Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: 17/8 Møtedato/tid: Kl 09:30 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Ann Karin Haugen, leder Helge A. Halvorsen, nestleder Morten Sørløkken Per Bjarne Bonesvoll Kirsten G. Frøseth Forfall: Andre møtende: Tor Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Ann Karin Haugen (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Rådgiver, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/17 Godkjenning av protokoll fra møte /17 Forvaltningsrevisjonsrapport Midtre Gauldal sykehjem 03/17 Oppfølging av politiske vedtak i Midtre Gauldal kommune 04/17 Kontrollutvalgets årsmelding /17 Referatsaker 06/17 Eventuelt 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/8-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3

4 Forvaltningsrevisjonsrapport Midtre Gauldal sykehjem Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/65-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport vedr. Midtre Gauldal sykehjem til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å: Utarbeide felles rutiner for vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang, samt sikre at alle ansatte gis tilstrekkelig opplæring og kompetanse i reglene om samtykkekompetanse og bruk av tvang. Utarbeide felles rutiner eller retningslinjer for hvordan brukere skal gis medvirkning i sin hverdag. Innføre et godt fungerende system for involvering av pårørende i spørsmål som gjelder tilbudet til brukerne. Etablere et godt fungerende system for intern kontroll, med skriftlige rutiner på alle områder på sykehjemmet. Etablere et godt fungerende avvikssystem, samt å gi ansatte en felles forståelse for hva som skal registreres som avvik. Bruke avvikssystemet til å føre kontroll med områder der det er risiko for brudd på regelverk og rutiner. Sette kompetanseutviklingen mer i system. Kartlegge årsakene til sykefraværet på en systematisk måte, samt å sette i verk treffende forebyggingstiltak. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 30. august Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Midtre Gauldal sykehjem Saksutredning Sykehjem er en boform for de som har behov for døgnkontinuerlig omsorg og pleie. Kommunen har en lovmessig plikt til å yte tjenester der brukeren er helt avhengig av hjelp. De som ikke kan ha omsorg for seg selv eller som er helt avhengig av praktisk eller personlig hjelp for å greie dagliglivets gjøremål, har krav på hjelp. På kontrollutvalgets møte 2. juni bestilte utvalget en forvaltningsrevisjon med fokus på Midtre Gauldal sykehjem. Ferdig rapport ble levert kontrollutvalgets sekretariat 23. januar Forvaltningsrevisjonen viser at Midtre Gauldal sykehjem per høsten 2016 har store utfordringer på flere områder. Revisjon Midt-Norge IKS har formulert følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Er det tilstrekkelig medvirkning fra brukere og pårørende ved Midtre Gauldal sykehjem? 2. Hvilke mulige forklaringer ser kommunen selv på sykefraværet ved enheten, og hva gjør ledelsen for å forebygge og følge det opp? 3. Drives Midtre Gauldal sykehjem i tråd med regelverket på utvalgte områder? 4

5 Internkontroll Avvikssystem Dokumentasjon Kompetanse Legemiddelhåndtering Revisjonens konklusjon Er det tilstrekkelig medvirkning fra brukere og pårørende ved Midtre Gauldal sykehjem? Revisors konklusjon er at det ikke er tilstrekkelig medvirkning fra brukere og pårørende ved sykehjemmet. Både bruker- og pårørendemedvirkning er i alt for liten grad satt i system. Det er store sprik i ansattes syn på hva brukermedvirkning skal være, og vi ser med bekymring på enkelte holdninger knyttet til brukernes manglende rett til medbestemmelse. Sykehjemmet har ikke rutiner for vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang, og revisjonen er svært kritisk til deler av den praksisen de har avdekket. Revisor mener det er grunn til å fastslå at det foreligger ulovlig bruk av tvang i flere situasjoner, som sykehjemmet må rydde opp i. Hva kan forklare sykefraværet ved enheten, og hva gjør ledelsen for å forebygge og følge det opp? Revisors undersøkelser tyder på at sykefraværet skyldes en rekke ulike årsaker. Ledelsen bør sikre en mer systematisk tilnærming til forebyggingsarbeidet. Oppfølgingen av sykmeldte ser i hovedsak ut til å være i tråd med regelverk. Drives Midtre Gauldal sykehjem i tråd med regelverket på utvalgte områder? Midtre Gauldal sykehjem har til dels store avvik fra krav i regelverk. Det er svært alvorlig at sykehjemmet ikke har etablert et system for intern kontroll, og sykehjemmet mangler skriftlige rutiner på flere områder. Avvikssystemet fungerer etter revisors vurdering dårlig, og brukes ikke til å føre kontroll med områder der det er risiko for brudd på regelverk og rutiner. Legemiddelhåndteringen ved sykehjemmet ser derimot ut til å skje i ordnede former, og i hovedsak i tråd med lov og regelverk. Revisors anbefalinger: Revisor har ikke kommet med direkte anbefalinger i sin rapport, men det fremgår en del vurderinger i rapporten som kontrollutvalgets sekretariat synes er av en så viktig karakter at de bør følges opp av rådmannen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten vedr. Midtre Gauldal sykehjem for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med forslag om å be rådmannen følge opp vurderinger revisor har gjort i rapporten på følgende områder: Medvirkning fra brukere og pårørende: Revisor mener at det har vært en alt for lite systematisk tilnærming til 5

6 brukermedvirkningen. Det er en stor mangel at det ikke finnes felles rutiner eller retningslinjer for hvordan brukere skal gis medvirkning på sin hverdag. Etter revisors vurdering må sykehjemmet jobbe for å skape en felles forståelse for hva brukermedvirkning skal være, og sikre at alle ansatte er innforstått med dette. Samtykkekompetanse og bruk av tvang Revisor er også svært kritisk til at det mangler felles rutiner for vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang. Revisor er kritisk til at det ser ut til å være en manglende bevissthet om grensene for bruk av tvang blant mange ansatte. Det er stort behov for både å arbeid med rutiner og opplæring, og bevisstgjøring av ansatte om hva som er bruk av tvang. Sykefravær Det er bekymringsfullt at langtidssykefraværet ser ut til å øke mye. Midtre Gauldal kommune er langt unna målet om et jobbnærvær på 95 %, og at det må jobbes godt for å nå det nye målet om sykefravær på mindre enn 10 %. Deler av ledelsen knytter høye fraværstall til en manglende nærværskultur blant de ansatte, mens de ansatte trekker fram arbeidsbelastningen som den viktigste årsaken. Revisors vurdering er at arbeidet med sykefravær i for liten grad har vært preget av en systematisk tilnærming, med klare mål å jobbe etter. Kunnskap om årsaker til sykefravær er en helt nødvendig forutsetning for å kunne sette i verk treffende forebyggingstiltak. Intern kontroll Det er en stor mangel at sykehjemmet ikke har noe system for intern kontroll. Etter revisors vurdering mangler et overordnet system som kan sikre at sykehjemmet drives i tråd med lover og regler. Sykehjemmet har videre for lite rutiner og prosedyrebeskrivelser, og det er en mangel at de som finnes ikke er samlet og digitalisert, men kun finnes i permer rundt omkring på sykehjemmet. Revisor mener at sykehjemmets avvikssystem er for dårlig, og at det uansett ikke brukes godt nok. Det er grunn til å stille spørsmål om i hvilken grad avvikssystemet i hele tatt fungerer, slik at man per i dag kan bruke de registrerte avvikene til å føre kontroll med sykehjemmets drift Kompetanse og kompetansehevingstiltak Midtre Gauldal sykehjem har god dekning av formalkompetanse, blant annet med god sykepleierdekning. Sykehjemmet må vedlikeholde og bygge videre på kompetansen, det må jobbes for å sette kompetanseutviklingen mer i system. 6

7 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJON: Midtre Gauldal sykehjem Midtre Gauldal kommune Januar TITTEL - 1 7

8 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Midtre Gauldal kommunes kontrollutvalg høsten Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Frode Singstad Ansvarlig forvaltningsrevisor Tor Arne Stubbe Prosjektmedarbeider - Midtre Gauldal sykehjem - 3 8

9 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Sammendrag Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført ved hjelp av intervju med en rekke ansatte, en spørreundersøkelse til alle ansatte og gjennomgang av sykehjemmets systemer og en stor mengde dokumentasjon. Forvaltningsrevisjonen viser at Midtre Gauldal sykehjem per høsten 2016 har store utfordringer på flere områder. Det viktigste er at sykehjemmet ikke har noe samlet, skriftlig system for intern kontroll, og at sykehjemmet mangler skriftlige rutiner på flere områder. Sykehjemmets avvikssystem fungerer etter vår vurdering dårlig, og brukes ikke til å føre kontroll med områder der det er risiko for brudd på regelverk og rutiner. På et av de områdene vi har undersøkt, ser det ut til at sykehjemmet i hovedsak har god kontroll. Det gjelder legemiddelhåndtering. Legemiddelhåndteringen ser ut til å skje i ordnede former, og i all hovedsak i tråd med lov og regelverk. Kontrollutvalget har bedt oss om å undersøke hvordan sykehjemmet jobber med sykefraværet. Våre undersøkelser tyder på at oppfølgingen av sykmeldte i hovedsak skjer i tråd med regelverk, men at ledelsen bør sikre en mer systematisk tilnærming til forebyggingsarbeidet. Revisjonen mener at sykehjemmet ikke sikrer at det er tilstrekkelig medvirkning fra brukere og pårørende. Det begrunner vi først og fremst med at både bruker- og pårørendemedvirkning i alt for liten grad er satt i system. Det er videre store sprik i ansattes syn på hva brukermedvirkning skal være, og vi ser med bekymring på enkelte holdninger knyttet til brukernes manglende rett til medbestemmelse. Sykehjemmet har ikke rutiner for vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang. Revisjonen mener det er grunn til å fastslå at det foreligger ulovlig bruk av tvang i flere i ulike situasjoner ved sykehjemmet. Revisjonen er svært kritisk til denne praksisen, og til det vi mener er manglende kunnskap om og bevissthet om bruk av tvang fra ansatte. - Midtre Gauldal sykehjem - 4 9

10 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag Innledning Bestilling Om sykehjemmet Undersøkelsesopplegget Avgrensning Problemstillinger Metode for datainnsamling og analyse Kriterier Medvirkning fra brukere og pårørende Revisjonskriterier Data Brukermedvirkning Pårørendemedvirkning Samtykkekompetanse og bruk av tvang Revisors vurdering Sykefravær Revisjonskriterier Data Fraværsstatistikk Organisering av sykefraværsarbeidet Forebygging av sykefravær Oppfølging av sykefravær Revisors vurdering Følger sykehjemmet loven på utvalgte områder? Revisjonskriterier Data Internkontroll Legemiddelhåndtering Revisors vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger Midtre Gauldal sykehjem

11 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Tabell Tabell 1. Indikatorer for institusjonsplasser i Midtre Gauldal sammenlignet med andre... 9 Tabell 2. Resultat fra brukerundersøkelse blant pårørende i Tabell 3. Andel legemeldt sykefravær i brukerrettet tjeneste (%) Tabell 4. Utvikling i sykefravær på sykehjemmet...26 Figurer Indikatorer for institusjonsplasser i Midtre Gauldal sammenlignet med andre... 9 Totalt sett god brukermedvirkning ved Midtre Gauldal sykehjem?...16 Tilfredsstillende aktivitetstilbud til beboerne?...18 Vurdering av beboernes samtykkekompetanse...20 Er du trygg på at du ikke utøver ulovlig bruk av tvang?...21 Er du kjent med at noen av følgende forhold siste to år?...22 Arbeidsgivers oppfølging av deg før, under og etter sykmeldingen?...28 Er du trygg på hvilke hendelser som skal meldes som avvik?...32 Oversikt over registrerte avvik...32 Dokumentasjonsplikten...34 Tilbud om å delta i kompetansehevende tiltak?...36 Får nyansatte i hovedsak tilstrekkelig opplæring?...37 Diverse påstander om Midtre Gauldal sykehjem: Midtre Gauldal sykehjem

12 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 1 Innledning 1.1 Bestilling Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune vedtok i møte , sak KU-17/2016 å bestille en forvaltningsrevisjon av Midtre Gauldal sykehjem: Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på Midtre Gauldal sykehjem. Prosjektplan og ressursramme legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte i september 2016 til orientering. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å fastsette dato for levering av endelig rapport, samt å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Revisjon Midt-Norge deltok ved utvalgets behandling av bestillingen, og tok med innspill til gjennomføringen av prosjektet. En prosjektplan ble sendt utvalget til orientering den , før arbeidet startet opp. Prosjektplanen skisserer at forvaltningsrevisjonen skal omhandle følgende tema, i tråd med kontrollutvalgets intensjoner slik de kom fram av plan for forvaltningsrevisjon og innspill i møtet den 15.06: internkontroll ved sykehjemmet, håndtering av legemidler, kvalitet i tjenesten, medvirkning fra brukere og pårørende, tvang ved sykehjemmet, sykefravær og kompetanse. 1.2 Om sykehjemmet Midtre Gauldal sykehjem er det eneste sykehjemmet i kommunen. Sykehjemmet er del av enheten for pleie og omsorg. Enheten omfatter også hjemmebaserte tjenester, tjenester for funksjonshemmede og kjøkken. - Midtre Gauldal sykehjem

13 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Organisasjonskart enhet for pleie og omsorg Enhet for pleie og omsorg Sykehjemmet Hjemmetjenesten Tjenester for funksjonshemmede Kjøkken Sykehjemmet tilbyr langtidsopphold, korttidsopphold for rehabilitering, korttidsopphold for medisinsk behandling, utredning og observasjon, opphold for terminal omsorg/palliativ behandling, dagopphold, nattopphold, akuttopphold og avlastningsopphold. 1 Sykehjemmet hadde per juni ansatte fordelt på 69,5 årsverk, og 66 plasser: Gruppe 1 og 2: 14 langtidsplasser for somatiske/demente brukere. Gruppe 3: 8 langtidsplasser for demente/psykogeriatri(alderspsykiatri) Gruppe 4: 8 korttids-/rehabiliteringsplasser. Rød avdeling: 14 langtidsplasser for somatisk syke. Røskafttunet: 22 langtidsplasser for somatisk syke. Revisjon Midt-Norge IKS har som ledd i denne forvaltningsrevisjonen gjennomført en spørreundersøkelse til alle ansatte ved sykehjemmet. Av de som svarte på den undersøkelsen, hadde 79 % jobbet ved sykehjemmet i 11 år eller mer, og 93% hadde mer enn 11 års erfaring i helsesektoren. Det viser at det er en erfaren ansattgruppe ved sykehjemmet. I Midtre Gauldals årsrapport for fremgår det at: Utgiftsnivået for pleie- og omsorg har vært høyere enn budsjett i 2013 og 2014, mens for 2015 er det et mindreforbruk. Antall betalingsdøgn for utskrivningsklare pasienter har økt fra 102 i 2013 til 227 i Antall ansatte med fagutdanning innen pleie og omsorg i 2015 ligger på: o 95 % med VGS o 52,2 % fra høyskole/universitet. 1 Kilde: 2 Kommunestyresak 37/ Midtre Gauldal sykehjem

14 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Sykehjemmet er i en prosess med mål om å bli sertifisert som såkalt Livsgledesykehjem. 3 Det innebærer at sykehjemmet må ha rutiner, prosedyrer og diverse andre forhold på plass før de kan bli sertifisert. Vinteren 2016 vurderte sykehjemmet det slik at de ikke var klare til å starte en sertifiseringsprosess på grunn av diverse mangler blant annet i rutiner og prosedyrer, og utsatte det noe i forhold til planen. Sertifiseringsprosessen er nå planlagt vinteren 2017, men kan fremdeles ta flere år å gjennomføre. Vi har hentet ut tall fra KOSTRA for perioden for Midtre Gauldal kommune og sammenlignet disse med tall for sammenlignbare kommuner og landet for øvrig: Tabell 1. andre Indikatorer for institusjonsplasser i Midtre Gauldal sammenlignet med Midtre Gauldal kommune Gruppe 10 Landet u/oslo År Andel innbyggere over 80 år på institusjon 18,8 17, ,6 14,5 12,3 13,2 Belegg på institusjon - 102,9 104,6 99,3 98,5 96,8 97,5 Andel plasser til tidsbegrenset opphold 11 13,6 14,9 11,9 11,9 17,5 19,1 Andel plasser til skjermet enhet 9,8 9,9 11,9 11,9 11,9 24,6 26,3 Legetime per uke pr. beboer sykehjem Fysioterapitime per uke pr. beboer sykehjem Utgifter per plass institusjon 0,2 0,19 0,22 0,24 0,24 0,43 0,54 0,12 0,22 0,23 0,19 0,23 0,25 0, (tall i tusen) Kommunale årsverk i PLO 171,87 177,37 204,47 164,94 204,8 - - Årsverk av personell med relevant fagutdanning i PLO 130,36 140,26 156,88 135, Kilde: ssb.no Midtre Gauldal sykehjem

15 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Tabellen viser at: Andelen innbyggere over 80 år og belegg i institusjon er redusert over tid, men ligger fremdeles noe over sammenlignbare kommuner og landet. Andel plasser til tidsbegrenset opphold er lavt. Andel plasser til skjermet enhet er lavt. Lege og fysioterapitime per uke per beboer er lavt sammenlignet med andre. Kommunen har høyere utgifter per institusjonsplass sammenlignet med andre. Tabellen viser også at antall årsverk med relevant fagutdanning er lavere (ca. 50 årsverk) enn totale årsverk i PLO. Det indikerer at sykehjemmet bruker en del ufaglært arbeidskraft. - Midtre Gauldal sykehjem

16 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 2 Undersøkelsesopplegget Her følger en beskrivelse av hvordan vi har jobbet med denne forvaltningsrevisjonen. 2.1 Avgrensning Et sykehjem driver innenfor rammene av en rekke lover og regler, og revisor vil kun kontrollere et utvalg av disse. Nærmere avgrensning følger av beskrivelsen av problemstillingene under. 2.2 Problemstillinger På grunnlag av bestillingen fra kontrollutvalget og avgrensingene over, har vi utformet følgende problemstillinger for forvaltningsrevisjonen: 1. Er det tilstrekkelig medvirkning fra brukere og pårørende ved Midtre Gauldal sykehjem? 2. Hvilke mulige forklaringer ser kommunen selv på sykefraværet ved enheten, og hva gjør ledelsen for å forebygge og følge det opp? 3. Drives Midtre Gauldal sykehjem i tråd med regelverket på utvalgte områder? o Internkontroll o Avvikssystem o Dokumentasjon o Kompetanse o Legemiddelhåndtering 2.3 Metode for datainnsamling og analyse Med utgangspunkt i problemstillingene er det innhentet flere ulike typer data. På den ene siden var det behov for å beskrive prosesser (praksis) på ulike områder, mens det på den andre siden var behov for å dokumentere ulike sider ved tjenestene på sykehjemmet. Lovverket stiller krav om skriftlige rutiner innen flere områder av helse og omsorgstjenesten, og internkontrollforskriften stiller krav til at instrukser, prosedyrer og rutiner er gjort kjent og tilgjengelig for ansatte. Revisor har derfor kontrollert tilgjengelig dokumentasjon. For å finne ut om ansatte kjenner rutinene, har vi gjennomført intervju hvor ansatte får beskrive hvordan rutinene praktiseres ved sykehjemmet. Vi har sikret bredde gjennom å intervjue både ledelse, ansatte og tillitsvalgte/verneombud. Vi har også sett på kommunens system for avviksmeldinger og oppfølgingen av dette. - Midtre Gauldal sykehjem

17 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS For å få fram hvilket syn pårørende har på tjenestene ved Midtre Gauldal sykehjem, har revisor basert seg på kommunens egne gjennomførte pårørendeundersøkelse. Fordi det er høyst relevant å få innblikk i ansattes oppfatning om praksis på de ulike områdene, har vi utarbeidet en egen spørreskjemaundersøkelse som er sendt til alle ansatte ved sykehjemmet. Her ble det stilt spørsmål om medvirkning, internkontroll, legemiddelhåndtering, sykefraværsoppfølging osv. Det ble sendt ut skjema til 82 respondenter og revisor mottok 42 svar (51 % svar). Selv om svarprosenten er over 50, må tallene behandles med varsomhet. Utvalget er relativt lite (82 personer) og svar fra èn respondent utgjør en forholdsmessig stor andel. Samlet har dokumentasjon, intervjumateriale og spørreundersøkelse gitt et tilstrekkelig grunnlag for å gjøre vurderinger knyttet til de problemstillinger som er formulert. 2.4 Kriterier Ifølge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 7 skal det etableres revisjonskriterier for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Revisjonskriterier er de krav og forventninger som forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderes opp mot. Disse kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. I denne forvaltningsrevisjonen har vi utledet revisjonskriterier fra følgende kilder: Kommuneloven Arbeidsmiljøloven og IA-avtalen Helse og omsorgstjenesteloven o Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten o Forskrift om legemiddelhåndtering (Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp) o Kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstjenestene Pasient- og brukerrettighetsloven De konkrete kriteriene fremgår av første underkapittel i de følgende kapitlene. - Midtre Gauldal sykehjem

18 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 3 Medvirkning fra brukere og pårørende Kontrollutvalget har bedt om at revisor belyser medvirkning fra beboere og pårørende. Det vil si at utvalget er opptatt av hvorvidt beboere og pårørende har innflytelse på hvilket tjenestetilbud pasientene får og hvordan dette skal gis. I dette kapittelet svarer vi derfor på følgende problemstilling: Er det tilstrekkelig medvirkning fra brukere og pårørende ved Midtre Gauldal sykehjem? 3.1 Revisjonskriterier Pasient- og brukerrettighetsloven skal sikre brukere og pårørende innen helse- og omsorgstjenestene innflytelse på de tjenestene de mottar (lovens kapittel 3). Loven gir blant annet pasient en generell rett til å medvirke ved gjennomføring av helse- og omsorgstjenester, herunder ved valg mellom tilgjengelige og forsvarlige undersøkelses- og behandlingsmetoder ( 3-1 første ledd). I tillegg bestemmer loven at tjenestetilbudet så langt som mulig skal utformes i samarbeid med pasient, og at det skal legges stor vekt på hva pasienten mener ved utforming av tjenestetilbudet ( 3-1 første ledd). Også kvalitetsforskriften stiller krav til at brukere i pleie og omsorgstjenestene skal ha rett til å medvirke ved utforming eller endring av tjenestetilbudet, at den enkelte bruker skal ha medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelse av tjenestene, og at kommunen skal etablere et system av prosedyrer som sikrer dette (kvalitetsforskriftens 3 første ledd). Kvalitetsforskriften vektlegger at pasientene skal oppleve selvstendighet og styring av eget liv, få dekket fysiologiske behov blant annet gjennom helsefremmende kosthold og rimelig valgfrihet i forhold til mat, få dekket sosiale behov for kontakt og aktiviteter, og få følge en normal døgnrytme. Videre understreker internkontrollforskriften betydningen av å gjøre nytte av tjenestemottakeres/pårørendes erfaringer i kommunens kontinuerlige forbedringsarbeid innenfor tjenestene. Oppsummert innebærer dette at Midtre Gauldal sykehjem skal: o Ha en systematisk tilnærming til brukermedvirkning, med rutiner og prosedyrer for å sikre tilstrekkelig medvirkning fra pasienter og pårørende o Sikre nødvendig medvirkning fra brukere og pårørende Helsehjelp kan i utgangspunktet bare gis med pasientens samtykke. Noen pasienter har en slik helsemessig tilstand at de ikke er i stand til å forstå hva de sier ja til; hva innholdet i helsehjelpen er, eller hvorfor de har behov for den. Dette gjelder typisk demenspasienter. Da sier man at de mangler samtykkekompetanse. For disse pasientene kan det i gitte tilfeller gis - Midtre Gauldal sykehjem

19 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS helsehjelp på tross av at de ikke har samtykket til den. Når pasienter uten samtykkekompetanse motsetter seg behandling, må en rekke forutsetninger være på plass for at helsehjelp skal kunne gis. Da er det snakk om tvungen helsehjelp (bruk av tvang). Tvungen helsehjelp er altså bare aktuelt å gi der pasienten mangler samtykkekompetanse. Det må i så fall fattes en egen avgjørelse om bortfall av samtykkekompetansen, jf. pasient- og brukerrettighetsloven 4-3 fjerde ledd. Avgjørelsen skal være skriftlig og begrunnet, og om mulig straks legges fram for pasienten og pårørende. Av avgjørelsen skal det gå fram på hvilke områder pasienten ikke er ansett å være samtykkekompetent. Før sykehjemmet kan vurdere bruk av tvang for å gi nødvendig helsehjelp, må de forsøke tillitsskapende tiltak ovenfor pasienten. Hvis pasienten opprettholder sin motstand etter at tillitsskapende tiltak er forsøkt, kan sykehjemmet på visse strenge vilkår fatte vedtak om tvungen helsehjelp. Som eksempler på tvungen helsehjelp kan vi nevne det å holde pasienter på sykehjemmet mot sin vilje, å gi medisin mot pasientens vilje, eller tvungen kroppsvask, mating og så videre. For å kunne avdekke situasjoner der det kan være snakk om bruk av tvang, må sykehjemmet ha en systematisk tilnærming for å identifisere motstand mot helsehjelp. Videre må ansatte sikres tilstrekkelig kompetanse i reglene om samtykkekompetanse og bruk av tvang. Oppsummert innebærer dette at Midtre Gauldal sykehjem skal: Ha en systematisk tilnærming til vurdering av samtykkekompetanse o Fatte egne avgjørelser om bortfall av samtykkekompetansen o Avgjørelsen skal være skriftlig og begrunnet og om mulig straks legges fram for pasienten og pårørende. o Av avgjørelsen skal det gå fram på hvilke områder pasienten ikke er ansett å være samtykkekompetent. Sikre ansatte tilstrekkelig kompetanse i reglene om helsehjelp til pasienter som mangler samtykkekompetanse og som motsetter seg helsehjelpen Kun bruke tvang der dette skjer med hjemmel i vedtak - Midtre Gauldal sykehjem

20 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 3.2 Data I det følgende presenteres data fra revisors undersøkelser knyttet til pasient og brukerrettighetsloven. Det er innhentet data gjennom spørreskjemaundersøkelse til ansatte, intervju med ledelse og ansatte og gjennomgang av enhetens rutiner og systemer Brukermedvirkning I intervju med ledelsen og tillitsvalgte sier de fleste at sykehjemmet ikke har hatt en systematisk tilnærming til brukermedvirkning. Det henvises til at det finnes få rutiner eller retningslinjer for hvordan brukere skal gis medvirkning på sin hverdag, og at brukermedvirkningen dokumenteres i for liten grad. Intervjuene viser også at det er forskjeller mellom avdelingene: noen avdelinger har for eksempel faste ordninger med primærkontakter (én eller to ansatte med spesielt ansvar for å følge opp en enkelt pasient), mens andre har det ikke. Én avdeling har, etter hva vi forstår, praksis for å gjennomføre en kartleggingssamtale med nye pasienter, mens andre avdelinger overhodet ikke gjør noen form for systematisk kartlegging av pasientenes interesser. Flere er kritisk til at ikke demensavdelingene gjør en ordentlig kartlegging av funksjonsnivå ved innleggelse. De mener at konsekvensen av dette er at de ansatte gjør ting for brukerne, som brukerne kunne ha klart å gjøre selv. En ansatt sier: Det er en ukultur: at de ansatte skal gjøre alt for dem, pleie istedenfor aktivere, og det bidrar til at funksjonsnivået reduseres ganske fort. Enhetsleder presiserer at det er igangsatt arbeid for å lage felles rutiner for oppnevning av primærkontakter for alle pasienter. Videre er bruker- og pårørendemedvirkning et av fokusområdene i sertifiseringen som Livsgledesykehjem. Det jobbes videre med etablering av et brukerråd. I figuren under ser vi i hvilken grad ansatte er enig i at det er god brukermedvirkning ved Midtre Gauldal sykehjem. - Midtre Gauldal sykehjem

21 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS sykehjem I hvilken grad er du enig i at det totalt sett er god brukermedvirkning ved Midtre Gauldal Helt enig 18,6% Delvis enig 39,5% Verken enig eller uenig 18,6% Delvis uenig 9,3% Helt uenig 2,3% Vet ikke 11,6% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS Figuren viser at opp mot 60% er helt eller delvis enig i at det totalt sett er god brukermedvirkning % svarer nøytralt, og 11,6 % er helt eller delvis uenige i at det er god brukermedvirkning. For å få noen mer konkrete svar på hvordan de ansatte vurderer brukermedvirkningen i gitte situasjoner, har vi stilt dem spørsmål knyttet til noen situasjoner der kravet til brukermedvirkningen kan bli satt på spissen: Figur 3. I hvilken grad er du enig i at beboerne får stå opp og legge seg når de vil? Helt enig 23,3% Delvis enig 51,2% Verken enig eller uenig Delvis uenig Helt uenig Vet ikke 9,3% 11,6% 4,7% 0,0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS Figuren viser for det første at færre svarer nøytralt eller «vet ikke» når de får spørsmål om noe konkret. Deretter viser den at nært opp til 75 % er helt eller delvis enig i at brukerne får stå opp og legge seg når de vil. Samtidig er 16,3 % helt eller delvis uenig i dette. - Midtre Gauldal sykehjem

22 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Noen av de vi har intervjuet sier at hva slags medvirkning brukerne får ha, i stor grad avhenger av hvilke ansatte som er på vakt. De tegner et bilde av en kulturforskjell mellom de ansatte, der noen ansatte er opptatt av å lytte til pasientene, prøve å finne ut hva de ønsker, og lar pasientene bestemme selv så lenge det ikke er fare for liv og helse, mens andre styrer pasientene i langt større grad. Noen mener at disse forskjellene kan knytte seg til både yrkesbakgrunn og alder blant de ansatte. Et eksempel som trekkes fram er at noen ansatte krever at pasientene skal ha stått opp før frokost, uavhengig av hva de selv vil, mens andre mener dette strider med prinsippet om brukernes rett til å bestemme selv. Et annet eksempel er legging. En ansatt sier: Det er en utfordring ved sykehjemmet at nattevaktene krever at alle brukere skal være lagt før de kommer på jobb kl. 22. Dette er en ukultur, og det grenser mot tvang. På grunn av denne praksisen hender det for eksempel at brukere gråtende må bli lagt i seng før de selv ønsker. Vi har stilt de ansatte flere spørsmål om slike konkrete situasjoner. På spørsmål om brukerne får spise når de vil, er 72,1% helt eller delvis enig, og 7 % er helt eller delvis uenig. Intervjuene tyder på at tidsrammen for måltidene er faste, men at pasientene i hovedsak får mat om de er sultne også utenom disse tidspunktene. Store flertall av de ansatte mener at det er nok tid til å spise ved måltidene (83 %) 4, og at de ansatte snakker klart og tydelig til beboerne (76,7 %). 5 Både intervjuene og spørreundersøkelsen tyder på at brukerne i hovedsak får dusj eller stell så ofte som de ønsker. Noen mener likevel at pasientene får stell også om de ikke ønsker det. Aktiviteter aktivitetstilbud Som nevnt over har brukerne krav på et visst tilbud om å delta på varierte og tilpassede aktiviteter. Det er ansatt to aktivitører ved sykehjemmet, som har ansvar for aktivisering av brukerne. I tillegg har sykehjemmet etablert samarbeid med videregående skole om praksisplasser, og disse «Livsgledeelevene» kommer på besøk én gang pr uke. Flere trekker fram de felles måltidene som en arena for sosial aktivitet og samspill. Sykehjemmet har 4 Helt eller delvis enig i påstanden «det er nok tid til å spise ved måltidene». 4,8% er helt eller delvis uenig. 5 Helt eller delvis enig i påstanden «ansatte snakker klart eller tydelig til beboerne». 4,6% er helt eller delvis uenig. - Midtre Gauldal sykehjem

23 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS brukbar tilgang på fysioterapi, og for eksempel gåtrening er med på å aktivisere brukerne. Likevel sier de fleste at aktivitetstilbudet både kunne og burde ha vært bedre, og at et bedre aktivitetstilbud ville ha bidratt til å gjøre hverdagen bedre for brukerne. Figuren nedenfor viser hva ansatte mener om aktivitetstilbudet ved sykehjemmet: I hvilken grad er du enig i at det er et tilfredsstillende aktivitetstilbud til beboerne? Helt enig 2,3% Delvis enig Verken enig eller uenig Delvis uenig Helt uenig 23,3% 20,9% 25,6% 18,6% Vet ikke 9,3% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS Figuren viser at 2,3% er helt enig i dette, og 23,3 % er delvis enig. 44,2 % av de ansatte er helt eller delvis uenig i at det er et tilfredsstillende aktivitetstilbud ved sykehjemmet Pårørendemedvirkning Også når det gjelder pårørendemedvirkningen, involvering av pårørende i spørsmål som gjelder tilbudet til brukerne, sier de vi har intervjuet at den i for liten grad er satt i system. Det blir dermed i for stor grad opp til den enkelte avdelingen og den enkelte ansatte i hvilken grad pårørende involveres. Det har vært gjort forsøk på å etablere et «pårørendeutvalg» ved sykehjemmet, som kunne bidra til å ivareta de pårørendes interesser. Det har tidligere ikke latt seg gjøre. Høsten 2016 har ledelsen arrangert et pårørendemøte og informert om at de ønsker å etablere et brukerråd. Dette er i tråd med vedtak fattet i utvalg for helse og omsorg i oktober 2016: Det etableres to brukerutvalg for brukere som mottar tjenester innfor enhet for Pleie og Omsorg. Ett brukerutvalg for mennesker med funksjonshemming og ett for øvrige brukere i hjemmetjenesten og sykehjemmet. Brukerrådene velges av og blant innbyggere som mottar tjenester eller deres - Midtre Gauldal sykehjem

24 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS pårørende. I brukerutvalget for eldre skal det sitte en representant fra Støren, Soknedal, Singsås og Budal. Brukerutvalgene skal ha 4 medlemmer som velges for 2 år om gangen. Det første brukerutvalget bør sitte til neste kommunestyrevalg. Rådmannen informerer brukere og pårørende om valg av brukerutvalg for sykehjemmet og hjemmetjenesten (for eldre). Rådmannen tar kontakt med pårørendegruppa for funksjonshemmede før valg av brukerutvalg. HO ønsker tilbakemelding når brukerutvalgene er konstituert, om ca. 6 mnd Kommunen gjennomførte i 2015 en egen brukerundersøkelse blant de pårørende ved sykehjemmet. Revisjonen er ikke kjent med hvordan denne undersøkelsen er gjennomført, så vi kan ikke gå god for kvaliteten på dataene. Vi gjengir dem likevel i en tabell: Tabell 2. Resultat fra brukerundersøkelse blant pårørende ved Midtre Gauldal sykehjem i 2015 (skala 1-6) Norge MGK Snitt totalt 4,6 4,8 Helhetsvurdering 4,9 5,2 Brukermedvirkning 4,1 4,2 Respektfull behandling 5 5,3 Informasjon 4,3 4,4 Tilgjengelighet 4,5 4,8 Trivsel 4,8 5,2 Resultat for beboeren 4,3 4,6 Kilde: Midtre Gauldal kommune Tabellen viser blant annet at det forholdet pårørende gir dårligst skår, er brukermedvirkning. På de andre punktene ligger Midtre Gauldal stort sett over landet for øvrig Samtykkekompetanse og bruk av tvang Bruk av tvang er bare aktuelt der pasienten mangler samtykkekompetanse. For at sykehjemmet skal kunne overholde kravene til vurdering av samtykkekompetanse, må de ha innarbeidede rutiner for vurdering av samtykkekompetanse og det må være avklart hvem som skal vurdere samtykkekompetansen. - Midtre Gauldal sykehjem

25 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Vurdering av samtykkekompetanse ved Midtre Gauldal sykehjem Erfaringsmessig er samtykkekompetanse et vurderingstema som kan være vanskelig å forholde seg til for ansatte i sykehjem. Det stiller krav til at ledelsen sørger for at det er jevnlig oppmerksomhet rundt dette temaet. Vi har derfor spurt de ansatte om hvor ofte de deltar i diskusjoner om tema som samtykkekompetanse og bruk av tvang. Svarene spriker veldig, men 22 % sier de deltar i slike diskusjoner ukentlig, og totalt 70,8% sier de deltar annenhver måned eller oftere. Totalt 24,3 % sier at de deltar hvert halvår eller sjeldnere, og 4.9% sier at de aldri deltar i slike diskusjoner. Intervju med ledelsen tyder på at det er for svak bevissthet om samtykke og bruk av tvang i det daglige, og at det generelt er for lite kunnskap blant ansatte om hva vurdering av samtykke innebærer. Vi har spurt de ansatte om de er trygg på hva det innebærer å vurdere samtykkekompetanse: Er du trygg på hva det innebærer å vurdere beboernes samtykkekompetanse? (N=41) Prosent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 48,8% 29,3% 22,0% Ja Nei Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS Figuren viser at omtrent halvparten svarer at de er trygg på hva det innebærer, mens 22 % svarer at de ikke er trygg på det, og 29,3 % svarer «vet ikke». - Midtre Gauldal sykehjem

26 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Dokumentasjon Vi har i intervju spurt om det er praksis for å dokumentere vurderinger av samtykkekompetanse. Intervjuene tyder på at vurderinger av samtykkekompetanse i liten grad dokumenteres i Gerica 6 eller på annet vis Bruk av tvang Opplæring i tvangsproblematikk Flere av de vi har intervjuet uttrykker at det er for lite bevissthet om, og for lite kunnskap om, bruk av tvang ved sykehjemmet. Vi har spurt de ansatte om de vet hva som skal til for at man skal kunne bruke tvang på en lovlig måte. 80.5% svarer ja på det. Vi tolker dette slik at disse vet at bruk av tvang forutsetter et enkeltvedtak. Vi har videre spurt om de ansatte er trygge på at de selv, i sin arbeidshverdag, ikke utøver ulovlig bruk av tvang: Er du trygg på at du ikke utøver ulovlig bruk av tvang? Prosent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 61,0% 31,7% 7,3% Ja, dette er jeg trygg på Nei, dette er jeg usikker på Annet Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS Figuren viser at 61% er trygge på dette, mens 31,7% er usikre. Det er planer om å opprette enkelte ressursstillinger ved sykehjemmet, som skal ha et særlig ansvar for faglig oppfølging av konkrete områder. Det er planer om at bruk av tvang skal bli et slikt område. 6 Gerica er elektronisk pasientjournal (EPJ) og pasientadministrativt system for pleie- og omsorgssektoren. - Midtre Gauldal sykehjem

27 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Rutiner for bruk av tvang Sykehjemmet har ikke egne rutiner for vurdering av samtykkekompetanse eller bruk av tvang. Praksis for vedtak om bruk av tvang Flere ansatte sier i intervju at de ved sykehjemmet har god praksis for å bruke «tillitsskapende tiltak» - det vil si at de unngår situasjoner der det er behov for bruk av tvang. Vi har identifisert enkelte typiske situasjoner der det erfaringsmessig likevel kan oppstå behov for bruk av tvang, og spurt de ansatte om de er kjent med slike situasjoner ved sykehjemmet. Revisjonen presiserer at vi mener at alle disse situasjonstypene vil, om de skjer mot pasientens vilje, kunne innebære bruk av tvang. Det betyr at de kun skal skje med hjemmel i vedtak, og kun der pasienten er dokumentert ikke samtykkekompetent. Er du kjent med at noen av følgende forhold forekommer/har forekommet ved Midtre Gauldal sykehjem siste to år? Tannpuss mot pasientens vilje 39,5% 60,5% At pasienter må stå opp eller legge seg mot egen vilje 47,6% 52,4% Dusjing mot pasientens vilje 38,1% 61,9% Medisinering mot pasientens vilje (f.eks. knusing) 55,8% 44,2% Mating mot pasientens vilje 14,3% 85,7% Fysisk tilbakeholdelse av pasient 51,2% 48,8% Innlåsing av pasienter på rom 20,0% 80,0% Ja Nei Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS Figuren tyder på at de ansatte er kjent med tvangsbruk innen alle de ulike kategoriene. De tilfellene av tvangsbruk som flest er kjent med, er at pasienter må stå opp eller legge seg mot egen vilje (47,6%), medisinering mot pasientens vilje (55,8%) og fysisk tilbakeholdelse av pasient (51,2%). Men opp mot 40 % er også kjent med at det forekommer tannpuss mot pasientens vilje (39,5%) og dusjing mot pasientens vilje (38,1%). Figuren sier ikke noe om hvor mange tilfeller innen de ulike kategoriene de ansatte er kjent med. - Midtre Gauldal sykehjem

28 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS De som svarte at de er kjent med en eller flere tvangssituasjoner, har fått oppfølgingsspørsmål om det var fattet vedtak for bruk av tvang for de aktuelle situasjonene. 5,7 % svarer ja på dette spørsmålet, 68,6 % svarer «nei», og 20 % svarer «vet ikke». Revisjonen har fått opplyst at det kun har foreligget to vedtak om bruk av tvang i den aktuelle perioden (siste to år), og begge gjaldt fysisk tilbakeholdelse i form av låsing av dør til et rom og bruk av belter for å sikre en rullestolbruker. 3.3 Revisors vurdering Lov og regelverk stiller krav om at brukere og pårørende innen helse og omsorgstjenestene skal ha innflytelse på de tjenestene de mottar, i form av medvirkning ved utforming eller endring av tjenestetilbudet, og medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelse av tjenestene. Revisjonens syn er at det ved Midtre Gauldal sykehjem har vært en alt for lite systematisk tilnærming til brukermedvirkningen. Det er en stor mangel at det ikke finnes felles rutiner eller retningslinjer for hvordan brukere skal gis medvirkning på sin hverdag. Dette gjenspeiles i at det tilsynelatende er store forskjeller mellom avdelingene, og mellom ulike ansatte, på hvordan de lar brukerne få medbestemmelsesrett over små og store beslutninger som angår dem. Vår informasjon tilsier for eksempel at det til dels er kultur for å kreve at pasienter skal være i seng før nattevaktene kommer, eller ha stått opp innen frokosten. En slik praksis er neppe i tråd med lovens krav til brukermedvirkning. Informasjonen tyder på at det i større grad er opp til brukerne selv når de vil spise, selv om noen ansatte synes brukerne har for liten innvirkning på dette også. Svarene fra de ansatte ved sykehjemmet bekrefter at det er ulike syn på brukermedvirkningen, og på i hvilken grad de klarer å gi god nok brukermedvirkning. Når mindre enn én av fem ansatte er helt enig i at brukermedvirkningen totalt sett er god, er det uansett åpenbart at sykehjemmet har noe å jobbe med. Etter revisjonens vurdering må sykehjemmet jobbe for å skape en felles forståelse for hva brukermedvirkning skal være, og sikre at alle ansatte er innforstått med dette. Vi registrerer at det er iverksatt arbeid på flere områder, blant annet med rutiner for at alle pasienter skal ha primærkontakter, og at det i større grad skal gjennomføres kartleggingssamtaler. Aktivitetstilbudet ved sykehjemmet beskrives av de fleste som begrenset. Det er ingen absolutte lovkrav til hvor mye eller hva slags aktiviteter det skal være ved et sykehjem. Det er - Midtre Gauldal sykehjem

29 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS likevel verdt å være oppmerksom på at nesten halvparten av de ansatte ser ut til å mene at aktivitetstilbudet er for dårlig. Vår vurdering av pårørendemedvirkningen er at også denne i større grad bør settes i system. Vi har likevel grunn til å tro at mange pårørende anser seg godt ivaretatt av sykehjemmet, og vi vet at også mange andre sykehjem har utfordringer med å få etablert pårørendeutvalg som fungerer over tid. Særlig om samtykkekompetanse og bruk av tvang Den systematiske tilnærmingen revisjonen etterlyser for brukermedvirkning generelt, mangler i høyeste grad også når det gjelder vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang. Revisjonen er svært kritisk til at det mangler felles rutiner for vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang. Vi er videre kritisk til at det ser ut til å være en manglende bevissthet om grensene for bruk av tvang blant mange ansatte. Våre data viser at over 30 % av de ansatte oppgir å være usikre på om de selv utøver ulovlig tvang, og det gir grunn til bekymring. Det er svært få vedtak om bruk av tvang ved sykehjemmet. Vårt inntrykk er at dette også har medført at det i for liten grad er oppmerksomhet om pasientenes samtykkekompetanse fordi en vurdering av denne først tvinger seg fram når det er aktuelt å fatte vedtak for bruk av tvang. På tross av de få tvangsvedtakene, oppgir de ansatte selv at de er kjent med mange ulike hendelser som etter vår vurdering innebærer tydelig tvangsbruk. Vår informasjon sier ikke noe om hvor mange hendelser det er snakk om, men vi kan uansett legge til grunn at det er snakk om brudd på pasientens rett til selvbestemmelse innenfor flere områder. Flere av hendelsene innebærer krenkelser av pasientenes personlige og fysiske integritet, som tvangsmedisinering, tvungen dusjing eller tannpuss. Etter vårt syn er det stort behov for både arbeid med rutiner og opplæring, og bevisstgjøring av ansatte om hva som er bruk av tvang. - Midtre Gauldal sykehjem

30 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 4 Sykefravær Kontrollutvalget var i sin bestilling av denne forvaltningsrevisjonen opptatt av sykefraværet ved sykehjemmet, ut fra en mistanke om at det var høyt. I dette kapittelet svarer vi derfor på denne problemstillingen: Hvilke mulige forklaringer ser kommunen selv på sykefraværet ved enheten, og hva gjør ledelsen for å forebygge og følge det opp? 4.1 Revisjonskriterier Arbeidsmiljøloven, IA-avtalen og internkontrollforskriften setter rammer for kommunale enheters arbeid med fraværsproblematikk. Rådmannen har etter kommuneloven 23 nr. 2 det overordnede ansvaret for at virksomheten drives i tråd med regler. I denne forvaltningsrevisjonen forholder vi oss likevel i hovedsak til enhetens ansvar. Ut fra dette, og kriteriekildene nevnt over, har vi utledet følgende kriterier: Ledelsen skal føre fraværsstatistikk (Veileder til Samarbeidsavtalen.) Ledelsen ved sykehjemmet skal sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og dere tillitsvalgte. Ledelsen skal sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. (Aml. 3-1, jf. internkontrollforskriften) Ledelsen skal gjennom dialog med ansatte fastsette mål for sykefraværsarbeidet og sette måltall for sykefraværsutviklingen. Ledelsen skal etablere etterprøvbare aktivitetsmål. (IA-avtalen og Veileder til samarbeidsavtalen.) Midtre Gauldal kommune har hatt en målsetning om å oppnå et nærvær på 95% (Handlingsprogram med økonomiplan , vedtatt i kommunestyret ). I økonomi og handlingsplan for er det satt mål om å redusere enhetens sykefravær til 10 % (kommunestyresak 89/2016). 4.2 Data Under følger data for sykefravær og sykefraværsoppfølging ved sykehjemmet Fraværsstatistikk Kommunen oppgir legemeldt sykefravær i sin årlige Kostra-rapportering. Disse tallene er ikke fordelt på enhetsnivå. Det som i Kostra kan indikere noe om sykefravær innen pleie og omsorg, er indikatoren legemeldt sykefravær i brukerrettet tjeneste. I tabell 3 ser vi at sykefraværet i de brukerrettede tjenestene på landsbasis varierer mellom 9,3 og 8,6 i perioden , der det laveste sykefraværet er i 2011 og i I Midtre Gauldal kommune varierer sykefraværet fra 7,9 til 13,3 i samme periode, og hvor laveste sykefravær er rapportert i Midtre Gauldal sykehjem

31 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Tabell 3. Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale årsverk i brukerrettet tjeneste (%) Midtre Gauldal 8,6 8,7 12,2 7,9 13,3 kommune Landet u/oslo 9,3 8,6 8,9 8,6 8,9 Kilde: ssb.no/kostra Revisor har fått tilgang til de spesifikke sykefraværstall for sykehjemmet for perioden Vi ser av tabell 4 at sykefraværet er stigende, fra 10 % i 2013 til 13,6 % i Bruken av egenmeldingsdager er svakt økende i perioden, mens stor økning i langtidssykefraværet, fra 6,1 % i 2013 til 11 % i Tabell 4. Utvikling i sykefravær på sykehjemmet Egenmeldingsdager i egenmeldingsperioden 1,5 1,6 1,7 1-8 dager (prosent) Sykemeldingsdager i arbeidsgiverperioden 2,3 3,1 0, dager (prosent) Sykemeldingsdager ut over 6,1 7,7 11 arbeidsgiverperioden 17 dager + (prosent) Totalt sykefravær (prosent) 10 12,4 13,6 Kilde: Midtre Gauldal kommune Av de ansatte som har svart på vår undersøkelse, oppgir 57,1% at de har vært sykmeldt (ikke egenmeldt) fra stilling ved sykehjemmet de siste to årene. I spørreundersøkelsen har vi spurt de ansatte om hva de mener er de viktigste årsakene til fraværet på den avdelingen de har tilhold i. Av de som har svart på dette, peker flertallet på generell slitasje på de ansatte, som følge av tungt arbeid over lang tid. Noen ser det i sammenheng med at flere ansatte er godt voksne. Mange ser sykefraværet i sammenheng med grunnbemanningen og det arbeidspresset som følger av det. Noen peker på fraværet av en god, synlig ledelse som en viktig årsak. På en avdeling med lite fravær, peker flere av de ansatte på nettopp ledelsen og på det gode arbeidsmiljøet som årsak til dette. 7 Revisor har ikke funnet noen forklaring på hvorfor andelen sykemeldingsdager i arbeidsgiverperioden har falt i Dette kan være reelt, men det kan også skyldes feilregistrering. - Midtre Gauldal sykehjem

32 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Organisering av sykefraværsarbeidet Midtre Gauldal kommune har rutiner for sykefraværsarbeid, og i tillegg har enhet for pleie og omsorg egne sykefraværsrutiner, som ligger til grunn for arbeidet med sykefravær. Avdelingsledere har ansvaret for oppfølging av sykefravær for de ansatte på sine avdelinger. Ass. enhetsleder har personalansvar, og gjennom det et visst medansvar i oppfølging av ansatte. Fra nyttår 2017 er det ansatt en merkantil 50% stilling som skal avlaste ass. enhetsleder i annet arbeid, slik at hun skal få frigjort mer tid til personaloppfølging og sykefraværsoppfølging Mål for sykefraværsarbeidet Midtre Gauldal kommune har en målsetning om å oppnå et nærvær på 95% for hele kommunen samlet sett. 8 I rådmannens forslag til økonomi og handlingsprogram for , styringskort for 2017, har enhet for pleie og omsorg satt som mål å redusere sykefraværet til 10 % Forebygging av sykefravær Intervjuene tyder på at det gjøres en rekke ulike tiltak som hver for seg er ment å bidra til å forebygge sykefravær i enkeltsituasjoner, men at det i liten grad jobbes systematisk med forebyggingen. Flere ledere gir uttrykk for at hovedutfordringen ved sykehjemmet er at det i for liten grad er en «nærværskultur», og at det er for lav terskel for å være hjemme, og for høy terskel for å komme på arbeid. Det innebærer ifølge noen at lederne bruker mye tid på å jobbe med enkeltansatte, og passe på at de ikke utnytter systemet, fremfor å kunne fokusere på forebygging. Noen ansatte sier at ledelsen i alt for liten grad bidrar til å forebygge sykefraværet. De fremhever at ledelsens stadige fokus på økonomi bidrar til et arbeidsmiljø med lite motiverte ansatte. En ansatt sier: Avdelingslederne bruker alt for mye tid på å prate om økonomi, og de burde heller ha fokusert på å inspirere ansatte til å møte opp og gjøre en god jobb. Også noen ledere sier at de må jobbe mer med nærværsledelse å sørge for at alle ansatte opplever at de blir sett av sin leder. Det kan særlig være en utfordring for ledere som har ansvar for flere avdelinger. 8 Handlingsprogram med økonomiplan Midtre Gauldal sykehjem

33 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Oppfølging av sykefravær Avdelingslederne har noe ulik praksis for oppfølging av sine ansatte ved sykefravær. Flere av dem sier at de har praksis for å ringe den ansatte etter noen dager, for å høre hvordan det går. Alle bekrefter at de gjennomfører oppfølgingssamtaler og skriver oppfølgingsplan ved lengre sykemeldinger. Noen av avdelingslederne opplever oppfølgingsplanene som til tider meningsløse, og at de i liten grad gir reelle bidrag til arbeidet med den enkelte ansattes utfordringer. Det er i 2016 innført en web-modul for kommunen som skal bidra til å hjelpe ledere i oppfølging av sykemeldte. Denne inneholder rutiner for fraværsoppfølging for hele kommunen. Web-modulen gir varsel når ulike frister nærmer seg, og er et hjelpemiddel for å følge rutinen. Noen ledere bemerker at det har vært noe mangelfull opplæring i forbindelse med implementering av systemet for oppfølging av ansattes sykefravær. Noen av lederne sier at de skulle ønske de klarte å jobbe tettere med de ansatte for å sikre en best mulig tilpasning for dem, for eksempel ved graderte sykmeldinger eller deltidsstillinger, men at de opplever det som krevende problematikk å håndtere. Flere sier at noen ansatte ikke liker å prate med lederen sin om sykefraværet. Flere nevner som eksempel ansatte som ønsker å gå i full stilling, selv om de erfaringsmessig ikke har kapasitet til mer enn 70-80%, og som etter kort tid i full stilling ender opp med sykmelding. Vi har spurt de ansatte som oppgir at de har vært sykmeldt, om arbeidsgivers oppfølging: sykmeldingen? I hvilken grad var du tilfreds med arbeidsgivers oppfølging av deg før, under og etter Prosent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 16,1% 41,9% 32,3% Svært tilfreds Tilfreds Nøytral Lite tilfreds Svært lite tilfreds 9,7% 0,0% Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS - Midtre Gauldal sykehjem

34 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Figuren viser at 58% var tilfreds eller svært tilfreds. 9,7 % var lite tilfreds, mens 32,3 % svarer nøytralt. I november ble det gjennomført internopplæring for alle avdelingsledere i sykefraværsproblematikk, rettigheter etter folketrygden, permisjon og oppfølging. Målet med internopplæringen er at de skal få flere verktøy for å håndtere sykefraværsoppfølgingen. 4.3 Revisors vurdering Det føres fraværsstatistikk for sykehjemmet, og den viser at sykefraværet er økende. Både det egenmeldte og det legemeldte sykefraværet øker. Spesielt bekymringsfullt er det at langtidssykefraværet ser ut til å øke mye. Sykefraværet synes per i dag å ligge godt over det nasjonale snittet for sykefravær i de brukerrettede tjenestene. Det er revisors vurdering at kommunen er langt unna målet om et jobbnærvær på 95 %, og at de også må jobbe godt for å nå det nye målet om sykefravær på mindre enn 10 %. Ut fra vår undersøkelse er det vanskelig å peke på noen enkeltstående faktorer som alene utgjør viktige årsaker til fraværet. Vi registrerer likevel at det i noen grad er en motsetning mellom ledelsen og ansatte i dette spørsmålet, der deler av ledelsen knytter høye fraværstall til en manglende nærværskultur blant de ansatte, mens de ansatte trekker fram arbeidsbelastningen som den viktigste årsaken. Flere av både lederne og de ansatte sier uansett at det er potensiale for å jobbe langt bedre med nærledelse, og mange tror at dette kan være nøkkelen til å lykkes med sykefraværsarbeidet i større grad. Revisjonens vurdering er at arbeidet med sykefravær i for liten grad har vært preget av en systematisk tilnærming, med klare mål å jobbe etter. Det gjelder særlig forebyggingen. Her må ledelsen sette klare mål for arbeidet, og komme i gang med systematiske tiltak som kan bidra til å forebygge sykefraværet. Vi registrerer at ledelsen sier at det er iverksatt flere tiltak på området. En viktig del av dette bør være å kartlegge årsakene til sykefraværet på en systematisk måte. Kunnskap om årsaker til sykefravær er en helt nødvendig forutsetning for å kunne sette i verk treffende forebyggingstiltak. Den praktiske oppfølgingen av sykmeldte ser i hovedsak ut til å fungere greit. Lederne følger opp pliktene etter arbeidsmiljøloven og IA-avtalen. - Midtre Gauldal sykehjem

35 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 5 Følger sykehjemmet loven på utvalgte områder? Midtre Gauldal sykehjem er underlagt en rekke lov- og forskriftskrav, og vi kan ikke kontrollere om de følger alle innenfor rammene av denne forvaltningsrevisjonen. Vi har derfor lagt vekt på å undersøke om sykehjemmet drives i tråd med viktige regler i internkontrollforskriften, kvalitetsforskriften og legemiddelforskriften. I dette kapittelet svarer vi på dermed på denne problemstillingen: Drives Midtre Gauldal sykehjem i tråd med regelverket på utvalgte områder? 5.1 Revisjonskriterier Vi vil vurdere sykehjemmets praksis opp mot følgende kriterier, utledet fra de nevnte forskriftene: Rådmannen skal ha systemer for å sikre at sykehjemmet drives i tråd med loven (intern kontroll) (kommunelovens 23 nr. 2) Virksomheten skal dokumentere sine rutiner. Det skal foreligge oppdaterte, skriftlige rutiner og prosedyrer for virksomheten, samt skriftlige beskrivelser av virksomhetens hovedoppgaver og mål (internkontrollforskriftens 4 og 5) Det skal foreligge en oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, samt en plan med tiltak for å redusere risikoer (internkontrollforskriftens 4) Sykehjemmet skal ha etablert et avvikssystem (internkontrollforskriftens 4) Virksomheten skal dokumenteres. Relevante opplysninger om pasienter og helsehjelp skal føres fortløpende i en journal (helsepersonellloven 39 og 40) Legemidler skal håndteres i tråd med legemiddelforskriftens krav o Tilberedning og utdeling skjer av personell med riktig kompetanse ( 4) o Det skal føres narkotikaregnskap ( 9) - Midtre Gauldal sykehjem

36 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 5.2 Data Internkontroll Det følger av kommuneloven og internkontrollforskriften at rådmannen ved enhetsleder skal ha systemer for å sikre at sykehjemmet drives i tråd med loven. Det innebærer blant annet at virksomheten skal ha dokumenterte rutiner og prosedyrer, at det skal foreligge en oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, samt en plan med tiltak for å redusere risikoer. Revisors gjennomgang av sykehjemmets systemer og dokumentasjon viser at sykehjemmet ikke har en samlet oversikt lover og regler som gjelder for sykehjemmet, eller oppdaterte rutiner og prosedyrer for driften. Dette bekreftes i intervju. Flere fremhever som en av de største manglene ved sykehjemmet at de mangler et kvalitetssystem. Sykehjemmet har lite skriftlige rutiner og prosedyrer, og det som finnes er plassert i permer på avdelingene. Disse er ifølge intervjuene i varierende grad oppdatert. Enhetsleder presiserer at sykehjemmet har påbegynt arbeid med å samle rutiner og prosedyrer elektronisk. Det er også gått til innkjøp av programvaren PPS (Praktiske Prosedyrer i Sykepleien). Det føres ingen systematisk oversikt over områder med fare for svikt. Sykehjemmet har etablert et avvikssystem (se under), men det føres ingen slik kontroll med registrerte avvik at man kan ha oversikt over på hvilke områder det skjer flest avvik. Avvikssystem Sykehjemmet har ikke noe digitalt avvikssystem. Avvik meldes på skjema på papir, som finnes på hver avdeling. Utfylte skjema leveres avdelingsleder og oversendes deretter enhetsleder. Som nevnt over, føres det ingen oversikt over hva disse avvikene handler om. I avviksskjemaet skal de som fyller ut krysse av for hvilken kategori avvikene gjelder, men det føres ingen statistikk over for eksempel hvor mange avvik som registreres i hver kategori. Vår gjennomgang av registrerte avvik viser uansett at det i varierende grad faktisk er krysset av for kategori. I intervju uttrykker ledelsen og tillitsvalgte svært varierende syn på i hvilken grad det registreres nok avvik ved sykehjemmet. Flere mener at det ikke er noen kultur for å registrere avvik ved sykehjemmet. Noen mener at ansatte ser det som «angiveri» å melde avvik når det skjer feil som en kollega er involvert i. Andre mener at det registreres en del avvik, men er usikre på om det er nok. - Midtre Gauldal sykehjem

37 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Vi har spurt ansatte om de er kjent med muligheten for å melde avvik skriftlig. Alle de som har svart på dette spørsmålet, var kjent med denne muligheten. Vi har deretter spurt dem om de er trygg på i hvilke situasjoner de skal melde avvik: Midtre Gauldal sykehjem har et papirbasert system for å melde avvik. Er du trygg på hvilke hendelser som skal meldes som avvik? Prosent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 67,4% 32,6% 0,0% Ja Nei Annet Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS Figuren viser at 67,4 % var trygge på hvilke hendelser som skal meldes som avvik. 32,6 % var ikke trygge på dette. Revisjonen har gått gjennom samtlige registrerte avvik fra 2015 og 2016, og kategorisert dem. Det gir følgende fordeling: Oversikt over registrerte avvik Teknisk Medisin Pasient Fall Rømning Ressurser Annet Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS - Midtre Gauldal sykehjem

38 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Totalt er det i 2015 registrert 38 avvik, og i 2016 fram til september 10 avvik. Selv om gjennomgangen i 2016 kun gjelder til og med september, er det med andre ord rimelig klart at det er en nedgang i registrerte avvik. Avvikene er relativt jevnt fordelt mellom avdelingene. Alle avvik er utkvittert ved at en avdelingsleder har skrevet hvilke tiltak som er iverksatt for å bedre forholdene, og avdelingsleder og enhetsleder har signert. Forklaring av de ulike kategoriene 9 (med enkelte typetilfeller/eksempler): Pasient: pasienter som har gått inn på andre pasienters rom og gjort dem urolige, pasienter som er gjenglemt på toalettet og funnet lenge etterpå og lignende. Vår gjennomgang tyder på at mange av avvikene oppstår i skiftet mellom kvelds- og nattevakt. Teknisk: Tekniske avvik som ikke (direkte) går utover pasienter. Noen av dem kan likevel medføre alvorlig risiko. Et eksempel er dårlig belysning over medisintralle. Medisin: pasienter som ikke har fått medisin, eller som har fått feil medisin. Alle registrerte avvik om medisinhåndtering involverer pasienter direkte. Det betyr at det ikke er registrert avvik der det for eksempel er oppdaget at det er lagt opp feil, eller at feil ikke er oppdaget i dobbeltkontrollen. Fall: pasienter som har falt. Nesten alle registrerte avvik om fall er registrert i en konsentrert periode på få dager, og i de fleste avvik er det bemerket eller antydet at fallene skyldes lav bemanning. Rømning: pasienter som er funnet utenfor sykehjemmet. I noen tilfeller er det oppdaget at de er borte ved tilsynsrunde, i andre tilfeller er de oppdaget ute av utenforstående. Ressurser: Konkrete avvik på mangel på ansattressurser: at det mangler folk på vakter og lignende. Annet: avvik som ikke passer i noen av de øvrige kategoriene. I spørreundersøkelsen har vi spurt alle ansatte om på hvilket område de ansatte selv ser størst risiko for avvik (brudd på lov, regelverk og interne rutiner). Av de som har svart på dette, er det som trekkes frem av flest bruk av tvang. Ingen av de registrerte avvikene ved sykehjemmet i 2015 eller 2016 gjaldt forhold som kan defineres som bruk av tvang. 9 Kategoriene er basert på de som er oppgitt i sykehjemmets skjema for melding av avvik, med enkelte tilpasninger. - Midtre Gauldal sykehjem

39 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Dokumentasjon av virksomheten Alle helsearbeidere har en generell plikt til å dokumentere sin virksomhet, jf. helsepersonelloven kap 8. Et sentralt krav er at alle relevante opplysninger om pasienter og den helsehjelpen som ytes, skal føres fortløpende i en journal (helsepersonelloven 39 og 40). Midtre Gauldal sykehjem bruker pasientjournalsystemet Gerica. Flere av de lederne og tillitsvalgte vi har intervjuet, sier at det dokumenteres alt for lite, og alt for dårlig, ved sykehjemmet. Flere sier at det er store variasjoner mellom avdelingene og mellom ansatte. Vi har spurt alle ansatte om det samme: Helsepersonell har en generell plikt til å dokumentere sin virksomhet(dokumentasjonsplikten). Ved Midtre Gauldal sykehjem brukes journalsystemet Gerica. Etter din egen vurdering, skriver du nok i Gerica? Prosent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 46,5% 46,5% 7,0% Ja Nei Annet Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS Figuren viser at det er like mange som mener at de selv dokumenterer nok, som mener at de selv dokumenterer for lite. På spørsmål om hva som er årsaken til at det eventuelt dokumenteres for lite, trekker intervjuinformantene fram: det ikke er noen felles forståelse om hva som skal skrives i journalen den muntlige rapporten utgjør den sentrale kunnskapsoverføringen mellom vaktene, slik at det i for liten grad er oppmerksomhet om det som skrives i journalen en del ansatte føler at de mangler kompetanse til å skrive i journal, og kvier seg dermed for å gjøre det noen mener det er for lite tilgang på pc-er, mens andre mener at det ikke er noe problem - Midtre Gauldal sykehjem

40 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Kompetanse og kompetansehevingstiltak Som det fremgår av kapittel 1.2 er det god dekning av formalkompetanse ved sykehjemmet. Dette bekreftes i intervju av flere ledere. Flere ser likevel at sykehjemmet har utfordringer med å bygge god nok spesialkompetanse på viktige enkeltområder. Derfor er det planer om å opprette noen ressursstillinger med ansvar for slike områder. Det nevnes at sykehjemmet trenger en kreftkoordinator, et demensteam, økt kompetanse og tilbud om velferdsteknologi og hverdagsmestring. Flere trekker fram at det er en stadig utfordring å sikre nok kompetanse på helgevaktene. Flere av de vi har intervjuet sier at det over tid i for liten grad har vært fokus på fag og fagutvikling ved sykehjemmet. Det kan virke som om dette særlig er opplevelsen blant sykepleierne. Noen av de vi har intervjuet sier at det mangler system for kompetanseutviklingen ved sykehjemmet. Det har vært lite kursing, internopplæring og få alternative tiltak for å heve og vedlikeholde kompetanse. De mener det er et behov for mer opplæring på mange områder. (Et unntak for dette er medisinkurs, som tas på nett årlig eller hvert annet år.) Av tiltak som kan anses som bidrag til kompetanseutvikling, nevnes: avdelingsmøter, stort sett en gang i måneden noen avdelinger har innført «midt i dagen-møter» av minutters varighet, hvor noen av dem skal brukes til internopplæring i aktuelle problemstillinger som trengs å friskes opp Det varierer mellom avdelingene hvilke slike tiltak og forum som er etablert. Vi har spurt alle ansatte om hvor ofte de får tilbud om å delta på kurs o.l: - Midtre Gauldal sykehjem

41 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Hvor ofte får du tilbud om å delta i kompetansehevende tiltak gjennom at du arbeider ved Midtre Gauldal sykehjem (eks kurs, internopplæring, seminar, faglige nettverk)? Prosent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2,4% 2,4% 29,3% 14,6% 31,7% 9,8% 9,8% Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS Som vi ser svarer totalt 41,5% at de har fått tilbud om slikt sjeldnere enn årlig eller aldri. Til sammen 4,8 % svarer at de får tilbud om slikt annenhver måned eller oftere, mens til sammen 43,9 % får svarer at de får det omtrent en gang per halvår eller år. Sykehjemmet har ikke rutiner for opplæring av nytilsatte. I praksis skjer opplæringen ved at nytilsatte går sammen med en mer erfaren ansatt på et par vakter, og gjennom det skal få innføring i sykehjemmets rutiner og prosedyrer. Vi har spurt alle ansatte om de mener at nytilsatte får nok opplæring: - Midtre Gauldal sykehjem

42 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Får nyansatte i hovedsak tilstrekkelig opplæring? Prosent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 57,1% 31,0% 11,9% Ja Nei Vet ikke Kilde: Revisjon Midt-Norge IKS Figuren viser at en stor andel (57,1%) har svart «vet ikke» på dette spørsmålet. Hvis vi kun ser på svarene til de som er ansatt på sykehjemmet i mindre enn 10 år, svarer et flertall av dem «ja» på spørsmålet, og svært få svarer «nei». Også mange av dem svarer «vet ikke». Særlig om rekruttering og heltid/deltid-problematikk Rekrutteringssituasjonen er ikke noen naturlig del av sykehjemmets system for intern kontroll som sådan, men siden kontrollutvalget var opptatt av dette i sin bestilling, redegjør vi kort for det her. Lederne ved sykehjemmet sier at det er krevende å rekruttere sykepleiere og vernepleiere, men at det foreløpig ikke er noen utfordring å rekruttere helsefagarbeidere. Helsefagarbeiderstillinger lyses sjelden ut, og som regel bare internt, fordi det alltid er noen ansatte som har levert krav på fast stilling eller stillingsutvidelse. Per september 2016 er det 15 ansatte som har levert slikt krav. Det innebærer at det per definisjon er en del ansatte som jobber uønsket deltid. Når det gjelder helsefagarbeiderne er det også en utfordring å ha nok faste stillinger til voksne som vil utdanne seg mens de jobber. Midtre Gauldal kommune annonserer normalt kun i Trønderbladet. Det er forsøkt å annonsere i Adressa, men det har ifølge lederne ikke gitt effekt. Ledelsen ved sykehjemmet ser derfor at kommunen må tenke nytt ved rekrutteringen, for eksempel ved å rekruttere flere fra siste studieår allerede i høstsemesteret. - Midtre Gauldal sykehjem

43 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Det har vært en ordning med rekrutteringsstillinger ved sykehjemmet, men det er ikke ansatt studenter i rekrutteringsstillinger de siste par årene, og ordningen er under evaluering. Noen av de vi har intervjuet mener at kommunen har potensial til å utdanne flere som allerede er ansatt i for eksempel helsefagarbeiderstillinger til sykepleiere og vernepleiere, men at det krever bedre tilrettelegging enn i dag. Det handler for eksempel om bedre forutsetninger for å ta permisjoner og så videre. Heltid/deltid Det ble i 2014 gjennomført et større heltid/deltid-prosjekt i kommunen, som ledd i «Saman om ein betre kommune» 10. Noen av tiltakene som kom som følge av det prosjektet, var at det ble opprettet fire heltidsstillinger (to på sykehjemmet) som skulle finansieres av vakanser og tidligere deltidsstillinger, og det ble opprettet en kompensasjonsordning for de som ville ta på seg flere helgevakter. Kompensasjonen omtales som raus, og en forutsetning for å få denne var at de skulle gi fra seg vakter i uka, som de to nye stillingene skulle overta. Ifølge lederne ved sykehjemmet har det ikke skjedd. Isteden har de som tok på seg helgevakter i praksis fått større stilling. De to ansatte som skulle dekke vaktene i ukedagene, har fått mest vikarvakter, og opplever det som om de ikke har fått tilhørighet på noen avdelinger. Kompensasjonsordningen for helg beskrives som om den har fungert i begrenset grad. Ledelsen har ønsket å si opp den nåværende avtalen for å reforhandle enkelte punkt, men fagforeningene mener at den er uoppsigelig fram til senere reforhandling. Ledelsens syn er videre at heltid/deltid-prosjektet ikke har gitt ønskede resultater. De fleste vi har intervjuet sier det skyldes at prosjektet ikke var godt nok forankret i enheten. Rådmannen svarer følgende på revisjonens spørsmål om dette prosjektet: Forankringen og oppfølgingen av arbeidet med å fremme en heltidskultur hos ledelse og medarbeidere ved enhet pleie og omsorg har ikke vært tilfredsstillende, og det fastsatte mål for arbeidet er ikke oppnådd. Ny enhetsleder og ny assisterende enhetsleder er nå på plass, og sammen med flere av avdelingslederne, tillitsvalgte og undertegnede deltok de på en KS konferanse/arbeidsseminar om dette temaet tidligere i høst (2016). Vi er enig om å restarte arbeidet, og har hatt et oppfølgingsmøte for å drøfte videre strategi. Første ledd i arbeidet er å foreta en grundig kartlegging av ulike 10 «Saman om ein betre kommune - prosjekt fulltidsorganisering» - Midtre Gauldal sykehjem

44 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS forhold som er relevant for temaet. Administrasjonsutvalget er orientert, og etter hvert vil også kommunestyret få framlagt en sak med orientering om dette Legemiddelhåndtering Legemidler skal håndteres i tråd med legemiddelforskriftens krav. Det stilles blant annet krav til kompetanse for personell som skal tilberede og dele ut medisin, og det skal føres såkalt narkotikaregnskap for legemidler i reseptgruppe A. Enhetsleder har gitt et praktisk medansvar for legemiddelhåndteringen og medisinrommet til en avdelingsleder. Våre undersøkelser viser at sykehjemmet har jevnlige farmasøytiske tilsyn, og oppdaterte rutiner/prosedyrer for legemiddelhåndteringen. Ifølge intervjuene er det kun sykepleiere som legger opp og kontrollerer medisin. Fordi det ikke er nok sykepleiere på vakt hele døgnet, har noen helsefagarbeidere medisinkurs og dispensasjon til å gi medisin fra dosett til brukere. Dette er skriftliggjort. Forskrift om legemiddelhåndtering stiller som sagt krav om at det skal føres narkotikaregnskap for legemidler i reseptgruppe A. Ved Midtre Gauldal sykehjem føres narkotikaregnskapet hver tredje mnd. Regnskapet for A-preparater sendes inn til sykehusapoteket hver tredje måned, og et mer aggregert regnskap for B-preparater føres hver tredje måned. Avdelingslederen med ansvar for legemiddelhåndteringen gjør i tillegg mindre kontroller månedlig. Hvis hun da finner feil i et av regnskapene, kontakter hun de som har hatt ansvar, og finner som regel ut hva feilen skyldes. Avvik i A-preparater får sykehjemmet beskjed om fra sykehusapoteket, etter innsending. De vi har intervjuet mener at det er få utfordringer knyttet til legemiddelhåndteringen ved sykehjemmet. Det har likevel vært noen perioder med svinn, senest da det forsvant noen A- preparater på en periode over tre måneder. De har ikke klart å finne ut hva det skyldes. I etterkant av dette har sykehjemmet fått elektronisk låsing av medisinrom, noe som gjør at man har logg for adgangskontrollen og kan se hvem som har vært der til hvilke tider. Som det fremgår i beskrivelsen av avvikssystemet over, er det registrert få avvik på medisinhåndtering, og de som er registrert gjelder alle tilfeller der medisinen har nådd pasient. Det betyr at det ikke er registrert avvik når det oppdages feil før dette tidspunktet, for eksempel når det oppdages at dobbeltkontrollen ikke har avdekket feil. Intervjuene tyder likevel på at det jevnlig oppdages slike feil. - Midtre Gauldal sykehjem

45 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Vi har stilt alle ansatte noen spørsmål om medisinhåndteringen: I hvilken grad er du enig eller uenig i følgende påstander om Midtre Gauldal sykehjem: Legemidler oppbevares på en forsvarlig måte Legemidler tilberedes på en forsvarlig måte Kun personale med riktig kompetanse tilbereder medisin Utdelig av medisin skjer på en forsvarlig måte Kun personale med riktig kompetanse deler ut medisin Jeg er kjent med prosedyrene for legemiddelhåndtering 16,7% 2,4% 2,4% 4,8% 2,4% 5,0% 5,0% 0,0% 5,0% 5,0% 0,0% 0,0% 2,5% 2,5% 0,0% 21,4% 0,0% 0,0% 2,4% 0,0% 9,5% 2,4% 4,8% 4,8% 0,0% 7,5% 0,0% 0,0% 2,5% 0,0% 73,8% 82,5% 95,0% 76,2% 78,6% 90,0% Helt enig Delvis enig Verken enig eller uenig Delvis uenig Helt uenig Vet ikke 0% 20% 40% 60% 80% 100% Prosent Figuren viser at ansatte jevnt over er helt eller delvis enig i alle påstandene om at legemiddelhåndteringen skjer på forsvarlig vis. De påstandene flest ansatte bare er delvis enig i, er at legemidler oppbevares på en forsvarlig måte og at utdeling skjer på en forsvarlig måte. - Midtre Gauldal sykehjem

46 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 5.3 Revisors vurdering Intern kontroll Det er en stor mangel at sykehjemmet ikke har noe system for intern kontroll. Etter vår vurdering mangler et overordna system som kan sikre at sykehjemmet drives i tråd med lover og regler. Sykehjemmet har videre for lite rutiner og prosedyrebeskrivelser, og det er en mangel at de som finnes ikke er samlet og digitalisert, men kun finnes i permer rundt omkring på sykehjemmet. Vi mener at sykehjemmets avvikssystem er for dårlig, og at det uansett ikke brukes godt nok. Det føres ingen oversikt over hvilke områder det registreres avvik på, slik at man kan gjøre nødvendige risikovurderinger. Videre er det en stor mangel at for mange ansatte er usikre på hva som skal registreres som avvik. Noen sier at det ikke er kultur for å registrere avvik ved sykehjemmet. Etter revisjonens syn er det grunn til å stille spørsmål ved i hvilken grad avvikssystemet i hele tatt fungerer, slik at man per i dag kan bruke de registrerte avvikene til å føre kontroll med sykehjemmets drift. For eksempel ser vi at avvik på fall nesten utelukkende er registrert i en kort periode, der alle er begrunnet med lav bemanning. Vi anser det som lite sannsynlig at det skal være såpass mange fall i akkurat i denne perioden, men aldri ellers. Videre er det betenkelig at ansatte oppgir ulovlig bruk av tvang som et område med stor risiko for avvik, men at det i løpet av d2015 og 2016 ikke er registrert avvik på det området. Som ledd i utarbeidelsen av et helt nødvendig system for intern kontroll, mener revisjonen at sykehjemmet må etablere en felles forståelse for hva som skal registreres som avvik, og sørge for at alle ansatte forholder seg til det. Etter vårt syn bør for eksempel feil ved medisinhåndteringen som ikke oppdages i dobbeltkontroll, åpenbart registreres som avvik. Alt helsepersonell har en generell plikt til å dokumentere sin virksomhet, og alle relevante opplysninger om pasienter og helsehjelp skal føres fortløpende i en journal. Det er bekymringsfullt at halvparten av de som har svart på våre spørsmål, synes at de selv ikke dokumenterer sin virksomhet godt nok. Revisjonens vurdering er at det også på dette området er behov for tiltak som kan medføre bedre dokumentering. Kompetanse og kompetansehevingstiltak Midtre Gauldal sykehjem har god dekning av formalkompetanse, blant annet med god sykepleierdekning. Det er bra, og sykehjemmet må legge til rette for å opprettholde denne dekningen, og ikke minst å vedlikeholde og bygge videre på kompetansen. I den anledning er vår vurdering at sykehjemmet må jobbe for å sette kompetanseutviklingen mer i system. Ikke - Midtre Gauldal sykehjem

47 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS minst må det jobbes for å skape en kultur der det er rom for å jobbe med fag og fagutvikling i alle avdelinger, selv om det kan oppleves som krevende i en hektisk hverdag. Vi savner rutiner for opplæring av nyansatte, men registrerer at ansatte uttrykker at opplæringen av nytilsatte i dag fungerer greit. Særlig om rekruttering og heltid/deltid-problematikk Revisjonen har ikke vurdert rekrutteringen eller håndteringen av heltid/deltidproblematikk opp mot kriterier. Vi registrerer at både sykehjemmet og kommuneledelsen erkjenner at prosessen med heltid/deltid-prosjektet ikke fungerte som ønsket. Legemiddelhåndtering Legemidler skal håndteres i tråd med legemiddelforskriftens krav, og det innebærer blant annet at tilberedning og utdeling skjer av personell med riktig kompetanse, og at det skal føres narkotikaregnskap. På systemnivå ser legemiddelhåndteringen til Midtre Gauldal sykehjem bra ut. De har etablert relevante rutiner for håndteringen av legemidler, herunder for å sikre at bare de med rett kompetanse tilbereder og deler ut medisin. Jevnlige farmasøytiske tilsyn bidrar til å sikre at legemiddelhåndteringen går rett for seg. Også de ansatte mener at legemiddelhåndteringen i all hovedsak er forsvarlig. Revisjonens vurdering er derfor at Midtre Gauldal sykehjem ser ut til å ha en ryddig og grei håndtering av legemidler. - Midtre Gauldal sykehjem

48 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 6 Høring Rådmannen avga høringsuttalelse i e-post av Rådmannen hadde ingen merknader til rapportens innhold. - Midtre Gauldal sykehjem

49 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS 7 Konklusjoner og anbefalinger Her følger konklusjonene på de problemstillingene vi har skissert i kapittel 2.3. Problemstilling 1: Er det tilstrekkelig medvirkning fra brukere og pårørende ved Midtre Gauldal sykehjem? Vår konklusjon er at det ikke er tilstrekkelig medvirkning fra brukere og pårørende ved sykehjemmet. Både bruker- og pårørendemedvirkning er i alt for liten grad satt i system. Det er store sprik i ansattes syn på hva brukermedvirkning skal være, og vi ser med bekymring på enkelte holdninger knyttet til brukernes manglende rett til medbestemmelse. Sykehjemmet har ikke rutiner for vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang, og revisjonen er svært kritisk til deler av den praksisen vi har avdekket. Vi mener det er grunn til å fastslå at det foreligger ulovlig bruk av tvang i flere i situasjoner, som sykehjemmet må rydde opp i. Problemstilling 2: Hva kan forklare sykefraværet ved enheten, og hva gjør ledelsen for å forebygge og følge det opp? Våre undersøkelser tyder på at sykefraværet skyldes en rekke ulike årsaker. Ledelsen bør sikre en mer systematisk tilnærming til forebyggingsarbeidet. Oppfølgingen av sykmeldte ser i hovedsak ut til å være i tråd med regelverk. Problemstilling 2: Drives Midtre Gauldal sykehjem i tråd med regelverket på utvalgte områder? Midtre Gauldal sykehjem har til dels store avvik fra krav i regelverk. Det er svært alvorlig at sykehjemmet ikke har etablert et system for intern kontroll, og sykehjemmet mangler skriftlige rutiner på flere områder. Avvikssystemet fungerer etter vår vurdering dårlig, og brukes ikke til å føre kontroll med områder der det er risiko for brudd på regelverk og rutiner. Legemiddelhåndteringen ved sykehjemmet ser derimot ut til å skje i ordnede former, og i hovedsak i tråd med lov og regelverk. - Midtre Gauldal sykehjem

50 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Kilder Helse- og omsorgsdepartementet, Forskrift om en verdig eldreomsorg (verdighetsgarantien), Norge: lovdata.no. Available at: Helse- og omsorgsdepartementet, Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten, Norge: lovdata.no. Available at: Helse- og omsorgsdepartementet, Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, Norge: lovdata.no. Available at: Helse- og omsorgsdepartementet, Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp, Norge: lovdata.no. Available at: Helse- og omsorgsdepartementet, 1999a. Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven), Norge: lovdata.no. Available at: Helse- og omsorgsdepartementet, Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven), Norge: lovdata.no. Available at: og omsorg Helse- og omsorgsdepartementet, 1999b. Lov om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven)., Norge: lovdata.no. Available at: og bruker - Midtre Gauldal sykehjem

51 Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Vedlegg 1: høringssvar fra kommunen E-post av : - Midtre Gauldal sykehjem

52 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

53 Oppfølging av politiske vedtak i Midtre Gauldal kommune Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 16/41-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å oppdatere oversikten "Saker for videre oppfølging" etter eventuelle innspill fremkommet i møtet. Vedlegg Saker for videre oppfølging Kommunestyret Kommunestyret Kommunestyret Formannskapet Formannskapet Formannskapet Formannskapet Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 6/2016 Eventuelt, legger kontrollutvalgets sekretariat frem kopi av sakslistene fra møtene i kommunestyret og formannskapet som er avholdt etter utsending av sakspapirer til kontrollutvalget møte Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Kontrollutvalgets sekretariat har ikke lagt inn nye saker i kontrollutvalgets oppfølgingsliste. I den grad det er skjedd utvikling i saken som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til saken. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som er satt til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget 53

54 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalget at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS 47/16 1. Kommunestyret tar rapport fra Selskapskontroll av Envina selskapskontroll Envina IKS til IKS orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen om å legge frem en sak for kommunestyret vedrørende hytterenovasjon som er i tråd med forurensningsloven jf. Revisjonens anbefalinger i rapportens pkt Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Envina IKS om å: - Arbeide for å etablere rutiner for valg til styret slik revisjonen anbefaler i rapportens pkt. 7 - Arbeide for at Envina IKS får etablert en god nok kapasitet til å håndtere full innsamling av fritidsavfall fra alle 3 KS 55/16 Eierstrategier Midtre Gauldal kommune eierkommunene 1. Midtre Gauldal kommunestyre oppnevner et utvalg bestående av 4 personer for å utarbeide forslag til eierstrategi/er. Rådmannen, eller den rådmannen oppnevner, utøver sekretariatsfunksjon. Følgende velges: Egil Skjærvold, Øystein Digre, ordfører og varaordfører. 2. Forslag til eierstrategi skal være utarbeidet innen medio november

55 Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Midtre Gauldal Rådhus Dato: Tidspunkt: 16:30 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter som vanlig. Gruppemøter fra kl Bevertning kl Framlagte saker er godkjent av rådmannen. Støren, den Sivert Moen ordfører 55 1

56 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/17 PS 2/17 PS 3/17 Innhold Saker til behandling Referatsaker Saker til behandling 1648_ _Rp_Fredheim_2gangsbehandling_merknader_ SLUTTVEDTAK Tiltak Pleie og Omsorg i forbindelse med oppfølging av HP/ Økonomiplan Arkivsaksnr 2016/ /4026 PS 4/17 Budsjettregulering investeringsprosjekt /3832 Mulige andre saker. Orientering v/kristin Myklevoll, folkehelsekoordinator 56 3

57 Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Midtre Gauldal Rådhus Dato: Tidspunkt: 16:30 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter som vanlig. Gruppemøter kl Bevertning kl Framlagte saker er godkjent av rådmannen. Støren, den Sivert Moen ordfører 57 1

58 Saksliste Utvalgssaksnr PS 86/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Saker til behandling Referatsaker RS 18/16 Kontrollutvalgets møte /635 RS 19/16 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal /635 RS 20/16 Reduksjon i bosetting av flyktninger i /2338 RS 21/16 Mobil- og bredbåndsdekningen i Midtre Gauldal 2016/3624 RS 22/16 RS 23/16 Vedrørende mobil- og bredbåndsdekning i Midtre Gauldal Oversikt - mobildekningsbehov Midtre Gauldal kommune Saker til behandling PS 87/16 Handlingsprogram med økonomiplan Årsbudsjett / / /3535 PS 88/16 Plan for selskapskontroll /3693 PS 89/16 PS 90/16 PS 91/16 Lokale retningslinjer for tilskudd til private barnehager i Midtre Gauldal kommune Delegeringsreglement Midtre Gauldal kommune - ny gjennomgang Søknad om permisjon fra folkevalgte verv ut valgperioden - Ingvild Sandberg 2016/ / /1362 PS 92/16 Kommunestyrets lånegaranti - kjøp av Shell tomta 2016/3754 PS 93/16 Avsetning på flyktningfond /2338 PS 94/16 Budsjettregulering investeringsprosjekt /3832 Mulige andre saker. 58 3

59 Møteinnkalling Kommunestyret Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Midtre Gauldal Rådhus Dato: Tidspunkt: 16:30 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter som vanlig. Gruppemøter fra kl Bevertning kl Møtet starter Framlagte saker er godkjent av rådmannen. Støren, den Sivert Moen ordfører 59-1-

60 Saksliste Utvalgssaksnr PS 80/16 RS 17/16 PS 81/16 PS 82/16 PS 83/16 PS 84/16 PS 85/16 Saker til behandling Referatsaker Særutskrift - Møteplan for formannskap og kommunestyret /3263 Saker til behandling Kommunedelplan fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv - revidering, /3364 Tilbakebetaling av eiendomsskatt for /1660 Politisk styringsstruktur i Midtre Gauldal kommune, nedsetting av arbeidsgruppe Høring - Tilrådning tjenestestedsstruktur - Trøndelag politidistrikt. Uttalelse fra Midtre Gauldal kommune 2016/ / _Rp_HaukdalsmyraNæringsområde_1gangsbehandling 2016/2140 Sak ad. reguleringsplan Haukdalsmyra ettersendes. På møtet vil det bli gitt informasjon om handlingsprogram med økonomiplan. Mulige andre saker. 60 Innhold Lukket Arkivsaksnr -3-

61 Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal rådhus Dato: Tidspunkt: 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. NB! Det vil bli servering ved internasjonalt råd kl Støren, den Sivert Moen ordfører 61 1

62 Saksliste Utvalgssaksnr PS 5/17 Innhold Frist Anbefalt behandling Referatsaker RS 21/17 Høring om oppheving av vannscooterforskriften Til orientering RS 22/17 Høring - Forskrift om kommunalt pasient- og brukerregister RS 23/17 Forslag til kommunal planstrategi Holtålen kommune - offentlig ettersyn RS 24/17 Protokoll fra møte i representantskapet i Gauldal brann og redning IKS Rådmannen avklarer og info UHO Til orientering Til orientering RS 25/17 Høring - Nasjonale sjekklister for byggesak Til orientering RS 26/17 Høringsbrev - Refusjon mellom kommunene - helseog omsorgstjenester RS 27/17 Høring av forslag om barns rett til å samtykke til deltakelse i forskning RS 28/17 Høring om endringer i barnehageloven - Rett til barnehageplass for barn født i november RS 29/17 Høring ansvar for utgifter til spesialpedagogisk hjelp Rådmannen avklarer og info UHO Oversendes UHO Til orientering Til orientering. Hensyntatt MG RS 30/17 Høring - Konseptutredning Sivilforsvaret Rådmannen avklarer og evt. Høring fra formannskapet RS 31/17 Høring - Endringer i barnehageloven Til orientering PS 6/17 Folkevalgtes rett til sykepenger 2016/1495 PS 7/17 Klage - eiendomsskatt 2016 esl 28 - Herjåa kraft AS 2016/1670 PS 8/17 Økonomirapport- Mal 2017/408 Mulig andre saker. Informasjon: - Bruker og medarbeiderundersøkelser - Støren næringsområde/norsk Kylling - Status Korsen/Frøset - Ulovlighetsoppfølging - Hjemmeside - Politisk styringsstruktur - Åpningstider enheter rådhuset Lederavtale rådmannen 62 3

63 Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal Rådhus Dato: Tidspunkt: 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmann/enhetsleder. Sign. Støren, den 63 1

64 Saksliste Utvalgssaksnr PS 4/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Forhåndsundersøkelser iht. Oreigningslovens 4 på gnr. 44 bnr. 3,4 og 8 i Midtre Gauldal. 2017/

65 Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal rådhus Dato: Tidspunkt: 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmannen. Støren, den Sivert Moen ordfører 65 1

66 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/17 RS 1/17 RS 2/17 RS 3/17 RS 4/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Referatsaker Forslag på medlemmer til Trygg trafikks styre for perioden Høring - NOU 2016: 17 På lik linje. Åtte løft for å realisere grunnleggende rettigheter for personer med utviklingshemming Høring forslag til endringer i vannressursloven og jordlova Høring - NOU 2016:25 Organisering og styring av spesialisthelsetjenesten 2016/ / / /3834 RS 5/17 Endringer i valgforskriften - Høring 2016/3887 RS 6/17 Høring - klimalov 2016/3679 RS 7/17 Protokoll fra styremøte i Konsek Midt-Norge IKS /399 RS 8/17 Endringer i forskrift om valg til Sametinget - Høring 2016/3896 RS 9/17 Høring endring av forskrift om pedagogisk bemanning og dispensasjon i barnehager RS 10/17 Høring - forslag til nytt kapittel i forurensningsforskriften om kommunal beredskap mot akutt forurensning RS 11/17 Høring - Oppheving av kravet om henvisning for å få rett til stønad til dekning av utgifter til undersøkelse og behandling hos fysioterapeut. Forslag til endring av folketrygdloven 5-8 RS 12/17 Høring - Ber om innspill Nasjonal faglig retningslinje for forebygging av hjerte- og karsykdommer RS 13/17 Høringsnotat med forslag til forskrift om behandlingsreiser til utlandet RS 14/17 Høring - NOU 2016:18 Hjertespråket - forslag til lovverk, tiltak og ordninger for de samiske språkene RS 15/17 Høring - forenkling av regelverket for kommunevåpen og kommuneflagg RS 16/17 Høring - endringer i forskriftsbestemmelser om avsluttende prøver i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere mv. RS 17/17 Høring forslag om sammenslåing av de grafiske produksjonsfagene til ett nytt lærefag RS 18/17 Miljøpakke for transport i Trondheim - Høring av handlingsprogram / / / / / / / / / /1635 RS 19/17 Offentlig høring av kart- og planforskriften 2016/

67 RS 20/17 Høring - Endringer i statsborgerloven mv - tap av statsborgerskap ved straffbare forhold eller av hensyn til grunnleggende nasjonale interesser 2016/4051 Mulige andre saker. Orientering ved lensmann Per K. Stokke Drøfte/gjennomgå formannskapets rolle og medvirkning i pågående og kommende prosesser Rapporteringsrutiner Regionsamarbeid 67 4

68 Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal Rådhus Dato: Tidspunkt: 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmann/enhetsleder. Sign. Støren, den 68 1

69 Saksliste Utvalgssaksnr PS 51/16 RS 150/16 RS 151/16 RS 152/16 RS 153/16 RS 154/16 RS 155/16 RS 156/16 RS 157/16 RS 158/16 RS 159/16 RS 160/16 RS 161/16 RS 162/16 RS 163/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Referatsaker Forslag til hjemler i husbankloven for behandling av personopplysninger - Høring Alminnelig høring - Endringer i barneloven mv. om bedre beskyttelse av barn Høring av forslag om forskrift om fredning av statens kulturhistoriske eiendommer - kap XX Eiendommer i landsverneplan for Statskog - jf kulturminneloven 22a og forvaltningsloven kap VII 2016/ / /3579 Høring - forslag til ny byggteknisk forskrift (TEK17) 2016/3586 Høring - regelverk offentlige anskaffelser 2016/3601 Høring - endringer i friskoleloven mm 2016/3602 Høring - offentlig ettersyn - planprogram - områdeplan for Melhus sentrum - høringsfrist /3607 Kontrollutvalgets møte /635 SV: Kontrollutvalgets møte tilleggssakliste! Høring NOU 2016:16 - Ny barnevernslov - Sikring av barnets rett til omsorg og beskyttelse Høring - forslag til endringer i politiloven 14 tredje ledd - krav til fastsettelse av kommunal håndheving for deler av politivedtektene Høring om endringer i opplæringsloven - Direkte overgang i retten til videregående opplæring og rett til videregående opplæring for de med slik opplæring fra utlandet Varsel om mulig reduserte rammer for regionale utviklingsmidler / / / / /3513 Reduksjon i bosetting av flyktninger i /2338 PS 52/16 Tilskudd til Gaula Natursenter 2016/3143 PS 53/16 Delegeringsreglement Midtre Gauldal kommune - ny gjennomgang PS 54/16 Handlingsprogram med økonomiplan Årsbudsjett / /

70 PS 55/16 Avsetning på flyktningfond /2338 Uttalelse fra utvalg som behandler HP m/øk.plan blir ettersendt. I sak om tilskudd til Gaula Natursenter vil daglig leder gi supplerende informasjon. Mulig andre saker. 70 4

71 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 16/15-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2016 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2016 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2016 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 71

72 ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I MIDTRE GAULDAL KOMMUNE 1 72

73 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalgets sammensetning i Reglement for kontrollutvalget Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget Møter Saker Deltakelse i relevante fora Revisjon Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Påseansvar overfor revisjon Etisk standard Avslutning

74 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2016 Medlemmer Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Per Bjarne Bonesvoll Morten Sørløkken Kirsten G. Frøseth Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Varamedlemmer 1. Odd Vårvik 2.Jorunn S. Haugen 3.Lars Woldmo 4.Eli Moen Utvalget størrelse og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Midtre Gauldal kommune vedtok revidert reglement for kontrollutvalget på sitt møte i sak 30/2012. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Midtre Gauldal kommune følges opp. Kommunestyret i Midtre Gauldal kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i november Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den 74 3

75 kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 1.4 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Midtre Gauldal kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Midtre Gauldal kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Midtre Gauldal kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Regnskap 2016 Budsjett Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER

76 Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjettert. Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Art Tekst Regnskap 2016 Budsjett Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Arbeid i utvalget 2.1 Møter Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Midtre Gauldal kommune. Møtene er kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Midtre Gauldal kommune. Fra og med september 2013 er protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Midtre Gauldal har i 2016 avholdt 5 møter og behandlet 42 saker. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Rådmannen har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Kontrollutvalget har selv bedt om å få orienteringer vedr. praksis ved protokollføring av orienteringer gitt i styrer, råd og utvalg, samt om eiendomsskatt i Midtre Gauldal kommune. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune brukt å få rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I 2016 har følgende rapport blitt fremlagt: Tilsyn med barn i fosterhjem 76 5

77 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2016 er: Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 8. november Et arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn. Årsmøtet arrangeres i tilknytning til nasjonal konferanse som blir avholdt i juni hvert år. Kontrollutvalget i Midtre Gauldal deltok ikke på konferansen eller årsmøtet. 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, samt orientering om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven avgi en uttalelse om årsregnskapet for kommunale foretak før regnskapet vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret om å godkjenne regnskapet for 2015 for Midtre Gauldal Næringsselskap KF, samt å vedta at årsresultatet ble avsatt til annen egenkapital. Kontrollutvalget ga en merknad vedr. for sent avlagt årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning. Fristene er henholdsvis 15. februar, 31. mars og 15. april. Samme merknad ga kontrollutvalget også ved behandling av regnskapet for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. 6 77

78 Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i kontroll utvalget. I arbeidet med overordnet analyse inviterte kontrollutvalget til dialogmøter med ordfører, varaordfører, utvalgsledere og gruppeledere, Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud, samt rådmann og enhetsledere, for å finne relevante fokusområder til forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fikk gode innspill til sitt videre arbeid med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte i sak 36/2016. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i kontrollutvalget. Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser på sitt møte i sak 3/2015. Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte i sak 24/2015. Kommunestyret ba i sitt vedtak om at rådmannen skulle gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene fra revisor er fulgt opp innen 15. august Rådmannen har i brev av 28. juli 2015 gitt en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget, utvalget behandlet tilbakemeldingen på sitt møte 1. oktober 2015 i sak 25/2015. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens oppfølging av vedtak til orientering. Kontrollutvalget ønsker en ny skriftlig tilbakemelding fra rådmannen når enhetsledermøter er gjennomført, senest Kontrollutvalget fikk en ny tilbakemelding fra rådmannen på sitt møte i sak 9/2016. Rådmannen orienterte muntlig om kommunens arbeid med å gi enhetsledere god nok kunnskap om regelverket rundt offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon med fokus på Midtre Gauldal sykehjem på sitt møte 2. juni 2016 i sak 17/2016. Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets møte 9. mars Rapporten vil deretter bli oversendt kommunestyret for endelig behandling på kommunestyrets møte 6. april Kontrollutvalget har også bestilt en forvaltningsrevisjon med fokus på sykefravær i Midtre Gauldal kommune på sitt møte 22. september 2016 i sak 28/2016. Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets møte 1. juni Rapporten vil deretter bli oversendt kommunestyret for endelig behandling på kommunestyrets møte 15. juni

79 3.3 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskninger eller undersøkelser i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for ble vedtatt av kommunestyret i sak 88/16. Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Midtre Gauldal kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble lagt frem for kommunestyret i april Under behandling av eierskapsmeldingen, ble det vedtatt å nedsette et utvalg med 5 medlemmer som skulle gå gjennom de enkelte selskap kommunen har eierinteresser i og utarbeide en eierstrategi for kommunen. Kontrollutvalget fikk en orientering fra ordfører om status i arbeidet med utarbeidelsen av eierstrategien på kontrollutvalgets møte i mai På kommunestyrets møte i april 2011 ble et forslag til eierstrategi lagt frem. Vedtaket i kommunestyret ble at innspill som fremkom i møtet skulle tas med i det videre arbeidet med eierstrategidokumentet. Eierstrategidokumentet er, så vidt kontrollutvalget kjenner til, ikke ferdigstilt enda. Rapport fra selskapskontroll av Envina IKS ble behandlet på kontrollutvalgets møte 2. juni 2016 i sak 16/2016, og på kommunestyrets møte 25. oktober 2016 i sak 47/2016, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll Envina IKS til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen om å legge frem en sak for kommunestyret vedrørende hytterenovasjon som er i tråd med forurensningsloven jf. Revisjonens anbefalinger i rapportens pkt Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Envina IKS om å: - Arbeide for å etablere rutiner for valg til styret slik revisjonen anbefaler i rapportens pkt. 7 - Arbeide for at Envina IKS får etablert en god nok kapasitet til å håndtere full innsamling av fritidsavfall fra alle 3 eierkommunene Denne selskapskontrollen var et samarbeidsprosjekt mellom de tre eierkommunene Midtre Gauldal, Klæbu og Melhus. 8 79

80 4. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til planer for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Forvaltningsrevisjon med fokus på etiske problemstillinger har ikke vært et prioritert fokusområde i Midtre Gauldal kommunes etiske retningslinjer ble revidert og vedtatt av kommunestyret den i sak 59/2011. Kontrollutvalget har ikke behandlet egne saker knyttet til kommunens etiske standard. 80 9

81 6. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: Målet om å være uavhengig i sitt arbeid anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges til side. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Midtre Gauldal kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Midtre Gauldal kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Midtre Gauldal kommune. Støren Ann Karin Haugen (sign) Kontrollutvalgets leder 81 10

82 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/8-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak kommunestyrets møte Kontrollrapport 2016 Skatteoppkreverfunksjonen Kemnerkontorets årsrapport 2016 Korrupsjonsindeksen CPI Kommunene må mer ut på arbeidsplassene Kommuner bryter lover og vedtekter for å få kontroll over millionverdier Kritisk til ny varslingsordning i Tromsø KS 21 anbefalinger om eierstyring Ulovlig å fjerne saksdokument Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets vedtak i sak 88/2016 Plan for selskapskontroll Skatteetatens kontrollrapport 2016 ved. Skatteoppkreverfunksjonen i Midtre Gauldal kommune. 3. Kemnerkontorets årsrapport Corruption Perceptions Index (CPI) for Indeksen rangerer 176 land etter nivået på opplevd korrupsjon i offentlig sektor, 5. Kommunenes innsats mot arbeidslivskriminalitet må bli bedre, mener både Riksrevisjonen og Skattedirektoratet 6. Fylker og kommuner trosser vedtekter og loven for å ta kontrollen over stiftelser og verdiene de sitter på. 7. Tidligere varsler Cecilie Lanes og leder Bjørn Willumsen i Fagforbundet krever at politikerne sørger for et uavhengig, eksternt varslingsombud etter den mye omtalte varslingssaken i Tromsø. 8. Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. 9. Å fjerne arkivverdig materiale er et lovbrudd som kan straffes med bøter, advarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 10. Fafo rapport 2016 vedr. varsling og ytringsfrihet, se: Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 82

83 Melding om politisk vedtak Midtre Gauldal kommunestyre Kommunestyrets møte Sak 88/2016 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Gauldal Brann og Redning IKS 2. Gauldal Energi AS 3. System og praksis for eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Saksprotokoll i Kommunestyret Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Gauldal Brann og Redning IKS 2. Gauldal Energi AS 3. System og praksis for eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 83

84 84

85 85

86 86

87 87

88 88

89 89

90 90

91 91

92 92

93 93

94 94

95 95

96 96

97 97

98 98

99 99

100 100

101 101

102 102

103 103

104 104

105 Korrupsjonsindeksen CPI 2016 er lansert Publisert Transparency International lanserte 25. januar Corruption Perceptions Index (CPI) for Indeksen rangerer 176 land etter nivået på opplevd korrupsjon i offentlig sektor, basert på en rekke uavhengige datakilder om hvert land. Nok en gang viser indeksen at det er store korrupsjonsutfordringer i land Norge samhandler med, sier generalsekretær Guro Slettemark i Transparency International Norge, og peker på land der norsk næringsliv opererer og utviklingsland som mottar norsk bistand. Det er en styrke ved det norske samfunnet at tilliten til offentlig sektor er høy, noe som igjen bekreftes i årets CPI, uttaler Slettemark. Samtidig er offentlig sektor i Norge stor, mangslungen og fremfor alt desentralisert. Også hos oss avdekkes det saker som illustrerer at korrupt praksis kan forekomme. Disse sakene understreker nødvendigheten av et våkent og aktivt antikorrupsjonsarbeid i både stat og kommune, legger hun til. Korrupsjon fortsatt utbredt i verden Norden kommer best ut 69 prosent av landene som inngår i CPI 2016 scoret under 50, på en skala fra null til hundre, der null indikerer svært mye opplevd korrupsjon, mens hundre indikerer svært lite korrupsjon. Resultatet viser hvor utbredt det er med ødeleggende korrupsjon rundt om i verden. I år er det flere land som forverrer sin posisjon på indeksen enn som forbedrer den. Danmark og New Zealand scorer best (90) på CPI 2016, tett fulgt av Finland (89) og Sverige (88). Norge kommer på sjetteplass, med 85 poeng, noe som er en nedgang på to poeng sammenlignet med Ingen land er helt frie for korrupsjon, men landene i toppen av rangeringen har viktige fellestrekk: Åpenhet i forvaltningen, pressefrihet, ivaretakelse av menneskerettigheter og et uavhengig rettssystem. For tiende år på rad kommer Somalia dårligst ut på indeksen, med ti poeng. Sør Sudan er nest dårligst (11), etterfulgt av Nord Korea (12) og Syria (13). Landene i bunnen av skalaen kjennetegnes ved utbredt straffrihet for korrupsjon, dårlig styresett og svake institusjoner. En del land i konfliktområder, særlig i Midt Østen, har falt markert på årets indeks. Qatar faller mest vertslandet for fotball-vm 2022 Qatar har hatt den sterkeste nedgangen sammenlignet med 2015, med et fall på ti poeng. Transparency Internationals styreleder, José Ugaz, uttaler at «FIFA-skandalen, undersøkelsene om tildelingen av fotball-vm 2022 til Qatar og rapporter om brudd på menneskerettigheter for migrantarbeidere har klart påvirket opplevelsen av landet.» Mye korrupsjon i land Norge samarbeider med Brasil er et viktig satsingsområde for norsk næringsliv. Landets score på indeksen har gått betydelig ned sammenlignet med for fem år siden, i takt med at den ene korrupsjonsskandalen etter den andre er avdekket, med toppolitikere og forretningsfolk involvert. Samtidig viser disse sakene at uavhengig rettsforfølgelse faktisk gjør det mulig å stille folk som tidligere er blitt ansett som urørlige, til ansvar for korrupsjon. I årets indeks scorer Brasil 40, i likhet med andre framvoksende økonomier som Kina og India. 105

106 Iran utpekes nå også som et viktig eksport- og investeringsområde for norske virksomheter, etter at sanksjonene er hevet, men scorer lavt på indeksen, med 29 poeng. Flere av landene som er store mottakere av norsk bistand, scorer også lavt på korrupsjonsindeksen, som f.eks. Afghanistan og mange av de afrikanske landene. Dette illustrerer at bistanden bør gå hånd i hånd med arbeidet for å fremme godt styresett. Les mer her: 106

107 Kommunene må mer ut på arbeidsplassene Kommunal Rapport :25 Kommunenes innsats mot arbeidslivskriminalitet må bli bedre, mener både Riksrevisjonen og Skattedirektoratet. Karl Børre Reite fra Skattedirektoratet oppfordrer kommunene til å styrke innsatsen mot svart økonomi, arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. o Skriv ut Det var en fullsatt sal med rundt 700 deltakere på Norges Kommunerevisorforbunds (NKRF) Kontrollutvalgskonferanse som fikk høre Anne Fikkan fra Riksrevisjonen og Karl Børre Reite fra Skattedirektoratet gjenta budskapet: Kommunenes innsats mot arbeidslivskriminalitet, som bestillere ved offentlige anskaffelser, kan og må bli bedre. Kommunene må mer ut på arbeidsplassene for å blant annet sjekke om arbeidstakerne har HMS-kort, om entreprenøren og arbeiderne er den de utgir seg for å være, mener Reite. I fjor fikk politiet, regjeringen, Arbeidstilsynet og kommunene det glatte lag fra riksrevisor Per-Kristian Foss for manglende innsats mot arbeidslivskriminalitet. Riksrevisjonen har gjennom sine undersøkelser avdekket at offentlige virksomheter ikke i tilstrekkelig grad etterlever regelverket som skal bidra til å forhindre sosial dumping ved offentlige anskaffelser. Kommunene kommer dårligere ut enn stat. Vel to tredeler av kommunene og de statlige virksomhetene har en strategi eller et overordnet styringsdokument for gjennomføring av anskaffelser. I 60 prosent av anskaffelsene er rutiner for å følge opp forskriftskravene lagt til grunn. Reite sitter i Sektretariatet for Samarbeid mot svart økonomi, som er en allianse mellom KS, LO, NHO, YS, Unio og Skatteetaten. Han sier det skjer mye for tiden, og tilsynsmyndighetene jobber mer sammen spesielt i de største kommunene. Jeg tror det er viktig at vi sørger for å løfte i flokk. Det betyr at en må vise vilje og retning, uttalte han. Vil gjøre Telemarksmodellen nasjonal Samarbeidet mot svart økonomi har utarbeidet 10 strategiske grep for å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet ved anskaffelser i kommuner og fylkeskommunene. Så langt har 60 kommuner, ifølge Reite, vedtatt de 10 strategiske grepene. Arbeidet med strategien startet opprinnelig i Telemark, gjennom den såkalte Skiensmodellen senere Telemarksmodellen. Nå vil Fellesforbundet i Telemark gjøre modellen nasjonal. Det framkommer av et brev fra Fellesforbundet i Telemark signert nestleder Arne Hagen at de er skuffet over Fellesforbundets ledelse og LO, som ikke ønsker et vedtak for Telemarksmodellen i Stortinget. I brevet skriver lokallaget at de mener Fellesforbundets ledelse og LO svikter i kampen for å gjøre Telemarksmodellen nasjonal. De vil jobbe videre på egen hånd og i samarbeid med lokale krefter gjøre modellen bedre fram mot LO-kongressen 8. mai. «Da kan LO vedta forslaget og bli den ledende aktør for et seriøst arbeidsliv og la det bli et viktig signal til partiene som ønsker vår støtte i stortingsvalget 2017», heter det i brevet. 107

108 Vanskelig å avdekke Til tross for gode retningslinjer, risikovurdering, strenge krav om blant annet færre leverandørledd og bedre kontroll, er det ifølge Anne Fikkan svært vanskelig å avdekke arbeidslivskriminalitet. Dette kunne ikke selv den beste rådmannen ha avdekket, uttalte hun da hun viste hvordan kriminelle entreprenører trikser med arbeidstakernes kontrakter for kunne utnytte dem på det groveste. Entreprenøren gjorde en feil og sendte det uoffisielle dokumentet til Arbeidstilsynet. Den viser at arbeidstakeren fra Litauen trues med straff dersom han ikke betaler månedlig husleie inn på et kontonummer. Ifølge den offisielle versjonen dekker arbeidsgiveren kost og losji. Dette er grov kriminalitet, og det er ikke et enestående tilfelle, sa Fikkan. Det er snakk om utnyttelse av mennesker på det groveste. Kriminelle som har funnet ut at istedenfor å rane en bank, så vil man bruke arbeidslivet og næringslivet som arena for å skaffe seg penger, minnet Reite om i sitt innlegg. De 10 strategiske grepene: 1. Ta et klart standpunkt: Still krav i kontraktene til leverandørene og underleverandørene der risikoen for svart økonomi og arbeidslivskriminalitet er størst. Ha egne rutiner for oppfølging og sanksjonering av kontraktsbrudd i anskaffelsene. Rapporter alle tilfeller av svart økonomi og arbeidslivskriminalitet til kontrollmyndighetene og/eller politiet. 2. Rett innsatsen der risikoen er størst: Bygg og anlegg, renhold, bilvask og bilpleie. 3. Gå konkret til verks. Sørg for at leverandører og underleverandører har lønns- og arbeidsforhold i orden, registrering, oppgavelevering og betaling av skatter og avgifter er i orden, at de har tilstrekkelig fagkunnskap på plass. Vit hvem man handler med og betaler til. 4. Begrens antall ledd i leverandørkjeden. 5. Sett krav til fagkunnskap. 6. Vit hvem som arbeider for oss. Kontraktsfest at alle underentreprenører i hele kontraktskjeden er kjent før arbeidet tar til. Ansatte på prosjektet skal være navngitt før oppmøte. Arbeidstakere skal bære gyldig HMS-kort. 108

109 Kommuner bryter lover og vedtekter for å få kontroll over millionverdier OPPDATERT: 31.JAN.2017 Daglig leder Bjørn Øiulfstad i Stiftelsesforeningen er overrasket over at politikerne ikke gjør hjemmeleksen sin når de skal behandle saker knyttet til stiftelser Fylker og kommuner trosser vedtekter og loven for å ta kontrollen over stiftelser og verdiene de sitter på. Stiftelsestilsynet mener politikere ofte mangler kunnskap om hva en stiftelse er. Det kan virke som om enkelte kommuner og fylkeskommuner ser på seg selv som hevet over loven fordi de er offentlige, sier daglig leder Bjørn Øiulfstad i Stiftelsesforeningen. Både foreningen og Stiftelsestilsynet har de siste årene registrert flere saker der det offentlige ser bort fra selve grunnpilaren i stiftelsesinstituttet: Stiftelser eier seg selv. I stedet gjøres det politiske vedtak om enkeltstiftelser som strider mot både vedtekter og stiftelsesloven. Vi ser gjentatte ganger at det er behov for kunnskap om hva en stiftelse faktisk er, sier seniorrådgiver Karsten Karlsen Sunde i Stiftelsestilsynet. FAKTA: STIFTELSER HAR INGEN EIERE En stiftelse er en formuesverdi (penger, eiendom, aksjer, eiendeler) som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon blir stilt selvstendig til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, sosial eller annen art. Kjernen i stiftelsesbegrepet det som skiller stiftelser fra andre rettsdannelser er at formuen må være stilt selvstendig til rådighet for formålet. Det betyr at den som gir en formuesverdi til en stiftelse ikke lenger har rådighet over det som er overført til stiftelsen. Oppfyller rettsdannelsen kriteriene ovenfor, er det en stiftelse, uavhengig av om den betegnes som legat, fond, institusjon eller lignende. En stiftelse har ingen eiere eller medlemmer og dermed heller ingen generalforsamling. Styret er stiftelsens bestemmende organ. Hvordan styremedlemmene velges, varierer. Stiftelsestilsynet fører tilsyn og kontroll, og skal påse at forvaltningen av stiftelsene skjer i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. Nylig avgått styreleder Berit Wennersberg i Stiftelsen Kulturkvartalet i Ålesund,opplevde at fylkestinget valgte hennes etterfølger. Overså vedtekter og valgte politiker som ny styreleder Ett av de ferskeste eksemplene er fra Møre og Romsdal. Der vedtok fylkestinget i fjor hvem som skal være styreleder i Stiftelsen Kulturkvartalet, en stiftelse som inkluderer det nasjonale Jugendstilsenteret. Den tidligere styrelederen mener det ofte er administrasjonen som misforstår rollen sin i slike saker. De tror de kan gjøre som de selv vil med stiftelser, fordi det offentlige bevilger penger til dem og kanskje har vært med på å opprette dem. Når sakene så kommer til politisk behandling, følger ofte politikerne lojalt innstillingen fordi de kanskje heller ikke forstår rollene sine i denne type saker, sier Berit Wennersberg, tidligere styreleder i stiftelsen. 109

110 Fylket var i sin tid en av oppretterne av denne stiftelsen, men har ingen myndighet til å velge styreleder. Det er et eget råd som skal gjøre det. Likevel vedtok fylket å bytte ut Wennersberg med en fylkespolitiker. Vi følte vi ikke hadde noe annet valg enn å gå for den personen som fylkestinget hadde valgt, sier rådets leder Terri-Ann Senior i ettertid. For noen år siden vedtok også fylkestinget endringer i stiftelsens vedtekter. Det har ikke fylkespolitikerne anledning til, og disse vedtektene er heller ikke blitt godkjente. To alvorlige overtramp, mener daglig leder Bjørn Øiulfstad i Stiftelsesforeningen. En stiftelse har ingen eiere, og oppretteren har ikke lenger rådighet over verdiene fra det øyeblikket stiftelsen er etablert. Da er styret stiftelsens bestemmende organ, og styremedlemmene har ansvaret for å forvalte stiftelsen i tråd med dens vedtekter. Lotteri- og stiftelsestilsynet Tilsynet: Stiftelsens interesser går foran Museumsstiftelser som Kulturkvartalet i Ålesund er en type stiftelser som er spesielt utsatt for politisk overstyring. Bakteppet er som regel politiske ønsker om sammenslåing eller økt kontroll. En annen utsatt gruppe av stiftelser, er boligstiftelser. Disse kan ha blitt opprettet i økonomisk trange tider, blant annet for å få lån. Etter noen år kan forutsetningene ha endret seg, og verdiene blir forsøkt tilbakeført til kommunen. Flere kommuner har søkt om å avvikle stiftelser fordi politikerne «ikke ser behovet for dem». I søknadene blir det blant annet hevdet at de skaper økt byråkrati. Vi ser at enkelte søknader ikke først og fremst er begrunnet ut fra stiftelsens ståsted, men påvirket av kommunenes interesser. Disse søknadene avslår vi, sier Karsten Karlsen Sunde i Stiftelsestilsynet. Dobbeltroller og ønske om mer direkte styring Problemstillinger rundt det offentliges forhold til stiftelser har kommet opp til overflaten i flere saker de siste årene: En kommunaldirektør i Trondheim var i 11 år styreleder i Kong Carl Johans arbeidsstiftelse i Trondheim - en stiftelse som har avtaler med kommunen om drift av sosiale botilbud. Dobbeltrollen ble kritisert, og kommunerevisjonen undersøkte Trondheims kommunes forhold til stiftelsen. -Det er blitt skapt en usikkerhet rundt habilitet som er uheldig. Slike dobbeltroller bør derfor unngås i fremtiden, erkjente bystyret etter at rapporten fra revisjonen ble lagt frem. Trysil og Engerdal kommuner har forsøkt å avvikle en museumsstiftelse for å få en mer direkte linje til museumsdriften. Det er viktig med regler knyttet til avvikling av stiftelser, men vi mener formålet til stiftelsen blir videreført gjennom de avtaler som vi akter å inngå, forklarer ordfører i Engerdal, Lars Erik Hyllvang (Sp). Flere kommuner opprettet boligstiftelser, blant annet for å få lån i Husbanken. De siste årene har mange av dem, som Harstad, Nord-Fron, Drangedal og Høyanger, ønsket å avvikle dem og overføre verdiene til kommunen. -Hadde vi visst det vi vet i dag, så hadde vi gjort det annerledes. Stiftelsen går med overskudd - med penger fra kommunen - mens kommunen selv går på sparebluss. Men 110

111 vi har respekt for loven, og vi har slått oss til ro med at vi ikke får avviklet stiftelsen. Nå håper vi å få endret formålet, opplyser ordfører Petter Sortland (Ap) i Høyanger. Fylkesordfører: Vi gir penger og må ha styrelederen Fylkesordfører Jon Aasen (Ap) i Møre og Romsdal opplyser at valget av styreleder i Stiftelsen Kulturkvartalet ble foretatt som en del av konstitueringen av fylkestinget. Ifølge Aasen var det Høyre som denne gangen krevde styrelederen. Vi er den store bidragsyteren til stiftelsen. Det sier seg selv at vi har styrelederen, mener Aasen. Men dere hadde ikke styrelederen i forrige periode, og nå tok dere et aktivt grep i fylkestinget ved å velge styreleder. Det har dere ikke anledning til, ifølge vedtektene? Jeg skjønner flisespikkeriet her. Rådet kunne ha valgt en annen leder uten at vi kunne gjort noe, men fulgte vårt valg i lojalitet til eieren. Men stiftelser har ingen eiere? Nei, jeg vet at stiftelser eier seg selv, men den må ha ryggdekning for det den gjør. Og er det unaturlig at vi har styrelederen? Jeg synes ikke det. Lederen i Stiftelsesforeningen, Bjørn Øiulfstad, mener fylkesordførerens svar avdekker manglende respekt for spillereglene og regelverket. En stiftelse skal etterleve formålet på selvstendig grunnlag, ikke søke «ryggdekning» fra oppretter, understreker han. Oppretter har gitt fra seg eierrådigheten Seniorrådgiver Karsten Karlsen Sunde i Stiftelsestilsynet understreker at lojaliteten til styremedlemmene i en stiftelse skal ligge i stiftelsen - ikke hos den som har oppnevnt styremedlemmene. -Når de er valgt, representerer de stiftelsen og ingen andre, sier han. Stiftelsestilsynet Det offentlig har vært med på å opprette en rekke stiftelser, spesielt innenfor museumsog kunstfeltet. Men når dette gjøres, har det noen konsekvenser. Når man først har valgt å etablere en stiftelse, har det offentlige også gitt fra seg eierrådigheten. Det gjelder uavhengig om det er en privatperson eller et offentlig organ som har opprettet stiftelsen, sier Karsten Karlsen Sunde i tilsynet. Men tilsynet påpeker at det ikke bare er oppretteren som har et ansvar for denne uavhengigheten. Styret i stiftelsene må også ha kompetanse og styrke til å holde oppretteren unna. Det er styret som er det øverste organet i en stiftelse. De har siste ordet, så lenge de holder seg innenfor vedtektene, sier Karlsen Sunde. 111

112 Kritisk til ny varslingsordning i Tromsø Kommunal Rapport Tidligere varsler Cecilie Lanes og leder Bjørn Willumsen i Fagforbundet krever at politikerne sørger for et uavhengig, eksternt varslingsombud etter den mye omtalte varslingssaken i Tromsø. En Fafo-rapport fra 2016 tegner et dystert bilde av varslerkulturen i offentlig sektor. En snau halvpart av de som har vært vitne til kritikkverdige forhold, valgte ikke å varsle. Årsaken er ifølge rapporten hovedsakelig frykt for represalier eller personlige belastninger. Det er også noe Cecilie Lanes og Bjørn Willumsen, leder i Fagforbundet i Tromsø, kjenner seg igjen i. Det var så ille høsten 2006 at vi gikk ut og advarte mot varsling. Vi sa heller «kom til oss eller skift arbeidsplass». Fordi det var helsefarlig. Jeg har sett varslere som har blitt uføretrygdet, uttalte Willumsen under en debatt på Norges Kommunerevisorforbunds Kontrollutvalgskonferanse onsdag. Temaet for debatten var varsling i flyktningetjenesten i Tromsø kommune. Varslet siden 2003 Lanes representerer den såkalte 13-gruppen i Tromsø, en gruppe bestående av tidligere ansatte i flyktningetjenesten i kommunen. De skrev bekymringsmelding til politikerne om varsling over lang tid, helt tilbake til Varslingene skal ikke ha blitt registrert, og det skjedde lite før skatteetaten avdekket underslag i 2015, med det resultat at en tidligere ansatt i flyktningetjenesten er dømt til nesten 3 års fengsel. Først etter dette kom kontrollutvalget på banen og granskningsrapport ble bestilt. Den konkluderte med grove brudd på lov om offentlige anskaffelser. Ekstern og uavhengig Administrasjonen fikk i oppgave å utforme nye retningslinjer for varsling i kommunen. Svaret fra administrasjonssjefen, som snart skal behandles av kontrollutvalget, er lite betryggende, mener Lanes og Willumsen. De savner en ekstern og uavhengig varslingsinstans. I brevet foreslås det blant annet å fjerne hovedverneombudet og ansattrepresentanten fra den interne varslingsgruppen. Det gamle varslingssekretariatet avvikles og erstattes med et nytt med en jurist og en avdelingsdirektør. Jeg er ikke trygg på at det blir tryggere å varsle, uttalte Willumsen. Det er kontrollutvalgsleder Rolleif Lind (H) enig i. Det blir ikke tryggere å varsle i Tromsø slik brevet er formulert. Men i anstendighetens navn: Dette er ikke ferdig utarbeidet av administrasjonssjefen. Trygghet og tillit Administrasjonssjef Britt Elin Steinveg minner også om at de nye varslingsrutinene ikke er ferdigbehandlet. Hun forteller at det har vært arbeidet i en partssammensatt arbeidsgruppe og saken har vært drøftet med tillitsvalgte. Forslaget skal igjen drøftes før de nye rutinene skal til politisk behandling. - Å sikre et godt og trygt arbeidsmiljø er et arbeidsgiveransvar og arbeidsgiver skal ha et system for oppfølging. I retningslinjene er det beskrevet hva som er varsling og rutiner for håndtering av varslinger, også ivaretakelse av varsler. Vår vurdering er at foreslått 112

113 ruiner vil ivareta varsler og de er ikke til hinder for at vi kan trekke inn eksterne til å bistå kommunen i prosessen, sier Steinveg til Kommunal Rapport. - Vår måte å håndtere denne type saker på skal gjenkjennes av trygghet og tillit. Derfor tar vi med oss alle innspill i prosessen. Når nye retningslinjer er på plass, vil både varsler, den det varsles om og arbeidsgiveransvaret være i varetatt. Lavere varslingseffekt 21 prosent av de ansatte i kommunesektoren som deltok i Fafos undersøkelse fra 2016 svarte at de har vært vitne til, avdekket eller opplevd kritikkverdige forhold. Om lag halvparten har varslet. 33 prosent svarte at det hjalp å varsle. Varslingseffektiviteten var langt lavere i 2016 enn det vi har funnet før, uttalte forskningssjef Sissel Trygstad i Fafo i sitt innlegg. Hun hadde følgende råd til de rundt 700 oppmøtte: Få på plass en ordning som gjør at varslerne får tilbakemelding. Undersøk hvilke reglementer kommunen har. (Det er en jungel der ute og mye er ikke lov sett opp mot Grunnlovens 100, ifølge Trygstad). 113

114 Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities 114

115 Innhold Selskapsformer og alternative organisasjonsformer God folkevalgt styring 4 7 ANBEFALINGER 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte 2. Vurdering og valg av selskapsform 3. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 4. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 5. Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter 6. Eiermøter 7. Eierorganets sammensetning og funksjon 8. Gjennomføring av generalforsamlinger og representantskapsmøter 9. Sammensetningen av styret 10. Valgkomite og styreutnevnelser 11. Kjønnsmessig balanse i styrene 12. Rutiner for å sikre riktig kompetanse i selskapsstyrene 13. Styresammensetning i konsernmodell 14. Oppnevnelse av vararepresentanter 15. Habilitetsvurderinger 16. Godtgjøring av styreverv 17. Registrering av styreverv 18. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 19. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 20. Særlig om administrasjonssjefens rolle i kommunale foretak 21. Utøvelse av tilsyn og kontroll

116 Innledning KOMMUNER HAR STOR FRIHET til å organisere tjenestene slik de finner det hensiktsmessig enten som del av kommunen som juridisk person eller gjennom etablering av selvstendige rettssubjekter. Når en kommune organiserer tjenesteproduksjonen innenfor kommunen som organisasjon, gjelder de styringssystemer som følger av kommuneloven 1. Kommunestyret har i utgangspunktet all beslutningsmyndighet, og kommunen har en hierarkisk organisasjonsstruktur. Norske kommuner kan velge å legge deler av virksomheten i egne selskaper. Når deler av virksomheten legges over i egne rettssubjekter som for eksempel aksjeselskaper eller interkommunale selskaper, må styringssystemene følge den aktuelle lovgivningen. Kommunestyrets styring av selskapet må utføres i selskapets eierorgan. Kommunestyret har likevel det overordnede ansvaret for hele kommunens virksomhet, også den som drives av de kommunaleide selskapene. At virksomheter eller tjenester skilles ut og legges i selskaper innebærer at betingelsene for folkevalgt styring og kontroll endres. Slik disse selskapene er organisert, skal selskapets ledende organer ha betydelig grad av frihet til å drive virksomheten. Lovfestede bestemmelser og vanlige normer for god selskapsstyring setter grenser for hvor mye kommunene som eier disse selskapene kan og bør involvere seg i selskapenes virksomhet. Anbefalingene for godt eierskap, god selskapsledelse og god kontroll av kommunale og fylkeskommunale selskaper og foretak begrenser seg til interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper (AS) og foretak etter kommunelovens kapittel 11. Kommuner har også anledning til å etablere stiftelser og samvirkeforetak, men disse organisasjonsformene har mindre omfang, og omtales bare kort. Samarbeid etter 27 i kommuneloven har historisk vært en mye brukt hjemmel for interkommunalt samarbeid. I dag benyttes organisering i henhold til 27 i liten grad innenfor oppgaver av forretningsmessig karakter, og denne samarbeidsformen omtales derfor ikke nærmere her. I teksten brukes kommuner om både fylkeskommuner og kommuner Med vennlig hilsen LASSE HANSEN Administrerende direktør 1 Kommunale foretak (KF) er en del av styringssystemet i kommunen, og er ikke et eget selskap. Anbefalingene er primært tilpasset selskaper. Anvendt på kommunale foretak (KF) må noen av anbefalingene leses med 116 dette forbehold. 3

117 Selskapsformer og alternative organisasjonsformer Det er i hovedsak to muligheter som benyttes av kommunene ved utskilling av virksomhet: Interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskap (AS). INTERKOMMUNALE SELSKAPER (IKS) Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper kan bare opprettes av kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper. Deltakerne har samlet sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser 2. Selskapets eierorgan og øverste myndighet er representantskapet. Deltakerne skal opprette en skriftlig selskapsavtale. Forvaltningen av selskapet ligger hos styret og daglig leder. Deltakerkommunene utøver eierstyring gjennom sine valgte medlemmer i representantskapet. Hver enkelt deltaker skal ha minst en representant i representantskapet. Kommunestyret har instruksjonsrett overfor sine medlemmer i representantskapet. Representantskapet velger også styret. Styret skal ha minst tre medlemmer, og omfattes av kravet om balansert kjønnsrepresentasjon, det vil si minimum 40 % av hvert kjønn. Daglig leder eller medlemmer av representantskapet kan ikke være medlem av styret. Representantskapet som eierorgan utøver kontroll over styret på flere måter: bestemmer sammensetningen av styret kan instruere styret og omgjøre beslutninger kan gjennom selskapsavtalen fastslå at nærmere angitte saker må godkjennes i representantskapet AKSJESELSKAP Et aksjeselskap kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene, sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller sammen med private rettssubjekter. I et AS har eierne begrenset økonomisk risiko for selskapets økonomiske forpliktelser. Selskapets øverste eierorgan er generalforsamlingen. Gjennom generalforsamlingen, utøver eierne den øverste myndigheten i selskapet. Her kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Det er generalforsamlingen som velger styret. Selskapet ledes av styret og daglig leder. Styret har det overordnede ansvaret for at selskapet drives i samsvar med eiernes formål og innenfor rammen av lovverket. Styret har også en viktig funksjon for å sikre strategisk planlegging for selskapet. Daglig leder skal forholde seg til de pålegg og retningslinjer som styret har gitt. 2 KMD sendte i november 2014 forslag til endringer i lov om interkommunale selskap ut på høring. Høringsnotatet inneholder forslag om at IKS-lovens ansvarsregler erstattes av nye regler om begrenset deltakeransvar. Forslaget er pr november 2014 fortsatt under behandling

118 IKS AS STIFTELSER 118

119 SELSKAPSFORMER OG ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER Kommunene har også anledning til å velge noen andre organisasjonsformer. KOMMUNALT FORETAK Når kommunen ønsker å gi en virksomhet en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen, kan det etableres et kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Foretaket er ikke en egen juridisk person, men del av kommunen som rettssubjekt. Kommunen er part i alle avtaler og hefter for foretakets forpliktelser. I motsetning til utskilling ved bruk av aksjeloven og lov om interkommunale selskaper, vil de ansatte fortsatt ha kommunen som arbeidsgiver. Foretaket ledes av et styre, som er utpekt direkte av kommunestyret. Daglig leder står i linje under styret, som igjen er underlagt kommunestyret. Foretakene er på denne måten direkte underlagt kommunestyrets budsjettmyndighet. Rådmannen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder 3. SAMVIRKEFORETAK Kommuner kan også delta i samvirkeforetak. Et samvirkeforetak er ikke et selskap. Samvirkeforetak har medlemmer, men ikke eiere, og styres av de som handler med foretaket og som dermed har direkte nytte av den virksomhet som drives. Samvirkeforetak har ikke fritt omsettelige eierandeler og kan følgelig ikke kjøpes opp. På årsmøtet samvirkets øverste organ fattes beslutninger som hovedregel ut fra prinsippet om ett medlem, én stemme. Det er lov om samvirkeforetak (samvirkelova) av 29. juni 2007 nr. 81 som regulerer denne organisasjonsformen. STIFTELSER Kommuner og fylkeskommuner kan også opprette stiftelser. En stiftelse er et selvstendig rettssubjekt. Som stifter av en stiftelse kan kommunen verken utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd (ta utbytte). Stifterne kan ikke løse opp stiftelsen. Stiftelse er bare en hensiktsmessig organisasjonsform der det er ønske om å gjøre virksomheten helt uavhengig av kommunen. Det er lov om stiftelser (stiftelsesloven) av 15. juni 2001 nr. 59 som regulerer denne organisasjonsformen. ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLER KOMMUNE FORETAK 27 STYRE IKS SAMVIRKE AS STIFTELSE Økende grad av selvstendighet 3 Det er et unntak fra hovedregelen om at administrasjonssjefen ikke har instruksjonsmyndighet overfor daglig leder. Etter kommuneloven 72 nr 1 kan administrasjonssjefen instruere daglig leder om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken

120 GOD FOLKEVALGT STYRING God folkevalgt styring Selv om deler av virksomheten er lagt ut i et selskap, har kommunestyret det overordnede ansvaret. Det er derfor viktig å opprettholde god folkevalgt styring. God folkevalgt styring defineres gjerne gjennom fire standarder 4 : PÅLITELIG STYRE preges av likebehandling, politisk redelighet og respekt for spilleregler. Denne standarden berører kommunepolitikkens allmenne omdømme. Det handler om innbyggernes tillit til at de behandles likt i de kommunale beslutningsprosessene. politiske styringen av administrasjonen og at kommunen leverer resultater innbyggere og folkevalgte er tilfreds med. Forskning 5 viser videre at administrasjonen har en viktig støttefunksjon for at de folkevalgte skal kunne ivareta sine roller på en god måte. ANSVARLIG STYRE fremmer oversiktlig politikk og informerte innbyggere som grunnlag for deres kontroll med de folkevalgte. Et ansvarlig styre skal sørge for at innbyggerne har tilstrekkelig informasjon til å følge med i politikken og stille de styrende til ansvar. BORGERNÆRT STYRE stimulerer innbyggernes interesse for og engasjement i lokalpolitikken gjennom høringskanaler og muligheter for debatt og deltakelse. Ved borgernært styre er det etablert kanaler for innbyggermedvirkning i beslutningsprosessene, også i prosesser der det ikke er lovpålagt. For at de folkevalgte skal kunne påvirke og styre selskapene i tråd med de formål som er satt, er det viktig å være bevisst de mulighetene som finnes i å styrke kunnskapen og oppmerksomheten rundt eierskapspolitikken blant et bredt utvalg av de folkevalgte, og at den gis en bred og helhetlig politisk prosess. Et grep for å sikre dette, kan være å forankre eierskapspolitikken i kommuneplanen. EFFEKTIVT STYRE: Folkevalgte har god styring, og leverer resultater. Et effektivt styre kjennetegnes bl.a. ved ryddige forhold i den 4 Baldersheim og Rose NIBR-rapport 2015:1 Kommunale selskaper og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap 120 7

121 121 Foto: Hagen Røe

122 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll ANBEFALING 1: OBLIGATORISK OPPLÆRING AV OG INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE Kommunene bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales også at det nye kommunestyret tidlig i perioden får en oversikt over status for selskapene. Det er viktig at kommunestyrene som eiere får kunnskap og innsikt i omfanget av selskapsorganisering og de styringsmuligheter man har for de selskapene kommunen har eierandeler i. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike rollene man har som folkevalgt, som styremedlem eller som medlem av representantskap eller generalforsamling. De folkevalgte må ha en bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Det anbefales at kommunestyret gis tid til kompetanseutvikling som ledd i å styrke det kommunale eierskapet gjennom opplæring eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i løpet av de første 6 månedene og etter 2 år. ANBEFALING 2: VURDERING OG VALG AV SELSKAPSFORM Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset selskapets formål, eierstyringsbehov, samfunnsansvar, hensynet til innsyn, markedsforhold og det aktuelle lovverket. Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av kommunens samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disposisjoner og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaler overfor omverden og styrke kommunens omdømme. Når deler av virksomheten skal legges ut i et selskap, og selskapsformen diskuteres, bør kommunestyret med utgangspunkt i selskapets formål, vurdere hvilket styringsbehov kommunen har. Forvaltningsloven gjelder for all virksomhet som drives innenfor kommunen som eget rettssubjekt, inkludert kommunale foretak. Selskaper omfattes som utgangspunkt ikke av forvaltningsloven, men dersom de har så tett tilknytning til 122 9

123 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL forvaltningen at de kan anses å være «organer for stat eller kommuner», vil forvaltningsloven likevel gjelde. Grensedragningen beror på en helhetsvurdering. Relevante vurderingstemaer er selskapsform, formålet og bakgrunnen for opprettelsen, hva slags virksomhet selskapet driver, om selskapet har monopolvirksomhet, og om den må regnes som et ledd i gjennomføringen av kommunal politikk. Det sentrale vurderingstemaet vil være hvor sterk reell tilknytning det er mellom selskapet og forvaltningen. ANBEFALING 3: FYSISK SKILLE MELLOM MONOPOL OG KONKURRANSE- VIRKSOMHET Selskaper som opererer i et marked i konkurranse med andre aktører i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut den markedsrettede delen av virksomheten for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. Offentlighetsloven gjelder for kommunalt eide selskaper dersom det offentlige har eierandeler som gir rett til mer enn halvparten av stemmene i det øverste organet, eller direkte eller indirekte har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i det øverste organet. Offentlighetsloven gjelder likevel ikke for offentlig eide selskaper som hovedsakelig driver næringsvirksomhet i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private. Ved utskilling av virksomhet i selvstendige rettssubjekter vil konkurranseregelverket som Norge er bundet av gjennom EØS-avtalen legge føringer for valg av selskapsform og drift. Selskapsformen er også viktig for mulighet og ønske om politisk styring og kontroll, og hvorvidt selskapet skal ta risiko og operere i et marked. Et aktivt eierskap vil gi viktige signaler overfor omverden og styrke kommunens omdømme. Noen kommunalt eide selskaper er tildelt oppgaver i egenregi eller har enerett på å utføre visse oppgaver, samtidig som de utfører andre tjenester i konkurranse med andre. Dersom selskapet i tillegg konkurrerer med private selskaper, kan det oppstå spørsmål om den delen av selskapet som konkurrerer i markedet mottar en eller annen form for offentlig støtte, og om denne støtten eventuelt er i strid med regelverket om offentlig støtte. Det sentrale er at selskapets konkurranseutsatte virksomhet ikke subsidieres, for eksempel ved at virksomheten benytter selskapets administrative støttefunksjoner og/eller utstyr fra den fullfinansierte delen av selskapet (kryssubsidiering). Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personellmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Det må som et minimum føres separate regnskaper, med korrekt allokering av inntekter og utgifter i regnskapet, for å unngå kryssubsidiering mellom den skjermede og den konkurranseutsatte delen av virksomheten. Det vil imidlertid være betydelig enklere å unngå kryssubsidiering dersom man skiller den

124 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. konkurranseutsatte delen ut i et eget selskap. Dette utelukker ikke i seg selv ulovlig offentlig støtte, men vil kunne gjøre virksomheten mer transparent og dermed gjøre det lettere å påvise at det ikke skjer. ANBEFALING 4: UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDINGER Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Disse prinsippene bør gjenspeile selskapet sett i sammenheng med kommunens totale virksomhet og være kommunisert og tilgjengelig, ikke bare for selskapets organer, men også for kommunens innbyggere. Eierskapsmeldingen gir også et godt grunnlag for en politisk gjennomgang av all virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Eierskapsmeldingen skal behandles i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal primært omhandle selskapene der kommunen er hel- eller deleier, men bør også reflektere styringen av de interkommunale samarbeidene. Eierskapsmeldingen bør minimum ha disse hovedpunktene: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. En eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Den vil også bidra til å skaffe oversikt over kommunens samlede virksomhet og bidra til mer åpenhet overfor omverden

125 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Det bør også utarbeides en felles eierskapsmelding hvis kommunen er medeier i flere selskaper sammen med andre kommuner. En slik eierskapsmelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig. ANBEFALING 5: UTARBEIDELSE OG REVIDERING AV STYRINGS- DOKUMENTER Kommunestyret skal utarbeide og bør jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet. Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. være hensiktsmessig å utarbeide andre styringsdokumenter. Disse er ikke lovfestet, men er ment å sikre bevist eierstyring og å tilstrebe åpenhet og gjennomsiktighet i kommunal tjenesteproduksjon når den er organisert i selskaper. Det er først og fremst eierne, det vil si de folkevalgte, som har behov for slike dokumenter. ANBEFALING 6: EIERMØTER KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra kommunen som eier, styret og daglig leder for selskapet. Når kommunestyret har valgt å legge en del av sin virksomhet inn i et selskap, medfører det også overføring av styringsrett til virksomheten. Oppgaven til selskapets styre og administrasjon er å trekke opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eieren/eierne. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, og innenfor den skal selskapet ha betydelig grad av spillerom. Selskapsstrategier er en felles betegnelse for strategiene som har sin forankring i selskapet. Noen ganger har eierne behov for å diskutere strategier seg imellom uten å treffe formelle beslutninger, og dette bør kunne gjøres uten å måtte innkalle til møte i generalforsamlingen eller representantskapet etter de formelle reglene i loven. Et eiermøte er ikke lovregulert og er bare en uformell arena der det ikke skal treffes vedtak. I tillegg bør det ikke legges føringer eller «gis signaler» i eiermøtene som kan anses å gripe inn i styrets myndighetsområde. Eiermøtene er uforpliktende for eierne og for selskapet. Vedtektene for aksjeselskaper og kommunale foretak, samt selskapsavtalen for IKS regulerer viktige sider ved selskapenes og det kommunale foretakets rettsforhold. Hovedintensjonen er å regulere forholdet mellom eierne og mellom eierne og selskapet, eller interne forhold i virksomheten. For å underbygge vedtektene/ selskapsavtalen og regulere styringen kan det

126 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL

127 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. 127

128 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 7: EIERORGANETS SAMMEN- SETNING OG FUNKSJON Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak. Samhandlingen mellom kommunestyret og eierorganet er ikke regulert. Eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapene og gjennom kommunestyret for foretakene. For selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom kommunestyre og eierorganet som forankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av sentrale folkevalgte til eierorganet vil bidra til å forenkle samhandlingen og kommunikasjonen mellom kommunestyret og eierorganet. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Ordfører eller andre kommunestyrerepresentanter må gis fullmakt for å kunne stemme på generalforsamling. Medlemmer av et representantskap (IKS) er valgt av kommunestyret etter kommunelovens regler, og i motsetning til aksjeloven, kan ikke andre møte etter fullmakt. Det bør derfor utnevnes varamedlemmer for representantskapsmedlemmene. ANBEFALING 8: GJENNOMFØRING AV GENERALFORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER De formelle eiermøtene er generalforsamling eller representantskap. Det er styret som innkaller. Bestemmelser om innkallingsfrist bør tas inn i vedtektene, slik at det tas hensyn til kommunens behov for å ha tid til å behandle aktuelle saker. Styreleder og daglig leder har plikt til å delta på generalforsamlingen i aksjeselskap. Andre styremedlemmer har rett, men ikke plikt. Revisor har rett til å være tilstede og noen ganger plikt når de saker som skal behandles gjør dette nødvendig. For interkommunale selskap har styrets leder og daglig leder plikt til å være tilstede på representantskapsmøtet. Dette gjelder ikke for revisor, men det anbefales å følge aksjelovens regler på dette punkt. Gjennom IKS-loven er representantskapet tillagt flere oppgaver enn generalforsamlingen i et aksjeselskap. Representantskapet skal fastsette budsjett, økonomiplan og regnskap. Vedtak om salg eller pantsetting av fast eiendom eller andre større investeringer er også tillagt representantskapet. Disse bestemmelsene gir i utgangspunktet representantskapet større innflytelse over forvaltningen av selskapet enn generalforsamlingen i et aksjeselskap. Dersom formålet med selskapet er rene driftsoppgaver er det ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet

129 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 9: SAMMENSETNINGEN AV STYRET Det er eiers ansvar å sørge for at styrets kompetanse samlet sett er tilpasset det enkelte selskaps virksomhet. Det anbefales at kommunen sikrer opplæring av styremedlemmene. Styret skal gjenspeile og representere selskapets behov og bør ha forskjellig og supplerende kompetanse innen økonomi, organisasjon og om markedet som selskapet opererer i. Videre bør styret inneha faglig innsikt og ha en interesse for selskapets formål. Kommunen må selv definere hva slags kompetanse og kapasitet som forventes av styremedlemmene. Et godt utgangspunkt for denne vurderingen kan være selskapets formålsparagraf, de langsiktige strategiene som er lagt for selskapet og situasjonsbestemte forhold de nærmeste årene. Det bør tilstrebes en sammensetning med komplementær kompetanse og erfaring. Det er viktig å oppnevne styremedlemmer som kan sikre styrets kontrollfunksjon overfor daglig leder. Styreverv i selskaper er et personlig verv. Medlemmer av selskapsstyrer representerer bare seg selv, ikke noen av eierne, og skal ivareta selskapets interesser til det beste for alle eierne. Det betyr at man ikke representerer verken partier, kommunen eller andre interessenter, men ivaretar selskapets interesser og eierne kollektivt på best mulig måte, ut fra selskapets formål og innenfor lovens rammer. Det understrekes at loven ikke er til hinder for at folkevalgte kan velges til styremedlemmer. Forståelse og erfaring fra det politiske systemet i kommunene kan være en viktig kompetanse som styret bør besitte. Når det er spørsmål om å velge folkevalgte eller ansatte i kommunen til styremedlemmer i selskaper kommunen har eierandeler i, bør kommunen vurderer hvor ofte vedkommende vil bli inhabil. Dersom inhabilitet vil inntre ofte, må det vurderes om dette vil gjøre det uhensiktsmessig å velge den aktuelle personen til styremedlem. Typisk gjelder dette der det er snakk om sentrale folkevalgte eller ansatte i lederstillinger. Om ulempene ved å velge slike personer til styremedlemmer overstiger behovet for å ha den aktuelle personen i styret er en vurdering som kommunestyret selv bør gjøre. ANBEFALING 10: VALGKOMITE OG STYREUTNEVNELSER Ved valg av styrer til kommunalt eide selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomite. Representantskapet/generalforsamlingen bør velge leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandelene. Ordningen med valgkomite er ikke lovregulert, og den bør derfor vedtektsfestes, alternativt nedfelles i selskapsavtalen. Videre anbefales det at det utarbeides retningslinjer som regulerer deres arbeid. Det anbefales også at valgkomiteen har en

130 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL dialog med styret før forslag fremmes, og at valgkomiteen begrunner sine forslag. anbefalt flere rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. Eier står fritt til å endre styresammensetningen uavhengig av valgperioden. Hele styret bør normalt ikke skiftes ut samtidig, for å sikre kontinuitet og videreføring av kompetanse. Det kan derfor være hensiktsmessig med overlappende valgperiode for ulike styremedlemmer. ANBEFALING 11: KJØNNSMESSIG BALANSE I STYRENE Det anbefales at eierorganet uavhengig av organisasjonsform tilstreber balansert kjønnsrepresentasjon. Styremedlemmene behøver ikke være bosatt i kommunen. I henhold til IKS-loven 10 er det krav om tilnærmet 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene. Reglene i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret gjelder tilsvarende for aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst to tredeler av aksjene i selskapet. Dette følger av kommuneloven 80a. ANBEFALING 12: RUTINER FOR Å SIKRE RIKTIG KOMPETANSE I SELSKAPSSTYRENE Eier har ansvar for å sikre at styret har den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål. Eier bør også anbefale styret selv jevnlig å vurdere egen kompetanse ut fra eiernes formål med selskapet. Det er derfor For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret anbefales det at styret etablerer følgende rutiner: Fastsetter styreinstruks og instruks for daglig leder med særlig vekt på en klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Foretar en egenevaluering hvert år. Vurderer behovet for ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomfører egne styreseminarer om roller, ansvar og oppgaver. Fastsetter en årlig plan, herunder møteplan, for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gir en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. ANBEFALING 13: STYRESAMMENSETNING I KONSERNMODELL Styremedlemmer i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap fordi styret i morselskap utgjør generalforsamling i datterselskap. Bestemmelsen er viktig for å unngå rolleblanding i konsernforhold. Særlig må man være oppmerksom på problemstillinger knyttet til anbud og inhabilitet dersom ett av selskapene inngir anbud til et annet selskap i samme konsern

131 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 14: OPPNEVNELSE AV VARAREPRESENTANTER Der det utpekes varamedlemmer til styret bør ordningen med numeriske varamedlemmer benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Lovverket gir mulighet for å utpeke enten personlige eller numeriske vara. Anbefalingen om numerisk vara er gitt ut i fra behovet for kontinuitet og kompetanse. Det anbefales også at 1. varamedlem blir invitert til styremøtene for på den måten å sikre best mulig kompetanse og kontinuitet. ANBEFALING 15: HABILITETSVURDERINGER Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. Ordfører og rådmann bør ikke sitte i styrer i selskaper. Inhabilitet inntrer blant annet når en person antas å ha personlige interesser i utfallet av en sak som skal behandles, og som antas å ha påvirkning på vedkommende sine vurderinger under behandlingen av saken. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Forvaltningsloven fastslår blant annet at en person er inhabil når han leder eller har en ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling, for et selskap som er part i saken, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem. Dette gjelder uansett om selskapet er privat eid eller helt eller delvis offentlig eid. Inhabilitet kan også oppstå for styremedlemmer, slik at de blir inhabile til å behandle en sak i selskapets styre. Dette er regulert i den enkelte selskapslov. ANBEFALING 16: GODTGJØRING AV STYREVERV Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse av eierskapsmelding ha en prinsipiell diskusjon om godtgjøring av styreverv. Denne bør danne grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar. Styremedlemmer bør ikke påta seg særskilte oppgaver for det aktuelle selskapet i tillegg til styrevervet. Det anbefales at styremedlemmer ikke omfattes av selskapets incentiv-/bonusordninger, da dette vil kunne påvirke deres uavhengighet. Godtgjørelsen bør reflektere styrets økonomiske og strafferettslige ansvar, i tillegg til kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Dette innebærer at honorar i selskaper som opererer i et marked og hvor det er betydelig risiko, bør reflektere dette ansvaret. Generelt bør styreleder godtgjøres høyere enn styremedlemmene. Det anbefales at selskapene gjør en konkret vurdering av behovet for styreforsikring for styremedlemmene. Forsikringen gjelder det økonomiske ansvaret, ikke det strafferettslige

132 132 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL