Fylkestinget Dato: 11. juni 2013 kl Stad: Hotel Ullensvang, Lofthus

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Fylkestinget Dato: 11. juni 2013 kl Stad: Hotel Ullensvang, Lofthus

2 HORDALAND FYLKESKOMMUNE SAKLISTE - Fylkestinget Saknr. Arkivsak Saktittel 20/ Forvaltningsrevisjon av personalforvaltninga i Hordaland fylkeskommune - Revisjonsrapport 21/ Årsmelding for kontrollutvalet for / Årsmelding 2012 Hordaland fylkeskommune 23/ Godkjenning av årsrekneskapen / Finansrapport for 1. tertial / Revisjon av overordna kriseberedskapsplan 26/ Godtgjersle til folkevalde - justering av satsane / Eigarskapsmelding / Sakshandsaming byggjeprosjekt 29/ Regionalt forskingsfond Vestlandet - Årsrapport / Søknad om å arrangere Sykkel - VM i 2017 i Bergen og bergensregionen 31/ Regional næringsplan for Hordaland saksframlegg 32/ Forskotteringssaker i Askøy kommune - Fv 562 Fromreide - Kjerrgarden og Fv 223 Mjøkeviksvarden - Herdla bru 33/ Tertialrapport pr. 30. april rekneskapsprognose 34/ Grieghallen IKS - skiping av selskap, kjøp og utleige av eigedom 35/ Internasjonal strategi for Hordaland fylkeskommune, / Årsmelding for Klagenemnda / Støtte til Tall Ships Races Bergen / Utflytting og fritak frå verv - suppleringsval

3 HORDALAND FYLKESKOMMUNE SAKNR. 20/13 MØTEDATO Saksgang Møtedato Saknr Saksordførar Kontrollutvalet /13 Fylkestinget /13 Forvaltningsrevisjon av personalforvaltninga i Hordaland fylkeskommune - Revisjonsrapport Kontrollutvalet FORSLAG TIL INNSTILLING: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune, ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for å: 1. Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. 2. Vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast og forbetrast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid. 3. Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. 4. Vurdere om verktøya for oppfølging av medarbeidarsamtalar i Personalportalen er føremålstenleg utforma, og gje leiarar med personalansvar tilstrekkeleg opplæring i korleis dei skal bruke desse verktøya. 5. Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke kvalitetssystemet. 6. Sikre at tillitsvalte frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessar og prosessar kring handtering av overtaligheit, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 7. Sikre at arbeidsmiljølova og fylkeskommunen sine retningsliner for førerett blir tydeleg kommunisert og etterlevd av alle delar av organisasjonen. 8. Sikre at skulane handterer overtaligheit i samsvar med fylkeskommunen sitt rundskriv, under dette vurdere å innføre kontrollar knytt til korleis overtalige blir identifisert ved dei vidaregåande skulane. 9. Sikre at informasjon om tilsette sin ansiennitet i Personalportalen er korrekt. 10. Sikre at medarbeidarar blir følgt opp på ein tilstrekkeleg måte i prøvetida, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 11. Sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 12. Klårgjere retningslinene for formell irettesetting/åtvaringar til tilsette, og vurdere behovet for å utarbeide ytterlegare prosedyrar for handtering av vanskelege personalsaker. 13. Følgje opp vedtak om ufrivillig deltid i sak 110/12 i fylkesutvalet, under dette setje i verk kartlegging av ufrivillig deltid, og rapportere kvart halvår i samsvar med vedtaket. 14. Sikre at regelverket om offentlege anskaffingar, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns og arbeidsvilkår blir følgt ved innleige av vikarar frå vikarbyrå.

4 15. Laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. HANDSAMING I MØTE Tona Mari Dahle frå Deloitte presenterte resultatet av den gjennomførte selskapskontrollen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet ønskjer at fristen i punkt 15 vert sett til Med denne endringa vart innstillinga samrøystes vedteke. INNSTILLING: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune, ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for å: 1. Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. 2. Vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast og forbetrast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid. 3. Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. 4. Vurdere om verktøya for oppfølging av medarbeidarsamtalar i Personalportalen er føremålstenleg utforma, og gje leiarar med personalansvar tilstrekkeleg opplæring i korleis dei skal bruke desse verktøya. 5. Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke kvalitetssystemet. 6. Sikre at tillitsvalte frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessar og prosessar kring handtering av overtaligheit, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 7. Sikre at arbeidsmiljølova og fylkeskommunen sine retningsliner for førerett blir tydeleg kommunisert og etterlevd av alle delar av organisasjonen. 8. Sikre at skulane handterer overtaligheit i samsvar med fylkeskommunen sitt rundskriv, under dette vurdere å innføre kontrollar knytt til korleis overtalige blir identifisert ved dei vidaregåande skulane. 9. Sikre at informasjon om tilsette sin ansiennitet i Personalportalen er korrekt. 10. Sikre at medarbeidarar blir følgt opp på ein tilstrekkeleg måte i prøvetida, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 11. Sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 12. Klårgjere retningslinene for formell irettesetting/åtvaringar til tilsette, og vurdere behovet for å utarbeide ytterlegare prosedyrar for handtering av vanskelege personalsaker. 13. Følgje opp vedtak om ufrivillig deltid i sak 110/12 i fylkesutvalet, under dette setje i verk kartlegging av ufrivillig deltid, og rapportere kvart halvår i samsvar med vedtaket. 14. Sikre at regelverket om offentlege anskaffingar, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns og arbeidsvilkår blir følgt ved inn leige av vikarar frå vikarbyrå. 15. Laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.

5 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak Arkivnr. 015 Saksh. Breistein, Roald Saksgang Kontrollutvalet Fylkestinget Møtedato FORVALTNINGSREVISJON AV PERSONALFORVALTNINGA I HORDALAND FYLKESKOMMUNE - REVISJONSRAPPORT Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 33/12 i møte : 1 Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av personalforvaltninga i Hordaland fylkeskommune, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2 Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen, inkludert presentasjon av rapporten i fylkestinget. 3 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av 2012, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Av den godkjende prosjektplanen går det fram at føremålet og problemstillingane med denne revisjonen er: Føremålet med prosjektet vil vere å undersøke korleis Hordaland Fylkeskommune arbeider med å behalde og utvikle arbeidstakarane, og å avvikle arbeidsforhold i tilfelle der det er naudsynt. I tillegg dekkjer prosjektet problemstillingar knytt til vikarbruk og reduksjon av deltidsarbeid. Med bakgrunn i føremålet er følgjande problemstillingar undersøkte: 1. Har Hordaland fylkeskommune gode rutinar for korleis leiarar med personalansvar på ulike nivå i organisasjonen utøver dette ansvaret? a. Er rutinar for personalforvaltning kjend i fylkeskommunen sin organisasjon? b. Er personalansvaret hos dei ulike leiarnivåa i fylkeskommunen tilstrekkeleg avklart?

6 c. Er leiarar på ulike nivå medveten sitt personalansvar, og følgjer dei opp dette ansvaret i samsvar med regelverk og fylkeskommunen sine retningsliner? 2. Korleis fungerer samhandlinga mellom personalavdelinga sentralt og linjeleiarar i organisasjonen? a. Opplever linjeleiarar at dei får tilstrekkeleg støtte og rettleiing frå personalavdelinga sentralt i saker der det er behov for dette? b. Kva erfaringar har personalavdelinga og linjeleiarar med den nye personalportalen? 3. Har fylkeskommunen gode og felles praksisar for a. medarbeidarsamtalar? b. kompetanseutvikling?. c. handtering av vanskelege personalsaker, under dette dokumentasjon av avvik og åtvaringar mv.? 4. Korleis arbeider fylkeskommunen for å nå måla om å redusere talet på deltidsstillingar? 5. I kva grad nyttar fylkeskommunen vikarbyrå, og korleis blir avtalar om innleie av vikarar handtert? Drøfting: Deloitte har no gjort ferdig forvaltningsrevisjon av Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune, revisjonsrapport er levert og ligg ved. Fylkesrådmannen har hatt rapporten til uttale og uttalen er lagt ved rapporten som vedlegg 1. Deloitte har nytta dokumentanalyse, elektronisk spørjeundersøking, intervju og verifiseringsprosessar som metodar i denne forvaltningsrevisjonen. Etter sekretariatet si vurdering har Deloitte levert ein god rapport som er i samsvar med kontrollutvalet sine bestillingar. Sekretariatet har merka seg at Deloitte i samandraget m.a. konkluderer slik: Undersøkinga viser at innføringa av Personalportalen har hatt ei rekkje positive effektar for personalforvaltninga i fylkeskommunen, i form av automatisering av rutinar og klargjering av ansvar. Det er likevel framleis behov for å følgje opp tilbakemeldingar frå brukarane når det gjeld forbetringar av Personalportalen og kvalitetssystemet. Etter revisjonen si vurdering er det behov for å forbetre nokre av dei operative rutinane og prosedyrane på personalområdet, mellom anna for å sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. Det bør også vurderast om verktøy for gjennomføring av medarbeidarsamtalar er føremålstenleg utforma. Det føreligg eit behov for å klargjere kva konkrete oppgåver som inngår i personalansvaret på ulike leiarnivå. Det går også fram ein del av leiarar ikkje etterlever fylkeskommunen sine retningsliner for personalforvaltning, særleg når det gjeld bruk av prøvetid og gjennomføring av medarbeidarsamtalar. Revisjonen meiner fylkeskommunen må sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner, og at det bør stillast tydelegare krav til leiarar om korleis dei skal følgje opp tilsette i prøvetida. I pt. 6, Forslag til tiltak i rapporten, har sekretariatet merka seg at Deloitte har desse forslaga til tiltak: På bakgrunn av funna i undersøkinga meiner revisjonen at Hordaland fylkeskommune bør: 1. Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. 2. Vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast og forbetrast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid.

7 3. Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. 4. Vurdere om verktøya for oppfølging av medarbeidarsamtalar i Personalportalen er føremålstenleg utforma, og gje leiarar med personalansvar tilstrekkeleg opplæring i korleis dei skal bruke desse verktøya. 5. Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke kvalitetssystemet. 6. Sikre at tillitsvalte frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessar og prosessar kring handtering av overtaligheit, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 7. Sikre at arbeidsmiljølova og fylkeskommunen sine retningsliner for førerett blir tydeleg kommunisert og etterlevd av alle delar av organisasjonen. 8. Sikre at skulane handterer overtaligheit i samsvar med fylkeskommunen sitt rundskriv, under dette vurdere å innføre kontrollar knytt til korleis overtalige blir identifisert ved dei vidaregåande skulane. 9. Sikre at informasjon om tilsette sin ansiennitet i Personalportalen er korrekt. 10. Sikre at medarbeidarar blir følgt opp på ein tilstrekkeleg måte i prøvetida, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 11. Sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 12. Klårgjere retningslinene for formell irettesetting/åtvaringar til tilsette, og vurdere behovet for å utarbeide ytterlegare prosedyrar for handtering av vanskelege personalsaker. 13. Følgje opp vedtak om ufrivillig deltid i sak 110/12 i fylkesutvalet, under dette setje i verk kartlegging av ufrivillig deltid, og rapportere kvart halvår i samsvar med vedtaket. 14. Sikre at regelverket om offentlege anskaffingar, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns og arbeidsvilkår blir følgt ved innleige av vikarar frå vikarbyrå. Konklusjon. Rapporten munnar ut i forslag om tiltak for å betre rutinane. Forslag til innstilling i saksframlegget, byggjer på forslaga i rapporten. Sekretariatet meiner at kontrollutvalet bør tilrå at fylkestinget ber fylkesrådmannen om å laga ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. FORSLAG TIL INNSTILLING: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune, ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for å: 1. Forbetre operative rutinar og prosedyrar knytt til personalforvaltninga, under dette klargjere kva konkrete oppgåver som er tillagt leiarar med personalansvar, sikre konsekvent bruk av omgrep og samsvar mellom ulike dokument. 2. Vurdere korleis samhandlinga mellom personalseksjonen og linja kan strukturerast og forbetrast for å sikre eit godt og effektivt samarbeid. 3. Halde fram med å følgje opp implementeringa av Personalportalen og kvalitetssystemet, og utvikle systema i samsvar med tilbakemeldingar frå brukarane. 4. Vurdere om verktøya for oppfølging av medarbeidarsamtalar i Personalportalen er føremålstenleg utforma, og gje leiarar med personalansvar tilstrekkeleg opplæring i korleis dei skal bruke desse verktøya. 5. Kommunisere tydeleg til leiarane kva retningsliner på personalområdet som til ei kvar tid er gjeldande, og korleis dei er forventa å bruke kvalitetssystemet. 6. Sikre at tillitsvalte frå alle relevante arbeidstakarorganisasjonar får tilbod om å bli inkludert i rekrutteringsprosessar og prosessar kring handtering av overtaligheit, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 7. Sikre at arbeidsmiljølova og fylkeskommunen sine retningsliner for førerett blir tydeleg kommunisert og etterlevd av alle delar av organisasjonen.

8 8. Sikre at skulane handterer overtaligheit i samsvar med fylkeskommunen sitt rundskriv, under dette vurdere å innføre kontrollar knytt til korleis overtalige blir identifisert ved dei vidaregåande skulane. 9. Sikre at informasjon om tilsette sin ansiennitet i Personalportalen er korrekt. 10. Sikre at medarbeidarar blir følgt opp på ein tilstrekkeleg måte i prøvetida, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 11. Sikre at alle medarbeidarar får tilbod om årleg medarbeidarsamtale, i samsvar med fylkeskommunen sine retningsliner. 12. Klårgjere retningslinene for formell irettesetting/åtvaringar til tilsette, og vurdere behovet for å utarbeide ytterlegare prosedyrar for handtering av vanskelege personalsaker. 13. Følgje opp vedtak om ufrivillig deltid i sak 110/12 i fylkesutvalet, under dette setje i verk kartlegging av ufrivillig deltid, og rapportere kvart halvår i samsvar med vedtaket. 14. Sikre at regelverket om offentlege anskaffingar, vikarbyrådirektivet og forskrift om lønns og arbeidsvilkår blir følgt ved innleige av vikarar frå vikarbyrå. 15. Laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Hogne Haktorson Kontrollsjef Vedlegg: Rapport frå Deloitte: Personalforvaltning i Hordaland fylkeskommune

9 HORDALAND FYLKESKOMMUNE SAKNR. 21/13 MØTEDATO Saksgang Møtedato Saknr Saksordførar Kontrollutvalet /13 Fylkestinget /13 Årsmelding for kontrollutvalet for 2012 Kontrollutvalet FORSLAG TIL INNSTILLING: Fylkestinget godkjenner årsmelding 2012 for kontrollutvalet. HANDSAMING I MØTE Det vart gjort nokre redigeringsmessige endringar i årsmeldinga. Med desse redigeringsmessige endringane vart innstillinga samrøystes vedteke. INNSTILLING: Fylkestinget godkjenner årsmelding 2012 for kontrollutvalet.

10 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak Arkivnr. 015 Saksh. Breistein, Roald Saksgang Kontrollutvalet Fylkestinget Møtedato ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 SAMANDRAG Sekretariat for kontrollutvalet legg med dette fram forslag til årsmelding for kontrollutvalet for 2012 til godkjenning. FORSLAG TIL INNSTILLING: Fylkestinget godkjenner årsmelding 2012 for kontrollutvalet. Hogne Haktorson Kontrollsjef Vedlegg: Forslag til årsmelding for kontrollutvalet 2012

11 KONTROLLUTVALET i HORDALAND FYLKESKOMMUNE ÅRSMELDING 2012 Foto: Kjartan Haugsnes Kontrollutvalet i Brussel

12 Innhald: Om kontrollutvalet Fakta om verksemda i 2012 Måla til kontrollutvalet Sakene i 2012 Særskilt om: 1. Opplæring av kontrollutvalet og andre 2. Fylkeskommunen sin valde revisor - Deloitte AS 3. Revisjon av kontrollutvalet sine rekneskapar 4. Budsjett for kontroll og tilsyn i Hordaland fylkeskommune 5. Sekretariat for kontrollutvalet 6. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 7. Norges Kommunerevisorsforbund (NKRF) 8. Opne eller lukka møter i kontrollutvalet 9. Kontrollutvalet til Brussel 10. Den økonomiske situasjonen i fylkeskommunen 11. Rekneskapsrevisjonen 12. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar 13. Gjennomført selskapskontroll 14. Andre saker Vedlegg: Oppføljing av tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonar og selskapskontroll 3

13 Om kontrollutvalet: Lovgrunnlag Lov om kommuner og fylkeskommuner av (kommuneloven) 77, fastset at fylkestinget skal velje eit kontrollutval. Kommunal- og regionaldepartementet fastsette , med heimel kommunelova 77 nr. 11, Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kommunelova og denne forskrifta er viktig basis for kontrollutvalet si verksemd. Oppgåver Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltninga på vegne av fylkestinget og sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Hordaland fylkeskommune hadde eigen revisjon til å gjennomføra revisjonsoppgåvene til og med Frå vart revisjonsoppgåvene konkurranseutsett og Deloitte AS vart vald som ekstern revisor. Kontrollutvalet sitt tilsyn og kontroll vert gjort m.a. ved at: den valde revisor vert sett til å gjennomføre revisjon av årsrekneskapen den valde revisor vert sett til å gjennomføre forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre revisjonsoppgåver på bestilling frå utvalet den valde revisor rapporterer resultatet av sitt arbeid til utvalet fylkestinget vert orientert om saker som det er viktig å få kunnskap om utvalet, gjennom den valde revisor sitt arbeid til ei kvar tid, vurderer om ein har ei forsvarleg revisjonsordning Kontrollutvalet har eit eige sekretariat som skal yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Sekretariatet skal m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarlig utgreidd. Sekretariatet gjer no innstilling i saker til kontrollutvalet. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er også sekretariat for kontrollutvala i desse 17 kommunane: Odda, Ullensvang, Eidfjord, Ulvik, Voss, Kvam, Fusa, Stord, Bømlo, Fitjar, Austevoll, Tysnes, Kvinnherad, Øygarden, Sund, Samnanger og Os. I tillegg er sekretariatet også sekretær for Forum for Kontroll og Tilsyn. Kontrollutvalet er eit politisk utval som hadde desse medlemmane i valperioden : Torill Vebenstad (A), leiar Morten Storebø (H), nestleiar Magne Ivar Fauskanger, (FRP) Silja Ekeland Bjørkly, (H) Kristian Helland (KRF) Fakta om verksemda i 2012 Kontrollutvalet hadde 9 ordinære møter Kontrollutvalet handsama 61 saker Møta vart haldne for opne dører Fylkesordføraren har møterett i kontrollutvalet 4

14 Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på saksframlegg med innstilling laga av sekretariatet. Saksframlegget baserer seg på rapportar, utgreiingar og anna skriftleg dokumentasjon som i hovudsak er motteke frå revisjonen. Vidare baserer utvalet seg på møtebøker, orienteringar frå administrasjonen og kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet har fått tilgang til all informasjon det vart bede om Kontrollutvalet var i perioden på studietur til Brussel Måla til kontrollutvalet Å auke tillit og tryggleik for at fylkeskommunale oppgåver vert utført på best mogleg måte og at sakshandsaminga sikrar likebehandling og rettstryggleik Å auke kvalitet og effektivitet i dei interne rutinane Å optimalisere dei totale kontrollressursane i fylkeskommunen Å utnytte dei fylkeskommunale midlane optimalt, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat Å sikre ein profesjonell og effektiv revisjon Å sikre uavhengigheta mellom kontrollutvalet og administrasjonen på den eine sida og kontrollutvalet og den valde revisjonen på den andre sida 5

15 Sakene i 2012 Fylkesrekneskapen med revisjonsmelding Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selskapskontroll Årsmeldingar Konferansar i regi av NKRF og FKT Prosjektrekneskapar Informasjons- og mediestrategi for kontrollutvalet Andre saker 6

16 SÆRSKILT OM 1. Opplæring av kontrollutvalet og andre Hordaland fylkeskommune sitt sekretariat for kontrollutvalet, ønskjer å bidra til så god overgang som mogeleg frå ein kontrollutvalsperiode til den neste. Som eit tiltak i så måte, er det laga ein perm, med både generelt innhald og med eit lokalt innhald som gjeld eigen fylkeskommune. Denne er laga etter mal frå Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) og vart gjennomgått og presentert for det nye kontrollutvalet i deira første møte. I tillegg til dette vart det gjennomført eigen folkevaldopplæring for kontrollutvalet i januar 2012 i samarbeid med kontrollutvala i fylkeskommunane i Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane og Rogaland. Som eit ledd i eigen opplæring har kontrollutvalet i løpet av året invitert inn representantar for opplæringsavdeling, samferdselsavdelinga og kulturavdelinga der dei fekk presentere verksemda si, inkludert korleis dei ser for seg framtida og kva utfordringar dei har. Vidare føretok leiar i kontrollutvalet ein presentasjon for fylkestinget av kontrollutvalet, sekretariatet og deira roller og ansvar. Deloitte gjennomførte hausten 2012 kurs i habilitet for kontrollutvalet, andre politikarar og administrasjonen i fylkeskommunen. 2. Fylkeskommunen sin valde revisor - Deloitte AS Deloitte AS har vore Hordaland fylkeskommune sin valde revisor sidan inkludert 2 år med opsjon som gjekk ut Revisjonstenestene vart lagt ut på anbod på nytt seinhausten 2011 og på bakgrunn av evalueringa av dei innkomne tilboda laga kontrollutvalet innstilling til fylkestinget på å velje Deloitte på nytt som revisor. Fylkestinget vedtok i junitinget 2012 å velje Deloitte AS som ekstern revisor for Hordaland fylkeskommune frå 1. juli 2012 til og med 30. juni 2016, med opsjon for HFK til å kunne forlengje avtalen med 2 år. Ansvarlig revisor har vore partner Helge Roald Johnsen og han har levert eigenvurdering vedrørande om Deloitte er uavhengig i høve Hordaland fylkeskommune. I tillegg til dette har Deloitte orientert kontrollutvalet om vurderingar av eigen uavhengighet som dei har gjort i løpet av året. 3. Revisjon av kontrollutvalet sine rekneskapar Kontrollutvalet vedtok i 2006 å be kommunerevisjonen i Bergen kommune om å revidere kontrollutvalet og sekretariat for kontrollutvalet sine eigne rekneskapar. Dette vart gjort av omsyn til å ivareta kontrollutvalet si uavhengighet. Desse rekneskapa har etter det vore revidert på same måte. Kommunerevisjonen i Bergen kommune vart lagt ned frå På bakgrunn av dette valde kontrollutvalet våren 2012 å gjera avtale med fylkesrevisor i Møre og Romsdal fylkeskommune om å gjera denne revisjonen frå og med rekneskapen for

17 4. Sekretariat for kontrollutvalet Frå 1. juli 2004 vart nye forskrifter om kontrollutval og revisjon sett i verk, med tilhøyrande endringar i kommunelova. Ved nytt regelverk vart kontrollutvalet sitt ansvar for tinging av revisjonstenester meir eksplisitt og det vart mogleg for kommunar å konkurranseutsette revisjonen. I tillegg kunne ikkje revisor lenger ivareta sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalet. Frå vart det nye sekretariatet etablert med to tilsette personar. Sekretariatet vart gitt løyve til å selje tenester til andre kommunar i fylket. Dette har resultert i at sekretariatet no har 17 kommunar som kjøper sekretariatstenester. I tillegg er sekretariatet også sekretariat for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Etter kvart som nye kommunar har komme til, generell auke i arbeidsmengde til kommunane og auke i sal til FKT har sekretariatet måtte styrke bemanninga. Sekretariatet har pr i alt 5 tilsette. 5. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart skipa hausten 2005 og kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune var særs aktive i høve denne skipinga. Forumet skal vera ein møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutval og deira sekretariat. Leiaren i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune var styreleiar i forumet fram til årsmøtet i juni FKT hadde sin årlege fagkonferanse og årsmøte i Trondheim i tidsrommet Hordaland fylkeskommune hadde denne gongen Magne Ivar Fauskanger som deltakarar på konferansen. Dessutan deltok Hogne Haktorson, Kari Nygard, Elin Molven og Roald Breistein frå sekretariatet. Konferansen inneheld desse hovudtemaa: Ombod og embetsverk, Roller i kommunen, Korrupsjon og antikorrupsjonsarbeid i offentleg sektor, forvaltningsrevisjon vårt viktegaste reiskap, stat kommune samhandling og med skråblikk på kommunesektoren. 6. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) Sjølv om ikkje kontrollutvalet kan vera medlem i NKRF kan dei delta på den årlege kontrollutvalskonferansen som vart arrangert Frå Hordaland fylkeskommune deltok Elin Molven, Kari Nygard og Roald Breistein frå sekretariatet. Konferansen hadde slike tema: Kontrollutvalet oppgåver og utfordringar, selskapskontroll, samhandlingsreforma, etikk og korrupsjon og kommunerevisor den gode støttespelaren. 7. Opne eller lukka møter i kontrollutvalet Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 06/09 i møte : Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune vedtek at møta i utvalet er opne, slik det er opna for i Kommunelova 77 nr. 8, med verknad frå Unnatak ved handsaming av opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, KL 31 nr. 1 eller særlover. 8

18 På bakgrunn av dette har møta i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune vore opne for publikum frå Alle møta vert kunngjort på same måte som møta i dei andre politiske utvala i fylkeskommunen. 8. Kontrollutvalet til Brussel Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune gjennomførte i tida studietur til Brussel. Turen vart gjennomført i samarbeid med kontrollutvala i Rogaland, Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal fylkeskommunar. Programmet i Brussel inneheld besøk på Vest-Norges Brusselkontor, EU-kvartalet og Europaparlamentet. Vidare vart det m.a. gjeve orientering om Stavangerregionen sitt Europakontor, den norske EU-delegasjonen og Norges forhold til EU, KS i Brussel og EFTAforumet Brussels, den økonomiske og sosiale komité deira arbeid og funksjon, EØS-EFTA, EFTA domstolen (og revisjonsretten), Statnett i Brussel, Tollvesenet i Brussel, ESA sine oppgåver og virkemåte, antikorrupsjonsbyrået OLAF oppgåver og virkemåte og EU sin påverknad på norske regionar og fylker. 9. Den økonomiske situasjonen i fylkeskommunen Av rekneskapen for 2011 går det fram at netto driftsrekneskap er positivt med kr mill., dvs netto resultatgrad på 3,5 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter), medan gjennomsnitt for alle fylkeskommunane i Noreg (utanom Oslo) ligg ifølgje opplysningar frå SSB på netto resultatgrad på 5,5 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Hordaland fylkeskommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 ( 3,96 %) 2005 (+ 8,62 %), 2006 ( %), 2007 (+ 1,61 %), 2008 (+ 0,20 %), 2009 (+ 0,32 %), 2010 (+ 5,5%) og 2011 ( + 3,5 %). Som vi ser av desse tala har fylkeskommunen eit resultat som også i 2011 er betre enn tilrådinga frå TBU, men under snittet i fylkeskommunane. Frå revisjonsmeldinga har kontrollutvalet m.a. merka seg at: Årsrekneskapen er avgjeven i samsvar med lov og forskrifter og gir ein dekkande framstilling av den finansielle stillinga til Hordaland fylkeskommune per 31. desember 2011 og av resultatet i rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Kontrollutvalet oppsummerte slik i sin uttale til årsrekneskapen: Kontrollutvalet vil tilrå at fylkesrådmannen set i verk tiltak for å unngå store overskridingar innan samferdselssektoren i framtida Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om å prioritere å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte. 10. Rekneskapsrevisjonen Deloitte orienterte kontrollutvalet i gjennom heile året om status når det gjeld rekneskapsrevisjonen. Dei presenterte den gjennomførte interimsrevisjonen for 2012 for 9