ADMINISTRATIVE BESTEMMEL- SER

Transkript

1 Del III, Vedlegg 3.7 ADMINISTRATIVE BESTEMMEL- SER Oppryddingstiltak på Ålmosætra tidl. Rissa bilopphuggeri Saksnr. 2014/8435 Avtalenummer Vedlegg 7.1 Vedlegg 7.2 Rapportering til byggherren Månedsrapport Entreprenør 1 Kvalitetssikring 1.1 Generelt Entreprenøren skal i prosjektet ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Entreprenøren er ansvarlig for systematisk kontroll også av underentreprenørers og underleverandørers arbeider/leveranser. Miljødirektoratets kontraktspartner skal videreføre denne kontraktens krav til kvalitetssikring til sine kontraktspartnere nedover i kontraktspyramiden. 1.2 Gjennomføringsplan Entreprenøren skal utforme en for dette prosjektet spesifikk Gjennomføringsplan som viser hvordan gjennomføringen styres for at leveransen blir slik krav- og spesifikasjonsdokumentene i avtalen legger opp til. Gjennomføringsplanens poster Gjennomføringsplanen bør minst inneholde følgende poster: HVA: Beskrivelse av planlagt arbeidsoperasjon, aktivitet, handling som skal gjennomføres på vegen til målet/innfridd kontrakt. HVORFOR: Referer til et punkt i kontrakten, eller til lov/forskrift, eller en faglig standard/kvalitetsstandard/norm eller annen begrunnelse, for eksempel ut i fra sikkerhet. NÅR: Tidspunkt og eller intervaller. HVEM: Ressursene som skal til for å gjennomføre de planlagte aktivitetene. Kvalifisert personell er den viktigste kvalitetssikringen. Altså en bemanningsplan. HVORDAN: HVOR:

2 Hva skal en Gjennomføringsplan gi oss svar på? Planen bør vise at det blir satt på ressurser nok, og i en slik rekkefølge at det skaper troverdighet til planen. Det innebærer at alle kritiske avhengigheter bør kartlegges, sammen med at risiko blir listet. Kontrollspørsmål kan være: Hva er ikke «plankekjøring» for entreprenøren i denne kontrakten, hva er altså spesielt for ham i denne avtalen? Underforstått; hva har entreprenør bekymringer med i dette prosjektet? Hva anser han for å være av kritisk art? Hvor legger han inn ekstra innsats? Hvilke forhold kan føre til at denne jobben ikke blir ferdig til riktig tid tidskritiske aktiviteter? Er det forhold som kan føre til overskridelser av rammen? Hvilke leveranser er kritiske i forhold til kvaliteten på arbeidet? Hvilke forhold kan føre til arbeidsulykker. Er det fare for skader på miljøet. Hvordan arbeides det med å redusere risiko? 1.3 Kontrollplaner En del av Gjennomføringsplanen består av Kontrollplaner Entreprenøren/leverandøren skal utarbeide kontrollplan(er) for både rutinemessige og spesielle kontroller som skal utføres for å verifisere at gjeldende forskrifter og kontraktens krav tilfredsstilles. Kontrollplan(ene) skal omfatte kvalitet, helse, sikkerhet, arbeidsmiljø og ytre miljø. Entreprenøren/leverandøren har ansvar for at relevante aktiviteter for egen del og for underentreprenører/underleverandører er ivaretatt i kontrollplan(ene) og at dokumentert egenkontroll skjer i henhold til dette. Miljødirektoratet skal ha mulighet for angi på entreprenørens/leverandørens kontrollplan(er) hvilke aktiviteter/sjekkpunkter de er aktuelt å delta på. Verifikasjon skjer ved gjennomføring av kontroll i samsvar med kontrollplanen(e). Entreprenøren/leverandøren skal dokumentere at kontroll er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik skal registreres og rapporteres. Dokumentasjon av kontroll i form av registreringer (utfylte kontrollplaner med sjekklister/ kontrollskjemaer) arkiveres hos entreprenøren/leverandøren i hele bygge- og garantitiden. Forskjellen på en Kontrollplan og en Gjennomføringsplan Kontrollplanen legger vekt på kontroll, mens en Gjennomføringsplan skal vise alle typer aktiviteter. 1.4 Avviksbehandling Entreprenøren skal utrede konsekvensene av eventuelle avvik og rapportere forslag til behandling av avviket. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse. 1.5 Revisjoner Som et minimum vil Miljødirektoratet sin prosjekt og byggeledelse foreta en gjennomgang av styringssystemet til entreprenøren. Miljødirektoratet har videre rett til: Å gjennomføre systemrevisjoner av entreprenørens/leverandørens kvalitetssystem/ internkontrollsystem. Å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som entreprenøren gjennomfører. Entreprenøren skal legge fram egne planer for revisjoner av systemet, og gi Miljødirektoratet tilgang til dokumentasjon av revisjonene. Ved en varslet revisjon må entreprenøren stille med relevant personell disponibel for byggherre, og legge forholdene til rette for gjennomføringen av disse. Side 2 av 6

3 Kostnader ved deltagelse i denne type aktiviteter dekkes av partene selv. 2 FREMDRIFTSTIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTY- RING OG RAPPORTERING 2.1 Krav til fremdriftsplanlegging Planleggingsnivåer Fremdriftsplanene i prosjektet er organisert i et planhierarki bestående av ulike nivåer hvor det skal være samsvar mellom planene for de ulike nivåer. Nivå 1: Byggherrens hovedfremdriftsplan for hele prosjektet Nivå 2: Kontraktens fremdriftsplan med den enkelte entreprenør Nivå 3: Detaljert styringsplaner basert på nivå 2 kontraktens fremdriftsplan Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Byggherrens overordnede fremdriftsplan for alle deler og faser av prosjektet, jfr. Del III A. Kontraktens fremdriftsplan (nivå 2) Entreprenøren skal senest ved oppstart levere en fremdriftsplan som dekker kontraktsarbeidet, jf. NS 8405 pkt 18.1 (NS 8407 pkt 21.2 for totalentrepriser). Fremdriftstidsplanen skal være detaljert til et nivå som gjør det mulig å vise alle hovedaktiviteter som pågår. Videre skal fremdriftstidsplanen vise viktige logiske sammenhenger i prosjektgjennomføringen. Dette medfører at fremdriftstidsplanen bør grupperes iht. kapitlene og kontoene i nivå 3 i postbeskrivelsen. Videre skal kontraktens fremdriftsplan vise entreprenørens og underentreprenørers aktiviteter i kontraktsperioden slik at disse dekker det komplette arbeidsomfanget for entreprisen, herunder eventuell prosjektering, innkjøp, fabrikasjon, montasje, bygging, testing og sluttdokumentasjon Alle kontraktsfestede milepæler skal vises i fremdriftstidsplanen. Bestillings- og leveringsmilepæler for alle større/kritiske innkjøp skal vises (eks. uttransport av masser til godkjent deponi). Grensesnitt mot andre parter (eks. deponier etc.) må identifiseres der dette er relevant. Planen må vise kritisk vei for prosjektet. Planen skal være detaljert til et nivå som gjør det mulig å vise alle aktiviteter som pågår på ukebasis. Planen justeres i nødvendig omfang i tråd med kontraktens regler om samordning. Planen skal vises som vanlig Gantt-diagram med tekst og tabeller til venstre og diagram i passende tidsskala til høyre. Detaljert styringsplan (nivå 3) Entreprenøren skal på grunnlag av kontraktens fremdriftsplan (nivå 2), eventuelt justert som følge av samordning, etablere og vedlikeholde en detaljert styringsplan (nivå 3). Denne skal leveres senest ved oppstart. Styringsplanen er en detaljering av kontraktens fremdriftsplan (nivå 2) og skal være detaljert til et nivå som gjør det mulig å vise alle aktiviteter som pågår på ukebasis. Detaljert styringsplan skal omforenes og godkjennes av byggherren og vil danne basis for detaljrapportering. Side 3 av 6

4 Andre planer Bemanningsplan Entreprenøren skal senest ved oppstart levere en bemanningsplan. Planen skal omforenes med byggherren og fryses som grunnlag for rapportering av virkelig bemanning i forhold til planlagt bemanning. Arbeidstidsordning og planlagt ferie skal redegjøres for i forbindelse med bemanningsplanen. Entreprenøren skal etablere bemanningsplaner som viser planlagt og virkelig bemanning for arbeidene. Revisjon av planer Hvis den faktiske fremdriften avviker fra de gjeldene planene i en slik grad at de ikke lenger utgjør et hensiktsmessig grunnlag å rapportere mot, kan byggherren kreve at planene revideres. Ved revisjoner skal entreprenøren levere et underlag hvor det går klart frem hvilke deler av planen som er revidert og hvilke konsekvenser dette har for å nå prosjektets milepæler, samt hvordan det påvirker kritisk linje og slakk. Revisjonene skal godkjennes av byggherren. Krav til planleggingsverktøy Entreprenøren skal benytte anerkjente planleggingsverktøy, for eksempel Microsoft Project eller tilsvarende. Entreprenøren skal i tillegg til vanlige papirkopier presentere og levere sine planer og fremdriftsrapporter elektronisk dersom byggherren krever dette. Fremdriftsrapportering Månedsrapport Entreprenøren skal som del av månedsrapporten beskrevet i pkt rapportere fremdriftstatus for arbeidene ved hjelp av frontlinje på fremdriftstidsplan (nivå 2). Byggemøter/byggherremøter Entreprenøren skal rapportere fremdriftstatus for arbeidene på detaljert styringsplan (nivå 3) dersom dette er avtalt. 2.2 Krav til kostnadsstyring Entreprenøren skal som del av månedsrapporten rapportere om følgende nøkkeltall for kostnadsstatus: Opprinnelig kontraktsverdi. Verdien av godkjente endringer. Verdien av omtvistede endringer. Verdien av evt. endringsforespørsler under behandling. Verdien av evt. Mengdejusteringer. Planlagt og virkelig produksjon for perioden og akkumulert til statusdato. Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. Produksjonsprognose for neste måned. 2.3 Krav til rapportering Generelt I vedlegg 1 beskrives Miljødirektoratets krav til tidsfrister og frekvens for rapportering. Månedsrapport Entreprenøren skal utarbeide en månedsrapport som redegjør for kostnads- og fremdriftsmessig status, status for kvalitetssikring, viktige hendelser, saker som krever byggherrens avklaring. Standard rapporteringsmal er vist i vedlegg 2. Med mindre annet er avtalt, skal siste søndag i måneden være statusdato for innsamling av data for månedsrapporten. Byggemøter (kun for entrepriser etter NS 8405) Byggherren holder byggemøter hver uke, dersom ikke annet er avtalt. Entreprenøren kan innkalle til byggemøter dersom han mener det er behov for det. Side 4 av 6

5 I byggemøtene skal entreprenøren rapportere om status på fremdrift, bemanning, kostnader, og endringsstatus. SHA skal inngå som fast post. Byggherren skal føre referat fra det som behandles på byggemøtene. Andre møter Byggherren kan beslutte at det skal avholdes andre møter, for eksempel separate månedsmøter. 2.4 Endringsavtaler Endringer skal formaliseres ved egne endringsavtaler før de iverksettes. Dette gjelder både når endringen har økonomiske og/eller fremdriftsmessige konsekvenser. Byggherrens representant skal utstede/signere endringsavtalene. 3 FAKTURERING 3.1 Innledning Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: Kontraktsarbeider (avdragsfakturaer). Endringsarbeider. Lønns- og prisstigning. Sluttfaktura. Se pkt 3.5 nedenfor for hvilke krav som stilles de ulike fakturakategoriene. Miljødirektoratets betalingsbetingelser er 30 dager etter mottak av faktura. 3.2 Krav til fakturaene Alle fakturaer skal merkes «Avtalenummer Videre skal beskrivelsesfeltet inneholde opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Miljødirektoratet. Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 3.3 Elektronisk faktura For alle avtaler som inngås etter 1. juli 2012 kreves det at den prosjekterende sender faktura (og ev kreditnota) elektronisk, slik at Miljødirektoratet mottar dokumentet i samsvar med standarden «elektronisk handelsformat» (EHF). Se for nærmere informasjon. Adresse: fakturamottak@miljodir.no 3.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Samtlige papirfakturaer til Miljødirektoratet skal sendes til følgende adresse: Miljødirektoratet Postboks 5672 Sluppen 7485 Trondheim Att.: Vanja Alling 3.5 Krav til de ulike fakturakategoriene Avdragsfakturaer m/vedlegg: Side 5 av 6

6 Det skal medfølge målinger og annen dokumentasjon som er nødvendig for byggherrens kontroll. Fakturavedlegget settes opp på grunnlag av kontraktens enhetspriser og mengder utført pr. statusdato. Vedlegget skal følge spesifikasjonen i konkurransegrunnlagets med nedbrytning pr. post (mengde og pris). Fakturaforsiden skal vise: Sum akkumulert produksjonsverdi iht utførte mengder og priser. Sum akkumulert iflg. forrige avdragsfaktura. Totalbeløp i perioden. Fakturabeløpet for perioden utgjør totalbeløpet fratrukket innestående beløp og eventuelle forskuddsfradrag. Faktura for endringsarbeider Faktura for endringsarbeider skal være spesifisert på samme måte som avdragsfakturaer. Det skal henvises til endringsavtale. Ved arbeider som utføres etter regning skal i tillegg lønningslister eller timelister, materialregninger, målebrev o.l vedlegges. Lønns- og prisstigningsfakturaer (LPS). Ved avtalt LPS skal det foretas beregning av dette etter samme periodisering som for avdragsfakturaer. Beregningen skal fremkomme på LPS-fakturaene. 4 SPRÅK Alle dokumenter, møtereferater mv. skal framlegges på norsk, muntlige framstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. 5 INFORMASJON - PROFILERING 5.1 Retningslinjer for informasjon Entreprenøren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos byggherren for offentlig presentasjon/omtale av kontraktsforhold/byggherren/oppdraget/bygg/anlegg utført for Miljødirektoratet. Entreprenøren kan ikke uttale seg på vegne av byggherren i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos byggherren. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises/videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos byggherren. 5.2 Retningslinjer for firmaprofilering Entreprenøren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos byggherren for omtale/presentasjon av oppdraget/bygg/anlegg utført for Miljødirektoratet. Bygg/anlegg vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis- /tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Miljødirektoratet er oppdragsgiver/byggherre. Side 6 av 6