Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur Formannskapet Kommunestyret

Transkript

1 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: U / Gina Finsrud Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur Formannskapet Kommunestyret Utsendte vedlegg 1 Oppdatert eiermelding pr august 2017 Medsaksbehandlere Oppfølging av eiermelding for Halden kommune Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Eiermelding for Halden kommune ble vedtatt av kommunestyret i PS 2015/65 i juni Det er pr dd 23 foretak som omfattes av eiermeldingen. Fra januar 2016 har rådmannens eierskapsteam v/anne-beate Olaussen hos kommuneadvokatkontoret,, Jens-Petter Berget og Gina Finsrud i avdeling for samfunnsutvikling vært ansvarlig for oppfølging av eiermeldingen. Etter første virkeår ble det skrevet en sak vedr erfaringer med oppfølging av eiermeldingen og hvilke utfordringer man står overfor. Saken ble behandlet i hovedutvalg for samfunnsutvikling 5. april som PS 2017/27 og i kommunestyret 20. april som PS 2017/34. Det ble pekt på at arbeidsmengden med å følge opp eiermeldingen har vært svært krevende i forhold til avsatte ressurser, og det vil være behov for en kost/nytte vurdering med arbeidet som legges ned. Videre bør det avklares hvordan valg av styremedlemmer organiseres og videreføres. Vedtak i kommunestyret for PS 2017/34: Kommunestyret ber rådmannen om å se på andre løsninger for å foreslå styremedlemmer i selskap der kommunen er eier/deleier overfor generalforsamlingen. Forslaget forelegges den nedsatte arbeidsgruppen for vurdering før politisk behandling. Møte i arbeidsgruppen 14. juni 2017 Etter vedtak i kommunestyret består arbeidsgruppen av Bjørg Lund og Fredrik Holm fra posisjon, Arve Sigmundstad fra opposisjon, samt Jens-Petter Berget og Anne-Beate Olaussen fra administrasjon.

2 Rådmannens eierskapsteam innkalte til møte med arbeidsgruppen 14. juni 2017 og la fram følgende forslag: 1. For selskap med strategisk og/eller politisk interesse skal formannskapet utpeke styremedlemmer overfor valgkomite/generalforsamling. 2. Rådmannens eierskapsteam foreslår styremedlemmer overfor valgkomite/generalforsamling til Interkommunale selskap som utfører tjenester på vegne av kommunen Selskap hvor kommunen har en ubetydelig eierandel Selskap som er mer preget av operativ drift enn strategiske/politiske interesser Arbeidsgruppen kom ikke til enighet i møtet om hvordan styremedlemmer skal velges, og flere forhold rundt valg av styremedlemmer ble drøftet. Det ble vedtatt å beskrive fordeler og ulemper ved fire alternative metoder og legge dette fram for politisk behandling i september Alternativer for innstilling av styremedlemmer til generalforsamling/valgkomite for selskap omfattet av eiermeldingen kan være: 1. Styremedlemmer utpekes av profesjonelle aktører 2. Styremedlemmer utpekes av rådmannens eierskapsteam 3. Styremedlemmer utpekes av kommunestyret etter hvert kommunevalg 4. Formannskapet utpeker styremedlemmer til selskap med strategisk og/eller politisk interesse. Øvrige styremedlemmer utpekes av rådmannens eierskapsteam Rådmannens innstilling: 1. Eiermeldingens Kap 3.13 Valg av styre første avsnitt endres til: For selskap med strategisk og/eller politisk interesse skal formannskapet utpeke styremedlemmer overfor valgkomite/generalforsamling. Dette inkluderer: Aksjeselskap AS Halden Arbeid og Vekst AS % Østfold Energi AS 7.14% Halden Byutvikling AS % Halden Utvikling AS 20,00 % Foretak som mottar fast støtte over kr fra kommunen: Det norske Blåseensemble Anno 1734 Opera Østfold Fredriksten Festning Regionalpark Haldenkanalen Rådmannens eierskapsteam foreslår styremedlemmer overfor valgkomite/generalforsamling til Interkommunale selskap som utfører tjenester på vegne av kommunen Selskap hvor kommunen har en ubetydelig eierandel Selskap som er mer preget av operativ drift enn strategiske/politiske interesser

3 Dette inkluderer: Interkommunale selskap Eierandel Østfold Interkommunale Arkivselskap Iks 6.12% Østfold Kommunerevisjon Iks 14.00% Driftsassistansen i Østfold Iks 9.71% Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning, IUA Østfold 5,5% Aksjeselskap AS Haldenvassdragets Kanalselskap AS 15.48% Smart Innovation Norway AS 3,16% Storgata 7 Halden AS 100,00% Inspiria Eiendom AS 0.64% Drivhuset Østfold AS 33,3% Alarmsentral Brann Øst AS 0.92% Foretak som mottar fast støtte over kr fra kommunen: Stiftelsen Halden Historiske Samlinger Stiftelsen Rød Herregård Stiftelsen Eva Krisesenter Halden Frivilligsentral Halden Turist NCE Halden registrert som Smart Innovation Østfold AS 2. Eiermeldingens kapittel 3.14 endres til: Den grunnleggende kontrollformen kommunen har som eier er gjennomgangen av selskapenes årsmøtedokumenter. Som eier kan kommunen utarbeide en analyse av selskapets situasjon ut i fra sine forventninger ved behov. 3. Eiermeldingens kapittel 3.15 Kommunestyrets oppgaver årlige oppgaver endres til: Årlig: Behandle saker til generalforsamling/representantskap og gi fullmakt til representantene i generalforsamlingene/representantskapene etter behov Saksutredning: Bakgrunn Eiermelding for Halden kommune ble vedtatt av kommunestyret i PS 2015/65 i juni Det er pr dd 23 foretak som omfattes av eiermeldingen. Eiermeldingen oppdateres kontinuerlig. Eiermeldingens kapittel 3.13 Valg av styre - har vært gjenstand for politisk diskusjon: Opprinnelig Utgangspunkt for valg av styremedlemmer I det opprinnelige forslaget fra rådmannen til kommunestyret i PS 2015/65 ble det foreslått en arbeidsgruppe med tre representanter fra administrasjon og to politiske representanter. Bakgrunnen for rådmannens forslag var å følge KS sin anbefaling om å få avstand fra styrene og kommunestyret: Arbeidet med å rekruttere styremedlemmer til selskaper der kommunen er eier, skal skje gjennom en nedsatt arbeidsgruppe på 5 personer: en fra posisjon, en fra opposisjon og tre administrative representanter (Rådmannens eierskapsteam). Arbeidsgruppen gir forslag på representanter til generalforsamlingen. I den politiske behandlingen i kommunestyret ble vedtaket endret slik at det ble et flertall av politiske representanter: Arbeidet med å rekruttere styremedlemmer til selskaper der kommunen er eier,

4 skal skje gjennom en nedsatt arbeidsgruppe på 5 personer: tre personer valgt av kommunestyret og to administrative representanter (rådmannens eierskapsteam). Arbeidsgruppen gir forslag på representanter til generalforsamlingen. Evaluering etter første virkeår med eiermeldingen, PS 2017/27 Etter første virkeår ble det skrevet en sak vedr erfaringer med oppfølging av eiermeldingen og hvilke utfordringer man står overfor. Saken ble behandlet i Hovedutvalg for samfunnsutvikling 5. april som PS 2017/27 og i kommunestyret 20. april som PS 2017/34. Det ble i saken pekt på at arbeidsmengden med å følge opp eiermeldingen har vært svært krevende, og det vil være behov for en kost/nytte vurdering av arbeidet som legges ned. Videre bør det avklares hvordan valg av styremedlemmer organiseres og videreføres. Etter rådmannens syn har ordningen vedrørende utpeking av styremedlemmer ikke fungert tilfredsstillende, og rådmannen anbefalte at ordningen avvikles og at man går tilbake til modellen der kommunestyret selv foreslår styremedlemmer til generalforsamling/valgkomite i selskap der kommunen er eier/deleier. Dette er også hensiktsmessig ift kapasitetshensyn. Vedtak i kommunestyret for PS 2017/27: Kommunestyret ber rådmannen om å se på andre løsninger for å foreslå styremedlemmer i selskap der kommunen er eier/deleier overfor generalforsamlingen. Forslaget forelegges den nedsatte arbeidsgruppen for vurdering før politisk behandling. Møte i arbeidsgruppen 14. juni 2017 Rådmannens eierskapsteam la fram følgende forslag i møte med arbeidsgruppen: 1. For selskap med strategisk og/eller politisk interesse skal formannskapet utpeke styremedlemmer overfor valgkomite/generalforsamling. 2. Rådmannens eierskapsteam foreslår styremedlemmer overfor valgkomite/generalforsamling til Interkommunale selskap som utfører tjenester på vegne av kommunen Selskap hvor kommunen har en ubetydelig eierandel Selskap som er mer preget av operativ drift enn strategiske/politiske interesser Arbeidsgruppen kom ikke til enighet i møtet om hvordan styremedlemmer skal velges, og flere forhold rundt utpeking og valg av styremedlemmer ble drøftet. Det ble vedtatt å beskrive fordeler og ulemper ved fire alternative muligheter og legge dette fram for politisk behandling i september De foreslåtte alternativene er: 1. Styremedlemmer utpekes av profesjonelle aktører, f. eks Styreakademiet Østfold 2. Styremedlemmer utpekes av rådmannens eierskapsteam 3. Styremedlemmer utpekes av kommunestyret etter hvert kommunevalg 4. Formannskapet utpeker styremedlemmer til selskap med strategisk og/eller politisk interesse. Øvrige styremedlemmer utpekes av rådmannens eierskapsteam Generelt om utpeking og valg av styremedlemmer Selskapene som er omfattet av eiermeldingen er pr dd fire interkommunale selskap, ti aksjeselskap og ni stiftelser/andre typer foretak. Det er ingen kommunale foretak som omfattes av eiermeldingen. I hht den vedtatte eiermeldingen skal arbeidet med å rekruttere styremedlemmer ivareta følgende hensyn: Kompetanse- og kunnskap mht utvikling og drift av selskapet, kjennskap til offentlig forvaltning og politikkutøvelse. Videre bør styremedlemmer ha en viss styrekompetanse, god økonomisk innsikt, personlig integritet og være lojal mot selskapet og styrets beslutninger. Mangfold (ulik erfaringsbakgrunn og god kjønnsfordeling) Habilitet

5 Forvaltningslovens 6e fastslår at ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal forberede eller håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem. Dette innebærer at ledere og styremedlemmer i selskapet ikke kan tilrettelegge grunnlaget for avgjørelser i kommunen, eller delta i behandlingen av saker i kommunestyret hvor selskapet er part. Kontinuitet Vedtekter Hvert foretak har vedtekter som sier noe om hvor mange styremedlemmer styret skal ha, hvordan disse skal velges og for hvor lang periode man blir valgt for. Noen av selskapene har egne valgkomiteer som legger frem forslag til styremedlemmer for generalforsamling/årsmøte/representantskap, som igjen velger styret. Uavhengig av hvem som foreslår styremedlemmer, så er det generalforsamlingen/representantskapet som velger styremedlemmene. Ordfører stiller som kommunens representant i representantskapet til Østfold Interkommunale Arkivselskap, Østfold Kommunerevisjon og Driftsassistansen Østfold. Ordfører stiller som kommunens representant i generalforsamlingen til samtlige aksjeselskap Halden kommune eier 100% av aksjene i Halden Arbeid og Vekst, Halden Byutvikling og Storgata 7 Halden. For disse selskapene vil Ordfører utgjøre generalforsamlingen på vegne av kommunen. Styrehonorar, arbeidsmengde og risiko for styremedlemmer Eventuelt styrehonorar for de interkommunale selskapene og stiftelsene er ikke kjent. Regnskapene for aksjeselskapene viser anslagsvis følgende honorar: Aksjeselskap Eierandel Ca styrehonorar, regnskapstall fra 2015 Halden Arbeid og Vekst AS % Kr pr styremedlem Østfold Energi AS 7.14% Kr pr styremedlem Haldenvassdragets Kanalselskap 15.48% Kr fordelt på 7 styremedlemmer Halden Byutvikling AS % Kr pr styremedlem Halden Utvikling AS 20,00 % Kr 0,- Smart Innovation Norway AS 3,16% Kr totalt på hele styret Storgata 7 Halden AS % Kr på tre styremedlemmer Inspiria Eiendom AS 0.64% Ukjent Drivhuset Østfold AS 33,3% Ukjent Alarmsentral Brann Øst AS 0.92% Ukjent Arbeidsmengden og antall styremøter for de ulike selskapene er ikke kjent og vil trolig variere mye. For noen av selskapene er styremøtene på dagtid, og det blir da en diskusjon med arbeidsgiver om styremøtet kan inngå som del av arbeidstiden eller om man finner andre ordninger. Andre selskap vil ha styremøter på kveldstid. I hht eiermeldingen oppfordres hvert selskap til å tegne styreansvarsforsikring for sine styremedlemmer. Dersom selskapet går konkurs og styret kan klandres for dette, kan styret som kollektiv enhet, og hvert styremedlem især, dømmes til erstatningsansvar. Det er ikke kjent hvilke selskap som har tegnet syreansvarsforsikring og ikke. Generelt sett er det vanskelig å finne styremedlemmer der det er lavt styrehonorar, stor arbeidsmengde og personlig risiko ved at det ikke er tegnet styreforsikring. Det kan også være vanskelig å få fri til styremøter på dagtid fra en ekstern arbeidsgiver. Dette begrenser helt klart utvalget av aktuelle kandidater. Kompetansehensyn og egnethet, samt krav om innsyn Hvert foretak vil ha ulike krav til kompetanse og egnethet for styremedlemmene. Arbeidsgruppen har diskutert krav til kompetanse for styremedlemmer i de selskapene man har foreslått nye styremedlemmer

6 til. Dette er ingen eksakt vitenskap, og diskusjonen kan fort bli preget av hvem man har kjennskap til politisk ståsted og synsing. I forhold til egnethet er det en jobb å sjekke referanser og eventuell konkurskarantene for aktuelle kandidater. Det har vist seg både tidkrevende og vanskelig å komme opp med et stort antall personer som har rett kompetanse, er egnet, ønsker å påta seg ansvar og risiko uten nevneverdig kompensasjon, og som samtidig kan innstilles av både posisjon og opposisjon. Den foreslåtte kandidaten ønsker ofte litt betenkningstid, og det kan dra ut i tid hvis de innstilte personene etter tur takker nei etter betenkningstid. JURIDISKE FORHOLD Om innsyn i prosessen som omhandler arbeidet med å foreslå nye styremedlemmer. Nedenfor følger en oversikt over utvalgt lovverk som gjelder i forhold til møteoffentlighet (kommuneloven) og dokumentoffentlighet (offentlighetsloven). Rådmannen vurderer at både møteoffentlighet og dokumentoffentlighet er svært viktige demokratiske prinsipper. Dette i forhold til at innbyggerne skal ha muligheten til å kontrollere kommunen (og eventuelt avdekke kritikkverdige forhold), og at innbyggerne får tilgang på nyttig informasjon. Slik at de får en godt grunnlag for kunne ivareta seg selv (blant annet gjennom kunnskap om forvaltningspraksisen), og ved å få et bedre grunnlag til å kunne delta i samfunnsdebatten. Møteoffentlighet Utgangspunktet i kommuneloven er møteoffentlighet, jf. kommunelovens 31. Møteoffentlighet er et alminnelig prinsipp og utgangspunkt, og det er unntak fra dette som krever særskilt hjemmel, vedtak og begrunnelse, se kommunel. 31, punktene 2-5. «31.Møteoffentlighet 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument.». Som nevnt ovenfor så består «arbeidsgruppen», som har som mandat å foreslå styremedlemmer, av tre politikere (to fra posisjon og en fra opposisjon, samt rådmannens eierskapsteam (to ansatte i administrasjonen.) I tillegg har administrasjonen møtt med sekretær. I forhold til om denne arbeidsgruppen må vurderes til å være et «folkevalgt organ» eller ikke, så vises det til juridisk teori (kommuneloven med kommentarer av Overå/Bernt) s. 281: «Som en tommelfingerregel kan vi kanskje legge til grunn at samlinger der folkevalgte utgjør hovedtyngden av deltakerne, og tilsatte i kommunens administrasjon medvirker eller er til stede i tjenstlig sammenheng, må anses som et «folkevalgt organ» i denne forstand, i praksis som et adhocutvalg eller komité. I en uttalelse fra 2001 (sak 01/585, referert i tolkingsrunsdskriv H-3/02) la departementet til grunn at en «styringsgruppe» bestående av formannskapets medlemmer samt to representanter (tillitsvalgte) for de tilsatte, måtte anses som et «folkevalgt organ» etter kommuneloven. Styringsgruppen skulle arbeide med å evaluere den administrative organisering av kommunen. Departementet uttalte her at «(e)it offentlig organ omfatter alle kollegiale organ som er nedsatt i medhald av kommunelova», og konkluderte med at «styringsgruppa» var eit folkevalgt organ». Det samme må etter dette gjelde for andre typer

7 samrådingsmøter som gruppeledermøter, strategiutvalg med mer, samt forberedende møter og seminarer, så lenge slike samlinger inngår som ledd i den kommunale saksbehandling. Rent politiske samrådingsmøter vil kunne falle utenfor, men bare der de er fullstendig frikoblet fra den kommunale beslutningsprosess. Hvis den kommunale administrasjon på noen måte medvirker ved innkalling, saksforberedelse eller deltakelse i møtet, må dette anses som et møte i folkevalgt organ. Et slik organ kan bare tre i funksjon etter en formell oppnevning og valg av kompetent folkevalgt organ, og det vil derfor være en klar tjenestefeil om kommuneadministrasjon medvirker ved innkalling eller deltakelse i møter i slike uformelle fora.» På bakgrunn av juridisk teori, vurderes det til at «arbeidsgruppen» faller innunder begrepet «folkevalgt organ», og møtene er således i utgangspunktet offentlige. Som nevnt under avsnittet «Kompetansehensyn og egnethet, samt krav om innsyn», så er det et behov for å kunne diskutere blant annet en person egnethet og kompetanse, sett hen til om en enkeltperson bør foreslås som nytt styremedlem til det aktuelle selskapet eller ikke. Det vurderes til å være lite egnet og hensiktsmessig å foreta denne type drøftinger/diskusjoner i et åpent møte. Dette av hensyn til den enkelte som er en potensiell kandidat til å kunne bli foreslått og av hensyn til at arbeidsgruppa kan drøfte «fritt». Av hensyn til å kunne drøfte dette godt i en slik arbeidsgruppa, samt at det kan oppleves som uheldig for den enkelte å bli «drøftet» med tanke på egenskaper og kompetanse i offentligheten, så vurderes det til at det kan gi grunnlag for å lukke møtet i kommunel. 31 nr. 4. Dette fordi det kan bli en nærgående debatt om en enkeltpersons personlige egenskaper og bakgrunn, uten at dette nødvendigvis innebærer en avdekking av taushetsbelagte opplysninger. Denne (nr. 4) bestemmelsen favner videre en bestemmelsen om taushetsplikt i nr. 2. (som innebærer en plikt til å lukke møtet). Dersom det er grunnlag for å unnta et møte fra offentligheten, så må lukkingen uansett begrenses til det som er nødvendig for å skjerme opplysningene som ga grunnlag for at møte ikke var offentlig. Dokumentoffentlighet Offentlighetsloven gjelder blant annet for staten, fylkeskommunen og kommunen, jf. offentlighetslovens 2, bokstav a). Bokstav a) omfatter folkevalgte og politisk utpekte organer. Utgangspunktet i offentlighetsloven 3: «Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.» Det må altså finnes et rettslig grunnlag for å kunne unnta dokumenter fra et folkevalgt organ fra offentligheten. Under henvisning til de samme hensynene som det er vist til ovenfor når det gjelder vurdert behov for å kunne ha lukkede møter ved vurdering av hvilke personer som bør foreslås som styremedlemmer i et gitt tilfelle, så vises det til hvordan innkallinger og møtereferater relatert til arbeidsgruppen kan bli vurdert i forhold til bestemmelser i offentlighetsloven. Det er plikt til å unnta opplysninger som er underlagt taushetsplikt, jf. offhl. 13, jf. fvl. 13 (1).: 13. (taushetsplikt). «Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av 2) konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre

8 forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.» Det er antatt at opplysninger om den enkeltes utdanning og arbeid som alminnelig regel går inn under 13 første ledd nr. 1. I proposisjonen sies det også at opplysninger om enkeltpersoners boligforhold, økonomi og arbeidsforhold som hovedregel vil gå inn under taushetsplikt etter 13, jf. Ot.prp. nr. 3 ( ) s. 15. (jf Bernt, Norsk lovkommentar) Diskusjoner med tanke på en enkeltpersons egnethet og faglige kompetanse faller ikke nødvendigvis innunder bestemmelsen om taushetsbelagte opplysninger. Det vil uansett måtte foretes en konkret vurdering av opplysningene i det aktuelle dokumentet. Er det så andre mulige hjemler for unntak? Det er en mulig unntakshjemmel i offhl. 14, organinterne dokumenter. Bestemmelsen er en såkalt «kan - unnta» bestemmelse. Dersom et dokument vurderes til å være internt, følger det således ingen plikt til å unnta dokumentet, slik som det er tilfelle ved opplysninger som faller innunder lovbestemt taushetsplikt, jf. offhl. 13. Dersom kommunen ønsker å benytte 14 som hjemmel for å unnta et dokument, så plikter kommunen alltid å vurdere meroffentlighet, jf. offhl. 11. Det er ikke noe vilkår at dokumentet i sin form eller sitt innhold fremtrer som et foreløpig notat, utkast eller lignende. Det var riktignok opprinnelig denne type arbeidsdokumenter dette unntaket tok sikte på å skjerme, se offvl nr. 1, slik den opprinnelig lød, hvor unntaket gjaldt «[f]orslag, utkast, betenkninger og andre lignende arbeidsdokumenter, utredninger eller rapporter». Her var poenget å skjerme avgiversiden, for å muliggjøre en mer uformell og uforpliktende utveksling av notater og utkast uten at innholdet av disse ble offentlig kjent.... En ikke helt upraktisk begrensning ligger likevel i at det som hovedregel er et vilkår for å bruke denne unntakshjemmelen at dokumentet ikke er sendt ut av organet. Adgangen til å unnta dokumentet går tapt dersom det blir utlevert, enten i original eller i kopi, for eksempel til en part i saken. Da oppfattes ikke dokumentet lenger som utarbeidet (bare) for den interne saksforberedelsen i organet. (sitat. Gyldendal Rettsdata, Bernt) Det er mulighet for at for eksempel referater fra møtene i arbeidsgruppa kan unntas, med grunnlag i 14, så lenge dette ikke er sendt ut av organet, men det vil også her måtte foretas en konkret vurdering av det enkelte dokument. Fordeler og ulemper med ulike organiseringsformer for utpeking av styremedlemmer Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: x Økonomiske forhold x Juridiske forhold x Personalspørsmål x Organisasjonsspørsmål x Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet x Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet:

9 Arbeidsgruppen ble på møte 14. juni enige om å beskrive følgende alternativer: 1. Styremedlemmer utpekes av en profesjonell aktør, f. eks Styreakademiet Østfold 2. Styremedlemmer utpekes av rådmannens eierskapsteam 3. Styremedlemmer utpekes av kommunestyret etter hvert kommunevalg 4. Formannskapet utpeker styremedlemmer til selskap med strategisk og/eller politisk interesse. Øvrige styremedlemmer utpekes av rådmannens eierskapsteam. Beskrivelse Krav til egnethet, kompetanse og kontinuitet Kostnader og tidsbruk Sette ut jobben til en profesjonell aktør En profesjonell aktør har samlet en base med kvalifiserte styremedlemmer og kan foreslå høyt kompetente og habile personer ut i fra disse. Kan ta hensyn til kontinuitet Styreakademiet Østfold antydet i 2016 en pris på kr per styremedlem de kvalitetssikrer for styrejobben. Prisen blir trolig mye lavere ved en fast avtale/ kvantumsrabatt. Administrasjon og politikere kan ta seg av andre viktige oppgaver Rådmannens eierskapsteam alene Rådmannens eierskapsteam må selv bruke tid på å bygge opp en base med egnede og kvalifiserte personer og sørge for kontinuitet Ingen direkte kostnader. Administrasjonen må nedprioritere andre oppgaver. Politikere får frigjort tid til andre oppgaver Kommunestyret alene utpeker styremedlemmer etter hvert kommunevalg Kommunestyret må hvert fjerde år sette seg inn hvilke selskap som trenger styremedlemmer og hva slags kompetanse de mener bør besittes. Politiske interesser kan bli viktigere enn kompetanse og kontinuitet Eventuelt honorar til politikere hvis ikke jobben gjøres som del av konstituering av nytt kommunestyre. Kommunestyret får en stor og intensiv jobb etter hvert kommunevalg med å utpeke egnede kandidater, samt evt ekstrajobb med å erstatte styremedlemmer underveis Formannskap til strategiske foretak, rådmannens eierskapsteam til de øvrige foretak Formannskapet må bli enig om kompetansekrav til styremedlemmene i de strategiske selskapene og selv søke å finne egnede kandidater. Rådmannens eierskapsteam må bygge opp en base med egnede og kvalifiserte personer for de øvrige foretakene og sørge for kontinuitet Ingen direkte kostnader til administrasjon. Eventuelt godtgjørelse til politikere hvis det utnevnes et politisk utvalg. Tidsbruken med å finne kandidater blir fordelt mellom politikere og administrasjon. En politisk prosess med å foreslå og vedta egnede kandidater er mer tidkrevende enn om administrasjonen/ profesjonelle gjør jobben Øvrige forhold ved eiermeldingen Kapittel 3.14 Oppfølging av kommunalt eide og deleide foretak I eiermeldingens kapittel 3.14 heter det om oppfølging av kommunalt eide og deleide foretak: Den grunnleggende kontrollformen kommunen har som eier er gjennomgangen av selskapenes årsmøtedokumenter. Som eier skal kommunen utarbeide en analyse av selskapets situasjon ut i fra sine forventninger. Rådmannen har i 2016 innhentet vedtekter, årsberetning og årsregnskap for samtlige foretak som er omfattet av eiermeldingen. Det har ikke vært kapasitet til å utarbeide analyse av hvert enkelt selskapet ut i fra kommunens forventninger, og på nåværende tidspunkt kan ikke rådmannen prioritere dette.

10 Kapittel 3.14 endres til: Den grunnleggende kontrollformen kommunen har som eier er gjennomgangen av selskapenes årsmøtedokumenter. Som eier kan kommunen utarbeide en analyse av selskapets situasjon ut i fra sine forventninger ved behov. Kapittel 3.15 Kommunestyrets oppgaver I eiermeldingens kapittel 3.15 heter det om kommunestyrets oppgaver: Kommunestyret i Halden har følgende målsetting: Hvert 4. år: I konstituerende møte etter valg, å oppnevne styremedlemmer til kommunale foretak og medlemmer til generalforsamlinger/representantskap hvor Halden kommune har eierinteresser. Oppnevne kontrollutvalg Avholde eierseminar hvor kommunens eierskap er tema. Formannskapet bestemmer tidspunkt og program Årlig: I første kvartal hvert år: Behandle saker til generalforsamling/representantskap og gi fullmakt til representantene i generalforsamlingene/representantskapene I første kvartal hvert år: Behandle kommunale foretak. Formannskapet bestemmer hvordan sakene skal presenteres Årlig gjennomgang av eiermeldingen Etter behov: Treffe vedtak om opprettelse av kommunale foretak Fastsette vedtekter for kommunale foretak Behandle lovpålagte oppgaver som ikke kan delegeres Justere eiermeldingen Oppfølging av kommunestyrets oppgaver Kommunestyret og den oppnevnte arbeidsgruppen har kontinuerlig oppnevnt styremedlemmer der det er aktuelt, og kommunestyret har oppnevnt kontrollutvalg. Det er foreløpig ikke avholdt eierseminar eller fastlagt tidspunkt og program for seminaret. Rådmannen kontakter KS og avklarer om de kan holde et eierseminar for kommunestyret hvor kommunens eierskap er tema. I eiermeldingen står det at kommunestyret hvert første kvartal skal behandle saker til generalforsamling/representantskap og gi fullmakt til representantene i generalforsamlingene/ representantskapene. Dette har ikke blitt gjort. Det vanlige er at selskapene sender ut sakspapirer to uker i forveien, og at generalforsamling- /representantskapsmøter avholdes gjennom hele våren. Gjennom siste driftsår erfarer rådmannen at det ikke vil være ressursmessig forsvarlig å innkalle kommunestyret med slik hyppighet for å gå igjennom enkeltselskaper. I saken om vedtektsendring i Østfold Energi ble fullmakt/vedtektsendring behandlet politisk på høsten utenom ordinær generalforsamling. Det foreslås at ordlyden i eiermeldingen endres til: Årlig: Behandle saker til generalforsamling/representantskap og gi fullmakt til representantene i generalforsamlingene/representantskapene etter behov

11 Kapittel 3.15 Administrasjonens oppgaver I eiermeldingens kapittel 3.15 heter det om administrasjonens oppgaver: Rådmann vil ha fokus på eierskapspolitikk og vil hvert år legge fram en Eiermelding for kommunestyret i første halvår. Her vil endringer i kommunens eierskap i selskaper og foretak bli belyst, samt en vurdering av hvorvidt kommunen skal tre ut av selskaper eller opprette/bli medeier i selskaper. Videre vil aktuelle temaer tilknyttet kommunalt eierskap bli behandlet i meldingen. Protokollene fra samtlige generalforsamlinger legges fram for kommunestyret i september. Da vil Rådmann både gi kommentarer til enkeltselskap og til utviklingen av selskapene samlet sett. Målsetningen er at eiermeldingen skal oppdateres jevnlig, og Rådmann er ansvarlig for at oppdatert versjon av eiermeldingen er tilgjengelig på kommunens hjemmesider og i service senteret. Rådmann vil oppfordre styrene til å gjennomføre egen opplæring. I tillegg vil Rådmann invitere til et felles seminar for styremedlemmer fra alle selskaper med kommunal eierandel. Her vil hovedtemaet være å informere om kommunens eierskapspolitikk og viktige retningslinjer fra kommunestyret, faglige seminarer, samt opplæring av nye styremedlemmer. Endringer i kommunens eierskap og tilskudd Rådmann har i 2016 innhentet vedtekter, årsberetning og årsregnskap for samtlige foretak som er omfattet av eiermeldingen. Informasjon om hvordan styremedlemmer skal velges, valgperiode, opplysninger om styrehonorar og nye styremedlemmer er lagt inn i eiermeldingen. Kommunens forventninger til hvert selskap er beskrevet i eiermeldingen. Oppdatert eiermelding legges ved denne saken. Rådmann er representert i samtlige interkommunale selskap, samt Brannsentral Øst AS. I selskap som mottar støtte ut over kr i året er Rådmann representert i styret som styremedlem eller observatør i NCE, Regionalpark Haldenkanalen, Halden Turist, Opera Østfold og Frivilligsentralen. Videre er Rådmann representert i Halden Utvikling, Storgata 7 Halden, Drivhuset Østfold, Smart Innovation Norway. Rådmann har hatt eiermøter med Halden Arbeid og Vekst, Halden Byutvikling, Østfold Energi. Halden kommune har ingen styrerepresentasjon i Inspiria Eiendom AS hvor kommunen eier 0.64%. Forøvrig er Halden kommune representert ved enten administrasjon eller politisk valgte representanter. Ut fra kjennskap til selskapene som beskrevet over, ser ikke Rådmann at det er grunnlag for å selge seg ut av noen av foretakene på nåværende tidspunkt. Norwegian Centres of Expertise, NCE Halden kommune har gitt støtte til NCE siden oppstart i 2007, de siste årene har tilskuddet vært kr. 1 million i året. NCE sitt 10-årige program utløper i 2017, og det er derfor aktuelt å vurdere videre tilskudd. I Strategisk Næringsplan for har kommunestyret gitt sin tilslutning til Halden kommunes mål for perioden. Samarbeidet med NCE er ett av kommunens fire delmål: Videreføre støtte til NCE og være en spennende og krevende bidragsyter. Halden kommune viderefører støtten slik at NCE kan fortsette å omsette teknologi innen energi og IT til nye kunnskapsbaserte arbeidsplasser. Kommunen forutsetter at NCE lager møteplasser for næringsklyngen og kommunen, hvor ideer fra forskning og utvikling kan kommersialiseres, at NCE aktivt bidrar til markedsføring av byen, og at NCE bidrar til å øke utdanningsnivået i byen

12 med bl.a. samarbeid om kompetanseutvikling med HIØ, kommunen og Halden vgs om nye IT studier. Protokoll fra generalforsamlinger Ordinær generalforsamling avholdes normalt på våren når årsregnskapet er revidert. Rådmann innhentet protokoll fra generalforsamlinger inkl årsregnskap og årsberetning for 2015, og vil søke å innhente dette også for 2016 gjøre dette tilgjengelig for kommunestyret på kommunens hjemmesider. Rådmann søker å gi kommentarer til utviklingen av selskapene høsten 2017 i den grad det er tilgjengelige administrative ressurser til dette. Opplæring av styremedlemmer Rådmann oppfordrer alle selskapene til å gjennomføre egen opplæring av styremedlemmer. Halden kommune har inngått medlemskap i Styreakademiet i Østfold. Medlemskapet gir alle styremedlemmer som representerer Halden kommune tilgang til faglige møter og seminarer i regi av akademiet, se I hht eiermeldingen skal det holdes et introduksjonsprogram for nye styremedlemmer med opplæring i ansvar og rolle som kommunalt oppnevnt styremedlem, bekjentgjøring av innholdet i eiermeldingen og prinsippene for kommunalt eierskap, samt å formidle forventningene kommunen har, også i forhold til resultatkrav. I tillegg vil Rådmann invitere til et felles seminar for styremedlemmer fra alle selskaper med kommunal eierandel. Her vil hovedtemaet være å informere om kommunens eierskapspolitikk og viktige retningslinjer fra kommunestyret. Rådmannens eierskapsteam har per dd dessverre ikke hatt kapasitet til å gjennomføre introduksjonsprogrammet og felles styreseminar. Konklusjon Den største diskusjonen rundt eiermeldingen har vært hvordan Halden kommune skal utpeke styremedlemmer til de selskapene som omfattes av eiermeldingen. Opprinnelig anbefalte Rådmannen at dette blir gjort av tre administrative representanter, samt en fra posisjon og en fra opposisjon. Dette ble nedstemt i kommunestyret og endret slik at det ble et flertall av tre personer valgt av kommunestyret og to administrative representanter. Etter første års drift mener Rådmannen at denne løsningen ikke fungerer, også på grunn av kapasitetsproblem innenfor avsatte ressurser, og foreslo å gå tilbake til modellen hvor kommunestyret velger styremedlemmene selv. Dette ble nedstemt av kommunestyret, og rådmannen ble bedt om å se på andre løsninger. I denne saken er det beskrevet fire ulike modeller. En profesjonell aktør med en stor base med kvalifiserte styremedlemmer kan sikkert levere faglig kompetente og upartiske styremedlemmer ut i fra gitte instrukser. Dette vil frigjøre tid og kapasitet for både politikere og administrasjon. Det er ikke innhentet eksakt pris på denne tjenesten, men ifølge en rask sondering vil det beløpet seg til flere hundre tusen kroner i merkostnad per budsjettår. Rådmann mener en delt løsning mellom formannskap og administrasjon er det beste: 1. For selskap med strategisk og/eller politisk interesse skal Formannskapet utpeke styremedlemmer overfor valgkomite/generalforsamling. Dette inkluderer: Aksjeselskap AS Halden Arbeid og Vekst AS % Østfold Energi AS 7.14% Halden Byutvikling AS % Halden Utvikling AS 20,00 %

13 Foretak som mottar fast støtte over kr fra kommunen: Det norske Blåseensemble Anno 1734 Opera Østfold Fredriksten Festning Regionalpark Haldenkanalen 2. Rådmannens eierskapsteam foreslår styremedlemmer overfor valgkomite/generalforsamling til Dette inkluderer: Interkommunale selskap som utfører tjenester på vegne av kommunen Selskap hvor kommunen har en ubetydelig eierandel Selskap som er mer preget av operativ drift enn strategiske/politiske interesser Interkommunale selskap Eierandel Østfold Interkommunale Arkivselskap Iks 6.12% Østfold Kommunerevisjon Iks 14.00% Driftsassistansen i Østfold Iks 9.71% Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning, IUA Østfold 5,5% Aksjeselskap AS Haldenvassdragets Kanalselskap AS 15.48% Smart Innovation Norway AS 3,16% Storgata 7 Halden AS 100,00% Inspiria Eiendom AS 0.64% Drivhuset Østfold AS 33,3% Alarmsentral Brann Øst AS 0.92% Foretak som mottar fast støtte over kr fra kommunen: Stiftelsen Halden Historiske Samlinger Stiftelsen Rød Herregård Stiftelsen Eva Krisesenter Halden Frivilligsentral Halden Turist NCE Halden registrert som Smart Innovation Østfold AS Arbeidsmengden med å følge opp eiermeldingen har vært svært krevende i forhold til avsatte ressurser, og det vil være behov for en kost/nytte vurdering av denne innsatsen.> Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Jens-Petter Berget>