Nord-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Nord-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport 2011 til fylkestinget Vedtatt av kontrollutvalget , sak 003/12 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING... 3 Valg og sammensetning valgperioden Valg og sammensetning valgperioden KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV FYLKESKOMMUNENS REGNSKAPER FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS PROTOKOLLER ORIENTERING FRA FYLKESKOMMUNEN HØRING BESØK / BEFARING TILSYN MED REVISJONEN HØRINGSUTTALELSE STUDIETUR KURS OG KONFERANSER AVSLUTNING VEDLEGG Oversikt over saker behandlet i kontrollutvalget i Organisasjonskart KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 TIL FYLKESTINGET SIDE 2 AV 11

3 1. INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning på vegne av fylkestinget, jf. kommuneloven med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved fylkeskommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av fylkeskommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Valg og sammensetning valgperioden I fylkestingets møte den 17. oktober - sak 07/065, fylkestingets møte 27. februar sak 08/10, fylkestingets møte den 30. september sak 09/62, fylkestingets møte 3. desember sak 09/98 og fylkestingets møte 29. april 2010 sak 10/14 er det gjort følgende valg i tilknytning til kontrollutvalget: Leder: Nestleder: Medlem: Medlem: Faste medlemmer Ola Morten Teigen (Frp) Bjørn Arild Gram (Sp) fra 27/2-08 Trude Holm (Sp) frem til 27/2-08 Tormod Haugan (Ap) Camilla Hansen Skjelstad (Ap)* Medlem: Elin Agdestein (H) fra 3/12-09 Nina Bakken Bye (H) frem til 3/12-09 Vara i rekkefølge: 1. Erik Seem fra 3/12-09 Einar Strøm frem til 3/ Kari Ystgård 3. Gunnar Modell 1. Kristin Johanne Hildrum fra 29/4-10. Elin Veimo fra 13/10-09 og frem til 29/4-10. Anita Dagrun Steinkjer* fra 27/2-08 og frem til 13/10-09 Kari Steen frem til 27/ Bjørn Jorodd Holmli 3. Dag Lyseid fra 13/10-09 Stig Ove Skjelstad frem til 13/ Lars Myraune 2. Ruth Grete Falck Andersen *)I tillegg har det vært midlertidige endringer i sammensetningen av utvalget i den tiden Camilla Hansen Skjelstad hadde permisjon fra kontrollutvalget i forbindelse med vervet som varaordfører (fra 9/12-08 til13/10-09). Anita Steinkjer var da fast medlem i utvalget istedenfor Camilla Hansen Skjelstad, og Elin Veimo var 1. vara istedenfor Anita Steinkjer. jfr. fylkestingets sak 08/81. Alle kontrollutvalgets faste medlemmer er medlemmer av fylkestinget. Alle kontrollutvalgets varamedlemmer er vara til Fylkestinget. Valg og sammensetning valgperioden I fylkestingets møte den 18. oktober - sak 11/077er det gjort følgende valg til kontrollutvalget: KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 TIL FYLKESTINGET SIDE 3 AV 11

4 Leder: Nestleder: Medlem: Medlem: Faste medlemmer Ola Morten Teigen (Frp) Bjørn Arild Gram (Sp) Camilla Hansen Skjelstad (Ap) Torfinn Aas(Ap) * Vara i rekkefølge: 1. Bjørg Tingstad (SP) 2. Åge Husby (Frp) 3. Trond Martin Sæterhaug (SV) 4. Håkon Alstadheim (V) 1. May B. Sørmo Ervik (AP) 2. Einar Olav Vie (AP) 3. Britt H. Buvarp (AP) 4. Knut Berger (AP) Medlem: Merethe Strand Hamborg (H) 1. Tor Arild Elstad (H) 2. Heidi Fuglesang (H) Alle kontrollutvalgets faste medlemmer er medlemmer av fylkestinget. Alle kontrollutvalgets varamedlemmer er vara til Fylkestinget. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2011 Sekretariatstjenesten til kontrollutvalget utføres av KomSek Trøndelag IKS. Revisjonsoppdraget (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) utføres av KomRev Trøndelag IKS. 2.1 MØTER Kontrollutvalget har i 2011 holdt 8 møter, og behandlet 54 saker, se vedlegg 1. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2010, 10 møter og 57 saker. Alle møter i utvalget er holdt for åpne dører, med unntak av orienteringer fra revisor og saker som er undergitt lovbestemt taushetsplikt. Fylkeskommunens ordfører og fylkeskommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Fylkeskommunens revisor benytter seg regelmessig av dette. 2.2 BEHANDLING AV FYLKESKOMMUNENS REGNSKAPER Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget uttale seg om årsregnskapet før det vedtas av fylkestinget. Uttalelsen går til fylkestinget, men kopi av uttalelsen skal være fylkesrådet i hende tidsnok til at fylkesrådet kan ta hensyn til uttalelsen før dette organ avgir sin innstilling til fylkestinget, jf. kontrollutvalgsforskriften 7. I møte den 11. april 2011 sak 012/11 ga kontrollutvalget uttalelse til fylkestinget om Fylkeskassens årsregnskap, årsberetning og årsmelding for 2010 med revisjonsberetning. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 TIL FYLKESTINGET SIDE 4 AV 11

5 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Plan for forvaltningsrevisjon som var vedtatt av fylkestinget i 2008, ble rullert i møtet 8. juni sak 029/10 der resterende prosjekt ble gitt følgende prioriteringsrekkefølge: 1) Fylkesrådets intern kontroll 2) Vedlikehold av bygningsmassen 3) Tannhelse 4) Fagopplæring 5) Nord-Trøndelag som arbeidsgiver 6) Transporttjenesten for funksjonshemmede / bestillingstransport 7) Økonomistyring Prosjekt nr 1) Fylkesrådets intern kontroll Prosjektet var vedtatt igangsatt i 2010, men ble utsatt i påvente av fylkeskommunens egen gjennomgang. Fylkeskommunens egen gjennomgang ble presentert for kontrollutvalget i møte den 15. juni - sak 030/11. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. De fant ikke grunn til å starte opp prosjektet på nytt i denne perioden. Kontrollutvalget har behandlet to forvaltningsrevisjonsrapporter i 2011: Prosjekt nr 2) Vedlikehold av bygningsmassen Forvaltningsrevisjonsrapport /2011 Vedlikehold bygningsmassen. Behandlet av kontrollutvalget i møte den 9. februar - sak 007/11 og fylkestinget i møte den 3. mars sak 11/9. Prosjekt nr 3) Tannhelse Forvaltningsrevisjonsrapport /2011 Prioriterte grupper i den offentlige tannhelsetjenesten. Behandlet av kontrollutvalget i møte den 3. mai - sak 022/11 og fylkestinget i møte den 17. juni sak 11/42. Kontrollutvalget har også behandlet en revisjonsrapport. Dette prosjektet var utledet av prosjekt nr 1) og 5) og omhandlet Varslingsrutiner Kunnskap og bruk. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 11. april - sak 014/11 og fylkestinget i møte den 5. mai sak 11/39. Prosjekt nr 4) Fagopplæring og nr 7) Økonomistyring Disse to prosjektene ble vedtatt igangsatt av kontrollutvalget i møte 14. september hhv. sak 040/11 og 041/11, og forventes rapportert 1. halvår I tillegg har kontrollutvalget i møte den 6. desember 2011 sak 046/11 vedtatt å sette i gang arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Ny plan forventes oversendt fylkestinget 1. halvår SELSKAPSKONTROLL Plan for selskapskontroll er vedtatt av fylkestinget den 2. oktober sak 08/56, med følgende prioriteringsrekkefølge. 1) NTE Holding AS med datterselskaper 2) Trønderbilene AS 3) EuroSkjell AS 4) Stjørdal Industri AS 5) Lierne Nasjonalparksenter IKS 6) Innherred produkter AS 7) Lyng Industribygg Vanvikan AS KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 TIL FYLKESTINGET SIDE 5 AV 11

6 Stiklestad Nasjonale Kultursenter Stiklestad Nasjonale Kultursenter var gjenstand for selskapskontroll i Som et ledd i oppfølgingen av denne kontrollen gjennomførte kontrollutvalget et besøk/befaring der i Pga den økonomiske utvikling i selskapet uttalte kontrollutvalget i 2009 at de fortsatt ville følge med utviklingen i selskapet. Fylkesrådets leder som er fylkeskommunens eierrepresentant i generalforsamlingen orienterte kontrollutvalget både i møtet 8. juni sak 025/10 og i møte den 15. juni sak 031/11. Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS Det er gjennomført selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Nord- Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS med datterselskaper. Rapport etter kontrollen ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 3. mai sak 023/11 og av fylkestinget den 17. juni, sak 041/11. Innherred Produkter AS Kontrollutvalget har i møte den 14. september sak 039/11 behandlet rapport etter selskapskontroll i tilknytning til Innherred produkter AS. Denne er oversendt fykestinget, men foreløpig ikke behandlet. Steinkjerhallen AS I møte den 6. desember sak 048/11 rullerte kontrollutvalget plan for selskapskontroll , og vedtok samtidig oppstart av selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Steinkjerhallen AS. Rapport forventes levert 1. halvår I tillegg har kontrollutvalget i møte den 6. desember 2011 sak 047/11 vedtatt å sette i gang arbeidet med ny plan for selskapskontroll. Ny plan forventes oversendt fylkestinget 1. halvår GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS PROTOKOLLER Kontrollutvalget har rutinemessig gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering til fylkestinget med fokus på følgende deltemaer: 1. Gjennomgang og vurdering av om fylkesrådets anvendelse av fylkestingets enekompetanse (jf. hastefullmakt iht. kommunelovens 13) er innenfor rammen av lovens krav (hastefullmaktsoppfølgning) 2. Gjennomgang og vurdering av om øvrige vedtak i fylkesrådet siden forrige fylkestingssamling er lovlige og ligger innenfor delegert vedtaksmyndighet fra fykestinget (lovlighetsoppfølgning) 3. Gjennomgang og vurdering av fylkesrådets viderebehandling av forslag som er blitt oversendt fra fylkestinget (forslagsoppfølgning) Gjennomgangen av fylkesrådets protokoller er rapportert til fylkestinget fortløpende i henhold til reglement for kontrollutvalget, punkt 7. Etter innspill fra kontrollutvalget (sak 015/11) vedtok fylkestinget i sak 11/66 å endre reglementet pkt 7, til at denne rapporteringen skal skje i juni og desember og ellers bare når det er påkrevet. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 TIL FYLKESTINGET SIDE 6 AV 11

7 2.6 ORIENTERING FRA FYLKESKOMMUNEN Følgende har møtt og orientert kontrollutvalget: Fylkesråd for kultur, økonomisjef og fagleder regnskap orienterte om fylkeskassens årsregnskap, årsberetning og årsmelding 2010 i møtet 11. april - sak 012/11. Fylkesrådsleder sammen med stabssjef orienterte kontrollutvalget om fylkeskommunens internkontroll i møte 15. juni, sak 030/11. Fylkesrådsleder orienterte om forhold i tilknytning til Stiklestad Nasjonale Kultursenter i møte den 15. juni sak 031/10. Fylkesrådsleder og fylkesråd for samferdsel og miljø orienterte i møte 6. desember sak 051/11 om fylkeskommunens videre oppfølging av det avdekkede ulovlige prissamarbeidet innenfor asfaltbransjen. 2.7 HØRING Det er ikke gjennomført kontrollhøring(er) i BESØK / BEFARING Som et ledd i kontrollutvalget ansvar for å føre tilsyn med hele den fylkekommunale forvaltning har kontrollutvalget en årlig tradisjon for å besøke ulike fylkeskommunale virksomheter. Den 9. februar 2011 var kontrollutvalget på besøk/befaring ved Stjørdal tannklinikk. 2.9 TILSYN MED REVISJONEN Utvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg har sekretariatet i avtalefestede møter med revisjonen mottatt muntlig rapportering om fremdriften i revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jf. forskrift om revisjon 15. Denne ble forelagt kontrollutvalget i møtet den 14. september 2011, sak 036/11. Under denne saken ble også revisors vandelsattest lagt frem. KomRev Trøndelag IKS var gjenstand for ekstern kvalitetskontroll i 2010 for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, der fylkeskommunen var en av de utvalgte kommuner. Endelig rapport etter kontrollene ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 9. februar sak 008/ HØRINGSUTTALELSE Kontrollutvalget har i sak 033/11 vært med på å gi høringsuttalelse til Kommunal og regionaldepartementet til Forslag til endinger i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m) 2.11 STUDIETUR Kontrollutvalget har ikke vært på studietur(er) i KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 TIL FYLKESTINGET SIDE 7 AV 11

8 2.12 KURS OG KONFERANSER I februar deltok en av kontrollutvalgets medlemmer på kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF), sted Gardermoen. I juni deltok to av kontrollutvalgets medlemmer på fagkonferanse om kontroll og tilsyn i regi av Forum for kontroll og tilsyn (FKT), sted Gardermoen. Kontrollutvalget deltok på Midtnorsk kontrollutvalgskonferanse i Trondheim den 6. til 7. april. Målgruppen for konferansen var medlemmer fra kontrollutvalgene i Møre- og Romsdal fylkeskommune, Sør-Trøndelag fylkeskommune og Trondheim kommune i tillegg til ansvarlige sekretærer og revisorer. I november deltok 3 av utvalgets medlemmer på opplæring av nyvalgte kontrollutvalg i regi av KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget har den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapport til fylkestinget. Kontrollutvalgets årlige rapport anses derfor som en viktig informasjon til fylkestinget om det tilsyn kontrollutvalget utøver på fylkestingets vegne. Det er kontrollutvalgets oppfatning at de saker som har blitt reist overfor fylkesrådet og administrasjonen i 2011 er besvart tilfredsstillende og innen rimelig tid. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra fylkestinget i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Steinkjer 25. januar 2012 Ola Morten Teigen leder Bjørn Arild Gram nestleder Torfinn Aas Camilla Hansen Skjelstad Merethe Strand Hamborg KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 TIL FYLKESTINGET SIDE 8 AV 11

9 4 VEDLEGG 4.1 Oversikt over saker behandlet i kontrollutvalget i 2011 MØTER SAK TITTEL /2 001/11 Oppsummering etter besøk ved Stjørdal tannklinikk 002/11 Referatsaker 003/11 Kontrollutvalgets årsrapport /11 Kontroll og tilsyn - detaljbudsjett /11 Orientering fra revisor Fylkesvegregnskapet 006/11 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon NTE Holding AS med datterselskaper - prosjektplan Prosjektplan 007/11 Vedlikehold av bygningsmassen Forvaltningsrevisjonsrapport / /11 Rapport etter ekstern kvalitetskontroll 1/3 009/11 Referatsaker 010/11 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementfestede rapportering til fylkestinget (jf. kontrollutvalgets reglement pkt. 7) 11/4 011/11 Referatsaker 012/11 Nord-Trøndelag Fylkeskommune Fylkeskassen Årsregnskap, årsberetning og årsmelding 2010 Kontrollutvalgets uttalelse 013/11 Orientering fra revisor Orientering vedrørende revisjon av fylkesvegene 014/11 Rapport Varslingsrutiner Kunnskap og bruk 015/11 Kontrollutvalgets reglement - Innspill til endringer 016/11 Oppfølging av interpellasjon i fylkestinget 017/11 Oppsummering etter Midtnorsk kontrollutvalgskonferanse april i Trondheim 3/5 018/11 Kontrollutvalgets reglement - Innspill til endringer (Utsatt sak fra 11/4-2011) 019/11 Oppfølging av interpellasjon i fylkestinget (Utsatt sak fra 11/4-2011) 020/11 Oppsummering etter Midtnorsk kontrollutvalgskonferanse april i Trondheim (Utsatt sak fra 11/4-2011) 021/11 Kontrollutvalgets gjenomgang av fylkesrådet reglementsfestede rapportering 022/11 Forvaltningsrevisjon /2011 Prioriterte grupper i den offentlige tannhelsetjenesten 023/11 Selskapskontroll Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS med datterselskaper 024/11 Referatsaker 15/6 025/11 Referatsaker 026/11 Kontrollutvalgets gjenomgang av fylkesrådet reglementsfestede rapportering 027/11 Budsjettjustering på bakgrunn av regnskapsresultatet for /11 Forvaltningsrevisjon - Igangsetting av nytt prosjekt 029/11 Orientering fra revisor 030/11 Orientering fra Fylkesrådet internkontroll 031/11 Orientering fra Fylkesrådsleder - SNK 14/9 032/11 Referatsaker 033/11 Høringsuttalelse fra kontrollutvalget Forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m) 034/11 Budsjettjustering på bakgrunn av regnskapsresultatet for 2010 overføring til disposisjonsfond 035/11 Kontroll og tilsyn - Budsjettforslag /11 Oppdragsansvarlig revisor Den årlige uavhengighetserklæringen KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 TIL FYLKESTINGET SIDE 9 AV 11

10 037/11 Orientering fra revisor - Revisjonsstrategi /11 Orientering fra revisor 039/11 Selskapskontroll - Innherred Produkter 040/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Fagutdanning for elever i videregående skole Prosjektplan 041/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Økonomistyring Oppstart 042/11 Oppfølging av kontrollutvalgets saker /11 Evaluering av perioden 6/12 044/11 Referatsaker 045/11 Kontrollutvalgets gjenomgang av fylkesrådet reglementsfestede rapportering 046/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon - oppstart 047/11 Plan for selskapskontroll - oppstart 048/11 Rullering av plan for selskapskontroll Prioritering av nytt prosjekt - Steinkjerhallen AS 049/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring Ny prosjektplan 050/11 Virksomhetsplan /11 Orientering fra fylkesrådet Gjelder interpellasjon fra 1. mars /11 Utøvelse av kontrollutvalgets innsynsrett 053/11 Orientering fra sekretær 054/11 Orientering fra revisor KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 TIL FYLKESTINGET SIDE 10 AV 11

11 4.2 Organisasjonskart Organisasjonskart pr. 22. desember 2010 Organisasjonskart pr 8. november 2011 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 TIL FYLKESTINGET SIDE 11 AV 11