PROTOKOLL Styremøte 01/17

Transkript

1 PROTOKOLL Styremøte 01/17 Dato: 21. februar 2017 Sted: Idrettens Hus Tid 18:00 21:00 PROTOKOLLENE ER OFFISIELLE MELDINGER, OG VEDTAK I SAKER SOM ANGÅR IDRETTENS EGNE LEDD, BLIR FULGT OPP DIREKTE NÅR DET ER AKTUELT PROTOKOLLEN BLIR I SIN HELHET OFFENTLIGGJORT GJENNOM IDRETTSRÅDETS HJEMMESIDER ØNSKES YTTERLIGERE OPPLYSNINGER I EN SAK, TA KONTAKT MED BODØ IDRETTSRÅD. Bodø idrettsråd Idrettens Hus Boks 1421, 8002 BODØ Daglig leder anette.nybo@idrettsforbundet.no Tlf:

2 BODØ IDRETTSRÅD STYREMØTE 01/17, TIRSDAG IDRETTENS HUS, BODØ Tilstede: Tom Mørkved Leder Adelheid Kristiansen Nestleder Maren-Elisabeth Nilsen-Nygaard Styremedlem Thomas Hammer Styremedlem Tom Raaum Styremedlem Jan-Oddvar Sørnes 1. varamedlem Kaja Røkeness 2. varamedlem Mia Rønninghaug Personlig vara ungdomsrepresentant Forfall: Magne Risvik Styremedlem Monja Lien Jakobsen Styremedlem, ungdomsrepresentant Fra adm.: Anette Nybø Daglig leder Sakliste: Sak 01/17 Sak 02/17 Sak 03/17 Godkjenning av referat fra styremøte 07/16, , Husbanken Bodø Godkjenning av innkalling og dagsorden Besøk av idrettslag - Bodø Friidrettsklubb / Bodø ishockeyklubb - Bodø Judo Club Sak 04/17 Idrettspolitisk plattform BIR status og handlingsplan 2017 Sak 05/17 Sak 06/17 Sak 07/17 Sak 08/17 Forberedelse til årsmøte IMDi søknad om midler til prosjekt i integreringsmottak Aktivitetsutvalget mandat og oppgaver Orienteringer - Barents Summer Games Utlysning av midler til Inkludering i idrettslag - Møte med Bodø Arbeiderparti - Ny hjemmeside 2

3 Saksbehandling: Sak 01/17 Godkjenning av protokoll fra 7/16, , Husbanken Bodø Protokollen godkjennes Sak 02/17 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjennes Sak 03/17 Besøk fra idrettslag Følgende klubber presenterte sine anleggsplaner/behov: Bodø Friidrettsklubb v/gunnar Pedersen (styreleder) Bodø Hockey v/max Bergmann (styreleder) Bodø Judo Club v/arne Stokke (styreleder) Friidrettsklubben og ishockeyklubben har ønske om felles idrettshall på Mørkvedlia idrettspark, på tomta Bodø hockey i dag disponerer til utendørs isflate (grusbanen rett ved studentbyen). De la fram foreløpige tegninger og kostnadsoverslag. Arne Stokke ga god informasjon om Bodø Judo Clubs virke og behov for nytt anlegg. Klubben leier i dag et lokale som er lagt ut for salg. De må finne seg nytt treningsareal mellom 6-12 måneder. Spesielt for idretten er at mattene må ligge (de er veldig tunge å bære) og at det ikke er noen forskjell på treningsarena og konkurransearena (8X8 meter + 4 m på utsiden av matte) Klubben ønsker areal i den nye klatrehallen, trenger 340 m2. Om det ikke er mulig kan en løsning være å bygge inntil en allerede etablert idrettshall e.l. Helst på strekningen Sentrum-Mørkved. Til orientering. Sak 04/17 Idrettspolitisk plattform (IPP) status og handlingsplan 2017 Bodø idrettsråd har jobbet prosessrettet ved flere anledninger (høst/vinter), med mål om å utarbeide ny idrettspolitisk plattform for perioden Denne plattformen skal beskrive Bodøidrettens utfordringer, og den skal gi retning for idrettsrådets videre innsats. Planen har som mål å gi Bodø idrettsråd en retning å jobbe etter de nærmeste årene. Planen skal nå ferdigstilles og legges fram for årsmøtet Før den tid, må planen på høring hos idrettslagene. Det skal skrives prosatekst til alle punktene; innledning, hovedutfordringer og forslag til løsninger. 3

4 Ansvarlig for utforming av BIRs IPP og handlingsplan 2017 blir daglig leder, Adelheid og Tom R. Dokumentet sendes på høring, først til styret og så til idrettslagene innen 15. mars, med innspillfrist 29. mars. Sak 05/17 Forberedelse til årsmøte Bodø idrettsråd gjennomfører årsmøte onsdag 26. april 2017, kl. 19:00-21:00, på Idrettens Hus i Bodø. Under styremøtet ble oppgavene fram mot årsmøtet diskutert og fordelt. Tom Mørkved får ansvar for årsmelding og sparrer med utvalgene om innhold. Daglig leder får ansvar for: Økonomi (budsjett/regnskap) Innkalling til årsmøtet skjer 6 uker før: onsdag 15. mars Forslag fra idrettslagene må være kommet innen: onsdag 12. april Fullstendig saksliste skal være tilgjengelig 2 uker før: onsdag 19. april Styremedlem Maren-Elisabet Nilsen-Nygaard blir dirigent. Sak 06/17 IMDi søknad om midler til prosjekt i integreringsmottak Bodø idrettsråd har søkt midler hos IMDi til et prosjekt i samarbeid med Flyktningkontoret i kommunen og Tverlandet mottak. Prosjektet har som hovedmål å gi flyktninger økt kunnskap om idrettens betydning som sosial inkluderingsarena i det norske samfunnet. Tiltakene vil i hovedsak gjennomføres ved: o Å koble deltakere i integreringsmottak til aktuelle idrettslag gjennom en aktivitetsguide o Arbeidsretting gjennom å delta i planlegging og gjennomføring av arrangementer i regi av Bodø idrettsråd og aktuelle idrettslag. o Arbeidsretting gjennom deltakelse i aktiviteter i idrettslag. Som eksempelvis assistenttrener, oppmann eller dommer. o Deltakelse i idrettsaktiviteter Styret bevilger kr til prosjektet Idretten en viktig inkluderingsarena i Bodø. Daglig leder får ansvaret for å jobbe med videre finansiering, med mål om å ansette en prosjektkoordinator som skal jobbe med idrettsrådets prosjekter innen inkludering. Daglig leder utarbeider budsjett for inkluderingsarbeidet til neste styremøte. 4

5 Sak 07/17 Aktivitetsutvalget mandat og oppgaver For å styrke jobben innenfor inkludering i idretten, har Bodø idrettsråd opprettet et aktivitetsutvalg. Formålet med utvalget er å få en tettere oppfølging av idrettslagene som jobber med inkludering, prosjekter innen ungdomsidretten og paraidrett. Mandat Aktivitetsutvalgets mandat er å følge opp inkluderingsarbeidet i idrettslagene i Bodø, og målet er å bygge bro mellom idrettsrådet, idrettslagene og andre samarbeidspartnere. Andre samarbeidspartnere er NAV, Bodø kommune, flyktningkontoret, flyktningmottak, skoler, andre frivillige organisasjoner. Oppgaver - Behandler innkomne søknader og lage innstilling til styret i Bodø idrettsråd. - Besøke idrettslag - Bidra til å arrangere inkluderingssamling for klubbene - Være med på møter med mulige bidragsytere/finansiører Styret i Bodø idrettsråd vedtar forslaget til mandat og oppgaver for aktivitetsutvalget. Styret vedtar at utvalget har følgende sammensetning: LEDER: Thomas Hammer MEDLEM: Jan Oddvar Sørnes MEDLEM: Monja Lien Jakobsen MEDLEM: Kaja Røkeness MEDLEM: Mia Rønninghaug Sak 08/17 Orienteringer Barents Summer Games 2017 Helgen September 2017 arrangerer Bodø idrettsråd, i samarbeid med Nordland idrettskrets, Barents Summer Games i Bodø. 15 lokale idrettslag i byen har påtatt seg ansvaret for gjennomføring av konkurransene. Daglig leder i BIR har ansvar for følgende: - Gjennomføring møter med arrangørklubber; avklaring av behov for utstyr - Oppfølging av medlemmene i organisasjonskomiteen - Kontakt med anleggseiere og kommunen - Tilrettelegging for dopingkontroll - Planlegging av Åpningsseremoni og Get Together - Bespisning alle dager - Oppfølging av hotellene - Bestilling av utstyr, premier, profileringsutstyr 5

6 For tiden gjennomføres det møter med hver enkelt klubb. Torbjørn Ludvigsen fra Barnas idrettsdag har meldt seg som frivillig og har fått kontorpult på Anettes kontor på Idrettens Hus. Neste oppgave er frivilligrekruttering. Ny hjemmeside for Barentsidretten Utlysning av midler til Inkludering i idrettslag Utlysning av midler til inkludering i idrettslag ble sendt ut på mail 8. februar. Søknadsfrist for klubbene er 5. mars. Svar på hvor mye penger vi har til rådighet kommer fra NIF i mars. Vi har søkt kr I 2016 delte BIR ut direkte til tiltak i idrettslagene. I 2017 kan det være hensiktsmessig å øremerke noen av midlene til egne prosjekter i idrettsrådet. Dette vil bli en egen sak på neste styremøte. Møte med Bodø Arbeiderparti Styreleder, daglig leder og leder i anleggsutvalget hadde møte med Øystein Mathisen og Morten Melå i Bodø Arbeiderparti 16. februar. Der la vi fram resultatene av inkluderingsarbeidet i Bodøidretten for 2016 og våre tanker om videre satsing. Det er utarbeidet en rapport (se vedlegg). Den bør jobbes mer med (bilder/rydde i tekst) for å få ut hva som er skjedd, og hva som er tenkt skjedd i tiden fremover på inkludering. Magne fortalte om anleggsplanene og jobben som skal gjøres fremover. Arbeiderpartiet virker fornøyd med jobben idrettsrådet gjør, og har forståelse for at vi er i startfasen. De virket positive til det vi tenker om veien videre på inkludering. Når det gjelder anlegg kom det et ønske om flere konkrete prosjekter fra idretten. Ny hjemmeside Idrettsrådet er i ferd med å skifte hjemmesideløsning. Siden som nå er knyttet til er en tjeneste vi har fått gratis hos Bodø kommune. Gjennom NIF har alle idrettsråd i høst fått tilbud om ny hjemmeside under Klubbkontor levert av it-firmaet Atea. Siden kan allerede nå sees på Denne er under utvikling, og forhåpentligvis klar for lansering i løpet av et par uker. Til orientering Sak 09/17 Henvendelse fra idrettskretsen vedr. besøk fra Leningrad oblast Styreleder Tom Mørkved orienterte: Nordland idrettskrets tar i mars i mot en delegasjon fra Sportskomiteen i Leningrad oblast. NIK ønsker at Bodø idrettsråd kan bidra med en befaring av idrettsanlegg i Bodø mandag kl Vi må vurdere hvilke anlegg som vi bør besøke, kontakte anleggseierne, og vi vil gjerne at en fra styret i idrettsrådet deltar under befaringen og guider oss rundt. Idrettskretsen vil stille med transport og tolk. Daglig leder og Jan Oddvar tar ansvar for å lage opplegg og avtale nærmere med NIK om dette. 6

7 Sak 10/17 Foreløpig regnskap 2016 Styreleder Tom Mørkved orienterte: Regnskapet for 2016 viser et foreløpig underskudd på kr Noen kommentarer: - Idrettsrådet har utestående kr hos idrettslagene. Dette er manglende betaling av kontingent for Idrettsrådet har i 2016 hatt høye utgifter for føring av regnskap og revisjon (kr ). Dette har man ikke har tatt høyde for i budsjettet. En økning av tilskuddet fra NIF innenfor inkludering i idrettslag gjør at vi for første gang har måttet revidere regnskapet. I tillegg har vi ikke tatt høyde for reise- og oppholdsutgifter til, ifm inkluderingssamling i Oslo. En løsning for 2017, kan være å la noen av midlene fra inkludering i idrettslag gå til administrasjon. - Idrettsrådet har for første gang gått til anskaffelse av representasjonstøy. Dette for at medlemmene nå oftere representerer BIR i offentlige sammenhenger og det var behov for tydelighet på hvem man var. Styret diskuterte noen usikkerhetsmomenter: - Går LAM direkte til klubbene, eller er de innom regnskapet til BIR før det går til klubbene? - Kan idrettsrådet holde tilbake LAM dersom klubbene ikke betaler kontingent? - Må vi i så fall ha et årsmøtevedtak på dette? - Utsendelse av kontingent når sendes denne ut? - Har vi gode nok purrerutiner? Daglig leder sender purring til idrettslagene på kontingent for Daglig leder får i oppdrag å finne svar på usikkerhetsmomentene til neste styremøte. Sak 11/17 Årsmøtesaker Styrets sammensetning, innspill fra Maren-Elisabet Nilsen-Nygård: Ved forrige årsmøte utvidet idrettsrådet antall medlemmer i styret. I styremøtet ble det drøftet om antallet styremedlemmer bør gjøres noe med til årsmøtet, eller om man bør la det gå et år til før man konkluderer om sammensetningen er ideell. Det ble enighet om å vente til neste år. Anleggsplan, innspill fra Tom Raaum Arbeidet med anleggsplan må prioriteres. Tom foreslår at dette må opp på agendaen for neste styremøte. Til orientering. 7

8 Tidspunkt for neste styremøter: 15. mars kl. 19:00 Foreløpig agenda: 1) IPP 2) Handlingsplan ) Anleggsplan 4) Tiltaksplan aktivitetsutvalget 4. april kl. 19:00 Foreløpig agenda: 1) Innkomne saker 2) Årsberetning og regnskap 3) Forslag til budsjett 4) Inkludering 8