PA BOK. Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 Asylet. Prosjektnummer:

Transkript

1 Oslo kommune PA BOK Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 Asylet Prosjektnummer: Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 1 av 28

2 1 ORIENTERING GENERELT PROSJEKTET BYGGHERRE PROSJEKTETS ART OG OMFANG FORMÅL ARBEIDENES ART OG OMFANG ENTREPRISEFORM OG KONTRAKTSTYPE ORGANISERING BYGGHERRENS PROSJEKTORGANISASJON KONTAKTINFORMASJON FOR INVOLVERTE PARTER FRAMDRIFT FRAMDRIFTSPLANER Hovedfremdriftsplan Detaljfremdriftsplan for prosjektering Detaljfremdriftsplan for produksjonsfasen SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ (SHA) GENERELT KRAV TIL SHA SHA-KOORDINATOR FOR GJENNOMFØRINGSFASEN FORHOLD PÅ BYGGEPLASSEN SIKRING AV ARBEIDSOMRÅDER KRAV TIL RENHOLD OG RYDDIGHET I BYGGETIDEN TEGNINGER MOTTAK OG REGISTRERING AV TEGNINGER KONTROLL OG GODKJENNING AV TEGNINGER FORELØPIGE TEGNINGER REVISJONER TEGNINGSLISTE UTGÅTTE TEGNINGER TEGNINGSARKIV UTSPARINGSTEGNINGER (FORELØPIG IKKE GODKJENTE TEGNINGER) KOMMUNIKASJON KORRESPONDANSE REFERATER MØTER Oppstartsmøter Byggherremøter Prosjekteringsmøter Særmøter Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 2 av 28

3 Byggemøter Brukermøte Vernerunder Befaringer RAPPORTER KVALITETSSIKRING OG STYRING FULLMAKTER ENDRINGER/ENDRINGSMELDINGER ARBEIDER SOM SKAL AVREGNES ETTER MEDGÅTT TID OG MATERIALER ARBEIDER SOM SKAL AVREGNES ETTER REGULERBARE MENGDER AVVIK/PROSJEKTMELDING AVVIK DEFINISJON AV AVVIK REGISTRERING AV AVVIK RAPPORTERING AV AVVIK PROSJEKTSTYRING KVALITETSSTYRING PA-bok Produksjonsfasen RISIKO/USIKKERHETSSTYRING FORSIKRINGER ØKONOMI REGISTRERING AV PROSJEKTET FAKTURERING A-nota: avdragsnota E-nota: endringsnotaer (tillegg/fradrag til kontrakt basert på enhetspriser i kontrakt) Rentenotaer VEDLEGG: Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 3 av 28

4 1 Orientering 1.1 Generelt Dette dokument gir en orientering om de prosjektadministrative/forretningsmessige rutiner som vil bli fulgt gjennom prosjektets utvikling og gjennomføring. Det forutsettes at de impliserte parter (prosjekterende, prosjekt- og byggeledere, entreprenører og leverandører) gjør seg kjent med innholdet og følger de rutiner som her er lagt opp. Revisjoner i PA-boken gjøres av prosjektleder. Enkelte deler av teksten blir aktuell først i produksjonsfasen (byggefasen). Dokumentet inngår som en del av kontrakten. 1.2 Prosjektet Prosjektnummer: Prosjektnavn: Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 Asylet Grunneier: (EBY) 1.3 Byggherre Byggherre er Oslo kommune v/ (EBY) 2 Prosjektets art og omfang 2.1 Formål Anskaffelsen har som formål å dekke behovet for brannsikring av bygningen i Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet. 2.2 Arbeidenes art og omfang Formålet med anskaffelsen er å brannsikre vår eiendom Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet. Den vernede bygningen består av restaurant, selskapslokaler, møterom, kontorer og håndverksatelier. Samtlige arealer skal utstyres med automatisk slukkeanlegg. Detaljert oppdragsbeskrivelse er utarbeidet av Multiconsult. Beskrivelsen er basert på standard beskrivelsestekst for bygg og anlegg (NS 3420). 2.3 Entrepriseform og kontraktstype Prosjektet skal gjennomføres som en totalentreprise etter entreprisestandarden NS 3431 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser (2.utgave september 1994), med Oslo kommunes endringer og suppleringer. Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 4 av 28

5 3 Organisering 3.1 Byggherrens prosjektorganisasjon Tiltakshaver (byggherre) Innkjøpsansvarlig Trine Elstad Prosjektleder Spesialingeniør Christian Szemes Byggeleder Bestiller av prosjektet Andre involverte SHA - organisasjon Prosjekteringsleder Spesialingeniør Christian Szemes EBY EBYs leietakere 3.2 Kontaktinformasjon for involverte parter Funksjon Navn Firma/adresse Telefon E-post BH Trine Elstad, trine.elstad@eby.oslo.kommune.no Christian Krohgs gate 16, 0186 Oslo PL/BL Christian Szemes, Christian Krohgs gate 16, 0186 Oslo BR KP KU PGL RIB RIV RIE HE UE christian.szemes@eby.oslo.kommune.n o Funksjoner: BH = PL = BL = byggherre/tiltakshaver prosjektleder byggeleder Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 5 av 28

6 BR = KP = KU = PGL= RIB = RIV = RIE = HE = UE = 4 Framdrift 4.1 Framdriftsplaner bruker (representant for bruker av bygg/anlegg) SHA-koordinator prosjektering SHA-koordinator utførelse prosjekteringsgruppeleder rådgivende ingeniør bygg rådgivende ingeniør VVS rådgivende ingeniør elektro hovedentreprenør underentreprenør(er) Hovedfremdriftsplan Hovedtidsplan for prosjektet er utarbeidet av oppdragsgiver iht programmateriale Detaljfremdriftsplan for prosjektering Detaljerte prosjekteringsplaner inkl. tegningsleveranseplan utarbeides av PGL i samråd med PL, samt avstemmes med hovedfremdriftsplan Detaljfremdriftsplan for produksjonsfasen Detaljerte fremdriftsplaner utarbeides av hovedentreprenør. Planene skal utarbeides i samråd med berørte underentreprenører, og de omforente planene er bindende for alle parter. Videre skal planen beskrive hvordan de enkelte arbeider eller arbeidsfaser tilrettelegges ifht hverandre, og hvor og når den enkelte arbeidsgiver har oppdrag på plassen. Det skal spesielt fremgå hvor og i hvilken tidsperiode det skal foregå arbeider som medfører særlige farer iht SHA-planen. Planen skal gjennomgås av byggherren. Planen er et hjelpemiddel for å styre fremdriften av byggearbeidene. Generelt for fremdriftsarbeidet skal samtlige entreprenører: Innrette sitt arbeid i henhold til gjeldende fremdriftsplaner. Varsle byggherren omgående hvis eget eller andres forhold truer med å sinke fremdriften. Med alle midler, søke å innvinne forsinkelser oppstått på grunn av egne forhold. 5 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) 5.1 Generelt Det er en klar forutsetning for byggherren at all virksomhet på byggeplassen planlegges og utføres slik at helse, miljø og sikkerhet til de involverte blir ivaretatt på en betryggende måte, og slik at prosjektet gjennomføres uten skade på person eller miljø. Dette skal oppnås ved at det skapes en aktiv holdning og et aktivt samarbeid mellom involverte parter for å forhindre at ulykker skal skje. For å sikre dette Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 6 av 28

7 skal byggeplassen planlegges, organiseres og kontrolleres iht. intensjoner og regler i "forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser"- Byggherreforskriften. 5.2 Krav til SHA Entreprenøren plikter å sette seg inn i og etterleve, samt underrette alle sine ansatte og underentreprenører/ leverandører og deres ansatte, om de sikkerhetsregler som gjelder ved utførelse av arbeider innenfor bygg- og anleggsområdet. Arbeidene skal organiseres og utføres i henhold til Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (Byggherreforskriften) Entreprenøren skal utarbeide en SHA-plan iht. kravene i forskriften. EBYs egen SHA-plan er vedlagt konkurransegrunnlaget, og kan benyttes som utgangspunkt. Entreprenøren kan også benytte sin egen SHA-plan, så lenge den inneholder alle nevnte krav. Uansett skal SHA-planen tilpasses dette prosjektet, og fange opp spesielle risikomomenter som gjelder dette prosjektet. Entreprenøren skal være koordinator for SHA i utførelsesfasen (KU). Koordinator for SHA-arbeidet er pliktig til å gjennomføre oppgavene i samsvar med byggherreforskriften. Entreprenørens internkontrollsystem for byggeplassen skal legges til grunn for de aktiviteter som omfattes av kontrakten. Internkontrollsystemet skal inneholde prosedyrer som skal dekke alle deler av entreprenørens aktiviteter ved gjennomføringen av kontraktsarbeidene for å sikre at disse arbeidene planlegges, utføres, vedlikeholdes og kontrolleres i samsvar med gjeldende krav. Entreprenøren skal fremlegge et internkontrollsystem for byggherren før oppstart av arbeidene. 5.3 SHA-koordinator for gjennomføringsfasen Hovedentreprenør er utpekt som SHA-koordinator for gjennomføringsfasen. SHA-koordinators oppgaver i gjennomføringsfasen er å samordne gjennomføringen av prosjektet slik at bestemmelser om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø blir ivaretatt. Hovedentreprenøren utarbeider organisasjonsplan og navneliste for SHA-organisasjonen på byggeplass. Plan og navneliste skal foreligge før byggearbeidene starter. 6 Forhold på byggeplassen Ved befaring vil byggherre i samarbeid med brukerrepresentant legge føringer for adkomstforhold og arealdisponering. Arbeid innenfor byggeplassens område, samt transport til og fra, må foregå på en slik måte at mulighet for personskade ikke kan oppstå. Blant annet skal kraner med hengende last ikke svinge innenfor arealer der det er alminnelig ferdsel, uten avsperring og tilsyn med vakt. Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 7 av 28

8 Byggeplassen skal til enhver tid holdes avsperret, der bygningsmessige aktiviteter pågår, og der det er fare for underliggende ferdsel. Disponibelt areal for brakkerigg, parkering, lager, søppelcontainere, produksjonsutstyr og løfteutstyr etc. avtales ved befaring. Rivningsmetode, opprydding og sikring av byggeplassen skal velges slik at leietaker og naboer sjeneres i minst mulig grad. Alt maskinelt utstyr, evt. stillas og verktøy skal sikres mot skader på personer. Nøkler til maskinelt utstyr oppbevares på sikkert sted. Strøm til elektrisk verktøy skal frakobles etter arbeidstid. Herunder må nødvendige sikringsarbeider tas hensyn til i forhold til at arbeidene foregår i bygginger som er i bruk. Det skal til enhver tid holdes orden på byggeplassen, ute og inne. Bygningsavfallet skal anbringes i søppelcontainere el. tilsvarende som er sikret mot bruk av uvedkommende. Det skal hver dag foretas opprydding på arbeidsstedet. Entreprenøren skal besørge og bekoste bortkjøring av eget avfall og bygningsrester. Entreprenøren må generelt utvise forsiktighet slik at ikke byggearbeider skaper unødvendige konflikter i forhold til brukere og naboer. En tilfredsstillende gjennomføring av byggearbeider betinger at informasjonsarbeid til brukere utføres omhyggelig. Entreprenøren skal bistå med dette. Entreprenøren skal være representert med en prosjektleder som har mandat til å ta beslutninger om alle forhold som vedrører entreprenørens rolle i prosjektet. 7 Sikring av arbeidsområder Hver entreprenør/ underentreprenør er ansvarlig for å sikre eget arbeidsområde. Før oppstart av byggearbeidene skal SHA- koordinator gjennomgå spesielle risikoforhold med den enkelte entreprenør med sikte på å supplere ovenstående liste. Dette gjelder utforming og arbeidsprosesser. Hver entreprenør plikter å delta aktivt i utarbeidelsen av instrukser for å påse at sikkerhet, helse og arbeidsmiljø er ivaretatt ved spesielle risikoforhold. Dersom sikringsinnretninger må fjernes midlertidig av hensyn til arbeidsoperasjoner, plikter vedkommende entreprenør å reetablere sikrningen umiddelbart etter at arbeidsoperasjonen er ferdig. Evt. annen sikring må etableres mens arbeidet pågår. Sikker jobb analyse (SJA) skal gjennomføres i forkant av risikofylte arbeidsoperasjoner. Personlig verneutstyr: Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 8 av 28

9 Alle som ferdes på byggeplassen plikter å bruke pålagt verneutstyr. Hver arbeidsgiver plikter å påse at arbeidstakerne har nødvendig verneutstyr for den enkelte arbeidsoperasjon. Førstehjelpsutstyr: Hovedbedriften skal sørge for førstehjelpsutstyr og båre, og påse at disse er lett tilgjengelige på byggeplassen. Slokkeutstyr: Hovedbedriften skal sørge for å etablere slokkeposter for forsvarlig merket med forforiserende skilt. 8 Krav til renhold og ryddighet i byggetiden Hovedentreprenør har det overordende ansvar for renhold og ryddighet i byggetiden. Hver entreprenør er ansvarlig for egen rydding og renhold. 9 Tegninger 9.1 Mottak og registrering av tegninger Alle tegningskopier stemples med mottaksdato, inkl. tegningsliste. Gjeldene tidsfrist for leveransen skal kontrolleres. Tegninger som kommer for sent iflg. leveringsplan skal registreres som avvik. 9.2 Kontroll og godkjenning av tegninger Mottatte tegninger kontrolleres umiddelbart. Kontrollen skal omfatte: At det arbeid som tegningen viser ligger innenfor kontraktens omfang. At tegningen er mottatt innenfor gjeldene tidsfrister (i henhold til leveranseplan). At materialkrav, toleransekrav og utførelseskrav ikke avviker fra kontrakten. At arbeidet lar seg utføre med det utstyr/ressurser som er forutsatt tilgjengelig. At arbeidene ikke bryter med anerkjente konstruksjonsprinsipper. At tegningen inneholder nødvendige målangivelser. At endringer på tegninger er: o Dato for revisjon og revisjonsindeks-bokstav. o Rettet detalj anmerket med boble /beskrevet. o Beskrevet i egen revisjonsrubrikk o Avtalt skriftlig/henviser til endringsliste nr. Hvis disse forutsetninger ikke er oppfylt skal manglene registreres som avvik. Byggeleder er ansvarlig for videre behandling. Det skal føres en liste over kontrollerte tegninger, f.eks. ved å huke av på tegningslisten. NB! Digitale tegninger sendt byggeplass er ikke juridisk bindende i forbindelse med eventuelle feil som kan oppstå. Papirkopiene er de formelle og juridisk bindende tegninger. Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 9 av 28

10 9.3 Foreløpige tegninger Ved distribusjon av tegninger under utførelse, skal disse merkes foreløpige og med dato. 9.4 Revisjoner Ved revisjon av tegninger skal det alltid tilkjennegis revisjonssted på tegning med innringning og påført revisjonsindeks i henhold til NS Revisjonsindeks påføres alle tegninger før kontroll og plotting. Ajourført tegningsliste skal alltid vedlegges utsendelsene. 9.5 Tegningsliste Alle prosjekterende skal til enhver tid ha oppdaterte tegningslister/distribusjonslister for de tegningene de har utarbeidet. Ajourførte tegningslister skal medfølge enhver utsendelse av tegninger og det avmerkes på listene hvilke tegninger som skal sendes ut. Utsendelse skal skje i henhold til prosjektets distribusjonsliste. 9.6 Utgåtte tegninger Utgåtte tegninger fjernes fra byggeplassen og arkiveres for eventuelt senere rekonstruksjon av tegningsunderlaget på arbeidstidspunktet. 9.7 Tegningsarkiv Byggeleder vil opprette et tegningsarkiv som holdes intakt i reklamasjonstiden og til alle garantier er utløpt. Tegningsarkivet skal til enhver tid inneholde gjeldene tegninger. 9.8 Utsparingstegninger (foreløpig ikke godkjente tegninger) Utarbeides av RIV og RIE, merkes utspasringstegning. Tegningene er ikke gyldige før de er påført Godkjent av RIB. Arkiveres og distribueres av RIV, evt. RIB. (Avtales hva som er mest hensiktsmessig.) 10 Kommunikasjon 10.1 Korrespondanse Alle brev, notater, telefakser, e-post skal merkes med følgende opplysninger: Prosjektnavn og prosjektnummer Hvis ikke annet er avtalt skal all korrespondanse til de respektive sendes til vedkommendes forretningsadresse, jfr. kapittel 3. Prosjektleder skal ha kopi av all korrespondanse. Av hensyn til saksgang og arkivering bør et brev fortrinnsvis kun omhandle en sak. Det skal angis hvor kopi er sendt. Viktig korrespondanse som sendes som telefaks eller e-post, skal også sendes som vanlig post Referater Møtereferater skal være merket med prosjektnavn og prosjektnummer. Referater skal skrives og sendes ut (pr. e-post) senest 2 hverdager etter at møtet er avholdt. Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 10 av 28

11 Referatet skal være merket med type møte: Oppstartsmøte: OM Byggherremøter: BHM Prosjekteringsmøte: PM Særmøte: SM Byggemøter: BM Entreprenørmøter: EM Brukermøte: BRM Vernerunder: VR Befaringer: BEF Referatene skal inneholde informasjon om møtenummer, dato og sted, deltagere, øvrige mottagere av referat, ansvarlig for oppfølging av saker, frister og dato for neste møte Møter Møteleder er ansvarlig for innkallelse, dagsorden og referat. Det forutsettes at møtedeltakerne på de enkelte møter noterer det som blir avtalt, og ikke avventer referat for behandling av sakene. Møtereferater sendes møtedeltakerne, samt øvrige som avtales avhengig av møtetype. Møtereferat anses godkjent dersom det ikke gjøres innsigelser mot teksten senest innen 3 hverdager regnet fra mottak av referat Oppstartsmøter Oppstartsmøte avholdes ved oppstart nye faser og nye aktører Byggherremøter Byggherre, prosjektleder og eventuelt byggelder. Avholdes ved behov Prosjekteringsmøter Prosjekteringsgruppeleder avholder nødvendige møter med sin prosjekterende. Prosjektleder og evt. prosjekt-/byggeleder har møterett dersom disse ønsker dette. Prosjekteringsoppfølgingsmøter avholdes umiddelbart etter byggemøter i byggefasen Særmøter Særmøter skal ivareta avklaring av spesielle temaer, og avholdes ved behov. Referater Deltakere Distribusjon referat : Referat skal skrives fra alle særmøter Referat skal føres av møteinnkalleren, og skal inneholde hensikten med møtet og resultatet i form av beskjeder, arbeidsdirektiv, konklusjoner, etc : Avgjøres av innkalleren i samråd med BL/tiltakshaver : PL, PGL, møtedeltakere, BL, resp. Rådgivere Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 11 av 28

12 Byggemøter Referater : BL Deltakere : Arkitekt/rådgivere Tiltakshaver BL/PL Entreprenører i kontraktsforhold Møteleder : BL Sted : Byggeplassen Tid : Normalt hver uke Innkallelse : I møtereferat fra forrige møte Arbeidsområder : Registrere og behandle alle forhold av betydning for prosjektets utførelse, økonomi og fremdrift. Fordele arbeidsoppgaver Fremlegge resultat av forberedte saker Meddele beslutninger Oppsummere kvalitetskontroll Distribusjon : Alle involverte parter referat Brukermøte Eventuelle møter mellom EBY og bruker Vernerunder Intervall Deltakere Møteleder Sted Innkallelse : Hver 14. dag : Hovedverneombud Alle entreprenørers verneombud BL : BL : Byggeplassen : SA ( 15- bedrift) Befaringer Befaring på eksisterende bygg eller tomt ved oppstart av prosjektet, anbudsbefaring, ulike befaringer under prosjektering og bygging, forhåndsbefaringer før overtakelse, ferdigbefaring, garantibefaringer. Tilbudsbefaring Innkallelse til tilbudsbefaring skal fremgå av tilbudsinnbydelsen. Prosjekt-/byggeleder er ansvarlig for gjennomføringen, skriver referat og sender til samtlige tilbydere. Referat gjelder som del av kontrakt. Byggeplassbefaringer Gjennomføres etter behov med aktuelle deltakere Prosjekt-/byggeleder er ansvarlig for gjennomføring og referat. Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 12 av 28

13 Forhåndsbefaringer Byggeleder gjennomfører sammen med entreprenør(og evt. de prosjekterende) befaringer i god tid før ferdigbefaring. Formålet er å påpeke feil og mangler slik at disse blir utbedret før ferdigbefaring/overtakelse. Ferdigbefaring Entreprenør innkaller og leder befaringen Byggeleder fører referat med liste over alle registrerte feil og mangler med frist for utbedring. Rapport fra ferdigbefaringen vedlegges protokoll fra overtakelsesforretning og utgjør en del av denne. Overtagelse Gjennomføres ved avtalt dato for sluttføring av byggearbeidene iht. NS 8405 Norsk bygge- og anleggskontrakt 2.utgave oktober Rapporter Til hvert byggemøte skal entreprenøren rapportere i eget dokument (før møtet) om følgende: Fremdrift med oversikt over aktiviteter og arbeidsfront (kritiske aktiviteter skal fremheves). Ved avvik skal årsakssammenhengen angis. Gjennomgang av kritiske aktiviteter. Planlagt arbeid kommende periode Bemanning faktisk og planlagt videre Tegninger, detaljer og tekniske løsninger frister Oversikt over status avvik og endringer, inkl. varsling om antatte fremtidige avvik og endringer Kvalitetssikring/oppfølging kontrollplaner SHA Rent/tørt bygg Prosjekt- og byggeleder skal hver måned (i spesielle tilfeller oftere etter avtale) oversende til v/byggherre rapport på ovennevnte temaer. I tillegg skal inngå økonomisk oversikt inkl. prognose på prosjektets sluttkostnad. Dette gjelder både utviklings-, prosjekterings- og byggefasen Kvalitetssikring og styring Alle deltagere skal utarbeide kontrollplaner og holde disse à jour. Entreprenør skal utarbeide prosjektspesifikk KS-plan Kvalitets- og sjekklistesystem skal til enhver tid være tilgjengelig for byggherre. Sjekklister skal signeres Avviksbehandling skal dokumentere feil, utbedringsmåte og eventuell rutineendring for å hindre gjentagelse. Dokumentlogg med behandlingsstatus. Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 13 av 28

14 11 Fullmakter har vedtatt følgende fullmakter til sine representanter i prosjektet: Fullmaktene gjelder i forhold knyttet til kontrakter har inngått med entreprenører og leverandører vedrørende prosjektet Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet s innkjøpsseksjon innehar byggherrerollen og er den administrative leder av byggesaken og den som skal følge opp anskaffelsen. s prosjektleder er den faglige leder av byggesaken og den som skal følge opp byggeplassen og har fullmakt til å opptre på vegne av innenfor rammen av sin instruks. Prosjekt- og byggeleder har fullmakt til, på vegne av, å handle med bindende virkning og avgjøre saker med økonomisk konsekvens, begrenset oppad til kr. 0,- inkl. mva. for hvert tilfelle. Prosjekt- og byggeleder har fullmakt til, på vegne av, å avslå kontraktsmessige krav, uten beløpsgrense. Prosjekt- og byggeleder har fullmakt til å, på vegne av, innrømme kontraktsmessige krav innenfor sin fullmaktsgrense på kr. 0,- inkl. mva. for hvert tilfelle. 12 Endringer/endringsmeldinger Alle bestillinger skal skje skriftlig. Bestillinger skal kun komme fra eller de/den som har skriftlig fullmakt fra. Endringsmelding utstedes når ønsker utført en endring. Endringsmeldingen skal beskrive omfanget og angi årsak. Endringsmeldingen skal utstedes ved hver endring, uansett om den har økonomiske/fremdriftsmessige konsekvenser eller ikke. Endringsmeldingen skal likeledes følge utsendelsen av nye tegninger som ikke er inkludert i kontraktgrunnlaget. Endringsmeldingen sendes entreprenør for pristilbud. Endringsmeldingen skal være vedlagt tegninger og beskrivelse som angir endringen. Pristilbudet skal spesifisere mengder/poster som utgår fra kontrakt og mengder/poster som inngår i endringen. Dokumentasjon for tilbudsprisen, evt. som tilbud fra underentreprenør skal vedlegges tilbudet. Pristilbudet skal være komplett og inkludere alle kostnader forbundet med endringen (også eventuelle økte rigg- og driftskostnader, vintertillegg osv.) Entreprenørens tilbud sendes den som har utarbeidet endringsmeldingen som gir sin innstilling til byggeleder. Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 14 av 28

15 Byggeleder gir sin innstilling til prosjektleder. Prosjektleder gir sin innstilling til byggherre. Byggherre bestiller arbeidene avhengig av prosjektets fullmaktsgrense. Prosjekt-/byggeleder loggfører endringsmeldingene. Mal for endringsmelding følger vedlagt 13 Arbeider som skal avregnes etter medgått tid og materialer For arbeider som skal avregnes etter medgått tid og materialer skal entreprenøren hver uke sende byggherren spesifiserte oppgaver over arbeidstid og materialer som er medgått. Timelister skal vise Dato Navn Fagkategori Fra (klokkeslett) Til (klokkeslett) Timer Timepris Pris for perioden Beskrivelse av arbeidet Referanse til post i kontrakt/anbud eller til godkjent endringsmelding (E-nummer) Materiallister skal vise Dato Materialbetegnelse Enhetspris Kvantum Pris Referanse til post i kontrakt/anbud eller til godkjent endringsmelding (E-nummer) Materialsedler/materialkvitteringer skal vedlegges. 14 Arbeider som skal avregnes etter regulerbare mengder Måling og påvisninger skal foretas så snart de nødvendige forutsetninger foreligger. Målinger og påvisninger som er nødvendig for å beregne avdrag og oppgjør av regulerbare mengder skal foretas av entreprenøren. Byggherren har rett til å delta og skal ha varsel fra entreprenøren pr. Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 15 av 28

16 brev eller mottaksbekreftet E-post minst 3 dager før oppmålingen/påvisningen finner sted. Oppmålinger og påvisninger skal protokollføres og godkjennes av begge parter. Det samme gjelder for manglende måleregler og eventuelle omregningsfaktorer. I forbindelse med avdrag og oppgjør skal følgende opplysninger angis: Post i beskrivelsen eller i endringsmelding Enhetspris Kontraktens opprinnelige mengde Oppmålt mengde (For avdragsnotaer skal angis: Mengde utført) Referanse til måleprotokoll 15 Avvik/prosjektmelding 15.1 Avvik Dersom de prosjekterende eller entreprenør avdekker feil/avvik i sitt arbeidsunderlag fra PL/EBY skal dette omgående varsles skriftlig til prosjekt-/byggeleder med angivelse av eventuelle konsekvenser (økonomi, kvalitet, tid). Prosjekt-/byggeleder skal avgi sin kommentar og returnere denne til avsender med kopi til overordnede. Prosjekt-/byggeleder loggfører prosjektmeldingene Definisjon av avvik Uoverensstemmelser mellom kontraktskrav, spesifikasjon, tegninger og faktiske forhold defineres som avvik, dvs. at noe ikke stemmer med det som er avtalt i kontrakten - feil/mangler for eksempel: Tegninger leveres for sent i henhold til avtalt leveringsplan Mål på tegningen stemmer ikke Materialspesifikasjoner stemmer ikke med anbudsunderlaget Støpesår, riss, for liten overdekning på armering, feil dimensjon eller manglende armering - feilplasserte utsparinger/innstøpningsgods Stikningsfeil Feil leveranse internt og eksternt 15.3 Registrering av avvik Alle avvik skal registreres på avviksskjema. Avvikene registreres fortløpende. Avviksskjema skal opplyse om: Hva avviket går ut på Årsaken til avviket Konsekvenser av avviket: praktisk, teknisk, økonomisk, tidsfrister Forslag til videre behandling/tiltak Kommentarer/godkjennelse Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 16 av 28

17 Mal for avviksskjema følger vedlagt 15.4 Rapportering av avvik Alle avvik meddeles tiltakshaver gjennom byggeleder. Avvik er ikke ferdigbehandlet før det foreligger en skriftlig godkjennelse. Ved uenighet om konsekvenser/godkjennelser skal den videre saksgang anføres i avviksskjema. Dersom godkjenning av avvik har en slik betydning for fremdriften i prosjektet at det må foreligge en tilbakemelding/godkjenning før den fastsatte tidsfristen i kontrakten, må dette spesifiseres i avviksmeldingen. Ved lang behandlingstid skal det informeres om femdriften i saksbehandlingen til de berørte parter. Avvik som godkjennes, varig avvik, skal behandles videre som en endring slik at som bygget dokumentasjon tilsvarer virkeligheten. Dette gjøres praktisk ved å endre tegninger, utarbeide endringsliste etc. 16 Prosjektstyring 16.1 Kvalitetsstyring PA-bok Prosjektets PA-bok er å forstå som en del av prosjektets KS-plan Produksjonsfasen Entreprenøren skal legge fram forslag til plan for kvalitetssikring av byggearbeidet for tiltakshavers godkjennelse før arbeidene starter. Planen skal omfatte både de krav som stilles iht. Plan og bygningsloven, og de krav som tiltakshaver stiller. Entreprenøren skal samordne kvalitetssikringen på byggeplassen. Entreprenøren har ansvar for gjennomføring av SHA og kvalitetssikring i produksjonsfasen. Entreprenøren skal videre sammen med sine underentreprenører: Gjennomføre dokumentert egenkontroll ved hjelp av bl.a. sjekklister som sikrer at leveranser og utførelser er iht. spesifiserte krav i kontrakten. Sjekklistene skal signeres. Dokumentere at registrerte feil og mangler blir rettet, inklusive utbedringsmetode. Sikre at under entreprenørenes kvalitetsplan og sjekkliste til enhver tid er oppdatert og tilgjengelig for prosjekt-/byggeleder. Systemet skal også inneholde montasje-, drifts og vedlikeholdsinstrukser for alle leveranser. Utarbeide plan form sluttfasen fram til overtagelsen. Ved overtakelse skal all dokumentasjon på kvalitet fremlegges, og være ferdigbehandlet og godkjent. Mangel på slik dokumentasjon er grunn til å nekte overtakelse. Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 17 av 28

18 16.2 Risiko/usikkerhetsstyring Det skal fokuseres på å identifisere, vurdere og styre usikkerhet og risiko i prosjektet. Det skal defineres målbare og styrbare risikoelementer, og etableres tiltaksplan som utnytter muligheter og reduserer trusler. HVA skal gjøres av HVEM, HVORDAN og NÅR. Alle statusrapporter skal fokusere på risikoelementer og tiltak for å styre disse. Identifisering av risiko/ usikkerhet: viktig å få oversikt over prosjektets kostnads- og gjennomføringsusikkerheter samt prosjektets trusler og muligheter tidlig i prosjektet. Risikoelementer som fremkommer må kommuniseres tydelig, fortrinnsvis skriftlig. Risikobeskrivelsene skal rapporteres ved månedsrapportering. Spesielle kritiske forhold skal rapporteres umiddelbart. Ved rapportering skal om mulig foreslås korrigerende tiltak. Prosjektleder har ansvar for at risikoen styres i prosjektet. 17 Forsikringer Følgende skal foreligge/dokumenteres. a. Ansvarsforsikring for entreprenør i henhold til NS 3431 pkt b. Forsikring for entreprenør som holder kontraktsarbeidet forsikret i henhold til NS 3431 pkt c. Eventuelle prosjektforsikringer for bygge- og anleggsarbeider Hvert medlem i prosjekteringsgruppen skal ha ansvarsforsikring i henhold til kontrakt, samt ha forsikret sitt arkiv for dette prosjekt slik at tiltakshaver til en hver tid vil være skadeløs ved skade på tegninger og prosjektdokumenter. 18 Økonomi 18.1 Registrering av prosjektet Prosjektet er registrert iht. rutine for oppretting av prosjekt- og objektnummer i Agresso i EBY Fakturering Fakturaer stilles til. Alle fakturaer skal påføres prosjektnummer, kontraktsnavn og ressursnummer, og merkes med mva. kategori. Faktura skal sendes til følgende adresse: Oslo kommune Fakturasentral Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 18 av 28

19 Postboks 6532 Etterstad 0606 Oslo I hovedsak faktureres det en gang pr mnd. Fakturaer ifm. timebaserte avtaler for rådgivere og dennes underrådgivere samt for prosjekt- og byggeledelse skal vedlegges oversikt over timer pr. dag og type oppgaver. Fakturaer fra entreprenør som avtalt i kontrakt Betalingsfrist: 30 dager etter mottak av korrekt faktura For øvrig skal det faktureres iht. til NS Det nyttes følgende fakturatyper: A-nota: avdragsnota Er ikke annet avtalt, kan det etter hvert som utførelsen skjer, kreves avdrag av avtalt budsjett/kontraktssum. Avdragsnotaer skal nummereres og inneholde oversikt over tidligere fakturert og rest å fakturere. Mal følger vedlagt E-nota: endringsnotaer (tillegg/fradrag til kontrakt basert på enhetspriser i kontrakt). Nota for endringsarbeider påføres referanse fra bestilling, og påføres "Endringsmelding nr Rentenotaer Fakturering av renter skal skje på egen faktura. 19 Vedlegg: Mal for avdragsnota Skjema. Avviksrapport Skjema: Varsel om endring Skjema: Endringsmelding Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 19 av 28

20 Mal for avdragsnota: F A K T U R A Faktura nr.: Faktura dato: Oslo kommune Fakturasentral Postboks 6532 Etterstad 0606 Oslo Dato: Objekt nr. og navn Avdragsregning nr.:... Utførte arbeider og tilførte materialer pr... i hht vedlegg kr % innestående beløp kr..... kr Tidligere utbetalt: A-nota nr. 1 kr... A-nota nr. 2 kr... kr.... kr Avdragsbeløp (avrundet) kr % merverdiavgift kr Fakturabeløp inkl. mva kr..... Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 20 av 28

21 DOK.NR.: Avviksrapport GJELDER FRA: RAPPORT AVVIK RAPPORT NR. DATO: SIDE AV FRA : PROSJEKT: TIL : KOPI: KONTRAKT: AVVIK AV: AVVIKSBESKRIVELSE, KRAV SOM IKKE ER TILFREDSSTILT: FORSLAG TIL AVVIKSBEHANDLING: ÅRSAK TIL AVVIKET: AVVIK PÅVIST......DATO: SIGN: Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 21 av 28

22 GODKJENNING AV AVVIKSBEHANDLINGEN... DATO: SIGN: ANNEN BEHANDLING NØDVENDIG: KOMMENTARER: VERIFIKASJON FOR UTFØRT AVVIKSBEHANDLING.DATO:.. SIGN: Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 22 av 28

23 OVERSIKT AVVIK PROSJEKT: KONTRAKT: AVVIK RAP.NR. NAVN DATO SENDT DATO GODKJEN T DATO UTFØRT Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 23 av 28

24 REFERANSER / VEDLEGG Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 24 av 28

25 VARSEL OM ENDRING Skjemaet skal benyttes når entreprenøren vil informere om byggherreforhold som kan få betydning for entreprenørens mulighet til å overholde frister og/eller vil føre til merutgifter. PROSJEK T : MELDING NR : Firma : STED : DATO/SIGN. : BESKRIVELSE AV FORHOLDET: Vedlegg: KONSEKVENSER AV FORHOLDET: FRIST FOR BYGGHERRENS KORRIGERENDE TILTAK: PROSJEKTLEDERS VURDERING : DATO / UNDERSKRIFT : ANDRE INVOLVERTES VURDERING: DATO / UNDERSKRIFT : BYGGEHERRENS TILBAKEMELDING : ENDRINGSLISTE UTARBEIDES : FORHOLDET ER UTBEDRET IHHT AVTALE : FORHOLDET ER LUKKET : Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 25 av 28

26 DATO / UNDERSKRIFT : ENDRINGSMELDING Prosjekt: Sendt av: Dato: Endr.-Nr.: Endringen består i: Årsak til endring: Priskonsekvens av endring: Ingen priskonsekvens Etter kontraktens enhetspris Etter tilleggsarbeide Pris avtales med byggeleder Regulerbar mengde Vedlegg: Endringstilbud Beskrivelse Tegninger Annet Sendes entreprenør, med kopi til byggeleder Pristilbud: Sum eks.mva. 25% mva. Dato: Underskrift / stempel Sum inkl.mva. Tillegg / fradrag (stryk over én) Framdriftskonskvens av endring: Endringen får ingen framdriftskonsekvens Endringen får framdriftskonsekvens med hverdager Returneres fagansvarlig, med kopi til byggeleder Dato: Underskrift / stempel Innstilling: Tilbudet anbefales Tilbudet anbefales ikke, fordi: Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 26 av 28

27 Fagansvarligs underskrift / dato / stempel Sendes prosjektleder, med kopi til byggeleder Dato: Underskrift / stempel Bestilling / Godkjenning: De spesifiserte arbeidene bestilles utført i henhold til dette tilbud. Tiltakshavers navn Original sendes entreprenør, med kopi til byggeleder. Dato: Underskrift (tiltakshaver, evt. prosjektleder etter fullmakt) / stempel Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 27 av 28

28 ENDRINGSSPESIFIKASJON (VEDLEGG TIL ENDRINGSMELDING) Prosjekt: Sendt av: Dato: Endr.-Nr.: Post Kode Tekst Enhetsnr.: TILLEGG FRADRAG pris Mengde Sum Mengde Sum - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr Sum tillegg og fradrag, eks.mva. - kr - k Netto tillegg / fradrag (stryk over én) eks. mva - kr (overføres til side 1) Prosjekt: , Vanntåkeanlegg Grønland 28 gnr/bnr 230/63 - Asylet SIDE NR: 28 av 28