ØYESTAD MOTORBÅTFORENING Boks Nedenes. «Baatplass» «Plassbredde» «Navn» «Adresse» «Poststed» Nedenes

Transkript

1 ØYESTAD MOTORBÅTFORENING Boks Nedenes «Baatplass» «Plassbredde» «Navn» «Adresse» «Poststed» Nedenes Til medlemmene INNKALLING TIL ÅRSMØTE Kl Sted: Idrettshuset Lunderød Vedlagt oversendes innkalling til årsmøtet i Øyestad motorbåtforening. VAKTORDNING 2010 Første vaktdag i år er 19. april og pågår til 28. oktober. Vaktlisten er nå åpen slik at medlemmene kan velge vaktdatoer. Gå til logg på med registrert mailaddresse som brukernavn, trykk enter på vakt. Det er to ledige vakter pr. dag. Tilgangen for vaktønsker for medlemmene vil bli stengt 17/ kl Det er også mulig å ringe inn ønsker før 17/ kl til INNKALLING TIL DUGNAD Det innkalles til dugnad i Natvigverven lørdag 24/4 kl Med hilsen Magnus Austad Kass/sekr 1

2 ØYESTAD MOTORBÅTFORENING Boks Nedenes post@natvigverven.no Nedenes Til medlemmene ÅRSMØTE I ØYESTAD MOTORBÅTFORENING 8/ KL Det innkalles med dette til årsmøte i Øyestad motorbåtforening kl Årsmøtet avholdes i idrettshuset på Lunderød (ved fotballbanen) Til behandling foreligger: 1. Styrets årsberetning. 2. Regnskap. 3. Fastsettelse av årskontingent, havneavgift, jolleplassavgift og "kjøleskapsstrømavgift" for Vaktordning i havnen. 5. Status på planlagt havneutvidelse - orientering 6. Valg på: - Formann - To styremedlemmer - To varamenn til styret - En revisor med varamann - Valgkomité på 3 medlemmer 7. Innkomne forslag Innkommet forslag fra Torbjørn Staaland Vi har alle interesser i at havneanlegget fungerer best mulig. Det er derfor viktig at alle medlemmer viser interesse og innsats. Det henstilles derfor til medlemmene om å stille opp ved årsmøtet. Med hilsen Svein B Wilhelmsen (sign) formann 2

3 1. STYRETS ÅRSBERETNING For perioden til har styret vært sammensatt slik: Formann: Styremedlemmer: Svein Wilhelmsen Magnus Austad Hans Olav Pedersen Arne Isaksen Espen Heggelund Vara til styret: Andreas Mørland Karlsen Rune Boye Styremøter/aktiviteter i 2010 I løpet av sesongen har styret avholdt 4 styremøter i tillegg til en del uformelle møter i anlegget. Formell korrespondanse foregår i stor utstrekning på e-post. Det er avholdt 2 dugnader, vår og høst. Det ble utført nødvendige arbeider som rydding, stussing av trær, utsetting/opptak av utriggere på A og D-brygga samt generell opprydding. I tillegg er det utført arbeider i forbindelse med forankring av bryggene. Det ble bygget ny gangvei fra nederste parkeringsplass til bryggene. Noen nye skilter har blitt satt opp (ankring forbudt) på grunn av oppstått skade på vannledning. Medlemmene må respektere skiltene. Videre er det blitt byttet noen utriggere. På dugnaden høsten 2009 var det meget dårlig fremmøte. Styret vil legge ut møteprotokoll for fremmøte til dugnad. Aktivitetsmessig har 2009 vært et stille år. Foregående års høye aktivitet med vedlikehold har resultert i at anlegget er i meget god stand og krever relativt lite oppfølging. Vi har videreført avtale med OK hage om klipping av plen i Erfaringene hittil er god. Det vil bli arrangert vårdugnad 24. April. Det henstilles til båtplasseierne å benytte ordentlige fendrer og strekkavlastere og ikke utsmykke båtplassen med gamle tepper og slanger etc. Styre oppfordrer alle medlemmene til å være miljøbevisste og rydde i anlegget og ikke henslenge søppel, oljerester, batterier og lignende. Foreningens hjemmeside er nå ferdig og er nå hovedkanalen for informasjon til medlemmene. I 2009 benyttet 138 av 336 medlemmer seg av muligheten til å betale elektronisk med kredittkort. 3

4 2. REGNSKAP FOR ØYESTAD MOTORBÅTFORENING 2009 Regnskap for Øyestad motorbåtforening 2009 INN UT Medlemsavgifter ,50 Andre inntekter ,26 Prosjekt nye plasser 0, ,00 Avdrag lån ,33 Diverse ,00 Porto/telefon/kontor ,13 Avgifter/gebyr/renter ,02 Strøm ,73 Renovasjon ,87 Vedlikehold ,00 Overskudd , , ,76 Balanse pr Beholdning pr ,22 Kasse 5 128,81 Innskudd Postbanken 2 205,62 Innskudd Sparekassen ,47 Overskudd , , ,90 Gjeld Gjeld til Arendal sparekasse pr ,54 Avdrag i ,33 Gjeld til Arendal Sparekasse pr ,21 Prosjekt nye plasser Overført fra ,00 Innbetalt i ,00 Utgifter i ,00 Overført til ,00 Regnskapet er revidert av meg Nedenes / Nedenes / Magnus Austad Sign Forretningsfører Jan Olav Olsen Sign Revisor 4

5 3. FASTSETTELSE AV ÅRSKONTINGENT, HAVNE- OG JOLLEPLASSAVGIFT, SAMT KJØLESKAPSSTRØM FOR 2010: Styrets forslag til avgifter for 2010: - medlemsavgift kr. 300,- - havneavgift kr. 1500,- - jolleplassavgift kr. 300,- - kjøleskapsstrøm kr. 300,- 4. VAKTORDNING I HAVNEN Fra og med sesongen 1995 ble det innført en ny type vaktprotokoll. Vaktlisten ble overført til vaktprotokollen med en side pr. vaktdag med navngitte vakter. I denne protokollen er det også innført en sjekkliste som vaktene krysser av og signerer. Det er hver båtplasseiers ansvar at dette blir utført selv om plassen er leiet ut. Generelt må det sies at fremmøte til vakt har vært meget bra. I sesongen 2009 var det satt opp vakthold i 188 dager fra og med 20/4-09 til Vaktregulariteten har følgende utviklingstrekk siden 1995: natt u/ vakt (0,59%) 17 netter alenevakt (10%) natt u/ vakt (0,59%) 15 netter alenevakt (8,82%) netter u/ vakt (1,18%) 17 netter alenevakt (10%) natt u/ vakt (0,59%) 13 netter alenevakt (8%) natt u/ vakt (0,59%) 17 netter alenevakt (10%) netter uten vakt (1,09%) 12 netter alenevakt (7,0%) netter uten vakt (1,24%) 18 netter alenevakt (11,1%) natt u/vakt (0,52%) 15 netter alenevakt (7,9%) natt uten vakt (0%) 11 netter alenevakt (5,8%) natt uten vakt (0,52%) 9 netter alenevakt (4,76%) natt uten vakt (0,52%) 13 netter alenevakt ( 6,8%) natt uten vakt (0,52) 15 netter alenevakt ( 7,9%) netter uten vakt (1,5%) 6 netter alenevakt (3,1%) netter uten vakt (1,0%) 11 netter alenevakt (5,65%) netter uten vakt (1,0 %) 10 netter alenevakt (5,3%) Følgende medlemmer har ikke signert i vaktprotokollen i 2009: Karl H Jensen (Dobbeltvakt) Leif Walle Jan Torbjørnsen Asbjørn Thommassen Håkon Lorentzen Harry Johnsen Knut Laake Tor Egil Baardsen Liv Ellinor Bjørke Terje Lillejord Ole Vidar Heia (Dobbeltvakt) Jan Syversen 5

6 5. MUNTLIG ORIENTERING OM STATUS FOR UTBYGGING AV NATVIGVERVEN BÅTHAVN 6. VALG Forslag fra valgkomiteen: Formann : Svein Wilhelmsen Innstilt Styremedlem : Magnus Austad Innstilt Hans Olav Pedersen Innstilt Andreas Mørland Karlsen Espen Hegglund Innstilt Ikke på valg Varastyremedlemmer : Arne Isaksen Innstilt Rune Boye Innstilt Revisor : Jan Olav Olsen Innstilt Vara for revisor : Per Clausen Innstilt Valgkomite : Leif Odd Henriksen Innstilt Egil Olsen Innstilt Hans Kojan Innstilt 6. ENDRINGER I HAVNEREGLEMENTET Styret foreslår to endringer i havnereglementet: (Se vedlegg) 1. Pkt 15. Største tillatte båtlengde i havnen er satt til 10 meter. Styret kan gi dispensasjon etter søknad. Båtens bredde må ikke være større enn båtplassen. 2. Nytt punkt 19: Fremleie av båtplass til næringsvirksomhet er ikke tillatt 8. INNKOMNE FORSLAG Til Styret i Øyestad Motorbåtforening. Forslag til endring av vedtektenes paragraf 5. Foreslått tillegg: Båtplasseier som selger hus eller leilighet kan velge å la eierskapet til båtplassen følge eiendommen. Dette forslaget legges frem i år igjen da det av flere av medlemmene oppfattes som svært uheldig slik det fremkommer i nåværende vedtekter.. Viser til referat fra Årsmøte (kopiert nedenfor). Styret viser der til at det da gjøres urett ovenfor de som står på venteliste og at det er tungvindt å administrere, men virkeligheten er vel at nåværende ordning er urettferdig ovenfor eierne og ikke hjelper de på ventelist i det hele tatt. Det som i stor utstrekning skjer nå er at de som selger hus og flytter leier ut sin plass i stedet for å selge den til nestemann på lista. Dette hjelper ihvertfall ikke de på ventelista! 6

7 Anmerkningen om at det er vanskelig å administrere er også litt merkelig da en skulle tro at jobben var stort sett den samme ved eierskifte enten det er en fra ventelista som overtar eller det er ny eier på huset. Det siste er vel egentlig mindre da ikke engang adressen trenger å endres. Håper på en reell ny behandling av dette i styret i år. Mvh Torbjørn Staaland Mobil Kopi fra referat Innkomne forslag Torbjørn Staaland har fremmet forslag om endring av 5 i foreningens vedtekter. Foreslått tillegg: Båtplasseier som selger hus eller leilighet kan velge å la eierskapet til båtplassen følge eiendommen. Tilsvarende forslag har vært behandlet i båtforeningen gjentatte ganger tidligere. Forslaget blir også denne gangen avvist av et samlet styre, begrunnet bl.a. av følgende: Med dette ville man gjøre urett mot de mange som er medlem av foreningen og som har stått på venteliste i årevis for båtplass. Det ville også bli tungvint å administrere dette. Vedtak: Endringen vedtas ikke. Vedtaket var enstemmig. 7

8 ØYESTAD MOTORBÅTFORENING VEDTEKTER FOR ØYESTAD MOTORBÅTFORENING Vedtatt av årsmøtet 19. mars Foreningens navn er Øyestad Motorbåt Forening. Forkortes Ø.M.F. 02 Ø.M.F.'s formål er - å skape et godt båtmiljø i sikre båthavner og opplagsplasser. - utbre kunnskap og sjøvett og båtmatriell. - Samarbeide lokalt og regionalt med andre foreninger om felles oppgaver. - samarbeide med lokale myndigheter for å løse aktuelle oppgaver innen foreningens virkeområde. 03 Som medlem kan opptas enhver båtinteressert som vil arbeide for ØMF's formål. Medlemskapet følger kalenderåret. 04 Medlemmer av ØMF som ved sin oppførsel vekker anstøt og forargelser og virker til skade for foreningen, kan styret ekskludere etter gitt varsel. Eksklusjonen kan innankes for årsmøtet, som med 2/3 flertall av de fremmøtte medlemmer kan omgjøre styrets vedtak. 05 Hvert medlem har rett til kun en båtplass. Forutsetning for å inneha båtplass i Verven er medlemskap i ØMF. ØMF utsteder et andelsbrev for hver båtplass. Andelen gir innehaveren rett til å disponere den aktuelle båtplassen så lenge andelshaveren betaler årlig avgift og kontingent og for øvrig retter seg etter foreningens vedtekter. Foreningens styre skal tildele plassen til den som står øverst på venteliste for ledig båtplass og til den pris som styret fastsetter. Båtplassen kan overdras til personer som inntil 2 ledd direkte opp eller nedadgående i slekt med eieren. 06 Kontingenten følger kalenderåret. Kontingenten forfaller til betaling ved årets begynnelse og må være innbetalt innen 1. juni. Dersom kontingenten ikke er betalt innen 1. juni kan styret, etter gitt varsel, stryke vedkommende som medlem. 07 Foreningens organer ØMF's organer er: 1. Årsmøtet 2. Styret 3. Faste komiteer 08 Årsmøtet er foreningens øverste myndighet og avholdes hvert år innen utgangen av februar. 8

9 Medlemmene innkalles med 14 dagers varsel ved skriftlig innkalling sendt til hvert enkelt medlem, med angivelse av hvilke saker som står på dagsorden. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende inne 15. januar. 09 Det ordinære årsmøtet skal behandle: 1. Styrets årsberetning 2. Regnskap 3. Fastsettelse av årskontingent 4. Innkomne forslag 5. Eventuelt 6. Foreta valg på: a) formann, velges for 1 år b) 4 styremedlemmer som fordeler vervene, nestformann, havnesjef, sekretær og kasserer i mellom seg. Det velges også 2 varamenn til styret. Styremedlemmene velges for 2 år av gangen. 2 styremedlemmer trer ut hvert år. 1. år ved loddtrekning. c) 1 revisor med varamann d) valgkomité på 3 medlemmer e) eventuelt andre komiteer Årsmøtet er beslutningsdyktig dersom møtet er lovlig innkalt. Vedtak gjøres med simpelt flertall, med mindre vedtektene bestemmer noe annet. Ved stemmelikhet har formannen dobbelt stemme. Valg foretas med simpelt flertalls valg. 10 Styret har den administrative myndighet, representerer foreningen utad, sammenkaller til møter og ivaretar foreningens økonomi og tarv forøvrig. Styret er beslutningsdyktig når formann/nestformann + 2 styremedlemmer er tilstede. I tilfelle stemmelikhet gjør den fungerende formanns stemme utslaget. Styret holder møter så ofte som det finner det nødvendig og skal fremlegge for det ordinære årsmøtet beretning om foreningens virksomhet og revidert regnskap. Formann og kasserer disponerer foreningens bankkonto i fellesskap. 11 Styret kan når det finner det nødvendig, og skal når minst 1/5 av medlemmene forlanger det, med skriftlig angivelse av hvilke saker som ønskes behandlet, innkalle til ekstraordinært årsmøte. Innkallingen skjer med 8 dagers varsel, og med angivelse av hvilke saker som står på dagsordenen. 9

10 12 Forslag til endring av eller tillegg til disse vedtekter forelegges årsmøtet gjennom styret innen den frist om er nevnt i 8. Vedtak må fattes med 2/3 flertall av de fremmøtte medlemmer. 13 Oppløsning av ØMF kan kun skje ved vedtak på ordinært årsmøte etter at saken har vært skriftlig utsendt til medlemmene med innkallingen. Vedtak om oppløsning må ha 2/3 flertall av de fremmøtte medlemmer. Eventuell kapital disponeres etter innstilling av det sittende styret. 14 Styret utarbeider et havnereglement som årsmøtet godkjenner og som gjelder all bruk av havnen med tilhørende områder. 10

11 HAVNEREGLEMENT FOR ØMF De forskjellige styrene har i tiden siden havnen ble etablert i 1981 gjort forskjellige vedtak som regulerer havnebruk og adferd og plikter for medlemmene. Disse vedtakene er redigert og satt sammen til et havnereglement. 1. Alle båtplasseiere plikter å delta i dugnader som styret kaller inn til 2. Alle båtplasseiere plikter å gjennomføre vakthold to netter i sesongen. Når vaktlistene er kjørt ut er det medlemmene selv som har ansvaret for oppfølging, nødvendig samarbeid og gjennomføring av vaktene 3. Båter på opplagplass må være sjøsatt/fjernet innen 15. juni hvert år. Opplagkrybbe må være fjernet fra opplagplassen innen en uke etter utsetting. Ved opptak skal krybben settes ut maksimalt 4 dager på forhånd. 4. Det er forbudt å forurense i havnen. (Dumping, lensing av oljevann m.m.) 5. Det er ikke tillatt å bade fra bryggene 6. Det er ikke tillatt å benytte havneanleggets strøm til oppvarming av båtene 7. Det pålegges en presenningskvalitet på minimum 425 g/kvm for tildekking av båter under vinteropplag på opplagsplassen 8. Fortøyningsstroppene skal være utstyrt med strekkavlastere fortrinnsvis av gummi 9. Lek eller sykling på bryggene er ikke tillatt 10. Maksimal slepejollestørrelse er 12 fot 11. Når en båtplass leies ut er utleier ansvarlig for at leietaker følger foreningens vedtekter og havnereglement 12. På grunn av mangel på opplagplasser er fremleie av opplagplass ikke tillatt 13. Rensing av garn/teiner samt sløying av fisk i havnen er ikke tillatt 14. Strømanlegget er beregnet for arbeidsstrøm, kjøleskapsstrøm og ladestrøm. De som ønsker permanent kjøleskapsstrøm betaler en ekstra avgift som fastsettes av årsmøtet 15. Største tillatte båtlengde i havnen er satt til 10 meter. Styret kan gi dispensasjon etter søknad. Båtens bredde må ikke være større enn båtplassen. (Ny) 16. Sykler og mopeder skal settes på sykkelparkeringsplass 17. Medlemmene har ansvar for å melde inn korrekt registreringsnummer for båten til foreningens register. 18. Fremleie av båtplass til næringsvirksomhet er ikke tillatt (Ny) 19. Avvik fra ovenstående må søkes hos styret. I tillegg praktiserer styret: For å stå på venteliste for å få båtplass samt opprettholde ansienniteten må en ha kontinuerlig gyldig medlemskap i ØMF. En har da rett til å benytte utsettingsbrygga gratis samt vann og arbeidsstrøm. I tillegg mottar man all informasjon som styret sender ut til medlemmene. Medlemmene er selv ansvarlig for at navn og adresse i ØMF s register er korrekt. 11

12 12