Miljøkartlegging 2016

Transkript

1 Miljøkartlegging 2016 Skandiabanken Virksomheten sertifiseres etter: Felles kriterier, Leietaker Konsulent: Inki Roald Brown Sertifisør: Tanja Seland Forgaard N Ø K K E L I N F O R M A S J O N Arbeidsgruppen har bestått av: Nina Dyrøy: Miljøfyrtårnansvarlig, Informasjon, Samfunnsansvar, Etisk råd Joar Valevatn Operasjonell risiko, innkjøp av møbler, kontakt med huseier, verneombud Ingvild Dimmen HR rådgiver, kompetanse, samfunnsansvar Svein Frøystad IT, drift og innkjøp av IT utstyr Karen Brynie Økonomi, innkjøp av papir og kontorrekvisita Avholdte møter: : Oppstartsmøte, gjennomgang av verktøyene på Miljøfyrtårnportalen : Arbeidsmøte for Systemkrav og Arbeidsmiljø : Arbeidsmøte for Energi, Transport og Avfall med huseiers representant til stede : Arbeidsmøte for Innkjøp og resterende punkter : Resterende åpne punkter, gjennomgang av Klima og miljørapport 2015 Systemkriterier Formålet med systemkriteriene er å sikre at det blir etablert et velfungerende miljøledelsessystem basert på virksomhetens eksisterende helse, miljø, og sikkerhets HMS system Virksomheten skal ha tilgjengelig en oppdatert oversikt over relevante lover og forskrifter innenfor helse, miljø og sikkerhet. Relevante lover og forskrifter ligger til en hver tid tilgjengelig på vårt intranett. Alle fast ansatte og deltidsansatte har tilgang til disse sidene. Her finner man f.eks. informasjon om: 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 1/15

2 Branninstruks Lenker til arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøutvalg Beredskapsgruppe Verneombud Førstehjelp/ Hjerte og lunge redning Trimrom Massasjestol Varsling Ergonomi F R A S E RT I F I S Ø R OK 1945 Virksomheten skal fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet. Dokumenteres i eget dokument i virksomhetens miljøledelsessystem, eller under handlingsplan i Miljøfyrtårns årlige klima og miljørapport. Dette er gjort, se vedlagt. F R A S E RT I F I S Ø R Andre HMS mål? 1946 Virksomheten skal utarbeide et organisasjonskart eller lignende som dekker sentrale roller. Eksempler er miljøfyrtårnansvarlig, verneombud, leder av arbeidsmiljøutvalg, HMSansvarlig, innkjøpsansvarlig og brannansvarlig. Dette ligger nå ute på intranett, se vedlagt. 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 2/15

3 F R A S E RT I F I S Ø R OK 1947 Virksomheten skal utarbeide en instruks for miljøfyrtårnansvarlig. "Stillingsbeskrivelse" med oppgaver og mandat er laget. F R A S E RT I F I S Ø R OK 1948 Virksomheten skal utarbeide en aktivitetsplan/årshjul eller liknende som omfatter Miljøfyrtårn og HMS hovedaktivitetene i kalenderåret. Årshjul er laget, se vedlagt. F R A S E RT I F I S Ø R Anbefaler å ta med når miljørapport skal legges fram 1949 Virksomheten skal fremvise en oppdatert risikovurdering som omfatter indre og ytre miljø med tilhørende handlingsplan. Risikovurdering HR og HMS indre og ytre miljø er vedlagt. Da Skandiabanken er en kontorvirksomhet i leide lokaler, er risiko for ytre miljø minimal. F R A S E RT I F I S Ø R OK 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 3/15

4 1950 Virksomheten skal ha etablert en rutine for å rapportere og behandle avvik. Hendelsesdatabase ligger tilgjengelig på intranett, og de ansatte har fått informasjon om hvordan man legger avvik inn i denne og hvilke hendelser som skal rapporteres. Informasjon om dette, samt kurs for den enkelte ansatte finnes også i Kompis, vår kursdatabase. Det er gjort risikovurdering for HR/HMS område avvik på risikoområder i denne rapporten rapporteres til HR se skjema for risikovurdering. F R A S E RT I F I S Ø R Har egne avviksskjema, men mye går også direkte va leder hvis det er ting som ikke trengs å anonymiseres 1951 Virksomheten skal ha rutiner for å lære ansatte opp i grunnleggende helse, miljøog sikkerhetsarbeid HMS og holde dem oppdatert på endringer. Opplæringen skal omfatte gode rutiner for ytre miljø. Våre rutiner for grunnlggende helse, miljø og sikkerhetsarbeid HMS ligger til en hver tid tilgjengelig for alle ansatte på intranettet. Opplæring i og oppdatering av grunnleggende helse, miljø og sikkerhetsarbeid skjer på ulike måter i Skandiabanken. Kompis: Vi kjører mye e læring for moduler som går p informasjon rundt sikkerhet. Eksempler kan være antihvitvasking, etiske retningslinjer, informasjonssikkerhet Kurs: Vi arrangerer kurs og øvelser som er påkrevd eller som vi pålegger oss selv. Eksempler kan være: o Vi kjører jevnlig øvelse på branninstruksen, i tillegg til egne kurs for brannvaktene o Førstehjelp: Vi kjører årlig kurs innen førstehjelp og hjerte lunge redning. Vi har lagt inn informasjon på intranettet for avfallssortering og 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 4/15

5 kildesorteringsmuligheter for ansatte. F R A S E RT I F I S Ø R Ytre miljø tas spesielt opp på møtet "Kysten rundt" nå i desember 6 Virksomhetens ledelse skal gjennomføre en årlig gjennomgang for å vurdere om HMS systemet og miljøfyrtårnrutinene fungerer etter hensikten. Virksomhetens ledelse er tett på i forhold til gjennomgang for å vurdere om HMS system fungerer etter hensikt. Dette skjer bl.a. med tett dialog med hovedvernombud og tillitsvalgte. Tiltak: Formelt møte årlig med ledelsen. Dette blir satt opp. F R A S E RT I F I S Ø R OK, Første sertifisering 5 Kunder, leverandører og samarbeidspartnere skal informeres om virksomhetens miljøarbeid etter sertifisering. Info vil bli sendt til leverandører som del av kommunikasjon vedr. leverandørkartlegging. Kunder vil bli informert via nyhetsbrev og nettside. F R A S E RT I F I S Ø R OK 7 Ved førstegangssertifisering skal virksomheten utarbeide en Klima og miljørapport. Etter førstegangssertifisering skal årlig Klima og miljørapport for foregående hele kalenderår fylles ut og leveres i Miljøfyrtårnportalen innen 1. april. 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 5/15

6 Klar til levering Klima og miljørapporten skal årlig presenteres for alle ansatte, for eksempel i allmøter, personalmøter, avdelingsmøter, via oppslag, intranett eller lignende. PDF vil legges ut på intranett og høydepunktene presenteres på årlige allmøter "Kysten rundt". Arbeidsmiljø Formålet med arbeidsmiljøkriteriene er å sikre et best mulig arbeidsmiljø for de ansatte gjennom forebyggende tiltak. Virksomheten skal se sammenheng mellom sosiale, fysiske og psykiske tiltak for god helse og et godt arbeidsmiljø. 9 Virksomhetens skal gjennomføre vernerunde minst en gang i året. Vi gjennomfører verneombudrunder i virksomheten, både hos eksisterende ansatte, og ekstra for nye ansatte. 10 Det skal være etablert en dialog om arbeidsmiljøet mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker, eksempelvis ved årlige medarbeidersamtaler. Årlig medarbeidersamtale: Vi gjennomfører årlig medarbeidersamtale. Leder kaller inn i god til slik at begge parter får forberedt seg. Begge fyller ut et skjema, som gjennomgås i samtalen. Oppfølgingssamtaler: Medarbeidere blir kontinuerlig fulgt opp i oppfølgingssamtaler. Frekvensen på disse 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 6/15

7 kan variere fra annenhver uke til annenhver måned. "Åpen dør": Gjennom det interne forumet "Hverdagsledelse" følges lederne opp i forhold til sin rolle overfor medarbeidere, og hva som er viktig i rollen. Lederne skal være tett på, og tilgjengelig for sine medarbeidere i det daglige og har "åpen dør". 483 Medarbeidertilfredshetsundersøkelse skal gjennomføres minst en gang hvert tredje år for virksomheter med mer enn 30 ansatte. Informasjonen sammenfattes i en HMS rapport. I Skandiabanken gjennomfører vi 2 årlige organisasjonsundersøkelser med fokus på kultur og de ansattes tilfredshet og lederskap. Sensus: Undersøker medarbeidernes subjektive vurdering av trivsel, jobbtilfredshet og arbeidsmiljø Barrett: Undersøkelsen gir et øyeblikksbilde av medarbeidernes personlige verdier, hvordan medarbeiderne oppfatter organisasjonskulturen i dag og hvilken kultur medarbeiderne mener organisasjonen har behov for at vi skal være fremgangsrike. Resultatene er overveiende positive. Undersøkelsen måler blant annet forskjellene mellom kjønnene når det gjelder lønn og utviklingsmuligheter, ansattes ansvar, tilfredshet og engasjement, samt spørsmål om trakassering. Resultatene blir fulgt nøye opp av teamledere og HR avdelingen. Skandiabanken ønsker aktivt å fremme et godt arbeidsmiljø. Bankens etiske retningslinjer legger vekt på bankens fokus på å forhindre diskriminering og trakassering Virksomheten skal gjennomgå og vurdere aktuelle tiltak i Miljøfyrtårns idebank for arbeidsmiljø. Det er gjort, se vedlegg. Innkjøp 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 7/15

8 Formålet med innkjøpskriteriene er å redusere miljøbelastning for produkter og tjenester som kjøpes inn til egen virksomhet eller til videresalg. Innkjøp av varer og tjenester henger tett sammen med forbruk og avfall, og er ofte det som bidrar mest til CO2 utslippet. Her finnes også et stort potensiale for å redusere miljøbelastningen ved at virksomheten stiller miljøkrav til leverandører ved innkjøp av varer og tjenester. 15 Det skal stilles relevante miljøkriterier til alle vesentlige innkjøp av tjenester og varer. Dette gjøres ved å tilpasse og ta i bruk Miljøfyrtårns innkjøpsrutine "Rutine ved innkjøp" eller tilsvarende og informasjon integreres i egne innkjøpssystemer. Dagens innkjøpspolicy vedlagt inkluderer tekst om at man skal jobbe for å minimere forurensning. Miljøgruppen vil arbeide videre i første halvdel av 2017 for å se om det er potensiale for forbedring av denne Innkjøpsrutinen skal være forankret i virksomheten og skal være tatt i bruk blant alle som bestiller varer og tjenester. Miljøkrav tas med i større anbud. Retningslinjene angående innkjøp ligger tilgjengelig på intranett og er forankret hos ledergruppen Virksomheten skal ha en oversikt over de vesentligste tredjeparts miljøsertifiserte leverandører Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS, Svanemerket, eller liknende ved å ta i bruk verktøyet "Kartlegging av leverandører", eller tilsvarende informasjon skal integreres i virksomhetens egne innkjøpssystemer. Kartleggingen skal gjennomføres årlig og inneholde en oversikt over: 1. De vesentligste leverandørene med navn på leverandør. 2. Hvilke leverandører som har en tredjeparts miljøsertifisering. 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 8/15

9 Kartleggingsarbeidet er påbegynt, se vedlagt. Det er definert hvilke leverandører som regnes som "vesentlige", og hvilke man allerede nå vet er sertifisert. Det har blitt laget mailer som skal sendes ut til leverandører med ukjent status på miljøsertifisering, disse vil bli sendt i løpet av Virksomheten skal påvirke sine vareleverandører til å fremskaffe: 1. Informasjon om tredjeparts miljømerkede produkter i produktsspekteret, for eksempel i varekatalog, på internett, eller egne lister. 2. Overlevere årlig statistikk over antall tredjeparts miljømerkede produkter som er kjøpt av virksomheten. Se kommentar på 1955; det har blitt laget mailer som skal sendes ut til leverandører, disse vil bli sendt i løpet av Virksomheten skal påvirke sine mest sentrale leverandører til å miljøsertifsere seg gjennom en av de offisielle tredjeparts miljøsertifiseringordningene Miljøfyrtårn,, ISO 14001, EMAS, Svanemerket eller liknende. Se kommentar på 1955; det har blitt laget mailer som skal sendes ut til leverandører med ukjent status på miljøsertifisering, disse vil bli sendt i løpet av Ved inngåelse av nye sentrale innkjøpsavtaler som gjelder over flere år, skal det vurderes å ta inn i kontrakten krav om at leverandøren innen ett til to år etter kontraktsinngåelse skal være miljøsertifisert gjennom en av de offisielle tredjeparts miljøsertifiseringsordningene Miljøfyrtårn, Svanemerket, ISO 14001, EMAS eller liknende. Se krav 15: Dagens innkjøpspolicy inkluderer tekst om at man skal jobbe for å minimere forurensning i utvelgelse av leverandører. Miljøgruppen vil arbeide videre i første halvdel av 2017 for å se om det er potensiale for forbedring av denne. 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 9/15

10 Bedriften har hatt en stort fokus på sine leverandører, men noe mindre på produktsiden. Før godkjenning leverte de inn en mer detaljert innkjøpsinstruks som de skal bruke videre. Samtlige innkjøpere har vært med i miljøgruppa, noe som er veldig positivt. Energi Formålet med energikriteriene er å bidra til reduksjon av energiforbruk, energieffektivisering og øke andelen energi fra fornybare kilder. 24 Virksomheten skal gjennomgå og vurdere aktuelle tiltak i Miljøfyrtårns idebank for energi. Det er gjort, se vedlagt. 22 Eget energibruk skal som hovedregel følges opp hver måned. Bransjekriteriene kan angi andre intervaller for oppfølging av energibruk. Regninger mottas månedlig a konto, blir avregnet årlig, så det er ikke mulig for banken å følge opp månedlig. Men det er gode rutiner på plass automatisk styring av det meste som bruker energi, og huseier følger med på SD anlegget jevnlig. Der det er manuell styring f.eks. for å slå av skjermer på slutten av arbeidsdagen gjøres dette regelmessig Leietakere som leier lokaler i yrkesbygg som er over 50 m2, skal etterspørre bygningens energiattest fra byggeier. Det er gjort, se vedlagt. Karakter: Gul B Leietakere skal påvirke byggeiere til å bytte ut eldre varmeanlegg som er basert på fossilt brensel, med mindre miljøbelastende oppvarmingskilder. 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 10/15

11 Gasskjel blir brukt til topplast, varmepumpe dekker det meste av behovet. Transport Formålet med transportkriteriene er reduksjon av CO2, NOx og svevestøv utslippene Virksomheten skal gjennomgå og vurdere aktuelle tiltak i Miljøfyrtårns idebank for transport. Det er gjort, se vedlagt. 29 Virksomheten skal utarbeide retningslinjer for reise som hindrer unødig reising og fremmer miljøvennlige løsninger for tjenestereiser og varetransport. Informasjon med oppfordring til miljøriktig reising f.eks. samkjøring, elbil, sykle, videomøter vil bli lagt ut på intranettsidene. Nærservice jobber med å utarbeide et egen KOMPIS kurs om Skype møter. Lenke til denne opplæringen vil bli lagt ut permanent på intranettsiden om jobbreiser. 34 Virksomheten skal ved anskaffelse av egne/leide personbiler bilgruppe M1 i tjeneste velge lavutslippskjøretøy. Dette vil si helst elektrisitet/hydrogen, deretter biodrivstoff eller hybridbil med lavest mulig utslipp av CO2 og NOx. Verktøyet Nybilvelger kan benyttes. Ikke aktuelt å anskaffe egne kjøretøy Virksomheten skal ved anskaffelse av egne/leide varebiler bilgruppe N1, gjennomføre en behovsvurdering. Basert på behovsvurderingen skal det deretter velges kjøretøy som presterer blant de med lavest utslipp av CO2 og NOx. Verktøyet nybilvelger kan benyttes. 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 11/15

12 Ikke aktuelt å anskaffe egne kjøretøy. Avfall Formålet med avfallskriteriene er avfallsreduksjon, gjenbruk av produkter, materialgjenvinning, gjenbruk av råmateriale og forsvarlig håndtering av avfall. 40 Virksomheten skal ha et kildesorteringssystem som er beskrevet i en egen instruks kildesorteringsinstruks. Det blir nå sortert i restavfall, papir og elektrisk avfall. Et mål for 2016 er å bestille kildesortering som skal på plass i fellesområder for å håndtere avfall fra lunsj glass/metall, plast, papir, matavfall og restavfall. Kildesortering til alle kjøkken er bestilt. Vi vil orientere om dette på intranettsiden og på fellesmøter når vi innfører nytt kildesystem. F R A S E RT I F I S Ø R Bedriften sorterer, men de bestilte kildesorteringsspannene til kjøkkenet kommer først etter nyttår. Instruks er på Intranett og kildesorterings skal tas spesielt opp på "Kysten rundt". Kravet er godkjent da beholderne er satt i bestilling, men det har vært lenger leveringstid enn forventet. Alle søppelspann på kontorer og møterom vil da forsvinne helt. 36 Virksomheten skal gjennomgå og vurdere aktuelle tiltak i Miljøfyrtårns idebank for avfall. Dette er gjort, se vedlagt. 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 12/15

13 42 Farlig avfall og EE avfall elektrisk og elektronisk avfall skal lagres forsvarlig og leveres til godkjent mottak i henhold til avfallforskriften. Dette håndteres i felles bossrom i kjelleren. Der fins egen binge for EE avfall, og farlig avfall kan hentes ved behov men er lite etterspurt. Skandiabanken har via Atea, leverandør av pc er og datautstyr, en returordning for utrangert utstyr. Ordningen heter GoITloop og er en returordning for brukt/utrangert utstyr. Atea er tilsluttet det offentlige godkjente returselskapet Elretur AS og oppfyller dermed produsentansvaret for elektriske og elektroniske produkter i henhold til Avfallsforskriftens kapittel om kasserte elektriske og elektroniske produkter EE forskriften. Elretur AS garanterer for drift av et landsdekkende innsamlingssystem med miljøriktig håndtering og gjenvinning av EE avfall, samt rapportering til offentlige myndigheter. Elretur AS er sertifisert etter ISO standardene 9001 og ISO 14001, samt godkjent av Miljødirektoratet som kollektivt finansiert returselskap for EE avfall. F R A S E RT I F I S Ø R Har god kontroll på spesielt utrangert it utstyr Estetikk Formålet med estetikkriterier er å få til et visuelt godt inntrykk av virksomheten. Fokus på ryddige, rene lokaler og vedlikehold er essensielt for godt inneklima og lang levetid. 45 Virksomhetens lokaler med eventuelle uteområder skal holdes ryddige og rene. Gode rutiner på at lokalene og uteområdene blir holdt ryddige og rene. F R A S E RT I F I S Ø R Flotte og ryddige lokaler Andre miljøaspekter 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 13/15

14 Andre miljøaspekter Formålet med kriteriet "Andre miljøaspekter" er å avdekke om det finnes andre miljøaspekter som ikke dekkes av Miljøfyrtårn, der tiltak bør iverksettes Det skal gjøres en vurdering for å se om det er andre miljøaspekter i virksomheten som er vesentlige, og som krever tiltak og eventuelt måling og oppfølging i handlingsplanen. Ingen andre vesentlige miljøaspekter, men banken tilbyr to ting til kundene: 1. Etisk merking av fond med rød varselstrekant hvis noen bryter Oljefondets retningslinjer. 2. Billån er billigere for elbiler. Ønsker etter hvert å kunne tilby andre produkter for grønne boliger. F R A S E RT I F I S Ø R Skandiabanken har gjort et godt stykke arbeid. Set mangler fortsatt litt på å innarbeide alle rutinene. De ønsker selv å ha noe å strekke seg etter og vil for eksempel ta opp igjen idebanken og se om de kan lage en egen tilpasset sin bedrift. Det er god forankring i hele organisasjonen. De har laget mål for 2017 slik at de faktisk kan bli enda bedre i arbeidet som de nå nettopp har startet opp. De ansatte har vært litt lite involvert i prosessen, men til gjengjeld har de fått god informasjon og egen miljøepost er opprettet. S E RT I F I S Ø R E N S V U R D E R I N G Skandiabanken har gjort et godt stykke arbeid. Set mangler fortsatt litt på å innarbeide alle rutinene. De ønsker selv å ha noe å strekke seg etter og vil for eksempel ta opp igjen idebanken og se om de kan lage en egen tilpasset sin bedrift. Det er god forankring i hele organisasjonen.de ansatte har vært litt lite involvert i prosessen, men til gjengjeld har de fått god informasjon og egen miljøepost er opprettet. Bedriften har laget mål for 2017 slik at de faktisk kan bli enda bedre i arbeidet som de nå nettopp har startet opp, og dette er veldig positivt fordi de ser miljøarbeidet som en kontinuerlig prosess som ikke stopper ved sertifiseringen. Det bekreftes at Skandiabanken har fått godkjent alle kravene 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 14/15

15 0e35 4eb2 83c2 1dd3bd756ae9 15/15