Nye Lindesnes. Arbeidsutvalget. Vedlegg til saker til behandling. Alle vedleggene er samlet til ett pdf-dokument. Vis bokmerker for enklere navigering

Transkript

1 Nye Lindesnes Arbeidsutvalget Vedlegg til saker til behandling Alle vedleggene er samlet til ett pdf-dokument. Vis bokmerker for enklere navigering (Klikk på helt til venstre i skjermbildet)

2 Nye Lindesnes Arbeidsutvalget INNKALLING/SAKSLISTE Styre/organ: Sted: Arbeidsutvalget Mandal rådhus, bystyresalen Dato: Fredag Tidsrom: 11:45 12:45 Arbeidsutvalget: Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Even Tronstad Sagebakken Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Vidar Tjelland Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Tor Magne Risdal Utvalgsleder Utvalgsnestleder I tillegg: Hans S. Stusvik Prosjektleder Dagfinn Lauvsland Sekretær I enkeltsaker: AU-14/2017 Kst. rådmann Marnardal Kjell Rune Olsen Vara for rådmann i Lindesnes Ove Torland (fra 12:00) Kst. rådmann Mandal Irene Lunde (til 12:10) Rådgiver Trine Merete Vasby SAKSLISTE: AU-13/2017 Referat fra møte i arbeidsutvalget AU-14/2017 Felles kommunestyremøte AU-15/2017 Oppfølging av andre saker fra møte i fellesnemnda AU-16/2017 Eventuelt...3 Side 1 av 3

3 Innkalling og saksliste ble godkjent. AU-13/2017 REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET 19.5 Vedlegg Referat fra møte i arbeidsutvalget Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i arbeidsutvalget godkjennes. Vedtak Arbeidsutvalget vedtok enstemmig: Referat fra møte i arbeidsutvalget godkjennes. AU-14/2017 FELLES KOMMUNESTYREMØTE 21.6 Saken Praktisk gjennomføring av møtene og planlegges. Rådmennene er invitert til saken sammen med evt. andre nøkkelpersoner for gjennomføringen * Prosjektleder informerte: Det er gjort avtale med TareTV om overføring. Prosjektleder tar saken videre i forhold til bl.a. DDV, Radio Sør mv. Det praktiske i forhold til hotellet er ivaretatt av prosjektleder. Fylkesmannens prosessveileder informerte om praktisk gjennomføring av møtene. Det ble utarbeidet en huskeliste/oversikt som distribueres til ordfører, rådmenn og formannskapssekretærer. AU-15/2017 OPPFØLGING AV ANDRE SAKER FRA MØTE I FELLESNEMNDA Kommunal- og administrasjonsdepartementet: Invitasjon til seminar august Det er invitert 5 deltakere fra hver av kommunene: AUs medlemmer + rådmann + tillitsvalgt + prosjektleder Rådmennene har ansvar for påmelding fra egen kommune. Mandal kommune melder på prosjektleder. Invitasjonen fra Kommunaldep. Vedlegges referatet. Side 2 av 3

4 AU-16/2017 EVENTUELT Det var ikke saker til behandling under eventuelt. Side 3 av 3

5 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal 15. august 2017 Til Lindesnes kommunale fellesnemnd v/prosjektleder Hans Stusvik Søknad om midler til arbeidet med sammenslåing av de kirkelige fellesrådene i Mandal, Lindesnes og Marnardal Innledning Det er regulert i kirkeloven at det skal være ett fellesråd i hver kommune. Fellesrådet er et styringsorgan i Den norske kirke og består av medlemmer fra hvert menighetsråd (sokn) i kommunen, sammen med en representant oppnevnt av kommunen, og en prest/prost oppnevnt av biskopen, jf. kirkeloven 12. Fellesrådets oppgaver og ansvar er regulert i kirkeloven 14, og handler i korthet om å ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene. Konkret er dette: bygging, drift og vedlikehold av kirker anlegg, drift og forvaltning av gravplasser anskaffelse og drift av menighets- og prestekontor arbeidsgiveransvar for de som er tilsatt over fellesrådets budsjett forvaltning av fellesrådets økonomi Kommunens ansvar er regulert i kirkeloven 15. Den norske kirke er et trossamfunn med særskilte nasjonale rettsregler, jf. Grunnloven 16 og kirkeloven. Gravferdsforvaltningen er imidlertid et generelt offentlig anliggende, hvor Den norske kirke v/kirkelig fellesråd har fått ansvar for drift, regulert i egen lov: gravferdsloven med tilhørende forskrift. Noen nøkkeltall om de tre fellesrådene (2017) Fellesråd Driftsbudsjett Kommunal bevilgning 1 Verdi tjenesteyting Investeringsbudsjett 1 Antall ansatte Antall årsverk Mandal ,2 Lindesnes ,1 Marnardal ,2 Sum ,5 1 Tall i tusen kr 2 Foreløpig ikke endelig satt opp pga. usikkerhet om vedlikehold av kirkene Sammenslåing av fellesrådene Når Stortinget har bestemt at Mandal, Lindesnes og Marnardal skal slås sammen til én kommune, blir en følge av dette at resp. fellesråd skal slås sammen på tilsvarende måte. I kirkeloven 5 siste ledd heter det: Ved endringer i kommunegrenser eller sammenslåing av kommuner gjelder bestemmelsene i inndelingslova om økonomisk oppgjør i kap. V og gjennomføring i kap. VI tilsvarende for kirkelig fellesråd så langt det passer. Bispedømmerådene utøver den myndighet som i inndelingslova er lagt til Fylkesmannen. Leder: Ragnvald Madland tlf epost info@ra-ma.no Side 1 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

6 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal Siden sammenslåingen av fellesrådene er en følgeeffekt av kommunereformen, kan vi ikke si at målsetting med sammenslåingen er blitt grundig drøftet. Når det nå blir en realitet, ser vi likevel at det er en del potensielle gevinster å hente ved gjennomgang av organisasjonen, profesjonalisering av de administrative rutinene, kompetanseheving på ulike områder, og generell styrking av de eksisterende fagmiljøene. Det er stor bevissthet på disse verdiene i prosjektarbeidet. Det er fastsatt et mandat for arbeidet i fellesnemnda, og en første versjon av en prosjekt- og framdriftsplan (vedlagt). Oppgaven med å slå sammen de kirkelige administrasjonene i Mandal, Lindesnes og Marnardal til ett fellesråd i nye Lindesnes kommune koster penger og arbeidsinnsats. Staten har forutsatt at fellesrådenes engangskostnader skal dekkes av det tilskuddet som kommunene får, jf. Kommunal- og moderniseringsdepartementets veileder pkt 4.4.9: For eksempel vil kirkelige fellesråd slås sammen som følge av kommunesammenslåing. Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen. De oppgavene som fellesrådene har i forberedelsene til et nytt, sammenslått fellesråd, er parallelle til de som kommunene har, naturligvis i mye mindre målestokk. Risikoen for skadevirkninger for virksomheten er i prinsippet den samme, dersom fellesrådene ikke klarer å gjennomføre en god prosess. Derfor er det nødvendig at fellesrådene får tilstrekkelige midler til å drive prosjektet, gjennomføre møter i fellesnemnda, legge til rette med god informasjon og møtepunkter med de tilsatte, og tilpasse/anskaffe og ev. fornye arbeidsplassene og de verktøyene som det nye fellesrådet vil trenge for å komme i normal drift. Nå, ved starten av prosjektperioden, er det en del forhold det er mulig å kostnadsberegne eller estimere. Det er imidlertid en del kostnader, særlig knyttet til IKT-løsninger, opplæring på nye systemer, justering av kontorarbeidsplasser mv. som nettopp arbeidet i prosjektet skal avdekke og beregne. Det er derfor nødvendig at den kirkelige fellesnemnda kommer med en søknad til den kommunale fellesnemnda i to omganger: Den ene nå, den andre delen om ca et år eller når nemnda har skaffet seg nødvendig oversikt over behovene. Nedenfor følger beregning av de kostnadene Lindesnes kirkelige fellesnemnd trenger for å gjennomføre sammenslåing på en forsvarlig måte. Fellesnemnda består av 6 representanter fra fellesrådene, pluss kommunal representant og prosten. Godtgjøringene fastsatt for prosjektperioden er på nivå med andre fellesråd i landet med tilsvarende innbyggertall i kommunen. Fellesnemnda har sett det som viktig at arbeidet i dette prosjektet blir løst godt innenfor den gitte tidsrammen, og at de vedtatte godtgjøringene er med å underbygge og motivere til dette. Det er lagt opp til at den kirkelige fellesnemnda skal utarbeide budsjett og økonomiplan for det nye fellesrådet fra 2020 iht. forskrift om økonomiforvaltningen i løpet av I god tid før dette, må det være kontakt med den kommunale fellesnemnda om områder for, og det kalkulatoriske nivået på tjenesteyting, jf. kirkeloven 15 fjerde ledd, og om fastsetting av avgifter, jf. gravferdsloven 21 annet ledd. Leder: Ragnvald Madland tlf epost info@ra-ma.no Side 2 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

7 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal Kostnadsberegning for sammenslåing av fellesrådene, Lindesnes Sum Prosjektleder, 25% stilling inkludert sosiale utgifter Prosjektleder, driftsutgifter, kurs fellesnemnda Prosjektleder, kjøregodtgjøring Møtegodtgjøring (honorar) inkludert AGA, kr 800 pr møte Møtegodtgjøring leder/nestleder (honorar) inkl AGA, kr pr møte Grunnhonorar leder inkludert AGA, kr pr år Grunnhonorar nestleder inkludert AGA, kr pr år Kjøregodtgjøring fellesnemnda Tapt arbeidsfortjeneste medlemmer i fellesnemnda Møteutgifter fellesnemnda Samlinger menighetsråd/tilsatte Sum Utgifter til IKT, kontor mv (grovt estimat), spesifiseres i 2018 Tilpassing av eksisterende telefon/dataløsninger Etablering av ny server, inkludert konsulenttjenester Nytt arkivsystem Opplæring Tilpassing av kontorarbeidsplasser/terminaler Lisenser Sum Sum total Fellesrådene har både digitale og papirbaserte arkiv som må samordnes. Det søkes om kr for å dekke kjente/beregnbare utgifter for sammenslåing nå. Det søkes om ytterligere dekning av utgifter for samordning/anskaffelse av IKT-løsninger for det nye fellesrådet og tilpassing av kontorarbeidsplasser ca. høsten Foreløpig estimat kr Lindesnes kirkelig fellesnemnd tar forbehold om justering av dette beløpet. Hilsen Lindesnes kirkelige fellesnemnd Ragnvald Madland leder Steinar Moen prosjektleder Leder: Ragnvald Madland tlf epost info@ra-ma.no Side 3 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

8 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal Prosjekt- og framdriftsplan, versjon august 2017 I planen er det brukt følgende fargekoder som refererer seg til inndelingen i mandatet: Tilsettinger Prosjektperioden Økonomi/eiendom Gravferdsforvaltning Personal Organisasjon Samarbeid, kultur og kommunikasjon Annet Tema/område/sak Tid 1. Tilsetting av prosjektleder midlertidig fram til 1. oktober Jun Nemndas arbeidsform og kompensasjoner Aug Medbestemmelse i prosjektperioden Aug Informasjonsstrategi og kanaler Aug Søknad om dekning av kostnader til sammenslåing, 1. del Aug Prosjektplan v1 Aug Organisasjon og ledelsesstruktur, 1. gang Sep Personalpolitisk profil for virksomhetsoverdragelsen Sep Oppnevning av arbeidsgrupper Sep IKT-systemene, 1. gang Sep Kurs for fellesnemnda i KA-regi Okt Økonomi og eiendom, 1. gang Okt Valg av revisor Okt Tjenesteyting fra kommunen, 1. gang Okt Budsjett for driftsmidler i prosjektperioden Okt Tilsetting av prosjektleder for resten av prosjektperioden Nov Møte med kommunal fellesnemnd om tjenesteyting/avgifter Nov Samling med alle tilsatte Nov Bygninger/anlegg, vedlikeholdsplan, 1. gang Nov Organisasjon og ledelsesstruktur, 2. gang Jan Stillingsoversikt og arbeidsplasser/kontorforhold Jan IKT-systemene, 2. gang Feb Søknad om dekning av kostnader til sammenslåing, 2. del Feb Gravferdsforvaltningen, 1. gang Mar Samling for alle menighetsråds-/fellesrådsmedlemmer Mar Samling med alle tilsatte Mar Økonomi og eiendom inkl avgiftsnivå, 2. gang Apr Tjenesteyting fra kommunen, 2. gang Apr Stillingsbeskrivelser for administrative stillinger Mai Avtaler om renhold, husleie, andre tjenesteleverandører Mai Forberedelse av virksomhetsoverdragelsen Sep Samling med alle tilsatte Okt 2018 Leder: Ragnvald Madland tlf epost info@ra-ma.no Side 1 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

9 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal 33. Ev. utlysing av kirkevergestillingen Jan Reglementer/vedtekter, 1. gang Feb Vernetjenesten, HMS-rutiner Mar Budsjett 2020 og økonomiplan , 1. gang Apr Samling med alle tilsatte Apr Budsjett 2020 og økonomiplan , 2. gang Mai Oppfølging av grunnbøkene Mai Gravferdsforvaltningen, 2. gang Jun Kirkevalg Sep Reglementer og vedtekter, 2. gang Sep Lønns- og personalpolitiske retningslinjer Sep Møte med de nye menighetsrådene Okt Samling med alle tilsatte Okt Virksomhetsoverdragelse Okt Valg av fellesrådsmedlemmer fra hvert menighetsråd Okt Nye arbeidsavtaler Nov Tillitsvalgts- /medbestemmelsesordning Nov Arbeidsavtale/lederavtale med ny kirkeverge Nov Konstituering av nytt fellesråd Nov Møte mellom nytt fellesråd og alle tilsatte Nov 2019 Leder: Ragnvald Madland tlf epost Side 2 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

10 Lindesnes kirkelige fellesnemnd Postboks 210, 4503 Mandal Tema/aktivitet i framdriftsplanen plassert på en lineær tidslinje Jun 2017 Jul 2017 Aug 2017 Sep 2017 Okt 2017 Nov 2017 Des Jan 2018 Feb 2018 Mar 2018 Apr 2018 Mai 2018 Jun 2018 Jul 2018 Aug 2018 Sep 2018 Okt 2018 Nov 2018 Des Jan 2019 Feb 2019 Mar 2019 Apr 2019 Mai 2019 Jun 2019 Jul 2019 Aug 2019 Sep 2019 Okt 2019 Nov 2019 Des Leder: Ragnvald Madland tlf epost info@ra-ma.no Side 3 av 3 Prosjektleder: Steinar Moen tlf epost som@mandal.kirken.no

11 Mandat for Lindesnes kirkelige fellesnemnd, fastatt énstemmig av fellesrådene i Mandal, Marnardal og Lindesnes : 1. Overordnet Kirkelig fellesnemnd skal styre arbeidet med å tilrettelegge og gjøre nødvendige vedtak for at et nytt, sammenslått fellesråd i den nye kommunen kan være operativt fra Arbeidet skal gjøres med fokus på 2. å ivareta rammevilkår og administrative støttefunksjoner for virksomheten i det enkelte sokn på best mulig måte at de ansatte blir ivaretatt i overgangsprosessen åpenhet og gjennomsiktighet i beslutningsprosessene en effektiv og rasjonelt drevet organisasjon etter sammenslåing gode relasjoner til menighetsrådene, kommunen(e), prestetjenesten og de tilsatte/tillitsvalgte. For å oppnå dette, gis fellesnemnda fullmakter iht nedenstående. Beslutninger som må tas av fellesnemnda, men som ikke omfattes av dette mandatet, må vedtas likelydende i fellesrådene i Mandal, Marnardal og Lindesnes. Dette inkluderer ev. justert mandat. Tilsettinger Fellesnemnda har fullmakt til å tilsette prosjektleder, og utarbeide stillingsbeskrivelse og delegasjonsfullmakt til vedkommende. Fellesnemnda har fullmakt til å tilsette kirkeverge for det nye fellesrådet, som kan tiltre seinest 1. desember 2019, og inngå lederavtale med vedkommende. Fellesnemnda kan opprette et tilsettingsutvalg som innstiller til fellesnemnda. Før nytilsettinger skjer i administrative stillinger i resp. fellesråd i prosjektperioden, skal det innhentes uttalelse fra fellesnemnda for å sikre en hensiktsmessig personalforvaltning i forhold til framtidig bemanningsplan for administrative stillinger. 3. Prosjektperioden Fellesnemnda utarbeider prosjektbeskrivelse og framdriftsplan for arbeidet fram til Fellesnemnda søker om prosjektmidler fra den kommunale fellesnemnda for å dekke engangskostnader i forbindelse med etablering av det nye fellesrådet. Fellesnemnda utarbeider budsjett for prosjektmidlene, og fører regnskap for bruken. Fellesnemnda utarbeider organisasjonskart for prosjektarbeidet og ev. fastsetter mandat/tildeler arbeidsoppgaver/delegerer fullmakter til et arbeidsutvalg, prosjektgruppe, arbeids-/temagrupper mv. Fellesnemnda innhenter råd fra eksterne faginstanser etter behov og innenfor eksisterende økonomisk ramme. Side 1 av 3

12 Økonomi/eiendom Fellesnemnda har fullmakt til å samordne og organisere det nye fellesrådets økonomi, herunder harmonisering av avgifter med forslag til kommunal fellesnemnd mv. Fellesnemnda velger økonomisystem og revisor for det nye fellesrådet. Inntil det nye fellesrådet får eget organisasjonsnummer, ligger formelt økonomiforvaltningen, arbeidsgiveransvaret og arkivansvaret for sammenslåingsprosjektet til et av de tre fellesrådene som fellesnemnda bestemmer. Fellesnemnda utarbeider budsjett for 2020, og forslag til økonomiplan Fellesnemnda har fullmakt til å inngå nye tjenesteytingsavtaler med den kommunale fellesnemnda. Fellesnemnda har fullmakt til å reforhandle, si opp og ev. inngå nye avtaler med tjenesteleverandører som IKT, renhold/renovasjon, regnskapsføring o.a., og reforhandle, si opp og inngå de leieavtalene som er nødvendige/hensiktsmessige for det nye fellesrådet. Fellesnemnda utarbeider en plan for endringer i grunnbøkene. Gravferdsforvaltning Gjennomgå organiseringen av gravferdsforvaltningen, inkl. meldingsrutiner. Avklare ressursbehov, personell og utstyr, for samlet drift, jf. tjenesteytingsavtale med kommunen. Personal Fellesnemnda har fullmakt til å fastsette bemanningsplan for det nye fellesrådets administrative stillinger som skal gjelde fra Fellesnemnda utarbeider nye stillingsbeskrivelser for aktuelle stillinger knyttet til denne bemanningsplanen. Fellesnemnda gjennomfører virksomhetsoverdragelse iht aml kap 16 og utarbeider/inngår nye arbeidsavtaler med samtlige tilsatte. Fellesnemnda fastsetter overordnede lønns- og personalpolitiske retningslinjer, både for selve virksomhetsoverdragelsen, og for det nye fellesrådet. Fellesnemnda etablerer ordninger for medbestemmelse knyttet til beslutninger i prosjektperioden iht reglene i Hovedavtalen, i samarbeid med de tillitsvalgte. Fellesnemnda avtaler tillitsvalgtordning og struktur for vernetjenesten/hms-rutiner for det nye fellesrådet, inkludert avtale med bispedømmerådet vedr. samordning med prestetjenesten. 7. Organisasjon Fellesnemnda har fullmakt til å fastsette det nye fellesrådets organisasjonsplan, herunder lederstrukturen administrative enheter og delegasjon til disse lokalisering av menighetskontorer og rammer for drift av disse intern saksgang for administrative saker avklaring av forholdet mellom fellesrådets og menighetsrådenes oppgaver og ansvar tjenestesteder for tilsatte pr reglementer/vedtekter Side 2 av 3

13 8. Samarbeid, kultur og kommunikasjon Fellesnemnda skal ha oppmerksomhet på og iverksette tiltak for å etablere en felles organisasjonskultur både hos rådsmedlemmer og tilsatte. Fellesnemnda skal i hele prosjektperioden sørge for god og kontinuerlig informasjon om prosessen overfor fellesråd, menighetsråd og tilsatte. Kopi av innkallinger med vedlegg til fellesnemndas møter, og protokoller fra møtene sendes samtlige fellesrådsmedlemmer i Mandal, Lindesnes og Marnardal til informasjon. Fellesnemnda skal ha oppmerksomhet på prestetjenesten i det nye fellesrådet, og bidra til gode samarbeidsforhold med prosten og bispedømmekontoret. Fellesnemnda skal ha oppmerksomhet på samarbeidet med den nye kommunen, og etablere rutiner for drøftinger/informasjon om aktuelle temaer underveis. Side 3 av 3

14 Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes Innhold Møtereglement Fellesnemnd Nye Lindesnes... 1 Møter i Fellesnemnd... 2 Forberedelser av saker for Fellesnemnda:... 2 Innkalling til møte. Dokumentutlegging Forfall. Vararepresentanter Hvilke andre enn Fellesnemndas medlemmer tar del i møtet?... 3 Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt Møtets åpning... 3 Rekkefølgen for behandling av sakene... 3 Inhabilitet... 4 Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge Når medlemmene tar del i ordskiftet Møtelederens stilling under ordskiftet Avgrensning og avslutning av ordskiftet Forslag... 5 Prøveavstemning Stemmemåten Forespørsler interpellasjoner Orden i salen og bygningen Bokføring av forhandlingene. Møtets slutt Anmodning om ny behandling av avgjort sak.... 6

15 Møter i Fellesnemnd Forberedelser av saker for Fellesnemnda: Arbeidsutvalg gir innstilling i saker. Leder av fellesnemnda kan fravike og ta saker direkte opp i fellesnemnd med innstilling fra Prosjektleder. I innstillingen skal man kort og oversiktlig gjøre rede for alle vesentlige sider ved saken, samt gi forslag til vedtak. Innkalling til møte. Dokumentutlegging. Fellesnemnda holder møte når den selv bestemmer det, når leder av fellesnemnda finner det påkrevd, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Leder av fellesnemnda kaller Fellesnemnda sammen til møte. Innkallingen skal inneholde opplysninger om de saker som skal behandles. Innkallingen sendes hvert medlem av fellesnemnda og de vararepresentanter som skal møte med 7 dagers varsel. Innkallingen legges samtidig ut til offentlig ettersyn på kommunenes hjemmeside. Dette gjelder ikke dokumenter som skal unntas fra offentlighet etter lov om offentligheten i forvaltningen eller annen lov, og heller ikke dokumenter som kan unntas fra offentlighet og som leder av fellesnemnda finner er av den art at de ikke bør bli kjent av andre enn Fellesnemndas medlemmer. Forfall. Vararepresentanter. Kan et medlem eller en innkalt vararepresentant ikke møte i fellesnemnda på grunn av lovlig forfall eller ved inhabilitet, skal vedkommende snarest mulig melde dette til leder av fellesnemnda eller prosjektkontoret og si fra om forfallsgrunnen. Leder av fellesnemnda kaller straks inn vararepresentant etter reglene i kommunelovens 16. Det samme gjøres når leder av fellesnemnda er kjent med at noen må fratre som inhabile i sak som skal behandles på møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Vararepresentanten som er tilstede, eller som om mulig blir kalt inn, trer etter reglene i kommunelovens 16 inn for vedkommende. Et medlem som ankommer etter møtets begynnelse, har rett og plikt til å ta sete med den følge av ev. vararepresentant som har tatt sete, må tre ut, dog etter at sak som er tatt opp er ferdigbehandlet. På samme måte trer vararepresentanten ut dersom en annen vararepresentant som i nummerorden står foran denne, ankommer møte.

16 Førstnevnte vararepresentant som har tatt sete deltar i møtet inntil den sak er ferdigbehandlet som var påbegynt da senere ankommet medlem/vararepresentant innfant seg. Hvilke andre enn Fellesnemndas medlemmer tar del i møtet? Kommunale tjenestemenn. Prosjektleder tar del i møtet med tale- og forslagsrett, personlig eller ved en av sine underordnede. Ungdomsrepresentant Ungdomsrepresentant har møte og talerett. Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt. Leder av fellesnemnda, eller om denne er fraværende nestlederen, leder møtene i fellesnemnda. Dersom begge er fraværende velges en møteleder ved flertallsvalg, jfr. kommunelovens 32. Møte holdes for åpne dører. Dog kan fellesnemnda etter kommunelovens 31 pkt. 3 gjøre vedtak om at en enkelt sak skal behandles for stengte dører. Forhandlinger om dette foregår for stengte dører hvis møtelederen krever det eller fellesnemnda vedtar det. Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter fellesnemndas medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være tilstede, å bevare taushet om opplysninger som er taushetsbelagt i lov eller i medhold av lov. Jf. veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett - kommuneloven 40 nr. 5, er det ikke adgang til å pålegge folkevalgte en generell taushetsplikt om opplysninger selv om disse er unntatt offentlighet etter offentlighetsloven. Likeledes er det ikke adgang til å pålegge taushetsplikt om forhandlingene i lukkede møter, kun om opplysninger som er taushetsbelagt i lov, eller i medhold av lov. Taushetsplikten varer inntil annet måtte bli bestemt. Møtets åpning Møtet starter med 15 min. til åpen spørretime hvor fellesnemndsmedlemmer kan rette spørsmål til leder av fellesnemnda. Etter spørretimen starter ordinært nemdsmøte og møtelederen orienterer om fraværene medlemmer og de vararepresentantene som skal møte for den. Er det lovmessig minste antall tilstede, jfr. kommunelovens 33, erklæres møtet satt. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og vararepresentanter som møter etter orienteringen, melder seg til møtelederen før de tar sete. Rekkefølgen for behandling av sakene. Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke er nevnt i innkallingen.

17 Er det under orienteringen reist tvil om gyldigheten av noe forfall, behandles først dette, Deretter behandles de saker som er nevnt i innkallingen, og i den orden de er nevnt der. Fellesnemnda kan vedta annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller Fellesnemnda vedtar å utsette forhandlingene om den. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til nemndsmøtet, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot at den avgjøres. I så fall sendes den til den kommunale instans den hører under, eller den føres opp til behandling i senere fellesnemnd. Inhabilitet Den som etter kommunelovens 40, jfr. forvaltningslovens kap. II er inhabil i en sak, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Fellesnemnda avgjør habilitetsspørsmålet. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge. Møtelederen leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen, gjengir det forslag eller den uttalelse prosjektlederen måtte ha gitt, om denne ikke er sendt medlemmene før møtet. Er det gitt innstilling i saken leses denne opp, og det redegjøres for ev. dissens innen den forsamling som har gitt innstilling. Videre redegjøres det for ev. dokument som er kommet inn etter at innstillingen var lagt fram. Møtelederen redegjør for saken så langt vedkommende finner det påkrevd. Møtelederen spør om noen ønsker ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. Når medlemmene tar del i ordskiftet. Talerstolen benyttes og representanten retter sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Vedkommende skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at det blir gjort. Representanter som går på talerstolen skal holde seg til det saken gjelder. Upassende eller fornærmelig atferd eller tale er ikke tillatt. Slik atferd eller tale skal påtales av møteleder. Dersom en representant setter seg ut over disse møtereglene, kan møteleder gi vedkommende en advarsel, som gjentas dersom det er nødvendig. Hvis representanten likevel ikke retter seg etter møtereglene, setter møteleder under avstemning om vedkommende skal fratas ordet eller vises bort fra forhandlingene for dagen. Møtelederens stilling under ordskiftet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor utredningen ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal han tegne seg på talerlisten i likhet med de øvrige representantene.

18 Avgrensning og avslutning av ordskiftet. Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan fellesnemnda med 2/3 flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan med alminnelig flertall gjøres unntak for prosjektleder, leder og for hver politisk partigruppe innen forsamlingen og for anledningen er valgt som ordfører for andre grupper innen forsamlingen når møtelederen har fått melding om slikt valg før ordskiftet begynner. Finner fellesnemnda at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å slutte ordskiftet om saken. Forslag Forslag kan settes fram av fellesnemndas medlemmer og av prosjektleder. Forslag skal leveres inn skriftlig/elektronisk til møtelederen. Går forslaget ut på hvem som skal velges eller ansettes, eller på at den sak som behandles skal utsettes, sendes til annet kommunalt organ, eller på at forslag ikke skal vedtas, kan det gis muntlig. Skriftlige forslag skal undertegnes av forslagsstiller. Møtelederen refererer forslaget. Saken tas opp til avstemning. Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Fra da og til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate saken før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme. Ved valg kan blank stemmeseddel brukes, jfr. kommunelovens 40. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskiftet om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemningsspørsmålet. Prøveavstemning. Før endelig avstemning i en sak, kan forsamlingen vedta prøveavstemninger, som ikke er bindende. Er innstilling eller det forslag som det skal stemmes over delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt i tilfelle også her etter en prøveavstemning over hele innstillingen eller hele forslaget. Stemmemåten. Avstemningen iverksettes på en av disse måter: Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det.

19 Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag, til å rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, rekker opp hånden. Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Benyttes ved valg og ansettelse av tjenestemann. Står ved avstemningen stemmene likt, gjør møtelederens stemme utslaget. Dette gjelder likevel ikke ved valg, jfr. kommunelovens 38, da avgjøres valget ved loddtrekning. Forespørsler interpellasjoner. Utenfor de saker som er ført opp i innkallingen til møtet, kan hvert medlem av fellesnemnda gjøre forespørsler som rettes til leder av fellesnemnda. Slik forespørsel må være meldt til leder av fellesnemnda i god tid før møtet, i regelen minst 2 dager forut, og den bør være skriftlig. Forslag (om realiteten) som settes fram i forbindelse med slik forespørsel, kan ikke avgjøres i møtet dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot det. Orden i salen og bygningen. Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Han skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene tømmes eller vise vedkommende tilhører ut. Bokføring av forhandlingene. Møtets slutt. Fellesnemnda fører bok for møtene sine. I møteboka føres inn for hvert møte møtested og tid, fraværende medlemmer og møtende vararepresentanter. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, bokføres dette slik at en av boka sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte. Sakene bokføres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres de forslag som blir satt fram. Møtelederen eller fellesnemnda i tilfeller protest blir reist mot denne avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Etter møtet tas utskrift av møteboka. Denne behandles som referatsak i påfølgende møte. Anmodning om ny behandling av avgjort sak. Arbeidsutvalg kan avslå anmodning om å ta opp til ny behandling sak som lovlig er avgjort av fellesnemnd, når anmodningen kommer inn før det er gått tre måneder fra den dag da fellesnemnda gjorde endelig vedtak i saken.

20 Politisk organisering og delegasjon Fellesnemnd Nye Lindesnes

21 Innhold Innledning... 3 Målsetning... 3 Delegeringsprinsipper... 4 Fellesbestemmelser... 4 Service... 4 Åpenhet... 4 Lojalitet... 4 Rettssikkerhet... 4 Samspillet mellom politikk og administrasjon... 5 Politisk organisering... 5 Grenseoppgang mellom politikk og administrasjon... 5 Politisk og administrativt ansvar... 5 Det er et politisk ansvar å:... 5 Det er prosjektleders ansvar å:... 6 Retningslinjer for valg til politiske organer... 6 Leder av fellesnemnd... 6 Arbeidsutvalg/partssammensatt utvalg/nestleder av fellesnemnda... 6 Politisk organisering og styringsstruktur... 6 Fellesnemnda... 6 Arbeidsutvalget... 6 Ad hoc-utvalg... 7 Partssammensatt utvalg... 7 Bruk av delegert myndighet... 8 Fullmakt... 8 Saksforberedelse for politiske organer... 8 Videredelegering... 8 Tvil... 9 Leder av Fellesnemnda... 9 Myndighet ved administrasjonens inhabilitet... 9 Prosjektlederen... 9 Klage på vedtak... 11

22 Innledning Stortinget har besluttet at kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal skal slås sammen til en ny kommune Lindesnes. Inndelingsloven 25 krever en fellesnemnd. Den er oppnevnt av de tre kommunene og skal virke fra denne dato og frem til Fellesnemnda skal etter enighet mellom kommunene bestå av 5 representanter fra hver kommune. I tillegg er det besluttet at det skal etableres et arbeidsutvalg bestående av leder av fellesnemndene i de tre kommunene pluss ytterligere 1 representant fra hver kommune. Det er også besluttet at det etableres et partssammensatt utvalg bestående av arbeidsutvalget som suppleres med 1 tillitsvalgt fra hver kommune. I perioden fra frem til er det ansatt en prosjektleder. Selv om politikere og administrasjonen har et felles ansvar for at de involverte i kommunereformprosessen ivaretas på en forsvarlig og etisk akseptabel måte, ligger hovedansvaret politisk. Det er fellesnemnda som kollegium som har det overordnede ansvar når noe går galt på det etiske området. Ansvaret kan ikke delegeres nedover til administrasjonen. I spenningsfeltet mellom politikk og administrasjon samlet eller hver for seg, vil det være viktig for både politikere og administrasjonen; At innbyggere/brukere står i sentrum for all kommunal tjenesteyting, forvaltning og utvikling. At man videreutvikler arenaer for idéutvikling og uformell drøfting i politiske og administrative organer. Å arbeide for en kultur preget av klar kommunikasjon, åpenhet, trygghet og tillit. At man er aktive i å delta i utviklingsarbeid. Dette reglementet blir fundamentet i prosjektleders arbeid med det administrative delegasjonsreglementet/ansvarsmatrisen. Styringsrollen til politikerne er basert på tilfredsstillende rapporteringsrutiner. Politikere og administrasjon vil som følge av dette reglementet måtte jobbe frem gode styringsindikatorer. Myndighet lagt til fellesnemnda er besluttet i kommunestyrene En viktig målsetning for å delegere myndighet er å gjøre arbeidsformer og vedtaksprosesser mest mulig fornuftig og effektive. Ved å delegere myndighet fra Fellesnemnda til andre organ gir en politikerne mer tid til å drøfte og vedta saker og retningslinjer som er av overordnet og prinsipiell karakter. Målsetning Å sørge for å gi fellesnemnda anledning til å kunne konsentrere seg om de viktige og prinsipielle sakene. Å legge til rette for politiske verksteder der beslutninger fremkommer etter involvering og deltakelse. Å legge til rette for både brukermedvirkning og innbyggermedvirkning. Å engasjere ungdom i utviklingen av den nye kommunen. Å klargjøre hvilke saker administrasjonen skal avgjøre uten politiske vedtak.

23 Delegert myndighet gir de politiske utvalgene og/eller prosjektleder myndighet til å kunne iverksette tiltak og lede omstillingen innen de rammer som er vedtatt i fellesnemnda gjennom budsjett og planer. Delegert myndighet er en tillit som blir vist vedkommende utvalg eller prosjektleder til å opptre på fellesnemndas vegne og bistå med å realisere fellesnemndas vilje. Delegeringsprinsipper Følgende prinsipper er lagt til grunn for utarbeiding av reglementet. I fellesnemnda skal vi: På en tydelig måte vise hvem som har ansvar og myndighet. Plassere avgjørelsesmyndigheten til lavest mulig nivå. Legge til rette for effektive vedtaksprosesser. All delegert myndighet skal utøves i tråd med de saksbehandlingsregler som gjelder og følge gjeldende lover, forskrifter, retningslinjer og god forvaltningsskikk. Fellesbestemmelser Service Alle som har saker til behandling i eller som henvender seg til fellesnemnda, skal sitte igjen med en opplevelse av god service - selv om ikke alle kan få sine ønsker innfridd. Forvaltningslovens regler om svarfrist - også foreløpig svar - skal følges. Åpenhet Administrasjonen og det politiske miljøet skal legge vekt på en åpen dialog bygget på tillit og respekt. Begge parter skal ta initiativ til å informere når den mener å ha relevant informasjon å gi. Når delegert myndighet er utøvd, skal det meldes tilbake til gjeldende politisk organ. Lojalitet Ansatte med delegert fullmakt skal aldri overfor partene eller media kritisere de politiske retningslinjer som er gitt for behandling av enkeltsaker. Politikeres kritikk av administrative avgjørelser eller saksbehandling tas opp med prosjektlederen på en praktisk måte som beskrevet i kapittel vedrørende «Åpenhet». Rettssikkerhet Alle som har saker til behandling skal sikres en korrekt behandling i tråd med forvaltningslovens prinsipper.

24 Samspillet mellom politikk og administrasjon Politisk organisering Fellesnemnda Arbeidsutvalg Partssammensatt utvalg 15 medlemmer 6 medl. 9 medl. Grenseoppgang mellom politikk og administrasjon Den politiske styringsmodellen skal bidra til: en ansvarliggjøring av fellesnemnda at demokratiaspektet ivaretas ved at de fleste politiske avgjørelsene fattes i fellesnemnda at alle i sterk grad deltar ved politiske avgjørelser i plenum at helhetsperspektivet ivaretas og sektortenkningen reduseres at en i stor grad kan unngå problemer med saksfordeling og kompetanseproblematikk i forhold til evt. utvalg. Modellen innebærer at fellesnemndas medlemmer blir aktivisert i styringsfunksjonen og mindre i enkeltsaker. Fokus flyttes til behandling av temaer, saksområder og ivaretakelse av utviklingsperspektivet. Modellen vektlegger en klar rolledeling mellom politikk og administrasjon, og baseres på stor grad av delegering og ansvar til prosjektlederen i omstillingsarbeidet. Det skal være et skille som markerer hvor politikken slutter og administrasjonen begynner, og hvor administrasjonen slutter og politikken begynner. Det skal etableres felles møteplasser som skal invitere til god dialog og med klare forpliktelser til aktørene: Til å forholde seg til det som er deres rolle i styringen Til å benytte de kommunikasjonskanaler som er korrekte i de enkelte sammenhenger. Til å ivareta hensynet til gjensidig informasjonsplikt. Til å holde en høy standard i samspillet mellom politikk og administrasjon. Politisk og administrativt ansvar Det er et politisk ansvar å: Sørge for at administrasjonen i god tid før møter i folkevalgte organer blir gjort kjent med nye opplysninger i sak på dagsorden, som er kommet til politisk kunnskap. Stille krav til administrasjonen. Sørge for å delegere nødvendig myndighet til prosjektleder Sikre god kontroll Prioritere de økonomiske rammer Sørge for en arbeidsgiverpolitikk Foreta en prioritering mellom de oppgaver/oppdrag som gis til administrasjonen. Forplikte seg på vedtatte overordnede mål.

25 Det er prosjektleders ansvar å: Bidra til en utadrettet og serviceorientert prosjektgjennomføring. Utvikle en prosjektorganisering som akter å ta de strategiske føringer lagt i fellesnemnda ut i organisasjonen med entusiasme og begeistring. Styrke samarbeidet på tvers i organisasjonen. Ha fokus på de beste tjenester innenfor de rammer som Fellesnemnda har bevilget. Fremme et klima preget av kreativitet, nytenkning og vilje til forandring. Etablere systemer for å sikre riktige tjenester til riktig kvalitet Ta resultatvurderingene på alvor. Utarbeide konsise og lettfattelige saksdokumenter med gode drøftinger Sikre oppfølging av vedtak og oversendelser fra folkevalgte organer. Videreutvikle gode tilbakemeldingsrutiner fra prosjektet til folkevalgte organer. Sørge for gjennomgående administrativ kvalitetssikring. Retningslinjer for valg til politiske organer Leder av fellesnemnd Fellesnemnda velger på konstituerende møte leder. Valget foretas etter reglene i kommuneloven. Arbeidsutvalg/partssammensatt utvalg/nestleder av fellesnemnda Fellesnemnda velger på konstituerende møte arbeidsutvalg, partssammensatt utvalg og nestleder. Valget foretas etter reglene i kommuneloven. Politisk organisering og styringsstruktur Følgende modell legges til grunn for den politiske organiseringen i Fellesnemnda: Fellesnemnda 15 medl. Øvrige utvalg: Arbeidsutvalg Partssammensatt utvalg 6 medl. 6 medl. + tillitsvalgte 3 stk. Ad hoc-utvalg (oppnevnes for enkeltsaker/utredninger) Fellesnemnda Består av 15 representanter Fellesnemnda er øverste myndighetsorgan i Prosjekt Nye Lindesnes. Se for øvrig fellesnemndas mandat Arbeidsutvalget Består av 6 medlemmer. Disse velges av og blant fellesnemndas medlemmer. Arbeidsutvalget har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker innenfor de begrensninger og rammer som fellesnemnda beslutter. Arbeidsutvalget er for øvrig et forberedende organ til sakene som skal behandles i fellesnemnda.

26 Myndighet til å treffe vedtak eller gi uttalelse. Det er ikke tillatt å gå ut over de rammene fellesnemnda har fastsatt. Arbeidsutvalget fastsetter lønn og avgjør andre lokale avtaler for prosjektleder i h.h.t. kap i Hovedtariffavtalen. Ad hoc-utvalg Opprettes av Fellesnemnda til å utrede spesielle oppgaver av stor politisk og prinsipiell betydning. Fellesnemnda oppnevner medlemmer i ad hoc-utvalg. Utvalgene kan variere i størrelse, og det kan også oppnevnes personer som har særskilt interesse eller innsikt i et tema og som ikke sitter i Fellesnemnda. Utvalget oppløses så snart oppgaven(e) er løst. Myndighet: Ingen selvstendig vedtaksmyndighet. Utfører enkeltstående utredninger på oppdrag av og med mandat gitt av oppnevnende organ. Prosjektleders utredningsrett og -plikt For at Prosjektleders utredningsrett og -plikt skal ivaretas, særlig for å sikre at faglige, økonomiske og forvaltningsmessige hensyn blir ivaretatt, skal innstillinger/ sluttrapporter fra ad hoc-utvalg oversendes til administrasjonen for saksutredning før saken legges fram for ordinær politisk behandling i fellesnemnda. Partssammensatt utvalg Består av 9 medlemmer. Arbeidsutvalget og 3 som oppnevnes av og blant de ansatte (arbeidstakerorganisasjonene) 1 fra hver kommune. Har ansvar for å behandle saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Ansvars- og arbeidsområder Partssammensatt utvalg ivaretar funksjonen etter kommunelovens 25 og Hovedavt. 4. Partssammensatt utvalg ivaretar de oppgavene som har tilknytning til kommunens arbeidsgiverfunksjon som ikke Fellesnemnda selv skal ivareta, og med unntak av den myndighet som er delegert til arbeidsutvalg eller prosjektleder. Delegering I henhold til kommunelovens 25 (jfr ), delegeres det til det partssammensatte utvalget selv å treffe avgjørelser på kommunens vegne etter følgende sakstyper og lover, og som ikke er delegert til prosjektleder: Overordnede og prinsipielle spørsmål på personalsaksområdet som angår forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og arbeidstakerne, og hvor myndighet ikke er delegert andre. Anke på personalsaker der det er ankemulig, ikke ved ansettelsessaker. Drøfte og gi tilrådinger til: - Fellesnemnda - Prosjektlederen på det personalpolitiske område. Ivareta spørsmål knytta til hovedavtalen som ikke er delegert til andre.

27 Bruk av delegert myndighet All delegert myndighet må brukes i samsvar med lover, forskrifter og retningslinjer, og innenfor gjeldende budsjettrammer og budsjettforutsetninger. Fullmakt Et organ eller tjenestemann kan ikke treffe vedtak uten å ha fullmakt til å avgjøre den aktuelle saken. I forbindelse med beslutning om delegering av myndighet skal det fastsettes hvordan, og til hvem tilbakerapportering skal skje. Dette betyr likevel ikke at det delegerte organet kan Sette i gang nye tiltak ut over budsjettet eller gjøre vesentlige endringer i dette i strid med fellesnemndas ønsker Inngå økonomiske forpliktelser ut over budsjett. Saksforberedelse for politiske organer Saksfremstillinger for alle politiske organ skal legge vekt på sakens prinsipielle, skjønnsmessige, samfunnspolitiske og kontroversielle sider. Faglige og administrative hensyn og synspunkter bør fremgå. Alle saksframlegg til politiske organer er i prinsippet prosjektlederens saksfremlegg, og alle forslag i sakene er prosjektlederens, så sant ikke annet framgår av særlov. Det innebærer at alle saksframlegg som skal til politisk behandling skal godkjennes av prosjektlederen selv eller av den prosjektlederen bemyndiger. I tvilstilfeller avgjør lederen, etter forslag fra prosjektlederen, hvilket politisk organ som skal behandle en sak. Videredelegering Delegering beror på en tillit som fellesnemnda gir andre for at disse skal kunne bistå med å virkeliggjøre fellesnemndas vilje. Organ som blir gitt en delegert myndighet, kan normalt delegere hele eller deler av myndigheten videre til underordnet organ eller til prosjektlederen. Organ kan ikke delegere myndighet til andre tjenestemenn enn prosjektlederen. Prosjektlederen kan normalt delegere videre til kommunale tjenestemenn, unntatt i de tilfeller det i delegasjonsreglementet er presisert at delegering er gitt til «prosjektlederen selv». Delegeringen må da utøves av prosjektlederen eller dennes stedfortredere. Det skal foreligge anvisninger for hvordan delegert myndighet til prosjektlederen skal utøves, herunder hvem som er gitt videredelegerte fullmakter. Dette meldes til arbeidsutvalget. Den som delegerer kan begrense adgangen til å delegere videre ved å delegere kun til funksjonen "selv". Ved bruk av delegert myndighet bør det så langt mulig i vedtak framgå at vedtaket er fattet i medhold av delegert myndighet. Når evt. (sær)lover ligger til grunn for vedtaket skal dette framgå.

28 Videre skal det i partsforhold og i alle enkeltvedtak opplyses om klageadgang enten som del av vedtaket eller i eget vedlegg. Tvil Er det organ som har fått delegert myndighet i tvil om hvordan fellesnemnda, eller det organ som har delegert denne myndigheten, ønsker at en type saker skal behandles, legges saken fram for prinsipiell drøfting og avklaring. Leder av Fellesnemnda Myndighet ved hastesaker Leder av Fellesnemnda delegeres myndighet i henhold til kommunelovens 9 nr. 5 til å treffe vedtak i enkeltsaker som ikke er av prinsipiell art, som i reglementet er delegert til et politisk utvalg, dersom utsettelse av tidshensyn eller annen tvingende grunn vil være til ulempe for saken eller for den saken gjelder, og det ikke er mulig å innkalle vedkommende utvalg Vedtak fattet etter denne bestemmelse skal snarest mulig refereres for det aktuelle politiske organ. Representasjon Leder av fellesnemnda gis myndighet til å møte på fellesnemndas vegne ved representasjon av Nye Lindesnes Leder av Fellesnemnda kan delegere denne myndigheten i hvert enkelt tilfelle. Myndighet ved administrasjonens inhabilitet Leder av fellesnemnda delegeres myndighet til å treffe vedtak i kurante saker som er delegert til prosjektlederen i de tilfeller hvor prosjektlederen selv er inhabil. Hvis en er inhabil til å avgi innstilling til politiske organer, skal leder av fellesnemnda anmode en annen om å behandle saken og gi innstilling. Prosjektlederen Ansvars- og arbeidsområder Prosjektlederen er øverste leder av prosjektet. Prosjektlederen er ansvarlig for organisering, samordning og planlegging av prosjektets administrative virksomhet. Prosjektlederen skal ha et særlig ansvar for å: Lede prosjektets arbeid med å forberede saker for de folkevalgte organer og se til at disse er forsvarlig utredet bla. med hensyn til helhetsperspektiv og konsekvenser for økonomi, personell og publikums krav. Iverksette de vedtak som blir gjort i politiske organer Bidra til å utvikle kommunens tilsatte innenfor en fleksibel og effektiv organisering av prosjektet Sørge for god forvaltning og effektiv bruk av de økonomiske ressurser, herunder en effektiv internkontroll Videreutvikle, kvalitetssikre og gjennom innstillinger til politiske organer å foreslå tilpasninger av kommunenes tjenester til de behov innbyggerne har.

29 Lede det administrative strategiske plan- og utviklingsarbeidet i prosjektet. Næringsutvikling i prosjektet Generell myndighet Prosjektlederen har delegert myndighet i alle saker som ikke har prinsipiell karakter, jfr. kommuneloven 23 nr. 4, dersom ikke myndighet ved lov eller reglement er lagt til annet organ. Ved tvil om hvorvidt en sak er av prinsipiell betydning eller ikke, eller dersom det er tvil om hvordan en sak av prinsipiell betydning skal behandles i det politiske system, har leder av Fellesnemnda/utvalgsleder og prosjektlederen ansvaret for å avklare dette. Ved uenighet mellom disse avgjør leder av fellesnemnda/utvalgsleder saken. Prosjektlederen kan delegere sin myndighet videre til sin administrasjon, dersom ikke fellesnemnda har bestemt noe annet. Ved slik intern delegering er det fortsatt prosjektlederen som står ansvarlig overfor Fellesnemnda. Prosjektlederen, eller den han bemyndiger, kan fremme innstilling i alle saker til utvalg og til fellesnemnda. Saker om valg av medlemmer til folkevalgte organer og ombud forberedes og innstilles av prosjektlederen, dog uten forslag til kandidater. Myndighet i økonomiske saker Prosjektlederen har ansvar for, og myndighet til, å disponere over fellesnemndas budsjett. Prosjektlederen har generelt anvisningsmyndighet, dette kan videre delegeres i organisasjonen Prosjektlederen godkjenner krav om kompensasjon for tapt inntekt, møtegodtgjørelse, reise og diett godtgjørelse for politisk oppnevnte innbyggere. Myndighet i personalsaker Prosjektlederen har myndighet til å vedta administrativ organisering i prosjektet, for øvrig vises til Hovedavtalen og AML. Større endringer skal behandles i partssammensatt utvalg Prosjektlederen kan opprette, omgjøre og nedlegge stillinger Prosjektlederen delegeres myndighet til å gjøre vedtak i ansettelsessaker, med de unntak som følger av lovgivningen. Under utøvelsen av denne myndighet skal Hovedavtalens medbestemmelsesregler legges til grunn. Prosjektlederen er kommunens forhandlingsutvalg, og forhandler med organisasjonene i alle saker / hjemler. Prosjektlederen er tilsettingsmyndighet. Tilsvarende foretar prosjektlederen endelig vedtak i omplasseringssaker, oppsigelser og lignende. Denne personalmyndighet kan ikke forvaltes i strid med fellesnemndas egne prioriteringer. Det