SANDE KOMMUNE. Faste medlemmar som møtte: Namn Funksjon Representerer Olav Myklebust Linda Solveig Dyrhol. Medlem Medlem

Transkript

1 SANDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Sande rådhus - Formannskapssalen Dato: Tid: Faste medlemmar som møtte: Namn Funksjon Representerer Olav Myklebust Linda Solveig Dyrhol Leiar Nestleiar Asbjørn Støylen Wenche Gjede Sætre Medlem Medlem Faste medlemmar som ikkje møtte: Namn Aina Strand Medlem. Avbud møtedagen For seint å kalle inn vara. Varamedlemmar som møtte: Namn Frå Vest kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSKR IKS): Namn Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Namn Stilling Dag Vågen Ordførar. I sakene 34, 35 og 36. Asle Giske Rådmann. I sakene 34, 35 og 36.

2 SAKLISTE Saksnr 31/16 32/16 33/16 34/16 35/16 36/16 37/16 38/16 39/16 40/16 Innhald GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PLAN OG RETNINGSLINER FOR SELSKAPSKONTROLL FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN SANDE KOMMUNE OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJON SPESIALUNDERVISNING MELDINGAR REVISJONSPLANLEGGING 2016 FINANSIELL REVISJON MØTEPROTOKOLL VAL AV UNDERSKRIVAR

3 SAK 31/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Samrøystes vedtak Innkalling og sakliste vart godkjent. Sakene vart behandla i slik rekkefølgje (tilpassa at ordførar og rådmann møter i sakene 34, 35 og 36): 31, 32, 33, 38, 37, 34, 35, 36, 39 og 40. SAK 32/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE Vedlegg Møteprotokoll frå møtet den Samrøystes vedtak Møteprotokollen frå møtet den vart godkjent. SAK 33/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 Møteprotokollar som var gjennomgang: Kommunestyret 27.09, Formannskapet 11.10, 26.10, Næring, teknisk og miljøutvalet 20.10, Helse- og oppvekstutvalet 20.10, Kommunalt råd for likestilling av funksjonshemma 17.10, Eldrerådet 17.10, Ungdomsrådet 06.10, SSR IKS styret Vert sendt leiaren i kontrollutvalet SSR IKS representantskapet Vert sendt leiaren i kontrollutvalet Samrøystes vedtak Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. SAK 34/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Ordførar og rådmann var inviterte og var til stades under behandling av saka. Vedlegg 1. Overordna analyse i Sande kommune Utarbeida av Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS. 2. Analyse av nøkkeltal frå statistisk sentralbyrå. Utarbeida av Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS. Saksopplysningar Innhaldet i plan for forvaltningsrevisjon Heimelen for forvaltningsrevisjon følgjer av kommunelova (koml.) 77 nr. 4, som fastset at kontrollutvalet skal sjå til «at det blir gjennomført systematiske vuderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut frå kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon)..», jf. tilsvarande formulering i 9 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Etter 10 skal det «minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunetyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon.» Det er vidare fastsatt at kommunestyret vedtek planen.

4 Formålet med forvaltningsrevisjon Hensikta med forvaltningsrevisjonen er blant anna å bidra til ein betre og meir effektiv kommunal forvaltning. Når det vert utført forvaltningsrevisjon, set ein fokus på økonomi og måloppnåing. Ved utøving av forvaltningsrevisjon bidreg kontrollutvalet bl.a. til: Å påpeike forbetringsområder som bidreg til økt produktivitet og måloppnåing i tilhøve politiske vedtak og føresetnadar. Å bidra med informasjon til kommunens avgjerdstakarar som er til nytte for o Å styrke kommunestyrets grunnlag for styring o Kontrollutvalets tilsyn med forvaltninga o Leiinga si vurdering av mogligheiter for meir sparsom/økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og betre måloppnåing. o Rasjonell, målretta og kostnadseffektiv drift. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon Gjennomføring Etter at kommunestyret har vedtatt plan for forvaltningsrevisjon, vil kontrollutvalet sørgje for å bestille forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet vedtek problemstillingar, prosjektplan og ressursar, og om det i så fall skal gjennomførast foranalyse. Bestillinga vert, som hovudregel, til Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS. Rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpande til kontrollutvalet om resultat av gjennomført forvaltningsrevisjon. Vidare er kontrollutvalet pålagt ansvar for å rapportere til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtek spesielle føresegn for når og korleis rapporteringa skal gå føre seg, er det opp til kontrollutvalet å finne ein tenleg form og frekvens på dette. Rapport og resultat frå det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt vert då fortløpande lagt fram for kommunestyret. Prioriteringar i denne perioden Generelt Overordna analyse er basert på innsamla informasjon og statistikk for kommunen, dessutan revisors erfaringar, tidlegare analyse/plan og tidlegare prosjekt. Vi viser til den overordna analysen (vedlagt saka) for nærare opplysingar. På bakgrunn av denne analysen vert det lagt opp til val av forvaltningsprosjekt basert på risiko- og viktigheit (jf. vedlegg). Eit prosjekt blir bl.a. sett i verk for å bidra til å redusere ein mogleg trussel. I tillegg vil dette vere prosjekt som skal fokusere på ein målretta, rasjonell og kostnadseffektiv drift. Ved ein konkret utveljing av prosjekt bør nytteverdien vurderast i tilhøve forventa ressursbruk for å gjennomføre prosjektet. Ved utforminga av eit prosjekt vil kontrollutvalet avgrense temaet slik at prosjektet blir konkret og gir kontrollutvalet dei nødvendige opplysingar for deira kontroll med kommunen. Gjennomførte forvaltningsrevisjon siste planperiode 2013: Vedlikehald av kommunale bygg 2014: Budsjettoppfølging av Økonomisk rapportering 2015: Spesialundervisning i grunnskulen 2016: Barnevern Tilsynsførarordninga Prioriteringar av forvaltningsrevisjonar I oversikta under er det foreslått forvaltningsrevisjonar ut frå dei opplysingane som ligg føre.

5 Nedanfor går det fram oversikt over aktuelle forvaltningsprosjekt som kan vere aktuelle, og som kontrollutvalet kan ta utgangspunkt i, når dei legg sin plan for forvaltningsrevisjon i komande periode. Oversikta kjem fram i rapporten Overordna analyse som er utarbeida med bakgrunn i årsmelding/årsrapportar, spørjeundersøking, rekneskap, KOSTRA, fylkesmannen sine vurderingar og revisjonen sine eigne vurderingar (ikkje prioritert rekkefølgje): Meir informasjon finn ein i sjølve rapporten for overordna analyse som fylgjer som vedlegg. Sentraladministrasjon Jf. del 4 Økonomistyring og budsjettoppfølging Kvalitet på den økonomiske rapporteringa Grunnskule /PPT Jf. del 5.1.1, 5.1.2, 5.3 og 5.4 Tidleg innsats Spesialundervisning Utredningskapasitet og førebyggjande arbeid i PP-tenesta Barnevernstenesta Jf. del 5.1.3, 5.3 og 5.4 Sakshandsaming i barnevernstenesta (behandling av meldingar og gjennomføring av undersøkingar) Oppfølging av born med tiltak Oppfølging av born ved omsorgsovertaking Etterkontroll av tilsynsførarodninga Barnehagar Jf. del 5.1.4, 5.3 og 5.4. Tidleg innsats/samarbeid med PPT Samanlikning/analyse mellom offentlige og private barnehagar Teknisk Jf. del 6 Sjølvkost vatn og avløp Forvaltning drift og vedlikehald av kommunale bygg (etterkontroll, ny kartlegging eller gjennomføring av vaktmestertenesta) Vasskvalitet/reservevasskjelde Brannberedskap og responstid Helse/ Pleie og Omsorg Jf. del 7 Sjukefråvær innanfor pleie og omsorgssektoren Kvalitet/avviksrapportering (eining/teneste?) Overtid og vikarbruk (eining/teneste?) Analyse av økonomisk sosialhjelp- (utgiftsnivå/stønadsperiode osv. samanlikna med andre kommunar) Generelt Overtid og vikarbruk (sektor/teneste/avdeling? Sjukefråvær (sektor/teneste/avdeling?) Innkjøp/anbodsprosess KOSTRA-analyse Det er viktig å gjere merksam på at det ikkje er mulig å utføre alle prosjekta i planperioden (maks eit prosjekt årleg), og det kan vere at det viser seg undervegs at det er viktigare å prioritere utføring av andre prosjekt enn dei som er sett opp i planen. Då bør kontrollutvalet, som tidlegare, få fullmakt til å gjere endringar. Sekretariatet kjem ikkje med forslag til prioritering av dei ulike forvaltningsrevisjonsprosjekta, då ein meiner dette er ei oppgåve kontrollutvalet bør gjere i møtet.

6 Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret vedtek å prioritere flg. prosjekt i planperioden (ikkje prioritert rekkjefølgje): Tilbod og tenester i pleie- og omsorg, herunder inntaksreglement og terskel for ulike tenestetilbod Grunnskule/barnehage, PPT Prosjekt innanfor området vasskvalitet-/reservevasskjelde (utføring ut i perioden) 2. Kommunestyret gjev kontrollutvalet fullmakt til å prioritere utføring og evt. leggje til nye prosjekt innan ramma for utføring. 3. Kommunestyret vedtek at betaling for utførte prosjekt vert dekka inn i den årlege betalings-/tilskotsordninga til kommunen sin revisjon. Dersom andre utfører forvaltningsrevisjon på grunn av habilitetsomsyn, kapasitetsomsyn eller kompetanse, vert betaling å avgjere i det enkelte tilfelle (jf. lov om off. innkjøp). 4. Kommunestyret vedtek at denne planen for forvaltningsrevisjon gjeld inntil ny plan ligg føre. SAK 35/16 PLAN OG RETNINGSLINER FOR SELSKAPSKONTROLL Ordførar og rådmann var inviterte og vart til stades under behandling av saka. Vedlegg: Plan og retningsliner for selskapskontroll Saksopplysningar Kommunane har i lang tid gjort meir og meir bruk av fristilte organisasjonsmodellar. Denne utviklinga har ført til meir kompleks organisering av den kommunale verksemda. Dette inneber utfordringar når det gjelder styring, og det reiser spørsmål knyta til kontroll og tilsyn. Kommuneloven kapittel 12 omhandlar internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommunar og fylkeskommunar. Kommunal- og regionaldepartementet har laga Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar og Forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar. Lova og forskriftene inneheld reglar vedkomande kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap m.m. For vidare saksopplysning viser ein til vedlagte utkast til Plan og retningsliner for selskapskontroll o Utkast til retningsliner for gjennomføring Utkast til retningsliner for kontrollutvalet si gjennomføring av selskapskontroll, jf. pkt.6 i utkast til Plan og retningsliner for selskapskontroll : 1. Kontrollutvalet skal sjå til at kommunestyresak PS 77/16 Rutine for eigarskapsstyring vert følgt. 2. Kontrollutvalet skal utføre selskapskontrollar pålagde av kommunestyret. 3. Kontrollutvalet kan sjølv avgjere om dei skal gjennomføre selskapskontrollar. Dette vil normalt bygge på kommunen sin eigenkontroll, jf. PS 77/16. Kontrollutvalet kan ut frå eigne vurderingar sjølv avgjere om det skal utførast forvaltningsrevisjon eller undersøkingar i selskap som lekk i ein selskapskontroll. 4. Kontrollutvalet får fullmakt til å fastsetje kva dokument som skal sendast kontrollutvalet (medlemane og sekretariatet), kommunen sin revisor og utførande revisor. 5. Kontrollutvalet får fullmakt til samordne utføringa av selskapskontroll med kontrollutval i andre eigarkommunar.

7 6. Kommunen sin revisor skal normalt utføre selskapskontrollar på vegne av kontrollutvalet. Dersom kommunen sin revisor også er revisor i selskapet som vert kontrollert, skal kontrollutvalet vurdere om andre skal utføre kontrollen. 7. Dersom kommunen/kommunene sin revisor utfører selskapskontrollen, gjeld denne si betalingsordning for kontrollen og kommunen/ane betalar. Dersom andre enn kommunen/kommunene sin revisor eller kontrollutvalet sitt sekretariat utfører selskapskontrollen på grunn av habilitetsomsyn, kapasitetsomsyn og kompetanse, vert betalinga for kommunen å dekke ut frå faktiske kostnader. 8. Kontrollutvalet kan fråvike fastsette retningsliner, innanfor lovverket sin rammer, om spesielle tilhøve skulle tilseie det. 9. Kontrollutvalet sin leiar og/eller nestleiar evt. den leiaren delegerer til, representerer kontrollutvalet i generalforsamling og representantskap. 10. Innsyn i selskap er avgrensa av type selskap, og kontrollutvalet sitt innsyn er i samsvar med gjeldane lov og reglar: Kommunelova 80: Kontrollutvalet har rett til å krevje dei opplysningar som er nødvendig for kontroll i alle heileigde aksjeselskap og aksjeselskap kommunen eig saman med andre kommunar/fylkeskommunar og interkommunale selskap. For selskap kommunen eig saman med private, så vil kontrollutvalet sin innsynsrett verte avgrensa etter offentleglova. Dvs. ein kan ikkje krevje innsyn der det gjeld næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private. Dette inneber at protokollar frå styret i deleigde kommunale selskap ikkje kan krevjast innsyn i, då desse ikkje er omfatta offentleglova eller innsynsrett etter kommunelova. Kommunen kan ha rett til innsyn i selskap om det går fram av selskapsavtalen og/eller vedtektene i selskap kommunen eig saman med private. Avtalen seier kva ein har rett til innsyn i. For kommunen sin revisor gjeld same rett til innsyn som for kontrollutvalet. Samrøystes innstilling: Kommunestyret vedtek plan og retningsliner for selskapskontroll i samsvar med utgreiinga, og at denne gjeld inntil ny plan ligg føre. SAK 36/16 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT BARNEVERN - TILTAK, TILSYN, RUTINAR. Ordførar og rådmann var inviterte og vart til stades under behandling av saka. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsprosjekt Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar - Sande kommune. Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert Saksopplysningar Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Sande kommune gjorde i forbindelse med godkjenning av revisjonsplanen for 2015 i sak 39/15 vedtak om å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring barnevernstenesta i kommunen. Prosjektplan vart lagt fram og godkjent i kontrollutvalet sak 19/16. Prosjektet skulle ta for seg tiltak og oppfølging før og etter omsorgsovertaking, og sjå på om tilsynsføraransvaret fungerer tilfredstillande. Prosjektet skulle avgrensast til omsorgsovertaking i kontrollperioden Formålet med prosjektet er å sette søkelys på situasjonen i dag og peike på mulig forbetring og vidareutvikling av den kommunale verksemda, samt avdekke eventuelle manglar.

8 MÅLSETTING I høve rapporten var formålet med prosjektet å få belyst om barnevernet i kommunen set i verk tiltak i heimen for å hjelpe heimen på best muleg måte, dvs. prøve det som er muleg i heimen til beste for barnet før omsorgsovertaking vert gjennomført. Vidare om barnet og foreldre får den oppfølging som regelverket krev i etterkant av omsorgsovertaking, og at tilsynsansvaret fungerer. I utgangspunktet skulle dette belysast ved følgjande problemstilling: - Fyl kommunen regelverket vedkomande iverksetting av tiltak før og etter omsorgsovertaking. Etter at arbeidet kom i gang, vart det fort klart at det i kontrollperioden ikkje har vore gjennomført omsorgsovertakelsar i Sande kommune. Revisjonen har derfor ikkje kunne gått vidare med problemstilling ovanfornemnde. Det er derfor utleda ny problemstilling: - Fyl kommunen regelverket vedkomande tiltak. Revisjonen viser til at det etter innspel frå ein rådmann, vart prosjektet utvida til å omfatte ei vurdering om KS sine satsar med omsyn til arbeidsgodtgjersle og utgiftsdekning, vert følgd for den enkelte fosterheim. I denne samanheng kun på grunnlaget for Det vart også lagt til prosjektet ei samanlikning av bemanning og nøkkeltal i høve andre kommunar. I denne samanheng kun på grunnlaget for Barnevernstenesta i Sande kommune er organisert under NAV. I følge rapportering til SSB er det er 2,4 stillingar knytt til barnevernstenesta. I rapportering til Fylkesmannen for 2.halvår 2015 viser dette 2 stillingar. Rapportering til SSB og til fylkesmannen er ikkje heilt samanfallande. PROBLEMSTILLINGAR 1. Fyl kommunen regelverket vedkomande tiltak.. 2. Fyl kommunen regelverket i høve tilsynsførarrolla. 3. Arbeidsgodtgjersle og utgiftsdekning fyl kommunen regelverket. 4. Samanlikning mellom kommunane. Desse problemstillingane har revisjonen belyst i rapporten, med følgjande vurderingar og konklusjonar: Problemstilling 1: Fyl kommunen regelverket vedkomande tiltak.. Barnevernet si oppfølgingsfase, det vil seie korleis barnet vert følgt opp av barnevernet når barnet på grunn av forhold i heimen eller av andre grunnar har særlege behov, skal barnevernstenesta sørgje for å sette i verk hjelpetiltak for barnet og familien. Typiske hjelpetiltak kan vere råd og rettleiing til foreldre, avlastningsheimar, ansvarsgrupper, støttekontakt/leksehjelp og div økonomisk støtte. Det skal utarbeidast tiltaksplanar. I rapporten sin del 3, side 13 heiter det i revisor si vurdering: Av veiledaren frå BLD går det fram at tiltaksplanar er eit viktig verktøy i barnevernsarbeidet av fleire grunnar: den faglege kvaliteten kan verte styrka på fleire måter gjennom aktiv bruk av tiltaksplanar, dei sikrar openheit og tydelegheit som er særs viktig innanfor ei teneste der mange er ambivalent til å motta hjelp og slike planar gir auka forutsigbarheit noko som er vesentlege element i forhold til klientane si rettsikkerheit. Slike planar er viktige virkemidlar i barnevernsteneste sitt forvaltningsmessige arbeid (saksbehandlinga), og reell nytte er avhengig av at utarbeiding og bruk av tiltaksplanar inngår som ein naturleg del i det daglege barnevernarbeidet, ikkje minst i samhandling med dei som planen angår, og det er viktig at foreldre og ungdom samtykker i tiltak.

9 Barnevernstenesten i Sande hadde utarbeida tiltaksplan for for alle klientane, og dette viser at dei aktivt brukar tiltaksplan i sitt arbeid. Kun ved eit tilfelle var planane ikkje signert av føresette. Det er eiga forskrift om politiattest for dei som arbeider på tiltakssida i barnevernet. Det er dokumentert at det er innhenta politiattest for dei 2 tiltaka som er omfatta av forskrifta. Iflg BVL 4-5 og ovannemde veiledar skal tiltak evaluerast regelmessig, medan etablert intern kontroll i kommunen har krav til evaluering 4 ganger pr år. Det skal gå fram av tiltaksplanen på kva tidspunkt den skal evaluerast (når eller kor ofte). Tiltaksplanar frå tidleg i kontrollperioden (2013) inneheldt ikkje alltid opplysningar om tidspunkt for evaluering, men her viser kontrollen ei klar forbedring. Trass at det ikkje var fastsett tidspunkt for evaluering, har alle planar vore evaluerte. Tiltaksplanar frå har i dei fleste tilfelle fastsett evalueringstidspunkt, og evaluering er foreteke i samsvar med dette. Tiltak kan strekke seg over kort eller lang tid og innhaldet i tiltaka er også forskjellig. Det vil ikkje alltid vere hensiktsmessig å evaluere eit tiltak 4 gangar i året slik det er angitt i etablert intern kontroll. Og konkluderer på side 14 med at: Kommunen fylgjer lov/forskrift når det gjeld utarbeiding av tiltaksplanar og signering føresette/ungdom. Kommunen fylgjer reglane i forskrift når det gjeld innhenting og oppbevaring av politiattest. Evaluering av planane skjer iht lov/forskrift, og tidspunkt fastsett i planane. Kommunen bør vurdere om gjeldande intern kontroll vedk. evaluering (4 ggr pr år) er hensiktsmessig. Problemstilling 2: Fyl kommunen regelverket mht. tilsynsførarrolla I rapporten sin del 4, side 17 heiter det i revisor si vurdering: Tilsynsførar Det skal førast tilsyn med kvart enkelt barn i fosterheim frå plasseringstidspunktet fram til barnet fyller 18 år. Barnevernstenesta skal opprette tilsynsførar til kvart enkelt barn ved godkjenning av fosterheim. Tilsyn er ein kontroll med fosterheimen som kjem i tillegg til den kontrollen barnevernet sjølv skal utføre. Det at kontrollen skal utførast av ein uavhengig tredjeperson skal bidra til å sikre barnet sine rettar. Det skal derfor leggast vekt på å finne ein person som barnet har, eller kan få, nødvendig tillit til, og som har føresetnadar for å kunne utføre tilsynsoppgåva. Tilsynsførar skal minimum besøke fosterheimen fire gongar i året, og det skal utarbeidast rapport etter kvart tilsyn. Rapportane skal sendast til barnevernstenesta. Oppfølging av tilsyn der Sande kommune er omsorgskommune: Barnevernet si oppfølging: For klient 1 har barnevernet utført 2 tilsyn i 2013, 3 i 2014 og 6 i Barnevernet kan redusere antal tilsyn etter 2 år dersom forholda er stabile, men det ligg ikkje føre dokumentasjon på at det er teke ei sånn beslutning. Ser ein på 2015 er det utført fleire tilsyn enn det er krav til. For klient 2 har barnevernet utført 2 tilsyn i 2013, 3 i 2014 og 6 i Barnevernet kan redusere antal tilsyn etter 2 år dersom forholda er stabile, men det ligg ikkje føre dokumentasjon på at det er teke ei sånn beslutning. Ser ein på 2015 er det utført fleire tilsyn enn det er krav til. Barnevernet si oppfølging av barn plassert i fosterheim har vore litt mangelfull i 2013 og 2014, men klar forbedring. For 2015 ser dette veldig bra ut. Fosterheimskommunen si tilsynsførarordning: Klient 1 har hatt 2 tilsyn i 2013, 4 i 2014 og 3 i 2015, det same som klient 2. Fosterheimskommunen si oppfølging når det gjeld tilsyn i dei saker der Sande kommune er omsorgskommune er ikkje tilfredsstillande. Av ovannemde går det fram at det for alle klientar

10 har vore manglar i utførte tilsyn. Sande kommune skal ha kopi av tilsynsrapportane, og følgje opp ev. forhold som gir grunn til bekymring. Kommunen må derfor purre på ev. manglande rapportar (som igjen sannsynlegvis er ein konsekvens av manglande tilsyn). Det kan vere at det er utført tilsyn, men at fosterheimskommunen har gløymt å sende rapportane til omsorgskommunen. Ei ev. purring vil fange opp dette, men vi kan ikkje sjå at det er foreteke slik purring. Oppfølging av tilsyn der Sande kommune er fosterheimskommune: Kommunen er ansvarleg for å oppnevne tilsynsførar. Kommunen har tilsynsansvar for 5 born som har opphald i kommunen (plassert frå andre kommunar). Alle borna har oppnemnd tilsynsførar. For klient 1 har det ikkje vore tilsyn i 2013, og kun 1 tilsyn for hhv 2014 og Barnevernstenesta fekk ikkje beskjed om at barnet var plassert i kommunen før utpå året i Klient 2 har hatt 2 tilsyn i 2013, men berre 1 tilsyn for hhv 2014 og Vedkomande var over 15 i løpet av 2015, og då er det høve til å redusere antal tilsyn til 2 viss omsorgskommunen samtykker. I dette tilfelle var det i brevet frå omsorgskommunen ved plassering opplyst at det var tilstrekkeleg med to tilsyn i året. Derfor var det 2 tilsyn i Slik vi vurderar fosterheimsforskrifta, er det først når barnet er 15 år at det kan gjerast «vedtak» om redusert tilsyn og dette fosterbarnet var ikkje 15 år før i Etter samtykke frå omsorgskommunen er det fosterheimskommunen som skal gjere slikt «vedtak» og barnet skal samtykke. I dette tilfelle er det omsorgskommunen som har instruert fosterheimskommunen, og barnet var heller ikkje 15 år når dette vart gjort. Vi legg derfor til grunn at det skulle vore utført 4 tilsyn. I 2014 var det berre 1 tilsyn, og dette skuldast at tilsynsførar ikkje fekk løn frå omsorgskommunen og sa opp engasjementet. Ny tilsynsførar vart oppnevnt og dette vart formidla til omsorgskommunen. Det vart purra fleire gonger sidan omsorgskommunen ikkje tok kontakt med oppnevnt tilsynsførar for å gjere avtaler vedk. vilkår. Fosterheimskommunen (Sande) var også i kontakt med fylkesmannen for å få råd om kva ein skal gjere i slike tilfelle. Det er ei svakheit at det er omsorgskommunen som skal gjere avtale og foreta utbetalingar til tilsynsførar, medan det er fosterheimskommunen som er ansvarleg for å oppnevne tilsynsførar og få inn tilsynsrapportar. Når det gjeld klient 3 er krava til tilsynsbesøk tilfredsstillande oppfulgt då plasseringa skjedde i Det er i tillegg 2 fosterbarn til pr 31/ , men desse vart plassert så seint på året at tilsynsførarbesøk ikkje var kome igang (men tilsynsførar var oppnevnt). Oppsummert viser gjennomgangen at regelverket for tilsynsbesøk kun er fulgt i ei av tre saker. Det har dermed ikkje vore tilfredsstillande tilsyn/oppfølging i kontrollperioden. Tilsynsførarordinga uavhengigheit Iflg fosterheimsforskrifta skal tilsynsførarar ha ei uavhengig rolle i forhold til både barnevernstenesta og fosterheimen. Ilfg barnevernsleiar har dei ikkje noko system for å dokumentere dette, men dei ser at dette er nødvendig å skriftleggjere. Dette er noko dei vil ta tak i barnevernsnettverket som har faglege samlingar (til hausten). Tilsynsrapportar: Krav til innhald i tilsynsrapportane er heimla i fosterheimsforskrifta 9. Rapporten skal gi ei vurdering av barnet sin situasjon, og kva forhold vurderingane bygger på. Det skal av rapportane gå fram kva forhold vurderingane av barnet sin situasjon bygger på, og om det har vore samtaler med barnet (det skal leggast til rette for samtale utan at fosterforeldra er tilstades). Det vert brukt forskjellige malar av tilsynsførarane. Ikkje alle dekkar krava til innhald i rapportane, m.a. manglar det i enkelte tilfeller opplysningar om korvidt det har vore samtalar med barnet utan andre tilstades.

11 Revisjonen konkluderer med (rapporten del 4, s.19): Barnevernet si oppfølging av barn plasserte i fosterheim (Sande kommune er omsorgskommune) er ikkje tilfredsstillande fulgt opp. Det same gjeld fosterheimskommunen sitt ansvar med tilsyn av desse barna. Omsorgskommunen har ansvar for å følgje opp ev. forhold frå rapportane, det er viktig at ev. manglande rapportar vert etterspurt. Regelverket vedk. tilsynsførarrolla for barn der Sande kommune er fosterheimskommune vert ikkje fulgt, men det er dokumentert at kommunen har gjort det dei kan for å få ordninga opp og gå i dei tilfeller det ikkje har fungert. Det vert ikkje dokumentert egenvurderingar eller andre tiltak mht uavhengigheit, og det er derfor ikkje muleg å kontrollere om tilsynsførarane er tilstrekkeleg uavhengig både barnevernstenesta og fosterheimane. Omsorgskommunen har ansvar for å følgje opp ev. forhold som kjem fram i rapportane, og det er derfor viktig at rapportane sitt innhald er dekkande for intensjonen med tilsynsordninga bl.a. samtalar med barnet. Problemstilling 3: Fyl kommunen regelverket mht arbeidsgodtgjersle og utgiftsdekning I rapporten sin del 5, side 21 heiter det i revisor si vurdering og konklusjon: Utbetalt arbeidsgodtgjersle og utgiftsdekning er i samsvar med veiledande satsar. Kommunen har ikkje teke i bruk økonomidelen i Familia, og fører heller ikkje prosjektnummer i Agresso. Likevel er dette så oversikteleg at ein har full kontroll på kostnadar pr fosterbarn. Utbetalt arbeidsdekning og utgiftsgodtgjersle er i samsvar med KS sine satsar. Samanlikna med dei andre kommunane er gjennomsnittleg meirutbetaling pr. barn høgast i Volda. Problemstilling 4: Samanlikning mellom kommunane Bemanning I rapporten sin del 6, side 24 heiter det i revisor si vurdering og konklusjon: Det er registrert avvik mellom rapportering til KOSTRA og rapportering til Fylkesmannen når det gjeld bemanning for alle kommunane utanom Vanylven. Det er vidare registert avvik mellom rapportering til Fylkesmannen og til KOSTRA når det gjeld utvalte nøkkeltal. Det er berre Vanylven kommune som har same tal i begge rapporteringane. Når det gjeld andel nye meldingar pr. barn 0-17 år så har Ulstein lågast, deretter Herøy, og Hareid har mest meldingar. Sande har er blant dei to kommunane som har mest andel nye meldingar. Born med tiltak pr. årsverk er høgast i Ørsta, og med Herøy tett under. Lågast er Vanylven og Hareid, men også her er det variasjonar mellom rapporteringane for alle kommunar unnateke Vanylven. Sande ligg på snittet. Barn under omsorg pr. årsverk er høgast på Hareid, medan Sande er lågast. Avvik mellom rapporteringane gjer også utslag her. Berekna nøkkeltal på bakgrunn av KOSTRA-rapportering viser at Hareid har mest undersøkingar i forhold til barn 0-17 år, med 5,3 % av barn i denne aldersgruppe. Ulstein lågast med 1,9 %, og dei andre på ca. 3%. Barn med berre hjelpetiltak, i denne aldersgruppa utgjer 3,5 % for Herøy, der Volda har mest hjelpetiltak med 4,5 % og Sande med 4,1%. Ulstein og Hareid har minst med hjelpetiltak ( 2,3/2,4 %). Våre berekningar samsvarar ikkje med Kostra då vi tek utgangspunkt i antal barn med hjelpetiltak, medan Kostra tek med også barna som har omsorgstiltak.

12 Driftsutgifter I rapporten sin del 7, side 25 heiter det i revisor si vurdering og konklusjon: KOSTRA-rapportering av økonomiske data frå kommunane viser at Sande kommune nyttar kr 1.008,- pr. innbyggar 0-17 år på barnevernstiltak i heimen, der Herøy kommune brukar mest med kr 1 697,- og Volda minst med kr 219,-. Når det gjeld barnevernstiltak utanfor heimen brukar Sande kommune minst kr 805,- pr. innbyggar 0-17 år, medan Vanylven brukar mest med kr 7 303,-, og Herøy nest minst med kr 2.549,-. Samanlikninga kan indikere at dei som brukar mykje ressursar på tiltak i heimen (førebyggande) får dette igjen i form av mindre omsorgsovertakingar. Omsorgsovertaking kan vere kostbart jfr tabell nedanfor. Tabellen nedanfor viser kommunane sine utgifter til hjelpetiltak ( funksjon 251) og omsorgsplassering (funksjon 252) pr. barn under tiltak. Antal barn er henta frå KOSTRArapportering jfr tabell s 29 med unntak av Sande der rapportering til Fylkesmannen er lagt til grunn. Berekninga viser at Volda hadde dei lågaste utgiftene knytt til hjelpetiltak pr barn med tiltak med kr 4 969,- medan Herøy hadde dei høgaste med kr pr. barn under tiltak. Sande ligg på snittet. Når det gjeld utgifter knytt til omsorgsplassering hadde Ørsta dei høgaste utgiftene med kr pr. barn med omsorgstiltak, medan Sande hadde dei lågaste utgiftene med kr ,-. ANBEFALINGAR Revisor kjem med følgande anbefalingar (rapporten del 8, s.28): 1 Kommunen bør vurdere om gjeldande intern kontroll vedk. evaluering av tiltaksplanar er hensiktsmessig (4 ggr pr år). 2 Barnevernstenesta må følgje opp rutinane i høve egne oppfølgingsbesøk og passe på at oppnemnd tilsynsfører gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk som sikrar at barna får det tilsynet det har krav på. 3 Det bør etablerast rutinar som dokumenterer uavhengigheitsvurderinga til tilsynsførar. 4 Rapporteringa til Fylkesmann og SSB ( KOSTRA) må kvalitetssikrast og samsvare. RÅDMANNEN SI TILBAKEMELDING I rapporten del 9, side 29, kjem rådmannen med si tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapporten: Det vert synt til Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS sin forvaltningsrevisjon av barnevernet i Sande kommune. Det framgår ikkje av rapporten når tid revisjonen er gjennomført. Men kontrollperioden er Revisjonen er gjennomført etter vedtak i kontrollutvalet i Sande kommune i 2015 i sak 39/15. Revisjonen har i si undersøking halde seg til disse problemstillingane: 1. Fylgjer kommunen regelverket vedkomande tiltak 2. Fylgjer kommunen regelverket mht tilsynsførarrolla 3. Fylgjer kommunen regelverket mht arbeidsgodtgjersle og utgiftsdekning 4. Samanlikning mellom kommunane på Søre Sunnmøre Der revisjonsrapporten peikar på disse punkta til vurdering/forbetring: 1. Kommunen bør vurdere om gjeldande intern kontroll vedk. evaluering av tiltaksplanar er hensiktsmessige (4 ggr pr år). 2. Barnevernstenesta må følgje opp rutinane i høve egne oppfølgingsbesøk og passe på at oppnemnd tilsynsfører gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk som sikrar at barna for det tilsynet dei har krav på. 3. Det bør etablerast rutinar som dokumenterer uavhengigheitsvurderinga til tilsynsførar. 4. Rapporteringa til Fylkesmannen og SSB (KOSTRA) må kvalitetssikrast og samsvare. Rådmannen sine merknader til tilsynsrapporten er disse:

13 Ad 1 - Kommunen bør vurdere om gjeldande intern kontroll vedk. evaluering av tiltaksplanar er hensiktsmessige (4 ggr pr år). Evaluering av hensiktsmessige antal evalueringar vert teke med som eit innspel til neste evaluering av internkontroll. Ad 2 - Barnevernstenesta må følgje opp rutinane i høve egne oppfølgingsbesøk og passe på at oppnemnd tilsynsfører gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk som sikrar at barna for det tilsynet dei har krav på. Grunna sjukefråvær i tenesta, vart det gjort ei fagleg vurdering i høve besøk i fosterheimen. Sakshandsamar var langtidssjukemeldt, og det vart vurdert at det ikkje var til barnas beste å måtte halde seg til ein ny person så lenge dette var uavklart. Dette skaper lett uro for barna. Situasjonen til barna vart følgd gjennom samarbeidsmøter med foreldre, fosterforeldre og besøksheim. Oppfølginga har vore fagleg god etter ei barnets beste-vurdering sjølv om den ikkje stettar lovkrava. Forholda i fosterheimen er svært stabile, og det vil verte gjort vedtak om at det er tilstrekkeleg med to besøk i heimen i året, i tillegg til jamne samarbeidsmøter. Mange besøk i 2015 er grunna skifte av sakshandsamar då det vart endring i stilling for å få til ei god overlapping. Oppfølging av tilsyn angåande klient 1: Barnevernstenesta fekk først i slutten av mai 2014 beskjed frå omsorgskommuna om at barnet var plassert i Sande kommune. Generelt om oppfølging av tilsynsansvaret: Gjennom satsinga Mission Possible, er det utarbeidd nye og tydelege rutiner for tilsyn med fosterbarn. Dette etter oppdrag frå rådmannsgruppa på Sunnmøre i samband med lovendring. Det er der mellom anna bestemt at det skal vere fosterheimskommunen som gjer avtale med tilsynsførar, slik at ein betre kan sikre at tilsyn vert iverksett i tråd med det ansvaret ein Det er også gjennom Mission Possible utarbeidd ein ny mal for tilsynsførar. Der skal det kome fram kven tilsynsførar har hatt samtale med, og kven som var til stades. Nye rutiner i Mission Possible vil sikre betre kontroll med tilsynsansvaret. Sjekkliste for oppfølgingsarbeidet er også utarbeidd der. Ad 3 - Det bør etablerast rutinar som dokumenterer uavhengigheitsvurderinga til tilsynsførar. Dette er no innarbeidd i den skriftlege oppdragsavtalen, der tilsynsførar bekreftar uavhengigheit til barnevernstenesta, fosterbarnet, biologiske foreldre og fosterforeldre. Tilsynsførar si uavhengigheit er kome inn på avtaleskjema og teke i bruk. Ad 4 - Rapporteringa til Fylkesmannen og SSB (KOSTRA) må kvalitetssikrast og samsvare. Det har vore rapportert 2,4 stilling til både fylkesmannen og SSB. Etter at tiltaksstillinga vart oppretta i 2014, er det til fylkesmannen rapportert inn 0,4 stilling knytt til tiltak med funksjon 251. Det er meir samsvar mellom rapporeringane enn det rapporten seier. Ein viser elles til rapporten Forvaltningsrevisjonsprosjekt Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar Sande kommune, som ligg ved. Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar - Sande kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert ). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: 1. Kommunen må vurdere om gjeldande intern kontroll vedk. evaluering av tiltaksplanar er hensiktsmessig (4 ggr pr år).

14 2. Barnevernstenesta må følgje opp rutinene i høve egne oppfølgingsbesøk, og passe på at oppnemnd tilsynsførar gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk som sikrar at borna får det tilsynet dei har krav på. 3. Det må etablerast rutinar som dokumenterer uavhengigheitsvurderinga til tilsynsførar. 4. Rapporteringa til Fylkesmann og SSB (KOSTRA) må kvalitetssikrast og samsvare. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan SAK 37/16 OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT SPESIALUNDERVISNING GRUNNSKULEN SANDE KOMMUNE Vedlegg Status for gjennomføring av anbefalingane til kontrollutvalet, av , frå Øystein Johansen, Oppvekst- og kultursjef. Saksopplysning Kontrollutvalet vedtok i sak 10/15 å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring spesialundervisning i grunnskulen. Målsettinga med prosjektet var å undersøke om Sande kommune innanfor spesialundervisning følgjer krava som går fram av lover og føreskrifter og då spesielt mtp. sakkyndig vurdering, vedtak, individuell opplæringsplan (IOP) og års/halvårsrapportar. Prosjektet skulle vurdere føresette si tilfredsheit med spesialundervisninga. Kontrollperioden var skuleåret 2013/2014. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS la fram sine anbefalingar i forvaltningsrevisjonsrapport spesialundervisning - grunnskulen Sande kommune, datert : Etter innstilling frå kontrollutvalet, gjorde kommunestyret følgjande vedtak i kommunestyre sak PS 52/15: 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet spesialundervisning - grunnskulen Sande kommune. 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal fylgjast/utførast: 1. Det skal etablerast tryggjande rutinar kring dokument som er unntatt offentlegheit. 2. Kommunen skal sørgje for at framtidige IOP-ar og årsrapportar inneheld signatur med både opphavleg- og eventuelt revurderingsdato. 3. Når einingsleiar si vurdering avvik frå den sakkunnige vurderinga til PPT, når det gjeld tildeling av ressursar, må dette grunngivast i vedtaket. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane og evt. vidare framdrift til kontrollutvalet innan Ein viser til skriv med status for gjennomføring av anbefalingane frå oppvekst- og kultursjef, som ligg ved. Samrøystes vedtak Kontrollutvalet har, per dato, ingen merknad til kommuneadministrasjonen si oppfølging av kommunestyresak PS 52/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Spesialundervisning Grunnskulen i Sande kommune.

15 SAK 38/16 MELDINGAR Vedlegg 1. Høyringsuttale frå Forum for tilsyn og kontroll NOU 4:2016 Ny kommunelov 2. Høyringsuttale frå Norges kommunerevisorforbund NOU 4:2016 Ny kommunelov o Høyringsuttale frå Forum for tilsyn og kontroll NOU 4:2016 Ny kommunelov Sjå vedlegg 1. o Høyringsuttale frå Norges kommunerevisorforbund NOU 4:2016 Ny kommunelov Sjå vedlegg 2. Samrøystes vedtak Meldingane vert tekne til orientering. SAK 39/16 REVISJONSPLANLEGGING FINANSIELL REVISJON Vedlegg - B-dokument. Dokument for revisjonsplanlegging - finansiell revisjon. (Unnateke off. innsyn, jfr. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr 2.) Vert sendt pr. post. Saksopplysningar Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS ved oppdragsansvarleg revisor Halldis Moltu, har utarbeida eit planleggingsdokument for revisjonsarbeidet finansiell revisjon for året Dette for å utføre ein forsvarleg revisjon. Dokumentet er i samsvar med regelverket. Planleggingsdokumentet består av flg. dokument (som er unnateke off. innsyn): - Selskapsinformasjon - Oppdragsvurdering - Vesentlegheitsgrense - Bemanning og budsjettert timeforbruk - Generell risikovurdering og spesifikk risikovurdering på revisjonsområdenivå o Transaksjonsklasser o Kontosaldoar o Tilleggsområder o Angrepsvinkel I den grad det er nødvendig vil revisor vil gå gjennom dokumentet på møtet, og svare på spørsmål. Møtet vert då lukka. Samrøystes vedtak Kontrollutvalet tek til vitende Revisjonsplanlegging 2016 finansiell revisjon, for Sande kommune, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. SAK 40/16 UNDERSKRIFT AV MØTEPROTOKOLLEN Samrøystes vedtak Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Wenche Gjerde Sætre.

16 Møtet slutt. Olav Myklebust Wenche Gjerde Sætre Utskrift til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Rådmann til orientering. Ordførar til orientering. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS.