MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET

Transkript

1 Klæbu kommune MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET Møtested: Klæbu kommune - kommunestyresalen Møtedato: Tid: 16:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf eller på e-post til: sentralbord@klabu.kommune.no Medlemmer som kan være inhabile i en sak blir bedt om å melde fra om dette slik at varamedlem kan kalles inn. Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel SAKSLISTE 71/12 12/7 Referater og meldinger - formannskap/kommunestyre 72/12 12/593 Økonomirapporter /12 12/616 Valg av framtidig pensjonsleverandør 74/12 12/261 Omsorgsboliger/avlastningsboliger /12 12/1078 Organisering av økonomi-, lønns- og personalkontoret 76/12 12/1080 Organisering av IKT-kontoret - Analyse av dagens organisering 77/12 11/40 Reguleringsplan for Sørborgen 78/12 12/194 Åpenhetsindeks for norske kommuner

2 79/12 11/2457 Valg av forliksrådsmedlemmer for perioden /12 12/87 Interpellasjoner til kommunestyremøtet 4. oktober 2012 I starten av møtet vil Julius Maske orientere om/presentere Klæbu næringsforum. Til sak 77/12 Reguleringsplan for Sørborgen, er det lagt til et vedlegg nr.13. Middag ca. kl Klæbu, Jarle Martin Gundersen ordfører

3 Sak 71/12 Referater og meldinger - formannskap/kommunestyre Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 71/12 Kommunestyret /12 Formannskapet Formannskapets innstilling Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg Rapport over refererte journalposter tom Rapport over delegerte vedtak Økonomiske og administrative konsekvenser Saken har ikke økonomiske eller administrative konsekvenser. Side 3 av 34

4 Sak 72/12 Økonomirapporter Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Daniel Kvisten Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 72/12 Kommunestyret /12 Formannskapet Formannskapets innstilling Kommunestyret tar økonomirapport 3 til etterretning Kommunestyret vedtar følgende budsjettendringer: 1. Investeringsregnskapet Omprioritering Prosjekt Endret Forklaring beløp 9806 Kommunale veier asfaltering Ordfører Nerviksvei til Ståggåveien 9807 Oppgradering av Ståggåveien Fullføring av Ståggåveien 9804 Sagmyra Ikke disponert til prosjektet til Ståggåveien 9825 Eiendomsavsetning Overskudd etter mer salg enn budsjettert 9849 Gjellan Trøåsen Detaljprosjektering kommunens areal 9844 Standardheving bygg Brannsikringsarbeider Omdisponering fra balansekonto : Prosjekt Beløp Forklaring Rydland tomteområde ,72 Overskytende kapital ved fullføring av utviklingen av tomteområdet 9844 Standardheving bygg Brannsikringsarbeider 9841 Kvikkleire Rydland ,72 Forundersøkelser 2. Driftsregnskapet Sparte kostnader fra streik foreslåes omdisponert til å dekke merforbruk innenfor omsorgstjenestene. Ca kr tas fra rådmannen, skolene og barnehagene. Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Side 4 av 34

5 Sak 72/12 Rådmannens innstilling Kommunestyret tar økonomirapport 3 til etterretning Kommunestyret vedtar følgende budsjettendringer: 1. Investeringsregnskapet Omprioritering Prosjekt Endret Forklaring beløp 9806 Kommunale veier asfaltering Ordfører Nerviksvei til Ståggåveien 9807 Oppgradering av Ståggåveien Fullføring av Ståggåveien 9804 Sagmyra Ikke disponert til prosjektet til Ståggåveien 9825 Eiendomsavsetning Overskudd etter mer salg enn budsjettert 9849 Gjellan Trøåsen Detaljprosjektering kommunens areal 9844 Standardheving bygg Brannsikringsarbeider Omdisponering fra balansekonto : Prosjekt Beløp Forklaring Rydland tomteområde ,72 Overskytende kapital ved fullføring av utviklingen av tomteområdet 9844 Standardheving bygg Brannsikringsarbeider 9841 Kvikkleire Rydland ,72 Forundersøkelser 2. Driftsregnskapet Sparte kostnader fra streik foreslåes omdisponert til å dekke merforbruk innenfor omsorgstjenestene. Ca kr tas fra rådmannen, skolene og barnehagene. SAKSUTREDNING Vedlegg Økonomirapport Saksopplysninger Rådmannen legger med dette fram Økonomirapport til politisk behandling ( se vedlegg ) Økonomiske og administrative konsekvenser Ingen utover rådmannens innstilling Side 5 av 34

6 Sak 73/12 Valg av framtidig pensjonsleverandør Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Daniel Kvisten Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 73/12 Kommunestyret /12 Formannskapet Formannskapets innstilling Klæbu Kommune melder tjenestepensjon ut av Storebrand Klæbu Kommune inngår avtale med KLP om levering av tjenestenpensjon fra Engangsutbetaling til KLP delfinansieres over tilleggsavsetningene i Storebrand Endrede kostnader tas inn i økonomiplan Formannskapet behandling : Orientering ved Jan Fredriksen fra Willis AS. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling Klæbu Kommune melder tjenestepensjon ut av Storebrand Klæbu Kommune inngår avtale med KLP om levering av tjenestenpensjon fra Engangsutbetaling til KLP delfinansieres over tilleggsavsetningene i Storebrand Endrede kostnader tas inn i økonomiplan SAKSUTREDNING Vedlegg Referat drøftingsmøte Rådgivers evalueringsrapport Saksopplysninger Basert på vedtak i kommunestyret, sak 12/616, er det innhentet tilbud og gjennomført evaluering av mulige tilbydere av tjenestepensjon. Det kom inn totalt 3 tilbud på anbudsforespørselen. Alle disse var godkjent ihht. godkjenningskravene i anbudsdokumentet. De tre var KLP, Storebrand og DNB. Side 6 av 34

7 Sak 73/12 Rådgiver fra Willis AS gikk så igjennom tilbudene og analyserte dem før en endelig score ble gitt som grunnlag for valg av tjenestepensjonsleverandør. Utfallet av analysen og gjennomgangen til Willis AS ser slik ut: Denne analysen gir KLP som anbudsvinner og det er spesielt på total økonomi de er best. I faktoren totaløkonomi finner vi alle momenter som er knyttet til kostnadene ved pensjonsordningen. Av evalueringen framstår det at KLP total økonomisk er 1,7 mill. kr. billigere enn Storebrand og 0,7 mill. kr. billigere enn DNB. Disse avvikene skyldes prissettingen av den risiko selskapene ønsker kompensert for å forvalte pensjonsporteføljen. Områdene total økonomi, soliditet, historisk avkastning og historisk premie er vurdert etter objektive, nøytrale, beregninger og det vises således til rådgivers beregningsmodell for ytterligere spesifisering av disse. Service indikatoren er en blanding av objektive- og subjektive kriterier. Her er det sammenfall med Klæbu Kommunes opplevelser av Storebrand. Det har over tid vært et kundeforhold preget av lang saksbehandlingstid og lav svar frekvens ved spørsmål. Videre utredning om kriterier utdypes ytterligere i vedlegg Evalueringsrapport. Det vil ved overgang fra Storebrand til KLP bli krevet et innskuddsbeløp. Dette dekkes omtrent med tilleggsavsetningene i Storebrand. Skulle det ved oppgjørstidspunktet være differanse mellom disse beløpene vil dette redegjøres for i Kommunestyret eller Formannskap. Andre endrede kostnader vil tas inn i økonomiplan når disse er klargjort i etterkant av oppgjøret mellom Storebrand og KLP. Side 7 av 34

8 Sak 74/12 Omsorgsboliger/avlastningsboliger Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Tore Flatmo Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 74/12 Kommunestyret /12 Formannskapet /12 Utvalg for helse og omsorg Formannskapets innstilling 1) Kommunestyret slutter seg til forslaget om forprosjektering av omsorgsboliger og avlastningsboliger, basert på alternativ 4 i prosjektrapport av ) Utgifter til forprosjektering, kr ,-, innarbeides i budsjettet for Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Utvalg for helse og omsorgs innstilling 1) Kommunestyret slutter seg til forslaget om forprosjektering av omsorgsboliger og avlastningsboliger, basert på alternativ 4 i prosjektrapport av ) Utgifter til forprosjektering, kr ,-, innarbeides i budsjettet for Utvalg for helse og omsorg behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling 1) Kommunestyret slutter seg til forslaget om forprosjektering av omsorgsboliger og avlastningsboliger, basert på alternativ 4 i prosjektrapport av ) Utgifter til forprosjektering, kr ,-, innarbeides i budsjettet for SAKSUTREDNING Vedlegg Prosjektrapport, datert Side 8 av 34

9 Sak 74/12 Saksopplysninger Handlingsprogrammet , punkt forutsetter bygd 12 omsorgsboliger og avlastningsboliger, 6 i 2013 og 6 i 2015, og hvor målgruppen er funksjonshemmede og personer som trenger avlastning. Boligene forutsettes bygd med personalbaser. Rådmannen har satt ned en egen prosjektgruppe for å vurdere ulike alternativer og komme med en anbefaling om valg av alternativ. I prosjektgruppens arbeid har aktuelle private prosjekt under planlegging, så vel som bygging i egen regi, vært vurdert. For alle alternativer har hensynet til faglige, funksjonelle, driftsmessige og økonomiske hensyn og avveininger ligget som en klar forutsetning. Prosjektgruppen har vurdert følgende alternativer: Leilighetsprosjekt i Vikingveien Build Group AS Leilighetsprosjekt Klæbu Torg Hent Bolig Nybygg i to byggetrinn i egen regi ( 6 enheter i 2013 og 6 enheter i 2015) Nybygg i ett byggetrinn realisert i 2014 Ut fra en totalvurdering anbefaler prosjektgruppen at det utarbeides et forprosjekt basert på det siste alternativet. Prosjektgruppen har da særlig lagt vekt på to hensyn: At dette alternativet for kommunen er det økonomisk sett mest fordelaktige At alternativet vil gi muligheter for maksimal tilpasning til de spesielle behovene og kravene som stilles til denne type boliger Kostnadene til forprosjektering er estimert til kr ,- og foreslås innarbeidet i budsjettet for Vurdering Rådmannen er enig i prosjektgruppens anbefaling med hensyn til valg av alternativ for forprosjektet. Rådmannen legger da avgjørende vekt på at dette alternativet er det som framstår som det beste, så vel kostnadsmessig som faglig. Økonomiske og administrative konsekvenser Utgifter til forprosjektering er estimert til kr ,-. Forprosjektet har ingen administrative konsekvenser. Forprosjektet vil avklare bemanning og totale driftskostnader for det ferdige boligprosjektet. Side 9 av 34

10 Sak 75/12 Organisering av økonomi-, lønns- og personalkontoret Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Olaf Løberg Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 75/12 Kommunestyret /12 Formannskapet /12 Partssammensatt utvalg /12 Arbeidsmiljøutvalget Formannskapets innstilling: 1. Kommunestyret ønsker ingen konkurranseutsetting av driften ved Økonomikontoret og Personalkontoret. Dette er ikke til hinder for at visse arbeidsoperasjoner kan utføres utenfor kommunen. 2. Rådmannen anmodes om å ta nødvendige grep for å modernisere og effektivisere driften, slik at bemanningsbehovet og kostnadsforbruket reduseres tilsvarende 0.5 årsverk over tid. Tiltak i den forbindelse behandles i budsjettprosessen for Formannskapet behandling : Rådmannen endret innstillingens pkt.1. Kommunestyret ønsker ingen konkurranseutsetting av driften ved Økonomikontoret og Personalkontoret. Dette er ikke til hinder for at visse arbeidsoperasjoner kan utføres utenfor kommunen. Kai Nordseth ba om vurdering av egen habilitet. Formannskapet anser Nordseth for å være habil i saken. Ved votering ble rådmannens endrede innstilling enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret ønsker ingen konkurranseutsetting av driften ved Økonomikontoret og Personalkontoret. Dette er ikke til hinder for at visse arbeidsoperasjoner kan utføres utenfor kontorene. Side 10 av 34

11 Sak 75/12 2. Rådmannen anmodes om å ta nødvendige grep for å modernisere og effektivisere driften, slik at bemanningsbehovet og kostnadsforbruket reduseres tilsvarende 0.5 årsverk over tid. Tiltak i den forbindelse behandles i budsjettprosessen for SAKSUTREDNING Vedlegg - Referat fra drøftingsmøte Saksprotokoll fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Saksprotokoll fra møte i Partssammensatt utvalg Saksopplysninger Grunnlaget for saksframlegget er K-sak 70/11 av Handlingsprogram som bl.a. lyder slik: " Som et ledd i innsparingsarbeidet anbefaler kommunestyret at Rådmannen gjennomfører analyser av om funksjoner som i dag løses i regi av kommunen kan gjennomføres bedre og/eller billigere i samarbeid med andre." Prosess Det ble etter møte med tillitsvalgte satt opp en gruppe hvor representanter fra tillitsvalgte, personalsjef, økonomisjef, hovedverneombud, ansatte og representanter for brukerne av tjenestene deltok. Gruppen har gjennomført en SWOT-analyse av dagens organisering etter en modell hvor man ser på flere dimensjoner ved driften av kontorene. En SWOT analyse består av å gruppere ulike deler av det som analyseres innenfor kategoriene Styrker, Svakheter, Muligheter og Trusler. Til dette benytter man gjerne en matrise : Side 11 av 34

12 Sak 75/12 Det ble i prosessen avholdt to møter i SWOT-gruppen, i tillegg har fagkontorene avholdt interne møter. Dette for å få fram alle meninger og oppfatninger om kontorene slik de framstår i dag. Resultat av prosess SWOT-analyse av Økonomi og Lønn-personalkontoret ved dagens organisering Styrker - Høy fagkunnskap - Lang og relevant fartstid - Kompetanseoverføring på tvers av kontorene - Serviceevne - brukerundersøkelse - Kvalitet ren revisjonsberetning - Punktlig og effektiv - Nærhet o Personlig o God lokal kunnskap / kort vei - Gode samarbeidsevner både internt og eksternt mot ytre enheter - Fleksibel og endringsvillig - Godt arbeidsmiljø - Lavt fravær - Eierskap til oppgavene - Vilje til å anvende ny teknologi Svakheter - Tid og midler til utviklingsarbeid - Opplæringskapasitet begrenses av økonomiske midler - Ikke tradisjon for innleie - Utdaterte systemer ( data ) gir dårligere effektivitet - Mangler Controller / økonomirådgiver - Manglende vedlikehold av rutiner - Manglende supportavtale med systemleverandør Muligheter - Ny teknologi gir økt effektivitet - Utvikle lokaleløsninger / skreddersøm - Styre utviklingen / ha eierforhold til - Spisskompetanse i eget hus - Dyktig- og selvstendiggjøring av ledere - Utviklingspotensialet - Utfordre hverandre mer - Bli sammenvevd igjennom felles system Trusler - Ryktebørsen usikkerhet knyttet til egen arbeidsplass o Outsourcing o Kommune sammenslåing - Politikernes bevissthet til administrasjon o Nedskjæringer o Arbeidsgiver ansvaret Side 12 av 34

13 Sak 75/12 - Andres forståelse av oppgavene både i omfang og kompleksitet - Omdømme - Turnover o Tap av kompetanse o Tap av egen verdiutvikling - Dagens system ( data ) Styrker ved dagens organisering Styrkene og mulighetene knytter seg hovedsakelig til to områder. Det ene er våre ansatte som igjennom lang fartstid og høy kompetanse er en klar styrke for organisasjonen. Lavt sykefravær og fleksibel tilnærming til utfordringer er også styrker knyttet til våre nåværende ansatte. Lokalisering og lokalkunnskap er også en styrke som man finner i dagens organisering. Denne viser seg igjennom at effekten av fysisk nærhet som trekkes fram som en styrke ved dagens organisering. For ytre enheter vil det oppleves som en stor utfordring hvis de lokale fagkontorene forsvinner. Dette betyr at det ikke alltid vil være noen med lokal kunnskap å diskutere problemstillinger knyttet de daglige oppgavene innenfor fagområdene. Det vil også bety at den fleksibilitet som finnes i kontorene i dag vil begrenses og bli mer rigide. Kommuner som har løst disse oppgavene igjennom ekstern organisering nevner dette som et spesielt område hvor de opplevde utfordringer. Her har det vært dialog med Malvik kommune, Selbu kommune og Værnesregionen. Eierskap til å løse kommunens oppgaver knytter seg også til lokal tilhørighet. Dette vil svekkes ved ikke å ha tjenestene samlet lokalt i rådhuset. Uavhengig av løsning vil det være vanskelig å finne alternativer som har samme eierskap til både oppgavene og kommunen. Muligheter ved dagens organisering Mulighetene er selvbeskrivende i SWOT-analysen og krever økte bevilgninger i form av driftsmidler og / eller investeringsmidler for å kunne innfris. Det kan også være mulig å oppnå noen av mulighetene igjennom reorganisering av kontorene. Dagens organisering gir muligheter, både igjennom anvendelse av nye teknologi og ved reorganisering av arbeidsprosessene. Teknologi som automatiserer flere av dagens manuelle oppgaver vil kunne gi bedret kapasitet. Kapasitet som videre kan anvendes til å møte en del av det som i dag er oppført som trusler og svakheter. Omorganisering av kontorene er en annen mulighet som kan skape økt kapasitet og mulighet for både å ta tak i muligheter samt å minimere svakheter og trusler. Det er alarmerende for begge kontor at de pr 2012 har systemer som er utdaterte og ikke har mulighet til å ta i bruk løsninger som kreves i dag. I tillegg er lønns og personalsystemet i ferd med å bli utrangert fra software leverandørens produktportefølje. Dette vil kunne skje allerede fra Svakheter ved dagens organisering Svakhet Risiko Alvorlighetsgrad Side 13 av 34

14 Sak 75/12 Tid og midler til utviklingsarbeid - Effektivitetstap - Oppfølging av lovkrav Opplæringskapasitet til ytre enheter Personell - Innleie - Controller Systemer Manglende vedlikehold av rutiner Supportavtale Får ikke ut potensialet grunnet manuelle løsninger Dagens systemer utvikles ikke for å møte framtidens krav Stort sprik i nivå blant ytre enheter, skaper kvalitets- og kommunikasjonsutfordring Stor arbeidsbelastning Manglende kontroll og fokus på økonomistyring Greier ikke innfri lovkrav og krav fra brukerne Skaper personavhengighet gir sårbarhet Kostnadskrevende når dette trengs, ineffektivt. Alvorlig Kritisk Middels alvorlig Middels alvorlig Ikke alvorlig Alvorlig / kritisk Alvorlig Ikke alvorlig Trusler ved dagens organisering Trussel Risiko Alvorlighetsgrad Politiske styringssignaler gir usikre arbeidsplasser Kommunens omdømme Skaper usikkerhet og flukt Intern og ekstern misnøye med manglende oppdaterte løsninger Alvorlig Alvorlig Høy turnover Gir kompetanseutfordringer Alvorlig System Ingen videreutvikling i de systemene kontorene benytter Kritisk Vurdering Det vil være mulig med dagens bemanning å greie å opprettholde alle styrker som Swotanalysen viser. Skal man derimot lukke eller minimere svakheter og trusler må det tilføres midler i form av investeringsmidler og / eller driftsmidler. Igjennom å få byttet ut dagens system kan man hente effektiviseringsgevinster som videre kan benyttes til å lukke avvik hvor det er kapasitet som er utfordringen. Risiko som knytter seg til andres oppfatning, omdømme, eller unormal turnover lukkes best igjennom arbeid internt med arbeidsmiljø og synlighet i organisasjonen. Dette er avvik som Side 14 av 34

15 Sak 75/12 man over tid kan arbeid målrettet med for å lukke. Press om omorganisering og usikkerhet knyttet til kontorenes status er faktorer som direkte påvirker turnover. Igjennom ro og forutsigbarhet vil disse risikoer kunne minimeres. Alternative løsningsforslag : 1. Videreutvikle dagens driftsmodell: Denne løsningen gir som utgangspunkt en situasjon slik SWOT analyse viser med de svakheter og trusler dette medfører. Det vil også i denne løsningen bli arbeidet mot å minimere risiko samt og bygge en moderne organisasjon. Gjennom å investere i nytt økonomi- og lønn-personal system vil kontorene kunne frigi kapasitet over tid. 2. Konkurranseutsettingsalternativet Alternativet vil medføre at en del av styrkene ved dagens organisering forsvinner, eks. nærhet og lokalkunnskap. For å kompensere for disse manglene foreslåes det at man beholder to årsverk i tillegg til personalsjef og økonomisjef. Personalkonsulenten skal bistå i personalforvaltningen, mens økonomirådgiveren er tiltenkt en rolle inn mot økonomistyring og kostnadskontroll. Løsningen vil kunne skape en raskere moderniseringstakt i form av at et større fagmiljø som ivaretar utviklingen som skjer innenfor fagene. Denne løsningen vil kunne minimere en del av de risikoene som vi finner ved dagens organisering. Økonomivurdering av de to alternativene: Videreutvikle dagens driftsmodell Konkurranseutsettningsalternativet Enhets Enhets Stillinger Antall kostnad Kostnad Antall kostnad Kostnad Regnskapsleder Økonomirådgiver Regnskapskonsulent 2, Personal konsulent Lønnskonsulent Tjensteavtale* Personalkonsulent 1, lønn 1 åv - regnskap 2 åv Totalkostnad 5, * - basert på estimat fra innhentet kostnadsoverslag som stipulerer 2,5 3 årsverk for å svare for Klæbu kommunes behov I kalkylen er innhentet kostandsoverslag som benyttes som eksempel. Aktuelle aktører vil være både private firma, interkommunale foretak og andre kommuner, eksempelvis Trondheim og Melhus. Vedr: IT kostnader Både ved utvikling av dagens driftsmodell og ved konkurranseutsetting vil en måtte påregne kostnader til oppgradering av IT-systemer, enten her i Klæbu eller hos leverandør. Noe stordriftsfordeler kan påregnes ved innkjøp hos leverandør. Referanser fra kommuner med konkurranseutsatte tjenester Det har vært kontakt mellom Klæbu kommune og kommuner i nærområdet for å avsjekke hvordan det virker å ha konkurranseutsatt nevnte funksjoner. Side 15 av 34

16 Sak 75/12 Tilbakemeldingene er positive og det er få negative innvendinger til organiseringen. For noen har det vært negativt at det er en motpart som stiller krav til hvordan innsendt informasjon skal se ut, men dette er ting som over tid har bedret seg. Det meldes tilbake at det spesielt innenfor økonomiområdet er bedring da man har funnet tid til å styrke prosjekt- og økonomistyring etter konkurranseutsetting. For lønnspersonalområdet meldes det at overgangen var stor da ufullstendige skjemaer osv. ble returnert for korreksjon og at dette gav noe støy i startfasen. Konsekvenser for ansatte ved konkurranseutsetting En eventuell konkurranseutsetting vil medføre utfordringer knyttet til ansatte. En konkurranseutsetting av enten begge kontorer eller alternativt deler av kontorene vil sannsynligvis være å betrakte som en virksomhetsoverdragelse. Hensynet til de ansatte i en slik prosess vil alltid veie tungt. Dette betyr at deres rettigheter både til reservasjon og omstillingsavtaler må veies tungt i prosessen med en eventuell virksomhetsoverdragelse. Her vil rådmannen i såfall kreve at de ansatte får, i en overgangsfase, ha kontorplass på Klæbu og at eventuelle tilbydere av tjenester også tilbyr de ansatte tilsvarende stilling som det de har i dag. Overdragelsen vil kunne gjennomføres da det er vakanser i avdelingene som gjør at vi pt. ikke har overflødig personell ifht. det behov som er skissert i kostnadsoverslaget. Det vil bli drøftinger med tillitsvalgte og den enkelt ansatt i forkant av konkurranseutsetting slik at rettigheter og muligheter blir ivaretatt. Fagforbundet har varslet at en ved slik virksomhetsoverdragelse vil assistere den enkelte ansatt i krav om valgrett. Valgrett innebærer at man under gitte forhold har rett til å velge tilsvarende stilling hos nåværende arbeidsgiver, og ikke kun ha reservasjonsrett slik en virksomhetsoverdragelse normalt innebærer, dvs. at stillingsvernet er vesentlig styrket ved valgrett. Under forutsetning av at ansatte tilbys likeverdige jobber innen rimelig nærhet til dagens arbeidssted er det rådmannens vurdering at valgrett ikke er relevant. Dette kan imidlertid prøves via Arbeidsretten. Konsekvensen av dette vil være at prosessen vil ta lengre tid. Fagforbundet og rådmannen er enige om at kommunestyret i denne omgang ikke kan vedta konkurranseutsetting, fordi det kun er gjennomført drøftinger ihht Hovedavtalens del B, Før eventuelt vedtak om konkurranseutsetting må drøftinger gjennomføres ihht Hovedavtalens del B, Dette er imidlertid ikke til hinder for at kommunestyret kan vedta at rådmannen skal utrede konkurranseutsetting for endelig vedtak. Konklusjon : Slik rådmannen vurderer det foreligger det 3 alternativer : 1. Konkurranseutsetting av Økonomi- og Personalkontoret Hente den gevinst som er i å komme inn i et større miljø. 2. Effektivisering av dagens driftsmodell, også ved at visse arbeidsoperasjoner kan utføres av andre utenfor kommunen 3. Ingen konkurranseutsetting, kun intern effektivisering Hente ut potensiale i nytt system og minimering av manuelle rutiner. Side 16 av 34

17 Sak 75/12 Ut fra en totalvurdering, der økonomi, risiko og ønsket om å beholde kompetente og lojale medarbeidere er veid opp mot hverandre, er rådmannen kommet til at en ikke vil anbefale alternativ 1. Alternativ 3 kan heller ikke anbefales, da det vil kunne være effektiviseringsgevinster å hente på å overlate deler av verdikjeden i de to kontorene til eksterne leverandører. Særlig er dette knyttet til elektronisk dokumentbehandling. Rådmannen anbefaler derved alternativ 2, som innebærer effektivisering av fagkontorene, dels gjennom investering i nye fagsystemer, dels gjennom at deler av arbeidsprosesser kjøpes eksternt. Det bør være realistisk med en varig effektivisering av fagkontorene samlet på 0.5 årsverk. Initielt vil innsparingen gå med til finansiering av ny software. På sikt vil dette gi reduserte kostnader. Side 17 av 34

18 Sak 76/12 Organisering av IKT-kontoret - Analyse av dagens organisering Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Olaf Løberg Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 76/12 Kommunestyret /12 Formannskapet /12 Partssammensatt utvalg /12 Arbeidsmiljøutvalget Formannskapets innstilling 1. Kommunestyret vedtar at rådmannen gis fullmakt til å utrede alle konsekvenser ved at IKT-driften konkurranseutsettes, og legge frem til beslutning sin anbefaling til kommunestyret. 2. Det tas til etterretning at Klæbu kommune har anledning til å tiltre resultatet av innkjøpsprosessen som Trondheim kommune har gjennomført vedrørende drift av IKT, og at konsekvensutredningen derfor benytter de leverandører og de vilkår som fremforhandles med Trondheim kommunes leverandører. Formannskapet behandling : Medlem Kai Nordseth fremmet følgende forslag: 1. Kommunestyret vedtar at IKT-driften fortsetter i kommunal regi, og at foreliggende SWOT-analyse legges til grunn for framtidig utvikling av enheten. 2. Som innstillingen. Ved votering ble rådmannens innstilling vedtatt med 6 mot 3 (AP) stemmer. Rådmannens innstilling 1. Kommunestyret vedtar at rådmannen gis fullmakt til å utrede alle konsekvenser ved at IKT-driften konkurranseutsettes, og legge frem til beslutning sin anbefaling til kommunestyret. 2. Det tas til etterretning at Klæbu kommune har anledning til å tiltre resultatet av innkjøpsprosessen som Trondheim kommune har gjennomført vedrørende drift av IKT, og at konsekvensutredningen derfor benytter de leverandører og de vilkår som fremforhandles med Trondheim kommunes leverandører. Side 18 av 34

19 Sak 76/12 SAKSUTREDNING Vedlegg - Referat fra drøftingsmøte Saksprotokoll fra møte i AMU Saksprotokoll fra møte i Partssammensatt utvalg Saksopplysninger Grunnlaget for saksframlegget er K-sak 70/11 av Handlingsprogram som bl.a. lyder slik: " Som et ledd i innsparingsarbeidet anbefaler kommunestyret at Rådmannen gjennomfører analyser av om funksjoner som i dag løses i regi av kommunen kan gjennomføres bedre og/eller billigere i samarbeid med andre." Prosess Det ble etter møte med tillitsvalgte satt opp en gruppe hvor representanter fra tillitsvalgte, leder IKT, hovedverneombud, ansatte og representanter for brukerne av tjenesten deltok. Gruppen skulle gjennom en SWOT-analyse se på dagens organisering etter en modell hvor man ser på flere dimensjoner ved driften av IKT-kontoret. En SWOT analyse består av å gruppere ulike deler av det som analyseres innenfor kategoriene Styrker, Svakheter, Muligheter og Trusler. Til dette benytter man gjerne en matrise : Det ble i prosessen avholdt to møter i SWOT-gruppen og et eget møte med de ansatte ved IKT-kontoret. Dette for å få fram alle meninger og oppfatninger om IKT-kontoret slik det framstår i dag. Resultat av prosess Styrker Dagens organisering har sine helt klare styrker knyttet til nærhet og lokalkunnskap. Dette kommer lett til synet igjennom at man kan utvikle løsninger basert på lokale tilpasninger og god behovsforståelse. Side 19 av 34

20 Sak 76/12 Igjennom nærhet kan det også ytes bedre service ut mot enhetene, hvilket gjør service nivået høyt. Det er lettere å opptre med fleksibilitet i en liten organisasjon hvor lokal kunnskap og nærhet er tilstede. I en liten organisasjon med et begrenset budsjett er det enklere å ha god økonomisk kontroll og flere har eierskap og oversikt over økonomien. Dette muliggjør god planlegging og kontroll på utgifter knyttet til så vel drift som investering. Muligheter Analysen viser at det ligger stort potensiale i å utvikle dagens organisasjon. Utvikling vil både medføre økte driftskostnader og økte investeringsbehov. Ved å ta ut mulighetene vil man også kunne minimere en del av svakhetene og truslene. Det vil igjennom en økt satsing være mulig å videreutvikle de elementer som er nevnt under styrker, og å lage et solid og enda bedre fungerende IKT-kontor. En økning i budsjettet for driftsmidler vil blant annet kunne gi en styrket brukerstøtte, frigivelse av kapasitet til utviklingsarbeid, samt en mer tidsriktig innretning på egenkontrollen. Økte investeringsmidler vil kunne gi en bedre IKT-beredskap, høyere sikkerhetsnivå på tjenestene og en mer moderne maskinpark. Trusler For å beskrive truslene kan en tabell brukes: Trussel Lav moderniseringstak t Tidshorison t Kort Lang Side 20 av 34 Konsekvens Sikkerhet, plattformer som snakker sammen, kan påvirke omdømme gjennom gammeldags løsninger Kostbare investeringsløft må tas i kommunen Bemanning Kort Sårbar for endringer, turnover Lang Mangler kapasitet til å ta større utviklingsløft Driftsnivå / sikkerhet Kort Lang Nede-tid på data anlegg som gir omdømme- utfordringer Manglende IKT- beredskap Tyverisikring av pc-park Revisjon fra datatilsynet vil avdekke avvik Ikke oversikt over pc er kan gi tyverier som ikke kan oppspores Svakheter Beskrives i tabellen : Svakhet Tidshorison Konsekvens t Bemanning Kort Marginal bemanning gjør at spisskompetanse ofte vil mangle. Kompetanse er knyttet til individ,

21 Sak 76/12 ikke kontor. Lang Investeringstakt Kort Sikkerhetssystemer vil ikke komme på plass, skaper svakheter i kommunens nettverk Lang Sakker akterut i forhold til omverden og kan ikke levere tidsriktige løsninger til hverken beboere eller ansatte. Drift / nedetid Kort Skaper ineffektivitet i en IT intensiv kommunaldrift. Rammer omdømmmet. Lang Uholdbar situasjon der det er vanskelig å holde kontroll på hva som fungerer og hva som er nede Kontroll / sikkerhet Kort Revisjon fra Datatilsynet vil avdekke avvik som må dekkes. Lang Tap av eiendeler, tap av informasjon ( sensitiv / usensitiv ) Alternative løsninger 3. Dagensløsning Dagensløsning er en løsning hvor SWOT analysen velges 4. Konkurranseutsettingsalternativet Dette er en løsning hvor vi setter ut all drift av IKT til eksterne aktører. I kalkylen er det forhandlede priser med Trondheim kommunes leverandører, Steria på applikasjonsdrift, og Evry på infrastruktur / maskinpark drift. Prisene er like de som Trondheim kommune har. Klæbu kommune tiltrådte i 2010 en avtale med Trondheim kommune som ga Klæbu opsjon på å tiltre resultatet av den daværende anbudsprosess som ble gjennomført i Trondheim. Det er sjekket referanser i Trondheim kommune på denne løsningen og tilbakemeldingene er positive. Trondheim kommune har foretatt egne brukerundersøkelser og det er i tillegg tatt kontakt med tre skoler i Trondheim kommune. Løsningen betyr at det kun blir IKT-sjef igjen i Klæbu kommune og at de øvrige ressursene omplasseres enten i egen organisasjon eller til leverandørene. Kommunen vil også miste muligheten til å ta inn nye lærlinger i IKT-driftsfag. Det hefter juridiske vurderinger knyttet til denne løsningen som knytter seg til de ansatte ved IKT kontoret. Dette vil, i samarbeid med arbeidstaker organisasjonene og ansatte, arbeides for å sikre de ansattes rettigheter ved en eventuell overgang. Denne løsningen svarer på mye av de svakhetene og truslene som er skissert i SWOT analysen, samtidig reduserer den noe av styrkene igjennom at nærhet, lokal kunnskap og mulighetene til lokale løsninger reduseres. Eksterne leverandører stiller klare krav til hva som er godkjent hardware og software og hva som ikke er det, dermed blir det en etableringskostnad. Side 21 av 34

22 Sak 76/12 5. Lokalt kontor med lukking av risiko 0+ alternativet Denne løsningen er en kommunalt alternativ til konkurranseutsettingsalternativet. Denne løsningen tar tak i flere av mulighetene samt reduserer svakheter / trusler. Løsningen krever større driftsmidler og er en oppbygning av i forhold til dagens bemanning. Kalkylene tar kun med seg kostnader som vil endres ved valg av annet alternativ enn dagens organisering. Dette betyr at kostnader som påløper uavhengig av hvem eller hvordan IKT driftes ikke er tatt inn i kalkylene. Driftskostnads kalkyle Dagensløsning Konkurranseutsetting 0++ løsning Kostnad Kostnad Kostnad Lønn datakonsulent Drift nettverk Lønn datakonsulent Lønn datakonsulent Drift klienter Lønn datakonsulent Lønn lærling Datakommunikasjon Lønn datakonsulent Konsulentkostnader Lønn lærling Lisenskostnader Brannmur Lønn lærling Lisenskostnader Veam backup Vaktordning Gerica Datakommunikasjon linje Datakommunikasjon linje System for support m cases Kurskostnader Konsulentkostnader Strøm datarom 6 kw Lisenskostnader Brannmur Serverlisenser Lisenskostnader Veam backup Datakommunikasjon linje Kurskostnader Strøm datarom 6 kw Serverlisenser Leasing bil Årlig kostnad Tabell 1 Driftskostnader alle alternativ Investeringskostnadskalkyle Totalt Innsparing investering Ny Brannmur Ny Vmware Nytt SAN Etableringskostnader konkurranseutsetning Vederlag nettverksdrift Vederlag for etablering av klientdrift Vederlag etablering av applikasjonsdrift Totalt innspart Tabell 2 Investeringskostnader alt 1 og 2 Side 22 av 34

23 Sak 76/12 Vurdering Dagens løsning innebærer fortsatt de trusler og svakheter som er vist igjennom SWOT analysen. Konkurranseutsettings- og 0+ løsningen gir en drift med mindre svakheter og trusler, men har andre kvaliteter ved seg både positive og negative. I konkurranseutsettingsløsningen mister vi en del av de styrkene som finnes i dagens løsning, mens vi i 0+ alternativet blir nødt til å øke den økonomiske innsatsen for å ivareta dagens styrker samt å redusere svakhetene. Økonomiske framkommer differansene slik : Alternativ Årlig driftskostnad Årlig driftskostnad sammenlignet med alt. 1 Årlig driftskostnad alt 2 og 3 sammenlignet 1. Dagensløsning Konkurranseutsetting alternativet Tabell 3 Merkostnader sammenlignet I tillegg vil alternativet konkurranseutsetting medføre en etableringskostnad på 1,1 mill. kr. For å omsette denne til årlig kostnad må man vurdere lengden på dette alternativet. 5 år er avskrivningstiden på IT utstyr hvilket betyr en årlig ekstra kostnad på 220 tusen kr. Det er ved dette alternativet sannsynlig at investeringskostnadene blir lavere da leverandørene har lagt dette inn i prisen som betales pr stk ( bruker, datamaskin, applikasjon etc. ) Slik de tre alternativene framstår er det alternativet konkurranseutsetting som vil gi kommunen det største kvalitetsmessige løftet til lavest kostnad. Alternativet betyr at IKTkontoret legges ned lokalt og at brukere av IKT i kommunen må forholde seg til en ekstern aktør for brukerstøtte. Fagforbundet og rådmannen er enige om at kommunestyret i denne omgang ikke kan vedta konkurranseutsetting, fordi det kun er gjennomført drøftinger ihht Hovedavtalens del B, Før eventuelt vedtak om konkurranseutsetting må drøftinger gjennomføres ihht Hovedavtalens del B, Dette er imidlertid ikke til hinder for at kommunestyret kan vedta at rådmannen skal utrede konkurranseutsetting før endelig vedtak. Økonomiske og administrative konsekvenser De økonomiske konsekvensene av rådmannens innstilling er: Økte driftsutgifter kr Økte investeringskostnader kr Side 23 av 34

24 Sak 77/12 Reguleringsplan for Sørborgen Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Geir Magne Sund Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 77/12 Kommunestyret /12 Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Formannskapet Formannskapets innstilling Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven forslag til reguleringsplan med bestemmelser for Sørborgen, datert , men ber om at reguleringskartet endres med grunnlag i følgende: Alternativ 1 for bussoppstilling, jf. Rambølls notat av Alternativ 2 for krysningspunkt, jf. skisse datert Område for oppfylling innenfor grønnstrukturen justeres i samsvar med detaljplan for sikringstiltak mot kvikkleireskred, fase 2 Reguleringsbestemmelsenes pkt. 5.6 endres til følgende: Kollektivholdeplass (2073) skal ha fast dekke, være godt opplyst og universelt utformet. Formannskapets behandling Rådmannens tillegg til innstilling: Reguleringsbestemmelsenes pkt. 5.6 endres til følgende: "Kollektivholdeplass (2073) skal ha fast dekke, være godt opplyst og universelt utformet." Ved votering ble innstillingen med tillegg til innstilling enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven forslag til reguleringsplan med bestemmelser for Sørborgen, datert , men ber om at reguleringskartet endres med grunnlag i følgende: Alternativ 1 for bussoppstilling, jf. Rambølls notat av Alternativ 2 for krysningspunkt, jf. skisse datert Område for oppfylling innenfor grønnstrukturen justeres i samsvar med detaljplan for sikringstiltak mot kvikkleireskred, fase 2 Side 24 av 34

25 Sak 77/12 SAKSUTREDNING Vedlegg Vedlegg som fulgte saken til formannskapet/kommunestyret : 1. Oversiktskart 2. Reguleringskart, sist dat Illustrasjonsplan, dat Reguleringsbestemmelser, sist dat Planbeskrivelse, sist dat Opprinnelig forslag til reguleringskart, dat Tidligere uttalelser august-september Rambøll notat om busslommer, dat Uttalelser august 2012 Nye vedlegg: 10. Kryssingspunkt ved Haugamyrv./Fv 921 skisser, alt. 1-3, dat Undergang skisse dat Fylling skisse, dat Nytt vedlegg 13.: Notat til formannskapet av kostnadsoverslag for undergang, fylling m.m. Saksopplysninger Forslag til reguleringsplan for Sørborgen ble lagt fram for formannskapet og kommunestyret Behandlingen resulterte i følgende vedtak: Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven den del av planen som omhandler løsningen langs FV 921. Den øvrige del av planen utsettes til behandling i formannskapet og kommunestyret Kommunestyret ber rådmannen vurdere å flytte gangfelt ved SFO så nær innkjøring til skolen som mulig. Dette medfører en stump med gangvei fra Haugamyrvegen til gangfeltet. Ved formannskapets behandling ble det stilt spørsmål om mulighetene for: Undergang gjennom adkomstvegen til Sørborgen-området Oppfylling av dalen mellom Sørborgen og Granmo Rådmannen forstår formannskapets spørsmål slik at det også ønskes et grovt anslag for kostnadene for tiltakene. Vurdering Administrasjonen har i arbeidet med de nevnte spørsmålene hatt bistand fra Rambøll. Krysningspunkt ved Haugamyrv./Fv 921 Bakgrunnen for anmodningen om å vurdere plassering av gangfeltet ved SFO nærmest mulig innkjøringen til skolen, var at gående og syklende gjerne benytter enkleste og korteste veg for kryssing, og at det tidligere framlagte forslaget ville føre til kryssinger utenom gangfeltet. Rådmannen er enig i at dette ikke er løst godt nok, og at det er behov for forbedringer. I denne Side 25 av 34

26 Sak 77/12 sammenheng vedlegges 3 skisser, der alternativ 2 er basert på forslaget som ble fremmet i kommunestyret (se vedlegg 10): 1. Gangfeltet beholdes i samme område, men flyttes ca. 3 m nærmere busslomma, og det etableres en ny gang- og sykkelveg på skrå over dagens rundkjøring Naturlig ganglinje via gangfelt og langs gang- og sykkelveg, blir omtrent like lang som den sikkerhetsmessig uheldige løsningen med å gå/sykle langs fylkesvegen og kjørevegen inn til skolene Medfører en relativt logisk linjeføring for hovedgangvegen, uten unødvendige omveger av betydning 2. Gangfeltet flyttes mot vegen inn til skolene, busslomma flyttes litt nordover, og det bygges en kort gang- og sykkelveg sørøstover fra krysset med Haugamyrvegen Medfører en ryddig plassering av gangfeltet i forhold til busslomme og kryss, men løsningen åpner for at flere går eller sykler på fylkesvegen De som går/sykler ned Haugamyrvegen får en skarp sving mot høyre før gangfeltet dette øker mulighetene for kryssing rett over, utenfor gangfeltet 3. Haugamyrvegen føres nordover langs Fv 921 med en kombinert adkomstveg og gang- og sykkelveg, dagens kryss stenges, utkjøring sammen med kommunens driftsgarasje m.m. Gang- og sykkeltrafikken blir kanalisert til gangfeltet Det oppstår et nytt konfliktpunkt ved utkjøringen til fylkesvegen, når trafikken er stor og biler må vente med å kjøre ut Etter rådmannens oppfatning er ingen av løsningene ideelle, men mener at alternativ 1 er best. Alternativ 2 kan muligens forbedres, men har først og fremst den svakhet at det kan bli mer gang- og sykkeltrafikk på fylkesvegen, og dermed mindre bruk av undergangen. Undergang Med bakgrunn i formannskapets spørsmål om undergang gjennom adkomstvegen til Sørborgen-området er det utarbeidet en skisse se vedlegg 11. I tillegg til undergangen er det vist ramper/gang- og sykkelveger til hver side for å komme opp på ønsket terrengnivå. I forbindelse med snøbrøyting vil det være behov for gjennomkjøringsmulighet, og dermed en høydeforskjell på bortimot 4 m. Det er mulig å justere høydene på en slik måte at forskjellene blir minst mulig, men det vil være vanskelig å oppnå en fullgod løsning på skolesida. Særlig stigningen mot vest, opp til fylkesvegen, kan bli noe bratt, antagelig rundt 1:10. Rambøll er bedt om å legge fram et anslag for kostnadene for et slikt anlegg. Dette vil foreligge senest ved formannskapets behandling av saken. Rådmannen er kritisk til å prioritere et så omfattende tiltak på en veg som har begrenset trafikk og lav kjørehastighet. Dette har sammenheng med mange og store behov innenfor andre områder og sektorer. Det er også et poeng at fjerning av rundkjøringen og tiltakene for øvrig vil medføre mer oversiktlige og sikre forhold. Oppfylling Et forslag til oppfylling av dalen ved skolene går fram av skissen i vedlegg 12. Ut fra møte med geoteknisk rådgiver hos Rambøll skal hans kommentarer oppsummeres slik: Oppfylling er stabilitetsmessig gjennomførbart Side 26 av 34

27 Sak 77/12 Setninger er en utfordring, både i selve fyllingen og under denne sprengstein gir mindre setninger, men setninger tar tid, særlig i undergrunnen Fyllingen bør bygges opp lagvis, komprimeres, og med drenerende lag Bebyggelse kan ikke plasseres på fyllingen, men den kan tenkes brukt til for eksempel parkering, veg og friområder For å begrense setninger, og delvis også den mengde masser som må tilføres, bør topp fylling ligge noe lavere enn for eksempel vegen foran ungdomsskolen dette er også av betydning for tilpasning til Granmo-området Avløpsledninger må legges om, og kan ikke ligge i selve fyllingen ledningene må følge i kanten og legges i opprinnelig skråning Deler av ledningsnettet kan inngå som en del av Granmo-utbyggingen Planleggingen av Granmo er startet opp, men forutsetninger og innhold er ikke klarlagt ennå det kan være aktuelt med noe nedplanering Den viste løsningen medfører fylling av m 3 masse, utover det NVE vil tilføre i forbindelse med sikringsarbeidet. Rambøll er bedt om å legge fram et anslag for kostnadene. Dette vil omfatte kostnadene for oppfyllingen (og mulige inntekter), for en ny veg over Granmo, for en parkeringsplass på fyllingen og nødvendige gangforbindelser, samt for omlegging av avløpsledninger. De mest opplagte fordelene med oppfylling er at man får tilgang til mer areal, og at flytting av parkeringsplasser gir rom for mer utbygging og uteareal ved skolene og idrettshallen. Det kan også være potensial for trafikksikkerhetsmessige gevinster, siden både biltrafikk og myke trafikkanter kan kanaliseres inn fra flere kanter. Rådmannen vil, uavhengig av kostnadene, ikke anbefale at oppfylling og omlegging av adkomst legges til grunn for løsningene på Sørborgen-området de nærmeste årene. Imidlertid må det i ganske nær framtid avklares om man skal gå videre med ideen om oppfylling, og gjennomføre planlegging og nærmere utredning. Dette vil i tilfelle være av stor betydning for reguleringen av Granmo. De mulige økonomiske konsekvensene må etter rådmannens syn tillegges avgjørende vekt i denne forbindelse. Løsning for busslommer Løsning for busslommene ble ikke avklart ved forrige behandling. I notat utarbeidet av Rambøll, jf. vedlegg 8, framgår 3 alternativer: Alternativ 1 felles bussoppstilling for barne- og ungdomstrinnet på den store parkeringsplassen ved idrettshallen, dagens snuplass erstattes med langsgående busslomme for rutebuss ved fylkesvegen Alternativ 2 snuplass for buss øst for ungdomsskolen, delt bussoppstilling foran barneskolen og ungdomsskolen, langsgående busslomme for rutebuss ved fylkesvegen Alternativ 3 snuplass for buss øst for ungdomsskolen, delt bussoppstilling ved barneskolen og foran ungdomsskolen, dagens rundkjøring/snuplass ved fylkesvegen opprettholdes og utvides Utover vurderingene som framgår av saken til formannskapet og kommunestyret , ble det i kommunestyret presentert en sammenligning av alternativene ut fra ulike kriterier: Kriterier Alt. 1 Alt. 2 Alt. 3 God tilgang til areal Side 27 av 34

28 Sak 77/12 Lekeareal ved SFO /- Fleksibilitet ved bringing/henting med buss Enkel manøvrering av buss Skille mellom buss og ventende elever Skille mellom buss og parkering Mengde busstrafikk inne i området - +/- + Konflikter ventende annen gs-trafikk ++ +/- + Universell utforming Mulighet for forlengelse av gs-veg fra undergang +/- - +/- Alternativ 3, med fortsatt rundkjøring ved fylkesvegen, kommer dårligst ut. Alternativ 2 synes best ut fra flere kriterier, og var grunnlag for at rådmannen anbefalte dette ved forrige behandling. Representanter for Sørborgen skole har imidlertid sterke motforestillinger til løsningen med busslomme foran skolen. Svært mange elever skal forbi busslomma, og mange skal også krysse vegen mot undergangen. Situasjonen i dette området betegnes som kaotisk, og medfører mye bruk av personell til vakthold, fare for ulykker, nestenulykker og engstelse. De mener at busslomme i dette området vil øke problemet. Derimot mener de at alternativ 1 er en god løsning, og har støtte fra FAU på dette. Rådmannen har forståelse for motforestillingene til alternativ 2, og at alternativ 1 vil være et godt prinsipp for å kanalisere elever som skal til bussene bort fra de kritiske områdene. Det er likevel ikke opplagt at alternativ 1 er klart bedre ut fra en samlet vurdering. Fjerning av rundkjøringen ved fylkesvegen vil gi en mer ryddig situasjon, og forbedringer av alternativ 2 er mulig med større bredde på gangareal, og gjerder som kanaliserer bedre. Ut fra den tvilen som foreligger, og klare signaler fra de som er mest berørt, vil rådmannen endre sin innstilling og går inn for at alternativ 1 legges til grunn for reguleringsplanen. Andre forhold Arealet som er skravert som "Oppfylling av dalsøkk" innenfor grønnstrukturen, bygger på tidligere kart for sikringsarbeidets fase 2, og er nok ikke fullt ut i samsvar med senere vedtatt detaljplan. Dette har ikke betydning for areal avsatt til veger og bebyggelse, men av formelle grunner bør dette rettes opp på plankartet. Konklusjon Rådmannen anbefaler at forslaget til reguleringsplan med bestemmelser vedtas, men at reguleringskartet endres med grunnlag i følgende: Alternativ 1 for bussoppstilling, jf. Rambølls notat av Alternativ 2 for krysningspunkt, jf. skisse datert Område for oppfylling innenfor grønnstrukturen justeres i samsvar med detaljplan for sikringstiltak mot kvikkleireskred, fase 2 Selv om en del av plankartet allerede er vedtatt, vil det være mest ryddig at det fattes et nytt vedtak som omfatter det opprinnelige planområdet i sin helhet. Økonomiske og administrative konsekvenser Aktuelle tiltak er tidligere beregnet å koste vel 10 mill. kr. P.g.a. endringer i planens innhold, og muligens også kostnadsnivået, er det behov for revisjon av overslaget. Dette er foreløpig ikke gjort. Mer omfattende tiltak, som ny undergang eller oppfylling m.m., vil medføre betydelige tillegg. Grove anslag for dette vil foreligge før formannskapets behandling. Side 28 av 34

29 Sak 78/12 Åpenhetsindeks for norske kommuner Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 78/12 Kommunestyret /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Formannskapets innstilling Kommunestyret tar framlagte redegjørelse til orientering. Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen vedtatt med 8 mot 1 (V) stemme. Rådmannens innstilling Kommunestyret tar framlagte redegjørelse til orientering. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Kommunestyrets vedtak Kommunestyret anmoder kontrollutvalget om å endre sitt reglement, og holde møter for åpne dører. Kommunestyret gir sin tilslutning til rådmannens vurderinger i punktene Punkt 4: Kommunen skal vurdere kostnadene ved å publisere forvaltningens offentlige saksdokumenter i sine postjournaler som klikkbare filer slik at disse er tilgjengelig for allmennheten slik som anbefalt i rapporten om åpenhet. Punkt 5: Saksdokumenter gjøres tilgjengelig også under møtekalender. Hvis dette ikke er teknisk mulig legges det inn en veiledning om hvor man finner saksdokumentene. Rådmannen gjennomfører de tiltak som ligger i hans vurderinger i tillegg til tileggsforslag vedtatt i møtet. Tiltakene gjennomføres innen 1.juni Vurdering Kontrollutvalget Kontrollutvalget har i møte sak 22/12 vedtatt å holde møter for åpne dører. Kontrollutvalgets møter annonseres sammen med øvrige politiske møter, og lenke til saksdokumentene er lagt inn og finnes samme sted som kommunens øvrige saksdokumenter. Side 29 av 34

30 Sak 78/12 Vedr. punkt 4. Post og arkiv har foretatt en undersøkelse og funnet ut at mertiden ved kontroll og kvalitetssikring er ca 1,5 time pr dag noen dager mer, noen dager mindre. Dette for å sikre at opplysninger som kan ligge i både hoveddokument og vedlegg ikke legges ut. Kostnad: 20 % stilling. Vedr. pkt. 5: For å gjøre saksdokumenter tilgjengelig under møtekallender kreves en lisens ESA offentlig web-services. Det er pr i dag ikke avsatt midler til dette. Med de muligheter som finnes er det lagt inn en veiledning som viser hvor man finner dokumentene. Øvrige punkt med anbefalte tiltak: 2. Søkbar journal Søkefunksjonalitet virker ikke. Leverandør vil ikke rette denne feilen i den versjon vi har. Vil fungere når ny versjon er på plass. 3. Informasjon om innsynsrett Informasjon og lenker til offentlighetsloven, forskrift til offentlighetsloven og justisdepartementets veileder om offentlighetsloven er lagt inn under valget: Postliste. 6. Behandling av innsynskrav Kommunen behandler innsynskrav tilfredstillende, og har fått høy skor i åpenhetsindeksen på dette punktet. 7. Ansattes ytringsfrihet Kommunens kommunikasjonsstrategi legges ut på hjemmesidene til kommunen. 11. Tilgjengelig kontaktinformasjon Etter valget i 2011 ble alle medlemmer i styrer, råd og utvalg registrert med telefonnummer og e-postadresse, samt bostedsadresse på kommunens hjemmesider. Denne oppdateres ved endringer. 12. Selskap for åpne dører Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS, Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS, Envina IKS. Disse selskapene bør kunne ha åpne styreprotokoller og innsyn i agenda til styremøtene. Det er rettet en forespørsel til selskapene om dette er vanlig praksis eller ikke. Mottatte svar: - Fra IKA-Trøndelag IKS: Alle styreprotokoller i IKA Trøndelag er åpent tilgjengelig for alle som ønsker. Det vil naturligvis finnes saker som må påføres hjemmel av personvern- og andre hensyn. Vi har ikke lagt referat fra styremøtene ut på vår hjemmeside pr i dag men arbeider med å få opp ny hjemmeside hvor det er besluttet at alle møteprotokoller for 2012 legges ut. Økonomiske og administrative konsekvenser Vedr. punkt 4. Mertiden ved kontroll og kvalitetssikring av dokument vil kreve 20 % stilling. Side 30 av 34

31 Sak 79/12 Valg av forliksrådsmedlemmer for perioden Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 79/12 Kommunestyret /12 Valgnemnda Valgnemndas innstilling Kommunestyret velger følgende medlemmer til: Forliksrådet Medlemmer: (3) Varamedlemmer: (3) Astrid Storsve 1. Harald Sigstadstø Torill Anita Sjøbakk 2. Ole Horgøien Morten Kjøren 3. Ann Kristin Torp Leder: Astrid Storsve Valgnemnda behandling : Omforente forslag: Astrid Storsve leder Torill Anita Sjøbakk Morten Kjøren Vara: 1. Harald Sigstadstø 2. Ole Horgøien 3. Ann Kristin Torp Ved votering ble omforente forslag enstemmig vedtatt. Valgnemndas innstilling er oversendt lensmannen for vandelsvurdering ingen merknader. Rådmannens innstilling Kommunestyret velger følgende medlemmer til: Forliksrådet Medlemmer: (3) Varamedlemmer: (3) Side 31 av 34

32 Sak 79/12 Leder: 3. SAKSUTREDNING Vedlegg 1. Valg av forliksrådsmedlemmer og skjønnsmedlemmer 2012 Brev fra Justis- og politidepartementet av Saksopplysninger Følgende valg skal foretas, hvor valgnemnda skal fremme innstilling til kommunestyret: Forliksrådet: Det skal velges 3 medlemmer og 3 varamedlemmer i nummerert rekkefølge. Det velges leder blant valgte medlemmer. - Blant medlemmer og varamedlemmer skal det være både kvinner og menn - Forliksrådsmedlemmer må være fylt 25 år, og må være under 70 år ved valgperiodens start - Det skal bare velges personer som anses særskilt egnet til oppgaven, og som behersker norsk skriftlig og muntlig godt - De som er utelukket til valg som lekdommere, kan ikke velges som medlem av forliksrådet - Utelukket fra valg på grunn av vandel / Utelukket på grunn av stilling se vedlegg - Det er fylkesmannen som utferdiger oppnevnelsen. Inneværende periode I inneværende periode er følgende valgt: (kommunestyrets vedtak ) Forliksråd Medlemmer: Varamedlemmer: Håvard Moe leder 1. Ida Volden Astrid Storsve 2. Roar Aune Steinar Berg 3. Hanne Kristiansen Senere endringer sist av : Astrid Storsve leder Steinar Berg Torill Sjøbakk Vara: 1. Harald Sigstadstø 2. Frode Røstum 3. Tone Roan 4. Hanne Kristiansen På forespørsel stiller følgende opp for en ny periode: - Astrid Storsve Side 32 av 34

33 Sak 79/12 - Torill Anita Sjøbakk - Harald Sigstadstø (stiller både som medlem eller vara) Økonomiske og administrative konsekvenser Saken har ikke økonomiske eller administrative konsekvenser. Side 33 av 34

34 Sak 80/12 Interpellasjoner til kommunestyremøtet 4. oktober 2012 Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 80/12 Kommunestyret SAKSUTREDNING Vedlegg E-post av fra Geir Stavik-Karlsen Saksopplysninger To interpellasjoner til kommunestyremøtet 4. oktober 2012 mottatt fra Geir Stavik-Karlsen. - Interpellasjon vedrørende adresser i Klæbu - Interpellasjon vedrørende trafikksikkerhetsarbeid Side 34 av 34

35 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 12/7-16 Referater og meldinger - formannskap/kommunestyre Rådmannens innstilling Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg Rapport over refererte journalposter tom Rapport over delegerte vedtak Økonomiske og administrative konsekvenser Saken har ikke økonomiske eller administrative konsekvenser.

36 REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: Utvalg: FSK Formannskapet Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Løpenr Navn Innhold 11/ RÅD/RÅD/GSU L12 & /12 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Fylkesmannens stadfestelse av kommunens vedtak 12/ RÅD/RÅD/LKR /12 Arbeidstakerorganisasjonene Lønnspolitisk drøftingsmøte HTA kap / RÅD/RÅD/TFL /12 Klæbu menighetsråd Innkalling til møte i Klæbu menighetsråd og menighetsråd som fellesråd / RÅD/RÅD/SLI /12 Møteprotokoll - Møte i Eldrerådet den / RÅD/RÅD/TKV 7929/12 Møteprotokoll - Møte i Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne den

37 Delegerte vedtak Dato: Utvalg: FSK Formannskapet Arkivsak Dato Saksnr. Avd/Sek/Saksb. Arkivkode Navn Resultat Innhold 12/ DS BYG 193/12 BEA/BEA/FSO GNR Tor Anders Moe Søknad innvilget Byggesak Grendstadmoen -gnr 28/46 - garasje og lager 12/ DS BYG 194/12 BEA/BEA/FSO GNR Onsøien Maskin AS Søknad innvilget Byggesak - Gnr 13/35 - Endring av sanitærløsning 12/ DS BYG 195/12 BEA/BEA/FSO GNR Harald Olaf Fiskvik Søknad innvilget Byggesak - Gnr 13/35 - Utslippstillatelse 12/ DS BYG 196/12 BEA/BEA/RKL GNR Terje Grønningsæter Søknad innvilget Byggesak - Rydlandstunet 2 B - gnr 21/296 - Carport 12/ DS BYG 197/12 BEA/BEA/RKL GNR Trygge Barnehager AS Søknad innvilget Byggesak - Lauvåsen FUS barnehage - gnr 20/327 12/ DS BYG 200/12 BEA/BEA/FSO GNR 14 1 Varmeforum as Søknad innvilget Byggesak - Gnr14/1 - Ulset - tiltak på skorstein 11/ DS BYG 201/12 BEA/BEA/RKL GNR Ditt nye Hjem Byggesak Gnr. 21/475 -bruksendring av loft Søknad innvilget 12/ DS BYG 203/12 BEA/BEA/FSO GNR Frode Sliper Søknad innvilget Byggesak - Lunheimvn 13 A - gnr 21/67 - Tilbygg stue

38 Delegerte vedtak Dato: Utvalg: FSK Formannskapet Arkivsak Dato Saksnr. Avd/Sek/Saksb. Arkivkode Navn Resultat Innhold 12/ DS BYG 204/12 BEA/BEA/FSO GNR Cleanforce Norge DA Søknad innvilget Byggesak - Svean - gnr 25/15 - Rehabilitering av skorstein 12/ DS BYG 205/12 BEA/BEA/FSO GNR Grimstad Industrier AS Søknad innvilget Byggesak Rekkehusas velforening - gnr 20/272 - garasjer 12/ DS BYG 206/12 BEA/BEA/FSO GNR Grimstad Industrier AS Søknad innvilget Byggesak - Valstadmyrvn - gnr 20/354 - garasjer 12/ DS BYG 207/12 BEA/BEA/FSO GNR Grimstad Industrier AS Søknad innvilget Byggesak - Valstadmyrvn - gnr 20/355 - garasjer

39 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Daniel Kvisten Arkiv: 210 &14 Arkivsaksnr-dok.nr: 12/593-4 Økonomirapporter Rådmannens innstilling Kommunestyret tar økonomirapport 3 til etterretning Kommunestyret vedtar følgende budsjettendringer: 1. Investeringsregnskapet Omprioritering Prosjekt Endret Forklaring beløp 9806 Kommunale veier asfaltering Ordfører Nerviksvei til Ståggåveien 9807 Oppgradering av Ståggåveien Fullføring av Ståggåveien 9804 Sagmyra Ikke disponert til prosjektet til Ståggåveien 9825 Eiendomsavsetning Overskudd etter mer salg enn budsjettert 9849 Gjellan Trøåsen Detaljprosjektering kommunens areal 9844 Standardheving bygg Brannsikringsarbeider Omdisponering fra balansekonto : Prosjekt Beløp Forklaring Rydland tomteområde ,72 Overskytende kapital ved fullføring av utviklingen av tomteområdet 9844 Standardheving bygg Brannsikringsarbeider 9841 Kvikkleire Rydland ,72 Forundersøkelser 2. Driftsregnskapet Sparte kostnader fra streik foreslåes omdisponert til å dekke merforbruk innenfor omsorgstjenestene. Ca kr tas fra rådmannen, skolene og barnehagene. SAKSUTREDNING Vedlegg Økonomirapport Saksopplysninger Rådmannen legger med dette fram Økonomirapport til politisk behandling ( se vedlegg )

40 Økonomiske og administrative konsekvenser Ingen utover rådmannens innstilling

41 Økonomirapport nr per 31. august 2012 Kommunestyret fattet i forbindelse med budsjettbehandlingen i møte den 15. desember 2010, sak 70/11 følgende vedtak: 8. Det legges fram økonomirapporter for formannskapet og kommunestyret per 31.03, og og ellers ved spesielle behov. Rådmannen legger med dette fram årets tredje økonomirapport. Rapporten tar for seg den økonomiske status for de ulike områdene per utgangen av august. I tillegg til økonomisk status legges det også fram statusrapport på vedtatte tiltak i handlingsprogrammet for (se vedlegg). Økonomisk status investeringsregnskapet: Tabellen under viser status på vedtatte investeringsprosjekter i 2012.

42 Forklaring til tabellen (alle tall i 1000 kroner): Kolonne 1: Viser vedtatte investeringsprosjekter tilsvarende budsjettskjema 2b i vedtatt handlingsprogram. Kolonne 2: Viser faktisk forbruk i kroner fram til rapporteringstidspunkt. Kolonne 3: Viser budsjett for hele året inkludert vedtatte budsjettendringer gjennom året. Kolonne 4: Viser hvor mye av vedtatt budsjett som er disponibelt resten av året. Minustegn foran tallet betyr at bevilgningen per dato er overskredet. Det er pr rapporteringstidspunktet noe usikkerhet knyttet til om investeringsbudsjettet kan overholdes. Det er spesielt prosjekt 9844, standard hevning bygg inkl. brannsikringsarbeider, som skaper denne ubalansen totalt sett.

43 Prosjekt 9821 Tannem Oppvekstsenter Prosjektet følger avtalt plan både tids- og kostnadsmessig. Prosjekt 9806 Asfaltering kommunale veger Her er det foretatt omprioriteringer slik at Ståggåveien, prosjekt 9807 kan sluttføres. Dette salderes mot mindre innsats i Ordfører Nerviksvei. Hvor kun de forberedende arbeidene utføres i 2012, asfaltering utføres i Prosjekt 9825 Eiendomsomsetning Det er gjennomført salg av sentrumstomt til Build Group AS og dette sammen med salget av tomt til Trondos gjør at prosjektet eiendomsomsetning ved årsslutt vil gi større inntekt enn budsjettert. Totalt vil eiendomsomsetning gi 9,4 mill. kr., altså 2,4 mill. mer enn budsjettert. Prosjekt 9500 Startlån Det ser ut som om det i 2012 vil bli utbetalt startlån tilsvarende det budsjetterte nivået. Prosjekt 9844 Standardheving bygg Vedtatt ramme for 2012 er fordelt på ulike bygg, men det er satt stopp for de planlagte standard hevningene. Dette skyldes et stort merforbruk knyttet til brannsikringsarbeidet på skolene. Det er i tillegg til det nivået som er regnskapsført i rapporten regninger tilsvarende 950 tusen kr. som vil bli utbetalt i løpet av september. Totalt merforbruk på dette prosjektet er 2,0 mill.kr. i forhold til budsjett pr dato. Finansiering av dette framkommer i forslag til vedtak / rådmannens innstilling. Prosjekt 9849 Gjelland Trøåsen Dette er detaljprosjektering av kommuens areal i Gjellan Trøåsen som må finansieres av kommunen selv. Det er hensiktsmessig å gjøre dette nå, slik at kommunens areal er klart til utbyggning eller salg samtidig som resten av området i Hallsethtrøa detaljprosjekteres. Dette foreslåes finansiert ved at en del av overskudd på salg av eiendom benyttes. Økonomisk status driftsregnskapet: Den andre økonomirapporten i 2012 bygger på månedlige tilbakemeldinger fra enhetsledere, jevnlige budsjettgjennomganger på enhetsledermøter, regnskapstall, samt rådmannens egne vurderinger.

44 Forklaring til tabellen: Kolonne 1: Viser kommunens tjenesteområder tilsvarende budsjettskjema 1b i vedtatt handlingsprogram. Kolonne 2: Viser faktisk forbruk i kroner fram til rapporteringstidspunktet. Kolonne 3: Viser forventet (periodisert budsjett) forbruk ved utgangen av august. Periodiseringen bygger i all hovedsak på erfaringstall og gjennomsnittlig forbruk per konto de tre siste år. Det er benyttet i alt 69 ulike periodiseringsnøkler. I og med at periodiseringsnøklene er bygd opp på postnivå for kommunen som helhet, kan det oppstå avvik innenfor de ulike tjenesteområdene. Kolonne 4: Viser prosentvis forbruk ved utgangen av august. Best er 100%, tall over 100% betyr merforbruk og tall under mindreforbruk Kolonne 5: Viser hel årsbudsjettet Kolonne 7: Synliggjør hva enhetene mener regnskapet vil være 3112 Kolonne 7: Viser hva resultatet vil være 3112 basert på all kjent informasjon. Rapporten har et underskudd samlet sett. Underskuddet på 3,4 mill. kr kommer hovedsakelig igjennom økt pleietyngde og høyt belegg på sykehjemmet. Det er iverksatt tiltak for å redusere merforbruket og vil arbeides ytterligere med fram mot årsavsluttningen. Videre kan det se ut til at inntektssiden i kommunen skal gi noen ekstra som også vil saldere noe av merforbruket i denne rapporten. Lønnsutgiftene er største delen av kostnadene til kommunen. Pr. august var det totale lønnkostnadsbildet i balanse. De store merforbrukene på disse postene innenfor omsorgstjenestene utlignes av at flere andre enheter har mindre forbruk. Dette framkommer igjennom vakanser og gir således et balansert bilde av lønnsutgiftene til kommunen. Dette vil kun bidra til et balansert bilde i 2012 og må hensyntas ved budsjett for Netto inntekten knyttet til streiken i mai / juni foreslåes videre omdisponert fra rådmannen, skolene og barnehagene over til omsorgstjenester. Dette utgjør ca. 900 tusen kroner som bidrar til å korrigere merforbruket. Fellesformål Så langt i 2012 ser det ut til at fellesinntektene til kommunen utvikler seg som planlagt.

45 Rådmannen Området er i balanse og bør kunne være det også ved årsoppgjørstidspunktet. Boligkontor Boligkontoret vil balansere totalt sett. Regnskapsresultatet er avvikende grunnet avskrivninger og kalkulatoriske renter ikke er periodisert. VVA-kontor Det er stort press spesielt på vei budsjettet. Her er mye av midlene til vedlikehold brukt opp og det er kun midler til vinterbrøyting som er til disposisjon. Innenfor vannområdet vil det bli et merforbruk for Dette korrigeres mot vannfondet som er på 1,281 mill. kr. Barnehager Barnehageområdet går mot balanse. Det er noe under forbruk hos enkelte av barnehagene, dette har framkommet gjennom god økonomistyring og prioriteringer. Mye av underforbruket vil justeres bort når korrigering for streiken foretas. Skoler Området ser ut til å balansere totalt sett. Helse og familietjenesten inkl. NAV Området har utfordringer spesielt innenfor økonomisk sosialhjelp og behovet for økonomisk rådgivning. Det arbeides med å balansere området. Pleie- og omsorgstjenester Området viser et stort merforbruk. Dette har en klar sammenheng med et vedvarende overbelegg på sykehjemmet og flere tyngre brukere innenfor de hjemmebaserte tjenesten. Så langt i år har sykehjemmet hatt et gjennomsnittlig belegg på 31,5 plasser mot et budsjettert nivå på 29 plasser. Pleietyngden i kommunen kan se ut til å være stabilt høy. Samhandlingsreformen gjør også at brukere er mer pleietrengende når de kommer til kommunen. Samhandlingsreformen ser ut til å kunne gi et merforbruk på ca kr. Dette er primært grunnet at de kommunale medfinansieringskostnadene ( 20% av behandlingskostnadene inntil kr pr sykehusopphold ) er høyere enn antatt da ordningen ble iverksatt. Det har i 2012 kun vært 1 tilfelle av utskrivningsklare pasienter som har blitt fakturert fra St. Olavs Hospital. Kjøkken og kantine Det er fortsatt en ubalanse i inntektsføringen for enheten. Kultur, idrett og fritid Enheten vil balansere totalt sett da det er midler fra disposisjonsfond som skal føres over ved utgangen av året. Drift og vedlikehold Området skal balansere når internfakturering av de interne vedlikeholdstjenestene er foretatt.

46 Sykefravær Sykefraværet siste 12 mnd er en viktig indikator på de driftsmessige utfordringene kommunen står ovenfor. Pr. økonomirapport 2 har kommunen en fraværsprosent på 9,2% hvilket er en nedgang fra utgangen av 2011 med 0,8%. 30,0 % 25,0 % 20,0 % 15,0 % 10,0 % ,0 % Øk. rap ,0 % Øk. rap Kommunen totalt DOV Byggesak Kjøkken og kantine NAV Helse og famillie Sykehjemmet Hjemmetjenesten Kultur Klæbu Ungdomskole Tannem oppvekstsenter Sørborgen skole Hesteskoen Bhg Sentrum Bhg Sletten Bhg Rådmannen Måling av sykefravær er utfordrende da det på enkelte enheter kan se ut som om det er høyt fravær, men at dette like mye skyldes at enheten er liten som at fraværet er høyt. Her gjelder dette spesielt for Kjøkken og kantine hvor det kun er 3,5 årsverk. Kommunens fravær er på nedadgående trend og dette er et sunnhetstegn for organisasjonen. Likviditet Kommunenes likviditet er meget god. Dette skyldes flere forhold, nøkternhet i drift, opptak av lån tidlig på året og sparing av overskuddskapital er hoved forholdene. Klæbu kommune har i dag en trekkrettighet i Klæbu sparebank på 20 mill. kr, slik at det hittil aldri har vært noen risiko for at vi ikke har kunnet våre forpliktelser (fakturaer og lønn).

47 , ,00 Likviditetsutvikling januar - august , , , ,00 Likviditet 2012 Gj.snitt 0,00 Konklusjon: Det er et negativt driftsresultat for kommunen ved utgangen av august. Dette vil det følges med på og det vil søkes å sette inn tiltak for å prøve å nedjustere avviket fram mot årsavslutningen. Inntektsutviklingen er en av flere mulige veier til et regnskapsresultat i balanse. Det vil også bli satt inn tiltak som gir regnskapsmessig kostnadseffekt. Det er videre i rapporten pekt på utfordringer knyttet til investeringsbudsjettet. Mye av utfordringene knyttes spesielt til brannsikringsprosjektet som har medført betydelige overskridelser. Rådmannen velger i denne rapporten å legge fram budsjettkorrigeringer knyttet til investeringsbudsjettet. Dette gjøres for å sikre at det er midler til de prosjekter som har høyest prioritet og for å dempe effekten av brannsikringskostnadene. I innstillingen vil også rådmannen søke å få vedtak om ytterligere lån.

48 Vedlegg: Tiltaksliste 2012 Tiltak Hjemme Frist Kommentar Investeringsbudsjettet: 1. IKT/EDB Fortløpende Under kontroll 2. Egenkapitalinnskudd KLP Dkv sjekker opp 3. Utvidelse kirkegård okt.12 Forhandlinger i gang med OVF 4. Utvidelse skole Tanem Prosjektet går etter planen 5. Ny skole Forprosjekt i gang 6. IKT/EDB Skole OK 7. Bil matombringing Ferdig Ny bruktbil innkjøpt 8. Startlån Fortløpende Under kontroll 9. Standardheving bygg Brannavvik vesentlig dyrere enn forutsatt. Øvrig standardheving avsluttet før budsjettrevisjon. 10.EPC-prosjekt Utsatt til Salg av eiendommer Fortløpende Reguleringsplan kirkeområdet på høring 12.Ombygging Skarpsnov uke Boenhet og base ferdig 13.Omsorgsboliger funksjonshemmede Grunnlag for forsprosjekt fra Avlastningsboliger Grunnlag for forsprosjekt fra Sagmyra Ferdig 16.Avløp Under arbeid. Flere prosjekter 17.Vann Under arbeid, flere prosjekter 18.Asfaltering/oppgradering Ståggåv Anbud innhentet, kontraktsmøter pågår 19.Trafikksikring Sørborgen Deler av reguleringsplan vedtatt 20.Veglys Skarpsnovegen Arbeid pågår 21.Torvmarkvegen Prosjekteringsarbeid igangsatt, Norconsult AS 22.Gang-/sykkelveg Lauvåsen Prosjekteringsarbeid igangsatt, Norconsult AS 23.Kvikkleire Sørborgen Fase 2 igangsatt mht tilkomst, trerydding og avtale med grunneiere 24.Kvikkleire Sentrum Prosjekt ferdigstilt mht Trøbakken, sentrum sør ikke før i Finansiering/låneopptak Protokol 01.03

49 Tiltaksliste 2012 Tiltak Hjemmel Frist Kommentar Driftsbudsjettet: Stillingsressurser: 26. Reduks jon lønn barnehager Budsjettreduksjon fordelt, innarbeidet i budsjett 27. Reduks jon lønn s koler Buds jettreduks jon fordelt, innarbeidet i buds jett 28. Reduks jon lønn hjemmetjenes te Nye turnuser iverksatt i samsvar med budsjett, ( men nye økonomiske utfordringer som følge av nye brukere / behov ) 29. Reduksjon lønn sykehjemmet Nye turnuser iverksatt i samsvar med budsjett. ( men nye økonomiske utfordringer som følge av økt belegg og pleie- og omsorgsbehov ) Planer/utredninger: 30. Rullering kompetansehevingsplan Påbegynnes oktober Reduksjon sykefravær Kontinuerlig arbeid 32. Lederutvikling Igangsatt 33. Utredning graderte satser feiing Innarbeides i gebyregulativet 34. Helsetelefon/velferdsteknologi Utvikler seg som planlagt 35. Kommunedelplan Tanem-Tulluan Prosjektgrupper i arbeid 36. Serviceerklæring lag og foreninger Arbeidet ledes av varaordfører 37. Gratis halleie Effektuert 38. Inventar utleiebygg/økt utleie Effektuert. Tolketjeneste i skole og barnehage okt Må avklares politisk 40. Samordning ressurser omsorg I tillegg til tidligere ordning med felles nattevakter sykehjem/hjemmesykepleie, er Vikingveien 20 påkoplet samme ordning. Det arbeides med andre muligheter. 41. Oppfølging energi- og klimaplan løpende til 2Redegjort for i egen politis ks ak 42. Nidelvpromenaden nov.12 Har hatt møte med grunneierlaget og TOFA. Møte med Statkraft SF 11.5 Avtaler: 43. Tilskudd menighetsrådet OK Avklart for 2012, ikke påbegynt Ny avtale konsesjonskraft Avklare fornying eller konkurranseutsetting 45. Oppfølging samhandlingsreformen Fortløpende Godt i rute som følge av interkommunalt samarbeid i Trondheimsområdet, og godt arbeid lokalt. Økonomiske utfordringer knytta til oppgjøret mellom kommunen og helseforetakene ( gjelder ikke ferdigbehandla pasienter ) 46. Klæbu næringsforum Nye vedtekter for næringsfondet utarbeidet og vedtatt i kommunestyret 47. Klæbu industrier Avtaler fremforhandlet og inngått. 48. Restorative Justice Gjennomføres 49. TUS-byggherreavtale Kontinuerlig Satt på vent pga mulig endringer i reguleringsplan Andre saker: 50. Oppfølging betalingsregulativet 4.2 Ok 51. Utskriving eiendomsskatt 4.3 Ferdig 52. Fysak-koordinator OK 53. Inventar og utstyr skole/barnehage 5.2.3/ OK 54. Trafikksikkerhetstiltak/tilskudd Alle prosjekter under arbeid ferdig Ryddeaksjon skoler i mai OK 56. Kjøkken - inntektsmuligheter Kontinuerlig Under arbeid 57. Hjelpemiddeltekniker - økt ressurs Gjennomført

50

51 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Daniel Kvisten Arkiv: 570 Arkivsaksnr-dok.nr: 12/616-9 Valg av framtidig pensjonsleverandør Rådmannens innstilling Klæbu Kommune melder tjenestepensjon ut av Storebrand Klæbu Kommune inngår avtale med KLP om levering av tjenestenpensjon fra Engangsutbetaling til KLP delfinansieres over tilleggsavsetningene i Storebrand Endrede kostnader tas inn i økonomiplan SAKSUTREDNING Vedlegg Referat drøftingsmøte Rådgivers evalueringsrapport Saksopplysninger Basert på vedtak i kommunestyret, sak 12/616, er det innhentet tilbud og gjennomført evaluering av mulige tilbydere av tjenestepensjon. Det kom inn totalt 3 tilbud på anbudsforespørselen. Alle disse var godkjent ihht. godkjenningskravene i anbudsdokumentet. De tre var KLP, Storebrand og DNB. Rådgiver fra Willis AS gikk så igjennom tilbudene og analyserte dem før en endelig score ble gitt som grunnlag for valg av tjenestepensjonsleverandør. Utfallet av analysen og gjennomgangen til Willis AS ser slik ut: Denne analysen gir KLP som anbudsvinner og det er spesielt på total økonomi de er best. I faktoren totaløkonomi finner vi alle momenter som er knyttet til kostnadene ved pensjonsordningen. Av evalueringen framstår det at KLP total økonomisk er 1,7 mill. kr. billigere enn Storebrand og 0,7 mill. kr. billigere enn DNB. Disse avvikene skyldes prissettingen av den risiko selskapene ønsker kompensert for å forvalte pensjonsporteføljen.

52 Områdene total økonomi, soliditet, historisk avkastning og historisk premie er vurdert etter objektive, nøytrale, beregninger og det vises således til rådgivers beregningsmodell for ytterligere spesifisering av disse. Service indikatoren er en blanding av objektive- og subjektive kriterier. Her er det sammenfall med Klæbu Kommunes opplevelser av Storebrand. Det har over tid vært et kundeforhold preget av lang saksbehandlingstid og lav svar frekvens ved spørsmål. Videre utredning om kriterier utdypes ytterligere i vedlegg Evalueringsrapport. Det vil ved overgang fra Storebrand til KLP bli krevet et innskuddsbeløp. Dette dekkes omtrent med tilleggsavsetningene i Storebrand. Skulle det ved oppgjørstidspunktet være differanse mellom disse beløpene vil dette redegjøres for i Kommunestyret eller Formannskap. Andre endrede kostnader vil tas inn i økonomiplan når disse er klargjort i etterkant av oppgjøret mellom Storebrand og KLP.

53 Klæbu kommune Rådmannen Møtereferat Tidspunkt: 14. juni 2012 kl Sted: Rådhuset rom 241 Til stede: Kopi til: Referent: Klæbu kommune v/ Daniel Kvisten Johnny Nilssen Lillian Krokum Willis v/ Jan Fredriksen Utdanningsforbundet v/ Eivind Grindstad Fagforbundet v/ Ingvar Sund Akademikerne v/ Roald Klausen Møtedeltakerne Arbeidstakerorganisasjonene Rådmannen Lillian Krokum Saks- og dok.nr. Arkivkode Dato 12/ Drøftingsmøte jfr. HTA kap Innhenting av anbud på pensjonsforsikringer Møtet ledet av kommunalsjef Johnny Nilssen. Drøftingsplikten inntrer tidligst mulig og senest før oppsigelse er vedtatt og levert dagens leverandør av tjenestepensjonsforsikring, jfr. HTA pkt Pedagogisk personell i Statens pensjonskasse eller sykepleiere i KLP er ikke omfattet. Saken skal behandles i Kommunestyret i dag, Arbeidstakerorganisasjonene bemerket at det ble noe kort tid i mellom drøfting og politisk behandling. Alle uttalelser skal følge saken frem til endelig behandling i kommunestyret. Gjennomgang av tjenestepensjonsordningen, tildelingskriterier og prosedyrer ved Jan Fredriksen, Willis. Arbeidstakerorganisasjonene krever å delta i den videre prosess ved valg av leverandør. Lillian Krokum personalsjef

54 Konkurranseutsetting av tjenestepensjon 2012 Klæbu kommune Vedlegg til evalueringsraooprt

55 VEDLEGG 1 TOTALØKONOMI Pensjonsleverandør DNB KLP STOREBRAND Premieelement i % av pgrl. i kroner i % av pgrl. i kroner i % av pgrl. i kroner Sum premie - hovedordning 21,41 % kr ,92 % kr ,50 % kr Sum premie - folkevalgte 0,47 % kr ,34 % kr ,43 % kr Fradrag - forventet avkastning -2,84% kr ( ) -2,57% kr ( ) -2,20% kr ( ) Kapitalkostnad/-inntekt (premiereserve) -0,12% kr (152205) 0,08 % kr ,00 % kr - Løpende egenkapitalbetjening 0,00 % kr - 0,61 % kr ,00 % kr - "Ledig post" 0,00 % kr - 0,00 % kr - 0,00 % kr - SUM TOTALØKONOMI AV GJENNOMSNITTLIG PGRL 18,94 % kr ,35 % kr ,73 % kr Differanse til laveste SUM TOTALØKONOMI 0,59 % kr ,00 % kr - 1,39 % kr Terskelverdi POENG - TOTALØKONOMI Vekt - kriterium TOTALØKONOMI 0,20 % 7,0 10,0 3,1 50,00 % VEKTET POENG - TOTALØKONOMI 3,5 5,0 1,5

56 Premie Folkevalgte Pensjonsgrunnlag per kr kr kr Premiereserve per kr kr kr Pensjonsleverandør DNB KLP STOREBRAND Premieelement i % av pgrl. i kroner i % av pgrl. i kroner i % av pgrl. i kroner Premie forsikringsbare ytelser 29,69 % kr ,80 % kr ,60 % kr Avsetning til administrasjonsreserve 0,69 % kr ,47 % kr ,88 % kr Termintillegg 0,66 % kr ,45 % kr ,22 % kr 2751 Administrasjonsomkostninger 0,55 % kr ,28 % kr ,96 % kr Forvaltningshonorar* 2,38 % kr ,12 % kr ,60 % kr 7487 Pris for avkastningsgaranti (rentegaranti)* 0,65 % kr ,43 % kr ,42 % kr Bruttogaranti (estimat) 1,00 % kr ,80 % kr ,10 % kr Reguleringspremie (lønn/g- 3,5/3,5) 11,85 % kr ,76 % kr ,20 % kr Annet (spesifiser om aktuelt) 0,00 % kr - 2,00 % kr ,00 % kr - SUM 47,47 % kr ,11 % kr ,97 % kr * Sett inn pris for standard investeringsprofil dersom det tilbys ulike investeringsprofiler

57 Premiereserve per DNB KLP STOREBRAND Pensjonsleverandør DNB KLP STOREBRAND Kategori i kroner i kroner i kroner Yrkesaktive kr kr kr AFP kr kr kr Oppsatte kr kr kr Midletidig uførepensjon kr kr - kr Varig uførepensjon kr - kr kr Alderspensjon kr kr kr Ektefellepensjon kr kr kr Barnepensjon kr - kr - kr - Sum premiereserve kr kr kr Administrasjonsreserve kr kr Andel av selskapets egenkapital kr kr - Andre avsetninger (I tillegg til kronebeløp skal det redegjøres for formål og anvendelse i separat vedlegg) kr - kr - kr - Sum premiereserve og annet kr kr kr Dagens leverandør STOREBRAND <- Velg leverandør fra rullegardin Differanse til dagens leverandør Rente - Norske statsobligasjoner 5 år 1,44 % "Beregningsteknisk" , Rentekostnad/-inntekt til TOTALØKONOMI

58 DNB Premiereserve per Folkevalgte KLP STOREBRAND Pensjonsleverandør DNB KLP STOREBRAND Kategori i kroner i kroner i kroner Yrkesaktive kr kr kr AFP kr - kr - Oppsatte kr kr kr Midletidig uførepensjon kr - kr - Varig uførepensjon kr - kr - Alderspensjon kr kr kr Ektefellepensjon kr - kr - kr - Barnepensjon kr - kr - kr - Sum premiereserve kr kr kr Administrasjonsreserve kr kr Andel av selskapets egenkapital kr - kr - kr - Andre avsetninger (I tillegg til kronebeløp skal det redegjøres for formål og anvendelse i separat vedlegg) kr - kr - kr - Sum premiereserve og annet kr kr kr Dagens leverandør STOREBRAND <- Velg leverandør fra rullegardin Differanse til dagens leverandør Rente - Norske statsobligasjoner 5 år 1,44 % "Beregningsteknisk" , Rentekostnad/-inntekt til TOTALØKONOMI

59 Forventet avkastning Pensjonsleverandør DNB KLP STOREBRAND Aktivaklasse Allokering i aktuell profil Forventet avkastning 2013 Forventet årlig avkastning Allokering i aktuell profil Forventet avkastning 2013 Forventet årlig avkastning Aksjer norske 2,20 % 7,20 % 6,40 % 3,00 % 7,20 % 8,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % utenlandske 4,70 % 6,95 % 5,90 % 12,00 % 6,95 % 8,00 % 3,00 % 9,00 % 10,00 % Eiendom 18,60 % 5,40 % 5,40 % 13,00 % 5,00 % 5,00 % 15,00 % 7,00 % 6,50 % Omløpsobligasjoner norske 10,30 % 2,65 % 2,65 % 7,00 % 3,50 % 3,50 % 30,00 % 2,10 % 5,10 % utenlandske 4,90 % 2,65 % 2,65 % 15,00 % 4,50 % 4,50 % 15,00 % 2,00 % 5,40 % Anleggsoblisasjoner 37,10 % 4,98 % norske na 4,98 % 4,98 % 33,00 % 5,00 % 5,00 % 4,00 % 4,90 % 5,50 % utenlandske na 4,50 % 4,98 % 0,00 % 5,00 % 5,00 % 26,00 % 4,90 % 5,50 % Pengemarked 19,80 % 2,37 % 2,37 % 14,00 % 3,00 % 3,00 % 4,00 % 2,00 % 5,00 % Hedgefond og annet 2,40 % 2,65 % 2,65 % 3,00 % 5,50 % 5,50 % 3,00 % 4,40 % 7,00 % Sum forventet avkastning 2013 i investeringsprofil 4,60 % 5,01 % 3,68 % Normal aksjeandel i investeringsprofil 2-10 % 15,00 % 3,00 % Forventet årlig avkastning i investeringsprofil 4,60 % 5,01 % 5,60 % Allokering i aktuell profil Forventet avkastning 2013 Forventet årlig avkastning Årlig avkastningsvariasjon med 66 % sannsynlighet (for eksempel standardavvik) i prosentpoeng 2,00 % 3,56 % 2,70 % Historisk siste ti år Beregnet sannsynlighet for å trekke på oppdragsgivers bufferkapital 19,00 % 37,30 % 28,00 % halvere oppdragsgivers bufferkapital 7,00 % 8,90 % 9,00 % eliminere oppdragsgivers bufferkapital 2,00 % 0,20 % 2,00 % Validert forventet avkastning 4,61 % 4,42 % 4,24 % Avkastningsgaranti 3,17 % 3,17 % 3,17 % Overskudd avkastning 1,44 % 1,25 % 1,07 % Premiereserve per Hovedordning Premiereserve per Folkevalgte Beregnet overskudd til TOTALØKONOMI

60 AFP-validering Pensjonsgrunnlag per kr Pensjonsleverandør DNB Premieelement i % av pgrl. AFP 62 basert på 30 prosent uttak 0,37 % løpende AFP 62-pensjonister 0,85 % Sum AFP 62 i leverte tilbud 1,22 % AFP 62 - Utjevnet: ved 100 prosent utjevning 0,00 % løpende AFP 62-pensjonister 0,00 % Korrigert beregning - AFP utgjor snitt 59,5 % av lønn 1,01 % Korrigert beregning - løpende AFP 62-pensjonister 0,94 % Sum korrigert AFP ved 30 prosent uttak 1,95 % Reellt uttak per 2012 Korrigert beregning - reell uttaksprosent i % av pgrl. AFP 62 basert på 30 prosent uttak 0,84 % løpende AFP 62-pensjonister 0,94 % Sum AFP 62 1,78 %

61 kr kr B KLP STOREB i kroner i % av pgrl. i kroner i % av pgrl. kr ,18 % kr ,01 % kr ,19 % kr ,94 % kr ,37 % kr ,95 % kr - 1,00 % kr ,00 % kr - 0,00 % kr - 0,00 % kr ,01 % kr ,01 % kr ,94 % kr ,94 % kr ,95 % kr ,95 % 25 % i kroner i % av pgrl. i kroner i % av pgrl. 0,84 % kr ,94 % kr kr ,00 % kr ,84 % kr ,00 % kr - 0,94 % kr ,00 % kr ,78 %

62 BRAND i kroner kr kr kr kr kr kr kr kr i kroner kr kr kr

63 Vedlegg 3 Soliditet Pensjonsleverandør DNB KLP STOREBRAND År Tilleggsavsetninger 2,60 % 5,50 % 3,30 % Kursreguleringsfond 0,20 % 2,30 % 0,00 % Merverdi anleggsmidler 1,20 % 1,60 % 1,00 % Avsetning til "langt liv" 0,57 % 0,78 % 1,70 % Sum - SOLIDITET 4,57 % 10,18 % 6,00 % POENG - SOLIDITET 4,5 10,0 5,9 Vekt - kriterium SOLIDITET 10,00 % VEKTET POENG - SOLIDITET 0,4 1,0 0,6

64 Vedlegg 4 Historisk avkastning Pensjonsleverandør År DNB KLP STOREBRAND Verdijustert avkastning Bokført avkastning Verdijustert avkastning Bokført avkastning Verdijustert avkastning Bokført avkastning Vekt 20,00 % 80,00 % 20,00 % 80,00 % 20,00 % 80,00 % ,00 % 1,70 % -3,04% 1,00 % 0,83 % 3,57 % ,40 % 4,70 % 7,66 % 6,40 % 4,70 % 4,51 % ,80 % 6,20 % 7,48 % 5,08 % 5,91 % 4,55 % ,10 % 3,20 % 3,20 % 4,50 % 3,33 % 5,21 % Gjennomsnitt per år 3,58 % 3,95 % 3,83 % 4,25 % 3,69 % 4,46 % Vektet gjennomsnitlig avkastning - HISTORISK AVKASTNING 3,88 % 4,16 % 4,31 % POENG - HISTORISK AVKASTNING Vekt - kriterium HISTORISK AVKASTNING 9,0 10,00 % 9,7 10,0 VEKTET POENG - HISTORISK AVKASTNING 0,9 1,0 1,0

65 Vedlegg 2 Service Pensjonsleverandør 1 2 DNB KLP STOREBRAND Spørsmål 3 Willis Kommune Willis Kommune Willis Kommune Merk: Se konkurransegrunnlag for fullstendige spørsmålsstilling for hvert spørsmål. 4 Tabell 6: Totaltvurdering av besvarelse under tabell 6 i konkurransegrunnlaget Tabell 7: Totalvurdering av besvarelse under tabell 7 i konkurransegrunnlaget Tabell 8: Hvilke nøkkeltall rapporteres? Tabell 8: Kundetilgjengelige oversikter: Tabell 8: Elektroniske oversikter Tabell 9: Etableres det et navngitt kundeteam? Tabell 9: Gi en utfyllende beskrivelse av oppgave-/rollefordeling for personer i kundeteamet Tabell 9: Hvem hos kunden får tilgang på hvilke personer i teamet? Tabell 9: Kontakt med kunden Tabell 10: Tilbys skreddersydd kurs/opplæring? Tabell 10: Finnes tilgjengelig pensjonsoppslagsverk/-litteratur?

66 Tabell 10: Tilbys nettbasert opplæring/kurs? Tabell 10: Tilbys pensjonsforberedende kurs/seniorkurs? Tabell 11: Beskriv erfaring og kompetanse hos det kundeteamet som tilbys Tabell 11: Gi en utfyllende beskrivelse av leverandørs nettløsning for oppdragsgivers kontaktpersoner som skal arbeide med tjenestepensjonsordningen Tabell 11: Gi en utfyllende beskrivelse av leverandørs nettløsning for medlemmer i tjenestepensjonsordningen Tabell 11: Gi en utfyllende beskrivelse over konsept og tjenester knyttet til rådgivning innenfor pensjon, forsikring og økonomi til medlemmer i tjenestepensjonsordningen Tabell 11: Beskriv eventuelle låneordninger og eventuelt øvrige medlemsfordeler for ansatte/medlemmer i tjenestepensjonsordningen Tabell 11: Beskriv gjeldende Saksbehandlings- og responstider for leverandør Tabell 11: Gi en utfyllende beskrivelse av hva leverandør tilbyr i forbindelse med HMS, sykefraværsoppfølging og seniortiltak Tabell 20: Totalvurdering av besvarelsen under tabell 20 i konkurransegrunnlaget Tabell 21: Totalvurdering av besvarelsen under tabell 21 i konkurransegrunnlaget Sum - SERVICE POENG - SERVICE 9,8 9,8 10,0 10,0 9,6 9,6 Vekt - kriterium SERVICE 20,00 % VEKTET POENG - SERVICE 2,0 2,0 2,0 2,0 1,9 1,9

67 Vedlegg 5 Historisk premie I tabellen skal det oppgis endelig avregnet premie i sum for utjevningsfellesskapet (alternativt sum for kommuner i utjevningsfellesskapet). Det skal ikke oppgis tilskuddssatser eller fornåndsinnbetalinger, men faktisk belastet premie for de enkelte år. DNB Premieelement Gjennomsnittlig pensjonsgrunnlag (snitt kvartal) 2008 kr kr kr kr Summering kr Gjennomsnitlig premie kr Premiereserve per kr kr kr kr kr kr i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner SUM 19,87 % kr ,52 % kr ,68 % kr ,58 % kr ,11 % kr ,11 % kr Kontrollsum: kr KLP Premieelement Gjennomsnittlig pensjonsgrunnlag (snitt kvartal) 2008 kr kr kr kr Summering kr Gjennomsnitlig premie kr Premiereserve per kr kr kr kr kr kr i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner SUM 24,53 % kr ,40 % kr ,81 % kr ,21 % kr ,09 % kr ,09 % kr Kontrollsum: kr STOREBRAND Premieelement Gjennomsnittlig pensjonsgrunnlag (snitt kvartal) 2008 kr kr kr kr Summering kr Gjennomsnitlig premie kr Premiereserve per kr kr kr kr kr kr i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner i % av pgrl i kroner SUM 19,65 % kr ,25 % kr ,22 % kr ,66 % kr ,18 % kr ,18 % kr Kontrollsum: kr Pensjonsleverandør Gjennomsnitlig HISTORISK PREMIE DNB KLP STOREBRAND 19,11 % 20,09 % 19,18 % Differanse til laveste gjennomsnitlig HISTORISK PREMIE 0,00 % 0,98 % 0,07 % POENG - HISTORISK PREMIE Vekt - kriterium HISTORISK PREMIE VEKTET POENG - HISTORISK PREMIE 10,0 9,5 10,0 10,00 % 1,0 0,9 1,0

68 Vedlegg 6 Resultat Tildelingskriterier Vekt DNB KLP STOREBRAND DNB KLP STOREBRAND Poeng Vektet poent Totaløkonomi 50 % 7,0 10,0 3,1 3,5 5,0 1,5 Soliditet 10 % 4,5 10,0 5,9 0,4 1,0 0,6 Historisk avkastning 10 % 9,0 9,7 10,0 0,9 1,0 1,0 Service 20 % 9,8 10,0 9,6 2,0 2,0 1,9 Historisk premie 10 % 10,0 9,5 10,0 1,0 0,9 1,0 Sum 100 % 40,3 49,1 38,5 7,8 9,9 6,0 Rangering 2 1 3

69 DNB KLP STOREBRAND Kontrollsummering - Vektet poent 3,52 5,00 1,53 0,45 1,00 0,59 0,90 0,97 1,00 1,95 2,00 1,92 1,00 0,95 1,00 7,83 9,91 6,04

70 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tore Flatmo Arkiv: H41 Arkivsaksnr-dok.nr: 12/ Omsorgsboliger/avlastningsboliger Rådmannens innstilling 1) Kommunestyret slutter seg til forslaget om forprosjektering av omsorgsboliger og avlastningsboliger, basert på alternativ 4 i prosjektrapport av ) Utgifter til forprosjektering, kr ,-, innarbeides i budsjettet for SAKSUTREDNING Vedlegg Prosjektrapport, datert Saksopplysninger Saksopplysninger Handlingsprogrammet , punkt forutsetter bygd 12 omsorgsboliger og avlastningsboliger, 6 i 2013 og 6 i 2015, og hvor målgruppen er funksjonshemmede og personer som trenger avlastning. Boligene forutsettes bygd med personalbaser. Rådmannen har satt ned en egen prosjektgruppe for å vurdere ulike alternativer og komme med en anbefaling om valg av alternativ. I prosjektgruppens arbeid har aktuelle private prosjekt under planlegging, så vel som bygging i egen regi, vært vurdert. For alle alternativer har hensynet til faglige, funksjonelle, driftsmessige og økonomiske hensyn og avveininger ligget som en klar forutsetning. Prosjektgruppen har vurdert følgende alternativer: Leilighetsprosjekt i Vikingveien Build Group AS Leilighetsprosjekt Klæbu Torg Hent Bolig Nybygg i to byggetrinn i egen regi ( 6 enheter i 2013 og 6 enheter i 2015) Nybygg i ett byggetrinn realisert i 2014 Ut fra en totalvurdering anbefaler prosjektgruppen at det utarbeides et forprosjekt basert på det siste alternativet. Prosjektgruppen har da særlig lagt vekt på to hensyn: At dette alternativet for kommunen er det økonomisk sett mest fordelaktige At alternativet vil gi muligheter for maksimal tilpasning til de spesielle behovene og kravene som stilles til denne type boliger Kostnadene til forprosjektering er estimert til kr ,- og foreslås innarbeidet i budsjettet for Vurdering

71 Rådmannen er enig i prosjektgruppens anbefaling med hensyn til valg av alternativ for forprosjektet. Rådmannen legger da avgjørende vekt på at dette alternativet er det som framstår som det beste, så vel kostnadsmessig som faglig. Økonomiske og administrative konsekvenser Utgifter til forprosjektering er estimert til kr ,-. Forprosjektet har ingen administrative konsekvenser. Forprosjektet vil avklare bemanning og totale driftskostnader for det ferdige boligprosjektet.

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Olaf Løberg Arkiv: 034 Arkivsaksnr-dok.nr: 12/ Organisering av økonomi-, lønns- og personalkontoret Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret ønsker ingen konkurranseutsetting av driften ved Økonomikontoret og Personalkontoret. Dette er ikke til hinder for at visse arbeidsoperasjoner kan utføres utenfor kontorene. 2. Rådmannen anmodes om å ta nødvendige grep for å modernisere og effektivisere driften, slik at bemanningsbehovet og kostnadsforbruket reduseres tilsvarende 0.5 årsverk over tid. Tiltak i den forbindelse behandles i budsjettprosessen for SAKSUTREDNING Vedlegg - Referat fra drøftingsmøte Saksprotokoll fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Saksprotokoll fra møte i Partssammensatt utvalg Saksopplysninger Grunnlaget for saksframlegget er K-sak 70/11 av Handlingsprogram som bl.a. lyder slik: " Som et ledd i innsparingsarbeidet anbefaler kommunestyret at Rådmannen gjennomfører analyser av om funksjoner som i dag løses i regi av kommunen kan gjennomføres bedre og/eller billigere i samarbeid med andre." Prosess Det ble etter møte med tillitsvalgte satt opp en gruppe hvor representanter fra tillitsvalgte, personalsjef, økonomisjef, hovedverneombud, ansatte og representanter for brukerne av tjenestene deltok. Gruppen har gjennomført en SWOT-analyse av dagens organisering etter en modell hvor man ser på flere dimensjoner ved driften av kontorene. En SWOT analyse består av å gruppere ulike deler av det som analyseres innenfor kategoriene Styrker, Svakheter, Muligheter og Trusler. Til dette benytter man gjerne en matrise :

88 Det ble i prosessen avholdt to møter i SWOT-gruppen, i tillegg har fagkontorene avholdt interne møter. Dette for å få fram alle meninger og oppfatninger om kontorene slik de framstår i dag. Resultat av prosess SWOT-analyse av Økonomi og Lønn-personalkontoret ved dagens organisering Styrker - Høy fagkunnskap - Lang og relevant fartstid - Kompetanseoverføring på tvers av kontorene - Serviceevne - brukerundersøkelse - Kvalitet ren revisjonsberetning - Punktlig og effektiv - Nærhet o Personlig o God lokal kunnskap / kort vei - Gode samarbeidsevner både internt og eksternt mot ytre enheter - Fleksibel og endringsvillig - Godt arbeidsmiljø - Lavt fravær - Eierskap til oppgavene - Vilje til å anvende ny teknologi Svakheter - Tid og midler til utviklingsarbeid - Opplæringskapasitet begrenses av økonomiske midler - Ikke tradisjon for innleie - Utdaterte systemer ( data ) gir dårligere effektivitet - Mangler Controller / økonomirådgiver - Manglende vedlikehold av rutiner

89 - Manglende supportavtale med systemleverandør Muligheter - Ny teknologi gir økt effektivitet - Utvikle lokaleløsninger / skreddersøm - Styre utviklingen / ha eierforhold til - Spisskompetanse i eget hus - Dyktig- og selvstendiggjøring av ledere - Utviklingspotensialet - Utfordre hverandre mer - Bli sammenvevd igjennom felles system Trusler - Ryktebørsen usikkerhet knyttet til egen arbeidsplass o Outsourcing o Kommune sammenslåing - Politikernes bevissthet til administrasjon o Nedskjæringer o Arbeidsgiver ansvaret - Andres forståelse av oppgavene både i omfang og kompleksitet - Omdømme - Turnover o Tap av kompetanse o Tap av egen verdiutvikling - Dagens system ( data ) Styrker ved dagens organisering Styrkene og mulighetene knytter seg hovedsakelig til to områder. Det ene er våre ansatte som igjennom lang fartstid og høy kompetanse er en klar styrke for organisasjonen. Lavt sykefravær og fleksibel tilnærming til utfordringer er også styrker knyttet til våre nåværende ansatte. Lokalisering og lokalkunnskap er også en styrke som man finner i dagens organisering. Denne viser seg igjennom at effekten av fysisk nærhet som trekkes fram som en styrke ved dagens organisering. For ytre enheter vil det oppleves som en stor utfordring hvis de lokale fagkontorene forsvinner. Dette betyr at det ikke alltid vil være noen med lokal kunnskap å diskutere problemstillinger knyttet de daglige oppgavene innenfor fagområdene. Det vil også bety at den fleksibilitet som finnes i kontorene i dag vil begrenses og bli mer rigide. Kommuner som har løst disse oppgavene igjennom ekstern organisering nevner dette som et spesielt område hvor de opplevde utfordringer. Her har det vært dialog med Malvik kommune, Selbu kommune og Værnesregionen. Eierskap til å løse kommunens oppgaver knytter seg også til lokal tilhørighet. Dette vil svekkes ved ikke å ha tjenestene samlet lokalt i rådhuset. Uavhengig av løsning vil det være vanskelig å finne alternativer som har samme eierskap til både oppgavene og kommunen. Muligheter ved dagens organisering

90 Mulighetene er selvbeskrivende i SWOT-analysen og krever økte bevilgninger i form av driftsmidler og / eller investeringsmidler for å kunne innfris. Det kan også være mulig å oppnå noen av mulighetene igjennom reorganisering av kontorene. Dagens organisering gir muligheter, både igjennom anvendelse av nye teknologi og ved reorganisering av arbeidsprosessene. Teknologi som automatiserer flere av dagens manuelle oppgaver vil kunne gi bedret kapasitet. Kapasitet som videre kan anvendes til å møte en del av det som i dag er oppført som trusler og svakheter. Omorganisering av kontorene er en annen mulighet som kan skape økt kapasitet og mulighet for både å ta tak i muligheter samt å minimere svakheter og trusler. Det er alarmerende for begge kontor at de pr 2012 har systemer som er utdaterte og ikke har mulighet til å ta i bruk løsninger som kreves i dag. I tillegg er lønns og personalsystemet i ferd med å bli utrangert fra software leverandørens produktportefølje. Dette vil kunne skje allerede fra Svakheter ved dagens organisering Svakhet Risiko Alvorlighetsgrad Tid og midler til utviklingsarbeid - Effektivitetstap - Oppfølging av lovkrav Opplæringskapasitet til ytre enheter Personell - Innleie - Controller Systemer Manglende vedlikehold av rutiner Supportavtale Får ikke ut potensialet grunnet manuelle løsninger Dagens systemer utvikles ikke for å møte framtidens krav Stort sprik i nivå blant ytre enheter, skaper kvalitets- og kommunikasjonsutfordring Stor arbeidsbelastning Manglende kontroll og fokus på økonomistyring Greier ikke innfri lovkrav og krav fra brukerne Skaper personavhengighet gir sårbarhet Kostnadskrevende når dette trengs, ineffektivt. Alvorlig Kritisk Middels alvorlig Middels alvorlig Ikke alvorlig Alvorlig / kritisk Alvorlig Ikke alvorlig Trusler ved dagens organisering Trussel Risiko Alvorlighetsgrad Politiske styringssignaler gir usikre arbeidsplasser Skaper usikkerhet og flukt Alvorlig Kommunens omdømme Intern og ekstern misnøye Alvorlig

91 med manglende oppdaterte løsninger Høy turnover Gir kompetanseutfordringer Alvorlig System Ingen videreutvikling i de systemene kontorene benytter Kritisk Vurdering Det vil være mulig med dagens bemanning å greie å opprettholde alle styrker som Swotanalysen viser. Skal man derimot lukke eller minimere svakheter og trusler må det tilføres midler i form av investeringsmidler og / eller driftsmidler. Igjennom å få byttet ut dagens system kan man hente effektiviseringsgevinster som videre kan benyttes til å lukke avvik hvor det er kapasitet som er utfordringen. Risiko som knytter seg til andres oppfatning, omdømme, eller unormal turnover lukkes best igjennom arbeid internt med arbeidsmiljø og synlighet i organisasjonen. Dette er avvik som man over tid kan arbeid målrettet med for å lukke. Press om omorganisering og usikkerhet knyttet til kontorenes status er faktorer som direkte påvirker turnover. Igjennom ro og forutsigbarhet vil disse risikoer kunne minimeres. Alternative løsningsforslag : 1. Videreutvikle dagens driftsmodell: Denne løsningen gir som utgangspunkt en situasjon slik SWOT analyse viser med de svakheter og trusler dette medfører. Det vil også i denne løsningen bli arbeidet mot å minimere risiko samt og bygge en moderne organisasjon. Gjennom å investere i nytt økonomi- og lønn-personal system vil kontorene kunne frigi kapasitet over tid. 2. Konkurranseutsettingsalternativet Alternativet vil medføre at en del av styrkene ved dagens organisering forsvinner, eks. nærhet og lokalkunnskap. For å kompensere for disse manglene foreslåes det at man beholder to årsverk i tillegg til personalsjef og økonomisjef. Personalkonsulenten skal bistå i personalforvaltningen, mens økonomirådgiveren er tiltenkt en rolle inn mot økonomistyring og kostnadskontroll. Løsningen vil kunne skape en raskere moderniseringstakt i form av at et større fagmiljø som ivaretar utviklingen som skjer innenfor fagene. Denne løsningen vil kunne minimere en del av de risikoene som vi finner ved dagens organisering. Økonomivurdering av de to alternativene:

92 Videreutvikle dagens driftsmodell Konkurranseutsettningsalternativet Enhets Enhets Stillinger Antall kostnad Kostnad Antall kostnad Kostnad Regnskapsleder Økonomirådgiver Regnskapskonsulent 2, Personal konsulent Lønnskonsulent Tjensteavtale* Personalkonsulent 1, lønn 1 åv - regnskap 2 åv Totalkostnad 5, * - basert på estimat fra innhentet kostnadsoverslag som stipulerer 2,5 3 årsverk for å svare for Klæbu kommunes behov I kalkylen er innhentet kostandsoverslag som benyttes som eksempel. Aktuelle aktører vil være både private firma, interkommunale foretak og andre kommuner, eksempelvis Trondheim og Melhus. Vedr: IT kostnader Både ved utvikling av dagens driftsmodell og ved konkurranseutsetting vil en måtte påregne kostnader til oppgradering av IT-systemer, enten her i Klæbu eller hos leverandør. Noe stordriftsfordeler kan påregnes ved innkjøp hos leverandør. Referanser fra kommuner med konkurranseutsatte tjenester Det har vært kontakt mellom Klæbu kommune og kommuner i nærområdet for å avsjekke hvordan det virker å ha konkurranseutsatt nevnte funksjoner. Tilbakemeldingene er positive og det er få negative innvendinger til organiseringen. For noen har det vært negativt at det er en motpart som stiller krav til hvordan innsendt informasjon skal se ut, men dette er ting som over tid har bedret seg. Det meldes tilbake at det spesielt innenfor økonomiområdet er bedring da man har funnet tid til å styrke prosjekt- og økonomistyring etter konkurranseutsetting. For lønnspersonalområdet meldes det at overgangen var stor da ufullstendige skjemaer osv. ble returnert for korreksjon og at dette gav noe støy i startfasen. Konsekvenser for ansatte ved konkurranseutsetting En eventuell konkurranseutsetting vil medføre utfordringer knyttet til ansatte. En konkurranseutsetting av enten begge kontorer eller alternativt deler av kontorene vil sannsynligvis være å betrakte som en virksomhetsoverdragelse. Hensynet til de ansatte i en slik prosess vil alltid veie tungt. Dette betyr at deres rettigheter både til reservasjon og omstillingsavtaler må veies tungt i prosessen med en eventuell virksomhetsoverdragelse. Her vil rådmannen i såfall kreve at de ansatte får, i en overgangsfase, ha kontorplass på Klæbu og at eventuelle tilbydere av tjenester også tilbyr de ansatte tilsvarende stilling som det de har i dag. Overdragelsen vil kunne gjennomføres da det er vakanser i avdelingene som gjør at vi pt. ikke har overflødig personell ifht. det behov som er skissert i kostnadsoverslaget. Det vil bli drøftinger med tillitsvalgte og den enkelt ansatt i forkant av konkurranseutsetting slik at rettigheter og muligheter blir ivaretatt. Fagforbundet har varslet at en ved slik virksomhetsoverdragelse vil assistere den enkelte ansatt i krav om valgrett. Valgrett

93 innebærer at man under gitte forhold har rett til å velge tilsvarende stilling hos nåværende arbeidsgiver, og ikke kun ha reservasjonsrett slik en virksomhetsoverdragelse normalt innebærer, dvs. at stillingsvernet er vesentlig styrket ved valgrett. Under forutsetning av at ansatte tilbys likeverdige jobber innen rimelig nærhet til dagens arbeidssted er det rådmannens vurdering at valgrett ikke er relevant. Dette kan imidlertid prøves via Arbeidsretten. Konsekvensen av dette vil være at prosessen vil ta lengre tid. Fagforbundet og rådmannen er enige om at kommunestyret i denne omgang ikke kan vedta konkurranseutsetting, fordi det kun er gjennomført drøftinger ihht Hovedavtalens del B, Før eventuelt vedtak om konkurranseutsetting må drøftinger gjennomføres ihht Hovedavtalens del B, Dette er imidlertid ikke til hinder for at kommunestyret kan vedta at rådmannen skal utrede konkurranseutsetting for endelig vedtak. Konklusjon : Slik rådmannen vurderer det foreligger det 3 alternativer : 1. Konkurranseutsetting av Økonomi- og Personalkontoret Hente den gevinst som er i å komme inn i et større miljø. 2. Effektivisering av dagens driftsmodell, også ved at visse arbeidsoperasjoner kan utføres av andre utenfor kommunen 3. Ingen konkurranseutsetting, kun intern effektivisering Hente ut potensiale i nytt system og minimering av manuelle rutiner. Ut fra en totalvurdering, der økonomi, risiko og ønsket om å beholde kompetente og lojale medarbeidere er veid opp mot hverandre, er rådmannen kommet til at en ikke vil anbefale alternativ 1. Alternativ 3 kan heller ikke anbefales, da det vil kunne være effektiviseringsgevinster å hente på å overlate deler av verdikjeden i de to kontorene til eksterne leverandører. Særlig er dette knyttet til elektronisk dokumentbehandling. Rådmannen anbefaler derved alternativ 2, som innebærer effektivisering av fagkontorene, dels gjennom investering i nye fagsystemer, dels gjennom at deler av arbeidsprosesser kjøpes eksternt. Det bør være realistisk med en varig effektivisering av fagkontorene samlet på 0.5 årsverk. Initielt vil innsparingen gå med til finansiering av ny software. På sikt vil dette gi reduserte kostnader.

94 Klæbu kommune Rådmannen Møtereferat Tidspunkt: 5. september 2012 kl Sted: Formannskapssalen Til stede: Kopi til: Forfall: Referent: Klæbu kommune v/ Olaf Løberg, Ole Folland, Daniel Kvisten, Johnny Nilssen og Lillian Krokum Delta v/ Heidi L. Edvardsen FO v/ Irene Wormdal Fagforbundet v/ Ingvar Sund Utdanningsforbundet v/ Eivind Grindstad NSF Akademikerne Lillian Krokum Saks- og dok.nr. Arkivkode Dato 12/ Drøftingsmøte Organisering av økonomi-, lønns- og personalkontoret Drøftingsmøte holdes med hjemmel i HA kap. B Forslag til saksfremlegg fra rådmannen utdelt. Drøftingene gjelder utredning av dagens organisering av økonomi og personal/lønn og utført SWOT-analyse. Hvilke muligheter og hvilke svakheter har vi i dagens organisering? Fagforbundet presiserer at drøftingene i denne omgang ikke gjelder eventuell konkurranseutsetting. Dersom det blir fattet politisk vedtak om konkurranseutsetting i denne omgang, vil Fagforbundet tviste saken om brudd på HA Det tas inn i saksfremlegget hva bruk av reservasjonsrett og valgrett innebærer ved en eventuell konkurranseutsetting. Videre tas inn hva et eventuelt konkurranseutsettingsvedtak vil bety. Saken legges frem til behandling som følger: Arbeidsmiljøutvalget Partssammensatt utvalg Formannskapet Kommunestyret Lillian Krokum Personalsjef

95 Saksprotokoll Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: Sak: 8/12 Arkivsak: 12/1078 Tittel: Saksprotokoll - Saksprotokoll - Organisering av økonomi og lønn - Analyse av dagens organisering Behandling: Saken tas til orientering. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefax: Postboks 200?Vikingveien 8? ? ?postmottak@klabu.kommune.no rådmann

96 Saksprotokoll Utvalg: Partssammensatt utvalg Møtedato: Sak: 3/12 Arkivsak: 12/1078 Tittel: Saksprotokoll: Organisering av økonomi- og personalkontoret - Analyse av dagens organisering Behandling: Rådmannen innledet med gjennomgang og bakgrunn for sakene 03/12 og 04/12. Sitat fra kommunestyrets vedtak i sak 70/11 : " Som et ledd i innsparingsarbeidet anbefaler kommunestyret at Rådmannen gjennomfører analyser av omfunksjoner som i dag løses i regi av kommunen kan gjennomføres bedre og/eller billigere i samarbeid med andre." Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Enstemmig uttalelse: 1. Kommunestyret ønsker ingen konkurranseutsetting av driften ved Økonomikontoret og Personalkontoret. Dette er ikke til hinder for at visse arbeidsoperasjoner kan utføres utenfor kontorene. 2. Rådmannen anmodes om å ta nødvendige grep for å modernisere og effektivisere driften, slik at bemanningsbehovet og kostnadsforbruket reduseres tilsvarende 0.5 årsverk over tid. Tiltak i den forbindelse behandles i budsjettprosessen for Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefax: Postboks 200 Vikingveien postmottak@klabu.kommune.no rådmann

97 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Olaf Løberg Arkiv: 034 Arkivsaksnr-dok.nr: 12/ Organisering av IKT-kontoret - Analyse av dagens organisering Rådmannens innstilling 1. Kommunestyret vedtar at rådmannen gis fullmakt til å utrede alle konsekvenser ved at IKT-driften konkurranseutsettes, og legge frem til beslutning sin anbefaling til kommunestyret. 2. Det tas til etterretning at Klæbu kommune har anledning til å tiltre resultatet av innkjøpsprosessen som Trondheim kommune har gjennomført vedrørende drift av IKT, og at konsekvensutredningen derfor benytter de leverandører og de vilkår som fremforhandles med Trondheim kommunes leverandører. SAKSUTREDNING Vedlegg - Referat fra drøftingsmøte Saksprotokoll fra møte i AMU Saksprotokoll fra møte i Partssammensatt utvalg Saksopplysninger Grunnlaget for saksframlegget er K-sak 70/11 av Handlingsprogram som bl.a. lyder slik: " Som et ledd i innsparingsarbeidet anbefaler kommunestyret at Rådmannen gjennomfører analyser av om funksjoner som i dag løses i regi av kommunen kan gjennomføres bedre og/eller billigere i samarbeid med andre." Prosess Det ble etter møte med tillitsvalgte satt opp en gruppe hvor representanter fra tillitsvalgte, leder IKT, hovedverneombud, ansatte og representanter for brukerne av tjenesten deltok. Gruppen skulle gjennom en SWOT-analyse se på dagens organisering etter en modell hvor man ser på flere dimensjoner ved driften av IKT-kontoret. En SWOT analyse består av å gruppere ulike deler av det som analyseres innenfor kategoriene Styrker, Svakheter, Muligheter og Trusler. Til dette benytter man gjerne en matrise :

98 Det ble i prosessen avholdt to møter i SWOT-gruppen og et eget møte med de ansatte ved IKT-kontoret. Dette for å få fram alle meninger og oppfatninger om IKT-kontoret slik det framstår i dag. Resultat av prosess Styrker Dagens organisering har sine helt klare styrker knyttet til nærhet og lokalkunnskap. Dette kommer lett til synet igjennom at man kan utvikle løsninger basert på lokale tilpasninger og god behovsforståelse. Igjennom nærhet kan det også ytes bedre service ut mot enhetene, hvilket gjør service nivået høyt. Det er lettere å opptre med fleksibilitet i en liten organisasjon hvor lokal kunnskap og nærhet er tilstede. I en liten organisasjon med et begrenset budsjett er det enklere å ha god økonomisk kontroll og flere har eierskap og oversikt over økonomien. Dette muliggjør god planlegging og kontroll på utgifter knyttet til så vel drift som investering. Muligheter Analysen viser at det ligger stort potensiale i å utvikle dagens organisasjon. Utvikling vil både medføre økte driftskostnader og økte investeringsbehov. Ved å ta ut mulighetene vil man også kunne minimere en del av svakhetene og truslene. Det vil igjennom en økt satsing være mulig å videreutvikle de elementer som er nevnt under styrker, og å lage et solid og enda bedre fungerende IKT-kontor. En økning i budsjettet for driftsmidler vil blant annet kunne gi en styrket brukerstøtte, frigivelse av kapasitet til utviklingsarbeid, samt en mer tidsriktig innretning på egenkontrollen. Økte investeringsmidler vil kunne gi en bedre IKT-beredskap, høyere sikkerhetsnivå på tjenestene og en mer moderne maskinpark. Trusler For å beskrive truslene kan en tabell brukes: Trussel Tidshorison Konsekvens

99 Lav moderniseringstak t t Kort Lang Sikkerhet, plattformer som snakker sammen, kan påvirke omdømme gjennom gammeldags løsninger Kostbare investeringsløft må tas i kommunen Bemanning Kort Sårbar for endringer, turnover Lang Mangler kapasitet til å ta større utviklingsløft Driftsnivå / sikkerhet Kort Lang Nede-tid på data anlegg som gir omdømme- utfordringer Manglende IKT- beredskap Tyverisikring av pc-park Revisjon fra datatilsynet vil avdekke avvik Ikke oversikt over pc er kan gi tyverier som ikke kan oppspores Svakheter Beskrives i tabellen : Svakhet Tidshorison Konsekvens t Bemanning Kort Marginal bemanning gjør at spisskompetanse ofte vil mangle. Kompetanse er knyttet til individ, ikke kontor. Lang Investeringstakt Kort Sikkerhetssystemer vil ikke komme på plass, skaper svakheter i kommunens nettverk Lang Sakker akterut i forhold til omverden og kan ikke levere tidsriktige løsninger til hverken beboere eller ansatte. Drift / nedetid Kort Skaper ineffektivitet i en IT intensiv kommunaldrift. Rammer omdømmmet. Lang Uholdbar situasjon der det er vanskelig å holde kontroll på hva som fungerer og hva som er nede Kontroll / sikkerhet Kort Revisjon fra Datatilsynet vil Lang avdekke avvik som må dekkes. Tap av eiendeler, tap av informasjon ( sensitiv / usensitiv )

100 Alternative løsninger 1. Dagensløsning Dagensløsning er en løsning hvor SWOT analysen velges 2. Konkurranseutsettingsalternativet Dette er en løsning hvor vi setter ut all drift av IKT til eksterne aktører. I kalkylen er det forhandlede priser med Trondheim kommunes leverandører, Steria på applikasjonsdrift, og Evry på infrastruktur / maskinpark drift. Prisene er like de som Trondheim kommune har. Klæbu kommune tiltrådte i 2010 en avtale med Trondheim kommune som ga Klæbu opsjon på å tiltre resultatet av den daværende anbudsprosess som ble gjennomført i Trondheim. Det er sjekket referanser i Trondheim kommune på denne løsningen og tilbakemeldingene er positive. Trondheim kommune har foretatt egne brukerundersøkelser og det er i tillegg tatt kontakt med tre skoler i Trondheim kommune. Løsningen betyr at det kun blir IKT-sjef igjen i Klæbu kommune og at de øvrige ressursene omplasseres enten i egen organisasjon eller til leverandørene. Kommunen vil også miste muligheten til å ta inn nye lærlinger i IKT-driftsfag. Det hefter juridiske vurderinger knyttet til denne løsningen som knytter seg til de ansatte ved IKT kontoret. Dette vil, i samarbeid med arbeidstaker organisasjonene og ansatte, arbeides for å sikre de ansattes rettigheter ved en eventuell overgang. Denne løsningen svarer på mye av de svakhetene og truslene som er skissert i SWOT analysen, samtidig reduserer den noe av styrkene igjennom at nærhet, lokal kunnskap og mulighetene til lokale løsninger reduseres. Eksterne leverandører stiller klare krav til hva som er godkjent hardware og software og hva som ikke er det, dermed blir det en etableringskostnad. 3. Lokalt kontor med lukking av risiko 0+ alternativet Denne løsningen er en kommunalt alternativ til konkurranseutsettingsalternativet. Denne løsningen tar tak i flere av mulighetene samt reduserer svakheter / trusler. Løsningen krever større driftsmidler og er en oppbygning av i forhold til dagens bemanning. Kalkylene tar kun med seg kostnader som vil endres ved valg av annet alternativ enn dagens organisering. Dette betyr at kostnader som påløper uavhengig av hvem eller hvordan IKT driftes ikke er tatt inn i kalkylene.

101 Driftskostnads kalkyle Dagensløsning Konkurranseutsetting 0++ løsning Kostnad Kostnad Kostnad Lønn datakonsulent Drift nettverk Lønn datakonsulent Lønn datakonsulent Drift klienter Lønn datakonsulent Lønn lærling Datakommunikasjon Lønn datakonsulent Konsulentkostnader Lønn lærling Lisenskostnader Brannmur Lønn lærling Lisenskostnader Veam backup Vaktordning Gerica Datakommunikasjon linje Datakommunikasjon linje System for support m cases Kurskostnader Konsulentkostnader Strøm datarom 6 kw Lisenskostnader Brannmur Serverlisenser Lisenskostnader Veam backup Datakommunikasjon linje Kurskostnader Strøm datarom 6 kw Serverlisenser Leasing bil Årlig kostnad Tabell 1 Driftskostnader alle alternativ Investeringskostnadskalkyle Totalt Innsparing investering Ny Brannmur Ny Vmware Nytt SAN Etableringskostnader konkurranseutsetning Vederlag nettverksdrift Vederlag for etablering av klientdrift Vederlag etablering av applikasjonsdrift Totalt innspart Tabell 2 Investeringskostnader alt 1 og 2 Vurdering Dagens løsning innebærer fortsatt de trusler og svakheter som er vist igjennom SWOT analysen. Konkurranseutsettings- og 0+ løsningen gir en drift med mindre svakheter og trusler, men har andre kvaliteter ved seg både positive og negative. I konkurranseutsettingsløsningen mister vi en del av de styrkene som finnes i dagens løsning, mens vi i 0+ alternativet blir nødt til å øke den økonomiske innsatsen for å ivareta dagens styrker samt å redusere svakhetene. Økonomiske framkommer differansene slik :

102 Alternativ Årlig driftskostnad Årlig driftskostnad sammenlignet med alt. 1 Årlig driftskostnad alt 2 og 3 sammenlignet 1. Dagensløsning Konkurranseutsetting alternativet Tabell 3 Merkostnader sammenlignet I tillegg vil alternativet konkurranseutsetting medføre en etableringskostnad på 1,1 mill. kr. For å omsette denne til årlig kostnad må man vurdere lengden på dette alternativet. 5 år er avskrivningstiden på IT utstyr hvilket betyr en årlig ekstra kostnad på 220 tusen kr. Det er ved dette alternativet sannsynlig at investeringskostnadene blir lavere da leverandørene har lagt dette inn i prisen som betales pr stk ( bruker, datamaskin, applikasjon etc. ) Slik de tre alternativene framstår er det alternativet konkurranseutsetting som vil gi kommunen det største kvalitetsmessige løftet til lavest kostnad. Alternativet betyr at IKTkontoret legges ned lokalt og at brukere av IKT i kommunen må forholde seg til en ekstern aktør for brukerstøtte. Fagforbundet og rådmannen er enige om at kommunestyret i denne omgang ikke kan vedta konkurranseutsetting, fordi det kun er gjennomført drøftinger ihht Hovedavtalens del B, Før eventuelt vedtak om konkurranseutsetting må drøftinger gjennomføres ihht Hovedavtalens del B, Dette er imidlertid ikke til hinder for at kommunestyret kan vedta at rådmannen skal utrede konkurranseutsetting før endelig vedtak. Økonomiske og administrative konsekvenser De økonomiske konsekvensene av rådmannens innstilling er: Økte driftsutgifter Økte investeringskostnader kr kr

103 Klæbu kommune Rådmannen Møtereferat Tidspunkt: 6. september 2012 kl Sted: Formannskapssalen Til stede: Kopi til: Referent: Klæbu kommune v/ Olaf Løberg, Johnny Nilssen, Ole Folland, Daniel Kvisten, Are Nyeng og Lillian Krokum Fagforbundet v/ Ingvar Sund Utdanningsforbundet v/ Eivind Grindstad Møtedeltakerne Lillian Krokum Saks- og dok.nr. Arkivkode Dato 12/ Drøftingsmøte Organisering av IKT-kontoret Analyse av driftsalternativer Drøftingsmøte holdes med hjemmel i HA kap. B Forslag til saksfremlegg fra økonomisjefen er oversendt/utdelt. Drøftingene gjelder utredning av dagens organisering av IKT-kontoret og utført SWOT-analyse. Hvilke muligheter og hvilke svakheter har vi i dagens organisering? Ved eventuell konkurranseutsetting vil kommunen fortsatt ha kostnader forbundet til investeringer i utstyr og maskinvare. Fagforbundet vil anføre at de ikke har vært invitert med i de administrative arbeidsgrupper forut for SWOT-analysen, noe de burde ha vært. Det er for øvrig ikke uklart om på hvilket tidspunkt de ansatte og tillitsvalgte ble gjort kjent med/involvert i anbudsprosessen. Kommunen har fra tidligere en avtale med Trondheim kommune om innkjøp av IKT-utstyr. Det er innhentet kostnadsoverslag fra Evry og Steria på drifting. Det forutsettes både fra arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene at det ved en eventuell konkurranseutsetting av IKT-drift, at avtalenpartneren aksepterer at dette er en virksomhetsoverdragelse. Dersom dette ikke kan aksepteres, vil kommunen uansett akseptere dette som en virksomhetsoverdragelse. Dersom IKT-driften blir konkurranseutsatt vil lærlingen fortsatt være kommunens ansvar, men vil kunne hospitere til eventuell avtalepartner for å kunne fullføre sitt løp etter opplæringsplanen.

104 Fagforbundet/Utdanningsforbundet uttaler: Politikerne er forpliktet til å følge lov- og avtaleverk ved en eventuell konkurranseutsetting. Dette innebærer en prosess der man tidlig involverer ansatte. Vi minner om at dette angår enkeltansattes hverdag. Den skal ikke settes i spill. En eventuell konkurranseutsetting vil frata oss mulighetene til å skreddersy løsninger som passer for en kommune som Klæbu. Et eksempel er papirløs politiker som ble utviklet av egen IKT-avdeling. Det er et eksempel som viser at vi er en kommune i forkant. Klæbu kommune er en liten kommune. Den har en liten organisasjon, men effektiv. Hvor går grensen for hvor små vi kan være i antall ansatte, målt mot et rådhus der innbyggerne får den service de har krav på? Det er de ansatte som skal gi service til innbyggerne, men også internt i kommunen, fra sentrale støttefunksjoner som IKTavdelingen, foregår det uvurderlig brukerstøtte. IKT-avdelingen skal være med å sette enhetene i stand til å yte god service. Her finner vi den ovennevnte grense for god service. Vi mener at en egen utvidet IKT-avdeling gir det beste resultat for ansatte og innbyggere. For å være en attraktiv kommune å bo og/eller jobbe i, må vi være en selvstendig kommune som kan løse problemer på kort og langt sikt. Vi anerkjenner at politikerne vil gi effektive og gode løsninger for innbyggerne, men ved å konkurranseutsette en eller flere enheter, sendes et signal til innbyggere og ansatte. Vi ber politikerne tenke nøye i gjennom dette. Saken legges frem til behandling som følger: Arbeidsmiljøutvalget Partssammensatt utvalg Formannskapet Kommunestyret Lillian Krokum personalsjef

105 Saksprotokoll Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: Sak: 9/12 Arkivsak: 12/1080 Tittel: Saksprotokoll - Saksprotokoll - Organisering av IKT-kontoret - Analyse av dagens organisering Behandling: Saken tas til orientering. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefax: Postboks 200?Vikingveien 8? ? ?postmottak@klabu.kommune.no rådmann

106 Saksprotokoll Utvalg: Partssammensatt utvalg Møtedato: Sak: 4/12 Arkivsak: 12/1080 Tittel: Saksprotokoll: Organisering av IKT-kontoret - Analyse av dagens organisering Behandling: Det vises til rådmannens gjennomgang under sak 03/12. Medlem Kai Nordseth (Ap) fremmet følgende endringsforslag: 1. Kommunestyret vedtar at IKT -driften forsetter i kommunal regi, og at foreliggende SWOT -analyse legges til grunn for framtidig utvikling av enheten. 2. Som innstillingen. Ved alternativ votering over rådmannens innstilling og Kai Nordseths forslag ble Kai Nordseths forslag vedtatt med 5 stemmer (Ap, SV, Arb.org.) Uttalelse med 5 mot 2 stemmer: 1. Kommunestyret vedtar at IKT -driften forsetter i kommunal regi, og at foreliggende SWOT -analyse legges til grunn for framtidig utvikling av enheten. 2. Det tas til etterretning at Klæbu kommune har anledning til å tiltre resultatet av innkjøpsprosessen som Trondheim kommune har gjennomført vedrørende drift av IKT, og at konsekvensutredningen derfor benytter de leverandører og de vilkår som fremforhandles med Trondheim kommunes leverandører. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefax: Postboks 200 Vikingveien postmottak@klabu.kommune.no rådmann

107 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Geir Magne Sund Arkiv: L12 &86 Arkivsaksnr-dok.nr: 11/40-49 Reguleringsplan for Sørborgen Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven forslag til reguleringsplan med bestemmelser for Sørborgen, datert , men ber om at reguleringskartet endres med grunnlag i følgende: Alternativ 1 for bussoppstilling, jf. Rambølls notat av Alternativ 2 for krysningspunkt, jf. skisse datert Område for oppfylling innenfor grønnstrukturen justeres i samsvar med detaljplan for sikringstiltak mot kvikkleireskred, fase 2 SAKSUTREDNING Vedlegg Vedlegg som fulgte saken til formannskapet/kommunestyret : 1. Oversiktskart 2. Reguleringskart, sist dat Illustrasjonsplan, dat Reguleringsbestemmelser, sist dat Planbeskrivelse, sist dat Opprinnelig forslag til reguleringskart, dat Tidligere uttalelser august-september Rambøll notat om busslommer, dat Uttalelser august 2012 Nye vedlegg: 10. Kryssingspunkt ved Haugamyrv./Fv 921 skisser, alt. 1-3, dat Undergang skisse dat Fylling skisse, dat Saksopplysninger Forslag til reguleringsplan for Sørborgen ble lagt fram for formannskapet og kommunestyret Behandlingen resulterte i følgende vedtak: Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven den del av planen som omhandler løsningen langs FV 921. Den øvrige del av planen utsettes til behandling i formannskapet og kommunestyret Kommunestyret ber rådmannen vurdere å flytte gangfelt ved SFO så nær innkjøring til skolen som mulig. Dette medfører en stump med gangvei fra Haugamyrvegen til gangfeltet. Ved formannskapets behandling ble det stilt spørsmål om mulighetene for: Undergang gjennom adkomstvegen til Sørborgen-området

108 Oppfylling av dalen mellom Sørborgen og Granmo Rådmannen forstår formannskapets spørsmål slik at det også ønskes et grovt anslag for kostnadene for tiltakene. Vurdering Administrasjonen har i arbeidet med de nevnte spørsmålene hatt bistand fra Rambøll. Krysningspunkt ved Haugamyrv./Fv 921 Bakgrunnen for anmodningen om å vurdere plassering av gangfeltet ved SFO nærmest mulig innkjøringen til skolen, var at gående og syklende gjerne benytter enkleste og korteste veg for kryssing, og at det tidligere framlagte forslaget ville føre til kryssinger utenom gangfeltet. Rådmannen er enig i at dette ikke er løst godt nok, og at det er behov for forbedringer. I denne sammenheng vedlegges 3 skisser, der alternativ 2 er basert på forslaget som ble fremmet i kommunestyret (se vedlegg 10): 1. Gangfeltet beholdes i samme område, men flyttes ca. 3 m nærmere busslomma, og det etableres en ny gang- og sykkelveg på skrå over dagens rundkjøring Naturlig ganglinje via gangfelt og langs gang- og sykkelveg, blir omtrent like lang som den sikkerhetsmessig uheldige løsningen med å gå/sykle langs fylkesvegen og kjørevegen inn til skolene Medfører en relativt logisk linjeføring for hovedgangvegen, uten unødvendige omveger av betydning 2. Gangfeltet flyttes mot vegen inn til skolene, busslomma flyttes litt nordover, og det bygges en kort gang- og sykkelveg sørøstover fra krysset med Haugamyrvegen Medfører en ryddig plassering av gangfeltet i forhold til busslomme og kryss, men løsningen åpner for at flere går eller sykler på fylkesvegen De som går/sykler ned Haugamyrvegen får en skarp sving mot høyre før gangfeltet dette øker mulighetene for kryssing rett over, utenfor gangfeltet 3. Haugamyrvegen føres nordover langs Fv 921 med en kombinert adkomstveg og gang- og sykkelveg, dagens kryss stenges, utkjøring sammen med kommunens driftsgarasje m.m. Gang- og sykkeltrafikken blir kanalisert til gangfeltet Det oppstår et nytt konfliktpunkt ved utkjøringen til fylkesvegen, når trafikken er stor og biler må vente med å kjøre ut Etter rådmannens oppfatning er ingen av løsningene ideelle, men mener at alternativ 1 er best. Alternativ 2 kan muligens forbedres, men har først og fremst den svakhet at det kan bli mer gang- og sykkeltrafikk på fylkesvegen, og dermed mindre bruk av undergangen. Undergang Med bakgrunn i formannskapets spørsmål om undergang gjennom adkomstvegen til Sørborgen-området er det utarbeidet en skisse se vedlegg 11. I tillegg til undergangen er det vist ramper/gang- og sykkelveger til hver side for å komme opp på ønsket terrengnivå. I forbindelse med snøbrøyting vil det være behov for gjennomkjøringsmulighet, og dermed en høydeforskjell på bortimot 4 m. Det er mulig å justere høydene på en slik måte at forskjellene blir minst mulig, men det vil være vanskelig å oppnå en fullgod løsning på skolesida. Særlig stigningen mot vest, opp til fylkesvegen, kan bli noe bratt, antagelig rundt 1:10.

109 Rambøll er bedt om å legge fram et anslag for kostnadene for et slikt anlegg. Dette vil foreligge senest ved formannskapets behandling av saken. Rådmannen er kritisk til å prioritere et så omfattende tiltak på en veg som har begrenset trafikk og lav kjørehastighet. Dette har sammenheng med mange og store behov innenfor andre områder og sektorer. Det er også et poeng at fjerning av rundkjøringen og tiltakene for øvrig vil medføre mer oversiktlige og sikre forhold. Oppfylling Et forslag til oppfylling av dalen ved skolene går fram av skissen i vedlegg 12. Ut fra møte med geoteknisk rådgiver hos Rambøll skal hans kommentarer oppsummeres slik: Oppfylling er stabilitetsmessig gjennomførbart Setninger er en utfordring, både i selve fyllingen og under denne sprengstein gir mindre setninger, men setninger tar tid, særlig i undergrunnen Fyllingen bør bygges opp lagvis, komprimeres, og med drenerende lag Bebyggelse kan ikke plasseres på fyllingen, men den kan tenkes brukt til for eksempel parkering, veg og friområder For å begrense setninger, og delvis også den mengde masser som må tilføres, bør topp fylling ligge noe lavere enn for eksempel vegen foran ungdomsskolen dette er også av betydning for tilpasning til Granmo-området Avløpsledninger må legges om, og kan ikke ligge i selve fyllingen ledningene må følge i kanten og legges i opprinnelig skråning Deler av ledningsnettet kan inngå som en del av Granmo-utbyggingen Planleggingen av Granmo er startet opp, men forutsetninger og innhold er ikke klarlagt ennå det kan være aktuelt med noe nedplanering Den viste løsningen medfører fylling av m 3 masse, utover det NVE vil tilføre i forbindelse med sikringsarbeidet. Rambøll er bedt om å legge fram et anslag for kostnadene. Dette vil omfatte kostnadene for oppfyllingen (og mulige inntekter), for en ny veg over Granmo, for en parkeringsplass på fyllingen og nødvendige gangforbindelser, samt for omlegging av avløpsledninger. De mest opplagte fordelene med oppfylling er at man får tilgang til mer areal, og at flytting av parkeringsplasser gir rom for mer utbygging og uteareal ved skolene og idrettshallen. Det kan også være potensial for trafikksikkerhetsmessige gevinster, siden både biltrafikk og myke trafikkanter kan kanaliseres inn fra flere kanter. Rådmannen vil, uavhengig av kostnadene, ikke anbefale at oppfylling og omlegging av adkomst legges til grunn for løsningene på Sørborgen-området de nærmeste årene. Imidlertid må det i ganske nær framtid avklares om man skal gå videre med ideen om oppfylling, og gjennomføre planlegging og nærmere utredning. Dette vil i tilfelle være av stor betydning for reguleringen av Granmo. De mulige økonomiske konsekvensene må etter rådmannens syn tillegges avgjørende vekt i denne forbindelse. Løsning for busslommer Løsning for busslommene ble ikke avklart ved forrige behandling. I notat utarbeidet av Rambøll, jf. vedlegg 8, framgår 3 alternativer:

110 Alternativ 1 felles bussoppstilling for barne- og ungdomstrinnet på den store parkeringsplassen ved idrettshallen, dagens snuplass erstattes med langsgående busslomme for rutebuss ved fylkesvegen Alternativ 2 snuplass for buss øst for ungdomsskolen, delt bussoppstilling foran barneskolen og ungdomsskolen, langsgående busslomme for rutebuss ved fylkesvegen Alternativ 3 snuplass for buss øst for ungdomsskolen, delt bussoppstilling ved barneskolen og foran ungdomsskolen, dagens rundkjøring/snuplass ved fylkesvegen opprettholdes og utvides Utover vurderingene som framgår av saken til formannskapet og kommunestyret , ble det i kommunestyret presentert en sammenligning av alternativene ut fra ulike kriterier: Kriterier Alt. 1 Alt. 2 Alt. 3 God tilgang til areal Lekeareal ved SFO /- Fleksibilitet ved bringing/henting med buss Enkel manøvrering av buss Skille mellom buss og ventende elever Skille mellom buss og parkering Mengde busstrafikk inne i området - +/- + Konflikter ventende annen gs-trafikk ++ +/- + Universell utforming Mulighet for forlengelse av gs-veg fra undergang +/- - +/- Alternativ 3, med fortsatt rundkjøring ved fylkesvegen, kommer dårligst ut. Alternativ 2 synes best ut fra flere kriterier, og var grunnlag for at rådmannen anbefalte dette ved forrige behandling. Representanter for Sørborgen skole har imidlertid sterke motforestillinger til løsningen med busslomme foran skolen. Svært mange elever skal forbi busslomma, og mange skal også krysse vegen mot undergangen. Situasjonen i dette området betegnes som kaotisk, og medfører mye bruk av personell til vakthold, fare for ulykker, nestenulykker og engstelse. De mener at busslomme i dette området vil øke problemet. Derimot mener de at alternativ 1 er en god løsning, og har støtte fra FAU på dette. Rådmannen har forståelse for motforestillingene til alternativ 2, og at alternativ 1 vil være et godt prinsipp for å kanalisere elever som skal til bussene bort fra de kritiske områdene. Det er likevel ikke opplagt at alternativ 1 er klart bedre ut fra en samlet vurdering. Fjerning av rundkjøringen ved fylkesvegen vil gi en mer ryddig situasjon, og forbedringer av alternativ 2 er mulig med større bredde på gangareal, og gjerder som kanaliserer bedre. Ut fra den tvilen som foreligger, og klare signaler fra de som er mest berørt, vil rådmannen endre sin innstilling og går inn for at alternativ 1 legges til grunn for reguleringsplanen. Andre forhold Arealet som er skravert som "Oppfylling av dalsøkk" innenfor grønnstrukturen, bygger på tidligere kart for sikringsarbeidets fase 2, og er nok ikke fullt ut i samsvar med senere vedtatt detaljplan. Dette har ikke betydning for areal avsatt til veger og bebyggelse, men av formelle grunner bør dette rettes opp på plankartet. Konklusjon

111 Rådmannen anbefaler at forslaget til reguleringsplan med bestemmelser vedtas, men at reguleringskartet endres med grunnlag i følgende: Alternativ 1 for bussoppstilling, jf. Rambølls notat av Alternativ 2 for krysningspunkt, jf. skisse datert Område for oppfylling innenfor grønnstrukturen justeres i samsvar med detaljplan for sikringstiltak mot kvikkleireskred, fase 2 Selv om en del av plankartet allerede er vedtatt, vil det være mest ryddig at det fattes et nytt vedtak som omfatter det opprinnelige planområdet i sin helhet. Økonomiske og administrative konsekvenser Aktuelle tiltak er tidligere beregnet å koste vel 10 mill. kr. P.g.a. endringer i planens innhold, og muligens også kostnadsnivået, er det behov for revisjon av overslaget. Dette er foreløpig ikke gjort. Mer omfattende tiltak, som ny undergang eller oppfylling m.m., vil medføre betydelige tillegg. Grove anslag for dette vil foreligge før formannskapets behandling.

112 Sørborgen Oversiktskart

113

114

115 VEDLEGG 3 Reguleringsplan for Sørborgen Eiendommene gnr./bnr. 18/2, 18/9, 18/19, 18/22, 21/2, 21/250 m fl REGULERINGSBESTEMMELSER Kommunens arkivsaksnummer: 11/40 Opprinnelig planforslag er datert: Dato for siste revisjon av plankartet: Dato for siste revisjon av bestemmelsene: Dato for godkjennelse: PLANMATERIALE: Planbeskrivelse Reguleringsplankart med tilhørende bestemmelser Illustrasjonsplan, veiledende 1 AVGRENSNING Det regulerte området er vist med reguleringsgrense på plankartet. 2 FORMÅLET MED REGULERINGSPLANEN Hensikten med reguleringsarbeidet er å stadfeste arealbruken - samt å tilrettelegge for tiltak som bedrer trafikksikkerheten i området. Området reguleres til: 1. Bebyggelse og anlegg: Bebyggelse og anlegg (1000): Område for frittliggende småhusbebyggelse (1111) Område for undervisning/skoleområde (1162) Område for næringsbebyggelse industri (1300) 2. Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur Veg (2010) Gang / sykkelvei (2015) Annen veggrunn, tekniske anlegg (2018) Annen veggrunn, grønnstruktur (2019) Kollektivholdeplass (2073) Parkeringsplass (2082) 3. Grønnstruktur (3001): Friområde Ramboll

116 3 GENERELLE BESTEMMELSER 3.1 Sikringstiltak mot usikre grunnforhold som følge av kvikkleireforekomster er planlagt og under utførelse. Ingen tiltak må utføres i konflikt med dette. 3.2 Med søknad om tiltak som vil berøre grunnen i planområdet skal det foreligge geoteknisk vurdering. 4 BEBYGGELSE OG ANLEGG 4.1 B1: Område for frittliggende småhusbebyggelse (1111): Området skal benyttes til bolig med tilhørende anlegg. Eksisterende bebyggelse inngår i planen. Grad av utnytting: 25 % BYA. 4.2 U1: Område for undervisning/skoleområde (1162) Området omfatter Sørborgen barneskole, Klæbu ungdomsskole og Klæbuhallen med tilliggende utendørs anlegg for sport og idrett. Området skal benyttes til undervisning og tilhørende anlegg for sport og idrett. Eksisterende bebyggelse inngår i planen. Grad av utnytting: 20% BYA Utforming og høyder Ny bebyggelse skal tilpasses eksisterende bebyggelse som inngår i planen. Bebyggelsen skal plasseres innenfor byggegrenser som vist på plankartet. Maksimal gesimshøyde skal ikke overstige kotehøyde Separate, kalde boder, paviljonger, overdekninger og avfallscontainere, hver med en størrelse på inntil 30 m², samt lekehus og lekeapparat, kan oppføres utenfor byggegrensene Utomhus utforming Utomhusarealene opparbeides i samsvar med vedlagte illustrasjonsplan. Innenfor skolenes uteområder skal det opparbeides 420 plasser for sykkelparkering Skolenes uteområder skal være stengt for biltrafikk i skolens åpningstider. Det skal gjøres unntak for nødvendig transport av syke og bevegelseshemmede, varetransport, nødvendig vedlikehold og brøyting Skolenes uteområder skal være tilgjengelig for allmennheten utenom skolenes åpningstider Utomhusplan Sammen med eventuell byggesøknad etter plan- og bygningsloven 20-x, skal det innsendes en detaljert utomhusplan i målestokk 1:200 for planområdet. Planen skal minimum vise lokalisering av bygninger med takform, inngangspartier og atkomst, parkering for sykler, gjerde, plass for sortert avfall, gangstier, lekeutstyr, oppholdssoner, eksisterende og ny trevegetasjon samt støttemurer, voller og andre større landskapselementer.

117 VEDLEGG 3 Framtidige terrenghøyder skal framgå som påskrift på planen. Håndtering av overflatevann skal beskrives og vises på plan. 4.3 N1: Område for næringsbebyggelse industri / lager (1300) Utenom arbeidstiden skal området ha låst bom ved begge avkjørsler. Det skal ikke foregå drift på området som medfører støy på søn og helligdager, og ikke mellom kl og kl på hverdager. Området skal ikke benyttes til oppbevaring av kondemnerte biler ut over 6 måneder. Skjemmende virksomhet skal avskjermes. Støy fra virksomheten skal ikke overstige anbefalte grenseverdier i Miljøverndepartementets Retningslinje for behandling av støy i arealplanlegging (T-1442). Grad av utnytting: 25 % BYA. 5 SAMFERDSELSANLEGG (2000): 5.1 Veiarealet, inkludert gang- og sykkelveier, skal være offentlig formål og opparbeides som vist i plankart. Dette gjelder med unntak av f-v1, f-v2 og f-v Veg (2010) Kjøreveier skal ha oppmerking og gatebelysning Gangfelt skal utformes som opphøyde gangfelt med 4 lyspunkt. 5.3 Gang og sykkelvei (2015) Gang og sykkelveier skal opparbeides som vist på plankartet. Veiene skal ha fast dekke og belysning. 5.4 Annen veggrunn, tekniske anlegg (2018) 5.5 Annen veggrunn, grønnstruktur (2019) Skal benyttes til fyllinger, skjæringer, snøopplag og grøfter. Arealene skal være offentlig formål og tilsås eller beplantes samtidig med veianlegget. 5.6 Kollektivholdeplass (2073) skal ha fast dekke og være godt opplyst. 5.7 Parkeringsplass (2082) skal ha fast dekke og oppmerking. Bruk reguleres gjennom skilting O-p1 skal benyttes til korttidsparkering i forbindelse med bringing og henting av elever. Maksimal parkeringstid er 10 minutter plasser innenfor O-p2 skal på hverdager, kl , benyttes til korttidsparkering i forbindelse med henting og bringing av elever, og for øvrig til besøkende til Sørborgen skole og Klæbu ungdomsskole. Maksimal parkeringstid er 30 minutter Øvrig del av O-p2 og O-p3 reserveres for ansatte ved Sørborgen skole og Klæbu ungdomsskole etter avtale med skolenes ledelse. Det skal etableres 2 parkeringsplasser tilpasset bevegelseshemmede. Ramboll

118 5.7.4 O-p4 skal benyttes av ansatte og besøkende ved Sørborgen skole, Klæbu ungdomsskole og Klæbuhallen. 6 GRØNNSTRUKTUR (3001): 6.1 Området skal benyttes til friområde. 6.2 Arealer merket som hensynssone grønnstruktur, oppfyllingsområde skal være ferdig oppfylt, tilsådd og beplantet før området tas i bruk. 6.3 Det tillates opparbeidet turstier og andre anlegg for lek og friluftsaktivitet i området. Turstiene opparbeides etter prinsippet tilgjengelighet for alle. Området skal ha belysning.

119 BESKRIVELSE 1 (31) SØRBORGEN BESKRIVELSE Oppdragsgiver Klæbu kommune Rapporttype BESKRIVELSE Sist revidert SØRBORGEN TOMTEANALYSE

120 2 (31) BESKRIVELSE Oppdragsnr.: Oppdragsnavn: Sørborgen Dokument nr.: 2 Filnavn: _Beskrivelse.docx Revisjon - Dato Utarbeidet av bgt Kontrollert av sr Godkjent av ob Beskrivelse BESKRIVELSE Revisjonsoversikt Revisjon Dato Revisjonen gjelder Utkast sendt Klæbu kommune Endringer utført av Klæbu kommune Endringer utført av Klæbu kommune Endringer utført av Klæbu kommune Rambøll P.b Sluppen NO-7493 TRONDHEIM T F Rambøll

121 BESKRIVELSE 3 (31) INNHOLD 1. GENERELT BELIGGENHET PLANSTATUS TOPOGRAFI OG GRUNNFORHOLD SOLFORHOLD VEGETASJON EKSISTERENDE BEBYGGELSE OG ANLEGG TRAFIKK Generelt Utforming av kjøreveier: Fylkesvei 921: Atkomstvei, ref Vegnormalen B Privat bil Sykkel Kollektiv-trafikk, buss og taxi Annen nyttetransport Gang og sykkelveier, fotgjengeroverganger ANNEN INFRASTRUKTUR KONFLIKTOMRÅDER Alternative forslag til løsning Alternativ A Alternativ B Alternativ C SAMRÅDS- OG MEDVIRKNINGSPROSESS Kunngjøring og varsling Innkomne innspill Sør Trøndelag fylkeskommune ved Tore Kiste : Fylkesmannen i Sør-Trøndelag ved Hanne Nordgård : Statens vegvesen ved Erik Jølsgard : NVE, ved Kari Øvrelid : Klæburuten AS ved Torbjørn Lium og Team Trafikk AS ved Jon Olav Sætertrø : Klæbu idrettsråd ved Alf Steinar Tømmervold: Sørborgen veglag ved Ingrid Furunes : Frank Strøm : Ramboll

122 4 (31) BESKRIVELSE John Anders Borgen : Leif Meland : Samråd BESKRIVELSE AV PLANFORSLAGET Intensjonen i planarbeidet Planlagt arealbruk Plandata Arealbruksformål i planen Bolig 26 Undervisn Næring 26 Offentlig veg * Grønnstr 26 Sum 26 Sum grunnareal Areal på eksisterende bebyggelse Antall arb.plasser Bebyggelsens plassering og utforming Offentlig trafikkløsning og parkering Gjennomføring og miljøoppfølging VIRKNINGER AV PLANFORSLAGET Stedets karakter, fjernvirkning, sol og skygge Energiforbruk Avfallshåndtering Transport og tilgjengelighet Rasfare. Flomfare. Forurensning i grunnen Støy Beredskap og sikkerhet Barns oppvekstvilkår Teknisk infrastruktur FIGUROVERSIKT Figur 1: Oversiktskart... 6 Figur 2: Kommunedelplan for Klæbu... 7 Figur 3: Sikringstiltak... 8 Figur 4 : Offentlig bebyggelse... 9 Figur 5: Trafikksituasjon oversikt Figur 6: Fortau fra rundkjøring til inngang skolegård Figur 7: Parkeringsbehov Figur 8: Sykkel - parkeringsbehov Figur 9: Gang - og sykkelveier, eksist situasjon, gang og sykkelveier er markert rosa Figur 10: Alt A, skisse sit plan Figur 11: Alt B, skisse sit plan Figur 12: Alt C, skisse sit plan Figur 13: KUNNGJØRING I ADRESSEAVISEN Figur 14: Tiltaksplan og prinsippløsning for stabiliserende fyllinger TABELLOVERSIKT Rambøll

123 BESKRIVELSE 5 (31) Tabell 1 Utforming av atkomstvei Tabell 2: Plandata VEDLEGG Ramboll

124 6-(31) BESKRIVESE 1. GENERELT Det skal utarbeides reguleringsplan for området Sørborgen i Klæbu kommune. Planområdet omfatter blant annet Sørborgen barneskole, Klæbu ungdomsskole, Klæbuhallen og tilhørende utearealer samt Fylkesvei 921 gjennom Sørborgen. Formålet med planen er først og fremst å gjennomgå trafikkforholdene i området med tanke på å bedre sikkerheten. Atkomst, parkering og gangforbindelser vil bli vurdert. 2. BELIGGENHET Planområdet ligger 1,4 Km nordvest for Klæbu sentrum i retning mot Tanem bru. Det er på til sammen ca 158 daa og omfatter skoler og idrettsanlegg, boligbebyggelse og større naturarealer. Fylkesvei 921 går igjennom planområdet. Figur 1: Oversiktskart Rambøll

125 BESKRIVELSE7(31) 3. PLANSTATUS Området er uregulert. Kommuneplanen for Klæbu: Utbyggingsområde for offentlig bebyggelse og LNF område. Tilstøtende områder: Nord for planområdet: Øst for planområdet: LNF-område som strekker seg fra Tanem bru til fv 885. Innenfor LNF-området ligger områder med kvikkleire som skal sikres gjennom oppfylling av ravinedaler LNF-område i et belte mot utbyggingsområde for boliger på Granmo og etablerte boligområder på Rydland Sør for planområdet: LNF-område inkl boligeiendom gnr 18, bnr 6. Vest for planområdet: LNF-område og etablert boligområde på Haugamyra. Figur 2: Utsnitt av kommuneplanens arealdel Rambøll

126 8-(31) BESKRIVESE 4. TOPOGRAFI OG GRUNNFORHOLD Den offentlige bebyggelsen ligger samlet på et platå øst for fylkesveien, ca kote 145. Vest for fylkesvei 921 ligger boligområdet Haugamyra og Lauvåsen som er en åsrygg der fjell er synlig i dagen. Mot sør, øst og nord faller terrenget til dels ganske bratt ned mot en bekkedal. Bekken krysser fv 921 sør for Sørborgen og fortsetter østover og nordover mot nivå ca kote 110 nordøst for Klæbuhallen. Sørborgen-området inngår i en kvikkleiresone. NVE driver sikringsarbeid i nærheten. Det er utarbeidet planer for ytterligere sikring av ravinedalene nærmere Sørborgen, og arbeidet er igangsatt. Sikringsarbeidet er et langsiktig prosjekt som vil pågå i flere år framover. Inntil grunnforholdene er sikret gjennom stabiliserende tiltak vil det ikke bli gitt tillatelse til bygge og anleggstiltak innenfor risikosonen. Oppfylling av de dypeste partiene vil øke tilgjengeligheten til og gjennom LNF-området. Det vil være mulig å etablere gangforbindelser mellom Sørborgen og boligområdene Granmo og Rydland. Dette er eksisterende og planlagte boligområder hvor elevene naturlig sogner til Sørborgen skole, Klæbu ungdomsskole og Klæbuhallen. Nye gangforbindelser denne veien kan på sikt få stor betydning. Figur 3: Sikringstiltak Tverrforbindelse Sørborgen Rydland I forbindelse med varsel om oppstart kom det inn kommentarer fra Team trafikk der det ble antydet at en tverrforbindelse fra Granmo til Sørborgen hadde vært ønskelig. Sørborgen ligger på et platå omgitt av 20 meter dype ravinedaler mot sør, øst og nord. Det er kvikkleire i området og sikringstiltak er satt i verk for å stabilisere grunnen for dagens bruk. Større anleggstiltak som en kjørevei eller bro vil kreve ytterligere sikring. Det er foreløpig urealistisk å etablere en kjørevei her. Rambøll

127 BESKRIVELSE9(31) Gang og sykkelveier, turstier etc tillates opparbeidet i området. 5. SOLFORHOLD Det området som er avsatt til offentlig bebyggelse har gode solforhold det meste av dagen. Det samme gjelder store deler av LNF-områdene mellom Sørborgen og Granmo. Vinters tid ligger arealene nærmest fylkesveien i skygge. Fylkesveien ligger i skygge på ettermiddag og kveld. Dette kan gi periodevis glatt veibane og dårlig sikt. 6. VEGETASJON Eksisterende vegetasjon består av blandet skog, beiteland og dyrket mark. Det er ikke kjent at det finnes spesielt verdifull vegetasjon i området. Sikringsarbeidet i forbindelse med kvikkleireforekomstene vil medføre oppfylling av ravinedalene og nedplanering av terrenget. Mye av eksisterende vegetasjon vil måtte bli fjernet i denne prosessen og det vil være behov for å etablere ny vegetasjon i de berørte områdene. 7. EKSISTERENDE BEBYGGELSE OG ANLEGG Dagens offentlige bebyggelse øst for fylkesveien omfatter (tall fra 2010): 1. Sørborgen barneskole med 450 elever og 51 ansatte 2. Klæbu ungdomsskole med 309 elever 36 ansatte 3. Klæbuhallen med 1 ansatt og besøkskapasitet på 800 pers. Vest for fylkesveien ligger: lokaler for SFO 4 og Klæbu brannstasjon Figur 4 : Offentlig bebyggelse Rambøll

128 10-(31) BESKRIVESE Etablering av SFO utenfor barneskolens område skyldes at skolen ikke har egnete og tilstrekkelige arealer i egen bygningsmasse og heller ikke økonomi til å oppføre nybygg for formålet. Det er besluttet at det skal bygges en ny barneskole i Klæbu i løpet av de nærmeste årene. Elevtallet ved Sørborgen vil bli redusert og behovet for utbygging vil da avta. SFO vil trolig kunne flytte tilbake til lokaler i barneskolen. I tilknytning til Klæbuhallen finnes en kunstgressbane som er mye brukt både på dag og kveldstid. For å bedre kapasiteten ved idrettsarrangementer ble det sommeren 2010 anlagt en ny 7-erbane vest for dagens kunstgressbane. Dette ble varslet i forbindelse med oppstart av planarbeidet, brev fra Klæbu Idrettsråd datert Eksisterende bebyggelse skal inngå i planen. Boliger: Småhusbebyggelse, en eiendom på østsida av fylkesveien. Boligene på vestsida av fylkesveien blir ikke direkte omfattet av planen, men eventuell forlengelse av gang og sykkelveien vest for fylkesvei 921 vil berøre boligeiendommer og atkomstveier til boligområdet på Haugamyra. Rambøll

129 BESKRIVELSE11(31) 8. TRAFIKK 8.1 Generelt Planarbeidet skal særlig rettes inn mot tiltak som bedrer trafikksikkerheten ved skoleområdet. Gjennomgangstrafikken må ta hensyn til skolene og den store andelen barn og unge som ferdes her. Det må skapes oversiktlige løsninger for atkomst og parkering til skolene og idrettsanlegget, og det må etableres gode gangforbindelser. Atkomstveiene til boligområdene må vurderes opp mot veistandarden. Det er pr i dag en felles atkomst for all trafikk til skolene, kunstgressbanen og idrettshallen. Skolene har 709 elever og 87 ansatte til sammen (2010). I tilknytning til barneskolen ligger skolefritidsordninga SFO - med lokaler på skolen og i et ombygd bolighus på motsatt side av fylkesveien. SFO åpner kl 07.00, og en del elever kommer dit til åpningstida. Ellers kommer elever og ansatte til skolen i 8 tida. Elevene kommer til skolen på ulike vis: skolebuss kjøres med privat bil sykkel gående Lærere og øvrige ansatte kommer til skolen på samme tidspunkt. Disse kommer for det meste i privat bil. Figur 5: Trafikksituasjon oversikt Rambøll

130 12-(31) BESKRIVESE 8.2 Utforming av kjøreveier: Fylkesvei 921: Sørborgen barneskole og Klæbu ungdomsskole ligger ved fylkesvei 921. Fylkesveien har en trafikkbelastning på 3380 ådt (årsdøgntrafikk gjennomsnittlig antall passeringer pr. døgn). Trafikkbelastningen skal være dimensjonerende for utformingen av kjøreveier med tilhørende fotgjengerarealer, avkjørsler, evt kantparkering, bussholdeplasser etc. Geometrien på fylkesveien forutsettes beholdt. Fartsgrensen på strekningen er 30 km/t forbi skolene, ellers 50 km/t. Umiddelbart nord for planområdet er fartsgrensen 60 km/t. Statens Vegvesen pekte i forbindelse med oppstart av planarbeidet på en rekke tiltak som bør gjennomføres for å øke trafikksikkerheten. Det henvises samtidig til håndbøker i utforming av veier og gater. Følgende tiltak er anbefalt: Opphøyde gangfelt med 4 lyspunkt rundt Fartsgrense km/t Avkjørsel til skolene strammes inn, gjøres mer oversiktlig Reduksjon av parkeringsarealet mellom skolene Dimensjonerende personbelastning: Antall personer som benytter skolene og idrettsanlegget vil være dimensjonerende for utforming av atkomstvei, gang- og sykkelveier og dimensjonering av parkeringsplasser og sykkelparkering. Elever ansatte besøkende Sørborgen skole: 450 elever 51 pers Klæbu ungdomsskole: 309 elever 36 pers Klæbuhallen: 1 pers 800 pers Totalt antall: 759 elever 88 pers 800 pers Atkomstvei, ref Vegnormalen B Felles atkomstvei til skolene og Klæbuhallen: Fartsgrense 30 km/t ÅDT , ÅDT tunge<100 Utdrag fra Vegnormalen håndbok 017: Tabell 1 Utforming av atkomstvei Rambøll

131 BESKRIVELSE13(31) Atkomstveiens utforming iht tabell B.4: 2 kjørefelt med bredde 2,75 m + 0,25 m kantsteinklaring. Samlet veibredde 6 m Kantstopp for buss kan benyttes i 2-felts gater med ÅDT<10000 (Busslomme anlegges i 2-felts gater med ÅDT >10000, i soner med 50km/t ved skoler, institusjoner etc og linjer med 30 busser eller mer pr time). Dagens situasjon: Atkomstveien til Klæbuhallen er pr i dag 5 meter bred med parkering på deler av strekningen og noe sparsom belysning. Ved krysset er fortauet skilt fra veibanen med ledegjerde. Utbedring i samsvar med veinormalen tilsier at atkomstveien utvides til 6 meters bredde. Etter senere vurderinger, først og fremst ut fra bussenes behov, er bredden utvidet til 6,2 m. Figur 6: Fortau fra rundkjøring til inngang skolegård 8.3 Privat bil Atkomst og parkering: Dagens situasjon: All kjøreatkomst til skolene er lagt til felles atkomstvei med innkjøring via rundkjøring. Lærere og ansatte ved skolene: Parkerer ved atkomst, langs atkomstveien og ved Klæbuhallen Elever kjøres til skolen av foresatte: Kort stopp ved atkomst nær inngangen Besøk; foreldre, gjester etc: Parkerer ved atkomst, langs atkomstveien og ved Klæbuhallen Statens vegvesen kommenterte situasjonen i forbindelse med varsel om oppstart av planarbeidet. De pekte spesielt på disse punktene: Avkjørsel til skolene bør strammes inn og gjøres mer oversiktlig Parkeringsarealet mellom skolene bør reduseres Gjennom planarbeidet ønsker man å skape en mer ryddig og oversiktlig situasjon. Parkering bør bare skje på egne avgrensete områder, i alle fall i skoletida. Dersom noe av trafikken kan holdes utenom inngangssonen til skolene antas det å være en fordel. Rambøll

132 14-(31) BESKRIVESE Parkeringsbehov, ref NBI : elevtall ansatte besøkende behov Sørborgen skole: 450 elever 51 pers 0,6-1/ansatt P Klæbu ungdomsskole: 309 elever 36 pers 0,6-1/ansatt P P-behov i skoletida: P Klæbuhallen: 1 pers 800 pers 0,2-0,4/pers P Sum totalt P-behov: P Figur 7: Parkeringsbehov Ansatte: Parkeringsplassen ved Klæbuhallen har i dag ca 90 P-pl. Ansatte skal etter normen ha dekket sitt parkeringsbehov ved Klæbuhallen. Besøkende i Klæbuhallen: Klæbuhallen brukes som forsamlingslokale i forbindelse med 17. mai, jul etc. Disse tilstelningene faller ikke sammen med ordinær skoletid og vi kan derfor se på parkeringsbehovet for forsamlingslokalet uavhengig av parkeringsbehovet for ansatte. Klæbuhallen har et parkeringsbehov etter normen ved maks besøk på mellom P- plasser. Vi regner her med reelt behov ligger midt imellom, dvs 240 P-pl. Dvs at ved store arrangementer er ikke dagens parkeringsplass på langt nær stor nok, og det vil være behov for å ta i bruk deler av skolegården til parkeringsformål. HC-parkering: TEK krever at det skal avsettes 1 P-plass for forflytningshemmede ved offentlig bygg. Handikapforbundets kvalitetskrav sier at 10% av P-plassene skal være tilrettelagt for forflytningshemmede og disse bør ligge < 20 m fra hovedinngangen. I dette tilfellet ligger behovet for HC-plasser et sted mellom krav og regelverk. Det bør avsettes egne HC-plasser både ved skolene og ved Klæbuhallen. 8.4 Sykkel Sykkelparkering: I henhold til NBI : Ved skoler bør det anlegges sykkelparkering for halvparten av antall elever og ansatte. Dette gir: elevtall ansatte pers behov Sørborgen skole: 450 elever 51 pers 501 0,5/pers 250 SP Klæbu ungdomsskole: 309 elever 36 pers 345 0,5/pers 173 SP Sykkelparkering totalt: 422 SP Figur 8: Sykkel - parkeringsbehov Forslag til tiltak: Sykkelparkering anlegges inne på skolegårdene. Plassbehov: 0,6 x 1,8 m pr sykkel, 30 cm klaring bak sykkel mot kjørbar vei. Rambøll

133 BESKRIVELSE15(31) 8.5 Kollektiv-trafikk, buss og taxi Skolebussen stopper i rundkjøringa ved atkomsten for å slippe av elevene. Fortauet er relativt smalt og det er satt opp ledegjerder langs fortauskanten for å skille gående fra veibanen. Ved skoledagens slutt må elevene vente en stund på bussen. Det har vist seg å være uheldig at elever fra småskolen venter sammen med elever fra ungdomsskolen. Dette er løst ved at de yngste venter ved rundkjøringa mens større barn og ungdom hentes på P-plassen til Klæbuhallen. Skolebussen må da benytte store deler av P-plassen som snuplass. I tillegg til skolebussen betjenes strekningen av rute 47 samt lokalbuss i Klæbu. Buss fra nord: Buss fra sør, Tr.heim via Sandmoen: holdeplass ved skolene holdeplass sør for skolene Busstopp sør er forbundet med gang og sykkelveiene via en gangtunell under FV 921. Tunellen er lang og trang og blir brukt mest av elever i småskolen. Mange krysser veibanen utenfor gangfelt. Det anbefales opphøyd gangfelt ved busstopp sør, opplyst med 4 lyspunkter, i samsvar med råd fra Statens vegvesen. Taxi som syketransport må i mange tilfeller kjøre helt fram til inngangen. Handicap-transport må kjøre helt fram til inngangen. For slik transport må det gis mulighet til å kjøre inn på skolegården til Sørborgen skole. Ved Klæbuhallen og Klæbu ungdomsskole kan man etablere handicap-parkering ved inngang. 8.6 Annen nyttetransport Varelevering kjører til inngang på de enkelte byggene. Denne muligheten må opprettholdes. Renovasjonsbiler kjører til containere inne på skolegården. Containere bør flyttes til atkomst for å unngå kjøring med tunge kjøretøy inne på skolegården. Det finnes en rekke ulike løsninger på markedet. Det bør legges opp til kildesortering av avfall. Vedlikehold og snørydding må gis nødvendig tilkomst. All type nyttekjøring må gis tilkomst til skolegården. Dersom skolegården blir stengt for biltrafikk med bom ved atkomst kan dette løses med egen kode eller nøkkelsystem for nyttekjøretøy. Rambøll

134 16-(31) BESKRIVESE 8.7 Gang og sykkelveier, fotgjengeroverganger Figur 9: Gang - og sykkelveier, eksist situasjon, gang og sykkelveier er markert rosa Dagens situasjon: Gang og sykkelveien ligger på vestsida av Fv 921 nord for - og på østsida av Fv 921 sør for skolene. Kryssing av veien skjer ved atkomstveien til skolene. Kryssing av fylkesveien også mellom SFO og barneskolen i gangfelt Det mangler fortau fra bussholdeplassen lengst sør. Gangtunellen blir ikke brukt så mye som ønskelig. Det oppleves som tungvindt å gå nordover via gangtunellen for så å følge gangveien sørover. Det er behov for fortau sørover til egnet sted for gangfelt til eksisterende gang- og sykkelvei på østsida. Det har vært vurdert å anlegge gang og sykkelvei på begge sider av Fv 921 sørover. Dette vil medføre en del sprengningsarbeid og store skjæringer på vestsida av veien. GS-veien vil også komme i konflikt med eksisterende næringsvirksomhet i felt N1, bilverksted. Dersom det er lagt til rette for gang og sykkeltrafikk på begge sider av veien vil dette kunne føre til kryssing av Fv921 flere steder, noe som anses som lite ønskelig. Fortauet i rundkjøringen er noe trangt ved busstopp og forbi lekeplassen til SFO. Inngang til skolegårdene har blandet trafikk; Mange parkerte biler ifbm henting og bringing, gående, syklende og kjørende i samme område Forslag til tiltak: 3 stk opphøyd gangfelt, hver opplyst med 4 lyspunkter Korttidsparkering ifbm henting og bringing trekkes ut av atkomstsonen Rambøll

135 BESKRIVELSE17(31) Kjøreatkomsten til skolegårdene begrenses f eks med bom i skoletida I det opprinnelige forslaget til reguleringsplan ble det også foreslått gang og sykkelvei på vestsida av Fv 921. Dette er senere forlatt p.g.a. tvil omkring trafikksikkerhetsmessig effekt. 9. ANNEN INFRASTRUKTUR Det går offentlige ledninger for vann og spillvann langs fylkesveien. Spillvannsledning er ført ned i bekkedalen sør for Sørborgen. Dette antas ikke å være i konflikt med oppfylling og sikring av terrenget. Området har tilstrekkelig kapasitet på ledningsnettet for vann herunder slukkevann - og avløp. Det er gode fallforhold. 10. KONFLIKTOMRÅDER Det er i første rekke problemstillinger knyttet til trafikk- og atkomstsituasjonen ved skolene som har vært vektlagt. Atkomsten via rundkjøring og felles atkomstvei sør for skolen skal betjene all trafikk til 2 skoler og idrettsanlegg. Persontrafikken omfatter buss, privatbiler/taxi, sykkel og fotgjengere. Dessuten kommer varetransport, renovasjon og annen nyttetransport. Situasjonen ved atkomsten er trang og kan vanskelig utvides. Den begrenses av en bratt skråning med vanskelige grunnforhold mot sør og øst og av nyetablert uteareal for SFO mot nord. Følgende punkter krever spesiell oppmerksomhet og har vært drøftet: Generelle tiltak til utbedring av eksisterende trafikksituasjon på fylkesveien: Fartsdempende tiltak (stigning fylkesvei ca 1:15) Belysning Gangfelt ved bussholdeplass og mellom SFO og barneskolen Skilting Fortau fra bussholdeplassen lengst sør, gangtunellen blir ikke brukt av alle. Mulighet for ny atkomstvei til skolene: Ny atkomst med bussholdeplass nord for skolen. - Veien går i skjæring, vanskelig stigning, vurdert som uaktuelt. Ny atkomst østfra, fra Granmo via friområde øst for skolen. Ravinedalene må sikres mot utglidning, stor høydeforskjell (ca 20 m), vanskelig stigning mulighet for gang- og sykkelvei, evt bro / gangbro, kjørevei vurdert som uaktuelt Utvide eksisterende atkomstvei med ny rundkjøring og utvidet veibredde. - Veien utvides eventuelt på nordsida, mot skolene Rundkjøring: Blandet trafikk, trangt og uoversiktlig Fortauet er noe trangt ved busstopp og forbi lekeplassen til SFO Foreldre slipper av elever i rundkjøringa ved skolestart Rambøll

136 18-(31) BESKRIVESE Inngang skolegård: Kryssende trafikk biler / fotgjengere ved hovedinngangen til skoleområdet, uavklart trafikkmønster Felles atkomstvei inn til Klæbuhallen: Blandet trafikk fotgjengere, sykler og biler Parkering langs veien Gang og sykkelveier Undergang ved busstopp sør Forlengelse av gang og sykkelveien på vestsida Ny gang og sykkelvei på østsida fra busstopp sør til rundkjøringa og forbi skolen Hente/bringe elever: Av og påstigning langs fylkesveien og gangsti vest for skolen Skolegårdene: Stenges for generell biltrafikk? Atkomst for bil / parkering, renovasjon + annen nyttetrafikk osv Sykkelparkering / universell utforming; Sykkelstativer mangler, sykler ligger spredt utover plener og gangveier. Dette kan være et problem for svaksynte og bevegelseshemmede. Renovasjon: Avfallscontainere er plassert inne på skolens område, medfører tunge kjøretøy inn på skolegård / gangvei. Friområder: Ravinedalene sør og øst for Sørborgen kan benyttes til trening, lek og rekreasjon. Behov for gangforbindelser mellom Sørborgen og boligområdene øst avklares Beplantningsplan for friområdene Parkeringsplasser: Antall parkeringsplasser fordelt på ulike brukere Plassering: Ved atkomst, ved Klæbuhallen, langs atkomstveien og langs Fv 921 De fleste av disse punktene er nedfelt i de påfølgende skissene med alternative forslag til løsning. Skissene har vært sendt ut til deltakerne i samrådsprosessen. Kopi av møtereferat fra samråd vedlegges. Rambøll

137 BESKRIVELSE19(31) 10.1 Alternative forslag til løsning Alternativ A Figur 10: Alt A, skisse sit plan Alt A Gangvei på vestsida forlenges Bussholdeplassene beholdes Korttidsparkering for henting og bringing av elever langs veien, ny gangsti inn på skolen Dagens innkjørsel stenges med bom, behovsprøvd adgang via sms-kode * Ansatte parkerer ved Klæbuhallen, 90 P-pl / behov ca 86 P Besøkende parkerer ved atkomstveien, P-pl Sykkelparkering: SP / behov SP (422 SP til sammen) Avfallscontainer flyttes ut mot atkomstvei Rambøll

138 20-(31) BESKRIVESE Alternativ B Figur 11: Alt B, skisse sit plan Alt B Gangvei på vestsida forlenges Bussholdeplassene beholdes Korttidsparkering for henting og bringing av elever langs veien, ny gangsti inn på skolen Dagens innkjørsel stenges med bom, behovsprøvd adgang via sms-kode * Ansatte parkerer ved atkomst P-pl og ved Klæbuhallen, 90 P-pl / behov ca 86 P Besøkende parkerer ved atkomstveien, 10 P-pl Sykkelparkering: SP / behov SP (422 SP til sammen) Rambøll

139 BESKRIVELSE21(31) Alternativ C Figur 12: Alt C, skisse sit plan Alt C Ny kryssløsning og utvidet atkomstvei til skoleområdet Gangvei på vestsida forlenges Bussholdeplass sør beholdes Nye busstopp for skolebuss og rutebuss nordover Korttidsparkering for henting og bringing av elever langs veien, ny gangsti inn på skolen Dagens innkjørsel stenges med bom, behovsprøvd adgang via sms-kode * Ansatte og besøkende parkerer ved Klæbuhallen, 104 P-pl /behov 86 P-pl Bevegelseshemmede parkerer ved inngangene Sykkelparkering: SP / behov SP (422 SP til sammen) Avfallscontainer flyttes ut mot ny atkomstvei Rambøll

140 22 (31) BESKRIVELSE 11. SAMRÅDS- OG MEDVIRKNINGSPROSESS 11.1 Kunngjøring og varsling Planen ble kunngjort ved annonse på kommunens nettside og i Adresseavisen Naboer og gjenboere til planområdet, samt offentlige etater, kommunale enheter og utvalg, næringsdrivende med flere er varslet med brev av Varslingsbrev og adresseliste vedlagt. Figur 13: KUNNGJØRING I ADRESSEAVISEN Innkomne innspill Vi har mottatt følgende innspill i forbindelse med varsling av oppstart: Rambøll

141 BESKRIVELSE23(31) Sør Trøndelag fylkeskommune ved Tore Kiste : Minner generelt om aktsomhetsplikten etter 8 i kulturminneloven. For øvrig ingen merknad. Kommentar: Tatt til etterretning Fylkesmannen i Sør-Trøndelag ved Hanne Nordgård : Gjør oppmerksom på at planområdet ligger i faresonen for kvikkleireskred og viser til retningslinjer fra NVE. Fremhever videre at prinsippene om universell utforming skal ivaretas. Kommentar: Disse momentene blir ivaretatt gjennom planarbeidet Statens vegvesen ved Erik Jølsgard : Ser positivt på at det settes fokus på trafikksikkerhet og viser til aktuelle håndbøker til bruk i planarbeidet. Ellers anbefales spesielt opphøyde gangfelt med fire lyspunkt, fartsgrense km/t, avkjørsel til skoleområdet bør gjøres mer oversiktlig, reduksjon av parkeringsarealet mellom skolene. Kommentar: Anbefalingene er tatt inn i planforslaget NVE, ved Kari Øvrelid : NVE er i sluttfasen av pågående sikringsarbeid for fase 1. Sikringsarbeidets fase 2 vil trolig berøre planområdet, antatt oppstart Forutsetter at planarbeidet ikke vil legge føringer for sikringsarbeidet. Forholdet til sikkerhet må framgå av reguleringsplanen og legges ved planmaterialet. NVE ønsker primært en samlet plan for Sørborgen som også viser sikringstiltakene. Samkjøring av planarbeidet bør vurderes, eventuelt bør reguleringsplan for Sørborgen begrenses til områder som omfattes av direkte tiltak. Kommentar: Sikringsarbeidet blir hensyntatt i planarbeidet gjennom rekkefølgekrav. Det har vært åpen dialog mot NVE i planperioden Klæburuten AS ved Torbjørn Lium og Team Trafikk AS ved Jon Olav Sætertrø : Usikker på omfanget av planarbeidet. Ønsker primært en enveiskjørt busstrase fra Granmo til Sørborgen med egen gang og sykkelvei. Kommentar: Det er stor høydeforskjell mellom Sørborgen og bunnen på bekkedalen. En oppfylling vil kreve store mengder masse. En løsning med bro over bekkedalen vil også være svært kostbar. Dette gjør at forslaget ikke lar seg gjennomføre i overskuelig framtid Klæbu idrettsråd ved Alf Steinar Tømmervold: Atkomsten til idrettsanleggene må ivaretas, for øvrig ingen merknad til planarbeidet. Opplyser at det vil bli bygget ny 7-er bane nær kunstgressbanen ved Klæbuhallen. Kommentar: 7-er banen er bygd sommeren Atkomsten til idrettshallen utvides og opprettholdes Sørborgen veglag ved Ingrid Furunes : Forutsetter at dagens avkjørsel Fv 921 til Haugamyrsvegen opprettholdes slik den er. Ramboll

142 24 (31) BESKRIVELSE Kommentar: Dette er ivaretatt. Avkjørselen er ikke til fare eller hinder for Fv 921 siden det er redusert fart til 30 km/time på strekningen Frank Strøm : Påpeker at trafikksituasjonen sør for atkomsten til skolene er svært uoversiktlig og ber om at det blir anlagt gangbro / undergang ved atkomsten Kommentar: Det ble opprinnelig foreslått anlagt fortau langs atkomsten sør for rundkjøringen og gangfelt til atkomsten til skolene. Dette er senere tatt ut av planen, siden ny gang- og sykkelvei vest for fylkesveien også er tatt ut John Anders Borgen : Farlig punkt der elever skal krysse atkomstveien fra sør inn til skolene, ber om undergang inn til lekeplassen. Kommentar: Som forrige punkt Leif Meland : Som eier av Torp Østre ber han om utbedring av avkjørselen til sin eiendom. Det er betydelige problemer med overvann fra gangveien som flommer inn på gårdsplass og i garasje. Kommentar: Dette punktet blir ikke berørt av reguleringsplanen. Problemet bør tas opp med Statens vegvesen. Samtlige innspill er kommentert fortløpende og kopier av innspill er vedlagt Samråd Samråd er holdt Det vises til vedlagt referat. Forut for - og i samråd har følgende forhold vært drøftet: 1a Generelle tiltak til utbedring av eksisterende trafikksituasjon på fylkesveien Fartsdempende tiltak (stigning fylkesvei ca 1:15) belysning gangfelt skilting 1b Gang og sykkelveier forbi Sørborgen Flere gangfelt Undergang ved busstopp Forlengelse av gang og sykkelveien på vestsida Ny gang og sykkelvei på østsida fra busstopp sør til rundkjøringa og forbi skolen 2 Atkomst til skoler og idrettshall: Av og påstigning langs fylkesveien vest for skolen + gangsti Ny atkomst med bussholdeplass nord for skolen. - Veien går i skjæring, vanskelig stigning. Rambøll

143 BESKRIVELSE25(31) Ny atkomst østfra, fra Granmo via friområde øst for skolen. Ravinedalene må sikres mot utglidning, stor høydeforskjell (ca 20 m), vanskelig stigning mulighet for gang- og sykkelvei, evt bro / gangbro. Utvidet atkomstvei med ny rundkjøring og utvidet veibredde (mot sør) - Ravinedalene må sikres mot utglidning alt veien utvides nordover mot skolene 3 Parkeringsplasser Antall parkeringsplasser fordelt på ulike brukere Plassering: Ved atkomst, ved Klæbuhallen, langs atkomstveien og langs Fv Skolegård Stenges for generell biltrafikk? Atkomst 5 Sykkelparkering / universell utforming - Sykler ligger på gangveier og plener. Dette kan utgjøre en risiko for synshemmede og er til hinder for bevegelseshemmede. Skolen ønsker at sykler plasseres i sykkelstativ. Innkomne uttalelser senere i prosessen er omtalt i saksframlegget til formannskapet og kommunestyret. 12. BESKRIVELSE AV PLANFORSLAGET 12.1 Intensjonen i planarbeidet Formålet med planen er å stadfeste arealbruken samt å gjennomgå trafikkforholdene i området med tanke på å bedre sikkerheten. Planen legger til rette for å skille biler fra gående og syklende, blant annet gjennom etablering av nye gang og sykkelveier. Det har også vært lagt vekt på at skolegården holdes mest mulig bilfri i løpet av skoledagen. Planarbeidet har fulgt opp de anbefalingene som ble gitt av Statens Vegvesen med hensyn til sikkerhet i forbindelse med oppstart av planarbeidet. Dette gjelder spesielt opphøyde gangfelt med belysning og reduksjon av parkering ved atkomsten til skolene. For øvrig inneholder planområdet store arealer til grønnstruktur. Arealene skal benyttes til friområde. Det legges til rette for at det kan opparbeides gangveier med belysning og stigningsforhold og dekke tilpasset bevegelseshemmede Planlagt arealbruk Området reguleres til: 1. Bebyggelse og anlegg (1000): Område for frittliggende småhusbebyggelse (1111) Område for undervisning/skoleområde (1162) Område for industri (1340) 2. Samferdselsanlegg (2000): Veg (2010) Gang og sykkelvei (2015) Annen veggrunn, tekniske anlegg (2018) Annen veggrunn, grønnstruktur (2019) Ramboll

144 26 (31) BESKRIVELSE Kollektivholdeplass (2073) Parkeringsplass (2082) 3. Grønnstruktur (3001): Friområde med turstier Plandata Arealbruksformål i planen Bolig Undervisn Næring Offentlig veg * Grønnstr Sum Sum grunnareal 1,2 daa 61,3 daa 1,8 daa 7,7 daa + 5,4 daa + 9,6 daa 67 daa 157,7 daa Areal på eksisterende bebyggelse BYA 215 m2 BYA m 2 BYA 172 m2 - - BYA Ca m2 Antall arb.plasser * Kjøreareal, fortau, gang- og sykkelvei, annen veggrunn. Tabell 2: Plandata (opprinnelig planforslag) 12.3 Bebyggelsens plassering og utforming Det er ikke planlagt ny bebyggelse i dette planforslaget, men fastsatt grad av utnytting åpner for noe utvidelse. Eventuell senere utbygging av skoleområdet skal skje innenfor regulert byggelinje. Ny bebyggelse skal tilpasses eksisterende bebyggelse. Maksimal gesimshøyde er regulert til kote 154, som tilsvarer 9 meter over skolegården på Sørborgen skole. I tilknytning til atkomsten for skolene etableres arealer for avfallshåndtering. Det finnes en rekke løsninger for dette med varierende tilrettelegging for kildesortering og universell utforming. Det kan være ønskelig å bygge inn eller på annen måte skjerme/skjule avfallsbeholderne Offentlig trafikkløsning og parkering. Personalet parkerer ved Klæbu-hallen. Dette utgjør maksimalt 88 bilplasser hvis alle de ansatte kjører bil til arbeid. Erfaringsmessig bor en del ansatte lokalt og vil komme til å gå eller sykle. Skolene vil fortsatt ha kjøreadkomst fra sør. Det er foreslått 10 kort stopp-plasser for henting og bringing av elever ved Fv 921. Ellers bringes elever til parkeringsplassen ved Klæbuhallen og går inn på skoleområdet via intern gangvei. Bussoppstillingsplassene i tilknytning til skolene endres, ved at det etableres en snuplass øst for ungdomsskolen og busstopp foran skolene. Buss-stopp i rundkjøringen tas ut, og det legges kun opp Rambøll

145 BESKRIVELSE27(31) til en langsgående busslomme ved fylkesveien. Dette endrer kjøremønsteret for skolebarnkjøringen noe. Varetilkjøring gis adgang til skolegården, som i dag. Det forutsettes avsatt 2 plasser for HC i felt o-p2, sør for Klæbu Ungdomsskole. Det er også avsatt 2 plasser for HC-parkering ved Klæbuhallen. Ellers tillates syketransport og uføretransport inn i skolegården. Det er avsatt 420 plasser for sykkelparkering. Reguleringsforslaget forutsetter 3 opphøyde gangfelt over Fv Gjennomføring og miljøoppfølging Det pågående sikringsarbeidet av ravinedalene vil antagelig være gjennomført i Ingen tiltak som påvirker grunnforholdene må settes i verk før dette er fullført. Grunnforholdene antas da å være sikret for dagens bruk. Ved eventuell senere utbygging eller anleggsvirksomhet i området må det gjennomføres geotekniske undersøkelser. Tilgrensende jordbruksarealer er i drift og det er forutsatt fortsatt drift. Kartet viser en driftsvei som tar av fra atkomstveien til Klæbuhallen mot øst. Det må vurderes tilpasninger slik at tilgang til jordbruksarealene fortsatt er mulig. Bekken gjennom planområdet vil gå åpen også etter at sikringsarbeidene er gjennomført, se illustrasjonsplan. Vegetasjonen langs bekken er ikke vurdert som verdifull og store deler av eksisterende skog vil bli fjernet som følge av sikringsarbeidene. Vegetasjonen bør erstattes for å opprettholde kvalitetene som rekreasjonsområde og naturbiotop. Etter gjennomført sikring av terrenget vil naturområdene kunne beplantes og opparbeides som rekreasjonsområde med turstier og gangforbindelse mellom Granmo og Sørborgen. Trafikkmengden på Fv 921 gir ikke grunn til støyskjermende tiltak. 13. VIRKNINGER AV PLANFORSLAGET 13.1 Stedets karakter, fjernvirkning, sol og skygge Stedet vil ikke endre karakter som følge av tiltak etter planen. Reguleringsplanen gir heller ikke endringer i fjernvirkning eller sol og skyggeforhold Energiforbruk Endringer i energi og ressursbruk som følge av planarbeidet vil være knyttet til transport. Reguleringsplanen gir ikke vesentlige endringer i energiforbruket. Bedre og tryggere gang og sykkelforbindelser kan stimulere til at flere går eller sykler Avfallshåndtering Planen inneholder arealer for avfallshåndtering ved atkomsten til skolene. Det bør legges til rette for kildesortering av avfallet slik at for eksempel glass og metall og papp og papir utgjør egne Ramboll

146 28 (31) BESKRIVELSE fraksjoner. Dette muliggjør resirkulering av avfall og kan ha både miljømessig - og pedagogisk betydning Transport og tilgjengelighet Barneskolen vil sannsynligvis ha høyere elevtall i en periode mellom utbygging av planlagte boligfelt, for eksempel på Granmo, og ferdigstillelse av ny barneskole i Klæbu. I denne perioden vil man også få en økning i trafikken til barneskolen. Trafikken vil også øke noe på kveldstid, som følge av kjøring til Klæbuhallen. Planforslaget vil lette trafikkavviklingen ved at det skapes en mer oversiktlig situasjon i ved atkomsten til skolen og at forholdene legges bedre til rette for fotgjengere og kollektivreisende Rasfare. Flomfare. Forurensning i grunnen NVE har i 2008 utgitt nye retningslinjer for planlegging og utbygging i fareområder langs vassdrag. Det er forutsatt at kommune gjør seg kjent med retningslinjene og i nødvendig utstrekning legger dem til grunn for sin arealplanlegging. For eksisterende bebyggelse som ligger i områder med utilfredsstillende sikkerhet mot flom og skred må fysiske sikringstiltak vurderes. De potensielle skredfarlige kvikkleiresonene er klassifisert etter faregrad, konsekvens og risiko. Skadekonsekvens og faregrad evalueres på grunnlag av beregning av poeng for hver sone etter utarbeidede klassifiseringskriterier. Sørborgen ligger i en sone med høy risiko for kvikkleireskred. Dette tilsier at et hvert tiltak som påvirker grunnforholdene i området vil utløse krav om geotekniske undersøkelser. Tiltaksplan og prinsippløsning for stabiliserende fyllinger viser de tiltakene som blir gjennomført av NVE for å sikre grunnforholdene i området, se figur 14. Som en del av sikringsarbeidene blir det fjernet store mengder masse på enkelte steder mens andre områder blir fylt opp. Det er utarbeidet og vedtatt detaljplaner for tiltaket. Det går åpne bekker gjennom naturområdet. Bekkene antas ikke å medføre fare for flom i området. Det er ikke kjent at det er høye radonverdier eller spesielle forurensninger i grunnen. Dette kan imidlertid heller ikke utelukkes og det anbefales at det gjennomføres måling av radonstråling i bygningsmassen. Rambøll

147 BESKRIVELSE29(31) Figur 14: Tiltaksplan og prinsippløsning for stabiliserende fyllinger Ramboll

148 30 (31) BESKRIVELSE 13.6 Støy Det er ikke foretatt støymålinger. Trafikkmengden på Fv 921 er på 3380 ÅDT, noe som ikke tilsier at det vil være behov for støyreduserende tiltak Beredskap og sikkerhet. Ravinedalene rassikres. Samtidig skal terrenget slakes ut for å gi nødvendig grad av tilgjengelighet og gjøre området brukbart til lek og rekreasjon. Det må derfor arbeides både med overvannshåndtering og utforming av terreng, gangveier og beplantning med sikte på brukbarhet og sikkerhet også under vanskelige værforhold. Det er neppe mulig å oppnå full tilgjengelighet med universell utforming mellom Sørborgen og Granmo. Hovedgangvei fra Sørborgen til Granmo er planlagt med en stigning på 1: Barns oppvekstvilkår Tiltakene etter planen blir iverksatt for å styrke trafikksikkerheten og bedre oppvekstforholdene for barn i Klæbu kommune. Lekeplassen for småskolen ved rundkjøring og atkomstveien blir utvidet ved at parkeringsplassene ved atkomst til skolegård fjernes. Naturområdet vil kunne benyttes til trening, lek og rekreasjon etter opparbeiding. Dette vil være positivt, spesielt i forhold til skolene og SFO. Planforslaget er gjennomgått av barnerepresentanten, bl.a. i møte med administrasjonen i kommunen Hun har kommet med følgende foreløpige kommentarer: Det er positivt at forslaget legger opp til et klart skille mellom kjøretrafikk og skoleområde, at det settes opp bom, at det ryddes opp i sykkelparkeringen, og at det bygges en ny gang- og sykkelveg øst for busslomma ved Torvmarkvegen Ny gang- og sykkelveg langs Fv 921, mellom Haugamyrvegen og Torvmarkvegen, gir totalt sett en bedre løsning for området. Selv om undergangen kan bli mindre benyttet, vil man oppnå store fordeler med at gang- og sykkeltrafikk langs og på fylkesvegen blir regulert og kanalisert på en tryggere måte. Det bør gjøres tiltak i undergangen som fører til at den blir lysere og tryggere å ferdes i Parkeringsplassen o_p1 er helt nødvendig hvis man skal unngå personbiltrafikk i busslomma ved barneskolen, og vil føre til mindre trafikk inn i området ellers. Den bør helst utvides med et par plasser, og gjøres om til kun en stopplomme for av- og påstigning. Siden parkeringsplasser fjernes ved barneskolen og mellom skolene, bør parkeringsplassene foran ungdomsskolen i større grad benyttes til besøks- og korttidsparkering. Dette vil bidra til mindre kaos ved at biler stopper og parkerer tilfeldig langs vegen Teknisk infrastruktur Det er ikke behov for tilleggskapasitet på veianlegg, ledningsnett eller strømtilførsel som følge av planen. Ledningskart for eksisterende anlegg samt oversikt over de grunnundersøkelsene som er utført tidligere er vist på de neste sidene. Rambøll

149 BESKRIVELSE31(31) Private boligeiendommer som berøres I opprinnelig planforslag var 3 private boligeiendommer berørt av forslag til ny gang- og sykkelveg mellom Haugamyrvegen og Torvmarkvegen. Dette tiltaket er nå tatt ut av planen. VEDLEGG 1) Varsel om oppstart: Klæbu kommune ) Innkomne merknader til oppstart 3) Møtereferat 03 : Samråd ) Ledningskart 5) Grunnundersøkelser 6) Fartsgrenser på stedet Ramboll

150 Y Y Y Y Y X Vedlegg 6 - opprinnelig reguleringsforslag, dat X X X X X TEGNFORKLARING Bebyggelse og anlegg (Pbl 12-5, nr 1) Boligbebyggelse - frittliggende småhusbebyggelse Undervisning Næringsbebyggelse Renovasjonsanlegg Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur (Pbl 12-5, nr 2) Veg X Fortau Gang/sykkelveg Linje- og punktsymbol Annen veggrunn - tekniske anlegg Annen veggrunn - grøntareal Planens begrensning Kollektivholdeplass Formålsgrense Parkeringsplasser Eiendomsgrense oppheves Regulert tomtegrense Byggegrense Grønnstruktur (Pbl 12-5, nr 3) Bebyggelse som inngår i planen Bebyggelse som forutsettes fjernet Grønnstruktur Regulert senterlinje Frisiktslinje Hensynssoner (Pbl 12-6) Regulert kant kjørebane Regulert parkeringsfelt Sikringsone - Frisikt Regulert fotgjengerfelt Infrastruktursone - Krav vedrørende infrastruktur Regulert støttemur (Område for av- og påstigning buss og utvidet parkeringsplass) Sikringsgjerde Infrastruktursone - Rekkefølgekrav grønnstruktur (Område for oppfylling og arrondering av terreng) Tunnel Målelinje/Avstandslinje Avkjørsel Sikringsonegrense Infrastrukturgrense Basiskartet er tegnet med svak gråfarge Kartopplysninger Kilde for basiskart: FKB X Dato for basiskart: 2005 Koordinatsystem: UTM sone 32 / Euref89 Høydegrunnlag: NGO 1954 Ekvidistanse 1 m Kartmålestokk1: m N REGULERINGSPLAN ETTER PBL AV 2008 Reguleringsplan for Sørborgen Klæbu MED TILHØRENDE REGULERINGSBESTEMMELSER kommune SAKSBEHANDLING ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN Revisjon Arealplan-ID Forslagstiller Klæbu kommune Kartprodusent: Rambøll/Klæbu kommune SAKS- NR. DATO SIGN. Kommunestyrets vedtak: 3. gangs behandling Offentlig ettersyn fra...til gangs behandling Offentlig ettersyn fra...til gangs behandling Kunngjøring av oppstart av planarbeidet PLANEN UTARBEIDET AV: Rambøll/Klæbu kommune PLANNR. TEGNNR. SAKSBEH. K GSU

151 Klæbu kommune Postboks Klæbu Trondheim, Deres ref: - Deres dato: Vår ref: 11/02528 FORSLAG TIL REGULERINGSPLAN FOR SØRBOGEN HØRING. UTTALELSE FRA OPPLYSNINGSVESENETS FOND (OVF). Advokatfirmaet Harris DA med underleverandørene ABO Plan og Arkitektur AS og Asplan Viak AS, har inngått rammeavtale med Opplysningsvesenets fond (OVF) om å ivareta fondet sine grunneierinteresser. I Sør-Trøndelag fylke vil det være Asplan Viak AS som gir uttalelse i plansaker på vegne av OVF. Uttalelse Området som forslaget omfatter vil berøre OVFs eiendom i den nordvestre delen av Lauvåsen, gjennom etablering av ny gangvei på vestsiden av FV 921 fra Torvmarkveien frem til overgangen ved boligen (gnr 18/6). OVF har ingen kommentarer til planen, men gjør oppmerksom på at behov for areal fra OVFs eiendom til gjennomføring av denne planen må erverves. Videre korrespondanse i saken bes sendt til: Advokatfirmaet Harris DA Pb Sandviken 5835 Bergen (Merk OVF) Vedtak i saken skal også sendes til: Opplysningsvesenets fond Postboks 535 Sentrum 0105 Oslo Vennlig hilsen ASPLAN VIAK AS Astrid Storøy Sivilarkitekt Tlf: Asplan Viak AS - Kjørboveien 12 - Postboks Sandvika - Tlf Faks asplanviak.no - org

152

153

154

155 Saksprotokoll Utvalg: Eldrerådet Møtedato: Sak: 7/11 Arkivsak: 11/40 Tittel: Saksprotokoll: Reguleringsplan for Sørborgen Behandling: Omforent forslag: Eldrerådet tar fremlagte reguleringsplan til orientering. Eldrerådets vedtak Eldrerådet tar fremlagte reguleringsplan til orientering. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefax: Postboks 200 Vikingveien postmottak@klabu.kommune.no rådmann

156

157

158

159

160

161

162

163 Jeg viser til Deres brev av 9. august d.å. samt til senere møte med plansjef Geir Magne Sund. Av dokumentene fremgår at en del av vår eiendom, gnr.21, bnr.12, foreslås å inngå i et større område kalt Grønn struktur som ser ut til å skulle bestå av friområdet med turstier. Området skal foruten å inneholde eventuelle gangforbindelser mellom skolen og boligområdene i øst, benyttes til trening, lek og rekreasjon. Vi kan definitivt ikke se at vår eiendom kan benyttes til gangforbindelser mellom skolen og boligområdene i øst og vi har også vanskelig for å forestille oss at skolen skulle ha behov for vår eiendom til trening, lek og rekreasjon. Vi foreslår derfor at grensen for det området som er kalt Grønn struktur følger grensen mellom Sørborgen og gnr. 21, bnr. 12. Forøvrig vil vi bemerke at et omtalte området av vår eiendom benyttes til vedhugst og vi ønsker at fortsatt skal være slik. for Olav Meland og Leif Meland Leif Meland

164 Høringsutkast til reguleringsplanen for Sørborgen - området Rektor la fram den nye reguleringsplanen for Sørborgen området i møte i samarbeidsutvalget (SU), SU kom med følgende innspill: Det er ønskelig med flere av og påstigningsfelt for å unngå trafikken inn på skoleområdet og ned mot Klæbuhallen. SU ser ingen fordel med fortau i enden av Torvmarkveien og langs Fylkesveien. Elevene er i dag vant til å bruke undergangen, og de er flinke til å bruke den. SU ønsker ikke at elevene skal gå langs Fylkesveien. Er det mulig å bruke plassen tenkt til fortau langs Fylkesveien til avstigningsfelt før innsvinging til skolen (fra sentrum) i stedet? Det er ønskelig med blinkende lys ved fotgjengerovergangene slik at bilistene blir ekstra oppmerksomme. Overgangen fra Ulstadvegen og ut i Fylkesveien er uoversiktelig og trafikkfarlig. Kan det gjøres noe med det? Elevene kommer i dag i full fart fra Haugamyrveien og over til skolen. Ikke alle bilistene er like oppmerksomme på dette, og elevene er ikke flinke til å se seg for. Er det mulig å gjøre noe med dette? Vennlig hilsen Kristin By Vollset Rektor Sørborgen skole Tlf /

165 Til den det måtte gjelde. Vi har nå fått sett gjennom forslaget av reguleringsplanen for sørborgen, og vil følgelig komme med noen innsigelser. For det første så kan vi ikke forstå hvorfor dere skal lage ny gang og sykkelvei på denne siden (altså mot Haugamyrveien) Dere har allerede en flott gang og sykkelvei på den andre siden ( mot skoleområde) med tunnel som går under veien og mot Haugamyra. Kanskje skolene burde sette inn tiltak på at elevene skal bruke denne tunnelen enda mere, det er vel noe av det tryggeste som er med tanke på trafikken. Deres forslag om at vi skal endre ca 97 kvadrat av vår tomt til gang og sykkelvei, og flytte/bygge om vår eksisterende uthus synes vi ikke noe om. Da vi kjøpte denne boligen i mai 2005 av dere måtte vi betale for hele eiendommen, ser derfor ikke noen grunn for å gi ca 97 kvadrat tilbake til dere. En god stund etter vi kjøpte denne eiendommen av dere ble vi bl.a nektet å bygge garasje, dette fordi dere opplyste oss om at tomta var/er full av vannledninger o.l under plena mot veien. (noe vi ikke var opplyst av før kjøpet) Så da er det vel rimelig å lure på hvordan dere skal forholde dere til alle disse ledningene..?? skal dere gjøre et tiltak med det også, kanskje legge alle rør og ledninger samlet i et stort rør??? Konklusjon: # Vi er ikke enig om å gi dere ca 97 kvadrat. # Vi lurer på hvordan det blir med alle ledningene som ligger på tomta. Ha en fin dag Mvh Anita og Geir Arne Losen Haugamyrveien 23 a gnr 18 bnr 16

166 Jeg vil med dette klage på gangveien som medfører at jeg må avgi deler av min tomt. Å tro at dagens fotgjengere som går rett over veien, vil gå hele gangveien og over fotgjenger-feltet, er vel i beste fall å være godtroende. Det bør heller utredes hvordan man kan få fotgjengerne til å bruke undergangen. Hvis dette blir vedtatt vil jeg ta kontakt med advokat. Mvh Bengt Olav Edvardsen Haugamyrveien 23 B 7540 Klæbu

167

168

169 NOTAT Oppdrag Sørborgen skole Kunde Klæbu kommune Notat nr. 1 Til Geir Magne Sund, Klæbu kommune Fra Kopi Sindre Hognestad, Rambøll Norge AS Monica Buran, Rambøll Norge AS BUSSOPPSTILLING SØRBORGEN Dato Innleding Etter møte med Klæbu kommune ble det utarbeidet 3 alternativer til bussoppstilling på skoleområdet på Sørborgen. Disse er: Alternativ 1 Felles bussoppstilling for barne- og ungdomstrinnet på parkeringsplassen «bak» skolen. Bussene snur innerst på parkeringsplassen og stiller seg opp langs kantstein mot skolen. Dagens snuplass erstattes med busslomme for rutebuss. Alternativ 2 Delt bussoppstilling for barne- og ungdomstrinnet i adkomstvegen til skolen. Bussene snur i fremkant av parkeringsplassen. Oppstillingen til ungdomstrinnet (innerst) står i gata (kantsteinsstopp), mens busser for barneskolen har oppstilling i lomme utenfor skolen. Dagens snuplass erstattes med busslomme for rutebuss. Alternativ 3 Delt bussoppstilling for barne- og ungdomstrinnet. Ungdomsskolen har påstigning som alternativ 2 (kantsteinsstopp i adkomstvegen). For barneskolen oppgraderes dagens løsning ved å utvide fortausarealet mot skolen med støttemur. Ledegjerder vurderes innført. Rambøll Mellomila 79 P.b Sluppen NO-7493 TRONDHEIM T F Vår ref /SHOTRH 2. Grunnlag for dimensjonering: - Buss 15 meter med tilhørende sporingskurver. Det er standard dimensjonering i h.t. gjeldene veiledere og håndbøker. Busstypen som benyttes i Klæbu i dag er ca. 12 meter. - Snuplass for buss er anbefalt diameter meter. Teknisk behov er 25 meter, men ekskluderer slingringsmonn og snøopplag. - Bredde på adkomstveg bør være 6,2 meter. En buss er 2,55 meter + speil. - Parkeringsplass for bil er 5x2,5 meter, 6,3 meter mellom rekker. - For å ivareta universell utforming av busslommer er det anbefalt 20 1/7 Arkiv ref.: M:\2011 Oppdr\Samferdsel\ Sørborgen skole-vegprosjektering\7-prod\s-samf- Areal\DOK\Bussoppstilling_Sorborgen.docx Rambøll Norge AS NO MVA

170 meters inn- og utkjøringsstrekning. Etablering av busslommer med krappere mål vil kunne medføre at bussenes overheng sveiper inn over motsatt kjørefelt, eller at høyre bakhjul ikke kommer inntil kantstein. Slikt gap mellom plattform og buss bør reduseres mest mulig. Likevel vil en buss kunne kjøre ut og forbi en foranstående buss som står bare 3,5 4,0 meter foran denne. Dette medfører at bussen kommer over i motsatt kjørebane. Utkjøringslengde ned til 5,0 meter bør kunne aksepteres på envegsregulerte gater, terminaler og lignende dersom bredden kan økes uten konflikt med motgående kjøretøy. Dette forutsetter aksept for at hekkutslag bak kan sveipe over fortau. (jfr. Statens vegvesen håndbok 232) 3. Forklaring til alternativene 3.1 Alternativ 1 Et snuareal for buss innerst på parkeringsplassen. Busser for barne- og ungdomstrinnet stiller opp langs fortau på østsiden av skolen(e). Snuplassen er over 30 meter i diameter, tilstrekkelig for å snu 15 meters buss. Ingen parkering i snuarealet for å unngå konflikter mellom parkerte kjøretøy og buss. Totalt plass til 3 busser samtidig, evt. flere kan vente i snuarealet. Adkomstvegen holdes fri for kjøretøy. 2/7 Arkiv ref.: M:\2011 Oppdr\Samferdsel\ Sørborgen skole-vegprosjektering\7-prod\s-samf- Areal\DOK\Bussoppstilling_Sorborgen.docx

171 Dagens snuplass gjøres om til lomme for passerende rutebuss på fylkesvegen. Innkjøringen til busslommen blir via krysset til skolens adkomstveg, ikke ulikt busslomme i motsatt retning. Busslommen vil ha plass til 1 buss. Denne vil kunne komme inntil kantstein og tilfredsstille krav til (tilnærmet) trinnfri ombordstigning1. Ulempen med denne løsningen er at utkjøringslengden blir ca. 10 meter, dvs. at bussen kommer over i motsatt kjørebane for å kunne svinge ut fra kantstein. Det er skissert en mulig løsning som 1B, kantsteinsstopp for rutebuss. Fra Statens vegvesens håndbok 232: Busslommer kan med fordel erstattes av stopp inntil kantstein/fortau i tettbebyggelse der hensynet til trafikkavviklingen ikke bør vektlegges like høyt som på friere hovedvegstrekninger. Denne typen av holdeplass kan benyttes på veger med liten trafikk (ÅDT under ) og lav fart (30 eller 40 km/t), eller som et element for å begrense trafikken. Hensikten er å gi kortest mulig betjeningstid til bussen samtidig som trafikksikkerheten ivaretas. Forbikjøring må forhindres (også over fortau) ved å legge tilstrekkelig avvisende kantstein på begge sider. Dersom forbikjøring hindres vil også trafikksikkerheten kunne øke. Kantsteinsstopp vil enkelt kunne tilpasses universell utforming. Busslomme eller kantsteinsstopp «rydder» noe opp i kryssområdet og gangkryssingen fra kulverten. Antallet parkeringsplasser for alternativet er 57 på parkeringsplassen og 23 (dagens) i adkomstvegen, totalt 80 p-plasser. 1 Fordrer lavgulvs- laventrebuss. Rute 47 til/fra Klæbu kjøres i dag med normalgulvsbuss, dvs. at denne har innvendig trinn i bussen som ikke tilfredsstiller UU. 3/7 Arkiv ref.: M:\2011 Oppdr\Samferdsel\ Sørborgen skole-vegprosjektering\7-prod\s-samfareal\dok\bussoppstilling_sorborgen.docx

172 3.2 Alternativ 2 Bussene stilles opp foran respektive skoler i adkomstvegen. Busser til barneskolen får lomme for 2 vogner, mens busser til ungdomsskolen har oppstilling inntil fortauskant i adkomstvegen. Snuplassen flyttes i forkant av parkeringsplassen. Det må hindres at ingen parkerer i snuarealet, f.eks. med å markere skillet med rabatt, kantstein, blokker e.l. Skissert sentraløy kan med fordel sløyfes. Bussene vil med denne løsningen i mindre grad komme i konflikt med parkerende biler, men adkomstvegen blir noe blokkert i en retning av ventende buss. Adkomstvegen er forutsatt en minimum bredde på 6,20 meter og at snøopplag blir på utsiden av vegbanen. En buss er 2,55 meter bred + speil. Høyre speil på holdeplass vil sveipe noe innover fortausarealet, slik at klaringen mellom en evt. passerende buss og buss på holdeplass vil være tilfredsstillende. 4/7 Arkiv ref.: M:\2011 Oppdr\Samferdsel\ Sørborgen skole-vegprosjektering\7-prod\s-samf- Areal\DOK\Bussoppstilling_Sorborgen.docx

173 Lokal rutebuss vil ha lomme i fylkesvegen som alternativ 1, alternativt 1B. Antall parkeringsplasser vil være 63 på parkeringsplassen og 23 (dagens) i adkomstvegen, totalt 86 p-plasser. 5/7 Arkiv ref.: M:\2011 Oppdr\Samferdsel\ Sørborgen skole-vegprosjektering\7-prod\s-samf- Areal\DOK\Bussoppstilling_Sorborgen.docx

174 3.3 Alternativ 3 Oppstillingen for ungdomsskolen er lik alternativ 2 kantsteinsstopp i adkomstvegen med snuplass i forkant av parkeringsplassen. For barneskolen videreføres dagens løsning med snuplass ved fylkesvegen. Fortausarealet er noe utvidet for å gi større plass og sikkerhet for ventende skolebarn. I tillegg er det foreslått gjerder langs fortau, unntatt der buss har oppstilling. Dimensjonene på dagens snuplass er akkurat innenfor sporingskurver i håndbok 017. Slingringsmonn og evt. tapt areal for snøopplag kompenseres med at buss kan sveipe overhenget foran over fortausareal. Denne muligheten begrenses med ledegjerder. Det anbefales å trekke disse 1-2 meter inn på fortauet for å kompensere. I prinsippet skal buss ha 30 meter snudiameter, men med kortere buss enn 15 meter kan dette reduseres. I slike tvilstilfeller bør dette konfereres med bussoperatøren og evt. prøvekjøres før detaljplanleggingen settes i gang. Dagens løsning med snuplass tilfredstiller ikke krav til universell utforming da bakdør ikke vil kunne komme inntil fortauskant i venstresving, illustrert i bildet under: Figur 1 - Buss i venstresving, Giæverbukta terminal Tromsø (foto: Rambøll) 6/7 Arkiv ref.: M:\2011 Oppdr\Samferdsel\ Sørborgen skole-vegprosjektering\7-prod\s-samf- Areal\DOK\Bussoppstilling_Sorborgen.docx

175 I forbindelse med diskusjonen rundt ledegjerder nevnes det her et aspekt hvor gjerder kan virke mot sin hensikt. Det har vært observert tilfeller hvor skolebarn benytter disse til å sitte på når de venter på bussen. Da er det en potensiell risiko for alvorlig skade/død om noen skulle falle inn i snuarealet for bussen. Parkeringskapasiteten blir lik alternativ 2 86 p-plasser. 4. Henstilling 4.1 Vurdere alternativene Det henstilles til å drøfte alternativene med berørte parter, herunder skole, bussoperatør (Trønderbilene), skolen, Statens vegvesen og AtB før videre detaljplanlegging. 4.2 Parkeringsbehov Kommunen bør også ta stilling til parkeringsbehov på skolen. Skisserte alternativ gir p-plasser. Antallet ansatte er oppgitt til å være Dette gir en parkeringsdekning på nærmere 100 %. Trolig vil det være ansatte som går eller sykler til skolen, samt en viss andel samkjøring og bussreisende. Dette taler for at parkeringskapasiteten ikke nødvendigvis bør være 1 bil pr ansatt. En liten reduksjon i parkeringsplassene gir noe større frihet til utforming og valg av alternativ. Vedlegg Alternativene i pdf. I A3 vises 1:500 - Alt_1.2.pdf - Alt_2.1.pdf - Alt_3.1.pdf 7/7 Arkiv ref.: M:\2011 Oppdr\Samferdsel\ Sørborgen skole-vegprosjektering\7-prod\s-samf- Areal\DOK\Bussoppstilling_Sorborgen.docx

176 Vedlegg 9 Fra: Ørsnes Grete Lilleøkdal [grete.orsnes@vegvesen.no] Sendt: 9. august :05 To: Geir Magne Sund Cc: Lykke Svein Ivar Emne: SV: Reguleringsplan for Sørborgen - notat om busslommer - høring Hei, Vi har drøftet alternativene i notatet om bussoppstilling ved Sørborgen skole og vi finner både alternativ 1 og 2 som greie løsninger. Når det gjelder løsningene inn på skoleområdet mener Statens vegvesen at andre parter må finne den beste løsningen, men vi mener det er ryddig å samle bussoppstillingen for barne- og ungdomsskolen på en plass (alt. 1). Statens vegvesen er opptatt av løsningene for rutebussen på fylkesvegen. Vi mener den beste løsningen er alt. 1 med egen busslomme for rutebuss. Vi er redd for at kantsteinstopp (alt. 1B) kan føre til farlige forbikjøringer. Vi vil også bemerke at det er viktig å anlegge «kiss&ride» felt langs med fylkesvegen da dette reduserer kjøringen inn til skoleområdet. Når det gjelder tidligere foreslåtte gang- og sykkelveg mellom Haugamyrvegen og Torvmarkvegen er Vegvesenet enig i at denne kan tas ut av planen. For å skape et mer attraktivt gang- og sykkeltilbud mener vi undergangen med tilstøtende vegnett bør opprustes. Gangvegens stigning og kurvatur kan med fordel justeres for å gjøre tilbudet mer attraktivt og brukervennlig. Mvh Grete Ørsnes Fra: Randi Morken Hjelmeland Sendt: 10. august :45 To: Geir Magne Sund Emne: svar på høring Hei! Vi har gått gjennom de ulike alternativene som du har sendt oss. Som jeg forstår av mailen din, så er det hvilket av de tre alternativene vi på Sørborgen mener er det beste. Vi mener at alternativ 3 er det beste. Det forutsetter at K&R løsningen på fylkesveien ordnes. I tillegg tror vi kaoset rundt rundkjøringa vi bli mindre hvis gang- og sykkelstien fra undergangen i retning skolen forlenges. Vi ønsker også en tidsstyrt bom inn mot parkeringsplassen på Sørborgen. Mvh Randi Morken Hjelmeland Avdelingsleder Sørborgen skole

177 Vedlegg 9 Fra: Frode Einar Krokstad [frode.einar.krokstad@atb.no] Sendt: 10. august :38 To: Geir Magne Sund Cc: 'svend.erik.sarheim@tronderbilene.no' Emne: SV: Reguleringsplan for Sørborgen - notat om busslommer - høring Hei Vi har sammen med Trønderbilen samsnakket og har kommet frem til at det beste er å få integrert levering og henting av skolebarn adskilt fra allmenn ferdsel. Det alternativet som treffer best etter vårt syn er alternativ 2; «Busser stilles opp foran de respektive skoler i adkomstvegen. Busser til barneskolen får lomme for 2 vogner, mens busser til ungdomsskolen har oppstilling inntil fortauskant i adkomstvegen» Her må det legges vekt på det ikke parkeres i snuarealet for busser. Denne løsningen kommer i mindre grad i konflikt med parkerte biler og persontransport/distribusjonskjøring til og fra Sørborgen skole. Som et supplement til planen kan vi spille inn behovet for ledegjerde langs med oppstillingsplassen(e) for skolebusser. Lokal rutebuss mener vi bør ligge på alternativ 1b. mvh Frode Einar Krokstad Rådgiver

178

179

180

181

182

183

184

185 Vegarbeider KOSTNADSOVERSLAG Rambøll, Norge AS KOSTNADSOVERSLAG Fotgjengerundergang under veg til Sørborgen skole Fortau langs vegen for å ivareta universell utforming Undergang 4,0m x 3,2m x 12,0m Plasstøpte murer fundamentert 1,0m under gangveg. Antar utgraving kan gjennomføres uten spunting Total prosjektkostnad 11 mill. kr. Trondheim Rambøll Norge AS Ola Bjerkan Fotgjengerundergang under veg til Sørborgen skole, Kostnader Side 1

186 Vegarbeider KOSTNADSOVERSLAG Rambøll, Norge AS Fotgjengerundergang under veg til Sørborgen skole 1 Post Beskrivelse Enhet Mengde Enh.pris i kr. Kostnad i kr. RIVING OG KLARGJØRING RS Rydding skog, busker, utstyr RS Graving m Kabler og ledninger, omlegging RS Kulvert m Støttemur nord for gangveg m Støttemur sør for gangveg m Rekkverk m Tilfylling m Reetablering veg m Gangveg m Fortau m Tilsåing, ferdigstillelse RS Reetablering skoleanlegg RS Midlertidig adkomst, trafikkulemper RS Rigg og drift 10% Uforutsett 30% Planlegging, administrasjon 12 % MVA 16 % SUM Fotgjengerundergang under veg til Sørborgen skole, Kostnader Side 2

187 Vegarbeider KOSTNADSOVERSLAG Rambøll, Norge AS KOSTNADSOVERSLAG Ny adkomstveg til Sørborgen skole Lagvis oppfylling i dalen Drenslag i bunn fylling ferdig utlagt tidligere Bygging ny veg på ferdig fylling Omlegging ledninger SP 200 og O 500, inkl. kummer Parkeringsplass for 100 biler Total prosjektkostnad 28mill. kr. Trondheim Rambøll Norge AS Ola Bjerkan Ny adkomstveg til Sørborgen skole, Kostnader Side 1

188 Vegarbeider KOSTNADSOVERSLAG Rambøll, Norge AS Ny adkomstveg til Sørborgen skole 1 Post Beskrivelse Enhet Mengde Enh.pris i kr. Kostnad i kr. RIVING OG KLARGJØRING RS Rydding skog, busker RS Oppfylling i dalen, lagvis m Ny adkomstveg inkl fortau m Parkeringsplass inkl adkomst m Omlegging ledninger m Finplanering. Tilsåing skråninger, rydding m Grunnerverv m Rigg og drift 10% Uforutsett 25% Planlegging, administrasjon 10 % MVA 18 % SUM Ny adkomstveg til Sørborgen skole, Kostnader Side 2

189 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 041 Arkivsaksnr-dok.nr: 12/194-3 Åpenhetsindeks for norske kommuner Rådmannens innstilling Kommunestyret tar framlagte redegjørelse til orientering. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Kommunestyrets vedtak Kommunestyret anmoder kontrollutvalget om å endre sitt reglement, og holde møter for åpne dører. Kommunestyret gir sin tilslutning til rådmannens vurderinger i punktene Punkt 4: Kommunen skal vurdere kostnadene ved å publisere forvaltningens offentlige saksdokumenter i sine postjournaler som klikkbare filer slik at disse er tilgjengelig for allmennheten slik som anbefalt i rapporten om åpenhet. Punkt 5: Saksdokumenter gjøres tilgjengelig også under møtekalender. Hvis dette ikke er teknisk mulig legges det inn en veiledning om hvor man finner saksdokumentene. Rådmannen gjennomfører de tiltak som ligger i hans vurderinger i tillegg til tileggsforslag vedtatt i møtet. Tiltakene gjennomføres innen 1.juni Vurdering Kontrollutvalget Kontrollutvalget har i møte sak 22/12 vedtatt å holde møter for åpne dører. Kontrollutvalgets møter annonseres sammen med øvrige politiske møter, og lenke til saksdokumentene er lagt inn og finnes samme sted som kommunens øvrige saksdokumenter. Vedr. punkt 4. Post og arkiv har foretatt en undersøkelse og funnet ut at mertiden ved kontroll og kvalitetssikring er ca 1,5 time pr dag noen dager mer, noen dager mindre. Dette for å sikre at opplysninger som kan ligge i både hoveddokument og vedlegg ikke legges ut. Kostnad: 20 % stilling. Vedr. pkt. 5: For å gjøre saksdokumenter tilgjengelig under møtekallender kreves en lisens ESA offentlig web-services. Det er pr i dag ikke avsatt midler til dette. Med de muligheter som finnes er det lagt inn en veiledning som viser hvor man finner dokumentene. Øvrige punkt med anbefalte tiltak:

190 2. Søkbar journal Søkefunksjonalitet virker ikke. Leverandør vil ikke rette denne feilen i den versjon vi har. Vil fungere når ny versjon er på plass. 3. Informasjon om innsynsrett Informasjon og lenker til offentlighetsloven, forskrift til offentlighetsloven og justisdepartementets veileder om offentlighetsloven er lagt inn under valget: Postliste. 6. Behandling av innsynskrav Kommunen behandler innsynskrav tilfredstillende, og har fått høy skor i åpenhetsindeksen på dette punktet. 7. Ansattes ytringsfrihet Kommunens kommunikasjonsstrategi legges ut på hjemmesidene til kommunen. 11. Tilgjengelig kontaktinformasjon Etter valget i 2011 ble alle medlemmer i styrer, råd og utvalg registrert med telefonnummer og e-postadresse, samt bostedsadresse på kommunens hjemmesider. Denne oppdateres ved endringer. 12. Selskap for åpne dører Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS, Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS, Envina IKS. Disse selskapene bør kunne ha åpne styreprotokoller og innsyn i agenda til styremøtene. Det er rettet en forespørsel til selskapene om dette er vanlig praksis eller ikke. Mottatte svar: - Fra IKA-Trøndelag IKS: Alle styreprotokoller i IKA Trøndelag er åpent tilgjengelig for alle som ønsker. Det vil naturligvis finnes saker som må påføres hjemmel av personvern- og andre hensyn. Vi har ikke lagt referat fra styremøtene ut på vår hjemmeside pr i dag men arbeider med å få opp ny hjemmeside hvor det er besluttet at alle møteprotokoller for 2012 legges ut. Økonomiske og administrative konsekvenser Vedr. punkt 4. Mertiden ved kontroll og kvalitetssikring av dokument vil kreve 20 % stilling.

191 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: X40 Arkivsaksnr-dok.nr: 11/ Valg av forliksrådsmedlemmer for perioden Rådmannens innstilling Kommunestyret velger følgende medlemmer til: Forliksrådet Medlemmer: (3) Varamedlemmer: (3) Leder: SAKSUTREDNING Vedlegg 1. Valg av forliksrådsmedlemmer og skjønnsmedlemmer 2012 Brev fra Justis- og politidepartementet av Saksopplysninger Følgende valg skal foretas, hvor valgnemnda skal fremme innstilling til kommunestyret: Forliksrådet: Det skal velges 3 medlemmer og 3 varamedlemmer i nummerert rekkefølge. Det velges leder blant valgte medlemmer. - Blant medlemmer og varamedlemmer skal det være både kvinner og menn - Forliksrådsmedlemmer må være fylt 25 år, og må være under 70 år ved valgperiodens start - Det skal bare velges personer som anses særskilt egnet til oppgaven, og som behersker norsk skriftlig og muntlig godt - De som er utelukket til valg som lekdommere, kan ikke velges som medlem av forliksrådet - Utelukket fra valg på grunn av vandel / Utelukket på grunn av stilling se vedlegg - Det er fylkesmannen som utferdiger oppnevnelsen. Inneværende periode I inneværende periode er følgende valgt: (kommunestyrets vedtak ) Forliksråd Medlemmer: Varamedlemmer:

192 Håvard Moe leder 1. Ida Volden Astrid Storsve 2. Roar Aune Steinar Berg 3. Hanne Kristiansen Senere endringer sist av : Astrid Storsve leder Steinar Berg Torill Sjøbakk Vara: 1. Harald Sigstadstø 2. Frode Røstum 3. Tone Roan 4. Hanne Kristiansen På forespørsel stiller følgende opp for en ny periode: - Astrid Storsve - Torill Anita Sjøbakk - Harald Sigstadstø (stiller både som medlem eller vara) Økonomiske og administrative konsekvenser Saken har ikke økonomiske eller administrative konsekvenser.

193 U/2i DET KONGELIGE OG POLITIDEPARTEMENT Kommunene, fylkeskommunene, fylkesmennene Deres ref. Vårref Dato /HIH Valg av forliksrådsmedlenuner og skjønnsmedlemmer 2012 Etter høstens kommunevalg skal det avholdes valg av lagrettemedlemmer, meddommere, skjønnsmedlemmer, forliksrådsmedlemmer og jordskiftedommere. Domstoladministrasjonen forestår utsendelse av informasjonom valg av lagrettemedlemmer og lekdommere ved de alminnelige domstoler. Vedlagt følger en redegjørelse for reglene om valg av forliksrådsmedlemmer og skjønnsmedlemmer som gjelder for kommende valg, og nærmere om oppgavene til kommunene, fylkeskommunene og fylkesmennene i den forbindelse. En oversikt over domstolenes ønsker med hensyn til antall skjønnsmedlemmer for kommende periode følger også vedlagt. Enkelte tingretter har skjønnsmedlemmer fra to fylker, og dette er anmerket ved de aktuelle tingretter. Vi gjør også oppmerksom på at Fredrikstad tingrett ønsker en økning i antall skjønnsmedlemmer, mens Sør-Gudbrandsdaltingrett, Kristiansand tingrett og Indre Finnmark tingrett ønsker en reduksjon i antall skjønnsmedlemmer. Det understrekes for øvrig at fylkeskommunen skal angi hvilket fag det enkelte skjønnsmedlem er kyndig i når opplysninger om de valgte skjønnsmedlemmer sendes inn. d hilsen one Celius avdelinasdirektør ( Cifteal o 5-. d Iren Ilauge ud seniorradgiver Postadresse Kontoradresse Telefon- sentralbord GullhaugTorg 4a Oslo Org. nr.: Saksbehandler Telefaks HeidIren Haugerud

194 Kopi: Forliksrådene, Politidirektoratet, Samarheidsutvalgetfor forliksråd og namsmenn, Domstoladministrasjonen,Kommunal-og regionaldepartementet Side 2

195 INNHOLDSFORTEGNELSE VALGAtrFORLIKSRÅDSMEDLEMMER 3 1.1Forliksrådetssammensetningmm 3 1.2Vilkårfor å kunnevelgestilforliksrådsmedlem 3 1.3Fremgangsmåtenvedvalget Omvalgavforliksrådsmedlemmerog varamedlemmeretter kommunestyrevalgeti Valgavformann rekkefølgenfor de valgtemedlemmer 7 1.4Fylkesmannensoppnevningavde valgteforliksrådsmedlemmerog varamedlemmer 8 1.5Suppleringsvalgavforliksrådsmedlemmerog midlertidigoppnevning 9 VALGAVSKJØNNSMEDLEMMER Oppnevningtil skjønnsmedlemsutvalgene Innledning skjønnsprosessloven Vilkårfor å kunne velges Innledendebehandling domstolenesog kommunenesoppgaver Fylkestingetsoppnevningavutvalgene Ajourforingog slettingi valgperioden ny oppnevning Vandelskontroll 12

196 1. VALGAVFORLIKSRÅDSMEDLEMMER 1.1 Forliksrådetssanunensetningmm Om sammensetningen av forliksrådene bestemmer domstolloven 27 første til syvende ledd: "Ihver kommune skal det være etforliksråd. Forliksrådetskal ha tre medlemmeroglike mangevaramedlemmer.blant medlemmene ogblant varamedlemmeneskal det være bådekvinner og menn. Varamedlemmene tilkallesi den rekkefølgeoppnevnelsenviser. Kommunestyretvelgeret av medlemmenetilformann. Har dennefo,fall, trer den av de andresom er nevntførst i oppnevnelsenogsom kan gjøretjeneste,i dennessted. Med samtykkefra departementetkan kommunestyretfastsette atforliksrådetskal ha to ellerflere avdelinger.hver avdelingvelgesetterannet og tredjeledd.den eneformannen velgessom lederfor domstolen.den andreformannen, ellerde andreformennene i den rekkefølgekommunen harfastsatt, er lederensstedfortredersom lederfor domstolen. Arbeids-,skyss-ogkostgodtgjørelsetil medlemmeneogvaramedlemmenefastsettesi samsvar medforskrijigitt av Kongen.For bestemtekommuner kan departementetfastsette atformannen og i tilfelleogsåde øvrigemedlemmeneskal ha et midlertidig tilsettingsforholdetter tjenestemannsloven. I lensmannsdistrikterer lensmannensekretariatfor forliksrådet I namsfogdelistrikterer namsfogdensekretariat I politistasjonsdistriktermed sivile rettspleieoppgaverer politistasjonensekretariat.kongenkan vedforskriltgi regleromforholdetmellom forliksrådetogsekretariatet Kommunersom har samme sekretariatfor forliksrådetog dessutenliggeri samme domssogn,kan med tilslutningav minst 2/3 av hverav kommunestyrenesmedlemmer beslutteå hafellesforliksråddersomkommunenesamtidig er enigeom hvor mange medlemmerog varamedlemmerhver kommune skal velge,og om hvordan det skal sikres at det blant bådemedlemmeneog varamedlemmeneer bådekvinner og menn. Felles forliksrådkan opprettesuavhengigavfunksjonsperiodenetter 57." 1.2 Vilkårfor å kumtevelges til forliksrådsmedlem Forliksrådsmedlemmer er dommere, og domstolloven 53 gjelder derfor også for dem: forliksrådsmedlemmer må være norske statsborgere menn eller kvinner som er vederheftige og som ikke er fradømt stemmerett i offentligeanliggender.

197 71nr. 9utelukkerfravalgi denkommunenvedkommendeer ansatti, ikkefra tilsvarendevalgi andrekommuner.uttrykket"tar direktedcli"gjelderalletyper arbeid,ogsåutførelseavtekniskpregede oppgaver. Reglerforhvemsom er utelukketpå grunn avvandel,går fremavdomstolloven 72: "Utelukketfra valgpå grunn av vandel er den som er idømt ubetingetfengselsstraffi mer enn ett år den som er idømtforvaringellersærreaksjoneretterstraffeloven 39-39c den som er idømt ubetingetfengselsstraffi ett år ellermindre, ogdet ved valgperiodens start er mindre enn 15 år siden dommen var rettskraftig den som er idømt betingetfengselsstraffogdet ved valgperioden start er mindre enn 10 år siden dommen var rettskraftig den som er idømt ellerhar vedtatt betestraffor etforholdsom elter lovenkan medføre fengseli mer enn ett år, ogdet ved valgperioden start er mindre enn 10 år siden dommen var rettskraftigellervedtakelsen den som harfått betingetpåtaleunnlatelseellerdomsutsettelsefor etforholdsom etter lovenkan medførefengsel i mer enn ett år, ogdet ved valgperioden start er mindre enn 10 år siden avgjørelsenvar rettskraftig Dom på samfiinnsstraffmedførerutelukkelseetterførsteledd nr. I eller3, avhengigav lengdenav den subsidiærefengselsstraffen.veddelvisbetingetfengselsstraffvurdereshver delfor seg etterførste ledd." Merknad- Bestemmelseninnebærerat ikkebare straffensart,men ogsåstraffenslengdeer av betydningforhvorlengeen personer utelukketfravalgsomforliksrådsmedlem. Etter domstolloven 73cr det kommunensomskalkontrollereat ingenvelgesi strid med 71og 72.I praksisvilden nødvendigeinformasjonenmåtteinnhentesdels gjennomkontaktmed den enkeltekandidatog delsvedforespørseltil strafferegisteret ellerpolitiet.vedhenvendelseromvandelbør kommuneneleggevektpå at det ikke skalinnhentesmer informasjonenn det somer nødvendigfor å avklareompersonener valgbaretter 72. Etter 74kan en personkreveseg fritattfravalgdersomhelsetilstandellerandre særligegrunner tilsierdet, ellervedkommendehar værtmedlemavforliksrådeti to periodertidligere.

198 I tillegg oppstiller domstolloven 56 visse vilkår for å kunne velges til forliksrådsmedlem: Vedkommende må ha fylt 25 år Vedkommende må være under 70 år ved valgperiodens start, jf. 70 nr. 1 Som forliksrådsmedlemmer skal bare velges personer som anses særskilt egnet til oppgaven, og som behersker norsk skriftlig og muntlig godt Den som ikke bor i kommunen kan nekte å ta i mot valg. Etter domstolloven 56 første ledd annet punktum gjelder domstolloven 71 til 74 tilsvarende for forliksrådsmedlemmer. Dette innebærer at de som cr utclukket til valg som lekdommere, heller ikke kan velges som medlemmer av forliksrådet. Domstolloven 71 lyder: "Utelukketpå grunn av stilling er I. Stortingetsrepresentanterog vararepresentanter statsrådetsmedlemmer,statssekretærer,statsrådenespersonligepolitiskerådgivereog ansatte ved Statsministerenskontor tlkesmenn ogassisterendefilkesmenn utnevnte ogkonstituertedommereog ansatte ved domstolene ansatte vedpåtalemyndigheten,i politiet, kriminalomsorgenogpersonersom er tildelt begrensetpolitimyndighet ansatte i justisdepartementet,politidirektoratetogdomstoladministrasjonenogdens styre ansatte ogstudenterved PolitihøgskolenogFengselsskolen praktiserendeadvokaterogadvokatfullmektiger kommunens administrasjonssjef(medlemmeneav kommunerådet i kommuner med et parlamentariskstyringssystem)og andre kommunale tjenestemennsom tar direktedel i forberedelsenellergjennomføringenav valget." Merknad:

199 For øvriger det ingenformellebegrensningerforhvemsomkanvelgessom forliksrådsmedlem.det er såledesadgangtilå velgejuristerutoverde begrensningene somfølgerav 71.Ansattevedkommuneadministrasjonensomikketar direktedeli forberedelseneller gjennomføringenavvalgetkan ogsåvelges. Departementetvilfremheveat forliksrådenei vår rettergangsordninghar en viktigog krevendeoppgave.for at de skalkunne løse oppgaven,er det derfornødvendigat det somforliksradsmedlemmerbare velgespersoner somi ethverthenseendeer skikket forvervet.kommunenbør oppfordrede valgtetil å deltapåkurs somarrangeresfor forliksrådsmedlemmer.dettevilgjøredembedre i standtil å ivaretaforliksrådets oppgaverpå en godmåte.slikekurs arrangeresårligavsamarbeidsutvalget for forliksrådognamsmenn. Departementetunderstreker at valgavforliksrådikkeer et valgavpolitiskråd eller utvalg,og at en vedvalgettar hensyn tilpersonligeforutsetningerog egenskaperhos dem somblirvalgt.videreer det viktigå bevarekontinuiteteni forliksrådet. Kommunestyretbør være tilbakeholdenmed å skifteut hele forliksrådetpå en gang. 1.3 Fremgangsmåten ved valget Om valg av forliksrådsmedlemmer og varamedlemmer etter kommunestyrevalget i 2011 Etter domstolloven 57førsteledd skalvalgetavforliksrådsmedlemmer foregåinnen 15.oktoberåret etter hvert kommunestyrevalg,og gjeldefra 1.januardetpåfølgende år. Paragraf57lyder: "Forliksrådsmedlemmermed varamedlemmer velgesav kommunestyretselv. Valgetforegår innen 15. oktoberdret etter hvert kommunestyrevalgoggjelderfor fire årfra 1. januar det påfølgendeår. For valgetgjelderbestemmelsenei kommunelovenkapittel 6 med de avvik somfølgerav paragrafenher og av 27. Vedfiertallsvalgskal rekkefølgenbådefor medlemmeneogfor varamedlemmenebestemmes etter deresstemmetall,ellerved loddtrekningnår stemmetalletstår likt, med mindre kommunestyretenstemmigfastsetter rekkefølgen. Dersom det vedforholdsvalger nødvendigfor å oppifilekravet i 27 om at det blant medlemmeneskal være bådekvinner og menn, og opprykketterkommuneloven 37 nr. 3 innen den enkelteliste er utelukket, skal kandidaterfra det underrepresentertekjønn tykke opppå den listensom harfått færrest stemmer. Det sammegielderdersomdet er nødvendigfor å oppffilekravet om at det ogsåblant varamedlemmeneskal være både

200 kvinner ogmenn. Dersomdet har vært opprykketterførstepunktum på den listen som har fått færrest stemmer,skjer opprykketfor varamedlemmenepå den listen som har fått nest feerreststemmer. Vedstemmelikhetavgjøresdet ved loddtrekningpå hvilken liste opprykk skalskje." Etter kommunelovenkapittel 6 er det fastsatt generelle bestemmelser for valg til kommunale nemnder mv. Disse reglene gjelder også for valg av forliksråd, med de avviksom følger av domstolloven 27 og 57.Valget skal således holdes som forholdsvalgnår minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg.bestemmelsen i kommuneloven 37 nr. 4 om antallvaramedlemmer kommer imidlertid ikke til anvendelse, fordi domstolloven 27 uttrykkelig bestemmer at det skal være tre varamedlemmer. Særregelen i domstolloven 57tredje ledd om at kommunestyret enstemmig kan fastsette rekkefølgen for forliksrådsmedlemmer, har bakgrunn i at forliksrådet til fider gjenvelges uten at en ønsker å endre rekkefølgen. Rekkefølgenhar betydning ved forfalltil forliksrådets møter. Ved avtalevalggir kommuneloven 38 nr. 3 tilfredsstillendesvar på hvordan en valgteknisk skal oppfyllekravet i domstolloven 27 om at det både blant medlemmene og blant varamedlemmene skal være både kvinner og menn. Ved forholdsvalggir imidlertid kommuneloven ingen valgteknisk løsning på hvordan kravet om kjønnsfordelingskal oppfyllesdersom tre grupperinger i kommunestyret velger hvert sitt medlem og disse er av samme kjønn. Særregler om dette er derfor inntatt i domstolloven Valg av fonnann rekkefølgen for de valgte medlemmer Om valg avformann i forliksrådet bestemmer domstolloven 27 at kommunestyret velger én av forliksrådsmedlemmene til formann. Denne bestemmelsen er slik å forstå at kommunestyret først velger tre forliksrådsmedlemmer med varamedlemmer, uten at det avgjøres hvem som skal være formann. Deretter foretas særskilt valg av formann blant de tre forliksrådsmedlemmer som er valgt.ved valget må en gå frem etter de alminneligeregler i kommuneloven kapittel 6. Valget av forliksrådsmedlemmer avgjør den innbyrdes rekkefølgen av de valgte medlemmer og varamedlemmer. Rekkefølgenhar betydning for hvem som skal fungere ved formannens eller andre medlemmers fravær, jf. domstolloven 27 tredje ledd. Den vil bestemmes noe forskjelligetter som de er valgt ved forholdstallsvalgeller ved avtalevalg.

201 Er valgetholdt somforholdstallsvalgbestemmesrekkefølgeni henholdtil kommuneloven 37. Avtalevalgfølgerreglenei kommuneloven 38a. 1.4 Fylkesmannens oppnevning av de valgte forliksrådsmedlemmer og varamedlemmer Nårvalgetpå forliksrådsmedlemmermedvaramedlemmerer holdtog deninnbyrdes rekkefølgenfastslått,sendes innberetningomvalgettilfylkesmannen. Omfylkesmannensoppnevningavforliksrådetog tilsynmed dette,er det bestemti domstolloven 58: "Valgetinnberettestilffikesmannen. Finner han valgetlovlig,werdiger han oppnevnelse for de valgteetterden rekkefølgesom erfastsatt ved valget Ellerspåbyrhan at det i fornøden utstrekningskal holdesnytt valg Fylkesmannenfører tilsyn medforliksrådetsvirksomhet." Merknad: FinnerfrIkesrnannenat valgeter foretattkorrektetter reglenei domstollovenog kommuneloven,utferdigerhan oppnevnelsefor de somer valgt,etter denrekkefølge som ble bestemtvedvalget. 1.5 Suppleringsvalg av forliksrådsmedlemmer og midlertidig oppnevning I visse tilfelleer det adgangtil å foretasuppleringsvalgavforliksrådsmedlemmer. Regleneom detteer fastsatti domstolloven 59: "Når etforliksrådsmedlemellervaramedlemdør ellerflytterfra kommunen, ellernår det opplysesat vedkommendemangler noen av de betingelsersom er nevnt i 53 eller56 første ledd, ellervedkommendeellersblir varigforhindretfra å gjøretjeneste,foretar kommunestyretnytt valg av medlem ellervaramedlemfor den tid som er igien. Valget foretas somjlertallsvalg. Kommunestyretkan tillate et medlem ellervaramedlemå fratre sin stillingfør tiden og foretar i såfall nytt valg etter regleneiførste ledd. Har noenforfallsåforliksrådet ikke kan holdebeslutningsdyktigmøte, kan blkesmannen oppnevnestedfortrederefor den enkeltesak ellerfor inntil tre måneder.er det ikke tid til å innhenteffikesmannens bestemmelse,kan toforrettendeforliksrådsmedlemrnermidlertidig tilkalle en stedfortredernår partene samtykker.

202 Den som oppnevnessom medlemellervaramedlemetter denneparagraf kommer i rekkefølgeetterdem som er oppnevnttidligere.denom det holdesvalgpå nytt medlem fordiformannen harfratrådt e.l.,kan kommunestyretvelgenyformann uavhengigav førstepunktum." Merknad: Det er ikke gitt nærmere bestemmelser om hvordan stedfortredere skal velges. Behovet for stedfortredere oppstår ofte i hastesituasjoner, og da kan det være lite hensiktsmessig at kommunestyret foretar valget. I slike situasjoner vil fylkesmannen kunne oppnevne stedfortredere etter forslag fra de gjenværende medlemmer i forliksrådet. I praksis kan det gjerne skje ved en telefonhenvendelse til fylkesmannen. Forutsetningen er at den eller de stedfortredere som oppnevnes er valgbare, dvs, at de oppfyllervilkårene i domstolloven 53 og 56. Begrunnelsen for 59fierde ledd er at flere fylkesmenn og kommuner har påpekt at det ved suppleringsvalg bør være anledning til å velge formann uavhengig av den rekkefølge som medlemmene er oppnevnt i. Domstolloven 27 forstås slik at kommunestyret ved det ordinære valg av forliksråd skal velge formann uten hensyn til den rekkefølge som ellers villegjelde, jf. foran under pkt Det samme bør også gjelde ved suppleringsvalg, slik at en lettere finner løsninger som både forliksrådet og det enkelte medlem er tjent med. Formannen har ofte en større arbeidsbyrde og et større ansvar enn de øvrige medlemmer, og formannens evne til å lede forliks- og domsforhandlinger er dessuten av stor betydning. Kommunestyret bør innhente forliksrådets syn før forslag fremsettes. 2. VALGAV SKJØNNSMEDLEMMER 2.1 Oppnevning til skjønnsmedlemsutvalgene Innledning skjønnsprosessloven 14 Om oppnevningav skjønnsmedlemmer (tidligerekalt skjønnsmenn) er det gitt bestemmelser i lov 1.juni 1917nr. 1 om skjønn og ekspropriasjonssaker (skjønnsprosessloven) 14,som lyder: "1hvertffike skal det være et utvalgav skflønnsmedlemmersom oppnevnesavffikestinget etterforslagfra tingretteneogfra kommunestyrene.oppnevningenforetas innen 15. oktoberåret etterhvert kommunestyrevalg,oggjelderfor fire år fra 1.januar det påfølgendeår. Utvalgetskal ha så mange medlemmerfra hvert domssognsom departementetfastsetter.vedfastsettingenav antallet tas hensyntil hvor mange skjønnssakerdet vanligviser i domssognet.

203 Vedoppnevningenskal det tas sikte på at utvalgetfår en allsidigsammensetning,ogat de som oppnevneshar kyndighetpå et ellerflere områdersom vanligvisberøresvedskjønn. Reglenei domstolsloven 70, unntatt annet leddnr, 1 om øvrealdersgrense,og, gjeldertitsvarende.det samme gjelderretten tilfritak på grunn av taført tjenesteetter domstolloven 90første ledd annet punktum. Fylkesrådmannenskal innen 1. novemberåret etter hvert kommunestyrevalgsende oppgaveoveralle skjønnsmedlemmeri detfflkesvise utvalg til tingretteneog jordskifteretteneitiket og til vedkommendelagmannsrett.oppgavenskal inneholdefitlit navn, adresse,fødselsnummer, eventuelltelefontil arbeidsstedogprivat, stilling ogyrke, samt angivelseav hva vedkommendeer særligkyndig Merknad: Det er fortsatt fylkestinget som skal velge skjønnsmedlemmer. Fylkestingets kompetanse til å oppnevne skjønnsmedlemmer etter skjønnsprosessloven 14 kan delegeres til fylkesutvalget. Kompetansen kan imidlertid ikke delegeres til kommunene. Fortegnelsen fylkesrådmannen skal sende tingrettene, skal inneholde de samme opplysninger om de valgte medlemmene som en har bedt om i forbindelse med forslagene. Kravet om angivelse av hva vedkommende er særlig kyndig i, peker for det første på en mer generell inndeling innen utvalgene, dernest på vedkommendes særskilte kvalifikasjonerdersom dette ikke fremgår tilstrekkelig av yrkesbetegnelsen. For eksempel kan opplysning om spesiell fagutdanning være nyttig Vilkår for å kunne velges fienvisningene i skjønnsprosessloven 14annet ledd innebærer at det, i tillegg til de krav til faglige kvalifikasjoner som følger av skjønnsprosessloven, i hovedsak skal gjelde de samme krav til personlige forutsetninger og formelle forhold for skjønnsmedlemmer som for lagrettemedlemmer og meddommere. Den øvre aldersgrensen etter domstolloven 70 annet ledd nr. 1 skal imidlertid ikke gjelde for skjønnsmedlemmer. Siden det er fylkeskommunene som oppnevner de fylkesvise utvalgene av skjønnsmedlemmer, skal henvisninger til "kommunen", "kommunestyret og liknende forstås som henvisninger til de filsvarendeinstanser i fylkeskommunen. Det understrekes at det skal tas sikte på en allsidigsammensetning av utvalget. Det må særlig påses at det i utvalget kommer med et tilstrekkelig antall personer med innsikt i bygningsvesen og i jord- og skogbruk. Domstolene er i sin virksomhet avhengig av erfarne og velkvalifiserteskjønnsmedlemmer, og dette hensyn bør tillegges betydelig vekt ved valget.