KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III OPPDRAGET NS 8403 JØRSTADMOEN INFRASTRUKTUR JØRSTADMOEN KONTORBYGG CIS TG / BORTSETTNINGSARKIV ATJ

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III OPPDRAGET NS 8403 JØRSTADMOEN INFRASTRUKTUR JØRSTADMOEN KONTORBYGG CIS TG / BORTSETTNINGSARKIV ATJ Kontraktsnummer Vedlegg: o Ytelsesbeskrivelse

2 INNHOLD 1 INNLEDNING ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN) Beskrivelse av aktuelle bygg- og anlegg Grunnlagsdokumenter Planlagt entrepriseform Oppdragets omfang SHA koordinering i utførelsesfasen Annet Opsjoner Anslått tidsforbruk Avklaringer mot bruker ORGANISATORISKE FORHOLD Forsvarsbyggs organisasjon Byggeleders organisasjon Grensesnitt mot andre aktører Byggeplass og møtested ØKONOMISKE FORHOLD Honorarform Prisregulering Reisekostnader FREMDRIFT KVALITETSSIKRING AV BYGGELEDERS LEVERANSE Kvalitetsplan Kontrollplan FAKTURERING Innledning Krav til fakturaene Elektronisk faktura Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) SPRÅK SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG INFORMASJON - PROFILERING Retningslinjer for informasjon Retningslinjer for firmaprofilering Versjonsdato Side: 2 av 11

3 1 INNLEDNING Forsvarsbygg er et forvaltningsorgan underlagt Forsvarsdepartementet. Forsvarsbygg er en av Norges største eiendomsaktører, og totalleverandør av eiendomstjenester til Forsvaret. Nærmere informasjon om Forsvarsbygg finnes på 2 ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN) 2.1 Beskrivelse av aktuelle bygg- og anlegg Prosjekt Jørstadmoen infrastruktur Innomhus Arbeidene omfatter sanering av sju oljekjeler med brennere samt tilhørende utstyr. Til erstatning skal det leveres og installeres varmevekslere i alle disse tekniske rom. Nye vekslere tilkobles nye fjernvarmeledninger. Alle følere skal tilknyttes eksisterende SD-anlegg via ny automatikk i tavler i teknisk rom. Nye reguleringsventiler for varmeanlegget og tappevann skal styres fra SD-anlegget. Automatiseringsentreprenøren skal bygge om eksisterende fordelinger ihht. underlag fra RIE. Utomhus Utbygging av fjernvarmenett for tiknytning til ny energisentral for utfasing av eksisterende oljekjeler. Etablering av rør og kummer for tele, data og andre kommunikasjonsbehov i fjernvarmetraseer. Utbygging av høy- og lavspenningsnett, ny nettstasjon med hovedfordeling og reservekraftaggregat. Dagens overvannsproblem i leirens nordre del løses ved utbygging av nytt overvannsnett med fordrøynings- og infiltrasjonsanlegg. Eksisterende spillvannsledning i leirens nordøstre del fungerer ikke tilfredsstillende. Spillvannsledningen legges om og tilrettelegges for nytt utbyggingsområde. Spillvann fra dette området tilkobles kommunalt nett ved ny tilkobling på nord-øst siden av leiren. Omfang av grøfter for varme, vann, spillvann, overvann, trekkerør og fjernvarme er i underkant av 1500m. Prosjekt Jørstadmoen kontorbygg CIS TG / Bortsettingsarkiv ATJ Prosjektet omfatter et felles nybygg på 3 plan uten kjeller. Ca 1900m2 36 kontorplasser i landskap (6 teamkontorer à 6 plasser) 26 kontorplasser i dobbeltkontorer 15 kontorplasser i enkeltkontorer 3 møterom 2 kopi/printer/kontor-lager Toaletter/bøttekott/renholdsentral PBU lager/gard./dusj Resepsjon Bortsettingsarkiv, varemottak, utpakking Rom for ventilasjon, varmeveksler, hovedtavle, svakstrøm og teknisk INI rom Eget inventar og IKT prosjekt Det er også mulighet for at tilbudt byggeleder kan brukes som byggeleder ved andre mindre investeringsprosjekter og drift- og vedlikeholdstiltak på Jørstadmoen Leir i samme tidsrom som de øvrige byggene som omfattes av dette oppdraget. Versjonsdato Side: 3 av 11

4 2.2 Grunnlagsdokumenter Bygge- og anleggsarbeidet er beskrevet i vedlagte: Ingen dokumenter utover konkurransegrunnlaget. 2.3 Planlagt entrepriseform Prosjekt Jørstadmoen infrastruktur General -entreprise i henhold til NS Entreprise: Innomhus Utomhus Fjernvarmen(leveranse av varmt vann) - Reservekraft Prosjekt Bortsettingsarkiv ATJ Delte entrepriser i henhold til NS 8405 Entreprise: Bygg - Rør EL Vent Sikring Inventar /utstyr 2.4 Oppdragets omfang Byggelederoppdraget omfatter ytelser i følgende faser i samsvar med prosjektets fremdrift: Anskaffelsesfasen Utførelsesfasen Overtakelsesfasen Prøvedriftsfasen, etter nærmere avtale Reklamasjons- og garantifasen, etter nærmere avtale Ytelsesbeskrivelse: Alternativ 1: Oppdraget er nærmere spesifisert i vedlagte ytelsesbeskrivelse. 2.5 SHA koordinering i utførelsesfasen Alternativ 1: Byggeleder skal ivareta rollen som SHA-koordinator i utførelsesfasen. Det inngås egen avtale om dette. 2.6 Annet Angi om byggeleder evt. skal ha funksjoner som ikke er omfattet av et ordinært byggelederoppdrag. Ingen. Versjonsdato Side: 4 av 11

5 2.7 Opsjoner Ikke aktuelt 2.8 Anslått tidsforbruk Anslått omfang av byggeleders ytelser i de enkelte faser er: Prosjekt Jørstadmoen infrastruktur Anskaffelsesfasen: Utførelsesfasen: Overtakelsesfasen: Prøvedriftfasen: Reklamasjons- og garantifasen: Oppgi anslag i timer, fysisk tilstedeværelse i timer eller dager pr. uke Ca 2,5 dager pr uke. Oppgi anslag i timer, fysisk tilstedeværelse i timer eller dager pr. uke Ca 1,5 dager pr uke. Prosjekt Bortsettingsarkiv ATJ Anskaffelsesfasen: Utførelsesfasen: Overtakelsesfasen: Prøvedriftfasen: Reklamasjons- og garantifasen: Oppgi anslag i timer, fysisk tilstedeværelse i timer eller dager pr. uke Ca 2,5 dager pr uke. Oppgi anslag i timer, fysisk tilstedeværelse i timer eller dager pr. uke Ca 1,5 dager pr uke. Tidsforbruk er kun et anslag, og er ikke en bindende forutsetning for kontrakten mellom partene, men leverandøren må i tilbudet bekrefte at tilbudt(e) byggeleder(e) er tilgjengelig som anslått. 2.9 Avklaringer mot bruker Ved oppstart av prosjektet vil det bli holdt et oppstartsmøte der alle relevante data fra brukere, parallelle prosjekter etc. gjennomgås. Det må påberegnes en kontinuerlig dialog med bruker og prosjektledelsen hos Forsvarsbygg. Disse vil bidra til avklaringer i forhold til behov, funksjon, standard og lignende. Versjonsdato Side: 5 av 11

6 3 ORGANISATORISKE FORHOLD 3.1 Forsvarsbyggs organisasjon Forsvarsbyggs organisasjon er organisert slik: Prosjekt Jørstadmoen infrastruktur Funksjon Firma Kontaktperson Regionsjef Forsvarsbygg Per Anders Bakke Prosjektsjef Øst Forsvarsbygg Anders Martinsen Prosjektleder Forsvarsbygg Atle Maurud Koordinator prosjektering Hjellnes Consult AS Tore E Liengen Koordinator bruker Cyper CKT Rune Nilsson Koordinator drift Forsvarsbygg markedsområde Østlandet Arne L Ellingsen Prosjekt Bortsettingsarkiv ATJ Funksjon Firma Kontaktperson Regionsjef Forsvarsbygg Per Anders Bakke Prosjektsjef Øst Forsvarsbygg Anders Martinsen Prosjektleder Forsvarsbygg Ivar Sundet Koordinator prosjektering Plan og Prosjekt Arkitekter AS Arild Sletten Koordinator bruker Cyper CKT Rune Nilsson Koordinator drift Forsvarsbygg markedsområde Østlandet Arne L Ellingsen 3.2 Byggeleders organisasjon Det skal tilbys byggeledelse som dekker alle nødvendige fag slik at samtlige krav i kontrakten nås. (I mangel av kryss gjelder alternativ 1.) Alternativ 1: Det skal tilbys en navngitt byggeleder(e). Alternativ 2: Det skal tilbys navngitte personer for følgende fag: Hovedbyggeleder med koordineringsansvar Assisterende byggeleder Ved gjennomføringen av oppdraget er byggeleder forpliktet til å benytte de tilbudte navngitte personer innenfor aktuelle fag til utførelsen av oppdraget. 3.3 Grensesnitt mot andre aktører Koordinering mot prosjektet ENØK Jørstadmoen Energi i form av sirkulerende varmt vann til Jørstadmoen leir. Grensesnittet er ved ny energisentral plassert utenfor leieren. Versjonsdato Side: 6 av 11

7 3.4 Byggeplass og møtested Adresser for byggeplass og møtested er: Byggeplass: Jørstadmoen leir Møtested: Jørstadmoen leir Jørstadmovegen 500, 2625 Fåberg Jørstadmovegen 500, 2625 Fåberg Forsvarsbygg stiller nødvendige kontorfasiliteter til disposisjon for gjennomføring av oppdraget. 4 ØKONOMISKE FORHOLD 4.1 Honorarform Oppdraget honoreres etter medgått tid. Byggeleder skal i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide honorarbudsjett for oppdraget, se konkurransegrunnlaget del II. 4.2 Prisregulering Prisene reguleres i samsvar med bestemmelsen i konkurransegrunnlaget del II 4.3 Reisekostnader Alternativ 1: Tilbudte timepriser skal dekke kostnader i forbindelse med reiser til og fra byggestedet (Jørstadmoen) og til og fra oppdragsgivers møtested (Hamar). Reisekostnader utover dette dekkes bare dersom Forsvarsbygg på forhånd har godkjent reisen. 5 FREMDRIFT Forsvarsbygg har satt følgende tentative tidsplan* for gjennomføringen av oppdraget: Prosjekt Jørstadmoen infrastruktur Nr. Fase: Dato fra Dato til 1 Kontraktsinngåelse 2 Detaljprosjekterings- og anskaffelsesfasen April Utførelsesfasen Mai 2014 Juli Overtakelsesfasen Juli 2015 August Prøvedriftsfasen August 2015 Februar Reklamasjons- og garantifasen Etter nærmere avtale Versjonsdato Side: 7 av 11

8 Prosjekt Jørstadmoen kontorbygg CIS TG / Bortsettingsarkiv ATJ Nr. Fase: Dato fra Dato til 1 Kontraktsinngåelse 2 Detaljprosjekterings- og anskaffelsesfasen Jan Utførelsesfasen Mai 2014 Juli Overtakelsesfasen Juli 2015 August Prøvedriftsfasen Juli 2015 Nov Reklamasjons- og garantifasen *Kontraktens varighet følger prosjektets faktiske fremdrift. Etter nærmere avtale 6 KVALITETSSIKRING AV BYGGELEDERS LEVERANSE 6.1 Kvalitetsplan Byggeleder skal i prosjektet ha implementert en kvalitetsplan for å sikre at egne arbeider utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Kvalitetsplanen skal oversendes oppdragsgiver senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. Kvalitetsplanen skal holdes oppdatert i hele kontraktsperioden. 6.2 Kontrollplan Byggeleder skal utarbeide kontrollplan for rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at kontraktens krav, gjeldene offentligrettslige krav samt kvalitetsplan oppfylles. Kontrollplanen skal også omfatte de kvalitetskontroller som byggeleder skal utføre for å verifisere at Forsvarsbyggs kontrakt med entreprenørene, og entreprenørenes etterlevelse av offentligrettslige krav, oppfylles. Forsvarsbyggs mal for kontrollplan skal benyttes, og skal minimum angi: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (byggherre / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Kontrollplanen skal oversendes Forsvarsbygg senest fire uker etter kontraktsinngåelse. Forsvarsbygg vil angi på byggeleders kontrollplaner hvilke aktiviteter/sjekkpunkter Forsvarsbygg skal delta på og rapportere dette tilbake til byggeleder. Byggeleder skal dokumentere at kontroll i henhold til planen er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik som kontrollene avdekker skal registreres og rapporteres fortløpende til Forsvarsbygg. Oppdatert kontrollplan skal oversendes Forsvarsbygg månedlig. Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kontrollplaner med sjekklister/kontrollskjemaer) arkiveres hos byggeleder i hele bygge- og reklamasjonstiden, og tas inn i FDVdokumentasjonen. Byggherren kan kreve at byggelederen benytter e-room/prosjekthotell. Versjonsdato Side: 8 av 11

9 7 FAKTURERING 7.1 Innledning Spesifiserte oppgaver i henhold til NS 8403 punkt skal vedlegges alle fakturaer. Det skal sendes separate fakturaer for: Endringsarbeid Sluttfaktura Ved fakturering av endringsarbeid skal fakturaen vise til endringsavtalenummer i tillegg til opplysningene som fremgår av punkt 7.2 nedenfor. Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura. 7.2 Krav til fakturaene Prosjekt Jørstadmoen infrastruktur Alle fakturaer skal merkes «Ressursnr 56186» (femsifret) til den som skal motta fakturaen. Dette ressursnummeret skal angis under «Deres referanse» på fakturaforsiden. I fakturaens beskrivelsesfelt skal følgende opplysninger fremgå: «prosjektnr » og «kontraktsnr ». Videre skal beskrivelsesfeltet innehold opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. Prosjekt Jørstadmoen kontorbygg CIS TG / Bortsettingsarkiv ATJ Alle fakturaer skal merkes «Ressursnr 56188» (femsifret) til den som skal motta fakturaen. Dette ressursnummeret skal angis under «Deres referanse» på fakturaforsiden. I fakturaens beskrivelsesfelt skal følgende opplysninger fremgå: «prosjektnr.» og «kontraktsnr ». Videre skal beskrivelsesfeltet innehold opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 7.3 Elektronisk faktura For alle avtaler som inngås etter 1. juli 2012 kreves det at rådgiver sender faktura (og ev kreditnota) elektronisk, slik at Forsvarsbygg mottar dokumentet i samsvar med standarden «elektronisk handelsformat» (EHF). Se for nærmere informasjon. 7.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Samtlige papirfakturaer til Forsvarsbygg skal sendes til: Forsvarsbygg fellestjenester regnskap Postboks Hamar Versjonsdato Side: 9 av 11

10 8 SPRÅK Alle dokumenter, møtereferater mv. skal fremlegges på norsk. Muntlige fremstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. 9 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG (I mangel av kryss gjelder alternativ 1.) Alternativ 1: Det er ikke krav til sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: I forkant av leveransen/besøket skal dette være meldt til vakta med navn på hvem som kommer og navn på den som skal motta. Vakta vil da ringe for å kontrollere at besøket/leveransen er ventet, og at det blir tatt i mot. Alternativ 2: Det er krav til alle om sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: Det er krav om at byggeleder med stedfortreder sikkerhetsklareres til nivå KONFIDENSIELT for prosjektet. Gjelder for prosjekt Jørstadmoen Kontorbygg CIS TG. Arbeidet foregår innfor leiergjerdet og det stilles krav til Norsk statsborgerskap og signert taushetserklæring for utstedelse av adgangskort for leieren Sikkerhetsklarering gjennomføres på bakgrunn av kriterier forvaltet av Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Det skal søkes på spesielle skjemaer gitt av denne myndigheten. (Det er viktig for saksbehandlingstiden at man er nøyaktig ved utfylling av disse formularene). Skjemaer rekvireres fra Forsvarsbygg. Normal behandlingstid for norske statsborgere er minimum 4 uker. For utenlandske statsborgere må det påregnes 4-12 måneders behandlingstid. Når det foreligger en godkjent sikkerhetsklarering fra klareringsmyndigheten, kan det søkes om adgangskort til personen. Dette skal skje til Forsvarsbygg. Alle personer skal alltid bære, godt synlig, det adgangskortet som er tildelt fra den spesielle militære avdelingen hvor arbeidet foregår. Forutsetningen for å få tildelt adgangskortet er at personen har gyldig sikkerhetsklarering. Versjonsdato Side: 10 av 11

11 10 INFORMASJON - PROFILERING 10.1 Retningslinjer for informasjon Byggelederen er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for offentlig presentasjon/omtale av kontraktsforhold/oppdragsgiver/oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. Byggelederen kan ikke uttale seg på vegne av oppdragsgiver i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises/videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver Retningslinjer for firmaprofilering Byggelederen er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for omtale/presentasjon av oppdraget/forsvarsbygg/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg/anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis-/tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Forsvarsbygg er oppdragsgiver/byggherre. Bilder og omtale av oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. Hvis det er ønske om å benytte Forsvarsbygg som referanse, skal prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg forespørres på forhånd og kvalitetssikre innholdet. Versjonsdato Side: 11 av 11