Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd

Transkript

1 Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd Vedlegg til saker til behandling Alle vedleggene er samlet til ett pdf-dokument. Vis bokmerker for enklere navigering (Klikk på helt til venstre i skjermbildet)

2 Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Midlertidig fellesnemnd Sted: Mandal rådhus, bystyresalen Dato: Fredag Tidsrom: 9:00 11:15 Fellesnemnda: Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Trond Hennestad Tor Magne Risdal Bente Skoie Vara for Per Olav Skutle Stanley Tørressen Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Vidar Tjelland Janne Wigemyr John Øyslebø Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Ove Nodeland Vara for Jon Gunnar Ask Randi Fredriksen Ihme Even Tronstad Sagebakken Christoffer Westermoen Prosjektleder: Hans S. Stusvik Sekretær: Dagfinn Lauvsland Inviterte: Irene Lunde Kst. rådmann i Mandal kommune Kjell Rune Olsen Kst. rådmann i Marnardal kommune Forfall: Fra Lindesnes kommune: Per Olav Skutle Fra Marnardal kommune: Anju Choudhary Manneråk Ingen vara hadde anledning til å delta. Fra Mandal kommune: Jon Gunnar Ask SAKSLISTE: MFN-29/2017 Referatsaker...2 MFN-30/2017 Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd MFN-31/2017 Informasjon fra prosjektleder status...2 MFN-32/2017 Ansettelse av rådmann - mulige rettskrav...3 MFN-33/2017 Ansettelse av rådmann - prosedyre...3 MFN-34/2017 Politisk organisering ny kommune...5 MFN-35/2017 Møtegodtgjørelse - Prinsipper...7 MFN-36/2017 Informasjonsmedarbeider...8 MFN-37/2017 Drøftingssak: Politisk organisering og delegasjon - Fellesnemnd...9 MFN-38/2017 Drøftingssak: Møtereglement Fellesnemnd Nye Lindesnes...9 MFN-39/2017 Føring av regnskap for Nye Lindesnes MFN-40/2017 Eventuelt Side 1 av 11

3 Innkalling og saksliste ble godkjent * Om sakene til behandling Det er ikke vedtatt noen delegasjoner fra midlertidig fellesnemnd hverken til underutvalgene (arbeidsutvalgene og partssammensatt), eller til prosjektleder. Selv om saker behandlet i utvalgene i en normalsituasjon skulle være avgjort der, så er det så lenge delegasjoner ikke er gitt av fellesnemnda nødvendig å ta opp en del av sakene fra underutvalgene til endelig og avgjørende behandling. MFN-29/2017 REFERATSAKER Vedlegg Arbeidsutvalget: Referat (utkast) fra møte i arbeidsutvalget Partssammensatt utvalg: Referat (utkast) fra møte i partssammensatt utvalg MFN-30/2017 REFERAT FRA MØTE I MIDLERTIDIG FELLESNEMND 19.5 Vedlegg Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd godkjennes. Vedtak Fellesnemnda vedtok enstemmig: Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd godkjennes. MFN-31/2017 INFORMASJON FRA PROSJEKTLEDER STATUS Prosjektleder informerer og svarer på spørsmål * Prosjektleder informerte om pågående aktiviteter og planer videre framover, herunder også: Arbeidsdeling og prosjektorganisering Hovedfokusområder Økonomi så langt Prosjektets faser og grove milepæler Deretter var det en runde med innspill, spørsmål og svar. Prosjektleder benyttet en presentasjon som vedlegges referatet. Det ble ikke fattet særskilt vedtak i saken. Side 2 av 11

4 MFN-32/2017 ANSETTELSE AV RÅDMANN - MULIGE RETTSKRAV Om saken Sak behandlet av partssammensatt utvalg , sak PSU-03/2017. Saksutredningen derfra gjentas nedenfor. I tillegg kommer forslag til vedtak i tråd med partssammensatt utvalgs vedtak/innstilling. Vedlegg KS Advokatene v/adv. Erna M. Larsen: brev : Vurdering - rettskrav på rådmannstilling Saken Med bakgrunn i bl.a. foreliggende vurdering fra KS Advokatene vurderer utvalget spørsmålet om mulige rettskrav. Spesialrådgiver Dorrit Svenning fra KS Agder deltar i saken * Utvalgsleder foreslo å lukke møtet i saken med hjemmel i kommuneloven 31 nr. 4. Utvalget vedtok: Møtet lukkes ved behandling av saken. Møtet ble deretter lukket * Utvalgets vedtak: Utvalget kan ikke se at det foreligger rettskrav på stillingen som rådmann i den nye kommunen. Utvalgsleder bes informere nåværende rådmenn om bakgrunnen for vedtaket. Forslag til vedtak i fellesnemnda * Saken legges fram for fellesnemnda med forslag til vedtak fra partssammensatt utvalg: Vedtak Fellesnemnda kan ikke se at det foreligger rettskrav på stillingen som rådmann i den nye kommunen. Leder bes informere nåværende rådmenn om bakgrunnen for vedtaket. Fellesnemnda vedtok enstemmig: * Fellesnemnda kan ikke se at det foreligger rettskrav på stillingen som rådmann i den nye kommunen. Leder bes informere nåværende rådmenn om bakgrunnen for vedtaket. MFN-33/2017 ANSETTELSE AV RÅDMANN - PROSEDYRE Jfr. saker tidligere behandlet/drøftet: Side 3 av 11

5 - Midlertidig fellesnemnd: møte : Sak MFN-16/2017 Ansettelse av prosjektleder - Arbeidsutvalget: møte : Sak AU-11/2017 Ansettelse av rådmann Om saken Sak behandlet av partssammensatt utvalg , sak PSU-04/2017. Saksutredningen derfra gjentas nedenfor. I tillegg kommer forslag til vedtak i tråd med partssammensatt utvalgs vedtak/innstilling. Saken Arbeidsutvalget vedtok i sak 11/2017: Leder bes arbeide videre med planer/dokumentasjon for utlysning av stillingen som rådmann. Forberedelsene til utlysning presenteres og drøftes. Innkjøpssjef i Mandal kommune Jonas Leyre Amstrup inviteres til møtet * Dorrit Svenning og Jonas Leyre Amstrup deltok i saken (Amstrup via telefon). Amstrup informerte om aktuell prosess for valg av rekrutteringsfirma, og hvordan dette firmaet forventes å bidra inn i prosessen, samt framdrift: - Åpen anbudskonkurranse. - Utsending av anbudsdokumenter i juli. - Tilbudsfrist ca. 15. aug. - Vurdering av tilbudene innen 1. uke i september. - Evt. forhandlingsrunde med aktuelle tilbydere. - Valg av tilbydere september/oktober. - Utlysning av stillinger deretter. - Innstilling om ansettelse i løpet av desember * Utvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmige: Utvalgsleder forespør Mandal kommune om bistand til utlysning av anbud på rammeavtale på rekrutteringstjenester Forslag til vedtak i fellesnemnda * Saken legges fram for fellesnemnda med forslag til vedtak fra partssammensatt utvalg: Vedtak Leder forespør Mandal kommune om bistand til utlysning av anbud på rammeavtale på rekrutteringstjenester * Fellesnemnda vedtok enstemmig: Leder gis mandat til å iverksette utlysing av anbud på rammeavtale på rekrutteringstjenester. Side 4 av 11

6 MFN-34/2017 POLITISK ORGANISERING NY KOMMUNE Om saken Denne saken er tidligere behandlet slik: Fellesnemnda : MFN-19/2017 Politisk organisering ny kommune Arbeidsutvalget : AU-6/2017 Politisk organisering ny kommune Saksutredning/vedtak i saken så langt er gjentatt nedenfor og supplert med endelig forslag til vedtak etter innstilling fra arbeidsutvalget. Det er også knyttet et nytt vedlegg til saken: Beregnet mandatfordeling. Vedlegg Beregnet mandatfordeling for et kommunestyre med 35 representanter ved sist valg (for de 3 kommunene samlet). Bakgrunn I intensjonsavtalen er den politiske organisering på overordnet nivå beskrevet: Drøfting Politisk organisering Den politiske styringsmodellen skal være i henhold til formannskapsmodellen. Antallet politikere i det det nye kommunestyret skal være stort nok til å kunne gi god politisk, geografisk og demografisk representasjon. Det nøyaktige antallet utredes fram mot sammenslåingstidspunktet. Utgangspunktet for utredningen er at kommunestyret skal ha minimum 35 plasser. Antall representanter i kommunestyret er i intensjonsavtalen foreslått til 35. Prosjektleder er usikker på om det ble vil oppleves demokratiserende av borgerne i kommunen om det er 35 eller 45 repr. De minste partiene vil nesten uansett få representasjon pga. forholdstallsprinsippet. Den politiske organiseringen i den nye kommunen er et av fundamentene i organiseringen av den nye kommunen administrativt. I Intensjonsavtalen fastslås det at kommunen skal organiseres iht. formannskapsmodellen. Kommunene kan likevel ha forskjellige utvalgsstrukturer. I dag er dette forskjellige i de tre kommunene. Lindesnes kommune: Kommunestyre Formannskap Levekårsutvalg Teknisk utvalg Marnardal kommune: Kommunestyre Formannskap FLM Utvalg Mandal kommune: Bystyre Driftsstyre/Formannskap Planutvalg Landbuksnemnd++ Side 5 av 11

7 Den nye kommunen blir større, og det er ønskelig å få større politisk innflytelse på tjenestene kommunen leverer til sine innbyggere. Det politiske arbeidet kan være krevende hvis enn legger til rette for utstrakt sektortenkning i forhold til helheten i kommunen. Ved å tydeliggjøre rollen vil en likevel kunne få et politisk engasjement i utvalgene uten at drøfting om prioriteringene mellom sektorene blir problematisert. Dette kan ivaretas i delegasjonsreglementet. F.eks. kan det tenkes at de økonomiske rammene for utvalgene først prioriteres i kommunestyret og at disse rammene gir tilstrekkelig handlingsrom for politiske prioriteringer i sektorene. Et område en bør se særskilt på er teknisk sektor. Arbeidsmengden til plan og bygningsrådet/teknisk utvalg/flm er omfattende. Det bør vurderes hvordan en kan gjøre arbeidet overkommelig slik at dette ikke blir til et «fulltidsverv» for medlemmene. Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret i nye Lindesnes skal ha 35 representanter 2. Formannskapet skal bestå av 7 representanter 3. Det etableres et Levekårsutvalg på 7 representanter 4. Det etableres et Teknisk utvalg bestående av 7 representanter 5. Det etableres en Landbruksnemnd på 5 representanter 6. Det etableres et kontrollutvalg bestående av 3 representanter (Det bør vurderes ytterligere utvalg i prosessen videre. Barn og unge må engasjeres, brukermedvirkning må ivaretas osv. Det jobbes videre i arbeidsutvalget med organisering, delegasjon og mandat til den politiske organiseringen.) * Vedtak Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Saken oversendes til arbeidsutvalget for videre arbeid. Arbeidsutvalgets behandling/vedtak * Arbeidsutvalget drøftet saken. Når det gjelder politisk organisering mener arbeidsutvalget at organisering bør avgjøres ut fra hvilke oppgaver og fokus den nye kommunen skal ha. Når det gjelder antall kommunestyrerepresentanter framsatte Even T. Sagebakken forslag om at det skulle være 45 representanter. Arbeidsutvalget vedtok følgende innstilling til fellesnemndas behandling av saken: 1. Politisk organisering skal være iht. formannskapsmodellen (enstemmig) 2. Kommunestyret i nye Lindesnes skal ha 35 representanter (mot én stemme (Even T. Sagebakken)) 3. Prosjektleder bes foreslå prosess for utarbeidelse av kommuneplan for den nye kommunen. Forslag til vedtak i fellesnemnda Saken legges fram for fellesnemnda med forslag til vedtak fra arbeidsutvalget: 1. Politisk organisering skal være iht. formannskapsmodellen (enstemmig). Side 6 av 11

8 2. Kommunestyret i nye Lindesnes skal ha 35 representanter (mot én stemme (Even T. Sagebakken)) 3. Prosjektleder bes foreslå prosess for utarbeidelse av kommuneplan for den nye kommunen * Saken ble drøftet. Christoffer Westermoen framsatte et alternativt forslag til pkt. 2: Kommunestyret i nye Lindesnes skal ha 45 representanter. Vedtak Avstemning: Arbeidsutvalgets forslag til pkt. 1: enstemmig vedtatt Arbeidsutvalgets forslag til pkt. 2: vedtatt mot 2 stemmer (Christoffer Westermoen og Randi Fredriksen Ihme) Arbeidsutvalgets forslag til pkt. 3: enstemmig vedtatt Endelig vedtak: 1. Politisk organisering skal være iht. formannskapsmodellen 2. Kommunestyret i nye Lindesnes skal ha 35 representanter 3. Prosjektleder bes foreslå prosess for utarbeidelse av kommuneplan for den nye kommunen MFN-35/2017 MØTEGODTGJØRELSE - PRINSIPPER Jfr. tidligere behandlinger av saken i Nye Lindesnes: Fellesnemnda : MFN-22/2017 Møtegodtgjørelse Arbeidsutvalget : AU-9/2017 Møtegodtgjørelse Vedlegg Saken Arbeidsgruppa: Innspill til godtgjørelse Fellesnemnda bad i sak 22/2017 arbeidsutvalget (AU) om å drøfte saken og foreslå reglement for godtgjørelse til behandling i førstkommende møte i nemnda. AU bestemte i sin tur følgende i sak 9/2017: Det etableres en arbeidsgruppe som bes utrede og foreslå regler og satser for godtgjørelse for politisk arbeid i forbindelse med kommunereformprosjektet Nye Lindesnes. Forslaget legges fram for fellesnemnda til behandling. Som arbeidsgruppe oppnevnes følgende: o Vidar Tjelland o Tor Magne Risdal o Even T. Sagebakken Arbeidsgruppa er kommet med innspill til godtgjørelse, og foreslår noen prinsipper som reglementet ivareta. Dette framgår av vedlagte innspill til godtgjørelse. Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Side 7 av 11

9 Prosjektleder bes utarbeide forslag til reglement for godtgjørelse i tråd med arbeidsgruppas foreslåtte prinsipper. Forslaget tas til behandling i fellesnemnda så snart det foreligger * Even Tronstad Sagebakken informerte om arbeidsgruppas forslag. Vedtak Følgende ble enstemmig vedtatt: Prosjektleder bes utarbeide forslag til reglement for godtgjørelse i tråd med arbeidsgruppas foreslåtte prinsipper. Forslaget tas til behandling i fellesnemnda så snart det foreligger. MFN-36/2017 INFORMASJONSMEDARBEIDER Jfr. saker behandlet i Nye Lindesnes: Fellesnemnda : MFN-20/2017 Anskaffelse Informasjonspartner Arbeidsutvalget : AU-7/2017 Anskaffelse Informasjonspartner Bakgrunn Stortinget vedtok at kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal skulle slåss sammen og danne en ny kommune Lindesnes fra Dette er en reform som kan virke overveldende på ansatte, innbyggere, tjenestemottakere og folkevalgte. God informasjon bidrar til å skape trygghet i en tid som kan oppleves uoversiktlig. De fleste kommuner som går inn i denne prosessen har tidlig rekruttert informasjonsmedarbeider. Vedkommende kan følge de politiske og administrative prosesser og gjør diskusjonene og beslutninger tilgjengelig for folk flest. Det kan bidra til at vi får flere til å engasjere seg i arbeidet med å bygge den nye kommunen. Et av hovedmålene i intensjonsavtalen er: Det skal være en tydelig satsing på demokratisering, Kommunen skal være en av landets beste på brukermedvirkning og innbygger involvering. Ved å avsette en ressurs viser fellesnemnda at de prioriterer åpenhet og informasjonsdeling i prosjektet. Ressursen vil være et klart kvalitetshevende tiltak også for prosjektets ledelse og arbeidsgruppene for å få åpenhet og involvering i prosessene. Tiltaket legger i tillegg til rette for demokratipolitikk. Våre innbyggere blir klar på hva som skjer og kan ta del i et utvidet demokratibegrep (Brukermedvirkning, innbyggerinvolvering, mm). Intensjonsavtalen legger til rette for større nærhet mellom innbyggerne og beslutningstakere. Offentligheten har stor interesse av hva som skjer, og vi må derfor bidra til en balansert fremstilling av konsekvensene av sammenslåingen. En slik stilling vil ved en 100% stilling ha en totalkostnad på ca. kr ,-. I tillegg jobbes det med å anskaffe kompetanse på informasjonsstrategi området. Dette er en tjeneste som ville supplere ledelsen og infoarbeideren ved behov. Dette kommer det en egen sak på * Side 8 av 11

10 Prosjektleder informerte. Saken ble deretter drøftet. Vedtak Følgende ble enstemmig vedtatt: Det etableres en 100 % stilling som informasjonsmedarbeider. Prosjektleder gis fullmakt til å lyse ut stillingen eksternt. MFN-37/2017 DRØFTINGSSAK: POLITISK ORGANISERING OG DELEGASJON - FELLESNEMND Vedlegg Saken (Utkast til) Politisk organisering og delegasjon - Fellesnemnd Nye Lindesnes Vedlagte utkast til beskrivelse av politisk organisasjon og delegasjon legges fram for fellesnemnda for drøfting. Fellesnemdas innspill og synspunkter vil bli lagt til grunn for utarbeidelse av forslag til politisk organisasjon og delegasjon. Dette forslaget legges fram til behandling i fellesnemnda så snart det er klart * Prosjektleder informerte kort. Saken ble deretter drøftet. Innspill (ikke strukturert/votert): Riktige begreper er leder og prosjektleder (ikke ordfører og rådmann). Arbeidsutvalg fastsetter lønn og avgjør andre lokale avtaler for prosjektleder. Rett begrep er Partssammensatt utvalg (ikke Administrasjonsstyret). Innbyggere foretrekkes som begrep, framfor «borgere». Prosjektleder konkluderte med at dokumentet Politisk organisering og delegasjon vil bli revidert ut fra fellesnemndas signaler og lagt fram for endelig behandling i nemnda. MFN-38/2017 DRØFTINGSSAK: MØTEREGLEMENT FELLESNEMND NYE LINDESNES Vedlegg Saken (Utkast til) Møtereglement Fellesnemnd Nye Lindesnes Vedlagte utkast til møtereglement legges fram for fellesnemnda for drøfting. Fellesnemdas innspill og synspunkter vil bli lagt til grunn for utarbeidelse av forslag til møtereglement. Dette forslaget legges fram til behandling i fellesnemnda så snart det er klart. Prosjektleder informerte kort * Saken ble deretter drøftet. Innspill (ikke strukturert/votert): Det er lite tid til grundig behandling i partigrupper mv. ved utsendelse av saksdokumenter kun 7 dager før møtet. Ungdomsrepresentanter kan sitte sammen med fellesnemnda. Sjekk nærmere om prosjektleders muligheter til å komme med forslag til vedtak i selve møtet. Møter i fellesnemnda bør kringkastes/streames. Side 9 av 11

11 Oppsett i møterommet kan gjerne være partivis. Prosjektleder konkluderte med at møtereglementet vil bli revidert ut fra fellesnemndas signaler og lagt fram for endelig behandling i nemnda. MFN-39/2017 FØRING AV REGNSKAP FOR NYE LINDESNES Ekstrasak sendt ut Bakgrunn KMD ber om informasjon angående hvilken kommune som skal få utbetalt engangstilskuddet etter Stortingsvedtaket vedr. Kommunereform. Det er en frist 30.juni 2017 i forhold til tilbakemelding. Av praktiske hensyn, siden både prosjektleder og prosjektkoordinatoren ligger inn i Marnardal kommunes regnskapssystemer kan det være ønskelig at prosjektregnskapet føres i denne kommunen. Alle kommunene må føre sine utgifter i egne prosjektregnskap som belastes hovedprosjektet i den kommunen midlene fra KMD blir overført. I denne saken ser ikke Prosjektledelsen noen prinsipielle aspekter som ligger til grunn for hvor midlene plasseres. Det er kun av praktiske hensyn at forslaget om Marnardal kommune foreslås. Forslag til vedtak: Prosjektmidlene tilføres Marnardal kommune hvor hovedprosjektregnskapet føres. Det etableres egne prosjektregnskap i hver av de tre kommunene for prosjekt Nye Lindesnes. Disse belastes hovedprosjektet månedlig etter avtale med prosjektledelsen. Prosjektleder informerte kort * Vedtak Det ble enstemmig vedtatt: Det delegeres til prosjektleder å avgjøre hvor hovedprosjektregnskap skal føres. Det etableres egne prosjektregnskap i hver av de tre kommunene for prosjekt Nye Lindesnes. Disse belastes hovedprosjektet månedlig etter avtale med prosjektledelsen. MFN-40/2017 EVENTUELT Kommunal- og administrasjonsdepartementet: Invitasjon til seminar august Leder informerte. Enstemmig vedtak: Saken oversendes arbeidsutvalget. Valg av medlem Kirkelig fellesnemnd Prosjektleder informerte. Even Tronstad Sagebakken foreslo Christoffer Westermoen som medlem til kirkelig fellesnemnd. Enstemmig vedtak: Side 10 av 11

12 Christoffer Westermoen velges som fellesnemndas medlem av kirkelig fellesnemnd. Anju Choudhary Manneråk velges som varamedlem. Notert i tillegg: Synkronisering av møter mellom Nye Lindesnes og kommunene Det oppfordres til å få til en mest mulig synkronisert møteplan mellom prosjektet og kommunene. Endret tidspunkt for studietur I møte i Fellesnemnda ble det informert om mulig studietur til Kävlinge (Skåne/Sverige). Det har vist seg at blir vanskelig. Det arbeides videre med alternativt tidsrom: Det kommer nærmere informasjon så snart den foreligger. Innspill fra fellesnemnda til deltakelse: prosjektleder gis mandat til å utpeke deltakere på studieturen. Side 11 av 11

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal 15. august 2017 Til Lindesnes kommunale fellesnemnd v/prosjektleder Hans Stusvik Søknad om midler til arbeidet med sammenslåing av de kirkelige fellesrådene i Mandal, Lindesnes og Marnardal Innledning Det er regulert i kirkeloven at det skal være ett fellesråd i hver kommune. Fellesrådet er et styringsorgan i Den norske kirke og består av medlemmer fra hvert menighetsråd (sokn) i kommunen, sammen med en representant oppnevnt av kommunen, og en prest/prost oppnevnt av biskopen, jf. kirkeloven 12. Fellesrådets oppgaver og ansvar er regulert i kirkeloven 14, og handler i korthet om å ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene. Konkret er dette: bygging, drift og vedlikehold av kirker anlegg, drift og forvaltning av gravplasser anskaffelse og drift av menighets- og prestekontor arbeidsgiveransvar for de som er tilsatt over fellesrådets budsjett forvaltning av fellesrådets økonomi Kommunens ansvar er regulert i kirkeloven 15. Den norske kirke er et trossamfunn med særskilte nasjonale rettsregler, jf. Grunnloven 16 og kirkeloven. Gravferdsforvaltningen er imidlertid et generelt offentlig anliggende, hvor Den norske kirke v/kirkelig fellesråd har fått ansvar for drift, regulert i egen lov: gravferdsloven med tilhørende forskrift. Noen nøkkeltall om de tre fellesrådene (2017) Fellesråd Driftsbudsjett Kommunal bevilgning 1 Verdi tjenesteyting Investeringsbudsjett 1 Antall ansatte Antall årsverk Mandal ,2 Lindesnes ,1 Marnardal ,2 Sum ,5 1 Tall i tusen kr 2 Foreløpig ikke endelig satt opp pga. usikkerhet om vedlikehold av kirkene Sammenslåing av fellesrådene Når Stortinget har bestemt at Mandal, Lindesnes og Marnardal skal slås sammen til én kommune, blir en følge av dette at resp. fellesråd skal slås sammen på tilsvarende måte. I kirkeloven 5 siste ledd heter det: Ved endringer i kommunegrenser eller sammenslåing av kommuner gjelder bestemmelsene i inndelingslova om økonomisk oppgjør i kap. V og gjennomføring i kap. VI tilsvarende for kirkelig fellesråd så langt det passer. Bispedømmerådene utøver den myndighet som i inndelingslova er lagt til Fylkesmannen. Leder: Ragnvald Madland tlf epost info@ra-ma.no Side 1 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

25 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal Siden sammenslåingen av fellesrådene er en følgeeffekt av kommunereformen, kan vi ikke si at målsetting med sammenslåingen er blitt grundig drøftet. Når det nå blir en realitet, ser vi likevel at det er en del potensielle gevinster å hente ved gjennomgang av organisasjonen, profesjonalisering av de administrative rutinene, kompetanseheving på ulike områder, og generell styrking av de eksisterende fagmiljøene. Det er stor bevissthet på disse verdiene i prosjektarbeidet. Det er fastsatt et mandat for arbeidet i fellesnemnda, og en første versjon av en prosjekt- og framdriftsplan (vedlagt). Oppgaven med å slå sammen de kirkelige administrasjonene i Mandal, Lindesnes og Marnardal til ett fellesråd i nye Lindesnes kommune koster penger og arbeidsinnsats. Staten har forutsatt at fellesrådenes engangskostnader skal dekkes av det tilskuddet som kommunene får, jf. Kommunal- og moderniseringsdepartementets veileder pkt 4.4.9: For eksempel vil kirkelige fellesråd slås sammen som følge av kommunesammenslåing. Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen. De oppgavene som fellesrådene har i forberedelsene til et nytt, sammenslått fellesråd, er parallelle til de som kommunene har, naturligvis i mye mindre målestokk. Risikoen for skadevirkninger for virksomheten er i prinsippet den samme, dersom fellesrådene ikke klarer å gjennomføre en god prosess. Derfor er det nødvendig at fellesrådene får tilstrekkelige midler til å drive prosjektet, gjennomføre møter i fellesnemnda, legge til rette med god informasjon og møtepunkter med de tilsatte, og tilpasse/anskaffe og ev. fornye arbeidsplassene og de verktøyene som det nye fellesrådet vil trenge for å komme i normal drift. Nå, ved starten av prosjektperioden, er det en del forhold det er mulig å kostnadsberegne eller estimere. Det er imidlertid en del kostnader, særlig knyttet til IKT-løsninger, opplæring på nye systemer, justering av kontorarbeidsplasser mv. som nettopp arbeidet i prosjektet skal avdekke og beregne. Det er derfor nødvendig at den kirkelige fellesnemnda kommer med en søknad til den kommunale fellesnemnda i to omganger: Den ene nå, den andre delen om ca et år eller når nemnda har skaffet seg nødvendig oversikt over behovene. Nedenfor følger beregning av de kostnadene Lindesnes kirkelige fellesnemnd trenger for å gjennomføre sammenslåing på en forsvarlig måte. Fellesnemnda består av 6 representanter fra fellesrådene, pluss kommunal representant og prosten. Godtgjøringene fastsatt for prosjektperioden er på nivå med andre fellesråd i landet med tilsvarende innbyggertall i kommunen. Fellesnemnda har sett det som viktig at arbeidet i dette prosjektet blir løst godt innenfor den gitte tidsrammen, og at de vedtatte godtgjøringene er med å underbygge og motivere til dette. Det er lagt opp til at den kirkelige fellesnemnda skal utarbeide budsjett og økonomiplan for det nye fellesrådet fra 2020 iht. forskrift om økonomiforvaltningen i løpet av I god tid før dette, må det være kontakt med den kommunale fellesnemnda om områder for, og det kalkulatoriske nivået på tjenesteyting, jf. kirkeloven 15 fjerde ledd, og om fastsetting av avgifter, jf. gravferdsloven 21 annet ledd. Leder: Ragnvald Madland tlf epost info@ra-ma.no Side 2 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

26 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal Kostnadsberegning for sammenslåing av fellesrådene, Lindesnes Sum Prosjektleder, 25% stilling inkludert sosiale utgifter Prosjektleder, driftsutgifter, kurs fellesnemnda Prosjektleder, kjøregodtgjøring Møtegodtgjøring (honorar) inkludert AGA, kr 800 pr møte Møtegodtgjøring leder/nestleder (honorar) inkl AGA, kr pr møte Grunnhonorar leder inkludert AGA, kr pr år Grunnhonorar nestleder inkludert AGA, kr pr år Kjøregodtgjøring fellesnemnda Tapt arbeidsfortjeneste medlemmer i fellesnemnda Møteutgifter fellesnemnda Samlinger menighetsråd/tilsatte Sum Utgifter til IKT, kontor mv (grovt estimat), spesifiseres i 2018 Tilpassing av eksisterende telefon/dataløsninger Etablering av ny server, inkludert konsulenttjenester Nytt arkivsystem Opplæring Tilpassing av kontorarbeidsplasser/terminaler Lisenser Sum Sum total Fellesrådene har både digitale og papirbaserte arkiv som må samordnes. Det søkes om kr for å dekke kjente/beregnbare utgifter for sammenslåing nå. Det søkes om ytterligere dekning av utgifter for samordning/anskaffelse av IKT-løsninger for det nye fellesrådet og tilpassing av kontorarbeidsplasser ca. høsten Foreløpig estimat kr Lindesnes kirkelig fellesnemnd tar forbehold om justering av dette beløpet. Hilsen Lindesnes kirkelige fellesnemnd Ragnvald Madland leder Steinar Moen prosjektleder Leder: Ragnvald Madland tlf epost info@ra-ma.no Side 3 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

27 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal Prosjekt- og framdriftsplan, versjon august 2017 I planen er det brukt følgende fargekoder som refererer seg til inndelingen i mandatet: Tilsettinger Prosjektperioden Økonomi/eiendom Gravferdsforvaltning Personal Organisasjon Samarbeid, kultur og kommunikasjon Annet Tema/område/sak Tid 1. Tilsetting av prosjektleder midlertidig fram til 1. oktober Jun Nemndas arbeidsform og kompensasjoner Aug Medbestemmelse i prosjektperioden Aug Informasjonsstrategi og kanaler Aug Søknad om dekning av kostnader til sammenslåing, 1. del Aug Prosjektplan v1 Aug Organisasjon og ledelsesstruktur, 1. gang Sep Personalpolitisk profil for virksomhetsoverdragelsen Sep Oppnevning av arbeidsgrupper Sep IKT-systemene, 1. gang Sep Kurs for fellesnemnda i KA-regi Okt Økonomi og eiendom, 1. gang Okt Valg av revisor Okt Tjenesteyting fra kommunen, 1. gang Okt Budsjett for driftsmidler i prosjektperioden Okt Tilsetting av prosjektleder for resten av prosjektperioden Nov Møte med kommunal fellesnemnd om tjenesteyting/avgifter Nov Samling med alle tilsatte Nov Bygninger/anlegg, vedlikeholdsplan, 1. gang Nov Organisasjon og ledelsesstruktur, 2. gang Jan Stillingsoversikt og arbeidsplasser/kontorforhold Jan IKT-systemene, 2. gang Feb Søknad om dekning av kostnader til sammenslåing, 2. del Feb Gravferdsforvaltningen, 1. gang Mar Samling for alle menighetsråds-/fellesrådsmedlemmer Mar Samling med alle tilsatte Mar Økonomi og eiendom inkl avgiftsnivå, 2. gang Apr Tjenesteyting fra kommunen, 2. gang Apr Stillingsbeskrivelser for administrative stillinger Mai Avtaler om renhold, husleie, andre tjenesteleverandører Mai Forberedelse av virksomhetsoverdragelsen Sep Samling med alle tilsatte Okt 2018 Leder: Ragnvald Madland tlf epost info@ra-ma.no Side 1 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

28 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal 33. Ev. utlysing av kirkevergestillingen Jan Reglementer/vedtekter, 1. gang Feb Vernetjenesten, HMS-rutiner Mar Budsjett 2020 og økonomiplan , 1. gang Apr Samling med alle tilsatte Apr Budsjett 2020 og økonomiplan , 2. gang Mai Oppfølging av grunnbøkene Mai Gravferdsforvaltningen, 2. gang Jun Kirkevalg Sep Reglementer og vedtekter, 2. gang Sep Lønns- og personalpolitiske retningslinjer Sep Møte med de nye menighetsrådene Okt Samling med alle tilsatte Okt Virksomhetsoverdragelse Okt Valg av fellesrådsmedlemmer fra hvert menighetsråd Okt Nye arbeidsavtaler Nov Tillitsvalgts- /medbestemmelsesordning Nov Arbeidsavtale/lederavtale med ny kirkeverge Nov Konstituering av nytt fellesråd Nov Møte mellom nytt fellesråd og alle tilsatte Nov 2019 Leder: Ragnvald Madland tlf epost Side 2 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

29 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal Tema/aktivitet i framdriftsplanen plassert på en lineær tidslinje Jun 2017 Jul 2017 Aug 2017 Sep 2017 Okt 2017 Nov 2017 Des Jan 2018 Feb 2018 Mar 2018 Apr 2018 Mai 2018 Jun 2018 Jul 2018 Aug 2018 Sep 2018 Okt 2018 Nov 2018 Des Jan 2019 Feb 2019 Mar 2019 Apr 2019 Mai 2019 Jun 2019 Jul 2019 Aug 2019 Sep 2019 Okt 2019 Nov 2019 Des Leder: Ragnvald Madland tlf epost info@ra-ma.no Side 3 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

30 Mandat for Lindesnes kirkelige fellesnemnd, fastatt énstemmig av fellesrådene i Mandal, Marnardal og Lindesnes : 1. Overordnet Kirkelig fellesnemnd skal styre arbeidet med å tilrettelegge og gjøre nødvendige vedtak for at et nytt, sammenslått fellesråd i den nye kommunen kan være operativt fra Arbeidet skal gjøres med fokus på 2. å ivareta rammevilkår og administrative støttefunksjoner for virksomheten i det enkelte sokn på best mulig måte at de ansatte blir ivaretatt i overgangsprosessen åpenhet og gjennomsiktighet i beslutningsprosessene en effektiv og rasjonelt drevet organisasjon etter sammenslåing gode relasjoner til menighetsrådene, kommunen(e), prestetjenesten og de tilsatte/tillitsvalgte. For å oppnå dette, gis fellesnemnda fullmakter iht nedenstående. Beslutninger som må tas av fellesnemnda, men som ikke omfattes av dette mandatet, må vedtas likelydende i fellesrådene i Mandal, Marnardal og Lindesnes. Dette inkluderer ev. justert mandat. Tilsettinger Fellesnemnda har fullmakt til å tilsette prosjektleder, og utarbeide stillingsbeskrivelse og delegasjonsfullmakt til vedkommende. Fellesnemnda har fullmakt til å tilsette kirkeverge for det nye fellesrådet, som kan tiltre seinest 1. desember 2019, og inngå lederavtale med vedkommende. Fellesnemnda kan opprette et tilsettingsutvalg som innstiller til fellesnemnda. Før nytilsettinger skjer i administrative stillinger i resp. fellesråd i prosjektperioden, skal det innhentes uttalelse fra fellesnemnda for å sikre en hensiktsmessig personalforvaltning i forhold til framtidig bemanningsplan for administrative stillinger. 3. Prosjektperioden Fellesnemnda utarbeider prosjektbeskrivelse og framdriftsplan for arbeidet fram til Fellesnemnda søker om prosjektmidler fra den kommunale fellesnemnda for å dekke engangskostnader i forbindelse med etablering av det nye fellesrådet. Fellesnemnda utarbeider budsjett for prosjektmidlene, og fører regnskap for bruken. Fellesnemnda utarbeider organisasjonskart for prosjektarbeidet og ev. fastsetter mandat/tildeler arbeidsoppgaver/delegerer fullmakter til et arbeidsutvalg, prosjektgruppe, arbeids-/temagrupper mv. Fellesnemnda innhenter råd fra eksterne faginstanser etter behov og innenfor eksisterende økonomisk ramme. Side 1 av 3

31 Økonomi/eiendom Fellesnemnda har fullmakt til å samordne og organisere det nye fellesrådets økonomi, herunder harmonisering av avgifter med forslag til kommunal fellesnemnd mv. Fellesnemnda velger økonomisystem og revisor for det nye fellesrådet. Inntil det nye fellesrådet får eget organisasjonsnummer, ligger formelt økonomiforvaltningen, arbeidsgiveransvaret og arkivansvaret for sammenslåingsprosjektet til et av de tre fellesrådene som fellesnemnda bestemmer. Fellesnemnda utarbeider budsjett for 2020, og forslag til økonomiplan Fellesnemnda har fullmakt til å inngå nye tjenesteytingsavtaler med den kommunale fellesnemnda. Fellesnemnda har fullmakt til å reforhandle, si opp og ev. inngå nye avtaler med tjenesteleverandører som IKT, renhold/renovasjon, regnskapsføring o.a., og reforhandle, si opp og inngå de leieavtalene som er nødvendige/hensiktsmessige for det nye fellesrådet. Fellesnemnda utarbeider en plan for endringer i grunnbøkene. Gravferdsforvaltning Gjennomgå organiseringen av gravferdsforvaltningen, inkl. meldingsrutiner. Avklare ressursbehov, personell og utstyr, for samlet drift, jf. tjenesteytingsavtale med kommunen. Personal Fellesnemnda har fullmakt til å fastsette bemanningsplan for det nye fellesrådets administrative stillinger som skal gjelde fra Fellesnemnda utarbeider nye stillingsbeskrivelser for aktuelle stillinger knyttet til denne bemanningsplanen. Fellesnemnda gjennomfører virksomhetsoverdragelse iht aml kap 16 og utarbeider/inngår nye arbeidsavtaler med samtlige tilsatte. Fellesnemnda fastsetter overordnede lønns- og personalpolitiske retningslinjer, både for selve virksomhetsoverdragelsen, og for det nye fellesrådet. Fellesnemnda etablerer ordninger for medbestemmelse knyttet til beslutninger i prosjektperioden iht reglene i Hovedavtalen, i samarbeid med de tillitsvalgte. Fellesnemnda avtaler tillitsvalgtordning og struktur for vernetjenesten/hms-rutiner for det nye fellesrådet, inkludert avtale med bispedømmerådet vedr. samordning med prestetjenesten. 7. Organisasjon Fellesnemnda har fullmakt til å fastsette det nye fellesrådets organisasjonsplan, herunder lederstrukturen administrative enheter og delegasjon til disse lokalisering av menighetskontorer og rammer for drift av disse intern saksgang for administrative saker avklaring av forholdet mellom fellesrådets og menighetsrådenes oppgaver og ansvar tjenestesteder for tilsatte pr reglementer/vedtekter Side 2 av 3

32 8. Samarbeid, kultur og kommunikasjon Fellesnemnda skal ha oppmerksomhet på og iverksette tiltak for å etablere en felles organisasjonskultur både hos rådsmedlemmer og tilsatte. Fellesnemnda skal i hele prosjektperioden sørge for god og kontinuerlig informasjon om prosessen overfor fellesråd, menighetsråd og tilsatte. Kopi av innkallinger med vedlegg til fellesnemndas møter, og protokoller fra møtene sendes samtlige fellesrådsmedlemmer i Mandal, Lindesnes og Marnardal til informasjon. Fellesnemnda skal ha oppmerksomhet på prestetjenesten i det nye fellesrådet, og bidra til gode samarbeidsforhold med prosten og bispedømmekontoret. Fellesnemnda skal ha oppmerksomhet på samarbeidet med den nye kommunen, og etablere rutiner for drøftinger/informasjon om aktuelle temaer underveis. Side 3 av 3

33 Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes Innhold Møtereglement Fellesnemnd Nye Lindesnes... 1 Møter i Fellesnemnd... 2 Forberedelser av saker for Fellesnemnda:... 2 Innkalling til møte. Dokumentutlegging Forfall. Vararepresentanter Hvilke andre enn Fellesnemndas medlemmer tar del i møtet?... 3 Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt Møtets åpning... 3 Rekkefølgen for behandling av sakene... 3 Inhabilitet... 4 Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge Når medlemmene tar del i ordskiftet Møtelederens stilling under ordskiftet Avgrensning og avslutning av ordskiftet Forslag... 5 Prøveavstemning Stemmemåten Forespørsler interpellasjoner Orden i salen og bygningen Bokføring av forhandlingene. Møtets slutt Anmodning om ny behandling av avgjort sak.... 6

34 Møter i Fellesnemnd Forberedelser av saker for Fellesnemnda: Arbeidsutvalg gir innstilling i saker. Leder av fellesnemnda kan fravike og ta saker direkte opp i fellesnemnd med innstilling fra Prosjektleder. I innstillingen skal man kort og oversiktlig gjøre rede for alle vesentlige sider ved saken, samt gi forslag til vedtak. Innkalling til møte. Dokumentutlegging. Fellesnemnda holder møte når den selv bestemmer det, når leder av fellesnemnda finner det påkrevd, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Leder av fellesnemnda kaller Fellesnemnda sammen til møte. Innkallingen skal inneholde opplysninger om de saker som skal behandles. Innkallingen sendes hvert medlem av fellesnemnda og de vararepresentanter som skal møte med 7 dagers varsel. Innkallingen legges samtidig ut til offentlig ettersyn på kommunenes hjemmeside. Dette gjelder ikke dokumenter som skal unntas fra offentlighet etter lov om offentligheten i forvaltningen eller annen lov, og heller ikke dokumenter som kan unntas fra offentlighet og som leder av fellesnemnda finner er av den art at de ikke bør bli kjent av andre enn Fellesnemndas medlemmer. Forfall. Vararepresentanter. Kan et medlem eller en innkalt vararepresentant ikke møte i fellesnemnda på grunn av lovlig forfall eller ved inhabilitet, skal vedkommende snarest mulig melde dette til leder av fellesnemnda eller prosjektkontoret og si fra om forfallsgrunnen. Leder av fellesnemnda kaller straks inn vararepresentant etter reglene i kommunelovens 16. Det samme gjøres når leder av fellesnemnda er kjent med at noen må fratre som inhabile i sak som skal behandles på møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Vararepresentanten som er tilstede, eller som om mulig blir kalt inn, trer etter reglene i kommunelovens 16 inn for vedkommende. Et medlem som ankommer etter møtets begynnelse, har rett og plikt til å ta sete med den følge av ev. vararepresentant som har tatt sete, må tre ut, dog etter at sak som er tatt opp er ferdigbehandlet. På samme måte trer vararepresentanten ut dersom en annen vararepresentant som i nummerorden står foran denne, ankommer møte.

35 Førstnevnte vararepresentant som har tatt sete deltar i møtet inntil den sak er ferdigbehandlet som var påbegynt da senere ankommet medlem/vararepresentant innfant seg. Hvilke andre enn Fellesnemndas medlemmer tar del i møtet? Kommunale tjenestemenn. Prosjektleder tar del i møtet med tale- og forslagsrett, personlig eller ved en av sine underordnede. Ungdomsrepresentant Ungdomsrepresentant har møte og talerett. Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt. Leder av fellesnemnda, eller om denne er fraværende nestlederen, leder møtene i fellesnemnda. Dersom begge er fraværende velges en møteleder ved flertallsvalg, jfr. kommunelovens 32. Møte holdes for åpne dører. Dog kan fellesnemnda etter kommunelovens 31 pkt. 3 gjøre vedtak om at en enkelt sak skal behandles for stengte dører. Forhandlinger om dette foregår for stengte dører hvis møtelederen krever det eller fellesnemnda vedtar det. Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter fellesnemndas medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være tilstede, å bevare taushet om opplysninger som er taushetsbelagt i lov eller i medhold av lov. Jf. veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett - kommuneloven 40 nr. 5, er det ikke adgang til å pålegge folkevalgte en generell taushetsplikt om opplysninger selv om disse er unntatt offentlighet etter offentlighetsloven. Likeledes er det ikke adgang til å pålegge taushetsplikt om forhandlingene i lukkede møter, kun om opplysninger som er taushetsbelagt i lov, eller i medhold av lov. Taushetsplikten varer inntil annet måtte bli bestemt. Møtets åpning Møtet starter med 15 min. til åpen spørretime hvor fellesnemndsmedlemmer kan rette spørsmål til leder av fellesnemnda. Etter spørretimen starter ordinært nemdsmøte og møtelederen orienterer om fraværene medlemmer og de vararepresentantene som skal møte for den. Er det lovmessig minste antall tilstede, jfr. kommunelovens 33, erklæres møtet satt. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og vararepresentanter som møter etter orienteringen, melder seg til møtelederen før de tar sete. Rekkefølgen for behandling av sakene. Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke er nevnt i innkallingen.

36 Er det under orienteringen reist tvil om gyldigheten av noe forfall, behandles først dette, Deretter behandles de saker som er nevnt i innkallingen, og i den orden de er nevnt der. Fellesnemnda kan vedta annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller Fellesnemnda vedtar å utsette forhandlingene om den. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til nemndsmøtet, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot at den avgjøres. I så fall sendes den til den kommunale instans den hører under, eller den føres opp til behandling i senere fellesnemnd. Inhabilitet Den som etter kommunelovens 40, jfr. forvaltningslovens kap. II er inhabil i en sak, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Fellesnemnda avgjør habilitetsspørsmålet. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge. Møtelederen leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen, gjengir det forslag eller den uttalelse prosjektlederen måtte ha gitt, om denne ikke er sendt medlemmene før møtet. Er det gitt innstilling i saken leses denne opp, og det redegjøres for ev. dissens innen den forsamling som har gitt innstilling. Videre redegjøres det for ev. dokument som er kommet inn etter at innstillingen var lagt fram. Møtelederen redegjør for saken så langt vedkommende finner det påkrevd. Møtelederen spør om noen ønsker ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. Når medlemmene tar del i ordskiftet. Talerstolen benyttes og representanten retter sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Vedkommende skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at det blir gjort. Representanter som går på talerstolen skal holde seg til det saken gjelder. Upassende eller fornærmelig atferd eller tale er ikke tillatt. Slik atferd eller tale skal påtales av møteleder. Dersom en representant setter seg ut over disse møtereglene, kan møteleder gi vedkommende en advarsel, som gjentas dersom det er nødvendig. Hvis representanten likevel ikke retter seg etter møtereglene, setter møteleder under avstemning om vedkommende skal fratas ordet eller vises bort fra forhandlingene for dagen. Møtelederens stilling under ordskiftet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor utredningen ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal han tegne seg på talerlisten i likhet med de øvrige representantene.

37 Avgrensning og avslutning av ordskiftet. Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan fellesnemnda med 2/3 flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan med alminnelig flertall gjøres unntak for prosjektleder, leder og for hver politisk partigruppe innen forsamlingen og for anledningen er valgt som ordfører for andre grupper innen forsamlingen når møtelederen har fått melding om slikt valg før ordskiftet begynner. Finner fellesnemnda at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å slutte ordskiftet om saken. Forslag Forslag kan settes fram av fellesnemndas medlemmer og av prosjektleder. Forslag skal leveres inn skriftlig/elektronisk til møtelederen. Går forslaget ut på hvem som skal velges eller ansettes, eller på at den sak som behandles skal utsettes, sendes til annet kommunalt organ, eller på at forslag ikke skal vedtas, kan det gis muntlig. Skriftlige forslag skal undertegnes av forslagsstiller. Møtelederen refererer forslaget. Saken tas opp til avstemning. Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Fra da og til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate saken før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme. Ved valg kan blank stemmeseddel brukes, jfr. kommunelovens 40. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskiftet om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemningsspørsmålet. Prøveavstemning. Før endelig avstemning i en sak, kan forsamlingen vedta prøveavstemninger, som ikke er bindende. Er innstilling eller det forslag som det skal stemmes over delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt i tilfelle også her etter en prøveavstemning over hele innstillingen eller hele forslaget. Stemmemåten. Avstemningen iverksettes på en av disse måter: Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det.

38 Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag, til å rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, rekker opp hånden. Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Benyttes ved valg og ansettelse av tjenestemann. Står ved avstemningen stemmene likt, gjør møtelederens stemme utslaget. Dette gjelder likevel ikke ved valg, jfr. kommunelovens 38, da avgjøres valget ved loddtrekning. Forespørsler interpellasjoner. Utenfor de saker som er ført opp i innkallingen til møtet, kan hvert medlem av fellesnemnda gjøre forespørsler som rettes til leder av fellesnemnda. Slik forespørsel må være meldt til leder av fellesnemnda i god tid før møtet, i regelen minst 2 dager forut, og den bør være skriftlig. Forslag (om realiteten) som settes fram i forbindelse med slik forespørsel, kan ikke avgjøres i møtet dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot det. Orden i salen og bygningen. Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Han skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene tømmes eller vise vedkommende tilhører ut. Bokføring av forhandlingene. Møtets slutt. Fellesnemnda fører bok for møtene sine. I møteboka føres inn for hvert møte møtested og tid, fraværende medlemmer og møtende vararepresentanter. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, bokføres dette slik at en av boka sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte. Sakene bokføres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres de forslag som blir satt fram. Møtelederen eller fellesnemnda i tilfeller protest blir reist mot denne avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Etter møtet tas utskrift av møteboka. Denne behandles som referatsak i påfølgende møte. Anmodning om ny behandling av avgjort sak. Arbeidsutvalg kan avslå anmodning om å ta opp til ny behandling sak som lovlig er avgjort av fellesnemnd, når anmodningen kommer inn før det er gått tre måneder fra den dag da fellesnemnda gjorde endelig vedtak i saken.

39 Politisk organisering og delegasjon Fellesnemnd Nye Lindesnes

40 Innhold Innledning... 3 Målsetning... 3 Delegeringsprinsipper... 4 Fellesbestemmelser... 4 Service... 4 Åpenhet... 4 Lojalitet... 4 Rettssikkerhet... 4 Samspillet mellom politikk og administrasjon... 5 Politisk organisering... 5 Grenseoppgang mellom politikk og administrasjon... 5 Politisk og administrativt ansvar... 5 Det er et politisk ansvar å:... 5 Det er prosjektleders ansvar å:... 6 Retningslinjer for valg til politiske organer... 6 Leder av fellesnemnd... 6 Arbeidsutvalg/partssammensatt utvalg/nestleder av fellesnemnda... 6 Politisk organisering og styringsstruktur... 6 Fellesnemnda... 6 Arbeidsutvalget... 6 Ad hoc-utvalg... 7 Partssammensatt utvalg... 7 Bruk av delegert myndighet... 8 Fullmakt... 8 Saksforberedelse for politiske organer... 8 Videredelegering... 8 Tvil... 9 Leder av Fellesnemnda... 9 Myndighet ved administrasjonens inhabilitet... 9 Prosjektlederen... 9 Klage på vedtak... 11

41 Innledning Stortinget har besluttet at kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal skal slås sammen til en ny kommune Lindesnes. Inndelingsloven 25 krever en fellesnemnd. Den er oppnevnt av de tre kommunene og skal virke fra denne dato og frem til Fellesnemnda skal etter enighet mellom kommunene bestå av 5 representanter fra hver kommune. I tillegg er det besluttet at det skal etableres et arbeidsutvalg bestående av leder av fellesnemndene i de tre kommunene pluss ytterligere 1 representant fra hver kommune. Det er også besluttet at det etableres et partssammensatt utvalg bestående av arbeidsutvalget som suppleres med 1 tillitsvalgt fra hver kommune. I perioden fra frem til er det ansatt en prosjektleder. Selv om politikere og administrasjonen har et felles ansvar for at de involverte i kommunereformprosessen ivaretas på en forsvarlig og etisk akseptabel måte, ligger hovedansvaret politisk. Det er fellesnemnda som kollegium som har det overordnede ansvar når noe går galt på det etiske området. Ansvaret kan ikke delegeres nedover til administrasjonen. I spenningsfeltet mellom politikk og administrasjon samlet eller hver for seg, vil det være viktig for både politikere og administrasjonen; At innbyggere/brukere står i sentrum for all kommunal tjenesteyting, forvaltning og utvikling. At man videreutvikler arenaer for idéutvikling og uformell drøfting i politiske og administrative organer. Å arbeide for en kultur preget av klar kommunikasjon, åpenhet, trygghet og tillit. At man er aktive i å delta i utviklingsarbeid. Dette reglementet blir fundamentet i prosjektleders arbeid med det administrative delegasjonsreglementet/ansvarsmatrisen. Styringsrollen til politikerne er basert på tilfredsstillende rapporteringsrutiner. Politikere og administrasjon vil som følge av dette reglementet måtte jobbe frem gode styringsindikatorer. Myndighet lagt til fellesnemnda er besluttet i kommunestyrene En viktig målsetning for å delegere myndighet er å gjøre arbeidsformer og vedtaksprosesser mest mulig fornuftig og effektive. Ved å delegere myndighet fra Fellesnemnda til andre organ gir en politikerne mer tid til å drøfte og vedta saker og retningslinjer som er av overordnet og prinsipiell karakter. Målsetning Å sørge for å gi fellesnemnda anledning til å kunne konsentrere seg om de viktige og prinsipielle sakene. Å legge til rette for politiske verksteder der beslutninger fremkommer etter involvering og deltakelse. Å legge til rette for både brukermedvirkning og innbyggermedvirkning. Å engasjere ungdom i utviklingen av den nye kommunen. Å klargjøre hvilke saker administrasjonen skal avgjøre uten politiske vedtak.

42 Delegert myndighet gir de politiske utvalgene og/eller prosjektleder myndighet til å kunne iverksette tiltak og lede omstillingen innen de rammer som er vedtatt i fellesnemnda gjennom budsjett og planer. Delegert myndighet er en tillit som blir vist vedkommende utvalg eller prosjektleder til å opptre på fellesnemndas vegne og bistå med å realisere fellesnemndas vilje. Delegeringsprinsipper Følgende prinsipper er lagt til grunn for utarbeiding av reglementet. I fellesnemnda skal vi: På en tydelig måte vise hvem som har ansvar og myndighet. Plassere avgjørelsesmyndigheten til lavest mulig nivå. Legge til rette for effektive vedtaksprosesser. All delegert myndighet skal utøves i tråd med de saksbehandlingsregler som gjelder og følge gjeldende lover, forskrifter, retningslinjer og god forvaltningsskikk. Fellesbestemmelser Service Alle som har saker til behandling i eller som henvender seg til fellesnemnda, skal sitte igjen med en opplevelse av god service - selv om ikke alle kan få sine ønsker innfridd. Forvaltningslovens regler om svarfrist - også foreløpig svar - skal følges. Åpenhet Administrasjonen og det politiske miljøet skal legge vekt på en åpen dialog bygget på tillit og respekt. Begge parter skal ta initiativ til å informere når den mener å ha relevant informasjon å gi. Når delegert myndighet er utøvd, skal det meldes tilbake til gjeldende politisk organ. Lojalitet Ansatte med delegert fullmakt skal aldri overfor partene eller media kritisere de politiske retningslinjer som er gitt for behandling av enkeltsaker. Politikeres kritikk av administrative avgjørelser eller saksbehandling tas opp med prosjektlederen på en praktisk måte som beskrevet i kapittel vedrørende «Åpenhet». Rettssikkerhet Alle som har saker til behandling skal sikres en korrekt behandling i tråd med forvaltningslovens prinsipper.

43 Samspillet mellom politikk og administrasjon Politisk organisering Fellesnemnda Arbeidsutvalg Partssammensatt utvalg 15 medlemmer 6 medl. 9 medl. Grenseoppgang mellom politikk og administrasjon Den politiske styringsmodellen skal bidra til: en ansvarliggjøring av fellesnemnda at demokratiaspektet ivaretas ved at de fleste politiske avgjørelsene fattes i fellesnemnda at alle i sterk grad deltar ved politiske avgjørelser i plenum at helhetsperspektivet ivaretas og sektortenkningen reduseres at en i stor grad kan unngå problemer med saksfordeling og kompetanseproblematikk i forhold til evt. utvalg. Modellen innebærer at fellesnemndas medlemmer blir aktivisert i styringsfunksjonen og mindre i enkeltsaker. Fokus flyttes til behandling av temaer, saksområder og ivaretakelse av utviklingsperspektivet. Modellen vektlegger en klar rolledeling mellom politikk og administrasjon, og baseres på stor grad av delegering og ansvar til prosjektlederen i omstillingsarbeidet. Det skal være et skille som markerer hvor politikken slutter og administrasjonen begynner, og hvor administrasjonen slutter og politikken begynner. Det skal etableres felles møteplasser som skal invitere til god dialog og med klare forpliktelser til aktørene: Til å forholde seg til det som er deres rolle i styringen Til å benytte de kommunikasjonskanaler som er korrekte i de enkelte sammenhenger. Til å ivareta hensynet til gjensidig informasjonsplikt. Til å holde en høy standard i samspillet mellom politikk og administrasjon. Politisk og administrativt ansvar Det er et politisk ansvar å: Sørge for at administrasjonen i god tid før møter i folkevalgte organer blir gjort kjent med nye opplysninger i sak på dagsorden, som er kommet til politisk kunnskap. Stille krav til administrasjonen. Sørge for å delegere nødvendig myndighet til prosjektleder Sikre god kontroll Prioritere de økonomiske rammer Sørge for en arbeidsgiverpolitikk Foreta en prioritering mellom de oppgaver/oppdrag som gis til administrasjonen. Forplikte seg på vedtatte overordnede mål.

44 Det er prosjektleders ansvar å: Bidra til en utadrettet og serviceorientert prosjektgjennomføring. Utvikle en prosjektorganisering som akter å ta de strategiske føringer lagt i fellesnemnda ut i organisasjonen med entusiasme og begeistring. Styrke samarbeidet på tvers i organisasjonen. Ha fokus på de beste tjenester innenfor de rammer som Fellesnemnda har bevilget. Fremme et klima preget av kreativitet, nytenkning og vilje til forandring. Etablere systemer for å sikre riktige tjenester til riktig kvalitet Ta resultatvurderingene på alvor. Utarbeide konsise og lettfattelige saksdokumenter med gode drøftinger Sikre oppfølging av vedtak og oversendelser fra folkevalgte organer. Videreutvikle gode tilbakemeldingsrutiner fra prosjektet til folkevalgte organer. Sørge for gjennomgående administrativ kvalitetssikring. Retningslinjer for valg til politiske organer Leder av fellesnemnd Fellesnemnda velger på konstituerende møte leder. Valget foretas etter reglene i kommuneloven. Arbeidsutvalg/partssammensatt utvalg/nestleder av fellesnemnda Fellesnemnda velger på konstituerende møte arbeidsutvalg, partssammensatt utvalg og nestleder. Valget foretas etter reglene i kommuneloven. Politisk organisering og styringsstruktur Følgende modell legges til grunn for den politiske organiseringen i Fellesnemnda: Fellesnemnda 15 medl. Øvrige utvalg: Arbeidsutvalg Partssammensatt utvalg 6 medl. 6 medl. + tillitsvalgte 3 stk. Ad hoc-utvalg (oppnevnes for enkeltsaker/utredninger) Fellesnemnda Består av 15 representanter Fellesnemnda er øverste myndighetsorgan i Prosjekt Nye Lindesnes. Se for øvrig fellesnemndas mandat Arbeidsutvalget Består av 6 medlemmer. Disse velges av og blant fellesnemndas medlemmer. Arbeidsutvalget har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker innenfor de begrensninger og rammer som fellesnemnda beslutter. Arbeidsutvalget er for øvrig et forberedende organ til sakene som skal behandles i fellesnemnda.

45 Myndighet til å treffe vedtak eller gi uttalelse. Det er ikke tillatt å gå ut over de rammene fellesnemnda har fastsatt. Arbeidsutvalget fastsetter lønn og avgjør andre lokale avtaler for prosjektleder i h.h.t. kap i Hovedtariffavtalen. Ad hoc-utvalg Opprettes av Fellesnemnda til å utrede spesielle oppgaver av stor politisk og prinsipiell betydning. Fellesnemnda oppnevner medlemmer i ad hoc-utvalg. Utvalgene kan variere i størrelse, og det kan også oppnevnes personer som har særskilt interesse eller innsikt i et tema og som ikke sitter i Fellesnemnda. Utvalget oppløses så snart oppgaven(e) er løst. Myndighet: Ingen selvstendig vedtaksmyndighet. Utfører enkeltstående utredninger på oppdrag av og med mandat gitt av oppnevnende organ. Prosjektleders utredningsrett og -plikt For at Prosjektleders utredningsrett og -plikt skal ivaretas, særlig for å sikre at faglige, økonomiske og forvaltningsmessige hensyn blir ivaretatt, skal innstillinger/ sluttrapporter fra ad hoc-utvalg oversendes til administrasjonen for saksutredning før saken legges fram for ordinær politisk behandling i fellesnemnda. Partssammensatt utvalg Består av 9 medlemmer. Arbeidsutvalget og 3 som oppnevnes av og blant de ansatte (arbeidstakerorganisasjonene) 1 fra hver kommune. Har ansvar for å behandle saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Ansvars- og arbeidsområder Partssammensatt utvalg ivaretar funksjonen etter kommunelovens 25 og Hovedavt. 4. Partssammensatt utvalg ivaretar de oppgavene som har tilknytning til kommunens arbeidsgiverfunksjon som ikke Fellesnemnda selv skal ivareta, og med unntak av den myndighet som er delegert til arbeidsutvalg eller prosjektleder. Delegering I henhold til kommunelovens 25 (jfr ), delegeres det til det partssammensatte utvalget selv å treffe avgjørelser på kommunens vegne etter følgende sakstyper og lover, og som ikke er delegert til prosjektleder: Overordnede og prinsipielle spørsmål på personalsaksområdet som angår forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og arbeidstakerne, og hvor myndighet ikke er delegert andre. Anke på personalsaker der det er ankemulig, ikke ved ansettelsessaker. Drøfte og gi tilrådinger til: - Fellesnemnda - Prosjektlederen på det personalpolitiske område. Ivareta spørsmål knytta til hovedavtalen som ikke er delegert til andre.

46 Bruk av delegert myndighet All delegert myndighet må brukes i samsvar med lover, forskrifter og retningslinjer, og innenfor gjeldende budsjettrammer og budsjettforutsetninger. Fullmakt Et organ eller tjenestemann kan ikke treffe vedtak uten å ha fullmakt til å avgjøre den aktuelle saken. I forbindelse med beslutning om delegering av myndighet skal det fastsettes hvordan, og til hvem tilbakerapportering skal skje. Dette betyr likevel ikke at det delegerte organet kan Sette i gang nye tiltak ut over budsjettet eller gjøre vesentlige endringer i dette i strid med fellesnemndas ønsker Inngå økonomiske forpliktelser ut over budsjett. Saksforberedelse for politiske organer Saksfremstillinger for alle politiske organ skal legge vekt på sakens prinsipielle, skjønnsmessige, samfunnspolitiske og kontroversielle sider. Faglige og administrative hensyn og synspunkter bør fremgå. Alle saksframlegg til politiske organer er i prinsippet prosjektlederens saksfremlegg, og alle forslag i sakene er prosjektlederens, så sant ikke annet framgår av særlov. Det innebærer at alle saksframlegg som skal til politisk behandling skal godkjennes av prosjektlederen selv eller av den prosjektlederen bemyndiger. I tvilstilfeller avgjør lederen, etter forslag fra prosjektlederen, hvilket politisk organ som skal behandle en sak. Videredelegering Delegering beror på en tillit som fellesnemnda gir andre for at disse skal kunne bistå med å virkeliggjøre fellesnemndas vilje. Organ som blir gitt en delegert myndighet, kan normalt delegere hele eller deler av myndigheten videre til underordnet organ eller til prosjektlederen. Organ kan ikke delegere myndighet til andre tjenestemenn enn prosjektlederen. Prosjektlederen kan normalt delegere videre til kommunale tjenestemenn, unntatt i de tilfeller det i delegasjonsreglementet er presisert at delegering er gitt til «prosjektlederen selv». Delegeringen må da utøves av prosjektlederen eller dennes stedfortredere. Det skal foreligge anvisninger for hvordan delegert myndighet til prosjektlederen skal utøves, herunder hvem som er gitt videredelegerte fullmakter. Dette meldes til arbeidsutvalget. Den som delegerer kan begrense adgangen til å delegere videre ved å delegere kun til funksjonen "selv". Ved bruk av delegert myndighet bør det så langt mulig i vedtak framgå at vedtaket er fattet i medhold av delegert myndighet. Når evt. (sær)lover ligger til grunn for vedtaket skal dette framgå.

47 Videre skal det i partsforhold og i alle enkeltvedtak opplyses om klageadgang enten som del av vedtaket eller i eget vedlegg. Tvil Er det organ som har fått delegert myndighet i tvil om hvordan fellesnemnda, eller det organ som har delegert denne myndigheten, ønsker at en type saker skal behandles, legges saken fram for prinsipiell drøfting og avklaring. Leder av Fellesnemnda Myndighet ved hastesaker Leder av Fellesnemnda delegeres myndighet i henhold til kommunelovens 9 nr. 5 til å treffe vedtak i enkeltsaker som ikke er av prinsipiell art, som i reglementet er delegert til et politisk utvalg, dersom utsettelse av tidshensyn eller annen tvingende grunn vil være til ulempe for saken eller for den saken gjelder, og det ikke er mulig å innkalle vedkommende utvalg Vedtak fattet etter denne bestemmelse skal snarest mulig refereres for det aktuelle politiske organ. Representasjon Leder av fellesnemnda gis myndighet til å møte på fellesnemndas vegne ved representasjon av Nye Lindesnes Leder av Fellesnemnda kan delegere denne myndigheten i hvert enkelt tilfelle. Myndighet ved administrasjonens inhabilitet Leder av fellesnemnda delegeres myndighet til å treffe vedtak i kurante saker som er delegert til prosjektlederen i de tilfeller hvor prosjektlederen selv er inhabil. Hvis en er inhabil til å avgi innstilling til politiske organer, skal leder av fellesnemnda anmode en annen om å behandle saken og gi innstilling. Prosjektlederen Ansvars- og arbeidsområder Prosjektlederen er øverste leder av prosjektet. Prosjektlederen er ansvarlig for organisering, samordning og planlegging av prosjektets administrative virksomhet. Prosjektlederen skal ha et særlig ansvar for å: Lede prosjektets arbeid med å forberede saker for de folkevalgte organer og se til at disse er forsvarlig utredet bla. med hensyn til helhetsperspektiv og konsekvenser for økonomi, personell og publikums krav. Iverksette de vedtak som blir gjort i politiske organer Bidra til å utvikle kommunens tilsatte innenfor en fleksibel og effektiv organisering av prosjektet Sørge for god forvaltning og effektiv bruk av de økonomiske ressurser, herunder en effektiv internkontroll Videreutvikle, kvalitetssikre og gjennom innstillinger til politiske organer å foreslå tilpasninger av kommunenes tjenester til de behov innbyggerne har.

48 Lede det administrative strategiske plan- og utviklingsarbeidet i prosjektet. Næringsutvikling i prosjektet Generell myndighet Prosjektlederen har delegert myndighet i alle saker som ikke har prinsipiell karakter, jfr. kommuneloven 23 nr. 4, dersom ikke myndighet ved lov eller reglement er lagt til annet organ. Ved tvil om hvorvidt en sak er av prinsipiell betydning eller ikke, eller dersom det er tvil om hvordan en sak av prinsipiell betydning skal behandles i det politiske system, har leder av Fellesnemnda/utvalgsleder og prosjektlederen ansvaret for å avklare dette. Ved uenighet mellom disse avgjør leder av fellesnemnda/utvalgsleder saken. Prosjektlederen kan delegere sin myndighet videre til sin administrasjon, dersom ikke fellesnemnda har bestemt noe annet. Ved slik intern delegering er det fortsatt prosjektlederen som står ansvarlig overfor Fellesnemnda. Prosjektlederen, eller den han bemyndiger, kan fremme innstilling i alle saker til utvalg og til fellesnemnda. Saker om valg av medlemmer til folkevalgte organer og ombud forberedes og innstilles av prosjektlederen, dog uten forslag til kandidater. Myndighet i økonomiske saker Prosjektlederen har ansvar for, og myndighet til, å disponere over fellesnemndas budsjett. Prosjektlederen har generelt anvisningsmyndighet, dette kan videre delegeres i organisasjonen Prosjektlederen godkjenner krav om kompensasjon for tapt inntekt, møtegodtgjørelse, reise og diett godtgjørelse for politisk oppnevnte innbyggere. Myndighet i personalsaker Prosjektlederen har myndighet til å vedta administrativ organisering i prosjektet, for øvrig vises til Hovedavtalen og AML. Større endringer skal behandles i partssammensatt utvalg Prosjektlederen kan opprette, omgjøre og nedlegge stillinger Prosjektlederen delegeres myndighet til å gjøre vedtak i ansettelsessaker, med de unntak som følger av lovgivningen. Under utøvelsen av denne myndighet skal Hovedavtalens medbestemmelsesregler legges til grunn. Prosjektlederen er kommunens forhandlingsutvalg, og forhandler med organisasjonene i alle saker / hjemler. Prosjektlederen er tilsettingsmyndighet. Tilsvarende foretar prosjektlederen endelig vedtak i omplasseringssaker, oppsigelser og lignende. Denne personalmyndighet kan ikke forvaltes i strid med fellesnemndas egne prioriteringer. Det

49 forutsettes at prosjektlederen forvalter delegasjonsfullmaktene vedr. personal og organisasjon innenfor de til enhver tid gjeldende regler og retningslinjer i hovedavtale, tariffavtaler og lokale særavtalene, samt relevant lovgivning. Ikke-bruk av delegert myndighet Et organ som har fått delegert myndighet til å treffe vedtak eller til å gi uttalelse, kan unnlate å bruke sin myndighet og i stedet legge saken fram for fellesnemnda eller det organet som har delegert myndigheten. Prosjektlederen har en tilsvarende adgang til å legge saker frem for fellesnemnda eller det utvalget som saken naturlig hører under. Omgjøringsrett Et overordnet organ kan av eget tiltak omgjøre vedtak fattet av et underordnet politisk eller administrativt organ i samsvar med forvaltningslovens 35 (jfr. kommuneloven 60), og kan også kreve å få lagt frem for seg aktuelle saker. Melding om "hastevedtak" fattet i medhold av kommunelovens 13 Vedtak gjort i hastesaker etter kommunelovens 13 skal refereres skriftlig for fellesnemnda eller det organ som ordinært skulle gjort vedtaket, i første møte etter at hastevedtaket er fattet. Klage på vedtak Enkeltvedtak som er fattet av et utvalg, prosjektlederen eller den han delegerer videre til, kan påklages dersom ikke annet følger av særskilte lovbestemmelser. Klagen fremmes for underinstansen, som har plikt til å se på om klagen inneholder nye opplysninger eller påpeking av konkrete feil. Hvis underinstansen finner at klagen ikke inneholder nye momenter eller påpeking av konkrete feil, sendes saken med klage til klageorganet for endelig behandling. Hvis underinstansen finner at klagen inneholder nye momenter eller påpeking av konkrete feil som er av en slik art at klagen kan tas til følge, fremmes omgjøringsvedtak.

50 Nye Lindesnes kommune Høringsutkast Planprogram for kommunedelplan For kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal Frist for innspill: 12. mai 2015

51 Høringsutkast til Planprogram for Nye Lindesnes Forord Økonomi Innbyggerne Næringsutvikling Miljø og klima Demokrati Fremdriftsplan og deltakere Opplegg for medvirkning Februar 2015 Styringsgruppen Nye Lindesnes kommune

52 Forord «Nye Lindesnes» har sitt utspring i Kommunereformen som er omtalt i kommuneproposisjonen 2015 og ønsket fra 4 kommuner om å se på mulighetene som etablering av en ny og større kommune gir. Ved utgangen av oktober 2014 hadde mer enn 250 kommuner startet egne utredninger om kommunestruktur. Kommunegrensene i vår region har ikke endret seg siden 1964, mens kommunenes oppgaver er vesentlig endret. Vi vet at kommunene i årene som kommer stadig vil få nye oppgaver, at vi er avhengig av gode fagmiljø for å gi gode tjenester og at samfunnet har endret seg radikalt på 50 år. I løpet av høsten 2014 har det pågått et utredningsarbeid for å forberede en ordinær planprosess der det endelige resultatet skal være en kommunedelplan for den nye kommunen. Utkastet er et resultat av et politisk arbeid der det har vært nødvendig for deltakerne å inngå kompromisser for å komme fram til et felles forslag. Planprogrammet for kommunedelplanen er utviklet gjennom en prosess mellom politikere oppnevnt av kommunestyrene, kommunenes administrasjon og representanter for Fylkesmannen, KS, NHO, og næringslivsaktører. Målsettingen har vært å tegne et ønsket fremtidsbilde av den nye kommunen, og da med et særlig fokus på følgende 5 hovedområder: Tjenester til innbyggerne Næringsutvikling Klima og miljø Demokrati Økonomi Arbeidet med planprogrammet har vært en spennende reise! De som har deltatt har utvist stor grad av respekt for hverandres ståsted, og sammen løftet frem viktige forutsetninger for å kunne lykkes med å etablere en ny kommune basert på det beste vi har å tilby i dag. Dokumentet synliggjør fundamentet for videre samhandling og arbeid med kommunedelplanen, og påpeker spesielt tjenestestruktur, plassering av rådhuset, og behovet for utredning av hvilke «rådhusfunksjoner» som kan ivaretas desentralt. Det er bred enighet om å prioritere oppvekstsektoren og om at en robust skolestruktur er viktig og bør bygge på dagens. Dette utkastet til planprogram er å anse som en oversikt i forhold til hva som må være på plass for den enkelte kommune for å kunne gå videre i Nye Lindesnes. Dokumentet er en oppsummering og systematisering av det som er bestemt av Styringsgruppa til nå, og beskriver ting det er enighet om, konkrete målsettinger, samt forhold som må utredes videre. Styringsgruppa har vært sammensatt av politikere oppnevnt av kommunestyrene, samt én tillitsvalgt fra hver av kommunene. I tillegg har rådmennene deltatt i møtene. Lindesnes Ordfører Janne F. Kristoffersen Varaordfører Per Olav Skutle Politiker Svein Lysestøl Tillitsvalgt Bernt Rølland/Åse Bryn Rådmann Rune Stokke Mandal Ordfører Tore Askildsen Varaordfører Even Sagebakken Politiker Alf Erik Andersen Politiker Sven Seljom Tillitsvalgt Silje Gran Aanonsen Rådmann Knut Sæther Konstituert rådmann Irene Lunde Marnardal Ordfører Helge Sandåker Politiker Doris T. Håland Politiker Hans Svindland Tillitsvalgt Unni Grindland Rådmann Hans S. Stusvik Som varamedlemmer har politikerne Jo Inge Lauen, Anita Christensen, Hannah Dybesland, Ove Nodeland, og Kaare Hjort deltatt i enkelte av styringsgruppas møter. 3

53 Ordfører Tore Askildsen har vært leder av Styringsgruppa. Hans S. Stusvik har ledet prosjektgruppa bestående av rådmennene i de deltagende kommuner. Dagfinn Lauvsland fra Lindesnesregionen har vært prosjektsekretær. Økonomifunksjonene i kommunene har utarbeidet en detaljert rapport som grunnlag for videre arbeid. En arbeidsgruppe bestående av Vilhelm Lunde Holme, Joakim Damkås, Dagfinn Lauvsland og prosjektleder har ført planprogrammet i pennen. Det er lang vei å gå fram til en ny kommune kan etableres, og utredning og planlegging krever ekstra innsats fra mange. Takk til alle som har bidratt! Så ønsker jeg oss alle et verdig og like respektfullt og tillitsvekkende arbeid fremover! Februar 2015 Helge Sandåker Tore Askildsen Janne F. Kristoffersen Ordfører Marnardal Ordfører Mandal Ordfører Lindesnes 4

54

55 Økonomi

56 Kommuneøkonomi er et viktig tema siden den i stor grad påvirker hvilke tjenester kommunen kan gi innbyggerne og handlingsrommet til de folkevalgte. Regjeringens utgangspunkt er at kommunereformen skal bidra til kommuner med et større ressursgrunnlag, og med en mer variert befolknings- og næringssammensetning. Dette skal gi mer bærekraftige og robuste kommuner som vil så sterkere ved uforutsette hendelser og utviklingstrekk samtidig som det legger til rette for en effektiv ressursbruk innenfor begrensede rammer. Forutsetningene til kommunene i regionen er i dag ulike både i forhold til inntekter, eiendeler, gjeld og utgiftsbehov. Dette medfører behov for utredning av hvordan den samlede økonomien i en ny kommune vil bli. I forbindelse med kommunereformprosjektet er det utarbeidet en egen økonomirapport med mange detaljerte nøkkeltall fra kommunens regnskap. I tillegg finnes det på nettstedet Ny Kommune mulighet til å se økonomiske nøkkeltall for dagens tre kommuner og for Nye Lindesnes kommune. En svakhet ved tallene fra Ny Kommune er at dette kun er tall for 2013, noe som blir et «øyeblikksbilde». For flere av kommunene ville en tidsserie over tid i kombinasjon med oppdaterte tall for 2014 gi et riktigere bilde av situasjonen. Tall for 2014 foreligger ikke når dette dokumentet går i trykken, men vil være klare i forbindelse med utarbeidelsen av en eventuell kommuneplan. I kommuneplanen vil man derfor kunne gjøre en grundig analyse av det økonomiske grunnlaget. for Nye Lindesnes basert på oppdaterte tall og med fokus på forventet utvikling fremover Effektivitet Skal man si noe om effektivitet i kommunene må man ta utgangspunkt i både økonomi og kvaliteten/omfanget på tjenestene. Kommunebarometeret dokumenterer at alle de tre kommunene leverer gode og effektive tjenester til innbyggerne. Lykkes man med å hente ut det beste fra hver kommune og trekke dette inn i den nye kommunen er det grunn til å tro at Nye Lindesnes vil kunne bli en av landets beste kommuner på tjenester til innbyggerne og bli en kommune folk ønsker å flytte til. For å analysere effektivitet i et økonomisk perspektiv kan det være nyttig å ta for seg kommunens utgiftsbehov, 7

57 inntekter og økonomiske resultat. I inntektssystemet finner vi «kostnadsindeksen». For 2014 er denne som følger: 2014 Mandal Lindesnes Marnardal Kostnadsindeks 1,0258 1,1105 1,2420 Hadde indeksen for en av kommunene vært 1,0 ville dette betyd at denne kommunen ble ansett som like dyr å drive som en gjennomsnittlig kommune. En ny kommune vil ut fra dette trolig også bli noe dyrere å drive enn snittet for landet. Figuren er hentet fra verktøyet Ny kommune og viser kommunenes driftsinntekter i 1000 kr pr innbygger. Med driftsinntekter menes her summen av skatteinntekter, rammetilskudd, øremerkede tilskudd til løpende drift og gebyrer/salgs- og leieinntekter. Som grafene viser har Marnardal i dag de høyeste driftsinntektene, fulgt av Lindesnes. Slik dette beregnes av Ny Kommune vil en kommune bestående av disse tre kommunene få driftsinntekter pr innbygger på et nivå mellom det Lindesnes og Mandal har i dag. 8 Netto driftsresultat er den mest vanlige indikatoren å bruke for å vurdere økonomien i kommuner og fylkeskommuner. Indikatoren er et uttrykk for hva kommunen har til disposisjon til avsetninger og investeringer når renter og avdrag er betalt. Tradisjonelt har et netto driftsresultat på 3 % vært anbefalt nivå for at kommunen skal kunne opprettholde sin realkapital. Figuren til høyre viser at kommunene har et netto driftsresultat for 2013 fra 1,6 % i Mandal til 8,0 % i Lindesnes. En tenkt ny kommune ville oppnådd et netto driftsresultat på 3,5 % gitt dagens forutsetninger, som for eksempel eiendomsskatt i enkelte av kommunene. Samtidig er dette et øyeblikksbilde for 2013 og en nærmere analyse av utviklingen over tid samt oppdaterte tall for 2014 vil kunne gi et riktigere bilde. Korrigert brutto driftsresultat Brutto driftsresultat sier noe om balansen mellom kommunenes ordinære driftsinntekter og driftsutgifter, altså uten at finansinntekter og -utgifter er tatt med. Korrigert for avskrivninger, mva-kompensasjon fra investeringer og premieavvik knyttet til pensjon hadde kommunene følgende korrigert brutto driftsresultat i 2013: Mandal Marnardal Lindesnes 6,4 % 2,3 % 8,8 % Bildet skiller seg her fra netto driftsresultat, noe som skyldes at kommunene har ulike forutsetninger hva gjelder finansinntekter og finansutgifter. Lokal identitet

58 Innbyggere og bedrifter i regionen betaler i dag eiendomsskatt og ulike kommunale avgifter og gebyrer. Størrelsen på disse varierer mellom kommunene, og endringer i satsene skaper stort lokalt engasjement. I Nye Lindesnes kommune vil slike satser i all hovedsak bli samordnet, noe som vil medføre at noen vil måtte betale mer og andre mindre. I tillegg til eiendomsskatt gjelder dette eksempelvis: Foreldrebetaling i barnehage og SFO Egenbetaling praktisk bistand Gebyrer i forbindelse med plan- og byggesaksbehandling Avgifter relatert til vann- og avløp. Leie av båtplass, brøyting av private veier, osv. I mange tilfeller er det størst fokus på eiendomsskatt, men for innbyggerne vil det i praksis være summen av disse kostnadene som utgjør den økonomiske belastningen. Gjennom KOSTRA finner man tall for gebyrsatser og brukerbetaling i kommunene slik at summen av disse kan sammenliknes. For å avgrense tar vi her med eiendomsskatt, årsgebyr for vann og avløp, samt årsgebyr for avfallstjeneste. Tallene tar utgangspunkt i Eiendomsskatt Mandal Marnardal Lindesnes Årsgebyr vann Årsgebyr avløp Årsgebyr avfall Sum en «standard bolig» på 120 kvadratmeter eller et årlig vannforbruk på 150 kubikk og er basert på tall fra Tabellen viser at forskjeller i årsgebyrer mellom kommunene jevner ut forskjellen som følger av eiendomsskatt gitt de forutsetningene SSB operer med. Tallene fra SSB viser ikke nivået på eiendomsskatt for næringslivet i kommunene. I dag har kommunene innført eiendomsskatt i ulik grad: Mandal Marnardal Lindesnes Bolig- og fritidseiendom i hele kommunen Verker og bruk i hele kommunen Verker og bruk i hele kommunen I tillegg til at skatten er innført i ulik grad vil skattesatser, bunnfradrag og prinsipper for taksering kunne variere kommuner imellom. Som en del av arbeidet med en felles kommuneplan vil det være nødvendig å se på ulike måter å innrette en eventuell eiendomsskatt på i den nye kommunen og se dette i forhold til andre kommunale betalingssatser. I prosessen med kommuneplanprogrammet er det kommet ulike innspill knyttet til nivået på kommunale skatter og avgifter. Det må foretas en beregning som viser hvilken eiendomsskatt som kreves for å sikre at dagens nivå på tjenesteproduksjonen kan opprettholdes og videreutvikles. I kommuneplanen må temaet eiendomsskatt beskrives på en måte som tydeliggjør handlingsrommet, viser i hvilken grad eiendomsskatt er nødvendig for å opprettholde og videreutvikle tjenestetilbudet. Figuren fra Ny Kommune viser hvor store fond de ulike kommunene har målt i 1000 kr pr innbygger: Man ser tydelig på grafen at dette varierer stort mellom kommunene. I en eventuell overgang til en ny kommune vil ikke disse pengene nødvendigvis bli igjen i det geografiske området som tidligere var en egen kommune. Dette er noe det naturligvis vil knytte seg lokalt engasjement rundt. Det samme vil gjelde for kommunenes ulike forutsetninger hva gjelder eierandeler i Agder Energi og inntekter knyttet til kraft. Størrelsen på fondene sier imidlertid ikke alt. Tallene må ses i forhold til kommunens lånegjeld og hva kommunene i dag har av bygg og kommunale anlegg. 9

59 Hvilke investeringer man i fremtiden må gjøre å i de ulike delen av den nye kommunen vil også kunne spille inn i forhold til at man lokalt skal oppleve at verdiene blir igjen i området. I arbeidet med en kommuneplan vil man måtte gå mer detaljert inn på hvilke utfordringer man i fremtiden står overfor i de ulike delene av Nye Lindesnes. Fremtidsansvar Ingen vet i dag nøyaktige hvilke oppgaver kommunene vil ha 50 år frem i tid. Vi vet heller ikke hvordan et fremtidig inntektssystem for kommunene vil være og hvordan dette vil slå ut lokalt. Det vi vet er at det vil bli endringer og at vi ikke kan sammenlikne ulike scenarier for fremtiden med dagens situasjon. For å ta ansvar for kommende generasjoner kan vi ta vare på verdiene vi har gjennom å etablere en kommune med en sunn økonomisk drift som bidrar til å opprettholde kommunens verdier. En viktig forutsetning for dette er en bærekraftig utvikling av lånegjeld og netto driftsresultat. Figuren «netto lånegjeld 2013» viser gjelden som en andel av kommunens inntekter slik nettstedet Ny Kommune definerer det. Nye Lindesnes ville fått en gjeldsgrad på ca. 84 % Til sammenlikning er snittet for Vest Agder 92,6% og for landet utenom Oslo 75,9 %. Størrelsen på gjelden lokalt i kommunene må ses i forhold til hvilke investeringer som er gjort og hvilke som gjenstår. I økonomirapporten finnes en oversikt over 10 status for bygg, veier, skoler og kommunale anlegg i alle kommunene. Denne viser at kommunene har gjort mange store investeringer, men at det fortsatt gjenstår udekkede behov. Samtidig kan kommunene i ulik grad ha skjøvet utgifter foran seg gjennom å ikke foreta verdibevarende vedlikehold av sin bygningsmasse. Det er svært vanskelig å tallfeste et slikt etterslep, dette bør være tema i det videre arbeidet. Samtidig er det en viktig forutsetning at Nye Lindesnes fremover foretar verdibevarende vedlikehold av sine eiendeler på et faglig riktig nivå. Kommunen må ha en økonomi som gjør dette mulig. I arbeidet med en felles kommuneplan vil det måtte beskrives hvilke større investeringer man allerede nå ser at den nye kommunen står overfor i årene fremover og hvordan dette vil slå ut på lånegjelden. Samtidig bør kommunene som skal inngå i Nye Lindesnes allerede fra nå av samrå seg om større investeringer, bruk av fond og salg av finansielle eiendeler. Dette er viktig for å unngå kortsiktige og uhensiktsmessige løsninger som ikke er tilpasset fremtidens behov. Utviklingen i folketall og alderssammensetting av innbyggerne vil påvirke kommuneøkonomien. I kommuneplanen vil man se nærmere på hvordan dette påvirker kommuneøkonomien gitt de prognosene som foreligger. Signalene som er gitt om nytt inntektssystem for kommunene viser at regjeringen vil vurdere i hvilken grad man skal kompensere «smådriftsulemper» samt la kommunene beholde mer av skatteinntektene selv og vurdere tilbakeføring av selskapsskatten til kommunene. Hvordan dette vil slå ut for dagens kommuner sett opp mot en Nye Lindesnes er vanskelig å estimere, men ting kan tyde på at det i fremtiden vil bli en tøffere økonomisk hverdag for små kommuner som velger å ha «frivillige smådriftsulemper». I kommunereformen ligger det økonomiske virkemidler som man vil dra nytte av hvis en sammenslåing blir gjennomført i reformperioden. Disse er nærmere omtalt både i økonomirapporten og på nettstedet Ny Kommune. Dersom man legger til grunn at en endret kommunestruktur på sikt vil bli en realitet vil det være ansvarlig å gjennomføre denne slik at man drar nytte av disse midlene.

60 Basert på dette er vi enig om: Nye Lindesnes skal ha en sunn økonomisk drift med et netto driftsresultat i samsvar med nasjonale anbefalinger (3%). Driften av kommunen skal være effektiv samtidig som vi skal ha en god tjenestekvalitet og være et sted folk ønsker å flytte til. Tjenester som innbyggerne trenger i nærheten av eget bosted som skoler og barnehager skal lokaliseres deretter. Dagens skolestruktur skal ligge fast. Mulighetene for mer effektiv drift og administrasjon skal utredes gjennom kommuneplanen og realiseres i Nye Lindesnes, samtidig skal det fortsatt være aktivitet i dagens rådhus. Nye Lindesnes skal ha en kvalitet på tjenestene på linje med den beste av dagens kommuner. Eventuelle konsekvenser for kommunens ansatte skal beskrives gjennom kommuneplanen. Det totale skatte- og avgiftsnivået i Nye Lindesnes må utredes med tanke på videreføring av dagens tjenestenivå og konsekvensen av dette for innbyggere og næringsliv. Den nye kommunen skal ha en lånegjeld på et forsvarlig nivå. De involverte kommunene må samrå seg om investeringer, låneopptak, fondsbruk og salg av finansielle eiendeler i perioden frem mot en eventuell sammenslåing. 11

61 Innbyggerne

62 Stortinget har trukket frem gode og likeverdige tjenester til innbyggerne som et sentralt mål for kommunereformen. Kommunene som skal utgjøre Nye Lindesnes gjør det i dag svært godt på målinger av tjenestekvalitet, noe som er dokumentert gjennom Kommunebarometeret. Hva som er god kvalitet kan måles på mange måter, men den endelige testen vil være om Nye Lindesnes blir en kommune folk ønsker å flytte til og som opplever befolkningsvekst. Et mål for Nye Lindesnes skal være på komme ut som en av landets beste kommune på målinger av tjenestekvalitet, samtidig som kommunen opplever fornøyde innbyggere og tilflytting. Statistikk fra Ny Kommune viser at alle kommunene trolig vil oppleve en økning i folketallet frem mot Dette vil medføre økt behov for tjenester. Gode tjenester til kommunens innbyggere er den nye kommunens viktigste oppgave og selve grunnlaget for kommunens eksistens. All planlegging og styring av kommunen skal bygge opp under dette prinsippet. For å kunne møte fremtidens utfordringer på en god måte er det sentralt å fange opp innbyggernes ønsker og behov. Alle kommunene gjør det bra innenfor perspektivet «brukermedvirkning» i Kommunebarometeret og en av kommunene er i dag best i landet på dette slik det måles av barometeret. I Nye Lindesnes vil det være et mål ha å gode systemet for brukermedvirkning. Brukerundersøkelser skal gjennomføres innenfor de ulike tjenestene og ulike systemer for brukermedvirkning i budsjettprosessen skal vurderes. Nye Lindesnes bør ut fra forutsetningene kunne plassere seg som en av landets beste kommuner når det gjelder brukermedvirkning. 13

63 Effektivitet Effektivitet handler om forholdet mellom ressursene man bruker og kvaliteten man oppnår. En større kommune kan innebære stordriftsfordeler, men like gjerne føre til at man får en enda bedre kvalitet for midlene man bruker. Reduserte enhetskostnader er ikke et overordnet mål i arbeidet med kommuneplanen for Nye Lindesnes, men muligheter for innsparinger gjennom effektive løsninger skal synliggjøres. En større kommune vil gi et grunnlag for et større og bredere fagmiljø innenfor de ulike tjenestene kommunen leverer. Dette kan danne grunnlag for nye kompetansearbeidsplasser og ikke minst gi seg utslag i en økt kvalitet på tjenestene. Et overordnet mål vil derimot være å ta vare på det beste fra hver av dagens kommuner og videreføre dette inn i Nye Lindesnes. Hvis man tenker seg at Nye Lindesnes plasserer seg på Kommunebarometeret tilsvarende den beste av dagens kommuner innenfor de ulike områdene vil vi kunne plassere oss langt oppe på listen over de beste kommunene i Norge. Lokal identitet Dagens fire kommuner er svært forskjellig og strekker seg fra by til bygd og fra hav til hei. Kultur og identitet er unik på ulike steder og innbyggerne har ulike perspektiver. Disse ulike kulturene og perspektivene kan bli den nye kommunens store styrke gjennom mangfold og fleksibilitet. Nye Lindesnes skal kunne tilby boområder tilpasset ulike behov og ønsker, ha ulike typer arbeidsplasser fordelt utover i kommunen og kunne tilby varierte og meningsfylte kultur- og fritidsaktiviteter enten man foretrekker sjøliv, skog eller byliv. Skole, institusjoner og fritidstilbud skal i utgangspunktet ligge der de ligger i dag. Skolestrukturen i Lindesnes kommune ligger fast. Mandal vil også i fremtiden være kommunens bysenter. Kommunal planlegging skal danne grunnlag for et fortsatt levende sentrum med et variert utvalg av butikker, kulturtilbud og serveringssteder. Kommunens rådhus med sentrale ledelsesfunksjoner lokaliseres til Mandal. Nye Lindesnes kommune vil bli regionens største arbeidsgiver og være en viktig aktør i arbeidet med å sikre varierte arbeidsplasser rundt om i kommunen. Samtidig skal kommunen kunne driftes på en effektiv måte, noe som krever at rådmannen med sentral stab er lokalisert samlet. Det legges også til grunn at en samling av fagmiljøer i enkelte tilfeller være en styrke og gi bedre kvalitet. I kommuneplanen skal det pekes på muligheten for å lokalisere slike samlede fagmiljø på en måte som bidrar til kompetansearbeidsplasser i flere deler av kommunen og utredes hvilke stabsfunksjoner som bør lokaliseres sammen med rådmannen. Innbyggerne i Nye Lindesnes skal kunne kontakte kommunen på ulike måter både ved fysisk oppmøte og digitalt. Ny teknologi skal tas i bruk for å sikre effektivitet og brukervennlighet, men på en måte som setter hensynet til brukerne øverst. Samtidig skal det være kontaktpunkter fordelt rundt i kommunen der innbyggerne kan snakke fysisk med ansatte og bli veiledet videre. Vi skal se på ulike måter å gjøre dette på, eksempelvis gjennom mindre servicekontorer. Fremtidsansvar Levekår, inkludering og mangfold Lindesnesregionen er en av regionene i Norge som opplever levekårsutfordringer. Regionen har allerede tatt tak i dette gjennom flere prosjekter, blant annet Lindesneslosen. Samtidig er levekårsutfordringene sammen med god folkehelse et komplekst tema som griper inn i alle deler av kommunal drift, planlegging og tjenesteyting. Nye Lindesnes kommune skal være en kommune preget av likestilling, inkludering og mangfold. Fokus på dette må prege de fleste sider av kommunens virksomhet. En bevisst satsing på Barn og unge Barn og unge vil være et viktig element i en kommuneplan for Nye Lindesnes. Satsing på barn og unge legger grunnlaget for fremtiden og er en sentral premiss for bedring av levekårene i regionen. Barn og unge skal i størst mulig grad ha et tilbud om helsehjelp, barnehage, skole og fritidsaktiviteter i eget nærområde. 14

64 Verktøyet «Sjumilssteget» for barn og unge handler om hvordan kommunene kan iverksette FNs barnekonvensjon. Nye Lindesnes kan bruke metodikken fra Sjumilssteget for å sikre barn og unges rettigheter. Barn og unge skal sikres reell medvirkning i politiske prosesser og kommunal styring. Gjennom kommuneplanen skal det beskrives nærmere hvordan dette kan skje, eksempelvis gjennom en ordning med barne- og ungdomsråd. Utvikling i antall eldre Heldigvis har vi en utvikling der flere eldre lever lenger og levealderen øker. Samtidig viser figuren fra Ny Kommune at man i et lengre perspektiv vil bli færre innbyggere i arbeidsfør alder per innbygger 80 år og over, noe som på sikt vil bli en sentral utfordring for norske kommuner. I Nye Lindesnes skal eldre innbyggere tilbys tjenester av en god standard enten de bor i egen bolig eller er omfattet et tilbud om heldøgns omsorg. Gjennom bruk av omsorgsteknologi skal det legges til rette for at innbyggerne skal kunne bo i egen bolig så lenge som mulig, samtidig som alle som har behov for dette skal ha tilbud om et heldøgns omsorgstilbud. Tilbud om langtidsplasser skal finnes rundt om i kommunen slik at flest mulig kan få et tilbud i eget nærmiljø, i nærheten av venner og familie. Dagens kommuner kan hver for seg være for små til å prøve ut nye prosjekter som helsehus, demenslandsby og ulike former for omsorgsteknologi. En kommunesammenslåing kan øke muligheten til å lykkes. For å sikre alle i kommunen tilgang på god og spesialisert kompetanse kan det være aktuelt med ambulerende team. I kommuneplanen kan ulike muligheter beskrives nærmere. Basert på dette er vi enig om: Nye Lindesnes skal være en av landets beste kommuner på innbygger- og brukermedvirkning. Det skal utredes mulige metoder for å nå dette målet. Et overordnet mål for en kommunesammenslåing er at den nye kommunen skal ta med seg det beste fra hver av dagens kommuner. Nye Lindesnes skal være en av landets beste kommuner på tjenester til innbyggerne. Vår forskjellighet skal bli vår styrke. Nye Lindesnes skal bli en kommune for alle med varierte bo-, arbeids-, kultur- og fritidsmuligheter. Hele kommunen skal tas i bruk og det skal legges til rette for spredt boligbygging. Innbyggerne skal i størst mulig grad ha et tilbud i nærheten av eget bosted. Særlig gjelder dette barn, unge og eldre. Skolestrukturen i Lindesnes skal ikke endres i en kommunesammenslåingsprosess Kommunen skal være tilgjengelig for innbyggerne i hele kommunen både fysisk og digitalt. Nye Lindesnes skal bli ledende i landet på digitale tjenester. Rådhuset og administrativ ledelse plasseres i Mandal. Plassering av øvrige administrative funksjoner utredes med målsetting om kompetansearbeidsplasser i hele kommunen. Kommunen skal tilby innbyggerne tjenester som gir dem trygghet gjennom hele livsløpet. Kommunale lokaler og tjenester skal ha universell utforming for å sikre at alle skal kunne delta. Fokus på levekår og folkehelse skal prege all planlegging og være et fokusområde i ny kommuneplan. Barn og unge er fremtiden og deres stemme skal bli hørt. Ulike metoder for å sikre dette skal utredes gjennom kommuneplanen. En bevisst satsing på digital og fysisk infrastruktur skal bidra til at hele kommunen er et attraktivt område for boligbygging og etablering av bedrifter. Infrastruktur skal være et sentralt område for utredning i kommuneplanen. 15

65 Næringsutvikling

66 NÆRINGSUTVIKLING I NYE LINDESNES Kommunen har et mangfoldig næringsliv, og regionen er god på gründervirksomhet. Mange av de største industribedriftene er gamle og tradisjonsrike, men har klart å omstille seg til nye tider på en forbilledlig måte. Handel og service er en betydelig næring, og de indre bygdene er preget av god aktivitet innen jordbruk, skogbruk og treindustri. Gårdsdrift er en avgjørende faktor for opprettholdelse av bosettinga i kommunen. Reiselivsnæringen i regionen sysselsetter mange direkte, men gir også viktige ringvirkninger til andre næringer. Den betyr også mye for å opprettholde og utvikle kulturaktiviteter og servicetilbud som også kommer innbyggerne i kommunen til gode. Kommunen kjennetegnes altså av et svært variert arbeidsliv, men dessverre er antall arbeidsplasser for få til å dekke behovet, og det er nødvendig med en stor grad av arbeidspendling. Kommunen står derfor overfor to hovedutfordringer: 1. Hvordan kan den legge best mulig til rette for videre vekst og utvikling av dagens virksomhet? 2. Hvordan kan den tiltrekke seg nyetableringer? Kommuneplanen skal legge de ytre rammene for at begge deler skjer. Effektivitet Å lykkes med kompetansebygging, innovasjon og verdiskaping er grunnlaget for arbeid, økonomisk trygghet og gode offentlige tjenester i framtida. Kommunes akilleshæl i denne sammenheng er et lavt utdanningsnivå. Siden kommunen har mange viktige industri- og produksjonsbedrifter, er det naturlig at en del av arbeidsstyrken har utdanning på grunnskole eller videregående nivå, men behovet for arbeidskraft med høyere utdanning vokser, mens behovet for kompetanse på grunnskolenivå minker. Kommunen vil prioritere arbeidet som aktiv tilrettelegger av et mangeartet tilbud innen etter- og videreutdanning. Nye E39, og bedret tilbud på jernbane åpner også muligheter for studiependling både østover og vestover. Kommunen vil sørge for en svært effektiv saksbehandling i forhold til næringsetableringer og næringsutvikling. Gode kommunikasjoner og effektiv infrastruktur er viktige konkurranse-forutsetninger for næringslivet. Kommunen vil være pådriver i forhold til utbygging av veinettet, samt bidra til modernisering av offentlige havner og adkomst til disse. 17

67 Fremtidsansvar Det pågår en sentralisering og by- og bygdesenter utbygges, og denne trenden antas å vedvare. Det er derfor viktig å forsterke etablerte sentra i kommunen, og det på en slik måte at de kan være gode bosteder med varierte tilbud. På grunn av kommunens underdekning av arbeidsplasser vil det være nødvendig med utpendling, og da særlig til Kristiansand. Utvikling av sentra der det ligger til rette for pendling bør prioriteres, altså områder nær jernbanestasjoner og nær E39 i den nye kommunen. Kommunen vil ha en næringsavdeling som bistår etablert næringsliv og nyetableringer bl.a. i forhold til forretnings- og produktutvikling, finansiering og støtteordninger, arealbehov og næringslokaler, mv. Det skal tilrettelegges med teknisk infrastruktur slik som bl.a. datakommunikasjon. Nye Lindesnes skal være en sterk pådriver for utbygging og godt vedlikehold av hovedveinettet som binder kommunen sammen. Lokal identitet Det er allerede en del bedrifter i kommunen som besitter spisskompetanse innen sine felt. Disse bør stimuleres i forhold til klyngedanning og nettverksbygging. Aktuelle områder er spesialisert trebearbeidende industri, robotisering, LEAN, m.fl. Særlige vekstområder må gis særlig gode rammevilkår og utvikles i nært samarbeid med eksisterende næringsliv. Kommunens naturgitte forutsetninger for et variert reiseliv har vekstpotensialet både ved kysten og i innlandet. Basert på dette er vi enige om at Nye Lindesnes skal: Arbeide for videreutvikling av næringslivet i hele kommunen. Etablere en næringsavdeling/næringsselskap eller lignende med kompetanse og økonomiske muskler til å bety en forskjell i forhold til nyetableringer og videreutvikling av kommunens næringsliv. Avdelingen skal være en aktiv «selger» av næringsmessige muligheter i kommunen. Ha tomter, lokaler, og annen infrastruktur tilgjengelig for ny næringsvirksomhet i hele kommunen. Prisdifferensiering på næringsarealer i forhold til beliggenhet. Være pådriver for veiutbygging og veivedlikehold i hele kommunen, og særlig for hovedveier.. Tilrettelegge for offentlige havner og adkomst til disse. Etablere effektive rutiner som sikrer rask saksbehandling i saker vedr. etablering og videreutvikling av næringsvirksomhet. Stimulere til klyngedanning mellom bedrifter med særlig spisskompetanse på sine felt. Utvikle en helhetlig plan for videreutvikling av kommunens viktigste sentra med tanke på etablering av attraktive bo- og oppvekstmiljøer. Satse på etter- og videreutdanning i regionen. 18

68 Miljø og klima 19

69 Nye Lindesnes kommune skal være en grønn kommune. Kommunen skal være en pådriver for å bedre sentrale rammevilkår for energieffektivisering og andre klimavennlige tiltak. Ved hjelp av en gjennomarbeidet tiltaksplan som omfatter både offentlige bygninger, næringsliv og husholdninger, skal energiforbruk og forurensende utslipp i kommunen reduseres. Kommunen skal ha god kompetanse innen bygg-, energi- og driftsplanlegging, dette med tanke på kommunens eget behov og på informasjon og rådgiving om energi- og klimaspørsmål til innbyggere og næringsliv. Kommunen skal ligge i front i forhold til klimavennlig atferd. 20 Effektivitet Alle offentlige bygg energieffektiviseres, og det arbeides for overgang til klimavennlig oppvarming ved økt bruk av alternative energikilder. Klimahensyn skal inngå som en del av vurderingen i forbindelse med utarbeidelse av kommuneplaner, alle større utbyggingsplaner og utvikling av areal- og transportplaner i kommunen. Redusert transportbehov og/eller bruk av miljøvennlig transport slik som jernbane vil være viktige parametere. Sjøtransport er energieffektivt, og god tilrettelegging av havneanlegg og adkomst til disse skal prioriteres. Ved planlegging og utbygging av infrastruktur og annen teknisk tilrettelegging skal miljø- og klimahensyn sterkt vektlegges. Gang- og sykkelveier er eksempler på dette. Fremtidsansvar Prosjekter, tiltak og forretningsideer som tar utgangspunkt i klimautfordringen skal prioriteres høyt i kommunal næringsutvikling og på andre måter der kommunen kan påvirke lokalt og regionalt. Regional utvikling av klimavennlige teknologier gjennom støtte til prosjekter og initiativ som vektlegger energieffektivisering, utvikling og utbygging av fornybar energi gjennom samarbeid mellom kommunen, næringslivet, akademia, m.fl. skal prioriteres. Nye kommunale bygg bør være klimanøytrale hus.

70 Det skal legges til rette for økt utbygging av ny fornybar energi gjennom utbygging av vind- og småkraft og bioenergi. Kommunen skal være en pådriver for å bedre sentrale rammevilkår for energieffektivisering og andre klimavennlige tiltak. Lokal identitet Kommunens naturlige fortrinn i forhold til naturressurser som sol, vind og vann skal utnyttes best mulig og sette kommunen på kartet nasjonalt som en fremtidsrettet miljøkommune med sterk fokus på bærekraftig energiproduksjon. De fleste steder i kommunen er det aktiv skogsbruk. Det skal tilrettelegges for produksjon og bruk av bioenergi, samt treplanting og ungskogpleie. Dette med tanke på både næringen og klimagevinster i form av bl.a. karbonbinding. Basert på dette er vi enig om at Nye Lindesnes skal: Utarbeide en felles klima- og energiplan for kommunen. Energieffektivisere offentlige bygg med overgang til klimavennlig oppvarming ved økt bruk av alternative energikilder. Nye kommunale bygg bør være klimanøytrale hus. Ha et sterkt kompetansemiljø innen bygg-, energiog driftsplanlegging slik at det kan gis råd og informasjon til innbyggerne om energibruk og klimaspørsmål. Bygge ut havneanlegg og stasjonsområder og sikre god adkomst til disse. Arbeide aktivt for å forbedre dagens kollektivtilbud, særlig i de mindre befolkningstette områdene. Tilrettelegge for bruk av klimavennlig drivstoff. Prioritere lav- og nullutslippskjøretøy ved offentlige innkjøp. Legge til rette for utbygging av fornybar energiproduksjon (jordvarme, solenergi, vind- og vannkraft, mv.). Arbeide for å nå nasjonale og internasjonale målsettinger innenfor klima og miljø. 21

71 Demokrati 21

72 Nye Lindesnes består av fire kommuner med hver sin kultur for demokratisk deltakelse. Til sammen 77 representanter i by- og kommunestyre skal bli til et kommunestyre med langt færre medlemmer. Kommuneplanen skal vise hvordan vi sikrer at flere stemmer bli hørt samtidig som det er færre til å målbære dem i det nye kommunestyret. Dette er utgangspunktet for planleggingen: Effektivitet Lokaldemokratiet skal sikres gode kår og status i den nye kommunen ved at flere får anledning til å bli heltidsbetalte politikere. Partier i opposisjon sikres en forholdsmessig andel av midlene som avsettes. Utvalgsinndeling skal sørge for effektiv og god saksbehandling, politiske vedtak og kontroll som ivaretar kommunens utfordringer og behov også i nye Lindesnes. Utvalgene skal ha beslutningsmyndighet og få delegerte saker. Den nye kommunen skal sikres mulighet til å utvikle en politisk og administrativ kultur som kjennetegnes ved tillit og evne til å se de gode løsningene gjennom å tenke kreativt og inneha den nødvendige kompetansen. I nye Lindesnes anerkjenner vi derfor at normer for samhandling og tillit mellom de ulike aktørene i lokaldemokratiet forstått som intern organisasjonskultur, betyr mye for den demokratiske styringen. Kommuneplanen skal vise hvordan vi skal bygge en god organisasjonskultur. Administrasjonen skal sikres nødvendige ressurser og plass slik at den kan levere beslutningsgrunnlag og iverksette vedtak med høy kvalitet for innbyggerne i hele nye Lindesnes. Det skal legges vekt på å utvikle en kultur preget av åpenhet, tillit, gjensidig respekt, tydelige ansvarslinjer, god rolleavklaring og god informasjon i det kommunale systemet. Nye Lindesnes skal være en åpen kommune med gode elektroniske løsninger for innsyn, dialog og deltakelse. Kommunale bygg, anlegg og nettsider skal så langt som mulig ha universell utforming slik at flest mulig skal kunne inkluderes og delta på like vilkår. Lokal identitet Det skal være rom for særpreg i nye Lindesnes, kultur og historie skal hensyntas i vedtak og politiske prosesser som omhandler deler av nye Lindesnes. Vi vil at innbyggerne i nye Lindesnes skal ha nærhet til politiske beslutninger og bli tatt med på råd i beslutninger som angår dem. Fremtidsansvar Lokalpolitikerne i nye Lindesnes forvalter vår felles framtid gjennom sitt virke. Barn og unge, voksne, eldre mennesker i alle livsfaser og situasjoner må sikres mulighet til å være orientert og kunne gi uttrykk for sine meninger. Vi skal ta i bruk de gode erfaringene og den kompetanse kommunene har bygd opp for å sikre at disse stemmene blir hørt i fremtiden. For å sikre at vi har de beste forutsetninger for innbyggerdialog skal vi utrede metoder for innbyggerinvolvering med basis i gode erfaringer fra andre kommuner og anbefalinger fra fagmiljøer slik de blant annet kommer til uttrykk i «Medvirkning med virkning? Innbyggermedvirkning i den kommunale beslutningsprosessen» NIBR/UNI Rokkansenteret, Målet med utredningsarbeidet er å identifisere metoder som kan tas i bruk i Nye Lindesnes. Demokratisk deltakelse skjer hele tiden, på mange ulike måter. Vanligst er folkemøter, brukerundersøkelser og idedugnader. Men det finnes også en rekke andre måter å involvere innbyggerne og tilrettelegge for medvirkning på. Erfaringer og forskning tyder på at heller enn å ha et fast begrenset sett av medvirkningsformer så bør en legge opp til å plukke fra en bred meny av ulike former for medvirkning tilpasset sakstype og omfang. For å kunne delta aktivt i lokaldemokratiet er det grunnleggende viktig at innbyggerne i Nye Lindesnes opplever at det kommunale systemet sørger for inkludering, god informasjon og åpenhet. Oppfatningen av hvordan lokaldemokratiet fungerer er avhengig av hvordan det legges opp til at innbyggerne skal medvirke og særlig om innspillene får betydning inn i den videre beslutningsprosessen. 23

73 Basert på dette er vi enige om at i Nye Lindesnes skal: Antallet politikere i det det nye kommunestyret skal være stort nok til å kunne gi god politisk, geografisk og demografisk representasjon. Det nøyaktige antallet utredes i kommuneplanen. Utgangspunktet for utredning av antall representanter er at kommunestyret skal ha minimum 35 plasser. Kommunestyret skal ha frikjøpte politikere. For eksempel ordfører, formannskap og utvalgsledere. Omfanget på frikjøpet utredes i kommuneplanen. Den politiske styringsmodellen skal være i henhold til formannskapsmodellen. Den politiske strukturen utredes for å sikre effektiv politisk styring og kontroll. Politisk og geografisk sammensetning avgjøres ved kommunevalg. Det utredes metoder for demokratiutvikling, brukermedvirkning, og innbyggerinvolvering. Demokratisk deltakelse sikres gode vilkår. Forskjellige demokratiske deltakelsesformer utredes. Det utredes hvilke interkommunale samarbeid som kan avvikles som en konsekvens av Kommunereformen.

74 Fremdriftsplan og deltakere fram til vedtatt planprogram. For oppdatert fremdriftsplan henvises det til prosjektets hjemmesider på lindesnesregionen.no. Medvirkning spor 1. Folkeavstemning 6. mai 31. Mars 13. Mai Høring planprogram Medvirkning spor 2. Spørreundersøkelse Gjennomføres parallelt med høring 12. mai 18. mai Saksforberedelse planprogram 18. Mai 2. juni Saksforberedelse kommuner Kommunene 15. juni 25. juni MILEPÆL 2 Kommunestyremøter vedtak planprogram Marnardal 15. juni Mandal 18. juni Lindesnes 25. juni Styringsgruppen - politisk sammensatt gruppe bestående av ordførere og ledende politikere i deltakende kommuner, tillitsvalgtrepresentant, samt rådmenn. Prosjektgruppen, oppnevnt av styringsgruppen, består av rådmennene i deltakende kommuner. 25

75 Fremdriftsplan og deltakere fram til vedtatt plan. For oppdatert fremdriftsplan henvises det til prosjektets hjemmesider på lindesnesregionen.no 28. juni 15. august Utredning kommunedelplan og utkast til plan 15. september 25. september MILEPÆL 3 Kommunestyremøter sender kommunedelplan på høring Marnardal Dato kommer Mandal Dato kommer Lindesnes 24. september 29. september november Høring 11. november Styringsgruppe møte. Drøfting av endelig versjon/hørings -uttalelser. 18. august Styringsgruppemøte Drøfting av utredninger og utkast 19/8 21/8 Justering av utkast 24/8 7/9 Saksforberedelse høring 11. november 20. november Saksforberedelse endelig plan 10. desember 20. desember MILEPÆL 4 Kommunestyrene vedtar kommunedelplan Lindesnes 10. desember Marnardal 15. desember Mandal Dato kommer 26

76 Opplegg for medvirkning Det legges opp til to parallelle løp for medvirkning. Den ene delen av medvirkningen skjer lokalt i de deltakende kommunene, den andre gjennomføres av Nye Lindesnes prosjektet. Medvirkning i kommunene skjer ved bruk av folkemøter, orienteringer i kommunestyrene, undersøkelser og andre former kommunene mener er aktuelle. I tillegg gjennomføres høringene som følger av plan- og bygningsloven av kommunene. Alt dette bekjentgjøres av kommunene selv på deres nettsider og eventuelt annen annonsering når det er påkrevd. Høring av plandokumenter annonseres i minst en avis som er alminnelig lest i kommunen. Det legges til rette for medvirkning blant grupper som krever spesielle tilrettelegging som barn og unge ved at disse inviteres med i planprosessen. Unges medvirkningsorgan i kommunene skal inviteres aktivt med i prosessen for å sikre reell medvirkning. Dette gjøres på flere måter: 1. Inntil tre representanter for kommunenes barne- og ungdomsråd inviteres med på styringsgruppemøter i Nye Lindesnes med talerett. 2. Det gjennomføres egne fellesmøter med ungdomsrådene som samkjøres med viktige milepæler for dette planarbeidet. Disse møtene skal sikre at synspunkter fra barn og unge blir hørt av beslutningstakere og direkte involverte i planarbeidet. Nye Lindesnes har som de andre kommunereformprosjektene som er relevante for en eller flere av kommunene i regionen en egen nettside på Lindesnesregionens nettsider. Her legges alle referater, presentasjoner og annet fra styringsgruppemøter ut. I tillegg publiseres planprogrammet og planutkast her. Adressen er: Innspill til planprogrammet sendes til en eller flere av kommunene Mandal, Lindesnes og Marnardal innen fristens utløp den 12. mai MARNARDAL KOMMUNE MANDAL KOMMUNE LINDESNES KOMMUNE Rådhuset, 4534 Marnardal Postboks 905, 4509 Mandal Postboks 183, 4524 Lindesnes 27

77 Foto: Side 1 Leiv Arne Åkset Side 2 Tore Heggelund Side 6 Adam Mørk Side 7 (venstre), Ingvild Kolnes/ Turistkontoret for Lindesnesregionen Side 7 (høyre) Aleksander Andersen, paragonfeatures Side 12 Pernille Rasmussen Side 13 (venstre) Leiv Arne Åkset Side 13 (høyre) Ole Ruud Side 16 Jan Myhrehagen Side 17 (venstre) Umoe Mandal Side 17 (høyre) Truls Tunmo Side 19 Anne Lund Sjøstrand Side 20 (venstre) Tor Anders Madsen Side 20 (høyre) Trond Bendixen Side 22 Malin Helen Jørgensen, Lindesnes Avis Alle bilder er publisert med tillatelse fra fotograf/rettighetshavere. 28

78 NYE LINDESNES Intensjonsavtale om utvikling av ny kommune bestående av dagens Marnardal, Lindesnes og Mandal Vedtatt av kommunestyret i Marnardal, kommunestyret i Lindesnes, og bystyret i Mandal i felles møte

79 Bakgrunn Denne intensjonsavtalen bygger på dokumentet Nye Lindesnes kommune Planprogram for kommunedelplan for kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal. Intensjonsavtalen er en kortfattet konkretisering av de mål og ambisjoner som planprogrammet beskriver, og har en bred forankring politisk i de tre kommunene. Som en videreføring av prosjektet er det i etterkant av planarbeidet også arbeidet politisk og administrativt med ytterligere konkretisering. Denne intensjonsavtalen avspeiler dette. 2 Intensjonsavtale om utvikling av NYE LINDESNES

80 Ordførerne Janne Fardal Kristoffersen i Lindesnes, Helge Sandåker i Marnardal og Alf Erik Andersen i Mandal representerer de tre kommunene som vil utgjøre Nye Lindesnes. (Foto: Espen Sand) Innledning Kommunene Marnardal, Lindesnes og Mandal danner en ny kommune så snart nødvendige forberedelser er gjort, og senest fra Den nye kommunens navn skal være Lindesnes. Det nasjonale Kommunebarometeret til Kommunal Rapport rangerer de tre kommunene høyt når det gjelder effektivitet i tjenesteproduksjonen. Når det gjelder økonomi viser bl.a. Fylkesmannens vurderinger at kommunene har et solid økonomisk fundament. Kommunene har flere sentra med god utvikling og mange muligheter for videre vekst. Innbyggerne er stolte representanter for sine hjemsteder. Den nye kommunen vil ha ca innbyggere, og vil være stor nok til ha en godt hørbar stemme politisk i Agder. Kommunens forskjellige avdelinger vil være store nok til å tiltrekke seg kompetente medarbeidere som kan utgjøre solide kompetansemiljøer. Dagens effektive tjenesteproduksjon, kommunens nøkterne drift og gode økonomistyring, stolte innbyggere i livskraftige lokalsamfunn, og den nye kommunens størrelse, er alle solide og nødvendige fundamenter som den nye kommunen skal bygges på. Dette gir trygghet og tro på å kunne møte utfordringer og utnytte muligheter kommunen vil møte fremover. Foto: Meybruck Foto: Trond Arne Hageland Foto: Jernbaneverket/Njål Svingheim Intensjonsavtale om utvikling av NYE LINDESNES 3

81 Kjennetegn ved den nye kommunen EFFEKTIVITET blant de beste i landet Kommunen skal levere gode tjenester til innbyggere og næringsliv, og være et sted folk ønsker å flytte til. Tjenestekvaliteten skal være på høyde med det beste i norske kommuner. Kommunen skal ha en sunn økonomisk drift med et netto driftsresultat i samsvar med nasjonale anbefalinger. Lånegjelden skal holdes på et forsvarlig nivå. Mulighetene for mer effektiv drift og administrasjon skal utredes og realiseres. Det skal fortsatt være kompetansearbeidsplasser i dagens rådhus. Det skal være et godt tilbud innen etter- og videreutdanning til kommunalt ansatte og til befolkningen for øvrig. LOKAL IDENTITET som plattform for trivsel og kontinuerlig videreutvikling Det skal legges til rette for en videreutvikling av kommunens viktigste sentra med tanke på etablering av attraktive bo- og oppvekstmiljøer. Hele kommunen skal tas i bruk, og det skal legges til rette for spredt boligbygging. Innbyggerne skal i størst mulig grad ha et tilbud i nærheten av eget bosted. Særlig gjelder dette barn, unge og eldre. Skolestrukturen i kommunen skal ikke endres. Det skal satses aktivt på videreutvikling av infrastruktur i hele kommunen; veier, jernbane, havner, og digital kommunikasjon (f.eks. fiberkabel/raskt mobilnett - 4G). En bevisst satsing på digital og fysisk infrastruktur skal bidra til at hele kommunen er et attraktivt område for boligbygging og etablering av bedrifter. Kommunale veier opprettholdes der folk bor. Kommunens satsing på næringsutvikling skal styrkes. Høy kompetanse og økonomiske muskler skal bety en forskjell i forhold til nyetableringer og videreutvikling av kommunens næringsliv. Næringsenheten i den nye kommunen skal være en aktiv «selger» av næringsmessige muligheter i kommunen. Tomter, lokaler, og annen infrastruktur skal være tilgjengelig for ny næringsvirksomhet i hele kommunen, og kommunal saksbehandling av næringssaker skal ha høy prioritet. Det skal arbeides med demokratiutvikling, brukermedvirkning, og innbyggerinvolvering. Barn og unges stemme skal bli hørt. Kommunen skal være en av landets beste på innbygger- og brukermedvirkning. FRAMTIDSANSVAR som rettesnor for planlegging og prioritering Fokus på levekår og folkehelse skal prege all planlegging, og kommunen skal tilby innbyggerne tjenester som gir dem trygghet gjennom hele livsløpet. Kommunale lokaler og tjenester skal ha universell utforming for å sikre at alle kan delta. Kommunen skal aktivt arbeide for å nå nasjonale og internasjonale målsettinger innenfor klima og miljø. Kommunen skal ha høye ambisjoner i forhold til miljømål for egen virksomhet, og kommunens kompetansemiljø på dette området skal også kunne veilede innbyggere og næringsliv. Kommunen skal være pådriver for veiutbygging og veivedlikehold i hele kommunen. Gamle og nye politiske allianser vil være viktige for å få nødvendige gjennomslag for nye prosjekter, eksempelvis i forhold til hovedveier i kommunen: - Strømsvika: En ny veiforbindelse mellom ny E 39 og ny havn i Strømsvika. - Lindesnes: Fylkesvei 460 fra Lindesnes fyr gjennom hele Lindesnes - Mandal: Ny sentrumsløsning for Mandal, inkludert påkjøringsveier til ny E 39. Dette vil gjøre Bryggegata bilfri. Gang- og sykkelveier i forhold til den nye veistrukturen. - Mandal/Marnardal: Fylkesvei 455 fra E39 gjennom hele Marnardal - Lindesnes Marnardal: Fylkesvei 320 fra Spilling til Heddeland - Røyselandsheia: Fylkesvei 459: Døle bro - Holum Havneanlegg og jernbanestasjonsområder skal bygges ut, og det skal sikres god adkomst til disse. Det arbeides aktivt for å forbedre dagens kollektivtilbud, særlig i de mindre befolkningstette områdene. Det skal utredes/fastsettes bestemmelser for jordvern og boplikt; hele kommunen skal være grønn med levende lokalsamfunn. 4 Intensjonsavtale om utvikling av NYE LINDESNES

82 Kommunesenter og prinsipper for organisering av den nye kommunen Rådhuset og administrativ ledelse plasseres i Mandal. Plassering av øvrige administrative funksjoner utredes med målsetting om kompetansearbeidsplasser i hele kommunen. Politisk organisering Den politiske styringsmodellen skal være i henhold til formannskapsmodellen. Antallet politikere i det det nye kommunestyret skal være stort nok til å kunne gi god politisk, geografisk og demografisk representasjon. Det nøyaktige antallet utredes fram mot sammenslåingstidspunktet. Utgangspunktet for utredningen er at kommunestyret skal ha minimum 35 plasser. Interkommunale samarbeid Kommunene som skal utgjøre den nye kommunen deltar i dag i mange interkommunale samarbeid. Det skal utredes hvilke av disse som den nye kommunen har kapasitet/kompetanse til å ta inn i egen organisasjon. Enkelte av samarbeidene kommenteres særskilt nedenfor: DDV DDV strategi og DDV Drift er interkommunale samarbeid som ivaretar IKT strategiarbeid og drift for ni av kommunene i Lister- og Lindsenseregionen. Hovedkontorene med til sammen ca. 30 ansatte er plassert på Vigeland. Alle de tre kommunene som skal inngå i den nye kommunen deltar i samarbeidet, og med samordnede IKT-løsninger og -drift forenkles overgangen til den nye kommunen. Kompetansesenter Sør Senteret er et ressurssenter for PPT og skoleutvikling lokalisert på Vigeland. Senteret styrkes og videreføres i ny kommune med samme lokalisering. Barnevern Sør Dette interkommunale samarbeidet med ca 17 årsverk er et sterkt fagmiljø som betjener de tre kommunene i dag. Lokaliseringen til Familiens hus i Mandal gir tilgang til viktig kompetanse på tilgrensende fagfelt. Den nye kommunens fokus på levekår og folkehelse tilsier fortsatt satsing og utvikling av dette gode og viktige fagmiljøet. Eksempler på andre interkommunale tiltak de tre kommunene samarbeider om i dag MAREN (Renovasjonsselskap) Turistkontoret for Lindesnesregionen Friluftsrådet for Lindesnesregionen Brannvesenet Sør IKS (Brann- og redningsvesen) Lindesnesregionen Næringshage Lindesnesregionen Medisinske Senter Geodatasamarbeidet (felles geodataløsninger) Landbruksforvaltningen SLT (Kriminalitetsforebygging) Lindesnesfondet (Næringsfond) Lindesnesregionen/-rådet Lindesneslosen Dette interkommunale samarbeidet har som sin viktigste oppgave å redusere frafallet i videregående skole og er i utgangspunktet et prosjekt over tre år. Den nye kommunen vil arbeide for en videreføring av tiltaket på mer permanent basis. LINDESNES REGIONEN Intensjonsavtale om utvikling av NYE LINDESNES 5

83 Kommuneøkonomi Årsregnskapene til de tre kommunene viste i 2014 et samlet overskudd på 43,7 mill. Eiendomsskatten utgjorde 41,6 mill. av inntektene. Uten eiendomsskatt ville overskuddet vært på 3,8 mill. En del av kommunenes inntekter er statlige basistilskudd og småkommunetilskudd. Alle kommuner får basistilskudd på 12,8 mill., mens kommuner med færre enn innbyggere også får 5,5 mill. i småkommunetilskudd. For de tre kommunene samlet er dette 44 mill. pr. år. Regjeringen har varslet at det vil bli innstramninger i de ekstra tilskuddene til små kommuner, og særlig til de som frivillig velger å være små. De kommuner som frivillig slår seg sammen i denne reformperioden er imidlertid garantert å få beholde basis- og småkommunetilskudd som om de fortsatt var flere kommuner i en lang overgangsperiode. (Disse tilskuddene kommer i tillegg til de tilskuddene som den nye store kommunen vil få framover, og sikrer at man i starten får omtrent det samme som i dag). Videreføringen vil vare i 15 år + en nedtrappingsperiode på fem år. For de tre kommunene blir det samlet 770 mill. i 20 års perioden. Begrunnelsen for basistilskuddet er at en kommune har en del faste utgifter uavhengig av kommunens størrelse. Når tre kommuner blir til én forventes det over tid en tilsvarende effektiviseringsgevinst. Frigjorte økonomiske midler kan da evt. benyttes i tjenesteproduksjonen eller til f.eks. fjerning av eiendomsskatt. Kommunene har målsetting om en lavest mulig eiendomsskatt. Sammenslåingen vil også utløse et statlig engangstilskudd på 55 mill. Med basis i disse økonomiske rammevilkårene har den nye kommunen gode forutsetninger for å kunne nå målsettingene om å levere gode økonomiske resultater og fremragende tjenester slik de gjør i dag. Oppsummert fra regnskapene i 2014 (i hele kroner): Kommune Overskudd Eiendomsskatt Basis-/små-kommunetilskudd Mandal Lindesnes Marnardal Sum Ansatte Allerede i dag er det for noen fagområder vanskelig for kommunene å tiltrekke seg rett kompetanse og opprettholde tilstrekkelig kapasitet. I sammenslåingsprosessen vil ansatte være den desidert viktigste forutsetningen for en vellykket etablering av den nye kommunen. De ansatte skal ha trygghet for å beholde jobb. Fellesnemndas partssammensatte utvalg jobber videre med disse forhold. Fellesnemd Ved kommunesammenslåing skal det opprettes en fellesnemnd for å ta seg av forberedelsene til etableringen av den nye kommunen. Nemnda består av sentrale folkevalgte fra kommunene. Fellesnemnd opprettes og har til sammen 15 medlemmer fordelt på fem fra hver av kommunene. Mandal har lederen. Barn og unge involveres i relevante arbeidsgrupper nedsatt av fellesnemnda. Det er utarbeidet mandat og oppdrag for Fellesnemnda (se neste side). 6 Intensjonsavtale om utvikling av NYE LINDESNES

84 Vedlegg Fellesnemnd Fellesnemndas oppdrag og mandat: Det overordnede målet for fellesnemnda er å forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen. Arbeidet organiseres og gjennomføres i henhold til følgende: 1. Nemndas hovedoppgave, sammensetning og funksjonsperiode Fellesnemnda består av til sammen 15 politikere: fem fra Marnardal, fem fra Lindesnes og fem fra Mandal. Leder av fellesnemnda velges av fellesnemnda blant Mandals medlemmer. Ved avstemminger i nemnda har leder dobbeltstemme ved stemmelikhet. Det skal velges varamedlemmer fra hver kommune til fellesnemnda. Fellesnemnda skal ta hand om det forberedende arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåing, samt ivareta andre oppgaver slik Inndelingsloven angir. Fellesnemnda disponerer de økonomiske midlene som staten stiller til disposisjon som engangsstøtte. Fellesnemnda skal søke å oppnå enighet i alle avgjørelser. Ved uenighet skal fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Fellesnemnda opphører når det nye kommunestyret er konstituert. 2. Arbeidsutvalg og -grupper under nemnda Fellesnemnda skal opprette et politisk arbeidsutvalg og et partssammensatt utvalg. Fellesnemnda kan opprette andre utvalg og arbeidsgrupper etter behov. Fellesnemnda kan gi politiske arbeidsutvalg, ulike arbeidsgrupper og/eller administrasjonen fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. 3. Forholdet mellom nemnda og kommunestyrene Kommunene har i perioden fram til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftes i fellesnemnda. Fellesnemnda kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunenes ordinære utvalg. Fellesnemnda har et spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske eller arealpolitiske konsekvenser. Fellesnemnda skal involveres i forberedelsen av økonomiplan med årsbudsjetter. Det er likevel formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til kommunestyret. 4. Nemndas konkrete oppgaver og fullmakter Fellesnemnda skal ansette prosjektleder i den nye kommunen. Stillingen som rådmann i den nye kommunen skal utlyses i god tid før sammenslåing. Fellesnemnda skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/-bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene, blir ivaretatt. Fellesnemnda skal ta stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de tre kommunene. Fellesnemnda skal etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda nedsetter en komite som skal utarbeide forslag til nytt kommunevåpen og ordførerkjede. Fellesnemnda skal foreslå hvilke interkommunale samarbeid som kan/bør fortsette og hvilke som kan/bør opphøre. Intensjonsavtale om utvikling av NYE LINDESNES 7

85 EVJE OG HORNNES (AUST-AGDER) Bjelland VENNESLA AUDNEDAL SØRLANDS- BANEN (NSB) Laudal SOGNDALEN Vigmostad Marnardal Øyslebø E39 LYNGDAL Vigeland Holum E39 Spangereid Mandal SØGNE Lindesnes Ryvingen NYE LINDESNES Sydligst i Norge Norges sydligste punkt (Pysen) Norges sydligste fyr (Ryvingen) Norges sydligste by (Mandal) Norges sydligste fastlandspunkt (Lindesnes)

86 ALLE TRIK kommunikasjon GODE TING ER TRE NYE LINDESNES

87 LINDESNES KOMMUNE HELSE OG OMSORGSETATEN Notat til Fellesnemnda v/prosjektleder Det vises til Fellesnemndas mandat og oppdrag, slik det er gjengitt i Intensjonsavtalen side 7, punkt 3, første kulepunkt: «Kommunene har i perioden fram til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftes i fellesnemnda.» Dette notatet omhandler noen forhold som kan få betydning for den nye kommunen. Bakgrunn: Lindesnes kommune gjennomførte i vår en analyse av tjenestebehovet innen helse og omsorg de nærmeste årene, fordelt på ulike brukergrupper. Analysen viste at behovet vil mer enn dobles innen 20 år for den største brukergruppa, dvs eldre og andre med behov for hjemmetjenester og tilrettelagte botilbud. Analysen viser ulike måter kommunen kan dekke behovet for nybygg og renovering av gamle bygg, for alle brukergruppene, og omtaler også framtidig organisering av tjenestene. Videre kom det fram at det tiltaket som haster mest er botilbud for unge voksne innbyggere med funksjonshemming. Mandal har gjort en tilsvarende øvelse, og fått fram lignende dramatiske tall for tjenestebehovet framover, samt ulike løsningsforslag. Ny kommune: 8. juni vedtok Stortinget at kommunene Lindesnes, Marnardal og Mandal skal slås sammen. Kommunenes planer for framtidige bygg og organisering av tjenestene vil da måtte ses i lys av at vi skal bli en ny kommune. Det legges derfor opp til å få en samlet behovsanalyse for de tre kommunene. På bakgrunn av den, og de analysene som allerede er gjennomført, vil man så få fram forslag til bygg og organisering samlet for hele den nye kommunen. Dette samles i en rapport som vil være ferdig innen året, rapporten vil ha anbefalinger til hva som bør gjøres når det gjelder bygg og organisering. Tiltak som haster: I Lindesnes kommune bor en håndfull unge personer med psykisk utviklingshemming og andre utviklingsforstyrrelser hjemme hos sine foreldre, og venter tålmodig på muligheten for å bo for seg selv. Det kan være aktuelt å samarbeide med disse ungdommene og deres foresatte om bygging av samlokaliserte leiligheter, der beboer eier leiligheten og kommunen eier fellesarealer og personalbase. Dette er i så fall et komplekst prosjekt som trenger tid til å utredes, og administrasjonen ønsker å få gjort en slik utredning nå i høst. Beslutninger om eventuell bygging kan så tas på nyåret og ses i sammenheng med øvrige forslag i den nye kommunen. Representanter fra Mandal og Marnardal inviteres inn i utredningsarbeidet. Det legges opp til at Lindesnes kommune leder arbeidet og betaler eventuell konsulentbistand for akkurat dette utredningsarbeidet. Det bes om en uttalelse fra Fellesnemnda. Uttalelsen vil så følge saken til politisk behandling i Lindesnes kommune. 30. august 2017 Jon Buestad Helse- og omsorgssjef

88 Innspill til godtgjørelse. Vidar Tjelland, Tor Magne Risdal og Even Tronstad Sagebakken fikk i arbeidsutvalgets møte den i oppgave å se på godtgjørelser for møte i fellesnemda og arbeidsutvalget. Gruppa legger følgende forslag frem til godtgjørelser: Frikjøp/tapt arbeidsfortjeneste følger samme retningslinjer som Mandal kommune. D. TAPT ARBEIDSFORTJENESTE: o o o o o o Hovedregel: Tapt arbeidsfortjeneste er IKKE feriepengeberettiget. Utbetaling til 1. Arbeidstaker som sender legitimert krav: Tapt arbeidsfortjeneste dekkes i sin helhet. Arbeidstaker må legge frem legitimasjon på tapt arbeidsfortjeneste fra arbeidsgiver. Attestasjon må spesifiseres med trekk i lønn + tapte feriepenger. Kommunen må dekke arbeidsgiveravgift. 2. Arbeidstakere i fast arbeidsforhold, pensjonister, hjemmeværende, studenter og andre som sender ulegitimerte krav, gis godtgjøring med 0,66 % av ordfører i Mandal sin månedsgodtgjørelse. Kommunen må dekke arbeidsgiveravgift. 3. Selvstendig næringsdrivende: Tapt arbeidsfortjeneste dekkes med inntil 10 % av ordføreren i Mandal sin månedsgodtgjørelse. Timer (7, 5 t/dag) godtgjøres tilsvarende. Kommunen må dekke arbeidsgiveravgift. Eventuelle uklarheter avklares med leder av fellesnemda. 4. Arbeidsgiver: Kravet fra arbeidsgiver på ansatt som har fravær til kommunale oppdrag dekkes i sin helhet. 5. Barnepass: Barnepass dekkes med 0,66 % av ordføreren i Mandal sin månedsgodtgjørelse. Kommentar til prosjektleder/sekretær: I vedtaket om godtgjørelse skal det stå % satser, slik at en slipper å korrigere satsene ved vedtak, men kan det komme frem i saksfremlegget hva de enkelte beløpene er pr.dags dato. Godtgjørelse for deltakelse i møter knyttet til kommunereformen, slik som fellesnemd, arbeidsutvalg, partssammensatt utvalg og andre utvalg/underutvalg/ underkomiteer settes etter Mandals satser for bystyret, driftsstyret, planutvalg, landbruksnemd, klageutvalg og kontrollutvalg. Det gis godtgjørelse pr.møte. o B. MØTEGODTGJØRELSER: 1. Medlemmer og varamedlemmer til bystyret, driftsstyret, planutvalg og landbruksnemnd, klageutvalg og kontrollutvalg gis godtgjørelse med 2,5 % av ordføreres (i Mandals) månedsgodtgjørelse pr. fremmøte. Viktig å få med i vedtaket: Det gis godtgjørelse pr.møte. Unntaket er for arbeidsutvalgets medlemmer, dersom andre utvalg/møter enn fellesnemdmøter legges rett før/rett etter AU møtet. Eks AU og partsammensatt utvalg- da mottar AU kun godtgjørelse for et møte. Når det derimot er både fellesnemd og AU, er det godtgjørelse for begge møtene.

89 Dette er prinsippene godtgjørelsekomiteen er kommet frem til, og vi regner med at prinsippene blir formulert korrekt av prosjektledelsen før de går til vedtak. Som sagt ønsker en følgende: - Vedtaket inneholder prinsippene. - Kronebeløpet pr.dags dato kommer frem i saksfremlegget.

90 Fra: Til: NOTAT KS Advokatene KS Advokatene v/advokat Anne-Lise Hellebostad Mandal kommune v/vilhelm Lunde Holme Dato: Dokument nr: 17/ Eiendomsskatt - forberedelse til kommunesammenslåing Dette notatet kan inneholde opplysninger som er taushetsbelagt etter offentlighetsloven 13. Dokumentet kan også inneholde råd og vurderinger som nevnt i offentlighetsloven 15 andre ledd. Innledning Vi har blitt kontaktet av Mandal kommune for å redegjøre for problemstillinger som kan oppstå knyttet til eiendomsskatt ved kommunesammenslåing. Vi har fått opplyst at kommunene Mandal, Lindesnes og Marnadal skal slås sammen med virkning fra 1. januar Fellesnemnda for den nye kommunen har vedtatt at man ikke skal søke om utsatt samordning av utskrivning av eiendomsskatt, slik at eiendomsskatt skal skrives ut etter eiendomsskattelovens normalordning (dvs. felles regler for hele den nye kommunen) med virkning fra Det er foreløpig ikke klart hvilket utskrivningsalternativ den nye kommunen skal skrive ut eiendomsskatt etter, men det er opplyst at det er grunn til å tro at det vil bli skrevet ut eiendomsskatt på all eiendom i den nye kommunen. Dagens ordninger i de ulike kommunene Mandal kommune: Eiendomsskatt på all fast eiendom med unntak av næring og verk og bruk. Kommunen bruker formuesgrunnlag på boligeiendom. Alminnelig taksering fant sist sted i Kommunestyret har vedtatt å gå i gang med taksering av næringseiendom og verk og bruk for utskrivning av eiendomsskatt for Lindesnes kommune: Eiendomsskatt på all fast eiendom. Kommunen bruker formuesgrunnlag på boligeiendom. Siste alminnelige taksering fant sted i Marnadal kommune: Eiendomsskatt på verk og bruk. Det antas at siste alminnelige taksering fant sted i Kommunen vurderer utvidelse av skatteområdet for Vi har fått tilsendt rammer og retningslinjer for taksering i Lindesnes og Mandal kommune.

91 Utvidelse av skatteområdet i Mandal kommune og Marnadal kommune Det er opplyst at Mandal og Marnadal kommune sannsynligvis vil utvide eiendomsskattegrunnlaget ved å velge et nytt utskrivningsalternativ fra Ved en slik utvidelse av skatteområdet har kommunene (kommunestyret) anledning til å vedta en ny alminnelig taksering jf. eiendomsskatteloven 8A-3, annet ledd, da dette anses som et «særlig tilhøve» som gir anledning til å foreta alminnelig taksering selv om det ikke har gått 10 år siden forrige taksering. Dersom det ikke foretas en alminnelig taksering må de nye skatteobjektene takseres etter de samme rammer, retningslinjer og prinsipper som ble brukt ved forrige alminnelige taksering, og samme verdimålingstidspunkt som ligger til grunn for de eksisterende takstene må legges til grunn for de nye skatteobjektene. Hvorvidt det skal foretas en alminnelig taksering (og altså en taksering av samtlige eiendomsskattepliktige objekter) i kommunen (evt. med unntak av boligeiendommer som får formuesgrunnlag), eller man kun skal taksere de nye skatteobjektene som kommer til som følge av utvidelsen er det opp til kommunestyret å beslutte. Dersom man ikke hadde stått ovenfor en nært forestående kommunesammenslåing, hadde vi uten tvil anbefalt at det ble foretatt en alminnelig taksering i kommunene, da det er lite hensiktsmessig å benytte seg av gamle takster. I dette tilfellet må man også vurdere betydningen av at det vil foreligge et nytt eiendomsskatteregime i en ny kommune med virkning fra 2020, slik at utvidelsene i Mandal kommune og Marnadal kommune kun får betydning i to skatteår. Ved vurderingen av om det skal foretas en alminnelig taksering eller en taksering av de nye objektene bør det tillegges vekt hvor mange objekter som må takseres i tillegg dersom man velger å foreta en alminnelig taksering. Vi antar at det er en rekke bolig- og fritidseiendommer som har kommunale takster i Mandal kommune, og som må takseres på nytt dersom Mandal velger å foreta en alminnelig taksering. Tallet på verk og bruk som må takseres på nytt dersom det besluttes å foreta en alminnelig taksering i Marnadal er ikke nødvendigvis så høyt, og i så fall kan det være fornuftig å foreta en alminnelig taksering her. Det er altså kommunestyret i de to kommunene som må beslutte hvorvidt det skal foretas en alminnelig taksering eller en taksering av de nye objektene det skal skrives ut eiendomsskatt på. Momenter som vil få betydning er hvor mange eiendommer som må takseres ved det ene eller det andre alternativet, hvor gamle takstene er, og hvor enkelt det er å legge de eksisterende prinsipper til grunn ved en utvidelse av skatteområdet. 4. Kommunesammenslåing Reglene for utskrivning av eiendomsskatt er ikke særlig problematiske i forbindelse med en kommunesammenslåing. Det er likevel grunn til å rette fokus mot tre forhold som må vies særlig oppmerksomhet: Side 2 av 5

92 1) Utskrivningsalternativ 2) Skattesatser 3) Taksering 4.1. Utskrivningsalternativ Det må avklares så tidlig som mulig hvilket utskrivningsalternativ som skal gjelde i den sammenslåtte kommunen. Dette vil få betydning for provenyinngangen, og for hvor omfattende takseringsarbeidet blir 4.2. Skattesatser Det er ikke opplyst hvilke skattesatser de tre kommunene har etter dagens regler. Etter kommunesammenslåingen må imidlertid skattesatsene være like i hele kommunen, hensyntatt de alternativer som finnes i eiendomsskatteloven. Det følger av eiendomsskatteloven 11 at skattesatsen må være mellom 2 og 7 promille. Det følger videre av eiendomsskatteloven 13 at det første året en kommune skriver ut eiendomsskatt kan skattesatsen ikke være høyere enn 2 promille. Det følger videre av bestemmelsen at skattesatsen som hovedregel ikke kan økes med mer enn 2 promille hvert år etter innføringsåret. Ved en kommunesammenslåing har den nye kommunen anledning til å vedta å bruke den høyeste satsen som har vært i bruk i én av kommunene før sammenslåingen. Dette følger av FINs uttalelse av Videre kan den sammenslåtte kommunen vedta at skattesatsen skal økes med 2 promille fra den høyeste satsen som har vært i bruk i én av kommunene før sammenslåingen. Med virkning fra 1. januar 2017 trådte en ny bestemmelse i eiendomsskatteloven, annet ledd i kraft. Bestemmelsen lyder: Ved første gongs utskriving på bustader og fritidsbustader som følgje av overgang til nytt utskrivingsalternativ skal skatten for slik eigedom vere kr 2 for kvart kr 1000 av takstverdet. Reglane i første leden andre punktum flg. gjeld tilsvarande. Det følger av endringslovens forarbeider at kommuner som utvider eiendomsskatten fra å gjelde innenfor områder som helt eller delvis er utbygd på byvis til å omfatte større deler av kommunen etter lovendringen ikke vil måtte skrive ut eiendomsskatt etter laveste sats på boligeiendommer. Dette begrunnes med at deler av eiendomsmassen (deler av kommunens boliger og fritidseiendommer) allerede var skattlagt før området for eiendomsskatt ble utvidet. Selv om enkelte boliger i et slikt tilfelle får eiendomsskatt for første gang, regnes ikke dette som første gang kommunen skriver ut eiendomsskatt på bolig- og fritidseiendommer. KSE antar at samme lovforståelse må legges til grunn ved en kommunesammenslåing. Dette innebærer at kommuner som slår seg sammen ikke er bundet til å benytte laveste skattesats på boligeiendommer såfremt minst én av kommunene skrev ut eiendomsskatt på slik eiendom før sammenslåingen. KSE har bedt om Finansdepartementets bekreftelse på vår lovforståelse i brev av , men henvendelsen er foreløpig ikke besvart. Side 3 av 5

93 4.3. Taksering På samme måte som utvidelse av skatteområdet anses som et «særlig tilhøve», anses også en kommunesammenslåing som dette. Dette innebærer at det i medhold av eiendomsskatteloven 8A- 3, annet ledd er anledning til å foreta en alminnelig taksering ved en kommunesammenslåing, jf. FIN De tre kommunene Mandal kommune, Lindesnes kommune og Marnadal kommune ønsker ikke en overgangsperiode for eiendomsskatt, og dette innebærer at samtlige eiendommer i den nye kommunen må være taksert etter de samme rammer og retningslinjer og prinsipper fra Som hovedregel skal eiendomsskatten være utskrevet før 1. mars i skatteåret, jf. esktl. 14. For at eiendomsskatten skal anses utskrevet, må det både legges ut en eiendomsskatteliste til offentlig ettersyn og sendes ut skatteseddel til den enkelte skattyter. Det første året eiendomsskatt skrives ut i en kommune, må takstene være fastsatt og skatten skrevet ut innen utgangen av juni måned. Dette følger av esktl. 14, 1. ledd, 3. pkt. Kommuner som slår seg sammen vil få den samme forlengede fristen for utskriving av eiendomsskatten det året skatten skal være samkjørt, jf. FIN Dette innebærer at det første året den sammenslåtte kommunen skal skrive ut eiendomsskatt, altså i 2020, har kommunen frist til utgangen av juni med å skrive ut eiendomsskatten. Den nye kommunen kan velge å foreta en alminnelig taksering av samtlige skattepliktige eiendommer i kommunen, eller å foreta en taksering av noen av eiendommene og følge eksisterende rammer og retningslinjer og prinsipper fra en av kommunene. Dersom man f.eks. velger å beholde takstene i Marnadal kommune må eiendommene i (eksisterende) Mandal kommune og Lindesnes kommune takseres etter de rammer, retningslinjer og prinsipper som eiendommene i Marnadal kommune er taksert etter, og samme verdimålingstidspunkt som ligger til grunn for takstene i Marnadal kommune må også legges til grunn for de nye takstene. For at man skal kunne bruke noen av de eksisterende takstene, er det en forutsetning at de rammer, retningslinjer og prinsipper som disse takstene bygger på også vil gi riktige takster for de nye eiendommene som skal takseres Vår vurdering Det er opp til fellesnemnda å avgjøre hvilket utskrivningsalternativ og hvilken skattesats som skal gjelde for den nye kommunen fra skatteåret Vi går ikke nærmere inn på dette, da dette ikke skaper særlige utfordringer. Når det gjelder takseringsspørsmålet, vil vår anbefaling være at det foretas en alminnelig taksering i den nye kommunen i forbindelse med kommunesammenslåingen, og at de nye takstene får virkning fra skatteåret Dette fordi dette fremstår som det mest ryddige alternativet, og også det alternativet som vil gi de mest korrekte takstene. Side 4 av 5

94 Etter vår oppfatning vil det være vanskelig å utarbeide rammer og retningslinjer i en av kommunene nå som skal gi riktige takster i hele storkommunene etter kommunesammenslåingen. Oppsummering Mandal og Marnadal kommune må ta stilling til hvorvidt de skal foreta en alminnelig taksering, eller kun taksere de nye objektene som skattlegges i forbindelse med utvidelsen av skatteområdet fra Den nye kommunen ønsker ikke å benytte seg av overgangsregler i forbindelse med utskrivning av eiendomsskatt og kommunesammenslåing fra Dette innebærer at alle skattepliktige eiendommer må ha takster basert på samme rammer, retningslinjer og prinsipper fra Vi anbefaler at det finner sted en alminnelig taksering i forbindelse med kommunesammenslåingen, slik at de nye takstene får en gyldighet på 10 år jf. eiendomsskatteloven 8A-3, annet ledd. Fristen for utskrivning av eiendomsskatt i 2020 vil være innen utgangen av juni jf. FINs uttalelse av Man bør så tidlig som mulig starte arbeidet med å oppdatere matriklene, innhente dokumentasjon, utarbeide sjablonger og foreta prøvetakseringer, slik at selve takseringsarbeidet som skal finne sted og få virkning fra 2020 vil forløpe så smidig som mulig. Vi viser også til vår veileder om kommunesammenslåing som følger vedlagt. ***** Dersom det er spørsmål eller kommentarer til saken kan undertegnede kontaktes. Med vennlig hilsen KS Advokatene Anne-Lise Hellebostad advokat Tlf Anne.Lise.Hellebostad@ks.no Side 5 av 5

95 1 Eiendomsskatt ved kommunesammenslåing KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities