Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune Arkivsak: Møtedato/tid: Kl 18:00 Møtested: Formannskapsalen Møtedeltakere: Bondahl, Ole Halvard Trøite, Arnstein Bondahl, Ane Helga Stokke, Marit J. Bårdsgård Olsen, Oddvar Arne Forfall: Ingen. Andre møtende: Rådmannen Revisjon Midt-Norge IKS Kopi: 1.varamedlemmer, ordfører, Revisjon Midt-Norge IKS, postmottak Selbu kommune Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Bondahl, Ole Halvard (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/15 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /15 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Selbu kommunes arbeid knyttet til mobbing i grunnskolen. 03/15 Kontrollutvalgets budsjett for 2016 og økonomiplan for /15 Rapport fra kontrollutvalget om tilsyn og kontroll og virksomheten valgperioden /15 Eventuelt 2

3 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /15 Saksbehandler Hanssen, Arvid Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/105-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Bernt svarer - forklaringsplikt Oppsummering etter felles KU- møte Værnesregionen Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Plikt til å forklare seg til kontrollutvalget. (Kommunal rapport ) 2. Oppsummering etter fellesmøte for kontrollutvalg i Værnesregionen den Budsjettkontroll - kontroll og tilsyn per

4 Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget Page 1 of Publisert på kommunal-rapport.no ( Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget Av Kommunal Rapport [1] 15. juni :46 (Oppdatert: 15. juni :47) Forfatter(e): Kommunal Rapport [1] Ingress: Både ansatte og folkevalgte har til en viss grad plikt til å forklare seg for kontrollutvalget. Konsekvensene kan bli alvorlige for tilsatte som ikke stiller, mens ordføreren kan ignorere plikten uten straff. Har tilsatte, ordfører og andre folkevalgte møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalget etter kommuneloven 77 [2] nr. 7? I tilfelle hvilke eventuelle avgrensinger er det i møte- og forklaringsplikta? Bernt svarer I kommuneloven 77 nr. 7 er det fastsatt at kontrollutvalget "hos kommunen eller fylkeskommunen" kreve "enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokumentet og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene". Plikten til å gi slik informasjon til kontrollutvalget påligger altså kommunen eller fylkeskommunen. Det betyr at alle som på en eller annen måte har opptrådt på kommunens eller fylkeskommunens vegne, eller medvirket når det ble truffet vedtak, eller ved saksforberedelsen av et vedtak, har plikt til å forklare seg til kontrollutvalget om dette. For administrasjon er det rådmannen som har ansvar for å påse at denne plikten blir oppfylt. I dette ligger også at rådmannen som øverste leder for kommunens administrasjon skal påse og om nødvendig pålegge sine underordnete å møte og forklare seg til kontrollutvalget. Rådmannen kan ikke sette begrensninger når det gjelder hva den enkelte tilsatte skal forklare seg om, og kan heller ikke kreve å være til stede under forklaringen. For de folkevalgte er plikten til å møte og forklare seg en individuell plikt som følger av det tillitsverv eller de oppgaver han eller hun har påtatt seg. Plikten omfatter bare det som direkte knytter seg til utførelsen av vervet eller oppgaven, og omfatter ikke interne politiske drøftelser i partigruppe eller liknende. Brudd på plikten til å gi opplysninger eller forklare seg, er ikke straffbart. For tilsatte vil dette imidlertid være en tjenestemessig svikt som kan utløse avskjed eller andre tjenestemessige sanksjoner. For folkevalgte herunder ordfører som ikke vil medvirke, har kommunen ingen andre virkemidler enn å gå veien om omvalg til det verv vedkommende har, der dette er mulig, altså i praksis som medlem av utvalg eller styre. Ordfører og formannskapsmedlemmer er derimot valgt for hele valgperioden, og kan ikke kastes. Hovedbilde: bernt_008_0_0_1_0_0_0_0_0.jpg [3] 4

5 Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget Page 2 of Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spalten Bernt svarer publiseres hver mandag på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommunal-rapport.no [4]. Kanal: Nett Flere artikler om Bernt svarer [5] Kilde-URL: Lenker: [1] [2] 77 [3] [4] mailto:redaksjon@kommunal-rapport.no.?subject=bernt%20svarer [5] 5

6 NOTAT Saksbehandler Paul Stenstuen Dato Arkiv 15/ OPPSUMMERING ETTER FELLES MØTE FOR KONTROLLKOMITEEN OG KONTROLLUTVALGENE I VÆRNESREGIONEN Sted: Stjørdal rådhus, møterom NAV Dato: 12. juni 2015, kl. 10:00-15:00 Fra kontrollkomiteen og kontrollutvalgene var følgende personer tilstede: Fra Stjørdal: Alf Kaspersen, Håvard Steen Moa, Elin Helene Friheim, Inger Johanne Overvik Uthus og Espen Teigen Fra Frosta: Jens Hagerup og Kari Berge Fra Malvik: Per Walseth Fra Meråker: Bjørn Magnus Madslangrud og Eva Lien Fra Selbu: Arnstein Trøite og Marit Stokke Fra Tydal: Toralf Øverås, Astrid Jensen og Kari Slungård Ellers møtte Arne Henrik Ulvin, Stjørdal Politikammer (sak 19/15) Sidsel Storvik Nilsen, Stjørdal kommune (sak 21/15) Roar Vikvang, NAV Værnes (sak 20/15) Petter Olden, NAV Værnes (sak 20/15) Sissel Overvik Holmberg, Stjørdal kommune (sak 22/15) Kristin Hognestad, Stjørdal kommune (sak 23/15) Gunbjørg Furunes Baar, Stjørdal kommune (sak 24/15) Gunn Havdal, Stjørdal kommune (sak 25/15) Ragnhild Wesche Kvål, Selbu kommune (sak 26/15) Arvid Hanssen, KonSek Trøndelag IKS Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS Marit Aursjø, KomRev Trøndelag IKS Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Marte Bjørnelv, Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Mali Kristin H. Østerås, KomRev Trøndelag IKS Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS 6

7 Bakgrunn for samlingen Det har i lengre tid vært et ønske om at kontroll og tilsynsarbeidet i Værnesregionen blir koordinert. Kontrollkomiteen i Stjørdal har derfor de 3 siste år invitert kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene til felles orienteringer knyttet til områder der Stjørdal kommune er vertskommune. Dette legger til rette for en effektiv utnyttelse av administrasjonens ressurser, samtidig sikrer en at kontrollutvalgene i samarbeidende kommuner får den samme informasjon. Kostnadsutviklingen innenfor spesialundervisning og barnevern har over tid vært urovekkende. Regionrådet avga i sitt desember møte en tilrådning til kontrollkomiteen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten. På denne bakgrunn var temaet for denne samlingen det barne- og familierettede arbeid i Værnesregionen. Orienteringsprogrammet for samlingen var omfattende - men målrettet for å gi svar på hvilke utfordringer en har og hvor disse er, samt nødvendige tiltak. Program for samlingen 10:00-10:30 Orientering fra Politiet 10:30-11:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende sosialtjenesten 11:00-11:30 Orientering fra helsestasjon(ene) 11:30-12:00 Orientering fra enhet barn og ungdom 12:00-12:30 Lunsj 12:30-13:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende PPT/spesialundervisning 13:00-13:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende barnevern 13:30-14:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende utkast til "VR modellen for barn og unge" 14:00-14:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende VR strukturen med fagråd og forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager 14:30-15:00 Kaffe og diskusjon Kontrollkomiteen i Stjørdal behandlet i etterkant bl.a. sak vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til barnevern/barn- og familierettet arbeid - med utgangspunkt i de fremkomne opplysninger. Kontrollkomiteen gjorde for øvrig følgende vedtak: 1. «Kontrollkomiteen registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollkomiteen ber om nye orienteringer om 1 år. 3. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer møte. 4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene, med kopi til regionrådet.» 7

8 Oppsummering og sammenstilling av de gitte orienteringer Barneverntjenesten tilkjennega i likhet med de øvrige innledere en bevissthet om hva tjenesten selv kan og bør gjøre for å videreutvikle og forbedre det arbeid som gjøres. Slik en oppfattet det var det en samstemmighet om at utfordringene må møtes med bedre arbeid på systemnivå. Det må også formuleres klare målsettinger, som vil innebære krav om bedre sektorovergripende samarbeid og koordinering. Slik en oppfattet det var det også enighet om at det må utarbeides felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester. I dette ligger det også et behov for en gjennomgang av hvor ansvar og myndighet er plassert. Dette gjelder både oppover og nedover i linjen, men også på tvers av sektorgrensene. Aktørene må forpliktes i større grad enn i dag. Nedenstående figur ble benyttet for å illustrere de ulike tiltakenes plass i behovspyramiden: Det ble redegjort for at barnevernet har og må ha ansvaret i situasjoner hvor tvangstiltak etter barnevernsloven skal vurderes. De ulike aktørene vil i varierende grad virke på lavere nivå i behovspyramiden, og det ble understreket at fokuset i langt større grad må rettes mot de forebyggende og korrigerende tiltak (trinn 1 og 2). Dette for å motvirke behovet for langt mer kostbare barnevernstiltak i senere fase. Det er viktig å være oppmerksom på at det er straffbart å unnlate å gripe inn når et barn er i en prekær situasjon (omsorgssvikt, mobbing mv.) De presentasjonene som ble benyttet i forbindelse med de enkelte orienteringer følger som vedlegg. For ytterligere informasjon vises det til disse. 8

9 Oppsummering Det overgripende spørsmål synes derfor å være; skal vi rigge kommunene for omsorgsovertakelser, eller skal vi rigge kommunene slik at flest mulig av disse sakene kan unngås. På denne bakgrunn bør enhver stille seg spørsmålene: Hvilke målsettinger arbeider min kommune etter mht. det barne- og familierettede arbeid. I hvilken grad er min kommune rigget for å forebygge og for å korrigere en skjev utvikling hos barn og unge - slik at antallet saker hvor barnevernet må kobles inn kan reduseres. Felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester, herunder ansvarsavklaringer vil kunne bidra til økt likebehandling, bedre koordinerte tjenester og forbedret kostnadskontroll. Systemrettet arbeid bør opprioriteres. Dette utviklingsarbeidet vil for øvrig også ha betydning for bruken av spesialundervisning mv. Innlederne signaliserte tydelig at en har fokus på endrings- og utviklingsbehovet. Tiltak og endringer som krever politiske prioriteringer må - og vil etter det en forstår - bli lagt fram for politisk behandling fortløpende. 9

10 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Selbu kommunes arbeid knyttet til mobbing i grunnskolen. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /15 Saksbehandler Hanssen, Arvid Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/107-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til mobbing i grunnskolen. 2. Kontrollutvalget ber revisor ta med seg innspill fra kontrollutvalget i det videre arbeid med prosjektet 3. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å vedta prosjektplan innenfor en maksimal ramme på 300 timer. Prosjektplanen legges frem for nytt kontrollutvalg til orientering. Saksutredning Barnevern var et aktuelt prosjektet å igangsette i høst. Kontrollutvalgene i Værnesregionen hadde imidlertid felles møte på Stjørdal , hvor det ble gitt flere orienteringer knyttet til arbeid med barn og unge i regionen. Kontrollkomiteen i Stjørdal kommune, vertskommune for barnevernstjenesten, vedtok deretter at det ikke settes i gang en forvaltningsrevisjon innen barnevern nå. Etter dette vedtok kontrollutvalget i Selbu følgende den : 1. Kontrollutvalget registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes forvaltningsrevisjon innen barnevern. 2. Kontrollutvalget deltar på nye orienteringer om status innen arbeid med barn og unge i Værnesregionen om 1 år. 3. Kontrollutvalget ber sekretariatet fremme sak om mulig bestilling av forvaltningsrevisjon med tema mobbing i skolen. Saken behandles på kontrollutvalgets møte Før vedtaket ble gjort drøftet kontrollutvalget øvrige prosjekt oppført i plan for forvaltningsrevisjon for , men utvalget ønsket ikke å bestille noen av disse nå. Nestleder orienterte den kommunestyret muntlig om dette, og at utvalget ønsker å prioritere en forvaltningsrevisjon om mobbing. Ordfører var positiv til innspillet og det kom ingen motforestillinger i kommunestyret. Undersøkelser viser at inntil elever i grunnskolen er utsatt for krenkende adferd, selv om opplæringsloven sier at alle elever har rett til et godt og inkluderende arbeidsmiljø. Det er gjennomført en elevundersøkelse som viser at mobbing forekommer i skolen i Selbu, men ikke i større grad enn gjennomsnittet i andre kommuner. Temaet er imidlertid svært viktig, så en gjennomgang av rutiner og praksis ved skolene i Selbu kan bidra til å øke bevisstheten rundt arbeid med mobbing. 10

11 Kontrollutvalget drøftet i møte spørsmål som kan være aktuelle å få besvart i en eventuell forvaltningsrevisjon. Som eksempler kan nevnes: Hva gjør skolene i forhold til mobbing? Er lærerne klar over sin meldeplikt? Blir alle henvendelser fra elever, foreldre og lærere fulgt opp forskriftsmessig? Er eventuell saksbehandling av meldte mobbesaker forskriftsmessig? Er tiltak som settes i verk vellykket? Revisjon Midt-Norge IKS er i gang med en forvaltningsrevisjon om mobbing i den videregående skole i Sør-Trøndelag. Problemstillingen for dette prosjektet er følgende: Arbeides det aktivt og systematisk for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing i de videregående skolene i Sør-Trøndelag? Flere av spørsmålene som kontrollutvalget reiste i møtet dekkes av problemstillingen som er nevnt ovenfor. Sekretariatet mener derfor at samme problemstilling er aktuell å benytte hvis en skal se på forholdene i grunnskolen i Selbu kommune. Dette avklares gjennom dialog i møtet. Rådmannen er anmodet om å være representert for å gi kort status på overordnet nivå og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Dette bør bidra til at forvaltningsrevisjonen kan gi nyttige tilbakemeldinger på områder/forhold som også administrasjonen er opptatt av og mener er spesielt viktig. Revisjon Midt-Norge IKS vil være tilstede under behandling av saken. De vil komme med egne innspill og ta med synspunkter fra kontrollutvalget ved utarbeidelse av prosjektplan. Ressurser I tråd med avtale om forvaltningsrevisjon mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt- Norge IKS har kontrollutvalget 264 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i En del ressurser er brukt ifm selskapskontroll Selbu-Trykk AS. Det gjenstår 193 timer til disposisjon i Forvaltningsrevisjonsprosjekter ligger normalt et sted mellom timer i omfang. Erfaring tilsier at det oftest er i de større prosjektene at resultatene blir mest interessante. Det kan derfor være aktuelt å benytte noen 2016-timer, med levering av rapport i 1 kvartal Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Forvaltningsrevisjon rundt temaet mobbing bestilles. Innholdet i prosjektet defineres nærmere gjennom dialog med revisor i møtet. Av hensyn til fremdrift foreslås det at sekretariatet får fullmakt til å vedta prosjektplan, jf. Innstillingen. 11

12 Kontrollutvalgets budsjett for 2016 og økonomiplan for Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /15 Saksbehandler Hanssen, Arvid Arkivkode FE Arkivsaknr 15/106-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2016 med en ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Vedlegg Budsjettforslag kontrollutvalget 2016 og økonomiplan Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2016 i Selbu kommune. Budsjettet for 2016 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgifter til selve driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets egen virksomhet Kontrollutvalget må ha mulighet og midler til å skaffe seg kunnskap og kan delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Kommunal og Regionaldepartementet har i sine 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommunene pekt på opplæring av kontrollutvalg som et viktig område. Erfaringer fra de siste årene har vist at budsjettposten er tilstrekkelig, men det er viktig å opprettholde nivået særlig for 2016, da det blir et nytt kontrollutvalg høsten Det er i tråd med praksis de senere år lagt opp til 6 møter i Det er ikke foreslått endringer i budsjettet til kontrollutvalgets egen virksomhet for Det er imidlertid lagt inn en økning på 3 prosent per år videre i økonomiplanperioden. Nivået må vurderes årlig i forbindelse med budsjettet. Kjøp av sekretariatstjenester Selbu kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt- Norge IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om interkommunalt samarbeid. Da representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for 2016 i sitt møte den , ble det lagt til grunn en økning på 2,5 % fra 2015 til 2016 og videre en økning på 3 prosent årlig i økonomiplanperioden. Avrundet blir økningen fra 2015 til 2016 på kr Kjøp av revisjonstjenester 12

13 Selbu kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er også i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS behandler budsjettet for 2016 på møte senere i høst. Tallene som er lagt inn er derfor tatt fra økonomiplanen Økningen er på 5 % fra 2015 til 2016, som avrundet betyr en økning på kr for Selbu kommune. Revisjon Midt-Norge IKS orienterer kommunen direkte når representantskapet har vedtatt endelig budsjett. Spesifisert forslag til budsjett for 2016 følger som vedlegg men hovedtallene for 2016 og perioden gjengis nedenfor: Budsjett 2016 og økonomiplan for perioden : Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende budsjett og økonomiplan for planperioden legges frem: Budsjett 2015 Budsjett Forslag 2016 Øk.plan 2017 Øk.plan 2018 Øk.plan 2019 Kontrollutvalget Utgifter til sekretariatstj. for kontrollutvalget Utgifter til revisjon Sum driftsutgifter Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for Budsjettet som sekretariatet har satt opp for 2016 har en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Dette er en økning på kr eller 3,9% i forhold til

14 Budsjettforslag kontrollutvalget i Selbu kommune 2016 Art Betegnelse Forslag budsjett Vedtatt budsjett Regnskap Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste * Godtgjørelse utvalgsleder ** Godtgjørelse folkevalgte Arbeidsgiveravgift Sum lønnskostnader Driftskostnader 1102 Abonnement, tidsskrift Bevertning Opplæring og kurs Bilgodtgjørelse oppgavepliktig Utgiftsdekning Kontingent Sum Driftskostnader Kontrollutvalget samlet Kjøp fra IKS 1375 Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Sum Kjøp fra IKS Sum Kostnader, total ramme kontroll og tilsyn * Noe belastet regnskap 2015 ** Ikke belastet ansvar KU`s regnskap

15 Rapport fra kontrollutvalget om tilsyn og kontroll og virksomheten valgperioden Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /15 Saksbehandler Hanssen, Arvid Arkivkode Arkivsaknr 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger frem rapporten til nytt kommunestyre med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets rapport til orientering. Vedlegg Rapport for valgperioden Saksutredning Kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret. Av de mest sentrale føringene som ligger til grunn for utvalgets arbeid er kommuneloven, forskrift om kontrollutvalg og reglement for kontrollutvalget i Selbu kommune. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret om arbeidet de utfører, både gjennom årsmeldinger og ved framleggelse av rapporter om forvaltningsrevisjon. I tillegg legges protokoller fra kontrollutvalget frem for kommunestyret som referatsaker fortløpende. Kommunestyret har dermed muligheten til å stille spørsmål til kontrollutvalgets medlemmer i kommunestyret. Kontrollutvalgets virksomhet i årene er oppsummert i en egen kort rapport. I tillegg er det orientert om kontroll og tilsyn generelt. Rapporten er utformet på en måte som gjør den egnet til bruk som grunnlag for informasjon om tilsyn og kontroll til nytt kontrollutvalg og eventuelt nytt kommunestyre. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Vedlagte rapport anbefales drøftet i kontrollutvalget, med sikte på framleggelse for avtroppende og/eller påtroppende kommunestyre i høsten

16 Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret adm.utkast Valgperioden Selbu August

17 1 Om kontrollutvalget mandat og ressurser 1.1. Kontrollutvalgets sammensetning Leder: Nestleder: Medlemmer: Ole Halvard Bondahl Arnstein Trøite Ane Helga Bondahl Marit Bårdsgård Stokke Oddvar Olsen Det er valgt hele 13 varamedlemmer, da hvert parti/partigruppe har egne varamedlemslister Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ og har sitt grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77. Utvalgets ansvar og oppgaver er nærmere beskrevet i forskrift om kontrollutvalg. Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 17

18 1.3. Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til kommunens kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 13 andre kommuner i Sør-Trøndelag samt fylkeskommune. Tidsressursene i selskapet fordeles i proporsjonalt med de årlige honorarene hver deltakerkommune betaler. Kontrollutvalget har i perioden fått levert 17% (110 timer) mer enn budsjettert, men dette har ikke ført til økte kostnader for kommunen. Sekretariatet utreder saker, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Revisjon Kommunen er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til fylkeskommunen og 13 andre kommuner i fylket i tillegg til Selbu. Revisjonsselskapet fordeler ressursene sine i forhold til årlige honorarer som betales av eierkommunene. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Til regnskapsrevisjon benyttes det timetallet selskapet hvert år finner nødvendig for å kunne bekrefte kommunens årsregnskap. Ressursene til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll brukes på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger av prosjekter, basert på plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Økonomi Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har fått tilslutning fra kommunestyret, bortsett fra budsjett 2012, da kontrollutvalget ønsket mer ressurser til forvaltningsrevisjon. Den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2007 hadde et budsjett på kr , i 2011 kr , mens det for 2015 er kr Av dette utgjør i 2015 ca 67 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 21 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 12 % benyttes til aktivitet (inkl lønn) i kontrollutvalget. 18

19 Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer. Budsjetter til revisjons - og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas årlig av representantskapene i KonSek Midt-Norge IKS og Revisjon Midt-Norge IKS, hvor alle eierkommuner er representert. 19

20 2 Kontrollutvalgets virksomhet 2.1 Møter Det har gjennom hele perioden i snitt vært avholdt ca 6 møter pr år. Møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget saker som behandles i utvalget, samtidig som en har kontinuitet i arbeidet. Møtene legges i hovedsak til rådhuset, men unntaksvis ute i enheter. Kontrollutvalget har god erfaring med å legge møter utenfor rådhuset, da det er viktig å få kunnskap om ulike virksomheter direkte fra de det gjelder. Påtroppende kontrollutvalg bør vurdere om flere møter bør legges utenfor rådhuset. Rådmannen og ansatte har gitt nyttig informasjon til utvalgets arbeid gjennom hele perioden. Ordfører har også deltatt i noen møter, noe som ansees viktig for kontakten inn mot kommunestyret. 2.2 Saker I perioden fra valg 2011 til august 2015 har kontrollutvalget behandlet 147 saker. En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter pålagte oppgaver gjennom kravene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget i Selbu har, som det har fremgått av årsmeldinger fra kontrollutvalget, i tillegg vært innom en god del saker ut over de lovpålagte. Noen av disse har kommet etter innspill fra kontrollutvalget selv eller fra innbyggere. Henvendelser fra innbyggere behandles seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til utvalgets funksjon å se på. 2.3 Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av arrangement utvalget har vært representert på i perioden er KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn 20

21 Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltar også på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 2.4 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere måter gjennom året. Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet for kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til kommunestyret. God informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon Kommunen har i inneværende valgperiode bedret rutiner som sikrer avleggelse av regnskap og årsberetninger innen formelle frister. Videre har presentasjonen av hovedinnholdet i regnskapet, samt årsmeldingen for kommunen utviklet seg positivt, slik at brukerne ikke trenger å være regnskapskyndige for å forstå regnskapet. Kontrollutvalget har i sine uttalelser til kommuneregnskaper i perioden vært innom at investeringsbudsjetter må være i tråd med det som er reelt å få gjennomført, at budsjettkorrigeringer generelt må foretas når dette er nødvendig, samt viktigheten av tidlig rapportering til politisk nivå, dersom budsjettkontroller indikerer betydelig budsjettavvik. Avleggelse av regnskap og årsmelding for 2014 og viser en klar bedring i økonomistyring og rapportering. 2.5 Forvaltningsrevisjon Det skal i tråd med kommuneloven utarbeides planer for forvaltningsrevisjon minimum èn gang i hver valgperiode. I inneværende periode har kommunestyret vedtatt toårige planer for forvaltningsrevisjon. Ved behandlinger av planforslagene har kontrollutvalgets prioriteringer av prosjekter i hovedsak fått tilslutning. Kontrollutvalget har gjort grundige forberedelser til planforslagene og ser det som positivt at kommunestyret har vist tillit til utvalget gjennom å slutte seg til de prioriteringene og vurderingene som er gjort i forkant. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor er av stor betydning og har vært tettere i siste periode. Alle forvaltningsrevisjonsrapportene legges fram for kontrollutvalget og kommunestyret etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Etter 21

22 kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. Det er viktig at forvaltningsrevisjonen bidrar til positive endringer i kommunens virksomhet og dermed har nytteeffekt. Det er i perioden gjennomført følgende forvaltningsrevisjoner: Samarbeidet med Selbu Næringsforum KOSTRA-rapportering Det er i august 2015 bestilt en forvaltningsrevisjon som skal gi tilbakemelding på hvordan Selbu kommune forebygger og håndterer mobbing i grunnskolen. 2.6 Selskapskontroll Gjeldende plan for selskapskontroll for ble vedtatt av kommunestyret høsten Kommunestyret vedtok første gang en overordnet eierstrategi i mars 2011 og har senere vedtatt eierskapsmeldinger for de fleste enkeltselskap av betydning som kommunen er medeier i. Kommunens eierstyring og arbeidet med selskapskontroll har i inneværende valgperiode hatt større fokus enn tidligere. Gjennomførte selskapskontroller viser klart at det er behov for oppfølging av virksomheter som er organisert utenfor kommunen og at kommunen selv har en klar oppfatning av hvordan egne eierskap følges opp. Det er i perioden gjennomført følgende selskapskontroller: TrønderEnergi AS Selbu Trykk AS 2.7 Påseansvar overfor revisor Det er i forskrifter gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. Avtalene angir ramme for forholdet mellom utvalg og revisjonsselskap. 22

23 For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på en del av møtene, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Det er i forskrifter gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. 23

24 3 Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden 3.1 Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. I all hovedsak har kontrollutvalget en oppfatning av å ha god kontakt med kommunestyret og deres behov. Det har vært liten formell kontakt med poliske utvalg ut over dialogen med kommunestyret i deres møter. Ordfører informeres løpende gjennom kopi av innkallinger til kontrollutvalgets møter, og benytter muligheten til dialog når dette er ønskelig. Det er å håpe at kommunestyret signaliserer de ønsker de har med kontrollutvalget, slik at utvalget oppleves som deres eget organ og en ressurs for kommunestyrets tilsynsansvar. 3.2 Forholdet til den administrative ledelse Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid. Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha samtaler og åpne for innspill i arbeidet med planer for forvaltningsrevisjon. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter. Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget involverer seg i. Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontroll- og tilsynssaker. I de tilfellene der vedtakene gir krav til administrasjonens oppfølging overholdes i stor grad frister for oppfølging og rapportering, men det er også eksempler på at avklaringer har tatt langt tid. Rutiner for vedtaksoppfølging er blitt bedre i perioden og gjøres i stor grad i tilknytning til kommunens budsjettoppfølging og gjennom årsrapportering. 24

25 3.3 Informasjon om og fra kontrollutvalget i Selbu Oversikt over medlemmer i KU, retningslinjer for kontrollutvalget, møteinnkallinger og protokoller fra og med 2009, samt alle forvaltningsrevisjonsrapporter for perioden finnes på KonSek sine hjemmesider: kontrollutvalgene/selbu I tillegg får alle politikere med lesebrett tilgang til dokumentene løpende. Kontrollutvalget takker for godt samarbeid gjennom valgperioden og for kommunestyrets tillit til arbeidet som er utført. Erfaringer tas med videre og nye mål vil bli satt i neste periode. 25

26 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /15 Saksbehandler Hanssen, Arvid Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/105-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 26