HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET

Transkript

1 HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 36/12 Oppstart av IKT-strategiprosjekt i helseforetaksgruppen Saksbehandler Bård Helge Hofstad Ansvarlig direktør Torbjørg Vanvik Saksmappe 2011/602 Dato for styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF ber administrerende direktør om å utarbeide en IKTstrategi for helseforetaksgruppen i tråd med beskrevne målsetninger for prosjektet (i saksfremlegget omtalt som "Forslag til målsetninger for prosjektet") 2. Styret for Helse Midt-Norge RHF ber om at foretaksgruppens IKT-strategi legges frem til vedtak i styrene i de underliggende foretak før sluttbehandling i styret i Helse Midt-Norge RHF. Stjørdal Gunnar Bovim Administrerende direktør 1

2 SAKSUTREDNING: VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Ingen. Behovet for IKT-strategi Det vises til Sak 29/12 der styret i Helse Midt-Norge RHF ble orientert om det planlagte IKTstrategiprosjektet Helse Midt-Norges Strategi 2020 beskriver planlagt utvikling av Helse Midt-Norge for å møte fremtidas utfordringer. IKT vil være ett av flere viktige virkemidler for utvikling av helseforetaksgruppen: IKT vil kunne gi bedre støtte til kunnskapsbasert praksis når neste generasjons journalsystemer med strukturerte databaser og innebygget kvalitetssikring tas i bruk. Strukturerte journalsystemer vil legge bedre grunnlag for forskning og kunnskapsutvikling enn dagens journalsystemer som i hovedsak er tekstbasert. Automatisering ved hjelp av IKT innen ressursstyring og pasientbehandling vil bidra til å håndtere volumutfordringer når ansatte i helsetjenesten blir en knapphetsfaktor. Forbedret samhandling mellom forvaltningsnivåene, samt effektivisering og kvalitetsutvikling i helseforetakene har frem til nå kun i begrenset grad vært basert på IKT som en muliggjører. I de kommende årene må slik effektivisering i større grad inkludere IKT, på samme måte som i næringslivet for øvrig, og IKT vil kunne legge grunnlaget for mer hensiktsmessig rapportering og ledelsesinformasjon.. Helse- og Omsorgsdepartemenetet (HOD) har i samarbeid med aktørene etablert følgende prioriterte innsatsområder (med stor gjensidig avhengighet mellom områdene): E-Resept EPJ-løftet Nasjonal kjernejournal Tilkobling til Helsenettet Nasjonal Helseportal Integrasjon mellom EPJ og Norsk Elektronisk Meldingsutveksling Helsenetts Adresseregister Nasjonale Helseregistre Informasjonssikkerhet Telemedisin, Velferds- og omsorgsteknologi Videreutvikling av Sektorens Samhandlingsarkitektur Spesialisthelsetjenestens Nytt Helsepersonell-register Medikasjonstjeneste Standardisering og Sertifisering Utviklingsarbeid for oppfølging av den nasjonale satsningen vil i seg selv kreve sterk gjennomføringsevne og koordineringskraft i helseregionen. Organisering og styring av IKT-området Rapporten IT-organisering i Helse Midt-Norge, som er utarbeidet av konsulentselskapet KPMG på oppdrag fra helseregionen, fastslår at organiseringen av IT-området fremstår som uklar. Tydeligst ser man dette i oppfattelsen av den interne IKT-enheten HEMITs rolle på strategisk nivå. Enkelte forventer at HEMIT skal bistå helseforetakene med å bestemme hva som skal bestilles, mens andre oppfatter HEMIT som en leverandør på linje med eksterne. 2

3 Rapporten påpeker at man langt på vei har lyktes med målet med etablering av den interne ITenheten HEMIT. Man har fått sterkere standardisering, har oppnådd stabil drift og HEMIT oppfattes på dette området som profesjonell. Naturlig utskifting av personale og reorganiseringer kan på den annen side ha medført at mange på bestillersiden oppfatter at HEMIT har fått redusert virksomhetsforståelse og oppleves som teknologifokusert. HEMIT oppfattes som teknologisk gode, men med mindre forståelse for helsefaglige IT-utfordringer. Videre oppfattes IT-organiseringen, blant annet av øverste ledelse i helseforetakene, som en nettverksorganisasjon der de reelle beslutningene tas av stabsfunksjoner, og ikke er forankret i ledelsesstrukturen i helseforetakene. Dette har som konsekvens at de organisatoriske og prosessmessige endringer som kan gi gevinst, ikke blir fulgt opp, og at eierskap for å realisere gevinster blir flytende. Rapporten påpeker at i en bestiller-utførermodell som man har i Helse Midt-Norge er det en forutsetning at bestiller innehar tilstrekkelig kompetanse til å kunne møte leverandøren på en likeverdig måte og etablere en tilstrekkelig uavhengighet. Det påpekes videre at kompetanse med kombinasjonen av teknologiforståelse, prosessforståelse og virksomhetsforståelse som er nødvendig for god utvikling bør ligge hos helseforetakene selv. Administrerende direktørs vurdering Utgangspunkt Helse Midt-Norge har en tydelig strategi for utvikling gjennom Strategi Videre har regionen et godt utgangspunkt på IKT-området, herunder styrker som kjennetegnes ved: En felles systemportefølje i hele regionen, med gjennomgående stabil drift som basis En etablert, kompetent regional IKT-funksjon gjennom Hemit Kompetente medarbeidere med ambisjoner for utvikling av virksomheten Et universitetssykehus godt integrert med universitetet, og helseforetak med god økonomikontroll Et sterkt helseinformatikk-miljø i regionen med NSEP og NHN, samt deler av Helsedirektoratet (tidl. KITH) Et sterkt teknologisk kompetansemiljø og sterke logistikkmiljøer i regionen gjennom NTNU/SINTEF og Høgskoler Forslag til målsetninger for prosjektet Administrerende direktør foreslår følgende målsetninger for prosjektet: Helse Midt-Norge skal ta i bruk IKT-løsninger som bidrar til effektiv drift og forbedret produktivitet i helseforetaksgruppen. IKT-løsningene skal muliggjøre realisering av Strategi 2020, og sikre god samhandling internt og med andre ledd i helsetjenesten. Det skal utvikles en IKT-strategi som sikrer håndtering av tiltak på kort og lang sikt, både i kjernevirksomhet og staber. Hensikten med prosjektet er oppnådd når: Helseforetaksgruppen har en IKT-strategi som er fokusert på å understøtte pasientbehandlingen og sikre IKT løsninger som bidrar til bedre kvalitet og sikkerhet i pasientforløp Helseforetaksgruppen har en IKT-strategi som er forankret i alle deler av organisasjonen 3

4 Helseforetaksgruppen har en IKT organisering og styring med tydelige roller og ansvar som evner å gjøre riktige prioriteringer innenfor avsatte ressurser og som har gjennomføringsevne i forhold til ambisjonen Virksomhetsutvikling i perioden inkluderer IKT som ett av flere viktige virkemidler, og slik at IKT-investeringer gir planlagte gevinster som i praksis realiseres Strategien bidrar til å gjøre helseforetaksgruppen nasjonalt og internasjonalt anerkjent for god anvendelse av IKT Prosjektet skal utarbeide en IKT-strategi som Formulerer helseforetaksgruppens overordnede mål for IKT frem mot Strategien skal bidra til å utvikle helseforetaksgruppen i henhold til strategiske målsetninger i Helse Midt-Norges Strategi Inkluderer en overordnet plan for investeringer i perioden, med tilhørende overordnet gevinstplan. Inkluderer IKT-organisering med prioriterings- og forankringsevne som sikrer gjennomføring av strategien (organisasjonsmodell og implementeringsplan) Det skal utarbeides en IKT handlingsplan for , som deretter skal rulleres Det skal gjennomføres en prosess som er godt forankret i helseforetaksgruppen og kommuner i regionen. I arbeidet skal det være tett involvering av teknologi- og helseinformatikkmiljøene i regionen, og et godt samarbeid med andre helseregioner, Norsk Helsenett og overordnede myndigheter. Tidsplan I første fase vil prosjektet beskrive utfordringsbildet, samt formulere strategiske målsetninger som viser hva en ønsker å oppnå. For å sikre gjennomføringsevne vil en i tillegg prioritere utforming av en god styringsmodell for IKT-området, som er tilpasset utfordringsbildet og de strategiske målsetningene. I denne fasen vil en også legge grunnlaget for arbeidet med strategiske løsningsvalg og satsningsområder, selv om disse leveransene vil komme i fase 2. Det legges opp til følgende tidsplan: 4

5 Styremøter HF oktober november Styremøter RHF og HF 2013 IKT Strategi Del I IKT Strategi Del II Oppstart Utfordringsbilde Strategiske mål Ferie Forankringsfase Løsningsstrategier Handlingsplan Forankringsfase Rekruttere prosjektleder og prosjektgruppe Lage plan for utarbeidelse og forankring Utarbeide budsjett Kartlegge nåsituasjon Løsningsstrategier Organisering i HF Utarbeide utfordringsbilde og strategiske mål Innspill LTB Utforme egnet styring/organisering Styrebehandling HF Brukerutvalg, AU Referansegrupper Parallelt arbeid med løsningsstrategier (store valg) Involvere eksterne Utarbeide og forankre Løsningsstrategier Organisering Utarbeide handlingsplan Beregne konsekvenser for budsjett (investering og drift) Involvere eksterne Styrebehandling HF Brukerutvalg, AU Prosjektoppdrag Prosjektorganisasjon Prosjektplan Budsjett Utfordringsbilde Strategiske mål Styring og organisering Grunnlag løsningsstrategier IKT ramme LTB Gjennomført høring Delvedtak IKT strategi Løsningsscenarier Strategiske løsningsvalg Handlingsplan med budsjetter Gjennomført høring Vedtatt IKT strategi Administrerende direktør anser at det er viktig at IKT-strategiarbeidet forankres i styrer i underliggende helseforetak. Det legges derfor opp til høringsprosesser samt vedtak i styrer i underliggende helseforetak før sluttbehandling i styret i Helse Midt-Norge RHF. Del I planlegges forankret i HF og sluttbehandlet i styret i Helse Midt-Norge RHF etter sommeren 2012, del II tidlig i Organisering av arbeidet Koordineringsgruppen for Strategi 2020, vil være styringsgruppe for prosjektet. Denne gruppen består av deler av RHF-ledelsen, direktører i Helseforetakene samt representanter fra hovedtillitsvalgte og regionalt brukerutvalg Styringsgruppe Prosjektgruppe Referansegrupper Det er etablert en prosjektgruppe som kan dedikere tid til arbeidet, slik at de kan arbeide tett sammen og være forpliktet på resultatet. Det er derfor lagt opp til frikjøp av ressursene fra helseforetakene. Prosjektgruppen er sammensatt av personer med bred kompetanse fra klinisk arbeid (leger og sykepleiere/andre klinikere) og stabsområder, samt på IKT og organisasjonsutvikling. Prosjektgruppen har deltakelse fra alle store HF, Sykehusapotekene og RHF. For god forankring vil det i tillegg benyttes en rekke referansegrupper både for innspill og for validering av leveranser. Slike referansegrupper vil være interne nettverk/stabsnettverk og eksterne. Det vil i arbeidet legges vekt på å få innhentet ansattes syn, gjennom møtepunkter både lokalt og regionalt. Prosjektet vil i tillegg involvere eksterne miljøer: Universitetsmiljøet i regionen (NTNU), herunder det medisinske fakultetet (DMF) og Norsk Senter for Elektronisk Pasientjournal (NSEP) 5

6 Norsk Helsenett (NHN) Andre helseforetak, både direkte og gjennom det etablerte IKT-samarbeidet mellom norske helseregioner (Nasjonal IKT) Helse- og Omsorgsdepartementet (HOD), Helsedirektoratet (HDIR), Direktoratet for Forvaltning og IKT (DIFI) Økonomiske konsekvenser - prosjektbudsjett Prosjektets budsjett er kr i 2012 og kr i Dette inkluderer frikjøp av ressurser fra HF og Hemit (prosjektgruppe og kliniske referansegrupper), reise- og møtekostnader, samt til ekstern bistand ( kr.). I tillegg har RHF-ledelsen vurdert finansiering av strategisk kompetanse i HF fra medio 2012 til og med 2013 ( kr i 2012, kr i 2013). Aktualiteten av dette vil avklares gjennom prosjektarbeidet, og vil eventuelt inngå i forslag til vedtak etter første fase. Prosjektbudsjettet for 2012 dekkes gjennom omprioriteringer innenfor vedtatte rammer i RHF. 6