KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III-D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER NS

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III-D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER NS Jørstadmoen Infrastruktur Kontraktsnummer

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KVALITETSSIKRING Generelt Kvalitetsplan Kontrollplaner Avviksbehandling Revisjoner FREMDRIFTSTIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING Krav til fremdriftsplanlegging Planleggingsnivåer Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Andre planer Revisjon av planer Krav til planleggingsverktøy Fremdriftsrapportering Krav til kostnadsstyring Krav til rapportering Generelt Månedsrapport Byggemøter (kun for entrepriser etter NS 8405) Andre møter Endringsavtaler FAKTURERING Innledning Krav til fakturaene Elektronisk faktura Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Krav til de ulike fakturakategoriene SPRÅK SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG LEVERANDØRKLARERING ELLER GODKJENNING/ AUTORISASJON AV LEVERANDØR INFORMASJON - PROFILERING Retningslinjer for informasjon Retningslinjer for firmaprofilering... 8 VEDLEGG 1 RAPPORTERING TIL BYGGHERREN... 1 VEDLEGG 2 MÅNEDSRAPPORT ENTREPRENØR Versjonsdato Side: 2 av 8

3 1 KVALITETSSIKRING 1.1 Generelt Entreprenøren skal i prosjektet ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Entreprenøren er ansvarlig for systematisk kontroll også av underentreprenørers og underleverandørers arbeider/leveranser som omfattes av kontrakten. Forsvarsbyggs kontraktspartner skal videreføre denne kontraktens krav til kvalitetssikring til sine kontraktspartnere nedover i kontraktspyramiden. 1.2 Kvalitetsplan Det skal utarbeides en prosjektspesifikk kvalitetsplan. Kvalitetsplanen kan på relevante punkter henvise til entreprenørens kvalitetssystem, samt bygningsmyndighetenes krav til gjennomføringsplan. Kvalitetsplanen oversendes byggherren senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. 1.3 Kontrollplaner Entreprenøren skal utarbeide prosjektspesifikke kontrollplaner for både rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at kontraktens krav, gjeldende offentligrettslige krav, samt kvalitetsplanen oppfylles. Kontrollplanene skal minimum angi: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (byggherre / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Byggherren vil avtale underveis hvilke aktivitet /sjekkpunkter byggherren skal delta på. Verifikasjon skjer ved gjennomføring av kontroll i samsvar med kontrollplanene. Entreprenøren skal dokumentere at kontroll er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik skal registreres og rapporteres. Kontrollplanene skal holdes oppdatert i hele kontraktsperioden, og status rapporteres månedlig i månedsrapporten. Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kontrollplaner med sjekklister / kontrollskjemaer) arkiveres hos entreprenøren i hele bygge- og reklamasjonstiden, og tas inn i FDVdokumentasjonen der dette er nødvendig. 1.4 Avviksbehandling Entreprenøren skal utrede konsekvensene av eventuelle avvik og rapportere forslag til behandling av avviket. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse. Versjonsdato Side: 3 av 8

4 1.5 Revisjoner Forsvarsbygg har rett til, etter en rimelig frist, å gjennomføre revisjon av entreprenørens oppfølging av kvalitetsplan og kontrollplan, herunder utførelse av kontraktarbeidet, produksjonsprosessen, regnskap etc. Byggherren har også rett til å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som entreprenøren selv gjennomfører overfor sine kontraktsmedhjelpere og underentreprenører. 2 FREMDRIFTSTIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 2.1 Krav til fremdriftsplanlegging Planleggingsnivåer Fremdriftsplanene i prosjektet er organisert i et planhierarki bestående av ulike nivåer hvor det skal være samsvar mellom planene for de ulike nivåer. Nivå 1: Byggherrens hovedfremdriftsplan for hele prosjektet Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Byggherrens overordnede fremdriftsplan for alle deler og faser av prosjektet, jfr. Del III A Andre planer Bemanningsplan Entreprenøren skal senest fire uker etter kontraktsinngåelse levere en bemanningsplan. Planen skal omforenes med byggherren og fryses som grunnlag for rapportering av virkelig bemanning i forhold til planlagt bemanning. Arbeidstidsordning og planlagt ferie skal redegjøres for i forbindelse med bemanningsplanen. Entreprenøren skal etablere bemanningsplaner som viser planlagt og virkelig bemanning pr. fag og totalt for arbeidene Revisjon av planer Hvis den faktiske fremdriften avviker fra de gjeldene planene i en slik grad at de ikke lenger utgjør et hensiktsmessig grunnlag å rapportere mot, kan byggherren kreve at planene revideres. Ved revisjoner skal entreprenøren levere et underlag hvor det går klart frem hvilke deler av planen som er revidert og hvilke konsekvenser dette har for å nå prosjektets milepæler, samt hvordan det påvirker kritisk linje og slakk. Revisjonene skal godkjennes av byggherren Krav til planleggingsverktøy Entreprenøren skal benytte anerkjente planleggingsverktøy, for eksempel Microsoft Project eller tilsvarende. Entreprenøren skal i tillegg til vanlige papirkopier presentere og levere sine planer og framdriftsrapporter elektronisk dersom byggherren krever dette. Byggherren vil kreve at entreprenøren benytter WEB basert dokumenthåndteringssystem e-room/prosjekthotell Fremdriftsrapportering Månedsrapport Entreprenøren skal som del av månedsrapporten beskrevet i pkt rapportere framdriftstatus for arbeidene ved hjelp av frontlinje på fremdriftstidsplan (nivå 2). Byggemøter/byggherremøter Entreprenøren skal rapportere framdriftstatus for arbeidene på detaljert styringsplan (nivå 3), evt. (nivå 2) dersom dette er avtalt. Versjonsdato Side: 4 av 8

5 2.2 Krav til kostnadsstyring Entreprenøren skal som del av månedsrapporten rapportere om følgende nøkkeltall for kostnadsstatus: Opprinnelig kontraktsverdi. Verdien av godkjente endringer. Verdien av omtvistede endringer Verdien av evt. endringsforespørsler under behandling. Verdien av evt. mengdejusteringer Planlagt og virkelig produksjon for perioden og akkumulert til statusdato Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. Produksjonsprognose for neste måned. 2.3 Krav til rapportering Generelt I vedlegg 1 beskrives Forsvarsbyggs krav til tidsfrister og frekvens for rapportering Månedsrapport Entreprenøren skal utarbeide en månedsrapport som redegjør for kostnads- og framdriftsmessige status, status for kvalitetssikring, viktige hendelser, saker som krever byggherrens avklaring. Standard rapporteringsmal er vist i vedlegg 2. Skjema «Månedlig samlerapport for SHA og ytre miljø», ref del III-B pkt. 4.1, skal vedlegges månedsrapporten. Med mindre annet er avtalt, skal siste søndag i måneden være statusdato for innsamling av data for månedsrapporten Byggemøter (kun for entrepriser etter NS 8405) Byggherren holder byggemøter hver 14. dag, dersom ikke annet er avtalt. Entreprenøren kan innkalle til byggemøter dersom han mener det er behov for det. I byggemøtene skal entreprenøren rapportere om status på fremdrift, bemanning, kostnader, og endringsstatus. SHA skal inngå som fast post. Byggherren skal føre referat fra det som behandles på byggemøtene Andre møter Byggherren kan beslutte at det skal avholdes andre møter, for eksempel separate månedsmøter. 2.4 Endringsavtaler Endringer skal formaliseres ved egne endringsavtaler før de iverksettes. Dette gjelder både når endringen har økonomiske og/eller framdriftsmessige konsekvenser. Byggherrens representant skal utstede/signere endringsavtalene. Versjonsdato Side: 5 av 8

6 3 FAKTURERING 3.1 Innledning Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: Kontraktsarbeider (avdragsfakturaer) Endringsarbeider lønns- og prisstigning. sluttfaktura. Se pkt 3.5 nedenfor for hvilke krav som stilles de ulike fakturakategoriene. Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura. 3.2 Krav til fakturaene Alle fakturaer skal merkes «Ressurs.nr (femsifret) til den som skal motta fakturaen. Dette ressursnummeret skal angis under «Deres referanse» på fakturaforsiden. I fakturaens beskrivelsesfelt skal følgende opplysninger fremgå: «prosjekt.nr Jørstadmoen Infrastruktur.» og «kontrakts.nr ». Videre skal beskrivelsesfeltet innehold opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 3.3 Elektronisk faktura For alle avtaler som inngås etter 1. juli 2012 kreves det at den prosjekterende sender faktura (og ev kreditnota) elektronisk, slik at Forsvarsbygg mottar dokumentet i samsvar med standarden «elektronisk handelsformat» (EHF). Se for nærmere informasjon. 3.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Samtlige papirfakturaer til Forsvarsbygg skal sendes til følgende adresse: Forsvarsbygg fellestjenester regnskap Postboks Hamar 3.5 Krav til de ulike fakturakategoriene Avdragsfakturaer m/vedlegg: Det skal medfølge dokumentasjon som er nødvendig for byggherrens kontroll. Dette kan f. eksempel være omforent og oppdatert betalingsplan. Fakturaforsiden skal vise: Sum akkumulert produksjonsverdi iht utførte mengder og priser. Sum akkumulert iflg. forrige avdragsfaktura. Totalbeløp i perioden. Fakturabeløpet for perioden utgjør totalbeløpet fratrukket innestående beløp og eventuelle forskuddsfradrag. Versjonsdato Side: 6 av 8

7 Faktura for endringsarbeider Faktura for endringsarbeider skal henvise til endringsavtale nr. Faktura skal ha vedlagt signert endringsavtale. Ved arbeider som utføres etter regning skal i tillegg lønningslister eller timelister, materialregninger, målebrev o.l vedlegges. Lønns- og prisstigningsfakturaer (LPS) benyttes SSB Bustadblokk i alt tabell Ved LPS skal det foretas beregning av dette etter samme periodisering som for avdragsfakturaer. Beregningen skal fremkomme på LPS-fakturaene. 4 SPRÅK Alle dokumenter, møtereferater mv. skal framlegges på norsk, muntlige framstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. 5 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG Alt 2: Det er krav til alle om sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: Det stilles krav om norsk sikkerhetsklarering på nivå KONFIDENSIELT for alle arbeider innenfor leir gjerdet. Sikkerhetsklarering gjennomføres på bakgrunn av kriterier forvaltet av Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Det skal søkes på spesielle skjemaer gitt av denne myndigheten. (Det er viktig for saksbehandlingstiden at man er nøyaktig ved utfylling av disse formularene). Skjemaer rekvireres fra Forsvarsbygg. Normal behandlingstid for norske statsborgere er minimum 4 uker. For utenlandske statsborgere må det påregnes 4-12 måneders behandlingstid. På grunn av krav til framdrift i prosjektet kan ikke entreprenøren(e) planlegge med bruk av utalandske arbeidere som ikke har norsk sikkerhetsklaring KONFIDENSIELT fra før. Når det foreligger en godkjent sikkerhetsklarering fra klareringsmyndigheten, kan det søkes om adgangskort til personen. Dette skal skje til Forsvarsbygg. Alle personer skal alltid bære, godt synlig, det adgangskortet som er tildelt fra den spesielle militære avdelingen hvor arbeidet foregår. Forutsetningen for å få tildelt adgangskortet er at personen har gyldig sikkerhetsklarering. I forkant av leveransen/besøket skal dette være meldt til vakta med navn på hvem som kommer og navn på den som skal motta leveransen / besøket. Vakta vil da ringe for å kontrollere at besøket/leveransen er ventet, og at det blir tatt i mot. Versjonsdato Side: 7 av 8

8 6 LEVERANDØRKLARERING ELLER GODKJENNING/ AUTORISASJON AV LEVERANDØR (I mangel av kryss gjelder alternativ 1.) Alt 1: Dokumentene i dette prosjektet UGRADERT, og det kreves ikke leverandørklarering eller godkjenning/autorisasjon av leverandør Kravene til leverandøren for de forskjellige sikkerhetsgraderingene fremgår av vedlegg 2. Leverandørene bærer alle kostnader for de beskrevne aktivitetene, slik at kravene for behandling av sikkerhetsgradert informasjon blir ivaretatt. Forsvarsbygg bærer sine egne kostnader ifm. leverandørklarering og godkjenning/autorisasjon av leverandør. Ved graderte kontrakter vil Forsvarsbygg innen én uke etter avtaleinngåelsen oversende en sikkerhetsplan som omhandler sikkerhetsforhold. 7 INFORMASJON - PROFILERING 7.1 Retningslinjer for informasjon Entreprenøren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos byggherren for offentlig presentasjon / omtale av kontraktsforhold / byggherren / oppdraget / bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. Entreprenøren kan ikke uttale seg på vegne av byggherren i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos byggherren. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises / videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos byggherren. 7.2 Retningslinjer for firmaprofilering Entreprenøren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos byggherren for omtale / presentasjon av oppdraget / Forsvarsbygg/ bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg / anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis- / tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Forsvarsbygg er oppdragsgiver / byggherre. Bilder og omtale av oppdraget / bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. Hvis det er ønske om å benytte Forsvarsbygg som referanse, skal prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg forespørres på forhånd og kvalitetssikre innholdet. Versjonsdato Side: 8 av 8

9 Vedlegg 1 Rapportering til byggherren I forbindelse med kontraktsinngåelse / oppstart av arbeidene: Leveranse Ref. Fremdriftsplan / frekvens Medlemsbevis fra Grønt Punkt Norge AS Del III-B pkt Ved kontraktsinngåelse eller tilsvarende ordning Helse og miljøfarlige stoffer og produkter Del III-B pkt dager etter kontraktsinngåelse Prosjektspesifikk kvalitetsplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Kontrollplaner for kvalitetssikring Del III-D pkt. 1.3 Tilgjengelig på byggeplass 4 uker etter kontraktsinngåelse.. Bemanningsplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Periodisk rapportering: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kontrollplaner for kvalitetssikring Del III-D pkt. 1.3 Månedsrapport Bemanningsplan Del III-D pkt Til hvert byggemøte/byggherremøte Månedlig samlerapport for SHA og ytre miljø Del III-B pkt. 4.1 Helse og miljøfarlige stoffer og produkter Del III-B pkt Kvartalvis Avfallsregnskap Del III-B pkt Kvartalvis I forbindelse med avslutning av arbeidene: Inn som vedlegg til månedsrapporten (Rapport for desember skal gi akkumulert status i form av en årsrapport) Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens FDV-dokumentasjon og annen sluttdokumentasjon Del III C 3 uker før overtakelse (3 uker før ferdigbefaring dersom det er avtalt prøvedriftsperiode)

10 Vedlegg 2 Månedsrapport entreprenør. Månedsrapport entreprenører Dato: Kontraktsnr.: Prosjektnr. hos leverandør: Opprinnelig kontraktsverdi: Verdien av godkjente endringer: Verdien av omtvistede endringer: Verdien av endringsforespørsel under behandling: Verdien av mengdejusteringer: Firma: Prosjektansvarlig hos leverandør: Oppdragsgivers prosjektansvarlig: Kostnadsstyring Planlagt produksjon: Virkelig produksjon: Fakturert: Produksjonsprognose for neste måned: I perioden Akkumulert Fremdrift Entreprenøren skal som del av månedsrapporten vedlegge fremdriftsstatus for arbeidene ved hjelp av frontlinje på fremdriftstidsplan (nivå 2). Fremdrift er i henhold til plan (nivå 2): Ja Nei Hvis nei, beskriv avvik og ev. tiltak: Kvalitetssikring Det er gjennomført kontroller i perioden i henhold til kontrollplan: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Det er avdekket vesentlige feil/avvik gjennom kontrollene: Ja Nei Hvis ja,? Miljørapportering Kvartalvis rapport om evt. bruk av Helse og miljøfarlige stoffer og produkter er vedlagt: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Kvartalvis avfallsrapport er vedlagt: Ja Nei Hvis nei, oppgi årsak: Viktige hendelser forrige periode: Viktige hendelser Viktige hendelser kommende periode: Saker som krever byggherrens avklaring: Avklaringer