Vestnes kommune si eigedomsdrift - endra organisering - oppfølging av kommunestyrevedtak. Utval Møtedato Utvalssak Formannskapet Kommunestyret

Transkript

1 VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 2013/570 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: Vestnes kommune si eigedomsdrift - endra organisering - oppfølging av kommunestyrevedtak Utval Møtedato Utvalssak Formannskapet Kommunestyret Administrasjonssjefen si innstilling Framdrift for gjennomføring av KST vedtak 59/2012: 1. Kommunalt føretak (KF) for forvaltning av Vestnes kommune si bygningsmasse vert oppretta i september Kommunestyret vil då godkjenne vedtekter og oppnemne styre og styreleiar. 2. Administrasjonssjefen og VEAS v/adm.dir. skal sluttforhandle avtalar med tillitsvalte slik at verksemdoverdraginga til Vestnes Eigedomsdrift AS vert lovleg. 3. Verksemdsoverdraging og overføring av tilsette til Vestnes Eigedomsdrift AS og overføring av tilsette frå Vestnes kommune til Vestnes kommunale føretak KF vert gjennomført frå 1.januar Kommunalt føretak (KF) for forvaltning av Vestnes kommune si bygningsmasse og Vestnes Eigedomsdrift AS skal framforhandle avtalar om føretaket sine kjøp av tenester frå Vestnes Eigedomsdrift AS. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Relevante vedtak i denne saka: 1. Vedtak om endra organisering av eigedomsdrifta vart opprinneleg gjort i sak som gjaldt inndekking av tidlegare års underskot i KST sak 59/2012. Pkt 2 i vedtaket gjeld eigedomsdrift. Vedtaksteksten er vedlagt som vedlegg 1 til denne saka.

2 2. I KST sak 88/2012, pkt 3 vart det oppretta eit ad-hoc utval for å følgje opp vedtak i sak 59/ I KST sak 133/2012 kom ad-hoc utvalet med tilrådingar til KST. Vedtaksteksten som gjeld oppretting av AS for eigedomsdrift og KF for forvaltning av eigedomsdrift er vedlagt denne saka i vedlegg KST sak 3/2013: administrasjonssjefen blir beden om å klargjere overføring av arbeidsoppgåver og personell. Tidsfrist : kommunestyremøte 20.juni. 5. Siste vedtak i denne saka er gjort av formannskapet den 13.mai i sak 35/2013. I vedtaket heiter det: - Vestnes formannskap ber administrasjonen om å legge fram sak for vidare framdrift om oppretting av AS for drift av eigedomsmasse og oppretting av KF. - Vestnes formannskap ber om utgreiing av avtale om virksomheitsoverdragelse og forholdet til dei tilsette i eitt nytt AS. - Vestnes formannskap ber om utgreiing av budsjettansvar mellom KF og AS bestillingsansvar i forholdet mellom KF/AS og brukar jf styrevedtak i VEAS. - Med bakgrunn i orienteringa om fusjonering må ein utgreie om det økonomiske grunnlaget i KST sak 59 og 88/2012 er det samme. Saka skal leggast fram for formannskapet den Denne saka skal gjere greie for det formannskapet ber om Status vedk gjennomføring av endra organisering av eigedomsdrifta Er gjennomført: - Oversikt over vaktmeistrar og reinhaldarar som skal overførast er utarbeidd. Tilsette som er berørte har fått brev vedk dette. - Det er utarbeidd arbeidsmatrise for vaktmeistertenester for kvart enkelt bygg. - Rammeavtale og avtale om levering av reinhald, vedlikehald og vaktmeistertenester er vedtekne. (KF er ikkje omtalt i desse avtalane, og det kan difor bli aktuelt med reforhandling og revidering) Uavklart og ikkje gjennomført: 1. Setninga i KST sak 133/12 pkt 2 (VII) dei tilsette skal ha dei SAME pensjonsrettane og tariffavtale som dei har i dag. Omforent avtale er ikkje oppnådd. 2. KF er ikkje oppretta 3. AS ikkje formelt stifta 4. Arbeidsfordeling mellom KF, kommuneorganisasjon og AS er ikkje klargjort. 5. Økonomiske forhold mellom KF og AS er ikkje klargjort. Saksutgreiinga som eit heile har blitt førelagt adm.dir. Stein Bergheim. Han har ikkje funne faktafeil i utgreiinga, men har ikkje ønskje om å kommentere vurderingar og innstilling i saka.

3 Framdriftsplan og utgreiing m.o.t. formannskapet sitt vedtak av 13.mai: Vestnes formannskap ber om utgreiing av avtale om virksomheitsoverdragelse og forholdet til dei tilsette i eitt nytt AS. 1. Verksemdsoverdraging løns og pensjonsforhold Vestnes kommunestyre gjode i sak 133/12, pkt 2 (VII) at dei tilsette skal ha dei SAME pensjonsrettane og tariffavtale som dei har i dag. Det er på denne bakgrunn utarbeidd eit forslag til avtale mellom VEAS, Vestnes kommune og Fagforbundet (tillitsvalde) Avtaleutkast 1 vart i møte mellom dei tre partane den 19.mars endra av Fagforbundet til avtaleutkast 2. Avtaleutkast 2 vart 19/ av Vestnes kommune oversendt KS advokatane v/ Hanne Lysand Solberg for uttale/vurdering. VEAS v/bergheim sendte epost 3.april Her heiter det: Den generelle retten til organisasjonsfrihet brytes ved at arbeidsgiver ikke selv får velge sin arbeidsgiverorganisasjon. Vår opprinnelige forslag om at Hovedavtalen må tilpasses aksjelovens bestemmelser, er strøket i Fagforbundets forslag. Denne passusen må etter vår vurdering tas inn igjen, da vi (dersom det skulle være motstrid) ikke kan drive på tvers av lovverket. De 2 AS ene vil for all framtid være forpliktet til å ha samme tjenestepensjonsordning som Vestnes kommune. (Epostane frå Bergheim er som eit heile vedlagt som vedlegg 5) KS har på si side kome med merknader til avtaleutkast 2, som er mykje lik det VEAS hevdar opp mot tariffavtale og pensjon. KS sine merknader blei same dag oversendt Fagforbundet lokalt. Vestnes formannskap er i møte 13.mai orientert om status i prosjekt; Vestnes eigedomsdrift as. Fagforbundet lokalt har 13.mai gitt tilbakemelding om at dei vil kome med eit skriftleg svar på KS sine merknader. På utsendingsdato har vi ikkje motteke tilbakemelding frå Fagforbundet. Administrasjonssjefen si vurdering er at brev om verksemdsoverdraging og svarfrist/reservasjonsfrist på to veker ikkje bør utsendast når det ikkje føreligg avtale som er underteikna av partane i saka. Dette gjer også at verksemdsoverdraging med frist 1.september bør utsettast Vestnes formannskap ber administrasjonen om å legge fram sak for vidare framdrift om oppretting av AS for drift av eigedomsmasse og oppretting av KF. - Vestnes formannskap ber om utgreiing av budsjettansvar mellom KF og AS bestillingsansvar i forholdet mellom KF/AS og brukar jf styrevedtak i VEAS. Oppretting av kommunalt føretak (KF) og forhold til Vestnes Eigedomsdrift AS Formannskapet ber i møte den 13.mai om følgjande: - Vestnes formannskap ber om utgreiing av budsjettansvar mellom KF og AS bestillingsansvar i forholdet mellom KF/AS og brukar jf styrevedtak i VEAS.

4 KST sak 59/2012, 1.avsnitt: Vestnes kommunes eiendomsmasse overføres til et nytt kommunalt foretak som eier av eiendommene. Administrasjonssjefen tolkar dette til å gjelde kommunen si bygningsmasse. 2.avsnitt: Ansvaret for driften av eiendommene overdras til et nyopprettet datterselskap av Vestnes Energi. Slik ad-hoc utvalet har tolka avsnitt 2 blir drift definert som dagleg drift. Dette blir ytterlegare tolka til å gjelde vaktmeister- og reinhaldsteneste. Difor er det tilsette knytta til desse tenestene som blir omfatta av verksemdoverdraginga. Dette blir stadfesta i KST sak 133/12 (vedlegg med namngitte tilsette som skal overflyttast). Oppgåvene til AS blir vidare definerte i arbeidsmatriser knytta til kvart bygg. Sjå døme på matrise i vedlegg 3 (Helland skule) og avtale som regulerer forholdet mellom eigar, driftar og brukar sjå vedlegg 4. Slik arbeidsmatrise og avtale for vedlikehald er utarbeidd for samtlege kommunale bygg. I dag fungerer vedlikehaldssystemet slik at det på dei forskjellige bygga våre er oppnemnt èin eller fleire personar som er godkjente som bestillar. Når desse bestillarane får melding om vedlikehald som burde vore utført, frå t.d. personalet, så bestiller dei dette gjennom vår internettbaserte programvare V-Pro. Her blir det oppgitt kva bygg det gjeld, evt rom- /leilighetsnummer. Oppdraga blir så fordelte frå Tekniske Tenester (TT) til aktuelle vaktmeistrar. TT kan då ta ei direktebestilling via e-post/telefon til rørlegger/elektriker om naudsynt. Dei som har bestillertilgang kan til ei kvar tid følge med i V-Pro korleis bestillinga ligg i systemet: enten som bestilt, tildelt, påbegynt, utført eller avvist. I epost frå VEAS v/bergheim den 21.april heiter det: Styret i Vestnes Energi gikk på møte 17. april gjennom status for prosessen knyttet til etablering av Vestnes Eiendomsdrift AS. Spesielt ble forutsetningene for å få til en rasjonell og effektiv drift i selskapet drøftet. Styret uttrykte bekymring for den status prosjektet nå har, og stilte seg tvilende til om kommunens intensjoner om en mer effektiv og rasjonell drift kan realiseres med en del av de forutsetningene som nå ligger til grunn. Det ble spesielt pekt på 2 forhold som ble oppfattet som problematiske: - Den tolkningen som blir lagt til grunn av kommunestyrevedtak 133/12, og de utfordringer dette medfører. Her vises til e-posten under fra undertegnede, og svaret fra kommunen. - Det at kontakten mot brukerne av de tjenestene Vestnes Eiendomsdrift skal levere skal gå gjennom det kommunale KF et og ikke direkte mot AS et, blir oppfattet som byråkratisk og vil føre til unødig stor resursbruk. Administrasjonssjefen er samd med VEAS sitt styre i at det kan verke unødig byråkratisk og tungvint å måtte ta bestillinga via det kommunale føretaket. Imidlertid inneber bestillingar ei streng prioritering, og nokre bestillingar vert avviste. Slik har i alle fall løyvingane til vedlikehald begrensa aktivitet, kvantitet og kvalitet hittil. Slik kommunale føretak vanlegvis fungerer, skal desse forvalte bygningmassen, og oftast i langt vidare forstand enn dagleg vedlikehald. Dersom AS utfører vedlikehald med tilleggsbestillingar utover det arbeidsmatrisen for bygget viser, så vil KF få rekninga. Dette reduserer KF si styring med prioriteringar og eige budsjett. KF får sitt budsjett til drift og investeringar gjennom løyvingar i kommunestyret sine årsbudsjett, både drifts- og investeringsbudsjett. Administrasjonssjefen meiner at det difor må vere KF v/dagleg leiar og styreleiar som må forhandle med AS si leiing for å få i stand ei fleksibel løysing i forhold til bestiller og utfører-rollene.

5 Generelt om oppgåver innan forvaltning og drift av eigedom: Bygningsmassen til Vestnes kommune er totalforsikra for ca 1,1 mrd kroner og har ei flate på ca m2. Bygningsmassen kan enkelt delast i 2 kategoriar 1. Formålsbygg: Skular, barnehagar, helse- og omsorgsinstitusjonar, kultur- og idrettsbygg, administrasjonsbygg, brannstasjon, reinse- og silanlegg, anlegg m off.toalett, div baser for vedlikehaldstenester, lager. 2. Utleigebustader: ordinære utleigebustader, omsorgsbustader, bustader til psykisk utviklingshemma, andre med lovfesta rett på bustad i gitte livssituasjonar (rus, psykisk helse, økonomi etc) Oppgåver knytta til forvaltning og drift: 1. Økonomi: og budsjett og rekneskap, rapportering overfor kommunestyret 2. Gjennomføring av oppgåver som framgår av investerings- og driftsbudsjett 3. Kjøp og sal av eigedom 4. Inngåing av kontraktar (husleige enkeltpers., lag/foreningar, off.verksemder) 5. Inngåing og forvaltning av forsikringsordningar. 6. Inngåing av serviceavtalar (t.d. brannvarslingsanlegg, service heiser etc) 7. Fastsetting av leige (kommunale lokaler og husleiger, faste og sporadiske avtalar) 8. Tildeling av bustader (ordinære bustader, sosiale bustader, PU, omsorgsbustader) 9. Forvaltning av Stiftelsen Vestnes Trygdebustader (16 husvære) 10. Sørge for prosjektering (ved nybygg, rehabilitering av bygg, og kombinasjonar som vedlikehald/rehabilitering) 11. Opptre som ansvarleg søkjar opp mot byggesaksbehandling for kommunens bygg. 12. Lyse ut anbod i tråd med Lov om off. anskaffelser. Forvalte rammeavtalar gjennom interkommunal innkjøpsordning (p.t. på 26 ulike område) 13. Dagleg løpande vedlikehald (vaktmestertenester) 14. Reinhaldstenester 15. Drift av grøntanlegg/parkvesen 16. Utleige (alle typer bustader, samt lokaler i formålsbygg) 17. Fakturering og innkreving (faste og meir sporadiske leigeforhold) 18. Arkiv. Legge til rette for offentleg innsyn i postjournalar. Elektronisk arkiv? Administrasjonssjefen forutset at det ikkje skal vere eigedomsdrift i 3 organisasjonar, og at det slik sett ikkje blir tilsette att på området eigedomsdrift i kommuneorganisasjonen. Pkt 13 og 14 blir utført av Vestnes Eigedomsdrift AS og dei andre 16 punkta vert utført gjennom det kommunale føretaket KF. Dersom dette ikkje skal organiserast slik, må det utrykkeleg kome til uttrykk gjennom kommunestyrevedtak. Driftsleiar for Tekniske Tenester har sagt opp stillinga si, og administrasjonssjefen finn ikkje å kunne lyse stillinga ledig før vi veit om kommunestyret ønskjer å ha att tilsette som skal arbeide med eigedomsforvaltning og drift i kommuneorganisasjonen. Juridiske forhold kommunale føretak Oppretting av kommunale føretak er heimla i kommunelova kap 11, Nokre av paragrafane: 62. Opprettelse av kommunalt eller fylkeskommunalt foretak

6 1. Kommunestyret eller fylkestinget skal selv treffe vedtak om opprettelse av kommunalt eller fylkeskommunalt foretak, herunder velge styre og fastsette vedtekter for foretaket. 64. Kommunalt og fylkeskommunalt foretaks ledelse Foretaket ledes av et styre og en daglig leder. 70. Daglig leder Foretaket skal ha en daglig leder. Daglig leder ansettes av styret. 63. Vedtekter 1. Foretaket skal ha vedtekter som i det minste skal angi: a. foretakets navn b. foretakets formål c. den kommune hvor foretaket skal ha sitt forretningskontor d. antallet styremedlemmer e. annet som etter lov krever vedtektsbestemmelse. 2. Endring i vedtektene treffes av kommunestyret eller fylkestinget selv. Administrasjonssjefen vil legge fram sak om etablering av KF i september. Saka skal innehalde: val av styre og styreleiar, vedtekter og andre forhold som må avklarast i same møte. Etter kommunelova skal føretaket ha ein dagleg leiar. Om dagleg leiar skal rekrutterast som ei ekstra/ny stilling er uklart, eller om funksjonen skal leggast til ein av dei tilsette som vert overført. Stillinga er kompetansekrevande, jf det store omfanget av oppgåver lista opp ovanfor. Styret for eit kommunalt føretak har omfattande mynde, herav også oftast personalfunksjonar. Kommunestyret er bestiller overfor KF. Bestillinga kan gjelde større vedlikehaldsoppgåver, påbygging og rehabilitering av bygg, samt nybygg. KF får tildelt budsjettrammer direkte gjennom budsjettvedtak. Det er viktig å arbeide politisk for å få etablert eit styre med styreleiar snarast. Føretaksstyre er oftast samansett av politikarar frå kommunestyret. Det er verdt å merke seg at medan politikarar i styra for AS er inhabile i kommunestyret når saker der AS er part i saka, så er ikkje styremedlemmar i kommunale føretak inhabile når saker der føretaket har interesser blir behandla i t.d. kommunestyret. Overføring av tilsette til kommunale føretak er ikkje omfatta av reglane for verksemdsoverdraging. Overflytting av tilsette må difor behandlast som ei omorganisering med dei drøftingar og forhandlingar som Hovudavtalen krev. Fusjonsforhandlingar Nordvestnett/Tussa/Tafjord Formannskapet vedtok den 13.mai følgjande: Med bakgrunn i orienteringa om fusjonering må ein utgreie om det økonomiske grunnlaget i KST sak 59 og 88/2012 er det samme. Fusjonsforhandlingane er ikkje avslutta, og det er difor vanskeleg å seie noko om korleis organisasjonen VEAS blir sjåande ut dersom selskapa blir fusjonerte. Det er Nordvestnett som blir fusjonert, og VEAS består om ikkje eigaren vedtek noko anna. Ein ser ikkje av vedtak 59/2012 om det er forventa samordningsgevinstar ved oppretting av to dotterselskap. I vedtaket er det derimot sagt at denne organiseringa er ei satsing på Vestnes Energi. Evt. synergier eller samordningsgevinstar kunne vore sambruk av datasystem, telefoni, merkantile tenester. Det er uklart om det ved ei fusjonering i det heile blir att merkantile eller administrative funksjonar i VEAS som morselskap. Dersom det ikkje blir att denne type teneste, meiner administrasjonssjefen at det er grunn til å anta at det økonomiske grunnlaget ikkje er like godt som før etter ei fusjonering.

7 Administrasjonssjefen har lagt saksutgreiinga frå for adm.dir. Stein Bergeheim. Han seier at han : vanskelig kan se at det økonomiske grunnlaget for Vestnes Eiendomsdrift skal bli påvirket av en evt. fusjon for Nordvest Nett sin del. Han grunngir dette slik: har det slik jeg har oppfattet det aldri vært meningen å koble driften av de 2 AS ene mot Nordvest Nett sin drift. Her kan det imidlertid være at jeg ikke har forstått eller oppfattet det som ligger i de politiske vedtakene. Administrasjonssjefen sine vurderingar: Innstillinga frå administrasjonssjefen i denne saka er basert på å gjennomføre kommunestyrevedtak 59/2012, og seier lite om kva administrasjonssjefen meiner det er klokt og rett å gjere. Administrasjonssjefen er lojal mot kommunestyret sine vegval. Administrasjonssjefen har likevel tillit til at kommunestyret godtek nokre litt frie vurderingar i saka. Kommunestyret har vedteke ein modell for eigedomsdrifta som er relativt komplisert. Modellen inneber at eigedomsdrifta i tillegg til formannskap og kommunestyre får 4 styre å forhalde seg til: styret for KF, styrer for dei to AS, samt styret for VEAS som er generalforsamling for dei to dotterselskapa. Her blir mange aktørar som skal sørge for sine budsjett og innteningskapasitet. Vestnes kommune blir betalar. Den administrative ressursen blir langt høgare enn i dag, og det er stor fare for ei unødig byråkratisering. Det skal vere daglege leiarar både for AS og KF, og det ville forundre administrasjonssjefen om ikkje også begge instansar vil ha behov for merkantile tenester etterkvart. Det er viktig å klargjere kor stor administrativ ressurs som krevst for å handtere modellen. Administrasjonssjefen ønskjer å minimalisere utgiftsauken og forutset at det ikkje skal vere ressursar/tilsette att i sentraladministrasjon og Tekniske tenester knytta til eigedomsdrift. Målet for kommunestyret er ei betra eigedomsforvaltning. Då må målet vere betre vedlikehald og ikkje auka utgifter til administrajon, rekneskap- og revisjonskostnader, IKT, faktura- og arkivsystem etc. Vedlegg: 1 Vedlegg 1 - Utdrag frå KST vedtak 59/ Vedlegg 2 - Utdrag frå KST vedtak 133/ Vedlegg 3 - Døme på arbeidsmatrise vaktmeistertenester - Helland skule 4 Vedlegg 4 - Avtale som regulerer forhold mellom eigar, driftar og brukar av komm. bygg 5 Vedlegg 5 - Epostar frå Stein Bergheim