Kontinuerleg forbetring Handlingsplan Personalforvaltning

Transkript

1 Kontinuerleg forbetring Handlingsplan Personalforvaltning Oppfølging av «Forvaltningsrevisjon i Hordaland fylkeskommune. Personalforvaltning». 17. september 2013

2 Bakgrunn Det har vore gjennomført ein forvaltningsrevisjon av personalforvaltninga og revisor har kome med forslag til tiltak som HFK bør vurdera (Mars 2013). HFK har implementert Personalportalen og Kvalitetssystemet i 2012 og det er trong for oppfølging av desse. På denne bakgrunn har Organisasjonsavdelinga starta eit arbeid kring «Kontinuerleg forbetring». Dette er ein arbeidsmetodikk som skal sjå til at oppfølginga av forvaltningsrevisjonen, Personalportalen og Kvalitetssystemet vert organisert, gjennomført og rapportert på ein målretta og kvalitativt god måte.

3 Kontinuerleg forbetring Kontinuerleg forbetring er en arbeidsmetodikk som organiserer utviklingsarbeid i høve mål og krav til tenestene. I denne omgang knytt til personalforvaltning. Kontinuerleg forbetring bygg vidare på Kvalitetssystemet, mellom anna med vektlegging av å identifisere og prioritera dei viktigaste arbeidsprosessane gjennomføre prosessforbetringar nedfelt i målsettingar, rutinar og prosedyrar med ansvarsfordeling (fullmaktstruktur) og rapportering. gjennomføre regelmessige forbetringsprosessar som ein del av drifta etablere gode måleindikatorar for forbetringsarbeidet til dømes % ufrivillige deltidstilsette, bruk av vikarinnleie, tal på medarbeidarsamtalar, registrerte og godkjente CV-ar, bruk av Personalportalen og Kvalitetssystemet med vidare.

4 Forvaltningsrevisjon personal I mars 2013 la HFK sin revisor fram sin forvaltningsrevisjon av personalforvaltninga i HFK («Forvaltningsrevisjon i Hordaland fylkeskommune. Personalforvaltning.») Rapporten ga personalseksjonen mange gode tilbakemeldingar på det arbeidet som vert gjort og leiarar med erfaringar med personalseksjonen er nøgd med tenestene. Det kom og innspel på kva Hordaland fylkeskommune bør vurdera med tanke på forbetringstiltak. Forslaga som revisjonen ber HFK vurdera er lagt ved. Dette notatet er dokumentasjonen på Organisasjonsavdelinga si gjennomgang, kva for tiltak ein har sett i verk og kva planar ein har framover. Under dei respektive punkta vert det referert til dei nummererte Under dei respektive punkta vert det referert til dei nummererte forslaga frå revisjonen (i parentes).

5 Sakshandsaminga ARBEIDSGRUPPER TOPPLEIAR- GRUPPE VEDTAK: ADM. POLITISK INFO- OG DRØFTINGSMØTE

6 Sakshandsaming Rapport Forvaltningsrevisjon Personalforvaltning Mars 2013 Kontrollutvalet (innstilling) 10. april Informasjons- og drøftingsmøte: Kort diskusjon Fagseminar for Personalseksjonen + Org.stab Fylkestinget: Diskusjon og vedtak Info- og drøftingsmøte: Prosessnotat II Administrasjonsutvalet: Prosessnotat II Koordineringsmøte med tillitsvalde om forvaltningsrevisjonen Organisasjonsdirektør: Prosessnotat III (med handlingsplan) Fylkesrådmannen / toppleiargruppa: Sak om status og handlingsplan Info- og drøftingsmøte: Sak om status og handlingsplan Fylkesrådmannen (Meldingssak til adm.utv.) Administrasjonsutvalet: Meldingssak Kontrollutvalet: Sak om oppfølging av forvaltningsrevisjonen Fylkestinget: Sak om oppfølging av forvaltningsrevisjonen 05. juni 07. juni 11. juni 19. juni 20. juni 28. august 02. sept. 09. sept. 11. sept. 17. sept. 24. sept. 01. okt. 10. des. Organisasjonsdirektøren: Oppdatert prosjektplan Jan 2014

7 Mål for arbeidet Personalforvaltninga i Hordaland fylkeskommune skal bidra til å rekruttere, utvikle og halde på kompetanse for alle tenesteområda i fylkeskommunen. k Med bakgrunn i revisjonsrapporten ønskjer Organisasjonsavdelinga å gå gjennom rutinar og prosedyrar for å forbetre desse gjennomføre kompetanseutvikling for leiarane som igjen sikrar god oppfølging øg g av medarbeidarane vurdere arbeidsdelinga mellom personalstab, lineleiarane og arbeidstakarorganisasjonane samt samhandlinga mellom desse

8 Arbeidsgrupper 1. Prosessforbetring av rutinar og prosedyrar 2. Gevinstrealisering Personalportalen og Kvalitetssystemet 3. Auke bruken av medarbeidarsamtalar 4. Samhandling med arbeidstakarorganisasjonane 5. Redusere bruken av ufrivillig deltid 6. Klargjering av personalfullmakter 7. Personalleiing for leiarar informasjon og opplæring

9 Prosessforbetring av rutinar og prosedyrar Mål Status Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, samspelet mellom personal og lineleiinga og sikre konsekvent bruk av same omgrep i ulike dokument. (1, 8, 12, 14) Rutinane i Personalportalen vart oppdatert i juni. Arbeidsgruppa har hatt 3 møte. Det er utarbeidd skisser til prosessforbetringar for saker om overtal, søknad om permisjonar, refusjon av sjukeløn og det er utarbeidd framlegg til rutine for oppfølging av sjukemelde og handtering av vanskelege personalsaker. Arbeidet med rammeavtale for innleige av vikarar er i gang, det same gjeld planlegging av leiaropplæring. Ansvar Eystein Venneslan (personal), Geir Davidsen (personal), Johan Meyer (personal), Inger Marken (personal), May Einarsen (personal), Karstein Oen (personal), Brita Bøyum (Utdanningsforbundet) og Natacha Vallebona Rivera (Fagforbundet).

10 Handlingsplan Prosessforbetring (I parentes: Tiltaksnummer i revisjonsrapporten) Oppdatert prosedyre om vanskelege personalsaker (utkast ferdig) og formell irettesetting innan (12) Oppdatert t rutine for konflikthandtering i innan (1) Rutine for oppfølging av sjukemelde (utkast ferdig) (1) Prosedyre for handtering av overtalsaker innan (8) Reglement for tilsetjing oppdatert innan (1, 6) Reglement og rutine for reise oppdatert innan (1) Nye arbeidsprosessar (flytskjema) kring personaloppgåver og -ansvar skal vere ferdig til (1 og 2) Rammeavtale om innleie av vikarar og interne prosedyrar og rutinar ferdig våren 2014 (14) Implementering og leiaropplæring i Erfaringsutveksling om prosessforbetringane innan

11 Gevinstrealisering i Personalportalen og Kvalitetssystemet Mål Status Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og Kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. (3) Personalportalen og Kvalitetssystemet er gjort tilgjengeleg for alle brukarane. Gevinstrealiseringsplan for Personalportalen er ferdig (bygger på spørjeundersøking (2.700 svar) og 8 leiargruppemøter) og fleire av tiltaka er gjennomført. Oppfriskingskurs kvalitetssystemet er gjennomført i juni. Arbeidsgruppa har hatt 2 møte i juli og september Ansvar Frode Mannsåker (personal), Inger Marken (personal), May Einarsen (personal) og Jorunn Bakke Johannessen (fylkeshovudverneombod). d)

12 Handlingsplan Personalportalen (I parentes: Tiltaksnummer i revisjonsrapporten) Det er eigen plan for gevinstrealisering. Rapport frå dette arbeidet med forslag til nye tiltak skal vere ferdig innan (3) Elektronisk registrering av sensorhonorar innan (3) Få registrert tenestetid og ansiennitet i Personalportalen innan (3 og 9) Følgje opp brukarane sine tilbakemeldingar og legge det til grunn for forbetringar av Personalportalen innan (3) Introduksjonsdag for nytilsette med kort opplæring i Personalportalen ( ) (3) Opplæring i Personalportalen for nye leiarar ( ) (3) Intensivere bruken av Personalportalen som informasjonskanal (3)

13 Handlingsplan Kvalitetssystem (I parentes: Tiltaksnummer i revisjonsrapporten) Innføring av Kontinuerleg forbetring som arbeidsmetodikk i 2013 Opplæring for leiarar og superbrukarar våren 2014 (3 og 5) Kvalitetssystemet oppdatert med styrande dokumentasjon og gjeldande retningsliner i 2014 (3) Kvalitetssystemet i aktiv bruk i alle einingar i 2014 (3 og 5) Sjekkpunkt for nytilsette sin rett til sjukeløn innan (3) Definere gevinstpotensialet i Kvalitetssystemet og sjå til at dette vert implementert Definere gevinstpotensialet i Kvalitetssystemet og sjå til at dette vert implementert gjennom Kvalitetsforum innan (3 og 5)

14 Auke bruken av medarbeidarsamtalar Mål Alle medarbeidarar i Hordaland fylkeskommune skal årleg ha medarbeidarsamtale med sin leiar. (11) Samtalen skal og omhandle ein personleg utviklingsplan, inkludert livsfaseorientert utvikling. Det er naudsynt å revidere medarbeidarsamtaleopplegget og tilby opplæring for alle leiarane. (4) Status Det er eit etablert opplegg for medarbeidarsamtale, men systemet vert ikkje nytta tilstrekkeleg (i overkant av 60%). Organisasjonsavdelinga gjennomførte saman med eksterne konsulentar opplæring for alle leiarar i 2009/10. Arbeidsgruppa har hatt 3 møte og er i gang med revisjonsarbeidet. Ansvar Frode Mannsåker (personal), Gina Landro (HMT), Bjørg Orrebakken Haugland (Norsk Sykepleierforbund) og Linda Farestveit (opplæring).

15 Handlingsplan Medarbeidarsamtalen (I parentes: Tiltaksnummer i revisjonsrapporten) Revisjon av opplegg for medarbeidarsamtale innan (4, 11) Plan for leiaropplæring i oppdatert medarbeidarsamtale innan (11) Leiaropplæring skal vere gjennomført innan (4, 11) Oppfølging i årlege eigenkontrollar (4, 11)

16 Samhandling med arbeidstakarorganisasjonane Mål HFK skal vere ein kompetent og offensiv arbeidsgjevar som følgjer hovudavtalens spelereglar l om ein god kontinuerleg dialog med arbeidstakarorganisasjonane. Status Sikre at tillitsvalde frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i viktige saker som omhandlar personalet, mellom anna rekruttering, overtaligheit, omplasseringssakar, oppseiingssaker og lønsfastsetting ved nyrekruttering. (6) Begge partar opplever dialogen i dag som konstruktiv og løysingsorientert. Det vert i dag praktisert involvering av tillitsvalde i prosessar som omhandlar personalet. På einskilde område kan denne forbetrast. Månadlege informasjons- og drøftingsmøter og årleg evalueringsmøte med fylkesrådmannen vert vidareført med fokus på samhandling. Arbeidsgruppa har hatt 2 møte. Ansvar Gun May Haugland (personal), Karstein Oen (personal), Tore Andersen (Parat) og Kari L. Bjørnsvik (Utdanningsforbundet).

17 Handlingsplan Samhandling (I parentes: Tiltaksnummer i revisjonsrapporten) Utarbeide rutine for samhandling mellom arbeidsgjevar og tillitsvalde lokalt innan (2) Implementere rutine for samhandling mellom arbeidsgjevar og tillitsvalde lokalt innan (2) Utforme og implementere personalansvaret kring regionleiarane på Opplæringsavdelinga innan (2) Strukturera samhandlinga kring utforming av felles lønspolitikk i forkant av neste lønsforhandling innan (2) Følgje opp leiarane på involvering av tillitsvalde i rekrutteringsprosessar og handtering av overtaligheit innan (6) Ta opp att kvartalsvise uformelle samtalar mellom fylkesrådmannen og dei 4 hovudsamanslutningane (igangsett ) (2)

18 Redusere bruken av ufrivillig deltid Mål Status HFK skal redusere bruken av ufrivillig deltid (13). Målsettinga er å redusere denne til eit minimum i høve det som er forsvarleg ut frå drifta og i samsvar med hovudtariffavtalen og arbeidsmiljølova. Det er gjennomført ei kartlegging av ufrivillig deltidsbruk i HFK. Personalportalen (HR Analyse) gjer det no mogeleg å få betre oversikt over bruken av deltid. Det er sendt meldingssak om dette til administrasjonsutvalet og fylkesutvalet. Det er særleg vidaregåande skole som har ufrivillig deltid og tiltak som arbeidsgruppa har foreslått er knytt til aktuelle stillingsgrupper. Ansvar Karstein Oen (personal), Frode Mannsåker (personal), Gun May Haugland (personal), Torill Drange (personal), Anders Ljung (Skolenes Landsforbund) og Dagmar Hillestad (Fagforbundet).

19 Handlingsplan Ufrivillig deltid (I parentes: Tiltaksnummer i revisjonsrapporten) Kartlegging av uønska deltid i HFK innan (ferdig) (7 og 13) Praktisering av førerett for deltidstilsette vert følgd opp. Ei arbeidsgruppe vert nedsett innan for å kome med framlegg til tiltak innan (7 og 13) Rutinar for intern utlysing og kombinering av stillingar på tvers av einingane skal vere utarbeidd og implementert innan (7 og 13) Deltidsproblematikk må inn som tema i medarbeidarsamtalen innan (7 og 13) Ny kartlegging av uønska deltid i HFK innan (7 og 13)

20 Klargjering av personalfullmakter Mål Status Avgjerd kring personalet skal takast nær medarbeidarane. Lokal kjennskap og samsvar mellom ansvar og mynde, skal vere retningsgjevande for fullmaktstrukturen, men likevel innafor ramma av at leiarane har tilstrekkeleg personalkompetanse. Det er utarbeidd eit forslag til framtidig fullmaktstruktur. Ansvar Ingrid K. Holm Svendsen (organisasjon), Rune Haugsdal (fylkesrådmann), Geir Davidsen (personal), Brit Mari Heggøy (juridisk) og Johan J. Meyer (personal).

21 Handlingsplan Personalfullmakter (I parentes: Tiltaksnummer i revisjonsrapporten) Ny fullmaktstruktur på personalfeltet skal vere ferdig innan (2 og 12) Opplæring i og implementering av personalreglement og leiaransvaret kring personalforvaltning skal vere ferdig innan (2, 5 og 12)

22 «Personalleiing for leiarar» info og opplæring Mål Statust Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke Personalportalen og Kvalitetssystemet. (5) Det er utarbeidd ein kursplan for personal (2013) og det har vore gjennomført opplæring i rekruttering, medarbeidarsamtale, kompetansefastsetting, sjukeløn, tilsettingar / omplasseringar, lønsfastsetting, ferielova, IA, AKAN, og bruk av Personalportalen (inkludert rutinestøtte). Arbeidsgruppa har hatt eitt møte, men arbeidet til denne gruppa må og sjåast samanheng med dei andre arbeidsgruppene og med den planlegginga av leiaropplæring og -utvikling som fylkesrådmannen har sett i gang. Ansvar Inger Marken (personal), Karstein Oen (personal), May Einarsen (personal), Brita Bøyum (Utdanningsforbundet), Bente Holmgren (tannhelse) og Tor Johannes Hjertnes (opplæring).

23 Handlingsplan «Personalleiing for leiarar» (I parentes: Tiltaksnummer i revisjonsrapporten) Alle tiltaka kring leiaropplæring og informasjon skal samlast i ein plan «Personalleiing for leiarar» innan Planen skal omfatte alle aktuelle tiltak frå handlingsplanen og ha ein tidshorisont til Leiaropplæringa skal mellom anna omfatte oppfølging i prøvetida (10), arbeidsmiljølova og førerett (7) Innføre månadlege informasjonsskriv frå Organisasjonsavdelinga («Leiarnytt») (5)

24 Vegen vidare på kort sikt Ein detaljert aktivitetsplan vil ligge som underlag for oppfølginga av handlingsplanen. Innarbeide innspel frå Informasjons- og drøftingsmøte 11. september til den vidare sakshandsaminga. Oppdatere planen med status og forslag til tiltak frå Fylkesrådmannen 17. september Administrasjonsutvalet 24. september Kontrollutvalet 01. oktober Fylkestinget 10. desember Fylkesrådmannen vil kontinuerleg følgje opp handlingsplanen. Sjå og sakshandsamingsprosessen (side 6)

25 Forslag til tiltak frå forvaltningsrevisjonen: Vedlegg 1. Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. 2. Vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast og forbetrast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid. 3. Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. 4. Vurdere om verktøya for oppfølging av medarbeidarsamtalar i Personalportalen er føremålstenleg utforma, og gje leiarar med personalansvar tilstrekkeleg opplæring i korleis dei skal bruke desse verktøya. 5. Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke kvalitetssystemet. 6. Sikre at tillitsvalte frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessar og prosessar kring handtering av overtaligheit, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 7. Sikre at arbeidsmiljølova og fylkeskommunen sine retningsliner for førerett blir tydeleg kommunisert og etterlevd av alle delar av organisasjonen.

26 Vedlegg 8. Sikre at skulane handterer overtaligheit i samsvar med fylkeskommunen sitt rundskriv, under dette vurdere å innføre kontrollar knytt til korleis overtalige blir identifisert ved dei vidaregåande skulane. 9. Sikre at informasjon om tilsette sin ansiennitet i Personalportalen er korrekt. 10. Sikre at medarbeidarar blir følgt opp på ein tilstrekkeleg måte i prøvetida, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 11. Sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 12. Klårgjere retningslinene for formell irettesetting/åtvaringar til tilsette, og vurdere behovet for å utarbeide ytterlegare prosedyrar for handtering av vanskelege personalsaker. 13. Følgje opp vedtak om ufrivillig deltid i sak 110/12 i fylkesutvalet, under dette setje i verk kartlegging av ufrivillig deltid, og rapportere kvart halvår i samsvar med vedtaket. 14. Sikre at regelverket om offentlege anskaffingar, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår blir følgt øg ved innleige av vikarar frå vikarbyrå.

27 «Opplever du at det er tilstrekkeleg klårt kva oppgåver som inngår i ditt personalansvar?» (N=105) Vedlegg

28 «I kva grad opplever du at Hordaland fylkeskommune har ein felles praksis knytt til?» (N= ) 156) Vedlegg

29

30 Vedlegg «I kva grad opplever du at du har fått tilstrekkeleg med råd og/eller rettleiing frå personalseksjonen i saker der det har vore behov for dette?» (N = 114)