DET INNKALLES HERVED TIL ÅRSMØTE FOR MELLEM-NES VEL S BÅTFORENING 9. FEBRUAR 2017 KL

Transkript

1 DET INNKALLES HERVED TIL ÅRSMØTE FOR MELLEM-NES VEL S BÅTFORENING 9. FEBRUAR 2017 KL PÅ MELLOM-NES SKOLE Ved forrige årsmøte var det nære at årsmøtet ikke ble beslutningsdyktig da få medlemmer som ikke var tilstede hadde avgitt fullmakt. Vi oppfordrer derfor i år medlemmene til å anstrenger seg ytterligere for å få avgitt fullmakt. Se under For å sikre et beslutningsdyktig årsmøte henstilles det til medlemmene som ikke har anledning til å møte, om å sende vedlagte fullmakt til foreningens formann Otto Poulsen, per otto.poulsen@norbetong.no eller med et annet medlem til årsmøtet. (Hvert av medlemmene kan stemme for inntil 3 fullmakter utenom egen stemme.). Fullmakt Undertegnede gir med dette : Fullmakt til å representere meg på Mellem-Nes Vel s Båtforenings årsmøte 9. Februar Sted Dato Underskrift

2 SAKSLISTE 1. ÅPNING 2. GODKJENNING AV FREMMØTTE/FULLMAKTER 3. GODKJENNING AV SAKSLISTE 4. VALG AV DIRIGENT 5. VALG AV ÅRSMØTETS SEKRETÆR 6. STYRETS BERETNING 7. REVIDERT REGNSKAP 2015/ STYRETS FORSLAG 9. BUDSJETTFORSLAG INNKOMNE FORSLAG / EVENTUELT 11. VALG

3 STYRETS BERETNING Følgende styre ble valgt på årsmøtet 2015: Formann : Otto Poulsen, På valg i år Nestformann : Erik Frydenberg Havnesjef : Børre Petersen, På valg i år Opplagsjef : Erik Blandhoel Sekretær : Knut Fossum Kasserer : Kolbjørn Havnes, På valg i år Styret velges for to år og halve styret er alltid på valg. Valgkomite :Tom Kuhnle og Frode Rødøy Revisor : Ketil Salvesen Styret har i driftsåret 2015/2016 avholdt fem styremøter. Økonomi Etter flere år med store oppgraderinger på bryggeanlegg og uteområder har dette, som det foregående år, vært lite oppgraderinger på bryggeanlegget. Det har imidlertid vært et omfattende arbeid med overgangen fra Medlemsservice til Styreweb som nytt administrasjonssystem. Medlemsoversikter og båtplass administrasjon er nå vesentlig bedre organisert og dokumentert, men det ligger et vesentlig merarbeid i drift, spesielt med regnskap. Vi har nå et formelt regnskapssystem, mot tidligere et excel basert regnskap. Dette forlanger vesentlig mer nøyaktighet for nå gjør vi formell bokføring. Vi har også registrert foreningen i frivillighetsregisteret som er et krav vi må forholde oss til. Mange leverandører, Hafslund, banker etc. forlanger organisasjonsnummer for å levere tjenester. Grunnet regnskapssystem i Styreweb må vi følge kalenderåret for regnskap, mens vi tidligere hadde avvikende regnskapsår, med skifte pr 1.11 hvert år. Derfor kommer nå årsmøtene også i Februar i stedet for i November. Vi har fått inn alle utestående fordringer fra fjoråret, bortsett fra en hvor vi har belastet andelskontoen til vedkommende. Inntektene for 2016 er noe høyere enn tidligere år pga økte priser for utleie. Det er imidlertid mange fristilte plasser som ikke har vært utleid. Fritak for leiekostnader gjelder de som har meldt båtplassen sin fri til utleie av Båtforeningen innen tidsfristen på 1. mars. Antallet utleide båtplasser var i år 17 mindre enn plasser stilt til disposisjon, mot 14 i 2015 og 10 i andelseiere pluss 5 MNV plasser var fristilt i Dette tilbudet gir betydelig merarbeid og er neppe bærekraftig. Etter innføringen av Styreweb er det nå mere formalisme rundt frigjøring og tilbakelevering av plasser. Styret mener at vi bør vurdere å fjerne hele ordningen. Flere vil da muligens tilby sin plass til disposisjon og sikre full dekning for de som ønsker båtplass. Vi har i år solgt 5 andeler, samt en 1 meters utvidelse. Bredden av andeler solgt var hhv 3 x 3 meter, 1 x 3,5 meter og 1 x 4,5 meter. Vi har samtidig innløst 4 andeler, 1 x 3 meter, 2 x 3,5 meter og 1 x 4 meter. Netto positiv kontanteffekt kroner. Likviditetsmessig har vi hatt et positivt år, med en økt likviditet på ca , hvorav ca fra salg andeler. Foreningen har i 2016 hatt et positivt resultat på Dette sammen med avskrivninger på ca og et netto salg av andeler på ca gjør at likviditeten har økt såpass mye.

4 Renteinntektene har fulgt rentenivået nedover, og utgjør dette regnskapsåret ca Vi kan ikke forvente noe særlig økning i årene som kommer. Hva kostnader angår så er administrasjonskostnadene økende, mot ca i Disse kostnadene må forventes å øke ytterligere noe pga av økt formalisering rundt regnskap og annet administrativt. Beløpene er imidlertid så små at det ikke vil påvirke priser for medlemmer. Faste driftsutgifter ifm båtanlegget ligger på , omtrent som i fjor. Strømkostnader i 2016 er ikke helt dekkende. Strømkostnadene for 4 kvartal kommer i Strømmen på havnen ble kuttet etter at kasser i Vellet sa opp strømavtalen vår med Hafslund. Avtalen var i deres navn, men båtforeningen har alltid har betalt kostnadene. Nå har vi strømavtale i første omgang på kasserers navn. Endring vil vi gjøre i løpet av vinteren når organisasjonsnummeret vårt er klart. Årsregnskap (se vedlegg) samt budsjett for driftsåret 2016 presenteres på årsmøtet. Forslag til budsjett 2017 er også vedlagt. Medlemmer og båtplasser. Foreningen har nå 173 medlemmer. I 2016-sesongen var det 154 båtplasser, hvorav 17 var 2,5 meter, 37 var 3 meter, 44 var 3,5 meter, 43 var 4 meter og 13 var 4,5 meter. I tillegg har foreningen 23 jolleplasser. I 2016 har 6 medlemmer kjøpt plass, hvorav den ene var utvidelse av plass. Henholdsvis en 4,5meter, to 3,5meter, og tre 3meter. Vi har de siste årene ikke fått solgt eller leid ut alle 2,5m plassene. Samtidig har vi hatt venteliste for kjøp av andelsplasser på alle andre bredder. Vi avholdt derfor en ekstra dugnad søndag 27. november hvor vi på B-brygge brukte en 2,5m plass til utvidelse av andre 2,5m plasser og 3m plasser. For sesongen 2017 har vi derfor 11stk 2,5m plasser, 40 stk 3m plasser og 46 stk 3,5m plasser. 4m og 4,5m plasser er uforandret. Ledige plasser for salg i 2017 selges som vanlig i januar/ februar. På ventelisten ved årsskifte 2016/ 17 var det registrert 8 medlemmer som ønsker å kjøpe andel for større båtplass. 1 medlem skal ned i størrelse. 9 medlemmer står på ventelisten for å bli andelseiere. Det var, før salget for 2017, totalt 13 plasser som skal selges. Alle medlemmer har i 2016 fått plass til sin båt så sant den ikke har vært større enn de maksimale mål som vedtektene sier. De på venteliste har fått plass gjennom leieordningen. Som det fremgår i kapitlet «Økonomi» var det også i år ledig kapasitet i bryggeanlegget i form av ledige utleieplasser. For kommende sesong 2017 er det 6 stk 3m,3 stk 3,5m, 2 stk 4m og 2 stk 4,5m som tilbys medlemmer på venteliste. Styret registrerer at det år etter år er medlemmer som har langt bredere båtplasser enn nødvendig ift den båt som ligger på plassen. Vi ønsker ikke å spekulere i årsaken til dette men oppfordrer de som har en for bred båtplass og ikke har konkrete planer om å kjøpe større båt om å nedskalere slik at andre medlemmer kan få de større plassene. Ventelisten viser at det er særlig 4,5 metere som er etterspurt. De siste årene har vi også sett en tendens til at vi har et økende antall andelseiere som ikke benytter sin bryggeplass. Ordningen med at man slipper vakt og leie dersom man melder plassen ledig før 1. mars har gjort at mange ikke løser inn sin plass når de ikke lenger har behov for båtplass. Styret ønsker aktive medlemmer og vi vil derfor endre ordningen. Utleie av plasser skal fortsatt gå

5 gjennom styret (ref. vedtektene 4), men vi vil ikke lenger gi fri fra vakt og leiegebyr med mindre bryggeplass blir leid ut. Vi vil leie ut plassene i samme rekkefølge som de blir meldt ledig. Dette for å favorisere de andelseiere som er tidlig ute med å gi beskjed. Vi har nå 16 hylleplasser i kajakkstativene, hvor den som disponerer en hylle kan ha inntil 2 kajakker. Så godt som alle plasser har vært i bruk i Vedlikehold og vaktmesteroppgaver På dugnad i år, byttet vi dekke på en uteligger for å se hvor mye arbeid dette krever, ift å bytte hele uteriggeren. Konklusjonen er at dette er håndterbart, og vi satser på å bytte dekke på 3 stk hver dugnad fra nå av. Nærmere spesifikasjoner om påkrevet utstyr kommer i dugnadsinnkalling. Vaktmesteroppgaven har også i år bestått av plenklipping og snømåking, som har blitt utført på en utmerket måte. Trosser, småbåter og annet som hindrer snemåking MÅ hvert år fjernes fra hovedbryggen innen vinteren, da disse sperrer for eller fanges i snøfreseren Tyveri fra opplagsplassen I forbindelse med Påsken i fjor ble det dessverre foretatt tyveri av 8 påhengsmotorer fra opplagsplassen nederst i Breivikveien. Saken ble varslet politiet av Styret, men det var den enkelte båteier som selv måtte anmelde tyveriet. Budstikka viste interesse for saken, og Politiet iverksatte etterforskning. Denne etterforskningen medførte at personer ble pågrepet og enkelte av motorene gjenfunnet. Stor honnør til Politiet for flott arbeide. Fra Budstikka har vi sett at minst en person er dømt i saken. Forsikringsoppgjør mellom den enkelte båteier og sitt selskap har Styret ikke vært involvert i. På Årsmøte legges det opp til en diskusjon om hvordan vi eventuelt ønsker å sikre opplagsplassen bedre. Rotasjonsprinsipper / Grunneierplasser 2 bryggeplasser er forbeholdt båtforeningen for bl.a. å kunne tilbys medlemmer av grunneierforeningen, i henhold til en liste laget i forbindelse med avtalen med grunneierforeningen av Opplagsplasser Vinteren 2015/ 2016 var det relativt fullt på opplagsplassen, men inntrykket er at alle som ønsket fikk plass. Kravet til maksimal båtstørrelse for opplag, jf. ordensregelens 4 er 25 fot og/eller 2000 kg. Dette krav er også nedfelt i vår avtale med Grunneierforeningen. Båtforeningen tilbyr medlemmene gratis opplag av båter om vinteren og i det tidsrommet som er bestemt i ordensreglene. Det er etablert et system hvor de som har båten på henger melder seg på opplag og alle båter skal merkes med navn på eier og telefonnummer. Dette er for at styret skal få en oversikt over hvem som har båten i opplag og mulighet til å kontakte eier dersom det skulle være behov for det. Det er fortsatt noen som ikke merker båtene sine og hendelser som tyveriene vi hadde viser viktigheten av dette for at vi skal få varslet eier så raskt som mulig. Utsetting gikk stort sett greit, men vi henstiller medlemmene om å overholde frister og følge informasjonen som blir gitt.

6 Det minnes om at også småbåtene skal være fjernet fra plenen før 15. mai hvert år. Båter som blir liggende vil bli fjernet for eiers regning hvis ikke Ordensregelens 4 overholdes. Styret har måttet rekvirere fjerning av en jolle og en bil som har vært hensatt på opplagsplassen i sommerhalvåret. Styret minner om at sommeropplag av joller og henger på plenen og parkering ikke er tillatt. Vakthold Det er 10 personer som ikke har møtt på vakt i 2016 mot 11 i 2015 og 11 i Det nevnes bl.a. at det er protokollført at flere har ringt etter den som har glemt vakt. Det var minst en på vakt hver kveld. Til beregning av gebyr for manglende vakt er det de siste 6 årene som skal benyttes i beregningen av antall ganger manglende vakt. Uteblivelsesgebyr på kr ,- for 1. gang, 2. gang kr ,- og 3. gang kr ,-. Ved 3. gangs uteblivelse vil medlemmene få advarsel fra styret før eventuelt fremtidig eksklusjon, jmf. Ordensreglenes 5. Vi gjør igjen oppmerksom på at det er mulig å bytte vakt/eventuelt leie inn andre til å avholde vakten. Forslag fra medlemmer. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest 6 seks uker i forveien. Det fremmes ingen saker fra medlemmer men styret ønsker en endring i vedtektene da vi har lagt om regnskapsåret til å nå følge kalenderåret. Videre har vi har mottatt en henvendelse fra et medlem som ønsker å informere om landstrøm og tæring. Vi oppfordrer medlemmene til ikke å ligge fast på landstrøm, da spenningspotensialer kan oppstå mellom båtens jord og anleggets jord. Man vil da få en galvanisk strøm som tærer opp, i beste fall anoder. I forbindelse med siste års tyverier fra opplagsplass, sendte styret alle medlemmer en e-post hvor man ble oppfordret til å komme med forslag til tiltak. Her er forslaget vi har mottatt og som vi ønsker diskutert: Hva med å leie inn 2-3 sementblokker av alla de som kommunen setter opp ved Holmenskjæret og på Vestmarksetra under russetiden for å hindre russebusser å komme inn? Vi kan kontakte Asker Drift.

7 STYRETS FORSLAG TIL FREMME PÅ ÅRSMØTET FORSLAG NR 1 Vedtekter 5 Det ordinære årsmøtet Det ordinære årsmøtet som er MVB s, øverste myndighet, avholdes hvert år i november. Regnskapsåret skal være Innkallelse skal skje med minst 14 fjorten- dagers varsel. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest 6 seks uker i forveien. Årsmøtet kan bare fatte vedtak i saker som står på innkallelsen. Valgkommiteens forslag til styre skal legges ved innkallingen til årsmøtet. FORMÅL FORSLAG Styret har anskaffet nytt administrasjonsverktøy for oppfølging av medlemskartotek og regnskap. Dette støtter ikke avvikende regnskapsår. Vi ser ingen grunn til å beholde avvikende regnskapsår, og foreslår at regnskapsår skal følge kalenderår. Det ordinære årsmøtet som er MVB s, øverste myndighet, avholdes hvert år i februar. Regnskapsåret skal være Innkallelse skal skje med minst 14 fjortendagers varsel. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest 6 seks uker i forveien. Årsmøtet kan bare fatte vedtak i saker som står på innkallelsen. Valgkommiteens forslag til styre skal legges ved innkallingen til årsmøtet. Nesbru 16/ Otto Poulsen Erik Frydenberg Børre Petersen Formann Nestformann Havnesjef Erik Blandhoel Kolbjørn Havnes Knut Fossum Opplagssjef Kasserer Sekretær

8 Årsrapport 2016 Eiendeler Konto IB Bevegelse UB 1100 Vakthus Marina/Brygge Kundefordringer DNB Brukskonto DNB Høyrente Sum Eiendeler: Gjeld Konto IB Bevegelse UB 2180 Forpliktelser Andelskapital Leverandørgjeld Sum Gjeld: Egenkapital Konto IB Bevegelse UB 2050 Egenkapital Overskudd Sum Egenkapital: Inntekter Konto Bevegelse Budsjett 2016 Budsjett Havneavgift - Leietaker Kontingent Ekstra bredde - Medlemmer Havneavgift - Eie Jolleplass Kajakkplass Vaktgebyr Renteinntekter Sum Inntekter: Kostnader Konto Bevegelse Budsjett 2016 Budsjett Dugnadskostnad Vedlikehold - Område Vedlikehold - Marina Strøm Renovasjon Vann og avløp Kontorrekvisita Forsikring Styre og årsmøtekostnader Bank- og kortgebyr Ordinær avskrivning Sum Kostnader: Resultat Konto Bevegelse Budsjett 2016 Budsjett 2017 Årsresultat