Konkurransegrunnlag. Fellesinnkjøp av laboratorietjenester for vannverk på Vestlandet

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Fellesinnkjøp av laboratorietjenester for vannverk på Vestlandet DIHVA IKS Driftsassistansen i Hordaland vann og avløp IKS Spelhaugen Fyllingsdalen Telefon: E-post: erling@dihva.no

2 Innhold 1. OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelses formål Kontraktsbestemmelser Kunngjøring Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSE Regler for konkurranse Anskaffelsesprosedyre Opplysningsplikt Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Habilitet Kostnader ved utferdigelse av tilbudet KRAV TIL TILBYDEREN Obligatoriske og ufravikelige krav Absolutte kvalifikasjonskrav Absolutte tekniske krav ved gjennomføringen av oppdraget KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Innleveringssted Tilbudsskjema Forbehold Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Komplett tilbud skal bestå av OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud... 9 Side 2 av 11

3 5.2 Tilbudsåpning Avvisning av tilbydere Avvisning av tilbud (obligatoriske/valgfrie avvisningsgrunner) Rettinger av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll, avviste og forkastede tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier Innstilling til kontraktstildeling Kontraktens varighet VEDLEGG Side 3 av 11

4 1. OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver På vegne av kommunene Askøy, Austevoll vatn og avløp SA, Bømlo vatn og avløp AS, FjellVAR AS, Gulen, Kvam, Lindås, Meland, Osterøy, Radøy, Sund VA AS, Ullensvang, Vaksdal, Voss og Øygarden innbyr DIHVA (Driftsassistansen i Hordaland vann og avløp) til konkurranse for leveranse av laboratorietjenester til analyse av vannprøver fra vannbehandlingsanlegg og ledningsnett. DIHVA (heretter kalt oppdragsgiver) vil på vegne av kommunene inngå en avtale med ett eller flere laboratorier (heretter kalt tilbyder). 1.2 Anskaffelses formål Fellesinnkjøp av laboratorietjeneste for å dekke kommunenes behov for analyser av drikkevannsprøver samlet fra råvann, vannbehandlingsanlegg og ledningsnett i henhold til Forskrift om vannforsyning og drikkevann (Drikkevannsforskriften). Se også Mattilsynets veiledning til Drikkevannsforskriften. Innkjøpet gjelder både analyse av planlagt prøver og av prøver som må tas i forbindelse med beredskap utenom ordinær arbeidstid og andre spesielle forhold i kommunene. Inkludert i innkjøpet ligger også ansvaret for prøvetransporten fra kommunene og frem til analyselaboratoriet (se Vedlegg 3 Analyseomfang og pristilbud og regnearket Samlet prisskjema for hvilke kommuner dette gjelder). 1.3 Kontraktsbestemmelser Det vil bli inngått kontrakt med det laboratoriet som er økonomisk mest fordelaktig for den enkelte kommune. Tilbyder velger selv hvem av kommunene den ønsker å gi tilbud til. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen ble frigitt for publisering i Doffinbasen. 1.5 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom tilbyderen finner konkurransegrunnlaget utilstrekkelig kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos DIHVA ved: Navn: Erling Heggøy Postadresse: Spelhaugen 22, 5147 Fyllingsdalen E-post: erling@dihva.no Spørsmål om tilleggsinformasjon må være fremsatt innen 7 dager før tilbudsfristen utløp. Oppdragsgivers svar, inkludert spørsmålet, sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger sendes på e-post eller brev og merkes: Tilleggsopplysninger Fellesinnkjøp av laboratorietjenester for vannverk på Vestlandet 1.6 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, tilføyelser og endringer av konkurransegrunnlaget når disse ikke er av vesentlig karakter. Side 4 av 11

5 Rettelser, tilføyelser eller endringer vil umiddelbart bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en tilbyder, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige tilbyderne. Dersom rettelsen, tilføyelsen eller endringene som nevnt i første ledd, kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderen å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om forlengelsen. 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSE 2.1 Regler for konkurranse Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 176. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I/III. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, Jf. FOA Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet avvises oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen Tilbyderen kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet hvorfor tilbudet er avvist hvorfor hans tilbud ikke ble valgt Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelse senest 15 virkedager etter at anmodningen er mottatt. 2.4 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr. 69 om offentlighet i forvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986 pkt V nr. 12 gitt i medhold av offentlighetsloven. 2.5 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningene angår. 2.6 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurransen eller inngå kontrakt med en administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Side 5 av 11

6 2.7 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder regler om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Kostnader ved utferdigelse av tilbudet Alle kostnader ved utferdigelse av tilbudet, er for tilbyders regning og risiko. 3. KRAV TIL TILBYDEREN 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav 1. Tilbyderen skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 2. Det skal også vedlegges HMS-egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til FOA. Tilbyder som unnlater å innlevere disse innen fristen (inkludert en eventuell tilleggsfrist), skal avvises, jf FOA. 3.2 Absolutte kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller følgende absolutte kvalifikasjonskrav til tilbyder: 1. Tilbyder skal være et lovlig etablert selskap. Tilbyder må fremlegge firmaattest, eventuelt stiftelsesdokument for nyetablert firma. 2. Det kreves at tilbyder har god soliditet slik at han har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Tilbyder må fremlegge foretakets årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysundregistrene inklusiv revisors beretning), eventuelt budsjett for nyetablert firma. 3. Tilbyder skal dokumentere at laboratoriet som skal benyttes for enkel og utvidet rutinekontroll blir kontrollert av et akkrediteringsorgan eller av en person som er godkjent av Mattilsynet for formålet. Tilbyder skal også dokumentere at analyser som benyttes for nettkontroll utføres etter anerkjente metoder og/eller standardiserte metoder, og at laboratoriet har system for kvalitetssikring av analysene. 3.3 Absolutte tekniske krav ved gjennomføringen av oppdraget Oppdragsgiver stiller følgende absolutte tekniske krav ved gjennomføring av oppdraget: Tilbyder skal opplyse i tabell (se Vedlegg 2) hvilke metoder som benyttes for parameterne som er oppgitt under punkt B i Kvalitetskrav til drikkevann vedlegg i forskrift om vannforsyning og drikkevann. Tilbyder skal bekrefte at laboratoriet leverer analyser i henhold til kvalitetskravene under punkt C i Kvalitetskrav til drikkevann vedlegg i forskrift om vannforsyning og drikkevann. Tilbyder skal låne ut all nødvendig prøve- og transportemballasje. Tilbyder må ha analyseberedskap utenom vanlig arbeidstid for å etterkomme analysebehov i forbindelse med uforutsette hendelser/risikobasert prøvetaking. Side 6 av 11

7 Tilbyder må kunne dokumentere reiserute/transport som tar maksimalt 8 timer i reisetid for beredskapsprøver, fra de er tatt hos vannverkseier, til de ankommer laboratoriet og laboratoriet er klar til å starte analyse. Beskrevet transport skal være aktuell for alle dager i året ink. høytidsdager. Tid beregnes fra postnummer oppgitt i Vedlegg 3, og gjelder for alle analyser i arkfane «Beredskapsprøver» Vedlegg 3. Tilbyder skal legge ved sine skriftlige rutiner for varsling av kunde, av resultater som overskrider grenseverdier for tiltakstype A i drikkevannsforskriften. Tilbyder skal opplyse om når instruksen sist ble benyttet før 1. november Det er og ønskelig at kontaktinformasjon til kunde for sist hendelse blir oppgitt som referanse. Tilbyder må dokumentere at analyseresultatene kan rapporteres elektronisk i CSV- og PDFformat, og ellers tilrettelegg for elektroniske rapporteringsløsninger via eksempelvis Gurusoft og MapGraph. All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver skal foregå på norsk. 4. KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og oversiktlig vise alle kostnader forbundet med arbeidet for den/de kommunene tilbyderen leverer tilbud til. Dessuten skal Vedleggene 2 og 3 være komplett utfylt, datert og undertegnet av person med fullmakt til å inngå kontrakt på vegne av tilbyder. Tabellene skal være stemplet med firmaets navn. (Se punkt 4.5 for nærmere informasjon). 2. Tilbudet skal være merket: Tilbud på Fellesinnkjøp av laboratorietjenester for vannverk på Vestlandet. 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse. 4. Tilbudet skal leveres på norsk. 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post jf pkt Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. 7. Tilbudet skal også leveres elektronisk på minnepenn, eller tilsvarende. Filene på minnepennen skal være i alminnelige formater som MS-Word, MS-Excel og PDF. 4.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbudet er mandag 16. januar 2017, klokken 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 4.4, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbyder er bundet av tilbudet til: mandag 3. april 2017, klokken 12:00. Side 7 av 11

8 4.4 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: DIHVA IKS Spelhaugen Fyllingsdalen Forsendelsen merkes: Tilbud på Fellesinnkjøp av laboratorietjenester for vannverk på Vestlandet. 4.5 Tilbudsskjema Tilbudsskjema vil bestå av to utfylte Excelfiler (Vedlegg 2 og Vedlegg 3). Merk at tilbydren kun trenger å fylle ut Vedlegg 3 for de kommunene han ønsker å gi tilbud. Vedlegg 2 er Excelfile som tilbyderen skal fylle ut. Utfylt Excelfile skal lagres på minnepenn og sendes inn sammen med tilbudet. Tilbyderen skal også skrive ut utfylt skjema som dateres og signeres, og sendes inn sammen med tilbudet. I tilfelle tvil er det utfylt skjema på papir som gjelder. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme Vedlegg 3 er en Excelfile som tilbyderen skal fylle ut for de kommunene han ønsker å gi tilbud. Hver kommune har fått et eget regneark i filen hvor antatt årlig analyseomfang er oppgitt, i tillegg inneholder filen et regneark om Beredskapsprøver og ett Samlet prisskjema. Tilbyderen trenger ikke å levere tilbud til alle kommunene, men må ta ansvar for alle analyser hos de kommunene han gir tilbud. Alle tilbydere må fylle ut regnearkene Beredskapsprøver og Samlet prisskjema. Utfylt Excelfile skal lagres på minnepenn og sendes inn sammen med tilbudet. Merk at utfylt regneark Samlet prisskjema skal signeres og dateres, og sendes inn på papir sammen med tilbudet. I tilfelle tvil er det utfylt skjema på papir som gjelder. 4.6 Forbehold Forbehold skal klart fremgå av tilbudet for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet ansees som ufullstendig og blir avvist. 4.7 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å levere alternativt tilbud. 4.8 Tilbud på deler av oppdraget Tilbyderen kan selv velge hvilke og hvor mange kommuner han ønsker å levere tilbud til. Det forutsettes imidlertid at tilbyderen påtar seg hele oppdraget for den/de kommunene han levere tilbud på, om nødvendig ved å benytte kvalifisert underleverandør på deler av arbeidet. 4.9 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristen utløper. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 4.1. Side 8 av 11

9 4.10 Komplett tilbud skal bestå av Utfylt Vedlegg 2 Opplysninger fra tilbyder. Dette er Excelfile som tilbyder skal fylle ut. Utfylt Excelfile skal lagres på minnepenn og sendes inn sammen med tilbudet. Tilbyderen skal også skrive ut utfylt skjema som dateres og signeres, og sendes inn sammen med tilbudet. I tilfelle tvil er det utfylt skjema på papir som gjelder. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme Utfylt Vedlegg 3 Analyseomfang og pristilbud. Dette er en Excelfile som tilbyderen skal fylle ut for de kommunene han ønsker å gi tilbud. Tilbyderen trenger ikke å levere tilbud til alle kommunene, men må ta ansvar for alle analyser hos de kommunene han gir tilbud. Alle tilbydere må fylle ut regnearkene Beredskapsprøver og Samlet prisskjema. Utfylt Excelfile skal lagres på minnepenn og sendes inn sammen med tilbudet. Merk at utfylt regneark Samlet prisskjema skal signeres og dateres, og sendes inn på papir sammen med tilbudet. I tilfelle tvil er det utfylt skjema på papir som gjelder. Tilbyderenen skal spesifisere nøyaktig hvilke komponenter som tilbys analysert under plantevernmidler enkeltvis, plantevernmidler total, polysykliske aromatiske hydrokarboner (PAH) og trihalometaner total i henhold til Tabell 3.1 i Drikkevannsforskriften Dokumentasjon på kvalifikasjoner a. Skatte- og momsattester b. HMS-egenerklæring c. Firmaattest d. Erklæring om foretakets omsetning de siste årene som har betydning for denne kontrakten e. Dokumentasjon som viser at tilbyders laboratorium er kontroller av et akkrediteringsorgan eller av en person som er godkjent av Mattilsynet for formålet Tilbudsbeskrivelse, beskrivelse som viser at leveransen oppfyller de fastsatte krav Komplett kostnadsoppsett for hele leveransen til hver enkelt kommune som tilbyderen ønsker å gi tilbud til 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted: mandag 16. januar, klokken 12:15. Åpning skal foretas av minst to representanter fra DIHVA, eller representanter utpekt av DIHVA. Det blir lukket tilbudsåpning. 5.3 Avvisning av tilbydere Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn skatteattester innen de angitte fristene (inkludert en eventuell tilleggsfrist) og de tilbyderne som ikke oppfyller de fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiver kan avvise tilbydere som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. Side 9 av 11

10 Oppdragsgiver kan i tillegg avvise tilbydere av andre årsaker, jfr. FOA. 5.4 Avvisning av tilbud (obligatoriske/valgfrie avvisningsgrunner) Obligatoriske avvisningsgrunner Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud når det: 1. ikke er levert innen fastsatte frister 2. ikke er levert i samsvar med pkt 4.1 nr 1 og 3 3. inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA 4. på grunn av forbehold eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Valgfrie avvisningsgrunner Oppdragsgiver kan avvise tilbudet når det: 1. ikke inneholder alle opplysninger som er forlangt 2. ikke oppgir pris slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget 3. virker unormalt lavt priset i forhold til tjenestene som tilbys 4. ikke er signert 5.5 Rettinger av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 5.6 Utskrift av anskaffelsesprotokoll, avviste og forkastede tilbud Tilbyderne vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 6.2 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilke tilbud som er økonomisk mest fordelaktige for hver enkelt kommune. Det vil si at tilbudene til hver enkelt kommune vil bli vurdert for seg. Bare tilbud med komplett utfylte Excelfiler (Vedleggene 2 og 3) vil bli vurdert. Til grunn for tildeling ligger følgende kriterier: Pris, vekt 70 % (egenvekten fremgår under) 1) Pris på analysepakker (40 %) (Vedlegg 3) 2) Enhetspriser på alle parametre oppgitt i Vedlegg 2 (15 %) Side 10 av 11

11 3) Pris for beredskapsanalyser, medregnet transport som sikrer at prøvene er fremme innen 8 timer (beregning foretas på 6 forsendelser per år) (20 %) 4) Pris for henting/forsendelse av prøver tatt i henhold til prøveplan (15 %) 5) Timepris for faglig bistand (10 %) Kvalitet, vekt 30 % 1) rapporteringstid for beredskapsanalyser tiden det tar fra mottak av beredskapsprøver og til aktuell kommune faktisk er varslet. Gjelder parameter med tiltakstype A i drikkevannsforskriften (60 %) 2) rapporteringstider for planlagt analyser tiden det tar fra mottak av prøver og til aktuell kommune faktisk er varslet (omfatter alle parameter for den enkelte kommune i Vedlegg 3) (40 %) 6.3 Innstilling til kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da tilbyder og oppdragsgiver som er omfattet av leveransen, undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for tilbydere til eventuelt å klage over beslutningen. 6.4 Kontraktens varighet Leveransen er planlagt startet 1. juli 2017 og kontrakten(e) løper deretter i 2 år med ensidig opsjon for oppdragsgiver på forlengelse i år. VEDLEGG Vedlegg 1. Kravspesifikasjon Vedlegg 2. Informasjon fra tilbyder (En Excelfile som tilbyder skal fylle ut. Utfylt Excelfile skal lagres på minnepenn og sendes inn sammen med tilbudet. Tilbyder skal også skrive ut utfylt skjema som dateres og signeres, og sendes inn sammen med tilbudet. I tilfelle tvil er det utfylt skjema på papir som gjelder). Vedlegg 3. Analyseomfang og pristilbud (En Excelfile som tilbyder skal fylle ut for de kommunene han ønsker å gi tilbud. Alle tilbydere må fylle ut regnearkene Beredskapsprøver og Samlet prisskjema. Utfylt Excelfile skal lagres på minnepenn og sendes inn sammen med tilbudet. Merk at utfylt regneark Samlet prisskjema skal signeres og dateres, og sendes inn på papir sammen med tilbudet. I tilfelle tvil er det utfylt skjema på papir som gjelder). Side 11 av 11