KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III-D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER NS 8401

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III-D ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER NS 8401 Kontraktsnummer:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KVALITETSSIKRING Generelt Kvalitetsplan Kontrollplaner Avviksbehandling Revisjoner FREMDRIFTSTIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING Fremdriftsplan Bemanningsplaner Dokumentplan Fremdriftsrapportering Krav til planleggingsverktøy Faktureringsplan Kostnadsrapportering Rapporteringsperiode/statusdato (kuttdato) Rapportering Endringsavtaler FAKTURERING Innledning Krav til fakturaene Elektronisk faktura Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Krav til de ulike fakturakategoriene SPRÅK SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG LEVERANDØRKLARERING ELLER GODKJENNING/ AUTORISASJON AV LEVERANDØR INFORMASJON - PROFILERING Retningslinjer for informasjon Retningslinjer for firmaprofilering... 8 VEDLEGG 1 RAPPORTERING TIL OPPDRAGSGIVER... 1 VEDLEGG 2 KRAV VED LEVERANDØRKLARERING... 1 Versjonsdato Side: 2 av 8

3 1 KVALITETSSIKRING 1.1 Generelt Den prosjekterende skal i prosjektet ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Den prosjekterende er ansvarlig for systematisk kontroll også av underleverandørers arbeider/leveranser som omfattes av kontrakten. Forsvarsbyggs kontraktspartner skal videreføre denne kontraktens krav til kvalitetssikring til sine kontraktspartnere nedover i kontraktspyramiden. 1.2 Kvalitetsplan Det skal utarbeides en prosjektspesifikk kvalitetsplan. Kvalitetsplanen kan på relevante punkter henvise til den prosjekterendes kvalitetssystem, samt bygningsmyndighetenes krav. Kvalitetsplanen oversendes oppdragsgiver senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. 1.3 Kontrollplaner Den prosjekterende skal utarbeide prosjektspesifikke kontrollplaner for både rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at kontraktens krav, gjeldende offentligrettslige krav, samt kvalitetsplanen oppfylles. Kontrollplanene skal minimum angi: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (byggherre / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Kontrollplanene skal oversendes Oppdragsgiver senest fire uker etter kontraktsinngåelse. Oppdragsgiver vil angi på den prosjekterendes kontrollplaner hvilke aktiviteter /sjekkpunkter oppdragsgiver skal delta på og rapportere dette tilbake til den prosjekterende. Verifikasjon skjer ved gjennomføring av kontroll i samsvar med kontrollplanene. Den prosjekterende skal dokumentere at kontroll er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik skal registreres og rapporteres. Kontrollplanene skal holdes oppdatert i hele kontraktsperioden, og status rapporteres månedlig i månedsrapporten. Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kontrollplaner med sjekklister / kontrollskjemaer) arkiveres hos den prosjekterende i hele bygge- og reklamasjonstiden, og tas inn i FDVdokumentasjonen der dette er nødvendig. 1.4 Avviksbehandling Den prosjekterende skal utrede konsekvensene av eventuelle avvik og rapportere forslag til behandling av avviket. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse. Versjonsdato Side: 3 av 8

4 1.5 Revisjoner Oppdragsgiver har rett til, etter en rimelig frist, å gjennomføre revisjon av den prosjekterendes oppfølging av kvalitetsplan og kontrollplan, herunder utførelse av kontraktsarbeidet, produksjonsprosessen, regnskap etc. Oppdragsgiver har også rett til å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som den prosjekterende selv gjennomfører overfor sine kontraktsmedhjelpere. 2 FREMDRIFTSTIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 2.1 Fremdriftsplan Den prosjekterende skal senest fire uker etter kontraktsinngåelse utarbeide en fremdriftstidsplan som dekker kontraktarbeidet. Denne skal samordnes med oppdragsgivers hovedfremdriftsplan, og den skal være tydelig mht. hovedfrister, delfrister, kritiske aktiviteter, møter og avhengigheter. Fremdriftsplanen skal vise start- og sluttdato for alle aktiviteter. Fremdriftsplanen skal brytes ned til et nivå som sikrer en effektiv og kontrollerbar oppfølging. 2.2 Bemanningsplaner Den prosjekterende skal senest fire uker etter kontraktsinngåelse etablere bemanningsplaner som viser planlagt og virkelig bemanning pr. fag og totalt for arbeidene. 2.3 Dokumentplan Den prosjekterende skal utarbeide og vedlikeholde en dokumentplan som omfatter tekniske dokumenter og tegninger som den prosjekterende er ansvarlig for å utarbeide. Dokumentplanen skal inneholde planlagte, virkelige og prognose datoer for viktige milepæler i dokumentproduksjonen. Dokumentplanen skal også inneholde opplysninger om hvilke dokumenter som skal oversendes oppdragsgiver for informasjon eller godkjennelse. Dokumentplanen skal være tilgjengelig for oppdragsgivers godkjennelse senest fire uker etter kontraktsinngåelse. 2.4 Fremdriftsrapportering Den prosjekterende skal rapportere fremdrift for arbeidene ved hjelp av frontlinje på fremdriftstidsplanen. Det skal angis estimert timetall per aktivitet som skal benyttes som grunnlag for innbyrdes vekting av aktivitetene. Fremdriften skal rapporteres prosentvis pr. aktivitet og vises tabellarisk som planlagt og virkelig fremdrift. Rapportering av virkelig fremdrift skal gjøres ved en aggregering av virkelig fremdrift pr. dokument fra dokumentplanen. Prosent fremdrift skal beregner ut fra følgende metodikk: 100% x virkelig forbrukte timer Forbrukte timer + estimerte gjenstående timeverk (sluttprognose) 2.5 Krav til planleggingsverktøy Den prosjekterende skal benytte anerkjente planleggingsverktøy, for eksempel Microsoft Project eller tilsvarende. Han skal i tillegg til vanlige papirkopier presentere og levere sine planer og fremdriftsrapporter elektronisk dersom byggherren krever dette. Byggherren kan kreve at den prosjekterende benytter eroom/prosjekthotell. 2.6 Faktureringsplan Den prosjekterende skal utarbeide en tabellarisk faktureringsplan med måned som tidsenhet. Faktureringsplanen danner ikke grunnlag for betaling av arbeidet. Arbeidet betales basert på utført produksjon. Versjonsdato Side: 4 av 8

5 2.7 Kostnadsrapportering Den prosjekterende skal rapportere følgende nøkkeltall for kontraktstatus: Opprinnelig kontraktsverdi. Verdien av godkjente endringer. Verdien av omtvistede endringer Verdien av evt. endringsforespørsler under behandling. Planlagt og virkelig produksjon for perioden og akkumulert til statusdato Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. Produksjonsprognose for neste måned. 2.8 Rapporteringsperiode/statusdato (kuttdato) Rapporteringsperiode er månedlig. Med mindre annet er avtalt, skal siste søndag i måneden være statusdato for innsamling av data for månedsrapporten. 2.9 Rapportering I vedlegg 1 beskrives oppdragsgivers krav til tidsfrister og frekvens for rapportering. Den prosjekterende innen 5 dager etter kuttdato, oversende en månedsrapport med følgende hovedpunkter: Kostnader Fremdrift Bemanning Kvalitet I statusmøter med oppdragsgiver skal følgende faste poster inngå: Kostnader Fremdrift Bemanning Kvalitet Oppdragsgiver skal ta referat fra slike statusmøter, dersom ikke annet er avtalt Endringsavtaler Endringer skal formaliseres ved egne endringsavtaler før de iverksettes. Dette gjelder både når endringen har økonomiske og/eller fremdriftsmessige konsekvenser. Byggherrens representant skal utstede/signere endringsavtalene. 3 FAKTURERING 3.1 Innledning Det skal sendes separate fakturaer for henholdsvis: Kontraktsarbeider (avdragsfakturaer) Endringsarbeider lønns- og prisstigning (ved fastprisoppdrag) sluttfaktura. Se pkt 3.5 nedenfor for hvilke krav som stilles de ulike fakturakategoriene. Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura. Versjonsdato Side: 5 av 8

6 3.2 Krav til fakturaene Alle fakturaer skal merkes «Ressursnr.» (femsifret) til den som skal motta fakturaen. Dette ressursnummeret skal angis under «Deres referanse» på fakturaforsiden. I fakturaens beskrivelsesfelt skal følgende opplysninger fremgå: «prosjektnr.» og «kontraktsnr.». Videre skal beskrivelsesfeltet innehold opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Forsvarsbygg. Manglende eller feil merking av fakturaer vil medføre retur av faktura, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 3.3 Elektronisk faktura For alle avtaler som inngås etter 1. juli 2012 kreves det at den prosjekterende sender faktura (og ev kreditnota) elektronisk, slik at Forsvarsbygg mottar dokumentet i samsvar med standarden «elektronisk handelsformat» (EHF). Se for nærmere informasjon. 3.4 Fakturaadresse (kun for papirfakturaer) Samtlige papirfakturaer til Forsvarsbygg skal sendes til følgende adresse: Forsvarsbygg fellestjenester regnskap Postboks Hamar 3.5 Krav til de ulike fakturakategoriene Avdragsfakturaer m/vedlegg: Det skal medfølge målinger og annen dokumentasjon som er nødvendig for byggherrens kontroll. Fakturavedlegget settes opp på grunnlag av kontraktens enhetspriser og mengder utført pr. statusdato. Vedlegget skal følge spesifikasjonen i konkurransegrunnlagets med nedbrytning pr. post (mengde og pris). Fakturaforsiden skal vise: Sum akkumulert produksjonsverdi iht utførte mengder og priser. Sum akkumulert i flg. forrige avdragsfaktura. Totalbeløp i perioden. Fakturabeløpet for perioden utgjør totalbeløpet fratrukket innestående beløp og eventuelle forskuddsfradrag. Faktura for endringsarbeider Faktura for endringsarbeider skal være spesifisert på samme måte som avdragsfakturaer. Det skal henvises til endringsavtale. Ved arbeider som utføres etter regning skal i tillegg lønningslister eller timelister, materialregninger, målebrev o.l vedlegges. Lønns- og prisstigningsfakturaer (LPS). Ved avtalt LPS skal det foretas beregning av dette etter samme periodisering som for avdragsfakturaer. Beregningen skal fremkomme på LPS-fakturaene. 4 SPRÅK Alle dokumenter, møtereferater mv. som skal framlegges på norsk, muntlige framstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk. Versjonsdato Side: 6 av 8

7 5 SIKKERHETSKLARERING OG ADGANG TIL MILITÆRE ANLEGG (I mangel av kryss gjelder alternativ 1.) Alt 1: Det er ikke krav til sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: I forkant av leveransen/besøket skal dette være meldt til vakta med navn på hvem som kommer og navn på den som skal motta. Vakta vil da ringe for å kontrollere at besøket/leveransen er ventet, og at det blir tatt i mot. Alt 2: Det er krav til alle om sikkerhetsklarering for adgang til lokasjonen eller anlegget: Sikkerhetsklarering gjennomføres på bakgrunn av kriterier forvaltet av Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Det skal søkes på spesielle skjemaer gitt av denne myndigheten. (Det er viktig for saksbehandlingstiden at man er nøyaktig ved utfylling av disse formularene). Skjemaer rekvireres fra Forsvarsbygg. Normal behandlingstid for norske statsborgere er minimum 4 uker. For utenlandske statsborgere må det påregnes 4-12 måneders behandlingstid. Når det foreligger en godkjent sikkerhetsklarering fra klareringsmyndigheten, kan det søkes om adgangskort til personen. Dette skal skje til Forsvarsbygg. Alle personer skal alltid bære, godt synlig, det adgangskortet som er tildelt fra den spesielle militære avdelingen hvor arbeidet foregår. Forutsetningen for å få tildelt adgangskortet er at personen har gyldig sikkerhetsklarering. 6 LEVERANDØRKLARERING ELLER GODKJENNING/ AUTORISASJON AV LEVERANDØR (I mangel av kryss gjelder alternativ 1.) Alt 1: Dokumentene i dette prosjektet UGRADERT, og det kreves ikke leverandørklarering eller godkjenning/autorisasjon av leverandør Alt 2: Leverandøren må i dette prosjektet kunne håndtere dokumenter sikkerhetsgradert BEGRENSET i leverandørens lokaler. Alt 3: Leverandøren må i dette prosjektet kunne håndtere dokumenter sikkerhetsgradert KONFIDENSIELT eller høyere i leverandørens lokaler. Kravene til leverandøren for de forskjellige sikkerhetsgraderingene fremgår av vedlegg 2. Leverandørene bærer alle kostnader for de beskrevne aktivitetene, slik at kravene for behandling av sikkerhetsgradert informasjon blir ivaretatt. Forsvarsbygg bærer sine egne kostnader ifm. leverandørklarering og godkjenning/autorisasjon av leverandør. Ved graderte kontrakter vil Forsvarsbygg innen én uke etter avtaleinngåelsen oversende en sikkerhetsplan som omhandler sikkerhetsforhold. 7 INFORMASJON - PROFILERING 7.1 Retningslinjer for informasjon Den prosjekterende er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for offentlig presentasjon / omtale av kontraktsforhold / oppdragsgiver / oppdraget / bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. Versjonsdato Side: 7 av 8

8 Den prosjekterende kan ikke uttale seg på vegne av oppdragsgiver i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises / videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. 7.2 Retningslinjer for firmaprofilering Den prosjekterende er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for omtale / presentasjon av oppdraget / Forsvarsbygg/ bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg / anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis- / tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Forsvarsbygg er oppdragsgiver / byggherre. Bilder og omtale av oppdraget / bygg / anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. Hvis det er ønske om å benytte Forsvarsbygg som referanse, skal prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg forespørres på forhånd og kvalitetssikre innholdet. Versjonsdato Side: 8 av 8

9 Vedlegg 1 Rapportering til oppdragsgiver I forbindelse med kontraktsinngåelse / oppstart av arbeidene: Leveranse Ref. Fremdriftsplan / frekvens Prosjektspesifikk kvalitetsplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Kontrollplaner for kvalitetssikring Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Fremdriftsplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Bemanningsplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Faktureringsplan Del III-D pkt uker etter kontraktsinngåelse. Periodisk rapportering: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kontrollplaner for kvalitetssikring Del III-D pkt. 1.3 Se del III-D pkt 2.9 Fremdriftsplan Del III-D pkt. 2.1 Se del III-D pkt 2.9 Bemanningsplan Del III-D pkt. 2.2 Se del III-D pkt 2.9 Faktureringsplan Del III-D pkt. 2.6 Se del III-D pkt 2.9 I forbindelse med avslutning av arbeidene: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Risikovurdering iht. byggherreforskriften Del III-E1

10 Vedlegg 2 Krav ved leverandørklarering Godkjenning/autorisasjon av leverandør på BEGRENSET nivå Innebærer: Leverandøren blir underlagt sikkerhetsloven med forskrifter. Leverandøren blir kontaktet og får veiledning av Forsvarsbygg (FB). Leverandøren må etablere en sikkerhetsorganisasjon og rutiner for mottak og behandling av sikkerhetsgradert informasjon. Leverandøren må utarbeide sikkerhetsdokumentasjon (leverandøren får maler for noen av dokumentene fra FB). Innhente taushetserklæring, gjennomføre autorisasjonssamtale og autorisere aktuelt personell, samt utarbeide autorisasjonsliste. Leverandøren må definere lokalene sine inn i kontrollert, beskyttet og sperret område. Lokalene må være sikret i henhold til bestemmelsene. Sikkerhetsgradert informasjon skal oppbevares i låsbar oppbevaringsenhet og behandles i beskyttet og/eller i sperret område. Ev. informasjonssystemer (PC) skal være godkjent av FB. Informasjonssystemet kan ikke ha eksterne linjer/koblinger. Leverandøren må dekke alle utgifter ifb. godkjenningen/autorisasjonen, dersom ikke annet er avtalt med FB ved prosjektet. Noen eksempler på utgifter kan være anskaffelse av PC og programvare, anskaffelse av skap, beskyttet område må sikres eller det må bygges et beskyttet område, fordi leverandøren har landskap. Sikkerhetsavtale inngås med leverandøren, som forplikter seg bl.a. å: følge sikkerhetsloven med forskrifter ikke utlevere sikkerhetsgradert informasjon til tredje part kun benytte autorisert personell ikke bekjentgjøre godkjenningen/autorisasjonen på Internett eller i markedsføring kun benytte godkjent informasjonssystem (PC) dekke alle utgifter ifb. godkjenningen/autorisasjonen tilbakelevere all sikkerhetsgradert informasjon når anskaffelsen er avsluttet eller dersom de ikke ble engasjert i anskaffelsen meddele endringer ifb. firmanavn, daglig leder eller lokaler melde i fra om eventuell gjeldsforhandling eller konkurs. En godkjenning/autorisasjon gis for hver sikkerhetsgradert anskaffelse og oppheves når anskaffelsen er avsluttet. Dersom en hovedleverandør skal benytte underleverandør i en sikkerhetsgradert anskaffelse, må hovedleverandøren ta kontakt med prosjektsikkerhetsleder. Dersom underleverandøren skal behandle, oppbevare eller tilvirke sikkerhetsgradert informasjon på nivå BEGRENSET i sine lokaler, skal de godkjennes/autoriseres av FB. Klarering av leverandør på KONFIDENSIELT eller høyere nivå Innebærer i tillegg til kravene på BEGRENSET nivå: Leverandøren må gi opplysninger om ev. utenlandske eierinteresser, oppdrag for utlandet og næringsinteresser som personer i leverandørens styre og ledelse har i utlandet. Videre oversikt over styre, ledelse, utenlandske statsborgere og gi en skisse/tegning over lokaliteter som er tenkt benyttet til den sikkerhetsgraderte anskaffelsen. Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) undersøker leverandøren og Forsvarsbygg (FB) gjennomfører en førstegangsinspeksjon hos leverandøren. Leverandøren må etablere en sikkerhetsorganisasjon og rutiner for mottak og behandling av sikkerhetsgradert informasjon. Leverandøren må utarbeide sikkerhetsdokumentasjon (leverandøren får

11 maler for noen av dokumentene fra FB). Fremme anmodning om sikkerhetsklarering for aktuelt personell, innhente taushetserklæring, gjennomføre autorisasjonssamtale og autorisere aktuelt personell, samt utarbeide autorisasjonsliste. Sikkerhetsgradert informasjon skal oppbevares i godkjent oppbevaringsenhet En leverandørklarering gis for hver sikkerhetsgradert anskaffelse og oppheves når anskaffelsen er avsluttet. En leverandør kan ha flere leverandørklareringer på en gang. Det er NSM som er klareringsmyndighet. FB vil gjennomføre tilsyn med leverandøren minst hver 18. måned så lenge anskaffelsen pågår. Dersom en hovedleverandør skal benytte underleverandør i en sikkerhetsgradert anskaffelse, må hovedleverandøren ta kontakt med prosjektsikkerhetsleder. Dersom underleverandøren skal behandle, oppbevare eller tilvirke sikkerhetsgradert informasjon på nivå KONFIDENSIELT eller høyere i sine lokaler, må de også få en leverandørklarering.