Konsek Trøndelag IKS. Møteinnkalling - Representantskapet. Arkivsak: 17/89 Møtedato/tid: Kl 11:30 Møtested: Scandic Hell.

Transkript

1 Konsek Trøndelag IKS Møteinnkalling - Representantskapet Arkivsak: 17/89 Møtedato/tid: Kl 11:30 Møtested: Scandic Hell Møtedeltakere: Kjell Inge Selbekk Olav Jørgen Bjørkås Trygve Jonny Sandvik Trine Haug Berit Flåmo Skjalg Åkerøy Jostein Tetlie Bjørg Reitan Bjørgvik Hege Nordheim-Viken Ida Stuberg Pål Sture Nilsen Per Helge Johansen Robert Svarva Bente Estil Jahn Harry Kristiansen Vibeke Mehlum Gunnar Krogstad Kari Anita Furunes Aina Bogen Steinar Lyngstad Arnhild Holstad Stian Brekkvassmo Rune Arstein Berit Ingeborg By Per Olav Tyldum Hans Oskar Devik Arnstein Trøite Jon P. Husby John Lernes Tone Våg Bjørn Arild Gram Oddvar Vigdenes Jan I. Kaspersen Odd Gulbrandsen Bjørn Iversen Anders Lindstrøm Agdenes kommune Flatanger kommune Fosnes kommune Frosta kommune Frøya kommune Grong kommune Hemne kommune Hitra kommune Høylandet kommune Inderøy kommune Klæbu kommune Leka kommune Levanger kommune Lierne kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Meråker kommune Midtre Gauldal kommune Namdalseid kommune Namsos kommune Namsskogan kommune Nærøy kommune Orkdal kommune Overhalla kommune Røyrvik kommune Selbu kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Snåsa kommune Steinkjer kommune Stjørdal kommune Trøndelag fylkeskommune Tydal kommune Verdal kommune Verran kommune Andre møtende: Inga Balstad, styreleder KonSek Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, daglig leder KonSek Midt-Norge IKS Gunnar Alstad, styreleder Komsek Trøndelag IKS Liv Tronstad, daglig leder Komsek Trøndelag IKS Kopi: Eierkommuner, styremedlemmer og varamedlemmer til representantskapet 1

2 Tidsplan: kl. 11:00 Kaffe og frukt kl. 11:30 Møtestart kl. 13:00 Felles lunsj med Årsmøtet i Revisjon Midt-Norge SA Det er ikke anledning til å bruke fullmakt jf. IKS-loven 9 1. ledd og Kommunal- og moderniseringsdepartementets rundskriv H-02/06, sak 05/3032. Det skal velges 2 til å skrive under protokollen i tillegg til møteleder. Eventuelle forfall meldes snarest til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Trondheim, Arvid Hanssen (sign.) Daglig leder KonSek Midt-Norge IKS Liv Tronstad (sign.) Daglig leder Komsek Trøndelag IKS Sakliste Saksnr. Sakstittel 06/17 Valg av valgkomite for perioden /17 Valg av leder og nestleder i representantskapet. 08/17 Valg av styret, styrets leder og styrets nestleder. 09/17 Reglement for godtgjøring til styret 10/17 Budsjettrammer 2018 og økonomiplan /17 Valg av revisor for regnskapsåret /17 Instruks for valgkomiteen 13/17 Godtgjøring til valgkomiteen 2

3 Valg av valgkomite for perioden Behandles i utvalg Møtedato Saknr Styret /17 Representantskapet /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 035, TI - &11 Arkivsaknr 17/83-1 Innstilling til representantskapet Som valgkomité for resten av perioden : - Jon P. Husby - Vibeke Mehlum - Skjalg Åkerøy - Trine Haug Som leder av valgkomiteen velges: XXX Behandling i styret : Innstillingen er enstemmig vedtatt. Vedtak i styret : Saken legges fram for representantskapet med følgende innstilling: Som valgkomité for resten av perioden : - Jon P. Husby - Vibeke Mehlum - Skjalg Åkerøy - Trine Haug Som leder av valgkomiteen velges: XXX Saksutredning Den nye selskapsavtalen for Konsek Trøndelag IKS 8 lyder: «8 Valgkomité Representantskapet skal nedsette en valgkomité og vedta instruks for valgkomiteen. Valgperioden følger valgperioden til representantskapet. Styret fremmer innstilling på valgkomité og godtgjøring til denne. Valgkomiteen skal bestå av minst 3 medlemmer, og ha en sammensetning som representerer bredden av selskapets deltakere. Valgkomiteen fremmer begrunnet forslag om valg av styre, leder og nestleder i representantskapet og godtgjøring til styret.» I sammenslåingsdokumentet (s. 18) ble det også lagt opp til at de eksisterende representantskapene skulle fremme to kandidater hver til valgkomité slik at disse kunne arbeide allerede i forkant av første representantskap etter sammenslåingen. Representantskapet i Komsek Trøndelag IKS foreslo i vedtak om sammenslåing følgende som medlemmer i valgkomitéen: - Skjalg Åkerøy - Trine Haug 3

4 Representantskapet i Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS foreslo tilsvarende: - Vibeke Mehlum - Jon P. Husby Selskapsavtalen regulerer at det skal velges minst tre medlemmer til valgkomiteen, og åpner derfor for at alle fire kan velges. Det er ikke nedfelt i selskapsavtalen at det skal velges en leder av valgkomiteen, men det er daglig leders vurdering at dette er hensiktsmessig av hensyn til komiteens arbeid. Dette er også nedfelt i forslaget til instruks for valgkomiteen. Valgperiode for valgkomiteen skal ifølge selskapsavtalen følge valgperioden for representantskapet. Dette innebærer at valgkomiteen nå må velges for resten av inneværende periode, og at det vil bli nytt valg på valgkomité når representantskapet konstitueres etter kommunevalget i 2019, antagelig våren Daglig leders konklusjon Med bakgrunn i sammenslåingsdokumentet og forslag fra representantskapene i Komsek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS anbefaler daglig leder at de fire foreslåtte kandidatene velges som medlemmer av valgkomiteen. Videre oppfordrer daglig leder representantskapet til å utpeke en av disse som leder, men det bør være opp til representantskapet selv å velge hvem dette skal være. 4

5 Valg av leder og nestleder i representantskapet. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Representantskapet /17 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 15/ Innstilling til representantskapet Som leder til representantskapet velges: Kari Anita Furunes, ordfører Meråker Som nestleder til representantskapet velges: Vibeke Mehlum, varaordfører Meldal Vedlegg Valgkomiteens forslag til leder og nestleder i representantskapet i KonSek Trøndelag IKS Saksutredning I henhold til selskapsavtalens 8 skal valgkomiteen fremme et begrunnet forslag om valg av leder og nestleder i representantskapet. Representantskapet skal selv velge sin leder og nestleder, jf. selskapsavtalens 6. Dette er i tråd med Lov om interkommunale selskaper 6. Vedtak i representantskapet fattes med flertall av de avgitte stemmer (jf. selskapsavtalens 7), og ellers i tråd med lov om interkommunale selskaper. 5

6 Valgkomiteens forslag til leder og nestleder i representantskapet i KonSek Trøndelag IKS: Leder: Kari Anita Furunes, ordfører Meråker Nestleder: Vibeke Mehlum, varaordfører Meldal 6

7 Valg av styret, styrets leder og styrets nestleder. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Representantskapet /17 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 16/49-15 Innstilling til representantskapet Som styremedlemmer til Konsek Trøndelag IKS velges: Styremedlem: Gunnar Alstad Inga Balstad Sigrid Johannessen Jan Ole Sund Oddlaug B. Brekken Erik Seem Varamedlem i rekkefølge: 1. Liv Tun 2. Helge Bjørn Bæverfjord 3. Hans-Fredrik Donjem 4. Karin Bjørkhaug 5. Line Merete Elvrum 6. Steinar Berdal Som styrets leder velges: Gunnar Alstad Som styrets nestleder velges: Inga Balstad Vedlegg Valgkomiteens forslag til styret i Konsek Trøndelag IKS Saksutredning Av selskapsavtalens 9 fremgår følgende: Styret i selskapet består av seks (6) medlemmer med tilsvarende antall varamedlemmer i rekkefølge valgt av representantskapet, og ett (1) medlem med personlig varamedlem som velges av de ansatte. Med unntak av representant valgt av de ansatte velges styrets medlemmer for to år, der tre medlemmer velges hvert år. Varamedlemmer oppnevnes for ett år. Representantskapet velger årlig styreleder og nestleder blant styrets medlemmer. Jf. Lov om interkommunale selskaper 10, 1. ledd så kan ikke daglig leder eller representantskapsmedlem være medlem av styret. Valg til styret skal også tilfredsstille kravene til representasjon av begge kjønn, og her viser Lov om interkommunale selskaper til reglene i Lov om aksjeselskaper 20-6 nr. 3. Har styret seks til åtte medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst tre. Representant valgt av de ansatte regnes ikke med i kravet til kjønnsfordeling, noe som betyr at representantskapet må velge tre menn og tre kvinner til styret. 7

8 Valgkomiteens forslag til styret i KonSek Trøndelag IKS Leder: Gunnar Alstad Nestleder: Inga Balstad Medlem: Sigrid Johannessen Medlem: Jan Ole Sund Medlem: Oddlaug B. Brekken Medlem: Erik Seem Vara: 1. Liv Tun 2. Helge Bjørn Bæverfjord 3. Hans-Fredrik Donjem 4. Karin Bjørkhaug 5. Line Merete Elvrum 6. Steinar Berdal 8

9 Reglement for godtgjøring til styret Behandles i utvalg Møtedato Saknr Representantskapet /17 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 16/49-16 Innstilling til representantskapet Representantskapet vedtar fremlagt forslag til reglement for godtgjøring til styret. Vedlegg Valgkomiteens forslag til reglement for godtgjøring til styret i Konsek Trøndelag IKS Saksutredning Jf. Selskapsavtalens 8 4. ledd så skal valgkomiteen fremme et begrunnet forslag om godtgjøring til styret. Valgkomiteen har i e-post av fått oversendt gjeldene godtgjørelsesreglement for KonSek Midt-Norge IKS og satser vedtatt av representantskapet (sak 6/17) i KomSek Trøndelag IKS. 9

10 REGLEMENT FOR GODTGJØRING TIL STYRET - KONSEK TRØNDELAG IKS 10

11 Innholdsfortegnelse 1. GODTGJØRELSE TIL STYRELEDER MØTEGODTGJØRELSE BEFARINGER KURS OG KONFERANSER DRØFTINGS- OG FORHANDLINGSMØTER TAPT ARBEIDSFORTJENESTE ULEGITIMERT LEGITIMERT OMSORGSGODTGJØRELSE SKYSS- OG KOSTGODTGJØRELSE REVIDERING AV REGLEMENT TOLKNINGER KRAV UTBETALINGER IKRAFTTREDELSE

12 1. Godtgjørelse til styreleder Styreleder gis en fast årlig godtgjørelse på kr Den faste godtgjørelsen dekker alle gjøremål knyttet til vervet. Tapt arbeidsinntekt utbetales som for øvrige medlemmer. 2. Møtegodtgjørelse Medlemmer av styret gis en fast årlig godtgjørelse på kr Ved oppmøte i mindre enn halvparten av møtene reduseres honoraret med 30%. Dette gjelder for alle i styret. Varamedlemmer gis en fast møtegodtgjørelse på kr per møte. 2.1 Befaringer Samme godtgjørelse som for møter gis også til varamedlemmer for befaringer. Unntatt er befaringer som går inn i møteberegningen. 2.2 Kurs og konferanser Ved kurs og konferanser utbetales ingen møtegodtgjørelse. Legitimert tapt arbeidsfortjeneste dekkes dersom dette er godkjent på forhånd. 2.3 Drøftings- og forhandlingsmøter Nestleder og vanlige styremedlemmer gis en godtgjørelse på kr per møte ved deltakelse på drøftings- og forhandlingsmøter. Samme sats benyttes ved pålagt deltakelse på andre typer møter knyttet til vervet. 3. Tapt arbeidsfortjeneste Private og offentlige ansatte tilstås ikke tapt arbeidsfortjeneste når møtene holdes i ordinær arbeidstid, og lønn betales av arbeidsgiver. 3.1 Ulegitimert Ved fravær fra arbeidsstedet tilkjennes erstatning for tapt arbeidsfortjeneste/vikarutgifter med kr per møte og reisedag. Ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste gis innenfor normalarbeidsdag som settes fra kl Utbetaling etter pkt 3.1 gjelder også folkevalgte som utøver husmor/husfarfunksjon og studenter. Kompensasjon i tråd med satsene under pkt 3.1 gis også når styremedlemmer blir valgt til å delta på kurs og konferanser. Det utbetales forholdsmessig beløp med utgangspunkt i 8 timer per dag, m.a.o. det gis en godtgjøring kr 150 per påbegynt time. 12

13 3.2 Legitimert Legitimerte utgifter til stedfortreder eller tap av ordinær arbeidsinntekt godgjøres med inntil kr per dag. Som legitimasjon nyttes for selvstendig næringsdrivende attest fra ligningsmyndighetene med opplysning om netto næringsinntekt per år. Dagslønn beregnes ut i fra 230 arbeidsdager per år. For lønnstakere nyttes attest fra arbeidsgiver om trekkbeløpets størrelse per møtedag. 4. Omsorgsgodtgjørelse For medlemmer som har omsorg eller tilsynsforpliktelser, ytes godtgjørelse etter følgende retningslinjer: Til enslige som - forsørger barn under 12 år - forsørger funksjonshemmet barn - har ansvar for eldre eller syke hjemmeværende som trenger tilsyn/pleie kan det ved deltakelse i møter dekkes legitimerte utgifter med inntil 50% av øvre grense for legitimerte utgifter, jfr Godtgjørelse tilstås ikke hvis tilsyn eller barnepass utføres av ektefelle eller søsken. 5. Skyss- og kostgodtgjørelse Skyss- og kostgodtgjørelse ytes etter det til enhver til gjeldende kommunale reiseregulativ. 6. Revidering av reglement Reglementet revideres hvert år, neste gang per Tolkninger Dersom det oppstår tvil om tolkning av reglementet skal saken legges fram for styret til avgjørelse. 8. Krav Medlemmene er selv ansvarlig for å fylle ut reiseregning og levere Konsek. Reiseutgifter, samt godtgjørelse som beregnes av Konsek, utbetales av selskapet. 9. Utbetalinger Utbetalinger skjer halvårsvis. 10. Ikrafttredelse Disse reglene gjelder fra

14 Budsjettrammer 2018 og økonomiplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Styret /17 Representantskapet /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 17/88-1 Innstilling til representantskapet 1. Representantskapet vedtar budsjettrammer for 2018 med en samlet ramme på kr og rammer for økonomiplan Representantskapet vedtar fordeling av honorar fra deltakerne for 2018 i tråd med vedlegg. 3. Representantskapet ber styret sørge for at leveranseavtaler foreligger til godkjenning før behandling av budsjett for Vedlegg Forslag til honorarer 2018 Behandling i styret :: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i styret :: Saken legges fram for representantskapet med følgende innstilling: 1. Representantskapet vedtar budsjettrammer for 2018 med en samlet ramme på kr og rammer for økonomiplan Representantskapet vedtar fordeling av honorar fra deltakerne for 2018 i tråd med vedlegg. 3. Representantskapet ber styret sørge for at leveranseavtaler foreligger til godkjenning før behandling av budsjett for Saksutredning Ifølge lov om interkommunale selskaper 18 skal representantskapet hvert år vedta selskapets budsjett for kommende kalenderår. Dette er i forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper 2 spesifisert til at: «Representantskapet skal innen årets utgang fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift og investering kommende kalenderår.», og vider at «Styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene.» I selskapsavtalen 5 er det spesifisert at: «Betalingsforpliktelser for den enkelte deltaker som følge av leveranseavtale fastsettes av representantskapet for ett år av gangen.» I utredninga for sammenslåing er det tatt utgangspunkt i at dette skal baseres på faktisk forbruk av ressurser over tid, og en felles timesats, men at denne ordningen gradvis skal fases inn frem mot I sammenslåingsdokumentet er følgende utviklingstrekk lagt til grunn: Behovet for tjenester til Trøndelag fylkeskommune vil på sikt bli lavere enn nivået for dagens fylkeskommuner samlet, men honoraret for Trøndelag fylkeskommune fryses til samlet honorar for Sør- og Nord-Trøndelag fylkeskommuner til og med Honoraret vil bli redusert i tråd med endret behov fra og med

15 Honoraret for deltakerne i tidligere Konsek forventes å ligge omtrent på nivå med i dag. Honoraret for deltakerne i tidligere Komsek forventes å øke noe, med gradvis utjevning mot en betaling etter samme prinsipp for alle deltakere fra og med Komsek leverer i dag tjenester til Innherred og Midtre Namdal samkommuner i tillegg til eierkommunene. Innherred samkommune avvikles fra , mens Midtre Namdal avvikles fra Forutsetninger for budsjett 2018 I overgangsfasen med sammenslåing av selskapene er leveranseavtalene enda ikke utarbeidet, og vi mangler inntil videre tilstrekkelig kunnskap om det reelle ressursforbruket for alle kontrollutvalg. Budsjettforslaget for 2018 er derfor basert på tidligere honorarer justert for en gradvis tilpasning til forventet nivå på fremtidige honorarer. Med bakgrunn i dette foreslår daglig leder at honoraret for Trøndelag fylkeskommune fryses på samlet 2017-nivå, honoraret for dagens Konsek-kommuner justeres i tråd med forventede økninger i lønnskostnader og andre utgifter, til sammen 3 %, mens honoraret for dagens Komsek-kommuner økes med 5 % for å starte en gradvis tilpassing til forventet fremtidig nivå. Forutsetning for økonomiplan Det er ikke gjennomført noen ny grundig vurdering av fremtidige budsjett, og det er mange usikkerhetsfaktorer knyttet til fremtidig driftsnivå. Økonomiplantallene er derfor først og fremst en framskrivning av de forutsetningene lagt i utredningen om sammenslåing. I økonomiplanperioden legger daglig leder til grunn at honorarene tilpasses til nivået for 2020 skissert i utredningen om sammenslåing, justert opp med 3 % årlig. For fylkeskommunen er det lagt inn en 40 % reduksjon i honoraret fra Det er tatt høyde for en forventet gjennomsnittlig 10 % aktivitetsøkning hos de nordtrønderske kommunene i 2020 først og fremst knyttet til en mer aktiv rolle i bestilling av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, herunder overordnet analyse. Det er ikke tatt høyde for endringer i kommunestruktur fra 2020, fordi det knytter seg stor usikkerhet til konsekvensene av dette. Vi må forvente at det reelle inntektsbortfallet fra 2020 blir noe større enn det som er skissert. Med mindre aktivitetsøkningen knyttet til de resterende kommunene blir større enn antatt må vi regne med at dette medfører et behov for reduksjon i bemanningen. Det er et avvik mellom budsjettall for 2017 og summen av budsjetterte honorarer på kr Dette skyldes at det grunnet ulike regnskapsprinsipper mellom de to selskapene er budsjettert med mva-kompensasjon i Komsek. I tråd med tidligere års praksis i begge selskaper er det lagt opp til årlige budsjetter i balanse. I budsjettprosessen for 2019 bør selskapet vurdere å legge opp til et resultat som i det minste gjør det mulig å gjøre avsetninger for beregnede pensjonsforpliktelser for å forhindre at det bygges opp et etterslep som må dekkes av deltakerne i fremtiden. 15

16 Daglig leders konklusjon Med de forutsetninger nevnt over foreslår daglig leder følgende økonomiske rammer for 2018 og økonomiplan for : Driftsinntekter Endring honorar 2,6 % 5,8 % 0,1 % 3,0 % Netto finansinnt Driftsutgifter Resultat Daglig leder foreslår en økning i honorarer for 2018 på 3 % for sørtrønderske kommuner, 5 % for nordtrønderske kommuner og en frysing av honoraret for fylkeskommunen på 2017-nivå, i tråd med vedlegg. Dette gir en gjennomsnittlig økning av driftsinntektene på 2,6 %. Daglig leder legger til grunn at arbeidet med leveranseavtaler vil settes i gang så snart nytt styre er på plass, og at disse vil legges til grunn for budsjettvedtak for 2019, som behandles i representantskapet i april

17 Konsek Trøndelag IKS forslag til honorar per deltaker 2018 Deltaker 2017 Økn Trøndelag fylkeskommune % Melhus kommune % Orkdal kommune % Malvik kommune % Frøya kommune % Hitra kommune % Stjørdal kommune % Steinkjer kommune % Levanger kommune % Verdal kommune % Namsos kommune % Skaun kommune % Klæbu kommune % Hemne kommune % Meldal kommune % Selbu kommune % Midtre Gauldal kommune % Inderøy kommune % Nærøy kommune % Overhalla kommune % Frosta kommune % Verran kommune % Meråker kommune % Grong kommune % Snåsa kommune % Agdenes kommune % Snillfjord kommune % Tydal kommune % Namdalseid kommune % Lierne kommune % Høylandet kommune % Flatanger kommune % Namsskogan kommune % Fosnes kommune % Leka kommune % Røyrvik kommune % Midtre Namdal samkommune % Innherred samkommune Sum ,6 %

18 Valg av revisor for regnskapsåret 2017 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Styret /17 Representantskapet /17 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 16/45-10 Innstilling til representantskapet Eide revisjon AS tildeles revisjonsoppdraget for Behandling i styret : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i styret : Styret legger saken fram for representantskapet med følgende innstilling: Eide revisjon AS tildeles revisjonsoppdraget for Saksutredning Konsek Midt-Norge IKS har behov for ny revisor, dette er en sak som skal behandles i representantskapet, jf. selskapsavtalen 8. Bakgrunnen for saken er at Konseks nåværende revisor, Komrev Trøndelag IKS fusjonerer med Revisjon Midt-Norge IKS fra årsskiftet Det nye revisjonsselskapet har ikke den nødvendige uavhengigheten for å revidere Konsek. Fusjonen med Komsek Trøndelag fra medfører at revisjonen av Konseks regnskap blir mer omfattende og noe endret i forhold til i dag, derfor mener daglig leder at det er hensiktsmessig å engasjere ny revisor kun for regnskapsåret Oppdragets størrelse gjør at det ikke omfattes av lov og forskrift om offentlige anskaffelser, Konsek har derfor bare tatt kontakt med tre tilfeldig valgte leverandører av revisjonstjenester i Trondheim (se under). Samtlige antas å ha tilstrekkelig soliditet og faglige kvalifikasjoner, pris var derfor det eneste kriteriet for tildelingen. Eide revisjon har levert det laveste tilbudet, kr mva. og tildeles dermed oppdraget under forutsetning av godkjenning fra representantskapet. Oversikt over tilbydere og pris: Selskap Pris eks. mva. Eide Revisjon Orkla Revisjon Revisorgruppen Daglig leders konklusjon Daglig leder anbefaler styret å innstille på at representantskapet tildeler Eide revisjon AS oppdraget med å revidere Konseks regnskap for

19 Instruks for valgkomiteen Behandles i utvalg Møtedato Saknr Styret /17 Representantskapet /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 035, TI - &11 Arkivsaknr 17/83-2 Innstilling til representantskapet Forslag til instruks for valgkomiteen vedtas. Vedlegg Instruks for valgkomité for Konsek Trøndelag IKS - forslag til styret Behandling i styret : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i styret : Saken legges fram for representantskapet med følgende innstilling: Forslag til instruks for valgkomiteen vedtas. Saksutredning I selskapsavtalen for Konsek Trøndelag IKS er det regulert i 8 at representantskapet skal vedta en instruks for valgkomiteen. Det er naturlig at dette skjer etter innstilling fra styret. Administrasjonene i Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Komsek Trøndelag IKS har i samarbeid utarbeidet et forslag til slik instruks som et grunnlag for styret og representantskapet. Instruksen er ment å skulle beskrive valgkomiteens oppgaver, og legge noen føringer på hvilke hensyn som skal legges til grunn for rekruttering av styret. Daglig leders konklusjon Daglig leder oppfordrer representantskapet til å vedta forslaget til instruks for valgkomiteen. 19

20 Instruks for valgkomité for Konsek Trøndelag IKS Forslag til styret og representantskapet med hjemmel i selskapsavtalen 8 1. Sammensetning og valg Valgkomiteen består av minst 3 medlemmer. Representantskapet velger valgkomiteens medlemmer og dens leder etter innstilling fra styret. Medlemmene velges for fire år av gangen, og følger valgperioden til representantskapet. 2. Godtgjørelse til valgkomiteen Representantskapet fastsetter valgkomiteens godtgjørelse etter innstilling fra styret. 3. Valgkomiteens oppgaver Valgkomiteen har som oppgave å avgi følgende innstillinger til representantskapet: valg av leder og nestleder av representantskapet, hvert 4. år (følger valgperioden for kommunestyret) valg av 6 styremedlemmer til selskapets styre, der tre medlemmer er på valg hvert år. (Ved valg i 2017 velges 3 styremedlemmer for ett år og 3 styremedlemmer for 2 år) valg av 6 varamedlemmer i rekkefølge, hvert år valg av leder og nestleder til styret, hvert år reglement for godtgjørelser til styret med satser, hvert år 4. Nærmere om innstillingene 4.1. Innstilling på valg av leder og nestleder av representantskap Leder og nestleder velges blant de valgte medlemmene i representantskapet. Funksjonstiden følger kommunevalgperioden Innstilling på valg av styremedlemmer Styret skal bestå av 7 medlemmer. 1 medlem velges av og blant de ansatte, med personlig varamedlem. Valgkomiteen skal fremme forslag om ytterligere 6 styremedlemmer, med tilsvarende antall varamedlemmer i rekkefølge. For de 6 styremedlemmene som velges av representantskapet er funksjonstiden 2 år, der tre medlemmer er på valg hvert år. Innstillingen om valg av medlemmer til styret skal ta utgangspunkt i følgende: Styret skal være sammensatt slik at det kan ivareta selskapets interesser og selskapets behov for kompetanse og mangfold. Krav til kjønnsbalanse i styret etter kommuneloven 80a må være ivaretatt Daglig leder, medlemmer og varamedlemmer til representantskapet er ikke valgbare til styret Valgkomiteen skal vektlegge følgende forhold i vurdering av kandidater: en samlet vurdering av selskapets behov for kompetanse 20

21 kapasitet uavhengighet/habilitet Det skal legges vekt på at styret som helhet kan fungere godt som et kollegialt organ Innstilling på valg av leder og nestleder i styret Blant de 6 medlemmene valgt av representantskapet skal valgkomiteen innstille på én leder og én nestleder. Disse velges for ett år av gangen Generelle krav til innstillingene Innstillingene skal være skriftlig begrunnet, angi funksjonstid og inneholde følgende informasjon om kandidatene: Navn Kjønn Alder Bostedskommune Om kandidaten er ny eller foreslås gjenvalgt 4.5. Innstilling på godtgjøringer til styret Valgkomiteen skal årlig innstille på godtgjøringer til styret. Dette bør gjøres i form av et reglement som også inneholder satser for godtgjøring. Styremedlemmenes godtgjøring skal reflektere styrets ansvar, forventet arbeidsmengde og de krav som stilles til kompetanse. 5. Saksbehandlingsregler Møter i valgkomiteen avholdes etter innkalling fra lederen, eller dersom ett medlem ber om det. Samtlige medlemmer skal gis anledning til å delta. Det skal føres referat fra komiteens møter. Valgkomiteen skal få seg forelagt styrets evaluering av sin virksomhet og kompetanse. Komiteen innhenter de opplysninger fra administrasjonen eller andre personer, som anses nødvendig og relevante. Valgkomiteens kostnader dekkes av selskapet. Valgkomiteens leder, eller den denne måtte bemyndige, fremlegger innstillingene. 6. Behandling av valgkomiteens innstilling til representantskapet Valgkomiteens innstilling skal sendes representantskapets medlemmer og deltakerne senest 1 uke før møte i representantskapet. 21

22 Godtgjøring til valgkomiteen Behandles i utvalg Møtedato Saknr Styret /17 Representantskapet /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 035, TI - &11 Arkivsaknr 17/83-3 Innstilling til representantskapet Medlemmer av valgkomiteen tilstås en godtgjøring på kr per år. Behandling i styret : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i styret : Saken legges frem for representantskapet med følgende innstilling: Medlemmer av valgkomiteen tilstås en godtgjøring på kr per år. Saksutredning I selskapsavtalen 8, 2. ledd fremgår det at styret fremmer innstilling på valgkomité og godtgjøring til denne. Det er argumenter både for og mot at valgkomiteen skal ha godtgjøring. De nåværende foreslåtte medlemmene til valgkomiteen er tre ordførere og én varaordfører. Det kan forventes av disse at denne type verv inngår i jobben uten ytterligere godtgjøring. Å ha et medlem av valgkomiteen gir også ytterligere innflytelse til kommunene det gjelder. På den andre siden legger selskapsavtalen opp til at valgkomiteen har flere oppgaver, som krever arbeid gjennom hele perioden: - Fremme innstilling på kandidater til styret hvert år. - Fremme forslag til godtgjøring til styret hvert år. - Fremme forslag til leder og nestleder i representantskapet til konstituering. Dersom det er store utskiftninger kan dette potensielt medføre betydelig arbeid. Dette kan tale for at valgkomiteen bør tilstås en godtgjøring for å signalisere en forventning om en viss arbeidsinnsats. Med dette som bakgrunn foreslår daglig leder at valgkomiteen bør tilstås en godtgjøring, men at denne holdes på et moderat nivå. Etter som alle de foreslåtte medlemmene av valgkomiteen er ordførere eller varaordførere anser daglig leder det ikke som relevant å utbetale godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste i tillegg. Dersom dette skulle endre seg kan det eventuelt vurderes senere. Daglig leders konklusjon Daglig leder foreslår at godtgjøring til valgkomiteen settes til kr per år. 22