Overordnet beredskapsplan

Transkript

1 Overordnet beredskapsplan Versjon nr. 11. Oppdatert AGL P

2 Innhold 1.0 Innledning Generelt Katastrofer/ulykker Redningstjenesten i Norge Kommunens ansvar og oppgaver Mål for beredskapsplanleggingen Fullmakter gitt til rådmannen Overordnet beredskapsplan og samordning med andre relevante beredskapsplaner Oversikt over beredskapsplaner i kommunen Rutiner og avtaler for forsyning av viktig materiell, utstyr og legemidler Den sivile kriseledelsen Ajourhold av planverk System for opplæring Kriseledelsen Helse og omsorg Nav Kvalitetssikringssystem Etablering av kommunens kriseorganisasjon Generelt Kriseledelsens sammensetning Kriseledelsens oppgaver Kriseledelsens lokaler og kommunikasjon Sekretariatets sammensetning Sekretariatets oppgaver Hjelpemidler for kriseledelsen og sekretariatet Etablering av kriselogg Etablering av Psykososialt kriseteam Plan for informasjonsberedskap og befolkningsvarsling Målsetting Informasjonspolicy Organisering Informasjonsleders ansvar og arbeidsoppgaver Presse- og informasjonssenter. Publikums-tjenesten Evakuerte- og pårørendesenter Nodeland (EPS) Plan for evakuering Bemanning og innkvarteringssteder Evakueringsledelsens oppgaver Ressursoversikt Henvisning Kommunale ressurser Eksterne ressurser (se også vedlegg - Varslingslister pkt. 6.5.) Varslingslister Side 2 av 32

3 6.1 Varslingsliste Kriseledelsen Varslingsliste Sekretariatet og psykososialt kriseteam Varslingsliste Presse- og informasjonssenter og publikumstjenesten Varslingsliste Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) Varslingsliste Øvrige nøkkelpersoner Beredskapsrådet Satellittelefoner hos regionale beredskapsetater og kommuner i Vest- Agder Kontaktdata for beredskap i Aust- og Vest-Agder Tiltakskort forberedt for spesielle hendelser Evakuering Songdalstunet Brann på Songdalstunet Tiltakskort atomulykke Tiltakskort bortfall av strøm Songdalstunet Tiltakskort ekstremvær/stengte veier Legevaktsarbeid ved kriser Tiltakskort bortfall av telekommunikasjon Tiltakskort for varsling og organiserer oppfølging av «fremmedkrigere» Songdalen Røde kors Beredskapsråd og vold i nære relasjoner Side 3 av 32

4 1.0 Innledning 1.1 Generelt Katastrofer, alvorlige ulykker og svikt i samfunnsviktige systemer avslører ofte at samfunnet ikke er godt nok forberedt på å håndtere vanskelige situasjoner tilfredsstillende. Selv mindre forstyrrelser resulterer ofte i vesentlige tap for mennesker, miljø eller virksomheter. Med enkle midler vil mange slike situasjoner kunne unngås. Naturkatastrofer har vi alltid måttet leve med, men i tillegg har den tekniske og økonomiske utvikling ført til et stadig økende antall uønskede hendelser, som branner og eksplosjoner, miljøforstyrrelser, driftsforstyrrelser, driftsstans og forsyningssvikt. 1.2 Katastrofer/ulykker Som eksempler på større ulykker/katastrofer som kan inntreffe i vårt område kan nevnes: Storm/orkan Flom/oversvømmelser Snøras/jordras/leirras Større skogbranner Industribranner Sabotasje eller hærverk Olje- og kjemikalieforurensning Svikt i elektrisitetsforsyningen Radioaktivt nedfall Svikt i vann- og avløpssystemer Større trafikkulykker Eksplosjoner I de fleste tilfeller vil ulykker og katastrofer som nevnt ovenfor være av et slikt omfang at redningstjenesten, som ledes av politiet og består av brannvesenet, industrivernet, forsvaret, sivilforsvaret m. f., vil ha kapasitet til å takle situasjonen. Dersom en omfattende ulykke eller katastrofesituasjon inntreffer, og de ordinære innsats- organers ressurser ikke strekker til, kan kommunen bli engasjert i rednings- og oppryddingsaksjoner. I slike situasjoner vil det bli stilt store krav til innsats fra berørte kommuner, også utover det å stille ressurser til disposisjon. Side 4 av 32

5 1.3 Redningstjenesten i Norge Ved større ulykker er det viktig at alle krefter blir satt inn i en samordnet innsats for å avgrense skadevirkningene. Normalt er det den sivile redningstjenesten, ledet av politiet eller det kommunale brannvesen, som rykker ut og takler branner, uhell og ulykker. Den sivile redningstjenesten i Norge er et samvirke mellom en rekke offentlige etater, frivillige organisasjoner og private selskaper med ressurser innen redningstjeneste. For å utnytte de samlede redningsressurser vil det ved en større ulykke bli etablert en lokal redningssentral (LRS) i det aktuelle politidistrikt under ledelse av politimesteren. Hovedredningssentral en (HRS) for Sør- Norge på Sola Lokal redningssentral (LRS) Ledes av lokal politimester Innsatsleder fra politiet Ved ulykker til havs eller ulykker med betydelig omfang, vil redningsinnsatsen bli ledet av en av landets to hovedredningssentraler, forkortet HRS. På skadestedet er det innsatsleder som koordinerer og leder redningsinnsatsen. Innsatsleder kan være lensmannen eller en annen politimann. Kommunene er pliktige til vederlagsfritt å stille ressurser til disposisjon for redningstjenesten ved anmodning. Dette er hjemlet i Direktiv for politiets redningstjeneste, pkt. 1.2 og 1.7. Ressursene kan være brannvernmateriell og personell, teknisk materiell og utstyr, helse- og omsorgsressurser, oljevern- og havnemateriell, bygninger, lokaliteter, kjøretøyer osv. 14. september 2016 tok Songdalen kommune i bruk Nødnett. Nødnett er det nye digitale radiosambandet til de tre nødetatene brann, helse og politi, samt andre aktører med et nød- og beredskapsansvar. Nødnett vil gi brukerne bedre muligheter for en effektiv radiokommunikasjon i forbindelse med ulykker, kriser og andre hendelser. 1.4 Kommunens ansvar og oppgaver Kommunens ansvar i en krisesituasjon er å delta i arbeidet med skadebegrensende tiltak for å sikre mennesker, miljø og økonomiske verdier. Det kan også være situasjoner hvor kommunen selv er ansvarlig for å håndtere hendelser. For eksempel ved smitteutbrudd e.l. Eksempler på oppgaver som kommunene kan få ansvaret for å håndtere i en krisesituasjon: ta hånd om skadde personer omsorg for personer som har vært utsatt for store påkjenninger bistand ved evakuering av personer fra et utsatt område innkvartering av skadede eller redningsmannskaper informere om situasjonen i kommunen og gi forholdsregler forpleining eller annen forsyningsstøtte sikre helsemessig trygge næringsmidler og drikkevann gjennomføre regulerings-/rasjoneringstiltak rette opp skader på kommunikasjoner og andre anlegg opprydding, opprensking, avfallsdeponering og annen innsats for miljøet vern om kulturelle verdier Side 5 av 32

6 1.5 Mål for beredskapsplanleggingen Songdalen kommune har god beredskap mot alle aktuelle kriser og uønskede hendelser. 1.6 Fullmakter gitt til rådmannen Fullmakt for kriseledelsen er vedtatt av kommunestyret , sak PS 011/97. Stans av all tjenesteyting der det er påkrevd. Rett til å beordre ansatte til nødvendig krisetjeneste. Rett til å rekvirere kommunalt materiell og eiendommer, samt å benytte nødvendige økonomiske midler i skadeforhindrende og forebyggende arbeid i kriser. 1.7 Overordnet beredskapsplan og samordning med andre relevante beredskapsplaner Kommunale myndigheter har ansvaret for at det foretas beredskapsforberedelser innen de ulike kommunale virksomhetsområder, samt et generelt ansvar for befolkningens ve og vel i en krisesituasjon. En samordnet overordnet beredskapsplan for kommunen er et nødvendig hjelpemiddel for raskt å kunne reagere rasjonelt og effektivt i kritiske situasjoner. Overordnet beredskapsplan for kommunen Fagberedskapsplaner, som for eks. innen brannvern, helse, flyktninger, gassutslipp, kjemikalier, osv. Side 6 av 32

7 I ROS-analysen som ligger til grunn for kommunens overordnede beredskapsplan, har en lagt til grunn Risiko- og sårbarhetsanalyse for Aust-Agder og Vest-Agder (ROS- Agder). En har støttet seg på konsekvensanalyser og sannsynlighetsvurdering gjort i ROS-Agder for større aktuelle hendelser. I kommunens ROS-analyse (ROS 2014) har en forsøkt å danne seg et «kommunalt» risikobilde av uønskede hendelser, hvor ROS- Agder har et fylkesperspektiv. I arbeidet med ROS 2014 har kommunen hatt møte med de fleste eierne av viktig infrastruktur og viktige samfunnsfunksjoner, der i blant Vegvesenet, Telenor, Jernbaneverket, Fylkeskommunen, HV, nabokommunene Kristiansand og Søgne, Tronstadvann interkommunale vannverk, Søgne og Greipstad sparebank, Agder energi, Kristiansand brann og redning, Lensmannen i Søgne og Songdalen. Med bakgrunn i ROS 2014 hadde kommunen en felles gjennomgang av større sektorovergripende uønskede hendelser med mål om å avdekke huller i beredskapen mellom de ulike planene. I den grad det er naturlig, vedlegges relevante utdrag fra eksterne aktørers beredskapsplaner kommunens beredskapsplan. 1.8 Oversikt over beredskapsplaner i kommunen Plan for Helsemessig og Sosial beredskap er innbakt i Overordnet beredskapsplan for Songdalen kommune, og de viktigste delplanene er listet opp i tabellen under. Beredskapsplaner i kommunen Ansvar Lagret Overordnet beredskapsplan for Songdalen kommune Seniorrådgiver Anders Andersen P /Arkivet Smittevernplan Kommuneoverlege Atle Kristensen P /Arkivet Pandemiplan Kommuneoverlege Atle Kristensen P /Arkivet Beredskapsplan NAV inkl. tiltakskort og system for opplæring Tone Bech P /Arkivet Samordning av kriseplaner i Lena Odinsen P360 15/02524 Songdalen kommune. Plan for psykososialt kriseteam Beredskapsplan Enhet for Livsmestring Bjarte Austvik P /Arkivet Beredskapsplan for jernbaneverket Jernbaneverket Websak 14/365 Delavtale 11 SSHF SSHF/Songdalen Websak 11/2386 kommune Beredskapsplan for miljørettet Rådmann P360 15/02524 helsevern i Songdalen kommune PLIVO planer for skolene og Skolefaglig Dsb-cim barnehagene i Songdalen og Oasen skole ansvarlig/rådgiver barnehage/oasen skole Rutine: Ansvarshavende plikter å oppdatere planverket hvert år innen utløpet av desember måned. Ansvarshavende sørger for at oppdatert plan oversendes arkivet for journalføring i P Rådgiver Anne Gerd Lauvsland sørger for at - 2 komplette sett av oppdatert planverk forefinnes i kriseledelsens rom på Songdalstunet og at - oppdatert planverk overføres DSB-Cim. - og at oppdatert planverk legges i kvalitetslosen og kommunens hjemmeside Side 7 av 32

8 1.8.1 Rutiner og avtaler for forsyning av viktig materiell, utstyr og legemidler. Plikten til å utarbeide omforente beredskapsplaner er slått fast i helse- og omsorgstjenesteloven og i spesialisthelsetjenesteloven. Lov om helsemessig og sosial beredskap (lov 23. juni 2000 nr. 56) pålegger kommuner, fylkeskommuner, regionale helseforetak og staten å utarbeide beredskapsplaner for de virksomheter som tilbyr helse- og sosiale tjenester. På bakgrunn av ovenstående er det utarbeidet avtaler på flere nivåer for å sikre forsyning av legemidler og materiell. Beskrivelse av dagens situasjon og nasjonale ordninger knyttet til legemiddelberedskap: Beskrivelsen er i kapittel 1.3 (fra side 4 og videre). Her beskrives de avtaler og lagerløsninger som er gjort. Delavtale 11 regulerer samarbeid mellom helseforetak og kommunen ved kriser. Kommunen skal sikre at personer som oppholder seg i kommunen tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester. Den som har ansvar for tjenesten har ansvar for at ansvaret kan tas også ved kriser og katastrofer. I Songdalen er dette helsesjefen sitt ansvar. Kommunen er ansvarlig for å sikre beredskap av legemidler brukt i kommunale institusjoner, men er ikke ansvarlig for å beredskapssikre legemidler som foreskrives av fastlege og distribueres fra apotek. Beredskapssikring av legemidler foreskrevet av fastlege er sikret på nasjonalt nivå. Lokale forhold som legger til rette for legemiddel og materiell forsyning: Legemiddel forsyning sikres på flere måter. Gjennom at Songdalen kommune har inngått innkjøpsavtale direkte med grossist. Videre har vi en lokal avtale med Søgne kommune om utveksling av legemidler ved krise i den ene kommunen i en overgangsfase til grossist eventuelt kan få levert nødvendige legemidler til kommunen. Vi har også et lager av de viktigste legemidlene i medisin rommet ved Songdalstunet. Når det gjelder medisinsk materiell og utstyr så er jo trenden at leverandørene har mindre og mindre lager på grunn av høye lagerkostnader. Det betyr jo at dersom krisen er et faktum så kan det være vanskelig å få forsyninger på kort varsel. Når det gjelder medisinsk utstyr så har legevakten en del utstyr til diagnostikk og behandling. I forbindelse med samhandlingsreformer har også Songdalstunet fått både kompetanse og utstyr til å håndtere intravenøse væsker og antibiotika, og det vil derfor alltid være et lager av dette ved både legevakt og Songdalstunet. Vedrørende materiell vises også til Songdalen kommunes overordnet beredskaps plan. Under punktet om eksterne ressurser vises til samarbeid med sivilforsvaret og forsvaret om personell og materielle ressurser. Se overordnet beredskapsplan pkt I en aktuell krise vil kommuneoverlegen sammen med helsesjefen vurdere hvorvidt det er behov for innkjøp av legemidler utover de ordinære forsyningene og lagrene vi har. Helsesjef eller den hun delegerer ansvaret til bestiller legemidlene. Side 8 av 32

9 1.9 Den sivile kriseledelsen Ved store ulykker eller katastrofer vil det parallelt med den sivile redningstjeneste bli etablert et kriseledelseshierarki på sivil side, dvs. under det utpekte lederdepartement via aktuelt fagdirektorat, fylkesmennene og kommunene. Hos Fylkesmannen vil det ved store ulykker eller katastrofer bli etablert en Krisestab direkte under fylkesmannens ledelse som skal operere på døgnbasis. Fylkesmannens krisestab har ingen operative oppgaver innen den sivile redningstjenesten, men skal kunne ta imot, effektuere eller videreformidle anmodninger om eventuell støtte. Krisestaben skal snarest mulig etter at den er etablert ta kontakt med kommunene i fylket og etablere forbindelse. Kommunen skal straks orientere Fylkesmannen om situasjonen, utviklingen og ellers om det er tiltak kommunen ønsker iverksatt fra Fylkesmannens side. Skissen viser hvordan kriseledelsen på sivil side er organisert i Norge. Lederdepartementet er normalt Justisdepartementet og fagdirektorat er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Men det kan også være andre departementer og direktorater ut fra katastrofen eller hendelsens art. Utpekt lederdepartement Sentral krise- Støtteenhet (KSE) Aktuelt fagdirektorat Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder Fylkesmannens krisestab Kommunen Kommunens kriseledelse Side 9 av 32

10 1.10 Ajourhold av planverk Overordnet ROS-analyse skal revideres minst en gang i kommunestyreperioden eller når det skjer endringer i risikobildet. ROS-analysen og overordnet beredskapsplan skal behandles i kommunestyret minimum hvert fjerde år. Revidering av beredskapsplanene skal skje innen 31.desember hvert år og oppdatert planverk sendes Fylkesmannen i februar hvert år. Se ellers Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet i Songdalen kommune P System for opplæring Kriseledelsen Kompetanse, opplæring og øvelser (plan for overordna beredskap). 1 årlig øvelse og opplæringsgjennomgang for kriseledelse og sekretariat 1 årlig opplærings-/øvelsesgjennomgang for Cim-brukere. Kriseledelsen deltar på rådmannens ledermøte i januar og august tema beredskap Årlig deltakelse på Kristiansandskonferansen og beredskapssamling til Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder Helse og omsorg Kompetanse, opplæring og øvelser (plan for helsemessig og sosial beredskap). Lederne innen helse- sosial og omsorgstjenestene har et spesielt ansvar for at ansatte i kommunen har kompetanse på krisehåndtering innenfor helse, sosial og omsorgstjenestene. Dette omfatter blant annet kompetanse om psykososiale støttetjenester til berørte og rammede, debrifing av personell, akuttmedisinsk opplæring for personell som trenger dette. Øvelser avholdes etter overordnet beredskapsplan. Lederne innen helse-, sosial og omsorgstjenestene har ansvar for å spille inn til rådmann områder det vurderes behov for å øve på for kriseledelsen. Lokale tiltak for å sikre kompetanse hos ansatte: Gjennomgang av beredskapsperm første lederteammøte pr. år i helse og omsorg Ulike brannøvelser holdes jevnlig i løpet av kalenderåret. Info til nyansatte om egen perm på avdelingen med kommunens beredskapsplan Første personalmøte hvert år benyttes til informasjon og opplæring i beredskap Første møte med tillitsvalgte og verneombud i året benyttes til gjennomgang av beredskapsplan Kommuneoverlegen informerer på første møte med fastlegene om beredskapsplan Årlig møte med kontaktperson SSHF om opplæringsbehov innen smittevern Årlige temadager innen prioriterte smittevernområder Nav Tilsvarende system finnes i Beredskapsplan for NAV, finnes i P360 15/02524 jf. pkt. 1.8 Oversikt over beredskapsplaner i kommunen. Side 10 av 32

11 1.12 Kvalitetssikringssystem Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet er revidert pr og finnes i P Kvalitetssikringssystem gir en oversikt over årlige og fireårlige aktiviteter på beredskapsområdet og omfatter øvelser, informasjon og opplæring av ansatte, evaluering og oppdatering av planer og tiltakskort, samt årlig rapport til rådmannen og Fylkesmannen. 2.0 Etablering av kommunens kriseorganisasjon 2.1 Generelt Kommunens kriseorganisasjon består av kommunens Kriseledelse og Kriseledelsens sekretariat. Kriseledelsen består av sentrale personer i kommunens ledelse og enheter. Kriseledelsens funksjon er å ha myndighet og kunnskaper til å kunne ta raske og viktige avgjørelser i en akutt situasjon. Personer i kriseledelsen skal parallelt være ledere for sine faste funksjoner i kommunen, men skal kunne komme sammen for å koordinere krisehåndteringen. Kriseledelsens sekretariat har som oppgave å følge situasjonen kontinuerlig, føre journal, rapportere, ajourføre situasjonskart, motta telefoner og meldinger samt oppdatere kriseledelsen når den trer sammen. Kommunens kriseorganisasjon kan illustreres slik: Kommunens politiske og administrative ledelse Kommun ens ki l d l Kriselede lsens k t i t Kommunens samlede administrasjon og enheter Ordfører eller rådmann eventuelt deres stedfortredere skal uten unødvendig opphold, varsles ved kriser og katastrofer. De skal deretter vurdere om katastrofen/krisen er så alvorlig/omfattende at kommunens kriseorganisasjon skal etableres helt eller delvis. 2.2 Kriseledelsens sammensetning Kommunens kriseledelse ledes av rådmannen. Ordfører er med i kriseledelsen og har som funksjon å fronte media, samt være linken til det politiske nivået. Side 11 av 32

12 Kommunens kriseledelse har følgende sammensetning: Kriseledelsen Ordinær funksjon Vara Funksjon ved beredskap Rådmann Beredskapssjef Leder for kriseledelsen Ordfører Varaordfører Fronte media Beredskapssjef Enhetsleder Informasjonsleder. Informasjon og samband oversikt og situasjonsbilde støtte ordfører Personalsjef Rådgiver Sekretariat (Administrativ ledelse og personalforvaltning) Kommunalsjef Helse og omsorg Kommunalsjef Oppvekst Økonomisjef Teknisk sjef Enhetsleder Livsmestring Enhetsleder Songdalen ungdomsskole Ass.enhetsleder teknisk Lede og koordinere tjenestene Se for øvrig under *) Lede og koordinere tjenestene Se for øvrig under *) Økonomisjefen ivaretar rådmannsfunksjonen for de deler av organisasjonen som ikke er involvert i krisehåndtering. *) Økonomisjef og kommunalsjefer avklarer seg imellom. Leder for evakuering og forsyning Enhetsleder Forvaltning og utvikling Enhetsleder Institusjon Helseberedskap/smittevern-beredskap Kommuneoverlege Kommunelege 2 Møter etter særskilt innkalling Helsefaglig ansvarlig. 2.3 Kriseledelsens oppgaver Tiltak ved etablering Beslutte at kommunens kriseorganisasjon skal etableres helt eller delvis. Innhente opplysninger og få en best mulig oversikt over situasjonen i kommunen. Etablere en felles forståelse i kriseledelsen for hva og hvor omfattende problemene er. Avgjøre omfang av støttetjenestene; bla. ta stilling til om, hvilken grad og hvor følgende funksjoner skal etableres: Presse- og infosenter, Publikumstjeneste og Evakuerte- og pårørendesenter. Avklare, blant annet med skadestedsleder, behov for kommunens utstyr/ materiell. Når liv og helse er truet er det alltid politiet eller annen representant for nødetatene som eier skadestedet. Avklare om annen faglig kompetanse skal innkalles/ informeres. For eksempel innkalling av psykososialt kriseteam. Side 12 av 32

13 Utarbeide informasjon og iverksette nødvendige informasjonstiltak internt i organisasjonen, for innbyggerne, media og andre. Koordinere med infoansvarlige og skadestedsledelse. Sikre en god informasjonsstrategi, herunder: - Hvilken informasjon skal vektlegges - Hvilke spørsmål vil vår informasjon skape? - Hvilke tema bør unngås/ man ikke skal kommentere? Iverksette strakstiltak for å hindre ytterligere skader på personer, miljø og materielle verdier i samarbeid med profesjonelle redningsmannskap. Tiltak i driftsfasen: Kontinuerlig vurdere hendelser, konsekvenser, nødvendige handlinger og tidsramme. Vurdere behovet for og evt. å rekvirere nødvendig utstyr/ materiell. Vurdere om kommunen må iverksette ytterligere tiltak for å hindre/ begrense skader på personer, miljø og materielle verdier. Ivareta kontakt med innsatsledelsen i politiet, eventuelt LRS og operasjonssentralen. Holde kontakt og oversikt med kommunens utplasserte personell og materiell. Husk skifte av personell ved langvarig innsats. Avgjøre/avklare om det er aktuelt med personalressurser fra frivillige organisasjoner. Vurdere fremtidig behov ut fra valg som blir tatt. Side 13 av 32

14 2.4 Kriseledelsens lokaler og kommunikasjon Lokaler og kommunikasjon Undervisningssykehjemmet, undervisningsrommet, 2. etasje, Songdalstunet E postadresse: postmottak@songdalen.kommune.no egen epostadresse aktiveres når kriseledelsen er satt. Tlf. sentralbord: Se egen varslingsliste med oversikter kap Sekretariatets sammensetning Se egen varslingsliste med oversikter kap. 6.2 Lokaler og kommunikasjon: Samme som kriseledelsen 2.6 Sekretariatets oppgaver Tiltak ved etablering Innkalle nøkkelpersonell i kriseorganisasjonen når beslutning om innkalling er gitt. Etablere en kriselogg i DSB-CIM hvor all viktig informasjon i forbindelse med hendelsen skal journalføres og dokumenteres. Starte loggføring i kriseloggen så tidlig som mulig. Berører alle steder som mottar henvendelser og som iverksetter tiltak knyttet til krisehåndteringen. Være sekretariat for kriseledelsen hele døgnet og skaffe best mulig oversikt over situasjonen. Føre karter og oversikter som gjør at situasjonen lett og raskt kan leses. Følge med på informasjon om hendelsen som refereres i media og føre dette i DSB-CIM. Etablere kontakt med fylkesmannen og avgi rapport om situasjonen. Etablere kontakt med andre instanser og nabokommunene, informer om situasjonen, og forespør om ressurser dersom det er aktuelt. Etablere kontakt med frivillige lag og foreninger som vil kunne bli involvert i krisen på et senere stadium. Tiltak i driftsfasen Føre logg og hente inn informasjon fra de forskjellige aktører i krisearbeidet. Ta papirutskrifter av logg min. hver halvtime. Vurdere behovet for og evt. å rekvirere nødvendig utstyr/ materiell. Sørge for mat og forsyninger til kommunens eget personell og materiell. Avgjøre/avklare om det er aktuelt med personalressurser fra frivillige organisasjoner. Utarbeide og formidle statusrapporter til Fylkesmannen. Side 14 av 32

15 2.7 Hjelpemidler for kriseledelsen og sekretariatet Lederen for kriseledelsens sekretariat skal sørge for at følgende hjelpemidler er tilgjengelig for kriseledelsen og sekretariatet: Oversiktskart over hele kommunen pluss eventuelt sentrumsområder. En PC med elektronisk kart over kommunen. 4 PC er med internettoppkobling (hvorav 1 til logg tilkoblet skriver). 3 telefonpunkter samt tre ekstra telefonapparater. Kopimaskin. Flippovere til statusoversikter. Loggblankett som føres fortløpende. Ved utfall av internett kan DSB-CIM brukes offline-versjonen, evt. supplert med papirbasert logg. 2.8 Etablering av kriselogg Føring av en kriselogg bør etableres raskt slik at man ikke går glipp av de første informasjonsbevegelsene under en krise/katastrofe. Alle registreringer skal foretas systematisk i DSB-CIM og vil hjelpe kriseledelsen til å skaffe seg det riktige informasjonsbildet, holde oversikt over situasjonen og gjøre de riktige prioriteringene. Det er bedre med en registrering for mye, enn en for lite. Papirutskrifter hver halvtime. Ved utfall av internett kan DSB-CIM brukes offline-versjonen, evt. supplert med papirbasert logg. Lagret: Felles data G:/Felles Songdalen/Beredskapsplaner/Kriseberedskap/maler/skjema (hentet fra Fylkesmannens hjemmeside: på avsnittet Samfunnssikkerhet og beredskap og til høyre finnes en boks med Maler, og under denne finnes Journal kriseledelsen ). I tillegg ligger utskrevne skjemaer i kriserommet. Side 15 av 32

16 2.9 Etablering av Psykososialt kriseteam Psykososialt kriseteam har kompetanse til å bistå og utfylle det ordinære hjelpeapparatet i kommunen. Teamet hjelper rammede, pårørende, hjelpepersonell og berørte institusjoner/ organisasjoner og kan gi og koordinere psykologisk førstehjelp samt vurdere behov for videre oppfølging. Leder av psykososialt kriseteam kontakter de av kriseteamets medlemmer som er aktuelle i forhold til hendelsen. Psykososialt kriseteam, sammensetning Se egen varslingsliste med oversikter kap. 6.2 Leder psykososialt kriseteam bør uansett varsles og informeres når kriseledelsen etableres selv om det der og da tilsynelatende ikke er behov for teamets tjenester. Ved henvendelser utenom ordinær arbeidstid ( ) kontaktes kommunalsjef alternativt beredskapssjef. Side 16 av 32

17 3.0 Plan for informasjonsberedskap og befolkningsvarsling 3.1 Målsetting Kommunen skal ved kriser kunne informere media, egne ansatte og kommunens innbyggere på en effektiv, offensiv og tilfredsstillende måte. Dette skal ivaretas av kriseledelsen. Alle kommunens pressemeldinger, pressekonferanser og oppslag på hjemmesiden skal avklares med eventuell opprettet innsatsledelse med mindre rådmannen bestemmer noe annet. 3.2 Informasjonspolicy Ansvar: Ansvar for å håndtere den enkelte hendelsen framgår av pkt Målgruppe En hendelse kan ramme hele befolkningen i Songdalen kommune, kun en bestemt gruppe eller befolkningen i et geografisk avgrenset område. Informasjonen formuleres slik at den når målgruppen. Aldersmessige, språklige og kulturelle forhold tas med i en slik vurdering. Medier som kan brukes i informasjonsformidlingen SMS-varsling/talemelding til fasttelefon til innbyggerne. Varsling kan avgrenses til konkrete adresser eller bestemte geografiske områder eller til alle innbyggerne. Systemet kan be om kvittering på at melding er mottatt, og det er mulig å gi tilbakemelding via varslingssystemet om behov for hjelp til f.eks. evakuering. Skolene og barnehagene har i tillegg SMS-varslingssystemer for varsling av foresatte via SMS. Søgne- og Songdalen budstikke og/eller Fædrelandsvennen N247 NRK Sørlandet Songdalen kommunens intranett og/eller Facebook E-post Posten Oppslag Telefon og mobiltelefon Høyttalerbiler Med mer Hva vi vil oppnå med informasjonen Det avklares hva den overordnede hensikten med informasjonen er. Er hensikten å få mottakerne til gjøre noe eller ønsker man at de holder seg passive? Dette vil bestemme utformingen av budskapet og valg av medium. Side 17 av 32

18 3.3 Organisering Ved kriser eller når situasjonen er uoversiktlig skal informasjonstjenesten etableres helt eller delvis, eventuelt med en gradvis opptrapping. Dette for å skaffe oversikt over situasjonen og være i forkant av et økende informasjonsbehov. Ved spesielle situasjoner kan det bli tale om døgndrift. I beredskapssammenhenger er det kun godkjent informasjon fra Kriseledelsen som skal formidles. Dette av hensyn til innbyggernes sikkerhet og håndteringen av krisesituasjonen. Informasjonstjenesten ved kriser organiseres på følgende måte: Informasjonsleder Presse- og informasjonssenter Publikumstjeneste pr telefon/ e-post Kommunens hjemmeside Evakuerte- og pårørendesenter 3.4 Informasjonsleders ansvar og arbeidsoppgaver Ansvar Etablere og lede kommunens informasjonstjeneste i henhold til Plan for informasjonsberedskap. Arbeidsoppgaver Innhente opplysninger om situasjonen og rapportere videre til kriseledelsen. Informere om farlige situasjoner som kan oppstå, og bidra til å hindre ytterligere skade. Informere om helsemessige og sosiale forhold, ressurssituasjon, energispørsmål, kommunikasjon osv. I samråd med politiet/nødetatene: - Gi informasjon til publikum/pårørende under og etter krisen - Gi informasjon til innbyggerne om situasjonen - Informere media - Gi media informasjon om pressekonferanse - Utlevere pressemeldinger fra kriseledelsen - Vise mediepersoner til oppholdsrom der de kan vente på ny informasjon Informere egne ansatte. Side 18 av 32

19 3.5 Presse- og informasjonssenter. Publikums-tjenesten Ansvar Leder for informasjonsberedskap skal etablere og lede kommunens informasjonstjeneste i henhold til Plan for informasjon og samband. Lokalisering Rådhuset Organisering A. Presse- og informasjonssenter Bemanning: Pressekontakt Administrator og praktisk tilrettelegger Web-redaktør og skriftlig materiell, medieovervåking Pressesenter: Kriseledelsen Informasjonsleder Beredskapssjef Stedfortreder: enhetsleder kommunikasjon og service B. Publikumstjeneste C. Kommunens hjemmeside A. Presse- og informasjonssenter Ordfører Vara: varaordfører Konsulent, kommunikasjon og service Vara: arkivleder, kommunikasjon og service Web-redaktør, kommunikasjon og service Ingeniør, teknisk enhet Pressen benytter kantina i rådhuset. Utstyr: Papir, flippover, datatilgang. D. Evakuerte- og pårørendesenter (jf. egen plan v/tekn.) Pressekorps vises til oppholdssted, kaffe besørges, praktisk informasjon og tidspunkt for pressemøter, distribusjon av pressemeldinger. Informasjon Web og intranett Informasjon som formidles er avklart med kriseledelsen og begrenses til kommunens ansvarsområde. Informasjonen som formidles skal foreligge skriftlig og utarbeides av: Kriseledelsen og web-redaktør og/eller ingeniør (teknisk), samt informasjonsleder. Pressemeldinger legges på hjemmesiden og holdes løpende oppdatert. Pressemøter NRK Hyppige pressemøter med presis informasjon v/pressekontakt ordfører Pressemeldinger og organisering pressekonferanser: skolefaglig ansvarlig. Bruk av NRK som formidlingskanal om viktig hasteinformasjon til innbyggerne vurderes av kriseledelsen Side 19 av 32

20 B. Publikumstjeneste Bemanning: Informasjonsansvarlig og personer som angitt nedenfor. Samordning. Koordinering av ressurser og informasjon mellom rådhustorget og legesenteret (tlf / ) og eventuelt andre enheter. Telefon og skranke Inntil 8 personer kan besvare krisetelefonen , internlinjer: 723, 790, 330, 392, 370, 360, 324 Hvis antall linjer må økes, kontakt Atea. Kriseledelsen beslutter. Egen liste med navn på personer. Logg Rapportskjema Personhenvendelser Flygeblad Døgnåpent Informasjonssenter Informasjon som formidles skal foreligge skriftlig og være tydelig. Varslingsliste med mob.nr. skal foreligge. Mobiltlf. kan benyttes dersom telefonen/sentralbord svikter. Nummerinformasjon legges på hjemmesidens kriseinformasjon. Informasjon som mottas, skal loggføres løpende iht. DSB-CIM (evt. i skjema). Rykter registreres for eventuelt å avsanne. Meldinger til kriseledelsen skal registreres i DSB-CIM (event. i skjema) med nøyaktig tidsangivelse og signatur. Publikumsskranken bemannes ut fra behov. Flygeblad med aktuell informasjon vurderes hvis stor pågang i skranken og i evakuerings- og /eller pårørendesenter. Ved døgndrift benyttes personer fra enhetene i rådhuset som ikke er disponert tidligere Ved stort felles informasjonsbehov og når man ønsker å samle innbyggerne, etableres et informasjonssenter i Bestestua i Songdalstunet, Tunballen skole, Rosseland skole, Finsland skole avhengig av hva som er mest tjenlig. Informasjonsleder og kriseledelsen. Kriseledelsen delegerer ansvar for organiseringen og hvem som ivaretar informasjonen (kommunelege, politi, Sivilforsvar, info.leder osv) Se egen varslingsliste med oversikter kap. 6.3 Side 20 av 32

21 C. Kommunens hjemmeside Bemanning: Skriftlig utforming: Publisere på hjemmesiden/intranettet: Kriseledelsen og informasjonsleder. Web-redaktør, ingeniør (teknisk) og informasjonsleder. Web-redaktør og ingeniør på teknisk. Web og intranett Malen for hjemmesidens kriseside ferdigstilles og legges ut på hovedsiden. Pressemeldinger Pressemeldinger legges på hjemmesiden. Holdes løpende oppdatert eller angi når neste oppdatering vil skje. Informasjon til egne ansatte og intranett benyttes til jevnlig informasjon til ansatte. Rådmann vurderer enhetsledermøter/allmannamøter. Eventuelt deles ut skriftlig informasjon. Web-redaktør Alternativt rådgiver personal, ingeniør teknisk, beredskapssjef Rådmann Web-redaktør Ingeniør teknisk D Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) Praktisk etablering og drift ligger i planen for evakuering og forsyning v/teknisk sjef. Informasjonsansvaret i EPS ligger til informasjonsleder. Kart over EPS Nodeland finner du på side 24, eller ved å klikke på linken under. Klikk her for å se kart over EPS: Side 21 av 32

22 3.6 Evakuerte- og pårørendesenter Nodeland (EPS) Evakuerte- og pårørendesenter, sammensetninger Se egen varslingsliste med oversikter kap. 6.4 Leder av Evakuerte- og pårørendesenteret/eps forholder seg til nærmeste foresatte som er informasjonsleder. Plan for etablering av EPS er forelagt lensmannen i Søgne og Songdalen og er kjent med hvilke lokaler kommunen planlegger å bruke til EPS. Politiet har ikke konkrete planer for EPS for de forskjellige kommunene, men understreker betydningen av at kommunen har planer og er trent i å etablere EPS ved behov og etter henstilling fra politiet. Lensmannen er med i kommunens beredskapsråd. I tillegg vil lensmannen som fast ordning bli invitert til å delta i kommunens årlige beredskapsøvelse. Etablering av EPS Ved kriser/ katastrofer eller når situasjonen ellers tilsier det kan EPS etableres helt eller delvis. Ved spesielle situasjoner kan det bli behov for døgndrift. Evakuerte og pårørende er i dette tilfellet definert som personer som er evakuert fra et skadested eller står nærmest de som er involvert i krisen/katastrofen. Det kan være familie, slekt, venner, arbeidskolleger/arbeidsgiver osv. EPS må være åpen for en vid definisjon og vise menneskelig innsikt i tvilstilfeller. Leder for EPS skal sikre at følgende blir ivaretatt Ta i mot personer som er evakuert fra et ulykkessted og gi disse omsorg og pleie. Legge forholdene til rette for at pårørende til omkomne, skadde og evakuerte kan samles, få støtte, menneskelig omsorg og informasjon. Skjerme pårørende fra media og andre evakuerte. Om nødvendig nytte rom i en annen del av bygningene. Etablere et system for registrering av alle som er evakuert. Etablere en telefonvakt for å imøtekomme henvendelser fra publikum/pårørende på en korrekt, effektiv og hensynsfull måte. Skaffe oversikt over aktuelle telefonnummer/adresser som kan videreformidles til publikum. Viderebringe henvendelser som de ikke kan svare på til riktig etat eller til kriseledelsen. Etablere kontakt med prest og psykiatrisk kriseteam ved behov. Sikre enkel forpleining eller utvidet forpleining i samarbeid med kriseledelsen og frivillige organisasjoner. Ordne forlegning etter avtale med kriseledelsen. Notere på egen tavle registrerte informasjonsbehov. Sette opp vaktlister og foreslå bemanning overfor informasjonsleder. Iverksette særlige tiltak ved krise på bakgrunn av en smittesituasjon, se smittevernplanen. Side 22 av 32

23 Utstyr ved evakuerings- og pårørendesenter / EPS Telefoner med bekjentgjorte nummer, telefaks og kopimaskin. TV og videospiller. Overhead, lerret, flippover, pekestokk, lerret mv. Eget PC-kontaktpunkt for tilgang til internett DSB-CIM. Sanitær- og bespisningsmuligheter. Rom hvor man kan være alene. Rom til prest/kriseteam. Etablering av evakueringssenter ved Nodelandshallen for befolkning fra egen kommune og/eller fra nabokommuner etter anmodning fra politiet/lokal redningssentral LRS: Evakueringsledelsens oppgaver vil være: Skaffe oversikt over evakueringsområdet (hvem som bor i egen kommune og oversikt fra politiet/lrs over hvor mange evakuerte fra andre kommuner som kan forventes). Informere befolkningen i det området som skal evakueres om hva de skal ta med seg mv. Skaffe egnede transportmidler. Samle personer i egnede lokaler dersom det oppstår plassmangel. Foreta registrering over hvem som innkvarteres hvor, hvem som flytter på egenhånd mv. Kontrollere at evakueringsområdet er tomt og sette ut vaktmannskaper. Bistå ved behandling av skadde personer med psykiske problemer mv. Samarbeide nært med politiet/innsatsleder. Sørge for forpleining og evt. klær. Utføre oppgaver innen omsorg i samarbeid med helsepersonell og frivillige organisasjoner. Gi løpende informasjon til kriseledelsen. Side 23 av 32

24 3.7 Kart EPS Nodeland skole Side 24 av 32

25 4.0 Plan for evakuering 4.1 Bemanning og innkvarteringssteder EPS (Evakuerings- og pårørendesenter) ved Nodelandshallen forutsettes å ta imot evakuerte innbyggere fra nedre del av kommunen og eventuelt fra nabokommuner ved situasjoner der vår egen befolkning ikke er rammet. Evakuering av personer fra et skadeområde eller et utsatt område i den øvre del av kommunen /Finsland forutsettes å skje til Finslandshallen. Når kommunen mottar anmodning om støtte fra politiet/lrs til evakuering, kan denne forberedte plan for evakuering iverksettes event. etter eget tiltak hvis situasjonen tilsier det. Evakuerte personer fra nabokommuner (se 1.setning) henvises etter avtale med politiet/lrs til Finslandshallen hvis det ikke er tilstrekkelig kapasitet i Nodelandshallen. Side 25 av 32

26 De personer som er listet opp nedenfor er tatt ut til å lede og gjennomføre evakueringer. Bemanning ved evakueringssenteret i Finslandshallen Se egen varslingsliste med oversikter kap Evakueringsledelsens oppgaver Skaffe oversikt over evakueringsområdet (hvem som bor i egen kommune og oversikt fra politiet/lrs over hvor mange evakuerte fra andre kommuner som kan forventes). Informere befolkningen i det området som skal evakueres om hva de skal ta med seg mv. Skaffe egnede transportmidler. Samle personer i egnede lokaler når ikke innkvartering i Finslandshallen er mulig. Foreta registrering over hvem som innkvarteres hvor, hvem som flytter på egenhånd mv. Kontrollere at evakueringsområdet er tomt og sette ut vaktmannskaper. Bistå ved behandling av skadde personer med psykiske problemer mv. Samarbeide nært med politiet/innsatsleder. Sørge for forpleining og evt. Klær. Utføre oppgaver innen omsorg i samarbeid med helsepersonell og frivillige organisasjoner. Gi løpende informasjon til kriseledelsen. Side 26 av 32

27 5.0 Ressursoversikt 5.1 Henvisning Forskrift om kommunal beredskapsplikt stiller krav til kommunens beredskapsplan om å inneholde en ressursoversikt der det framgår hvilke ressurser kommunen selv disponerer og hvilke ressurser som er tilgjengelige hos andre aktører ved uønskede hendelser Kommunale ressurser Kommunale ressurser, sammensetninger Se egen varslingsliste med oversikter kap. 6.5 Side 27 av 32

28 5.1.2 Eksterne ressurser (se også vedlegg - Varslingslister pkt. 6.5.) Kommunen bør på forhånd inngå avtale med relevante aktører om bistand under kriser, jfr. 4 i Veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt utgitt av DSB februar I Songdalen kommune har vi følgende ressurseiere/aktører som vi kan samarbeide med: Eksterne ressurser: Se egen varslingsliste med oversikter kap. 6.5 Oversikt over satellittelefoner hos regionale beredskapsetater og kommuner i Vest- Agder, se Varslingslister Side 28 av 32

29 6.0 Varslingslister 6.1 Varslingsliste Kriseledelsen Se egen varslingsliste med oversikter 6.2 Varslingsliste Sekretariatet og psykososialt kriseteam Se egen varslingsliste med oversikter 6.3 Varslingsliste Presse- og informasjonssenter og publikumstjenesten Se egen varslingsliste med oversikter 6.4 Varslingsliste Evakuerte- og pårørendesenter (EPS) Se egen varslingsliste med oversikter 6.5 Varslingsliste Øvrige nøkkelpersoner Beredskapsrådet Se egen varslingsliste med oversikter 6.6 Satellittelefoner hos regionale beredskapsetater og kommuner i Vest-Agder Se egen varslingsliste med oversikter 6.7 Kontaktdata for beredskap i Aust- og Vest-Agder Se egen varslingsliste med oversikter Side 29 av 32

30 7.0 Tiltakskort forberedt for spesielle hendelser ROS analyse i Songdalen kommune gjennomført i 2013 og ferdigstilt (ROS 2014). Tiltakskortene er oppdatert med bakgrunn i ROS Nedenfor følger tiltakskortene knyttet til de mest sannsynlig inntreffende uønskede hendelsene i Songdalen kommune. 7.1 Evakuering Songdalstunet Se egen tiltakskort 7.2 Brann på Songdalstunet Se egen tiltakskort 7.3 Tiltakskort atomulykke Se egen tiltakskort 7.4 Tiltakskort bortfall av strøm Songdalstunet Se egen tiltakskort 7.5 Tiltakskort ekstremvær/stengte veier Se egen tiltakskort 7.6 Legevaktsarbeid ved kriser Se egen tiltakskort 7.7 Tiltakskort bortfall av telekommunikasjon Se egen tiltakskort 7.8 Tiltakskort for varsling og organiserer oppfølging av «fremmedkrigere» Se egen tiltakskort Side 30 av 32

31 8.0 Songdalen Røde kors Side 31 av 32

32 8.1 Beredskapsråd og vold i nære relasjoner Alle kommuner skal ha en beredskap når det gjelder å forebygge og avdekke vold i nære relasjoner. Jfr. brev fra justis og beredskapsdep. datert Her finner du lenken til Songdalen kommunes Handlingsplan mot vold i nære relasjoner. Side 32 av 32