Innholdsfortegnelse: Kapittel: D. Planprogram for kommunedelplan Nykirke - Barkåker Spesielle kontraktsbestemmelser og oppdragsspesifikke bestemmelser

Transkript

1 Side 1 av 11 Innholdsfortegnelse: Innholdsfortegnelse: D0 Orientering om kapittel D Oppdragsspesifikke bestemmelser D1 Kontraktsbestemmelser Habiltetskrav og taushetsplikt Kvalitet og sikkerhet Kvalitet Sikkerhet Prosjektstyring Generelt Fremdriftsplaner Prinsipper for fremdriftsmåling Kostnader og ressurser Endringsbehandling Dokumentregister Fakturering Rapportering Generelt Månedsrapportering Produksjonsbudsjett Møter Prosjekteringsmøter FDV- og sluttdokumentasjon FDV-dokumentasjon Sluttdokumentasjon D2 Oppdragsspesifikke bestemmelser... 9

2 Side 2 av Fakturaadresse Tidsfrister og dagmulkt Definisjoner Oversikt over tidsfrister og dagmulkter Justering av tidsfrister: D3 Vedlegg... 11

3 Side 3 av D0 Orientering om kapittel D Oppdragsspesifikke bestemmelser Kapittel D består av D1 D2 Oppdragsspesifikke bestemmelser. D1 er spesielle kontraktsbestemmelser for Utbygging og D2 er for kontrakten. Bestemmelser i kap. D 2 gjelder foran bestemmelser i D1 og begge videre foran bestemmelser i kap. C. 1. D1 Kontraktsbestemmelser 1.1 Habiltetskrav og taushetsplikt Oppdragsgiver skal ivareta kontakten med og uttale seg til media og andre offentlige og private interessenter. Prosjekterende kan uttale seg etter spesiell avtale for det enkelte tilfelle. Henvendelser prosjekterende måtte motta fra media, grunneiere, enkeltpersoner, interesseorganisasjoner og andre skal henvises videre til oppdragsgiver. Dersom prosjekterende er i situasjon hvor det kan reises spørsmål om habilitet skal dette avklares med oppdragsgiver. 1.2 Kvalitet og sikkerhet Kvalitet Generelt Prosjekterende inklusive eventuelle underprosjekterende skal ha et dokumentert kvalitetssystem basert på NS-EN ISO 9001 eller tilsvarende. Kvalitetsrevisjon Oppdragsgiver har rett til å gjennomføre kvalitetsrevisjoner hos prosjekterende og dennes underprosjekterende i det omfang oppdragsgiver finner nødvendig Sikkerhet Prosjekterende skal i sitt kvalitetssystem og i styring og utvikling av planer og løsninger sørge for at sikkerhet blir ivaretatt og innarbeidet i henhold til oppdragsspesifikke krav. Generelt skal Jernbaneloven med dets forskrifter legges til grunn for oppdragets utførelse og videre skal det prosjekteres slik at kravene i dokumentet Krav til sikkert arbeid i og ved Jernbaneverkets infrastruktur kan oppfylles ved arbeidets utførelse. Sikkerhetsarbeidet skal styres ved å gjennomføre risikoanalyser som underlag for beslutninger ved valg av

4 Side 4 av 11 tekniske løsninger, å ha kontroll på de risikoreduserende tiltakene som gjennomføres og hvordan disse er oppfylt. Det skal fremgå av leverandørens kvalitetsplan hvilke prosedyrer som benyttes i sikkerhetsarbeidet. Sikkerhetsaktiviteter skal angis i leverandørens fremdriftsplan eller i en egen aktivitetsplan. Risikoanalyser skal oppfylle kravene etter NS Sikkerhet omfatter sikkerhetsstyring for jernbanesystemer, produksjonsaktiviteter, ytre miljø og beredskap. Prosjekterende skal organisere sikkerhetsstyringen i henhold til CENELEC norm EN (RAMS) (1) Sikkerhetsstyringen skal baseres på 1. å identifisere akseptkriterier for valg av tekniske løsninger 2. å planlegge nødvendige sikkerhetsaktiviteter gjennom prosjekteringen 3. å gjennomføre risikoanalyser som underlag for beslutninger ved valg av tekniske løsninger 4. å ha kontroll på risikoreduserende tiltak gjennom en kritisk aktivitetsliste (Hazard Log) 5. å dokumentere at alle sikkerhetskrav er oppfylt Parallelt med dette skal kontroller, prøving og testing verifiseres løpende under prosjekteringen. (1) EN (RAMS) - "Spesifikasjon og dokumentasjon av pålitelighet, tilgjengelighet, vedlikeholdbarhet og sikkerhet ved anvendelse av jernbanesystemer" beskriver en generell sikkerhetsstyringsprosess som oppfatter hele jernbanesystemets levetid fra "vugge til grav". 1.3 Prosjektstyring Generelt Prosjekterende skal etablere og vedlikeholde et enhetlig system for prosjektstyring, som er i henhold til de krav som er nedfelt i dette kapittel Fremdriftsplaner Prosjekterende skal etablere framdriftsplan med tilstrekkelig detaljeringsgrad for å angi en hensiktsmessig styring av oppdraget innenfor angitte frister Følgende krav gjelder for prosjekterendes tid- og fremdriftsplanlegging av arbeidet i denne kontrakt: 1. Planene skal ta høyde for tidsmarginer som gir oppdragsgiver og andre berørte aktører tilstrekkelig tid til å forberede og planlegge egne tilhørende aktiviteter, og tid til gjennomgang og kontroll av prosjekterendes produserte dokumenter. Tidsmarginene skal synliggjøres gjennom bruk av milepæler og skal godkjennes av oppdragsgiver.

5 Side 5 av Planene skal ha innebygget tidsreserve (slakk) for å ivareta eventuelle avvik og endringer til arbeidet. Tidsreserven skal disponeres i samråd med oppdragsgiver. I planen skal det defineres milepæler når informasjon fra oppdragsgiver og andre berørte aktører er nødvendig for at prosjekterende skal møte prosjektets hovedmilepæler. Eksterne avhengigheter skal i størst mulig grad identifiseres i nettverk gjennom bruk av milepeler Prinsipper for fremdriftsmåling Oppdragsgiver har krav om fremdriftsmåling og rapportering av fremdrift. Fremdriftsmåling skal utføres ved avslutning av hver rapporteringsperiode. Fremdrift skal kalkuleres på følgende måte: Direkte arbeid: Dokumentbasert direkte arbeid: Fremdriften kalkuleres mot definerte milepeler knyttet mot hvert enkeltdokument eller dokumentpakker/grupper. Ikke dokumentbasert direkte arbeid: Fremdrift skal vurderes av prosjekterende pr aktivitet. Fremdriftsinformasjon skal samles og kalkuleres. Grunnlag for vekting av framdrift er gjeldende budsjett. Prosent ferdig skal vises pr. aktivitet for definerte deler av kontrakten og kontrakten totalt Kostnader og ressurser Prosjekterende skal etablere og vedlikeholde system for oppfølging av personell, timer og kostnader på en slik måte at disse elementer blir fulgt opp og rapportert enhetlig Endringsbehandling Prosjekterende skal varsle om endringer på skjema utarbeidet av oppdragsgiver. Godkjente endring resulterer i bestilling som utstedes av oppdragsgiver. Prosjekterende skal ha etablert et endringsregister som ivaretar alle endringer til kontrakten, godkjent eller ikke. Endringer i forhold til timebasert arbeid skal dokumenteres med dokumenterte timelister Dokumentregister Det utarbeides og vedlikeholdes en dokumentplan for leveransen med angivelse av dokumenttittel, dokumentnummer, dokumentets status, leveringsfrist og evt. annen relevante informasjon.

6 Side 6 av Fakturering Faktura til Oppdragsgiver skal være i henhold til følgende: Faktura skal fortrinnsvis gjelde kun ett bestillingsnummer. Dersom en faktura refererer til flere bestillinger må bestillingsnumrene spesifiseres med separate delsummer. For hvert bestillingsnummer angis om det er akontofakturering eller sluttfakturering. Alle fakturabeløp skal være dokumenterte med signerte bilag. Faktura skal være spesifisert i periodiske og akkumulerte honorar og utgifter. Det skal være samsvar mellom periodiske fakturabeløp og tilsvarende produksjonstall i statusrapport. Merverdiavgiftpliktige beløp skal spesifiseres og merverdiavgift skal tillegges sum av henholdsvis honorar og utgift. Oppdragsgiver har rett til å returnere fakturaer med mangler. Dette gir ikke grunnlag for renteberegning. Oppdragsgiver har rett til tilgang til faktura og fakturagrunnlag, herunder lønnsutbetalinger, inntil 3 år etter kontraktsavslutning. Innestående beløp gjelder for alle honorarformer. 1.5 Rapportering Generelt Prosjekterende skal overlevere til oppdragsgiver månedsrapporter. Månedens periodeslutt er siste søndag i måneden Månedsrapportering Prosjekterende skal utarbeide status for hver måned. Rapporten skal mottas av oppdragsgiver senest torsdag etter periodeslutt. Status i månedsrapporten skal rapporteres mot gjeldende plan og gjeldende budsjett. Format og innhold i månedsrapporten skal være følgende: (Prosjektet i IU bør utarbeide en rapporteringsmal som legges ved). 1. Sammendrag av status 2. Spesielle problemområder med forslag til korrektive aksjoner 3. Endringsordre status for anmodninger (EA) og godkjente endringer (EO) 4. Oppsummering planlagte arbeider neste periode 5. Kostnadsrapport 6. Tid- og fremdriftsrapportering i.h.t og 1.3.3

7 Side 7 av Produksjonsbudsjett Produksjonsbudsjett skal reflektere gjeldende kontraktsverdi (=opprinnelig kontrakt + godkjente endringsordrer). Prosjekterende skal utarbeide et periodisert produksjonsbudsjett som skal reflektere planlagt produksjon. (ref. kap 1.5 Rapportering). 1.7 Møter Prosjekteringsmøter Prosjekterendes arbeid skal utføres i nært samarbeid med byggherren. I tillegg til den pålagte rapporteringen, skal det holdes regelmessige prosjekteringsmøter. Det forutsettes at møtedeltakerne har nødvendige fullmakter til å kunne treffe beslutninger angående saker som blir tatt opp slik at saker kan avsluttes etter hvert. 1.8 FDV- og sluttdokumentasjon Prosjekterende skal levere sluttdokumentasjon og FDV-dokumentasjon knyttet til sin kontrakt i henhold til Prosedyre for teknisk dokumentstyring ref. vedlegg D3.06. All dokumentasjon skal være på norsk og overleveres i x antall eksemplarer både på papir og digitalt. (Typen av digitalt format må beskrives spesielt for hver enkelt kontrakt) FDV-dokumentasjon FDV-dokumentasjon er dokumentasjon som er nødvendig for å kunne gjennomføre sikker og optimal forvaltning, drift og vedlikehold. FDV-dokumentasjonen skal beskrive alle rutiner, kontrollskjema og sjekklister og angi alle data som er nødvendige for at oppdragsgiver skal kunne utføre sikker og pålitelig drift og vedlikehold av anlegget. For krav til FDV-dokumentasjon gjelder følgende: 1. FDV-dokumentasjon som leveres av prosjekterende. 2. Dette er tegninger og beskrivelse som leveres til oppdragsgiver av prosjekterende. Dette er som bygget tegninger, beskrivelser og tegninger knyttet til sikkerhetsforhold og annet som prosjekterende må levere oppdragsgiver da dette er viktige opplysninger for forvaltning, drift- og vedlikehold. Skal normalt leveres før anlegget tas i bruk eller ved annen avtalefestet frist. 3. Klargjøring for FDV-innsamling. 4. Tegninger, datalister m.v. skal legge til rette for enkel innhenting av data fra entreprenører, leverandører og andre. Datatabeller skal settes opp tilsvarende tabell som skal leveres til

8 Side 8 av 11 Jernbaneverkets Banebank ved ferdigstillelse av anlegget. Tabell leveres av oppdragsgiver. Ved oppdatering av som bygget-verdier skal tabeller kunne overføres elektronisk til Banebanken. Verdier må kunne eksporteres til Excel-regneark. Tilpasning skal gjøres kontinuerlig, oppdatering normalt når anlegget tas i bruk eller ved annen avtalefestet frist Sluttdokumentasjon Sluttdokumentasjon er dokumentasjon av oppfyllelse av myndighetskrav og kontraktskrav. Dette gjelder også: 3. parts verifikasjon Egenkontroll og rapporter og beregninger iht myndighetskrav Alle tekniske avklaringer Alle godkjenninger Alle befaringsrapporter og protokoller Alle endringer Alle avviksrapporter

9 Side 9 av D2 Oppdragsspesifikke bestemmelser 2.1 Fakturaadresse Faktura sendes til: Jernbaneverket Regnskap Postboks Hamar Faktura skal merkes med: Prosjektnr.: Prosjektnavn: Planprogram for Kontraktsnr.: K.xxxxxx 2.2 Tidsfrister og dagmulkt Definisjoner Tidsfrister iht. denne avtale betegnes enten milepæl, delfrist eller sluttfrist. En milepæl angir tidspunkt for når den tilhørende del av oppdraget skal ha nådd en nærmere definert grad av ferdigstillelse. Overskredet milepæl (forsinkelse) utløser dagmulkt. Begrepet delfrist angir tidspunkt for når en nærmere definert del av oppdraget skal overtas av oppdragsgiver eller danne grunnlag for videre arbeid i regi av en (annen av) oppdragsgivers leverandører ved en delovertagelse. Overskredet delfrist (forsinkelse) utløser dagmulkt iht. oversikten nedenfor. Sluttfrist angir tidspunkt for når hele ytelsen iht. kontrakten skal være ferdig og overtas av oppdragsgiver. Overskredet sluttfrist (forsinkelse) utløser dagmulkt iht. oversikten nedenfor. Alle tidsfrister skal beskrives slik at det er enkelt å konstatere hvorvidt de er oppfylt eller ikke.

10 Side 10 av Oversikt over tidsfrister og dagmulkter Det er ingen tidsfrister som utløser dagmulkter i dette oppdraget Justering av tidsfrister: Dersom partene blir enige om det, kan tidsfrister iht. avtalen justeres. Det avtales i så fall justering av alle aktuelle tidsfrister. En avtale om justering av én tidsfrist medfører således ingen automatisk forskyvning av etterfølgende tidsfrister.

11 Side 11 av D3 Vedlegg D3.01 EA/EO Rådgiver