at kontrollutvalget er gitt ressurser til å kunne holde seg oppdatert på sine arbeidsområder og med det kunne delta på kurs og konferanser som arrangeres både lokalt og nasjonalt. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 33 AV 42

34 I tillegg er det viktig at kontrollutvalget også er gitt rammer og mulighet til å gjennomføre studieturer i hver valgperiode. 4 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2014 Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i møte 4. september sak 043/13 som inneholder budsjett for kontrollutvalgets egen aktivitet inklusive kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge fylkesrådets innstilling til fylkestinget. 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2014 Se vedlegg 3 med kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandlingen av de faste sakene. Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller andre årsaker. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 34 AV 42

35 6 VEDLEGG Vedlegg 1 Reglement for kontrollutvalget - (Vedtatt av fylkestinget i sak 08/52, og sist endret i sak 61/13) 1. Lovgrunnlaget for fylkeskommunens kontrollfunksjon: Nord-Trøndelag fylkeskommunes samlede kontrollfunksjon utøves innenfor: Kommuneloven (KL) kapittel 12, ( 76-80): Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. Forskrifter om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (KF), 1-22, fastsatt av Kommunaldepartementet den 15. juni 2004 med hjemmel i KL 77 nr. 11, nå nr 10. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (RF), 1-23, fastsatt av Kommunaldepartementet den 15. juni 2004 med hjemmel i KL 78 og 79. Dette reglementet gir utfyllende bestemmelser utover ovennevnte lovverk. 2. Valg og sammensetning av kontrollutvalget: Fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning, (KL 77.1). Utvalget skal ha 5 medlemmer. Fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget,(jf. KL 77.1) Medlemmene velges blant fylkestingets faste medlemmer, og varamedlemmer velges blant fylkestingets varamedlemmer (jf. fylkestingets sak 08/13). Fylkestinget velger selv leder og nestleder, som velges blant kontrollutvalgets medlemmer. (jf. KL 77.1) Leder og nestleder av kontrollutvalget velges fra de partiene som ikke er representert i den politiske grupperingen bak fylkesrådet. Utelukket fra valg er fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av fylkesråd, medlem og varamedlem av fylkestingskomité etter 10 a (skråstilt gjeldende fra 1/ ) og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Valg til kontrollutvalg skal skje på det konstituerende møtet etter valg av fylkesråd og valg av fylkesordfører og varafylkesordfører, jf KL 17 nr 2 Fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer (jf. KL 77,3) 3. Valg/ansettelse av revisor og kontrollutvalgets sekretariat: Fylkestinget velger/ansetter selv revisjonsordning og revisor, etter innstilling fra kontrollutvalget. (jf. KL 78.3 og 4). Det samme gjelder ved suspensjon/oppsigelse/avskjedigelse av ansatt revisor eller opphør av avtale med ekstern revisor. Kontrollutvalget ivaretar kontrollfaglige bestiller- og tilsynsfunksjoner overfor valgt revisor. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 35 AV 42

36 Fylkestinget velger/ansetter selv eget sekretariat, etter innstilling fra kontrollutvalget. Det samme gjelder ved oppsigelse/opphør av avtale med sekretariatet. Kontrollutvalgets sekretariat forestår saksbehandling og innstillinger overfor utvalget i ovennevnte saker. Lederen i kontrollutvalget forestår saksutredning og innstilling i saker hvor utvalgets sekretariat er inhabil. 4. Saksbehandling, saksutredninger, mv Fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov (jf. forskrift om kontrollutvalg 20). Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og at utvalgets vedtak blir iverksatt (jf. forskrift om kontrollutvalg 20). Den som utfører revisjonsoppgaver for fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget (jf. forskrift om kontrollutvalg 20). Regelverket for saksbehandling og behandling av kontrollsaker følger forøvrig av det generelle regelverket for offentlig saksbehandling, herunder i Kommuneloven, Forvaltningsloven, Offentleglova mv. 5. Kontrollutvalgets møter Den alminnelige bestemmelsen om møteoffentlighet i KL 31 gjelder nå også for kontrollutvalget. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Hvis møtelederen eller vedkommende organ krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte. Møtelederen skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. 6. Overordnet idegrunnlag for fylkeskommunens kontrollfunksjon: Fylkeskommunens kontrollfunksjon skal ivareta lovgivers krav, samt oppfylle kontrollmessige behov hos fylkestinget, kontrollutvalget og øvrige legitime interessenter. Kontrollmessige vurderinger og prioriteringer skal være styrt ut ifra ovennevnte krav og brukerbehov. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 36 AV 42

37 Fylkestinget, kontrollutvalget og dets sekretariat, samt revisjonen skal innenfor rammen av lovgivningen opptre og framstå som en samlet, koordinert, omforent og effektiv kontrollorganisasjon. Kontrollorganene skal i fellesskap påse og aktivt bidra til at fylkeskommunen ivaretar alle sine oppgaver og forpliktelser på en effektiv måte, og derved oppnår allmenn samfunnsmessig tillit. Kontrollorganene forutsettes herunder å bidra aktivt i fylkeskommunens utviklings-, omstillings- og effektiviseringsprosesser, herunder avdekke svakheter og gi konstruktive innspill til forbedringer i administrativ organisering og driftsopplegg, plan- og rapporteringssystemer, internkontrollsystemer, m.v. 7. Kontrollorganenes arbeidsområder og oppgaver: Kontrollutvalgets lovbestemte arbeidsområde og oppgaver er i hovedsak regulert i Kommunelovens kapittel 12 - spesielt 77, samt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget skal dertil i særlig grad ivareta de spesielle kontrollmessige utfordringer, krav og behov som følger av at Nord-Trøndelag har valgt en parlamentarisk styringsmodell. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sin virksomhet til fylkestinget (jf.. KL 77.6 ). Kontrollutvalget skal på fylkestingets vegne forestå det løpende tilsynet med den fylkeskommunale forvaltningen (jf. KL 77.1). Videre skal kontrollutvalget påse (jf. KL 77.4): at fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger, ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger Kontrollutvalget skal påse (jf. KL 77.5): at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll) I tilknytning til sin spesielle parlamentariske rolle, skal kontrollutvalget til fylkestingets samlinger i hhv juni og desember og ellers når det er påkrevet framlegge regelmessige kontrollsaker basert på fylkesrådets rapportering, med følgende deltemaer: 1. Gjennomgang og vurdering av om fylkesrådets anvendelse av fylkestingets enekompetanse (jf. hastefullmakt iht. kommunelovens 13) er innenfor rammen av lovens krav (hastefullmaktsoppfølgning) 2. Gjennomgang og vurdering av om øvrige vedtak i fylkesrådet siden forrige fylkestingssamling er lovlige og ligger innenfor delegert vedtaksmyndighet fra fykestinget (lovlighetsoppfølgning) KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 37 AV 42

38 3. Gjennomgang og vurdering av fylkesrådets viderebehandling av forslag som er blitt oversendt fra fylkestinget (forslagsoppfølgning) Kontrollutvalget skal i offentlige høringssaker som vedrører kontrollfunksjonen spesielt, avgi innstilling til fylkestinget, som selv avgir høringsuttalelse på vegne av fylkeskommunen. Dersom høringsfristen i slike kontrollrelaterte saker tilsier at fylkestinget selv ikke rekker å avgi høringsuttalelse i tide, kan kontrollutvalget avgi høringsuttalelse på vegne av fylkeskommunen. Kontrollutvalget skal for øvrig gjennomføre uavhengig utredninger eller granskninger som fylkestinget pålegger. Kontrollutvalgets leder eller en tredjedel av kontrollutvalgets medlemmer kan kreve at det blir iverksatt gransking (undersøkelse innenfor kontrollutvalgets vedtatt budsjett og økonomisk handlingsrom) og innhenting av informasjon i spesielle saker. Dette for å ivareta mindretallets (opposisjonens) rettigheter innenfor et parlamentarisk styringssystem. Kontrollutvalget skal ta standpunkt til, og etter egen vurdering eventuelt iverksette uavhengig utredning eller granskning, når anmodning om dette kommer fra en eller flere av følgende instanser: Tre eller flere av fylkestingets medlemmer En fylkestingskomite Et parti representert i fylkestinget Fylkesrådet Fylkesordfører For at kontrollorganene skal kunne ivareta en helhetlig og effektiv forvaltningskontroll med all fylkeskommunal virksomhet, gis kontrollutvalget eller den som utvalget bemyndiger, generell observatørstatus i alle fylkeskommunale organer, med unntak for fylkesrådets lukkede møter. 8. Overordnet eiertilsyn og selskapskontroll med fylkeskommunale selskaper mv.: Kontrollutvalget skal ivareta kontroll med forvaltningen av vesentlige fylkeskommunale interesser i selskaper mv., jf. KL Kravet til habilitet under kontrollutvalgets utøvelse av lovbestemt selskapskontroll, medfører at medlemmer av kontrollutvalget ikke bør være medlemmer av styringsorganer i selskaper som omfattes av slik selskapskontroll. (jf. fylkestingets vedtak i sak 08/13). I forbindelse med selskapskontrollen kan kontrollutvalget, eller den som utvalget bemyndiger, foreta alle de undersøkelser som kontrollutvalget finner nødvendig. Kommunelovens generelle kontrollbestemmelser samt dette reglementets idegrunnlag skal så langt de passer legges til grunn også for overnevnte selskapskontroll. Selskapskontrollen kan utøves både innenfor fylkeskommunen og innenfor det enkelte selskap, når formelle forhold tillater dette. Fylkeskommunens valgte representant(er) overfor/innenfor fylkeskommunale selskaper, skal så langt dette er mulig og lovlig, sørge for at fylkeskommunens kontrollinteresser blir ivaretatt KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 38 AV 42

39 og tilrettelagt innenfor det enkelte selskap. Det forutsettes at forholdene for øvrig legges til rette for at kontrollutvalget kan utøve selskapskontroll i nødvendig omfang. Ved inngåelser av kontrakter og avtaler mellom fylkeskommunen og tredjepart, skal det etter kontrollutvalgets behov innarbeides klausuler betingelser om innsynsrett for og informasjonsplikt overfor fylkeskommunens kontrollorganer vedrørende forhold i tilknytning til vedkommende avtale. Kontrollutvalget kan på fylkestingets vegne og i nødvendig grad vedta ytterligere føringer og presiseringer vedr. selskapskontrollen, i den grad fylkestinget ikke selv har vedtatt - eller innen rimelig tid rekker å vedta slike føringer. 9. Overordnet planlegging og rapportering av kontrollvirksomheten: Kontrollutvalget forestår på fylkestingets vegne planlegging av og faglig tilsyn med all kontrollvirksomhet innenfor og i tilknytning til fylkeskommunen. Det skal årlig utarbeides hhv. Virksomhetsplan, økonomiplan/årsbudsjett samt årsrapport for den samlede kontrollvirksomheten. Virksomhetsplanen er fylkeskommunens operative plan for gjennomføring av kontrollvirksomheten, og skal inkludere både lovgivningens krav og de kontrollmessige behov som til enhver tid er prioriterte, herunder kontrollmessige føringer fra fylkestinget. Virksomhetsplanen vedtas årlig av kontrollutvalget på vegne av fylkestinget. Virksomhetsplanen justeres fortløpende gjennom året ved behov, og minimum etter første halvår. Fylkestinget skal dessuten vedta periodiske planer for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, som innarbeides i de årlige virksomhetsplanene (se forskrift om kontrollutvalg 10 forvaltningsrevisjon og 13 selskapskontroll). Økonomiplan og årsbudsjett for kontrollvirksomheten vedtas årlig av fylkestinget, etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets innstilling og premisser oversendes fylkestinget som særskilt vedlegg til årlig sak vedr. fylkeskassens økonomiplan og årsbudsjett (se forskrift om kontrollutvalg 18). Årsrapport for kontrollvirksomheten forelegges fylkestinget som egen sak, etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets rapportering for øvrig skjer innenfor rammen av gjeldende lov og forskrifter. 10. Fullmakter for kontrollsektoren. Kontrollutvalget utøver overordnet og løpende administrativt og økonomisk tilsyn med den samlede kontrollvirksomheten, på fylkestingets vegne. Kontrollutvalget gis alle beslutningsfullmakter vedr. den samlede kontrollvirksomheten, som ikke ved lov, vedtak eller på annen måte er tillagt andre organer, herunder: KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 39 AV 42

40 Kontrollutvalget delegeres bestillingsfullmakt, fordelingsfullmakt, attestasjonsfullmakt og anvisningsfullmakt for budsjettområdet Tilsyn og kontroll, i henhold til budsjettreglement vedtatt av fylkestinget. Kontrollutvalget kan helt eller delvis videredelegere ovennevnte fullmakter til utvalgets leder og nestleder. Når det gjelder leders personlige forhold ligger anvisningsmyndigheten til fylkesordføreren. Bestillings- og attestasjonsfullmakt kan også gis til kontrollutvalgets sekretariat. Når det gjelder lederens sine personlige forhold, skal utvalgets nestleder/sekretariat forestå saksbehandling. Eventuell beslutning i saker som er av prinsipiell art ligger til fylkesordføreren. Når det gjelder øvrige utvalgsmedlemmer, skal lederen i utvalget forestå saksbehandling og eventuell beslutning i saker som er av prinsipiell art KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 40 AV 42

41 Vedlegg 2 - Organisasjonskart KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN FOR 2014 SIDE 41 AV 42