Utviklingsplan for Helse Bergen, Haukeland universitetssjukehus

Transkript

1 Utviklingsplan for Helse Bergen, Haukeland universitetssjukehus Prosjektdirektivet for utviklingsplanarbeidet er en avtale mellom prosjektleder og prosjekteier/ Det styringsgruppen, og skal avklare: Hvorfor prosjektet skal gjennomføres Hva vi skal oppnå med prosjektet og hva vi skal levere Hvem som må delta og involveres Hvordan prosjektets skal gjennomføres Formålet med direktivet er å forankre prosjektet hos prosjekteier/styringsgruppe, i prosjektgruppen og blant andre interessenter. Prosjekteier: Eivind Hansen Prosjektleder: Ingvild Sunde Dato for godkjenning av direktivet: Side 1 av 13 Sist oppdatert

2 Endringslogg Versjon Dato Endring Hvem? Oppretting av dokument Helge B Innspill Ingvild S Oppdateringer Helge B 0, Oppdateringer Ingvild S Justeringer etter møte med Helse Vest 21.8 Ingvild S Innspill fra stabsdirektører innarbeidet Ingvild S Utkast sendt ADAU for innspill Ingvild S Justert etter innspill fra ADAU Ingvild S Justert etter innspill fra foretaksledelsen 12.9 og Ingvild S. godkjent Innhold 1 Bakgrunn for igangsetting av prosjektet Prosjektets nytteeffekter og leveranser Nytteeffekter Leveranser Avgrensninger og forutsetninger Prosjektets interessenter Arbeidsform og prosjektorganisasjon Arbeidsform i prosjektet Organiseringen av arbeidet Milepæler og kommunikasjonsaktiviteter Vedlegg Møtepunkt internt og eksternt og tentativt forslag til hva prosjektet skal fremlegge Veiledende format for utviklingsplanen Side 2 av 13 Sist oppdatert

3 1 Bakgrunn for igangsetting av prosjektet Dette dokumentet gir rammer for arbeidet som Helse Bergen igangsetter høsten 2017 for å lage en utviklingsplan for sykehuset. En utviklingsplan skal gi retning for sykehusets videre utvikling år frem i tid: Hvilke mål og tiltak må vi jobbe med fremover for å møte behovet for helsetjenester i ? I styringsdokumentet for 2017 ber Helse vest om at foretakene innen 30.juni 2018 leverer sine utviklingsplaner. For å være i takt med den interne virksomhetsstyringen bør arbeidet med planen være ferdigstilt før langtidsbudsjett styrebehandles i mai Framskriving av aktivitet for å vurdere framtidig arealbehov og bemannings- og kompetansebehov er en sentral del av utviklingsplanen. På grunnlag av nåsituasjonsbeskrivelser, framskrevet behov og analyser av utviklingstrender, skal vi fastsette mål og tiltak innenfor alle de innsatsområdene nødvendige for å gi et godt spesialisthelsetjenestetilbud. Helse Bergen har over flere år utarbeidet ulike delstrategier/planverk forankret i sykehusets overordnede strategi. På noen områder har vi mye erfaring med denne typen planlegging (eks: arealplan, strategi for lederutvikling). På enkelte områder foreligger også planer med lang tidshorisont. (eks. Kompetansestrategi ). På andre områder er imidlertid denne typen langsiktig planlegging nytt (eks. organisasjonsutvikling). Nytt med utviklingsplan er også at alle de ulike innsatsfaktorene skal ses i sammenheng, og at mål og tiltak koordineres i en og samme plan. Utviklingsplanoppdraget er gitt av Helse- og omsorgsdepartementet i Nasjonal helse- og sykehusplan (Meld. St. 11 ( ). I styringsdokumentet for 2017 fremhever Helse vest at foretakenes utviklingsplaner skal ses i sammenheng regionalt og nasjonalt. Det er derfor viktig at helseforetakene benytter felles metodikk for framskriving av kapasitetsbehov, og har lik tidshorisont for denne. Vi legger til grunn scenarioer basert på nasjonal bemanningsmodell og nasjonal modell for framskriving av aktivitet og kapasitet. Videre vil vi basere planen på Veileder for arbeidet med utviklingsplaner. 2 Prosjektets nytteeffekter og leveranser 2.1 Nytteeffekter Verdien av en utviklingsplan ligger i at planleggingen får en lenger tidshorisont, og at vi ser mål og tiltak for alle innsatsfaktorene som er nødvendige for å skape gode spesialisthelsetjenester, i sammenheng. Utviklingsplanen skal vise hvilke prioriteringer sykehuset skal gjøre neste langtidsperiode, og være et konkret grunnlag for den jevnlige revideringen av drifts- og investeringsbudsjett, jf. figur 1 under. Gjennom arbeidet med utviklingsplanen kan det også ryddes i begrepsbruken i sykehusets planverk. Utviklingsplanen og sykehusets strategi skal inneholde de Side 3 av 13 Sist oppdatert

4 strategiske føringene for utviklingen, på lang og kort sikt. Andre planer bør avledes av utviklingsplan og strategi og være konkretiseringer av disse. 2.2 Leveranser Leveransen er en utviklingsplan for sykehuset som gjelder i perioden /35. Vedlegg 7.2 vises anbefalt format for utviklingsplanen, slik dette er skissert i Veileder for arbeid med utviklingsplan. Delleveranser fremgår av milepælsplanen. Utviklingsplanen skal legges til grunn for arbeidet med den økonomiske langtidsplanen og prioriteringer både på drifts- og investeringsøkonomien i foretaket. Den økonomiske langtidsplanen for foretaket oppdateres årlig. I veilederen er dette illustrert i følgende figur: Forskning og innovasjon 3 Avgrensninger og forutsetninger Vi anser utviklingsplanen for å være et lederverktøy som skal gi langsiktige, overordnede føringer og prioriteringer i utviklingen av sykehuset. Foretakets strategi vil inneholde konkretiserte mål for en avgrenset del av utviklingsplanens gyldighetsperiode (4-5 år). I konkretiseringen av strategi er det viktig å involvere medarbeiderne i prosesser som sikrer gode innspill og økt måloppnåelse. Å stake ut kursen i et lengre perspektiv er et lederansvar og vi tenker at det er riktig å bruke linjestrukturen i dette. Forutsetninger for arbeidet med utviklingsplanen er bl.a. Nasjonal helse og sykehusplan og andre overordnede strategiske dokumenter som bl.a. Helse2035 (Helse Vest). Strategi for Helse Bergen ligger til grunn for utviklingsplanens kortsiktige perspektiv (4-5 år), som kommer i tillegg til det langsiktige (10-15 år). Side 4 av 13 Sist oppdatert

5 Vår utviklingsplan og grunnlaget for den (bl.a. framskrivinger av kapasitetsbehov og kompetanse) vil også måtte justeres med jevn mellomrom. Dette er naturlig skjer i forbindelse med blant annet revidering av Nasjonal helse- og sykehusplan, Helse vest RHFs og vår egen strategi. Det foreligger i tillegg flere foretaksovergripende planer som må gjenspeiles i/tas stilling til i et helhetsperspektiv i utviklingsplanen, eksempelvis Kompetansestrategi , Laboratoriestrategien, Strategi for leder- og ledelsesutvikling og Forskningsstrategien (flere av disse er under revisjon). Det igangsettes/pågår også flere andre arbeid i sykehuset som har relevans i arbeidet med Utviklingsplanen, eksempelvis Prosjekt Bedre bemanning. Veilederen for arbeidet med utviklingsplaner er konkret både på hvilke tema som skal behandles og hvordan arbeidet bør foregå. Helse Bergen legger til grunn veilederen for sitt arbeid. 4 Prosjektets interessenter Utviklingsplanen vil berøre alle avdelingene i Helse Bergen og internt i vår organisasjon vil interessentene være: Foretaksledelsen Ledere og medarbeidere på alle nivå Tillitsvalgte og vernetjenesten Ungdomsrådet Brukerutvalet Samhandlingsstyret Interessentene utenfor Helse Bergen HF består i hovedsak av: Interessenter Pasienter, brukerorganisasjoner Kommunehelsetjenester inkl. fastlegene Kommuner i vårt område Universitetet i Bergen Høyskolen på Vestlandet Andre helseforetak i regionen Private ideelle sykehus i regionen Privatpraktiserende spesialister i opptaksområdet Privat kommersielle aktører Helse Vest RHF Helse Vest IKT Sjukehusapoteka Vest HF Sykehusinnkjøp HF, Divisjon vest Hovedbegrunnelse/interesse: Mottaker av tjenester Arbeidsdeling og samarbeidsforhold Lokaliseringsspørsmål Sammenhengen mellom endring i tilbud/tjenesten og innhold og kapasitet i utdanningene Sammenhengen mellom endring i tilbud/tjenesten og innhold og kapasitet i utdanningene Funksjonsfordeling, kapasitet og pasientforløp på tvers Funksjonsfordeling, kapasitet og pasientforløp på tvers Arbeidsdeling og felles tilnærming til prioriteringsforskriften Arbeidsdeling og felles tilnærming til prioriteringsforskriften Oppdragsgiver, Helse Bergens rolle i regionen Teknologiutvikling Side 5 av 13 Sist oppdatert

6 5 Arbeidsform og prosjektorganisasjon 5.1 Arbeidsform i prosjektet Veiledende format for utviklingsplaner (se vedlegg 7.2) gir innspill til hvordan arbeidet kan legges opp. Innholdsmessig er det to deler i en utviklingsplan: Del 1 Del 2 1. Bakgrunn og historikk 5. Analyse og veivalg for helseforetaket 2. Nåsituasjonen 6. Målbilde, tiltak og organisering for pasientens helsetjeneste 3. Overordnede strategier og føringer 4. Utviklingstrekk og framskrivning Del 1 Del 1 av arbeidet vil være et utredningsarbeid som skal beskrive nå-situasjonen og analysere av trender som vil få betydning for oss i årene fremover. Arbeidet vil bestå av sammenstilling, utredning og analyse av eksisterende planer, rapporter, datagrunnlag etc. som legges til grunn for diskusjoner i etablerte møtearenaer i foretaket. Denne jobben skal gjøres for følgende områder, iht. Veileder for arbeidet med utviklingsplaner: 1. Pasientens helsetjeneste brukertilfredshet 2. Pasientbehandling 3. Oppgavedeling og samhandling 4. Organisering og ledelse 5. Bemanning og kompetanse 6. Forskning og innovasjon 7. Økonomi 8. Teknologi og utstyr 9. Bygg Et sentralt grunnlag i utviklingsplanarbeidet er Sykehusbyggs framskrivning av aktivitet og kapasiteter i Helse Bergen og framtidsscenarioer for kompetanse/bemanning med utgangspunkt i nasjonal bemanningsmodell. Det vil antakelig også være nødvendig å ta noen av framskrivingene videre i interne utredninger. Dette gjelder: Operativ virksomhet: o Dagens kapasitet (døgn/dag, tilstand og utnyttelse) og framtidig behov, inkl. vurdering av bemannings- og kompetansebehov Billeddiagnostikk: o Dagens kapasitet (tilstand og utnyttelse) og framtidig behov, inkl. vurdering av bemannings- og kompetansebehov Differensiering i sengebehov: o Observasjon pasienthotell isolat intensiv, inkl. vurderinger av bemannings- og kompetansebehov Overganger fra døgn til dag: o Fra døgnbehandling til mer strukturerte dagtilbud inkl. bemannings- og kompetansebehov Utrede og foreslå utprøving av nye løsninger for å understøtte målet om økt brukstid på areal og utstyr Integrasjon mellom tverrfaglig spesialisert rusbehandling, psykisk helsevern og somatikk Side 6 av 13 Sist oppdatert

7 Alternative måter å tilby tjenester på, løsninger i skjæringspunktet organisering, teknologi og bygg, basert på gjennomgang av internasjonal litteratur på området Analyse av teknologitrender og konsekvenser for tjenestetilbudet Del 2 I del 2 av Utviklingsplanen skal det konkluderes med mål og tiltak, på kort og lang sikt, for de ni innsatsområdene. Dette skal baseres på nå-situasjonsbeskrivelsene, framskrivinger og større, strategiske veivalg, samt innspill fra avdelingene/klinikkene. Et hovedpoeng i planen er å sørge for at mål og tiltak på et område henger sammen med mål og tiltak på andre områder. F.eks. kan utvikling innenfor medisinsk teknologi, (f.eks. robotkirurgi) bety noe for hva som skal bygges, hvordan tjenesten organiseres og hvilken kompetanseutvikling det må legges til rette for. Haukeland universitetssjukehus er en stor samfunnsaktør og må ta klima- og miljøansvar. Vi skal arbeide for å ha så liten negativ miljøpåvirkning som mulig (jf. Helse2035). For å sikre at sykehusdriften dreies i en miljø- og klimavennlig retning, er det naturlig at dette tematiseres i utviklingsplanen, og mål og tiltak for klima og miljø ses i sammenheng med de øvrige målene i planen. I tillegg til sammenheng mellom innsatsområdene, må utviklingsplanen og den økonomiske langtidsplanen henge sammen, jf. figur 1 foran. Tiltakene i utviklingsplanen skal derfor kunne settes opp slik at det kan brukes i den økonomiske langtidsplanen. På investeringssiden ser vi for oss en tabell, tilsvarende den som tidligere har vært arealplanen for Helse Bergen. Tabellen skal vise hvilke prosjekter som vil bli prioritert i planperioden. Tilsvarende skal det for alle de andre områdene beskrives tiltak som kan tas videre inn i langtidsbudsjettet for Helse Bergen. Pasientperspektiv og organisering av gode prosesser skal være utgangspunktet for prioriteringer /investeringer vi skal gjøre fremover når det gjelder bygg, teknologi og utstyr. Blant alle gode ideer og formål må det gjøres prioriteringer, og vi må realisere nytteeffektene som ligger i endringsarbeid og investeringene som gjennomføres. Planlegging av tiltak i riktig rekkefølge er også avgjørende for å oppnå nødvendige nytteeffekter. Utviklingsplanen må skissere en rekkefølge, og det må gjøres prioriteringer mellom eksisterende og nye utviklings- /investeringsforslag som balanserer hva vi kan klare finansielt, hva som er driftskritisk og hva som er strategisk viktig. En del problemstillinger vil innebære større faglige, strategiske veivalg for sykehuset. Eksempler på dette er: Funksjonsfordeling ortopedi og integrasjon tverrfaglig spesialisert rusbehandling/ psykisk helsevern/somatikk. Videre vil medisinsk og teknologisk utvikling kunne ha til dels radikal innvirkning på behandlingstilbudet vi gir noen år frem i tid. Fagmiljøene og foretaksledelsen må legge føringer for hvilke av denne typen større spørsmål vi skal ta tak i innenfor rammen av utviklingsplanarbeidet. 5.2 Organiseringen av arbeidet Arbeidet skal legges opp slik at det sikrer god involvering og diskusjon av de prioriteringene vi skal gjøre. Alle veivalg, mål og tiltak skal behandles i eksisterende møtefora og samarbeidsarenaer (internt og eksternt) og besluttes i foretaksledelsen. Foretaksledelsen vil være styringsgruppe for prosjektet. Administrerende direktørs arbeidsutvalg (ADAU) vil være referansegruppe og kan konsulteres bl.a. i spørsmål om retning for arbeidet. En prosjektgruppe bestående av ressurser fra stabsmiljøene og drifts-teknisk divisjon, samt en nivå- 2 leder, skal planlegge, gjøre analysearbeid og utarbeide anbefalinger til styringsgruppen. Stabsrepresentantene i prosjektgruppen får også ansvar for å innhente innspill fra eget fagmiljø, og dette arbeidet må muligens organiseres i egne undergrupper. Arbeidet stiller med andre ord store krav til stabsmiljøene/prosjektkontoret. Side 7 av 13 Sist oppdatert

8 De mer avgrensede temaene listet over (operasjonskapasitet, billeddiagnostikk m.v.) skal utredes nærmere arbeidsgrupper der fagmiljø i klinikkene/avdelingene skal involveres. Egne mandat for disse gruppene skal utarbeides. Brukerrepresentanter, tillitsvalgte og vernetjenesten involveres gjennom brukerutval, Ungdomsrådet, samhandlingsmøtene, orienterings- og drøftingsmøter og FAMU. De eksterne interessentene inviteres inn i arbeidet i eksisterende møtearenaer og i særmøter ved behov. Særlig viktig blir det å få til god involvering av primærhelsetjenesten i kommunene i samhandlingsspørsmål. Under vises hvordan arbeidet med Utviklingsplanen er tenkt strukturert: Deltakere i arbeidet med utviklingsplanen vil være: Rolle Navn Tilhørighet Prosjekteier Eivind Hansen Administrerende direktør Ansvarlig for Clara Gram Gjesdal Viseadministrerende direktør utviklingsplanen Styringsgruppe Foretaksledelsen Referansegruppe ADAU Prosjektleder Ingvild Sunde Rådgiver, PO Alf Henrik Andreassen Avdelingsdirektør, Revmatologisk avdeling Helge Bergmann Prosjektleder, Prosjektkontoret Mona Høgli Spesialrådgiver, Foretakssekretariatet Anne Mette Koch Rådgiver, seksjon for fag og utdanning, FOU Prosjektgruppemedlemmer Åsa Hansson Seksjon for E-helse, FOU Kristin B. Patterson Miljørådgiver, PO Pål Ove Vadset eller Seksjon for helsetjenesteutvikling, FOU Side 8 av 13 Sist oppdatert

9 Johannes Kolnes Vetle Nordli Syverud Siw Ottesen Iversen/ Jorunn Esposito Rådgiver, Seksjon for forsking og innovasjon, FOU Controller, seksjon Økonomistyring Arbeidsgrupper diverse tema Repr. fra klinikk Repr. fra stab (Mandat skal utarbeides) 6 Milepæler og kommunikasjonsaktiviteter Under vises en overordnet tidslinje for arbeidet med utviklingsplanen: Milepæler for arbeidet er presisert i tabellen under ID Milepæl Ferdig dato M1 Når styringsdialog med Helse Vest RHF er gjennomført M2 Når foretaksledelsen har godkjent prosjektdirektivet M3 Når nå-situasjonsbeskrivelsen er godkjent i foretaksledelsen M4 Når foretaksledelsen har godkjent rapport om framskrivning fra Sykehusbygg M5 Når foretaksledelsen har godkjent interne del-utredninger Januar 2018 M6 Når utkast til tiltaksdel er 1.gangsbehandlet i FAMU, HTV og styringsgruppen Februar 2018 M7 Når utkast til utviklingsplan foreligger i samlet versjon og er behandlet i FAMU, Mars 2018 HTV og godkjent foretaksledelsen M8 Når kvalitetssikring av utviklingsplanen er gjennomført April 2018 M9 Når utviklingsplan er vedtatt i styret i Helse Bergen April 2018 Datoer fastsettes når møteplan 1. halvår 2018 også er klar Side 9 av 13 Sist oppdatert

10 Prosjektgruppen vil be kommunikasjonsavdelingen om bistand til formidling rundt prosjektet. Veilederen stiller krav om åpenhet i prosessen, og det skal opprettes en prosjektside på sykehusets nettsider som gir oversikt over prosess og resultater fra arbeidet. Side 10 av 13 Sist oppdatert

11 7 Vedlegg 7.1 Møtepunkt internt og eksternt og tentativt forslag til hva prosjektet skal fremlegge Møte Dato Hva legge frem? Lunsj/lunsj Forslag til prosjektdirektiv Samarbeidsmøte HUS, HDS, HVL og VID Kort orientering om arbeidet Fast orienterings- og drøftingsmøte Orientering/prosjektdirektiv Møte i samarbeidsrådet Voss lokalsjukehusområde Orientering om arbeidet Møte i Brukerutvalet Orientering om arbeidet Møte i samarbeidsutvalget Bergensregionen Orientering om arbeidet Møte i samarbeidsutvalget Nordhordland Orientering om arbeidet Møte i samarbeidsutvalget Bergen kommune Orientering om arbeidet FAMU-møte ADAU Arbeidsgruppemandat Fast samhandlingsmøte (tillitsvalgte og ledelse) Fast orienterings- og drøftingsmøte Møte i Brukerutvalet Orientering om arbeidet Samarbeidsforum UiB og HUS Orientering om arbeidet Ungdomsrådet Møte i Foretaksledelsen Styremøte i Helse Bergen HF xx Orientering om arbeidet ADAU FAMU-møte Møte i Foretaksledelsen (sende 3.11) Nå-situasjonsbeskrivelsen Fast orienterings- og drøftingsmøte Framskriving fra Sykehusbygg, ev. rapport fra arbeidsgruppe Lunsj/lunsj Framskriving fra Sykehusbygg, ev. rapport/er fra arbeidsgruppe/r Ungdomsrådet Side 11 av 13 Sist oppdatert

12 Møte Dato Hva legge frem? Samarbeidsforum UiB og HUS FAMU-møte Ev. rapport/er fra arbeidsgruppe/r ADAU Møte i Foretaksledelsen Rapport fra arbeidsgruppe Fast Samhandlingsmøte (tillitsvalgte og ledelse) Rapport/er fra arbeidsgrupper Møte i Brukerutvalet Orientering og innspill Møte i samarbeidsutvalget Bergensregionen Framskriving fra Sykehusbygg? Møte i samarbeidsutvalget Bergen kommune Framskriving fra Sykehusbygg? Møte i samarbeidsutvalget Nordhordland Framskriving fra Sykehusbygg? Møte i samarbeidsrådet Voss lokalsjukehusområde Framskriving fra Sykehusbygg? ADAU Møte i Foretaksledelsen Rapport fra arbeidsgruppe Styremøte i Helse Bergen HF xx Status Planen skal oppdateres med møtedatoer for 1. halvår 2018 Side 12 av 13 Sist oppdatert

13 7.2 Veiledende format for utviklingsplanen Side 13 av 13 Sist oppdatert