LAMU referat til AMU møtet 2. juni 2014

Transkript

1 LAMU referat til AMU møtet 2. juni 2014 LAMU Møtetidspunkt Stikkord HF LAMU Flytte og omorganiseringsprosess, beredskapsøvelse, inneklima JUS LAMU Vernerunder, samlokalisering, beredskap, informasjonsflyt i fft EA MN LAMU Bygge og flytteprosjekter, handlingsplan og rapporter MED LAMU ARK, samordningsavtale UiO/OUS, renhold, mediaoppslag, plan for bruk av BHT, rapporter, viktigheten av å prioritere LAMU møtene OD LAMU Byggeprosjekt, Arbeidstilsynets tilsyn, vernerunder, ARK, administrative ressurser, evaluering av LAMU strukturen, alarmknapper SV LAMU Inneklima, byggesaker, førstehjelpskurs/hjertestartere, dusjmuligheter og tilrettelegging for sykling TF LAMU Ikke sendt inn referat UV LAMU Førstehjelpskurs/hjertestartere, lokalt arbeidsmiljøseminar, beredskap, ARK, inneklima, hvordan få ut informasjon om LAMU til flere NHM LAMU Byggesak, vernerunder, inneklima, dialog NHM/EA KHM LAMU Ikke sendt inn referat UB LAMU Ikke sendt inn referat SA LAMU Ikke sendt inn referat MLS Ikke sendt inn referat

2 Referat fra LAMU møte torsdag den kl Sted PAM,rom 276 Tilstede: Lokalt hovedverneombud Fritjof Jerve, verneombud Mons Vedøy, arbeidsgiver Helga Reiss, arbeidsgiver Ragnhild Rebne, arbeidsgiver Tor Egil Førland, representant fra Eiendomsavdelingen Arvid Thorstensen, sekretær for LAMU Agnete Wiersholm agenda: 1. Godkjenning av referat 2. Orientering Eiendomsavdelingen Arvid Thorstensen orienterte om den nye organiseringen av Eiendomsavdelingen og fordelingen av arbeidsoppgaver. 3. Orientering lokalt hovedverneombud Informasjon om seminaret for lokale hovedverneombud Det har vært arrangert seminar for lokale hovedverneombud. Tema for seminaret var informasjon om IHR-prosessen og ny organisering, UiOs arbeid med videreutvikling av beredskapsrutinen og nytt varslingssystem for ansatte. 4. Fakultetets orientering ved Helga Reiss Enhet for digital dokumentasjon (EDD) EDD flytter til nye lokaler i Henrik Wergelands hus (Institutt for lingvistiske og nordiske språk) Informasjon om beredskapsøvelse 2014 Det planlegges en beredskapsøvelse for HF i 2014, mulig scenario, tidspunkt og hvem som skal delta er ennå ikke avklart. Avslutning av Ordboka 2014 Avslutning av prosjektet Ordboka 2014 innebærer en oppsigelse av 30 ansatte med forsterket oppsigelsesvern. Alle kartleggingssamtaler er gjennomført og HF jobber nå aktivt for å finne nye stillinger til de 30. Ansatte ved Ordboka 2014 tilbys også karriereveiledning. Selvstyrte persienner i NT Arbeidet med å installere selvstyrte persienner er i gang. Prosjektleder holder de berørte ansatte informert om prosessen. Oppfølging av inneklima i Sophus Bugge Notat vedrørende inneklima i Sophus Bugges hus ble laget og sendt AMUs sekretær, men dette anses som en læringsmiljøsak og blir derfor ikke tatt opp i AMU. Anbefalingen fra AMUs sekretær var å fremme saken i Læringsmiljøutvalget, noe som allerede har vært gjort. Videre arbeid med fysisk arbeidsmiljø ved konservering Risikovurdering av yrkeshygieniker er avtalt uke 11. Kulturhistorisk museum skal flytte til Økern og det vil være av interesse å undersøke hvilke konsekvenser det vil få for IAKHs ansatte.

3 Det juridiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: Representanter og vararepresentanter i LAMU ved Det juridiske fakultet Administrasjonens læringsmiljøkontakt møter som observatør Dato: Saksnr..: 2014/2400 KARIKO Protokoll fra møte 1/2014 i Lokalt arbeidsmiljøutvalg ved Det juridiske fakultet 14. februar 2014 Fremmøteprotokoll Tilstede: Representanter (evt vara): Elisabeth P. Lange (arbeidsgiverrepresentant), leder av LAMU Sissel Aastorp, fakultetets hovedverneombud, lokalt verneombud NIFS Teis Daniel Kjelling, arbeidsgiverrepresentant Tor Inge Rosvoll, arbeidsgiverrepresentant Alf-Erik Øritsland, Juridisk studentutvalg Observatører/personer med møterett: Kristine Nybø, verneombud IKRS Gørill Arnesen, verneombud ved Fakultetsadministrasjonen Christine Skogrand Havgar, læringsmiljøkontakt ved fakultetet (ansatt i Studieseksjonen) Kaj Richard Jensen, områdeleder Eiendomsavdelingen sentrum Kari A. Røine Hegerstrøm (sekretær/referent) Ikke til stede: Mona Østvang Ådum, verneombud ved IfP Kirsten Fuglestved, verneombud SMR Elisabeth Wenger-Hagene, verneombud IOR Ellen Dalen (observatør fra AMU) Administrasjonsseksjonen Kontoradr.: Telefon: Telefaks: postmottak@jus.uio.no

4 2 Protokoll: Sak 1 Godkjenning av dagsorden Det ble meldt inn 2 saker til eventuelt Informasjonsflyt fra Eiendomsavdelingen samt Overtidsbruk knyttet til stipendiater og post-doktorer. For øvrig ingen merknader til dagsorden. Med disse tilleggene ble dagsorden godkjent. Sak 2 Godkjenning av protokoll fra møte 6. desember 2013 Utkast til protokoll var sendt ut. Det var ingen kommentarer til protokollen. Protokollen ble godkjent. Sak 3 Orienteringssak Status HMS-arbeidet ved enhetene Sissel Aastorp, NIFS Fornøyd etter tilbakeflyttingen til Domus Media. Verneombudene vil se nærmere på oppfølging av brannvern i bl.a. vernerunder. Kristine Nybø, IKRS Fornøyd med at Ivar Nærum i driftsområdet er tilknyttet Domus Nova. Teis Daniel Kjelling, SMR for Kirsten Fuglestved Vernerunde er avholdt. Noen problemer knyttet til skilting av rømningsveier og behov for utskifting av stoler og bord Nasjonal institusjon nå foreslått lagt direkte under Stortinget. Det jobbes fortsatt med arbeidsgiveransvaret for de ansatte ved NI. Alf-Erik Øritsland, JSU Det jobbes kontinuerlig med kantineforhold og renhold i de ulike bygningene. Ingenting spesielt å melde fra Institutt for offentlig rett, Institutt for privatrett eller fakultetsadministrasjonen. Sak 4 Orienteringssak Status samlokalisering av fakultetet i Kristian August kvartalet Tor Inge Rosvoll orienterte om at saken skal opp i Universitetsstyret i mars. Alle ansatte skal ha stor medvirkning i den videre prosessen, og det planlegges nå hvordan dette skal gjøres. Hovedbrukergruppen vil ta opp igjen sin møtevirksomhet samt at det vil bli opprettet ytterligere brukergrupper. Dekanen har vært rundt på instituttene for å orientere om arealsaken. Steinar Hafto Myre i Kommunikasjonsseksjonen er frikjøpt i 30 % stilling for å arbeide sammen med Tor Inge nå fremover.

5 3 Sak 5 Orienteringssak 2013/7047 Tiltaksplaner etter vernerunder 2013 Studentarealer ved hele fakultetet Møterom i Domus Academica Kommunikasjonsseksjonen, Domus Nova Administrasjonsseksjonen og økonomiseksjonen, 1. etasje og underetasjen, Domus Academica Studieseksjonen, 2. etasje, Domus Academica Eksamensseksjonen, 2. etasje, Domus Academica Planer som kommer på neste LAMU-møte: IT-seksjonen Institutt for offentlig rett Institutt for privatrett Nordisk institutt for sjørett Institutt for kriminologi- og rettssosiologi Senter for menneskerettigheter Generelle kommentarer fra de rapportene som foreligger så langt: Det er midler på fakultetet som skal benyttes til læringsmiljø/studiekvalitet bl.a. i Domus Nova: stoler og bord til kollokvierom på mesaninen samt stoler i seminarrom. Midler til innvendig vedlikehold burde ha ligget på fakultetet/hos bruker, og ikke i EA sentralt. Flyers skal ikke forefinnes på lesesaler og fellesarealer. Ventilasjonsanlegget i DN er fortsatt problematisk. Det samme er kloakkproblematikken. Sak 6 Orienteringssaker: a) SiO helsesenter Sentrum som bedriftshelsetjeneste SiOs senter i sentrum består bl.a. av et allmennlegekontor (fastlegekontor) som har behov for en mer spredt populasjon å betjene enn dagens studentpopulasjon. Kan også benyttes av UiO ansatte. Mer info på SiOs nettsider. b) Lokal beredskapsøvelse Fakultetets beredskapsgruppe skal ha et forberedende møte med UiOs beredskapsrådgiver 5. mars for å planlegge en lokal øvelse i løpet av våren SMR har laget en egen beredskapsplan for NORDEM. Reisevirksomhet for ansatte generelt kunne vært en del av en øvelse.

6 4 Sak 7 Eventuelt: a) Informasjonsflyt fra Eiendomsavdelingen ved viktige driftsmeldinger Saken for kort tid tilbake hvor UiOs bygninger i sentrum manglet fjernvarme tydeliggjorde at EA driftsområdet må kunne raskt og enkelt informere studenter og ansatte via e-post. Dette for å gi alle ansatte samme informasjon uten for mange mellomledd. Oppdatering av informasjon i disse sakene er også viktig. Driftsområdet ved områdeleder og driftsledere kan sende ut e-post til e-postlister ved fakultetet uten at det må gå igjennom fakultetets HMS-koordinator eller andre kontaktpunkter ved fakultetet. b) Overtidsbruk knyttet til stipendiater og post-doktorer Assisterende fakultetsdirektør orienterte. Oslo 11. april 2014 Elisabeth Pedersen Lange Assisterende fakultetsdirektør Leder av LAMU Kari A. Røine Hegerstrøm HMS-koordinator sekretær for LAMU

7 Referat MED-LAMU Til stede: Arbeidsgiversiden: Unn-Hilde Grasmo-Wendler (vara for Bjørn Hol) og Knut Tore Stokke Arbeidstakersiden: Espen Lyng Andersen (leder MED-LAMU), Sindre Kristoffer Rian og Maria D.H. Nesteby Observatører: Solveig Skaland (studentrepresentant) Gjest: Trine Evensen fra Bedriftshelsetjenesten (BHT) Sekretariat: Liv B. Finess Forfall: Bjørn Hol, Eva Helene Mjelde /Jan Bjålie (IMB) og Ole Martin Nodenes (AMU) Sak 1/2014 Godkjenning av møteinnkalling Godkjent Sak 2/2014 Godkjenning av referat fra forrige MED-LAMU Det var ingen kommentarer til referatet fra forrige MED-LAMU ( ). Orienteringssaker Sak 3/2014 Kort orientering fra fakultetsledelsen ARK-undersøkelsen er gjennomført i de fire seksjonene i Fakultetsadministrasjonen med jevnt over gode resultater. Det er til nå gjennomført to oppfølgingsmøter, mens alle har gjennomført dette innen utgangen av mars. I etterkant av oppfølgingsmøtene må lederne jobbe videre med sine seksjoner for å utvikle tiltak for ytterligere å forbedre arbeidsmiljøet. Klinmed har akkurat avsluttet selve spørreundersøkelsen og skal i gang med oppfølgingsmøter, Helsam er i startgropen, mens IMB venter til høsten med sin undersøkelse. I Soria Moria-prosjektet er det gjennomført en brukerundersøkelse med gode resultater, men med noen områder som må undersøkes nærmere for å finne ut av årsaken til litt lave skår på enkelte spørsmål. Når det gjelder målområdene «Medarbeidere» og «Interne prosesser», må måltavlen sees opp mot resultatene fra ARK-undersøkelsen før det avgjøres hvordan man skal gå videre. HMS-samordningsavtale mellom UiO og OUS ble underskrevet i mars I henhold til denne skulle det utarbeides en praktisk veileder til avtalen. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe på tvers av institusjonene, ledet av Marianne M. Østby fra Kinmed. Veiledningen ble ferdigstilt høst 2013 etter en høringsrunde, både på OUS og ved berørte fakulteter/ institutter ved UiO. Veiledningen er gjeldende fra Oppfølging av sak 44/2013 om renhold for ansatte med arbeidsplass i OUS: For å komme videre i denne saken ble det sendt et brev til Klinmed der fakultetsledelsen ba om en detaljert oversikt over hvor UiO-ansatte i 100 % stilling har sine kontorer i OUS. På bakgrunn av denne bestillingen ble det avholdet et møte mellom Klinmed og fakultetsledelsen. Man ble enige om at det vil være mer hensiktsmessig å peke ut områder der UiO-ansatte sitter samlet og konsentrere arbeidet

8 med få til et bedre renhold i disse kontorene. Klinmed har nå meldt tilbake fire områder som egner seg. Fakultetsledelsen vil ta saken videre med UiO sentralt. Fakultetet har fått «tilsnakk» fra Likestillingsombudet på bakgrunn av ulike behandling av studenter som ønsker og har behov for tilrettelegging av studiet sitt. Praksisen har vært at toppidrettsutøvere, på bakgrunn av inngått avtale med Toppidrettssenteret, har fått tilrettelegging, mens studenter i nedkomstpermisjon har fått avslag på søknad om dette. Saken utredes av nå av UiO sentralt for å finne ut om saken skal sendes til Likestillingsnemnda. Sak 4/2014 Kort orientering fra lokalt hovedverneombud Lokalt hovedverneombud informerte om sin deltagelse i Soria Moria-prosjektet, ARK og omorganiseringen av fakultetsadministrasjonen. Det er brukt mye tid sammen med verneombudene på Klinmed for å få fram informasjon og fakta i saken om renhold for UiO-ansatte med arbeidsplass på OUS. Sak 5/2014 Bestilling av bedriftshelsetjenester for 2014 Trine Evensen informerte om at universiteter er en type virksomhet som er pålagt å ha egen bedriftshelsetjeneste og gjennom det også å utarbeide handlingsplaner med estimert tidsbruk. Disse lages da på bakgrunn av innsendte bestillinger fra fakultetene og justeres etter bestillingsmøter. MED-FAK er så stort at det i 2013 ble avholdt eget bestillingsmøte med IMB, mens resten av fakultetets bestillinger ble behandlet under ett i et møte med fakultetsledelsen. Sak 6/2014 HMS-årsrapporteringer for 2013 fra enhetene Det kom følgende kommentarer til HMS-rapporteringene: - Viktig at verneombud og LAMU-medlemmer får anledning til å delta på den obligatoriske HMSopplæringen (7 moduler). - Også Helsam sliter med personaloppfølging når det gjelder sykefravær og medarbeidersamtaler. Dette skyldes uklare roller for avdelingslederne. - Helsam er ikke fornøyd med samarbeidet med Eiendomsavdelingen (EA) får ikke svar på henvendelser og ting tar tid. Også uklart hvor skillet mellom gårdeiers ansvar og UiO sitt ansvar når det gjelder vedlikehold av byggene Helsam holder til i. - Arbeidstilsynet har varslet tilsyn hos EA etter innmelding av klage i forbindelse med en ombyggingssak. Tilsynet vil konsentrere seg om prosedyrer og rutiner når ombygginger/nybygg planlegges. Fokus vil være hvorvidt de rette rollene/personene er med i planarbeidet. Sak 7/2014 Revisjon av UiOs HMS-system UiO har hatt et eksternt firma til å vurdere om HMS-systemet følger OHSAS standarden. Det ble funnet et avvik og flere observasjoner. Avviket var som følger: - Policy for risikovurdering og prosedyre for risikovurdering er ikke tilfredsstillende implementert. Resultater fra risikovurderinger danner ikke grunnlag for mål og fokusområdet Følgende observasjoner ble gjort: - Arbeidsmiljøpolitikken er ikke tydelig og dekkende. - Det er i liten grad lagt rammer for å fastsette arbeidsmiljømål. - Krav til risikovurdering og oppfølging av dem er ikke omfattende nok. - Det er mangler i samsvarsvurderingen. - Introduksjon av nyansatte kommer ikke frem Konklusjon: UiO oppfyller ikke kravene til OHSAS

9 Sak 8/2014 Rapport fra Arbeidstilsynets tilsyn ved IMB Under tilsynet ble det gjennomført en befaring på 4 av laboratoriene. Bortsett fra noen små anmerkninger underveis, ble det ikke påvist mangler. IMB har derfor ikke fått noen pålegg som skal lukkes. Diskusjonssaker Sak 9/2014 Ett eller to varamedlem i MED-LAMU? MED-LAMU har en vedtatt sammensetning som skal sikre at alle instituttene og fakultetsadminstrasjonen er representert på møtene, enten på arbeidsgiver- eller arbeidstakersiden. Møtene blir planlagt og lagt inn i medlemmenes og varamedlemmenes kalendere i god tid før møtene avholdes (i desember for vårmøtene og juni for høstmøtene). Utvalget påpeker at medlemmene må prioritere disse møtene slik at alle enheter er representert hver gang. Dersom det viser seg at det blir kollisjon med andre helt nødvendige møter, må varamedlemmet varsles slik at man sikrer representasjon fra enheten. Nåværende ordning med valg av ett varamedlem opprettholdes. Sak 10/2014 Fokusområde for 2014 Utvalget støttet ARK som fokusområde for Vedtakssaker Sak 11/2014 Årsrapport LAMU-arbeid ved MED-FAK i 2013 Utvalget godkjente den framlagte årsrapporten. Referatsaker Sak 12/2014 Referat fra møte i AMU ingen kommentarer Referat fra møte i Klinmed-LAMU ingen kommentarer Referat fra ekstraordinært møte i Klinmed-LAMU ingen kommentarer Referat fra møte i IMB-LAMU ingen kommentarer Sak 13/2014 Eventuelt Klinmeds representant ønsket råd i forbindelse med en ombyggingssak på Søsterhjemmet der en av seksjonene vil bli sterkt berørt. Det er viktig at ledelsen ved Klinmed etterspør en detaljert plan for prosjektet og i igangsetter nødvendige tiltak i forhold til denne. Verneombudet skal påse at ledelsen tar de nødvendige skritt for å verne arbeidstakerne mot støy og eventuelt dårlig inneklima i byggeperioden.

10 INNKALLING 26. mars 2014, kl 13-15, V349 Fakultetsstyrerommet DAGSORDEN Sak 01: Referat fra møtet 25.november 2013, se HMS-Web sidene eller ephorte Sak 2013/ Sak 02: Godkjenning av dagsorden Sak 03: Årsrapport for MN-LAMU 2013, vedlegg 03-1, Sak 2014/ Sak 04: ORIENTERINGSSAKER 1) Byggeprosjekter ved MN-fakultetet i ) Flytteprosjekter ved MN-fakultetet i ) Årsrapport HMS for MN-fakultetet 2013, vedlegg 04-3, Sak 2014/3798 4) Rapport over innkomne klager og varsler på læringsmiljøet ved UiO 2013, vedlegg 04-4, Sak 2011/ , se også møter i Læringsmiløutvalget ) Handlingsplan HMS 2014, vedlegg 04-5 Eventuelt Velkommen Cecil Tidemand Grosch sekretær 1

11 REFERAT fra møte 27. november 2013, Fakultetsstyrerommet TILSTEDE Arbeidsgiversiden: Frank Sarnes, Rigmor Bjørli, Arbeidstakersiden: Klaus Høiland, Berit Kaasa, Yngve Hafting, Eivind Samuelsen Observatør: Arvid Thorstensen (TA) (deltok frem til sak 20), Knut Andresen (BHT) Forfall: Morten Dæhlen, Carl H. Gørbitz DAGSORDEN Dagorden til møtet ble godkjent med følgende endring: Arealbruk ved MN Langtidsplan utsettes Sak 18: Referat fra møtet 25.september 2013, jmf. vedlegg Vedtak: Referat fra møtet 25.sept.2013 ble vedtatt. Sak 19: Status orientering ved leder av MN-LAMU Ledelsen orienterte om at: - Bestillingsmøte med BHT ble gjennomført den og at neste år ville BHT gjennomføre alle møtene med lokale enheter direkte - Fakultetet vil tydeliggjøre HMS-ansvaret i ny organisasjonsstruktur med etablering av nivå 4 på enhetene - Et årshjul for HMS vil bli utviklet for å støtte opp om at sakene blir planlagt og fulgt opp Vedtak: Status orientering tas til etterretning Sak 20: Sammenslåing av verkstedene Ledelsen orienterte om endringer i prosessen etter lederskiftet, om ny modell og at dokumentet ville bli lagt frem i IDF møtet og i neste styremøte. Vedtak: Arbeidsgiver orienterer alle verkstedansatte ved de berørte instituttene fortløpende, minimum en gang pr måned, om følgende: - involvering av de ansatte i prosessen 2

12 - nåværende status i omorganiseringsprosessen - hva kommer til å skje fremover, samt tidsakse Første beskjed sendes innen 12. desember Husk at ingen endringer er også viktig informasjon. Sak 21: Utkast til ny HMS-web Vedtak: MN-LAMU tar forslaget til nye HMS-web til etterretning og kom med følgende innspill: Link til kontaktpersoner. Sak 22: Utkast til ny prosedyre for feltarbeid Vedtak: MN-LAMU tar utkastet til ny prosedyre for feltarbeid til etterretning. Det bes vurdert utarbeidet egen prosedyre for studieturer som også ivaretar behovet for dokumentasjon av kontaktinformasjon for pårørende. Sak 23: Utkast til handlingsplan (HP) HMS 2014 Vedtak: MN-LAMU tar utkast til handlingsplan til etterretning. Sak 24: Forslag til møteplan 2014 Vedtak: Møteplan for 2014 vedtas Sak 25: ORIENTERINGSSAKER Knut Andresen, yrkeshygieniker i BHT gjennomgikk status for bestillinger til BHT pr. 3. kvartal. Vedtak: Status rapportene pr. 3. kvartal og referatene fra enhetenes LAMU møter tas til etterretning. Eventuelt Det ble reist spørsmål om HMS ansvar i forbindelse med utleie av laboratorier. Dette avklares administrativt. Møtet ble hevet kl. 14:10 Cecil Tidemand Grosch Sekretær 3

13 Til: MN-LAMU Sak 03/2014 MN-LAMU 26.mars 2014 Dato: 26. mars 2014 Sak ephorte 2014/ Bakgrunn I likhet med sentral HMS-stab utarbeides det en årsrapport som sendes ledelsen og foreningene. Administrative forhold MN-LAMU har hatt 4 møter i 2013 hvor møtet i juni var et seminar. Dette partssammensatte organet har følgende representasjon, se vedlegg 1. Fast observatør er assisterende drifts-sjef fra Eiendomsavdelingen (EA). Studiedekan trer inn i saker som angår studentene. Saker til behandling fokus område 2013 Utvalget behandlet 25 saker i 2013, se vedlegg 2. MN-LAMU har eget mandat som ble revidert i 2013, vedlegg 3. Utvalget fastsetter årlig et fokus-område som for 2013 var Ledelsens gjennomgang. Saker til behandling i MN-LAMU i 2013 som kan fremheves: - Årsrapportering fra enhetene - Ny strategisk plan for MNfakultetet Mini-seminar Arbeid i Arbeidsmiljøutvalg ved Arne Bernhardsen - Ledelsens gjennomgang - Sammenslåing av verkstedene - Utkast til ny prosedyre for feltarbeid Fast sak årlig er Forslag til handlingsplan (HP) HMS for MNfak som utvalget får fremlagt for innspill. Det legges frem statusrapporter på arbeidsmiljøprestasjoner så langt det er mulig å fremskaffe underlag for dette, se O-sak 25/2013, vedlegg 5. - Plan for bruk av bedriftshelsetjenester (BHT) - Statistikk over sykemeldte - Oversikt uønskede hendelser - Meldinger i studentenes «Si-fra»-system I tillegg får utvalget til orientering referatene fra LAMU-møter for underliggende enheter, se vedlegg 4. 4

14 Saker til behandling som fremheves Årsrapportering fra enhetene (Sak 7/2013). Det var enighet om å avvikle årsrapporteringen fra enhetene. Bakgrunnen er innføring av sentrale policyer og prosedyrer. Denne rutinen er da å anse som ikke formålstjenlig og utgjør unødvendig dobbeltarbeid. Ny strategisk plan for MNfakultetet Revidert strategiske plan for HMS ble behandlet i utvalget (Sak 8/2013). Planen ble vedtatt i dekanat for neste 3 års periode. Miniseminar med Arne Bernhardsen Arbeid i Arbeidsmiljøutvalg ble godt mottatt av medlemmene. Alle i utvalget fikk utdelt hans bok Arbeidsmiljøutvalget, en Håndbok for arbeid i AMU, 4. Ledelsens gjennomgang som er utvalget fokusområde i 2013, var sak i første høstmøte (Sak 15/2013). HMS-koordinator ved UiO-stab Elisabeth Mona innledet. Deretter presenterte HMSkoordinator Bodil Kr. Pedersen erfaring fra BIO og IMBV i bruk av dette verktøyet. Det er kun 2 enheter som har gjennomført ledelsens gjennomgang. Sammenslåing av verkstedene ble tatt opp etter innspill fra L-HVO (Sak 20/2013). Tidsplan og involvering i prosessen ble etterspurt. Det var enighet om at verkstedansatte ved berørte institutt måtte bli fortløpende orientert. Utkast til ny prosedyre for feltarbeid ble lagt frem for utvalget sammen med utkast til ny HMSweb-side (Sak 21-22/2013). Etter innføring av ny arbeidsmiljøstandarden OHSAS18001 ved UiO med innføring av nye policyer og prosedyrer, legger også MNfakultetet seg opp til denne standarden i sitt HMS-arbeid. Fakultetets HMS-håndbok vil da i all hovedsak være uaktuell - med unntak av ovennevnte prosedyre og rutine. Prosedyre og feltkort med bl.a. sjekkliste for feltarbeid utenlands vil bli gjort tilgjengelig på nye web. Med hilsen Cecil Tidemand Grosch HMS-koordinator 5

15 Oversikt over representanter i MN-LAMU 2013 Vedlegg 1 Arbeidsgiver medlem Ansatt kategori Arbeidstaker Ansatt kategori Medlem Morten Dæhlen Dekan/direktør Klaus Høiland (BIO/MERG) Fast vitenskapelig ansatt Frank Sarnes (MNfak) Funksjonsleder Eivind Samuelsen Midlertidig vit.ans personal/hr (IFI) Carl Henrik Gørbitz (KI) Inst.leder/Vitenskapelig Berit Kaasa (BIO) Tek.-/adm. ansatt ansatt Rigmor Bjørkli (FA) Kontorsjef/adm. Leder Yngve Hafting til Lokalt hovedverneombud (L-HVO) Solveig Kristensen Studiedekan Mikkel Brekke Student Studiedekan trer inn i saker som angår studentene Sekretær i MN-LAMU er HMS-koordinator Cecil Tidemand Grosch 6

16 Vedlegg 2 Oversikt over saker behandlet i mars 5.juni 25.sept. 27.nov 1. Referat 2. Godkjenning innk. 11. Referat 20.mars Dagsorden 14. Referat 5.jun Dagsorden! 18. Referat fra møtet Valg av leder 12. Ombygging av Syklotronen v/ EAs J.H. Stensrud 15. Ledelsens gjennomgang 19. Status orientering ved leder av MN- LAMU 4. Møteplan Arbeid i Arbeidsmiljøutvalg v/ Arne Bernhardsen 5. Valg av fakultetsverneombud 6. Revisjon av mandat for MN-LAMU 7. Årsrapportering fra enhetene diskusjonsnotat 8. Forslag til ny strategisk plan for MNfak Fokus-område for O-saker Status HMS-2013: 1. Opplæringstilbud 2. Beredskap 3. Revisjon 4. Laboratoriejournal 16. Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse (ARK) 17. O-Saker 1. Referat fra enhetenes LAMU møter pr. 1.juli Status plan for bruk av BHT-tjenester pr. 1. kvartal Teknisk avdeling a. Ombygging av Syklotronen b. Oppgradering av avtrekksskap 20. Sammenslåing av verkstedene 21. Utkast til ny HMSweb 22. Utkast til ny prosedyre for feltarbeid 23. Utkast til HP HMS Forslag til møteplan O-Saker Status bestillinger til BHT pr. 3.kvartal 7

17 MN FAKULTETETS ARBEIDSMILJØUTVALG Vedlegg 3 Formål: MN-LAMU skal fungere som et overordnet koordinerende organ for fakultetets lokale arbeidsmiljøutvalg (LAMU) Oppgaver: MN-LAMU forutsettes å bidra til å samordne, videreutvikle og effektivisere fakultetets HMS-arbeid, herunder: o Bidra til erfaringsoverføring i saker som angår arbeids- og læringsmiljø o Behandle HMS-saker av prinsipiell- og overordnet betydning herunder strategisk plan mv. o Gi innspill til videreutvikling av HMS systemet lokalt og sentralt o Drøfte HMS-kartlegginger ved fakultetet, samt initiere egne tiltak der dette anses hensiktsmessig o Drøfte fakultetets prioritering av budsjettinnspill til Teknisk avdeling angående bygningsmessige tiltak o Følge opp meldinger om systemavvik og status tiltak med forbedringer o Påse at det blir gitt nødvendig opplæring i HMS ved fakultetet o Drøfte og gi innspill til handlingsplan for HMS o Følge opp saker som angår læringsmiljøet Avgrensninger i MN-LAMUs virkeområde MN-LAMU ansvarsområde omfatter ikke: Personalsaker Revidert, 20.mars 2013 Vedtak Sak 6/2013 MN-LAMU 8

18 Oversikt over møtevirksomhet i LAMU ved underliggende enheter Vedlegg 4 Antall møter Info. på nett I= Innkalling R= Referat Kommentar 1. Inst. for teoretisk astrofysikk 4 I og R på nett 2. Inst. for biotvitenskap 4 I og R på nett 3. Farmasøytisk institutt 5 I og R på nett 4. Fysisk institutt 2 I og R på nett 5. Inst. for geofag 3 I og R på nett 6. Inst. for informatikk 1 R på nett 7. Kjemisk institutt 3 I og R på nett Med begrenset tilgang 8. Matematisk institutt 1 Ikke lagt ut 9. MN-adm. 4 I og R på nett *) På MN-LAMU nett-sider er det direkte tilgang til alle L-AMU ved underliggende inkludert MN adm. 9

19 Orienteringssak 04/ ) MN-LAMU møte 26.mars 2014 MN-LAMU 26.mars 2014 redegjøring byggesaker Bygge- og flytteprosjekter i 20 14: Rampe foran Blindernkjelleren universell utforming Heis i Svein Rosselands hus universell utforming Læringssenter i KB-hus (tidligere biblioteksareal) Etablering av CEED i ZEB (i tre etg. øst, over Flymedisin) Midlertidig utlån av kontorplass i 3. etg øst i Fysikkbygningen til NTL Forprosjektering av følgende byggesaker- oppstart tidligst 2015: Utskifting av takplater over tidligere biblioteksareal Fysikkbygningen Fjerning av van der Graf-generator Fysikkbygningen Læringssenter i de tidligere biblioteksarealene i Fysikkbygningen Læringssenter i de tidligere biblioteksarealene i Geologibygningen Samlokalisering av mekaniske verksteder, alternativ plassering utredes Etablering av ny driftsseksjon EA, alternativ plassering utredes Opprusting av lokaler etter ILS til administrative støttefunksjoner ved MN 10

20 ÅRSRAPPORT HMS FOR MN-FAKULTETET 2013 Velkommen til fakultetets første årsrapport innen HMS. Rapporten viser at fakultetet er på rett vei mht. til å utvikle et godt og systematisk HMS-system, men samtidig at det fortsatt gjenstår arbeid før man kan si at fakultetet oppfylles UiOs krav til systematisk HMS-arbeid fullt ut. Rapporten søker å gi et nøytralt bilde av status på HMS-området, basert på informasjon innhentet gjennom internrevisjoner, ledelsens gjennomgang, tilsyn fra Arbeidstilsynet og innspill hentet fra HMS-koordinatorene, HMS-stab, verneombudsstrukturen og arbeidsmiljøstrukturen. Avslutningsvis gis det en kort oversikt over noen av de viktigste utfordringer fakultetet står overfor på HMS-området i Rammebetingelser MN-fakultetet skal, i henhold til overordnede vedtak tilpasse sitt HMS-system opp mot standarden OHSAS Styringssystem for arbeidsmiljø. Ytterligere rammebetingelser ligger i fakultetets strategiplan for HMS og fakultetets handlingsplan for HMS for Ressurser i HMS-arbeidet Det har de siste årene skjedd en profesjonalisering av HMS-arbeidet ved fakultetet. Flere institutter har opprettet stillinger for lokale HMS-koordinatorer enten som hel eller del av en stilling. Noen arbeider med dette på heltid, andre på deltid. HMS-koordinatorene er organisert enten i stab eller linjen. Det synes også å være en økt bevissthet om betydningen av HMSarbeidet hos ledelsen på instituttene. HMS-koordinator og seniorrådgiver HMS ved Seksjon for personal, arkiv og HMS i MNadministrasjonen er samlet sett ressurser som skal bistå fakultetsledelsen og instituttene med kompetanse innen HMS-regelverket og implementering av UiOs styringssystem for arbeidsmiljø. Disse forestår også oppfølging og revisjon av instituttenes virksomhet innenfor HMS-området. Arbeidsmiljøutvalg Fakultetet har en arbeidsmiljøutvalgsstruktur med ett sentralt arbeidsmiljøutvalg (MN- LAMU) og 8 lokale arbeidsmiljøutvalg på instituttnivå. I tillegg har administrasjonen et eget LAMU. MN-LAMU skal fungere som et overordnet koordinerende organ for fakultetets lokale arbeidsmiljøutvalg. Arbeidsmiljøutvalgene er partssammensatte utvalg som skal virke for gjennomføringen av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. De skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet og følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. MN-LAMU behandlet i saker, hvorav følgende fremheves: Års rapportering fra instituttene Ny strategisk plan for MN-fakultetet for Ledelsens gjennomgang Sammenslåing av fakultetets verksteder Utkast til ny prosedyre for feltarbeid 11

21 På instituttnivå synes de lokale arbeidsmiljøutvalgene, i likhet med verneombudsfunksjonen, å ha blitt tillagt noe ulik betydning i Således kan vi, som skissert i punktet om internrevisjon, registrere til dels stor forskjell i møtefrekvens, type saker som blir tatt opp og i synet på arbeidsmiljøutvalgenes betydning instituttene i mellom. Vernefunksjonen MN-fakultetet hadde i 2013 en vernetjeneste med i alt 49 lokale verneombud og ett fakultetsverneombud (20 % funksjon). Verneombudene var integrert i en rekke viktige prosesser, herunder: Ombygging av syklotronen, ombygging av Nils Henrik Abels hus, verkstedssammenslåingen på Fysisk institutt/kjemisk institutt, Livsvitenskapsbygget, innføring av nytt system for avvikshåndtering og mindre lokale prosesser. Tilbakemeldinger fra verneombudene viser at funksjonen ble tillagt ulik vekt på enhetene. Alt i alt taler likevel tilbakemeldingene for at 2013 var det året hvor flere og flere ledere så nytteverdien av den tilsynsfunksjon vernetjenesten etter gjeldende regelverk er tillagt å utføre. Ledelsens gjennomgang UiO vedtok i 2013 at alle enheter ved UiO årlig skal gjennomgå styringssystemet for arbeidsmiljø for å sikre at det fortløpende er velegnet og gir ønskede resultater. Gjennomgåelsene skal omfatte vurdering av muligheter for forbedring og behovet for endringer av styringssystemet for arbeidsmiljø, inklusive arbeidsmiljøpolitikken og HMSmål. Slik gjennomgang ble gjennomført ved IBV og MN-administrasjonen i HMS-internrevisjon I samsvar med MN-fakultetets handlingsplan for 2013 ble det gjennomført internrevisjon ved Institutt for teoretisk astrofysikk, Institutt for geofag, institutt for informatikk og Matematisk institutt. Formålet med revisjonene var å sjekke ut hvorvidt lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU) fungerte etter hensikten og i tråd med bestemmelser gitt i Arbeidsmiljøloven, Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning og UiOs prosedyrer. Revisjonen viste at alle de 4 instituttene hadde avvik i forhold til definerte referansedokumenters krav. Antall avvik fra referansedokumentene varierte fra 4-7 avhengig av hvilket institutt som ble revidert. Tilsvarende gjaldt avvikenes alvorlighetsgrad. Følgende avvik syntes i større eller mindre grad å være felles for de instituttene: 1) Manglende oppfølging og dokumentasjon av de krav Prosedyren for valg av medlemmer og varamedlemmer til lokale arbeidsmiljøutvalg setter 2) Manglende oppnevning av varamenn for de som er valgt til LAMU 3) Manglende oppfølging av de krav Prosedyre for lokalt arbeidsmiljøutvalg, Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning og Arbeidsmiljøloven setter til hvilke type saker som skal forelegges LAMU til behandling. 4) Manglende eller mangelfull grunnopplæring i HMS av representantene i LAMU 5) Manglende eller mangelfull promotering av verneombudsrollen ved instituttene Ett av instituttene hadde i tillegg behov for 2) å endre sammensetningen av LAMU, slik at dette ble i tråd med vedtatte krav til partssammensetning og 2) å følge bestemmelsen om at 12

22 lederfunksjonen i utvalget skal ivaretas vekselsvis av arbeidsgiver- og arbeidstakersiden for 2 år av gangen. Revisjonsrapportene ble i desember 2013 oversendt instituttene for oppfølging. Oppfølging av revisjonsrapportene vil kunne gi instituttets arbeidsmiljøutvalg den tyngde og innflytelse de er forutsatt å ha i arbeidsmiljøspørsmål. Tilsyn fra Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet gjennomførte i 2013 tilsyn ved Institutt for geofag, Farmasøytisk institutt, Kjemisk institutt og Institutt for biovitenskap. Tilsynet hadde fokus på forebygging og risikoreduksjon av kjemisk og biologisk helsefare. Følgende forhold ved instituttene ble fulgt opp: 1. Kartlegging og risikovurdering av kjemisk helsefare 2. Erstatning av farlige kjemikalier 3. Allmennventilasjon og prosesstilpasset avsug 4. Informasjon og opplæring i håndtering av kjemikalier og sikker jobbutførelse 5. Oppbevaring, lagring og merking av kjemikalier 6. Stoffkartotek 7. Personlig verneutstyr 8. Nødhjelps- og førstehjelpsutstyr 9. Bruk av bedriftshelsetjeneste Fakultetet fikk på bakgrunn av tilsynet pålegg om: 1) Å kartlegge og dokumentere forekomsten av kjemikalier og på grunnlag av dette vurdere enhver risiko for arbeidstakernes helse og sikkerhet. (gjaldt ett av instituttene) 2) Å iverksette rutine for avvikshåndtering (gjaldt ett av instituttene) 3) Å opprette stoffkartotek for de stoffene som kan medføre helsefare, deriblant de som dannes under prosesser i virksomheten. (gjaldt alle fire institutter) Uønskede hendelser/avvik OHSAS og regelverket stiller krav til registrering av uønskede hendelser eller avvik. I UiOs prosedyre for uønskede hendelser er det nå 5 typer av uønskede hendelser: Avvik: Krav fastsatt i HMS-regelverket eller interne krav er ikke blitt fulgt Nestenulykke: Arbeidsrelaterte episoder der hendelsen kunne ha ført til langvarig sykefravær eller dødsfall Alvorlig nestenulykke: Arbeidsrelaterte episoder der hendelsen kunne ha ført til langvarig sykefravær eller dødsfall Ulykke: Arbeidsrelaterte episoder der skade eller redusert helse har forekommet Alvorlig ulykke: Arbeidsrelaterte episoder der hendelsen har ført til sykefravær på over 6 uker etter dødsfall I 2013 er det rapportert om 20 uønskede hendelser ved fakultetet, hvorav 12 er hendelser som medførte mindre personskade. Det er, i følge HMS-stab, ikke mottatt noen melding om sykdom som kan ha tilknytning til arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. 13

23 Sykefravær IA-avtalen har som mål at sykefravær på nasjonalt nivå skal være under, dvs. 5,6 %. Tabell 1 viser at fakultetet har en sykefraværsprosent på i gjennomsnitt 1.92, men samtidig at dette varierer til dels mye mellom fakultetets ulike enheter. Det er imidlertid grunn til å tro at noe av forskjellene kan forklares med underrapportering av sykefravær blant de vitenskapelig ansatte. Tabell 1 Sykefraværsprosent Fakultetet totalt 1,92 Institutt for biovitenskap 1,72 Fysisk institutt 1,54 Institutt for teoretisk astrofysikk 1,45 Institutt for geofag 2,59 Farmasøytisk institutt 2,53 Matematisk institutt 1,01 Kjemisk institutt 1,92 Institutt for informatikk 1,65 Naturfagsenteret 1,14 Fakultetsadministrasjonen 3,16 * Datagrunnlaget gir ikke grunnlag for å skille mellom legemeldt og egenmeldt sykefravær. Sykefraværsprosenten = (Sykefraværsdagsverk X100) / Avtalte dagsverk HMS-opplæring av studenter MN- fakultetets HMS- strategi for har blant annet som mål at: Studenter og ansatte skal ha et fullt forsvarlig lærings- og arbeidsmiljø, med fokus på forebygging av uønskede hendelser. Et av oppgitte suksesskriterier er at det ikke skjer personskader eller utilsiktede driftsavbrudd. Med bakgrunn i uønskede hendelser og laboratorieforhold ved noen av fakultets institutt, satte MN- fakultetet ned en prosjektgruppe høsten 2010 for å utarbeide bedre HMS- opplæring for studenter. Tidligere hadde det enkelte institutt stått for denne opplæringen. Fra høsten 2011 startet MN- fakultetet opp med grunnleggende opplæring i HMS-, laboratoriesikkerhet, feltsikkerhet, brannvern og førstehjelp for masterstudenter innen laboratoriefag og med feltarbeid. Senere er opplæringen videreutviklet og til et modulbasert-tilbud for alle masterstudenter, og fra høsten 2013 også alle bachelorstudenter. Tabell 2 viser hvor mange bachelor- og masterstudenter som var oppmeldt og hvor mange som møtte vår og høst

24 Tabell 2: Emner Våren 2013 Høsten 2013 Oppmeldt Møtt Oppmeldt Møtt MNHMS Brann Førstehjelp HMS MNHMS0015ES MNHMS0015FS MNHMS0010LS MNHMS0020LS HMS- opplæring av ansatte Fakultetet arrangerte 5 timers kurs for egne ansatte i førstehjelp. 27 ansatte deltok i denne opplæringen som ble gitt av kursledere fra Norsk Folkehjelp. Fakultetet arrangerte dessuten kurs i standarden OHSAS for fakultetets HMS-koordinatorer. 155 ansatte deltok i tillegg på ett eller flere av de HMS-kurs som i 2013 ble arrangert i regi av HMS-stab sentralt ved UiO, jfr. Tabell 3 under. 15

25 Kurs arrangert i regi av HMS-stab ved UiO Antall deltakere fra MN-fakultetet AKAN - modul grunnkurs 5 Arbeid i arbeidsmiljøutvalg - modul grunnkurs 5 Arbeidsmiljøfaktorer - modul grunnkurs 13 Arbeidsmilølovgivningen - modul grunnkurs 14 Ergonomi - modul grunnkurs 8 Førstehjelpskurs - beredskap 1 HMS ved gasshåndtering - farlig arbeid 8 HMS-styringssystem UiO - modul grunnkurs 17 Infoblad biologiske faktorer - HMS-kurs 5 Inneklima - modul grunnkurs 6 Internrevisjon - HMS-kurs 4 Laboratoriesikkerhet - farlig arbeid 52 Personlig verneutstyr - farlig arbeid 44 Psykososialt arbeidsmiljø - modul grunnkurs 18 Roller - modul grunnkurs 14 Sikkerhet ved håndtering av gass - farlig arbeid 40 Smittevern - farlig arbeid 23 Systematisk HMS-arbeid - modul grunnkurs 16 Verneorganisasjonen UiO - modul grunnkurs 15 Åpne radioaktive kilder - farlig arbeid 10 Grand Total 318 Frode Olsgards minnepris Frode Olsgards minnepris ble opprettet i 2010 til minne om hans akademiske virke som professor ved Biologisk institutt ved Universitetet i Oslo (UiO) og hans engasjement for helse, miljø og sikkerhet ved UiO. Prisen, som er opprettet av Det matematisknaturvitenskapelige fakultet ved UiO, utdeles til en person, gruppe, avdeling eller institutt ved fakultetet som over år har gjort en markant innsats for arbeidsmiljøet ved fakultetet. Prisen deles ut en gang pr. år og var frem til 2013 tildelt Seniorrådgiver Vidar Blekastad Kjemisk institutt (2011) og Farmasøytisk institutt (2012). Prisen for 2013 ble tildelt seniorrådgiver Kai Åge Fjeldheim MN-adm. Utfordringer på HMS-området i 2014 Internrevisjonene og tilsynene som er gjennomført i 2013 indikerer at linjeorganisasjonen i ulik grad følger opp de krav som ligger nedfelt i det systematiske HMS-arbeidet. Dette har f.eks. en effekt på hvordan man ser på LAMUs funksjon rundt om på enhetene. En viktig hovedutfordring på HMS-området i 2014 blir følgelig å klargjøre roller og ansvar på alle nivåer i fakultetets linjeorganisasjon, samt å få alle til å utøve dette i det daglige. Dette vil kreve omfattende bevisstgjøring og kompetanseheving av ansatte på alle nivåer i inneværende år. Den andre hovedutfordringen ligger i å finne frem til en god og helhetlig modulbasert opplæring med klar ansvarsfordeling mellom fakultet og institutt. Oslo, Kai Åge Fjeldheim 16

26 17

27 18

28 19

29 20

30 21

31 22

32 23

33 24

34 Del-mål i strategiplanen Delmål Hovedtiltak Deltiltak Vår/Sommer Struktur 1.3 Synliggjøre og trene fakultetets beredskapsorganisasjon Planlegge og gjennomføre beredskapsøvelse Utarbeide plan for gjennomføring Deltiltak Høst 2014 Gjennomføre beredskapsøvelse 3. Systemverktøy 3.1 Kvalitetssikre fakultetets HMSsystem Revidere systemet for ledelsens gj.gang ihht standarden OHSAS18001 Revidere hvorvidt LAMU fungerer i tråd med gjeldende HMS-system v/ UiO og gjeld. lov og regler Gjennomføre revisjon på Farmasøytisk institutt, Kjemisk institutt, IBV og Fysisk institutt Gjennomføre revisjon på IBV, Ifi, Kjemisk institutt, Farmasøytisk institutt og Fysisk institutt. 3.3 Kvalitetssikre HMS-håndboken ift nåværende og fremtidige behov Revidere HMS-håndbok Implementere ny HMSweb 3.4 Bruk av klimakartlegginger for utvikling av det psykososiale arbeidsmiljøet 3.5 Planlegge ARK Gjennomføre ARK og identifisere tiltak Følge opp tiltak 4. Kompetanse- heving/- holdningsskapende arbeid Høyne HMS kompetansen til ledere på nivå Sikre at studenter som arbeider ved fakultetets lab er og i felt har nødvendig kunnskaper om HMS Arrangere HMS- opplæring, Modul 5 Arrangere opplæring i HMS Lage film-snutter 27. mars Gj.føre og evaluere Opplæringsmodulene Utarbeide filmsnutt Gj.føre opplæring 25

35 Diskusjonsklima i grupper LAMU, UiO 14. mars 2014 Gender Consulting Anne Grethe Solberg PhD 26

36 Her og nå Mål: Skape et godt diskusjonsklima for innovative beslutninger i LAMU Klima i grupper Diskusjonsledelse Pause Organisasjonsstrukturer Ansvarlig atferd i grupper Innlegg, øvelser, diskusjon, handlingsplan 27

37 Synergi i grupper Gjensidig vekselvirkning - Helheten i gruppen er større enn summen av enkeltmeningene - Beslutningen er mer ekstrem enn gjennomsnittet av medlemmene Gruppeprosess - Heterogene grupper presterer bedre enn homogene grupper - Det som skjer i gruppen når medlemmene transformerer input til output Synergi gir innovasjon 28

38 Utfordring med grupper Gruppetenkning Individorientert i starten, siden gruppeorientert Uenighet modererer meninger Enighet viktigere enn alternative løsninger Ubalanse mellom individuelle behov og gruppens ønsker Likhet skaper sikkerhet 29

39 Utfordringer med grupper Vanskeligheter med normer og verdisyn Dårlig samhold og liten tilhørighet Fordommer devaluerer andres meninger Inngruppen diskriminerer utgruppen Uvilje til å justere egen atferd Mye baksnakking lite fremsnakking Variert arbeidskapasitet Frykter negative reaksjoner 30

40 Dårlig gruppeklima Klassikerne: Hele gruppen hektes på noe spennende som ikke har med saken å gjøre To-tre personer diskuterer heftig noe de andre ikke opplever relevant Oppstår konflikt, konkurranse, maktallianse og manipulasjon Enkeltpersoner i gruppen: - holder innlegg på siden av saken - dominerer - uttrykker seg omstendelig og detaljert - uttrykker seg uklart - kobler ut, er stille - lytter ikke - er brikke mer enn aktør 31

41 Er du effektiv? Sier du fra når du opplever kommunikasjonen som uklar og ufokusert?.eller tenker du at du ikke gidder, at det ikke nytter eller at det ikke lønner seg, eller at det ikke er ditt ansvar? 32

42 Diskutér I hvilken grad kan vi kjenne oss igjen i klassikerne? Hvordan bidrar vi til avsporing i gruppediskusjonen? Hvordan sier vi fra når klassikerne oppstår? 33

43 Godt innovasjonsklima i grupper Klima påvirker prestasjoner som påvirker kommunikasjon, problemløsning, beslutningsevne Smittsomt Klima defineres av dem som er i det Et godt innovasjonsklima inneholder: Deltagertrygghet Støtte til ideer Saksorientering Visjonær tenking Optimalt klima: Emosjonell åpen tone, tillitsfull, aksepterende, fri for spenninger, respekt for forskjeller og uenighet 34

44 Diskutér Hva vil det bety for fagområdet arbeidsmiljø at det blir tatt innovative beslutninger? Nevn tre sakstyper der dette er svært viktig akkurat nå. Hvordan vil du beskrive klima i den gruppen der du diskuterer? Deltagertrygghet Støtte til ideer Saksorientering Visjonær tenking 35

45 Innovasjonsledelse Fasiliterende ledelse: Vise objektivitet: - Ideer fremmes fritt uten at lederen uttrykker sin mening eller påvirker Polarisere: - Lederen får de som er uenige til å overbevise hverandre og aktivt dele ideer og kunnskap og bygger dem videre inn i sine resonnement Myndiggjøre: - Lederen overlater reell beslutningsmyndighet og ansvar til gruppen og aksepterer løsningen fullt ut 36

46 God gruppeatferd Å utforske synspunkter som en opplever som dumme, gale eller uforståelige - før en prøver å overbevise andre om at de tar feil Å bygge på hverandres ideer og syn, i stedet for kun å formidle og gjerne gjenta dine egne velforberedte syn 37

47 Fasiliteringteknikker Lytte aktivt Inkludere alle Ikke la noen dominere Oppklarende gravespørsmål Styre ordet med ord, kropp, hånd Gjør aldri det gruppen kan gjøre selv 38

48 Diskutér Hvordan kan gruppediskusjonene fasiliteres bedre mener du i din gruppe? 39

49 Hvem er fasiliterende innovasjonsledere? Biologisk kjønn Kjønnsrolleidentitet Fasilitering Innovasjonsklima Kvantitativ studie 114 spørsmål 917 topp- og mellomledere Telekom, IKT, næringsmiddel, olje, media 40

50 Kjønnsrolleidentitet Sandra Bem. Samfunnsskapt Feminin: hengiven, imøtekommende, følsom for andres behov, forståelsesfull, viser medfølelse, trøster gjerne andre, varm, øm glad i barn, vennlig Maskulint: forsvarer mine meninger, uavhengig, selvledende, sterk personlighet, viljesterk, har lederegenskaper, villig til å ta sjanser, dominerende, villig til å ta standpunkt, pågående Udifferensierte: uten maskuline og feminine trekk Androgyn: feminine og maskuline egenskaper Innholdet = Konstant Andelen = Endring Blitt sånn født sånn..gir konsekvenser! 41

51 Maskulin og feminin er to uavhengige skalaer. Androgyn og udifferensiert er motsatser på samme skala Maskulin Androgyn Høy Lav Høy Udifferensierte Feminin 42

52 Ledelse og kjønnsrolleidentitet Maskulin: Transaksjon, instrumentell Feminin: Transformasjon, ekspressiv Udifferensiert: Defensiv, uengasjert Androgyn: Coachende, empatisk (Sandra Bem) 43

53 Funn: Androgyne innovasjonsledere Sterk sammenheng mellom fasilitering og innovasjonsklima Androgyne ledere har best innovasjonsklima og fasilitering Kjønnsrolleidentitet viktigere enn biologisk kjønn 44

54 Androgyne personer Putter ikke i båser Tolerante og fleksible Aksepterer og respekterer Trygge Smidige Føler seg bedre mentalt 45

55 En god innovasjonsleder Skaper innovasjon av gruppens ressurser Driver prosesser som en intellektuell motor Er både-og: Målrettet, balanserer, involverer, konkluderer Uten markeringsbehov Koordinerer, tilrettelegger, sjefssekretær Empowering, regissør, dramaturg Mediator, katalysator, moderator 46

56 Fasiliteringsøvelse 1 Velg en fasilitator og diskutér løsning på følgende: Det er avdekket mistanke om lungeskader etter et laboratoriumsforsøk forrige måned. Tre aktive forskere har blitt dødssyke til tross for at de gjentatte ganger har vært hos bedriftlegen. Pressen har begynt å interessere seg for saken. Forskningen er banebrytende og har verdens øyne på seg. Bedriftshelsetjenesten er ikke å få tak i. Hvordan skal LAMU forholde seg til dette? 47

57 Fasiliteringsøvelse 2 Velg en fasilitator og diskutér løsning på følgende: Det er svært dårlig økonomi ved universitetet. HMStiltakene har de to siste årene sprengt budsjettene. Det er mange nye HMS-personer ved flere av fakultetene. Disse trenger grunnleggende opplæring. Samtidig har Teknisk etat krevd videreutvikling av HMSfunksjonen knyttet til nye bygninger. Hvordan skal LAMU forholde seg til dette? 48

58 Hierarki hemmer innovasjonsledelse Få normleverandører Konformitetsprosess Maskulinitetskriterier Språk og begreper Homososial rekruttering Liten gruppedynamikk 49

59 Flat struktur fremmer innovasjonsledelse MINDRE ADMINISTRASJON DIGITALISERT Mange normleverandører Talentutnyttelse Kompetansesalg/kjøp Gruppedynamikk Selvledelse KUNNSKAP IKKE BEHOV FOR UFAGLÆRTE 50

60 Ansvarlig gruppeatferd Identifisere, definere og presentere Trives uten styring og initierer Skylder ikke på andre Dårlig forsvar: «Sånn er jeg» Kjenner sin egen skygge Tar feil Selvregulerende Vilje til å drive seg selv fremover Tar kontroll Tar ikke alle kriger Er bevisst sin rolle 51

61 Hvem er du i gruppediskusjonen? Hva vil du gjøre for at det skal være mer meningsfylt og utviklende for de andre i gruppen? Hva vil du gjøre for at det skal være mer meningsfylt og utviklende for deg å være i gruppen? 52

62 Hva er bra med å kjenne sin rolle som gruppedeltager? Ser hva som er karakteristisk for deg Forstår hvordan andre er forskjellige fra deg Kan lettere tolerere, akseptere og respektere andre Forstå hvorfor du reagerer på andre mennesker som er annerledes enn deg 53

63 Diskutér Hvordan kan vi kommunisere slik at vi utnytter forskjellene mellom oss i diskusjoner? Hva kan vi strekke oss på? 54

64 Hvem er du i gruppediskusjonen? Hva gjør du når du kommuniserer godt i gruppen? Hva gjør du når du kommuniserer dårlig i gruppen? Hva gjør du som bidrar til trygghet i gruppen? Hva gjør du som kan hindre trygghet i gruppen? 58

65 MN FAKULTETETS ARBEIDSMILJØUTVALG (MN-LAMU) Perioden Arbeidsgiversiden: Arbeidstakersiden: Morten Dæhlen Klaus Høiland (fast Vit.ans.) Carl Henrik Gørbitz Eivind Samuelsen (midl. Vit.ans.) Frank Sarnes Berit Kaasa (tekn./adm. ans.) Rigmor Bjørkli Behzad Foroughinejad (vara Espen Trondsen) (L-HVO)2014 (Studiedekan Solveig Kristensen ) Mikkel Brekke (studentrepr.) Observatører: Kyrre Karlsen (EA) fra 03/2014, Kai Åge Fjeldheim (MNfak) REFERAT 26. mars 2014, 349 Fakultetsstyrerommet TILSTEDE Arbeidsgiversiden: Morten Dæhlen, Carl Henrik Gørbitz, Frank Sarnes Arbeidstakersiden: Klaus Høiland, Eivind Samuelsen, Berit Kaasa, Behzad Foroughinejad, Observatør: Kyrre Karlsen Forfall: Rigmor Bjørkli, Studentrepresentant SAKSLISTE Sak 01: Referat fra møtet 25.november 2013 Vedtak: Referat fra møtet 27.nov 2013 ble godkjent. Sak 02: Godkjenning av dagsorden Møtet ble innledet med å ønske Behzad Foroughinejad velkommen som ny L-HVO etter Yngve Hafting og til områdeleder Kyrre Karlsen fra EAs bygningsdrift. Vararepresentant for L-HVO er Espen Trondsen. Vedtak: Dagsorden ble godkjent med korrigering av Sak 01 hvor dato rettes til 27.nov 2013 i tillegg til sak under «Eventuelt»: UiOs LAMU seminar 14.mars. Sak 03: Årsrapport for MN-LAMU 2013 Hovedpunktene i årsrapporten til MN-LAMU ble gjennomgått. Følgende ble nærmere informert om: - Sammenslåing av verkstedene er sikret bred involvering ved de enheter dette angår. Foreløpig er det ikke tatt stilling til lokalisering, men det er lokaler som utpeker seg. Budsjett-anslag er i størrelsesorden 3-5 mill. kr. Fra høsten 2014 vil det bli nedsatt en gruppe som får i oppgave å utarbeide en strategisk plan for verkstedene mot Fakultet vil arbeide videre med å påse at enhetene utvikler velfungerende LAMU - At ledelsens gjennomgang gjennomføres ved enhetene for å bidra til den kontinuerlige utviklingen av det systematiske HMS-arbeide. Vedtak: Årsrapport for MN-LAMU 2013 tas til etterretning.

66 MN FAKULTETETS ARBEIDSMILJØUTVALG (MN-LAMU) Perioden Arbeidsgiversiden: Arbeidstakersiden: Morten Dæhlen Klaus Høiland (fast Vit.ans.) Carl Henrik Gørbitz Eivind Samuelsen (midl. Vit.ans.) Frank Sarnes Berit Kaasa (tekn./adm. ans.) Rigmor Bjørkli Behzad Foroughinejad (vara Espen Trondsen) (L-HVO)2014 (Studiedekan Solveig Kristensen ) Mikkel Brekke (studentrepr.) Observatører: Kyrre Karlsen (EA) fra 03/2014, Kai Åge Fjeldheim (MNfak) Sak 04: ORIENTERINGSSAKER 1-2) Oversikt over Bygge- og flytteprosjekter ved MN-fakultetet i 2014 Oversikt over Bygge- og flytteprosjekter igangsatt ved MN-fakultetet ble gjennomgått og kommentert. I tillegg ble planlagte prosjekter for 2015 gjennomgått, se vedlegg Sak 04/ ) og følgende saker ble videre informert om: - I samarbeid med EA vil det bli iverksatt en konseptutredning av bygningene på nedre Blindern med det formål å se på den helhetlige bruken i et langtidsperspektiv, år. Arbeidstakerne minnet ledelsen på at bygge- og flyttesaker skal legges frem for lokale AMU, ref. AML 7-2. (d) og UiOs HMS web-sider. Vedtak: Orientering om bygge- og flytteprosjekter ved MNfak tas til etterretning og ledelsen bes å påse at bygge- og flyttesaker blir fremlagt i lokale AMU. 3) Årsrapport HMS for MN-fakultetet 2013 Hovedpunktene i rapportene ble gjennomgått og følgende enkeltpunkter fremhevet med følgende kommentarer: - MN fak prioriterer bygningsmessige tiltak som angår HMS og læringsmiljø høyest på listen. - Arbeidsgiver er klar over at alle funksjoner i LAMU skal ha en vara-representant og viste til utfordring med utpeking av ny L-HVO med vara. - Felles HMS- opplæring (modul 5) for alle ledere inkl. nivå 4 gjennomføres 27.mars Vedtak: Første årsrapport for HMS for MN-fakultetet 2013 tas til etterretning. Rapporten vil bli oversendt styret. 4) Rapport over innkomne klager og varsler på læringsmiljøet ved UiO 2013 Hovedpunktene i rapportene ble kort orientert om og MNfak status over innmeldte saker gjennomgått nærmere. Utfordringene etter 3 måneders erfaring ble fremhevet. Vedtak: Rapport over innkomne klager og varsler på læringsmiljøet ved UiO 2013 tas til etterretning.

67 MN FAKULTETETS ARBEIDSMILJØUTVALG (MN-LAMU) Perioden Arbeidsgiversiden: Arbeidstakersiden: Morten Dæhlen Klaus Høiland (fast Vit.ans.) Carl Henrik Gørbitz Eivind Samuelsen (midl. Vit.ans.) Frank Sarnes Berit Kaasa (tekn./adm. ans.) Rigmor Bjørkli Behzad Foroughinejad (vara Espen Trondsen) (L-HVO)2014 (Studiedekan Solveig Kristensen ) Mikkel Brekke (studentrepr.) Observatører: Kyrre Karlsen (EA) fra 03/2014, Kai Åge Fjeldheim (MNfak) Eventuelt UiOs LAMU seminar 14.mars 2014 Det var enighet om at det hadde vært et godt seminar med god deltakelse fra MN-LAMU. HMS-koordinatoren delte ut oversikt over fasiliteringsteknikker og oppgaven Egen handlingsplan som er utdrag fra Anne Grethe Solbergs Diskusjonsklima i grupper se også vedlagte foiler. Møtet hevet kl 14:30 Cecil Tidemand Grosch sekretær