Møteinnkalling. Dato: Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Kontrollutvalget Dato: Tidspunkt: 09:00 Stortrevet, Åmot kulturhus Forfall med begrunnelse meldes snarest og senest to dager før møtedagen til møtesekretær tlf eller mobil Sekretariatet sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkelt saker, må det meldes fra om dette til sekretariatet. Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling.

2 Saksnr. Innhold Lukket PS 17/1 Orientering - Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Rena Fjernvarme AS PS 17/2 Orientering - forvaltningsrevisjon - Sykefraværsoppfølging i sektor for helse og velferd PS 17/3 Eventuelt/informasjon 14. februar PS 17/4 Interimrevisjon Åmot kommune 2016 PS 17/5 Statusrapport revisjon 2016 PS 17/6 Vurdering av revisors uavhengighet 2017 PS 17/7 Referatsaker 14. februar 2017 Åmot kommune, Sissel F. Rustad /S/ Utvalgets leder Kristin Moe Sekretær

3 Sekretariat for kontrollutvalgene i Sør-Østerdal Vår ref.: 2016/ /2017 Saksbehandler: Kristin Moe Arkiv: Dato: Saksframlegg Orientering - Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Rena Fjernvarme AS Saksnr. Utvalg Møtedato 17/1 Kontrollutvalget Vedlegg som følger saksframlegget: Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Hedmark Revisjon IKS sin redegjørelse i saken til orientering. Bakgrunn Kontrollutvalget bestilte i møte den , sak 16/32, gjennomføring av en forvaltningsrevisjon i Rena Fjernvarme AS innenfor en ramme på 225 timer. Kontrollutvalget ba om å bli holdt orientert om fremdriften i prosjektet, og de ønsket rapporten ferdig til juni møtet. Vurderinger Sekretær mottok den 25. januar en epost av Kjetil Kalager i Hedmark Revisjon IKS der han informerte om følgende: «Etter samråd i revisjonen har vi kommet frem til at alle problemstillingene ikke lar seg operasjonalisere i forhold til strengt fastsatte revisjonskriterier. Dette betyr at prosjektet vil bli gjennomført som en undersøkelse, men revisor vil følge standard for forvaltningsrevisjon i den grad det lar seg gjøre / er hensiktsmessig. Etter revisors vurdering vil dette ikke endre realitetene i prosjektet, men i større grad medføre at revisor kan gjøre selvstendige vurderinger av de faktiske saksforholdene». Eposten ble videresendt til medlemmene i kontrollutvalget. Konklusjon Leder i kontrollutvalget har bedt revisjonen om å komme på vårt møte 14. februar for å redegjøre for eposten.

4 Sekretariat for kontrollutvalgene i Sør-Østerdal Vår ref.: 2016/ /2017 Saksbehandler: Kristin Moe Arkiv: Dato: Saksframlegg Orientering - forvaltningsrevisjon - Sykefraværsoppfølging i sektor for helse og velferd Saksnr. Utvalg Møtedato 17/2 Kontrollutvalget Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Hedmark Revisjon IKS sin redegjørelse i saken til orientering. Bakgrunn Kontrollutvalget bestilte i sitt møte 6. desember 2016, sak 16/31, gjennomføring av forvaltningsrevisjon av «Sykefraværsoppfølging i sektor for helse og velferd» i Åmot kommune. Kontrollutvalget ønsket å bli holdt orientert om fremdriften i prosjektet, og ønsket rapporten ferdig til juni møtet. Vurderinger Leder i kontrollutvalget har bedt Hedmark Revisjon IKS komme for å informere om fremdriften i prosjektet i dagens møte 14. februar.

5 Sekretariat for kontrollutvalgene i Sør-Østerdal Vår ref.: 2017/ /2017 Saksbehandler: Kristin Moe Arkiv: Dato: Eventuelt/informasjon 14. februar 2017 Saksframlegg Saksnr. Utvalg Møtedato 17/3 Kontrollutvalget Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar ordførerens redegjørelse til orientering. Bakgrunn Leder i kontrollutvalget har bedt ordføreren komme i kontrollutvalgets møte 14. februar for å orientere om «varslersaken» i Åmot kommune.

6 Sekretariat for kontrollutvalgene i Sør-Østerdal Vår ref.: 2016/ /2017 Saksbehandler: Kristin Moe Arkiv: Dato: Interimrevisjon Åmot kommune 2016 Saksframlegg Saksnr. Utvalg Møtedato 17/4 Kontrollutvalget Vedlegg som følger saksframlegget: Vedlegg 1 Revisjonsrapport interim Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonsrapport interim 2016 Åmot kommune, til orientering. Bakgrunn Hedmark Revisjon IKS har gjennomført interimsrevisjon i Åmot kommune, og har i den forbindelse utarbeidet en revisjonsrapport der de kommenterer arbeidet som er gjort. Vurderinger Revisjonen har gjennom høsten oppdatert sine tidligere kartlagte rutiner og implementerte kontroller. For å bygge på kommunens interne kontrollhandlinger skaffer de seg revisjonsbevis for at de interne rutinene og implementerte kontrollene fungerer tilfredsstillende. Dette gjøres blant annet ved bruk av utvalgsbasert testing. På andre regnskapsområder der de menter at kommunen rutiner er svake tester de detaljer, dette medfører en større kontroll av regnskapsdataene. Konklusjon Viser til vedlagt revisjonsrapport interim, revisor vil også redegjøre for denne i møtet.

7 Åmot kommune v/rådmannen Torget RENA Postboks 84, 2341 Løten Telefon: post@hedmark-revisjon.no Org.nr.: MVA Bankgiro: Saksbeh.: Frank Müller Direkte tlf.: Deres ref.: Vår ref.: 900/2016 Dato: REVISJONSRAPPORT INTERIM 2016 ÅMOT KOMMUNE Vi har gjennomført interimsrevisjon i Åmot kommune. I den forbindelse ønsker vi å knytte noen kommentarer til det arbeidet vi har gjort. Gjennom høsten har vi oppdatert våre tidligere kartlagte rutiner og implementerte kontroller. For å bygge på kommunens interne kontrollhandlinger skaffer vi oss revisjonsbevis for at rutinene og de implementerte kontrollene fungerer tilfredsstillende. Dette gjør vi ved bruk av blant annet utvalgsbasert testing. På andre regnskapsområder der vi mener kommunens områder er svake vil vi teste detaljer, noe som medfører en større kontroll av regnskapsdataene. Nedenfor har vi på de ulike regnskapsområdene summert opp våre erfaringer etter gjennomført interimsrevisjon. Fast lønn og pensjon Tidlig i november avtalte vi med lønnsavdelingen at de oversender oss ulike avstemminger i forbindelse med de revisjonshandlinger vi gjør i interimsrevisjonen. Etter flere purringer er det enkelte avstemminger som ennå ikke er blitt oversendt oss. På bakgrunn av det kan vi ikke teste om kommunens rutiner fungerer tilfredsstillende. Dette gjelder følgende kontroller: Avstemming av sykepengerefusjoner Kontroll av signerte arbeidsavtaler Inn- og utmelding av pensjonsordning Test av om disse kontrollene fungerer som forventet vil derfor gjøres på et senere tidspunkt. Resultatet av testene vil vi konkludere på i årsavslutningsbrevet. I henhold til etablerte rutiner skal kommunen terminvis avstemme skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Vi har påsett at avstemmingene gjøres i tråd med rutinen. Det er ikke avdekket avvik. En ny implementert kontroll i 2016 er at lønnsavdelingen kjører ut en såkalt varselliste etter hver lønnskjøring. Dette er en type avviksmelding som genereres på bakgrunn av innstillinger gjort i lønnssystemet Visma og viser blant annet avvik i forhold til beløpsmessige størrelser, kontostreng, stillingsprosent etc. Vi har testet at lønnsavdelingen tar ut listen og foretar eventuelle korrigeringer. Det er ikke avdekket avvik. Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4

8 Attestasjon og anvisning En kommunes internkontroll bygger i stor grad på at attestasjon og anvisning fungerer tilfredsstillende. Denne rutinen er todelt en manuell rutine og en elektronisk rutine. For test av om attestasjon og anvisning av elektronisk håndterte bilag fungerer tilfredsstillende, vil det være mest effektivt å teste systemene for å se om det foreligger sperrer som forhindrer at en og samme person både kan attestere og anvise, eller kontrollere logger som viser at arbeidsdelingen er tilfredsstillende. På området for lønn har vi foretatt test av systemet Shift manager som er et forsystem som blant annet blir benyttet i pleie- og omsorg. Systemet overvelter godkjente timelister til lønnssystemet på bakgrunn av godkjente filer hver måned. Vi har innhentet logger fra systemene som viser hvem som har attestert- og anvist filene. Det er ikke avdekket svikt i arbeidsdelingen. Vi er kjent med at det er en generell svakhet i dette systemet ved at det kan være mulig at samme person både kan attestere og anvise. Vi anbefaler derfor å undersøke muligheten for å etablere automatiske sperrer i systemene. Kontroll av attestasjon og anvisning av variable lønnsbilag vil bli fulgt opp før vår revisjon av årsregnskapet. På området for innkjøp har vi foretatt en tilsvarende test av elektronisk attestasjon og anvisning av innkjøpsbilag i regnskapssystemet Agresso. Det er ikke avdekket svikt i arbeidsdelingen. I tillegg har vi ved hjelp av utvalgsbasert testing også kontrollert at manuelle innkjøpsbilag er blitt attestert og anvist. Det er ikke avdekket avvik. Utbetaling av sosialhjelp skjer på bakgrunn av enkeltvedtak som på bakgrunn av personopplysninger behandles i et lukket system med svært begrenset innsyn. I slike tilfeller er det viktig at arbeidsdelingen fungerer godt. Vi har testet arbeidsdelingen gjennom å kontrollere dokumentasjonen fra NAV som ligger i arkiv på økonomiavdelingen. Ved bruk av utvalgsbasert testing har vi konstatert at utbetalingene er anvist både elektronisk og manuelt av to forskjellige personer med henvisning til vedtak. Vi fant ingen avvik og arbeidsdelingen synes å fungere tilfredsstillende. Bokføring av dagsoppgjør Vi har foretatt en kontroll av dagsoppgjør for de tjenesteområdene i kommunen som har kontantomsetning. I regnskapet på disse tjenestene har vi samlet alle transaksjonene i en populasjon og foretatt et tilfeldig utvalg dagsoppgjør ved bruk av utvalgsbasert testing. Vi kontrollerte at de bokførte beløpene i regnskapet stemte overens med dagsoppgjørene, at eventuelle nattsafeinnskudd stemmer med dagsoppgjøret og at alle oppgjørene er attestert og anvist. Det er ikke avdekket avvik og vår vurdering er at rutinene fungerer som forutsatt. Vederlagsberegninger Beboere med langtidsplass på institusjon skal betale vederlag for oppholdet. Det meste av vederlaget betales gjennom trekk i beboers trygdeytelser. Trekk foretas av NAV, som overfører pengene til kommunen. For å sikre at alle beboere blir trukket i trygd, skal kommunen kontrollere trekkoppgjørslisten fra NAV mot beboerliste på institusjon. Vi har gjennom test av kontroller konstatert at rutinen fungerer som beskrevet. 2

9 Når skatteligning foreligger skal kommunen foreta et etteroppgjør for å kontrollere om brukere med langtidsplass har betalt tilstrekkelig gjennom året. På tidspunkt for gjennomføring av interimsrevisjon så vi at kommunen var ajour med etterberegningen. Momskompensasjon Terminvis attesterer vi på kommunens krav om kompensasjon for merverdiavgift. Annenhver termin foretar vi en bilagskontroll for å kontrollere gyldigheten av kommunens krav. Det er ikke avdekket vesentlige feil og vi opplever god dialog med økonomiavdelingen om eventuelle bilag som må korrigeres. Vi har i løpet av høsten bistått kommunens økonomiavdeling med beregning av fordelingsnøkler knyttet til behandling av merverdiavgift i forbindelse med ny turnhall. Ved vår revisjon av kompensasjon for merverdiavgift for 6. termin vil vi følge opp justeringsdokumentasjon og eventuelle justeringsforpliktelser. Bankavstemming I henhold til etablerte rutiner skal kommunens driftskonti avstemmes månedlig. Vi har påsett at avstemmingene gjøres i tråd med rutinen. Det er ikke avdekket avvik. Avstemming av fondskontoer som har egne bankkonti og kontantkasser blir avstemt i årsavslutningen. Test av om disse rutinene fungerer som forutsatt blir gjort i forbindelse med årsavslutningen og blir konkludert på i årsavslutningsbrevet. Vi har påsett at det er tilstrekkelig arbeidsdeling vedrørende bankutbetalinger. Innkjøp Grunnleggende krav i lov og forskrift om offentlige anskaffelser er at anskaffelser så langt det er mulig skal være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Vi mener at tilstrekkelig konkurranse om anskaffelsene reduserer risikoen for misligheter. Vi har foretatt en test på om det foreligger rammeavtale med de leverandørene som Åmot kommune gjennom 2016 har hatt en høy omsetning med. Formålet med testen er å kontrollere at vesentlige innkjøp har vært gjenstand for konkurranse slik lov om offentlige anskaffelser krever. Før vi kan konkludere på denne testen avventer vi svar fra kommunen på forespørsel vi har gjort. Endelig konklusjon blir derfor gjort i årsavslutningsbrevet. I henhold til etablerte kontroller skal reskontro for leverandørgjeld avstemmes mot hovedbok hver termin. Vi har påsett at avstemmingene gjøres i tråd med rutinen. Det er ikke avdekket avvik. På bakgrunn av at Åmot kommune har kjøpt alle aksjene i Rena Fjernvarme AS har vi i planleggingen av revisjonen for 2016 identifisert dette som en nærstående part. I den forbindelse har vi innhentet gjeldende avtaler mellom Åmot kommune og Rena fjernvarme, samt kontrollert benyttet pris for innkjøpt fjernvarme både for 2015 og Vår konklusjon er at det ikke foreligger ulogiske sammenhenger. Budsjett Vi har tatt utgangspunkt i rådmannens forslag til budsjett, og kommunestyrets vedtatte budsjett for På bakgrunn av det har vi kontrollert at de vedtak kommunestyret har gjort i forbindelse med behandlingen er korrekt hensyntatt i det endelige vedtatte budsjettdokumentet. 3

10 Skille driftsutgifter og investeringsutgifter Vi har foretatt en gjennomgang av investeringsprosjekter i investeringsregnskapet og sett om noen av prosjektene kan være relatert til driftsregnskapet. Videre har vi summert alle utgifter på prosjekter i investeringsregnskapet og ved hjelp av utvalgsbasert testing kontrollert om utgiften synes å være av investeringsmessig- eller driftsmessig karakter iht. GKRS nr. 4. Kontrollen gjøres på detaljnivå ved at vi ser på de enkelte bilagene. Vi har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler. Årsavslutning Fristen for avleggelse av årsregnskapet er 15. februar og for årsberetningen er fristen 31. mars. Dersom disse fristene overholdes, og det framlagte materiellet er i samsvar med det som er avtalt i oppdragsavtalen mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS, vil vi avgi revisors beretning innen fristen 15. april. Før vi avlegger revisjonsberetning vil vi avvikle et møte mellom revisjonen og ledelsen hvor vi gjennomgår utkast til årsavslutningsbrev og utkast til revisjonsberetning for Løten, den 22. desember 2016 Med hilsen Tommy Pettersen oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Frank Müller regnskapsrevisor Kopi: Kontrollutvalget i Åmot 4

11 Sekretariat for kontrollutvalgene i Sør-Østerdal Vår ref.: 2016/ /2017 Saksbehandler: Kristin Moe Arkiv: Dato: Statusrapport revisjon 2016 Saksframlegg Saksnr. Utvalg Møtedato 17/5 Kontrollutvalget Vedlegg som følger saksframlegget: Vedlegg 1 Statusrapport Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar statusrapport revisjon for 2016 til orientering. Bakgrunn I oppdragsavtale for 2016 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon. Når det gjelder forvaltnings- og selskapskontroller kommer det statusrapporter undervegs. Vurderinger Viser til vedlagt rapport. Konklusjon Kontrollutvalget bestilte i sitt møte 6. desember 2016 to forvaltningsrevisjonsprosjekter på hhv 225 og 275 timer. Totalt har kontrollutvalget 350 timer til disposisjon i budsjettet for For å kunne finansiere begge prosjektene, og det at utgiften på kontrollutvalgets hånd er kjent i forhold til budsjettåret 2016, rapporteres 150 timer av de bestilte timene i rapporten pr Kontrollutvalget unngår dermed å be kommunestyret om ekstrabevilgning i Medgåtte timer pr på begge prosjektene er 0 timer. Mindreforbruket på 16 timer skal avregnes med Åmot kommune pr

12 Hedmark Revisjon IKS Statusrapport revisjon for 2016 Åmot kommune Årsrapport 2016 Utarbeidet

13 Rapportering Av oppdragsavtale for 2016 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2.tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon, og statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Rapporteringen vår tar utgangspunkt i avtalt ressursbruk slik den fremgår av oppdragsavtalens punkt 3. Tabellen under viser avtalt timetall, samt status pr rapporteringstidspunkt: Tjeneste Ubrukte timer 2015 Timer avtalt Totalt antall timer til disp i 2016 Timer medgått pr Timer medgått pr Timer medgått pr Ubrukte timer pr Regnskapsrev. 1 Rev.årsregnskap ,50 252,00 494,00 2 Revisjonsuttalelser ,25 68,25 107,50 3 Beboerregnskap 0 0 0,00 2,25 4 Veiledning/bistand 50 12,50 14,75 30,25 SUM , ,25 234,25 335,00 634,00 116,25 Bestilte rev.tj. 5 Mindre undersøk ,00 46,00 82,75 6 Forvaltningsrev ,00 0,00 150,00 7 Selskapskontroll 50 0,00 0,00 0,00 SUM , ,00 38,00 46,00 232,75-73,75 Annet 8 Møter i KU/ KS -15, ,00 22,25 38,75 61,50-26,50 SUM TOTALT , ,25 294,50 419,75 928,25 16,00 Linje 5 omfatter følgende særskilte bestillinger: 1267 Plan forvaltningsrevisjon 47,50 timer 1286 Prosjektplan Rena Fjernvarme 16,00 timer 1287 Prosjektplan sykefravær 19,25 timer Totalt 82,75 timer 1 Ubrukte timer i 2015 overført til avregning og/eller bruk i Ubrukte/merforbrukte timer i 2014 avregnes ikke. 1

14 Linje 6 omfatter følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter/foranalyser: 187 Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon Rena Fjernvarme 60,00 timer 188 Sykefraværsoppfølging i sektor for Helse og Velferd 90,00 timer Totalt 150,00 timer Linje 7 omfatter følgende selskapskontroller: Ingen selskapskontroller bestilt i Kommentar til og vurdering av ressursbruken Oppdragsavtalen 1-4: Revisjonsberetning for Åmot kommunes regnskap ble avlagt i mai Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon, ressurskrevende tjenester og psykisk utviklingshemmede. Oppdragsavtalen 5-7 Planlagt ressursbruk og status iht medgått fremgår av tabellen over. Det er ikke registrerte avvik i forhold til igangsatte prosjekter som etter vår vurdering trengs å følges opp. Oppdragsavtalen 8 Vi har brukt 24,25 timer på møtedeltakelse og 37,25 timer på forberedelser i I tillegg kommer kjøring med 39,00 timer som er innkalkulert som en del av timeprisen på kr 900. Dette knytter seg både til møteaktivitet og regnskapsrevisjon. Avvik som behøver å følges opp av kontrollutvalget Etter revisors vurdering er det ikke behov for særskilt oppfølging av statusrapporten fra kontrollutvalget siden det ikke er registrert avvik i forhold til oppdragsavtalen for Kontrollutvalget har i sitt møte den bestilt to forvaltningsrevisjonsprosjektene 187 og 188 på hhv 225 timer og 275. Totalt har kontrollutvalget 350 timer til disposisjon i budsjettet for For å kunne finansieres begge prosjektene, og det at utgiften på kontrollutvalgets hånd er kjent i forhold til budsjettåret 2016, rapporteres 150 timer av de bestilte timene i rapporten pr Kontrollutvalget unngår dermed å be kommunestyret om ekstrabevilgning i Medgåtte timer på begge prosjektene i 2016 er 0 timer. Mindreforbruket på 16 timer skal avregnes med Åmot kommune pr Løten, den 16.januar 2017 Morten Alm Birkelid daglig leder 2

15 Sekretariat for kontrollutvalgene i Sør-Østerdal Vår ref.: 2016/ /2017 Saksbehandler: Kristin Moe Arkiv: Dato: Vurdering av revisors uavhengighet 2017 Saksframlegg Saksnr. Utvalg Møtedato 17/6 Kontrollutvalget Vedlegg som følger saksframlegget: Vedlegg 1 Revisors egenvurdering Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet i revisjonsoppdraget for revisjonsåret 2017 til orientering. Bakgrunn I følge Forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til revisors uavhengighet og objektivitet finner vi i Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon (kap. 6). Vurderinger Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Konklusjon Av vedlagte egenvurdering framkommer ingen forhold som svekker revisors uavhengighet eller objektivitet i forhold til oppdraget i Åmot kommune.

16 Kontrollutvalget i Åmot kommune v/sekretariat for kontrollutvalg i Sør-Østerdal Torget Rena Postboks 84, 2341 Løten Telefon: post@hedmark-revisjon.no Org.nr.: MVA Bankgiro: Saksbeh.: Direkte tlf.: Deres ref.: Vår ref.: Dato: Laila Irene Stenseth / Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Åmot kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. De øvrige revisorer som har arbeidsoppgaver tilknyttet Åmot kommune fyller ut egne skjemaer som arkiveres i permen for oppdraget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4

17 Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs. kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Punkt 1: Ansettelsesforhold Punkt 2: Medlem i styrende organer Vi har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Hedmark Revisjon IKS. Vi er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Åmot kommune deltar i. Punkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Punkt 4: Nærstående Punkt 5: Rådgivnings- eller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Vi deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Vi har ikke nærstående som har tilknytning til Åmot kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres vil det bli foretatt en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Hedmark Revisjon IKS 2

18 Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Punkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Punkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Punkt 8: Andre særegne forhold Vi har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Åmot kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Vi har ikke ytet tjenester overfor Åmot kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Vi opptrer ikke som fullmektig for Åmot kommune. Vi kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Med hilsen Laila Irene Stenseth Jo Erik Skjeggestad Lina Kristin Høgås-Olsen oppdragsansvarlig oppdragsansvarlig oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor forvaltningsrevisor forvaltningsrevisor Hedmark Revisjon IKS 3

19 Sekretariat for kontrollutvalgene i Sør-Østerdal Vår ref.: 2017/ /2017 Saksbehandler: Kristin Moe Arkiv: Dato: Referatsaker 14. februar 2017 Saksframlegg Saksnr. Utvalg Møtedato 17/7 Kontrollutvalget Vedlegg som følger saksframlegget: Vedlegg 1 Referatsak nr 1 2 Referatsak nr 2 3 Referatsak nr 3 Sekretærens forslag til vedtak: Referatsaker tas til orientering. 1. SØIR IKS protokoll fra representantskapsmøte einfo 17/1 kortsiktige lån i kommunene 3. einfo 17/2 ny revisjonsberetning for momskompensasjon

20

21

22

23

24